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MANUAL
DE CONTROL INTERNO
ABRIL 2014
CONTENIDO
CONTENIDO ....................................................................................................................................................... 2
1.
ASPECTOS GENERALES....................................................................................................................... 4
1.1
LA COOPERATIVA.................................................................................................................................. 4
1.2
MARCO LEGAL ...................................................................................................................................... 4
1.3
OTRAS DISPOSICIONES LEGALES ....................................................................................................... 4
1.4
OBJETIVOS DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO ............................................................................. 5
1.5
CRITERIOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL ............................................................................. 5
1.6
FUNDAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ........................................................................ 6
1.7
MBITO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO ................................................................................... 9
1.8
APROBACIN, EDICIN Y ACTUALIZACIN ......................................................................................... 9
1.9
DISTRIBUCIN ...................................................................................................................................... 9
1.10 ARCHIVO.............................................................................................................................................. 10
2.
3.
4.
5.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
7.
ANEXO ....................................................................................................................................................... 72
GLOSARIO ................................................................................................................................................ 73
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CIFCOOP
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Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1
La Cooperativa
Marco Legal
Preparado por:
CIFCOOP
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Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
1.4
a.
b.
c.
d.
Los controles internos deben estar diseados para cumplir con los objetivos en las
siguientes categoras:
a.
b.
c.
1.5
El presente manual ser una herramienta que indicar qu es lo que debe hacer la
COOPNASEJU, y segn sea necesario, cada una de sus unidades administrativas y
operativas, para mantener un sistema de control interno efectivo.
En el manual se incluirn las guas sobre el trabajo de la COOPNASEJU para
reducir la ocurrencia de los principales riesgos que les son inherentes a sus
operaciones, sin detenerse en procedimientos de detalle y en aquellas reas que no
se consideraron relevantes.
La Gerencia General debe definir y poner en vigencia los procedimientos detallados
que sean necesarios para darle efectivo cumplimiento a las polticas del presente
manual, mediante instructivos internos descriptivos.
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CIFCOOP
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Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
1.6
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
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CIFCOOP
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Gerencia General
sin
estar
autorizado
Aprobado por:
Consejo de Administracin
iii.
iv.
v.
h. Manejo de Incentivos
La COOPNASEJU no debe ofrecer incentivos excesivos, ni altas recompensas
relacionadas con el desempeo, en razn de que puede degenerar en actos
deshonestos, ilegales o antiticos del personal.
No exigir a los empleados el cumplimiento de metas en resultados, captaciones,
colocaciones, recuperaciones y calidad de cartera, no logrables, que como
consecuencia, el no logro de los objetivos pueda suponer asumir altos riesgos para
la COOPNASEJU.
i. Informacin Privilegiada
Es prohibido el uso o aprovechamiento, la difusin o publicacin a terceras
personas ajenas a la Cooperativa, dar informacin relacionada con las operaciones
y el trabajo que conocen los empleados, en perjuicio de la COOPNASEJU, o para
obtener beneficio personal o de terceros, dicha informacin puede estar relacionada
con nuevos productos, manuales, estrategias de negocios, entre otros.
Se entiende por informacin privilegiada aquella que no haya sido revelada, o
aquella que por disposicin de la direccin y administracin de la Cooperativa debe
quedar restringida al pblico o a ciertos niveles jerrquicos en la institucin.
Los empleados no deben compartir la informacin confidencial con los compaeros
de trabajo, excepto cuando stos se encuentren expresamente autorizados para
recibir dicha informacin. No se deben tener exposiciones irresponsables fuera de
las oficinas de la Cooperativa.
Los directivos, funcionarios y empleados que realicen actividades docentes o de
capacitacin, debern abstenerse de utilizar informacin confidencial de la
COOPNASEJU en sus labores personales, sin previa autorizacin del Consejo de
Administracin.
j. Proteccin de los Activos
Todos los empleados estn obligados a custodiar, cuidar y preservar los activos de
la Cooperativa. Los directivos, funcionarios o empleados no debern apropiar para
su uso personal, ni poner a la disposicin de terceros ningn activo de la
institucin para fines que no sean en beneficio de esta.
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
k. Entorno Laboral
El respeto y la cooperacin debern ser el eje fundamental en el ambiente laboral de
la COOPNASEJU. Se espera que cada empleado otorgue a los otros respeto y
cooperacin. Los directivos deben de ser un ejemplo a seguir, sus acciones se
convierten en las acciones de la Cooperativa y por lo tanto, asumen
responsabilidades adicionales para motivar a otros a que tengan una conducta
tica, a que tomen las decisiones ms apropiadas y a que generen un ambiente de
trabajo que mantenga en alto la dignidad humana, donde se respete a los
individuos y se tengan altos estndares profesionales y ticos.
1.7
Distribucin
La distribucin del Manual ser responsabilidad del Gerente General, quien ser la
nica persona autorizada para distribuir copias del Manual de Control Interno.
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1.10 Archivo
El archivo de la edicin inicial y de las modificaciones posteriores, as como el
mantenimiento de los registros de actualizacin y distribucin, es responsabilidad
de la Gerencia General, quien debe mantener custodia en un lugar seguro libre de
riesgo.
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Consejo de Administracin
2.
MARCO CONCEPTUAL
2.1
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2.3
c. Identificacin de Eventos
i.
ii.
iii.
iv.
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Consejo de Administracin
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Seguridad Razonable
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Consejo de Administracin
El control interno no importa lo bien diseado que est, su aplicacin a todos los
niveles de la estructura de la Cooperativa, o lo efectivo y eficiente que est
operando, solo puede proporcionar seguridad razonable a la Cooperativa. Dentro de
las limitaciones de este, estn:
2.5.1 Disfunciones del Sistema
El control interno a pesar de estar bien diseado, puede fallar. Pueden cometerse
errores originados en interpretaciones erradas, por descuido, omisin o agotamiento
de los empleados. Tambin, es probable que ante un cambio de los sistemas
operativos e informticos, los empleados an no se encuentren bien capacitados o
informados sobre el mismo, lo que como consecuencia origina errores de control.
2.5.2 Omisin de los Controles por los Directivos
El sistema de control interno no puede ser ms eficaz que las personas
responsables de su funcionamiento. Siempre existe la posibilidad de que directivos
eviten el sistema de control interno con fines particulares.
2.5.3 Complicidad
Cuando dos o ms empleados actan de manera conjunta para cometer u ocultar
un acto con la finalidad de evadir el sistema de control interno.
2.5.4 Relacin costos/beneficios
Cuando se va a establecer un sistema de control interno, siempre se debe evaluar
los costos y beneficios de su diseo e implementacin del mismo.
2.6
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
iii.El
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Consejo de Administracin
Consejo de Vigilancia
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
Los principios atendiendo los componentes originales de COSO son los siguientes:
Componente
Ambiente de Control
Valoracin de Riesgo
Principios
1. La Cooperativa demuestra el compromiso para con la
integridad y los valores ticos.
2. El Consejo de Administracin demuestra independencia
ante la gerencia y ejerce vigilancia para el desarrollo y
ejecucin del control interno.
3. La administracin establece con la vigilancia del Consejo
de Administracin, las estructuras, lneas de presentacin
de reportes, y las autoridades y responsabilidades
apropiadas en la bsqueda de los objetivos.
4. En alineacin con los objetivos, la Cooperativa demuestra
el compromiso para atraer, desarrollar y retener personas
competentes y calificadas.
5. En bsquedas de los objetivos, la Cooperativa tiene
personas responsables por sus responsabilidades de
control interno.
6. La Cooperativa especfica los objetivos con suficiente
claridad para permitir la identificacin y valoracin de los
riesgos relacionadas con los objetivos.
7. La Cooperativa identifica los riesgos para el logro de sus
objetivos a travs de esta y analiza los riesgos como la base
para determinar cmo deben ser administrados los riesgos.
8. En la valoracin de los riesgos para el logro de los
objetivos, la Cooperativa considera el potencial por el
fraude.
9. La Cooperativa identifica y valora los cambios que de
manera importante podran impactar al sistema de control
interno.
Informe COSO
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
Componente
Actividades de Control
Informacin
Comunicacin
Monitoreo
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CIFCOOP
Principios
10. La Cooperativa selecciona y desarrolla las actividades de
control que contribuyan a la mitigacin, a niveles
aceptables de los riesgos para el logro de los objetivos.
11. La Cooperativa selecciona y desarrolla las actividades de
control generales sobre la tecnologa para respaldar el
logro de los objetivos.
12. La Cooperativa despliega las actividades de control tal y
como se manifiestan en las polticas que establece, lo que
espera y en los procedimientos relevantes para llevar a
cabo esas polticas.
13. La Cooperativa obtiene o genera y usa informacin de
calidad, relevante, para respaldar el funcionamiento de
los otros componentes del control interno.
14. La Cooperativa comunica internamente la informacin,
incluyendo los objetivos y responsabilidades para el
control
interno,
necesaria
para
respaldar
el
funcionamiento de los otros componentes del control
interno.
15. La Cooperativa se comunica con terceros en relacin con
las materias que afectan el funcionamiento de los otros
componentes del control interno.
16. La Cooperativa selecciona, desarrolla y lleva a cabo,
evaluaciones continuas y/o separadas para comprobar si
los componentes del control interno estn presentes y
estn funcionando.
17. La Cooperativa evala y comunica, las deficiencias del
control interno, hacindolo de una manera oportuna, a
las partes responsables por realizar la accin correctiva,
incluyendo la administracin principal del Consejo de
Administracin segn sea apropiado.
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
3.
MARCO ORGANIZACIONAL
3.1
j.
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Consejo de Administracin
Asamblea Extraordinaria
Consejo de Administracin
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
j.
k. Revisar, por lo menos anualmente, los objetivos del Sistema de Control Interno y
los lineamientos para su implementacin, as como evaluar las funciones de la
Gerencia General al respecto.
3.4
Consejo de Vigilancia
2.
3.
4.
5.
6.
7.
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
8.
9.
Gerencia General
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Consejo de Administracin
Auditora Interna
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Consejo de Administracin
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Consejo de Administracin
3.7
Comit de Crdito
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Consejo de Administracin
4.
POLTICAS GENERALES
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Consejo de Administracin
5.
Ambiente de Control
Establecimientos de los Objetivos
Identificacin de Eventos
Valoracin de Riesgos
Respuestas a los Riesgos
Actividades de Control
Informacin y Comunicacin
Monitoreo o Supervisin
5.1
Ambiente de Control
Informe COSO
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
Referencia
Cdigo de tica
Normas, Polticas y Procedimientos
La Cooperativa debe adoptar y mantener, debidamente aprobado por el Consejo de
Administracin, el Cdigo de tica y Conducta relacionado con: la integridad, la
honestidad, la lealtad, la responsabilidad, la confiabilidad, cumplimiento de las
normativas internas, manejo de conflictos de inters, las actividades y actuaciones
prohibidas para el personal, la forma de cmo se debe manejar la relacin con los
socios, el manejo de la informacin privilegiada, la conducta que debe tener el
personal con relacin a los regalos y atenciones especiales recibidas, prcticas de
negocios aceptables y no aceptables y criterios para el manejo de los incentivos.
Con el Cdigo de tica aprobado por el Consejo de Administracin, la Gerencia
General debe distribuirlo a todos los directivos y empleados y celebrar reuniones de
trabajo para analizar el contenido del cdigo en todas sus partes.
El Consejo de Administracin evitar conflicto de inters entre el personal que
tengan responsabilidades en la aprobacin de crdito, manejo de las inversiones en
valores, manejo de efectivo (caja, bveda, caja chica) y custodia de los bienes, con
relacin con el personal que tenga responsabilidades directas y especficas de
control interno.
Es importante que los empleados informen a la Gerencia General va su superior
inmediato, cuando observe indicios de que existe conflicto de inters, para que se
abstengan de participar en las acciones y/o decisiones al respecto.
5.1.2 Compromiso con la Competencia Profesional
Referencia
Manual de Organizacin y Funciones
Normas, Polticas y Procedimientos
a. Definicin de Procesos
El Consejo de Administracin debe mantener actualizado el Manual de
Organizacin y Funciones donde se identifiquen la existencia de procesos, la
definicin de puestos de trabajo y con polticas de recursos humanos que tengan
definan las actividades de seleccin de personal y que estn relacionadas con:
induccin, reclutamiento, formacin, orientacin, entrenamiento, evaluacin,
promocin, compensacin, para que cada puesto de trabajo cuente con empleados
capacitados para realizar sus deberes y responsabilidades en forma competente y
eficiente.
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Consejo de Administracin
Valoracin de Riesgos
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
Los riesgos deben ser identificados y establecer polticas donde se fijen lmites
claros y precisos bajo criterios de prudencia, establecerse procedimientos e
instituirse a los diferentes departamentos para gestionar que se lleve a cabo un
control independiente de auditora interna.
La Gerencia General es responsable de administrar los siguientes tipos de riesgos:
a. Riesgo Crediticio. Es la posibilidad de prdida debido al incumplimiento de
pago de los clientes por las obligaciones contractuales contradas.
b. Riesgo de Tasa de Inters. Es la posibilidad de que la Sociedad asuma
prdidas como consecuencias de movimientos adversos en las tasas de inters
activas y pasivas pactadas cuyo efecto depender de la estructura de activos,
pasivos y contingentes.
c. Riesgo de Liquidez. Este se origina cuando la Cooperativa no posee los fondos
suficientes para atender las exigencias u obligaciones con terceros en el corto
plazo y que determina la necesidad de conseguir recursos alternativos, o de
realizar activos en condiciones desfavorables.
d. Riesgo Operativo. Es la posibilidad de que se produzcan prdidas debido a
eventos originados en fallas o insuficiencia de procesos, personal, sistemas
internos, tecnologa, fallas de contratos o transacciones, incumplimiento de las
leyes y normas aplicables y la presencia de eventos externos imprevistos.
5.2.1 Riesgo Crediticio
Referencia
Manual de Polticas de Crdito
Normas, Polticas y Procedimientos
a. Definicin de Polticas
Las polticas y procedimientos para la administracin de la cartera de crdito de las
diferentes modalidades de crditos deben estn plasmados en el manual de
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
ii.
iii.
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Gerencia General
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Causas de la mora.
La capacidad de paro de los ex socios.
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iii.
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
h. Las acciones que debe seguir la Gerencia General cuando la brecha o el descalce
sea superior al lmite impuesto como poltica y por las disposiciones legales,
deben ser informadas al Consejo de Administracin.
Cuando la brecha negativa sea superior a la establecida como lmite por el
Consejo de Administracin, la Gerencia General deber, entre otras acciones que
considere necesarias, optar por cualquiera o la combinacin de las siguientes
acciones:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
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Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
2.
3.
4.
La Gerencia General, con base en los reportes que reciba del Departamento
Financiero debe hacer lo siguiente:
1.
2.
Evaluar mensualmente:
i.
ii.
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
volumen de las operaciones que realiza, y asegurar que se tomaron las medidas
necesarias para monitorear y controlar estos riesgos.
El Consejo de Administracin debe garantizar que haya un adecuado sistema de
control interno sobre los procesos gerenciales de riesgos de mercado, el mismo
incluir revisiones independientes regulares y evaluaciones de la efectividad de
este sistema y, cuando sea necesario, la realizacin de modificaciones o mejoras
a dichos controles internos.
La Gerencia General desarrollar un sistema de monitoreo para administrar el
descalce entre las tasa de inters activa y pasiva.
El Departamento Financiero debe mantener un seguimiento continuo de las tasas
de inters activas y pasivas, mediante series estadsticas, que facilite medir y
administrar eficientemente la exposicin al riesgo.
El Consejo de Administracin, con base en el estudio y recomendaciones que
presente la Gerencia General, es responsable de la aprobacin de las polticas,
procedimientos y lmites permitidos, tales como las siguientes:
1. Margen mximo de tasa de inters que debe mantenerse entre activos y pasivos,
teniendo en cuenta el impacto que sobre el valor del patrimonio pueden tener las
variaciones en las tasas de inters.
La brecha mxima ser aquella que genere una prdida potencial equivalente al
porcentaje del capital contable que se estime prudente, originado por la
variacin mxima probable en las tasas de inters del mercado, todo de acuerdo
con las polticas y procedimientos que establezca el Consejo de Administracin.
El encargado del Departamento Financiero es responsable de preparar un informe
mensualmente a la Gerencia General sobre la situacin de vencimiento de los
plazos de los instrumentos que generan tasa de inters activa y pasiva, as como de
la revisin de las tasas de inters, para la toma de decisin de dicha Gerencia.
2. Identificacin y proporcin de obligaciones (captacin tradicional y prstamos
por pagar) que deben pagarse por tipos de tasas de inters variable o fija. Dicha
proporcin deber administrarse de manera que se puedan reducir los riesgos
de prdida por la variacin en las tasas de inters en el mercado y que no est
en control de la COOPNASEJU.
El encargado del Departamento Financiero es el responsable de la
administracin de los instrumentos de deuda (depsitos de ahorro y prstamos
por pagar). Informar mensualmente a la Gerencia General sobre los
movimientos registrados tanto en los montos de las deudas como en las tasas de
inters que les son inherentes. As como el cambio de las condiciones en las
tasas de inters de los financiamientos recibidos de las instituciones financieras
o cooperativas.
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CIFCOOP
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Gerencia General
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
ii.
La Gerencia General con base en la evolucin de los resultados y de los factores que
influyan en el riesgo de tasa de inters, y en cumplimiento de las responsabilidades
que corresponda a cada empleado, estar en la obligacin de recomendar al Consejo
de Administracin, la revisin y actualizacin de las polticas sobre el riesgo de tasa
de inters.
5.2.4 Riesgo Operativo
Referencia
Manuales Administrativos y Operativos
Normas, Polticas y Procedimientos
El Consejo de Administracin y la Gerencia General reconocen que la
administracin del riesgo operativo es la base para la gestin de la Cooperativa y el
logro de los objetivos estratgicos diseados por el Consejo de Administracin, el
mismo deber asegurar que el marco de administracin del riesgo operativo de la
COOPNASEJU sea sujeto a una auditora interna efectiva e integral por personal
competente y un Consejo de Vigilancia efectivo a travs de la capacitacin recibida
para ejecutar sus atribuciones, independiente desde el punto de vista operativo y
con una adecuada capacitacin. La funcin de auditora interna no deber tener la
responsabilidad directa por la administracin del riesgo operativo.
El monitoreo a la exposicin al riesgo operativo se realizar en dos fases:
1.
2.
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
errores de sistemas u otros errores humanos y por la dificultad generada por los
altos volmenes de operaciones o por la complejidad de las mismas.
La Gerencia General deber identificar y evaluar el riesgo operativo inherente en
todos los productos, actividades, procesos y sistemas. Tambin, deber asegurar
que, antes de introducir: nuevos productos, actividades, procesos y nuevos
sistemas, el riesgo operativo inherente en los mismos sea sujeto a procedimientos
adecuados de evaluacin.
El Consejo de Vigilancia y Auditora Interna confirmar que la Cooperativa ofrecer a
los socios una nueva operacin, producto o servicio, o bien, para modificar los ya
existentes, debern observar, al menos, lo siguiente:
a. Establecer los controles y procesos internos para ofrecer a los socios, la
operacin, producto o servicio de que se trate.
b. Contar con las metodologas para la identificacin, valuacin, medicin y control
de los riesgos de las operaciones, productos y servicios sealados.
La Gerencia General conjuntamente con los departamentos de operaciones,
administracin y crdito, disear las actividades de control o las revisiones que se
harn a la poltica, el procedimiento, la operacin o el rea objeto del riesgo. Dichas
actividades o revisiones debern indicar la forma de hacerlo, la periodicidad y la
oportunidad, as como los responsables. El Consejo de Vigilancia y la unidad de
Auditora Interna son los responsables de hacer las evaluaciones y revisiones para
asegurar el cumplimiento a las polticas, procedimientos y sistema de control
interno.
b. Controles a implementar para Reducir el Riesgo de Fraude
En adicin a los controles establecidos, a las verificaciones que se han incorporado
en este manual que coadyuvan a reducir el riesgo de fraude, a continuacin se
plasman algunos criterios a seguir para este efecto:
La COOPNASEJU debe tener polticas, procesos y procedimientos para controlar
y/o mitigar los riesgos operativos importantes. El Consejo de Vigilancia y Auditora
Interna deben hacer revisin peridica de las estrategias de limitacin y control de
riesgos y sugerir los ajustes del perfil de riesgo operativo de acuerdo a estrategias
apropiadas, a la luz del su perfil y del apetito al riesgo.
El Consejo de Administracin debe implementar un proceso para monitorear
regularmente los perfiles del riesgo operativo y las exposiciones importantes a
prdidas. La informacin pertinente debe ser presentada regularmente al Consejo
de Administracin y la Gerencia General.
1. En las visitas de seguimiento y monitoreo que se hagan a los socios y ex socios,
se verifique la autenticidad de la informacin en las carpetas de crditos, con la
finalidad de detectar inconsistencias en los datos que dieron origen al
otorgamiento del crdito, contrario a las disposiciones internas.
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2. Que a los socios se les evalen, en lo posible, los antecedentes personales, todo
con el fin de conocer su carcter y establecer si son respetables y si tienen
capacidad de pago para cumplir con sus obligaciones.
3. Que los pagos de los crditos de hagan y se
procedimientos establecidos institucionalmente.
4. Exigir siempre que los empleados tomen sus vacaciones conforme lo establecen
las polticas internas y las disposiciones legales. En este sentido, el encargado
del Departamento Administrativo debe elaborar una programacin de las
vacaciones, para controlar las salidas de los empleados sin que se afecten el
desarrollo normal de las actividades que desempea.
5. Crear y mantener manuales operativos y de procedimientos donde se describan
los pasos mnimos a seguir para cada operacin y que indiquen cmo manejar
las excepciones y establezcan las lneas de autoridad y sealen indicadores de
alerta. Disear procedimientos que consagren una adecuada segregacin de
funciones.
6. Crear procedimientos rutinarios de verificacin, tendientes a comprobar la
integridad de los flujos de efectivo, integridad de registros operativos y contables
y su adecuada incorporacin en los reportes o informes. Y que el Consejo de
Vigilancia y Auditora Interna monitoreen el cumplimiento de estos.
7. En caso de detectarse fraudes, debe precisarse quin y cmo se realizarn las
investigaciones tendientes a establecer cmo se cometi el fraude, quines lo
cometieron, qu usuario puede estar afectado o comprometido y cmo puede
afectar el patrimonio institucional. Las investigaciones deben ser realizadas por
personal ajeno al rea del Consejo de Vigilancia y Auditora Interna para no
desviarlo de su plan de trabajo normal.
La Gerencia General, el Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditora Interna, con
base en la evolucin de los resultados y de los factores que influyan en el riesgo
operativo, y en cumplimiento de las responsabilidades que corresponda a cada uno,
estarn en la obligacin de recomendar al Consejo de Administracin la revisin y
actualizacin de las polticas.
c. Responsables del Seguimiento
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditora Interna son los responsables de
realizar las actividades de revisin y evaluacin de los controles internos, polticas y
procedimientos, informarn al Consejo de Administracin sobre su gestin e
indicando los hallazgos, las oportunidades de mejoramiento y, de ser necesario, las
modificaciones a los controles vigentes y las nuevas polticas, procedimientos,
operaciones y reas expuestas al riesgo operativo.
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Actividades de Control
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
El Secretario del Consejo de Administracin preparar las actas sobre los temas
tratados en las reuniones, sus acuerdos y resoluciones.
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditora Interna verificarn que el Consejo
de Administracin y el Comit de Crdito celebran las reuniones de acuerdo a lo
establecido estatutariamente y que las resoluciones tomadas en las mismas, se
registran en las actas, y que sern archivadas de manera cronolgica para su
ejecucin y futuro seguimiento.
El Gerente General es el responsable de que se aplique el sistema de control interno
en todos los niveles de la COOPNASEJU.
El Departamento de Operaciones con la aplicacin de las polticas y normas
internas, debe garantizar la calidad de la cartera de crdito, mediante una
apropiada evaluacin del riesgo crediticio y aplicacin de las disposiciones legales.
As como, a la ejecucin de las actividades de acuerdo a la planificacin elaborada
para la ejecucin de las actividades y operaciones.
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditora Interna monitorearn la gestin de
la cartera de crdito para garantizar que se aplican las polticas y procedimientos en
las operaciones para la ejecucin eficiente de estas. Tambin, se asegurarn que los
niveles de resolucin estn integrados por el personal que expresa el Manual de
Polticas de Crdito y para otros productos de crdito y que cumplen con las
responsabilidades asignadas.
El Gerente General utilizar como herramienta de administracin y control, el plan
operativo y el presupuesto anual de ingresos y gastos, ejecutando la evaluacin
presupuestaria mensualmente, para conocer sobre las desviaciones presentadas
con relacin a lo presupuestado y tomar los correctivos de lugar. Las desviaciones
presentadas en la evaluacin presupuestaria deben ser informadas al Consejo de
Administracin con la misma periodicidad que se prepara dicha evaluacin.
El Gerente General presentar mensualmente un informe al Consejo de
Administracin sobre la gestin a nivel general, con el propsito de que tomen las
medidas preventivas y correctivas correspondientes. El informe debe incluir:
estados financieros comparativos con el mes y ao anterior, indicadores financieros,
administracin y calidad de la cartera, la ejecucin presupuestaria y el logro de las
metas y objetivos.
El Gerente General es responsable de difundir los manuales y procedimientos que
soportan el sistema de control interno, para que el personal y los directivos puedan
cumplir con eficiencia sus roles, funciones y obligaciones.
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditora Interna comprobarn que existen
polticas y procedimientos de crdito exclusivo para el personal de la Cooperativa.
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CIFCOOP
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
Revisado por:
Gerencia General
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Consejo de Administracin
El Gerente General autorizar que los gastos a incurrir que superen el importe
de $_______________, se pagar con la emisin de cheques nominativos a favor de
los beneficiarios. En tanto que, los inferiores a este monto, sern ejecutados a
travs de caja chica de acuerdo al reglamento establecido.
5.4
Informacin y Comunicacin
Revisado por:
Gerencia General
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Consejo de Administracin
Revisado por:
Gerencia General
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Consejo de Administracin
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Gerencia General
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BALANCE GENERAL
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b. Inversiones en Valores
1. El encargado del Departamento Financiero informar al Gerente General sobre
los excedentes de efectivo que pueden ser colocados en inversiones en valores
que generen rentabilidad. En este sentido, debe preparar un flujo de caja donde
se muestren los movimientos de caja.
2. El Consejo de Vigilancia y/o Auditora Interna har revisiones peridicas para
asegurar que se estn cumpliendo con las polticas y los procedimientos
establecidos para la colocacin y/o cancelacin de las inversiones en valores.
3. El Consejo de Vigilancia y/o Auditora Interna har una prueba global sobre los
intereses cobrados para certificar que estn de acuerdo al monto, plazo y tasa de
inters de la inversin, as como que estn registrados correctamente en la
cuenta de ingreso del Estado de Resultados.
c. Cartera de Crdito
El Consejo de Vigilancia y/o Auditora Interna har evaluacin peridica sobre los
siguientes aspectos:
1. El control de los pagars vigentes, se asegurar que estn preparados
correctamente con toda la informacin requerida. Asimismo, verificar que los
pagars vigentes estn archivados separados de los vencidos.
2. Revisin selectiva de las carpetas de crdito para certificar que su contenido est
de acuerdo a la documentacin exigida en la poltica de crdito.
3. Anlisis a una muestra de cartera con problemas de mora seleccionada al azar.
d. Otras Cuentas por Cobrar
El rengln de otras cuentas por cobrar est constituido por todas aquellas partidas
que representan recursos pendientes de cobro no provenientes de la cartera de
crdito, entre ellos: gastos erogados con el fin de realizar la cobranza de la cartera
de crdito, cuentas por cobrar a empleados, anticipos a proveedores, entre
sucursales, entre otros.
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditora Interna asegurar que:
1. Se aplican las polticas, prcticas, procedimientos y controles internos para la
administracin y control de las otras cuentas por cobrar.
2. Verificar los registros contables de los movimientos registrados en otras cuentas
por cobrar.
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e. Bienes Adjudicados
El regln de los Bienes Adjudicados est constituido por las partidas que
representan bienes inmuebles y muebles que como consecuencia de un crdito
incobrable, la Cooperativa lo obtiene mediante adjudicacin judicial o mediante la
dacin en pago del socio.
Los gastos incurridos para mantenimiento y/o reparacin de los bienes
adjudicados, deben cargarse a una cuenta de gastos, excepto los gastos
capitalizables.
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditora Interna proceder a:
1. Determinar si las polticas, prcticas, procedimientos y controles internos para
la administracin y control de los Bienes Adjudicados son suficientes y
adecuados.
2. Verificar el valor y calidad de los Bienes Adjudicados y recibidos en dacin en
pago.
3. Determinar el cumplimiento de las polticas y disposiciones legales relacionadas
con los Bienes Adjudicados.
4. Verificar los registros contables de acuerdo a las decisiones tomadas para el uso
o venta de los bienes adjudicados.
f. Captacin Tradicional
Las captaciones tradicionales estn integradas por las diferentes modalidades de
cuentas de ahorros y depsitos a plazo.
El Consejo de Vigilancia y la unidad de Auditora Interna realizarn evaluaciones de
forma peridica y sistemtica:
i.
Depsitos de Ahorro
Depsitos a Plazo
a. Verificar los saldos de los depsitos a plazo con las copias de los certificados
emitidos.
b. Seleccionar al azar de certificados de depsitos para confirmar los saldos con
los socios y clientes.
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
ESTADO DE RESULTADOS
a. Ingresos
1. El encargado del Departamento Financiero se asegura que el sistema de
informacin genera todos los ingresos devengados de la cartera de crdito, y que
los recibidos se registren contablemente de forma correcta en el Estado de
Resultados.
2. El Consejo de Vigilancia y/o Auditora Interna revisar peridicamente los
ingresos recibidos de cartera de crdito, inversiones en valores y otros ingresos,
para garantizar su registro contable correcto y oportuno.
b. Egresos
1. El encargado del Departamento Financiero evaluar que todas las salidas de
efectivo se realicen conforme a los importes presupuestados en los diferentes
rubros de egresos.
2. El encargado del Departamento Financiero verificar que los desembolsos para
la adquisicin de muebles y equipos estn respaldados por las cotizaciones
requeridas y las facturas correspondientes.
3. Comprobar los recursos disponibles para incurrir en gastos presupuestarios y
que estos tengan la documentacin original y las plizas correspondientes.
3. El Consejo de Vigilancia y/o Auditora Interna revisar peridicamente los
egresos de acuerdo a la composicin en el Estado de Resultados para garantizar
su registro contable correcto y oportuno y que tienen la documentacin que
justifican los gastos.
4. OTROS
a. Plan Operativo y Presupuesto
1. El Gerente General evaluar mensualmente el plan operativo y la ejecucin
presupuestaria e informar al Consejo de Administracin sobre los objetivos
logrados y las acciones a implementar para la consecucin de las metas no
alcanzadas.
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CIFCOOP
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
Monitoreo y Supervisin
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CIFCOOP
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
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Gerencia General
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Consejo de Administracin
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
6.
Para proteger el patrimonio debe suscribir plizas de seguros que cubran los riesgos
de prdida y destruccin de bienes inmobiliarios, mobiliarios y equipos, robos y por
daos ocasionados por eventos ajenos al control de la COOPNASEJU.
Las plizas que se suscriban debern tener en cuenta los riesgos derivados del
manejo de dinero por parte de los empleados y de terceros, caso en el cual debern
incluirse aspectos como el robo de dinero por parte de las personas que lo manejan
en las oficinas, por los transporten o robos.
Del mismo modo, deben disponerse de plizas de seguros que cubran los riesgos
derivados de daos que ocasionen bienes y/o equipos de la Cooperativa a terceros
(responsabilidad civil), tales como los que surgen por el hecho de que se destruya
un cristal de una oficina y cause un accidente a una persona por un vehculo de la
de la Cooperativa.
El encargado del Departamento Financiero es el responsable de que todas las
plizas de seguros y fianzas se mantengan actualizadas y los valores tengan una
cobertura de acuerdo a los valores de los activos asegurados. Mantendr informada
a la Gerencia General sobre las vigencias de las plizas para fines de renovacin.
6.2
Las polticas relacionadas con estos activos, debern estar referidas, al menos a las
siguientes:
a. Para la adquisicin o arrendamiento: Requisitos que deben cumplirse para
proceder a la adquisicin o al arrendamiento, cundo debe procederse al
arrendamiento y cundo se debe optar por la adquisicin, requisitos de las
solicitudes de compra o arrendamiento, la justificacin de la adquisicin o
arrendamiento, lmites de aprobacin, condiciones para el pago y calidades
mnimas de los activos, condiciones contractuales relativas a manera de pago,
plazos mximos, etc.
b. Todos los mobiliarios y equipos de la COOPNASEJU sern registrados en el
software de contabilidad y se le asignar un cdigo de referencia. Este cdigo
estar adjunto al activo correspondiente para la identificacin del mismo. El
cdigo debe identificar el tipo de activo.
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CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
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Consejo de Administracin
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
Sistemas de Informacin
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CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
7.
ANEXO
7.1
Preparado por:
CIFCOOP
Nmero de
Revisin
Motivo de la
Modificacin
Revisado por:
Gerencia General
Nombre y Firma
del Responsable
Aprobado por:
Consejo de Administracin
8.
GLOSARIO
1. Actividades de Control
Actividades expresadas en las polticas, en los sistemas y en los procedimientos que
coadyuvan a asegurar que las actividades administrativas se realicen de acuerdo a
las normas institucionales. . Ayudan a que se tomen las acciones necesarias para
orientar los riesgos hacia la consecucin de los objetivos de la Cooperativa.
2. Administracin de Riesgos
Disciplina que se ocupa del estudio de cmo realizar el anlisis y prediccin con la
mayor exactitud posible de la ocurrencia de hechos causantes de perjuicios
econmicos a la Cooperativa, para establecer el contexto, identificar, analizar,
evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con la actividad o
proceso de una forma que permita a la COOPNASEJU, minimizar prdidas y
maximizar oportunidades.
3. Ambiente de Control
Se refiere a la actitud y a las acciones del Consejo de Administracin y de la
Gerencia General respecto a la importancia del control dentro de la Cooperativa. El
ambiente de control proporciona disciplina y estructura para la consecucin de los
objetivos principales del sistema de control interno. La Gerencia General establece
la filosofa de gestin de riesgo estableciendo el grado de riesgo que asumir la
Cooperativa.
4. Arquitectura de la informacin
Diseo de un sistema automatizado de informacin y sus componentes
individuales. El diseo comprende la estructura lgica y fsica, incluyendo el
entorno operativo, as como tambin la organizacin de los datos. Los componentes
individuales estn referidos a las redes de comunicacin, hardware y software, los
cuales incluyen sistemas operativos y programas de comunicacin.
5. Brecha de vencimiento
Es la diferencia entre el plazo de vencimiento promedio ponderado de los activos
totales y el plazo de vencimiento promedio ponderado de los pasivos totales.
6. Conflicto de Intereses
Se refiere a cualquier relacin que parezca ir en contra del mejor inters de la
Cooperativa. Un conflicto de intereses puede perjudicar la capacidad de un
empleado para desempear sus obligaciones y responsabilidad de manera objetiva.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
5. Control
Medidas tomadas por la Gerencia General para aumentar la probabilidad de
alcanzar los objetivos y metas establecidos. La Gerencia General planifica, organiza
y dirige la realizacin de las acciones para proporcionar una seguridad razonable
para lograr los objetivos y metas.
6. Control Efectivo
Es el que est presente si la Gerencia General ha planeado y diseado las
operaciones de manera tal que proporcionen una seguridad razonable de que los
objetivos y metas de la Cooperativa sern alcanzados de forma eficiente y
econmica.
7. COSO (Comit
Comission):
de
Organizaciones
Patrocinadores
de
la
Treadway
Infraestructura tecnolgica
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
11.
Informacin y comunicacin
Integridad
Monitoreo o supervisin
Plan de contingencia
Poltica
Portafolio
Procedimiento
Una accin con reunin que implementa una poltica en secuencia cronolgica que
precisa la forma sistemtica de desarrollar las actividades.
18.
Riesgo
Es la posibilidad de que se produzca un hecho que genere prdidas y que afecte los
resultados y/o el patrimonio y la solvencia de la Cooperativa.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
19.
Riesgo inherente
Riesgo de crdito
La posibilidad de prdida potencial por falta de pago de los socios y que se disminuya
el valor de los activos, como consecuencia de que sus deudores no cumplan
oportunamente o cumplan irregularmente con los trminos contractuales
establecidos en el crdito. Toda la cartera de crditos est expuesta a este riesgo, en
mayor o menor medida.
21.
Riesgo de liquidez
Riesgo de mercado
Riesgo operativo
Est asociada con la prdida potencial de ingresos netos o del valor del patrimonio,
originada por la incapacidad de la Cooperativa de ajustar los rendimientos de sus
activos sensibles a cambios en las tasas de inters, en combinacin con la variacin
de sus pasivos sensibles a tasas de inters.
25.
Seguridad razonable
Significa que la probabilidad de conseguir los objetivos est limitada por los juicios
humanos en la toma de decisiones, la relacin costo/beneficio de implantacin de
controles, fallas humanas, tales como interpretaciones erradas, por descuido,
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin
Tolerancia de riesgo
Valores ticos
Son los valores morales que les permiten a los responsables de la toma de
decisiones en la COOPNASEJU, determinar un comportamiento que se considere
adecuado para el funcionamiento de esta. Esos valores se basan en lo que se
considere que es correcto, los cuales pueden ir ms all de lo puramente legal.
29.
Valoracin de riesgos
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administracin