Agenda

Qu es la agenda?
Programa de actividades o de trabajo que pretende realizar una persona en un perodo determinado de
tiempo.
Agenda, en este sentido, puede referirse a la serie de asuntos, compromisos u obligaciones que una persona
ha ordenado, dispuesto y planificado para ir tratando en un periodo de tiempo especfico.
Agenda de trabajo
La agenda de trabajo es aquella donde se asientan, disponen y programan, de manera ordenada y jerrquica,
una serie de tareas o actividades relacionadas con el desempeo laboral. Como tal, permite al trabajador o
ejecutivo organizar su tiempo de acuerdo con los objetivos de su gestin para maximizar su rendimiento,
eficacia y productividad. En este sentido, es una herramienta muy til a la hora de organizar tareas o
programar reuniones.
Tipos de agenda: Agenda de papel, agenda electrnica, miniordenador.
Agenda de papel.
Representa la agenda tradicional.
Ventajas: Es fcil y rpida de utilizar. Es fcil de llevar a cualquier lugar.
Desventajas: Se agota y hay que estarla renovando cada cierto tiempo. No dispone de recordatorios. Buscar
la informacin a veces es complicado. No dispone de medidas de proteccin.
Agenda electrnica.
Las agendas electrnicas siempre han tenido caractersticas bsicas como calendarios, libretas de direcciones
y programas de listas de tareas. Sin embargo, con el aumento de la tecnologa ahora puedes encontrar
agendas electrnicas con Wi-Fi, cmaras digitales, reproductores de MP3 y correo electrnico.
Ventajas de tener una agenda electrnica: - puedes programar alarmas para recordar hechos importantes
(reuniones, compromisos, aniversarios) - llevar un registro de los contactos (telfono, direccin real y
electrnica, etc.) - Tener una lista de elementos a realizar.
Miniordenador.
Ordenadores porttiles de reducidas dimensiones y un mnimo espesor, pero con las funciones de un
ordenador de escritorio. Podemos llevar la documentacin que necesitamos, portar las herramientas
necesarias que permita tener la agenda da a da.
Estructura de la agenda.
Por estructura se entiende a la distribucin y orden de las partes ms importantes que componen un todo.
Como crear una agenda
Paso 1: Crear una agenda desde cero
Comienza dndole un ttulo a tu agenda. Desde la literatura ms hermosa hasta la hoja de clculo ms sosa,
casi todos los documentos importantes necesitan un ttulo y las agendas para reuniones no son la excepcin.
El ttulo que pongas debe decirle al lector dos cosas: en primer lugar, que se trata de una agenda y, en
segundo, el tema del que tratar la reunin. Cuando hayas tomado una decisin, coloca el ttulo en la parte
superior del documento en blanco. No necesita ser algo florido o complicado, ya que en el contexto de

negocios, los ttulos simples y directos generalmente son los mejores.

Paso 2: Incluye informacin en el encabezado
Incluye informacin relacionada con quin?, dnde? y cundo? en el encabezado. A un lado, despus
del ttulo, las agendas para reuniones suelen tener un encabezado que puede variar en los detalles segn el
nivel de formalidad que fomenta tu lugar de trabajo. Por lo general, dicho encabezado se ubica a una lnea por
debajo del ttulo. Normalmente aqu se incluye informacin objetiva y breve acerca de la reunin que no est
relacionada con el tema en discusin. Esto tiene como finalidad informarles a las personas que no estn en la
reunin cundo y dnde se llev a cabo, y quines estuvieron presentes. A continuacin se menciona algunas
de las cosas que podras incluir; independientemente de la informacin que elijas, asegrate de etiquetar con
claridad cada detalle (colocar en negrita la etiqueta de texto funciona muy bien en este caso)
Paso 3: Escribe una declaracin breve y objetiva
Las reuniones que no tienen un propsito claramente definido corren el riesgo de desperdiciar un tiempo
precioso mientras los asistentes deciden el tema del que hablarn. Sltate una lnea despus de escribir el
encabezado y utiliza un texto en negrita o subrayado para etiquetar la seccin de objetivos con un ttulo como
Objetivo o Propsito, seguido de dos puntos o de un salto de lnea. Luego, en unas cuantas oraciones
concisas y directas, describe los elementos de discusin de la reunin. En esta parte puedes escribir de 1 a 4
oraciones.
Por ejemplo, si queremos escribir una declaracin de objetivos para una reunin que toque el tema de un
presupuesto, podramos decir lo siguiente: Objetivo: definir las metas para el presupuesto clave durante el
ao fiscal 2014 al 2015 y discutir medidas de reduccin de costos a largo plazo. Asimismo, el director de la
empresa presentar los resultados de un estudio de competitividad reciente.
Paso 4: Escribe un programa para los puntos principales de la reunin
Los programas ayudan a combatir el defecto comn que tienen las reuniones de negocios que es el de
prolongarse mucho tiempo. Sltate una lnea despus de escribir la declaracin de objetivos, coloca en negrita
o subraya el ttulo del programa y luego comienza a crear las entradas (las cuales deben corresponder a los
temas principales que se discutirn). Para facilitar la lectura, dale a cada entrada su propia lnea.
Etiqueta cada entrada con la hora en la que planeas comenzarla y terminarla o con la cantidad de tiempo
que planeas dedicarle a cada una de ellas. Elige uno de los dos sistemas y s consistente, ya que mezclar
ambos se ver poco profesional.
Paso 5: Asigna tiempo para los invitados especiales
Si habr algunos invitados especiales, querrs dedicar una parte del tiempo de la reunin a estas personas.
Asgnale a cada invitado una entrada nica aun cuando tenga ms de un tema de discusin. De esta manera,
todos podrn organizar sus temas como crean conveniente.
Para evitar conflictos vergonzosos con el programa, comuncate anticipadamente con los invitados para
determinar cunto tiempo necesitar cada uno para tocar su tema de discusin.
Paso 6: Proporciona un tiempo adicional al final de la reunin para las preguntas
Durante este tiempo, las personas pueden pedir aclaraciones en relacin con algn tema confuso, dar sus
propias opiniones al respecto, sugerir temas para reuniones futuras y hacer otros comentarios. Puedes
remarcar este tiempo para las preguntas y respuestas al incluirlo en la entrada final del programa o
simplemente al mencionarlo despus de tratar el punto final de la reunin.
Si al final de la reunin nadie tiene ninguna pregunta ni comentario adicional, puedes finalizarla antes de
tiempo. Muchos de los asistentes estarn agradecidos por ello!
Paso 7: Se puede proporcionar un esquema de los temas de discusin

Por lo general, el programa es la carne de la agenda para la reunin (la parte que las personas mirarn para
guiar la discusin). Sin embargo, si bien no es esencial llegar hasta este punto, brindar un esquema temtico
adicional de los puntos principales puede ser de gran ayuda para los asistentes confundidos. Un resumen les
permitir a los asistentes tener un recordatorio de la organizacin de ideas presentadas en la reunin, lo que
ayuda a las personas que tienen dificultades para seguir el ritmo de cada tema que se toca.
Ejemplo:
I. Partidas presupuestarias de alta prioridad
A. Presupuesto de viaje para los empleados
B. Tarifas de concesiones
i. Negociacin, un trato mejor?
C. Gastos de recepcin
II. Medidas para la mejora de los ingresos
A. Acuerdos de servicios alternativos
i. Presentacin de opciones a los clientes
ii. Solicitar comentarios
B. Reinversin en la tecnologa mvil
Paso 8: Revisa la agenda
Dado que algunos asistentes podran basarse fielmente en la agenda para la reunin, es una idea muy
sensata revisarla en busca de errores antes de entregrsela. Esto no solo es un acto de cortesa para los
asistentes, sino que tambin refleja de manera positiva tu atencin a los detalles y el valor que tienes por tu
posicin.
Asimismo, asegurarte de que no haya errores en tu agenda puede ahorrartetiempo y prestigio, ya que
pasarte el tiempo explicando una agenda llena de errores puede desviarte del tema de la reunin adems de
ser vergonzoso para ti, sobre todo si hay personas importantes presentes.
Paso 9: Usa una plantilla predeterminada
Muchos procesadores de texto, como Microsoft Office, Pages para Mac, etc., cuentan con plantillas
prediseadas para una variedad de documentos personales y profesionales que pueden incluir agendas para
reuniones. Estas plantillas agilizan y facilitan considerablemente la produccin de un documento de aspecto
profesional. Por lo general, estos tipos de plantillas estn organizados previamente en secciones lgicas con
una disposicin agradable a la vista, as que todo lo que necesitas hacer es escribir la informacin relevante
en los espacios y listo!
Si bien todos los procesadores de texto son ligeramente distintos, la mayora de los que tienen la capacidad
para usar plantillas te permitirn navegar por ellas utilizando la barra de men ubicada en la parte superior de
la ventana del programa.
Paso 10: Realiza modificaciones segn tus necesidades
Las plantillas para las agendas de reunin pueden ser increblemente prcticas, pero no hay razn por la cual
debas apegarte al pie de la letra al estilo y el formato prediseado de una. Sintete libre de realizar cambios
en el contenido y el estilo de la plantilla segn tu preferencia para asegurarte de que tu agenda cumpla con las
normas que t y tu empresa han establecido para la reunin.
Consejos:
Programa en primer lugar los temas ms importantes.
Apgate al programa de tu agenda, pero s flexible. Al planear y dirigir una reunin, uno de los peligros ms
grandes que debers tener en cuenta es que la reunin cumpla con el tiempo asignado. S flexible mientras
tratas de cubrir la mayor cantidad de terreno posible en el tiempo limitado que tienes.

Comienza a escribir tu agenda con anticipacin.

Ejemplo de agenda aplicado

AGENDA Fuente de sodas

Mircoles 6 de abril Compra de ingredientes Gerente de compras

Lugar: Sams Mariano Otero

Av. Mariano Otero 3450 Col. El Colli Zapopan, Jal.
-

Leche 8 galones
Azcar 4 kilos
Saborizante de vainilla 1 frasco de 250 ml
Saborizantes de chocolate 1 frasco de 500 ml
Caf Una lata de 2 kilos

Lugar: Mercado de Abasto de Guadalajara

Frutas Carrillo
-

Calle 10 No.28 Col. Las Torres / Hctor Moiss Lpez Marn Calle 5 No.503 Col. las Torres

Manzana 4 kilos
Fresa 3 kilos de fresa madura
Pltano 4 pencas
Papaya 2 piezas

Lugar: Soriana
Av. Cruz del sur 3689, Zapopan
-

Agua Un garrafn
Hielos Una bolsa de 6 kg

Jueves 7 de abril Compra de ingredientes Gerente de compras

Lugar: Sams Mariano Otero

Av. Mariano Otero 3450 Col. El Colli Zapopan, Jal.
-

Leche 8 galones

Lugar: Mercado de Abasto de Guadalajara

Frutas Carrillo
-

Calle 10 No.28 Col. Las Torres / Hctor Moiss Lpez Marn Calle 5 No.503 Col. las Torres

Fresa 3 kilos de fresa madura

Papaya 2 piezas

Lugar: Soriana
Av. Cruz del sur 3689, Zapopan
-

Agua Un garrafn
Hielos Una bolsa de 6 kg

Bibliografa:
http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-trabajo/agenda-trabajo
http://www.significados.com/agenda/
http://es.wikihow.com/escribir-una-agenda-para-una-reuni%C3%B3n
http://www.definicionabc.com/general/estructura.php
http://es.slideshare.net/kscanto/preagenda-de-trabajo?related=2
http://es.slideshare.net/SandraJosee/estructuracion-de-la-agenda-de-trabajo