Introduccin

En este curso vamos a conocer los aspectos clave que hay que tener en cuenta para realizar
tanto presentaciones en pblico como reuniones eficaces.
Conoceremos las tcnicas que facilitan el xito en las presentaciones en pblico, por
ejemplo, que sea clara, bien estructurada, motivadora y saber convencer.
Hay que tener mucha seguridad a la hora de comunicar. Aunque podemos tener problemas
de comunicacin, trabajando este aspecto se puede llegar a hacer eficazmente. Comunicar
eficazmente no es algo innato, es algo que se puede aprender con el tiempo y requiere:

formacin

planificacin

autoconocimiento

entrenamiento

mejora continua

concienciacin

Por otro lado, respecto a las reuniones, antes que nada deberemos reflexionar sobre nuestras
reuniones, conocer qu aspectos clave debemos tener en cuenta a la hora de organizar una
reunin, qu tcnicas facilitan una reunin eficaz y hay que entender los diferentes roles de
los asistentes.

Habilidades necesarias para realizar con xito una

presentacin
Para realizar con xito una presentacin en pblico son varias las habilidades que se
necesitan desarrollar, las ms importantes son:

habilidades comunicativas

habilidad para el trabajo en equipo

habilidades analticas

comprensin de la contabilidad

comprensin del funcionamiento de los negocios

habilidades tcnicas

Pero nos podemos encontrar con algunos obstculos:

miedo a hablar en pblico

miedo al fracaso

miedo a hacer el ridculo

miedo al qu dirn

timidez

falta de experiencia

nervios

Para hacer frente a estas trabas hay que ser positivo y pensar en que vamos a hacerlo bien,
tranquilizarnos controlando la respiracin, inspirar durante cuatro segundos, aguantar
cuatro segundos, y espirar durante otros cuatro segundos. Tambin es bueno hablar con el
pblico antes de empezar la presentacin, as se pierde el miedo a las caras nuevas.

Objetivos de la presentacin
Antes de realizar la presentacin hay que plantearse cul es el objetivo de la comunicacin.
Los objetivos son:

Motivar: hay que dar informacin, convencer, dar motivos para que el pblico
acte, y si la presentacin es entretenida ser ms motivadora.

Convencer: hay que empatizar para entender la postura del pblico.

Informar: hay que dar datos.

Entretener: hacer que el pblico pase un rato agradable y que se sienta bien.

Estructura de la presentacin
Una buena presentacin debe tener diferenciada tres partes: la
apertura, el cuerpo y el cierre.

La apertura
La apertura debe ser breve y de lo primero que hay que hablar es
de uno mismo, tenemos que presentarnos: nombre, cargo, en
qu somos expertos, etc. Despus, contar ese algo que despierte el
inters, como una noticia del da, citar una famosa frase, citar un
hecho histrico, algo ingenioso... siendo siempre natural,
espontneo, sonriente e, incluso, divertido. Esto debe crear
curiosidad y, por supuesto, estar relacionado con el tema del
discurso. Otras formas de captar la atencin del pblico son:

Preguntar directamente a los miembros del pblico, una

pregunta persuasiva y provocativa para que respondan
rpidamente: esto hace que la audiencia est ms
involucrada y se eliminen esas barreras entre la audiencia y
el ponente.

Cuanto ms sorprendente e inesperada sea una

presentacin mejor, porque el efecto en el pblico ser
mayor.

Poniendo al pblico en situaciones pasadas en el tiempo o

en situaciones futuras.

Empezar contando una ancdota relacionada con el tema a

exponer que sea entretenida y as empatizar con el pblico.

Despus de la apertura se comentar brevemente cules son los

principales puntos de la exposicin, la duracin aproximada del
discurso, la oportunidad de realizar preguntas, etc.

El cuerpo
La segunda parte de una presentacin es el cuerpo, ste es el
argumento de la historia. El tema tiene que estar bien estructurado
y la misin es informar, convencer y entretener.
Una forma de mantener a la audiencia despierta sin que se aburra
es dividiendo la presentacin en varias partes, bien
diferenciadas, de forma que el pblico sea informado de ello cada
vez que se pasa a la siguiente parte y, as, van ellos mismos
encaminndose hacia las conclusiones finales.
Es importante no alargarse durante el discurso, el cuerpo no debe
durar menos de 20 minutos ni sobrepasar los 40 minutos.
Para preparar bien el cuerpo, lo que hay que hacer es hacer una
buena estructura del mismo. Es conveniente coger un folio y
escribir: los objetivos, el perfil de la audiencia, el ttulo de la
presentacin, los captulos, los puntos clave de cada captulo, qu
se quiere comunicar, qu se quiere lograr con esa informacin y,
por ltimo, qu acciones se van a tomar y los resmenes de los
mensajes. Una vez hecho esto, hay que hacer las diapositivas,
captulo a captulo, siempre ilustrando con fotos o imgenes. Por
ltimo, revisarlo varias veces para asegurarnos de que todo est
correcto.

El cierre
La tercera y ltima parte de la presentacin es el cierre. Al igual
que la apertura debe ser breve e ingenioso. Aqu hay que
presentar las conclusiones finales, los puntos ms importantes del
tema, para que el pblico recuerde lo ms relevante.
Por ejemplo, se puede terminar la presentacin con una cita o un
fragmento de poesa, breve y directa, que ser escogida en funcin
de la reaccin emocional que el ponente quiera crear en el pblico y
no por el contenido.
Y no olvidar el despedirse siempre de forma educada y
agradeciendo la atencin prestada a la audiencia.

Comunicacin eficiente y efectiva

Una presentacin es efectiva cuando el pblico entiende lo que realmente se quiere
transmitir.
Una presentacin es eficiente cuando el ponente transmite fcil y claramente su objetivo.

No es tan fcil como parece, a veces ocurre que no transmitimos lo que queremos o que los
oyentes entienden algo diferente a lo que pretendemos transmitirles.
Las personas reaccionan en funcin de:

cmo perciben el mensaje

cmo se presenta

cmo se organiza

Presentacin informativa

En una presentacin informativa hay que seleccionar el grupo que va a participar como
oyente de la presentacin y saber por qu se elige, adems de qu es lo que conocen del
tema que se va a tratar.
No hay que olvidar que el objetivo es transmitir conocimientos, para conseguir esto hay
que:

conseguir la atencin del pblico

introducir lo que se va a decir

informar

resumir

La autoconfianza

La confianza en uno mismo es bsica a la hora de comunicarnos con

los dems, una persona que no tiene la suficiente autoconfianza y que
se siente insegura termina transmitiendo esa inseguridad a los dems.
Las personas con miedo escnico suelen tener esta falta de confianza, y
es algo que tiene mucha gente; quienes lo sufren tienen miedo a
fracasar ante un grupo de personas, y ese miedo puede llegar a
paralizarlos y hacer que la comunicacin llegue a ser un fracaso.
Si al comienzo de la charla o en los minutos previos se siente
sudoracin, nervios, tartamudeo, mente en blanco o alteraciones en el
estmago es evidente que se trata de miedo escnico.
Los miedos producen estrs, algo de estrs no es nada negativo, es
incluso positivo porque nos mantiene activos y motivados, el problema
se presenta cuando no podemos o no sabemos gestionarlo.

Superar los miedos

Qu hacer entonces para superar estos miedos? Lo primero que hay
que hacer es tomarse la presentacin que se vaya a hacer como un reto
que hay que superar.
A medida que se vayan realizando presentaciones es bueno analizar en
qu nos hemos equivocado o qu se puede mejorar, para ello se le
puede pedir opinin a alguien del pblico que sea experto en la materia
e incluso grabarse en vdeo para uno mismo ver los propios errores.
As, en la prxima presentacin que se haga, hay que intentar rectificar
los fallos que se han tenido anteriormente.

Ante una presentacin hay que estar decidido, dominar el tema,

dedicarle mucho tiempo y ensayar mucho. Si se consigue hablar en
pblico con confianza, se llega a alcanzar cierto poder sobre el pblico y
liderazgo.
Algunos ejercicios que pueden ayudar a ganar seguridad son lo
ejercicios encaminados a mejorar el autocontrol como la respiracin
relajada, controlar la postura y los movimientos, y realizar las
actividades de forma tranquila.

La voz
A la hora de comunicar es importante el tono de voz. Hay que intentar
darle inflexin a la voz cuando damos un discurso, subir y bajar la
intensidad. Conviene siempre tener a mano agua o caramelos, que
ayudarn a variar el tono de voz de forma agradable para el pblico.
Hablar de pie favorece, siempre que tengamos una postura erguida
pero a la vez natural y cmoda.

No se puede mantener un discurso con el mismo tono de voz, esto har

que el pblico se aburra y desconecte, ya que se hace muy montono.
Los cambios en los tonos de voz hacen que el pblico est ms
atento porque despierta su atencin. No hay que olvidarse de vocalizar
bien y no hablar rpido, se nos tiene que entender.

Los silencios son importantes en un discurso, se pueden emplear

pausas de forma inteligente para dar el matiz que queramos al mensaje.
Una buena forma de practicar es leer en voz alta, por ejemplo, una
novela; practicando el sentimiento de los personajes, la sorpresa, la
orden, el susto, la alegra, etc. Otro ejercicio es decir una misma frase
con diferentes tonos: enfadado, alegre, tmido, irnico, etc.

Al igual que el tono, el volumen debe ser dinmico a lo largo del

discurso, es bueno jugar con el volumen para darle el matiz que se
quiere a cada mensaje, el nfasis que se quiera dar o la intencionalidad
de las palabras.
Hablando en voz alta transmite austeridad, si se habla en voz baja
transmite confianza, etc.
No hay que olvidar proyectar la voz en todas las direcciones, no solo
hacia delante, para que as puedan ornos todos bien, incluido el pblico
que est sentado en los extremos.
En muchas ocasiones es ms importante cmo se dicen las cosas que lo
que se dice.

El espacio y el movimiento

A la hora de hacer una presentacin es muy importante cmo nos movemos y

cmo usamos el espacio que tenemos disponible. No hay que ponerse nervioso
durante la presentacin porque har que nos movamos de forma desordenada, y lo que hay
que hacer es moverse de forma intencionada.

Algunas formas para hacer la presentacin son:

Colocarse en el centro del escenario y cerca del pblico.

Cambiar de zona en funcin de las diferentes partes de la

presentacin, por ejemplo; comenzar en el centro, hacer una segunda parte en
el lado izquierdo y una tercera parte en el lado derecho, pero volviendo al centro
para terminar la presentacin.

Si estamos en un debate cambiar de zona en funcin de las ventajas e

inconvenientes que estemos comentando, por ejemplo; cuando estemos hablando de
las ventajas colocarnos en la parte izquierda del escenario y cuando comencemos
con los inconvenientes movernos hacia la parte derecha.

Si citamos distintos puntos de vista u opciones, colocarnos en una

zona del escenario distinta para cada opinin u opcin.

Para hablar sobre una historia concreta podemos elegir una zona del
escenario y movernos dentro de esa zona.

Cuando queramos enfatizar algo es buena idea acercarnos ms al pblico.

Cuando usamos diapositivas hay que moverse de forma adecuada. Si es

posible, es mejor colocar la pantalla en un lado, y as podemos colocarnos en el
centro para hablar de los aspectos ms relevantes. Pero tambin hay que estar
pendiente de no tapar la visin de nadie del pblico.

La expresin corporal

Con la expresin corporal se transmite cualquier estado de nimo, por

ello es importante la postura que se adopta, y los movimientos y
gestos que se hacen mientras se comunica.

Durante una presentacin hay que evitar dar pasos cortos, ya que stos
transmiten nerviosismo, as como evitar exagerar movimientos; la clave
est en el punto intermedio, ni excesivo movimiento ni totalmente
rgido.
Pasear lentamente por el escenario permite un mayor acercamiento con
el pblico y que ste est ms atento al mensaje que se da, as que hay
que evitar los movimientos descontrolados que no obedecen a ninguna
expresin corporal clara, porque transmiten nerviosismo y har que el
pblico se distraiga.

Las manos es otro factor importante a tener en cuenta. Es clave en la

expresin corporal. Slo con las manos una persona es capaz de
comunicarse. El uso correcto de las manos puede llegar a reforzar el
mensaje que se quiere transmitir.

Hay que evitar tener las manos ocupadas, por ejemplo, sosteniendo un
lpiz, un micrfono, etc. a menos que sea necesario. Pero siempre
intentando dejar las manos libres.
Las posturas que hay que evitar son: meter las manos en los bolsillos,
ya que transmite indiferencia y no ayuda a reforzar el mensaje que se
quiere transmitir; y cruzarse de brazos, ya que refleja una actitud
defensiva y de separacin.

Hay que estar siempre de pie y erguido, no sentado tras una mesa,
porque esto tambin transmite separacin y recelo. Hay que trasmitir
seguridad y energa.

La vestimenta
La vestimenta es otro factor importante que hay que tener en cuenta.
No solo basta con hablar correctamente y dominar las tcnicas de

comunicacin, la forma de vestir es un factor crtico que hay que

considerar, ya que la primera impresin dice mucho de una persona.
La vestimenta que se elija para el discurso debe estar acorde con el
tema del mismo, con la audiencia, con el lugar, etc. Debe ser discreta y
nada extravagante, para que el pblico no est ms atento a la
vestimenta que al mensaje y evitar distracciones.
Si se va a hacer una presentacin formal, para el hombre lo ms
recomendable es un traje formal, si es oscuro mejor, y acompaado de
una corbata. Para una mujer, un vestido de color oscuro acompaado de
algn accesorio es lo ms adecuado. Hay que vestir lo mejor posible.
En cambio, si la presentacin es ms informal se puede vestir con un
estilo ms casual, pero siempre correctamente y en funcin del pblico y
del lugar.
En cualquier caso, es recomendable no utilizar colores demasiado vivos
y vestir de forma sencilla pero elegante.

La expresin facial

El lenguaje facial transmite emociones y estados de nimo al igual que

la expresin corporal.
Las partes clave de la cara a la hora de transmitir son: las cejas, los
ojos y la boca.
Las cejas dan mucho juego, puede transmitir sorpresa, desconfianza,
incertidumbre, etc.

Los ojos son muy comunicativos, pueden transmitir distintas emociones

segn la forma de mirar. A veces es difcil mantener el contacto visual
con el pblico durante el discurso, as que es algo que hay que
trabajarlo y mejorarlo para no transmitir inseguridad o timidez, y
conseguir influir ms en el pblico.

Con la boca sonremos, y con ello transmitimos simpata, naturalidad y

har que la charla sea ms amena y entretenida.

La cara siempre tiene que estar a la vista de todos, evitar taparnos con
las manos, con el pelo, etc. Si hay algn obstculo en la sala como por
ejemplo, columnas, hay que procurar movernos para que todo el pblico
pueda vernos la cara.

La expresin facial tiene que ir acompaada del discurso y hay que

tratar de mostrar gestos de cordialidad y nunca reflejar tristeza.
Al igual que con la expresin corporal, no conviene exagerar la
expresin facial, porque puede resultar poco natural, y tampoco hay que

mantener un rostro inexpresivo, porque no ayuda nada a transmitir el

mensaje y puede resultar aburrido para el pblico.

La preparacin de la presentacin
La preparacin de la presentacin es muy importante para conseguir un
discurso con xito. Hay que preparar bien tanto el contenido del
discurso como la forma en que se va a exponer.
Para exponer sobre un tema, tenemos que informarnos bien
previamente sobre ste, de manera que est totalmente dominado. Pero
a la hora de recabar informacin hay que estar seguro de que las
fuentes son fiables, hay que contrastar la informacin desde distintas
fuentes.
Algo que le dar ms valor al discurso sern nuestras propias
conclusiones. No basta con repetir lo que hemos ledo, sino aportar y
transmitir nuestras propias ideas tras reflexionar sobre el tema, con sto
se logra mayor notoriedad y originalidad, adems de conseguir mayor
seguridad en uno mismo y motivacin.

Cundo empezar a preparar la presentacin? Lo recomendable es

empezar a prepararla al menos una semana antes del da de la misma,
dependiendo evidentemente de la complejidad del tema.
Durante la preparacin es recomendable escribir algunas notas de los
puntos clave del discurso, pero sin caer en el error de memorizar, ya que
hay que realizar la presentacin de forma espontnea para ganar
credibilidad.

El ensayo de la presentacin se puede hacer ante el espejo o

grabndote en vdeo para ver tus propios fallos, o incluso delante de un
grupo de amigos para que ellos hagan valoraciones y crticas. Esta parte
es fundamental, ya que a veces no somos conscientes de nuestros
propios errores.

Las diapositivas
Ante todo, las diapositivas tienen que ser claras y sencillas. El diseo
de las mismas se debe hacer de forma que el mensaje que se quiere dar
est apoyado por stas, para ello tiene que ser atractivo pero sin distraer
al pblico con demasiados colores o imgenes. Tiene que existir un
equilibrio.
El ttulo de la presentacin debe estar en la primera transparencia, si se
quiere con un subttulo, adems del logo y nombre de la empresa, y
nuestro nombre y cargo.
La segunda transparencia debe contener un resumen del contenido de la
presentacin, y la penltima las conclusiones finales. La ltima queda
reservada para el logo de la empresa y alguna frase de agradecimiento a
la audiencia por la atencin prestada.

El contenido de las diapositivas debe ser coherente y homogneo, las

frases deben ser claras y de fcil lectura, con un estilo sencillo e
imgenes.
Las frases deben reforzar lo que estamos diciendo durante el discurso,
para ello tienen que estar siempre bien estructuradas, y si somos
ingeniosos mejor.
Un aspecto importante a tener en cuenta son los colores usados en las
diapositivas. Hay que evitar ciertos colores, por ejemplo, el rojo, porque
es un color saturado que se ve muy mal al proyectarse. Y nunca hay que
emplear ms de tres colores en los textos, pues se perdera cierto
equilibrio.
Nunca hay que leer las diapositivas, sino adornar las frases con
informacin adicional que aporte valor. Si se van a presentar datos
numricos no es conveniente leerlos, simplemente decir a la audiencia
que pueden ver los datos en la pantalla; como mucho leer el dato ms
relevante para resaltarlo.
No hay que sobrepasar el nmero de diapositivas, pero tampoco
quedarse corto. Lo recomendable es una diapositiva por minuto,
aproximadamente.
El uso de fotos e imgenes es muy importante porque hay que tener
en cuenta que las personas retenemos mejor una imagen que los
nmeros y las letras. As que escoger buenas fotos para completar los
mensajes aadir mucho valor al discurso.
Otra opcin para la diapositiva es aadir un vdeo que aporte ejemplos
o testimonios, que adems de enriquecer el discurso da un respiro tanto
al pblico como al ponente.

El tiempo
La clave en la duracin de una presentacin es que d tiempo a hablar
de lo ms importante, pero a la vez no alargarse mucho.
Pasarse del tiempo previsto solo puede indicar cosas negativas: que no
se haya preparado bien la exposicin, que se tenga falta de experiencia

o bien que se tenga poca consideracin hacia la audiencia. As que hay

que cumplir los tiempos.

Un consejo para no pasarse de lmite de tiempo es, por ejemplo, si se

va a dar un discurso de 30 minutos, prepararlo para 20 minutos, de
manera que en ese tiempo restante se tiene para desarrollar algn
punto en concreto y responder preguntas.
Por otro lado, es importante la cuestin del nmero de diapositivas.
Es recomendable que en un minuto no se pase ms de una diapositiva,
as que como mximo una diapositiva por minuto es lo adecuado.

Siempre hay que tener un reloj a la vista para controlar el tiempo, as

se pueden plantear las conclusiones sin prisas.

Si vemos que tenemos poco tiempo para realizar la presentacin hay

que huir de frases como ser breve o no les quiero aburrir porque
conseguir que contagiemos al pblico y acaben aburrindose. Tampoco
se debe hablar ms rpidamente para que d tiempo a contarlo todo,
porque as el pblico quedar saturado de tanta informacin en tan poco
tiempo, se pondr nervioso y no nos entender bien.
Si hay menos tiempo del previsto lo que hay que hacer es intentar
resumir hablando slo de lo realmente importante, evitar datos
innecesarios y no explicar aquello que sea evidente.

Es mejor que al acabar la presentacin al pblico le haya parecido corta

en lugar de larga, eso querr decir que no se han aburrido y habremos
creado expectativas.

La empata
Tener empata implica ponernos en el lugar del pblico e identificarnos
con ellos. Si se tiene empata ser ms fcil la comunicacin.

Algunos consejos para lograr esa empata hacia el pblico son:

Referirnos al pblico y al ponente juntos como nosotros, esto

hace que haya mayor complicidad.

Acercarnos al pblico, acortar las distancias y pasear al lado de

ellos mientras se expone har que se cree un ambiente de
confianza.

Hay que adaptar el estilo de comunicacin al tipo de pblico que

tengamos delante. Por ejemplo, si estamos en foros grandes frente a
gente que no conocemos de diferentes edades debemos de tratarlas de
usted. Tutearemos al pblico slo cuando se trate de pequeos foros de
personas conocidas, y en caso de duda, los llamaremos siempre de
usted.
Hablar de forma coloquial genera confianza y que la audiencia se sienta
cmoda, pero no hay que utilizarlo de forma excesiva, siempre hay que
buscar un equilibrio.
Si tenemos delante a un pblico joven tambin hay que aplicar este
equilibrio, no se les puede tratar como si no supiesen nada porque as
reaccionarn con una actitud de rechazo hacia el ponente. Pero tampoco
conviene tratarlos como amigos, hay que tratarlos de forma coherente y
natural.

Despertar inters
Cmo despertar inters en el pblico? Cmo hacer que la audiencia se interese y
quiera saber sobre lo que estamos hablando?
Es muy simple, con algo nuevo o importante.

La novedad y la relevancia siempre despiertan el inters de la gente. Pero

primero hay que analizar bien al pblico que se va a tener de oyente, ya que la
novedad y la relevancia son muy subjetivos; lo que para alguien puede ser nuevo o
importante para otro puede no serlo. Por eso hay que conocer bien previamente a la
audiencia y pensar en lo que puede resultar nuevo y relevante para ella.

Una buena forma de empezar la charla es, por ejemplo, con anuncios, con la noticia del da
o con cosas que al pblico le guste, como las nuevas aplicaciones de un producto.
A la hora de contar algo a la gente le da ms curiosidad el hecho de que se hable de alguien
que de algo. La gente se interesa por lo que le pasa a los dems. As que una buena forma
de hacer el discurso es hablar del tema utilizando un personaje ficticio al que le pasan cosas
bastante curiosas con actividades relacionadas con el tema del discurso, pero sin
mencionarlo ms de dos o tres veces para que despierte el inters del pblico.
Si el ponente conoce a miembros del pblico ser mejor, porque ah existe otra oportunidad
de despertar el inters. La gente est ms atenta cuando mencionan su propio nombre, as
que una buena forma es hablar directamente con las personas que conozca del pblico para
que aporten comentarios.

Otra tcnica para despertar el inters es ser muy ilustrativos y descriptivos. El hecho de
contar algo de forma detallada y grfica har que el pblico construya la imagen en su
mente y sin darse cuenta lo estarn visualizando; siendo por tanto, otra forma de que el
pblico est atento e interesado en el discurso.

Convencer
Convencer es algo que, en general, resulta difcil. La forma ms habitual
de convencer a alguien de algo es dando argumentos, pero para que
verdaderamente sea eficaz los argumentos deben ser slidos,
sostenibles, importantes e influyentes.

Hay que asegurarse de que los argumentos no se vuelvan en nuestra

contra por ser errneos, hay que contrastar bien la informacin y los
datos que se den. No deben transmitirse en forma de ataque,
prepotencia o fraude. Hay que ser sincero y honesto ante todo.
Si se van a dar varios argumentos, hay que dejar el argumento que
tenga ms peso para el final, porque ser el que el pblico retenga en
su mente ms fcilmente. El argumento que tenga la segunda razn de
peso es recomendable darlo en primer lugar.

Lo que el ponente ofrece al pblico debe contener un mensaje que

realmente tenga un valor para la audiencia, que les aporte algn
beneficio. Y cmo presentarlo? Lo ms eficaz es el mtodo AIDA:
Atencin: llamar la atencin y crear expectativas con algo original.
Inters: despertar el inters y la curiosidad por conocerlo.
Deseo: motivar la adquisicin de lo que se ofrece.
Accin: incitar a adoptar la propuesta inmediatamente.

Otra forma de convencer es aportar el testimonio de alguien de

renombre, que sea conocido, de alguien con quien el pblico se sienta
identificado. Esto har que sea ms creble.

Por ltimo no hay que olvidar que una forma muy eficaz de convencer es
repetir insistentemente las ideas, aunque sea utilizando distintas
palabras o distintas frases, pero decir lo mismo una y otra vez para que
quede retenido en la mente del pblico. Aquello que se repite ms de

tres veces es lo que la mente del ser humano retiene con mayor
facilidResponder las preguntas
Al final de la presentacin, el turno de preguntas es una parte muy
importante de la presentacin, Cmo contestar a las preguntas con
xito?
En primer lugar hay que analizar las preguntas, porque se pueden
clasificar en dos grupos, las que son simplemente informativas, y las
que son crticas o incluyen solicitudes para solucionar un problema.
Para responder las preguntas que son simplemente informativas es
aconsejable ser muy breve y ceirse nicamente a lo que se ha
preguntado, sin alargarse.
Por otro lado, para responder las preguntas del tipo crtica, hay que
decir que puede llegar a ser bastante difcil. Lo primero que hay que
hacer es prestar la mxima atencin, tener empata, entender bien lo
que estn preguntando ponindonos en el lugar de quien hace la
pregunta para llegar a comprender su punto de vista, respetando
siempre sus ideas, y analizar las opiniones, para as, finalmente, poder
responder de forma eficaz, tratando de ser sincero y cordial.

No hay que olvidar que, a veces, el ponente se puede encontrar con

gente del pblico que le haga preguntas malintencionadas o engaosas.
Para que el mensaje no quede en entredicho y no dae la imagen del
ponente hay varias formas de responder, en funcin de si las preguntas
son sinceras o no.

Si la persona que realiza una queja resalta por su mala educacin, hay
que ser prudente, estar sereno y contestar con argumentos serios; pero
siempre manteniendo la calma y siendo educado.

Practicar y mejorar
Una vez que hemos acabado una presentacin no ha finalizado todo el
trabajo. Este es un proceso cclico donde cada vez que se hace una
presentacin se consiguen mejores resultados y se va mejorando. Este
proceso cclico consiste en varias etapas:

Presentacin: la presentacin es solo una etapa de este ciclo.

Atencin a la presentacin: se trata de "observar" la actuacin,

cmo se desarrolla la presentacin durante su transcurso.

Concienciarse de los aspectos relevantes: es muy importante

saber qu opina la audiencia, una buena forma de conocer sus
opiniones es entregarles un breve cuestionario para que lo
rellenen. Recuerda que el cuestionario debe ser breve, una buena
forma de hacer el cuestionarios es preguntando estas cuestiones:
- Qu te ha gustado de la presentacin?
- Qu mejoraras?
- Qu has aprendido?
Con toda la informacin recopilada sabremos qu tenemos que
mejorar y qu debemos mantener.

Explorar las alternativas: estudiar varias opciones para resolver los

puntos problemticos que hemos identificado para, as, mejorar la
presentacin en futuras situaciones.

Ensayo.

Reuniones eficaces
A la hora de hacer una reunin queremos que nuestros objetivos se cumplan, que los
asistentes no se aburran, que no signifique una prdida de tiempo, en definitiva; que la
reunin se lleve a cabo con xito.

Para que una reunin sea productiva y eficaz es muy importante que se cumpla lo
siguiente:

Objetivos claramente definidos.

Ambiente relajado y de confianza.

Buen lder que dirija bien la reunin.

Buena interaccin entre los participantes y con el lder.

Duracin adecuada de la reunin, ni muy larga ni muy corta.

Espacio fsico adecuado.

Participantes motivados.

Seguimiento de la aplicacin de las decisiones.

Lo que es imprescindible para hacer una reunin con xito es una buena planificacin
previa, una adecuada conduccin durante la reunin y, por ltimo, el cierre.
Planificacin de la reunin

Para planificar una reunin hay que tener cuenta varios aspectos:

Objetivos.

Agenda: la secuencia, el tema de la reunin, lo que se requiere de los participantes y

los tiempos.

Participantes: por qu deben asistir a la reunin y qu se espera conseguir.

Fecha.

Hora.

Lugar.

Arreglos que necesita el lugar.

Medios que necesita.

Seguimiento que se va a hacer.

Informacin necesaria.

Agenda de la reunin
Toda reunin debe tener una agenda que contenga los siguientes puntos:

Hora de inicio.

Duracin.

Lugar.

Nombres de los participantes.

Objetivo general.

Actividades que se van a realizar y secuencia.

Tiempo que se asigna a cada actividad.

Nombre de la persona responsable de cada actividad.

Objetivo de cada actividad.

Tiempo al final para las preguntas.

Es conveniente que los participantes conozcan la agenda previamente a la reunin.

Por otro lado, el lugar debe reunir las siguientes condiciones:

Que sea cmodo.

Mesa circular.

Que se pueda escribir.

Que est fuera del puesto de trabajo.

El lder en la reunin
La persona que conduzca la reunin debe reunir una serie de condiciones para que la
reunin se lleve a cabo con xito:

Debe crear un clima de aprobacin.

Admitir todas las ideas que aporten las participantes.

No centrarse nicamente en los problemas.

Evitar los rechazos.

Fomentar la participacin.

Escuchar activamente.

Ayudar en las discusiones.

Centrarse en los objetivos.

Hacer participar a quienes menos participan.

Terminar la reunin a tiempo.

Una buena forma de hacer una presentacin es que el lder utilice dinmicas de grupo, esto
hace que la reunin sea mucho ms dinmica, y es muy til para identificar roles en los
distintos participantes y para ajustarse a las caractersticas del grupo en diferentes
momentos; as se conoce mejor cmo se comporta el grupo y se conoce mejor tambin a los
participantes, lo que hace que se pueda anticipar a los conflictos y entenderlos para buscar
una solucin. Adems, es una buena forma para saber manejar al grupo.
Por otro lado, tambin favorece el aprendizaje de los participantes de una forma divertida y
amena, se tratan temas complicados de forma fcil y prctica, favorece el trabajo en equipo
y corrige los errores, y es muy til para ver cmo nos ven los dems y socializarnos.

Tipos de dinmicas de grupo

Hemos visto en la leccin anterior para qu sirve una dinmica de grupo.
Existen diferentes diferentes tipos: de presentacin, de participacin, de evaluacin, de
resolucin de conflictos, de conocimiento, etc.
Algunas de las herramientas que se suelen utilizar son:

el brainstorming o tormenta de ideas: sirve para facilitar la creacin de nuevas ideas

sobre un tema determinando. Es una buena tcnica para que surjan ideas originales
en un ambiente relajado.

Anlisis DAFO (o FODA): sirve para estudiar la situacin de un proyecto o de

una empresa analizando aspectos internos (debilidades y fortalezas) y externos
(amenazas y oportunidades).

Principales roles en una reunin

Los roles que encontramos en una reunin son dos: el del lder o conductor, y el del
participante.
El rol del lder es difcil de llevar a cabo bien pero se puede mejorar con la practica, hay
que trabajarlo mucho si el que va a llevar la reunin no tiene cualidades innatas de lder.
Las funciones que debe llevar a cabo el lder son las siguientes:

Planificar la reunin

Llegar media hora antes aproximadamente al lugar donde se va a realizar la reunin

para prepararla con tiempo.

No olvidar el objetivo.

Tener la mente clara y pensar rpidamente.

Saber escuchar.

Tener capacidad de expresin.

Clarificar las ideas de los dems.

Ser imparcial.

Motivar.

Delegar.

Ser paciente.

Ser tolerante.

Ser amable.

Evitar las interrupciones inadecuadas.

Por otro lado, hablaremos del rol del participante. Es imprescindible que:

Sea puntual.

Vaya preparado a la reunin.

Aporte ideas durante la misma.

Sepa escuchar.

No tenga prejuicios.

Ayude a que la reunin sea fluida.

Tome notas.

Roles negativos en una reunin

No solo existen roles positivos que favorecen la buena marcha de una reunin, tambin hay
roles negativos que la dificultan y obstaculizan, y que debern ser identificados y
reconducidos por el lder para que el equipo funcione bien.
Algunos de estos roles negativos son:

El crtico: no aporta soluciones, todo le parece mal, critica las opiniones de los
compaeros.

El discutidor: nunca est de acuerdo con nada ni est conforme.

El inoportuno: hace comentarios desafortunados e interrupciones inapropiadas en

los momentos menos oportunos.

El hablador: nunca se calla, le gusta discutir, lo que hace es dificultar y alargar las
reuniones, siempre interrumpe continuamente y hace que los compaeros no puedan
centrarse en la reunin.

El listo: es quien todo lo sabe, pero a veces resulta cansino y sus aportaciones
pueden ser inoportunas.

El pcaro: se aprovecha de forma sutil de los compaeros, as ellos no se dan cuenta.

Al final no aporta nada y deteriora el ambiente de la reunin.

El rgido: es muy poco flexible a la hora de aceptar otras propuestas y es muy difcil
moverlo de su esquema mental.

El reservado: participa muy poco o no participa aunque domina el tema, necesita un

impulso. En el momento en que rompa esa barrera ser muy buen participante.

El gracioso: crea un ambiente relajado y cmodo, facilita una buena unin del grupo
pero puede llegar a ser molesto porque no suele medir ni controlar esa actitud,
resultando a veces excesiva.

El dominador: es quien impone sus ideas y todos tienen que darle la razn y
obedecerle.

El pasivo: todo le da igual y no aporta nunca nada en las reuniones.

El pesimista: piensa que nada le sale bien, siempre se queja y nunca aporta
soluciones.

Conclusiones
Resumiendo los aspectos ms importantes del curso concluiremos destacando las ideas
clave para llevar a cabo con xito una presentacin en pblico o una reunin y que la
comunicacin sea efectiva.
Al final del discurso tenemos que:

Recordar cul es el objetivo de la reunin o presentacin.

Hacer un breve resumen.

Agradecer a los oyentes las asistencia y participacin.

Recordar las responsabilidades asumidas.

Informar de una siguiente reunin o presentacin.

Una vez finalizado todo, enviar a los oyentes un resumen del discurso.

Hacer un seguimiento.

Ejercicios

A continuacin hay una serie de ejercicios que sern tiles para mejorar
la forma de realizar presentaciones en pblico. Hay que trabajar todos
los aspectos: las propias habilidades y el diseo y realizacin de la
presentacin.

EJERCICIO 1:

Para trabajar las habilidades de comunicacin lo ms eficaz es

grabarse en vdeo. Se pueden ensayar presentaciones que se
vayan a hacer prximamente o hacer presentaciones que se hayan
hecho anteriormente ante un pblico, con el fin de trabajar esta
habilidad y mejorarla.
Una vez visto el vdeo hay que anotar todos los errores
cometidos durante la charla, hay que ser crtico con uno mismo
para poder hacer bien este ejercicio.
Una vez conocidos los fallos hay que repetir el vdeo intentando
corregir esos errores, y volver a ver la grabacin. No slo hay que
ver los fallos, tambin lo que se ha hecho bien.
Hay que repetir la charla ms veces, hasta que se vea un cambio
en el comportamiento durante el discurso. Y, por ltimo, empezar a
realizar el discurso ante amigos o familiares para poner en
prctica lo que se ha aprendido.

EJERCICIO 2:
Este ejercicio est enfocado al diseo de la presentacin.
A partir de una presentacin hecha por uno mismo hay que hacer
un esquema. Se presentar a unas diez personas (amigos o
familiares) y el tema versar sobre las ventajas de ir de viaje a una
ciudad determinada que nos encant cuando la visitamos. Esta
presentacin debe durar 30 minutos, es recomendable utilizar
diapositivas, vdeos, etc. Adems, se recomienda realizar dos
resmenes de esta presentacin, uno muy corto de unos dos o
tres minutos y otro algo ms largo de unos diez minutos.

Lo primero que hay que hacer es escribir el objetivo del discurso.

A continuacin, analizar las caractersticas de la audiencia.
Hay que analizar bien a la audiencia porque as sabremos cmo
debe ser la charla, qu contar y qu no contar.
A continuacin, haremos una tabla. En cada fila se pondrn las
caractersticas, y en cada columna se pondrn los nombres de las
personas del pblico. En esta tabla, daremos una puntuacin entre
1 y 5 segn la persona y el nivel en cada funcin. (Figura 1)
Despus, hay que preparar el esquema del cuerpo de la
presentacin, los captulos, los datos, etc.
Hay que pensar en hacer un comienzo original, que agrade al
pblico, breve y que despierte el inters.
Luego hay que escribir las conclusiones como resumen de lo
ms importante, y pensar en un cierre que sea divertido.
Una vez hecho todo esto, lo que hay que hacer es hacer esta charla
para mostrar lo fundamental y tratar de convencer al pblico.
Realizados los esquemas de las presentaciones, hay que leerlos
varias veces e intentar mejorarlos, aunque sea con pequeos
cambios, hasta que nos sintamos cmodos.
Figura 1:
(1: muy bajo, 2: bajo, 3: medio, 4: alto, 5: muy alto)

Oyent
e1
Nivel cultural
Posibilidades
econmicas
Aficin a
viajar
Preferencias
por ciudades
Gastronoma
Compras
Naturaleza
Inters en or
nuestro
discurso

Oyent
e2

Oyent
e3

Oyent
e4

Oyent
e5