Empresa
Cliente:
Direccin:
Distribuidora del Sur S.A.
Periodo:
Ao 2015
Av. Los Chasquis y Ro Puyamino
REF.
DESCRIPCIN
Archivo de
Informacin
Preliminar
EQUIPO DE AUDITORA
NOMBRES Y
APELLIDOS
Estefana Rubio
INICIAL
ES
ER
CARGO
Supervisor
Gabriela Salazar
GS
Senior
Anglica Tapia
AT
Junior
Jessica Vallejo
JV
Junior
NDICE DE CONTENIDO
AP1
AP1.1
AP1.2
AP1.3
AP1.4
AP1.5
AP1.6
AP1.7
INFORMACIN CARCTER HISTRICO
Antecedentes de la Organizacin
Misin y Visin
Objetivos Estratgicos
Objetivos Operativos
Principios y Valores
Organigrama Estructural
Organigrama Funcional
AP2
AP2.1
AP2.2
AP2.3
INFORMACIN COMERCIAL
Listado de Clientes
Listado de Proveedores
Competencia
AP3
INFORMACIN CONTABLE Y CONTROL INTERNO
AP3.1
Sistema Contable y Presupuestario
AP3.2
Proceso de Compras
AP3.3
Polticas de Recursos Humanos
AP3.4
Polticas
Empresariales,
Generales
Administrativas
AP3.5
Polticas
Operacionales,
Comerciales
Servicio
AP3.6
Polticas de Informacin y Comunicacin
AP3.7
Polticas de Activos Fijos
AP3.8
Manual de Funciones
AP4
AP4.1
LEYES Y REGULACIONES
Disposiciones Legales y Regulaciones
y
y
AP1.1
1/1
ANTE CE DE NTE S DE L A OR GANIZA CI N
La Distribuidora del Sur S.A. inicialmente fue constituida como
Compaa de responsabilidad Limitada (sociedad de Personas) que
fue fundada en el ao 1983 por 3 amigos que corresponden a los
nombres de Carlos Garca Fuentes, Alberto Avils Cepeda y Galo
Baquerizo Monrroy, cuyo propsito fue vender al por mayor y menor
cocinas y refrigeradoras en la Baha de la ciudad de Guayaquil, su
primer punto de venta (almacn) estaba ubicado en las calles
malecn y Gutirrez (Guayaquil). En el ao de
1985 los seores Avils y Baquerizo dejaron la Sociedad que haba
formado y Carlos Garca Fuentes qued solo con un proyecto y una
visin que se fue cristalizando con el paso del tiempo. Para el ao
2010 en la Distribuidora del Sur S.A. reform sus estatutos sociales
de Constitucin y paso a ser una compaa Sociedad Annima
(accionistas y capitales), cuyo Capital Social asciende a 20.000
USD aproximadamente, en la actualidad sigue siendo su principal
actividad las ventas de electrodomsticos, motocicletas y derribados
al por mayor y menor en las marcas de Mabe, Durex, Sonny, LG,
Panasonic, Samsung, Oster, Motor 1, PC, Movistar, Suzuky, Claro,
Indurama, Haceb, Global, Electrolux.
Nuestra oficina matriz est
ubicada en Guayaquil, con una oficina regional en la ciudad de
Quito: Matriz Guayaquil: Cdla. Kennedy Norte, Calle Jos Castillo
y Miguel ngel Granados (esquina) PBX. 2682682 Quito: Av. 10 de
Agosto N37-232 y Juan Jos Villalengua PBX 3944300 Tenemos
presencia en las 22 provincias del Ecuador,
locales
comerciales
ubicados
en
los
contamos
puntos
con
198
ms estratgicos
de las principales ciudades del Pas, convirtindonos en la empresa
lder a nivel nacional.
AP1.2
1/1
MIS IN
Ser una empresa lder en comercializacin de electrodomsticos, para
satisfacer las necesidades de nuestros clientes, con productos de
alta calidad a travs de una atencin personalizada y oportuna,
con personal capacitado y motivado, con sentido de pertenencia y
trabajo en equipo, generando rentabilidad para los accionistas y
bienestar para los colaboradores y la sociedad.
VIS IN
Ser la primera cadena de distribucin de electrodomsticos en
el Ecuador, con presencia internacional
AP1.3
1/1
OBJ ET IVOS EST RAT GICOS
Liderar la innovacin y avance de productos que ofrece bajo
estndares de calidad internacional.
Capacitar el talento humano de manera que se distinga por su
actitud proactiva y capacidad de respuesta frente al cambio.
Mantener una amplia gama de productos para la satisfaccin
del consumidor
final.
Ofrecer al cliente una excelente atencin para lograr su
fidelidad.
Establecer la estrategia de promocin adecuada para la
comercializacin del producto.
Analizar los canales de distribucin ms convenientes
para la venta del producto.
Establecer el precio adecuado para la comercializacin del
mismo de acuerdo con la competencia.
Incrementar la participacin en el mercado de todos los
productos en electrodomsticos con parmetros de calidad a
nivel nacional.
AP1.4
1/1
OBJ ET IVOS OPE RAT IVOS
Lograr una amplia cobertura del mercado.
Mantener la marca en la mente de los clientes.
Contrarrestar el ataque de la competencia.
Crear Una direccin global poderosa en el sector de la
comercializacin de electrodomsticos.
Reforzar el nombre de la Empresa La Distribuidora del Sur S.A.
Reforzar su sistema de distribucin
Aumentar el volumen de ventas.
Aumentar al mximo los flujos de dinero a largo plazo.
Mejorar el beneficio econmico.
AP1.5
1/1
P RINCIP IOS Y V AL ORE S
PRINCIPIOS
Creemos en el Ecuador y su fuerza y en todos aquellos quienes
han confiado sus familiares y bienes a nuestra compaa, y es
nuestro deber hacerles conocer que todos nuestros esfuerzos
estn dirigidos a satisfacer sus necesidades de seguridad en un
mundo convulsionado como el actual.
Creemos
en
que
somos
una
empresa
que
comercializa
productos de reconocido prestigio y contribuye al desarrollo de
nuestra nacin, siendo fuente de trabajo para cientos de
ecuatorianos competentes
VALORES
Lealtad: asumir de manera responsable y efectiva la misin y
visin, entregando lo mejor de s mismo y mantenindose fiel a
los principio s y valores, salvaguardando siempre la integridad
de la organizacin.
Eficiencia: Consecucin de los objetivos con el mnimo de
recursos posibles.
Trabajo
en
equipo:
Unir
talentos
experiencias,
conocimientos, habilidades y esfuerzo para el logro de nuestros
objetivos, convirtiendo la colaboracin y el trabajo con los
dems, en factores claves de competitividad que agregue valor
a la empresa.
Honradez: Ser sincero, honesto, autentico.
Respeto: Respetarnos los unos a los otros.
Responsabilidad: Hacer un trabajo a tiempo y acorde a las
necesidades de los procesos. (Crear una cultura Corporativa)
ORGANIGRAMA
ESTRUCTURAL
AP1.6
1/1
ESTRUCTURA
FUNCIONAL
AP1.7
1/1
AP2.1
1/1
LISTA DE CLIENTES
Ubicacin de los clientes potenciales;
Guayaquil
Quito.- Naciones Unidas, Sangolqui, Cotocollao, Quicentro Sur,
Atahualpa, El
Recre
o,
Cuenca
Esmeraldas
Atacames
Latacunga
Ambato
AP2.2
1/1
LISTA DE PROVEEDORES
Cada una de las marcas auspiciantes se encuentran ubicadas en
diferentes partes dentro y fuera de la ciudad de Quito como son:
LG
SAMSUNG
MABE, DUREX, G&E
HACEB
CLARO
MOVISTAR
COMANDATO, (Motos)
AP2.3
1/1
COMPETENCIA
La competencia ms cercana a nuestra empresa con respecto a lnea blanca es:
Competencia
DAEWOO
INDURAMA
FLANCO
PMC
La DISTRIBUIDORA DEL SUR S.A.
ARTEFACTA
ELEC KAL
ELECTRO HOGAR
REPARACIONES UNIVERSAL INDURAMA
TU CASITA
ALFA ELECTRIC
COMANDATO
ELECTROLANDIA
FRIGIDAIRE
INTELEC
INTELEX
SERVIHOGAR
TELECUADOR
SISTEMA CONTABLE Y PRESUPUESTARIO
AP3.1
1/2
La empresa cuenta con un software contable, diseado acorde a
sus necesidades, que contiene
los
siguientes
mdulos:
contabilidad, tesorera, cuentas por cobrar, cuentas por pagar,
ventas, compras, activos fijos, nomina.
Los documentos de control que genera la entidad son los siguientes:
comprobantes de ingreso, de egreso, vales de caja chica, reportes
de caja chica, cierres diarios de caja, reportes mensuales de
ventas y de compras, cartera vencida, lista de activos fijos,
cuadros de depreciaciones, entre otros.
La empresa cuenta con presupuestos de compras y ventas
para el ao 2015.
El departamento de Contabilidad funciona bajo la Gerencia de
crditos y cobranzas.
No se ha constituido como un departamento autnomo, existen 2
personas encargadas del rea contable y las funciones no han sido
detalladas por escrito.
La empresa cumple con el Reglamento de Comprobantes de Venta
y Retencin, para lo cual emite los siguientes:
Factura de venta
Notas de Crdito
Notas de Dbito
Comprobantes de Retencin
SISTEMAS DE INFORMACIN Y
HARDAWARE
El software contable es utilizado por los siguientes
departamentos:
MDULO
S
Ventas
Compras
Nmina
Ventas
Tesorera
Contabilidad
DEPARTAMENTOS
Gerencia de Ventas
Gerencia de Bodega y Logstica
Gerencia de Recursos Humanos
Gerencia de Servicio al Cliente
Tesorera
Contabilidad
En lo que respecta al hardware la distribucin
es la siguiente:
Dos computadores de escritorio por
departamento, ms una
impresora, entregados con acta de entrega recepcin a cada
gerente departamental.
AP3.1
2/2
En lo que respecta a seguridades de acceso a la informacin, cada
gerente departamental tiene claves de acceso al mdulo que le
corresponde, con el fin de consultar, ingresar datos y obtener
reportes, segn se rea y competencia
Existe una gerencia de sistemas para el control y manejo del sistema
de datos, con sus respectivas funciones.
PROCESO DE COMPRAS
DISTRIBUIDAOR
A DEL SUR
S.A
AP3.2
1/4
AP3.2
2/4
DISTRIBUIDAOR
A DEL SUR
S.A
AP3.2
3/4
AP3.2
4/4
DISTRIBUIDAOR
A DEL SUR
S.A
POLTICAS DE RECURSOS HUMANOS
AP3.3
1/1
El departamento de Talento Humano mantiene un control individual
del personal de la entidad, para lo cual se ha implementado registros
de entrada y salida de la jornada de trabajo, los empleados reciben
una induccin al ser contratados y antes de asumir su cargo. En lo
que respecta al proceso de contratacin, la entidad no cuenta con un
proceso por escrito, de igual manera, no se planifican capacitaciones
al personal. Todos los colaboradores son ingresados al sistema de
seguridad social.
POLTICA PARA RECURSOS HUMANOS
La poltica que los pagos de remuneracin se harn mensualmente y
quincenalmente, el 30 de cada mes, y las comisiones por venta a los empleados
cada 15 das de cada mes.
Todo el personal que labore bajo el esquema de Honorarios Profesionales,
trabajos ocasionales y pasantas tiene la obligacin de presentar sus facturas,
bajo las Normas del SRI, la empresa har las retenciones conforme con la ley.
Controlar el aspecto personal de los empleados.
Presentar semanalmente una planificacin de trabajo.
POLTICAS DE GESTIN HUMANA
Establecer el compromiso mutuo entre compaa y sus colaboradores de crear un
ambiente adecuado para el desarrollo personal y laboral, con el propsito de que todos
nos identifiquemos con la visin y objetivos de la empresa.
AP3.4
1/1
POLTICAS EMPRESARIALES
Para la empresa, es de decisin primordial definir criterios y marcos de actuacin
mediante polticas que oriente la gestin de todos los niveles de la empresa en aspectos
especficos como son:
POLTICAS GENERALES
Ejecutar todo el trabajo con excelencia.
Ofrecer una excelente atencin a todos los clientes.
Mantener buenas relaciones con los clientes y proveedores del negocio.
Realizar evaluaciones cada tres meses a todos los procesos de la organizacin.
Todo producto vendido por debe ser probado dentro de la empresa para
garantizar su funcionalidad y calidad.
La atencin al cliente basada en el lema El cliente tiene la razn
POLTICAS ADMINISTRATIVAS
El horario regular de trabajo es entre 8: 30 y 18:30 con una hora de receso, no
obstante este horario estar sujeto al cumplimiento de objetivos de cada rea.
Ingreso del personal 15 minutos antes de las 8:30 Como es la hora de atencin.
Incentivar a la comunicacin interna que proyecte el control y alcance de los
objetivos.
AP3.5
1/1
POLTICAS OPERACIONALES
Confidencialidad y uso adecuado de la informacin.
Agilidad en cada uno de los procesos de la empresa por parte del personal, desde
la recepcin de la mercadera, bodega, venta, entrega o despacho del producto,
servicio
postventa,
cobranza;
de
acuerdo
determinadas
fechas
de
cumplimiento.
Seguir por parte de los empleados el cumplimiento estricto de pasos especficos
de sus actividades en sus respectivas reas de trabajo.
POLTICAS COMERCIALES
Toda informacin de clientes se manejar con total discrecin.
Proyectar las ventas anualmente y controlar su cumplimiento el da 30 de cada
mes, mediante reportes al gerente.
Cada fin de trimestre sacar un reporte de ventas por parte del personal
encargado.
Se establecer un documento o contrato detallando todos los acuerdos que se
lleguen con el cliente.
Se cumplir la recepcin de los documentos requeridos de los clientes, para
darles acceso a los diferentes planes de negociacin de los bienes que adquiere
de nuestra empresa.
POLTICAS DE SERVICIO
El cliente representa , la razn de ser. A fin de satisfacer sus necesidades y superar sus
expectativas, proyectndonos un camino hacia la excelencia.
AP3.6
1/1
POLTICAS DE INFORMACIN
ELECTRODOMESTICOS Ca. Ltda. Ratifique con certeza de que la informacin tiene
un valor estratgico, y que debe ser protegida y administrada como un activo.
POLTICAS DE COMUNICACIN
Establecer que la comunicacin deber fluir en un ambiente de flexibilidad y
participacin que permita crear, disear y promover nuevas propuestas que vayan
acorde a los propsitos de la organizacin.
AP3.7
1/1
POLTICA S DE ACTIVOS FIJOS
Los equipos y dispositivos de cmputo son bienes de Almacenes
La Distribuidora del Sur S.A. y el cuidado y manejo de estos
equipos
depende
de
todos
los
colaboradores
de
la
Organizacin. El cuidado del computador y los ambientes
computacionales facilitan el normal desarrollo de las actividades
cotidianas.
El gerente departamental jefe de rea es el responsables
de
la
custodia, conservacin y uso adecuado de los activos
fijos entregados en su poder.
MANUAL DE FUNCIONES
AP3.8
1/5
DESCRIPCIN DE FUNCIONES
Denominacin del cargo: Gerente administrativo
Descripcin de funciones y responsabilidades.
Elaborar, aplicar, actualizar reglamentos, instructivos, normas
y procedimientos de trabajo.
Evaluar, ejecutar, y elaborar todas las polticas generales y
especficas dispuestas por el directorio y/o la Gerencia General.
Administrar estratgicamente los recursos humanos de la
entidad, optimizar los niveles de productividad, y velar por
mantener las relaciones laborales de la empresa que haga
efectiva la aplicacin de un sistema integrados a recursos
humanos.
Denominacin del cargo: Auditor interno
Descripcin de funciones y responsabilidades.
Asesorar al Gerente y directivos de la empresa respecto a la
aplicacin de las leyes, reglamentos, normas, y disposiciones
establecidas para el cumplimiento de actividades.
Dirigir auditoras administrativas y financieras de manera
peridica para que
puedan emitir un dictamen claro y preciso con sus respectivas
recomendaciones para mejorarlas.
Discutir con el personal responsable de las reas examinadas
los borradores de los informes de las auditoras.
Evaluar que los recursos humanos, y financieros de la
empresa sean utilizados de manera eficiente y econmica.
AP3.8
2/5
Ejecutar las auditoras o exmenes especiales de acuerdo con el
plan y presentar al auditorio o presidencia ejecutiva los
informes correspondientes en el campo administrativo y
financiero
Denominacin de cargo: Gerente de Ventas
Descripcin de funciones y responsabilidades.
Preparar informes de cierres de negocios captados al finalizar
cada semana para ser presentados a la presidencia.
Evaluar de manera constante junto a la gerencia los costos
de los productos ofertados, apoyndose en anlisis de
sensibilidad.
Presentar informes mensuales a la gerencia sobre los
registros requeridos del control de ventas
Denominacin de cargo: Gerencia de Bodega y Logstica
Descripcin de funciones y responsabilidades
Supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos
del cliente y mantener una buena relacin con el mismo, as
como gestionar el lanzamiento de nuevos programas dentro
de la planta. Todo ello para garantizar la satisfaccin del
cliente.
Dirigir los equipos de logstica y establecer los objetivos.
Supervisar las actuaciones de logstica e implementar las
acciones de mejora necesarias de
otras
manera coordinada con
funciones de la planta (Calidad, Produccin, Eficiencia
del Sistema,etc.).
AP3.8
3/5
Controlar el inventario y realizar la rotacin del mismo
a los diferentes departamentos o sucursales
Denominacin de cargo: Gerencia de Sistemas
Descripcin de funciones y responsabilidades
Realizara las instalaciones necesarias con respecto a los
equipos de cmputo y perifricos para la eficiente realizacin
de la actividad econmica.
Realizar el mantenimiento peridicamente a todo los equipos
de cmputo para
su correcto
funcionamiento
Asistir al requerimiento o solicitud del jefe de almacn a reparar
las irregularidades que presenten los equipos o instalaciones
aun cuando este se presente fuera de su programacin
Denominacin de cargo: Gerencia Recursos Humanos
Descripcin de funciones y responsabilidades
Receptar la solicitud de descuento (cuando sea el caso) del
personal responsable del activo fijo que al momento de realizar
la auditoria se encuentre en mal estado, deteriorado, o que el
activo fijo no se encuentre fsicamente en la sucursal o lugar
asignado.
Tramitara el descuento por medio de rol de pagos a la persona
responsable del activo fijo que presente novedades.
Denominacin del cargo: Gerencia de Crdito y Cobranza
Descripcin de funciones y responsabilidades.
Coordinar y supervisar el proceso de recuperacin de
cuentas por cobrar, y verificar su registro.
AP3.8
4/5
Proponer estrategias y disear controles administrativos para la
recuperacin de las cuentas por cobrar.
Disear, proponer e implementar controles administrativos
que permitan
reducir las cuentas incobrables.
Autorizar los crditos y ampliacin de los mismos a favor de
terceros, para la enajenacin de material bibliogrfico.
Controlar y custodiar los documentos que correspondan al
Departamento.
Efectuar la investigacin crediticia de posibles clientes para el
otorgamiento de crditos.
Programar, controlar y supervisar las actividades de los
cobradores adscritos al
Departamento.
Llevar un control documental y electrnico de los clientes
acreditados.
Realizar las dems funciones que expresamente le
encomiende el Gerente
Administrativo.
Denominacin del cargo: Gerencia de Call Center
Descripcin de funciones y responsabilidades
Garantizar el buen funcionamiento de la operacin
cumpliendo con los indicadores y parmetros establecidos por
la empresa.
Velar por el cumplimiento de los contratos y rentabilizar las
operaciones.
Manejo de personal (lideres o Supervisores, BackOfce,
Asesores).
Denominacin del cargo: Gerencia Legal
Descripcin de funciones y responsabilidades
AP3.8
5/5
Coordinar dirigir Organizar y controlar las actividades de
ndole legal, que se generen en la Gerencia de Asuntos Legales
de la Empresa.
Brindar asesora legal a todas las reas de la Empresa a nivel
nacional que lo
soliciten.
Aplicar en las actividades de ndole legal las disposiciones
contenidas en: Leyes, reglamentos, tratados, acuerdos y
resoluciones.
Preparar, Analizar, y documentar los puntos sometidos a
conocimiento de la
Gerencia Administrativa para su aprobacin.
Representar a la Empresa en asuntos administrativos y
judiciales conforme a las disposiciones legales emanadas por la
Gerencia.
Proteger legalmente los bienes patrimoniales se intereses
econmicos de la
Empresa en el mbito nacional e internacional.
Denominacin del cargo: Gerencia del Servicio al Cliente
Descripcin de funciones y responsabilidades
Dirigir el diseo e implementacin de las polticas y estrategias
en materia de
Calidad, Procesos e Informacin de Gestin.
Planificar y dirigir propuestas de proyectos de calidad,
procesos y gestin de la informacin que permitan apalancar
la estrategia de la empresa.
Atender con el ms cordial trato a los clientes, en el caso de
inquietudes sobre
los equipos y su funcionamiento
AP3.9
1/1
DISPOSICIONES LEGALES A LAS QUE ESTA
SUJETA
LA ENTIDAD
Ley de Rgimen Tributario Interno
Ley de Compaas
Ley de Seguridad Social
Cdigo de Trabajo.
Normas Internacionales de Contabilidad
Ley de Poder de Mercado.
