PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS

1.

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IM-PR-SEA-01
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03-04-12
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OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para realizar las compras requeridas para la gestin de las diferentes reas de
la compaa. Asegurando el suministro de bienes y servicios segn las necesidades y expectativas de la
empresa, garantizando oportunidad y cumplimiento, con el fin de lograr una adecuada relacin costo
beneficio para las partes interesadas.

2.

ALCANCE
Este procedimiento es desarrollado por todos los procesos que solicitan compras de bienes y servicios,
se excluyen de este procedimiento, la compra de vehculos nuevos y la compra de repuestos
importados.
Este procedimiento aplica a todas las reas de la organizacin.

3.

DEFINICIONES

3.1

Activo Fijo: Los activos fijos se definen como los bienes que una empresa utiliza de manera continua
en el curso normal de sus operaciones; representan al conjunto de servicios que se recibirn en el
futuro a lo largo de la vida til de un bien adquirido.

3.2

Compra: Adquisicin de un bien o servicio.

3.3

Bien: Es todo aquello que puede ser objeto de apropiacin; por tanto tiene un valor econmico. El
conjunto de bienes, integra el patrimonio de la empresa.

3.4

Servicio: los servicios son actividades, beneficios o satisfacciones que se ofrecen en venta, y que son
esencialmente intangibles y no dan como resultado la propiedad de algo.

3.6

Contratista: Quien presta un servicio que debe ser ejecutado en las instalaciones de la compaa en
calidad de contratista, como es el caso de servicios de latonera y pintura, alistamientos, instalacin de
accesorios, mantenimientos locativos, etc. El contratista puede ser tambin proveedor del bien.

3.7

Oferta o cotizacin: Documento con el cual se plasman los requisitos y los datos de oferta (Cantidad,
Precio, Condiciones de venta del proveedor).

3.8

Orden de compra Documento de confirmacin de los requisitos de compra (impreso por SOCASE)

3.9

Suministro : Se trata de la actividad que se realiza para satisfacer las necesidades de consumo de una
unidad econmica (una empresa).

3.10

Evaluacin de proveedores: proceso por el cual se mide la capacidad de un proveedor para suministrar
los productos y/o servicios de acuerdo con los requisitos de la compaa.

3.11

Reevaluacin de proveedores: proceso mediante el cual se evala el desempeo del proveedor en

las compras de productos y/o servicios en un periodo determinado.

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4.

NORMAS GENERALES

4.1

Las compras de productos o servicios se dividen en dos tipos, dependiendo del impacto de los
productos o servicios comprados, as:

COMPRAS CRTICAS: Son aquellas compras de productos o servicios que afectan de forma directa
los servicios o productos entregados por Metrokia a su cliente externo, por ejemplo: los servicios de
latonera y pintura, alistamiento, instalacin de accesorios, instalacin de cojinera, transportes etc. En
este caso Metrokia es responsable por determinar su conformidad o no.
La responsabilidad por las compras crticas recae en un rea o cargo con el fin de asegurar el
conocimiento tcnico requerido para la seleccin y evaluacin del proveedor, as como las
especificaciones de la compra. Segn lo establece el cuadro de responsabilidades de compras.

COMPRAS NO CRTICAS: Son aquellas que no afectan directamente al cliente, ya que el producto lo
recibe directamente Metrokia para ser utilizado como parte de sus actividades.
Este tipo de compras son realizadas por el rea de Compras en su mayora (compras administrativas o
locales) , definidas en el cuadro de responsabilidades anexo a este procedimiento.
Para compras no crticas se deber realizar un cuadro comparativo para validar precios y se deja
seleccionado un proveedor, a menos que exista un convenio o contrato.
Las compras relacionadas con los pedidos de papelera, aseo y cafetera se deben solicitar al rea de
compras del 20 al 25 da de cada mes.

4.2

Contabilidad realizar como parte de sus auditoras la verificacin de las cotizaciones referenciadas en
el comparativo de ofertas.

4.3

Cuando de trate de alguna actividad o proyecto el rea debe tener un presupuesto previamente
aprobado por la Gerencia General y/o Financiera y Administrativa

4.4

INFORMACIN DE LAS COMPRAS:

Los requisitos de compra (especificaciones del producto o servicio) y cualquier otro requisito para el
producto/ servicio y el proveedor deben estar claramente establecidas en el momento de ingresar la
informacin en el SOCASE y en los siguientes documentos:

a)
b)
c)
d)
e)

Contrato de prestacin de servicios (Dicho documento debe contener la informacin del proveedor, las
cantidades y precios definidos previamente as como la forma de pago y el plazo de entrega .)
Solicitud de trabajos a terceros
Orden de Compra y/o servicio
Compromiso del proveedor
Otros formatos de acuerdo a las necesidades puntuales

4.5

Los tiempos de respuesta a cualquier solicitud estn estipulados de la siguiente forma:

Para compras locales: mximo ocho das hbiles
Para compras que requieran importacin : Mayor a 20 das hbiles

4.6

En el caso de realizacin de contratos se requiere la elaboracin y revisin de las condiciones legales

del mismo por el rea Jurdica segn IM-PR-JUR-01 Procedimiento para el manejo de control de
contratos.

4.7

EVALUACIN DE SELECCIN PARA PROVEEDORES:

Se les aplicar IM-FT-SEA-07 Evaluacin de proveedores a:
Los proveedores que desarrollen compras crticas

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Los proveedores que inicien relaciones contractuales con la compaa

sta es una actividad adicional al cuadro comparativo de ofertas, y a la inclusin en la Lista de

Proveedores Aprobados con el fin de validar la calidad y cumplimiento del proveedor. Con base en los
resultados de la evaluacin de seleccin, los proveedores sern aprobados con calificacin mnima de
70 puntos.
Para la SELEECIN de proveedores de compras no crticas se har por medio del formato Comparativo
de ofertas y se incluir en el formato IM-FT-COM-06 Lista de Proveedores Aprobados considerndose
como proveedor aprobado .
4.7

REEVALUACION DE PROVEEDORES
Se les aplicar IM-FT-SEA-08 Reevaluacin de proveedores anualmente a:
Los proveedores que desarrollan compras crticas
Los proveedores a los que se les realiza compras de forma permanente (Mayora un ao de
permanencia en la compaa)
La reevaluacin de proveedores crticos debe efectuarse cada ao por el Asistente de Compras y/o
Gerente de Compras.
Con base en los resultados de reevaluacin tendrn nota aprobatoria aquellos que obtengan calificacin
de acuerdo a los siguientes puntajes:
90-100: Excelente
71 89:Bueno
>= 60 : Aprobado
60 y 70: Regular
En los casos con puntajes entre 60 y 70 se establecer comunicacin con el contratista o proveedor
para revisar y establecer las acciones de mejora o renegociacin a la que haya lugar. Los proveedores
o contratistas con nota inferior a 60 puntos deben ser reemplazados.

4.8

COMPRAS EN EL REA DE REPUESTOS Y TALLER

4.9

En el caso de las compras de repuestos locales realizadas, las cotizaciones se podrn realizar
telefnicamente e incluirlo en el comparativo de ofertas cuando es compra ocasional.
Para las compras de repuestos locales en el evento que se requiera un desarrollo local se le
entrega una muestra del equipo original al proveedor , ste fabrica la parte y se le enva a posventa
para el concepto tcnico
Para el registro de la compra de los repuestos, se realiza despus de haber recibido la factura y el
repuesto o parte en las instalaciones de la Bodega Nacional de Repuestos .El encargado de la
compra ingresa los datos de la compra en el inventario y realiza el registro contable en el SOCASE.
Para la compra de repuestos que requieran importacin se debe realizar segn IM-PR-CRI-01
Procedimiento para la Compra de Repuestos Importados
Para las compras que se facturan al cliente en el taller se debe anexar a la factura de compra y los
cargues del producto en las ordenes de trabajo el vehculos.
FACTURAS

La recepcin de las facturas a los proveedores se realizara entre los primeros 20 das de cada mes ,
excepto en diciembre que se realizara en los primeros 10 das.

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS

5.

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DESCRIPCIN

ITEM
1

ACTIVIDAD

DESCRIPCION
Cada
rea
determina
sus
necesidades
de compra de
productos o servicios, de acuerdo
al desarrollo de sus actividades
propias. La persona responsable
de realizar las compras en cada
rea ingresa la informacin de la
compra en el SOCASE para la
respectiva pre aprobacin del
Gerente y/o Jefe de rea. Para
cada compra debe asignar el
presupuesto al cual aplica.
En caso de que la compra de
algn Producto y/o Servicio sea
ocasional y no se encuentre en la
base de datos del SOCASE, se
puede solicitar al rea de
compras la bsqueda de ste
comunicndolo
por
correo
electrnico para su respectiva
adquisicin.
Una vez solicitada la compra , el
Gerente y/o Jefe de rea ingresa
al
SOCASE
,
analiza
el
requerimiento, define si es
indispensable, revisa cantidades
y precios.
Si aplica, realiza el ajuste de
cantidad a que haya lugar en el
pedido.

Inicio

Crear solicitud

Por aprobar

REGISTRO

RESPONSABLE

SOCASE
(Modulo
Solicitudes)

Persona
responsable de
las solicitudes de
compra del rea

SOCASE
(Modulo
solicitudes)

Gerente y/o Jefe

del rea
solicitante

3
El Gerente de Compras analiza el
requerimiento, si hay lugar ajusta
el pedido.
Evala si puede comprar o no .

Aprobacin

Evaluacin

4
NO

Autorizacin compras
> 3'000.000

5
Evaluacin y
Seleccin del
proveedor

SI

SI el valor de la compra es mayor

o igual a $3000.000 , la autoriza
la Gerencia General ; si No la
autoriza la Gerencia de Compras

SOCASE
(Modulo
Solicitudes
/Evaluacin)

Socase
(Autorizacin)

Gerente de
Compras

Gerente General
Gerente de
Compras

El personal del rea de compras

analiza mejor precio, calidad y/o
servicio de tres alternativas
(Cotizaciones) y de acuerdo al
anlisis y la carta de compromiso

IM-FT-COM-01
Comparativo de
ofertas

Gerente de
Compras

Cotizaciones

Auxiliar de

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS

6
Generar Orden de
Compra

7
Enviar Orden de
Compra al proveedor

generada por parte del proveedor

para entrega de los productos y /
o Servicios se selecciona el
proveedor en los formatos
Comparativo de ofertas y el
Listado
de
Proveedores
Aprobados .
Se solicita al proveedor el
diligenciamiento
del
formato
IM-FT-COM-20 Registro nico de
Proveedores y los documentos
solicitados en el formato.
Se incluye el proveedor en la
base de datos del SOCASE como
proveedor nico.
Si la compra es CRTICA se
procede a realizar una evaluacin
al proveedor segn lo establece
la Norma 4.1
Una vez registrados los datos del
proveedor en el SOCASE , se
procede a elaborar la orden de
compra del producto y/o servicio
o se coordina la realizacin de un
contrato
de
prestacin
de
servicios o solicitud de trabajo a
terceros

Se enva la orden de compra del

producto y/o servicio , o la
solicitud de trabajo a terceros o
contrato
de
prestacin
de
servicios al proveedor con previa
autorizacin del Gerente de
Compras

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Compras I y II
IM-FT-COM-06
Listado de
proveedores
Carta de
Compromiso
Proveedores
IM-FT-COM-XX
Registro nico
de Proveedores

SOCASE
(ORDENES)
Contrato de
prestacin de
servicios

Recepcionar y aceptar
el Producto y/o Servicio
al proveedor

El proveedor entrega el bien o

servicio en las instalaciones de la
compaa o segn donde se haya
definido la entrega que aparece
relacionada en la orden de
compra.
Si la compra ha sido entregada
directamente al rea solicitante
contine con el paso 10.
.
Si los productos/servicios han
sido entregados directamente al
rea de compras , contine con el
paso 9

Auxiliar de
Compras I y II

Asistente de
Compras

Solicitud de
trabajo a
terceros
Orden de
Compra
Solicitud de
servicios a
terceros
Contrato de
prestacin de
servicios

Asistente de
Compras

Remisin del
proveedor
IM-FT-COM-05
Acta de entrega
de
trabajos
realizados (para
servicios)
SOCASE

Auxiliar de
Compras I y II

Asistente de
Compras

Proveedor
/Contratista

Auxiliar de
Compras I y II
Asistente de
Compras

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS

Despacho de
solicitudes a las
diferentes reas

10

Recepcin de
Producto y/o servicio
a conformidad

13
Recepcin y
legalizacin de
facturas para pago a
proveedores

Fin

El rea de Compras entrega al

rea solicitante el pedido o en
caso de un servicio se direcciona
al proveedor al rea solicitante.
Si es un Servicio se registra la
conformidad de ste en el formato
Acta de entrega de trabajos
realizados firmado por el rea que
tomo el servicio.

La persona encargada de cada

rea recibe y verifica el pedido
confirmando las cantidades, las
especificaciones del producto , la
calidad y el estado en que ha sido
entregado el producto/servicio
(que
debe
encontrarse
de
acuerdo a lo solicitado) y avala
con su firma la conformidad de la
entrega en la remisin del
proveedor.
El proveedor entregar al rea de
compras la remisin anexa a la
factura , en caso de algn faltante
o novedad se comunicara al rea
de compras y se tramitaran por
medio de notas debito con el
proveedor
Recepcionar
las
facturas
,
previamente radicadas en la
recepcin
en
las
fechas
establecidas.
Adjuntar
los
documentos
requeridos para el pago a
proveedores de acuerdo al IMPR-TES-02 Procedimiento para el
pago a proveedores (tesorera) y
entregar a contabilidad factura y
soportes
Fin de procedimiento

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Proveedor
IM-FT-COM-05
Acta de entrega
de
trabajos
realizados (para
servicios)

Auxiliar de
Compras I y II
Asistente de
Compras
Persona
responsable de
las solicitudes de
compra del rea

Remisin
proveedor

del

IM-FT-COM-05
Acta de entrega
de
trabajos
realizados (para
servicios)

Documentos
establecidos en
el procedimiento
IM-PR-TES-02
Procedimiento
para el pago a
proveedores
(tesorera)

Jefe de servicios
administrativos
Persona
solicitante
Jefe de rea

Auxiliar
de
servicios
administrativos
Asistente
Contabilidad

de

Asistente
tesorera

de

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6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION

DESCRIPCION
Eliminar los requisitos generales para la realizacin de este tipo de
compras son:
Cada rea/departamento que realice compras tendr asignado un
presupuesto de compras.
1
Cada rea/departamento que realice compras tendr un valor mnimo
sobre el que podr realizar compras o contrataciones, que deben ser
autorizadas por el jefe del rea, las compras que superen este valor
deben ser autorizadas por la gerencia respectiva.
Se adicion la norma general 4.3 Las compras espordicas en las
que no es posible hacer una seleccin del proveedor ya que solo hay
una opcin, no requerirn incluirse en el Listado de Aprobados ni
tampoco en el comparativo de ofertas y se enumeran las normas. Se
elimina Cuando existe un nico proveedor se deja establecido en
una carta de proveedor nico. Las compras no crticas requieren que
se les realice W-FT-SEA-08 Reevaluacin de proveedores cada ao
del punto 4.5.3 de la norma general 4.5.
En la norma general 4.6 se adiciona Otros formatos de acuerdo a las
necesidades puntuales y (Dicho documento debe contener la
2
informacin del proveedor, las cantidades y precios definidos
previamente as como la forma de pago y el plazo de entrega)
Se adiciona la norma 4.5.2, 4.5.4, 4.5.5 y 4.5.6.
Se adiciona el tem 4 y se renumeran los tems.
La actividad del tem 7 cambia de nombre de seleccionar proveedor a
Determinar proveedor para compra
Se cambia el nombre de la actividad del tem 9 de Solicitar pedido
definitivo a Envi de orden de compra y la descripcin cambia a Se
enva de la orden de compra y/o servicio la solicitud de servicios a
terceros contrato de prestacin de servicios.
Cambiar el cdigo del procedimiento de W Whole a IM Importadora.
Modificar en las normas generales que los pedidos de papelera se
solicitarn del 20 al 25 da de cada mes por parte de cada una de las
reas. Relacionar en la Descripcin del procedimiento, la compra de
activos relacionados con el hardware de la compaa por
requerimiento de nuevos usuarios. As mismo, relacionar el formato
3
IM-FT-STM-06 Solicitud de activos fijos/ proyectos para este tipo de
compras. Relacionar al Jefe de Sistemas como responsable de las
compras relacionadas con el proceso de sistemas. Actualizacin de
los nombres de los cargos de acuerdo al estndar definido por la
Gerencia. Relacionar en el tem 5 de la Descripcin los formatos:
Orden de Compra, Solicitud de trabajos a terceros, Contrato de
prestacin de servicios.
Se incluye flujograma en cada actividad , se centraliza el proceso de
4
compras a la Gerencia de Compras y se sistematiza por medio del
SOCASE
Revisado por:
Aprobado por:
Firma

Firma

Cargo:

Cargo:

FECHA

10-06-09

16-09-09

29-03-10

31-03-10