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TUTOR:
M.A.P. ALBERTO RENDODO SALAS
REALIZADO POR:
Sandra B
CONTENIDO
Contenido
INTRODUCCIN........................................................................................................ 3
ANTECEDENTES....................................................................................................... 4
PROBLEMTICA........................................................................................................ 4
JUSTIFICACIN......................................................................................................... 5
OBJETIVO GENERAL................................................................................................. 6
OBJETIVOS ESPECFICOS........................................................................................ 6
DESARROLLO............................................................................................................ 7
1.1
1.2
1.3
1.4
CONCLUSIONES...................................................................................................... 15
RECOMENDACIONES............................................................................................. 16
BIBLIOGRAFA........................................................................................................ 18
ANEXO No. 1 - CHARTER...................................................................................... 19
ANEXO No. 2 - COMPONENTES POR NIVEL DEL MODELO DE KERZNER.......22
INTRODUCCIN
4
A partir de los resultados del Modelo de Madurez, se va a presentar una propuesta para que inicie
funciones la Oficina de direccin de Proyectos (PMO) en la Municipalidad de Escaz, para lo
cual se tomar como base los tipos de PMO de Taylor.
ANTECEDENTES
El cantn de Escaz se encuentra ubicado a escasos tres kilmetros de la capital de Costa Rica.
En los ltimos aos ha tenido un crecimiento econmico y demogrfico muy importante, que
segn manifiestan sus propios habitantes, ha impactado la realidad del cantn, de manera
positiva y negativa. Segn estudios realizados por el Fondo para las Naciones Unidas (PNUD),
Escaz se encuentra entre los primeros cantones del pas, en materia de calidad de vida.
Actualmente la ciudad cuenta con ms de 60.000 habitantes y cubre aproximadamente 3,7 km2.
Es el cantn de Costa Rica donde se localizan la mayor cantidad de Centros comerciales y
restaurantes del pas, es conocido tambin por el alto nivel econmico de muchos de sus
habitantes, pero tambin tiene un alto nmero de su poblacin en pobreza extrema. Esta
diversidad demanda servicios municipales de mejor calidad y eficiencia, los cuales aumentan de
forma acelerada cada ao, aspecto que se aboca a la necesidad de implementar soluciones para
satisfacer esta demanda.
PROBLEMTICA
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El presente trabajo de investigacin est dirigido a diagnosticar el nivel de madurez de la
Municipalidad de Escaz y a recomendar las acciones a seguir para implementar con xito una
Oficina de direccin de Proyectos (PMO), de manera que se logre una mejor ejecucin en los
proyectos que ejecuta la Municipalidad.
JUSTIFICACIN
6
Sin embargo, el xito de la administracin de proyectos dentro de una organizacin depende una
metodologa introductoria adecuada valorando sus fortalezas y debilidades a fin de lograr los
objetivos de xito esperados. De tal manera, el presente trabajo de estudio pretende medir el
nivel de madurez actual en la Municipalidad de Escaz para establecer la introduccin paulatina
de un esquema de administracin de proyectos exitoso.
OBJETIVO GENERAL
Describir el nivel de madurez de la Municipalidad de Escaz para proponer con base en dicha
informacin la Oficina de direccin de Proyectos (PMO).
OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Investigar la organizacin jerrquica de la Municipalidad de Escaz para determinar el tipo de
estructura organizacional existente en dicha institucin.
3. Agrupar los principales proyectos que est desarrollando la Municipalidad de Escaz para
identificar el rango de la organizacin.
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3. Detallar las caractersticas de la Oficina de Proyectos de la Municipalidad de Escaz para
gestionar su implementacin.
DESARROLLO
1.1
Los Gobiernos locales en Costa Rica estn divididos en dos poderes, el Alcalde Municipal como
mximo jerarca de la Administracin y el Concejo Municipal como ente poltico.
1. Macro Proceso Estratgico, integrado por el Proceso del Alcalde Municipal, el Proceso de
Recursos Humanos, el Proceso de Contralora de Servicios, el Proceso de Planificacin y el
Proceso de Informtica.
2. Macro Proceso Financiero, compuesto por el Proceso de Proveedura, Proceso de Servicios
Institucionales, el Proceso de Recursos Financieros y el Proceso de Contabilidad.
3. Macro Proceso Ingeniera y Obras, integrado por el Proceso de Infraestructura y obras
comunales, el Proceso de Servicios Comunales, el Proceso de Desarrollo Territorial y el
Proceso de Contralora Ambiental.
4. Macro Proceso Desarrollo Humano, integrado por los procesos de Desarrollo Econmico
Local, Igualdad y Equidad, Cultura y Seguridad Ciudadana.
1.2
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Nivel 3: Metodologa nica: La organizacin reconoce el efecto sinrgico de combinar todas las
metodologas corporativas en una metodologa singular, cuyo centro es la administracin de
proyectos. Este efecto hace que el control de procedimientos sea ms fcil.
Nivel 4: Benchmarking: Es el reconocimiento de que la mejora de procesos es necesaria para
mantener una ventaja corporativa. Las comparaciones se deben realizar sobre una base continua.
Las organizaciones decide con quin compararse y que comparar.
Nivel 5: Mejora continua: La organizacin evalua la informacin obtenida en las
comparaciones (Benchmarking) y entonces debe decidir si realmente esa informacin le va a
permitir mejorar la metodologa singular.
Cada uno de los cinco niveles descritos cuenta con componentes, los cuales describen
caractersticas propias de cada nivel, obstculos que deben ser solventados para avanzar al
siguiente nivel, criterios de avance o progreso y riesgos potenciales. Estos componentes
permiten realizar un diagnstico del nivel de madurez para cada organizacin, en el presente
estudio se realiza el anlisis para la Municipalidad de Escaz; se toma cada una de las
caractersticas descritas para el componente del Nivel 1 y se tienen las observaciones descritas en
el siguiente cuadro:
10
implementacin de una Oficina de direccin de proyectos,
se considera que la oficina en la cual actualmente se
realizan los proyectos de infraestructura cumple su
funcin, aunque presentan grandes atrasos en la ejecucin
Existen pequeos grupos de inters
de cada proyecto.
Existe un grupo de profesionales que tiene conocimiento
en administracin de proyectos;
en la Municipalidad.
organizacin.
No se intenta reconocer los
beneficios de la administracin de
administracin de proyectos.
proyectos.
El inters propio se antepone a los
intereses de la organizacin.
administracin de proyectos.
No existe inversin en capacitacin o entrenamiento en
y entrenamiento en el rea de
Administracin de proyectos.
administracin de proyectos.
(Fuente: la autora)
En el Anexo No. 2 se pueden detallar los componentes por nivel del Modelo de Kerzner
(Kerzner, citado por Fonseca, 2006).
1.3
11
En el documento de Plan operativo y presupuesto que formul la Municipalidad de Escaz para
el ao 2015 se incluyeron los varios proyectos de gran importancia para el desarrollo del cantn,
a continuacin se presenta una breve descripcin de estos:
1. Construccin de Villa Deportiva.
Es un proyecto de infraestructura de aproximadamente 9500 metros cuadrados rea de
construccin, incluye una piscina semiolimpica y un gimnasio.
2. Construccin de Centro de cuido infantil.
Este es un proyecto de infraestructura de 380 metros cuadrados de rea, incluye espacios
administrativos y salas de juegos, formacin y atencin para nios entre 2 y 7 aos.
3. Construccin de Centro Comunal y Bodega en Barrio El Carmen.
Este proyecto incluye una bodega para la Municipalidad (600 metros cuadrados) con un
gimnasio multiuso y reas recreativas (900 metros cuadrados).
4. Estudio de ordenamiento vial.
Se desea realizar un estudio de trnsito que contemple ordenamiento vial en el centro urbano,
para optimizar la circulacin de los vehculos y peatones.
5. Compra e instalacin de un sistema de video vigilancia.
Se desea implementar un sistema que permita integrar la vigilancia mediante el uso de la
tecnologa con los mecanismos existentes de Seguridad Ciudadana.
6. Construccin del puente sobre la Quebrada Herrera.
12
Se desea construir un nuevo puente sobre la Quebrada Herrera que contemple una mayor
capacidad hidrulica y mayor soporte de trnsito vehicular.
7.
13
Cuadro No. 2. Seguimiento de proyectos en la Municipalidad de Escaz.
Nombre del Proyecto
Quien es la persona
encargada de
seguimiento
Cmo se da el
seguimiento
Cundo se da el
seguimiento
Construccin de Villa
Deportiva.
Coordinador de Proceso
Infraestructura y Obras
Mediante seguimiento
de cronogramas y
verificacin de
controles de calidad.
Construccin de Centro
de cuido infantil.
Coordinador de Proceso
Infraestructura y Obras
Mediante seguimiento
de cronogramas y
verificacin de
controles de calidad.
Mensual.
Construccin de Centro
Comunal y Bodega en
Barrio El Carmen.
Coordinador de Proceso
Infraestructura y Obras
Mediante seguimiento
de cronogramas y
verificacin de
controles de calidad.
Mensual.
Estudio de ordenamiento
vial.
Coordinador de
Proceso
Infraestructura y
Obras
Mediante seguimiento
de cronogramas y
verificacin de
controles de calidad.
Mensual.
Compra e instalacin
de un sistema de video
vigilancia.
Coordinador de
Proceso Seguridad
Ciudadana
Mediante seguimiento
de cronogramas y
verificacin de
controles de calidad.
Mensual.
Coordinador de
Proceso
Infraestructura y
Obras
Mediante seguimiento
de cronogramas y
verificacin de
controles de calidad.
Mensual.
Reconstruccin de 1,5
kilmetros de calles en el
cantn.
Coordinador de
Proceso
Infraestructura y
Obras
Mediante seguimiento
de cronogramas y
verificacin de
controles de calidad.
Mensual.
Directora Desarrollo
Humano
Mediante seguimento
de cronograma de
planificacin.
Mensual.
Estudio de Desarrollo
Econmico del
Territorio.
Directora de
Desarrollo Humano
Mediante seguimento
de cronograma de
planificacin.
Mensual.
Instalar equipos y
Coordinador de
Mediante seguimiento
Mensual.
Mensual.
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mobiliarios deportivos
en los parques del
cantn.
Proceso Servicios
Comunales
de cronogramas y
verificacin de
controles de calidad.
(Fuente: la autora)
Con el propsito de obtener mejores resultados en la ejecucin de estos proyectos, se propone
agruparlos en un Portafolio como un grupo, con el objeto de alcanzar los objetivos estratgicos;
este portafolio estara compuesto por dos programas y tres proyectos de la siguiente manera:
Programa proyectos de
infraestructura vial y en reas
recreativas
Proyectos
Construccin de Villa
Deportiva.
Construccin de Centro
Comunal y Bodega en Barrio
El Carmen.
Estudio de Desarrollo
Econmico del
Territorio.
Compra e instalacin
de un sistema de video
vigilancia.
15
Una Oficina de Direccin de Proyectos es Una estructura de gestin que estandariza los
procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace ms fcil compartir recursos,
metodologas, herramientas y tcnicas. (Project Management Institute [PMI], 2013, p.11)
Del anlisis realizado a la Municipalidad de Escaz, considerando la importancia de los
proyectos que se desarrollan cada ao y que en algunos casos esos proyectos tienen
caractersticas similares, es vlido recomendar la implementacin de una Oficina de Proyectos
(PMO), de manera que se centralice y coordine la gestin de los proyectos, as como la
administracin de la cartera de proyectos. Esta PMO debera estar ubicada a nivel de los
Macroprocesos, con la suficiente autoridad para implementar la plataforma metodolgica que
permita estandarizar la gestin de proyectos.
Para la Municipalidad de Escaz se propone una PMO segn Taylor, en la Etapa 1 Supervisin
de Proyectos, lo cual establece en primer lugar crear la Oficina de proyectos para mejorar los
entregables de proyecto y lograr el cumplimiento en costos, alcance y tiempo.
Para implementar en la Municipalidad de Escaz la PMO, se propone seguir los siguientes pasos:
1. Hacer un diagnstico del nivel de conocimiento sobre la metodologa de Administracin
de Proyectos al personal de la institucin.
2. Disear un Plan para la implementacin de la PMO.
3. Disee un plan de capacitacin al personal e implemntelo. El temor a la
reestructuracin organizacional es un riesgo muy alto para el xito de la PMO, por lo que
se propone capacitacin e informacin para mitigarlo.
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4. Definir el Alcance de la PMO y su ubicacin en el organigrama institucional, tal como se
recomend anteriormente, es importante que se ubique en una posicin estratgica, para
que pueda tomar decisiones estratgicas.
5. Otro aspecto fundamental es aclarar la autoridad dentro de la PMO, con los Directores de
Proyecto y con el personal de la institucin.
6. Debe darle seguimiento a la implementacin de la PMO, para poder avanzar hacia las
otras etapas propuestas por Taylor, PMO Bsica, PMO estndar, PMO avanzada y Centro
de excelencia.
7. Establecer detalladamente las funciones de la PMO, para evitar que se convierta en
ejecutora de proyectos.
CONCLUSIONES
17
En conclusin, una empresa, debe tener una slida base de conocimientos sobre la
administracin de estos, que sea conocida, aceptada y utilizada por todos sus
colaboradores, lo que le brindar un nivel de madurez cada vez mayor, si establece un
proceso de mejora continua.
RECOMENDACIONES
18
la gestin y enfocar la ejecucin de los proyectos hacia el logro de los objetivos estratgicos.
Una vez que la institucin este enfocad a la Gestin de proyectos se recomienda utilizar la
herramienta de Microsoft Project, para el manejo de los programas.
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BIBLIOGRAFA
Kerzner, H. (2001). Strategic planning for projec Management, using a project management maturity
model. USA. John Wiley & Sons, Inc.
Project Management Institute. (2013). Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del
PMBOK). Quinta edicin. Recuperado de: http://www.pmi.org
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