BASES ADMINISTRATIVAS PARA

LOCACION DE SERVICIOS

PECSA: Gerencia Logistica Jefatura de Compras

3/07/15

TABLA DE CONTENIDO
1.

GENERALIDADES

1.1

OBJETO

1.2

REQUISITOS PARA LOS POSTORES

2.

3
3

CONVOCATORIA

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.1

CRONOGRAMA DE PROCESO

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.2

INVITACIN AL PROCESO.

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.3

CONFIRMACIN DE INVITACIN

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.4

ENVIO DE BASES

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.5

FORMULACIN DE CONSULTAS Y ACLARACIONES

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.6

ABSOLUCIN Y/O

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.7

PRRROGA Y POSTERGACIONES

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.8

RECEPCIN DE PROPUESTAS

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.8.1

VA CORREO ELECTRNICO

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.8.2

ENTREGA DOCUMENTACIN FSICA

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.9

ACLARACIN DE CONSULTAS.

CONTENIDO DE PROPUESTAS

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.9.1

PROPUESTA TCNICA

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.9.2

PROPUESTA COMERCIAL :

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.10

EVALUACIN DE PROPUESTAS

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.11

ADJUDICACIN

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

BUENA PRO

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.11.1

3.

CONDICIONES COMERCIALES

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3.1

PRECIOS

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3.2

FORMA Y TIEMPO DE PAGO

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3.3

GARANTAS / CARTAS FIANZAS

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3.3.1

REQUISITOS

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3.3.2

POR ADELANTOS

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3.3.3

FIEL CUMPLIMIENTO

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3.3.4

EJECUCIN DE GARANTAS

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3.4

PENALIDADES

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3.5

CRONOGRAMA DE TRABAJO

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3.6

ANLISIS DE TRABAJO SEGURO

ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

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3/07/15

1. GENERALIDADES
1.1 Objeto
El objeto del presente documento es el de establecer las bases administrativas y comerciales
convocadas por Peruana de Combustibles SA referidas al concurso para la contratacin de
Mantenimiento preventivo anual de consumidores directos de GLP y redes de distribucin de GLP.

1.2 Requisitos para los postores

Pueden presentarse como postores las empresas y/o cualquier persona jurdica nacional, extranjera
o asociacin de las mismas que hayan recibido las presentes bases por invitacin del rea de compras
de PECSA.
Los postores no debern de tener litigios o reclamos pendientes de solucin con el contratante
Para acreditarse como postor el proveedor deber de haber remitido

Va correo electrnico al rea de compras su confirmacin de participacin dentro del plazo

solicitado

Copia simple del contrato de Confidencialidad firmado por el representante legal adjuntando
copia simple del documento de identidad en los casos en los que haya sido solicitado en el
mail de invitacin, por el convocante

2. CONVOCATORIA
2.1 Cronograma de Proceso
ACTIVIDAD
Invitacin
Envo de bases
Formulacin de consultas y aclaraciones
Absolucin de consultas y aclaraciones
Recepcin de propuestas
Evaluacin de propuestas
Adjudicacin

FECHAS LIMITE
26/06/15
26/06/15
01/07/15 hasta las 12:00 am
03/07/15 hasta las 06:00 pm
06/07/15 hasta las 04:00 pm
07/07/15
09/07/15

2.2 Invitacin al proceso.

La convocatoria se llevara a cabo a travs de un mail de invitacin cursada por el rea de compras a
los participantes y remitida va correo electrnico. Adjunto a la invitacin recibirn:

El contrato de confidencialidad (en los casos que aplique)

La firma de este contrato de confidencialidad ser requisito para participar en el proceso siempre
que implique la entrega de Planos, fotos, informacin etc que PECSA considere confidencial

El Adjudicatario no podr hacer uso, sin permiso escrito por PECSA, de la informacin de
cualquier tipo (tcnica, econmica, etc.), que est relacionada con la documentacin de la peticin
o con los trabajos objeto de esta oferta.

2.3 Confirmacin de Invitacin

Los participantes tendrn 1 da til de plazo para responder al mail de invitacin.
Las confirmaciones de su participacin en el proceso debern ser enviadas a la siguiente direccin
electrnica:
Atencin: Cinthia Daz Real (Analista de compras)
Correo: cdiaz@pecsa.com.pe
En caso de participar el postor deber de remitir va correo electrnico la siguiente documentacin
debidamente firmada y sellada por el representante legal en seal de conformidad:

El contrato de confidencialidad (en los casos que el rea de compras lo solicite)

Copia simple DNI representante legal

Copia de Poderes del representante legal

Referencias comerciales Segn (ANEXO A)

2.4 Envio de bases

Recibidas las confirmaciones de los participantes el rea de compras proceder a remitir las bases
con la informacin tcnica (planos, fotos etc)

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2.5 Formulacin de Consultas y aclaraciones

Las consultas y observaciones de los postores debern de ser enviadas por correo electrnico a la
direccin indicada en el punto 2.3, en el formato (ANEXO B) que se adjunta en la invitacin, siempre
considerando la fecha indicada en el calendario del proceso
Las Consultas y observaciones que se presenten fuera de la fecha y horario establecido, sern
consideradas como no recibidas

2.6 Absolucin y/o aclaracin de consultas.

El rea de compras remitir las respuestas a las consultas recibidas durante el proceso a todos los
participantes en el plazo indicado en el calendario y de ser necesario se coordinara con el rea tcnica
(solicitante) una reunin, no se absolvern consultas y observaciones a las Bases que se presenten
extemporneamente

2.7 Prrroga y Postergaciones

La prrroga de las etapas del proceso sern comunicadas por el rea de compras va correo
electrnico adjuntando el nuevo cronograma a todos los participantes

2.8 Recepcin de Propuestas

Todos los documentos que contengan informacin referida a los requisitos para la admisin de
propuestas se presentarn en idioma castellano, salvo el caso de la informacin tcnica
complementaria contenida en folletos, instructivos, catlogos o similares, que podr ser presentada
en el idioma original. El postor ser responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos.
2.8.1

Va correo electrnico

Las propuestas sern enviadas por correo electrnico a la direccin indicada en el punto 2.3, y en
caso de ser informacin, que por su tamao no pueda ser remitida de ese modo, deber enviarse en
forma fsica incluyendo un CD.

2.9 Contenido de Propuestas

2.9.1

2.9.2

2.10

Propuesta Tcnica
Ver detalle en Bases tcnicas
Propuesta Comercial :
Contrato de confidencialidad firmado por el representante legal en caso aplique.
Oferta Econmica: Deber presentarse por cliente, por zona y en precios unitarios, de
acuerdo a cada instalacin especificada en el ANEXO L conforme a los parmetros
indicados en el ANEXO G y ANEXO H

Evaluacin de Propuestas

Despus de recibidas las propuestas, ya sea que se hayan recibido bajo la modalidad descrita en el
tem 2.7 el comit evaluador revisar las propuestas de cada postor, a fin de verificar que los
documentos presentados sean los solicitados en las Bases.
En el caso que de la revisin de la propuesta se adviertan defectos de forma, tales como errores u
omisiones subsanables en los documentos presentados que no modifiquen el alcance de la propuesta
tcnica y econmica o la omisin de presentacin de uno o ms documentos que acrediten el
cumplimiento de los requerimientos se solicitara a los psteres la subsanacin de la documentacin
en un plazo no mayor de 24 horas. En el caso de advertirse que la propuesta no cumple con lo
requerido por las Bases, y no se encuentre dentro de los supuestos sealados en el prrafo anterior,
no ser tomada en cuenta, tenindola por no admitida

2.11

Adjudicacin

2.11.1 Buena Pro

La Buena Pro se adjudicar a la oferta que considere el mejor plazo, precios, alcances adecuados
para ejecutar los trabajos con calidad, seguridad, y dentro de todas las condiciones definidos en la
oferta.
La comunicacin al ganador se realizara a travs de una comunicacin remitida por el rea de compras
va correo electrnico segn cronograma del proceso, posteriormente se remitir la orden de compra

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Con la recepcin de la carta de adjudicacin el proveedor deber remitir la Matriz IPER (en los
procesos en que aplique)
Es requisito para el inicio de los servicios que el proveedor haya :

Firmado el contrato legal

Haber recibido la aprobacin de la Gerencia de QHSE y Seguridad de la matriz IPER (Matriz

de Identificacin de peligros y evaluacin de riesgos) en los proceso en los que aplique
Para la firma del contrato el proveedor deber remitir la siguiente documentacin

Copia simple de la vigencia de poderes del representante legal emitida por Registros Pblicos
con una antigedad no mayor a 30 das calendario

Copia simple de la Constitucin de la Empresa

Copia Simple Ruc de la empresa

Copia simple del dni del representante legal

Toda documentacin que le sea requerida por PECSA, tanto en plazo como en cantidad, as
como cualquier otra informacin o documento de cualquier ndole que pudieran requerir las
normas o reglamentaciones aplicables al suministro y/o servicio.

3. CONDICIONES COMERCIALES
3.1 Precios

La propuesta se presentar a PRECIOS UNITARIOS

La propuesta no incluir Impuesto General a las Ventas.
La propuesta se presentar en nuevos soles.
La propuesta debe tener una validez de 60 das calendario.
La propuesta adjudicada tendr vigente sus costos hasta el 31 de diciembre del 2015.

3.2 Forma y Tiempo de pago

Factura a 45 das de recepcionada por la corporacin PECSA; para lo cual deber adjuntar
El acta de conformidad de servicio firmado por el cliente y el Representante autorizado de
..PECSA luego de culminado el servicio
Orden de compra
Copia del registro de la factura ingresada al portal de PECSA
Las facturas incorrectamente presentadas sern devueltas al contratista/Proveedor para su
subsanacin, rigiendo el plazo desde que sean correctamente presentadas.

Se establece como medio de pago la transferencia bancaria o el cheque nominativo.

3.3 Garantas / Cartas fianzas
3.3.1

Requisitos

Las garantas que se presenten debern ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realizacin
automtica en el pas al slo requerimiento de PECSA Asimismo, deben ser emitidas por entidades
que se encuentren bajo la supervisin de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras
Privadas de Fondos de Pensiones, y deben estar autorizadas para emitir garantas; o estar
consideradas en la lista actualizada de bancos extranjeros de primera categora que peridicamente
publica el Banco Central de Reserva del Per.
Cuando se aprueben adicionales, siempre y cuando afecte el plazo. el contratista ampliar el plazo de
las garantas que hubiere otorgado
Asimismo las cartas fianzas debern ser revisadas y aceptadas expresamente a satisfaccin de
PECSA para que se d por cumplida la obligacin a cargo de EL CONTRATISTA segn lo previsto en
esta Clusula de tal manera que quede constancia, expresamente que se han cumplido a su entera
satisfaccin las respectivas obligaciones de EL CONTRATISTA que se encuentren garantizadas con
la(s) correspondiente(s) Carta(s) Fianza(s) Bancaria

3.3.2

Por Adelantos

En caso de que el contratista requiera, PECSA dar un adelanto mximo del 20% del valor total de la
propuesta ganadora. Este adelanto deber ser garantizado mediante carta fianza correspondiente al
100% del monto del anticipo.
5

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Presentar Carta Fianza por el 100% del monto adelanto

Es requisito que la carta fianza se encuentre vigente hasta que culmine de descontar el adelanto.

PECSA se obliga entregar el adelanto, nicamente cuando se haya recepcionado la Carta

Fianza para dichos efectos, el proveedor deber entregara a PECSA la factura
correspondiente al adelanto del servicio que se le otorgue
Las valorizaciones estarn afectas a descuento del 20% a fin de amortizar el monto correspondiente
al anticipo indicado en el prrafo anterior.
La Carta Fianza ser devuelta al proveedor cuando se haya terminado de realizar los descuentos
Correspondientes al 100% del valor del adelanto otorgado
Las valorizaciones presentadas sern aprobadas para pago slo si estn debidamente firmadas por
el Responsable del Servicio del contratista y el Supervisor del Servicio asignado por PECSA,.
Una vez aprobada la valorizacin por personal autorizado de PECSA; el contratista presentar su
factura por el monto aprobado a las oficinas de PECSA en Lima. La factura se cancelar a los 45 das
de recepcin en caja de la factura.
Todos los montos sern facturados y cancelados en Nuevos Soles

3.3.3

Fiel cumplimiento

Presentacin de Carta Fianza Bancaria de Fiel Cumplimiento, incondicional, solidaria, irrevocable y de

realizacin automtica por un valor igual al 10% del monto de servicio. La misma que deber garantizar
el cumplimiento de los trabajos concursados
La carta deber de estar vigente durante todo el plazo de ejecucin del servicio hasta 30 das
calendarios posteriores a la firma del acta de Recepcin Final de servicio, fecha en la cual ser
devuelta la carta fianza.
La presentacin de la carta fianza aplica para adjudicaciones mayores a S/100,000 (Cien mil nuevos
soles y 00/100)

3.3.4

Ejecucin de garantas

Las garantas se ejecutarn a simple requerimiento de PECSA en los siguientes supuestos

Tratndose de las garantas por adelantos, no corresponde devolucin alguna por

entenderse amortizado el adelanto otorgado
La garanta de fiel cumplimiento se ejecutara en su totalidad solo :
-Cuando la resolucin sea por causas imputables al proveedor, cuando no se haya cumplido
con lo estipulado en las bases sea el caso de incumplimiento parcial, total o defectuoso de
las obligaciones.
- Por incumplimiento a las normas legales que se encuentren afectas por el presente

contrato
-Resolucin anticipada del contrato por parte del proveedor
3.4 Penalidades
Las penalidades descritas en el formato de Acuerdos de Nivel de servicio ( ANEXO C) el cual
forma parte integrante del presente concurso
Esta penalidad no podrn ser superiores al diez por ciento (10%) del monto total del servicio
El valor de las penalidades ser descontado del saldo pendiente de pago, por lo tanto, PECSA le
pagar al proveedor nica y exclusivamente los costos reales ejecutados, reservndose el derecho
de descontar de dicho pago el monto que le adeude el proveedor por daos y perjuicios.

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3.5 Cronograma de trabajo

El proveedor deber cumplir con el cronograma de trabajo conforme a lo indicado en el (ANEXO D)
y conforme al da indicado por el rea de Mantenimiento

3.6 Seguridad y Salud en el trabajo

El proveedor deber remitir de forma obligatoria junto con la oferta (tcnica y econmica) el
formato debidamente firmado de Lineamientos HSE para proveedores y contratistas
(ANEXO F) el cual forma parte de las presentes bases.
.

CRITERIOS DE EVALUACION
EVALUACIN TCNICA
Es de exclusiva responsabilidad del Comit evaluador que los factores permitan la seleccin
de la mejor oferta en relacin con la necesidad que se requiere satisfacer.
I. FACTORES DE EVALUACIN PARA LA CONTRATACIN DE LA EJECUCIN DEL
SERVICIO
Puntos a evaluarse:
FACTORES DE EVALUACIN - OBLIGATORIOS
A.

CUMPLIMIENTO DE ALCANCE
Criterio:
Alcance de la Cotizacin
Se evaluar si cumple con las caractersticas tcnicas
especificadas en el Anexo G y Anexo H y si aporta mayor
informacin a lo solicitado.
Alcance de Calidad
Se evaluar si cumple con las caractersticas tcnicas de los
materiales de acuerdo a lo especificado en las bases
tcnicas, adicionalmente se evaluara el personal tcnico si
cuenta con alguna certificacin u homologacin para los
trabajos a realizar.

B.

EXPERIENCIA EN EL RUBRO (PROFESIONALES)

Criterio:
Se evaluar los aos de experiencia del personal propuesto en
el servicio que se est licitando.
Tcnicos especializados en GLP con experiencia en
Consumidores directos de GLP.

PUNTAJE / METODOLOGA
PARA SU ASIGNACIN1
(De 0 hasta 5 puntos)

No cumpli
=0puntos
Incompleto
=2puntos
Conforme a lo solicitado
= 3 puntos
Con informacin adicional
= 5 puntos

(De 2 hasta 5 puntos)

AOS
Entre 01 y hasta 2 aos
=2puntos
Entre 02 y hasta 4 aos
= 3 puntos

Ingeniero Colegiado quien firma las Actas/certificados Entre 04 y hasta 6 aos

respectivos (en Ingeniera Industrial, Mecnico, Mecnico- = 4 puntos
Electricista, Petrleo o Gas) con experiencia en GLP.
Entre 10 a ms

Ingeniero Colegiado quien firma el Protocolo de Prueba de = 5 puntos

Hermeticidad y la supervisin debe ser realizada por un
Bachiller en Ingeniera Industrial, Mecnico, Petrleo o Gas con
experiencia en GLP.
Acreditacin:

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PUNTAJE / METODOLOGA
PARA SU ASIGNACIN1

FACTORES DE EVALUACIN - OBLIGATORIOS

El postor lo indicara dentro de su propuesta tcnica la
experiencia en el servicio mediante acreditacin (certificados)
de haber participado en por lo menos 02 proyectos.
Los tcnicos especializados se acreditaran con copia simple
de estudios y constancias de trabajo.
C.

GARANTIA PROPUESTA
Criterio:
Se evaluar el tiempo de garanta por el servicio brindado.

(De 3 hasta 5 puntos)

Cumple con el plazo estimado

= 3 puntos
Entre 07-09 meses
= 4 puntos
Tiempo de 10 meses-1 ao
= 5puntos.

D.

TIEMPO DE RESPUESTA POR GARANTIA EN CASO DE

(De 0 hasta 5 puntos)
FALLAS
Criterio:
No cumpli dentro del tiempo
Se asignaran los puntajes de acuerdo a la siguiente :
estimado
=2puntos

A. Tiempo de respuesta por temas de garanta del

servicio, tiempo de despacho, stock de materiales y
accesorios.
B. Disponibilidad de personal tcnico para levantamiento
de observaciones por temas de garanta.

Cumple con el tiempo

estimado pero con
observaciones
= 3 puntos
Conforme a lo solicitado
= 4 puntos

Acreditacin:
El postor indicara en su propuesta tcnica que cuenta con Con un menor tiempo al
personal tcnico disponible en caso se cuente con fallas por estimado
tema de garanta (indicarlo con un documento de compromiso = 5 puntos
Obligatorio).
.

EVALUACIN COMERCIAL
De acuerdo con las Bases deben consignar los siguientes factores de evaluacin,
necesariamente:

FACTORES DE EVALUACIN - OBLIGATORIOS

A.

COSTO DEL SERVICIO

Criterio:
Se asignara el mayor puntaje al menor monto, y puntajes
inversamente proporcionales a los dems montos

PUNTAJE / METODOLOGA
PARA SU ASIGNACIN2
(De 0 hasta 5 puntos)

Acreditacin:
El postor lo indicara dentro de su propuesta econmica.

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FACTORES DE EVALUACIN - OBLIGATORIOS

B.

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PUNTAJE / METODOLOGA
PARA SU ASIGNACIN2

(De 2 hasta 5 puntos)

FORMA DE PAGO
Criterio:
Se asigna el mayor puntaje a la propuesta que consigue el
mayor crdito a favor de PECSA respecto a la distribucin de
Factura 45 das
= 4 puntos
los montos de pago en las fechas programadas, el resto de
puntajes se reparte directamente proporcional respecto a esta Factura 60 das
= 5 puntos
evaluacin.

Acreditacin:
El postor lo indicara dentro de su propuesta comercial.
C.

EXPERIENCIA DEL POSTOR

Criterio:
Se evaluar considerando el monto facturado acumulado por
el postor correspondiente a servicios segn proceso en
mencin, durante los 02 ltimos aos (Enero 2013 en adelante)
a la fecha de presentacin de propuestas, hasta por un monto
mximo acumulado equivalente a S/. 20,000.00 (Valor
Referencial (V.R.)).

(De 0 hasta 5 puntos)

M < V.R.

= 0 puntos

M = V.R.

= 2 puntos

M >= 2 veces V.R. = 3 puntos

M >= 3 veces V.R. = 4 puntos

M >= 4 veces V.R. = 5 puntos

Acreditacin:
La experiencia se acreditar mediante copia simple de:
contratos, OC y/o facturas. Dicha documentacin podr ser
sustentada con las respectivas actas de recepcin y
conformidad; contratos y sus respectivas resoluciones de
liquidacin; o contratos y cualquier otra documentacin de la
cual se desprenda fehacientemente que la obra fue concluida,
as como su monto total.

En los casos que se acredite experiencia con contratos en los

que se particip en consorcio, deber presentarse la promesa
formal de consorcio o el contrato de consorcio del cual se
desprenda fehacientemente el porcentaje de las obligaciones
que se asumi en el contrato presentado; de lo contrario, no se
computar la experiencia proveniente de dicho contrato.
Sin perjuicio de lo anterior, los postores deben llenar y
presentar Cuadro de Referencias Comerciales referido a la
Experiencia del Postor en los servicios solicitados (dicho
cuadro se adjuntara en la invitacin).
D.

CUMPLIMIENTO DOCUMENTARIO COMERCIAL

(De 0 hasta 5 puntos)

Criterio:
Se asignaran los puntajes por la presentacin de los siguientes
documentos:
No

presento
estipulados
C. Formato de cantidades y precios / condiciones = 0 puntos

documentos

comerciales Anlisis de precios unitarios Segn

Presentacin del Anexo C y D
ANEXO L
= 2 puntos
D. Detalle de equipos a emplear.
E. Medidas de salud y seguridad.
Acreditacin:
El postor lo indicara dentro de su propuesta comercial

Presentacin
documentos
=5 puntos.

de

todos

los