CLASES DE DOCUMENTOS

1. DOCUMENTO PBLICO: De conformidad con el artculo 251 del C.P.C., es

documento pblico el otorgado por el funcionario pblico en ejercicio de su cargo o
con su intervencin. Si es un escrito, se denomina instrumento, y cuando es otorgado
por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo
protocolo, se denomina escritura pblica. Los dems son documentos privados.
Documento pblico es el documento expedido por el Estado. Vale decir, es el
documento escrito por funcionario pblico en ejercicio de funcin definida en ley o
reglamento. El ejercicio de la actividad estatal, que es factor preponderante para
imprimir a un documento el carcter de pblico, puede verificarse en los tres poderes
(legislativo, ejecutivo y judicial) a travs de la accin de cualquiera de sus elementos
funcionales, desde el ms alto grado hasta el que ocupe el ltimo en la escala
jerrquica, siempre que acte en el desempeo de su oficio. La naturaleza del
documento pblico le viene de su origen oficial, del hecho de haber sido expedido en
ejercicio de funcin pblica y no de la categora de su autor. Sea sta cual fuere, el
documento ser de carcter particular siempre que no se encuadre entre los que el
funcionario tiene que emitir en ejercicio de su funcin, de acuerdo con la ley o
reglamento que define sus atribuciones, hiptesis en la cual es el individuo y no el
Estado quien estar expidiendo el documento.
Por lo tanto, son documentos pblicos los escritos, planos, croquis, fotografas,
provenientes de funcionarios que ejerzan cargos por autoridad pblica, en ejercicio de
sus funciones; las copias de los documentos pblicos expedidas formalmente por
ellos (art. 254 C.P.C.); las certificaciones de los jueces y magistrados sobre hechos
que pasan ante ellos en ejercicio de sus funciones y de que no quede dato en el
proceso, y sobre existencia de procesos y ejecutoria de providencias (arts. 116 y 262);
los certificados de quienes llevan el registro del estado civil de las personas (inclusive
prrocos), dados con insercin de las actas correspondientes y los originales de esos
registros (art.262); los peridicos y dems publicaciones oficiales (art. 263 C.P.C.);
los informes administrativos de funcionarios pblicos sobre hechos conocidos en
ejercicio del cargo, porque son una especie de certificacin de tales hechos o de
documento pblico testimonial; los informes tcnicos sobre las causas y
circunstancias de accidentes de aviacin, de la comisin designada por la Direccin
de Aeronutica Civil, tienen valor probatorio de acuerdo con el artculo 37 de la ley
89 de 1938, mientras no se desvirten en el proceso, lo mismo frente a la empresa
area que frente a quienes la demanden por motivo del accidente; esta doctrina es

aplicable a todos los informes tcnicos oficiales rendidos con los requisitos sealados
en el art.243 C.P.C.
Clasificacin de los documentos pblicos

Ad substantiam actus: Aquellos cuya falta no puede suplirse por otra prueba, en
los actos y contratos en que la ley requiere esa solemnidad, so pena de ser
considerados inexistentes. Es la exigencia de que la hipoteca, verbigracia, deba
hacerse constar por escritura pblica debidamente registrada en la oficina de
registro de instrumentos pblicos, puesto que la omisin de tal requisito hace que
sta sea inexistente.

Ad probationem: Son aquellos que las partes deciden redactar en escritura

pblica para mejor seguridad, sin que medie exigencia legal para ello.

Son ejemplos de documentos pblicos:

Certificaciones
Resoluciones
Decretos
Sentencias
Constancias
Sellos de oficinas pblicas o notariales
Actas de matrimonio
Partidas de matrimonio o de bautizo (tan solo las catlicas apostlicas romanas en
virtud de que han sido expedidas por autoridad eclesistica vaticana bajo
concordato vigente. Las dems sern documentos privados registrables.).
Documentos creados por autoridad civil, administrativa o judicial extranjera.

2. DOCUMENTO PRIVADO: Agrega el C.P.C. que es el que no rene los requisitos

para ser documento pblico. El documento privado, sostiene Boffi Boggiero, puede
definirse como el que otorgan las partes sin necesidad de autorizacin de un
funcionario pblico. Por eso se le ha llamado autgrafo, obra de ellos en su privada
relacin, y no como acontece en el documento pblico, que es denominado
hetergrafo, desde que traduce la obra de un tercero, el funcionario pblico
autorizante, competente, imparcial e investido de fe pblica.

La funcin del documento privado consiste fundamentalmente en probar hechos

jurdicos en sus ms variadas especies. Hay multitud de documentos privados, entre
los que son de citar: pagar, abonar, obligacin o conocimiento, recibo, carta de
pato, finiquito o resguardo, escritura privada, convenio o contrato, libro de cuentas,
libro de inventarios, etc. Si fue reconocido legalmente, el documento privado tendr
el mismo valor que la escritura pblica entre los que hubiesen suscrito y sus
causahabientes.
En el rgimen legal de la prueba documental, la eficacia probatoria de un documento
privado est indisolublemente ligada, de una parte, a su origen o a su etiologa, esto
es, segn provenga de una de las partes o de un tercero, y de la otra, si es de
contenido dispositivo, representativo o meramente declarativo.
En tratndose de los documentos de naturaleza dispositiva y representativa, su valor
probatorio depender de la autenticidad, sin importar si provienen de una de las
partes o de un tercero. Por consiguiente, mientras no se tenga certeza sobre quien es
el autor del documento, no se le podr dar crdito a su contenido, en los trminos de
los artculos 258 y 264 C.P.C., sin perjuicio, por supuesto, de la valoracin que debe
hacer el juez conforme a las reglas de la sana critica (art. 187 CP.C.).
Por el contrario, cuando se trate de documentos declarativos, su eficacia probatoria
estar condicionada al carcter autentico del mismo, nicamente cuando provenga de
una de las partes, tanto ms si son de contenido confesional; pero si dichos
documentos emanan de un tercero, podr el Juez estimarlos sin necesidad de
ratificar su contenido, salvo que la parte contraria solicite su ratificacin.
No sern documentos pblicos:

Diplomas de universidades no estatales

Certificados y constancias de universidades no estatales
Certificaciones mdicas
Constancias de trabajo
Documentos expedidos o creados en el extranjero en los que no interviene
autoridad pblica, salvo los notariales.

3. DOCUMENTO REPRESENTATIVO: Es representativo el documento que no

contiene expresin de voluntad. Aqul que simplemente plasma un hecho o una
versin del hecho. Son ejemplos de documentos representativos los cuadros

reproductivos o de impresin (que no dejan mensajes), las fotografas no editadas, las

grabaciones digitales o magnetofnicas, etc.

4. DOCUMENTO DECLARATIVO: Es aquel que, adems de ser creado por la

persona humana, tiene como fin realizar una manifestacin que busque una
consecuencia frente a terceros, sin que ello implique necesariamente la creacin de
una obligacin. Sern declarativos los testimonios, los pagars, las confesiones, etc.
Un documento declarativo puede ser:
A.- De simple ciencia, como los testimonios y las confesiones o
B.- Dispositivo, como un pagar, un contrato, una propuesta de negocios (oferta).

5. DOCUMENTO AUTENTICO: Es autntico un documento cuando existe certeza

sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. No es lo mismo
documento autntico que autenticado.
El documento pblico se presume autntico mientras no se compruebe lo contrario
mediante tacha de falsedad. La tacha de falsedad est ligada al principio de
preclusin de los actos procesales. No es lo mismo la tacha que el desconocimiento.
La primera la debe formular el presunto autor, el segundo los herederos del presunto
autor.
El documento privado no autntico lo ser en los siguientes casos:

Si ha sido reconocido ante el juez o notario.

Si judicialmente se orden tenerlo por reconocido.
Si fue inscrito en un registro pblico a peticin de quien lo firm. Ejemplo: Los
que se agregan a una escritura pblica, tales como cartas de autorizacin cuando
los poderes o la representacin legal tienen restricciones.
Si habindose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido
manuscrito por la parte contra quien se opone, sta no lo tach de falso
oportunamente, o los sucesores del causante a quien se atribuye dejaren de hacer
la manifestacin contemplada en el inciso segundo del artculo 289, esto es, la
simple manifestacin de no reconocer la firma del documento.

Si habindose aportado a un proceso y afirmado que la voz o que la imagen que

aparece en una reproduccin mecnica es de la parte contra quien se aducen, ella
no la desconoce o tacha de falso el documento.
Si la parte que lo suscribe lo aporta a un proceso judicial.
Si se declar autntico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con
audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en la diligencia
de reconocimiento de que trata el artculo 274.

Presuncin de autenticidad
Se presumen autnticos los siguientes documentos:

Los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma.

El contenido y las firmas de plizas de seguros y recibos de pago de sus primas.
Los certificados, recibos, bonos y ttulos de inversin en establecimientos de
crdito y los contratos de prenda con stos.
Las cartas de crdito.
Los contratos de cuentas corrientes bancarias y los extractos del movimiento de
stas y de cuentas con aquellos establecimientos.
Los recibos de consignacin.
Los comprobantes de crditos, de dbitos y de entrega de chequeras, emitidos por
los mismos establecimientos de crdito.
Los ttulos de acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por stas.
Los ttulos valores, certificados y ttulos de almacenes generales de depsito.
Todos los documentos que renan los requisitos establecidos en el artculo 488
del CPC, cuando de ellos se pretenda derivar ttulo ejecutivo.
Los memoriales presentados para que formen parte del expediente, salvo aquellos
que impliquen o comporten disposicin del derecho en litigio y los poderes
otorgados a apoderados judiciales que, en todo caso, requerirn de presentacin
personal o autenticacin.

Finalmente, segn lo previsto en la Ley 1395 de 2010 que reform el numeral cuarto
del artculo 252 del Cdigo de Procedimiento Civil, en todos los procesos, los
documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados
en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines
probatorios, se presumirn autnticos, sin necesidad de presentacin personal ni

autenticacin. Esta presuncin no aplicar a los documentos emanados de terceros de

naturaleza dispositiva.
La anterior presuncin tambin se extiende a la demanda, pues segn lo prescrito en
el artculo 41 de la Ley 1395 de 2010, la demanda con que se promueva cualquier
proceso, firmada por el demandante o su apoderado, se presume autntica y no
requiere presentacin personal ni autenticacin, situacin que no se predica del poder,
el cual s deber suscribirse personalmente por el otorgante.

6. DOCUEMNTO AUTENTICADO: Es aquel que, siendo reproduccin mecnica o

manual, lleva la certificacin de juez, notario o funcionario, de ser fiel copia del
original. La redaccin civil es infortunada por cuanto confunde en varias normas los
conceptos autntico y autenticado. En la autenticacin, el notario testimonia que la
firma de un documento fue puesta en su presencia o corresponde con la registrada, en
tanto que en el reconocimiento da fe de la comparecencia o interesado, quien es el
que emite la declaracin de certeza del documento y correspondencia de la firma con
la suya. La autenticacin no confiere mayor fuerza a la de que por si tiene el
documento y slo procede respecto de documentos de los cuales no emanen
directamente obligaciones, en tanto que el reconocimiento se aplica a los documentos
privados que contengan obligaciones y da plena autenticidad y fecha cierta al
documento privado.

7. DOCUMENTO NARRATIVO: Es aquel que contiene la narracin de hechos o

acontecimientos que se desarrollan o que se producen a lo largo de un tiempo
determinado y que, normalmente, da como resultado la variacin o transformacin,
en el sentido que sea, de la situacin inicial.

8. INSTRUMENTO PUBLICO: Documento que otorgado por competente

funcionario y con las solemnidades legales, hace plena prueba de haberse otorgado y
de su fecha, pero no en cuanto a la verdad de las declaraciones que en l hayan hecho
los interesados. Sern considerados como instrumentos pblicos en juicio, siempre
que en su otorgamiento se hayan cumplido las disposiciones legales que dan este
carcter:

Los documentos originales.

Las copias dadas con los requisitos que las leyes prescriban para que hagan fe
respecto de toda persona, o, a lo menos, respecto de aquella contra quien se
hacen valer.

Las copias que, obtenidas sin estos requisitos, no sean objetadas como
inexactas por la parte contraria dentro de los tres das siguientes a aquel en
que se le dio conocimiento de ellas.

Las copias que, objetadas en el caso del nmero anterior, sean cotejadas y
halladas conforme con sus originales o con otras copias que hagan fe respecto
de la parte contraria.

Los testimonios que el tribunal mande agregar durante el juicio, autorizados

por su secretario u otro funcionario competente y sacado de los originales o
de copias que renan las condiciones indicadas en el nmero anterior.

De la definicin se desprende que lo caracterizan los siguientes requisitos:

Debe ser autorizado por un funcionario pblico.

El funcionario debe ser competente en cuanto a la materia a la que el
instrumento se refiere y en cuanto al lugar que lo autoriza (competencia en
cuanto la materia y en cuanto al territorio).

El instrumento debe otorgarse con las formalidades que la ley seala, las
cuales varan segn el caso.

9. TITULOS VALORES: A la luz del articulo 619 C.Co. Los ttulos valores son
documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autnomo que
en ellos se incorpora, pueden ser de contenido crediticio, corporativo o de
participacin y de tradicin o representativo de mercancas.
Desde el punto de vista material el ttulo valor es un documento escrito, siempre
firmado (unilateralmente) por el deudor; es adems un pedazo de papel que contiene
diversas menciones. En un segundo plano, se define al ttulo valor como un derecho
en beneficio de una persona. El derecho consignado en el documento, nace con la
creacin de ste. Tiene un valor en la actividad econmica en general y en los
negocios mercantiles en especial, por ello y para el desarrollo de la economa de un
pas, interesa que el titulo como valor en s mismo, pueda entrar en circulacin

econmica como los dems bienes. Quien suscribe un ttulo valor se obliga a una
prestacin frente al poseedor del ttulo, o quin resulte tal, y no subordina esa
obligacin a ninguna aceptacin, ni a ninguna contraprestacin.

Clasificacin de los ttulos valores

Segn su derecho incorporado:

Ttulos jurdicos-obligacionales o cambiarios: Se definen como aquellos que

incorporan un derecho de crdito. Ej. Cheque, letra de cambio, pagar, etc.

Ttulos jurdicos-personales o de participacin: Estos se definen como

aquellos que atribuyen a su titular una determinada posicin en el mbito de una
entidad organizada. Ej. Las acciones de una S.A.

Ttulos jurdicos-reales o de tradicin: Vienen definidos como aquellos que

incorporan la posesin y en muchos casos la disponibilidad de unas determinadas
mercancas. Ej. Un resguardo de depsito en almacenes generales.

Segn la circulacin:

Ttulos nominativos: Se definen como aquellos que designan como titular a una
persona determinada, persona cuya titularidad se recoge en el propio ttulo valor.
El ejemplo ms claro lo constituye el cheque nominativo. Estn sometidos a un
rgimen de transmisin restrictivo, ostentando un grado de transmisibilidad de
grado mnimo. La principal restriccin operativa que se impone a la
transmisibilidad es la que se concreta en el deber de comunicacin de la
transmisin ya que para que surta efectos deben cumplirse ciertos deberes de
comunicacin. S el ttulo valor nominativo est emitido individualmente, la
comunicacin debe dirigirse al deudor, s no, este puede negarse a pagar al nuevo
acreedor. S por el contrario el ttulo valor nominativo est emitido en serie, la
comunicacin deber emitirse al emisor.

Ttulos valores a la orden: Son aquellos que designan como titular a una
persona determinada pero permiten la designacin de otros titulares en el propio
documento. Ej. Letra de cambio: aqu aparece un titular originario llamado

librador si bien este puede transmitir a travs del endoso a un nuevo tomador.
Esto representa una transmisibilidad de grado medio.

Ttulos valores al portador: Son aquellos que legitiman como titular al mero
poseedor siempre que exista justa causa determinante de la transferencia
posesoria (legtima al poseedor causal). Los ttulos valores se transmiten a travs
de la mera transferencia posesoria siempre que esta obedezca a una causa lcita.

10. DOCUMENTOS QUE PRESTAN MERITO EJECUTIVO: Sabido es que el

incumplimiento de una obligacin plasmada en una letra de cambio, un pagare, un
cheque, genera la iniciacin de un proceso ejecutivo, ya que son ttulos valores y
prestan merito ejecutivo; un proceso ejecutivo no es ms que la peticin que se hace
a una autoridad judicial de que expida una orden de pago con una fecha lmite, la
cual si no se cumple se procede a ejecutar al deudor.
Pero no solamente los ttulos valores como tal prestan merito ejecutivo, basta que
exista una obligacin clara expresa y exigible para que un documento preste merito
ejecutivo, por ejemplo: una sentencia judicial presta merito ejecutivo y no es un ttulo
valor.
Al respecto el artculo 488 del cdigo de procedimiento civil dice lo siguiente:
Pueden demandarse ejecutivamente las obligaciones expresas, claras y exigibles
que consten en documentos que provengan del deudor o de su causante y constituyan
plena prueba contra l, o las que emanen de una sentencia de condena proferida por
juez o tribunal de cualquier jurisdiccin, o de otra providencia judicial que tenga
fuerza ejecutiva conforme a la ley, o de las providencias que en procesos contencioso
- administrativos o de polica aprueben liquidacin de costas o sealen honorarios
de auxiliares de la justicia.
La confesin hecha en el curso de un proceso no constituye ttulo ejecutivo, pero s la
que conste en el interrogatorio previsto en el artculo 294.
Entonces para que un documento preste merito ejecutivo, adems de contener una
obligacin clara, expresa y exigible, segn lo establecido en el artculo mencionado
anteriormente, dicho documento debe provenir del deudor o de su causante y tambin
debe constituir plena prueba contra l, es decir, que no debe haber duda de que la
firma es del deudor de la obligacin que se demanda ejecutivamente.

En sntesis pueden demandarse por medio de accin ejecutiva, los siguientes ttulos
valores: letra de cambio, pagare, cheque, bonos, certificados de depsitos y bonos de
prenda, carta de porte y conocimiento de embarque, facturas cambiarias. Pero no
olvidemos que tambin prestan merito ejecutivo otros documentos tales como la
sentencias judiciales de condena, las actas de conciliacin, etc.

11. PROVIDENCIAS JUDICIALES: En Derecho procesal resolucin judicial no

fundada expresamente. que decide sobre cuestiones de trmite y peticiones
secundarias o accidentales. Las providencias se limitarn a la determinacin de la
fecha. la determinacin o decisin que se adopte y el nombre del juez o tribunal que
las dicta.
12. LEYES: Constituye la ley una de las fuentes, tal vez la principal, del Derecho. En
sentido amplio, se entiende por ley toda norma jurdica reguladora de los actos y de
las relaciones humanas, aplicable en determinados tiempo y lugar. Dentro de esa
idea, sera ley todo precepto dictado por autoridad competente, mandado o
prohibiendo una cosa en consonancia con la justicia y para el bien de los gobernados.
As, entraran dentro del concepto no solo la ley en sentido restringido o propio,
como norma jurdica elaborada por los rganos estatales con potestad legislativa que
en los regmenes constitucionales son el Congreso y el Jefe de Estado que sanciona y
promulga, sino tambin los reglamentos, ordenanzas, rdenes, decretos, etc. dictados
por una autoridad en ejercicio de sus funciones.
13. DECRETOS LEYES: Delegacin expresa y especial del Poder legislativo, ante
circunstancias excepcionales, a favor del Poder ejecutivo. Disposicin de carcter
legislativo que, sin ser sometida al rgano adecuado, se promulga por el poder
ejecutivo, en virtud de alguna excepcin circunstancial o permanente, previamente
determinada.
14. DECRETOS: Disposicin o resolucin dictada por la Autoridad en asuntos de su
competencia.
15. RESOLUCIONES: Trmino genrico con el que se designa las decisiones y
medidas de publicidad y ejecucin de las leyes, adoptadas por los ministros y otras
autoridades administrativas. Las resoluciones se hacen constar por escrito respetando
una forma administrativa.
16. CDIGOS: Del latn Codex, con varias significaciones; entre ellas la principal de
las jurdicas actuales: coleccin sistemtica de leyes.

17. TRATADOS: Acuerdo entre Estados celebrado para ordenar sus relaciones
recprocas en materia cultural, econmica, etc., o para resolver un conflicto surgido
entre ellos, o para prevenirlo.
18. ORDENANZAS: Conjunto de normas relativas a una rama de la administracin
pblica. Esta palabra se emplea tambin como sinnima de reglamento. Documentos
o textos legales que contienen las normas referentes a la organizacin y desarrollo de
la vida departamental cuando toca especialmente a los servicios pblicos.
19. ACUERDOS: Documentos o textos legales que contienen las normas referentes a la
organizacin y desarrollo de la vida municipal
20. PERIDICOS: Medio de comunicacin impreso por medio del cual se informa los
acontecimientos del diario vivir, algunos de estos son especializados como el ejemplo
del diario oficial en el cual se publican todas las leyes de la repblica.
21. OTRAS CLASES NARRATIVAS REPRESENTATIVAS O MIXTAS:
Fotografas, Videograbaciones, Documentos electrnicos, Contratos, etc.