E.T.R.C.

FELIPE GUEVARA ROJAS

COORDINACIN DE PASANTIAS
BARCELONA ESTADO ANZOATEGUI

ELABORACION DE ORDENES DE COMPRA Y COMPROBANTES

DE EGRESO EN EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DEL
AMBULATORIO DR. JOS DAVID SAMBRANO - GUANTA
ESTADO ANZOATEGUI.

INFORME DE PASANTIAS PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA

OPTAR AL TITULO DE EDUCACIN MEDIA TECNICA (CONTABILIDAD)

TUTOR ACADEMICO
Profesora: Erick Amarista

AUTOR:
Alexandra Gil
C.I. 26.346.424

TUTOR EMPRESARIAL
Lcda. Aura Ordaz.
BARCELONA, JULIO 2014

AGRADECIMIENTO

Primeramente doy gracias a Dios, por ser mi mejor amigo, haberme dado
fuerza y valor para alcanzar esta meta, darme la bendicin y oportunidad de
poder vencer todos los obstculos y alcanzar este triunfo.

A mi Madre Eunelis Gil, a mi Abuela Nlida Gil

Al Ambulatorio Dr. Jos David Sambrano a su personal, por su tiempo y

colaboracin, brindndome la posibilidad de poner en prctica los
conocimientos adquiridos en mi periodo de estudio en estas pasantas y poder
cumplir as con este requisito que me permitir obtener mi ttulo Educacin
Media Tcnica (contabilidad).

Al E.T.R.C. Felipe Guevara Rojas, por permitir que me formara en sus

aulas y contar con un grupo de profesionales que da a da nos dieron sus
conocimientos para prepararnos mejor...

INTRODUCCIN
Cuando se estudia para obtener el ttulo de Educacin Media tcnica, no
solo se adquiere conocimiento tambin se abren nuevas puertas y
oportunidades en el campo laboral. Por medio de las pasantas el estudio
logra acumular un sin nmeros de experiencias, las cuales nos permite poner
en prctica todo lo adquirido a lo largo del adiestramiento prestado por la
E.T.R.C. Dr. Felipe Guevara Rojas
Este informe tiene como objetivo presentar el desarrollo de las actividades
realizadas durante el periodo de pasanta en el departamento de
administracin del ambulatorio Dr. Jos David Sambrano de Guanta, como
requisito precedente de la respectiva Unidad Educativa antes mencionada
para obtener el ttulo de Medio Tcnico en Contabilidad
Las pasantas tambin representan un reto importante en la vida del joven,
porque por medio de ellas prueba su madurez y seriedad junto con la
disponibilidad para aprender nuevas estrategias que solo se obtiene con la
prctica y a su vez mejorar las ya existentes
Esta organizacin me brind la oportunidad y apoyo en este programa de
pasanta, siendo esta Institucin el ente facilitador, en este caso en particular;
un centro de salud pblica el cual est ubicado en el sector la Montaita de
Guanta - Estado Anzotegui.

El perodo de pasanta es un requisito indispensable para la obtencin del

ttulo, es una gran oportunidad para poder desarrollar los conocimientos
adquirido durante el ciclo cursado por lo que comprende la formacin
acadmica ponindola en prctica en el da a da por el hecho de ser una etapa
de suma importancia, es preciso que la organizacin en donde se realice esta
etapa permita el crecimiento del aprendiz, tanto en la prctica como al
obtener nuevos conocimientos.
En este trabajo se presentarn, muy brevemente, los objetivos y las
actividades ejecutadas durante el perodo de pasantas en la empresa arriba
mencionada, con la finalidad de dar cumplimiento con el Plan de Trabajo de
Pasantas.
Tambin se definir las labores realizadas en la organizacin, las cuales
podemos resumir en el llenado de solicitudes de pedidos, la revisin del libro
de egresos, llenar los comprobantes de egresos, archivar documentos de
manera correcta y otros.

RESEA HISTORICA DE LA EMPRESA

Antecedentes:
Guanta siendo un municipio forneo para el ao 1956, ya contaba con un
centro de salud el cual llevaba por nombre (MEDICATURA). Prestaba
servicios de consulta y emergencias en horas de la maana.
La medicatura contaba con el insigne Dr. Jos David Sambrano, el cual
realizaba sus labores en el centro de salud. El Dr. Jos David Sambrano aparte
de cumplir con su labor en la medicatura ejecutaba una gratificante tarea
tanto profesional como personal, que era visitar casa por casa a todos los
enfermos de la poblacin y aquellos que ameritaban cuidados mdicos.
En 1998, la naturaleza juega un papel muy importante en la historia de la
medicatura de Guanta, ya que, la quebrada La Culebra por su desbordamiento
causa inundacin y destruye el centro de salud.
El 24/09/1998 nace un nuevo centro de salud llevando por nombre
ambulatorio de la poblacin de Guanta, siendo su coordinador el Dr. Jos
David Sambrano, el centro de salud de ese entonces da un paso mas a su
expansin ofreciendo consultas en los turnos maana y tarde, servicios de
odontologa, emergencia 12 horas y con un equipo de salud de 4 mdicos, 3
profesionales de enfermera y 7 auxiliares de enfermera, todos al servicio de
la comunidad.
Hoy en da el centro de salud lleva por nombre Dr. Jos David Sambrano, y
cabe destacar que dentro del mismo municipio existen otros centros de salud,

cada da se trabaja para seguir avanzando y prestando un mejor servicio a la

comunidad y a todo aquel que lo necesite.

VISION
El Centro de salud Dr. Jos David Sambrano, basa su visin para una
provisin de servicio pblico equitativo y justo para su poblacin, mediante el
desarrollo de estilos de vida saludables y un comportamiento sano. Por eso el
Centro trata de brindar por igualdad proteccin, prevencin, atencin,
rehabilitacin que limitan los daos y mantienen a la comunidad en alto
equilibrio y productividad.

MISION
El Ambulatorio Dr. Jos David Sambrano trata de fortalecer los sistemas de
salud, promover participacin ciudadana; y hacer investigacin importante,
en especial de la comunidad con escasos recursos, mediante una atencin
integral y la participacin activa de la comunidad, para producir un impacto
en el la poltica de salud que produzca un cambio sobre el modo y estilo de
vida de la sociedad.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:
Elaborar rdenes de compra y comprobantes de egreso en el departamento
de Administracin del Centro Ambulatorio Dr. Jos David Sambrano de
Guanta Edo. Anzotegui.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Revisar en la carpeta de egreso si las rdenes de compra contienen la

solicitud de pedido.
Llenar la hoja de solicitud de pedido a las rdenes de compra.
Elaborar cheques para cubrir los gastos de las compras de insumos y
materiales que requiere el Ambulatorio.

Estructura Organizativa
Organigrama Funcional
Direccin
Secretaria
Recursos
H.

Administracin

Operador
C.

Depositario

Enfermera

.
Enfermera
I

Desarroll
o Social

Odontologa

Asistente
D.

Mdico
Especialista

Mdico I

Aux. Enfermera
Camareras.

Vigilantes

Chofer

Jardinero

Mdico
Residente

Registros
Mdicos

Nutricionista

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
DIRECCION:
Funciones:

Recibir todo lo referente al manejo del Centro Ambulatorio

Revisar, Firmar, sellar y luego devolver a todos los departamentos.
Llevar a cabo reuniones.
Elaborar la planificacin de los mdicos.
Recibir toda la informacin que lleven las distintas reas.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN.
El departamento de Administracin del Centro Ambulatorio Dr. Jos David
Sambrano de Guanta, est conformado por 2 personas, que son las que
laboran, la Licenciada en Administracin Aura Ordz y un asistente Sra.
Oxalida Caguana.
Objetivo: Ejecutar y definir las actividades gerenciales en cuanto a direccin,
planificacin, coordinacin, supervisin, control y evaluacin de los procesos
logsticos, de apoyo profesional, tcnico, administrativo y financiero-contable
propios Centro Ambulatorio Dr. Jos David Sambrano.
Funciones:

Planear, coordinar y supervisar las funciones administrativas de apoyo,

necesarias

para

alcanzar

el

adecuado

funcionamiento

administrativo y financiero del Centro Ambulatorio.

tcnico,

Elaborar y tramitar en coordinacin con el resto de dependencias del

Centro

Ambulatorio

el

presupuesto

ordinario

las

variaciones

presupuestarias; as como los informes de ejecucin correspondiente.

Proponer a la Direccin los reglamentos, manuales, procedimientos e
instructivos necesarios para la gestin administrativa y financiera del

Centro Ambulatorio.
Administrar los recursos fsicos, financieros y de personal del Centro

Ambulatorio Dr. Jos David Sambrano

Velar porque el Centro Ambulatorio mantenga una adecuada posicin

financiera.
Cualquier otra que le asigne la Direccin.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS:

Est conformado por el Coordinador de Personal el Lcdo. Anbal Prez y un
asistente la TSU. Berkis Mendoza. Quienes conforman el Dpto. de Recursos
Humanos.
Objetivo: Proveer, mantener y desarrollar un recurso humano altamente
calificado y motivado para alcanzar los objetivos del Centro Ambulatorio a
travs de la aplicacin de programas eficientes de administracin de recursos
humanos, as como velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos
vigentes, en materia de competencia.
Funciones:
Planifica y organiza, los Programas de Clasificacin y Remuneracin de
Cargos; Evaluacin del Desempeo, Acciones de Personal, Capacitacin y

Desarrollo; Planillas, Bienestar Social y Relaciones Laborales en base a las

Leyes y Reglamentos vigentes.
Asesora a Direccin del Centro Ambulatorio en lo relacionado a la
elaboracin y formulacin de polticas en materia de Administracin de
Recursos Humanos.
Interpreta y aplica las polticas, normas y reglamentos en lo que respecta a
los diferentes programas de Administracin de Recursos Humanos.
Atiende las consultas y reclamos presentados por los funcionarios del
Centro de Salud, relacionados con la interpretacin y aplicacin de
reglamentos, normas y procedimientos en materia de recursos humanos; a
fin de proponer soluciones adecuadas.
Propicia la realizacin de estudios y programas que conlleven a establecer
el ambiente adecuado, con los implementos necesarios, para que el
personal del Centro Ambulatorio pueda desarrollar sus labores de una
manera eficaz y satisfactoria.
Garantiza la coordinacin de las acciones requeridas de manera oportuna
para dar cumplimiento a la remuneracin de los colaboradores.

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

Departamento de Administracin:
Comienzo con un proceso de induccin con una breve charla acerca de las
actividades realizadas en el Centro Ambulatorio Dr. Jos David Sambrano y la
posterior ubicacin en el rea laboral (Dpto. de Administracin).
1.- Elaboracin de Orden de Compra: Transcrib toda la informacin de
la factura de los materiales e insumos solicitados, en el formato de orden de
compra, colocando el nombre del proveedor, fecha de emisin de la factura,
los materiales solicitados y la partida correspondiente con la finalidad de
realizar el pago al proveedor que suministra el material, esta es realizada en
computadora y luego es impresa en la impresora de tinta conectada al pc. (ver
anexo 1)
2.- Comprobantes de Egreso: Realic comprobantes de egreso, esto lo
hice colocando el cheque sobre el soporte o forma, la cual tiene un original y
copia; luego se trascrib: el nombre del proveedor a quien se le va a pagar, N
de factura, orden de compra, N de cuenta, nombre del banco, N del cheque,
fecha, monto a cancelar y la firma de quien la elabor. El proveedor firma y
coloca su nmero de cdula en seal de conformidad, la copia se entrega al
proveedor como constancia de lo que se le est cancelando y la original es
archivada en el Dpto. de administracin para tener registro contable de la
operacin realizada. (ver anexo 2)
3.- Solicitudes de Pedidos: Con la ayuda de un computador usando el
programa

Microsoft

Word,

transcrib

al

formato:

nombre

de

la

administradora, fecha, el material que se est solicitando y nombre de quien

recibe, luego imprim la solicitud para ser firmada y sellada por

administracin, esto con la finalidad de reponer el material (medicamentos,

insumos, material de oficina y otros) agotado. (ver anexo 3)
4.-. Elaboracin de Cheques: Se procede a llenar de manera manual,
luego de ser colocado sobre el comprobante de egreso, todos los espacios
vacos del cheque tales como: Monto en Nmeros, Monto en letras,
beneficiario y fecha, con el objeto de cancelar a los proveedores el material
adquirido. (ver anexo 4)
5.- Revisin del Libro de Egresos: Consiste en verificar mediante
observacin directa si faltan: firmas, sello de administracin y direccin o
solicitudes de pedidos correspondiente a cada orden de compra. Para
mantener un control administrativo
6.- Comparacin de Cheques: El ambulatorio solicita al banco un estado
de cuentas, luego realic la comparacin de los cheques del estado de cuenta
con los cheques reflejados en el Libro Banco, con el fin de saber cules son los
cheques cobrados, y cuales quedan en trnsito, es decir, no presentados al
banco, y tener el saldo real en el banco.

ACTIVIDADES ADICIONALES
Archivo de expedientes: archiv los expedientes del personal del Centro
Ambulatorio Dr. Jos David Sambrano, esta actividad la realic colocando en
orden alfabtico las carpetas del personal obrero, personal fijo, contratados y
los que estn en proceso de jubilacin, esto se hace para mantener en
correcto orden los archivos de personal.
EXPERIENCIA ADQUIRIDA:

Durante el tiempo de las pasantas adquir conocimiento muy importante

basados

en

las

actividades

desarrolladas

en

el

departamento

de

administracin y recursos humanos del Centro Ambulatorio como: llenar

solicitudes de pedidos con el uso de herramientas informticas (Microsoft
Office 2010), auditar libros de egresos mediante la observacin, verificando si
faltaban firmas y/o sellos, llenado de formato de rendicin de gastos de
funcionamiento.
De igual manera, como elaborar rdenes de compra, realizar conciliaciones
bancarias usando los estados de cuenta y comprobando con el libro
respectivo, as como el correcto llenado de cheques, la manera correcta de
archivar documentos, entre otros, tambin sobre el manejo de como el usar
un computador e impresora de inyeccin a tinta.

CONCLUSIONES

La etapa de ejecucin del periodo de pasantas ha representado un

complemento indispensable para mi educacin, debido a que me ha permitido
tener experiencia laboral, conocer el contexto del organismo y obtener una
visin ms amplia acerca de las actitudes que se debe tomar en una
organizacin.
Al trmino de esta fase dentro de la vida acadmica de los estudiantes de
educacin de la E.T.R.C. Felipe Guevara Rojas, se logra a dar un gran paso
en cuanto al desenvolvimiento dentro del proceso de enseanza-aprendizaje,
ya que los alumnos se fortalecen con una amplia gama de herramientas que
podrn ser puestas en prctica ms adelante, ya que el camino educativo
contina.
En este marco y con los objetivos planteados, podemos decir que se logr
poner en prctica las habilidades y destrezas aprendidas en las aulas; sin
embargo el proceso de pasantas permiti la adquisicin de nuevos
conocimientos y experiencias, ya que la dinmica propia de las actividades
desarrolladas as lo exigi.

RECOMENDACIONES

Seguir ofreciendo oportunidades para realizar pasantas a los

estudiantes de la zona.

Mantener los controles administrativos

(revisin de montos de

cheques) para realizar una mejor labor.

-

Mantener archivado en orden alfabtico los documentos.

Se debe mantener en orden las solicitudes de pedidos y evitar los

atrasos en las misma.

BIBLIOGRAFIA

http://www.monografias.com/trabajos23/metodos-deinvestigacion/metodos-de-investigacion.shtml

http://metodologiasdelainvestigacion.wordpress.com/2012/03/07/introducc
ion-general-a-la-metodologia-de-la-investigacion/

http://es.scribd.com/doc/55952033/Tesis-de-Manual-de-Normas-yProcedimientos

ANEXO

ANEXO N 1

ANEXO N 2

ANEXO N 3

ANEXO N 4