INTRODUCCIN

La universidad tiene varios departamentos, dentro de estos se tienen la

Instancia o Depto. De admisiones, la cual consta de un personal idneo para la
atencin de las necesidades de los estudiantes y del movimiento o flujo
adecuado de la universidad
El departamento de admisiones brinda a los estudiantes mltiples servicios que
son de gran ayuda, tambin facilitan el proceso, realizndolo de una forma
rpida y sencilla.
El rea de registro de la Universidad del Caribe tiene como objetivo, custodiar,
dar seguimiento y mantenimiento del historial acadmico de los estudiantes. En
este trabajo podemos ver cmo trabaja, su estructura organizacional, gua
ofrecida al estudiante, re-inscripcin, modificaciones de la seleccin, aadir y
retirar asignaturas entre otros servicios. Este departamento es la unidad
cntrica de fundamento de toda institucin acadmica, en el descansan todos
los procesos acadmicos realizados por los estudiantes en toda su vida
universitaria.

OBJETIVOS

General:

Conocer la Importancia del departamento de Registro y de admisiones

de la universidad de Caribe.

Especficos:

Analizar las funciones del departamento de Registro.

Identificar funciones que brinda el departamento de admisiones.
Determinar los procesos que se llevan a cabo en el departamento de
Registro y el departamento de admisiones.

EL DEPARTAMENTO DE ADMISIONES
Este departamento de admisiones es un departamento muy importante para la
universidad por que se encarga de brindar el soporte necesario a los
estudiantes de la Universidad del Caribe.
La funcionalidad de esta unidad es velada por el Comit de Admisiones, creada
mediante la Resolucin 2004-27 del Consejo Ejecutivo, el 31 de Marzo de
2004. Este Comit tiene como funcin aprobar las solicitudes de admisiones de
los interesados.
El Comit de Admisiones est conformado por la Direccin Acadmica,
Direccin de Servicios Estudiantiles, Extensin y Unidad de Admisiones.
Este departamento est ubicado en el primer nivel de la universidad del Caribe
y es uno de los ms acudidos por los estudiantes y los diversos servicios que
brinda, Est compuesto por tres ventanillas enumeradas en orden, en la cual
estn ubicadas las personas que atendern a los estudiantes que acudan a
dicho departamento.
En este departamento se registran informaciones muy importantes tanto para la
universidad como para los estudiantes.
Misin
La Unidad de Admisiones tiene como misin realizar los procesos de
inscripcin, admisin y registro acadmico aplicando los principios establecidos
en la Universidad.
Principios
La Unidad de Admisiones se rige por los siguientes principios:

Equidad
Transparencia
Honestidad
Responsabilidad
Calidad en el proceso de seleccin y admisin.

Objetivos de la instancia

La Unidad de Admisiones tiene como objetivos:

Promover la Institucin en la captacin de nuevos estudiantes.

Eficientizar el proceso de informacin y orientacin de nuevos
estudiantes en el proceso de integracin a la universidad.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

Las funciones del departamento de admisiones son muy especficas y de gran
soporte, tanto para la Universidad del Caribe como para los estudiantes de esta
Universidad.
Los empleados de este departamento tienen la responsabilidad de realizar sus
labores

de forma ejemplar y brindarles el soporte necesario a todos los

estudiantes de la universidad.

Promocin de la Universidad y sus programas acadmicos en el mbito

estudiantil.
Atraccin y reclutamiento de nuevos estudiantes.
Informacin y orientacin de nuevos estudiantes.
Asignar matriculas a los estudiantes.
Participar y apoyar las labores del Comit de Admisiones de la

Universidad.
Comunicar a los no admitidos la decisin del Comit de Admisiones.
Emisin del carnet a los estudiantes.
Asentar en el libro de registro de matriculas los datos de los estudiantes

admitidos.
Salvaguardar el libro de registro de matriculas.
Tramitacin de los documentos de las convalidaciones del estudiante a

la Direccin de la Escuela.
Tramitacin de los expedientes de los estudiantes a la Direccin de
Registro.

IMPORTANCIA DE LOS SERVICIOS

Estos servicios son de mucha importancia para los estudiantes.
El servicio de admisiones les permite a los estudiantes acceder a la universidad
del Caribe sin grandes dificultades de una manera fcil.

El servicio de carnet es de suma importancia porque al estudiante tener su

carnet le es mucho ms fcil acceder a los libros de la biblioteca o buscar
cualquier informacin que este llegara a necesitar.
La informacin es muy importante porque si el estudiante est desorientado o
necesita alguna ayuda en el departamento de admisiones se les brinda soporte
y referencia de a dnde puede dirigirse.

FACILIDADES QUE SE OFRECEN

Este departamento de admisin ofrece grandes facilidades a los estudiantes de
nuevo ingreso, ya que facilitan el proceso para la inscripcin.
La ventaja del

servicio del carnet es que todos los estudiantes de la

universidad que tengan su carnet tienen la facilidad de usar los libros de la

biblioteca y as poder obtener la informacin que necesitan de forma gratuita
solo con prestar su carnet que habilita que es estudiante de la Universidad
Gracias a este departamento la admisin a la universidad es instantnea y sin
complicaciones, solo el estudiante tiene que llenar el formulario de admisin y
los empleados de este departamento se encargan de realizar el proceso de
admisin en unos pocos minutos.
Este departamento es muy importante ya que los servicios que nos brindan son
de gran ayuda y utilidad, adems nos facilitan todo el proceso.

LA UNIDAD DE ADMISIONES CUENTA CON EL SIGUIENTE

ORGANIGRAMA

SERVICIOS QUE SE OFRECEN

En el departamento de admisiones podemos encontrar los siguientes servicios:

Admisiones
Informacin
Carnet

REQUISITOS DE ADMISION
UNICARIBE es una institucin de educacin superior abierta y a distancia, que
asume la modalidad semipresencial, donde el estudiante tiene el rol
responsable de estudio independiente o autogestionario, el cual le permito
desarrollar las asignaturas con xito durante su aprendizaje.

INSTANCIA DE REGISTRO
De acuerdo a la informacin brindada por la pgina de la Universidad del
Caribe, el departamento de registro es la unidad cntrica de funcionamiento de
toda institucin acadmica, en el descansan todos los procesos acadmicos
realizados por los estudiantes durante toda su vida universitaria. Este
departamento tiene gran apego con los estudiantes ya que en este se maneja
todo lo relacionado con las calificaciones, historial del estudiante, correccin y
errores de los mismos en cualquier mbito y un sinnmero de detalles que
corresponden a la vida universitaria de estos. Este departamento costa de
cuatro reas bsicas las cuales son: rea de servicios, rea de procesos
acadmicos, rea de calificaciones y rea de archivo.
La Direccin de Registro es la instancia que se encarga de asentar cada uno
de los procesos que realiza el estudiante durante su recorrido acadmico,
depositario de todos los documentos, responsable de emitir a nombre la
universidad documentos acadmicos como certificaciones de estudio, record
de notas y cualquier otra certificacin de orden acadmico. Art. 44 Reglamento
Acadmico.
En este sentido, la presente gua se constituye en instrumento que brinda
orientaciones generales acerca de los servicios, procesos acadmicos y la
documentacin a la que pueden tener acceso los estudiantes en esta Direccin
de Registro.

SERVICIOS QUE OFRECE LA DIRECCIN DE REGISTRO DE UNICARIBE

Orientacin en la seleccin y retiro de las asignaturas.

Orientacin en el proceso de reinscripcin y modificacin de la seleccin

de las asignaturas en lnea.

Inscripcin de asignatura electiva.
Impresin de las calificaciones.
Inscripcin de una 5ta asignatura.
Impresin de copia de la hoja de seleccin.
Inscripcin de asignaturas en tutoras.
Modificacin de seleccin de asignaturas
Retirar asignaturas

Aadir asignaturas
Solicitud de revisin de calificaciones.
Solicitud de evaluacin diferida.
Solicitud de asignatura por tutora.
Solicitud de cambio de pensum.
Solicitud de reingreso y sus requisitos
Requisitos para la revisin de grado.
Requisitos para la solicitud de trabajo de grado
Requisitos para la solicitud de graduacin

Funciones
Su funcin es la de la recepcin, custodia, seguimiento y mantenimiento del
historial acadmico de los estudiantes. Operar de acuerdo a normas
establecidas en los procesos realizado como: inscripcin de estudiantes,
cambio de carrera, reingreso, admisin de documentos acadmicos entre otros:
as como brindar informacin acadmica de inters a toda la comunidad
universitaria.

HORARIO DE SERVICIOS DEL DEPARTAMENTO DE REGISTRO

El estudiante de Unicaribe tiene la facilidad de contar con un departamento de
registro que est siempre

disponible, pues tiene un horario como pocas

universidades lo tienen, por no decir que ninguna. Esta instancia labora de

lunes a viernes de 8:00 a. m. a 9:00 p. m., sbados de 8:00 a. m. a 7:30 p. m.
y los domingos de 8:00 a. m. a 3:00 p. m.

El personal de registro
El personal del rea de registro a cargo de su Directora la Licenciada Somalia
Subervi est capacitado para brindarle las mejores atenciones a los
estudiantes, de forma atenta y con muy buen dominio de todo lo referente a

esa rea cada miembro de este departamento ofrece a los estudiantes una
atencin excelente.

PASOS A SEGUIR SEGN EL SERVICIO DESEADO

Descripcin y conocimiento del formulario de seleccin.
Es una hoja en donde se te piden todas las informaciones como matricula,
nombre y carrera. En ese formulario aparecen todas las asignaturas
disponibles con su no. de crditos y prerrequisitos y en l se marcan las
asignaturas

que

le

corresponden

al

estudiante

en

el

cuatrimestre

correspondiente.
Prerrequisitos
A la hora de seleccionar una asignatura el estudiante debe tomar en cuenta el
prerrequisito que tenga esa asignatura, pues si no ha cursado esa materia que
es

prerrequisito

no

podr

seleccionarla

el

sistema

la

rechaza

automticamente.
Al modificar los horarios de clase el estudiante debe chequear la disponibilidad
y el cupo para esa seccin y que no choquen los horarios con otra asignatura y
tambin tener en cuenta que el precio vara dependiendo de las tandas
Retiro de asignaturas
Si el estudiante luego de seleccionar una asignatura no ha podido asistir a
clases tiene la opcin de retirarla, pero debe hacerlo un da antes el inicio de
clases para que el pago de la misma sea acreditado o un da antes de la
tercera clase para secciones 5 encuentros o un da antes del cuarto encuentros
cuando son 8 de lo contrario aparecer reprobada.
Aadir asignaturas
Cuando el proceso de reinscripcin deja alguna meses pendientes de
seleccionar los estudiantes pueden

agregar una asignatura que les hayan

faltado, solo deben

tener en cuenta que dicha asignatura no tenga

prerrequisito.
Solicitud de asignatura por tutoras
Esta se hace cuando la oferta Acadmica no contempla alguna signatura que el
estudiante necesita cursar y es indispensable inscribirla. Esta se caracteriza
por atencin individualizada que el profesor le brinda al estudiante. Para esto el
estudiante debe llenar un formulario y una vez autorizada dirigirte a la direccin
de registro a seleccionar tu asignatura y requiere de la autorizacin de la
escuela y de la Direccin Acadmica.
Esta solo ser oficial cuando el departamento de registro el entregue al
estudiante la hoja con la seleccin de la signatura.
Solicitud de cambio de carrera
Como nico requisito esta tomar una prueba de actitud que determinara la
conveniencia del cambio de carrera para el estudiante.
Solicitud de cambio de pensum
Solo completar el formulario y esperar la confirmacin.
Solicitud de reingreso y sus requisitos
Es el proceso mediante el cual el estudiante se reintegra a la Universidad para
continuar los estudios suspendidos despus de 3

cuatrimestre y este

reingresos era posible siempre que no hayan pasado 5 aos de lo contrario el

estudiante perder las asignaturas cursadas y deber iniciar de nuevo. Los
requisitos: No tener cuentas pendientes en caja y estar al da con sus
documentos.

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE REGISTRO

Vicerrectora Acadmica

Director

Unidad de servicios

Unidad de procesos

Unidad de archivo

rea de Calificaciones

rea de Procesos
Acadmicos

Encargado

Encargado

Encargado

Encargado

Oficial

Oficial

Oficial

Oficial

Auxiliares

Auxiliares

Auxiliares

Auxiliares

CONCLUSIN

Dentro del rea perteneciente a la Universidad del Caribe, tiene diseminada

dentro de su plantel diferentes oficinas y/o departamentos; los cuales se
encargan de brindar un trato agradable, eficiente y eficaz que haga que todo
fluya en armona y complacencia.
Sin lugar a dudas, la Unidad de Admisiones

es una parte esencial de la

Universidad del Caribe, ya que gracias a ella la institucin puede hacer cumplir
a los aplicantes con los requisitos fijados por la universidad para su integracin
a la misma.
Al concluir este trabajo nos damos cuenta que la unidad de registro est
organizada de manera sistemtica para facilitar la vida del estudiante durante
los diferentes procesos basado en un continuo cambio, de conocimiento para el
mejoramiento de sus labores (que aplicamos en base a un estudio que se est
adquiriendo para mejorar da a da) con responsabilidad, siempre a la
expectativa del cambio, para mejoras de un mejor servicio a una sociedad o
comunidad vida de conocimiento y con deseos de crecimiento incesante.

BIBLIOGRAFIA

Unidad de Admisiones: Informacin suministrada por empleados.

www.unicaribe.com
Instancia de Registro