EJERCICIO GUIADO DE

ACCESS
INSTRUCCIONES:
Para desarrollar el presente ejercicio guiado, debe realizar paso
a paso, cada uno de los tems numerados de forma secuencial.
Lea detenidamente cada tem.

En el documento tambin encontrar, conceptualizaciones o

explicaciones para su lectura y compresin, despus de leerlas
debe continuar con los ejercicios los cuales se encuentran
numerados.

Las explicaciones contienen la siguiente imagen al inicio de las

mismas y no tienen numeracin.

1. Abra el programa haciendo clic en el botn Inicio Todos los

Programas Microsoft
Office Microsoft Access 2010
A)
B)

Seleccione Base de datos en blanco (ver ilustracin 1)

Escriba el nombre del archivo, en este caso escriba:

Base_de_Datos_Empleado_nombreaprendiz

(ver ilustracin 2)
C) Haga clic en el botn Crear para crear la base de datos (ver
ilustracin 2)

Ilustraci
n1

Ilustraci
n2

Ilustraci
n2

TABLAS:
2.

A) De forma predeterminada aparece creada la Tabla1 en la vista

Hoja de Datos (ver ilustracin 3)
B) Cambie a la vista diseo, haciendo clic en el botn Ver Vista
Diseo (ver ilustracin 4)

A
Ilustraci
n3

Ilustraci
n4

3.

Antes de cambiar a la vista diseo, Access nos pide que guardemos

la tabla.elGuarde
la Empleado
tabla con
nombre
Cambie el nombre Tabla
1, por
Empleado, y haga clic en
Aceptar

Ilustraci
n5

4.

Ahora crearemos el primer campo de la tabla (ver

ilustracin 6)
A. Digite el texto NombreEmpleado en la primera celda de la
opcin Nombre del campo.
B.
Lo siguiente que debemos seleccionar es el tipo de datos
que contendr el
campo, si es de tipo numrico, de tipo texto, tipo fecha, etc.
Para este caso el nombre del empleado es de tipo texto. En la
opcin Tipo de datos, seleccione Texto.
C. El nmero mximo de caracteres que podr contener el
campo es de 25. Digite
25, en la propiedad Tamao
del campo.
D. Digite el texto Nombre, en la propiedad Ttulo. La
propiedad Ttulo, contiene la etiqueta del campo en el
formulario. Si no escribe un ttulo, se usar el
nombre del campo como
etiqueta.

C
D

Ilustraci
n6

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS

EXPLICACIN DE LA PROPIEDAD TITULO:

La Propiedad Ttulo, asigna dicho ttulo, como etiqueta en
el formulario.
Si no se escribe un ttulo, se usar el nombre del campo como etiqueta
en el formulario. Ver ejemplo a continuacin de un formulario con los
nombres de etiquetas y sus campos (Formulario Empleado)

Etiqueta
Cdula
Etiqueta
Nombre

Campo cedula
Campo
NombreEmpleado

En la imagen mostrada en la pgina anterior (pgina 3), el nombre del campo es:
NombreEmpleado, y la propiedad ttulo contiene el texto: Nombre
Fjese que el formulario Empleado (ver imagen arriba), contiene la etiqueta
Nombre.

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS

5. Asigne a la tabla empleado, el resto de campos. Tenga en cuenta

agregarle a cada campo
el tipo de dato y las propiedades correspondientes.
Propiedades del campo
Nombre del
campo

Tipo de
dato

Tamao
Campo

Titul
o

Apellidos

Texto

25

Apellidos

Departamento

Texto

30

Dpto

Cedula

Numero

Entero Largo Cdula

Cargo

Texto

30

Cargo

Ciudad

Texto

30

Ciudad

TrabActivo

Si/no

Activo

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS
6. Asigne la clave principal al campo Cedula. Para ello haga clic sobre el
nombre del campo
Cedula y luego haga clic en el botn Clave Principal

2
Clic en el botn
Clave principal

1
Clic sobre
el
campo
Cedula
La clave principal proporciona un valor nico para cada fla de la tabla y nos
sirve de identifcador de registros, de forma que con esta clave podemos
saber cul es el registro al cual identifca. No podemos defnir ms de una
clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms
de un campo.
7. Reorganice los campos de la tabla segn su criterio y dejando de
primero al campo con la
clave principal

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS

8. Crear otra tabla con el nombre Departamento con los siguientes

campos:

Nombre del
campo

Tipo de dato

Id

Autonumeraci
n

Departamento

Texto

Tamao
del
campo

30

La clave principal ser el campo Id.

Para crear la nueva tabla, haga clic en el men Crear - Tabla
Recuerde cambiar a la vista diseo como se hizo en el tem # 3 del
presente taller.
1. Clic en el men: Crear

2. Clic en Tabla

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS
9. Cierre la vista diseo de las tablas Departamento y Empleado. Haga
clic derecho sobre la
pestaa Departamento y seleccione Cerrar. Ver imgenes en la
siguiente pgina.

Cli
c
derec
ho

Haga lo mismo sobre la tabla Empleado

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS
FORMULARIOS:
10. Crearemos un formulario con el asistente para introducir y editar los
datos en la tabla
Departamento, guarde el formulario con el nombre Departamento.
Para ello haga clic en el men Crear - Asistente para formularios
1
2

11. En la opcin Tablas/Consultas, seleccione la tabla Departamento

Seleccione la
tabla
Departame
nto

12. Haga clic en el botn agregar todos

los campos

para seleccionar todos

13. Haga clic en el botn Siguiente para continuar con el asistente.

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS

14. Seleccione la distribucin En Columnas y haga clic en Siguiente.

15. Por defecto, el formulario tiene el nombre Departamento, y tiene

seleccionada la opcin Abrir el formulario para ver o introducir
informacin. No realizamos ningn cambio y hacemos clic en el
botn Finalizar.

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS
16. Vamos a agregar 4 registros a la tabla Departamentos a
travs del formulario
Departamento. El valor
del
campo
Id,
se
incrementa
automticamente
(no
debe escribir en este
campo).
En
el
campo
departamento,
digite
Finanzas, y haga clic
en el
botn
nuevo
registro
(Vaco),
para
insertar
el
Clic en el
registro y crear uno
botn
nuevo.
Nuevo
registro
17. En el nuevo registro, en el campo departamento, digite Contabilidad.
Haga clic en el botn nuevo registro (Vaco).

18. Ingrese 2 nuevos departamentos: Los registros Gestin Humana y

Produccin.
Se han creado en total 4 registros.
19. Abra la tabla Departamento para verificar los registros creados.
Haga doble clic sobre dicha tabla.
1

1. Doble Clic

2. Registros creados

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS

20. Abra la tabla Empleado en modo o vista diseo, y agregue el siguiente

campo:
Nombre del
campo
Telefono

Tipo de
dato

Tamao
Campo

Mascara de
entrada

Titulo

Texto

15

!\(9\)999\-9999;0;#

Telfono

Explicacin de la mscara de entrada: La mscara de entrada se

utiliza para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que
los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara
de entrada para un campo Nmero de telfono que
muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero
nuevo, ejemplo:
(_

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS

La propiedad Mscara de entrada puede contener hasta tres (3) secciones

separadas por signos de punto y coma (;)
Segunda Seccin
! \ (999\) 999\-9999;1;#
Prime
ra
Secci
n

Tercera
Seccin

La primera seccin: Especifica la mscara de entrada propiamente

dicha, por ejemplo:
! \ (999\) 999\9999

CARCT
ER
!

DEFINICI
ON
Hace que los caracteres
introducidos en la
mscara siempre se rellenen de
izquierda
a derecha.
Permite escribir
un dgito de 0 a 9, o
espacio
9
(entrada no obligatoria, signos ms y
menos
no permitidos).
Hace que
el carcter siguiente se
muestre
\
como un carcter literal. Por
\A se muestra
slo como
Puede ver la definicin del restoejemplo,
de caracteres
en la ayuda
de A
Access o en el tutorial.
Segunda seccin: Si utilizas 0 para esta seccin, todos los caracteres que se
visualizan en la mscara se almacenan junto con los valores introducidos, por
ejemplo, el parntesis y el guion en la mscara de entrada: ! \ (999\) 999\9999
Ejemplo de valores almacenados: (310)321-5588
Si introduces 1 o dejas esta seccin en blanco, slo se almacenan los
caracteres introducidos en el control, ms no la mscara. Ejemplo de valores
almacenados: 3103215588
En la tercera seccin: Especifca el carcter que se muestra, en el espacio
donde el usuario debe escribir un carcter. Para esta seccin puedes utilizar
cualquier carcter; por ejemplo, # para mostrar el smbolo numeral, ejemplo:
(###)###-#### ; o utiliza un espacio entre comillas " ", para mostrar una
cadena en blanco.

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS
21. Crearemos un formulario para introducir y editar datos en la tabla
Empleado. Seleccione la tabla Empleado (verifque que la tabla
empleado no se encuentre abierta), haga clic en
el men: Crear, luego haga clic en el botn Formulario
3

22. Para introducir los datos desde el formulario debemos cambiar de la

vista presentacin a
la vista formulario. Para ello haga clic en el botn Ver Vista
Formulario.
1. Clic en Ver
2. Clic en Vista Formulario

23. Vamos a ingresar los siguientes registros desde el formulario

Empleado. Para moverse o desplazarse entre los diferentes campos
(cedula, nombre, apellidos, etc.) del formulario, utilice la tecla
tabulacin.

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS
Cdula
22369852

Nombr
e
Juana

9856412
Carlos
10254789
Luis
6
65987123
Jaime
32569874
72258963
22589741

Mara
Jos
Elisa

10023654
Gerardo
7
10258743 Eva
6

Apellido Activ
Dpt
s
o
o
Finanzas
Garca
Si
Prez
Contabilidad
Prez Ruiz No
Gestin
Rodrguez
Si
Humana
Ms
Mantenimient
Juagarn
Si
o
Sornes
Produccin
Prats
No
Montoya
Administraci
Navarro
Si
n
Lard
Finanzas
beda
Si
Sansn
Contabilidad
Hernnde
No
z
Luis
Produccin
San
Si
Martn

Cargo
Asesor
Contador
Siclogo
Electricist
a
Operario
Gerente
Asesor
Asistente
Superviso
r

Ciudad
Medelln

Barranquill (5)352-8974
a
(1)352-0006
Bogot
Montera
Caldas
Cartagena
Popayn
Choco
Pereira

24. Cierre y guarde el formulario con el nombre Empleado.

25. Abra el formulario Empleado, haga clic en Buscar, y digite el
nmero 32569874, debe aparecer en el formulario la persona
identifcada con ese nmero de cdula.

Clic en
Buscar

Telfono
(4)323-6578

(5)369-8745
(4)254-7896
(5)368-7425
(2)478-9625
(6)578-9632
(2)487-8974

EJERCICIO GUIADO DE

ACCE
SS
Ahora editaremos el registro
encontrado,
colocando como Activo al empleado
(ver opcin 3 de la imagen).

Seleccione o marque
la casilla:
Activo

4
2

Haga clic en los botones

Registro anterior y
siguiente registro, y
verifique cuantos
empleados no se
encuentran Activos.

26. Cierre el formulario Empleado.

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS
ALGUNAS OPERACIONES CON LAS TABLAS:
27. Ordenaremos la tabla Empleado por el campo Nombre. Para ello abra la
tabla Empleado en la vista Hoja de Datos, haga clic derecho sobre
cualquier registro del campo Nombre, y seleccione la opcin Ordenar
de A a Z

28. Podemos fltrar los datos en las tablas, vamos a fltrar por Dpto, donde
Dpto sea igual a produccin. Haga clic derecho sobre cualquier
registro del campo Dpto, seleccione Filtro de texto Es igual a

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS

En la ventana fltro personalizado, digite: produccin, y haga clic en Aceptar.

Tabla fltrada:

Quite el fltro de la tabla, haciendo clic derecho sobre cualquier

registro del campo Dpto, seleccione Quitar filtro de Dpto

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS
29. Ahora eliminaremos el registro que contiene los datos del empleado
Gerardo Hernndez.
Seleccione el registro (fila), haciendo clic en la casilla de color gris,
como se muestra en la imagen (1). Luego haga clic derecho sobre el
registro seleccionado y elija la opcin Eliminar Registro.
Haga Clic
para
selecciona
r el
registro
1

Clic derecho

Clic en Si, para

eliminar el registro

30. Cierre la tabla empleados y guarde los cambios.

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS
CONSULTAS:
31. Vamos a crear una consulta sencilla de la tabla departamento,
utilizando el asistente para consultas. La consulta debe mostrar todos
los registros del campo departamento, en la tabla departamento.

1. Clic
en el
men
Crear

2. Haga clic
en el botn
Asistente
para
consultas

Seleccione
Asistente
para
consultas
sencillas

Haga clic
en
Acept
ar

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS

1. Seleccione la
tabla Departamento

3. Haga clic
para
seleccionar el
campo
Departame
nto
2.
Seleccione
el campo
Departame
nto

Haga clic en
Siguiente

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

Dejar el mismo ttulo

o nombre de consulta

Haga clic en
Finalizar

Resultado de la consulta:

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS

32. Otra forma de crear la consulta sera:

2. Haga clic
en el botn
Diseo de
1. Clic
consulta
en el
men
Crear

1.
Seleccione
la
tabla
Departamento
3. Por ltimo haga
clic en Cerrar

2. Clic en
Agregar

Pgina 24 de
45

1. Haga
Clic
2. Seleccione el
campo:
Departamento
(Al ejecutar la consulta
se mostrarn los datos
contenidos en el
campo departamento)

Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta

podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').

anterior,
seleccionaramos el campo: Departamento.*

Verifque que la
casilla Mostrar,
se
encuentre
seleccionada

Para la tabla

33. Haga clic derecho sobre la pestaa Consulta1 y luego seleccione

Guardar

En nombre de la
consulta, digite:
ConsultaDepartamento

Clic en
Aceptar

34. Haga clic en el botn Ejecutar, para ejecutar la consulta.

Resultado de la Consulta Ejecutada:

MOSTRAR CONSULTAS EN CAMPOS DEL FORMULARIO

Vamos a mostrar una lista (cuadro combinado) con todos los departamentos
(fnanzas, contabilidad, gestin humana y produccin) en el campo
departamento del formulario Empleado. Para ello debemos vincular la
consulta anterior (consultadepartamento) con la tabla Empleado y con el
formulario Empleado. En la siguiente pgina (pgina 28) encontrar los tems
(pasos) para realizar lo anterior.
Imagen con cuadro combinado:

Cuadro combinado:
contiene el listado de los
departamentos

35. Abra la tabla Empleado en la Vista Diseo, y seleccione el campo

Departamento haciendo clic en el nombre del campo

36. Haga clic en la pestaa Bsqueda

37. En la propiedad Mostar control, seleccione Cuadro combinado

Seleccione:
Cuadro
combina
do

38. En la propiedad Tipo de origen de la fla, seleccione Tabla/Consulta, y

en la propiedad
Origen de la fla, seleccione ConsultaDepartamento, como lo
muestra la imagen.

39. Cierre la tabla Empleado y guarde los cambios.

40. Es necesario que los cambios realizados en la tabla empleado,
especficamente sobre el campo departamento, sean actualizados en el
formulario empleado. Para ello elimine el formulario Empleado, y
crelo
nuevamente
de
la
misma
forma
como
lo
hizo
anteriormente.
41. Abra el formulario Empleado, en la Vista Formulario

Formulario abierto en la Vista Formulario

Cuadro combinado:
contiene el listado de los
departamentos

BOTONES:
42. Para no eliminar los registros desde la tabla, vamos a crear un botn
de eliminacin en el formulario:
A. Abra el formulario Empleado en la Vista diseo
B. Haga clic en el men Diseo:
Clic en Diseo

C.

Antes de crear el botn de Eliminacin, primero vamos a establecer

el rea donde se crearan todos los botones. Ubique
bre el puntero del
el
mouse so
borde inferior del pie del formulario,
cuando el
puntero se convierta en una cruz
haga clic sostenido hacia
abajo(arrastrar el mouse)

Arrastrar
puntero
del mouse
aqu

D.

Borde inferior del pie del

formulario

Haga clic sobre la opcin Botn en la barra de controles.

C

E. Ubique el puntero de mouse debajo del pie del formulario (ver imagen a
continuacin), y
haga clic.

Clic aqu

F.

Siga los pasos que se muestran a continuacin:

1. Primero haga
clic en
Operaciones con
registros

2. Luego
seleccione
Eliminar registro

3. Clic en Siguiente

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS

1. Clic en Papelera

2. Clic en Siguiente

1. Asgnele al
botn, el
nombre:
Eliminar

2. Clic en Finalizar

El botn eliminar,
ha sido creado

43. Cambie la vista del formulario a Vista Formulario. Ingrese un

nuevo registro, y luego elimnelo con el nuevo botn Eliminar.
44. Vamos a crear tres (3) nuevos botones en el formulario Empleado. Los
botones a crear
son: Agregar nuevo registro, Guardar Registro e Imprimir
Registro. Para lo anterior debe repetir el procedimiento realizado en
los tems 42(A); 42(B); 42(D); y 42(E).

La categora para los tres (3) botones a crear, mencionados en el

prrafo anterior, siempre ser Operaciones con registros.
Despus de elegir la categora, debe elegir solo una accin (tipo de
botn). La primera accin (del botn) es: Agregar nuevo registro,
por lo tanto solo debe seleccionar esa opcin en el asistente.
Haga clic en siguiente y siga los pasos del asistente hasta fnalizar la
creacin del botn.

45. Cree el botn Guardar registro.

46. Cree el botn Imprimir registro.
47. Abra el formulario Empleado en la vista formulario, y realice algn
cambio en cualquiera de los registro, guarde los cambios con el botn
Guardar registro. Verifque
48. Inserte tres nuevos registros (con datos de su preferencia) con el
botn Agregar nuevo registro. Guarde los cambios con el botn
Guardar registro.
49. En el formulario Empleado, cree los siguientes cinco (5) botones, de la
categora Navegacin de registros: Buscar registro, Ir al primer
registro, Ir al registro anterior, Ir al registro siguiente, Ir al
ltimo registro.

50. Con el botn Buscar registro, realice la bsqueda de todos los

registros que contengan el departamento Finanzas.
51. En el formulario Empleado, cree el botn Cerrar formulario de la
categora Operaciones con formularios.

52. Crearemos un formulario en blanco el cual contendr botones para

acceder a cada una de
los formularios. Haga clic en el men Crear, luego haga clic en
Formulario en blanco.
1. Clic en
Crear

2. Clic en Formulario
en blanco

53. Antes de crear los botones, colocaremos un ttulo al formulario, para

ello insertemos una etiqueta con el texto: MENU PRINCIPAL.
54. Cambie la vista del formulario a la vista diseo.
55. El ttulo debe ir en el encabezado del formulario. Haga clic con el
botn derecho del mouse dentro del formulario y seleccionamos la
opcin: Encabezado o pie del formulario.

Clic derecho

56. En el cuadro de controles hacemos clic en Etiqueta, y luego

hacemos clic dentro del
ENCABEZDO.

1. Clic en Etiqueta

2. Clic en el
encabezado

57. Escriba el texto: men principal, y aplquele formato al texto, ampli el

tamao, cambie el color, etc.

58. Guarde el formulario con el nombre: Men Principal

59. Cambiaremos el color de fondo del formulario, para ello hacemos

clic con el botn
derecho del mouse dentro del formulario y seleccionamos la opcin:
Propiedades.
Clic derecho

60. En la propiedad color de fondo, seleccionamos el color deseado.

61. Agregamos un nuevo botn. En la ventana asistente para

botones, seleccionamos la categora operaciones con formularios
y la accin Abrir formulario. Completamos los pasos del asistente
hasta crear el botn. Ver imgenes a continuacin.

62. Cree los otros botones para abrir el resto de formularios.

63. Cree el botn Salir de la aplicacin, de la categora Aplicacin.

INFORMES:
64. Para crear los informes, utilizaremos el Asistente para informes, el
cual se encuentra en el men Crear.

65. Seleccionamos la(s) tabla(s) o consulta(s) y elegimos los campos que

queremos incluir en el informe.

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS

66. Seleccione la tabla Empleado

67. Seleccione todos los campos, como se muestra en la imagen:

68. Podemos agrupar (organizar) el informe por un campo en comn o por

varios campos. En este caso hemos seleccionado el campo
Departamento, luego haga clic en el botn Siguiente. Ver imagen a
continuacin:

EJERCICIO GUIADO DE
ACCESS

69. Seleccionamos el campo por el cual deseamos ordenar los

registros. Elija el campo
Apellido y haga clic en el botn Siguiente.

70. Seleccionamos la distribucin y la orientacin del formulario.

71. Escribimos el nombre o ttulo del informe y hacemos clic en fnalizar.