Teoras de sistemas Administrativos

Un sistema es un grupo de componentes que pueden funcionar recprocamente para

lograr un propsito comn. Son capaces de reaccionar juntos al ser estimulados por
influencias externas. El sistema no est afectado por sus propios egresos y tiene lmites
especficos en base de todos los mecanismos de retroalimentacin significativos (Spedding
1979).
Sistema: Segn Alfonso Tamayo 2002: Es un conjunto organizado de cosas o
partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y
complejo. Las partes que componen al sistema son funcionales. De este modo las cosas o
partes pasan a ser funciones bsicas realizadas por el sistema.
Segn el autor Fernando G. Magdalena un sistema administrativo est integrado por
personas que trabajan en la organizacin captando, procesando, trasmitiendo o conservando
informacin; un conjunto de soportes donde se sustentan los datos y, una red de canales que
vincula a las personas y por donde fluye la informacin. Los sistemas administrativos son
utiles para empresarios, analistas y especialmente para estudiantes de Administracin. Estos
procesos contienen tres partes, el primero est dedicado a caracterizar los problemas de la
empresa, el segundo se refiere a la metodologa y el tercero se refiere a conocer la
organizacin.

El anlisis de sistemas no es una panacea, pero es una "ayuda a la Direccin para

conseguir un aparato administrativo fluido y econmico", para lograrlo hay que
institucionalizar una rea que asuma estas funciones, que el responsable sume
conocimientos tcnicos con poder, para no aceptar compromisos, que se definan los
objetivos, que se midan los resultados que se logran y, especialmente, que la
direccin respalde los programas que se ponen en marcha.

La metodologa y las herramientas que el analista tiene para enfrentar estas

situaciones es el enfoque o teora de sistemas, que en sntesis se refiere a la

integracin y al anlisis parcializado, las que son especialmente aptas en los casos
de operaciones repetitivas que justifica econmicamente su sistematizacin.

Conocer la organizacin.: El tema tratado es el de las normas substantivas en el

diseo de sistemas. El autor sostiene que no basta con el dominio de la metodologa,
es necesario un conocimiento especfico de las organizaciones. Para lograr este
conocimiento se deben seguir pautas que se explican detalladamente y que se
refieren a control interno; los procedimientos, la informacin operativa y gerencial;
y, las pautas de intervencin externa de los sistemas.
Los sistemas en el nivel de administracin: Sistemas de informacin que apoyan las

actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y administracin de los

administradores de nivel medio. Los sistemas en el nivel de la administracin o direccin
por lo regular proporcionan informes peridicos, en lugar de informacin instantnea
acerca de las operaciones.
Los Procesos Administrativos
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una
actividad. La administracin comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo
conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las
tcnicas de esta disciplina, correctamente. El proceso administrativo es un conjunto de fases
o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la admn. Mismas que se interrelacionan
y forman un proceso integral.
Fases del Proceso Administrativo
Se compone por dos fases que son: La mecnica y la dinmica.
La fase mecnica, es la parte terica de la admn., en la que se establece lo que debe de
hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en: Planeacin y
Organizacin.
La fase dinmica, se refiere a cmo manejar de hecho el organismo social. Y se divide en:
Direccin y Control.

En resumen, estas etapas abarcan lo siguiente:

Planeacin
- Qu es lo que se
quiere hacer?
- Qu se va a hacer?

Organizacin

Direccin

Control

- Cmo se va a
hacer?

- Verificar que se haga

- Cmo se ha
hecho?

Los Mtodos
Representan una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como
dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como
llevar trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el
mximo de eficacia en los resultados.
Las Polticas
Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento
durante la toma de decisiones en la empresa. La esencia de las polticas es la existencia de
cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones. Pueden ser escritas o
verbales. Ejemplo: poltica salarial.
Son guas para orientar las acciones; son criterios, lineamientos generales a observar
en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una
organizacin. Las polticas son flexibles.
Importancia de las Polticas:
Las polticas son imprescindibles para el xito de los planes, dado que:

Facilitan la delegacin de autoridades.

Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.

Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas

innecesarias que pueden hacer sus subordinados.

Indican al personal cmo debe actuar en sus operaciones.

Facilitan la induccin del nuevo personal.

Clasificacin de las polticas por su nivel

Estratgicas: Si abarcan a toda la organizacin. Ejemplo: El aguinaldo podr
pagarse dentro de los primeros veinte das del mes de enero.

 Tcticas: Si abarcan una rea o funcin. Ejemplo: En caso de solicitar un permiso

para salir, de preferencia ser autorizado por el gerente del rea correspondiente.
Operacionales: Si abarca una seccin. Ejemplo: Las compras se podrn realizar
cuando se tengan por lo menos tres cotizaciones.

Las Metas
Nos muestran lo que podra ser, lo que debera ser y lo que pueda ser. La meta en su
acepcin ms conocida y utilizada, sirve para que cualquier persona la utilice en orden a
denominar la finalidad o el objetivo que se ha trazado a cumplir en esta vida. A nivel
administrativo, son generales y expresan deseos que la alta direccin busca satisfacer. Son
fines a los que se quiere llegar. Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo
plazo. Surgen de los objetivos.
Las metas se fijan basados en el desempeo pasado con adaptacin de acuerdo a las
fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos. El punto de
jerarqua para articular una meta es definir su visin, esta declaracin determina donde
queremos llegar en el futuro. Pero para tener xito depender de las estrategias y
procedimientos se realizan de acuerdo a lo planificado.
Las metas estratgicas incluyen objetivos grandes a los que se desean llegar
mediante las estrategias. stas pueden incluir tener una mayor porcin del mercado, lograr
una tasa de productividad del 90% de la capacidad o ser dueo de tus instalaciones en lugar
de alquilarlas. Estos grandes objetivos toman tiempo y ubicarn al negocio en una buena
posicin para que pueda mantener su crecimiento y rentabilidad. Los objetivos estratgicos
detallan pasos pequeos hacia las metas.

Procedimiento de Planificacin de Objetivos y Metas: Este punto se definir, de acuerdo

con la organizacin de la empresa. Para explicar este procedimiento debemos dejar claro
qu se entiende por objetivo (fin comn a toda la organizacin) y por meta (fin exclusivo de
un rea o nivel de la organizacin). Lo que se debe tomar en cuenta es lo siguiente:
Cmo deben definirse y establecerse.

 Qu niveles deben participar en la propuesta.

Estudio y definicin de objetivos y metas.
Qu niveles toman decisin sobre los mismos.
Cundo debe realizarse tal planificacin y decisin.
Este procedimiento establecer tambin la forma de asignacin de recursos, de
acuerdo a lo que se haya establecido en la Poltica de Prevencin y en las
Responsabilidades.

Los Procedimientos
Son aquellos que establecen mtodos para el manejo de actividades cotidianas. A
diferencia de las polticas son guas de accin y no de pensamiento.
Los procedimientos pueden definirse como series cronolgicas, pautas a seguir, que
indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.
Caractersticas de los procedimientos
Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en
la realizacin de un trabajo repetitivo.
Determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades; no indica la
manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los mtodos, mismos que
van implcitos en el procedimiento.
Utilizan diversas tcnicas entre ellos: Diagrama de Flujo y el Diagrama de Proceso
y la Tcnica del libreto para la narracin.
Importancia de los Procedimientos:
Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado que:
Determinan el orden lgico que deben seguir las actividades.
Promueven la eficiencia y especializacin.
Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades.

 Determinan cmo deben ejecutarse las actividades, y tambin cundo y quin debe
realizarlas.
Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.
Los Planes
"La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin ".A.
Reyes Ponce.
"La planeacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se
define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas"
J. A. Fernndez Arenas.
Todos los planes tienen un propsito en comn; la previsin, programacin y
coordinacin de una secuencia lgica de eventos que, si se aplica con xito, deberan
conducir a la consecuencia de los objetivos que lo rigen.
Un plan es un curso predeterminado de accin durante determinado periodo, que
representa una respuesta anticipada en el tiempo para conseguir respuestas a las preguntas
qu, cmo, cundo y por quin.
Existen cuatro tipos distintos de planes relacionados con:
Los mtodos, se denominan procedimientos.
El dinero, se denomina presupuestos.
El tiempo, se denomina programas o programaciones.
Los comportamientos, se denominan normas o reglamentos.

Procedimientos: planes relacionados con los mtodos de trabajo o la ejecucin de

stos. Casi siempre, los procedimientos son planes operacionales. En general, se
representan por diagramas denominados flujogramas.

Presupuestos: planes relacionados con dinero, sea por ingresos o gastos en

determinado periodo. Segn sus dimensiones y efectos, los presupuestos se consideran
estratgicos cuando incluyen la empresa como totalidad y abarca un largo periodo, como en
el caso de la planeacin financiera estratgica; tcticos, cuando cubren determinada unidad
o departamento de la empresa a mediano plazo, como en el caso de los presupuestos
departamentales de gastos que abarcan el ejercicio anual o los presupuestos anuales para
publicidad; operacionales, cuando su dimensin es local y se establecen a corto plazo,
como en el caso del flujo de caja o los presupuestos de reparacin y mantenimiento, etc.
Programas o programacin: planes relacionados con el tiempo. Los mtodos de
programacin pueden variar ampliamente desde programas simples hasta programas
complejos.
El cronograma es el programa ms sencillo; consiste en un diagrama de doble
entrada donde las filas representan las tareas o actividades, y donde las columnas definen el
tiempo. Los programas ms complejos se elaboran mediante tcnicas complicadas, como el
PERT.
Normas o reglamentos: Planes relacionados con el comportamiento solicitado a las
personas. Especifican cmo deben comportarse las personas en determinadas situaciones, y
buscan sustituir el proceso decisorio individual, restringiendo el grado de libertad de las
personas en algunas situaciones previstas de antemano.
Estos cuatro tipos de planes pueden ser estratgicos, tcticos u operacionales, de
acuerdo con el grado de amplitud que puedan cubrir. As pues tenemos:
Planes por su mbito de influencia
ESTRATGICOS.
Son los que establecen los lineamientos generales de la planeacin, sirviendo de
base a los dems planes (tctico y operativos), son diseados por los miembros de mayor
jerarqua de la empresa y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disposicin de los
medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin, son a largo
plazo y comprenden a toda la empresa.

TCTICOS O FUNCIONALES.
Estos determinan planes ms especficos que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratgicos. Son establecidos y
coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en prctica los recursos de
la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecucin se dan a mediano plazo y
abarcan un rea de actividad especfica.
OPERATIVOS.
Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeacin Tctica y su
funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms desarrolladas que deben
ejecutar los ltimos niveles jerrquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto
plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un rea de actividad.
Planes por su horizonte temporal
Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un ao.
Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre uno y tres aos.
Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres aos.
La planeacin consiste en la toma anticipada de decisiones sobre qu hacer antes de
emprender la accin. Desde el punto de vista formal, planear es simular el futuro deseado y
establecer previamente los cursos de accin necesarios y los medios adecuados para
alcanzar los objetivos.
En conclusin, la planeacin es el proceso de establecer lo que la organizacin
quiere lograr en el futuro, por medio de la misin y los objetivos organizacionales,
definiendo resultados claves y las estrategias, polticas, programas y procedimientos para
alcanzarlos.