JORNADAS TCNICAS ISA - 2012

USO DE RESERVAS EN SAP COMO HERRAMIENTA DE PLANIFICACIN EN LA

GESTIN DE RECURSOS

Esperanza Jess Paucar Enrquez

Analista de Almacn
SE Socabaya
Red de Energa del Per S.A.
Per
epaucar@rep.com.pe

CATEGORA.
Gestin del Mantenimiento.
RESUMEN.
El presente trabajo permite comprender la importancia de la utilizacin de la herramienta disponible en SAP para la
generacin de reservas de materiales, por cada orden de mantenimiento, inmediatamente despus de consolidado el
programa mensual de Mantenimiento. Propone adems su implementacin en Red de Energa del Per como una
herramienta de planificacin en la gestin de recursos.
Cabe destacar que el importante avance en la catalogacin y homologacin de repuestos de lneas de transmisin y
subestaciones alcanzado a finales de 2011 en Red de Energa del Per S.A., ayudar en gran medida a la
implementacin de la presente propuesta. Se tiene disponible en SAP un registro de materiales identificados plenamente
con cdigos, textos breves de material y un campo con las correspondientes especificaciones tcnicas, complementado
adems con un catlogo de materiales que incluye fotografas y fichas tcnicas de cada uno de ellos.
La implementacin de esta mejora sentar las bases para la integracin con los convenios de ferretera menor y las
compras locales que son un paso previo a la elaboracin de solicitudes de pedido para compra centralizada, aspecto que
permite a los responsables de almacn crecer en su aporte a las operaciones del negocio.
PALABRAS CLAVES.
Reserva, Materiales, Catalogacin, Almacn, Planificacin, Ciclo de Mejora Continua (PHVA), Mentalidad Superadora.

INTRODUCCIN

Ajuste del Mantenimiento en Red de Energa del

Per S.A., REP al Modelo de Mantenimiento del
grupo ISA, PAM.

La construccin de la excelencia operacional en el

mantenimiento y la operacin es un proceso
continuo con retos cada vez mayores debido a la
evolucin de las exigencias del entorno [3]. El
presente trabajo plantea la utilizacin de la
funcionalidad, existente en SAP, denominada
Reservas en la actividad Gestionar Recursos como
una herramienta que contribuir con el proceso
Planear el Mantenimiento de la Red.

En otro punto se hace referencia a la base terica

en la que se sustenta la propuesta, se mencionan
conceptos tales como ciclo de mejora continua,
cadena de valor, avisos y rdenes de
mantenimiento y estrategia superadora doble como
un concepto innovador que permite aplicar una
mentalidad con la que se pueda imaginar opciones
y frmulas que creen experiencias de gran valor
para el cliente y generen bajos costos para la
empresa al mismo tiempo [4].

En la primera parte del trabajo se muestra el

desarrollo del mismo, en la que se ha considerado
la situacin actual en la gestin de materiales, el
objetivo del estudio, se detalla tambin como
antecedentes el proceso de catalogacin y
homologacin de materiales realizado en el ao
2011, as como la implementacin del proyecto de

En cuanto a los aspectos metodolgicos el trabajo

se basa en la implementacin de la Cadena de
experiencia del Consumidor de Morosini mostrada
de una forma sencilla como una manera de
1

JORNADAS TCNICAS ISA - 2012

identificar y compartir el conocimiento en esta

convocatoria
denominada
Aprendizaje
y
Desarrollo. Posteriormente se describe los
procedimientos a seguir en SAP PM en la
generacin de reservas de material y en la
bsqueda de referencias vlidas en el maestro de
materiales. Se muestra asimismo un presupuesto
estimado y cronograma de implementacin.

real, tal como podemos apreciar en la Tabla 1.

La situacin actual tampoco contribuye con
elaboracin de un adecuado plan anual
compras basado en las actividades
mantenimiento. Limita la utilizacin, a usuarios,
la informacin disponible en SAP referida
existencias y maestro de materiales.

En la segunda parte del trabajo se presenta las

conclusiones y recomendaciones como una
seccin que corresponde a los resultados
esperados
entre
los
que
se
menciona
principalmente el contar, en SAP, con un historial
de los materiales utilizados en cada orden de
mantenimiento lo cual favorecer la adecuada
planificacin de los recursos, la mayor utilizacin
de la base de datos existente en SAP, el
aseguramiento de que los recursos necesarios
para la ejecucin de una actividad de
mantenimiento estn disponibles en el momento
oportuno. Se espera lograr adicionalmente el
incremento de la rotacin de los materiales
existentes en almacenes, disminucin del uso de
papel, entre otros.

1.2 OBJETIVO
Comprender la importancia de la funcionalidad de
la generacin de Reservas, existente en SAP, para
disear una propuesta que permita su utilizacin
en Red de Energa del Per como una herramienta
de planificacin.
1.3 ANTECEDENTES
A finales de 2011 se culmina en REP el proceso de
catalogacin y homologacin de materiales con
cdigos 4XXXXXXX y 5XXXXXXXX, proceso con
el que se logr que en SAP tales materiales
cuenten con una descripcin veraz y rpida e
informacin tcnica adicional que facilite su
adquisicin e identificacin y que permita reflejar la
realidad fsica del sistema.

Finalmente existe una tercera parte en la que se

relacionan todas las referencias bibliogrficas
consultadas para la elaboracin del presente
trabajo.

la
de
de
de
a

Durante este proceso se realizaron actividades

tales como levantamiento de informacin en
campo, elaboracin de fichas tcnicas y archivo
plano, carga en SAP, homologacin y depuracin
de catlogo. Un ejemplo de las situaciones
encontradas en este proceso se muestra en la
Grfica 1.

CONTENIDO DEL DOCUMENTO

1.1 PRESENTACIN DEL PROBLEMA

Actualmente las reas encargadas de ejecutar una
actividad de mantenimiento solicitan los materiales
necesarios para sus actividades, en una fecha muy
cercana a la de inicio de las mismas, mediante el
uso de un formato manual llamado Nota de
requerimiento.
As
estos
materiales
son
entregados y registrados en el mdulo Materiales
de SAP, sin embargo este detalle no se refleja en
la ficha componentes de la orden de
mantenimiento.
Esta situacin no permite contar con una base de
datos del historial de los componentes por cada
orden de mantenimiento que contribuya con los
lineamientos dados por el Departamento Gestin
Mantenimiento, DGM, en la tarea de elaboracin
del plan de mantenimiento de largo plazo,
favoreciendo por el contrario el incremento de las
desviaciones entre el costo planeado versus el

Fuente: Tomado de Proyecto Catalogacin de

Materiales
Grfica 1. Situaciones varias de catalogacin y
homologacin de materiales

Como resultado de la catalogacin y homologacin

2

JORNADAS TCNICAS ISA - 2012

Planificar:

de materiales se identific la oportunidad de

gestionar la unificacin de materiales con
diferentes
nombres,
la
atomizacin
y
molecularizacin de descripciones de sets y
equipos, as como la baja de los bienes
identificados como obsoletos o inservibles, entre
otros que se muestran en la Tabla 1.

Seleccionar la oportunidad de mejora.

Registrar la situacin de partida.

Estudiar y elegir las acciones correctivas ms

adecuadas.

Observar (a nivel de ensayo o simulacin) el

resultados.

Hacer:
Lleva a cabo la accin correctora aprobada.
Fuente: Tomado de Proyecto Catalogacin de
Materiales

Verificar:

Tabla 1. Gestin de Baja de bienes como resultado

de catalogacin

Diagnosticar a partir de los resultados y de no ser

los deseados volver a etapa Planificar.

Una de las conclusiones del trabajo de

catalogacin y homologacin fue que la
actualizacin del maestro de materiales es una
actividad dinmica y permanente en el tiempo.

Actuar:

En el ao 2011 tambin se culmina en REP la

implementacin
del
proyecto
Ajuste
del
Mantenimiento
en
REP
al
modelo
de
Mantenimiento del Grupo ISA ,PAM, el cual resalta
el enfoque del PHVA en el proceso de mantener la
Red teniendo como estrategia el Fortalecimiento
de Lderes a travs del empoderamiento, el
jalonamiento del cambio y el trabajo en equipo; el
Fortalecimiento de Estructura y Procesos a travs
del mantenimiento enfocado en la planeacin; y el
Fortalecimiento de la Rigurosidad y Excelencia a
travs del desarrollo de competencias tcnicas y
de seguridad [3].

Confirmar y normalizar la accin de mejora.

Emprender una nueva mejora.

Es un ciclo que se repite una vez que termina,

volviendo a comenzar el ciclo y formando una
espiral: la Mejora Continua [1].
En Red de Energa del Per podemos explicar el
ciclo PHVA de la siguiente manera:
P:

Definir la estrategia de mantenimiento.

Realizar la planeacin de las actividades y

recursos.

H:
1.4 BASE TERICA

Ejecutar las actividades planeadas.

La base terica en la que se fundamenta el

presente trabajo se presenta a continuacin:

Atender emergencias o correctivos.

V:
1.4.1

El ciclo PHVA

El Ciclo PHVA es una versin mejorada del Ciclo

de Deming y acta como gua para llevar a cabo la
mejora continua y lograr de una forma sistemtica
y estructurada la resolucin de problemas. Est
constituido bsicamente por cuatro actividades:
Planificar Hacer, Verificar y Actuar, que forman un
ciclo que se repite de manera continua [1].

Evaluar la efectividad de la estrategia de

mantenimiento.

Evaluar el estado de los equipos.

A:

Est constituido a su vez por varias subetapas:

3

Definir acciones costo efectivas para el ciclo

de vida del activo.

JORNADAS TCNICAS ISA - 2012

1.4.2

Cadena de Valor
Tipos de Ordenes de Mantenimiento

Del anlisis de la cadena de valor que, segn

Porter, se basa en la descomposicin de la
actividad principal de una empresa en sus
componentes
bsicos
[2],
tenemos
el
Macroproceso
Gestionar
el
Servicio
de
Transmisin, proceso Mantener la Red, el
subproceso Planear el Mantenimiento de la Red, y
las
actividades
Planear
Integralmente
el
Mantenimiento y Gestionar los Recursos, y es
precisamente aqu donde se enmarca la presente
propuesta. La Grfica 2 lo esquematiza.

En la Grfica 3 podemos apreciar los tipos de

rdenes de mantenimiento en REP:

Fuente: Tomado de SAP

Fuente: Tomado de [3]
Grfica 3. Clases de rdenes de Mantenimiento
Grfica 2. Cadena de Valor Mantener la Red

1.4.4
1.4.3

Avisos y rdenes de Mantenimiento

Estrategia Superadora Doble

Como elementos de una mentalidad superadora

tenemos la profunda predisposicin a percibir e
interpretar la realidad con la mirada de quien
quiere ser, hacer y conseguir mucho ms con
mucho menos. Cuando se aplica la mentalidad
superadora al proceso de imaginar un futuro
diferente y positivo, se generan innovadoras
imgenes mentales indispensables para la mayora
de las personas, pero que de manera automtica
activan la imaginacin de estas y les permiten
pensar y actuar con la filosofa de hacer ms con
menos.

Entendemos como Avisos a los recolectores de la

informacin tcnica de la ejecucin, controles,
verificaciones,
datos,
observaciones,
indisponibilidades, comportamientos. De igual
manera entendemos como rdenes a los
recolectores del uso de recursos, fechas,
consignaciones, costos.
Tipos de Avisos de Mantenimiento:

N1 Para actividades peridicas. Generalmente

se crean desde un plan de mantenimiento.

N2 Para actividades correctivas.

N4 Para actividades
peridicas.

M5 Para la revisin de la estrategia de

mantenimiento,
estudios
especiales
y
reclamaciones por garantas.

1.4.5 Cadena de Experiencia del consumidor

de Morosini

N7 Para actividades de gestin social y

ambiental.

Esta metodologa consta de seis pasos tal como se

muestra en la Grfica 4.

M6 Para compras de equipos (Plan de

Optimizacin de Activos inversin y gasto).

no

correctivas

Una Estrategia Superadora Doble es una

mentalidad especfica que estimula el diseo de
experiencias extraordinarias para los clientes a
costes muy por debajo de la media para la
organizacin [4].

ni

JORNADAS TCNICAS ISA - 2012

es iaci n

Fuente: Tomado de [5]

Cantidad Ordenes de Mantnimiento

1.00
0.90

35,000

0.80

30,000

0.70

25,000

0.60
0.50
0.40
0.30

Cantidad OM
Frecuencia Relativa
Acumulada

OM03

OM04

OM05

OM10

38%

-7%

54%

1%

-24%

OM11
13%

2006

9%

15%

78%

3%

-4%

68%

794%

2007

-45%

147%

64%

16%

3675%

-27%

-58%

2008

37%

346%

-94%

-38%

219%

509%

-48%

2009

43%

-36%

-57%

-52%

-23%

106%

81%

2010

26%

181%

10%

-17%

-8%

550%

111%

2011

-519%

232%

211%

433%

21%

0.20

5,000
0

OM02

-54%

La presente propuesta se desarrolla en base a la

metodologa mencionada en el punto 5 de la base
terica, la cual ha sido adaptada al subproceso
planear el mantenimiento de la red, actividades
planear integralmente el mantenimiento y gestionar
recursos, del proceso Mantener la Red,
macroproceso
Gestionar
el
Servicio
de
Transmisin en REP.

Grfico Pareto tipo rdenes de

Mantenimiento

10,000

OM01

Podemos apreciar claras desviaciones como por

ejemplo que en el ao 2011 el costo planeado fue
menor que el costo real en un 519 % para las
rdenes de tipo OM01, mientras que para las
rdenes de tipo OM04 el costo planeado fue mayor
que el real en un 211%.

El anlisis Pareto de la cantidad de rdenes de

mantenimiento generadas desde el ao 2003
puede apreciarse en la Grfica 5.

15,000

Ao
2005

Tabla 2. Desviacin % Costo Planeado y Real por

rden de Mantenimiento

1.5 ASPECTOS METODOLGICOS

20,000

(1)

osto Planeado

Fuente: Elaboracin propia

Grfica 4. La Cadena de la Experiencia del

Consumidor de Morosini

40,000

osto Planeado- osto eal

0.10
OM01

OM04

OM02

OM03

OM11

OM05

OM10

29,162

6,286

3,910

2,282

867

367

58

0.68

0.83

0.92

0.97

0.99

1.00

1.00

1.5.1 Cadena de Experiencia del Consumidor

pasos 1,2 y 3

0.00

Actualmente la cadena de experiencia del

consumidor
de
las
actividades
planear
integralmente el mantenimiento y gestionar
recursos, identificando frustraciones, podemos
apreciarla en la grfica 6.

Fuente: Elaboracin propia

Grfica 5. Diagrama de Pareto rdenes de
Mantenimiento

En este grfico se aprecia que el 83% de las

rdenes generadas corresponde al tipo OM01 y
OM04, aspecto que determina tomar accin por
este tipo de movimiento.
Por otro lado en la Tabla 2 se muestra un resumen
de las desviaciones existentes entre el costo
planeado y el real por tipo de orden de
mantenimiento calculada de acuerdo a la frmula
(1).
5

JORNADAS TCNICAS ISA - 2012

1.5.3 Cadena de Experiencia el Consumidor

paso 6
En la Grfica 8 podemos apreciar la nueva
experiencia de la actividades planear integralmente
el
mantenimiento
y
gestionar
recursos
implementada
con
abundantes
situaciones
superadoras dobles que permiten entre otros
aspectos
alcanzar la excelencia en el
mantenimiento y tener equipos altamente
confiables y disponibles para operar a travs del
mantenimiento con enfoque en el PHVA, en la
consolidacin del uso de herramientas SAP
disponibles y en el mejoramiento de la
construccin y seguimiento del presupuesto.

Fuente: Elaboracin propia

Grfica 6. La Cadena de la Experiencia del
Consumidor de Morosini REP pasos 1,2 y 3

1.5.2 Cadena de Experiencia del Consumidor

pasos 4 y 5
Concentrndonos en las frustraciones imposibles e
imaginando lo inimaginable de igual modo
construimos la Grfica 7.

Fuente: Elaboracin propia

Grfica 8. La Cadena de la Experiencia del
Consumidor de Morosini paso 6

1.5.4

Generacin de Reservas

La determinacin de los requerimientos de

materiales, por cada Orden de Mantenimiento,
inmediatamente despus de consolidado el
programa
mensual
de
mantenimiento
e
identificadas las actividades de mantenimiento, se
registrar en SAP utilizando la ficha componentes
de la transaccin IW32 Modificar Orden.
En dicha transaccin de SAP cada interlocutor o
supervisor encargado de una orden de
mantenimiento completar la ficha omponentes,
con datos tales como cdigo de material, cantidad,
almacn en el cual se hace el requerimiento entre
otros, generando de este modo una eser a en
el caso de que el material posea existencias o una
Solicitud de Pedido en caso contrario. La Grfica
9 muestra el detalle.

Fuente: Elaboracin propia

Grfica 7. La Cadena de la Experiencia del
Consumidor de Morosini REP pasos 4 y 5

JORNADAS TCNICAS ISA - 2012

de catalogacin definidos en REP, como se

muestra en la Grfica 11.

Fuente: Tomado de SAP

Grfica 9. Ficha Componentes IW32

Para visualizar el nmero de la reserva generada

desplegamos la ficha Datos Generales. Veamos
esto en la Grfica 10.

Fuente: Tomado de SAP

Grfica 11. Datos tcnicos de material en SAP

1.6 PRESUPUESTO
En el tema de las capacitaciones en SAP se est
considerando la utilizacin de recursos internos es
decir con personal de REP. Adicionalmente se ha
de requerir el desarrollo de algunos reportes en
SAP.
Se estima entonces que el presupuesto para los
recursos econmicos considerados asciende
aproximadamente a U$3000,00.
1.7 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN

Fuente: Tomado de SAP

El cronograma general de implementacin

presenta en la Tabla 3.

Grfica 10. Visualizacin de Nmero de Reserva

Dado que los

Componentes deben ser
identificados con el cdigo SAP del material
requerido, esta bsqueda puede efectuarse con
mayor facilidad y certeza, al momento de gestionar
la reserva, en la transaccin MM03 Visualizar
Material. Se dispone en SAP de una base de
datos de materiales identificados plenamente con
un cdigo, texto breve de material y un campo con
especificaciones tcnicas de acuerdo a los criterios
7

se

JORNADAS TCNICAS ISA - 2012

del uso de papel pues en lugar de presentar el

Formato Nota de Requerimiento para la
atencin
en
almacenes,
se
indicar
nicamente el nmero de reserva.

Se recomienda la implementacin de esta

iniciativa inicialmente en el Departamento de
Transmisin
Sur
extendindose
posteriormente su aplicacin a nivel nacional.

A fin de que la implementacin de la presente

propuesta sea exitosa se requiere un alto
compromiso de los jefes y coordinadores de
los Departamentos de Transmisin y Gestin
Mantenimiento.

Se requiere tambin la realizacin de un

seguimiento peridico al avance de la
implementacin y reconocimiento del logro.

Se recomienda tambin impulsar la gestin de

baja en REP a fin de mantener los almacenes
con materiales disponibles y que no hayan
perdido
su
capacidad
de
uso
por
obsolescencia.

Fuente: Elaboracin propia

Tabla 3. Cronograma de Implementacin

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La propuesta permitir contar, en un futuro
prximo, con una base de datos vlida para
realizar estimaciones de materiales, definir
stocks mnimos y de respaldo para las
actividades de mantenimiento de la empresa.

La presente propuesta contribuir en la

generacin de valor al proceso de planificacin
del mantenimiento, apalancando en las
mejoras implementadas a la catalogacin de
materiales y en los recursos disponibles en
SAP MM.

Favorecer la disminucin de la desviacin

existente entre el monto planeado y el monto
real por cada orden de mantenimiento al
contar con un control detallado, en SAP, del
gasto por orden de mantenimiento.

Otra de las funcionalidades que permitir

implementar este proyecto es la gestin de los
contratos de suministro de materiales
elctricos y de ferretera menor los cuales
estn siendo gestionados, desde el mes de
junio, por personal de almacn a nivel nacional
permitiendo que la procura de bienes evite
pasar por el proceso de emisin de solicitudes
de pedido en SAP aumentando con ello la
oportunidad del proceso abastecimiento de la
empresa.

[2] D'ALESSIO, Fernando. Administracin y

Direccin de la Produccin.
Enfoque
Estratgico y de Calidad. 2. Mxico: Pearson
Educacin de Mxico S.A., 2004. 593 p.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.

[1] CUATRECASAS, Lluis. Gestin Integral de la

Calidad. Implantacin, Control y Certificacin.
3. Espaa: Ediciones Gestin 2000, 2005. 385
p.

[3] MELGUIZO, Gabriel. Proyecto PAM. Ajuste del

Mantenimiento en REP al modelo de
Mantenimiento del Grupo ISA. Abril 2011.
http://yanet/repavanza/proyectopam/Document
os%20compartidos/Forms/AllItems.aspx
[4] MOROSINI, Piero. Las Siete Llaves de la
Imaginacin.
2.
Per:
LID
Editorial
Empresarial, 2011. 253 p.

Se generar una cultura de optimizacin en el

manejo de recursos considerando que los
ejecutores de mantenimiento devuelvan a
almacn los materiales sobrantes evitando la
acumulacin de los mismos en talleres y otros
ambientes de la subestacin.

[5] MOROSINI, Piero. Imaginar el Futuro. En MBA

Gerencial Arequipa XII. 2012: Lima. Paya Sarl.
2012. 9 p.

Se mejorar el tiempo de atencin de

requerimientos; la rotacin de inventarios se
incrementar por cuanto el usuario identificar
con mayor facilidad
las existencias en
almacn; se contribuir con la racionalizacin
8

JORNADAS TCNICAS ISA - 2012

HOJA DE VIDA DE LOS AUTORES.

Esperanza Jess Paucar Enrquez
Ingeniera Industrial. 1986
Universidad Nacional de San Agustn de Arequipa, Per.
Maestra en Gestin de Produccin. 2006
Universidad Nacional de San Agustn de Arequipa, Per.
MBA Administracin Estratgica de Empresas. 2011
Pontificia Universidad Catlica del Per (en curso).
Cargo actual: Analista de Almacn
Departamento de Logstica
Sub Estacin Socabaya DT SUR
Red de Energa del Per S.A.