INTRODUCCIN

La msica es una de las expresiones ms fabulosas del ser humano ya que logra
transmitir de manera inmediata diferentes sensaciones que otras formas de arte
quizs no pueden. La industria de la msica constituye hoy uno de los sectores
ms potentes y de mayor crecimiento de la economa mundial, no slo como un
sector particular sino tambin como irrigador de productos que son utilizados por
el resto de estos sectores, y como componente de otros sectores industriales tales
como la electrnica de consumo, la publicidad y las telecomunicaciones.
Por otra parte en la actualidad las plataformas de msica han aumentado a gran
escala donde las compaas discogrficas ofrecen canciones descargadas en
mviles y variedad de gneros.
La empresa @YOCANTO es una empresa dedicada a la venta on-line de msica
en soporte digital a travs de una plataforma de comercio electrnico; plataforma
que no es solo lugar de compra, sino tambin de divulgacin, asesoramiento e
intercambio de opiniones en todo lo referente al sector de la msica. La cual va a
desarrollar un proyecto para un canal de venta y descarga de la msica.
En este trabajo se presenta un plan para la gestin de costos del proyecto
apoyado en la Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del
PMBOK).

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
- Elaborar un plan para la gestin de los costos de la empresa @Yocanto en su
proyecto nuevo canal de distribucin para la venta y descarga directa de msica
en los dispositivos de los usuarios.

OBJETIVOS ESPECFICOS
-

Disear la estructura del plan para el proyecto nuevo canal de venta y

descarga de msica.
Planificar los costos de gestin del proyecto.
Estructurar de descomposicin del trabajo (EDT) para el proyecto.
Elaborar el Acta de constitucin del proyecto.
Describir los Factores Ambientales de la Empresa.

Analizar los activos de los Procesos de la Organizacin.

Identificar el Juicio de Expertos en el proyecto.

Implementar tcnicas Analticas para el desarrollo del proyecto.
Analizar el costo de las reuniones para el proyecto.
Desarrollar el plan de Gestin de Costos a travs de un plantilla.

7. PLAN PARA LA GESTIN DEL COSTO @YOCANTO

7.1.1 Planificar la Gestin de Costos
Planificar la Gestin de los Costos es el proceso que establece las polticas, los
procedimientos y la documentacin necesarios para planificar, gestionar, ejecutar
el gasto y controlar los costos del proyecto.
7.1.1.1 Plan para la Direccin del Proyecto.
La informacin del plan para la direccin del proyecto que se utiliza para el
desarrollo del plan de gestin de los costos incluye, entre otra:
Lnea base del alcance
El proyecto consiste en la puesta en marcha de un nuevo canal de distribucin
para la venta y descarga directa de msica (discos o canciones) en los
dispositivos de los clientes, incluyndose dentro del alcance del proyecto el
anlisis, diseo y desarrollo de la solucin tecnolgica que soporte este nuevo tipo
de venta on-line, los acuerdos con las discogrficas y autores independientes, el
anlisis de las implicaciones legales y la comercializacin del nuevo canal de
venta, as como la reorganizacin interna de la compaa, el rediseo de
procesos, la definicin de funciones y nuevos departamentos y la gestin del
cambio necesaria en la organizacin para adaptarse a la nueva metodologa de
trabajo, derivada de la introduccin del nuevo canal de ventas. Los entregables del
proyecto deben ser:

La plataforma para la venta y descarga de msica digital, adaptacin de la

plataforma de venta actual.

El nuevo departamento responsable de la gestin del nuevo canal de

ventas.

Documentacin tcnica:

Anlisis funcional
Diseo tcnico

Manual e instalacin y configuracin

Manual de explotacin
Planes de pruebas
Manual de usuario
Manual de soporte al cliente
Plan de formacin y gestin del cambio
Documentacin de los nuevos procedimientos internos
Formacin a todos los departamentos de la empresa
Acuerdos marco con discogrficas
Contratos con los proveedores de servicios y productos subcontratados
Plan de marketing o de comercializacin del nuevo canal de venta

Productos Subcontratados.

. El diseo de la plataforma para la venta y descarga de msica digital

Desarrollo de las adaptaciones en la plataforma para la venta y descarga

de msica digital
Servicio de soporte a usuarios
Servicio de desarrollo del plan de marketing

Objetivo y criterios de xito:

Dotar a la empresa @YOCANTO de una plataforma tecnolgica y una
reorganizacin interna que permita introducir la venta y descarga de msica digital
en la compaa antes de fin de ao, para al menos, el 10% del catlogo actual de
msica disponible en la compaa.
Criterios de xito
Los criterios de xito del proyecto a travs de los cuales se desarrolla este objetivo
y permiten valorar el xito del proyecto sern los siguientes:

Servicio de venta y descarga de msica digital disponible antes de final de

ao.

Constitucin del departamento a la carga de venta on-line e msica digital,

de acuerdo al procedimiento de calidad y antes de la puesta en marcha.

Nueva plataforma e-commerce de venta y descarga de msica digital
integrada con la plataforma de facturacin de la compaa antes de la

puesta en marcha.
Compatibilidad del formato de la msica digital disponible para descarga

con los principales dispositivos de reproduccin.

Base de datos de msica digital inicial con, al menos, el 10% del catlogo

de msica actual de la empresa antes del final de ao.

Desarrollo de contenidos y funcionalidades asociadas a cada una de los
discos o canciones (resumen, critica, foro de opinin, recomendaciones)

disponibles para la descarga.

Acuerdos con el 80 % de las discogrficas y autores independientes con los
que trabaja la compaa antes de constituir la base de datos del sistema.

No superar $300.000.000 de gasto para la puesta en marcha el sistema.

Estructura de descomposicin del trabajo (EDT)

Las tareas que se han determinado para cumplir con el objetivo y los criterios de
xito planteados son las relacionadas en el siguiente cuadro :

ID PROYECTO:
FECHA DE INICIO: Abril 1 de 2015
FECHA DE TRMINO PROPUESTA: Diciembre 20 de 2015

Objetivo del Proyecto: Dotar la empresa @YOCANTO

de una plataforma
tecnolgica y una reorganizacin interna que
permita introducir la venta y
descarga de msica digital en la compaa antes
de final de ao
EDT

Paquete de trabajo
1 Gestin del proyecto

1,1 Tareas
1.1.1 Definicin de alcance
1.1.2 Planificacin temporal
1.1.3 Plan de costos
1.1.4 Plan de riesgos
1.1.5 Plan de comunicaciones
1.1.6 Control de calidad
1.1.7 Plan de compras
1.1.8. Seguimiento y control
1.1.9 Cierre el proyecto

2 Anlisis y definicin el nuevo producto

2,1 Tareas
2.1.1 Estudio de necesidades
2.1.2 Anlisis de mercado
2.1.3 Definicin de producto
2.1.4 Validacin especificaciones producto

3 3- Organizacin del departamento

3,1 Tareas
3.1.1 Definicin departamento venta digital
3.1.2 Definicin de funciones
3.1.3 Ubicacin dentro de la estructura organizativa de la empresa
3.1.4 Anlisis de cobertura de las nuevas necesidades con la plantilla actual
3.1.5 Contratacin nuevo personal
3.1.6 Definicin de objetivos / incentivos
Reorganizacin interna departamentos que darn soporte a venta
3.1.7
digital
3.1.8 Anlisis de cobertura de las nuevas necesidades con la plantilla actual
3.1.9 Contratacin nuevo personal
3.1.10 Definicin de objetivos / incentivos
3.1.11 Definicin de procesos y procedimientos de venta digital
3.1.12 Definicin de planes de gestin del cambio y formacin

4 Generacin de contenidos
4,1 Tareas
4.1.1 Obtencin msica digital: discogrfica

4.1.2 Obtencin msica digital: autores independientes

4.1.3 Presentacin contenidos:
4.1.4

Definicin de informacin asociada al disco cancin: resmenes, foto,

portada, clasificacin, edad, genero, critica, abrir foro de opiniones

4.1.5 Generacin masiva de informacin asociada

4.1.6 Vinculacin msica-informacin asociada

5 Anlisis legal
5.1 Tareas
5.1.1 Revisin contratos actuales con discografas y autores
5.1.2 Anlisis implicaciones legales soluciones tecnolgicas
5.1.3 Anlisis implicaciones legales venta canciones digitales

6 Solucin tcnica
6.1 Tareas
6.1.1 Especificaciones diseo
6.1.2 Especificaciones desarrollo web
6.1.3 Diseo web
6.1.4 Contratacin empresa diseo web
6.1.5 Seleccin diseo de la web.
6.1.6 Solucin web
6.1.7 Contratacin empresa desarrollo web
6.1.8 Desarrollo web
6.1.9 Modulo muestra y descarga
6.1.10 Modulo gestin de pedidos
6.1.11 Integracin de plataforma con sistema de facturacin
6.1.12 Pruebas de integracin, rendimiento y carga
6.1.13 Creacin de bases de datos de contenido
6.1.14 Validar desarrollo web
6.1.15 Necesidades HW y SW
6.1.16 Determinar necesidades de HW y SW
6.1.17 Adquisicin del HW y SW
6.1.18 Configuracin y prueba de HW
6.1.19 Soporte a clientes y usuarios
6.1.20 Especificaciones soporte a clientes y usuarios

6.1.21 Ampliacin del contrato soporte clientes y usuarios

7 Puesta en marcha del nuevo canal de venta

7.1 Tareas
7.1.1 Constitucin departamento venta digital
7.1.2 Reorganizacin plantilla interna
7.1.3 Incorporacin nueva plantilla
7.1.4 Implantacin de las funciones de soporte al nuevo departamento
7.1.5 Ejecucin planes de gestin del cambio y formacin
7.1.6 Implantacin nuevos procesos y procedimientos
7.1.7 Puesta en marcha del soporte a clientes y usuarios
7.1.8 Puesta en marcha de la solucin tcnica
7.1.9 Evento publicitario lanzamiento

8 Plan de marketing
8.1 Tareas
8.1.1 Anlisis mercado
8.1.2 Creacin imagen de marca
8.1.3 Diseo plan de marketing
8.1.4 Requerimientos tcnicos e las campaas dirigidas
8.1.5 Encuestas sobre la web
8.1.6 Redes sociales
8.1.7 Presencia en medios
8.1.8 Campaa de lanzamiento
8.1.9 Contratacin empresa publicidad

Lnea base del cronograma. OLGA

Otra informacin.
En la empresa es necesario tener en cuenta los riesgos lo cual es clave para
asegurar el xito del proyecto, Los principales riesgos a los que se enfrenta la
empresa son los siguientes:

Prdidas presupuestarias

Escasos programas de capacitacin

Rotacin de personal en unidades operativas y de apoyo

Incumplimiento de proveedores

Actividades no terminadas en la fecha planeada

Prdida de credibilidad de clientes

Retrasos sobre la planificacin temporal

Degradacin de rendimiento

Exceso de costos

Dificultad de soporte

Problemas de confiabilidad

7.1.1.2 Acta de Constitucin del Proyecto.

Acta de Constitucin del

Proyecto
[NUEVO CANAL DE DISTRIBUCIN PARA LA VENTA Y DESCARGA DIRECTA
DE MSICA @YOCANTO]

Fecha: 13/Mar/2015
Informacin del Proyecto
Datos
Empresa / Organizacin
Proyecto

@YOCANTO

Nuevo canal de distribucin para la venta y

descarga directa de msica.
13/Mar/2015
Usuarios con dispositivos.
@Yocanto
La direccin de la compaa @ Yocanto

Fecha de preparacin
Cliente
Patrocinador principal
Gerente de Proyecto

Patrocinador / Patrocinadores
Nombre

Cargo

@Yocanto

Gerente

Empresas
proveedoras

Gerentes

Departamento /
Divisin

La direccin de la
compaa
Gestor del
Proyecto.

Rama ejecutiva
(Vicepresidenci
a)

Nombre

Cargo

Departamento /
Divisin

Rama ejecutiva
(Vicepresidenci
a)

especializadas

Propsito y Justificacin del Proyecto

Hasta la fecha, la empresa se ha dedicado exclusivamente a la venta de msica
en soporte digital tradicional, pero debido a la necesidad de seguir las actuales
tendencias del sector, la direccin de la compaa ha dedicado incluir, dentro de
los objetivos estratgicos de este ao, la puesta en marcha de un nuevo canal
de distribucin para la venta y descarga directa de msica en los dispositivos de
los usuarios, tanto discos complemento como canciones individuales.

Descripcin del Proyecto y Entregables

El proyecto consistira en la puesta en marcha de un nuevo canal de distribucin
para la venta y descarga directa de msica ( discos o canciones) en los
dispositivos de los clientes, incluyndose dentro del alcance del proyecto el
anlisis, diseo y desarrollo de la solucin tecnolgica que soporte este nuevo
tipo de venta on- line, los acuerdos con las discogrficas y autores
independientes, el anlisis de las implicaciones legales y la comercializacin del
nuevo canal de venta; as como la reorganizacin interna de la compaa, el
rediseo de procesos, la definicin de funciones y nuevos departamentos y la
gestin del cambio necesaria en la organizacin para adaptarse a la nueva
metodologa de trabajo, derivada de la introduccin del nuevo canal de ventas.
Los entregables del proyecto, es decir, los productos y servicios que debern ser
desarrollados, sern los siguientes:
La plataforma para la venta y descarga de msica digital, adaptacin de
la plataforma de venta actual.
El nuevo departamento responsable de la gestin del nuevo canal de
ventas.

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

El diseo de la plataforma para la venta y descarga de msica digital

Desarrollo de las adaptaciones en la plataforma para la venta y descarga

de msica digital
Servicio de soporte a usuarios
Servicio de desarrollo del plan de marketing

Requerimientos del proyecto

Anlisis funcional
Diseo tcnico
Manual e instalacin y configuracin
Manual de explotacin
Planes de pruebas
Manual de usuario
Manual de soporte al cliente
Plan de formacin y gestin del cambio
Documentacin de los nuevos procedimientos internos
Formacin a todos los departamentos de la empresa
Acuerdos marco con discogrficas
Contratos con los proveedores de servicios y productos subcontratados
Plan de marketing o de comercializacin del nuevo canal de venta

Objetivos
Objetivo
Indicador de xito
Alcance
Puesta en marcha de un nuevo canal de 10% del catlogo actual
distribucin para la venta y descarga directa de de msica disponible en la
msica en los dispositivos de los clientes.
Anlisis, diseo y desarrollo de la

compaa.
solucin

tecnolgica que soporte este nuevo tipo de venta

on- line.

Objetivo
Cronograma (Tiempo)
Cumplir con el cronograma del nuevo canal
Cumplir el tiempo de ejecucin del proyecto

Indicador de xito
8 Meses
8 Meses

Costo
Puesta en Marcha del proyecto

$300.000.000

Calidad
Servicio de venta y descarga de msica digital 8 Meses
disponible antes de final de ao.
Constitucin del departamento a la carga de venta
on-line

msica

digital,

de

acuerdo

al

procedimiento de calidad y antes de la puesta en

marcha.
Base de datos de msica digital inicial

10% del catlogo de

msica actual de la
empresa antes del final de
ao.
Acuerdos con de las discogrficas y autores el 80 %
independientes con los que trabaja la compaa
antes de constituir la base de datos del sistema.
Otros
Nueva plataforma e-commerce de venta y descarga
de msica digital integrada con la plataforma de
facturacin de la compaa antes de la puesta en
marcha.
Compatibilidad del formato de la msica digital
disponible

para

descarga

con

los principales

funcionalidades

dispositivos de reproduccin.
Desarrollo

de

contenidos

asociadas a cada una de los discos o canciones

(resumen,

critica,

foro

de

opinin,

recomendaciones) disponibles para la descarga.

Premisas y Restricciones
El proyecto

contara con un equipo formado por personal de los distintos

departamentos de la empresa, que se encargara de su diseo, planificacin,

seguimiento y control de la ejecucin y cierre.
Las posibles restricciones son la adaptacin de la actual plataforma de venta
digital que permite llevar a cabo la venta y descarga directa de msica y el
establecimiento del canal de soporte a los usuarios.
El rediseo de procedimientos dentro de la compaa y la definicin e nuevas
funciones.
La gestin del cambio dentro de la organizacin.
Los acuerdos con las discogrficas y autores independientes que permitan la
venta y descarga directa de msica y el anlisis e implicaciones legales.

Riesgos iniciales de alto nivel

Que diseo de la plataforma para la venta y descarga de msica digital no

sea compatible con los dispositivos.

Que los usuarios no puedan adaptarse al manejo de la plataforma.
Que el estudio de mercados no est bien hecho.

Cronograma de hitos principales

Hito

Aprobacin del Acta de Constitucin del proyecto

Fecha tope

Socializacin del proyecto con los interesados

Convenio con los entes interesados
Gestin del Proyecto

15 de marzo de
2015
01 de Abril del
2015
06 de Abril del
2015
14 Abril del 2015
15 Abril del 2015
20 Abril del 2015

Cierre del proyecto

20 Diciembre del

Inicio del Proyecto

Anlisis y definicin el nuevo producto.

2015

Presupuesto estimado
El presupuesto para este proyecto es de $300.000.000.

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre

La empresa
@YOCANTO
Discogrficas
Autores
Independientes
Usuarios del
servicio.
Gestores del
proyecto
Trabajadores y
empleados del
departamento.

Cargo

Gerente

Departamento /
Divisin

Gestor de
proyecto

Direccin de la
compaa.
Direccin de la
compaa.

Independientes

Independientes

Lder

Gerencia

Director talento
humano

Talento humano

Rama ejecutiva
(Vicepresidenci
a)

Requisitos de aprobacin del proyecto

Revisin contratos actuales con discografas y autores
Anlisis implicaciones legales soluciones tecnolgicas
Anlisis implicaciones legales venta canciones digitales

Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad

Gerente de Proyecto
Nombre

La empresa
@YOCANTO

Cargo

Gerente

Departamento /
Divisin

Direccin de la
compaa.

Rama ejecutiva
(Vicepresidenci
a)

Niveles de autoridad
rea de autoridad
Decisiones de personal (Staffing)

Descripcin del nivel de autoridad

1- Organizacin del departamento
( con el siguiente grupo de tareas)
Definicin departamento venta digital:
Definicin de funciones
Ubicacin dentro de la
organizativa de la empresa

estructura

Anlisis de cobertura de las

necesidades con la plantilla actual

nuevas

Contratacin nuevo personal

Definicin de objetivos / incentivos
Reorganizacin interna departamentos que
darn soporte a venta digital:
Anlisis de cobertura de las
necesidades con la plantilla actual

nuevas

Contratacin nuevo personal

Definicin de objetivos / incentivos
Definicin de procesos y procedimientos de
venta digital
Definicin de planes de gestin del cambio
y formacin
Gestin de presupuesto y de sus
variaciones

El presupuesto para este proyecto es de

$300.000.000, luego se pretende que para
los procesos de estimar los costos y
determinar el presupuesto se ajuste a la
realidad econmica de Colombia.

Decisiones tcnicas

Solucin tcnica ( con el siguiente

grupo de tareas)
Especificaciones diseo
Especificaciones desarrollo web
Diseo web
Contratacin empresa diseo web
Seleccin diseo de la web.
Solucin web
Contratacin empresa desarrollo web
Desarrollo web:
Modulo muestra y descarga
Modulo gestin de pedidos
Integracin de plataforma con sistema de

facturacin
Pruebas de integracin, rendimiento y
carga
Creacin de bases de datos de contenido
Validar desarrollo web
Necesidades HW y SW
Determinar necesidades de HW y SW
Adquisicin del HW y SW
Configuracin y prueba de HW
Soporte a clientes y usuarios
Especificaciones soporte a clientes y
usuarios
Ampliacin del contrato soporte clientes y
usuarios
Resolucin de conflictos

Se realiza a travs del lder de talento

humano.

Ruta de escalamiento y limitaciones

de autoridad

Personal y recursos pre asignados

Recurso

Lder del Proyecto

Especialista en Sistemas
Tcnico en Mercadeo y ventas
$300.000.000.00.

Departamento /
Divisin

Rama ejecutiva
(Vicepresidenci
a)

Gerencia

Aprobaciones
Patrocinador
La empresa @YOCANTO

Fecha

Firma

SAYCO Y ACINPRO

7.1.1.3

Factores Ambientales de la Empresa.

La empresa @YOCANTO es una empresa dedicada a la venta on-line de msica

en soporte digital a travs de una plataforma de comercio electrnico; en esta

empresa se realiza un proceso de manejo ambiental el cual se rige por la norma

ISO 14001 y se da conocimiento sobre los aspectos de los impactos ambientales
generados por las actividades de la empresa, al obtener los productos y servicios
propios en la distribucin para la venta y descarga directa de msica ( discos o
canciones) en los dispositivos de los clientes para el desarrollo en condiciones de
operacin normal, anormal y de emergencia.
En el entorno en el cual una organizacin tiene en cuenta el manejo integral de los
recursos naturales como el aire, el agua, el suelo, la flora, la fauna, los seres
humanos y sus interrelaciones. En estas actividades se generan consumo de
energa, consumo de Agua, generacin de ruido,

aumento de los residuos a

disponer, residuos convencionales y algunos residuos peligrosos.

La empresa

genera acciones y planes para eliminar, mitigar o minimizar los

impactos de controles operacionales y programas de gestin. Logrando la

proteccin al medio ambiente identificando, midiendo y controlando sus impactos,
cumplimiento

la normatividad, procedimientos especficos, Instrucciones y

responsabilidades dadas.
7.1.1.4

Activos de los Procesos de la Organizacin.

La empresa @Yocanto cuenta con un procedimiento para la elaboracin del

presupuesto de costos y una gua para la presentacin de informes, de acuerdo a
la periodicidad e informacin requerida.
Se contempla dentro de la informacin histrica y las lecciones aprendidas para el
manejo de la informacin e identificacin de stakeholders, aquellos proyectos
desarrollados por la empresa, relacionados con la venta on-line de msica en
soporte digital a travs de una plataforma de comercio electrnico.
De esto mismo se puede planificar un modelo de distribucin de informacin para
el listado de los principales interesados en el proyecto.

7.1.2

Planificar la Gestin de Costos: Herramientas y Tcnicas.

7.1.2.1 Juicio de Expertos.

Se toma la experiencia de contadores y directores de proyecto para hacer el

clculo de los salarios a pagar y se estima el valor de la hora teniendo en cuenta
todos los emolumentos adicionales como son las prestaciones de ley, aportes y
parafiscales. Se cotizan los valores de los servicios necesarios para llevar a cabo
el proyecto. Se propone la planta de personal necesaria para cumplir con los
objetivos programados en el tiempo disponible para la entrega del proyecto.
Nos guiamos por las mejores prcticas propuestas en la Gua de los Fundamentos
para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK ) Quinta edicin
Falta

Eduar o edwin

7.1.2.2

Tcnicas Analticas.

Dado que tenemos la disponibilidad de recursos, los costos se calculan teniendo

en cuenta que estos recursos son propios.
Falta Eduar
7.1.2.3

Reuniones.

El equipo del proyecto se reuni con el patrocinador del proyecto, para llevar a
cabo el plan de gestin de los costos, teniendo en cuenta las restricciones de
tiempo y dinero, las cuales dieron como resultado el plan a presentar.
Falta Edwin

7.1.3
Planificar la Gestin de Costos: Salidas. Edwin la
termina de corregir.
7.1.3.1

Plan de Gestin de Costos

Versin

Hecha por

Revisada por

Aprobada por Fecha

PLANIFICACIN DE GESTIN DE COSTOS

SIGLAS DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO

TIPOS

DE STIMACIN DEL ROYECTO TIPOS DE ESTIMACIN A UTILIZAR EN EL PROYECTO CON INDICACIN DEL
MODO DE FORMULACIN Y LOS NIVELES DE PRECISIN DE CADA TIPO.

TIPO DE ESTIMACIN

MODO DE FORMULACIN

NIVEL DE PRECISIN

(ESPECIFICAR LOS TIPOS DE ESTIMACIN A USAR EN EL

(ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE

PROYECTO, EJM. ORDEN DE MAGNITUD, PRESUPUESTO,

FORMULACIN DEL ESTIMADO INDICANDO

EL PORQU, QUIN, CMO, Y CANDO)

DEFINITIVA)

TIPO DE

UNIDADES DE MEDIDA A UTILIZAR,

- 9 + 0,96 %

PARA ESTIMAR Y TRABAJAR CADA TIPO DE RECURSO.

RECURSO

UNIDADES DE MEDIDA

Recurso humano
Recurso no consumible

8 horas costo del da de lunes a sbado

Unidad

ENTREGABLES

CUENTA DE CONTROL

PRESUPUESTO

(FASES O ENTREGABLES

(CDIGO Y NOMBRE DE

(PERSONA RESPONSABLE DE

PRESUPUESTO PARA LA

CUENTA)

FECHAS

RESPONSABLE

(MONTO DEL

AGRUPADOS EN LA

CUENTA)

No aplica para el
proyecto

ESTIMADO, EJM. -15% +25%)

Se tendr en cuenta los tres puntos para

minimizar la incertidumbre y el riesgo
aplicando el costo estimado mediante la
frmula de la distribucin triangular.
Esto ser realizado por el equipo de
personal
que se forme
de cada
departamento. Se realizar en las
primeras semanas de labor

Estimacin de tres puntos

UNIDADES DE MEDIDA:

(ESPECIFICAR EL NIVEL DE PRECISIN DEL

MONITOREAR Y LOGRAR LOS

CUENTA)

OBJETIVOS DE COSTOS)

No aplica para el No aplica para el

proyecto
proyecto

No aplica para el
proyecto

INICIO-FIN
(FECHAS PROGRAMADAS DE
INICIO Y FIN DE LOS
ENTREGABLES DE LA CUENTA)

No aplica para el
proyecto

PLANIFICACIN GRADUAL:

FORMA EN QUE SE UTILIZAR LA PLANIFICACIN GRADUAL, DEFINIENDO LAS ETAPAS Y LOS

NIVELES DE AGREGACIN DE LOS COMPONENTES DE PLANIFICACIN , AS COMO LA FECHA EN QUE SE EMITIRN LOS PRESUPUESTOS NO
EXPANDIDOS Y LA PERSONA RESPONSABLE DE HACERLOS.

ETAPA

(ETAPAS DE LA PLANIFICACIN
GRADUAL, O MOMENTOS EN LOS
CUALES SE PRESENTARN LAS LNEAS
BASE CON COMPONENTES DE

COMPONENTES DE
PLANIFICACIN

FECHA DE EMISIN DE
PRESUPUESTO

(COMPONENTES DE
PLANIFICACIN A USAR EN DICHA

(FECHA APROXIMADA EN QUE SE

ETAPA)

USANDO LOS COMPONENTES DE

PLANIFICACIN NO EXPANDIDOS )

No aplica para el proyecto

EMITIR EL PRESUPUESTO

RESPONSABLE

(PERSONA RESPONSABLE DE EMITIR EL

PRESUPUESTO CON LOS COMPONENTES
DE PLANIFICACIN DE DICHA ETAPA)

PLANIFICACIN DE DICHA ETAPA)

No aplica para el
proyecto

No aplica
para el
proyecto

No aplica para el proyecto

UMBRALES DE CONTROL
ALCANCE:
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE

VARIACIN PERMITIDA

ACCIN A TOMAR SI VARIACIN

(VARIACIN PERMITIDA PARA EL ALCANCE

(ESPECIFICAR SI EL UMBRAL DE CONTROL APLICA A

ESPECIFICADO, EXPRESADA EN VALORES

EXCEDE LO PERMITIDO
(ACCIN A TOMAR EJM. MONITOREAR RESULTADOS,

TODO EL PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO DE

ABSOLUTOS, EJM $, O VALORES RELATIVOS

ANALIZAR VARIACIONES, O AUDITORIA PROFUNDA DE

ENTREGABLES O UN ENTREGABLE ESPECFICO )

EJM % )

Todo el proyecto

- 9 + 0,96 % del costo planificado

MTODOS DE MEDICIN DE VALOR GANADO

LA VARIACIN)

Se debe Investigar la variacin para tomar la

accin correctiva que corresponda.

ALCANCE:
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE

(ESPECIFICAR SI EL MTODO DE MEDICIN APLICA

A TODO EL PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO DE
ENTREGABLES O UN ENTREGABLE ESPECFICO )

MTODO DE MEDICIN

MODO DE MEDICIN

(ESPECIFICAR EL MTODO DE MEDICIN QUE

(ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE MEDICIN,

SE USAR PARA CALCULAR EL VALOR GANADO

INDICANDO EL QUIN, CMO, CANDO, DONDE)

DE LOS ENTREGABLES ESPECIFICADOS)

Todo el proyecto

Valor acumulado curva S

FORMULAS DE PRONSTICO DEL VALOR GANADO:

A travs de un seguimiento mensual al proyecto

ESPECIFICACIN

DE FORMULAS DE PRONSTICO QUE SE

UTILIZARN PARA EL PROYECTO.

TIPO DE PRONSTICO

FRMULA

EAC

MODO:

EAC=AC+(BAC-EV)

NIVELES DE ESTIMACIN Y DE CONTROL:

QUIN, CMO, CUNDO, DNDE

Informe mensual del proyecto

ESPECIFICACIN DE LOS NIVELES DE DETALLE EN QUE SE EFECTUARN LAS

ESTIMACIONES Y EL CONTROL DE LOS COSTOS.

TIPO DE ESTIMACIN
DE COSTOS

(ESPECIFICAR LOS TIPOS DE ESTIMACIN

A USAR EN EL PROYECTO, EJM. ORDEN DE
MAGNITUD, PRESUPUESTO, DEFINITIVA)

Orden de Magnitud
Presupuesto

NIVEL DE ESTIMACIN DE COSTOS

NIVEL DE CONTROL DE COSTOS

(ESPECIFICAR EL NIVEL DE DETALLE AL CUAL SE

(ESPECIFICAR EL NIVEL DE DETALLE AL CUAL SE

EFECTUARN LOS ESTIMADOS DE COSTOS, EJM.

EFECTUAR EL CONTROL DE LOS COSTOS EN EL SISTEMA

EVM, EJM. ACTIVIDAD, PAQUETES DE TRABAJO,

ACTIVIDAD, PAQUETES DE TRABAJO,

ENTREGABLES, ETC.)

Por fase
Por actividad

PROCESOS DE GESTIN DE COSTOS:

ENTREGABLES, ETC.)

No aplica
Por actividad

DESCRIPCIN DETALLADA DE LOS PROCESOS DE GESTIN DE COSTOS QUE SE

REALIZARN DURANTE LA GESTIN DE PROYECTOS .

PROCESO DE GESTIN DE
COSTOS

Proceso de Gestin de los

Costos

DESCRIPCIN:

QU, QUIN, CMO, CUNDO, DNDE, CON QU

Los costos del proyecto se estiman con base en el tipo de estimacin por
presupuesto, lo estima el Director del proyecto, y debe ser aprobado por el
Sponsor del proyecto. La estimacin del costo se lleva a cabo en la etapa de
planeacin del proyecto, en las oficinas del grupo del proyecto, disponiendo de
las herramientas como Excel y Project.

Se elabora el presupuesto y se incluye la reserva de 9,54 % para

contingencias. El presupuesto es preparado por el Director del Proyecto
y debe ser aprobado por el Sponsor del proyecto. Este ser preparado
Preparacin del presupuesto
en las oficinas del grupo del proyecto, utilizando herramientas como
excel y projet.

Controlar el costo del

proyecto

Se deja un umbral de ms o menos 5%, de tal manera que si este

umbral se excede, se debe comunicar al exponsor del proyecto para que
se tome una accin correctiva. Si la variacin es menor ser tomada
dentro de los lmites normales.

FORMATOS DE GESTIN DE COSTOS:

DESCRIPCIN DETALLADA DE LOS FORMATOS DE GESTIN DE COSTOS QUE SE

UTILIZARN DURANTE LA GESTIN DE PROYECTOS.

FORMATO DE GESTIN DE
COSTOS

DESCRIPCIN:

QU, QUIN, CMO, CUNDO, DNDE, CON QU

PLAN DE GESTIN DE LOS

Informe de planificacin para la gestin del proyecto
COSTOS
LNEA BASE DEL COSTO

Lnea base del costo antes de contingencias

COSTEO DEL PROYECTO Se hace el informe de los costos distribuidos por las actividades de cada
fase teniendo en cuenta los recursos que se utilizan para cada
actividad.
Se hace el informe de los costos distribuidos por las actividades de cada
fase teniendo en cuenta los recursos que se utilizan para cada
actividad. Se incluye la reserva

PRESUPUESTO POR
ACTIVIDADES

PRESUPUESTO POR MES Este informe muestra los costos de cada uno de los cuatro meses y
tambin muestra el acumulado por mes.
El formato de presupuesto en el tiempo o curva S, muestra la grfica del
valor ganado del tiempo en los cuatro meses que dura el proyecto.

PRESUPUESTO EN EL
TIEMPO CURVA S

SISTEMA

DE
ONTROL DE
IEMPOS DESCRIPCIN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE TIEMPOS QUE SE
UTILIZAR PARA SUMINISTRAR DATOS AL SISTEMA DE CONTROL DE VALOR GANADO .

DESCRIPCIN:

SISTEMA

QU, QUIN, CMO, CUNDO, DNDE, CON QU

DE ONTROL DE OSTOS DESCRIPCIN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS QUE SE UTILIZAR
PARA SUMINISTRAR DATOS AL SISTEMA DE CONTROL DE VALOR GANADO .

DESCRIPCIN:

QU, QUIN, CMO, CUNDO, DNDE, CON QU

Los responsables de las fases del proyecto elaboran reportes semanales en los
cuales informan las actividades realizadas y el porcentaje del avance. El Director
del Proyecto es el encargado de recopilar todos los reportes, actualizar y ajustar
en el Project. De esta manera se mantendr al da el aplicativo para estimar el
estado del proyecto y publicar el Informe.
SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS:

DESCRIPCIN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE

CAMBIOS

DE COSTOS QUE SE UTILIZAR PARA MANTENER LA INTEGRIDAD DE LA LINEA BASE , FORMALIZAR, EVALUAR, Y APROBAR CAMBIOS.

El Director de proyecto es el encargado de evaluar, aprobar o rechazar las

propuestas de cambios.
Todos los cambios de costos debern ser calculados integralmente, teniendo en
cuenta los objetivos del proyecto.
Documentos utilizados para el Control de Cambios de Costos:
- Solicitud de Cambios.
- Acta de reunin.
- Plan del Proyecto.

CONCLUSIONES
Es importante determinar correctamente el Presupuesto del Proyecto para lograr
contar con los costos estimados para las actividades individuales y poder
establecer la lnea base de costo autorizada, la cual va a servir para efectuar las
respectivas comparaciones en el desarrollo del proyecto y que se tomen las
decisiones adecuadas en caso de que la variacin sea significativa.

Se observa que la metodologa de estimacin ascendente nos muestra de manera

muy clara como podemos ir de lo particular a lo general, acumulando los costos,
para llegar a los valores totales para cada una de las fases planteadas en el
proyecto.

A travs de la herramienta de Project, se puede hacer seguimiento mes a mes

cul es el acumulado que se ha gastado, se puede emitir los informes a los
interesados del proyecto y realizar un control observando si se tiene desviaciones
por encima del porcentaje de variacin estimado, para tomar los correctivos
correspondientes

BIBLIOGRAFIA
Project Management Institute (2013). Gua de los Fundamentos para la Direccin
de Proyectos (Gua del PMBOK ) Quinta edicin
MONTOYA MOLINA, P. (2010). Manual para la gestin de proyectos. Captulo 5:
Los instrumentos de planificacin y control, el presupuesto.