TallerMecanicoPro2014 - Manual PDF

Taller Mecnico Pro
Taller Mecnico Pro

Manual de Usuario
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Taller Mecnico Pro
ndice Temtico
Pg.
MENU PRINCIPAL
OPERACIONES............................................................................................................................
CONFIGURACION........................................................................................................................
AYUDA ..........................................................................................................................................
SALIR ............................................................................................................................................
CONFIGURACIN
1.
2.
3.
EMPRESA
1.1
Datos de la Empresa........................................................................................................
1.2
Logo de la Empresa .........................................................................................................
1.3
Definiendo el encabezado principal .................................................................................
USUARIOS
2.1
Agregar nuevos usuarios en el sistema ...........................................................................
2.2
Asignando Grupos a un usuario.......................................................................................
11
2.3
Asignando Mdulos a un usuario.....................................................................................
11
2.4
Editando datos generales de un usuario .........................................................................
12
2.5
Crear y/o cambiar la contrasea de usuario ....................................................................
13
2.6
Clculo de comisiones (servicio, facturas, remisiones) de un usuario ............................
14
MISCELNEOS
3.1
Definiendo nombres de campos ......................................................................................
16
3.2
Nmeros de folio ..............................................................................................................
17
3.3
Logo a utilizar en el men principal..................................................................................
17
3.4
Tasa del impuesto por default (IVA).................................................................................
18
3.5
Monedas (divisas) ............................................................................................................
18
3.6
Definiendo lneas de categoras (inventario) ...................................................................
18
3.7
Personalizando cantidad con letra ...................................................................................
19
Taller Mecnico Pro

Pg.
5.
6.
7.
UTILERAS
4.1
Respaldo de la base de datos..........................................................................................
19
4.2
Reparacin de archivos ...................................................................................................
20
4.3
Inicializacin de archivos .................................................................................................
20
4.4
Importacin de records de respaldos...............................................................................
21
FORMATOS
5.1
Seleccionando formato x default (rdenes de servicio) ...................................................
21
5.2
Definiendo las clusulas del servicio (rdenes de servicio) ............................................
22
SERVICIO (Mdulo de rdenes de Servicio)

6.1
Definicin de categoras...................................................................................................
23
6.2
Definicin del nmero de das de garanta por default ....................................................
24
6.3
Definicin de vehculos a reparar.....................................................................................
24
6.4
Definicin del costo x revisin de un vehculo .................................................................
24
6.5
Edicin de nombres de campos accesorios ....................................................................
25
6.6
Tipo de foliacin en las rdenes de servicio ....................................................................
25
6.7
Definicin de los estados (status) de los vehculos .........................................................
26
FACTURA (Tipo de Facturacin)

7.1
Introduccin ......................................................................................................................
28
7.2
Factura Estandar..............................................................................................................
28
7.3
Factura CBB .....................................................................................................................
29
7.4
Factura Electrnica CFDI .................................................................................................
32
OPERACIONES
8.
9.
CLIENTES Y CxC ......................................................................................................................
34
8.1
Agregar nuevos clientes al sistema .................................................................................
35
8.2
Buscar clientes en la base de datos ................................................................................
37
8.3
Impresin de etiquetas para correspondencia.................................................................
41
8.4
Filtros de informacin .......................................................................................................
43
8.5
Reportes del mdulo ........................................................................................................
45
ORDENES DE SERVICIO..........................................................................................................
48
9.1
Agregar una nueva orden de servicio ..............................................................................
48
9.2
Buscar rdenes de servicio..............................................................................................
50
Taller Mecnico Pro

Pg.
9.3
Filtros de informacin .......................................................................................................
54
9.4
Secciones de una orden de servicio ................................................................................
60
9.4.1
Vehculo............................................................................................................
60
9.4.2
Sntomas...........................................................................................................
60
9.4.3
Aseguradora .....................................................................................................
61
9.4.4
Histrico............................................................................................................
62
9.4.5
Cotizacin .........................................................................................................
63
9.4.6
Fotografas........................................................................................................
67
9.4.7
Seguimiento......................................................................................................
69
Reportes del mdulo ........................................................................................................
70
9.5
10.
11.
12.
13.
REA DE MECNICOS
10.1
Introduccin ...................................................................................................................
74
10.2
Procesando las rdenes de servicio asignadas a un mecnico ...................................
74
10.3
Tareas asignadas a un mecnico (tickets)....................................................................
86
10.4
Citas asignadas a un mecnico (agenda) .....................................................................
87
BITCORA ATENCIN A CLIENTES

11.1
Introduccin ...................................................................................................................
87
11.2
Agregar un nuevo ticket en el sistema ..........................................................................
88
11.3
Buscar tickets de servicio ..............................................................................................
89
11.4
Filtros de informacin ....................................................................................................
90
11.5
Reportes del mdulo .....................................................................................................
93
AGENDA DE CITAS
12.1
Introduccin ...................................................................................................................
97
12.2
Agregar una nueva cita en el sistema ...........................................................................
97
12.3
98
CENTRO DE PAGOS (Clientes)

13.1
Introduccin ...................................................................................................................
102
13.2
Bsqueda de recibos de pagos.....................................................................................
102
13.3
107
13.4
110
Taller Mecnico Pro

Pg.
14.
15.
16.
17.
CENTRO DE PAGOS (Proveedores)

14.1
Introduccin ...................................................................................................................
114
14.2
Bsqueda de recibos.....................................................................................................
114
14.3
117
14.4
120
PROVEEDORES Y CxP ............................................................................................................
124
15.1
Agregar un nuevo proveedor al sistema .......................................................................
124
15.2
Buscar proveedores en la base de datos......................................................................
126
15.3
127
15.4
129
ALMACEN DE PARTES
16.1
Agregar un nuevo producto o servicio...........................................................................
132
16.2
135
16.3
137
CAJA PUNTO DE VENTA

17.1
Introduccin ...................................................................................................................
142
17.2
Nueva venta...................................................................................................................
142
17.3
Buscar productos en la base de datos ..........................................................................
143
17.4
Agregar productos al carrito de compras ......................................................................
143
17.5
Cerrar la venta con factura ............................................................................................
144
17.6
Cerrar la venta con remisin .........................................................................................
144
VENTAS (Clientes)
18.
FACTURAS
18.1
Agregar una nueva factura en el sistema......................................................................
144
18.2
Buscar facturas en la base de datos .............................................................................
147
18.3
Enlazar documentos a una factura................................................................................
147
18.4
Abrir el almacn de partes y servicios para seleccin ..................................................
148
18.5
Cmo pagar el saldo de una factura .............................................................................
150
18.6
153
Taller Mecnico Pro

Pg.
18.7
19.
20.
21.
22.
Facturacin Electrnica CFDI .......................................................................................
156
18.7.1
Verificar datos de la Factura...........................................................................
156
18.7.2
Emitir y Timbrar un CFD.................................................................................
157
18.7.3
Leer un CFD Timbrado...................................................................................
160
18.7.4
Imprimir un CFD .............................................................................................
161
18.7.5
Cancelar un CFD ............................................................................................
162
18.7.6
Configurar datos del Emisor (RFC, Certificados, etc.) ...................................
163
19.1
Agregar una nueva remisin en el sistema ...................................................................
165
19.2
Buscar remisiones en la base de datos ........................................................................
167
19.3
Enlazar documentos a una remisin .............................................................................
167
19.4
169
19.5
Cmo pagar el saldo de una remisin...........................................................................
171
19.6
172
REMISIONES
COTIZACIONES
20.1
Agregar una nueva cotizacin directa en el sistema.....................................................
176
20.2
Buscar cotizaciones en la base de datos ......................................................................
179
20.3
179
20.4
181
PEDIDOS
21.1
Agregar un nuevo pedido en el sistema........................................................................
185
21.2
Buscar pedidos en la base de datos .............................................................................
188
21.3
188
21.4
190
DEVOLUCIONES DE VENTAS
22.1
Agregar una nueva devolucin de venta en el sistema ................................................
194
22.2
Buscar devoluciones de ventas en la base de datos ....................................................
196
22.3
Enlace de facturas o remisiones a devolver .................................................................
196
22.4
197
Taller Mecnico Pro

Pg.
COMPRAS (Proveedores)
23.
24.
25.
ORDENES DE COMPRAS
23.1
Introduccin ...................................................................................................................
200
23.2
Agregar una nueva orden de compra en el sistema .....................................................
201
23.3
Buscar rdenes de compras en la base de datos.........................................................
202
23.4
Abrir el almacn de productos y servicios para seleccin ............................................
203
23.5
205
RECEPCIN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

24.1
Introduccin ...................................................................................................................
209
24.2
Agregar un nuevo documento de recepcin de productos o servicios .........................
209
24.3
Buscar recepciones de compras en la base de datos ..................................................
211
24.4
Abrir el almacn de productos y servicios para seleccin ............................................
211
24.5
Enlace de rdenes de compras.....................................................................................
214
24.6
214
DEVOLUCIONES DE COMPRAS
25.1
Introduccin ...................................................................................................................
219
25.2
Agregar una nueva devolucin de compra en el sistema .............................................
219
25.3
Buscar devoluciones de compras en la base de datos.................................................
221
25.4
Enlace de facturas o remisiones a devolver .................................................................
221
25.5
222
Taller Mecnico Pro
MEN PRINCIPAL
Operaciones
Al ingresar al sistema Taller Mecnico Pro como usuario registrado, proporcionando su
contrasea o password, automticamente entra a la pantalla o men principal, desde donde
podr ingresar en el rea que desee. Cabe mencionar que, de acuerdo a los privilegios de
acceso asignados en el expediente del usuario por el o los Administradores del sistema, el
usuario puede o no ingresar al mdulo de Configuracin. A continuacin se muestra el men
principal:
El men de operaciones contiene todas las funciones para acceder a cada uno de los
mdulos que conforman el sistema. Para ingresar a este men el usuario debe dar un clic con el
Mouse en la funcin Operaciones y el sistema mostrar la siguiente pantalla:
Taller Mecnico Pro
Estos mdulos pueden ser restringidos por el Administrador del sistema para algn usuario
en particular. Este esquema de proteccin permite al Administrador asegurarse de que los
usuarios del sistema utilizarn y trabajarn nicamente en aquellas tareas que les fueron
encomendadas. Para ingresar en algn mdulo en particular slo tiene que dar un clic en el
botn con la imagen del mdulo deseado. Los mdulos que contiene el sistema son:
Clientes y CxC
Ordenes de servicio
rea de Tcnicos
Bitcora - Atencin a clientes
Agenda de citas
Centro de pagos (clientes)
Proveedores y CxP
Almacn de partes
Caja punto de venta
Ventas (Facturas, Remisiones, Cotizaciones, Pedidos, Devs. de Ventas)
Compras (Ordenes de compras, Recepcin de Productos y Servicios, Devs. de
Compras)
Centro de pagos (proveedores)
Taller Mecnico Pro
Desde el men de operaciones el usuario puede ingresar a los mdulos y llevar a cabo
todas las operaciones que el sistema soporta: captura de datos, agregar nuevos clientes,
rdenes de servicios, facturas, partes en el inventario, impresin de reportes, bsqueda y
consulta de informacin, etc.
Configuracin
Desde esta rea el Administrador configura varios parmetros que sern utilizados por los
usuarios en su trabajo diario. Entre las tareas que el Administrador puede realizar en esta rea
citamos las siguientes secciones:
Empresa.- Define los datos de la empresa tales como nombre, direccin o domicilio,
telfonos, correo electrnico, logo de la empresa, as como crear el encabezado que se
imprimir en varios documentos que emite el sistema (Orden de Servicio, Cotizaciones,
Facturas, Remisiones, etc.)
Usuarios.- Agregar los datos de nuevos usuarios que usarn el sistema, restringir
acceso a diversos mdulos, calcular comisiones, etc.
Miscelneos.- Definir algunos nombres de campos usados a travs de diferentes
mdulos del sistema, definir la nomenclatura de los folios que se usarn en diversos
mdulos, imagen favorita o logo de la empresa que se desplegar en el men principal,
impuesto aplicado en su Estado o Ciudad, monedas y su paridad usados en los precios
de los productos registrados en el almacn o inventario, lneas de categoras
(inventarios), y cantidad con letra.
Utileras.- Estas funciones permiten llevar a cabo tareas de mantenimiento sobre las
bases de datos; el Administrador puede realizar respaldos de los datos, recuperacin
bsica de archivos que no puedan ser ledos, inicializar archivos y sus vectores,
importar datos de archivos respaldados. Estas funciones son de efectos permanentes y
deben ser realizadas por personal calificado, de ah la importancia de restringir el
acceso al rea de Configuracin a los usuarios cuyas funciones sean operativas.
Formatos.- Seleccin del formato por default que se utilizar al imprimir rdenes de
servicio. El sistema contiene dos formatos que pueden ser seleccionados, el primero
imprime 1 orden de servicio por pgina (tamao carta), mientras que el segundo
imprime 2 rdenes de servicio por pgina (tamao carta).
Servicio.- Definir parmetros a utilizar en el mdulo de Ordenes de Servicio, tales
como categoras, das de garanta por default, vehculos a reparar, costos x revisin,
comisin x vehculo a mecnicos, tipo de foliacin, estados (status) de los vehculos en
taller, definir fallas o sntomas comunes encontradas en los vehculos, y definir
reparaciones y servicios efectuados en los vehculos.
Factura.- Permite seleccionar el tipo de facturacin que utilizar el sistema. Las
opciones disponibles son: Estandar, Factura CBB, Factura CFDI (mdulo adicional). Si
selecciona Factura CBB el sistema muestra los campos correspondientes para ingresar
los datos generados por el SAT, por ejemplo: Folios, No. Sicofi, Fecha de Asignacin,
etc.
Taller Mecnico Pro
Para evitar que usuarios no autorizados puedan realizar cambios en Configuracin se

recomienda que el Administrador restringa el acceso a esta rea para seguridad de la
operatividad del sistema. Al dar clic en esta funcin el sistema mostrar la primera seccin:
Para cambiar de seccin dentro del rea de Configuracin el usuario debe dar un clic en la
pestaa correspondiente, tal y como se muestra en la siguiente figura:
En los siguientes captulos se explica con mayor detalle cada una de estas secciones.
Taller Mecnico Pro
Ayuda
Con esta funcin el usuario puede leer el manual de usuario, el cual es un documento en
formato Adobe PDF , slo tiene dar un clic en esta funcin y el sistema mostrar este
documento en el monitor de su computadora.
Salir
Con esta funcin el sistema mostrar la siguiente pantalla con las siguientes opciones:
Para cerrar y salir del sistema es muy importante que el usuario utilice la funcin Cerrar
Bases de Datos, ya que as se asegura la integridad de los datos adems de que el sistema
cierra ordenadamente los archivos abiertos.
La funcin Cambiar Usuario, como su nombre sugiere, permite cambiar cambiar de

usuario del sistema desde la pantalla de login de usuarios.
Taller Mecnico Pro
CONFIGURACIN
1. EMPRESA
1.1 Datos de la Empresa
En esta seccin el Administrador define o personaliza los datos de la Empresa o Centro de
Servicio Autorizado. El sistema muestra en los campos de esta seccin informacin que debe
ser reemplazada por los datos de la empresa; puede iniciar la captura de datos presionando la
tecla Tab de su teclado, y tecleando directamente la informacin, para pasar al siguiente
campo slo presione nuevamente la tecla Tab hasta completar el llenado de todos los
campos.
Algunos nombres de campos pueden ser redefinidos desde la seccin Miscelneos.
1.2 Logo de la Empresa

Para ingresar el logo de su empresa o imagen favorita debe usar la funcin Agregar la cual se
encuentra ubicada arriba de la imagen, como se muestra en la siguiente figura:
Al dar clic en esta funcin el sistema mostrar el cuadro de dilogo para buscar una imagen en
su disco duro, como se muestra en la siguiente figura:
6
Taller Mecnico Pro
Se recomienda utilizar una imagen no muy pesada, cuyo tamao oscile entre 30 Kb a 200 Kb,
y un formato de grficos universal como JPG o GIF.
1.3 Definiendo el encabezado principal

El sistema emite varios documentos a travs de los diferentes mdulos y en todos ellos se
incluye el encabezado que se define en esta seccin. Antes de usar esta funcin es
recomendable que el Administrador del sistema haya definidos los datos de la empresa o centro
de servicio autorizado ya que el sistema copia la informacin almacenada en estos campos
para crear el encabezado.
Taller Mecnico Pro
Para crear el encabezado principal el Administrador debe hacer un clic en la funcin

Encabezado, ubicada a la izquierda de la pantalla en la seccin llamada botonera de
funciones:
Al confirmar la ejecucin de esta funcin el sistema copiar todos los datos de la empresa en el
encabezado, como se muestra a continuacin:
Cuando el sistema crea el encabezado todos los datos son colocados en esta rea siguiendo
cierto orden, sin embargo, el Administrador puede aplicarles algunas caractersticas tipogrficas
para mejorar su apariencia utilizando las opciones del men Format, como se muestra en la
siguiente figura:
Taller Mecnico Pro
Para editar el encabezado puede usar el Mouse o ratn de su computadora y junto con las
funciones de seleccin de texto de Windows aplicar el formato deseado. Es importante no
aplicar caractersticas que excedan las capacidades tanto del sistema como de su impresora.
2. USUARIOS
2.1 Agregar nuevos usuarios en el sistema
Desde esta seccin el Administrador puede crear usuarios, darlos de baja del sistema, editar
sus datos, restringir el acceso a ciertos mdulos, definir a cul grupo va a pertenecer
(Administradores, Mecnicos, Vendedores), crear sus contraseas, y calcular sus comisiones.
Para agregar un nuevo usuario al sistema el Administrador debe dar un clic en la funcin
Nuevo usuario como se muestra en la siguiente figura:
Taller Mecnico Pro
Despus de confirmar la ejecucin de esta funcin, el sistema permite la

captura de datos en los campos correspondientes, de igual modo, para
pasar de un campo al siguiente utilice la tecla Tab en su teclado para
mayor rapidez en la captura. Al ejecutar esta funcin el sistema define
los privilegios del nuevo usuario dndole acceso a todos los mdulos del
sistema, como se muestra en la siguiente figura:
10
Taller Mecnico Pro
La mayora de los campos de esta seccin son opcionales, sin embargo es una buena prctica
mantener registro de la mayor cantidad de informacin posible de los empleados que usarn el
sistema. Entre los datos que puede ingresar tambin puede colocar la foto del usuario para
complementar su ficha o expediente.
2.2 Asignando Grupos a un usuario

Existen tres tipos de grupos a los que un usuario puede ser asignado; puede ser asignado a
uno nicamente o a los tres si se desea. Cada uno tiene como objetivo agrupar a aquellos
usuarios que sern enlistados o mostrados en ciertas funciones del sistema, por ejemplo, si a
un usuario se le asigna al grupo de Mecnicos, este usuario aparecer en la lista de mecnicos
cuando se est agregando una nueva orden de servicio al sistema.
Los usuarios asignados al grupo de Administradores podrn acceder a todos los mdulos,
agregar nuevos usuarios, restringir accesos a usuarios, eliminar registros, etc.
Los usuarios asignados al grupo de Vendedores sern enlistados o mostrados en mdulos tales
como Caja Punto de Venta, Facturas, Remisiones, Cotizaciones, Pedidos, etc.
Para asignar a un usuario a uno o todos los grupos debe marcar la casilla correspondiente
segn se muestra en la siguiente figura:
2.3 Asignando Mdulos a un usuario

El sistema permite restringir a un usuario el acceso a casi todos los mdulos que conforman el
sistema. Al ejecutar la funcin Nuevo usuario el sistema asigna acceso total a todos los
mdulos del sistema, sin embargo, es posible, como se ha mencionado, restringir el acceso a
ciertos mdulos, segn sea necesario.
Para restringir el acceso a un mdulo el Administrador slo tiene que dar un clic en la casilla
correspondiente y verificar que sta vaca o sin marca, como se muestra en la siguiente figura:
11
Taller Mecnico Pro
Se puede restringir el acceso a todos estos mdulos simplemente quitando la marca en

aquellos mdulos seleccionados. Para dejar que un usuario pueda ingresar a todos los mdulos
hay que marcar todas las casillas mostradas en esta seccin.
2.4 Editando datos generales de un usuario

Para poder cambiar los datos generales de un usuario, cambiar su contrasea, restringir o no el
acceso a un mdulo, etc. el Administrador debe abrir el expediente correspondiente dando un
clic en el nombre de usuario o en su carpeta, como se muestra en la siguiente figura:
Para editar los datos de cualquiera de los usuarios del sistema el operador debe dar un clic en
el nombre o en la carpeta al final del nombre para que el sistema abra el expediente de dicho
usuario y pueda editar los campos. Es importante recordar que siempre hay que asignarle uno o
ms grupos ya que de ello depende su utilizacin en diferentes mdulos. Los datos son
registrados en el sistema conforme se van ingresando en los campos, para guardar el
expediente de un usuario no existe una funcin especial, basta con abrir su expediente y teclear
directamente en los campos; si desea editar los datos de otro usuario slo tiene que
seleccionarlo de la lista de usuarios dando un clic con el Mouse en su nombre.
12
Taller Mecnico Pro
2.5 Crear y/o cambiar la contrasea de un usuario

Cada usuario debe tener una contrasea para ingresar al sistema. Para crear o cambiar la
contrasea de un usuario debe usar la funcin para dicho propsito. El Administrador debe dar
un clic con el Mouse en el botn o directamente en el campo para ejecutar esta funcin, como
se muestra en la siguiente figura:
Despus de confirmar la solicitud, el sistema muestra el siguiente cuadro de dilogo donde

deber introducir una contrasea y confirmarla:
13
Taller Mecnico Pro
Si la contrasea ya existe, el sistema le avisar sugiriendo que intente nuevamente con otra
contrasea.
Cuando algn usuario haya olvidado su contrasea debe notificar a su Administrador de
sistemas para que defina una nueva contrasea, siguiendo el procedimiento arriba descrito.
2.6 Clculo de comisiones

El sistema lleva un registro de las comisiones generadas ya sea por la reparacin de un equipo
o por la venta de algn producto o artculo, y mediante esta funcin es posible conocer el monto
de estas comisiones generadas en un periodo de tiempo definido al momento de solicitar el
reporte.
Para obtener un reporte de las comisiones de un usuario en particular debe abrir primero su
expediente. Luego, debe dar un clic con el Mouse en la funcin Comisiones como se muestra
a continuacin:
14
Taller Mecnico Pro
En la pantalla anterior, el Administrador puede especificar un periodo de fechas de las cuales

desea saber las comisiones que ese usuario haya generado, ya sea en Servicios si es que ese
mecnico pertenezca a este grupo, o Facturas, o Remisiones, si es que este usuario tambin
est asignado al grupo de Vendedores.
Comisiones por Servicios (Tcnicos Mecnicos)
Cuando una orden de servicio es procesada es posible determinar el
pago por comisin que se entregar al mecnico que hizo la
reparacin. La seccin Servicio de esta misma rea Configuracin,
contiene una tabla general donde es posible fijar la comisin x equipo
que se pagar a los mecnicos.
Puede mandar a imprimir los resultados del periodo directamente, y tambin puede revisar en
pantalla la lista y hacer modificaciones a las comisiones si as lo estima el Administrador.
15
Taller Mecnico Pro
Al usar la opcin Edicin (pequeo lpiz) el sistema mostrar en pantalla todas aquellas
rdenes cuya fecha de salida correspondan al periodo de tiempo especificado.
Comisiones por Facturas o Remisiones (Vendedores)
Para que esta funcin realice los clculos requeridos es importante primero definir el porcentaje
de comisin que recibir un usuario. Para lograr lo anterior, debe abrir el expediente del usuario
y definir un porcentaje en el campo correspondiente, como se muestra en la siguiente figura:
Luego, cuando un usuario realiza una venta y prepara el documento de

salida (factura o remisin) debe seleccionar su nombre de la lista de
usuarios para que el sistema pueda calcular la comisin
correspondiente. El sistema calcula esta comisin basado en el subtotal
de la venta.
Puede imprimir un reporte o primero revisar en pantalla la lista de

comisiones que el sistema calcul.
3. MISCELANEOS
3.1 Definiendo nombres de campos
En esta seccin el Administrador puede definir varios
parmetros que sern usados en la operacin del sistema.
En esta seccin el usuario puede redefinir los nombres de
algunos campos, slo tiene que ingresar en el campo a
modificar y teclear el nuevo nombre, como se muestra en la
siguiente figura:
Estos campos son usados en diferentes mdulos del sistema

(clientes, proveedores, rdenes de servicio, ventas, compras,
etc.).
El sistema limita la edicin de cada campo a un mximo de

13 caracteres.
16
Taller Mecnico Pro
3.2 Nmeros de folio

La mayora de los mdulos genera un folio automtico por cada nuevo registro. Por default el
sistema empieza a generar documentos desde el folio nmero 1, sin embargo, en caso
necesario el Administrador puede establecer una nomenclatura diferente a 1, por ejemplo, si
necesita que la primera orden de servicio generada en el sistema empiece con el folio nmero
1000 puede definirlo de esta seccin.
Los folios de los mdulos que puede modificar son:
Para modificar el siguiente nmero de folio a utilizar de uno de estos mdulos debe dar un clic
en la funcin enseguida del campo (flecha hacia abajo), y el sistema mostrar un dilogo desde
podr definir el nuevo folio.
3.3 Logo a utilizar en el men principal
El Administrador puede cambiar la imagen a mostrar en el men principal usando esta funcin.
Slo tiene que dar clic en la funcin Usar otra imagen y el sistema le permitir seleccionar
cualquier imagen de su disco duro.
17
Taller Mecnico Pro
3.4 Tasa del impuesto por default (IVA)

Desde este campo puede definir la tasa tributaria estndar que el sistema utilizar en
documentos tales como Facturas, Remisiones, Cotizaciones, Pedidos, etc.
Al crear un documento de venta o compra el sistema tomar lectura del porcentaje que en este
campo tenga definido.
3.5 Monedas (Divisas)
En esta tabla el Administrador define aquellas monedas o divisas que se utilizarn en el
almacn de partes o inventario. A cada artculo o producto registrado en el inventario se puede
definir el tipo de moneda, por default el sistema asigna PESOS.
Cuando varios artculos o productos son comprados en moneda extranjera, por ejemplo en
dlares, esta tabla resulta muy conveniente para ajustar o convertir su precio a moneda
nacional y as evitar ir artculo x artculo calculando su precio actual al convertir la divisa, para
mantener actualizado los precios del inventario.
3.6 Definiendo lneas de categoras (inventario)
En esta tabla el Administrador puede definir
una lista de Lneas de Categoras para
categorizar todos los productos del almacn.
Entre los mltiples reportes que emite el
mdulo de almacn el usuario puede solicitar
un reporte basado en una lnea de productos
para anlisis de informacin y toma de
decisiones. Puede definir todas las lneas que
sean necesarias.
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Taller Mecnico Pro
3.7 Personalizando Cantidad con Letra

Con esta opcin el Administrador define el formato que se usar para mostrar la cantidad con
letra en los documentos de ventas (salidas) o de compras (entradas). Bsicamente se compone
de dos elementos que pueden ser modificables: prefijo (tipo de moneda) y sufijo (leyenda final).
Por default, el sistema viene definido para usar la palabra PESOS como prefijo y M.N. (Moneda
Nacional) como sufijo.
Ejemplo: Una factura cuyo importe total sea de 465.75 pesos, el sistema mostrar la siguiente
cantidad con letra:
CUATROCIENTOS SESENTA Y CINCO PESOS 75/100 M.N.
4. UTILERAS
4.1 Respaldo de las Bases de Datos
Como parte de las tareas administrativas es importante realizar respaldos peridicos de las
bases de datos. Para realizar respaldos de los datos el Administrador debe ingresar en la
seccin Utileras y ejecutar la funcin Respaldos.
Para iniciar un respaldo slo tiene que

hacer un clic con el Mouse en la
funcin Respaldos y confirmar la
tarea, como se muestra en la
siguiente figura.
El sistema hace una copia de todos

los archivos que contienen datos y
que residen en la carpeta Respaldo,
la cual est ubicada dentro de la
carpeta en donde se instal Taller
Mecnico Pro.
Una vez iniciado el respaldo, el sistema emite un mensaje de notificacin al operador indicando
que la tarea ha sido completada.
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Taller Mecnico Pro
4.2 Reparacin de archivos

En ocasiones pueden presentarse problemas en la operacin diaria del sistema con el
suministro de energa elctrica (luz), apagones, picos de voltaje, sobrecargas,
malfuncionamiento en el disco duro, etc. imprevistos que pueden llegar a perjudicar uno o ms
archivos, de ah que siempre es muy importante llevar un sistema de respaldos como primera
lnea de defensa en caso de problemas mayores con la base de datos. Sin embargo, el sistema
cuenta tambin con una funcin que permite reparar bases de datos en caso de que stos
presenten problemas de dao y no puedan ser ledos correctamente por el sistema.
Esta
funcin
se
denomina
Reparacin de Archivos y su uso
es recomendable sea realizado por
personal calificado y/o Administrador
del sistema.
Al ejecutar esta funcin el sistema

mostrar la lista de bases de datos
del sistema, el Administrador debe
seleccionar aquella base de datos
que el sistema avisa que est
daado y no puede ser ledo. Una
vez seleccionado el sistema intentar reparar el archivo daado renombrndolo, una vez
finalizada la reparacin el sistema mostrar una lista de errores donde se podr conocer si fue o
no reparado con xito. Siempre sugerimos que contacte a nuestro departamento de soporte
tcnico para mayor asistencia.
4.3 Inicializacin de archivos

Con esta funcin el Administrador puede inicializar una base de datos. Al inicializar una base de
datos se eliminan o borran todos los registros guardados en ella, y se reinician todos los
vectores de dicho archivo.
Deben tomarse las precauciones debidas ya que esta funcin elimina toda la informacin
contenida en la base de datos seleccionada de forma permanente y debe ser realizada por
personal calificado o el Administrador.
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Taller Mecnico Pro
4.4 Importar records de respaldos

Esta funcin importa todos los records de un archivo de respaldo. Su uso est diseado para
casos especiales, y no se recomienda usarlo de manera experimental ni cuando se reparan
archivos. Bsicamente lee el contenido del archivo de respaldo e importa todos los registros que
en l se encuentren.
5. FORMATOS
5.1 Seleccionando formato x default (rdenes de servicio)
Desde esta seccin el Administrador define el formato a utilizar cuando se imprima o visualice
una orden de servicio.
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Taller Mecnico Pro
El sistema cuenta con dos formatos pre-definidos y el Administrador decidir cul de ellos es
que ser usado por el sistema para imprimir rdenes de servicio. Para establecer el formato por
default o estndar, slo tiene que dar un clic con el Mouse en la funcin correspondiente del
formato seleccionado, como se muestra en la siguiente figura:
5.2 Definiendo las clusulas del servicio (rdenes de servicio)

El formato 1 de las rdenes de servicio incluye un rea en donde se puede definir las clusulas
del servicio del centro de servicio o taller; el usuario puede definir tanto clusulas de entrada
como clasulas de salida. Estas clusulas slo aparecen en este formato y se imprimirn
nicamente si se establece como formato estndar.
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Taller Mecnico Pro
6. SERVICIO (Mdulo de Ordenes de Servicio)

6.1 Definicin de categoras
A cada orden de servicio se debe asignar una categora para una mejor clasificacin de dichas
rdenes. El sistema cuenta con una lista pre-definida la cual cubre muchos aspectos de los
servicios que ofrecen los centros de servicio, sin embargo, el administrador puede definir
nuevas categoras dando un clic en la funcin Agregar, como se muestra en la siguiente
figura:
23
Taller Mecnico Pro
6.2 Definicin del nmero de das de garanta (por default)

Casi en su mayora, los centros de servicio o talleres ofrecen a sus clientes un periodo de
garanta el cual ampara por cierto tiempo las reparaciones efectuadas en sus vehculos. El
tiempo de garanta puede variar de acuerdo a las polticas de cada taller, y desde este campo el
Administrador puede definir el nmero de das que por default se asignar a cada orden de
servicio. Este nmero ser ledo por el sistema cuando se genere una nueva orden de servicio,
sin embargo, este nmero puede ser modificado posteriormente en la misma orden si as se
requiere.
6.3 Definicin de vehculos a reparar

En esta tabla el Administrador define los equipos o unidades que el centro de servicio o taller
est especializado en su reparacin. Adems, puede tambin definir el costo x revisin a un
equipo as como el importe por concepto de comisin a un mecnico, si as lo determinan sus
polticas.
El sistema tiene una lista inicial pre-definida de equipos la cual puede ser editada por el
Administrador de acuerdo a sus necesidades. Para editar esta lista slo tiene que dar un clic
directamente en el campo a afectar y realizar las modificaciones. Para agregar un nuevo equipo
a la lista slo tiene que hacer un clic en la funcin Agregar como se muestra en la siguiente
figura:
6.4 Definicin del costo x revisin de un vehculo

El sistema permite fijar un precio o costo por revisin de un vehculo a reparar, de acuerdo a las
polticas del centro de servicio o taller, el Administrador puede establecer estos costos
simplemente tecleando dicha cantidad en el campo correspondiente. El sistema leer esta tabla
cuando est generando una nueva orden y si encuentra definido un costo por revisin para el
tipo de vehculo que se est recibiendo dicha cantidad ser consignada en la nueva orden. Este
24
Taller Mecnico Pro
costo puede ser modificado posteriormente directamente en la orden de servicio si as se

requiere.
6.5 Edicin de nombres de campos de accesorios
En cada orden de servicio el usuario puede ingresar aquellos accesorios que el vehculo
presenta al momento de su recepcin. Es una lista con 17 accesorios cuyos nombres de
campos pueden ser re-definidos de acuerdo a sus necesidades. Para modificar y/o editar
alguno de ellos simplemente tiene que dar un clic con el Mouse en el campo correspondiente y
teclear el nuevo nombre.
6.6 Tipo de foliacin en las rdenes de servicio

Cuando se agrega una nueva orden de servicio el sistema puede generar un nmero de folio
para su posterior identificacin. El sistema cuenta con dos tipos de foliacin: Automtico o
Manual. Al utilizar la foliacin automtica el sistema va generando un nmero consecutivo y
empezar con el nmero o folio definido en la seccin Misclaneos>Nmeros de folio. Al usar
la foliacin Manual el sistema preguntar antes de crear la nueva orden por el siguiente folio a
utilizar. Por default el sistema utiliza la foliacin automtica.
25
Taller Mecnico Pro
6.7 Definicin de los estados (status) de los equipos

En cada orden de servicio el usuario puede definir en Estado (status) para identificar la situacin
actual de dicha orden o equipo, lo cual facilita enormemente el procesamiento de rdenes, la
atencin al cliente, y la toma de decisiones.
El sistema cuenta con una lista pre-definida estndar de Estados que pueden ser aplicados a
cualquier orden de servicio. Estos estados estn asociados a un color lo que permite al usuario
obtener un mapa visual y una identificacin rpida cuando ya se est familiarizado con este
esquema.
Adems del color y la descripcin de un estado, el Administrador debe indicar en dnde est
el equipo cuando se le asigna ese estado, es decir, debe seleccionar con la opcin Seala
estar en el lugar fsico donde se encuentra el equipo. El nombre de estas son opciones y cmo
el sistema los procesa son:
Taller.- Todos los estados bajo opcin sern mostrados en una orden de servicio abierta, es
decir, que el equipo se encuentra en poder del centro de servicio o taller.
Cliente.- El sistema permite escoger cualquier estado bajo esta opcin cuando se va a cerrar
una orden de servicio y se va a entregar el equipo a su respectivo dueo (Cliente).
Terceros.- Sirve para indicar que dicho Estado ha sido asignado a un equipo que est en poder
del centro de servicio pero que ha sido enviado con un tercero o taller externo para realizar
alguna reparacin especial.
El sistema tiene una lista pre-definida de estados o status y no puede ser editada ni removida.
Para agregar una nuevo Estado, el Administrador debe dar un clic en cualquiera de los colores
que no haya sido definido o utilizado an como se muestra en la siguiente figura.
26
Taller Mecnico Pro
Luego, el sistema mostrar los campos para definir el nuevo Estado:
Actualmente el sistema permite definir hasta 25 Estados o Status.
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Taller Mecnico Pro
7. FACTURA
7.1 Introduccin
Esta seccin permite seleccionar el tipo de facturacin a utilizar. El Administrador puede elegir
una de las siguientes opciones:
Factura Estandar
Factura CBB
Factura CFDI
Dependiendo de la opcin elegida el sistema emitir e imprimir en el formato correspondiente.

Bsicamente, cualquiera de esta opciones le permite al usuario generar e ingresar los datos de
una factura de manera similar (datos del cliente, conceptos, precios, etc.), sin embargo la
diferencia entre ellas radica en el formato a imprimir y en el caso de la Factura CFDI hay otros
procesos adicionales para emitir y timbrar un CFD.
7.2 Factura Estandar
Es la opcin seleccionada por default, y contiene todos los elementos de una factura, cuando el
operador desea imprimir una copia el sistema imprime el siguiente formato:
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Taller Mecnico Pro
7.3 Factura CBB

Este formato es para usuarios de Mxico que tributan bajo el esquema de Facturacin CBB
autorizado por el Servicio de Administracin Tributaria (SAT).
Para seleccionar este tipo de facturacin, debe abrir la seccin Configuracin>Factura:
Luego, dar clic en la funcin Seleccionar Tipo de Facturacin:
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Taller Mecnico Pro
selecciona la opcin Factura CBB:
El sistema mostrar la siguiente pantalla:
El usuario podr entonces ingresar los datos asignados por el SAT. Es recomendable copiar
estos datos directamente del documento PDF entregado por el SAT al Contribuyente y pegarlos
en el campo correspondiente, incluyendo el cdigo de barras bidimensional (CBB), como se
muestra a continuacin:
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Taller Mecnico Pro
debe pegar la imagen dando un clic derecho en el campo CBB y pegar la imagen en memoria
de la siguiente manera:
Los datos ingresados sern ledos por el

sistema cada vez que se imprima una Factura,
como se muestra a continuacin:
Este formato contiene toda la informacin

requerida por el SAT, incluyendo el Cdigo de
Barras Bidimensional (CBB).
31
Taller Mecnico Pro
7.4 Factura Electrnica CFDI

Este formato es para usuarios de Mxico que tributan bajo el esquema de Facturacin
Electrnica CFDI autorizado por el Servicio de Administracin Tributaria (SAT). Este tipo de
comprobante utiliza estndares normados por el SAT y se constituye como un documento digital
en formato XML el cual ser validado, timbrado y sellado por un Proveedor Autorizado de
Certificacin a travs de Internet (PAC).
NOTA IMPORTANTE: A menos que el usuario haya adquirido el sistema con Facturacin
Electrnica CFDI integrada, esta opcin se vende como un mdulo adicional y si usted desea
emitir, timbrar e imprimir sus Comprobantes Fiscales Digitales directamente desde el sistema
puede adquirirlo desde nuestra pgina web www.digitalab-software.com vistenos y con mucho
gusto un asesor le dar toda la informacin necesaria.
En trminos generales, para emitir una factura electrnica es necesario contar con un software
informtico capaz de conectarse a un Web Service va Internet y realizar diversos procesos
tales como convertir una factura a XML, enviarlo al Web Service para que sea timbrado y leer
los resultados. Cuando una factura ha sido correctamente timbrada por un Proveedor
Autorizado de Certificacin (PAC), ste enva los resultados tanto al Cliente como al SAT, y el
usuario podr consultar y verificar en la pgina del SAT cuando se ha emitido un CFDI
correctamente.
A continuacin mostramos un esquema general de un proceso Web Service:
En Taller Mecnico Pro para que el usuario pueda emitir y timbrar una factura electrnica debe
acceder al mdulo de Facturacin Electrnica, el cual mostramos a continuacin:
32
Taller Mecnico Pro
El Sistema Conector para Timbrado guarda

en la PC del usuario una copia del XML
timbrado, la cual podr enviarla al cliente va
Email, o copiarlo en una memoria USB.
Finalmente, una vez que la factura ha sido
validada, emitida, y timbrada el usuario podr
imprimir una representacin impresa del CFDI
directamente desde Taller Mecnico Pro para
entregarle una copia al cliente.
Ms adelante describiremos los pasos
necesarios para emitir y timbrar un
Comprobante Fiscal Digital (CFD).
33
Taller Mecnico Pro
OPERACIONES
8. CLIENTES y CxC
Desde el men de operaciones el usuario debe dar un clic en la funcin Clientes y CxC para
entrar en el mdulo de Clientes. Desde este mdulo se agregan nuevos clientes, se puede
realizar bsquedas de clientes registrados, imprimir etiquetas para correspondencia con los
datos de clientes registrados, imprimir reportes, etc.
Adems cuenta con dos filtros de informacin para mostrar aquellos clientes que cumplan con
el criterio especificado. La lista de nombres que aparece en esta pantalla es de todos aquellos
clientes que ya estn registrados en el sistema.
La pantalla principal del mdulo de clientes se muestra en la siguiente figura:
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Taller Mecnico Pro
8.1 Agregar nuevos clientes al sistema

Esta funcin permite agregar o dar de alta un nuevo cliente en el sistema. Al ejecutar esta
funcin el sistema crea un nuevo expediente y presenta al usuario todos los campos y
secciones para capturar o ingresar todos sus datos. Para agregar un nuevo cliente al sistema
debe dar un clic con el Mouse en la funcin Nuevo Cliente y confirmar su accin, como se
muestra en las siguientes figuras:
Despus que el usuario ha confirmado la creacin de un nuevo expediente el sistema

mostrar la siguiente pantalla para iniciar la captura de datos:
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Taller Mecnico Pro
Todos los campos son opcionales excepto el nombre del cliente. Adems, cada expediente
cuenta con diferentes secciones para consultar e incluso agregar nuevos registros.
Cada expediente cuenta con las siguientes secciones:
General.- En esta seccin se ingresan los datos generales del cliente, referencias, datos
de facturacin, observaciones, etc.
Reparaciones.- En esta seccin el usuario puede ver todas las rdenes de servicio que un
cliente tiene registrado en el sistema. Adems, puede realizar bsquedas de rdenes, y
agregar nuevas rdenes.
Recibos de pagos.- Esta seccin muestra todos los pagos realizados por el cliente para su
consulta. Desde aqu el usuario puede registrar un nuevo pago realizado por el cliente, realizar
bsquedas de pagos registrados, e imprimir recibos.
Cotizaciones.- En esta seccin el usuario puede consultar todas las cotizaciones
registradas a favor del cliente. El sistema maneja dos tipos de cotizacin: 1. Directa, 2. Servicio,
ambas son mostradas en esta tabla. Adems, el usuario puede crear una nueva cotizacin
directa usando la funcin correspondiente, y realizar bsquedas.
Facturas.- En esta seccin el usuario puede consultar todas las facturas registradas a
favor del cliente. Adems, desde aqu puede crear nuevas facturas usando la funcin Nueva
Factura, y realizar bsquedas.
Remisiones.- En esta seccin el usuario puede consultar todas las remisiones registradas
a favor del cliente. Adems, desde aqu puede crear nuevas remisiones usando la funcin
Nueva Remisin, y realizar bsquedas.
Aplicacin de pagos.- Todos los pagos aplicados a cualquier factura o remisin del cliente
son mostrados en esta tabla. Tambin puede realizar bsquedas de estos registros.
Agenda de citas.- En esta seccin el usuario puede registrar una cita para un cliente. Con
este nuevo mdulo es posible agendar citas para los clientes, por ejemplo: visitas a domicilio
para revisin de vehculos, etc.
Bitcora.- En esta seccin el usuario puede consultar y dar seguimiento a todas las
actividades relacionadas con el cliente. El sistema genera un ticket por cada nueva tarea o
requerimiento. Con este nuevo mdulo ahora es posible para un centro de servicio mejorar su
departamento de atencin a clientes.
Seleccionando el Nombre del Cliente o Nombre de la Empresa?
Al agregar un nuevo cliente en el sistema, el usuario puede ingresar tanto el nombre del
cliente como el nombre de la empresa o compaa para la que trabaja dicho cliente, entonces el
sistema le da la opcin de escoger en qu forma desea que el sistema muestre a este cliente en
las listas; para realizar esto, el usuario debe seleccionar en el campo Mostrar como la opcin
correspondiente, como se muestra en la siguiente figura:
36
Taller Mecnico Pro
8.2 Buscar clientes en la base de datos

El usuario puede buscar el expediente de un cliente o seleccionar alguno de un grupo de
ellos cuando se haga una bsqueda global, ejemplo, por apellido paterno. Para buscar el
expediente de un cliente el usuario debe dar un clic en la funcin Buscar como se muestra en
la siguiente figura:
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nombre del expediente y da clic
en el botn Buscar para que el sistema localice, abra y muestre en pantalla dicho expediente.
En caso de que no exista el nombre especificado el sistema avisar que no se encontraron
records en la bsqueda.
Bsquedas avanzadas
Para realizar bsquedas avanzadas el usuario puede ingresar en la pantalla
correspondiente haciendo clic en el botn Catalogo de la funcin Buscar:
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Taller Mecnico Pro
Luego el sistema mostrar la pantalla denominada Bsquedas Avanzadas:
Desde esta pantalla el usuario puede realizar bsquedas que engloben varios nombres a la
vez, o varios criterios a la vez. Veamos algunos casos para ejemplificar este concepto.
Caso # 1: El usuario desea buscar a todos los clientes que viven en la colonia o barrio
Santa Cecilia, para lograr esto, el usuario debe dar un clic en la funcin Buscar de
Bsquedas Avanzadas:
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Taller Mecnico Pro
Al dar clic en esta funcin el sistema entra en modo Find o Bsqueda, y muestra los
campos en blanco para que el usuario teclee la informacin a buscar y presione la tecla <Enter>
para indicarle al sistema que realice la bsqueda:
En caso de que el sistema encuentre expedientes que cumplan con el criterio especificado
los mostrar en pantalla:
Caso #2: El usuario desea encontrar todos los expedientes de clientes con Clasificacin
Micro Empresa y cuya residencia sea en las colonias o barrios Santa Cecilia y Ajusco:
Primero da un clic en la funcin Buscar, el sistema entra en modo Bsqueda, y el usuario
teclea santa cecilia y micro empresa en los campos correspondientes, tal y como se muestra
en la siguiente figura:
39
Taller Mecnico Pro
Luego, el usuario debe especificar el siguiente criterio, para ello debe hacer un clic en la
funcin Agregar criterio como se muestra en la siguiente figura, teclea la informacin del
segundo criterio y cuando est listo presiona la tecla <Enter> en su teclado para iniciar la
bsqueda, si el sistema encuentra expedientes que cumplan con los criterios especificados los
mostrar en pantalla:
El sistema muestra los resultados:
De la misma manera, al realizar bsquedas avanzadas puede incluir nombres, y especificar

ms criterios de bsqueda. Asimismo, cuando se realizan bsquedas y el sistema muestra los
resultados en pantalla al conjunto de estos expedientes encontrados se les denomina Records
Encontrados, este conjunto de records encontrados pueden ser utilizados para imprimir
etiquetas para correspondencia con la funcin Etiquetas, o bien, puede imprimir un listado con
estos records con la funcin Listado.
Para salir de la pantalla de Bsquedas Avanzadas el usuario debe hacer un clic en la
funcin Salir (pequea puerta caf).
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Taller Mecnico Pro
8.3 Impresin de etiquetas para correspondencia

Esta funcin permite al usuario imprimir etiquetas con los datos
registrados en el expediente de un cliente, o de un grupo de clientes. El
primer paso antes de imprimir etiquetas es haber realizado una Bsqueda
Avanzada, de esta manera el sistema seleccionar desde uno hasta un
grupo de clientes para los cuales se desea imprimir etiquetas de
correspondencia.
Para abrir la pantalla de etiquetas el usuario debe dar un clic en la
funcin Etiquetas:
Nota: El sistema imprime nicamente en plantillas Avery 8160 y similares. Esta plantilla
5/8
puede imprimir 30 etiquetas de tamao 1 x 2 organizadas en 3 columnas x 10 filas, y son de
fcil adquisicin en tiendas especializadas de suministros para oficinas.
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Taller Mecnico Pro
Paso 1: Buscar expedientes

Antes de empezar a imprimir etiquetas, el usuario debe tener en mente a
quin o quines desea imprimir en una etiqueta, para ello cuenta con la funcin
Buscar, puede hacer una bsqueda bsica tecleando el nombre del cliente
(Buscar), escoger toda la base de datos (Todos), o hacer una Bsqueda
Avanzada (Catalogo). En todos los casos el sistema mostrar los datos en el
campo Etiqueta de acuerdo a su eleccin.
Paso 2: Seleccin de parmetros

Etiquetas
En este campo el sistema lee los datos bsicos de un expediente y los muestra a travs de
ella. Si hay ms de un expediente o record encontrado puede navegar a travs de stos usando
las teclas con flechas colocadas debajo del campo para tal propsito.
El usuario tiene la opcin incluso de teclear cualquier informacin en dicho campo y
mandarlo a imprimir en una etiqueta si as lo requiere, claro, tratando de no exceder los lmites
visuales y fsicos de la etiqueta.
Records
Con esta opcin el usuario le indica al sistema el rango de records o expedientes que
desea imprimir. Por ejemplo, si el usuario realiz una bsqueda de todos aquellos clientes que
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Taller Mecnico Pro
viven en una colonia especfica y encontr que 11 records o expedientes cumplen con su
criterio, aqu debe seleccionar si desea que se impriman los datos de los 11 records
encontrados, o si imprime nicamente el record o datos que estn en ese momento en el campo
Etiqueta.
Orientacin
Con esta opcin el usuario define la orientacin con la que se imprimirn la o las etiquetas,
tiene mayor relevancia cuando se van a imprimir varias etiquetas. Puede elegir para que el
sistema imprima etiquetas fila x fila, o columna x columna.
Imprimir
Con esta opcin al usuario puede ser todava ms especfico si desea imprimir una sola
etiqueta, sin embargo para que tenga pleno efecto debe seleccionar la opcin Record actual
desde el cuadro Records, como se muestra en la siguiente figura:
8.4 Filtros de informacin

El mdulo de clientes cuenta con dos poderosos filtros con los cuales puede obtener un
extracto de aquellos clientes o expedientes que cumplan con el criterio especificado. Los filtros
de este mdulo se denominan Clasificacin y Estado. Para filtrar expedientes el usuario debe
hacer un clic en la seccin correspondiente:
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Taller Mecnico Pro
Clasificacin
Como se ha descrito anteriormente, esta pantalla tiene la funcin de mostrar aquellos
expedientes o clientes que cumplan con la opcin seleccionada, en este caso, con la
clasificacin que se les haya asignado al crear su expediente.
El usuario slo tiene que seleccionar una opcin y automticamente el sistema mostrar
todos aquellos clientes cuya clasificacin coincida con la requerida::
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Taller Mecnico Pro
8.5 Reportes del mdulo

Bsicamente todos los mdulos del sistema poseen un generador de reportes, los cuales
permiten al usuario o administrador emitir reportes que cumplan con los criterios especificados
para su anlisis o toma de decisiones. Para acceder al generador de reportes el usuario debe
hacer clic en la seccin o tab denominada Reportes.
Reporte
Esta opcin permite al usuario seleccionar el reporte deseado. Algunos de estos reportes
utilizan una combinacin de opciones para mayor alcance en los resultados generados. Los
reportes que un usuario o administrador puede emitir son:
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Taller Mecnico Pro
Colonia
Al usar esta opcin el sistema genera una lista de todas las colonias que estn registradas
en expedientes sin repeticiones, es decir, si el sistema encuentra 5 clientes que viven en la
misma colonia solamente mostrar una vez el nombre de esa colonia.
Clasificacin
El sistema permite a un usuario o administrador seleccionar cualquiera de las opciones que
estn definidas en esta lista. Esta lista puede ser personalizada por el Administrador de acuerdo
a sus necesidades de manera tal que permita ejercer una mejor clasificacin de sus clientes.
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Taller Mecnico Pro
Estado
Este es otro campo que permite al Administrador establecer otro esquema de clasificacin.
Cuando el usuario agrega un nuevo expediente, el sistema automticamente le asigna el
Estado de Activo, las opciones de esta lista tambin pueden ser personalizadas de acuerdo a
las necesidades del centro de servicio y/o personal administrativo.
Una vez que el usuario ha seleccionado un reporte y definido las opciones

deseadas para imprimir el reporte slo tiene que dar un clic con el Mouse en la
funcin Imprimir, y el sistema mostrar la ventana de impresin para
seleccionar una impresora y enviar el documento:
Exportar datos
Con esta funcin el usuario puede exportar los datos generados por un reporte a diferentes
formatos. Por default, el sistema utiliza el formato *.CSV para exportar la informacin ya que
este formato es compatible con la mayora de aplicaciones de hojas de clculo tales como
Excel, Lotus 1-2-3, Symphony, etc., sin embargo, el usuario puede seleccionar otros formatos
segn sea requerido. Los formatos a los cuales el sistema puede exportar son:
*.tab
*.csv
*.slk
*.dbf
*.dif
*.wk1
*.bas
*.mer
*.htm
Tab-Separated Text Files

Comma-Separated Text Files
SYLK Files
DBF Files
DIF Files
Lotus 1-2-3 Files
Basic Files
Merge Files
HTML Table Files
Al ejecutar esta funcin el

sistema muestra la ventana para
exportar datos, y pide que el usuario
defina un nombre de archivo, y la
carpeta de destino a donde se enviar
la informacin. Tambin puede
seleccionar cualquiera de los formatos
arriba mencionados
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Taller Mecnico Pro
9. RDENES DE SERVICIO
Este mdulo lleva el control de todas las actividades del centro de servicio o taller, tales como
crear nuevas rdenes de servicio, procesamiento de rdenes, consultas, reportes, etc. Para
ingresar en este mdulo desde el men de operaciones el usuario debe dar un clic en la funcin
Ordenes de Servicio.
Cuenta tambin con cinco poderosos filtros de informacin para mostrar aquellas rdenes que
cumplan con el criterio especificado.
La pantalla principal del mdulo de rdenes de servicio se muestra en la siguiente figura:
9.1 Agregar una nueva orden de servicio

Esta funcin permite agregar o dar de alta una nueva orden de servicio en el sistema. Al
ejecutar esta funcin el sistema crea un nuevo expediente y presenta al usuario todos los
campos y secciones para capturar o ingresar todos los datos. Para agregar una nueva orden
de servicio al sistema debe dar un clic con el Mouse en la funcin Nueva Orden y confirmar su
accin, como se muestra en las siguientes figuras:
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Taller Mecnico Pro
Despus de que el usuario ha confirmado la creacin de un nuevo expediente el sistema

Cada orden de servicio posee diferentes secciones para su procesamiento y seguimiento,

los cuales se describen brevemente a continuacin:
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Taller Mecnico Pro
Vehculo.- En esta seccin se ingresan los datos generales de la orden de servicio,

nombre del cliente, nombre del mecnico, sntomas del vehculo, servicios a realizar,
observaciones generales, etc.
Sntomas.- En esta seccin el usuario puede ingresar una lista de sntomas encontradas
en el vehculo a reparar o dar servicio, puede agrupar stas por sistema del vehculo.
Aseguradora.- En esta seccin el usuario puede ingresar datos del seguro del vehculo
tales como nombre de la compaa de seguros, beneficiario, nmero de pliza, etc.
Histrico.- En esta seccin el usuario puede consultar informacin relacionada a un
vehculo basado en su nmero de serie (VIN). Si un vehculo ha ingresado ms de una vez para
reparacin al centro de servicio es posible consultar fechas, fallas y reparaciones del mismo de
todas las veces que ha reingresado.
Cotizacin.- En esta seccin se define el costo del servicio. El usuario debe consignar en
esta cotizacin las partes o refacciones empleadas, as como el costo por mano de obra.
Adems, puede conectarse con el almacn para seleccionar partes registradas, as como
agregar al mismo almacn nuevas partes y servicios. Tambin puede emitir una factura o
remisin desde esta misma seccin basado en los artculos definidos en la cotizacin misma.
Fotografas.- El usuario puede agregar fotos o imgenes de un vehculo sin importar
cuntas veces ha re-ingresado, todas las fotos que se han tomado a un vehculo podrn ser
consultadas en esta seccin.
Seguimiento.- Esta seccin es til para darle seguimiento a una orden de servicio, se
puede documentar aspectos administrativos de la reparacin, comunicacin con el cliente, etc.
Cualquier evento o requerimiento relacionado a una orden de servicio el usuario puede generar
un nuevo ticket de servicio.
9.2 Buscar rdenes de servicio
El usuario puede buscar el expediente de una orden de servicio usando la funcin
Buscar, e ingresando el nmero de orden asignado al vehculo. En caso de existir el nmero
de orden el sistema abrir su expediente para su procesamiento.
Para buscar una orden de servicio el usuario debe hacer un clic en la funcin Buscar
como se muestra en la ilustracin:
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Taller Mecnico Pro
Al ejecutar esta funcin el sistema muestra la ventana desde donde se ingresa el nmero
de orden a buscar:
Bsquedas avanzadas
Para realizar bsquedas avanzadas el usuario puede ingresar en la pantalla
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Taller Mecnico Pro
Desde esta pantalla el usuario puede realizar bsquedas que engloben varios rdenes de
servicio a la vez, o varios criterios a la vez. Veamos algunos casos para ejemplificar este
concepto.
Caso # 1: El usuario desea encontrar ver en pantalla todos los vehculos de marca Ford,
para lograr esto, el usuario debe dar un clic en la funcin Buscar de Bsquedas Avanzadas:
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Taller Mecnico Pro
En caso de que el sistema encuentre rdenes que cumplan con el criterio especificado los
Caso #2: El usuario desea encontrar todas las rdenes de servicio cuyas Marca sean
Ford y Wolkswagen y su Estado sea Bajo Reparacin.
Primero da un clic en la funcin Buscar, el sistema entra en modo Bsqueda, y el usuario
teclea ford y bajo reparacin en los campos correspondientes, tal y como se muestra en la
siguiente figura:
bsqueda; si el sistema encuentra rdenes de servicio que cumplan con los criterios
especificados los mostrar en pantalla:
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Taller Mecnico Pro
De la misma manera, al realizar bsquedas avanzadas puede incluir ms datos, y

especificar ms criterios de bsqueda. Para salir de la pantalla de Bsquedas Avanzadas el
usuario debe hacer un clic en la funcin Salir (pequea puerta caf).

El mdulo de rdenes de servicio cuenta con cinco poderosos filtros con los cuales el
usuario puede obtener un extracto de aquellas rdenes o expedientes que cumplan con el
criterio especificado. Los filtros de este mdulo se denominan General, Garanta Taller,
Garanta Fbrica, Categora, Estado, y Cliente. Para filtrar rdenes el usuario debe hacer un clic
en la seccin correspondiente y en su caso seleccionar opciones:
General
Esta seccin muestra todas las rdenes de servicio, en el orden en que han sido
agregados al sistema.
Garanta Taller
El sistema muestra todas aquellas rdenes en cuya categora se asign la opcin
Garanta del Taller. Esta opcin debe aplicarse a todas aquellas rdenes que regresan al
centro de servicio para validar la garanta de una reparacin anterior.
54
Taller Mecnico Pro
Cuando se agrega una nueva orden de servicio al sistema, el usuario debe clasificar la
misma seleccionando la opcin correspondiente, como se muestra en la siguiente figura:
Aseguradoras
El sistema despliega todas aquellas rdenes de servicio a cuya categora se asign la
opcin Servicio con seguro. Estos vehculos son los que llegan para validar su garanta a
Centros de Servicio Autorizados.
55
Taller Mecnico Pro
El usuario puede seleccionar cualquiera de las aseguradoras definidas en el sistema y ver

en pantalla todas aquellas rdenes de servicio asignadas a estas aseguradoras.
Categora
Con este filtro el usuario puede desplegar todas aquellas rdenes que cumplan con la
opcin seleccionada en el campo Categora.
56
Taller Mecnico Pro
El sistema filtra aquellas rdenes de servicio que cumplan con la opcin seleccionada,
como se muestra en la siguiente figura:
57
Taller Mecnico Pro
Estado
Con este filtro el usuario puede obtener una lista todas aquellas rdenes que cumplan con
la opcin seleccionada en el campo Estado.
El sistema filtra aquellas rdenes de servicio que cumplan con la opcin seleccionada,
58
Taller Mecnico Pro
Cliente
Con este filtro el usuario puede desplegar todas aquellas rdenes de servicio que
pertenezcan a un cliente en particular, previamente seleccionado del catlogo.
El sistema filtra aquellas rdenes de servicio del cliente seleccionado, como se muestra en
la siguiente figura:
59
Taller Mecnico Pro
9.4 Secciones de una orden de servicio

Cada orden de servicio est compuesto de siete secciones para un procesamiento
adecuado. Con estas secciones todos los usuarios del sistema pueden conocer detalladamente
todo lo relacionado con una orden de servicio. A continuacin se describe cada una de las
secciones.
9.4.1 Vehculo
En esta seccin el usuario ingresa las caractersticas del vehculo a reparar. Adems,
asigna el nombre del cliente, nombre del mecnico, sntomas del vehculo, observaciones
generales, etc.
9.4.2 Sntomas del vehculo

Desde esta seccin el usuario puede definir nuevos sntomas, as como crear una lista de
los sntomas que presenta el vehculo que entra a servicio.
60
Taller Mecnico Pro
9.4.3 Aseguradora
Esta seccin est diseada para aquellos centros de servicio quienes reciben vehculos
para reparacin y/o servicio remitidos por compaas de seguro, sus campos almacenan
informacin relacionada para el control y contacto de estas empresas de seguros.
Entre los diferentes datos que puede registrar se encuentran:
No. Pliza
Beneficiario
Nombre del Ajustador, Evaluador, o Perito
No. Licencia
Tipo de cobertura
Fecha de vencimiento
Observaciones
Clave de la aseguradora
Nombre de la aseguradora
Domicilio de la aseguradora
Telfonos
61
Taller Mecnico Pro
9.4.4 Histrico
En esta seccin el usuario puede consultar el historial de servicio de un vehculo, ya que se
basa en el nmero de serie (VIN) para rastrear el mismo a travs de todas las rdenes de
servicio registradas en el sistema.
Es importante que el usuario o capturista de datos ingrese siempre el nmero de serie del
vehculo cuando ste se recibe en el centro de servicio, ya que as el sistema puede dar un
seguimiento adecuado a la informacin.
Para abrir cualquier expediente mostrado en esta lista slo tiene que dar un clic con el
Mouse en el nmero de orden y/o en su carpeta asociada, y el sistema mostrar toda la
informacin relevante a dicha orden en los campos correspondientes.
Es posible conocer las fechas en que fue procesado anteriormente, el mecnico que repar
el vehculo, los mtodos de reparacin empleados, sntomas registrados, servicios realizados,
etc.
62
Taller Mecnico Pro
9.4.5 Cotizacin | Presupuesto

En esta seccin el usuario define cul ser el costo del servicio. En este documento el
usuario puede mostrar al cliente la relacin de partes y refacciones empleadas para efectuar la
reparacin, as como el costo de mano de obra.
Cuenta con funciones para conectarse directamente con el almacn y seleccionar aquellas
partes o refacciones que sern parte de la actual cotizacin, tambin puede agregar nuevos
productos y servicios al almacn si as se requiere.
El usuario encontrar en esta seccin toda la informacin necesaria para comunicar al
cliente el costo del servicio: partes o refacciones empleadas, tipo de vehculo, modelo, nombre
del cliente, telfonos, nombre del mecnico que repar el vehculo, servicios realizados, as
como crear una factura o remisin basado en la informacin contenida en la cotizacin.
Adems, cuenta con funciones para aprobar la reparacin por parte del cliente, y hacer los
clculos necesarios para determinar el costo del servicio neto basado en la respuesta del
cliente.
63
Taller Mecnico Pro
Aprobacin de una orden de servicio

Una vez que el usuario tiene la cotizacin final que ha de entregarse al cliente, debe usar la
funcin llamada Aprobacin. Debido a que el cliente tiene la decisin final respecto a si
aprueba o no la reparacin de su vehculo, la respuesta que emita incide directamente en el
cargo que se le har.
Para aprobar la reparacin de un vehculo, el usuario debe dar un clic en la funcin
Aprobacin, como se muestra en la siguiente figura:
El sistema internamente procesa la decisin del cliente de la siguiente manera:
64
Taller Mecnico Pro
INICIO
Cliente Recibe
Cotizacin Final
Aprobacin
Importe a Pagar =
Costo x Revisin
Importe a Pagar =
Total de Cotizacin
FIN
Para ejecutar el proceso anterior, el usuario debe dar

un clic en la funcin Aprobacin y el sistema mostrar la
pantalla de aprobacin, dependiendo de la respuesta del
cliente el usuario debe dar clic en la opcin
correspondiente. Al dar clic en la funcin Autorizado
significa que el cliente acepta la cotizacin, el sistema
asigna el Estado Reparar - Aprobado, y traslada el
importe total hacia el campo Costo del Servicio.
Si no acepta la cotizacin, asigna el Estado Entregar

- No Aprobado, y traslada el Costo x Revisin (si hay)
hacia el campo Costo del Servicio.
65
Taller Mecnico Pro
Conectar con almacn

Desde esta pantalla el usuario puede conectarse con el almacn para cargar partes y
servicios a la actual cotizacin para agilizar la captura de datos y elaborar ms rpidamente
dicho documento.
Para conectar con almacn debe dar un clic en la funcin Abrir Almacn
y el sistema mostrar la pantalla desde donde el usuario podr buscar y
seleccionar partes as como agregar nuevas partes si as se requiere.
Todos los productos o partes registradas en el almacn deben ser asignados a su

respectiva categora para facilitar la bsqueda de partes. El sistema cuenta con poderosas
herramientas para buscar partes de diferentes formas. Para cargar una parte o refaccin a la
actual cotizacin el usuario slo tiene que dar un clic en el nombre del producto o servicio e
indicarle al sistema cuntas partes desea agregar.
66
Taller Mecnico Pro
Facturar una orden de servicio

El usuario puede generar una Factura o Remisin a partir de la
informacin contenida en la actual cotizacin usando la funcin Factura. Al
usar esta funcin el sistema agrega una nueva factura o remisin, carga los
datos del cliente, y transfiere los artculos y servicios presentes en la actual
cotizacin. Esto sin duda acelera el procesamiento de una orden de servicio
y evita tener que volver a capturar toda la informacin.
9.4.6 Fotografas
Desde esta seccin puede asociar fotografas o imgenes a un vehculo, sin importar que
existan diferentes rdenes de servicio para el mismo vehculo. Para que el sistema mantenga
un registro de fotos o imgenes de un vehculo es indispensable que el usuario ingrese el
nmero de serie VIN del vehculo cuando est agregando una nueva orden de servicio. Cada
foto asociada a un vehculo puede ser documentada, con lo cual se ampla extraordinariamente
el conocimiento acerca de cualquier reparacin anterior.
Para asociar una foto al vehculo, el usuario debe dar un clic en la funcin Nueva foto,
confirmar, y el sistema mostrar la ventana de seleccin de archivos. Es muy importante
mencionar que hay 2 formas de integrar una imagen en el sistema, ambas son similares, sin
embargo, el primer mtodo coloca la imagen en el campo aumentando el tamao de la base de
datos la misma cantidad que contiene la imagen, es decir, si una imagen o foto pesa 500Kb
esa misma cantidad aumentar la base de datos lo cual lo hace imprctico y poco
recomendable; el segundo mtodo es ms eficiente y altamente recomendable, ya que el
sistema no aumenta en tamao, slo almacena la ruta o carpeta donde se encuentra dicha
imagen y la despliega en pantalla nicamente cuando es requerida en ese momento.
67
Taller Mecnico Pro
El mtodo recomendado para cargar fotografas o imgenes al ejecutar la funcin Nueva

foto es marcando la casilla Store only a reference to the file , como se muestra en la siguiente
figura:
68
Taller Mecnico Pro
9.4.7 Seguimiento
En esta seccin los usuarios del sistema pueden documentar cronolgicamente cualquier
asunto o evento relacionado con la orden de servicio, mediante la generacin de tickets de
servicio. Esta seccin forma parte del mdulo Bitcora Atencin a Clientes, diseada para
mejorar la atencin al cliente respecto a cualquier comunicacin establecida con l, solucin de
imprevistos, etc.
No hay lmites en la cantidad de tickets que se pueden generar en una orden de servicio.
Otra particularidad de esta seccin es que puede funcionar como centro de mensajes entre el
personal administrativo y el personal tcnico, mediante la asignacin de un usuario en el campo
Atendido por se puede establecer el nombre de la persona quien est llevando el caso, y dicha
persona puede consultar todos los tickets asignados por l o para l.
69
Taller Mecnico Pro

Este generador de reportes permite al usuario o administrador emitir reportes que cumplan
con los criterios especificados. Para acceder al generador de reportes el usuario debe hacer clic
en la seccin o tab denominada Reportes.
Reporte
utilizan una combinacin de opciones para mayor alcance en los resultados generados. Para
seleccionar un reporte solo debe dar un clic en el campo Reporte y escoger una opcin de la
lista emergente.
Los reportes que un usuario o administrador puede emitir son:
70
Taller Mecnico Pro
Periodo
Los resultados de algunos de estos reportes pueden ser limitados por un periodo de
tiempo. Esto es til cuando se desea conocer la actividad registrada o productividad alcanzada
en un periodo determinado. En la lista de reportes se puede apreciar aquellos reportes para los
cuales se puede establecer un periodo de tiempo en los resultados a mostrar. El periodo de
tiempo se define en estos dos campos dentro del marco Periodo, slo tiene que ingresar y
definir un rango de fechas.
71
Taller Mecnico Pro
Mecnico
Para los reportes donde se requiere conocer aquellas rdenes que han sido reparadas por
uno de los mecnicos del centro de servicio, existe este campo donde el usuario deber
escoger el nombre de alguno de ellos.
Cliente
En este campo el usuario puede seleccionar el nombre de un cliente y ser utilizado en el
reporte Ordenes x cliente.
Categora
En este campo el usuario puede especificar alguna categora para emitir reportes que
aceptan esta opcin.
72
Taller Mecnico Pro
Estado
Asimismo, se podr seleccionar alguna de las opciones mostradas por esta lista que
servirn de criterio al momento de generar un reporte.
Una vez que el usuario ha seleccionado un reporte y definido las opciones deseadas para
imprimir el reporte slo tiene que dar un clic con el Mouse en la funcin Imprimir, y el sistema
mostrar la ventana de impresin para seleccionar una impresora y enviar el documento.
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
73
Taller Mecnico Pro
Al ejecutar esta funcin el sistema muestra la ventana para exportar datos, y solicita que el
usuario defina un nombre de archivo y la carpeta de destino a donde se enviar la informacin.
Tambin desde esta ventana puede seleccionar cualquiera de los formatos arriba mencionados.
10. REA DE MECNICOS
10.1 Introduccin
Este mdulo est diseado para que los mecnicos del centro de servicio puedan procesar
sus rdenes de servicio, abrir manuales de servicio, elaborar cotizaciones (si tienen los
permisos para ello), revisar sus citas de trabajo, y atender los tickets de servicio asignados a su
cuenta.
El procesamiento de rdenes de servicio puede ser realizado desde los mdulos de
Ordenes de Servicio y rea de Mecnicos. Gracias al esquema de seguridad del sistema es
posible para un Administrador delegar funciones especficas a sus diferentes reas operativas.
Por tal motivo, el rea de mecnicos fue creada atendiendo esa necesidad; si un Administrador
desea que sus mecnicos de servicio nicamente ingresen al sistema para procesar sus
respectivas rdenes de servicio, documentar fallas, leer manuales de servicio electrnicos (ej.
Archivos PDF), etc. puede hacerlo al restringir desde el mdulo de Usuarios el acceso a todos
los mdulos ms sensibles del sistema, excepto al rea de mecnicos.
10.2 Procesando las rdenes de servicio asignadas a un mecnico

Cuando un mecnico de servicio ingresa en el rea de mecnicos el sistema mostrar la
siguiente pantalla:
74
Taller Mecnico Pro
Para que un mecnico pueda consultar las rdenes de servicio que han sido asignadas a l
debe primero proporcionar su contrasea o password dando un clic con el Mouse en la funcin
Mecnico, tal y como se muestra en la siguiente figura:
Luego, el sistema mostrar la ventana para que el mecnico ingrese su contrasea o

password y en caso de ser vlida abrir su expediente y mostrar su nombre, como se muestra
en la siguiente figura:
75
Taller Mecnico Pro
Aqu el sistema ha validado la contrasea, abre la cuenta del mecnico y muestra su

nombre en el campo:
El mecnico puede seleccionar un estado o status de servicio y el sistema mostrar todas

aquellas rdenes que tengan ese estado y estn asignadas a ese mecnico.
En la figura anterior, el sistema muestra la lista de rdenes con Estado: Bajo Reparacin.
Para abrir una orden slo tiene que dar un clic en el nmero de orden y/o en la carpeta
asociada. Tambin, una vez abierta esta ventana puede cambiar el Estado para mostrar otras
rdenes que cumplan con el criterio especificado:
76
Taller Mecnico Pro
Asignando un Estado o Status

Para cambiar el estado o status de una orden de servicio el mecnico puede usar la
funcin Asignar Estado, no hay restricciones para poner cualquier estado siempre que se
requiera.
Manuales de Servicio
El mdulo de Manuales de Servicio permite llevar un registro de todos los manuales y
diagramas elctricos con los que cuenta el centro de servicio. En la
actualidad, existe mucha informacin y/o literatura tcnica disponible en
formatos electrnicos por su conveniencia y fcil manejo.
Desde este mdulo el Administrador o usuario puede crear su
biblioteca electrnica para acceder a los manuales ya sea en formato
electrnico, o bien, tambin conocer la ubicacin fsica en caso de contar
con este tipo de manuales y hayan sido registrados.
Para ingresar a este mdulo slo tiene que hacer un clic en la funcin Manuales y el
sistema mostrar la pantalla correspondiente:
77
Taller Mecnico Pro
Para agregar un nuevo manual de servicio en el sistema, el usuario debe

usar la funcin Nuevo Manual presentando la pantalla para iniciar la captura
de datos:
En cada nuevo registro el usuario debe asignar una clave manualmente. Bajo esta clave el
sistema reconocer todos los modelos que maneja un manual de servicio, los archivos
electrnicos almacenados, y las direcciones de Internet.
Cuando no existe ningn manual o archivo asociado a un modelo de vehculo el sistema

muestra la siguiente leyenda:
78
Taller Mecnico Pro
Luego entonces, regresando a nuestro ejemplo, si existe un manual disponible el mecnico

puede acceder a toda la literatura registrada para ese modelo dando un clic en la funcin Abrir
manual como se muestra en la siguiente figura:
y el sistema mostrar la ventana para seleccionar un documento o enlace a Internet:
Debido a que se registr un documento en formato PDF en este manual para abrirlo slo
debe dar un clic en el nombre o en la carpeta:
el sistema leer el documento en su aplicacin original:

79
Taller Mecnico Pro
Si el usuario da un clic en enlaces a sitios de Internet, el sistema automticamente abrir la

pgina web del link seleccionado.
Histrico
En esta seccin el usuario puede consultar el historial de servicio de un vehculo, ya que se
basa en el nmero de serie para rastrear el mismo a travs de todas las rdenes de servicio
registradas en el sistema.
Es importante que el usuario o capturista de datos ingrese siempre el nmero de serie del
vehculo cuando ste se recibe en el centro de servicio, ya que as el sistema puede dar un
seguimiento adecuado a la informacin.
Para abrir cualquier expediente mostrado en esta lista slo tiene que dar un clic con el
Mouse en el nmero de orden y/o en su carpeta asociada, y el sistema mostrar toda la
informacin relevante a dicha orden en los campos correspondientes.
Es posible conocer las fechas en que fue procesado anteriormente, el mecnico que repar
el vehculo, los mtodos de reparacin empleados, las fallas detectadas, etc.
80
Taller Mecnico Pro
Cotizacin
En esta seccin el usuario define cul ser el costo del servicio. En este documento el
usuario puede mostrar al cliente la relacin de partes y refacciones empleadas para efectuar la
reparacin, as como el costo de mano de obra.
Cuenta con funciones para conectarse directamente con el almacn y seleccionar aquellas
partes o refacciones que sern parte de la actual cotizacin.
El usuario encontrar en esta seccin toda la informacin necesaria para comunicar al

cliente el costo del servicio: partes o refacciones empleadas, nombre del vehculo, modelo,
nombre del cliente, telfonos, nombre del mecnico que repar el vehculo, reparaciones
efectuadas, etc.
Adems, cuenta con funciones para aprobar la reparacin por parte del cliente, y hacer los
clculos necesarios para determinar el costo del servicio neto basado en la respuesta del
cliente.
81
Taller Mecnico Pro
Aprobacin de una orden de servicio

Una vez que el usuario tiene la cotizacin final que ha de entregarse al cliente, debe usar la
funcin llamada Aprobacin. Debido a que el cliente tiene la decisin final respecto a si
aprueba o no la reparacin de su vehculo, la respuesta que emita incide directamente en el
cargo que se le har.
Para aprobar la reparacin de un vehculo, el usuario debe dar un clic en la funcin

Aprobacin, como se muestra en la siguiente figura:
El sistema internamente procesa la decisin del cliente de la siguiente manera:
82
Taller Mecnico Pro
INICIO
Cliente Recibe
Cotizacin Final
Aprobacin
Importe a Pagar =
Costo x Revisin
Importe a Pagar =
Total de Cotizacin
FIN
Para ejecutar el proceso anterior, el usuario debe dar un

clic en la funcin Aprobacin y el sistema mostrar la
pantalla de aprobacin, luego dependiendo de la respuesta
del cliente el usuario debe usar la funcin correspondiente.
Al usar la funcin Autorizado significa que el cliente acepta la
cotizacin, el sistema asigna el Estado Reparar Aprobado, y traslada el importe total hacia el campo Costo
del Servicio.
Si no acepta la cotizacin, asigna el Estado Entregar - No Aprobado, y traslada el Costo x

Revisin (si hay) hacia el campo Costo del Servicio.
83
Taller Mecnico Pro
Conectar con almacn

Desde esta pantalla el usuario puede conectarse con el almacn para
cargar partes y servicios a la actual cotizacin para agilizar la captura de
datos y elaborar ms rpidamente dicho documento.
Para conectar con almacn debe dar un clic en la funcin Abrir
Almacn y el sistema mostrar la pantalla desde donde el usuario podr
buscar y seleccionar partes.
Todos los productos o partes registradas en el almacn deben ser asignados a su

respectiva categora para facilitar la bsqueda de partes. El sistema cuenta con poderosas
herramientas para buscar partes de diferentes formas. Para cargar una parte o refaccin a la
actual cotizacin el usuario slo tiene que dar un clic en el nombre del producto o servicio e
indicarle al sistema cuntas partes desea agregar.
84
Taller Mecnico Pro
Fotografas
Desde esta seccin puede asociar fotografas o imgenes a un vehculo, sin importar que
existan diferentes rdenes de servicio para el mismo vehculo. Para que el sistema mantenga
un registro de fotos o imgenes de un vehculo es indispensable que el usuario ingrese el
nmero de serie del vehculo cuando est agregando una nueva orden de servicio. Cada foto
asociada a un vehculo puede ser documentada, con lo cual se ampla extraordinariamente el
conocimiento acerca de cualquier reparacin anterior.
Para asociar una foto al vehculo, el usuario debe dar un clic en la funcin Nueva foto,
confirmar, y el sistema mostrar la ventana de seleccin de archivos. Es muy importante
mencionar que hay 2 formas de integrar una imagen en el sistema, ambas son similares, sin
embargo, el primer mtodo coloca la imagen en el campo aumentando el tamao de la base de
datos la misma cantidad que contiene la imagen, es decir, si una imagen o foto pesa 500Kb
esa misma cantidad aumentar la base de datos lo cual lo hace imprctico y poco
recomendable; el segundo mtodo es ms eficiente y altamente recomendable, ya que el
sistema no aumenta en tamao, slo almacena la ruta o carpeta donde se encuentra dicha
imagen y la despliega en pantalla nicamente cuando es requerida en ese momento.
El mtodo recomendado para cargar fotografas o imgenes al ejecutar la funcin Nueva

foto es marcando la casilla Store only a reference to the file , como se muestra en la siguiente
figura:
85
Taller Mecnico Pro
10.3 Tareas asignadas a un mecnico (tickets)

En esta seccin los mecnicos pueden consultar todos los tickets asignados a ellos,. Esta
seccin forma parte del mdulo Bitcora Atencin a Clientes, diseada para mejorar la
atencin al cliente respecto a cualquier comunicacin establecida con l,, etc.
86
Taller Mecnico Pro
10.4 Citas asignadas a un mecnico (agenda)

En esta seccin el mecnico podr consultar todas las citas que han sido asignadas a su
cuenta. El mecnico puede seleccionar una fecha y todas las citas registradas ese da a su
nombre sern mostrados en pantalla.
Para abrir una cita y consultar mayores datos debe dar un clic en la fecha o en la carpeta
asociada.
11. BITCORA - ATENCIN A CLIENTES
11.1 Introduccin
Desde este mdulo el usuario puede generar nuevos tickets de servicio y atencin al
cliente. El sistema permite guardar y consultar toda la informacin relacionada a los
requerimientos de sus clientes. Puede tambin realizar bsquedas de tickets registrados e
imprimirlos.
87
Taller Mecnico Pro
Tambin, cuenta con filtros de informacin para consultar informacin ms especfica por
ejemplo, tickets por fecha, tickets por estado, y tickets por usuario. Finalmente el usuario puede
obtener reportes impresos con el generador de reportes del mdulo.
11.2 Agregar un nuevo ticket en el sistema
El sistema permite generar nuevos tickets desde este mdulo
directamente, tambin puede generar tickets de servicio desde los mdulos
de Clientes y CXC y Ordenes de Servicio.
Al generar un nuevo ticket el sistema le asigna un nmero de ticket para
su posterior identificacin. Para generar un nuevo ticket debe dar un clic en
la funcin Nuevo Ticket y confirmar, el sistema permitir entonces capturar
o ingresar informacin. Debe seleccionar un cliente registrado de la base de datos o teclear
cualquier nombre:
88
Taller Mecnico Pro
11.3 Buscar tickets de servicio

Para realizar bsquedas de tickets de servicio el usuario debe dar un clic en la funcin
Buscar. Esta funcin abre una ventana para ingresar el nmero de ticket a buscar:
Luego, el sistema buscar el nmero de ticket especificado y si lo encuentra cargar sus

datos en la ventana de tickets para su consulta:
89
Taller Mecnico Pro

Este mdulo cuenta con tres filtros de informacin para consultas ms especficas. El
usuario puede buscar tickets por fecha, por estado y por asignacin (usuario).
Tickets por fecha

El usuario debe especificar una fecha y el sistema mostrar en pantalla todos aquellos
tickets de servicio que fueron generados en dicha fecha:
90
Taller Mecnico Pro
Tickets por estado

El usuario debe seleccionar un estado o status para que el sistema muestre todos los
tickets de servicio que actualmente tengan dicho estado:
Para seleccionar un Estado o Status debe dar un clic en el campo Estado y escoger una
opcin, tal como se muestra en la siguiente figura:
91
Taller Mecnico Pro
Tickets por asignacin (usuario)

Para mostrar todos los tickets x usuario debe escoger el nombre de un usuario y el sistema
mostrar todos sus tickets de servicio:
Para seleccionar un usuario debe dar un clic en el campo Usuario y escoger el nombre de
un usuario, como se muestra a continuacin:
92
Taller Mecnico Pro

Reporte
lista emergente.
Los reportes que un usuario o administrador puede emitir en este mdulo son:
93
Taller Mecnico Pro
Periodo
Asignado a (usuario)
Para los reportes donde se requiere conocer aquellos tickets de servicio que han sido
asignados a un usuario en particular, existe este campo donde el usuario deber escoger el
nombre de alguno de ellos.
94
Taller Mecnico Pro
Prioridad
El usuario puede establecer la prioridad de atencin para un ticket de servicio
seleccionando una opcin de la lista emergente de este campo:
Estado
En este campo el usuario puede especificar un Estado para emitir reportes que aceptan
esta opcin.

seleccionar una impresora y enviar el documento.
95
Taller Mecnico Pro
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
96
Taller Mecnico Pro
12. AGENDA DE CITAS
12.1 Introduccin
La agenda electrnica del sistema permite guardar y consultar todas las citas registradas.
El centro de servicio puede ahora registrar citas o visitas que harn sus mecnicos a sus
clientes y de esta manera establecer un plan de trabajo o de logstica, rutas, etc.
Cada cita registrada permite guardar el nombre del cliente, telfono, fecha, hora, usuario
asignado, estado o status, y asunto o tarea a realizar. Cuenta adems con filtros de informacin
para mostrar informacin especfica. La pantalla principal de la agenda de citas es la que se
12.2 Agregar una nueva cita al sistema

Para agregar una nueva cita el usuario debe dar un clic en la funcin
Nueva Cita y despus de confirmar, el sistema permitir el acceso a los
campos del registro de cita para iniciar la captura o ingreso de datos, como
se muestra a continuacin:
97
Taller Mecnico Pro
Puede seleccionar un cliente de la base de datos o teclear directamente el nombre de un

cliente que no se encuentre registrado an.

usuario puede consultar citas por fecha, por mes, y por asignacin (usuario).
98
Taller Mecnico Pro
Citas por fecha

El usuario debe especificar una fecha y el sistema mostrar en pantalla todas aquellas
citas de servicio que fueron generados para esa fecha:
Por default, el sistema al entrar en este filtro el sistema mostrar aquellas citas de servicio
que registradas para la fecha actual del PC u ordenador. Para solicitar que muestre otras fechas
puede usar las flechas del campo Fecha para avanzar y retroceder en el calendario, o bien,
puede ingresar en este campo y teclear directamente cualquier fecha:
Al cambiar una fecha tecleando directamente en el campo Fecha debe dar un clic fuera
del campo para que el sistema realice los clculos internos y muestre los resultados en pantalla.
99
Taller Mecnico Pro
Citas por mes

El usuario debe especificar el mes y ao y el sistema mostrar en pantalla todas aquellas
citas de servicio que fueron registradas para ese mes y ao:
Para solicitar al sistema que muestre

un mes y ao especficos debe dar un clic
en el campo correspondiente y escoger una
opcin.
Adems, puede imprimir la lista de

citas usando la opcin Imprimir citas
dando un clic en la imagen, como se
100
Taller Mecnico Pro
Citas por asignacin (usuario)

Para consultar todas las citas de servicio asignadas a un usuario en una fecha especfica,
debe dar un clic en el campo Usuario escoger un usuario de la lista emergente, y luego, definir
una fecha en el campo Fecha.

estas citas de servicio debe dar un clic en el
campo correspondiente y escoger una
opcin.
Adems, puede imprimir la lista de citas usando la opcin Imprimir citas dando un clic en
la imagen, como se muestra a continuacin:
101
Taller Mecnico Pro
13. CENTRO DE PAGOS (Clientes)
13.1 Introduccin
Este mdulo permite consultar todos los pagos realizados por los clientes. El importe de
cada pago efectuado por un cliente es guardado en un campo especial llamado A Cuenta,
cuando se agrega un nuevo cliente al sistema ste registra este campo especial para
operaciones financieras; este campo puede ser considerado como un acumulador o monedero
en donde el sistema incrementar su saldo cuando recibe un pago o disminuir su saldo cuando
se aplique una cantidad a un documento de venta (Factura o Remisin).
Para ejemplificar este concepto observe la siguiente figura:
13.2 Bsqueda de recibos de pago

El usuario puede buscar recibos de pago usando la funcin Buscar,
con esta funcin el usuario debe teclear el nmero de recibo a buscar.
102
Taller Mecnico Pro
si existe el sistema lo abrir en la ventana Recibo para su consulta:
Cmo se ha mencionado anteriormente, estos recibos son registrados en el sistema desde

los mdulos de Clientes y CxC, Facturas, y Remisiones.
103
Taller Mecnico Pro
Bsquedas avanzadas
Para realizar bsquedas avanzadas en este mdulo el usuario puede ingresar en la
pantalla correspondiente haciendo clic en el botn Catalogo de la funcin Buscar:
Desde esta pantalla el usuario puede realizar bsquedas que engloben varios nombres a la
vez, o varios criterios a la vez. Veamos algunos casos para ejemplificar este concepto.
104
Taller Mecnico Pro
Caso # 1: El usuario desea buscar a todos los pagos por concepto de Anticipo, para
lograr esto, el usuario debe dar un clic en la funcin Buscar de Bsquedas Avanzadas:
En caso de que el sistema encuentre registros que cumplan con el criterio especificado los
Caso #2: El usuario desea encontrar todos los pagos de clientes que fueron realizados con
fecha 23/04/2009 por concepto de Pago completo y Anticipo.
Primero debe dar un clic en la funcin Buscar para que el sistema entre en modo
Bsqueda, entra en el campo Fecha y teclea 23/04/2009 y despus en el campo Concepto
teclea pago completo, como se muestra en la siguiente figura:
105
Taller Mecnico Pro
bsqueda, si el sistema encuentra expedientes que cumplan con los criterios especificados los
De la misma manera, al realizar bsquedas avanzadas puede incluir nombres, y especificar

ms criterios de bsqueda. Asimismo, cuando se realizan bsquedas y el sistema muestra los
resultados en pantalla al conjunto de estos registros encontrados se les denomina Records
Encontrados, este conjunto de records encontrados pueden ser utilizados para imprimir un
listado de estos records con la funcin Listado.
Para salir de la pantalla de Bsquedas Avanzadas el usuario debe hacer un clic en la
funcin Salir (pequea puerta caf).
106
Taller Mecnico Pro

usuario puede consultar pagos realizados el da actual, por fecha, y por mes.
Pagos del da actual

Al entrar en este filtro el sistema mostrar en pantalla todos los pagos registrados durante
el da:
107
Taller Mecnico Pro
Pagos por fecha

Este filtro muestra todos los pagos realizados en una fecha determinada. Para solicitar los
pagos de una fecha determinada, el usuario debe modificar la fecha del campo Fecha como
108
Taller Mecnico Pro
Pagos por mes

El usuario debe especificar el mes y ao y el sistema mostrar en pantalla todos aquellos
pagos que fueron registrados para ese mes y ao:

opcin.
109
Taller Mecnico Pro

Reporte
lista emergente.
110
Taller Mecnico Pro
Periodo
Cliente
Con esta opcin el usuario puede solicitar reportes que involucren el nombre de un cliente
en particular.
111
Taller Mecnico Pro
Concepto
Utilice esta opcin para solicitar reportes que incluyan alguno de estos conceptos.
Forma de pago
Con esta opcin el usuario puede consultar reportes basado en alguna de estas formas de
pago.
112
Taller Mecnico Pro
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
113
Taller Mecnico Pro
14. CENTRO DE PAGOS (Proveedores)

14.1 Introduccin
Este mdulo permite consultar todos los pagos realizados por el centro de servicio a sus
proveedores. El importe de cada pago efectuado a un proveedor es guardado en un campo
especial llamado A Cuenta, cuando se agrega un nuevo proveedor al sistema ste registra
este campo especial para operaciones financieras; este campo puede ser considerado como un
acumulador o monedero en donde el sistema incrementar su saldo cuando realice un pago a
proveedor, o disminuir su saldo cuando se aplique una cantidad a un documento de compra
(Factura o Remisin).
Para ejemplificar este concepto observe la siguiente figura:
14.2 Bsqueda de recibos de pago

El usuario puede buscar recibos de pago usando la funcin Buscar,
con esta funcin el usuario debe teclear el nmero de recibo a buscar.
114
Taller Mecnico Pro
si existe el sistema lo abrir en la ventana Recibo para su consulta:
Cmo se ha mencionado anteriormente, estos pagos son registrados en el sistema desde

los mdulos de Proveedores y CxP, y Recepciones.
115
Taller Mecnico Pro
Bsquedas avanzadas
Para realizar bsquedas avanzadas en este mdulo el usuario debe ingresar en la pantalla
Desde esta pantalla el usuario puede realizar bsquedas que engloben varios
nombres a la vez, o varios criterios a la vez. Para salir de la pantalla de Bsquedas
Avanzadas el usuario debe hacer un clic en la funcin Salir (pequea puerta caf).
116
Taller Mecnico Pro

usuario puede consultar pagos realizados el da actual, por fecha, y por mes.
Pagos del da actual

Al entrar en este filtro el sistema mostrar en pantalla todos los pagos registrados durante
el da:
117
Taller Mecnico Pro
Pagos por fecha

Este filtro muestra todos los pagos realizados en una fecha determinada. Para solicitar los
pagos de una fecha determinada, el usuario debe modificar la fecha del campo Fecha como
118
Taller Mecnico Pro
Pagos por mes

El usuario debe especificar el mes y ao y el sistema mostrar en pantalla todos aquellos
pagos que fueron registrados para ese mes y ao:

opcin.
119
Taller Mecnico Pro

Reporte
lista emergente.
120
Taller Mecnico Pro
Periodo
Proveedor
Con esta opcin el usuario puede solicitar reportes que involucren el nombre de un
proveedor en particular.
Concepto
Utilice esta opcin para solicitar reportes que incluyan alguno de estos conceptos.
121
Taller Mecnico Pro
Forma de pago
Con esta opcin el usuario puede consultar reportes basado en alguna de estas formas de
pago.
Exportar datos
122
Taller Mecnico Pro
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
123
Taller Mecnico Pro
15. PROVEEDORES Y CxP
Desde el men de operaciones el usuario debe dar un clic en la funcin Proveedores y CxP
para entrar en el mdulo de Proveedores. Desde este mdulo se agregan nuevos proveedores
de productos y servicios, puede tambin realizar bsquedas de proveedores registrados en el
sistema, e imprimir reportes.
Adems cuenta con dos filtros de informacin para mostrar aquellos proveedores que cumplan
con el criterio especificado. La lista de nombres que aparece en esta pantalla es de todos
aquellos proveedores que ya estn registrados en el sistema.
La pantalla principal del mdulo de proveedores se muestra en la siguiente figura:
15.1 Agregar un nuevo proveedor al sistema

Esta funcin permite agregar o dar de alta un nuevo proveedor en el sistema. Al ejecutar
esta funcin el sistema crea un nuevo expediente y presenta al usuario todos los campos y
secciones para capturar o ingresar todos sus datos. Para agregar un nuevo proveedor al
124
Taller Mecnico Pro
sistema debe dar un clic con el Mouse en la funcin N. Proveedor y confirmar su accin, como
se muestra en las siguientes figuras:

Todos los campos son opcionales excepto el nombre del proveedor. Adems, cada
expediente cuenta con diferentes secciones para consultar e incluso agregar nuevos registros.
Cada expediente cuenta con las siguientes secciones:
125
Taller Mecnico Pro
General.- En esta seccin se ingresan los datos generales del proveedor, logotipo,
referencias, datos de cuenta bancaria, observaciones, etc.
Ordenes de compras.- En esta seccin el usuario puede ver todas las rdenes de
compras generadas para un proveedor. Adems, puede realizar bsquedas de rdenes, y
agregar nuevas rdenes.
Recepciones.- En esta seccin el usuario puede consultar todas las recepciones de
productos y/o servicios de este proveedor. Adems, puede agregar nuevos documentos de
recepcin y realizar bsquedas de documentos.
Recibos de pagos.- En esta seccin el usuario puede consultar todos los pagos realizados
a un proveedor. Tambin puede registrar nuevos pagos y/o abonos, as como realizar
bsquedas de pagos.
Aplicacin de pagos.- Esta seccin muestra todos los pagos aplicados a cualquier factura
o remisin de un proveedor. Tambin puede realizar bsquedas de estos registros.
Seleccionando el Nombre de contacto o Nombre de la Empresa?
Al agregar un nuevo proveedor en el sistema, el usuario puede ingresar tanto el nombre de
de contacto as como el nombre de la empresa o compaa, entonces el sistema le da la opcin
de escoger en qu forma desea que muestre a este proveedor en las listas; para realizar esto,
el usuario debe seleccionar en el campo Mostrar como la opcin correspondiente, como se
muestra en la siguiente figura:
15.2 Buscar proveedores en la base de datos

El usuario puede buscar el expediente de un proveedor dando un clic en la funcin
Buscar como se muestra en la siguiente figura:
El sistema muestra una ventana

donde el usuario teclea el nombre del
expediente y da clic en el botn
Buscar para que el sistema localice,
126
Taller Mecnico Pro
abra y muestre en pantalla dicho expediente. En caso de que no exista el nombre especificado
el sistema avisar que no se encontraron records en la bsqueda.
El mdulo de proveedores cuenta con dos poderosos filtros con los cuales puede obtener
un extracto de aquellos proveedores o expedientes que cumplan con el criterio especificado.
Los filtros de este mdulo se denominan Clasificacin y Estado. Para filtrar expedientes el
usuario debe hacer un clic en la seccin correspondiente:
Clasificacin
Como se ha descrito anteriormente, esta pantalla tiene la funcin de mostrar aquellos
expedientes o proveedores que cumplan con la opcin seleccionada, en este caso, con la
clasificacin que se les haya asignado al crear su expediente.
El usuario slo tiene que seleccionar una opcin y automticamente el sistema mostrar
todos aquellos proveedores cuya clasificacin coincida con la requerida:
127
Taller Mecnico Pro
Estado
Esta seccin muestra una lista de todos los proveedores cuyo Estado o Status haya sido
seleccionado en esta ventana:
La lista de opciones del campo Estado puede ser editada por el usuario o administrador del
sistema para adecuarla a las necesidades del centro de servicio.
128
Taller Mecnico Pro

Este generador de reportes permite al
usuario o administrador emitir reportes que
cumplan con los criterios especificados. Para
acceder al generador de reportes debe hacer
clic en la seccin o tab denominada
Reportes.
Reporte
Esta
opcin
permite
al
usuario
seleccionar el reporte deseado. Algunos de
estos reportes utilizan una combinacin de
opciones para mayor alcance en los
resultados generados. Para seleccionar un
reporte solo debe dar un clic en el campo
Reporte y escoger una opcin de la lista
emergente.
Los reportes que un usuario o
administrador puede emitir en este mdulo
son:
129
Taller Mecnico Pro
Colonia
Con esta opcin puede solicitar reportes de proveedores que residen en la colonia o barrio
sealado en este campo. El sistema muestra una lista de todas las colonias agregadas en
expedientes de proveedores.
Clasificacin
El sistema permite a un usuario o
administrador seleccionar cualquiera de las
opciones que estn definidas en esta lista. Esta
lista puede ser personalizada por el
Administrador de acuerdo a sus necesidades
de manera tal que permita ejercer una mejor
clasificacin de sus proveedores.
Estado
Este es otro campo que permite al
Administrador establecer otro esquema de
clasificacin. Cuando el usuario agrega un
nuevo expediente, el sistema automticamente
le asigna el Estado de Activo, las opciones de
esta lista tambin pueden ser personalizadas
de acuerdo a las necesidades del centro de
servicio y/o personal administrativo.
130
Taller Mecnico Pro
Una vez que el usuario ha seleccionado un reporte y definido las

opciones deseadas para imprimir el reporte slo tiene que dar un clic con el
Mouse en la funcin Imprimir, y el sistema mostrar la ventana de
impresin para seleccionar una impresora y enviar el documento:
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
Al ejecutar esta
funcin
el
sistema
muestra la ventana para
exportar datos, y solicita
que el usuario defina un
nombre de archivo y la
carpeta de destino a
donde se enviar la
informacin.
Tambin
desde
esta
ventana
puede
seleccionar
cualquiera
de
los
formatos
arriba
mencionados.
131
Taller Mecnico Pro
16. ALMACEN DE PARTES

Desde el men de operaciones el usuario debe dar un clic en la funcin Almacn de partes
para entrar en el mdulo de almacn. Desde este mdulo se agregan nuevos productos y
servicios, puede tambin realizar bsquedas de artculos registrados en el sistema, e imprimir
reportes.
Adems cuenta con dos filtros de informacin para mostrar ya sea la lista de productos
registrados, o la lista de servicios registrados.
La pantalla principal del mdulo de Almacn se muestra en la siguiente figura:
16.1 Agregar un nuevo producto o servicio

Esta funcin permite agregar o dar de alta nuevos artculos y/o servicios
en el sistema. Al ejecutar esta funcin el sistema crea un nuevo expediente y
presenta al usuario todos los campos para capturar o ingresar todos sus datos.
132
Taller Mecnico Pro

Casi la mayora de los campos son opcionales a excepcin de los campos Clave y
Nombre, donde el usuario deber ingresar estos datos antes de guardar su kardex o
expediente. Desde esta misma pantalla puede definir si es un producto o un servicio, slo tiene
que seleccionar la opcin correspondiente para que sea identificado por el sistema.
Prcticamente el mdulo de almacn est conectado o relacionado con casi todos los
mdulos del sistema. Tambin puede agregar productos y servicios desde otros mdulos
directamente.
Todos los campos son importantes, sin embargo existen algunos campos que se
recomienda ampliamente sean llenados ya que son utilizados para mostrar listas basados en su
contenido, tales como Producto | Servicio, Categora, y Lnea.
Definiendo si es un producto o un servicio
Se pueden definir productos y servicios en almacn. Cuando se est registrando un
producto es importante indicrselo al sistema primeramente seleccionando la opcin Producto
133
Taller Mecnico Pro
Luego, es importante que se especifique a cul categora pertenece seleccionando de la

lista emergente la opcin que mejor describa su clasificacin, esta lista puede ser modificada
por el usuario o administrador:
Para el caso de un Servicio slo debe seleccionar la opcin Servicio en el campo

Producto | Servicio, definir un nombre y en el campo Categora definir la opcin Servicios,
como se muestra a continuacin:
134
Taller Mecnico Pro

El almacn de productos y servicios cuenta con dos poderosos filtros con los cuales el
sistema puede mostrar ambas listas. Los filtros de este mdulo se denominan Productos y
Servicios respectivamente.
Productos
Como se ha descrito anteriormente, esta pantalla tiene la funcin la lista de productos
registrados en el almacn, el usuario slo tiene que dar un clic en el tab o seccin Productos:
135
Taller Mecnico Pro
Servicios
De igual manera, para ver la lista de Servicios registrados en almacn el usuario debe dar
un clic en la seccin Servicios:
136
Taller Mecnico Pro

con los criterios especificados. Para acceder al generador de reportes debe hacer clic en la
seccin o tab denominada Reportes.
Reporte
lista emergente.
137
Taller Mecnico Pro
Categora
Con esta opcin puede solicitar reportes de productos y servicios que pertenezcan a esta
categora. Esta lista es modificable por el usuario o administrador del sistema.
138
Taller Mecnico Pro
Marca
Con esta opcin puede obtener reportes basado en la marca del producto. Esta lista es
modificable por el usuario o administrador del sistema.
Proveedor
Con esta opcin puede obtener un reporte basado en el nombre del proveedor que aqu
haya seleccionado.
Lnea
Con esta opcin puede obtener un reporte de productos basado en la lnea en la que estn
clasificados. Esta lista es modificable por el usuario o administrador.
139
Taller Mecnico Pro
Existencias, Stock Mnimo, Stock Mximo

Estas opciones puede ser utilizadas para obtener reportes especficos que cumplan con el
criterio especificado.
mostrar la ventana de impresin para seleccionar una impresora y enviar el documento:
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
*.dbf
*.dif
*.wk1
*.bas
*.mer
*.htm

SYLK Files
DBF Files
DIF Files
Lotus 1-2-3 Files
Basic Files
Merge Files
HTML Table Files
140
Taller Mecnico Pro
141
Taller Mecnico Pro
17. CAJA PUNTO DE VENTA
17.1 Introduccin
El sistema cuenta con una seccin de punto de venta para agilizar las ventas de productos y
emitir documentos de venta (facturas o remisiones). Est conformado por un buscador de
productos y un carrito de compras en el cual se van agregando los productos deseados por un
cliente para su compra. La ventaja principal de este mdulo es que permite cotizar a sus
clientes los precios y existencias de cualquier producto antes de generar un documento de
venta.
Para que este mdulo trabaje correctamente es necesario haber agregado productos al
almacn. La pantalla principal de este mdulo se muestra en la siguiente figura:
17.2 Nueva venta

Esta funcin permite crear una nueva venta. Bsicamente lo que hace es
reiniciar el Carrito de compras, y limpiar el buffer de bsqueda.
142
Taller Mecnico Pro
17.3 Buscar productos en la base de datos

Esta funcin permite realizar una bsqueda en todo el almacn. Puede buscar por Clave o
por Descripcin del producto.
Al ejecutar esta funcin el sistema muestra la ventana para ingresar o teclear la

informacin deseada. Para indicarle que busque por clave debe teclear sta y dar un clic en el
botn Clave; de manera similar, si desea buscar un producto por su descripcin debe teclear
una leyenda que describa el producto deseado y dar un clic en el botn Descripcin:
17.4 Agregar productos al carrito de compras

Esta funcin agrega un producto en el carrito de compras. Una vez que el usuario ha
realizado una bsqueda y encontrado el producto deseado debe agregarlo al carrito de compras
con esta funcin.
El sistema agrega el producto al carrito de compras:
143
Taller Mecnico Pro
17.5 Cerrar la venta con Factura

Cuando se ha terminado de agregar productos al carrito de compras el usuario puede
cerrar la venta generando el documento correspondiente. Para cerrar la venta con una factura
slo debe dar un clic en la funcin Crear Factura:
17.6 Cerrar la venta con Remisin

Cuando se ha terminado de agregar productos al carrito de compras el usuario puede
cerrar la venta generando el documento correspondiente. Para cerrar la venta con una nota de
remisin slo debe dar un clic en la funcin Crear Remisin/Ticket:
18. FACTURAS
18.1 Agregar una nueva factura en el sistema
El rea de Ventas del sistema se compone de los mdulos de Facturas, Remisiones,

Cotizaciones, Pedidos y Devoluciones de Ventas. Estos mdulos cuentan con las herramientas
necesarias para llevar el control de un departamento de ventas, realizar poderosas bsquedas
de informacin, as como obtener valiosos reportes para su anlisis y mejor toma de decisiones.
Para agregar una nueva factura debe usar la funcin Nueva Factura y confirmar esta
operacin.
144
Taller Mecnico Pro
El sistema mostrar la pantalla para agregar una nueva factura en el sistema:
Al agregar una nueva factura, el usuario debe seleccionar un cliente registrado en la base
de datos con la funcin Seleccin de cliente como se muestra en la siguiente figura:
145
Taller Mecnico Pro
En caso de que no est registrado en el sistema puede agregarlo seleccionando la funcin

Nuevo:
146
Taller Mecnico Pro
En caso de si estar registrado en el sistema, basta con teclear el nombre del cliente y el
sistema intentar abrir y cargar sus datos en la factura actual. En ambos casos, es necesario
que la factura tenga asignado un nombre y agregar productos al documento para poder
almacenarlo en el sistema.
18.2 Buscar facturas en la base de datos
El usuario puede buscar una factura basado en su nmero o folio. Para buscar un
documento debe dar un clic en la funcin Buscar como se muestra en la siguiente figura:
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de factura y da
clic en el botn Buscar para que el sistema localice, abra y muestre en pantalla dicho
documento. En caso de que no exista el nombre especificado el sistema avisar que no se
encontraron records en la bsqueda.
18.3 Enlazar documentos a una factura

El sistema puede enlazar documentos de un cliente para agilizar su
captura de datos. Los documentos que pueden ser enlazados son:
Remisiones, Cotizaciones Directas, Cotizaciones de Servicio, y Pedidos. El
cliente seleccionado debe tener uno o ms de estos documentos agregados
en el sistema para que puedan ser enlazados. Un documento puede ser
enlazado a una factura solamente una vez.
147
Taller Mecnico Pro
Para enlazar un documento a una factura, debe dar un clic en la funcin Enlazar Doctos.
para que el sistema muestre los documentos disponibles:
Los documentos mostrados en la figura anterior fueron agregados al sistema a un mismo

cliente y no han sido enlazados an. Adems, cuando se enlaza un documento de un mdulo
no puede enlazar otro documento de un mdulo diferente, tiene que continuar si as lo requiere
enlazando documentos del mismo mdulo que el primer documento.
El sistema copia todos los artculos definidos en el documento a enlazar y los transfiere a la
actual factura, agilizando la captura de datos. Para iniciar la transferencia de datos slo tiene
que dar un clic sobre el documento deseado y confirmar la operacin, si el documento es
transferido con xito el sistema enviar un mensaje al usuario y lo remover de la lista de
documentos disponibles.
18.4 Abrir el almacn de partes y servicios para seleccin

Con esta funcin el usuario abre una ventana para seleccin de productos
y servicios, y con ello agilizar la captura de datos. La ventaja de usar esta
funcin es que es posible consultar primero si existe un producto en el almacn
y de ser as cuntas existencias estn disponibles. Las partes del almacn
seleccionadas mediante esta ventana son descargadas del almacn, es decir,
se actualiza el nmero de existencias disponibles.
148
Taller Mecnico Pro
Para conectar con el almacn debe dar un clic en la funcin Abrir Almacn como se
Desde esta ventana puede buscar productos y servicios a travs de las herramientas
disponibles, por ejemplo, puede buscar productos por categora:
149
Taller Mecnico Pro
Buscar por clave:
Tambin, si lo desea puede agregar productos y servicios a travs de la funcin Agregar al

almacn:
18.5 Cmo pagar el saldo de una factura

El importe total de una factura puede ser liquidado o pagado usando la funcin Pagos.
Con esta funcin el usuario puede utilizar los fondos que tenga registrados en la partida
Anticipos del cliente, y en caso contrario simplemente registrar un nuevo pago o una
combinacin de ambos.
150
Taller Mecnico Pro
Ejemplo: Un cliente compra productos por un monto total de 145.00 pesos y solicita la
factura correspondiente que ampare su compra.
Al dar clic en esta funcin el sistema muestra la siguiente ventana desde donde podr
registrar los pagos correspondientes hechos al documento de venta (factura):
151
Taller Mecnico Pro
El usuario puede usar la funcin Usar anticipo si el cliente tiene registrados stos en su
cuenta. O bien, puede usar la funcin Nuevo pago para registrar el pago correspondiente.
Cuando se registra un pago el sistema deduce automticamente el importe total contra el saldo
del documento y muestra los resultados:
Y despus de confirmar, el sistema habilita los campos para registrar esta operacin.
Al guardar esta operacin el sistema actualiza el saldo

actual de la factura, y los fondos actuales de la cuenta
especial Anticipos del cliente en caso de que se haya
dispuesto de stos.
152
Taller Mecnico Pro

Este generador de reportes permite al usuario o
administrador imprimir reportes que cumplan con los
criterios especificados. Para acceder al generador de
reportes el usuario debe hacer clic en la seccin o tab
denominada Reportes.
Reporte
Esta opcin permite al usuario seleccionar el reporte
deseado. Algunos de estos reportes utilizan una
combinacin de opciones para mayor alcance en los
resultados generados. Para seleccionar un reporte solo
debe dar un clic en el campo Reporte y escoger una
opcin de la lista emergente. Los reportes que un usuario
o administrador puede emitir son:
153
Taller Mecnico Pro
Periodo
Ejecutivo de Ventas
El sistema permite emitir los reportes de aquellas facturas que hayan sido generadas por
alguno de los ejecutivos de ventas que aparecen en esta lista:
Estado
Asimismo, se podr escoger alguna opcin de esta lista para emitir reportes que acepten
esta opcin.
154
Taller Mecnico Pro

seleccionar una impresora y enviar el documento.
Exportar datos
segn sea requerido. Los formatos a los
cuales el sistema puede exportar son:
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
155
Taller Mecnico Pro
18.7 Facturacin Electrnica CFDI

De acuerdo a la legislacin vigente establecida por el Servicio de Administracin Tributaria
(SAT) de Mxico, a partir del ao 2014 todos los contribuyentes debern adoptar el esquema de
Facturacin Electrnica CFDI.
Si usted adquiri nuestro Sistema Conector para Timbrado podr emitir y timbrar sus
facturas directamente desde Taller Mecnico Pro.
Nuestro sistema conector se enlaza directamente con el Proveedor Autorizado de
Certificacin (PAC) Real Virtual (www.realvirtual.com.mx). Si desea mayor informacin acerca
de nuestro sistema conector vistenos en www.digitalab-software.com y con mucho gusto un
asesor le proporcionar toda la informacin necesaria.
18.7.1 Verificar los datos de la Factura
Es importante que antes de iniciar el proceso de timbrado el operador haya ingresado toda
la informacin necesaria que debe tener una factura, por ejemplo, nombre del cliente, fecha de
alta, datos fiscales del cliente, descripcin de artculos y servicios, precios, etc.
156
Taller Mecnico Pro
Una vez que haya ingresado y revisado toda la informacin requerida y est listo para
timbrar, el operador debe usar la siguiente funcin:
Esta funcin abre el mdulo de Facturacin Electrnica y muestra la siguiente pantalla:
El mdulo de facturacin electrnica muestra toda la informacin requerida por el SAT y el

operador debe revisar que no falte informacin en los campos requeridos.
18.7.2 Emitir y Timbrar un CFD
Para iniciar el proceso de Timbrado el operador debe usar la siguiente
funcin:
157
Taller Mecnico Pro
Esta funcin abre el Sistema Conector para Timbrado cuya pantalla se muestra a
continuacin:
Al abrir el Conector ste lee toda la informacin incluida en la factura y define el estatus del
timbrado (GenerarCFD). El proceso de timbrado se compone de 2 pasos:
1.- Generar CFD
2.- Timbrar CFD
El orden para timbrar es el indicado arriba, no se puede timbrar una factura sin que
previamente haya sido generado el archivo XML correspondiente. Para generar el archivo XML
debe usarse la funcin Generar CFD, y confirmar el proceso:
158
Taller Mecnico Pro
Si el proceso tuvo xito, el conector mostrar el siguiente mensaje:
El siguiente paso es timbrar el CFD recin creado usando la funcin Timbrar CFD:
Al dar clic en esta funcin el sistema solicita confirmacin:
Al confirmar la operacin el conector enva la informacin del CFD al PAC para su

procesamiento, y en caso de xito ste enva al conector los datos del timbrado y muestra el
siguiente mensaje:
159
Taller Mecnico Pro
Despus de cerrar el mensaje, el conector mostrar la informacin de timbrado:
Listo, la factura ha sido timbrada. El siguiente paso es cerrar el Conector dando clic en la
funcin Salir para regresar al mdulo de Facturacin.
18.7.3 Leer un CFD Timbrado
Una vez que el operador ha salido del Conector puede leer los datos del CFD timbrado
usando la siguiente funcin:
160
Taller Mecnico Pro
el sistema mostrar la siguiente pantalla:
18.7.4 Imprimir el CFD

Para obtener una representacin impresa del CFDI el operador puede utilizar la siguiente
funcin:
161
Taller Mecnico Pro
Acto seguido el sistema mostrar una previsualizacin de la factura:
18.7.5 Cancelar un CFD Timbrado

Para cancelar un CFD el operador debe usar la siguiente funcin del mdulo de facturacin
electrnica:
Esta funcin muestra la siguiente pantalla:
162
Taller Mecnico Pro
para cancelar el CFD debe dar clic en la funcin Cancelar CFD, en caso de xito el sistema
mostrar un mensaje de aviso.
18.7.6 Configurar datos del Emisor (RFC, Certificado Digital CSD, etc.)
Antes de iniciar operaciones de timbrado es necesario ingresar los datos
del Emisor usando la funcin Configuracin, debido a que esta informacin es
leda por el conector en cada factura podemos afirmar que esta informacin es
constante. Los datos del Emisor que debemos ingresar son:
RFC (sin guiones ni espacios).
Razn Social.
Rgimen Fiscal.
Serie (opcional).
Domicilio Fiscal (calle, no. exterior, no interior, colonia, localidad, referencia, municipio, estado,
pas, cdigo postal)
Expedido En (datos del domicilio donde el CFD fue expedido, usualmente el mismo que el
Domicilio Fiscal, sin embargo puede ser el domicilio de una sucursal).
Ruta del archivo Certificado del Sello Digital (*.cer)
Ruta del archivo Llave Pblica (*.key) y su respectiva contrasea.
Nombre de Usuario y Contrasea para Timbrado (proporcionados por Digital Lab).
163
Taller Mecnico Pro
La pantalla de Configuracin es la siguiente:
Es importante mencionar que los datos capturados o ingresados en los campos de la

seccin Configuracin no incluyan ms de 1 espacio entre palabras, ni espacios al principio ni al
final de cada dato.
164
Taller Mecnico Pro
19. REMISIONES
19.1 Agregar una nueva remisin en el sistema
El rea de ventas del sistema se compone de los mdulos de Facturas, Remisiones,

Para agregar una nueva remisin debe usar la funcin Nueva Remisin y confirmar esta
operacin.
El sistema mostrar la pantalla para agregar una nueva nota de remisin:
165
Taller Mecnico Pro
Al agregar una nueva remisin, el usuario debe seleccionar un cliente registrado en la base
de datos con la funcin Seleccin de cliente como se muestra en la siguiente figura:

Nuevo:
166
Taller Mecnico Pro
En caso de si estar registrado en el sistema, basta con teclear el nombre del cliente y el
sistema intentar abrir y cargar sus datos en la factura actual. En ambos casos, es necesario
que la remisin tenga un asignado un nombre y agregar productos al documento para poder
almacenarlo en el sistema.
19.2 Buscar remisiones en la base de datos
El usuario puede buscar una remisin basado en su nmero o folio. Para buscar un
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de remisin y da
clic en el botn Buscar para que el sistema localice, abra y muestre en pantalla dicho
documento. En caso de que no exista el nombre especificado el sistema avisar que no se
encontraron records en la bsqueda.
19.3 Enlazar documentos a una remisin

El sistema puede enlazar documentos de un cliente para agilizar su captura de datos. Los
documentos que pueden ser enlazados son: Cotizaciones Directas, Cotizaciones de Servicio, y
Pedidos. El cliente seleccionado debe tener uno o ms de estos documentos
agregados en el sistema para que puedan ser enlazados. Un documento
puede ser enlazado a una remisin solamente una vez.
Para enlazar un documento a una remisin, debe dar un clic en la funcin
Enlazar Doctos. para que el sistema muestre los documentos disponibles:
167
Taller Mecnico Pro
Los documentos mostrados en la figura anterior fueron agregados al sistema a un mismo

cliente y no han sido enlazados an. Adems, cuando se enlaza un documento de un mdulo
no puede enlazar otro documento de un mdulo diferente, tiene que continuar si as lo requiere
enlazando documentos del mismo mdulo que el primer documento enlazado.
El sistema copia todos los artculos definidos en el documento a enlazar y los transfiere a la
actual remisin, agilizando la captura de datos. Para iniciar la transferencia de datos slo tiene
que dar un clic sobre el documento deseado y confirmar la operacin, si el documento es
transferido con xito el sistema enviar un mensaje al usuario y lo remover de la lista de
documentos disponibles.
168
Taller Mecnico Pro

Con esta funcin el usuario abre una ventana para seleccin de productos y servicios, y
con ello agilizar la captura de datos. La ventaja de usar esta funcin es que es posible consultar
primero si existe un producto en el almacn y de ser as cuntas existencias estn disponibles.
Las partes del almacn seleccionadas mediante esta ventana son descargadas
del almacn, es decir, se actualiza el nmero de existencias disponibles.
Para conectar con el almacn debe dar un clic en la funcin Abrir
Almacn como se muestra en la siguiente figura:
169
Taller Mecnico Pro
Buscar por clave:

almacn:
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Taller Mecnico Pro
19.5 Cmo pagar el saldo de una remisin

El importe total de una remisin puede ser liquidado o pagado utilizando la funcin Pagos.
Al usar esta funcin el usuario puede registrar los pagos que realice el cliente para cubrir el
importe de este documento.
Ejemplo: Un cliente compra productos

por un monto total de 783 pesos y solicita una
nota de remisin que ampare su compra.
Una vez ingresados los artculos que est
comprando el cliente, el siguiente paso es
registrar el pago correspondiente usando la
funcin Pagos. Al dar clic en esta funcin el
sistema mostrar la siguiente ventana:
171
Taller Mecnico Pro
Desde esta ventana puede usar las funciones Usar anticipo y Nuevo pago para cubrir el
saldo actual de este documento. El sistema automticamente calcula el saldo una vez que se
ha guardado el pago.:
Al guardar esta operacin el sistema actualiza el saldo actual de la nota de remisin, y los
fondos actuales de la cuenta Anticipos del cliente.

172
Taller Mecnico Pro
Reporte
lista emergente. Los reportes que un usuario o administrador puede emitir son:
173
Taller Mecnico Pro
Periodo
Ejecutivo de Ventas
El sistema permite emitir los reportes de aquellas remisiones que hayan sido generadas
por alguno de los ejecutivos de ventas que aparecen en esta lista:
Estado
esta opcin.
174
Taller Mecnico Pro
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files

sistema muestra la ventana
para exportar datos, y solicita
que el usuario defina un nombre
de archivo y la carpeta de
destino a donde se enviar la
informacin. Tambin desde
esta ventana puede seleccionar
cualquiera de los formatos
arriba mencionados.
175
Taller Mecnico Pro
20. COTIZACIONES
20.1 Agregar una nueva cotizacin directa en el sistema

El sistema genera dos tipos de cotizaciones: cotizaciones directas y cotizaciones de

servicio. Las cotizaciones directas son creadas directamente desde el mdulo de Cotizaciones,
y las cotizaciones de servicio son creadas desde el mdulo de Ordenes de Servicio.
Para agregar una nueva cotizacin directa debe usar la funcin Nuevo y confirmar esta
operacin.
El sistema mostrar la pantalla para agregar una nueva cotizacin en el sistema:
176
Taller Mecnico Pro
Al agregar una nueva cotizacin, el usuario debe seleccionar un cliente registrado en la

base de datos con la funcin Seleccin de cliente como se muestra en la siguiente figura:
En caso de que ste no est registrado en el sistema puede agregarlo seleccionando la

funcin Nuevo:
177
Taller Mecnico Pro
En caso de estar registrado en el sistema, basta con teclear el nombre del cliente y el
sistema intentar leer su expediente y cargar los datos en la factura actual. En ambos casos, es
necesario que la remisin tenga asignado un nombre y agregar productos al documento para
poder almacenarlo en el sistema.
178
Taller Mecnico Pro
20.2 Buscar cotizaciones en la base de datos

El usuario puede buscar una cotizacin basado en su nmero o folio. Para buscar un
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de cotizacin y
debe dar un clic en el botn Buscar para que el sistema localice, abra y muestre en pantalla
dicho documento. En caso de que no exista el nombre especificado el sistema avisar que no
se encontraron records en la bsqueda.

Con esta funcin el usuario abre una ventana para seleccin de productos y servicios, y as
agilizar la captura de datos. La ventaja de usar esta funcin es que es posible consultar primero
si existe un producto en el almacn y de ser as conocer cuntas existencias estn disponibles.
Las partes del almacn seleccionadas mediante esta ventana son descargadas
del almacn, es decir, se actualiza el nmero de existencias disponibles.

179
Taller Mecnico Pro
180
Taller Mecnico Pro
Buscar por clave:

almacn:

181
Taller Mecnico Pro
Reporte
182
Taller Mecnico Pro
Periodo
Ejecutivo de Ventas
El sistema permite emitir los reportes de aquellas remisiones que hayan sido generadas
Estado
esta opcin.
183
Taller Mecnico Pro
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files

arriba mencionados.
184
Taller Mecnico Pro
21. PEDIDOS
21.1 Agregar un nuevo pedido en el sistema

Para agregar un nuevo pedido debe usar la funcin Nuevo Pedido y confirmar esta
operacin.
El sistema mostrar la pantalla para agregar un nuevo pedido en el sistema:
185
Taller Mecnico Pro
Al agregar un nuevo pedido, el usuario debe seleccionar un cliente registrado en la base de

datos con la funcin Seleccin de cliente como se muestra en la siguiente figura:

Nuevo:
186
Taller Mecnico Pro
En caso de estar registrado en el sistema, basta con teclear el nombre del cliente y el
sistema intentar leer su expediente y cargar los datos en el documento actual. En ambos
casos, es necesario que la remisin tenga asignado un nombre y agregar productos al
documento para poder almacenarlo en el sistema.
187
Taller Mecnico Pro
21.2 Buscar pedidos en la base de datos

El usuario puede buscar un pedido basado en su nmero o folio. Para buscar un
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de cotizacin y

Las partes del almacn seleccionadas mediante esta ventana no son
descargadas del almacn.
188
Taller Mecnico Pro
189
Taller Mecnico Pro
Buscar por clave:

almacn:

190
Taller Mecnico Pro
Reporte
191
Taller Mecnico Pro
Periodo
Ejecutivo de Ventas
El sistema permite emitir los reportes de aquellos pedidos que hayan sido generadas por
alguno de los ejecutivos de ventas que aparecen en esta lista:
Estado
esta opcin.
192
Taller Mecnico Pro
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files

arriba mencionados.
193
Taller Mecnico Pro
22. DEVOLUCIONES DE VENTAS
22.1 Agregar una nueva devolucin de venta en el sistema

Para agregar una nueva devolucin debe usar la funcin N. Devolucin y confirmar esta
operacin.
El sistema mostrar la pantalla para agregar una nueva devolucin en el sistema:
194
Taller Mecnico Pro
Al agregar una nueva devolucin, el usuario debe seleccionar un cliente registrado en la

base de datos con la funcin Seleccin de cliente como se muestra en la siguiente figura:
Es importante mencionar que esta seccin permite enlazar nicamente facturas que ya han
sido registradas en el sistema.
195
Taller Mecnico Pro
22.2 Buscar devoluciones en la base de datos

El usuario puede buscar una devolucin basado en su nmero o folio. Para buscar un
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de devolucin y
22.3 Enlace de facturas o remisiones de devolver

Con la funcin Enlazar Doctos. el sistema muestra tanto las facturas como las remisiones
generadas para un cliente y que no han sido enlazadas an. Para enlazar un documento debe
dar un clic en la funcin Enlazar Doctos. y el sistema mostrar los documentos disponibles
que pueden ser enlazados.
196
Taller Mecnico Pro

Este generador de reportes permite al usuario o
administrador emitir reportes que cumplan con los
criterios especificados. Para acceder al generador de
reportes el usuario debe hacer clic en la seccin o tab
denominada Reportes.
Reporte
Esta opcin permite al usuario seleccionar el
reporte deseado. Algunos de estos reportes utilizan
una combinacin de opciones para mayor alcance en
los resultados generados. Para seleccionar un reporte
solo debe dar un clic en el campo Reporte y escoger
una opcin de la lista emergente. Los reportes que un
usuario o administrador puede emitir son:
197
Taller Mecnico Pro
Periodo
Ejecutivo de Ventas
El sistema permite emitir los reportes de aquellas devoluciones que hayan sido generadas
Estado
esta opcin.
198
Taller Mecnico Pro
Exportar datos
*.tab Tab-Separated Text Files
*.csv Comma-Separated Text Files
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1 Lotus 1-2-3 Files

*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
199
Taller Mecnico Pro
23. ORDENES DE COMPRAS
23.1 Introduccin
El rea de Compras del sistema se compone de los mdulos de Ordenes de Compras,
Recepciones (de productos y servicios), y Devoluciones de Compras. Estos mdulos cuentan
con las herramientas necesarias para llevar el control de un departamento de compras, realizar
poderosas bsquedas de informacin, as como obtener valiosos reportes para su anlisis y
mejor toma de decisiones.
Este mdulo est diseado para registrar nicamente rdenes de compras. Una breve
definicin de lo que es una orden de compra sera:
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y
de entrega.
La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y
presentar una factura. Todos los artculos comprados por una empresa deben
acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en
una orden de compra:
Nombre y direccin de la empresa que hace el pedido

Nmero de orden de compra
Nombre y direccin del proveedor
Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
Trminos de entrega y de pago
Cantidad de artculos solicitados
Nmero de catlogo
Descripcin
Precio unitario y total
Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados
Costo total de la orden
Firma autorizada
El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al departamento de

contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento
de compras.
Este tipo de documento tambin puede conectarse con el almacn de partes para agilizar
la captura de datos, no aumenta las existencias de los artculos incluidos en este documento,
claro est, si es que los artculos incluidos ya estn registrados en el almacn, sin embargo si
actualiza el campo de Pendientes por recibir de cada producto incluido.
200
Taller Mecnico Pro
23.2 Agregar una nueva orden de compra en el sistema
Para agregar una nueva orden de compra en el sistema debe usar la funcin Nueva
Orden y confirmar esta operacin.
El sistema mostrar la pantalla para agregar una nueva orden de compra en el sistema:
201
Taller Mecnico Pro
Al agregar una nueva orden de compra, el usuario debe seleccionar un proveedor

registrado en la base de datos con la funcin Seleccin de proveedor como se muestra en la
siguiente figura:
23.3 Buscar rdenes de compras en la base de datos

El usuario puede buscar una orden de compra basado en su nmero o folio. Para buscar
un documento debe dar un clic en la funcin Buscar como se muestra en la siguiente figura:
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de orden de
compra y debe dar un clic en el botn Buscar para que el sistema localice, abra y muestre en
pantalla dicho documento. En caso de que no exista el nombre especificado el sistema avisar
que no se encontraron records en la bsqueda.
202
Taller Mecnico Pro
23.4 Abrir el almacn de productos y servicios para seleccin

Las partes del almacn seleccionadas mediante esta ventana son descargadas del almacn, es
decir, se actualiza el nmero de existencias disponibles.
203
Taller Mecnico Pro
Y el sistema mostrar todos los artculos bajo esta categora:
Buscar por clave:

almacn:
204
Taller Mecnico Pro

acceder al generador de reportes el usuario
debe hacer clic en la seccin o tab denominada
Reportes.
Reporte
Esta opcin permite al usuario seleccionar
el reporte deseado. Algunos de estos reportes
utilizan una combinacin de opciones para
mayor alcance en los resultados generados.
Para seleccionar un reporte solo debe dar un
clic en el campo Reporte y escoger una
opcin de la lista emergente. Los reportes que
el operador puede emitir son:
205
Taller Mecnico Pro
Periodo
Proveedor
El sistema permite emitir los reportes de aquellas rdenes de compras generadas para
algn proveedor seleccionado en esta opcin:
206
Taller Mecnico Pro
Estado
esta opcin.
Exportar datos
207
Taller Mecnico Pro
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
208
Taller Mecnico Pro
24. RECEPCIN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
24.1 Introduccin
Este mdulo est diseado para registrar los productos y servicios que el centro de servicio
adquiere de sus proveedores. En este mdulo se registran las facturas y remisiones que sus
proveedores le entregan al adquirir productos y servicios.
Estos documentos permiten actualizar las existencias de aquellos artculos comprados y
que ya se encuentran registrados en el almacn de partes, as como las Cuentas x Pagar a
Proveedores.
Los documentos de compras de partes y refacciones (factura o remisin) deben ser
registrados aqu. Los recibos de telfono, luz, renta, etc. tambin deben ser registrados en este
mdulo.
Como ya se ha mencionado, este mdulo tambin puede conectarse con el almacn de
partes para agilizar la captura de datos, aumenta las existencias de los artculos incluidos en el
mismo, registrar pagos a proveedores, liquidar, cancelar, o pagar los saldos que estos
documentos presentan, y agregar partes y servicios al almacn.
24.2 Agregar un nuevo documento de recepcin de productos o servicios
Para agregar una nueva recepcin en el sistema debe usar la funcin N. Recepcin y
confirmar esta operacin.
209
Taller Mecnico Pro
El sistema mostrar la pantalla para agregar una nueva recepcin de compra en el

sistema:
Al agregar una nueva recepcin de compra, el usuario debe seleccionar un proveedor

siguiente figura:
210
Taller Mecnico Pro
24.3 Buscar recepciones de compras en la base de datos

El usuario puede buscar una recepcin de compra basado en su nmero o folio. Para
buscar un documento debe dar un clic en la funcin Buscar como se muestra en la siguiente
figura:
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de recepcin de
24.4 Abrir el almacn de productos y servicios para seleccin

Las partes del almacn seleccionadas mediante esta ventana son descargadas del almacn, es
decir, se actualiza el nmero de existencias disponibles.
211
Taller Mecnico Pro
212
Taller Mecnico Pro
y el sistema mostrar todos los artculos bajo esta categora:
Buscar por clave:

almacn:
213
Taller Mecnico Pro
24.5 Enlace de rdenes de compras

Con esta funcin el usuario puede enlazar rdenes de compras registradas en el sistema,
lo cual permite agilizar la captura de datos. Es importante mencionar que, no se requiere de una
orden de compra previa para agregar un nuevo documento de recepcin de compra, ya que se
cuenta con herramientas para seleccionar artculos del almacn as como tambin se puede
teclear la informacin directamente en la tabla de captura para este propsito.
Para enlazar una orden de compra, es necesario que el proveedor seleccionado cuente
con rdenes de compras registradas y que no hayan sido enlazadas an. Al agregar una nueva
recepcin o abrir un documento recepcin para edicin, el usuario debe dar un clic en la funcin
Enlazar Doctos.
y el sistema mostrar todas las rdenes de compra asociadas al proveedor seleccionado:

214
Taller Mecnico Pro
Reporte
215
Taller Mecnico Pro
Periodo
Proveedor
El sistema permite emitir los reportes de aquellas recepciones de compras generadas para
algn proveedor seleccionado en esta opcin:
216
Taller Mecnico Pro
Estado
esta opcin.
Exportar datos
217
Taller Mecnico Pro
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
218
Taller Mecnico Pro
25. DEVOLUCIONES DE COMPRAS
25.1 Introduccin

Estos documentos permiten actualizar las existencias de aquellos artculos comprados y

que ya se encuentran registrados en el almacn de partes, as como las Cuentas x Pagar a
Proveedores.
25.2 Agregar una nueva devolucin de compra en el sistema

Para agregar una nueva devolucin de compra en el sistema debe usar la funcin N.
Devolucin y confirmar esta operacin.
El sistema mostrar la pantalla para agregar una nueva devolucin de compra en el

sistema:
219
Taller Mecnico Pro
Al agregar una nueva devolucin de compra, el usuario debe seleccionar un proveedor

siguiente figura:
220
Taller Mecnico Pro
25.3 Buscar devoluciones de compras en la base de datos

El usuario puede buscar una devolucin de compra basado en su nmero o folio. Para
buscar un documento debe dar un clic en la funcin Buscar como se muestra en la siguiente
figura:
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de devolucin de
25.4 Enlace de facturas o remisiones a devolver

Con esta funcin el usuario debe enlazar un documento Recepcin de Compra. Para
enlazar un documento recepcin, es necesario que el proveedor seleccionado cuente con
recepciones de compras registradas y que no hayan sido enlazadas an. Al agregar una nueva
devolucin o abrir una devolucin de compra para edicin, el usuario debe dar un clic en la
funcin Enlazar Doctos.
221
Taller Mecnico Pro
y el sistema mostrar todas las rdenes de compra asociadas al proveedor seleccionado:
Slo puede enlazar un documento a la vez.

acceder al generador de reportes el usuario debe
hacer clic en la seccin o tab denominada
Reportes.
Reporte
Esta opcin permite al usuario seleccionar el
reporte deseado. Algunos de estos reportes
utilizan una combinacin de opciones para mayor
alcance en los resultados generados. Para
seleccionar un reporte solo debe dar un clic en el
campo Reporte y escoger una opcin de la lista
emergente. Los reportes que un usuario o
administrador puede emitir son:
222
Taller Mecnico Pro
Periodo
Proveedor
El sistema permite emitir los reportes de aquellas devoluciones de compras generadas
para algn proveedor seleccionado en esta opcin:
223
Taller Mecnico Pro
Estado
esta opcin.
Exportar datos
224
Taller Mecnico Pro
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
225

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Logo de la Empresa .........................................................................................................

Definiendo el encabezado principal .................................................................................

Agregar nuevos usuarios en el sistema ...........................................................................

Asignando Grupos a un usuario.......................................................................................

Asignando Mdulos a un usuario.....................................................................................

Editando datos generales de un usuario .........................................................................

Crear y/o cambiar la contrasea de usuario ....................................................................

Clculo de comisiones (servicio, facturas, remisiones) de un usuario ............................

Definiendo nombres de campos ......................................................................................

Nmeros de folio ..............................................................................................................

Logo a utilizar en el men principal..................................................................................

Tasa del impuesto por default (IVA).................................................................................

Monedas (divisas) ............................................................................................................

Definiendo lneas de categoras (inventario) ...................................................................

Personalizando cantidad con letra ...................................................................................

Taller Mecnico Pro

Respaldo de la base de datos..........................................................................................

Reparacin de archivos ...................................................................................................

Inicializacin de archivos .................................................................................................

Importacin de records de respaldos...............................................................................

Seleccionando formato x default (rdenes de servicio) ...................................................

Definiendo las clusulas del servicio (rdenes de servicio) ............................................

SERVICIO (Mdulo de rdenes de Servicio)

Definicin del nmero de das de garanta por default ....................................................

Definicin de vehculos a reparar.....................................................................................

Definicin del costo x revisin de un vehculo .................................................................

Edicin de nombres de campos accesorios ....................................................................

Tipo de foliacin en las rdenes de servicio ....................................................................

Definicin de los estados (status) de los vehculos .........................................................

FACTURA (Tipo de Facturacin)

Factura CBB .....................................................................................................................

Factura Electrnica CFDI .................................................................................................

CLIENTES Y CxC ......................................................................................................................

Agregar nuevos clientes al sistema .................................................................................

Buscar clientes en la base de datos ................................................................................

Impresin de etiquetas para correspondencia.................................................................

Filtros de informacin .......................................................................................................

Reportes del mdulo ........................................................................................................

Agregar una nueva orden de servicio ..............................................................................

Buscar rdenes de servicio..............................................................................................

Taller Mecnico Pro

Filtros de informacin .......................................................................................................

Secciones de una orden de servicio ................................................................................

Reportes del mdulo ........................................................................................................

Procesando las rdenes de servicio asignadas a un mecnico ...................................

Tareas asignadas a un mecnico (tickets)....................................................................

Citas asignadas a un mecnico (agenda) .....................................................................

BITCORA ATENCIN A CLIENTES

Agregar un nuevo ticket en el sistema ..........................................................................

Buscar tickets de servicio ..............................................................................................

Filtros de informacin ....................................................................................................

Reportes del mdulo .....................................................................................................

Agregar una nueva cita en el sistema ...........................................................................

Filtros de informacin ....................................................................................................

CENTRO DE PAGOS (Clientes)

Bsqueda de recibos de pagos.....................................................................................

Filtros de informacin ....................................................................................................

Reportes del mdulo .....................................................................................................

Taller Mecnico Pro