para tu ONG - Parte I

Publicado JulioAgosto 2012

Indice
Google Apps

Qu es Google Apps?
Beneficios de Google Apps
Puedo implementar Google Apps sin ayuda?

Mi cuenta de Google Apps

Cmo ingreso a mi cuenta de Google Apps?

Apps ms tiles

Gmail
Contactos
Tareas
Chat
Calendar
Drive
Google Drive en tu PC

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Herramientas de consulta

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Google Apps
A pesar de que Google.com es el motor de bsqueda ms popular, muy pocos conocen todo lo que
Google ofrece para las organizaciones a travs de sus diferentes productos. En este manual te
mostraremos algunas Google Apps para ordenar el trabajo en tu organizacin.

Qu es Google Apps?
Google Apps es una coleccin personalizable de aplicaciones para el lugar de trabajo diseadas
para mejorar la productividad de tu ONG.

Esta coleccin est compuesta por aplicaciones diseadas para los usuarios de ONGs e incluye
aplicaciones para mejorar la comunicacin, como Gmail, Google Calendar y Chat de Google. Aplicaciones diseadas especficamente para mejorar la colaboracin en tu organizacin, como Google
Drive a travs de sus Hojas de clculo, editores de texto, presentaciones, etc. Estas aplicaciones estn diseadas para personalizar la seguridad de los correos electrnicos, administrar tu cuenta, y mejorar tu trabajo.

Beneficios de Google Apps

Algunos de los beneficios de Google Apps ms importantes para las ONGs:

Mayor movilidad. Tu oficina est en cualquier parte.

Reduccin de costos de software, hardware y de soporte IT
Implementacin ms rpida y con menores riesgos (podemos probar ms cosas!)
En muchos casos, actualizaciones automticas
Flexibilidad de escala
Seguridad (los datos no estn en casa)

Adems, la nube nos permite desarrollar una nueva forma de colaboracin interna, es decir, de trabajar mejor con el equipo de tu organizacin, incluso a distancia.

Google Apps
Puedo implementar Google Apps sin ayuda?
Para implementar Google Apps en tu organizacin hemos pensado en un diagrama de proceso de
acuerdo a tus conocimientos tcnicos para simplificarte la tarea:

* Que pueda dedicarle tiempo y/o posea conocimientos tcnicos de hosting, DNS y MX , y que
pueda capacitar al resto del equipo de la organizacin.

Mi
Mi cuenta
cuentade
deGoogle
GoogleApps
Apps
Cmo ingreso a mi cuenta de Google Apps?
1.

Ingresa a www.google.com

2.

Haz click en Inicia sesin

3.

Completa la seccin con tu correo electrnico con el formato nombre@tuong.org y tu contrase-

a. Y luego haz click en el botn celeste de Iniciar sesin

4.

Ingresars a tu cuenta de Google Apps donde podrs ver la barra de navegacin negra con tu

Correo, Drive, Calendar, Contactos y otras aplicaciones ms.

Apps ms tiles
Gmail
Es la herramienta de Google para administrar los correos electrnicos.
Una de las grandes ventajas de Google, es la
Redactar un email en Gmail es muy fcil, solo

posibilidad de crear, a travs de una implementa-

tienes que hacer click en Redactar y comienza!

cin, tu propio dominio y enviar tus correos desde tunombre@tuong.org!

Al ingresar a la seccin de configuracin podrs ver todas las pestaas de lo que puedes configurar
a tu medida.

Apps ms tiles
Gmail
Con Gmail puedes potenciar la gestin de tu correo a travs de:
Conversaciones: Se pueden leer todos los mensajes concernientes a lo mismo en un solo lugar;
se apilan en el orden en que se reciben; se puede re-enviar o imprimir la conversacin entera o parte de ella.
En la bandeja de entrada las vers ya organizadas por el ttulo del Asunto y entre parntesis la cantidad de conversaciones sobre ese ttulo que hay hasta el momento.

Al hacer click en la conversacin, puedes

ver cada mensaje de forma resumida por
primera lnea o abrirlos para leer el resto
de cada email.

Apps ms tiles
Gmail
Etiquetas Son como las carpetas, pero ms poderosas. Se puede etiquetar un correo electrnico
con ms de una etiqueta. Se pueden asignar diferentes colores a las etiquetas para poder identificarlas con facilidad. Para configurar etiquetas nuevas debes ingresar a la configuracin de tu Gmail
(la tuerca) en la pestaa Etiquetas.

Filtros: Tienes cientos de mails que necesitas que se ordenen de forma automtica? Con Gmail
puedes crear reglas de filtros para que los mails se almacenen u ordenen de acuerdo a tus necesidades y te faciliten tu tarea.

Apps ms tiles
Gmail
Bsqueda: Google ha incorporado la barra de bsqueda en Google Apps para que puedas encontrar eso que estabas buscando, sea un email, un documento, un contacto, etc.
Se pueden filtrar las bsquedas de acuerdo a parmetros que le asignemos como lo muestra la
captura de pantalla debajo.

Labs: son aquellas funciones experimentales que los usuarios pueden habilitar. Son desarrollos que
se van renovando y poniendo al alcance de los usuarios de Drive. Te recomendamos algunas que
pueden ser de gran utilidad: Chat a la derecha, Deshacer Enviar, Insercin de imgenes, Respuestas almacenadas, Vistas previas de Google Docs en correo, Vistas previas de Google Maps en correo, 'Responder a todos' predeterminado, son algunas solamente!

Apps ms tiles
Gmail
Archivado: Gmail dispone de 25 MB de espacio de almacenamiento en su bandeja
de entrada (50 veces ms que el estndar de la industria).

En Gmail nunca tendr inconvenientes con los elementos enviados ni

exceder la capacidad mxima de almacenamiento de la bandeja de entrada.
No ser necesario que elimine sus mensajes.
Al archivar un mensaje de correo electrnico, este se mueve de la bandeja de
entrada a las etiquetas que ha configurado. Tambin podr encontrar
cualquier correo que haya archivado en su etiqueta Todos.
Todos es su espacio de almacenamiento, una gran base de datos de
referencia con todas sus conversaciones. Puede realizar una bsqueda para
encontrar mensajes de correo electrnico en Todos.

Administrando tu bandeja de entrada

Los mtodos de administracin de email sugieren algunas formas de organizar los mails para reducir la sensacin de cuando tienes mil cosas pendientes, haciendo que pasemos menos horas frente
a la bandeja de entrada y usando solamente el tiempo necesario para organizar las tareas que nos
van llegando.
En stos videos se describen 3 metodologas para administrar eficientemente los mails utilizando
"action labels": Getting Things Done (GTD), Inbox Zero y Trusted Trio. Para ver el video (en ingls)
haz click ac.

Adems en Gmail tienes todo integrado con las siguientes herramientas de Contactos, Tareas, Calendar.

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Apps ms tiles
Contactos
Se pueden crear contactos personales y grupos de contactos.
Crea automticamente una lista de los contactos con quienes ms se comunica para poder acceder
fcilmente a ellos (Ms contactados).

Beneficios clave de los Contactos:

No es necesario que vayas a los contactos para enviar un correo electrnico a

alguien. Al comenzar a escribir el nombre o la direccin de correo electrnico en
el campo Para:, los contactos se autocompletarn.
Puedes almacenar informacin personal sobre sus contactos; por ejemplo, el
nmero de telfono, la direccin, varias direcciones de correo electrnico, una
foto, la fecha de nacimiento y otras notas.

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Apps ms tiles
Tareas
Puede crear una lista electrnica de tareas pendientes, enviar
un correo electrnico directamente a su lista de tareas. Si es
necesario, puede crear listas de tareas diferentes para temas
distintos, vincular una tarea a una fecha en su calendario y configurar recordatorios.

Las tareas las puedes ver desde la pantalla de Gmail

Y tambin crearlas desde la pantalla de Calendar haciendo click en algn da en particular.

Chat
Puedes hacer preguntas a tus colegas instantneamente o contestar consultas de tus contactos; no necesitas esperar un correo electrnico o
una llamada de telfono para comunicarte.
Puedes cambiar tu estado a Ocupado para que
tus

colegas

no

te

enven

mensajes.

Puedes agregar robots de traduccin y luego

chatear con personas que hablen otros idiomas.

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Apps ms tiles
Calendar
Con Calendar puedes:

Organizar tus horarios.

Ver el calendario y la disponibilidad de tus

colegas.

Programar eventos con otras personas.

Personalizar tus recordatorios y notificaciones.

Programar reuniones peridicas, eventos

privados y adjuntar documentos a sus invitaciones. Puede crear otro calendario para
ti (ej. calendario personal) o para compartirlo con un equipo (ej. eventos del equipo).

Crear y administrar las tareas desde el calendario.

Puedes visualizar tu calendario de forma diaria, semanal, mensual o como agenda en forma de
lista de eventos seguido uno debajo del otro.

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Apps ms tiles
Calendar
Crear un evento es muy sencillo. Solo haz click
en CREAR en la vista general del calendario, o
haciendo click en el da y hora en particular en
alguno de los tipos de vistas descripto arriba.

cin (tal vez la agenda de la reunin) (5), adjun-

Puedes completar desde el nombre del evento

ms importante, invitar a las personas interesa-

(1) , el horario (2), darle recurrencia si es un

das a este evento, y solamente aadiendo sus

evento que se repite en el tiempo (3), en dnde

emails (9). De esa forma a tus invitados les llega-

se llevar a cabo (4), incluir una breve descrip-

r un mail donde podrn aceptar o no tu invita-

tar un archivo (6), asignarlo a un calendario en

particular (7), configurar recordatorios (8), y lo

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Calendar tambin se puede configurar, creando calendarios especficos (tal vez por temas como
Comunicacin, Eventos, etc) y con la posibilidad de compartirlos con otras personas, y dndoles
permiso de solo lectura o edicin.
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Apps ms tiles
Drive
Es un servicio de para almacenar, procesar y
compartir documentos en forma gratuita ubicado
en la nube y a los que podrs acceder desde
cualquier lugar. Los documentos de Google Drive
pueden ser compartidos con tu equipo para que

ellos accedan, editen, etc. Tambin pods configurar el acceso sin conexin para que la prxima
vez que ests sin red puedas ver documentos.
Guarda todo y comparte lo que quiera. Para ms
informacin de Google Drive haz click ac.

Con Google Drive puedes crear de cero documentos en la nube como Documento
(procesador de texto), Presentacin, Hoja de
clculo, Formulario, Dibujo y hasta ordenarlos
por Carpetas. Hasta puedes utilizar las plantillas
que ofrece Google e incluso crear las propias de
tu organizacin para que todos usen las mismas.
Tambin puedes subir archivos y carpetas enteras a Google Drive. Esto te permite tener todos tus archivos y carpetas ordenadas en la
nube y resguardadas de la posibilidad de perderlos.
Todos los archivos y carpetas las puedes compartir a diferentes personas con diferentes permisos, inclusive dentro de un archivo o carpeta
en particular.

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Apps ms tiles
Drive
La Hoja de Clculo viene con frmulas, grficos,
herramientas para proteger las hojas y aplicar
reglas de notificaciones. Tiene casi la totalidad
de la funciones del programa de hoja de clculo
que ya conoces. Para ver el video de Hoja de
clculo (en ingls) haz click ac.

Con Presentaciones puedes armar aquella presentacin que necesitas para dar una charla o
reunin con una audiencia o equipo. Para ver el video de Presentaciones (en ingls)haz click ac.
Elige la plantilla que deseas y empieza a crear tu presentacin tan simple como lo puedes hacer
con otro programa.

El Documento tiene todas las ventajas y funcionalidades de los procesadores de texto tradicionales ms la flexibilidad que te ofrece trabajar en
la nube, en sintona con tu equipo de trabajo.
Con Documentos puedes crear documentos
compartidos, con accesos de solo lectura, edicin, etc para que tu equipo de trabajo te ayude
con el mismo. Para ver el video de Documentos
(en ingls) haz click ac.

Con Dibujos puedes disear e ilustrar tu pgina web o cualquier documento. Para ver el video de
Dibujos (en ingls) haz click ac.

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Apps ms tiles
Drive
Los Formularios estn diseados para armar encuestas, inscripciones a eventos y recibir comentarios y mucho ms, todo en breves minutos!

Podrs ver en tiempo real las respuestas y

hasta te muestra en forma de reporte con barras y grficos de torta los resultados. Para
ver el video de Formulario (en ingls) haz
click ac.

Hasta puedes insertar el formulario en el

cuerpo de un mail para que el destinatario
complete desde el cuerpo del mismo, y
enviarle un mail de confirmacin de recepcin de sus datos o de agradecimiento a la
inscripcin a un evento, por ejemplo.

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Apps ms tiles
Google Drive en tu PC
Google Drive es la herramienta de Google que
se instala en nuestra PC y permite sincronizar
los documentos de la nube en nuestra PC. Es
til para organizaciones que no tengan acceso
a internet en todo momento.

Cmo funciona Google Drive en nuestra PC?

Google Drive es un programa que mantiene actualizada una
carpeta de nuestra PC con la nube de documentos online.
Para ingresar a esta carpeta usar esta imagen:

Dentro de la carpeta, podemos observar un cono (tilde verde)

cuando el archivo se ha sincronizado satisfactoriamente:

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Herramientas de Consulta
consulta

Empieza a utilizar Google Apps gratuitamente

Portal de Google Apps
Informacin sobre la implementacin para clientes de Google Apps

Centro de asistencia de Google Apps

Canales de YouTube de Google Apps y Google Docs

Blogs oficiales de Google Docs, Gmail, Google Enterprise

Consulte las nuevas funciones de los productos: cules son las novedades en Google Docs?

Cmo registrarse en Google Apps

Configuracin de la entrega del correo electrnico (MX)

Tabla con valores MX para modificar en el hosting del cliente

Video sobre MX

Necesitas ayuda con

Google Apps?
En Wingu te podemos
ayudar.
Envanos un email a
info@winguweb.org

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