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co

Mdulo Tecnologa
Caractersticas y requisitos de las plataformas
tecnolgicas que soportan la poltica cero papel
Jornada: Mejores prcticas para adelantar
proyectos cero papel en la administracin pblica
Septiembre 20 y 21 de 2012
www.uexternado.edu.co

agenda
Caractersticas y requisitos de las plataformas
tecnolgicas que soportan la poltica cero papel
QU HACE POSIBLE REALIZAR UNA INICIATIVA CERO PAPEL?

CMO ENCAJAR EN TODA LA POLTICA PBLICA?

ALGUIEN YA LO HIZO O LO EST HACIENDO?

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Conceptualizacin

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

http://www.dropbox.com
6

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

http://www.adobe.com/adobeconnect

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

10

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

11

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
VERIFICACIN DE INTEGRIDAD

www.fileformat.info/tool/hash.htm
FIRMA DIGITAL

www.igolder.com/PGP
CONTEXTO (METADATA)

http://webposible.com/utilidades/dublincore12
metadata-gen/

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
Qu tanto considera usted que es importante para el medio ambiente
minimizar el uso del papel?

IMPORTANTE

MUY
IMPORTANTE

ALGO
IMPORTANTE

NO ES
IMPORTANTE
13

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
Cunto papel menos piensa usted que usar dentro de los prximos 5 a
10 aos?

LA MITAD
DE LO
ACTUAL
UN
CUARTO
DE LO
ACTUAL

ALGO DE
PAPEL
NADA DE
PAPEL
14

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
Antes se pensaba en reducir el papel. Ahora se tiene claro dnde se
puede reducir con un alto impacto.

Reduccin
del correo
fsico

Reduccin
de uso de
peridico

Reduccin
de las
impresiones

Reduccin
de uso de
revistas

Reduccin
de bolsas
de papel

Reduccin de
formatos,
contratos,
documentos

Reduccin
de uso de
libros

Reducciones
por reciclaje

Reduccin
en papel
higinico

15

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semntica que entiende,
analiza e interpreta los requerimientos del usuario

SINTAXIS

SEMNTICA

16

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semntica que entiende,
analiza e interpreta los requerimientos del usuario
Internet tiene una forma estndar para
que dos puntos de la red se comuniquen
e intercambien informacin y datos

RETORNAR:
CONEJO_
PANCAKE.JPG
17

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semntica que entiende,
analiza e interpreta los requerimientos del usuario
El cdigo hace una descripcin del
documento y de las relaciones con otros
documentos, mientras la web semntica
entiende y describe todas las relaciones

POR QU LE
INTERESA EL
CONEJO
CON EL
PANCAKE?
18

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
Un esquema estndar de usabilidad y accesibilidad para la consulta de
informacin desde cualquier punto de la red

http://www.tawdis.net

19

Conceptualizacin
Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

(DEA)

Mundo tradicional (Analgico)

Mundo electrnico (Digital)

PROCESO

Descripcin
bibliogrfica
Clasificacin.
TR
Registro
bibliogrfico
Archivo
Catlogo

PRODUCTO

Record (DEA)

Metadatos
descriptivos y
orientados al
contenido.
C. Clasificacin

Registro/archivo
de metadatos
Sistemas de
consulta y
recuperacin de
informacin

Mundo electrnico (Digital)

Mundo tradicional (Analgico)

OBJETO

Mundo tradicional (Analgico)

Descripcin
bibliogrfica
Clasificacin

Metadatos
descriptivos
y orientados
a la imagen

Registro
bibliogrfico
Archivo
Catlogo

SGED

BD

E-MAIL

BD

Metadatos
descriptivos y
orientados al
contenido

SGER
BDI

BDD

BD

Mundo electrnico (Digital)

DIGITALIZACION

SI/NO

Cmo encajar en toda la poltica pblica?

SOBRE LAS GUAS

Fotocopiar e imprimir a doble cara.

Reducir el tamao de los documentos al imprimir o
fotocopiar
Elegir el tamao y fuente pequeos
Configuracin correcta de las pginas
Revisar y ajustar los formatos
Lectura y correccin en pantalla

Evitar copias e impresiones innecesarias

Guardar archivos no impresos en el computador (O en la nube!
Y la versin final final)

Uso de la Intranet
Uso del correo electrnico
Herramientas de colaboracin

SOBRE LAS GUAS

SELECCIONE UN LDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL

CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJO

DOCUMENTE LOS COSTOS Y AHORROS

FORMALICE EL COMPROMISO DE LA ENTIDAD CON LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL
REDUZCA EL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIAS EN LA ENTIDAD
IMPLEMENTE EL USO DE FIRMAS DIGITALES
IMPLEMENTE LA AUTOMATIZACIN DE COMIENZO A FIN EN UN PROCEDIMIENTO
INTERNO LIBRE DE RIESGOS

IMPLEMENTE PROYECTOS DE ESCANEO EN

PROCESOS DE ALTO VALOR.

SOBRE LA DIRECTIVA 04

OBRE LA CIRCULAR 005

Repositorio

INFRAESTRUCTURA
TECNOLGICA

OBRE LA CIRCULAR 005

Aplicaciones

Repositorio

DATA

INFRAESTRUCTURA
TECNOLGICA

Repositorio

OBRE LA CIRCULAR 005

Aplicaciones

GESTOR DE
DOCUMENTOS

REPOSITORIO
DE
CONTENIDOS

OTROS
SISTEMAS

GESTOR DE
RECORDS

GESTOR DE
CONTENIDO
WEB

OBRE LA CIRCULAR 005

GESTOR DE
IMGENES

OBRE LA CIRCULAR 005

Conceptualizacin

Alguien ya lo hizo?

Alguien ya lo hizo?
Radicacin a
travs de Bizagi
Operador
logstico

Flujos
Bizagi

DOCUMENTOS DIGITALES
Consultas
al gestor

Rotonda

Cierre de oficina
Conciliacin
imgenes contra
documentos fsicos

Digitalizacin

Gestor Documental
FileNet

Documento
generado
en
Courrier
imprime
y
PDF/A, entrega
con firma
digital y mecnica
Consultas
electrnicas

DOCUMENTOS FSICOS

Bodegas Tercero
Generacin de
tulas para envo de
documentos

Centralizacin
Bogot

Ordenacin segn
AGN y aplicacin
de TRD

Mdulo Tecnologa
Caractersticas y requisitos de las plataformas
tecnolgicas que soportan la poltica cero papel

JOS DAVID RODRGUEZ ROJAS

jdrodri@gmail.com
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