MANUAL DE

USUARIO

MDULO DE
FACTURACIN

SISTEMA MBACASE
Enero de 2004

Manual de Usuario

NDICE
NDICE..............................................................................................................................2
NDICE DE GRFICOS..................................................................................................3
INTRODUCCIN.............................................................................................................4
BOTONES USADOS EN EL SISTEMA..........................................................................5
INGRESO AL SISTEMA..................................................................................................6
MDULOS DEL SISTEMA.............................................................................................6
Mdulo de Facturacin..................................................................................................7
Men Mantenimiento................................................................................................9
Cajero....................................................................................................................9
Tipo de Vendedor.................................................................................................13
Vendedores..........................................................................................................13
Modos de Pagos...................................................................................................16
Conceptos............................................................................................................16
Tipos de Transaccin...........................................................................................17
Autorizaciones.....................................................................................................19
Rango por Departamento.....................................................................................21
Reportes...............................................................................................................21
Men Facturacin....................................................................................................23
Facturar................................................................................................................23
Factura Manaul....................................................................................................28
Tarjeta de Descuento...........................................................................................28
Consulta de Facturas............................................................................................30
Control Interno....................................................................................................31
Anticipos..................................................................................................................32
Ingreso.................................................................................................................32
Consulta...............................................................................................................34
Liquidacin..........................................................................................................35
Notas de Crdito......................................................................................................37
Total.....................................................................................................................37
Parcial Buen Estado.............................................................................................40
Autorizacin........................................................................................................42
Revisar.................................................................................................................43
Comisiones..............................................................................................................44
Comisiones Japn................................................................................................44

Manual de Usuario

NDICE DE GRFICOS
Grafico 1.- Conexin........................................................................................................ 6
Grafico 2.- Men Principal. ............................................................................................8
Grafico 3.- Cajeros. ........................................................................................................9
Grafico 4.- Clientes por Vendedor. ................................................................................10
Grafico 5.- Lista de Precios por Vendedor. ...................................................................11
Grafico 6.- Departamentos por Vendedor. ...................................................................12
Grafico 7.- Tipos de Vendedor. ......................................................................................13
Grafico 8.- Organigrama Vendedores. ..........................................................................14
Grafico 9.- Organigrama. .............................................................................................15
Grafico 10.- Modos de Pago. .........................................................................................16
Grafico 11.- Conceptos Contables. ...............................................................................17
Grafico 12.- Tipo de Transaccin. ................................................................................18
Grafico 13.- Autorizacin Facturacin. .........................................................................20
Grafico 14.- Rangos vs. Departamento. .......................................................................21
Grafico 15.- Reportes y Form. .......................................................................................22
Grafico 16.- Factura Automtica. ..................................................................................23
Grafico 17.- Combos. .....................................................................................................25
Grafico 18.- Promociones y Regalos. ............................................................................26
Grafico 19.- Forma de Pago. .........................................................................................27
Grafico 20.- Factura Manual. ........................................................................................28
Grafico 21.- Tarjeta de Descuento. ................................................................................29
Grafico 22.- Consulta de Facturas. ...............................................................................30
Grafico 23.- Control Interno. ........................................................................................31
Grafico 24.- Consulta de Clientes Ingreso. ...................................................................32
Grafico 25.- Ingresos de Anticipos. ..............................................................................34
Grafico 26.- Consulta de Anticipos. ...............................................................................34
Grafico 27.- Consulta de Clientes Liquidacin. ...........................................................36
Grafico 28.- Liquidacin de Anticipos. .........................................................................36
Grafico 29.- Nota de Crdito por Devolucin Total. ....................................................38
Grafico 30.- Consulta de Notas de Crdito/Dbito. ......................................................39
Grafico 31.- Notas de Crdito por Devolucin Parcial en Buen Estado. ......................41
Grafico 32.- Autorizacin de Notas de Crdito.. ...........................................................42
Grafico 33.- Revisar Notas de Crdito. .........................................................................43
Grafico 34.- Comisin vs. Plazo. ...................................................................................44

Manual de Usuario

1.

INTRODUCCIN

Este manual tiene como objetivo prestar una ayuda al usuario en el uso del sistema del
Mbacase, permitiendo resolver las inquietudes presentadas por el usuario en lo que
respecta al funcionamiento y descripcin de los campos.

Manual de Usuario

BOTONES USADOS EN EL SISTEMA.

2.

A continuacin se muestran los botones que se usan en el sistema y que se consideran

como estndares en las formas del Mbacase.
Botn

Significado
Guardar

Consultar

Descripcin
Permite guardar los cambios hechos sobre la forma.
Permite mostrar la lista de valores cuando el cursor se
encuentra sobre el campo
Permite consultar los datos almacenados en la base.

Cancelar

Permite cancelar el modo de consulta de la forma.

Insertar

Permite ingresar un registro nuevo en la forma.

Eliminar

Permite eliminar un registro de la forma.

Permite colocarse en el primer registro de la tabla a la
que la forma hace referencia.
Permite moverse por los registros de la tabla a la que
la forma hace referencia, hacia atrs.
Permite moverse por los registros de la tabla a la que
la forma hace referencia, hacia delante.
Permite colocarse en el ltimo registro de la tabla a la
que la forma hace referencia.
Muestra una lista de los reportes que se pueden
realizar sobre la forma que se esta trabajando.
Muestra una lista sobre las propiedades del campo
donde el cursor se encuentre posicionado.
Permite moverse entre las pginas anteriores que
integran la forma.
Permite moverse entre las pginas siguientes que
integran la forma.
Permite cerrar la forma o salir del mdulo.

Lista de Valores

Primer Registro
Registro Anterior
Registro
Siguiente
Ultimo Registro
Imprimir
Ayuda
Pagina Anterior
Prxima Pagina
Salir

Nota: Cuando aparece el mensaje List al estar sobre un campo especfico del
formato, significa que con la tecla F9, puede consultar listas de valores. Con la
tecla F8, puede realizar un query o consulta.

Manual de Usuario

INGRESO AL SISTEMA.

3.

Para ingresar al sistema Mbacase, se debe ingresar el usuario en el campo Username, la

clave en el campo Password y el nombre de la base de datos en el campo Database
como se muestra en el siguiente grfico.

Grafico 1.- Conexin.

Campos de la forma
Campo
Username
Password
Database

Descripcin
Nombre del usuario
Clave del usuario
Nombre de la base de datos a la
que se conecta.

Al presionar el botn Connect se conecta a la aplicacin o presionar el botn Cancelar

para cancelar y salir de la aplicacin.

MDULOS DEL SISTEMA.

4.

El sistema se divide en 8 mdulos. Se los ha clasificado segn su importancia y

funcionamiento en orden descendente, de acuerdo a la siguiente lista:

Facturacin

Inventarios

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4.1.

Contabilidad

Cuentas por Pagar

Bancos

Cuentas por Cobrar

Conciliacin Pagos

Activos Fijos

Mdulo de Facturacin.
El mdulo de facturacin esta divido en cinco mens: Mantenimiento, Facturacin,
Anticipos, Notas de Crdito y Comisiones, estos mens se dividen en diversas opciones,
las cuales clasificaremos a continuacin.
Men
Mantenimiento

Opciones
Cajero
Tipo de Vendedor
Vendedores
Modos Pago
Conceptos
Tipo de Transaccin
Autorizaciones
Rangos Departamentos
Reportes

Facturacin
Facturar
Factura Manual
Tarjeta de Descuento
Consulta de Facturas
Control Interno
Anticipos
Ingreso
Consulta
Liquidacin
Notas de Crdito
Total
Parcial Buen Estado
Autorizar
Revisar
Comisiones
Comisiones Japn

Manual de Usuario

En la pantalla principal del mdulo de facturacin se debe ingresar la Compaa, la

Localizacin y el Departamento al cual pertenece el usuario, escogiendo las opciones
de la lista de valores. Como se muestra a continuacin:
Grafico 2.- Men Principal.

Campos de la forma
Campo
Compaa
Nombre Compaa
Localizacin
Descripcin
Departamento
Descripcin
Agenda

Descripcin
Cdigo de la compaa.
Nombre de la Compaa
Cdigo de la localizacin.
Descripcin de la Localizacin
donde se encuentra el usuario..
Cdigo de departamento
Descripcin del departamento.
Cdigo de la agencia a la que
pertenece el usuario.

Manual de Usuario

Men Mantenimiento
A continuacin se describen cada una de las opciones del men de Mantenimiento.

Cajero.
Esta opcin permite registrar a los usuarios del sistema como cajeros para lo cual se
debe realizar los siguientes pasos:

Ingresar un cdigo de vendedor en el campo Vendedor.

Escoge a la persona que va a cumplir con este cargo de la lista que aparece al
presionar el botn

sobre el campo Persona, luego de escogerlo devuelve el

Nombre, el Tipo Documento y el Documento.

Escoger el usuario del sistema, para lo cual se debe presionar el botn

sobre el campo Usuario, al escogerlo nos devuelve el Username.

Luego se elige la moneda con la cual va a trabajar.

Una vez que los campos hayan sido llenados, se procede a grabar presionando
.
Grafico 3.- Cajeros.

Manual de Usuario

Campos de la forma
Campo
Vendedor
Persona
Nombre
Tipo Documento
Documento
Activo
Usuario
Username
Moneda Comisin
Nombre
Descuento
Observaciones

Descripcin
Cdigo del vendedor
Cdigo de la persona
Nombre de la persona
Tipo de documento de la persona
Identificador nico de la persona
Se refiere al estado de ese
vendedor (activo o inactivo)
Cdigo del usuario
Nombre del usuario
Cdigo de la moneda con la que
trabaja
Descripcin de la moneda
El descuento que tiene el
vendedor.
Observaciones sobre el vendedor

Esta pantalla tambin permite ver los clientes que han realizado una compra y han
sido atendidos por el vendedor. Esto se puede observar cuando se presiona el botn
Clientes.
Grafico 4.- Clientes por Vendedor.

Campos de la forma

10

Manual de Usuario
Campo
Cliente
Moneda
Nombre
Status

Descripcin
Cdigo del cliente
Cdigo de la moneda
Nombre del cliente
Estado en el que se encuentra el
cliente.

Otra de las opciones que tiene la Opcin de Cajeros es poder ingresar la Lista de
Precios en la cual se basa el vendedor para realizar las ventas. Esto se puede realizar
presionando el botn Listas, como se muestra a continuacin:
Grafico 5.- Lista de Precios por Vendedor.

Campos de la forma
Campo
Lista
Descripcin
Tipo de Lista
Principal

Descripcin
Lista de precios
Descripcin de la lista de precios
Tipo de la lista de precios (costo
o ventas)
Este campo identifica si la lista
de precios es la principal para el

11

Manual de Usuario
vendedor o no.

Para ingresar una nueva lista se escoge la lista de precios de las opciones que
aparecen al presiona el botn

cuando se encuentra el cursor en el campo Lista,

al escoger una de las opciones nos devuelve a la forma la Descripcin de la lista y

el Tipo.
El siguiente paso es seleccionar si se trata de la lista principal del vendedor o no, por
ltimo se graba el registro presionando

Otra funcionalidad de la Opcin de Cajeros es que permite ingresar el departamento

que tiene asignado el vendedor, para lo cual se debe ingresar el departamento
escogiendo de la lista de valor que aparece al presionar el botn

cuando se

encuentra el cursor en el campo Departamento, al escoger una opcin nos devuelve

a la forma el Cdigo del Departamento (Departamento) y el Nombre de este.
Luego se procede a grabar presionando

Grafico 6.- Departamentos por Vendedor.

12

Manual de Usuario
Campos de la forma
Campo
Departamento
Descripcin

Descripcin
Cdigo del Departamento
Nombre del Departamento

Tipo de Vendedor.
En esta pantalla se definen los tipos de vendedores que maneja el sistema.
Grafico 7.- Tipos de Vendedor.

Campos de la forma
Campo
Tipo
Descripcin

Descripcin
Cdigo del tipo de vendedor
Nombre del tipo de vendedor

Vendedores.
En esta pantalla se definen el organigrama de la empresa, filtrado por los cargos que se
han definido para la empresa. Los cargos que se han definido para la empresa en orden
descendente son:

13

Manual de Usuario

Gerente General

Gerente Lnea

Gerente de Venta

Subgerente de Ventas

Jefe de Ventas

Vendedores

Para ingresar una nueva persona se debe escoger el cargo y llenar el campo de Cdigo,
Nombre, Cdula, Fecha de Ingreso, el Estado, el cdigo de la persona que tiene como
jefe (Padre) y presionar

.
Grafico 8.- Organigrama Vendedores.

Campos de la forma
Campo
Cdigo
Nombre
Cdula
Agencia
Tipo
Fecha Ing
Estado

Descripcin
Cdigo de la persona o cargo
Nombre de la persona o cargo
Identificador nico de la persona
Agencia a la que pertenece
Tipo de vendedor.
Se refiere a la fecha de ingreso
En este campo se escoge el
estado en el que se encuentra la
persona (nuevo, activo o
inactivo)

14

Manual de Usuario
Padre

Cuando se presiona el botn

Cdigo del jefe inmediato.

se puede observar las personas que se encuentran en

el nivel inmediato inferior. Como se muestra a continuacin:

Grafico 9.- Organigrama.

Campos de la forma
Campo
Cdigo
Nombre
Cdula
Agencia
Tipo
Fecha Ing
Estado
Cargo

Descripcin
Cdigo de la persona o cargo
Nombre de la persona o cargo
Identificador nico de la persona
Agencia a la que pertenece
Tipo de vendedor.
Se refiere a la fecha de ingreso
En este campo se escoge el
estado en el que se encuentra la
persona (nuevo, activo o
inactivo)
El cargo que ocupa la persona

15

Manual de Usuario

Modos de Pagos.
En esta pantalla se ingresan las formas de pago con las cuales se puede cancelar una
compra realizada en el sistema.
Grafico 10.- Modos de Pago.

Campos de la forma
Campo
Modo
Nombre
Entidad
Nombre
Comisin

Descripcin
Modo de Pago
Descripcin del modo de pago
Cdigo de la entidad financiera
Nombre de la entidad financiera
Comisin

Conceptos.
Esta pantalla se refiere a los conceptos contables que maneja la empresa, es decir, en
esta forma se registran los motivos por los cuales se entrega o se recibe dinero.

16

Manual de Usuario

Grafico 11.- Conceptos Contables.

Campos de la forma
Campo
Concepto
Sub
Nivel
Uso Depto.
Cuenta
Descripcin

Descripcin
Nombre del Concepto Contable
Campo que representa el
mdulo sobre el cual se realiza
el concepto contable.
En el campo se identifica a
quien afecta el concepto
contable.
Campo que representa la forma
como usa el departamento.
Campo donde se ingresa la
cuenta que afecta, es el cdigo
contable.
Descripcin
del
concepto
contable.

Tipos de Transaccin.

17

Manual de Usuario
En esta forma se ingresan todos los tipos de transaccin que maneja el mdulo. Como se
muestra a continuacin:
Grafico 12.- Tipo de Transaccin.

Campos de la forma
Campo
Tipo
Descripcin
Costos
Ventas
Inventario
Cliente
Comisin
Supertipo

Descripcin
Es una abreviacin del tipo de
transaccin
Descripcin del tipo de la
transaccin
En este campo se identifica si
afecta a costos el tipo de
transaccin.
En este campo se identifica si
afecta a ventas el tipo de
transaccin.
En este campo se identifica si
afecta a inventarios el tipo de
transaccin.
En este campo se identifica si
afecta al cliente el tipo de
transaccin.
En este campo se identifica si
afecta a comisiones el tipo de
transaccin.
En este campo se escoge el
documento que se debe
realizar.
18

Manual de Usuario
Tipo Inv
Tipo CXC
F
C
A
L

En este campo se escoge el tipo

de transaccin que afecta a
inventarios.
En este campo se escoge el tipo
de transaccin que afecta a
cuentas por cobrar.
En este campo se escoge si el
tipo de transaccin afecta a la
contabilidad fiscal.
En este campo se escoge si el
tipo de transaccin afecta a la
contabilidad corporativa.
En este campo se escoge si el
tipo de transaccin afecta a
ambas contabilidades.
En este campo se escoge si los
montos son en la moneda local.

Autorizaciones.
En esta forma se ingresan los permisos que cada uno de los vendedores pueden tener
sobre el mdulo de facturacin.
Estos permisos son los siguientes:

Cambiar Plazo Factura

Cambiar Indicador de Pagado

Cambiar Fecha de Factura

Cambiar Fecha nota crdito/debito

Excluir Facturas Comisiones

Cambiar Localizacin

Definir Comisiones

Autorizar Nota de Crdito

Autorizar Nota de Dbito

Crear Factura

Crear Nota de Crdito

Cambiar Precio Cotizacin

19

Manual de Usuario

Reimprimir Factura

Cambiar Precio Lnea Factura

Cambiar Descuento Global Factura

Cambiar Cantidad Lnea Factura

Cambiar Descuento Lnea Factura

Cambiar Descripcin Lnea Factura

Cambiar Vigencia Reserva

Cambiar Cliente Articulo

Autorizar Factura

Cambiar Vendedor Factura

Grafico 13.- Autorizacin Facturacin.

Campos de la forma
Campo
Usuario
Descripcin
Permiso

Descripcin
Cdigo del vendedor.
Descripcin del vendedor o
nombre del mismo.
Permiso que tiene el vendedor
sobre el mdulo de facturacin.

20

Manual de Usuario

Rango por Departamento.

Esta forma se refiere al rango de nmeros de factura que cada uno de los departamentos
puede ingresar cuando realicen una factura manual.
Grafico 14.- Rangos vs. Departamento.

Campos de la forma
Campo
Empresa
Departamento
Inicial
Final
A

Descripcin
Cdigo de la Empresa
Cdigo del Departamento
Nmero inicial de las facturas
Nmero final de las facturas
Si se encuentra activo.

21

Manual de Usuario

Reportes.
Esta forma se ingresan todos los reportes que se utilizan en el mdulo de facturacin,
los reportes son de tres tipos: oracle, RyR y Word Tpl., estos estn atados a una forma
especfica dentro del mdulo y se puede especificar si tienen una vista preliminar o si se
imprimen directamente.
La forma donde se ingresan estos reportes se muestra a continuacin:
Grafico 15.- Reportes y Form.

Campos de la forma
Campo
Fecha
Descripcin
Librera
Form
Reporte
Tipo
Salida
Impresora

Descripcin
Fecha en que se ingreso el
reporte al sistema.
Descripcin del reporte
Si usa alguna librera el reporte
La forma sobre la cual se aplica
el reporte
Nombre del Reporte
El tipo del reporte
Nombre de la impresora a la
cual va imprimir el reporte, si
no se conoce se utiliza el signo:
22

Manual de Usuario
?
Indica que la pantalla que se
abre es modal1.
Si necesita de algn archivo
para correr el reporte.
Indica las condiciones que debe
cumplir el reporte.
Son los parmetros que se le
pedir al usuario ingresar para
generar el reporte.

Mod
Archivo
Where
#1..#8

Men Facturacin.
En los siguientes puntos se describirn uno por uno las opciones que conforman el
Men de Facturacin.

Facturar.
En esta forma se realizan las facturaciones automticas del sistema.
Grafico 16.- Factura Automtica.

Ventana Modal: Es una ventana que corta el proceso que se esta realizado hasta que esta sea cerrada.

23

Manual de Usuario

Campos de la forma
Campo
Forma de Pago
Tarjeta
Compra Asegurada
Plazos
Cliente
Vendedor
Genrico
Artculo
Genrico- Marca - Modelo
Cant.
Disp.
Entrada
Precio
PVP Total
Subtotal
Desc
IVA
Total de la Compra
Cuota

Descripcin
Forma de pago en la que ser
realiza la factura.
Se refiere a la tarjeta de
descuento.
Se ingresa si se trata de compra
asegurada.
Plazos a los que se va a diferir
el pago de la factura.
Se debe indicar el tipo de
documento y el documento del
cliente.
El cdigo y el nombre del
vendedor.
Genrico del artculo
tems que se ingresan en la
factura.
Indica el genrico, la marca y
el
modelo
del
artculo
escogido.
Cantidad de ese artculo
facturado.
Indica el nmero de tems que
se encuentra en stock.
Es la entrada que se va dar por
el producto.
Precio que tiene cada artculo.
Es el precio multiplicado por la
cantidad de tems llevados.
Es el subtotal de la factura.
Es el descuento que se realiza
sobre la factura.
Es el valor del impuesto que
debe pagar.
Es el valor total a cancelar por
parte del cliente.
Cuando se trata de Crdito
Japn indica el valor a cancelar
por cada cuota.

Para realizar una factura automtica se debe realizar los siguientes pasos:

24

Manual de Usuario

La forma de pago en la que se va a realizar la factura, esto es el campo Forma

de Pago.

Si tiene tarjeta de descuento se debe ingresar en el campo Tarjeta.

Si la forma de pago es Crdito Japn :

Se debe elegir si se trata de una compra asegurada o no, en el campo
Compra Asegurada.
Se debe ingresar el plazo a que realiza la factura.

Se debe ingresar el ruc, pasaporte, NIT o la cdula del cliente en el campo

Cliente.

Se ingresa el vendedor que realiza la factura en el campo Vendedor, esto se lo

puede hacer pulsado

y escogiendo el vendedor de la lista.

Luego se debe ingresar los artculos de la factura, esto se puede simplificar

escogiendo primero el Genrico del artculo y luego del cdigo del artculo.

Despus se escoge la cantidad de tems que se va a facturar (Cant) y la entrada

si se trata de Crdito Japn.

Si el cliente desea llevarse el producto con un combo, se debe presionar el botn

Combo y escogerlo, esto se aprecia en la siguiente pantalla:
Grafico 17.- Combos.

Campos de la forma
Campo
Componente

Descripcin
Cdigo del combo.
25

Manual de Usuario
Descripcin

Descripcin del combo.

Valor que se debe pagar por el
combo.
Campo que nos permite
seleccionar el combo a
entregar.
Cdigo del Componente.
Descripcin del Componente
Nmero de tems que tienen
disponibles.

Valor Combo
Seleccione
Artculo
Descripcin
Stock

Tambin se pueden escoger las promociones, regalos y descuentos para clientes

presionando el botn Promociones y Descuentos. Los descuentos para clientes
son afectados en cada uno de los artculos elegidos al presionar este botn, las
promociones y regalos que se pueden escoger depende del Total de la Factura y
el Canal en al que pertenezca. La cantidad a entregar de las promociones y
regalos depende del campo Promociones a Entregar, esto se lo puede apreciar
en el siguiente grfico:
Grafico 18.- Promociones y Regalos.

Campos de la forma
Campo
Componente
Descripcin
Promociones a Entregar
Promociones Entregadas

Descripcin
Cdigo de la promocin o
regalo.
Descripcin de la promocin o
regalo.
Nmero de tems que se puede
entregar por la promocin o
regalo.
Nmero de tems entregados.
26

Manual de Usuario
Artculo
Descripcin
Precio

Cdigo del Componente.

Descripcin del Componente
Precio del Componente.
Nmero de tems que tienen
disponibles.
Identifica que artculo fue
seleccionado.
Cantidad escogida por cada
componente.

Stock
Selec
Cant

Por ltimo se debe ingresar el detalle de la forma de pago (Detalle Forma de

Pago), es decir, como va a pagar el cliente, esto puede ser efectivo, tarjeta,
cheque, anticipo Japn, etc. Esto se lo puede escoger de la lista de valores que
aparece presionando

. Esto se muestra en el siguiente grfico:

Grafico 19.- Forma de Pago.

Campos de la forma
Campo
Chq/Efec/Tar
Descripcin
Monto

Descripcin
En este campo se escoge forma
de pago.
Descripcin de la forma de
pago.
El monto cancelado por el
cliente dependiendo de la
forma de pago.

27

Manual de Usuario

Cuando se presiona el botn Facturar se graba la factura y se imprime el

comprobante que se debe entregar al cliente y la copia se guarda el emisor.

Factura Manaul.
Esta forma es parecida a la factura automtica con la diferencia de que tiene dos campos
ms que son el nmero de serie y el nmero de factura (campo Factura).
El nmero de serie se coloca automticamente y el nmero de factura se debe ingresar
de acuerdo al nmero de la factura manual, como se muestra a continuacin:
Grafico 20.- Factura Manual.

Campos de la forma
Campos Adicionales
Factura

Descripcin
Se compone de la serie que son
los dos primeros campos y el
nmero de factura.

Tarjeta de Descuento.

28

Manual de Usuario
En esta pantalla se ingresan las tarjetas de descuento, que se entregarn al cliente.
Como se muestra a continuacin:
Grafico 21.- Tarjeta de Descuento.

Campos de la forma
Campo
Fecha de creacin
Cedula del cliente
Nombres completos
Direccin domicilio
Tarjeta
Vigencia
Caduca
Dscto.
Observacin

Descripcin
Fecha en la que se creo la
tarjeta, se pone
automticamente.
En este campo se escoge forma
de pago.
Nombre completos del cliente
que accede a la tarjeta.
En este campo se ingresa la
direccin del cliente.
Nmero de la tarjeta, la cual se
genera automticamente.
Cuando se crea una tarjeta por
default se pone en Si.
Fecha en la que caduca la
tarjeta,
este
campo
es
automtico.
Indica el descuento de la
tarjeta,
se
coloca
automticamente.
Informacin sobre la tarjeta
creada.

29

Manual de Usuario

Consulta de Facturas.
En esta pantalla permite consultar las facturas que fueron realizadas en el sistema de
acuerdo al departamento al que pertenece, por default muestra la ltima factura, como
se muestra a continuacin:
Grafico 22.- Consulta de Facturas.

Campos de la forma
Campo
Trans.
Factura
Fecha
Cliente
Nombre
Tipo
Departamento
Moneda
Status

Descripcin
Cabecera
Cdigo de la Transaccin
Nmero de la factura.
Fecha en la que se realiz la
factura.
Cdigo del cliente.
Nombre completo del cliente.
Cdigo
del
departamento
donde se realiz la factura.
Cdigo de la moneda en la que
se hizo la factura.
Estado en el que se encuentra
la factura.
30

Manual de Usuario
Porcen Desc
Flete
Vendedor
Subtotal
Descuento
Impuesto Ventas
Gran Total
Cdigo
Descripcin
Cant.
Precio
% Desc
Descuento
Total

Porcentaje de descuento
Cuando se cobra por flete
Cdigo del vendedor
Subtotal de la factura
Descuento que se le realiz a la
factura.
El impuesto de ventas que se
cobr en la factura.
Total de la factura.
Detalle
Cdigos de los artculos que se
vendieron en la factura.
Descripcin de los artculos
vendidos.
Nmero de tems vendidos en
la factura.
Valor que se cobro por el
artculo.
Porcentaje de descuento que se
realiz sobre el artculo.
Valor del descuento que se
realiz.
Valor total al cual sali el
artculo.

Control Interno.
Esta pantalla es la misma que la anterior, es decir, permite consultar las facturas que
fueron realizadas en el sistema de acuerdo al departamento al que pertenece, como se
muestra a continuacin:
Grafico 23.- Control Interno.

31

Manual de Usuario

Anticipos.
En los siguientes puntos se describirn uno por uno las opciones que conforman el
Men de Anticipos.

Ingreso.

Esta forma permite ingresar los anticipos que realiza el cliente para reservar un artculo,
este anticipo servir posteriormente como forma de pago de dicho artculo cuando se
realice la factura.
Para ingresar un anticipo se deben realizar los siguientes pasos:

Primero se busca al cliente que desea entregar un anticipo de pago, para lo cual
se realiza un bsqueda por tipo de documento o por el nmero de documento,
como se muestra en la siguiente pantalla:
Grafico 24.- Consulta de Clientes Ingreso.

32

Manual de Usuario
Campos de la forma
Campo
Documento
Nombre
Apellidos
Fecha Nacimiento
Sexo
Principal
Nmero
Transversal
Telfono

Descripcin
Es el tipo de documento y el
nmero de documento.
Nombre del Cliente.
Apellidos del cliente.
Fecha de nacimiento del
cliente.
Sexo del cliente.
Direccin
Calle principal donde vive.
Nmero de casa donde vive.
Calle transversal donde vive.
Telfono del domicilio del
cliente.

Al presionar Ingreso, nos muestra la forma de ingreso del anticipo, donde se

realiza el anticipo, para esto se debe ingresar una observacin que indique para
que se esta generando dicho anticipo en el campo Observaciones.

Despus se ingresa la forma de anticipo, presionando

sobre el primer campo

y escogiendo de la lista de valores.

Se coloca el monto que el cliente va a dar como anticipo y las observaciones

pertinentes de ser el caso.

Luego se graba la forma

Por ltimo se imprime un recibo que detalle el anticipo realizado, presionando el

y el anticipo queda registrado.

botn Recibido y en este momento el estado del anticipo cambia a vigente.

33

Manual de Usuario
Grafico 25.- Ingresos de Anticipos.

Consulta.

Esta forma permite consultar los anticipos que han sido registrados en el sistema y
conocer el estatus en el que se encuentra del mismo. Como se muestra a continuacin:
Grafico 26.- Consulta de Anticipos.

34

Manual de Usuario
Campos de la forma
Campo
Cedula / Ruc
Apellidos
Nombre
Tipo Doc.
Telfono
Persona
Direccin
Agenc.
Recibo
Tipo
Fecha
Monto
Saldo
Observaciones
Status

Descripcin
Cabecera
Nmero de documento del
cliente.
Apellidos del cliente.
Nombre del Cliente.
Tipo de documento del cliente.
Telfono del domicilio del
cliente.
Cdigo del cliente en el
sistema.
Direccin del cliente.
Detalle
Agencia donde se realiz el
anticipo.
Nmero del recibo que se le
entreg al cliente.
Cdigo del tipo de anticipo
pedido por el cliente.
Fecha en la que se realiz el
anticipo.
Valor que se dio como anticipo.
Valor que corresponde a cuanto
tiene del anticipo.
Observacin del anticipo.
Estado que tiene el anticipo.

Liquidacin.

Esta forma permite liquidar los anticipos realizados en el sistema.

Para lo cual se debe realizar los siguientes pasos:

Primero se busca al cliente que desea entregar un anticipo de pago, para lo cual
se realiza un bsqueda por tipo de documento o por el nmero de documento,
como se muestra en la siguiente pantalla:

35

Manual de Usuario
Grafico 27.- Consulta de Clientes Liquidacin.

Al presionar Liquidacin nos permite ir a la pantalla de liquidaciones, donde se

debe seleccionar el campo Liq. para que el anticipo se liquide por medio de la
creacin de una transaccin de compensacin. Como se muestra a continuacin:
Grafico 28.- Liquidacin de Anticipos.

Campos de la forma
36

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Campo
Documento
Cliente
Nombre
Agenc.
Trx
Tipo
Monto
Saldo
Observaciones
Status
Krn.
Liq.

Descripcin
Cabecera
Est formado por el tipo de
documento y el nmero de
documento del cliente.
Nombre completo del cliente
Nombre del Cliente.
Detalle
Agencia donde se realiz el
anticipo.
Nmero de transaccin para
ese anticipo.
Cdigo del tipo de anticipo
pedido por el cliente.
Valor que se dio como anticipo.
Valor que corresponde a cuanto
tiene del anticipo.
Observacin del anticipo.
Estado que tiene el anticipo.
Indica si la transaccin ya pas
al kernel.
Campo donde se seala si el
anticipo se desea liquidar.

Notas de Crdito.
En los siguientes puntos se describirn uno por uno las opciones que conforman el
Men de Nota de Crdito.

Total.

Esta forma se puede realizar las notas de crdito total de la factura para realizar una
devolucin total de esta.

Para realizar una nota de crdito total, se debe realizar los siguientes pasos:

37

Manual de Usuario

Primero se debe buscar la factura sobre la cual se desea realizar la nota de

crdito, se puede buscar la factura por el nmero de factura (campo Factura) o
por el nombre del cliente (campo Nombre).

Luego se ingresa el motivo por el cual se realiza la nota de crdito, escogiendo

de las opciones del combo.

Luego se puede ingresar una observacin con respecto al motivo ingresado.

Finalmente se registra la nota de crdito con el botn Registrar.

Grafico 29.- Nota de Crdito por Devolucin Total.

Campos de la forma
Campo
Factura
Cliente
Nombre
Total
Artculo
Cantidad
Precio Local

Descripcin
Cabecera
Nmero de la Factura
Cdigo del cliente
Nombres completos del cliente.
Total de la factura
Detalle
Artculos
que
fueron
ingresados en la factura.
Nmero de tems ingresados
por ese artculo.
Valor al que se encontraba el
38

Manual de Usuario

Descuento

artculo.
Descuento que se le dio al
cliente por ese artculo.

Otra opcin que tiene esta pantalla es poder ver las notas de crditos realizas sobre esta
factura ya se las notas de crditos totales y parciales, para lo cual se presiona el botn
Ver Notas, como se muestra a continuacin:
Grafico 30.- Consulta de Notas de Crdito/Dbito.

Campos de la forma
Campo
Transaccin
Documento
Nota
Moneda
Tipo
Por Anulacin
Status

Descripcin
Cabecera
Nmero de transacciones
realizadas sobre la factura.
Cdigo del documento (NC
nota de crdito)
El nmero de notas realizadas.
Cdigo de la moneda.
Tipo de nota de crdito
realizada sobre la factura.
Indica si la nota de crdito se
hizo por anulacin.
Estado en el que se encuentra
esa nota de crdito.
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Manual de Usuario

Lnea
Articulo
Descripcin
Cantidad
Precio Local
Monto

Detalle
Nmero de lneas del detalle de
la factura
Cdigo del artculo.
Descripcin del articulo
tems comprados de ese
artculo.
Valor al que se encontraba el
artculo.
Monto pagado por el artculo.

Parcial Buen Estado.

Esta forma se puede realizar las notas de crdito parciales de la factura para realizar una
devolucin de uno o varios artculos por algn motivo.
Para realizar una nota de crdito parcial, se debe realizar los siguientes pasos:

Primero se debe buscar la factura sobre la cual se desea realizar la nota de

crdito, se puede buscar la factura por el nmero de factura (campo Factura) o
por el nombre del cliente (campo Nombre).

Luego se selecciona el artculo sobre el cual se va a realizar la nota de crdito y

se escoge la cantidad de artculos a devolver en el campo C. Nota, esta cantidad
debe ser mayor a cero y menor o igual a la cantidad de tems adquiridos (campo
Cant).

Finalmente se registra la nota de crdito pulsando el botn Registrar.

Grafico 31.- Notas de Crdito por Devolucin Parcial en Buen Estado.

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Manual de Usuario

Campos de la forma
Campo
Factura
Cliente
Nombre
Total
Total Nota

Articulo
Cant
Precio
Precio Nota
Valor Nota

Descripcin
Cabecera
Nmero de la factura.
Cdigo del cliente.
Nombre completo del ciente.
Total de la factura realizada.
En se cambo se acumula el
valor total de la nota de crdito
realizada dependiendo de los
artculos devueltos.
Detalle
Cdigo del artculo.
Cantidad de tems vendidos de
ese artculo.
Valor al que se encontraba el
artculo.
Representa el valor de la nota
de crdito por un tem de ese
artculo.
Valor calculado que representa
el valor de la nota de crdito
total por ese artculo.

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Manual de Usuario
Esta forma a igual que la anterior permite ver las notas de crdito realizada sobre la
factura, pulsando el botn Ver Notas.

Autorizacin.
Esta forma sirve para cambiar el estado de las notas de crdito a autorizadas o
rechazadas. Esta funcin la realiza el jefe de almacn.
Grafico 32.- Autorizacin de Notas de Crdito..

Campos de la forma
Campo
Fecha
Cliente
Nombre
Doc
Num Doc
Monto
Anul
Status
Observaciones

Descripcin
Fecha en la que se realiz la
nota de crdito
Cdigo del cliente.
Nombre completo del cliente.
Cdigo del documento.
Nmero del documento.
Valor del documento.
Si se encuentra anulada.
Estado en el que se encuentra
el documento.
Motivo por el cual se realiz la
nota de crdito.

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Manual de Usuario

Revisar.
Esta forma permite consultar las notas de crdito realizadas en el sistema. Como se
muestra a continuacin:
Grafico 33.- Revisar Notas de Crdito.

Campos de la forma
Campo
Nota
Tipo
Fecha
Doc
Num Doc
Monto
Cliente
Nombre
Anul
Status
Cdigo
Cantidad
Precio Local

Descripcin
Cabecera
Cdigo de la nota de crdito.
Tipo de la nota de crdito.
Fecha en la que se realiz la
nota de crdito.
Cdigo del documento.
Nmero del documento.
Valor del documento.
Cdigo del cliente.
Nombre del cliente.
Si se encuentra anulada.
Estado en el que se encuentra
el documento.
Detalle
Cdigo del artculo.
Nmero de tems del artculo.
Valor al que se encontraba el
artculo.
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Manual de Usuario
Monto

Monto pagado por el artculo.

Descuento realizado por la
compra de ese artculo.

Descuento

Comisiones.
En los siguientes puntos se describirn uno por uno las opciones que conforman el
Men de Comisiones.

Comisiones Japn.
En esta forma se ingresan las comisiones y factores dependiendo de un plazo en mes, lo
que nos permite calcular los precios y cuotas que intervienen en el proceso de
facturacin.
Grafico 34.- Comisin vs. Plazo.

Campos de la forma
Campo
Empresa
Meses

Descripcin
Cdigo de la empresa
Plazo en meses en el que se
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Comisin
Factor
Factor T.C.F

Valor Seg.

aplica las comisiones.

Comisin que se utiliza para
calcular los precios de los
artculos.
Factor que se utiliza para el
clculo de cuotas.
Factor que influye en los
precios de los artculos cuando
su forma de pago es tarjeta
cuota fcil.
Valor que se agrega a las cuotas
mensuales cuando se realiza
una factura con compra
asegurada.

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