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MANUAL

MICROSOFT
EXCEL XP
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INDICE

CAPITULO 1: INTRODUCCION
CAPITULO 5: FORMATO DE HOJAS
1.1 ELEMENTOS NUEVOS EN EXCEL XP ........ 1
1.2 HOJA DE CALCULO....................................... 5 5.1 LAS HOJAS DE CALCULO ........................... 37
1.3 TERMINOLOGÍA BÁSICA DE EXCEL........... 6 5.2 DESPLAZAMIENTOS POR LA HOJA........... 38
1.4 COMENZAR A TRABAJAR CON EXCEL....... 6 5.3 MOVER LAS HOJAS..................................... 38
1.5 ELEMENTOS DE LA PANTALLA ................... 6 5.4 CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA .......... 38
1.6 BARRA DE MENU .......................................... 8 5.5 ELIMINAR E INSERTAR HOJAS .................. 39
1.7 AREA DE TRABAJO ....................................... 9 5.6 OCULTAR Y MOSTRAR UNA HOJA ............ 39
1.8 TRABAJAR CON LA AYUDA.......................... 9 5.7 FONDO DE LA HOJA.................................... 40
1.9 SALIR DE EXCEL ......................................... 11
CAPITULO 6: FUNCIONES
CAPITULO 2: TRABAJAR CON LA HOJA DE CALCULO
6.1 EL ASISTENTE DE FUNCIONES ................. 42
2.1 MOVERNOS POR LA HOJA ........................ 12 6.2 AUTOSUMA .................................................. 45
2.2 RANGOS ...................................................... 14 6.3 TIPOS DE FUNCION..................................... 45
2.3 NOMBRE DE CELDA Y BLOQUE ................ 15 6.3.1 FUNCIONES MATEMATICAS ...... 46
2.4 TIPOS DE DATOS ........................................ 16 6.3.2 FUNCIONES FINANCIERA........... 46
2.5 BORRAR Y MODIFICAR DATOS EN UNA 6.3.3 FUNCIONES LOGICAS ................ 47
CELDA ...................................................... 17 6.3.4 FUNCIONES FECHA/HORA......... 48
2.6 GESTIÓN DE LIBROS .................................. 18 6.3.5 FUNCIONES ESTADISTICAS ...... 48
2.6.1 ABRIR UN LIBRO NUEVO ........... 18 6.3.6 FUNCIONES DE BUSQUEDA ...... 49
2.6.2 GUARDAR UN LIBRO .................. 18 6.3.7 FUNCIONES DE CADENA ........... 50
2.6.3 ABRIR UN LIBRO ......................... 19 6.4 FUNCIONES ANIDADAS .............................. 51

CAPITULO 3: FORMATOS CAPITULO 7: IMPRIMIR

3.1 FORMATO NUMERICO................................ 21 7.1 CONFIGURAR LA IMPRESIÓN .................... 52


3.1.1 FORMATO NUMERICO................ 22 7.2 IMPRIMIR ...................................................... 53
3.1.2 ALINEACION ................................ 23 7.3 VISTA PRELIMINAR ..................................... 54
3.1.3 FUENTE........................................ 24
3.1.4 BORDES ....................................... 25 CAPITULO 8: CREACIÓN Y EDICIÓN DE GRAFICOS
3.1.5 TRAMAS ....................................... 26
3.2 FORMATO DE FILAS ................................... 26 8.1 CREAR UN GRAFICO................................... 56
3.3 FORMATO DE COLUMNAS ......................... 27 8.2 LA BARRA DE GRAFICOS ........................... 58
3.4 AUTOFORMATO .......................................... 27 8.3 PERSONALIZACION DE GRAFICOS........... 59
8.3.1 AÑADIR TITULOS......................... 60
CAPITULO 4: EDICIÓN Y CALCULOS 8.3.2 ROTULOS ..................................... 61
8.3.3 MOSTRAR Y OCULTAR LA
4.1 COPIAR CORTAR Y PEGAR ....................... 29 LEYENDA...................................... 61
4.1.1 COPIAR ........................................ 29 8.3.4 MOSTRAR Y OCULTAR EJES .... 62
4.1.2 CORTAR ....................................... 30 8.3.5 MOSTRAR Y OCULTAR LINEAS DE
4.1.3 PEGAR.......................................... 30 DIVISIÓN .................................................... 63
4.2 FORMULAS .................................................. 31 8.3.6 MOSTRAR Y OCULTAR LA TABLA
4.3 COPIAR FORMULAS.................................... 31 DE DATOS .................................... 63
4.3.1 REFERENCIAS............................. 32 8.4 INSERTAR IMÁGENES................................. 64
4.3.2 REFERENCIA RELATIVAS .......... 32 8.5 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO... 65
4.3.3 REFERENCIAS ABSOLUTAS ...... 32
4.3.4 REFERENCISA MIXTAS .............. 33 CAPITULO 9: BASES DE DATOS Y VALIDACIÓN DE
4.3.5 SERIES ......................................... 33 DATOS EN EXCEL
4.3.6 LISTAS PERSONALIZADAS ........ 33
4.4 BUSCAR Y REMPLAZAR ............................. 34 9.1 CREAR UNA BASE DATOS.......................... 67
4.5 ORTOGRAFIA............................................... 35 9.2 FORMACION DE ENTRADA DE DATOS ..... 67
9.3 ORDENAR LA LISTA DE DATOS ................. 68

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9.3.1 ORDENAR POR UN CAMPO ....... 69


9.3.2 ORDENAR POR UN CAMPO O
VARIOS......................................... 69
9.4 AUTOFILTROS ............................................. 70
9.5 FILTROS AVANZADOS ................................ 72
9.6 VALIDACION DE DATOS ............................. 73

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CAPITULO 1: INTRODUCCIÓN

1.1 ELEMENTOS NUEVOS EN EXCEL XP

Nuevas características clave en Microsoft Excel

Importar datos

Consultar datos de páginas Web Ahora es incluso más fácil obtener datos actualizables del Web
en Excel para su visualización y análisis. Utilice la nueva interfaz de explorador para seleccionar
visualmente tablas de las páginas Web para importarlas a Excel o copiar datos de una página Web y crear
una consulta actualizable. Las consultas Web incluidas con Excel proporcionan una información rápida y
precisa, como por ejemplo cotizaciones de bolsa para sus hojas de cálculo. También puede crear consultas
Web en archivos XML (Lenguaje de marcas extensible).

Importar datos Obtener datos donde los necesite y cuando los necesite es tan fácil como elegir una
opción y buscar orígenes de datos en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos. Si
desea importar datos de un origen de datos remoto, utilice el Asistente para conexiones de datos para
buscar e importar datos de orígenes tan variados como orígenes de datos de Microsoft SQL Server, ODBC
(Conectividad abierta de bases de datos) y OLAP (Procesamiento analítico con conexión. Los archivos de
conexión de datos de Microsoft Office (.odc) se pueden compartir.

Fórmulas y funciones

Sugerencias para argumentos de función Escriba una función en una celda y aparecerá una
sugerencia adecuada que mostrará todos los argumentos de la función junto con un vínculo al tema de
Ayuda de la función.

Funciones recomendadas en el Asistente para funciones Escriba una consulta utilizando su propio
lenguaje, por ejemplo, "Cómo determino el pago mensual del préstamo de un automóvil" y el Asistente para
funciones devuelve una lista de funciones recomendadas para que pueda realizar la tarea.

Cortar y pegar ejemplos de referencia de la función Si se pregunta cómo hacer que los ejemplos
de la Ayuda se traduzcan en datos útiles de hojas de cálculo, verá que cortar y pegar los ejemplos de
función de la Ayuda de Excel es útil y le ahorra tiempo.

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Ayuda de fórmulas basadas en tareas Los ejemplos reales de problemas numéricos de la vida
cotidiana son una parte adicional de la Ayuda muy útil.
Ventana Inspección Realice un seguimiento de las celdas y sus fórmulas en la barra de
herramientas Ventana Inspección, incluso cuando las celdas no estén visibles. Esta barra de herramientas
desplazable realiza un seguimiento de las propiedades de las celdas, incluidos el libro, hoja de cálculo,
nombre, celda, valor y fórmula.

Función Autosuma ampliada La funcionalidad práctica de la Autosuma se ha ampliado para


incluir una lista desplegable de las funciones más comunes. Por ejemplo, puede hacer clic en Promedio en
la lista para calcular el promedio de un rango seleccionado o conectar con el Asistente para funciones para
obtener más opciones.

Evaluador de fórmulas Puede ver las distintas partes de una fórmula anidada evaluadas en el
orden en que se calcula la fórmula utilizando un sencillo cuadro de diálogo de la barra de herramientas
Auditoria de fórmulas.

Rastrear celdas precedentes y dependientes con la Auditoria de fórmulas Utilice la barra de


herramientas Auditoria de fórmulas para reflejar gráficamente, o rastrear, las relaciones entre las celdas y
las fórmulas que tengan flechas azules. Puede rastrear las celdas precedentes o dependientes.
Comprobación de errores en fórmulas Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas
reglas para comprobar si hay problemas en las fórmulas. Estas reglas pueden ayudar a encontrar errores
comunes. Se pueden activar y desactivar individualmente.

Formato de hojas y libros

Fichas de hoja de cálculo codificadas por color Organice su trabajo agregando colores a las fichas
de la hoja de cálculo.

Controlar cambios automáticos con etiquetas inteligentes Los botones que aparecen
automáticamente en la hoja de cálculo pueden ayudar con tareas como opciones de corrección automática,
opciones de pegado, opciones de relleno automático, opciones de inserción y comprobación de errores en
fórmulas. Con un clic de un botón puede elegir entre varias opciones relacionadas con su tarea sin dejar la
hoja de cálculo o las celdas en las que está trabajando.

Separar en la barra de herramientas Se acabó la búsqueda de una forma de separar celdas.


Ahora, la función de separación se encuentra en la barra de herramientas Formato para su comodidad.

Mantener anchos de columna Si tiene hojas de cálculo con anchos de columna especificados
ahora puede pegar información de otra hoja de cálculo sin perder formato haciendo clic en el botón
Opciones de pegado y después en Mantener ancho de columnas de origen.
Dibujo de bordes Una nueva herramienta de dibujo de bordes permite trazar el esquema de bordes
complejos con poco esfuerzo.

Más características nuevas en Excel

Tareas cotidianas

Buscar y reemplazar La función de búsqueda y sustitución de Excel incluye nuevas y excelentes


opciones de comparación de formatos y búsqueda de un libro completo u hojas de cálculo.

Administración de vínculos Los cambios en el cuadro de diálogo Modificar vínculos permiten


comprobar el estado de los vínculos en la hoja de cálculo y realizar cambios. Una nueva opción de libro
permite controlar si se actualizan automáticamente los vínculos del libro.

Exploración de hipervínculos La selección de celdas con hipervínculo se ha mejorado. Haga clic en


el hipervínculo una vez para seguirlo. Haga clic y mantenga presionado el botón primario del mouse (ratón)

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para seleccionar la celda.

Enviar un rango El envío de resúmenes e informes quincenales es más fácil. Seleccione un rango
de la hoja de cálculo y haga clic en Correo electrónico en la barra de herramientas Estándar, escriba una
introducción para el informe y envíelo sin dedicar más tiempo a la tarea..

Insertar y eliminar columnas al filtrar Puede insertar y eliminar columnas con la función Autofiltro
activada en Excel. Incluso puede deshacer la acción y mantener el filtro aplicado.

Reproducción de voz Opción que hace que el equipo reproduzca con voz los datos después de
cada entrada de celda o después de insertar un rango de celdas; de esta manera la verificación de entradas
de datos es más práctica y cómoda. Incluso puede elegir la voz que utiliza el equipo para leer los
datos. Esta función sólo está disponible en chino, japonés e inglés (EE.UU.).

Imprimir Si quiere insertar gráficos y nombres de archivos en los encabezados y pies de página,
con Excel lo puede hacer. También encontrará una útil opción de cambio de tamaño de papel A4 en la ficha
Internacional en el menú Herramientas, comando Opciones, que permite ajustar el tamaño de la hoja de
cálculo de tamaño A4 si utiliza el tamaño de carta en la impresora.

Etiquetas inteligentes Cuando las etiquetas inteligentes están activadas puede escribir el símbolo
financiero de EE.UU. y utilizar Acciones de etiquetas inteligentes para insertar una cotización en la hoja de
cálculo, obtener más información sobre la compañía con la que realiza negocios y más funciones. También
puede escribir en una celda el nombre de alguien a quien recientemente ha enviado un mensaje de correo
electrónico y utilizar la opción de etiquetas inteligentes para programar una reunión o agregar el nombre a la
lista de contactos, todo sin dejar la hoja de cálculo.

Propiedades de elemento en tablas dinámicas OLAP (Procesamiento analítico con conexión) es


una herramienta eficaz para agregar información numérica; ahora puede anotar los datos con propiedades
de elemento para que el almacén de datos tenga aún más valor.

Volver a publicar Aquellos que publiquen frecuentemente datos de Excel en el Web apreciarán las
funciones de publicación en el Web adicionales que permiten volver a publicar elementos automáticamente
en páginas Web cuando se guarde un libro con elementos publicados anteriormente.

Abrir y guardar XML Con Excel puede abrir y guardar archivos XML (Lenguaje de marcas
extensible), guardar libros completos en formato de hoja de cálculo XML y crear consultas a orígenes de
datos XML.

Escritorio digital y componentes Web Utilice Excel para crear componentes Web que incluyan el
nuevo escritorio digital de su compañía. Por ejemplo, puede crear un gráfico de ventas actualizable para
resaltar las contribuciones de su departamento a los resultados de la compañía.

Protección de hojas de cálculo Excel agrega robustez y flexibilidad a la protección contra cambios
de los datos en las hojas de cálculo y celdas. Puede proteger fórmulas y valores de celdas y permitir la
aplicación de formato a la celda. También puede garantizar que sólo usuarios específicos puedan cambiar
celdas.

Funciones específicas de cada idioma

Si no está utilizando la versión de idioma de Microsoft Office específica para la que se ha diseñado
una de estas funciones, la función sólo estará disponible si ha instalado Microsoft Office XP Multilingual
User Interface Pack o las Herramientas de corrección de Microsoft Office XP para el idioma específico.
Asimismo, debe activar la compatibilidad para ese idioma mediante la Configuración de idioma de Microsoft
Office XP.

Tareas cotidianas

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Paneles de tareas Office Las tareas más habituales de Microsoft Office están ahora organizadas
en paneles que aparecen ordenados con el documento de Office. Siga trabajando mientras busca un
archivo con el panel de tareas Buscar, seleccione en una galería elementos para copiar en el panel de
tareas Portapapeles Office, y cree rápidamente nuevos documentos o abra archivos con el panel de tareas
que aparece al ejecutar el programa de Office. Los demás paneles de tareas varían según el programa de
Office.

Nuevo aspecto Microsoft Office XP cuenta con una interfaz de aspecto más claro y sencillo. Los
colores más suaves también contribuyen a renovar el aspecto.

Acceso más cómodo a la Ayuda Saque el máximo provecho al Asistente de para Ayuda en un
discreto paquete. Al escribir una pregunta sobre el programa de Office en el cuadro Formule una pregunta
en la barra de menús, verá una lista de opciones y el tema de Ayuda, independientemente de si usa o no el
Ayudante de Office .

Controle las opciones de pegar y cambios automáticos con fichas inteligentes Nuevos botones
ordenados denominados "fichas inteligentes" que le permiten ajustar de forma inmediata la forma en que se
va a pegar la información o cómo se van a escribir los cambios automáticos en los programas de Office. Por
ejemplo, al copiar texto desde Microsoft Word a Microsoft PowerPoint, aparece un botón junto al texto. Haga
clic en el botón para ver una lista de opciones para ajustar el formato del texto que se va a copiar. Las fichas
inteligentes y sus opciones asociadas varían según el programa de Office

Clip Organizer actualizado Cientos de imágenes nuevas, una sencilla interfaz de paneles de
tareas, así como las mismas funciones para organizar imágenes y buscar nuevos elementos artísticos en el
Web son parte de Clip Organizer actualizado (antes Galería de imágenes).

Diagramas conceptuales Word, Microsoft Excel, y PowerPoint incluyen una nueva galería de
diagramas conceptuales. Elija diagramas como Pirámide para mostrar cómo se construyen los bloques de
una relación, Radial para mostrar elementos relacionados con un elemento central y muchos más.

Comandos de voz y dictado Además de utilizar el teclado y el mouse (ratón) ahora puede
seleccionar elementos de menús, barras de herramientas y cuadros de diálogo con la voz. También puede
dictar texto. Esta característica está disponible en las versiones de Microsoft Office en chino simplificado,
inglés (EE.UU.) y japonés, y exige algunos requisitos de hardware especiales.

Compatibilidad para escritura a mano Puede utilizar el reconocimiento de escritura a mano para
escribir texto en un documento de Office. Puede escribir utilizando un dispositivo de entrada de escritura a
mano - como una tableta de gráficos o un tablet-PC - o puede escribir con el mouse. La escritura natural se
convierte a caracteres tipográficos. En Word y Microsoft Outlook, puede elegir dejar el texto en la forma
manuscrita.

Fidelidad mejorada de imágenes y dibujos En Office XP, Word, Excel, PowerPoint, Microsoft
FrontPage, y Microsoft Publisher utilizan un sistema de gráficos mejorado (GDI+). Con este nuevo sistema
de gráficos, las formas y el WordArt tienen un contorno más suave y niveles ajustables de transparencia con
mezcla verdadera. Las imágenes digitales permanecen nítidas y claras al modificar el tamaño.

Accesibilidad Los programas de Office XP admiten Microsoft Active Accessibility 2.0. Esta
tecnología aporta mayor eficacia a las ayudas de accesibilidad, como lectores de pantalla o ampliadores de
pantalla.

Buscar impresoras Si su organización usa Microsoft Windows 2000 y el servicio de directorio


Active Directory, puede buscar impresoras en red desde el cuadro de diálogo Imprimir de los programas de
Office XP.

Almacenar documentos con Microsoft Exchange Server 2000 Puede guardar documentos de
Microsoft Office en Exchange Server 2000 y obtener acceso a éstos a través de los cuadros de diálogo
Archivo Abrir, Archivo Nuevo, y Archivo Guardar igual que con cualquier otro documento de Office.

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Documentos y sitios Web

Destine sus esfuerzos a la publicación en el Web Guarde los documentos de Microsoft Office como
páginas Web para las versiones 3.0-6.0 de distintos exploradores Web y ofrezca a sus lectores la mejor
experiencia visual.

Comparta sus documentos Office en el Web Desde cualquier programa de Office puede guardar
documentos en sitios Web de MSN. Ello le ofrece un espacio de colaboración inmediata en el que puede
compartir archivos con otras personas.

Guarde un sitio Web como archivo único En Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft
PowerPoint, Microsoft Publisher, y Microsoft Word hay un formato de archivo Web especial. Dicho formato
de archivo le permite guardar todos los elementos de un sitio Web, incluidos texto y gráficos, en un archivo
único.

Abra páginas Web de Office para editarlas desde el explorador Los programas Office reconocen
las páginas HTML que generan. Puede abrir un documento en Office guardado como página Web en el
programa donde lo creó, o bien directamente desde Microsoft Internet Explorer.

Prevención y recuperación de errores

Recuperación de documentos y apagado seguro Puede recuperar los documentos con los que
estaba trabajando si el programa detecta un error o no responde. Los documentos se muestran en el panel
de tareas Recuperación de documentos la próxima vez que abra el programa.

Modo a prueba de fallos Office Los programas de Microsoft Office XP pueden detectar y aislar los
problemas de inicio. Puede desviar el problema, ejecutar el programa en el modo a prueba de fallos y seguir
con el trabajo.

Herramienta de información sobre bloqueo de Office Se puede recopilar información de


diagnóstico sobre los bloqueos del programa y enviarla al departamento de informática de su organización o
a Microsoft, para que los ingenieros puedan corregir estos problemas y así no vuelvan a interrumpirle.
Seguridad

Firmas digitales Puede aplicar una firma digital en archivos de Microsoft Word, Microsoft Excel, y
Microsoft PowerPoint para confirmar que el archivo no se ha alterado.

Protección mejorada frente a virus de macros Los administradores de red pueden eliminar
Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, el lenguaje de programación de Microsoft Office, al implementar
Office. De este modo se puede reducir la posibilidad de que se expandan virus a través de documentos de
Office.

1.2 HOJA DE CALCULO

La aparición de la primera hoja de cálculo provoco en el mundo de la informática una revolución de


tal magnitud que aun hoy siguen siendo estos paquetes los más utilizados en todos los entornos
profesionales. Una hoja de calculo es básicamente un programa (software) que hace que el ordenador
funcione como una tabla de doble entrada (filas / columnas) dividiendo el espacio en miles de celdas. En
estas celdas se insertan datos numéricos sobre los que se pueden realizar infinidad de cálculos de modo
rápido y fiable. La capacidad de guardar esta información para recuperarla posteriormente, de simular
operaciones complejas, de crear representaciones gráficas de los datos y la alta calidad del resultado final
hacen incomparable la utilidad de estos programas con cualquier otro método tradicional de cálculo.

La integración en el entorno Windows de las hojas de calculo ha traído la facilidad y rapidez de


aprendizaje, la integración con otras aplicaciones (procesadores de textos, programas de diseño, etc.)

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avanzadas, posibilidades de edición como: la posibilidad de utilizar infinitos tipos de letra, colores, gráficos,
etc. además las ultimas versiones incorporan nuevas utilidades: hojas tridimensionales, orientación al
objeto, presentaciones, lenguaje de programación, etc.

1.3 TERMINOLOGÍA BÁSICA DE EXCEL

Excel utiliza su propia terminología, aunque esta es similar al resto de Hojas de Calculo que existen
en el mercado. Los términos que constantemente oiremos son los de celda, fila, columna, rango, libro,...

Aunque habitualmente denominamos Hoja de Calculo al entorno de trabajo, este término no es del
todo correcto pues desde la versión 5.0 de Excel el trabajo se realiza a través de Libros, estos están
compuestos inicialmente por 3 hojas, pudiendo variar este numero, indicando un máximo de 255.

La hoja de cálculo es la unidad mínima en la que podemos trabajar dentro de Excel.

1.4 COMENZAR A TRABAJAR


CON EXCEL

Para iniciar Excel haremos un


clic en el botón INICIO de la barra de
tareas, a continuación seleccionamos
la opción PROGRAMAS, y por ultimo
haremos un clic en la opción Microsoft
Excel

Podemos crear un icono de acceso directo a la aplicación desde el escritorio de Windows, este nos
permita acceder de forma rápida a Excel, bastará con hacer doble clic sobre el mismo.

1.5 ELEMENTOS DE LA PANTALLA

Al iniciar la aplicación nos encontramos con la ventana principal de Excel. Esta venta mantiene la
configuración habitual de todas las aplicaciones Windows, e incluye los elementos típicos de las mismas
con algún elemento especifico del trabajo con Excel

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BARRA DE TÍTULO: Aparece en la parte superior de la ventana, incluye el nombre de la aplicación


y el nombre del Libro abierto en ese momento, por defecto, Excel asigna el nombre de Libro1, si el usuario
aun no ha dado nombre al libro

BARRA DE MENÚS: Aparece debajo de la barra de título ,incluye todas las opciones de trabajo de
que dispone el programa, al desplegar cualquiera de ellas, se muestran las órdenes o comandos incluidos
en cada menú, para ello bastará con hacer un clic sobre la opción deseada.

BARRAS DE HERRAMIENTAS: Por defecto Excel muestra dos barras (Estándar y Formato). Las
mismas incluyen en forma de botones las opciones de trabajo más comunes. Existen otras barras de
herramientas específicas (Dibujo, Tabla Dinámica, Gráficos), que el usuario puede mostrar y ocultar en
pantalla. Igualmente podemos fácilmente crear nuestras propias barras de herramientas.

BARRA DE FÓRMULAS: Muestra el indicador de dirección de celda (celda activa) y el cuadro para
entrada de datos.

BARRA DE ESTADO: Ofrece información acerca de los comandos activados o de las operaciones
que en ese momento se están realizando.

ÁREA DEL DOCUMENTO: La parte de la ventana destinada a introducir los datos.

COLUMNAS, FILAS Y HOJAS: Situadas alrededor del área de trabajo, muestran los nombres de
cada uno de estos elementos. Las columnas quedan definidas con la letras del abecedario y las filas con

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numeradas desde el 1 hasta el numero 65.536. Desde la barra de Hojas, podemos acceder a cada una de
las hojas de nuestro libro, bastará con hacer un clic sobre la ficha de hoja correspondiente.

Podremos mostrar u ocultar la mayoría de elementos que se aparecen en la ventana principal,


desde la opción de menú HERRAMIENTAS + OPCIONES, seleccionando la ficha Ver, o bien desde la
opción de menú VER combinado con el elemento que se desea mostrar u ocultar.

1.6 BARRA DE MENU

Esta barra incluye todas las opciones de trabajo de que dispone Excel. Cada una de estas opciones
incluye a su vez todas las ordenes o comandos que permiten realizar el trabajo con la aplicación.

Para activar cualquier opción de menú, disponemos de dos opciones.


CON EL RATÓN: Bastará con hacer un clic sobre la opción de menú deseada, aparece una lista de
opciones que muestra los comandos u ordenes disponibles en dicho menú. Seleccionamos el
comando deseado haciendo un clic sobre el mismo.

CON EL TECLADO: Pulsaremos la tecla ALT, a continuación, la tecla de la letra que aparece
subrayada en dicha opción de menú, de esta forma se despliega dicha opción, mostrando todas sus
ordenes o comandos. Con las teclas de Movimiento podremos desplazarnos por dicho menú y
seleccionar el comando deseado, también se podrá pulsar la tecla de la letra que aparece
subrayada en dicho comando

Algunas opciones de menú, muestran la tecla o combinación de


teclas que permiten ejecutar dicha opción, por ejemplo para Abrir un
documento podemos utilizar la combinación de Teclas CONTROL+A, de
esta forma podremos ejecutar algunos comandos de forma rápida

Una opción de menú seguida de tres puntos implica que al


ejecutar la misma aparece un cuadro de dialogo que solicita información
necesaria para su ejecución. Ejemplo: al seleccionar la opción de menú
INSERTAR + CELDAS, aparece la siguiente ventana:

Cuando una opción de menú aparece atenuada, no podremos


ejecutar la misma en ese momento.

Algunas opciones de menú muestran una pequeña flecha en su


derecha, que indica que dicha opción incluye a su vez otros comandos u
opciones

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Por último algunas opciones de menú muestran un pequeño dibujo, que representa el botón de la
barra de herramientas que ejecuta dicha opción.

1.7 AREA DE TRABAJO

Cada libro de Excel presenta una ventana con unas características específicas. En esta aparecen
los diferentes elementos que componen una hoja de cálculo.

Un libro en Excel esta formado por un numero determinado de hojas de calculo, el numero máximo
de hojas que puede contener un libro es 255; podremos indicar al programa el numero de hojas que
deseamos que aparezcan en cada nuevo libro.

Los elementos principales de un libro en Excel son los siguientes:

ENCABEZADO DE COLUMNAS: Aparece situada en la parte superior y muestra, cada una de las
columnas que hay dentro de una hoja de calculo, nombradas mediante letras que siguen un orden
alfabético. Al llegar a la columna Z, el nombre de las mismas se constituye por dos letras, en total se
incluyen 256 columnas, la ultima de ellas es la IV.

ENCABEZADO DE FILAS: Aparece en el margen izquierdo de la ventana y en ella se muestran


cada una de las filas de la hoja, en este caso numeradas desde la primera, con el número 1, hasta la última
con el número 65536.

SOLAPAS DE HOJAS:
Presenta en forma de pestañas los
nombres de las diferentes hojas de
calculo de un libro de trabajo. Las hojas
aparecen nombradas mediante letras
que siguen, como en el caso de las
columnas un orden alfabético.
Podremos modificar el nombre de cada
hoja de cálculo.

CELDA ACTIVA: Una de las celdas de la hoja aparece bordeada con una línea más gruesa que el
resto, esta es la celda activa, en esta celda se incorporan los datos al teclearlos.

BARRAS DE DESPLAZAMIENTO: Permiten visualizar las partes de la hoja que no se pueden ver
en la pantalla. Aparecen situadas en la parte inferior y en el lateral derecho de la ventana.

1.8 TRABAJAR CON LA AYUDA

Microsoft EXCEL pone a disposición de todos sus usuarios una ayuda mediante la cual podemos
obtener información sobre las dudas o situaciones que puedan ocurrir durante la elaboración de nuestros
documentos. Podemos acceder a la ayuda de diferentes formas:
Seleccionamos el menú Ayuda ( ? ) – Ayuda de Microsoft, o bien pulsamos directamente el botón
Ayuda de Microsoft de la Barra de herramientas Estándar, apareciendo el cuadro de diálogo
Ayuda de Microsoft en el que podemos distinguir tres fichas:

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• Contenido: Esta ficha nos muestra una lista con los diferentes temas que podemos consultar,
agrupados por materias. Al hacer clic a la izquierda de un tema podemos ver su contenido, es decir,
expandimos ese tema para ver los diferentes apartados que contiene. Para consultar cualquiera de los
apartados de un tema bastará con seleccionarlo, haciendo un simple clic sobre él.

• Asistente para Ayuda: Esta ficha nos permite buscar un tema


indicando una serie de palabras clave a través de las cuales el
programa realizará la búsqueda de todos los temas relacionados.

• Índice: Desde esta ficha podemos ver una lista de entradas de los
temas de ayuda ordenada alfabéticamente.

También podemos seleccionar el menú Ayuda (?) - ¿Qué es


esto?. Al seleccionar esta opción el programa nos mostrará
información acerca de la utilidad de la opción o el icono sobre

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el que pinchemos. A continuación podemos ver un ejemplo:

Incluso otra alternativa es la de colocarnos sobre la opción de la que nos interese consultar la ayuda
y pulsar la tecla de función F1.

1.9 SALIR DE EXCEL

Para cerrar Excel disponemos de varias opciones que de forma general


podemos utilizar en todas las aplicaciones Windows.

Desde la opción de menú ARCHIVO+SALIR

Desde la opción Cerrar, disponible en el Botón de Menú de control de la


aplicación

Si previamente no se guardo el libro sobre el que se ha trabajado y


siempre que se hayan realizado cambios sobre el mismo, aparece una ventana
que indica si queremos guardar dichos cambios

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CAPITULO 2: TRABAJAR CON LA HOJA


DE CALCULO

2.1 MOVERNOS POR LA HOJA

Excel nos proporciona en cada hoja de calculo 256 columnas y 65.536 filas, y 256 hojas como
máximo en el mimo libro.

Excel asigna una letra a cada columna consecutivamente para identificarlas ( o dos letras), es decir
desde la columna A hasta la IV. Del mismo modo asigna un número a las filas, desde el 1 hasta el 65.536.
Las hojas del libro reciben también una letra del mismo modo que las columnas.

Dentro de una hoja de calculo siempre habrá una celda activa, que es el lugar de la hoja donde se
introduce la información al escribir la misma con el teclado. Esta se visualiza en con un pequeño recuadro
alrededor. La parte izquierda de la barra de formulas indicará siempre que celda es la activa en una hoja.

El nombre o dirección que permite identificar cada una de las celdas que aparecen en una hoja
estará formado, por la unión del nombre de la columna mas el nombre de la fila en que se encuentre, por
ejemplo:

H3
B19
F56

Podemos desplazarnos por las diferentes celdas de una hoja e ir introduciendo los datos en cada
una de ellas.

Disponemos de diversas formas para realizar el movimiento por las celdas.

S Con el RATÓN

Haciendo un clic sobre la celda que se queremos activar.

La ventana de la hoja de calculo nos impide visualizar, dado su tamaño, todas las celdas que se
incluyen en la misma, con las barras de desplazamiento podremos visualizar todas las celdas de la hoja.

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Con el TECLADO

Disponemos de una gran cantidad de posibilidades de movimiento con el teclado.

Utilizando las teclas de movimiento del cursor, se desplaza la celda activa de una celda a otra, en la
dirección de la flecha.

Celda siguiente a la derecha 6


Celda siguiente a la izquierda 7
Celda siguiente hacia abajo 9
Celda siguiente hacia arriba 8

La tecla INICIO desplaza la celda activa a la primera columna de la fila en que no encontramos.

La tecla AvPág desplaza la celda activa a la última fila de la columna que se visualiza en pantalla.

La tecla RePág desplaza la celda activa de forma idéntica pero en sentido contrario, hacia arriba.

La combinación de teclas ALT+AvPág desplaza la celda activa a la última columna de la fila que se
visualiza en pantalla.

La combinación de teclas ALT+RePág realiza idéntico desplazamiento en sentido contrario, hacia la


izquierda.

La combinación de teclas CONTROL+INICIO, desplaza la celda activa a la primera celda de una


hoja.

CONTROL+Flecha derecha desplaza la celda


activa a la última fila de la columna donde nos
encontramos.
CONTROL+Flecha izquierda, desplaza la celda
activa a la primera fila de la columna donde nos
encontramos.

La combinación de teclas CONTROL + AvPág o


RePág, activa hacia la derecha o hacia la
izquierda cada una de las hojas de un Libro.

Para realizar movimientos mas específicos,


concretamente para desplazarnos a la celda de la hoja
que decidamos, disponemos de la opción de menú
EDICIÓN+IR A:

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En el cuadro REFERENCIA escribiremos la dirección o nombre de la celda que se desea activar,


cualquiera que sea, pulsando a continuación sobre el botón Aceptar. Desde esta misma ventana podremos
localizar celdas con un contenido especifico, pulsando el botón ESPECIAL que muestra una nueva ventana
que permite especificar parámetros para realizar la búsqueda.

Por ultimo disponemos de una posibilidad de desplazamiento, utilizando la Barra de Fórmulas, y


escribiendo sobre el Cuadro de Dirección, la dirección de la celda que se desea activar.

2.2 RANGOS

Un rango es un conjunto o bloques de celdas contiguas dentro de una hoja. Excel permite
seleccionar bloques de celdas, sobre los que podremos realizar
diversas operaciones.

Excel identifica un bloque de celdas mediante un


nombre que esta formado por la dirección de celda de la
esquina del bloque y la dirección de celda de la esquina
opuesta, separado con dos puntos, por ejemplo B2:H7. Una
sola fila se identifica con el nombre de la misma, seguido de
dos puntos, y de nuevo el nombre de la columna A:A, de igual
manera para las filas, 2:2.

El bloque de celdas seleccionada presenta un color


diferente al del resto de las celdas de la hoja. La selección de bloque se desactiva haciendo clic con el ratón
en cualquier lugar de la hoja.

Para realizar la selección de celdas podemos utilizar, como en todas las opciones del programa,
diversas opciones.

Con el RATÓN.

Seleccionar un bloque: Posicionamos el puntero del ratón en la primera celda del bloque
arrastramos hasta la ultima celda, y al soltar el bloque queda seleccionado.

Seleccionar una columna: Haremos un clic en el encabezado de la columna que se desea


seleccionar.

Seleccionar una fila: Haremos un clic en el encabezado de la fila que se desea seleccionar.

Seleccionar toda una hoja. Haremos clic sobre el botón Seleccionar todo
situado entre el encabezado de filas y el encabezado de columnas.

S Con el TECLADO.

Seleccionar un bloque: Activamos la primera celda del bloque, a continuación pulsamos la tecla
Mayúsculas, sin soltar, nos desplazamos con las teclas de movimiento del cursor, de esta manera se va

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seleccionando el bloque en la dirección deseada.

La opción de menú EDICIÓN+IR A, permite seleccionar una sola celda o un bloque.

Por ultimo mencionar que se podrá seleccionar celdas o bloques no contiguos dentro de una misma
hoja, para realizar esta selección deberemos mantener pulsada la tecla CONTROL y a continuación
seleccionar, con el ratón, los bloques deseados

2.3 NOMBRE DE CELDA Y BLOQUE

En algún caso nos puede


interesar utilizar un bloque o celda para
realizar varias operaciones, por ejemplo
en un bloque de celdas almacenamos las
edades de diversas personas, y sobre
estos datos queremos calcular la media
aritmética, la desviación estándar, realizar
un gráfico, etc.. Para facilitar la utilización
de estos datos podremos asignar un
nombre a este bloque en lugar de utilizar
el nombre real del mismo. En el ejemplo
anterior podríamos llamar al bloque
Edades.

Para asignar nombre a una celda


o bloque de celdas, seleccionamos las
mismas y a continuación activamos la opción de menú INSERTAR+NOMBRE+DEFINIR, aparece la
siguiente ventana:

En el cuadro Nombres en el libro:, escribiremos el nombre que queremos dar al bloque o celda,
sustituyendo el nombre que da Excel a la celda o bloque de celdas seleccionado, haciendo un clic en el
botón Agregar, y pulsando finalmente Aceptar.

Al mantener seleccionado el bloque o la celda a la que


damos nombre en el Cuadro de nombre de la barra de entrada
de datos, visualizaremos el nombre del mismo.

Desde este mismo cuadro podemos asignar nombre a


una celda o bloque, basta con seleccionarlo y editar el cuadro

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de nombre haciendo un clic sobre el mismo, a continuación se escribirá el nombre.

2.4 TIPOS DE DATOS

Para escribir cualquier dato dentro de una celda en primer lugar debemos activar la misma,
haciendo un clic sobre ella.

Al comenzar a escribir dentro de la celda activa, la barra de Fórmulas cambia su aspecto en la línea
de entrada de datos aparecen los datos que se introducen en la celda y aparecen tres nuevos botones.

CANCELAR. Permite cancelar la introducción o modificación de lo escrito en una celda. Esta opción
podrá ejecutarse con la tecla ESCAPE.

INTRODUCIR. Con este botón aceptamos el contenido de lo escrito, añadiendo el mismo en la


celda. La mima función se ejecuta con la tecla INTRO.

MODIFICAR FORMULA. Inserta el carácter =, dentro de la celda para escribir una formula.
Los datos de la hoja de calculo por tanto se almacenan dentro de cada una de las celdas de la hoja.

Podemos trabajar con los siguientes tipos de datos.

TEXTO. Normalmente serán títulos que se introducen dentro de una celda, se considera texto
cualquier carácter. Aparecen alineados a la izquierda dentro de la celda.

NUMÉRICOS. Todos los caracteres numéricos. Caracteres especiales que se utilizan como
operadores matemáticos, +, -, =, etc. para introducir un número dentro de una celda como un
carácter tipo texto el mismo deberá aparecer entre comillas. Estos caracteres por defecto se alinean
en la celda a la derecha

FECHAS Y HORAS. Este tipo de datos tiene una sintaxis especial

Fecha se deberá introducir con el formato siguiente: 9/05/98 o 9-05-98.


Hora se introduce con el siguiente formato: 1:04:54 0 1:05.

FÓRMULAS. Es tipo de datos permiten la realización de cálculos dentro de una hoja, estarán
formados por una combinación de valores numéricos; direcciones de celda y caracteres especiales.

Los caracteres utilizados como operadores matemáticos en las formulas son los siguientes:

Operadores matemáticos:

+ Sumar.
- Restar.
* Multiplicar.
/ Dividir.
^ Exponente.
% Porcentaje.

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Operadores Lógicos:

= Igual.
< Menor.
> Mayor.
<= Menor o igual.
>= Mayor o igual.
<> Distinto.

Las formulas son evaluadas por Excel de izquierda a derecha, no obstante se mantendrá una
jerarquía de operaciones que permite que unas se realicen antes que otras.

11) ()
21) %
31) ^
41) * y /
51) + y -

Para comenzar a escribir una formula en Excel el primer carácter de la celda debe ser el signo =,
seguido de la combinación de operadores y datos que constituyen la operación.

Por ejemplo:

=B2+D4 =3+45
=B1^5
=7%*1000

FUNCIONES. Son datos tipo fórmula especial, que permiten realizar operaciones de calculo
complejas, predefinidas por Excel.

2.5 BORRAR Y MODIFICAR DATOS EN UNA CELDA

BORRAR. Para eliminar el contenido de una o varias celdas.

En primer lugar, se selecciona la celda o el bloque y a continuación se dispone de varias opciones


para eliminar su contenido.

Pulsar la tecla SUPRIMIR.


Con la opción de menú EDICIÓN + BORRAR.

Esta opción incluye a su vez varios comandos.

TODO: Borra contenidos, formatos y comentarios.


FORMATOS: Borra formatos, no contenidos.
CONTENIDO: Borra contenidos y mantiene formatos.
COMENTARIOS: Borra comentarios.

Pulsando el botón derecho del ratón (menú contextual) sobre la celda o bloque, aparece una opción
que permite borrar contenido.

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MODIFICAR. Para cambiar el contenido de una celda.

Excel permite editar el contenido de una celda para modificar su contenido sin necesidad de volver
a escribir el mismo.

Hacer doble clic sobre la celda que se desea modificar incorpora en su interior el cursor con el cual
se podrá escribir de nuevo sobre el texto.

También pulsando en la línea de entrada de datos con el puntero del ratón, aparece el cursor que
permite modificar datos.

2.6 GESTIÓN DE LIBROS

2.6.1 ABRIR UN LIBRO NUEVO

Al iniciar el trabajo con Excel se incorpora, por defecto, un


nuevo Libro en blanco en la ventana.
Cuando se desea incorporar un nuevo Libro en la ventana de
trabajo se dispone de varias opciones:
Utilizando la opción de menú ARCHIVO + NUEVO, aparece la
siguiente ventana en el panel de tareas:
Selecciona nuevo documento en blanco.
Selecciona nuevo a partir de un documento existente.
Selecciona nuevo a partir de plantillas.

También podemos hacerlo desde la barra de herramientas con


el botón correspondiente. Excel aportara una hoja nueva de
cálculo de forma rápida.

2.6.2 GUARDAR UN LIBRO

Una vez realizado sobre el Libro el trabajo, debemos guardar el


mismo.

Si es la primera vez que se guarda el Libro, deberemos indicar


la unidad o carpeta, donde se desea guardar y asignar un nombre al
mismo. Los Libros creados en Excel recibirán la extensión XLS.

Se dispone de distintas opciones para guardar el LIBRO:

Menú ARCHIVO + GUARDAR


Menú ARCHIVO + GUARDAR COMO
Desde el botón de la barra de herramientas.
Siempre que cerramos un fichero no guardado previamente.

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En la parte superior de la ventana se debe indicar el lugar en que se desea guardar dicho Libro,
mediante la lista desplegable que incorpora dicho cuadro se podrá seleccionar la unidad deseada.

A continuación en Nombre del archivo, se escribirá el nombre que se asignará al Libro.

Por ultimo haremos un clic sobre el botón Guardar.

Si el documento fue guardado con anterioridad la funcionalidad de las tres opciones varia, al
seleccionar la opción ARCHIVO+GUARDAR, o el botón Guardar de la barra de herramientas,
automáticamente el programa guarda las modificaciones que se hayan realizado sobre el Libro abierto, sin
necesidad de especificar la unidad o carpeta donde se desea almacenar el mismo. La opción de menú
ARCHIVO + GUARDAR COMO, nos llevará de nuevo a la ventana anterior, permitiendo en este caso
guardar el Libro en una nueva unidad o carpeta o bien asignar un nuevo nombre al mismo.

2.6.3 ABRIR UN LIBRO

Dicha opción permite incorporar en pantalla el contenido de un Libro guardado con anterioridad,
permitiendo al usuario realizar sobre el mismo modificaciones o cambios.

Disponemos de dos opciones para Abrir un Libro:

Mediante la opción de menú ARCHIVO + ABRIR.

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Mediante el botón de la barra de herramientas Abrir,

Cualquiera de estas opciones presenta en pantalla la siguiente ventana:

En el cuadro Buscar en, se debe localizar la unidad o carpeta donde se encuentra dicho Libro,
mediante la lista desplegable que le acompaña, se podrá seleccionar dicha unidad, una vez seleccionada, el
cuadro inferior mostrará todos los documentos que contiene. Por ultimo se selecciona el Libro deseado y se
hace un clic en el botón Abrir o doble clic sobre el icono del Libro.

Esta ventana incorpora una serie de opciones que ayudan a localizar el Libro que se quiere abrir,
por fecha, por tipo, por tamaño, etc., y buscar el mismo si se desconoce su ubicación exacta.

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CAPITULO 3: FORMATOS

Las opciones de Formato permiten modificar la apariencia de los datos que se introducen en una
hoja.

Los formatos se aplican sobre los datos, dependiendo del tipo de datos del que se trate, podrán
aplicarse bordes y sombreados, modificar los altos y anchos de las filas y columnas, proteger celdas, etc

3.1 FORMATO NUMERICO

Todas las posibilidades de formatos aparecen agrupados en la opción de menú FORMATO + CELDAS, que
muestra en una ventana todas las opciones disponibles.

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Esta ventana presenta seis fichas diferentes con todos las opciones de formatos. Para activar cada una de
ellas, basta con hacer un clic sobre la pestaña deseada.

3.1.1 FORMATO NUMERICO

Agrupa todas las opciones de formato que se pueden aplicar sobre datos numéricos. Las opciones
de formato más comunes podrán ejecutarse desde los botones de la barra de herramientas Formato.

GENERAL. No presenta un formato especifico de número, este formato permite visualizar los datos
tal como se escriben en la celda.

NÚMERO. Permite visualizar los caracteres numéricos con posiciones decimales y con separador
de miles. No obstante al escribir un número en una celda el usuario podrá escribir tanto los decimales como
los separadores de miles.

MONEDA. Formato similar al Formato Número, permite introducir el símbolo de la moneda utilizada.

CONTABILIDAD. Idéntico al formato Moneda, alinea los símbolos de moneda y las comas
decimales en una columna.

Las anteriores opciones de formato están disponibles en la barra de herramientas Formato, en los
siguientes botones.

Estilo moneda.

Estilo euro.

Estilo porcentual.

Estilo millares.

Aumentar decimales.

Disminuir decimales.

FECHA. Ofrece diferentes formatos de visualización de los datos tipo fecha introducidos en una
celda, por ejemplo:

Diciembre 12, 1999


Dic, 1999

HORA. ofrece diferentes formatos de visualización de los datos tipo hora introducidos en una celda,
por ejemplo:

13:30
1:30 PM

PORCENTAJE. Multiplica un valor numérico por 100 y añade el carácter por ciento, %. Esta opción
aparece en el botón Estilo porcentual de la barra de herramientas Formato, mencionado con anterioridad.

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FRACCIÓN. Permite aplicar formatos a los datos fraccionarios de una celda.

CIENTÍFICA. Presenta los datos numéricos en forma de producto de un valor por una potencia de
10, redondeando los números. Se aplica sobre datos numéricos muy grandes.

TEXTO. Las celdas con este formato, son tratadas como texto aunque el contenido de las mismas
sean números.

ESPECIAL. Para datos específicos, teléfonos, códigos postales, etc. Son útiles para hacer un
seguimiento de valores de listas y de bases de datos.

PERSONALIZADA. Permite crear al usuario formatos propios, mediante el uso de caracteres


especiales.

3.1.2 ALINEACION

Dicha opción de menú se activa


también desde la ventana de Formatos,
seleccionando la pestaña Alineación.
Permite alinear el contenido dentro de una
celda.

La ventana de alineación es la
siguiente

ALINEACIÓN DEL TEXTO.


Cambia la alineación vertical u horizontal
del contenido de la celda, según el criterio
del usuario. A través de dos listas
despegables que permiten seleccionar
esta alineación, general, centrar, derecha,
justificar, etc.

Mediante la barra de herramientas


formatos, se podrán realizar algunas de
las alienaciones horizontales más
comunes.

CENTRAR, Centra el contenido


de la celda.

ALINEAR A LA IZQUIERDA, Presenta los datos de una celda alineados a la


izquierda.

ALINEAR A LA DERECHA, Presenta los datos de una celda alineados a la


derecha.

COMBINAR Y CENTRAR, Combina dos o más celdas contiguas para crear una
sola, centrando su contenido.

En el cuadro Control de Texto, aparecen tres opciones de formato, que podrán


activarse pulsando sobre el cuadro de verificación que aparece delante de ellas.

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AJUSTAR TEXTO. Ajusta el texto en la celda en varias líneas.

REDUCIR HASTA AJUSTAR. Reduce el tamaño de los caracteres de la celda para ajustar los
mismos a la anchura de esta.

COMBINAR CELDA. Combina dos o más celdas contiguas creando una única celda.

El cuadro de Orientación, permite orientar el contenido dentro de una celda de forma vertical o
estableciendo el grado de giro deseado.

Este giro se establece determinando los grados deseados en el cuadro Grados, o bien pulsando
sobre la Flecha de giro y moviéndola hasta el punto de giro deseado.

3.1.3 FUENTE

Incluido en la opción de menú FORMATO+CELDAS, dentro de la pestaña de Fuentes.

FUENTE muestra algunos de los atributos que se pueden aplicar, Tipos de Fuente, Estilo de fuente
y Tamaño, incorporando además algunos atributos especiales.

Presenta la siguiente
ventana:

FUENTE: En este cuadro


se podrá seleccionar el tipo de
letra que se desea aplicar sobre
los datos de la celda o celdas.

ESTILOS: Se podrá
aplicar a la fuente diferentes
estilos como negrita, cursiva, etc.

TAMAÑO: Permite
establecer el tamaño de la fuente.

SUBRAYADO: Incluye en
una lista despegable diferentes
opciones de subrayado, doble
subrayado, simple, etc., que
podrán aplicarse sobre el
contenido de la celda.

COLOR: Presenta las


diferentes opciones de color que
se pueden aplicar sobre los datos.

EFECTOS: Incluye
algunos efectos especiales que se
pueden aplicar sobre los datos, tachado, superíndices, subíndice.

En la parte inferior derecha de la ventana en el cuadro Vista Previa, se ofrece una muestra de los atributos
que se aplican en las opciones de formato.

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La barra de herramientas incluye la posibilidad de aplicar las opciones de formato más comunes
incluidas en esta ventana.

3.1.4 BORDES

Esta opción de formato permite


crear líneas y sombreados, que resaltan
determinados lugares de la hoja.

En primer lugar se deberá


seleccionar la celda o bloques de celdas
sobre las que se desea aplicar el formato.

A continuación se selecciona la
opción de menú FORMATO + CELDAS, y
se activa la pestaña Bordes. Aparece la
siguiente ventana en la pantalla:

PREESTABLECIDOS. Incluye
una serie de trazados de líneas, que se
aplicaran haciendo un clic con el ratón
sobre el mismo.

CONTORNO. Agrega un trazado


de líneas alrededor del bloque de celdas o
de la celda seleccionada.

NINGUNO. Elimina el trazado de


líneas del bloque o celda seleccionado.

INTERIOR. Solo podrá aplicarse sobre un bloque, agrega un trazado de líneas interiores en este.

BORDE. Incluye en forma de botones todas las opciones de trazado de líneas de forma
individualizada. Borde inferior, borde superior, interior, derecho, izquierdo, interior horizontal, interior vertical,
etc. Haciendo un clic en cada uno de estos botones se podrá establecer el trazado de líneas específico que
desee el usuario.

LÍNEAS, ESTILOS. Permite seleccionar el tipo de línea que se desea aplicar.

COLOR. Incluye los diferentes colores que pueden aplicarse a las líneas de bordes.

La barra de herramientas Formato incluye un botón denominado Bordes, desde el cual se podrán
aplicar los bordes sobre las celdas. Este botón lleva asociada otra barra denominada Bordes, que incluye
en forma de botones todos los tipos de bordes antes mencionados.

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3.1.5 TRAMAS

Esta opción de formato permite


aplicar un determinado color sobre la celda
o celdas seleccionadas.

Se activa con la opción de menú


FORMATO + CELDAS, seleccionando la
pestaña Tramas, aparece en la pantalla la
siguiente ventana:

COLOR. Permite seleccionar el


color que se desea utilizar como relleno.

TRAMA. Incorpora diferentes estilos


de relleno.

MUESTRA En este recuadro


visualizamos de forma previa la trama

3.2 FORMATO DE FILAS

Mediante esta opción de formato, se podrá


modificar el aspecto de las filas.

Todos los formatos de filas aparecen incluidos en


la opción de menú FORMATOS + FILAS, que incorpora un
submenú con todas las posibilidades.

ALTO: desde esta opción de menú se puede


modificar el alto de una columna, en primer lugar se
deberá seleccionar la misma, a continuación activar esta
opción, aparece la siguiente ventana

Por defecto Excel fija la altura de las filas en 12,75 puntos, el usuario
podrá modificar la altura en el cuadro Alto de fila, pudiendo aplicar valores
desde 0 hasta 409 puntos.

También podrá modificarse la altura de la fila directamente desde la


hoja.

Posicionando el puntero del ratón entre la línea divisoria de filas en el encabezado de filas, este
cambia de forma y aparece una doble flecha, arrastrando podrá modificarse la altura.

AUTOAJUSTAR: ajusta la altura de la fila en función de la altura de fila más alta de una selección.

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MOSTRAR/OCULTAR. Oculta o muestra las filas seleccionadas en la hoja, esta opción no elimina
las filas.

3.3 FORMATO DE COLUMNAS

Modifica el aspecto de las columnas de una hoja de cálculo.

Todas las opciones de formato aparecen recogidas en la opción de menú FORMATO + COLUMNA,
que a su vez incluye un submenú con todas las opciones disponibles.

ANCHO. Permite modificar el ancho de la columna, seleccionamos en primer lugar la columna que
se desea modificar, y activamos la opción de menú, aparece la siguiente ventana:

Por defecto Excel fija el ancho de la columna en 10,71 puntos, es este cuadro el usuario podrá
escribir el ancho que desea aplicar.

Esta opción podrá ser modificada directamente desde la hoja, posicionando el puntero del ratón en
la línea divisoria de columnas, en el encabezado de columnas, este toma la forma de flecha de doble punta,
arrastrando podrá modificarse el ancho.

AUTOAJUSTAR A LA SELECCIÓN. Establece un ancho de columna automático, de tal forma que


permita visualizar el contenido de las celdas
de la columna.

MOSTRAR/OCULTAR. Oculta o
muestra las columnas seleccionadas en la
hoja.

ANCHO ESTÁNDAR DE LA
COLUMNA. Cumple una función similar a la
opción Ancho. El valor que por defecto da
Excel a una columna será de 10, 71 puntos, el
usuario podrá modificar este valor entre 0 y
255 puntos.

3.4 AUTOFORMATO

Excel incorpora una serie de autoformatos preestablecidos que el usuario podrá aplicar sobre la
hoja.

En primer lugar seleccionara el bloque de celdas sobre las cuales se desea aplicar, a continuación
se activa la opción de menú FORMATOS + AUTOFORMATO.

En el cuadro Formatos de tabla aparecen todas las opciones de autoformatos disponibles en Excel,
en la misma ventana disponemos de una vista previa del formato antes de seleccionarlo.

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CAPITULO 4: EDICIÓN Y CALCULOS

4.1 COPIAR CORTAR Y PEGAR

Una de las posibilidades fundamentales de la hoja de calculo


es la de realizar operaciones complejas y poder aplicar esta misma
operación a una larga lista de valores sin necesidad de modificar la
expresión original

4.1.1 COPIAR

Permite trasladar el contenido de una celda o un bloque


seleccionado sin suprimirlo de su posición original.

En primer lugar se debe seleccionar la celda o bloque que se


quiere copiar.

Una vez seleccionado copiamos el mismo, para realizar esta


operación disponemos de varias opciones.

Seleccionar la opción de menú EDICIÓN + COPIAR.

Seleccionar el botón de la barra de herramientas Copiar.

La celda o bloque copiado es enviado en ese momento al


PORTAPAPELES de Windows.

Posteriormente nos posicionamos en el lugar de la hoja donde


deseamos incorporar el contenido copiado y seleccionamos la opción Pegar.

La opción de copiar también podrá realizarse utilizando el ratón, cuando las celdas donde se desea
copiar sean contiguas a la celda origen.

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En primer lugar se selecciona la celda o bloque que se desea copiar.

Posicionar el puntero del ratón en el cuadro de llenado rápido de la celda.


En ese punto el puntero del ratón adopta la forma de cruz, +, arrastrando a continuación a todas las
celdas donde se quiere copiar el origen y soltando el ratón, se copia el contenido.

Mediante la combinación de teclas CTROL+ C para activar la orden copiar y su complementaria


que seria pegar mediante la combinación CTROL + V.

4.1.2 CORTAR

Esta opción permite mover el contenido de una celda o un bloque de un lugar a otro del Libro, o
trasladarlo a Libros diferentes.

El funcionamiento es similar al descrito para la opción COPIAR.

En primer lugar se selecciona el bloque o celda que se quiere


mover.

Una vez seleccionado disponemos de varias opciones para


cortar el mismo

Seleccionar la opción del menú EDICIÓN + CORTAR.

Seleccionar el botón Cortar de la barra de herramientas


Estándar:

En ese momento el bloque o celda seleccionada desaparece del


documento y se traslada al Portapapeles de Windows.

Nos posicionamos en el lugar de la hoja en donde deseamos


incorporar la parte del documento cortado y seleccionando la opción
PEGAR, utilizando cualquiera de las dos formas antes mencionadas, se
incorpora el texto en ese lugar del Libro. De igual manera el mismo
permanece en el PORTAPAPELES hasta el momento en que se vuelva
a ejecutar la opción de COPIAR o CORTAR.

Mediante la combinación de teclas CTROL+ X para activar la


orden copiar y su complementaria que seria pegar mediante la
combinación CTROL + V.

4.1.3 PEGAR

Esta opción recupera el contenido del PORTAPAPELES de


Windows incorporando el mismo en el lugar deseado, dicho contenido
permanece en el PORTAPAPELES, con lo cual se podrá pegar tantas
veces como se quiera.

Para ejecutar la opción de pegado disponemos de diferentes


opciones:

Seleccionar la opción de menú EDICIÓN + PEGAR.

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Seleccionar el botón Pegar de la barra de herramientas Estándar:

Excel Xp dispone de un portapapeles múltiple que permite al usuario capturar distintas celdas,
textos, gráficos, etc a la vez depositando su contenido en cada uno de los 24 portapapeles que ofrece y
descargarlos mediante Pegar de forma consecutiva o por trocitos individuales. Esta ventaja aportada por
Microsoft Office hace que su uso resulte mucho más cómodo para cualquier usuario

4.2 FORMULAS

Una formula combina valores y operadores en una expresión algebraica. El resultado aparece en la
celda que contenga la formula.

Dentro de una celda, podemos escribir una expresión matemática mezclando valores numéricos y
operadores matemáticos. Al aceptar una expresión de este tipo en la celda aparecerá el resultado de la
operación, en la línea de entrada de datos podremos ver la operación matemática tal como fue introducida.

De la misma forma en que se pueden construir operaciones directas en la formula, podremos


construir operaciones con los valores de otras celdas de la hoja, por ejemplo: A1+8-G8, en la celda veremos
el resultado de esta operación y en la línea de entrada de datos la formula tal como fue escrita.

Para escribir una formula dentro de una celda debemos escribir comenzando con un signo
matemático, normalmente el signo =, aunque podemos igualmente utilizar el signo +.

Para facilitar la introducción de estas expresiones podemos ayudarnos del ratón, para ello tenemos
que escribir los signos matemáticos, es decir las operaciones y paréntesis y seleccionar con el ratón las
celdas con las que queremos operar.

Este tipo de expresiones son la esencia de la utilidad de la hoja de calculo, es decir situar los datos
de origen en unas celdas, y las operaciones en otras celdas distintas pero tomando el valor de esos datos a
través de sus direcciones de celda. Si una vez escritas las formulas modificamos el valor de los datos
originales, la hoja de cálculo actualizara automáticamente todas las operaciones, teniéndose siempre en
pantalla resultados reales. De hecho, este recálculo se realiza para todo el cuaderno cada vez que
aceptamos un contenido en una celda.

Si realizamos una operación no valida, por ejemplo dividir entre cero, en la celda aparece un aviso
de error, pero la expresión sigue siendo valida cuando solucionamos el problema, por ejemplo escribimos
un valor en la celda que hace de divisor.

4.3 COPIAR FORMULAS

El proceso utilizado para copiar fórmulas es el mismo que el utilizado para cualquier tipo de datos,
sin embargo el resultado obtenido será diferente.

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4.3.1 REFERENCIAS

Una referencia permite identificar un bloque o una celda determinada en una hoja de calculo,
mediante su dirección Ejemplo: A1, B2:B5.

Estas direcciones indican a Excel el lugar de la hoja donde localizar determinados valores.

4.3.2 REFERENCIA RELATIVAS

Al copiar formulas con Referencias relativas, Excel cambia las direcciones de bloque o celda,
adaptándose automáticamente a la posición que ocupa la celda que se ha copiado.

Ejemplo:

Al copiar la formula de la celda E4 en el resto de celdas de la columna E Excel actualiza su


contenido en función de la nueva posición de la formula copiada. De forma idéntica pasa con la fila 7 de los
totales por mes.

4.3.3 REFERENCIAS
ABSOLUTAS

Este tipo de referencias se


utilizan cuando se desea copiar
formulas y se desea conservar fija
una referencia de celda o bloque.
Para fijar una referencia absoluta se
utiliza el símbolo del dólar, $,
delante de la letra de la columna y
del número de la fila. La definición
de una celda en valor absoluto la
realizaremos con la tecla de
funciones F4 o escribiendo en la
formula el símbolo de $.

Por ejemplo:

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4.3.4 REFERENCISA MIXTAS

Este tipo de referencias se utilizan cuando se desea fijar como referencia absoluta solo una parte de
la dirección de celda o bloque, bien sea la columna o la fila. Por ejemplo, B$2+C$2

4.3.5 SERIES

Permite llenar a partir de un valor, una serie de números o fechas, el bloque seleccionado de forma
automática.

Para crear una serie activamos la opción de menú EDICIÓN+RELLENAR+SERIES. Aparece la


siguiente ventana en la pantalla:

En el botón SERIES se selecciona el lugar donde se introducirá la serie, en filas o columnas.

TIPO: Permite seleccionar entre los diferentes tipos de series disponibles, Lineal, Geométrica,
Cronológica, etc.

En el cuadro INCREMENTO se escribe el número en que aumenta o disminuye la serie.

LIMITE: Permite especificar el valor máximo de la serie.

4.3.6 LISTAS PERSONALIZADAS

Excel incorpora una serie de listas personalizadas con datos tipo texto, con lo que supone datos de
uso frecuente, por ejemplo los meses del año, los días de la semana, etc., de tal forma que con incluir en
una celda cualquier dato de esta lista, con el uso del botón de relleno rápido de la celda se puede trasladar
todo el contenido de la lista a otras celdas de la hoja.

El usuario de la aplicación podrá crear sus propias listas de datos.

La opción de menú que contiene esta posibilidad se activa desde el menú HERRAMIENTAS+
OPCIONES, pulsando sobre la pestaña de Listas personalizadas.

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En el cuadro de listas personalizadas aparecen todas las listas existentes, una de las opciones se
denomina Nueva lista y permite agregar listas desde esta ventana, pulsando sobre esta opción y con el
botón agregar el usuario podrá escribir sus propias listas en entradas de lista.

4.4 BUSCAR Y REMPLAZAR

Estas opciones permiten localizar celdas con texto o números y cambiar su contenido, podrán
utilizarse de forma conjunta.

BUSCAR

Permite localizar celda con el contenido indicado por el usuario. Para activar la búsqueda se activa
la opción de menú EDICIÓN + BUSCAR, aparece la siguiente ventana:
En el cuadro Buscar se escribirá el contenido que se desea encontrar en la hoja.

A continuación pulsando en el boto Buscar siguiente, ira localizando a lo largo de la hoja las celdas
que contengan el contenido antes especificado.

REEMPLAZAR

Desde la ventana anterior se podrá activar esta opción pulsando en el botón Reemplazar, o bien
con la opción de menú EDICIÓN+REEMPLAZAR.

Manual de Microsoft Excel XP (v. 2002) Página: 34


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La ventana de reemplazar es similar a la de buscar, esta incluye un cuadro donde se incluye el


nuevo texto.

La opción de reemplazar podría realizarse sobre todo el documento con el Botón Reemplazar todas,
o bien reemplazar solo en alguna celda determinada con la opción de Buscar siguiente, y a pulsando a
continuación el botón Reemplazar.

4.5 ORTOGRAFIA

Excel incorpora
un corrector ortográfico
que permite realizar una
revisión del Libro de
trabajo.

Para activar el
mismo se selecciona la
opción de menú
HERRAMIENTAS +
ORTOGRAFÍA, muestra
la siguiente ventana:

El corrector
localiza las palabras que
no contiene su
diccionario y las muestra
en el cuadro ortografía
ofreciendo en la parte inferior en el cuadro Sugerencias las posibles soluciones al error gramatical.

Los botones Omitir y Omitir todas se utiliza para mantener en el libro palabras que el corrector
detecta como error pero que para el usuario pueden no serlo.

Cambiar permite corregir el error y sustituirlo por la alguna de las sugerencias que presenta el
corrector.

Manual de Microsoft Excel XP (v. 2002) Página: 35


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El botón Agregar permite incorporar en el diccionario de Excel palabras que no contuviera el mismo.

Autocorrección realiza el cambio de forma automática incorporando en la celda la primera de las


sugerencias que ofrece la ortografía.

Manual de Microsoft Excel XP (v. 2002) Página: 36