INTRODUCCION

la falta de una infraestructura slida y estable ha hecho de la web un sistema de

informacin complejo, en donde, la gestin, mantenimiento y recuperacin de la
informacin, se ha convertido en un problema, no slo para los gestores, sino
tambin para los usuarios.
Para evitar la desilusin de las ventajas que nos brinda este nuevo entorno
electrnico, se han impulsado diferentes soluciones. La creacin de estndares
normalizados para el intercambio de datos electrnicamente, es la clave. Aunque
este intercambio ya exista, la aparicin de internet brinda muchas nuevas
posibilidades.
EDI automatizacin de flujo de trabajo, es la mecanizacin del proceso de datos.
Con la automatizacin de flujo de trabajo, los procedimientos y las operaciones
internas y externas estn computarizados.Las transacciones y acceso de las
empresas a travs de vas como las redes, conexiones directas selectivas, la web,
y todos se transmiten en diferentes formatos, incluyendo EDI, documentos con
formato propietario, FTP, fax, telefona, formularios en lnea, correos electrnicos y
acceder a la informacin convencional sobre las redes tradicionales. El objetivo
principal de EDI es permitir que el control de la eficiencia de la informacin y la
eficacia de la automatizacin de flujo de trabajo.Lo importante de EDI es un
trabajo eficaz para las empresas con la capacidad de prescribirrpidamente y
responder

variaciones.

El

proceso

de

flujo

de

trabajo

ha

hecho

convencionalmente la posibilidad de conectividad interna y externa, y ahora puede

ser utilizado para la creacin de redes entre organizaciones tambin.
El workflow, es un software que administra, ordena y regula el flujo de procesos
administrativos como tareas, actividades o procesos que deban realizarse en
secuencia o en paralelo, por dos o mas personas u organizacin. Esta herramienta
de gestin ayuda a planear, ejecutar y controlar todos los procedimientos
inherentes al negocio. Permite la sistematizacin de las actividades que componen
un negocio, mediante un flujo de informacin que define las tareas y sus

encargados, el tiempo dado para la ejecucin, las reglas preestablecidas y el

control del proceso en su conjunto.
Ayuda a los administradores a tener una visinmas global del negocio y de todos
los procesos que implica la realizacin de este controlando responsabilidades,
tiempos y sobre todo guiando de una manera gil y eficiente al personal para que
realice su labor de la mejor manera posible.
El tiempo a la hora de acceder y recuperar la informacin es mucho menor
usando una herramienta Workflow integrada con otros productos que
permiten el acceso computarizado a la informacin relacionada con el
workflow especfico, es decir, una reduccin importante en cuanto a costes y
un incremento de la productividad.

ORIGEN DEL EDI:

Estaformalidad de comunicacin, nace en la dcada de los aos 60, para realizar
negocios entre empresas u organismos, a raz de la falta de estndares de
informacin y del gran nmero de procesadores, sistemas operativos y protocolos
instalados. A finales de los aos setenta, principios de los ochenta, un grupo de
representantes industriales llamado Accredited Standards Committee procedente
de algunos pases, se empezaron a preocupar por desarrollar un lenguaje
comnque estandarizara los documentos comerciales y facilitar su comprensin
de forma inequvoca. Cada empresa tena sus propios modelos de documentos:
los mensajes "pedido" y "factura", por ejemplo, eran tan variados en su estructura
que se prestaban a interpretaciones errneas. De ah que su principal inters se
centrara en la seguridad y confianza. As fue como ensamblaron un sistema de
intercambio de datos slido y fuerte aunque tambin eran conscientes de que era
masivo y poco manejable.Es decir, que el comercio electrnico ha estado
alrededor de treinta aos girando en torno al EDI y prestando servicio a los
sectores de la industria y el comercio fundamentalmente. Se trata de un sistema
que nivela el proceso de comercio y el seguimiento estructurado de los
documentos comerciales como las rdenes de compra, facturas, etc.Si bien el EDI
nunca lleg a eliminar los documentos en soporte papel s que redujo
considerablemente el uso de los mismos. En consecuencia, se apreciaron
considerables errores escasos y ms rapidez en las transferencias.

QU ES EL EDI?
Con el nombre de Intercambio Electrnico de Datos o EDI,se refiere a cualquier
proceso de intercambio de informacin que se realiza electrnicamente y sin
necesidad de intervencin humana, es decir el intercambio de datos en formato
normalizado entre los sistemas informticos de quienes participan en unas
determinadas transacciones comerciales. Con esta denominacin, puede parecer
difcil diferenciarle del correo electrnico (e-mail), pues en ambos procesos se ven
implicadas

en

la

transmisin

de

mensajes

electrnicos

entre

sistemas

informticos. Pero el contenido y la estructura de estos mensajes no es la misma:

los e-mails no deben ser procesados de ninguna manera por el sistema de
recepcin en un formato capaz de ser ledo por el ordenador y de ser procesado
automticamente y sin equvoco.
Es decir, que a travs del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de
un entendimiento claro y predefinido, acerca de un negocio comn, que se lleva a
cabo mediante la transmisin de datos electrnicos. Esto es lo que hace
interesante al EDI, ya que de esta manera no se tendr que estar sujeto a los
estndares de varios proveedores o clientes.
El EDI consiste en incorporar un procedimiento de transmisin de informacin al
documento, para ahorrar:

tiempo: ya que la informacin viaja por redes de telecomunicacin

errores: pues el proceso est completamente automatizado y los ordenadores

se equivocan menos

dinero: pero depende de lo que cueste enviar los documentos.

SITUACION ACTUAL DE LOS ESTANDARES:

La evolucin de ese conjunto de transacciones normalizadas llev a dos
estndares:

ANSI X-12, que en 1970 fue el que se adopt en la industria americana como
resultado de la unificacin de criterios, a la vista de que cada sistema de
primera generacin utilizaba los protocolos de comunicacin de los
propietarios, y las diferencias entre los modelos de cada propietario daban
lugar a confusin. Es por ello, que el intercambio de datos se poda realizar
solamente entre empresas cuyos sistemas fueran compatibles.

EDIFACT, que es desarrollado en el continente Europeo. Pero en la ltima

reunin en las Naciones Unidas (ONU), se acord que el estndar
internacional fuera EDIFACT.

Aunque nos hemos referido al EDIFACT como el estndar de las Naciones

Unidas, esta normalizacin no es universal, pues hay empresas que utilizan sus
propios sistemas EDI para uso interno o para sus relaciones con grandes clientes.
Generalmente consisten en adaptaciones de EDI ya existentes, que se basan en
correo electrnico y son utilizados de forma espordica y en grupos reducidos.
Pero, en ocasiones ha sucedido que a partir de ah ha crecido el grupo y empiezan
a surgir problemas de incompatibilidad. Como consecuencia, muchos sectores de
la actividad econmica utilizan sus propios EDI.
Otro estndar muy conocido es ODETTE. Es una asociacin sin nimo de lucro
que, entre otras muchas actividades, define normas EDI para el sector del
automvil. La concepcin de Odette se inici originalmente en el Reino Unido en
1983.
El EDI desempea un papel fundamental en el modelo empresarial de muchas
industrias. Extrae directamente la informacin de las aplicaciones y transmite los
documentos en formato entendible por ordenador, utilizando lneas telefnicas y
otros dispositivos de telecomunicaciones, sin necesidad de emplear papel. Al
recibir un documento, los sistemas informticos receptores, cargan directa y
automticamente los datos, procesndolos e interactundolos. El texto armado
bajo estndar EDI, tiene establecidas las posiciones en las cuales se encuentra
cada uno de los datos que se requieren para elaborar las transacciones enviadas.
El software que se ejecuta tanto en los ordenadores remitentes como destinatarios
acta de traductor del formato propietario de la empresa o al formato normalizado
estndar empleado.
Los servicios de red ms comunes que puede utilizar una empresa para
intercambiar documentos EDI son:

Transmisin de datos por la red telefnica bsica

Redes pblicas de transmisin de datos

Redes de Valor Aadido

Redes privadas

Internet

La red telefnica bsica:

Adems de la comunicacin vocal, las lneas convencionales de telfono facilitan
la transmisin de datos entre terminales de las mismas caractersticas a
velocidades relativamente bajas. El uso de este servicio no requiere ninguna
contratacin adicional a la del servicio telefnico, por lo tanto, las partes se
comunican mediante modem a travs de lneas telefnicas normales con tarifas
normales. Esto puede ser vlido para un grupo pequeo de usuarios EDI, pero la
velocidad de transmisin es bastante lenta y al aumentar el nmero de usuarios,
surgen problemas de incompatibilidad del soporte fsico y lgico.
Redes pblicas de transmisin de datos:
El agente se conecta en su punto de acceso local a la red pblica de datos y
transmite sus datos dirigidos a un destinatario. El sistema de red conecta el punto
de salida de la red al destinatario y transmite los datos que le han dirigido. Una vez
en la red, la ruta elegida para el transporte de los datos y la proteccin de los
mismos ya no es responsabilidad de los comunicantes, sino de quien presta el
servicio de la red, que normalmente son las administraciones de telecomunicacin
de los distintos pases.
En lo tocante a los usuarios de servicios EDI, dentro de un mismo pas la
utilizacin de estas redes no constituye normalmente ningn problema, pero en el
mbito internacional pueden surgir algunos si los usuarios no se cien
escrupulosamente a las normas comunes o enlazadas de las mismas, ya que no
todos los pases aplican las normas comunes en la misma medida. Adems, hay
una total ausencia de apoyo y servicio a los usuarios. El prestador del servicio de

red cobra una cuota fija y una tarifa variable segn la duracin de la conexin a la
misma y el volumen de datos transmitido.
Redes de Valor Aadido:
En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones
informticas que actan a modo de interfaz con los datos locales y pueden
intercambiar informacin comercial estructurada. Establece como se estructuran,
para su posterior transmisin, los datos de los documentos electrnicos y define el
significado comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la informacin
necesitar un servicio de transporte: las VAN o Redes de Valor Aadido.
Las VAN son las que dan el servicio de almacenar la informacin que se enva o
se recibe. Es como un buzn seguro y confiable donde solamente la empresa que
contrata tiene acceso: usan protocolos de correo para transmitir los datos
comprimidos y encriptados sobre rutas seguras.
El software, que se ejecuta tanto en los ordenadores remitentes como en los
destinatarios, acta de traductor del formato propietario de la empresa al formato
normalizado o estndar empleado. Las empresas pagan las transmisiones por kilo
carcter, segn el nmero de caracteres que la VAN transmite o recibe, lo cual
puede llegar a ser caro para volmenes elevados.
Las redes establecidas por las VAN son privadas, por lo que la inversin inicial
para su establecimiento es muy elevado y los costes de mantenimiento son
grandes. Esto supone un obstculo muy importante para su uso por parte de
pequeas y medianas empresas, aunque sus clientes o proveedores sean
grandes empresas que tengan capacidad para utilizar EDI. Los costos de las
VANS varan:

Interconexin

Mensaje enviado o recibido

Por carcter enviado

Hora en que enves la informacin

Suscripcin anual

Suscripcin mensual

Renta del buzn

Mantenimiento anual

Redes privadas:
A una empresa le puede resultar ms interesante alquilar a las administraciones
nacionales de telecomunicacin de un pas, o de varios si resulta necesario, las
lneas necesarias que enlacen las dependencias de los usuarios. El coste final
depende ms del precio de las lneas alquiladas que del volumen de datos
transmitido. Son utilizadas normalmente por multinacionales con enormes
volmenes de datos que necesitan garantizar su seguridad. Aparte del elevado
coste de las lneas, existe el coste de los especialistas necesarios para establecer
y mantener los servicios de la red y prestar ayuda a los usuarios en todos los
puntos.
Internet:
La aparicin de Internet ofrece al EDI la oportunidad de ampliar las posibilidades
tecnolgicas para su uso mediante un sistema mucho ms econmico y sencillo.
Se trata de una red de transporte de datos de bajo coste y ofrece nuevas
oportunidades a las empresas para comunicarse con sus asociados.
Se necesitan unos sistemas de intervencin y verificacin como elementos
fundamentales de la implementacin de transacciones EDI a travs de Internet.

Con ello se sacrifican transacciones caras y fiables sobre las VANS a favor de una
interactividad inmediata de bajo coste y mejores comunicaciones.
A pesar de ello se trabaja en crear tecnologas para implementarEDI sobre
Internet, como por ejemplo: integridad de mensajes Internet, confidencialidad,
firma digital y aceptacin de los datos transferidos por el receptor.

BENEFICIOS Y DESVENTAJAS DE EDI:

Lo bueno de EDI es que al acordar un documento EDI, ambas partes entender
exactamente cmo el formato de archivo se parece, sin embargo, todava tienen la
opcin de hacer un trabajo personalizado y enviar algunos datos en el archivo de
sus socios comerciales previo acuerdo con el otro lado.Archivos EDI como lo
suficientemente abierta como para contener los campos obligatorios y campos
opcionales, por lo que una empresa puede establecer los campos opcionales para
lo que cada vez que quieren, con preferencia a algo que recuerda a la descripcin
del

campo.

Esta flexibilidad para enviar informacin entre sistemas informticos es vital

porque la mayora de las empresas que tienen relaciones con otras empresas
utilizan diferentes sistemas ERP por lo que cuando por fin se quiere empezar a
utilizar EDI pueden hacer eso sin ningn problema a pesar de que, tanto los
sistemas de ERP utilizan diferentes estructuras de base de datos y formato de
archivo para la importacin y exportacin de las rutinas.

Reduccin del tiempo administrativo del comprador

Mejores decisiones del comprador

Menos tiempo en la solucin de discrepancias de ordenes/ facturas.

Mejor informacin sobre el estrado de la orden de compra.

Ms oportunidades en compras alternativas

Menor tiempo dedicado a la conciliacin de diferencias/errores.

Ms tiempo para que los vendedores Vendan, en lugar de recoger pedidos.

Menos devoluciones de productos.

El 75% de la informacin dentro de una empresa es reingresada.

El 70% de los costos de elaboracin de un producto corresponden al manejo

de la informacin

El valor del trmite de las rdenes de compra disminuye considerablemente al

usar EDI.

El formato de archivo de intercambio electrnico de datos es complejo, tiene

muchos elementos, segmentos y documentos, por lo que cuando una empresa
quiere lograr una simple charla de envo y recepcin de un pedido y que ya cuenta
con un sistema informtico en el interior, pero que el sistema informtico no
"hablar" EDI , entonces por lo general tiene que ponerse en contacto con algn
otro proveedor de software que se especializa en el intercambio electrnico de
datos para hacer la integracin con EDI, que cost ms dinero en el paquete de
software, implementacin e integracin del software EDI y luego tener que pagar
una cuota mensual por el Administrador EDI para comprobar que todas las
transacciones EDI iban bien y que no hay errores.Si hay errores al administrador
EDI tiene que enviar algn tipo de informe a la empresa, que sepan que algo sali
mal.
Todos los gastos extra y tener dos paquetes de software, hacen que las cosas
caras y difciles de gestionar y sincronizar.

Costos de inicializacin del sistema elevados.

Contratos legales, contratar y pagar el coste de redes de valor aadido que se

utilizan para el envo de los mensajes.

Dedicar personal especializado a la gestin, envo y recepcin de los mensajes

Disear un complejo sistema de validaciones en la recepcin de los datos,

reenvos de los documentos no admitidos, etc.

Un alto desembolso econmico.

Complejidad

Desequilibrio en la asuncin de los costos

Implementacin del EDI:

EDI es la comunicacin electrnica entre dos equipos que se transfieren
documentos electrnicos regulados mundialmente por dos grandes estndares,
ANSI X-12 y EDIFACT, eliminando el uso del papel y automatizando los procesos
de Comercio Electrnico entre empresa pblicas o privadas, con la mnima
intervencin humana
Los documentos electrnicos estndares tienen informacin ya previamente
acordada entre esas instituciones o empresas, de tal manera que t los puedes
implementar en todas las industrias.
6.1. Requerimientos:
1. Software traductor, que lo que hace es transformar un archivo ASCII a un
formato EDI y viceversa.
2. Software de comunicaciones para enlazarte con la VAN
3. Contratar un servicio de VAN con un Proveedor autorizado (IBM, Sterling,
General Electric, AT&T etc.).
4. Un socio comercial para la transferencia de Informacin (Partners)
5. Documento Electrnico a intercambiar (Previa reunin con tu Partner)
6. Mapeo del documento a intercambiar informacin que se enva o recibe
7. Contrato (acuerdos mutuos), que establecern ambos socios comerciales para
el intercambio de informacin

Plan de contingencias
Interfaz de comunicacin entre los sistemas y EDI

Costes:
EDI
Alta en el servicio

35.000

Aplicacin software de usuario

300.000

Mantenimiento anual

50.000

Cuota mensual de uso

8000ptas/mes

COMPONENTES DEL EDI

EDI es la integracin de 3 componentes bsicos en una red de flujo de
informacin. Estos 3 componentes son: estndares, software y un medio de
comunicacin.

EDI ESTNDAR

Como fue definido anteriormente, EDI es la transmisin de datos en un formato

estructurado de organizacin a organizacin, computadora a computadora. Este
formato es obtenido a travs del uso de estndares propios de EDI, que consisten
en reglas y guas que establecen la sintaxis bsica para formatear la informacin
electrnicamente. As como el espaol tiene palabras (vocabulario) y una forma de
ordenar estas palabras (gramtica y sintaxis) el EDI tiene su vocabulario y sintaxis.
Los estndares son crticos en la operacin de EDI. No debe haber ambigedad
en el contexto o estructura de las palabras. Existen dos tipos de estndares:
propietario y genrico. Los estndares propietarios son guas para la
comunicacin electrnica que son nicos a una compaa y sus socios
comerciales. Debido a que los estndares varan de compaa a compaa, los
proveedores tienen que manejar diferentes guas de formateo.
Los estndares genricos son usados por las compaas a nivel de una industria,
nacin o, a nivel mundial. Existen estndares desarrollados por industrias
especficas (ej.: industria del transporte, del warehouse y de las golosinas en
Estados Unidos); existen estndares a nivel nacional como el desarrollado por
ANSI (American National Standards Institute), el cual es conocido como el ANSI
ASC X12. Este ltimo es el ms usado en Estados Unidos.

SOFTWARE EDI

Los estndares ofrecen un lenguaje comn para las comunicaciones, pero debido
a que pocas compaas han estructurado sus datos internos en un formato
estndar general, es necesario un mecanismo para traducir la informacin de una
compaa en un formato homogneo.
Una de las funciones del software es la extraccin de datos desde una base de
datos de aplicacin. Por ejemplo, en una orden de compra la informacin se debe
obtener desde varios archivos. Esta funcin se llama conversin de datos o

extraccin de datos y la misma requiere programacin, ya que la base de datos de

cada compaa es nica. Una vez que los datos son extrados, el prximo paso es
formatearlos al estndar apropiado. Este paso es llamado formateo o generacin
de la transaccin. Finalmente, una vez que el set de transmisin fue generado,
debe ser comunicado al socio comercial. Esto es realizado por el software.

MEDIOS DE COMUNICACIN

Los estndares proveen el lenguaje y la estructura de EDI, y el software traduce

los datos en el estndar apropiado. El componente final del EDI es el medio de
comunicacin. El envo de informacin se realiza a travs de VANS (Value Added
Network).
La funcin de las VAN es transmitir informacin de manera similar a la de un
correo tradicional. Cuando se usa la VAN, el remitente enva un mensaje
electrnico a la misma, la cual ordena los mismos por receptor y los almacena en
un mailbox designado previamente. El receptor puede recibir todos los mensajes a
una hora determinada, o puede llamar a la VAN para recibir el correo. Con la VAN
no existe un enlace directo entre compaas; el enlace es entre los participantes y
las VANS.
Las VAN ofrecen servicios de in-net translation (traduccin desde el lenguaje de la
compaa a un formato estndar), encriptacin y autenticacin (verificacin de la
identidad del remitente e integridad respecto a que la informacin no es cambiada
durante la transmisin), e informes de control. Otro servicio ofrecido por las VAN
es el de la conversin a papel: los sistemas de conversin son una manera de
comunicarse con socios comerciales que no tienen EDI. Las VAN convierten la
informacin electrnica a papel y la transfieren por ejemplo, va fax.
Un ejemplo bsico.
1. Un distribuidor necesita determinadas piezas de recambio para un coche.
Mediante un ordenador y un software EDI, enva un mensaje al ordenador de la
fbrica solicitando las mismas.
2. El ordenador de la fbrica toma nota de la cantidad y referencias de los
repuestos. Si estn disponibles, genera una factura con todos los datos de la
peticin y despacha el pedido.

DEFINICIN DEL WORKFLOW

Workflow, se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecucin de una tarea o
trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un
proceso de negocio. Su definicin y control puede ser manual, informatizado o
mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el
proceso

de

negocio.

Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del

Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la
descentralizacin

de

las

actividades

administrativas

comerciales.

La evolucin de Workflow consiste en buscar la mxima automatizacin de los

procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales
los documentos, la informacin o las tareas pasan de un participante a otro, segn
unas

normas

procedimientos

previamente

definidos.

A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software,

muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestin de imagen,
sistemas de gestin de documentos, sistemas de correo electrnico o de bases de
datos.

ORGENES DEL WORKFLOW

El workflow como concepto nace de la unin de tres corrientes que en forma

separada buscaban un objetivo comn; prestar ayuda para el trabajo grupal.

La primera de estas corrientes est basada en la " coordinacin del trabajo de las
personas", que fue desarrollado por Fernando Flores en un innovador software
que logra de manera eficaz la comunicacin entre los involucrados en una tarea

especfica. Un ejemplo de esto es el correo electrnico, que permita el envo de

mensajes por medio de un computador.

Una segunda corriente la constituyen las "imgenes", como medio de transporte y

proceso de la informacin. Esta corriente es ms nueva que la anterior y viene
dada por la ltima tecnologa, como multimedia.

La tercera corriente es aquella que "automatiza los tramites" logrando un mayor

ordenamiento del trabajo. Esta corriente es ms general que las anteriores, porque
se puede lograr estableciendo esquemas de trabajo y se puede lograr implementar
en cualquier tipo de organizacin.

CARACTERISTICAS

Establece mecanismos de control.-

Favorece la eliminacin de la burocracia.- ayuda a mejorar la gestin de

la empresa, eliminando la acumulacin innecesaria de papeles y agilizando
los trmites administrativos al interior de ella.

Fortalece el control de la gestin.- el acceso que tiene el ejecutivo ala

informacin que fluye a travs de workflow le permiten la deteccin o
evolucin de los problemas en forma oportuna.

Permite una adecuada coordinacin e integracin.- facilita una ptima

coordinacin e integracin entre personas, comunicacin, procedimientos y
sistemas de informacin.

Es una tecnologa con facilidad de uso.- su desarrollo en ambientes

conocidos, como por ejemplo Microsoft Windows, considera toda su
amistosidad y minimiza, por lo tanto, el costo del entrenamiento a los
usuarios, as como la presencia de especialistas en su administracin.

VENTAJAS DE WORKFLOW

Reduccin de tiempo.

Atencin de consultas.

Seguridad en sus operaciones.

Disponibilidad de informacin.

Acceso de informacin.

DESVENTAJAS DE WORKFLOW

Anlisis largo y difcil.

Limitaciones impuestas por el software.

TIPOS DE WORKFLOW

De Produccin: Tarea principal y nica de los usuarios, velocidad de

transferencia, flexibilidad y escalabilidad poco importante.

Colaborativo: Administracin de Documentos Electrnicos, Diseos

Arquitectnicos o de Ingeniera.

Administrativo: rdenes de compra, Solicitudes, Crditos, BackOffice

Internet, etc. Es el segmento ms grande del mercado de Workflow.

FASES DEL WORKFLOW

Las fases que sern definidas para el workflow son fundamentalmente cuatro:

1.- El cliente realiza la peticin o el ejecutor, una oferta.

2.- Se realiza la negociacin hasta que se llega a un acuerdo en torno a las

condiciones de satisfaccin y tiempo de terminacin (fin) que han sido
presupuestados.

3.- El ejecutor realiza su trabajo prometido y deber reportar el cumplimiento de la

accin que le fue solicitada.

4.- El cliente deber en esta fase declarar su satisfaccin con el trabajo realizado
por el ejecutor o bien manifestar su desacuerdo.

A cada fase le corresponde, por lo tanto, un acto lingstico donde se dan a

conocer cada una de las peticiones y/o respuestas del proceso en cuestin, y dos
actores (cliente y ejecutor).

Los datos asociados a estos actos lingsticos o conversaciones sern ingresados

en formularios diseados por o en workflow, los que sern llenados por los
usuarios autorizados de acuerdo a las caractersticas y peticiones que en ellos
figuren.

DESARROLLO DEL WORKFLOW

Para que workflow se pueda implementar en una empresa, es necesario que se

cumplan condiciones mnimas, relacionadas bsicamente con su tamao (que por
su estructura haya necesidad de coordinacin) y con la infraestructura
computacional necesaria. Esto significa que todos los que participan en el flujo de
trabajo, deben contar con un computador conectado a una red, con el fin de ir
registrando las actividades que realizan.

Una vez que se cuenta con esto, se debe escoger el tipo de herramienta de
workflow a emplear, debido a que stas se presentan en la actualidad en lo que
podra denominarse "capas".

En la primera se encuentran las herramientas que permitan disear un flujo de

trabajo en forma grfica, permitiendo que cada uno de los integrantes de ste
puedan reportar el avance y trmino de su parte mediante correo electrnico.

El flujo diseado de esta forma, es aplicado al proceso sin efectuar modificaciones

a la forma actual en que se desarrolla y stas slo se realizan cuando detectan sobre la marcha - los lugares concretos donde los cambios podran agilizarlo.

En la segunda "capa" del workflow se encuentran herramientas que agregan otras

capacidades a las del diseo de workflow, tales como manejo de bases de datos
en las que se rene la informacin que es utilizada en el proceso.

En la tercera "capa" de esta tecnologa se encuentran los productos que estn

diseados para constituirse en herramientas de programacin de flujos de trabajo,
que cuentan con las capacidades de las capas anteriores, pero que adems
permiten el uso de otras aplicaciones que sacan provecho de este tipo de
actividades.

USOS Y APLICACIONES DELWORKFLOW

El Workflow es utilizado en procesos donde los documentos y la informacin se

administran electrnicamente basados en un conjunto de reglas previamente
establecidas. Esto permite consultar rpidamente el estado actual de un
documento dentro del proceso. Se utilizan en procesos back office como
calificacin de expedientes diversos: crditos, contabilidad, admisin, licencias,
entre otros. Organizaciones como Bancos, Ministerios, Notarias, Medios de
Comunicacin, imprentas, la lista es enorme usted decide donde quiere
automatizar.

EJEMPLO INTERNET EN UNA EMPRESA

Se tiene a una persona (llammosle "cliente") que entra a un shopping electrnico

(de esos que hacemos en Servicios Internet). Revisa el catlogo de productos que
ah se exhibe; elige un par de productos y "postea" un pedido. La tiendita le pide
sus datos generales, los datos de la tarjeta de crdito y le dice "gracias por tu
compra". Hasta aqu es donde llegan la gran mayora de las tiendas. La diferencia
viene a continuacin.

Una vez que se coloca el pedido, la tienda enva un mensaje (un mensaje de
correo electrnico, digamos), formateado de manera especial, a un "repositorio de
datos". En respuesta a este mensaje, el repositorio de datos lleva a cabo las
siguientes acciones de manera automtica:

1.- Le responde al CLIENTE, mediante el envo de un mensaje de correo

electrnico, dicindole "gracias por tu compra".

2.- Inserta un registro en una base de datos de Pedidos, en donde se consignan

todos los datos del pedido.

3.- Revisa, de manera automtica, la tabla de existencias del Almacn, para ver si
hay en existencia la mercanca que fue solicitada. En caso de que no haya, integra
la mercanca solicitada a una requisicin de compra. En caso de que si haya,
reserva la mercanca y coloca una solicitud de salida de mercanca.

4.- Cuando la mercanca salga del almacn, le informa al CLIENTE para que sepa
que su pedido va en camino.

Observe que lo interesante de esto es que una vez colocado el pedido, se llevan a
cabo, DE MANERA AUTOMTICA, una serie de procesos internos en la
organizacin, en los que se sigue (Workflow) el proceso de satisfaccin de un
pedido hecho por un cliente. Interesante,

EJEMPLO INTRANET EN UNA EMPRESA

Este ejemplo es aplicable a una oficina como la nuestra. Supongamos que un

trabajador de Su Empresa tiene asignada una cierta cantidad de dinero mensual
para que compre papelera a discrecin. Bajo el escenario de Mensajera y
Colaboracin, lo que hara sera lo siguiente.

1.- Abre Outlook y llena un formulario en el cual especifica que necesita una caja
de CDs, dos paquetes de lpices y 10 carpetas. Oprime "Post".

2.- El mensaje se encarga de colocar un pedido a Paol, en el cual se indica que

Juanito Prez quiere "una caja de CDs, dos paquetes de lpices y 10 carpetas".

3.- Si hay existencias en el Almacn, entonces le responder de inmediato (y de

manera automtica) dicindole "tu material va en camino".

4.- En caso de que no haya en existencia el material solicitado, se le avisar que

no hay en estos momentos, y ser enviado a Abastecimientos un mensaje (de
manera automtica) haciendo la Solicitud de Compra del material.

Observe que lo interesante de todo esto es la manera en la que los procesos

administrativos (compras, pedidos, etc.) se ejecutan de manera automtica.