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PRESENTACION

WORKFLOW - Flujo de trabajo


Qué es el Workflow?

El workflow o flujo de trabajo,


consiste en el estudio de aspectos y
operacionales de una actividad de
trabajo.

Se define como un sistema de secuencia de tareas, las cuales son organizadas y


controladas en un proceso de negocio, se enmarca dentro de las tecnologías de
coordinación, orientadas a satisfacer necesidades de grupos de personas con
tareas que les son comunes.
Evolución del Workflow

La evolución de Workflow
consiste en buscar la máxima
automatización de los procesos
de trabajo y el control total de
las diferentes etapas, durante las
cuales los documentos, la
información o las tareas pasan de
un participante a otro, según
unas normas o procedimientos
previamente definidos.

A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software,


muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen,
sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo electrónico o de bases
de datos.
Cómo aplica Workflow dentro de las organizaciones?

Workflow se está transformando cada vez


más en un factor clave para el éxito al
enfrentar mercados que cambian
rápidamente.

El cambio constante del comportamiento


del cliente es porque espera bajos precios
con productos más especializados y bien
adaptados a sus necesidades.

Como resultado, las compañías enfrentan desafíos constantemente para adaptarse a


estos cambios, no se trata sólo de optimizar sus procesos. Muchas compañías se
analizan a sí mismas para optimizar dichos procesos, lo cual las ha llevado a la
reingeniería de procesos de negocios.
Razones para construir Workflow

• Mejora la atención al cliente, siendo este la


razón de ser de una empresa.

• Obtiene mejores repuestas frente a los


procesos, logrando mayores beneficios.

• Le permite a organizaciones utilizar menos


mano de obra.

• Se pueden elaborar trabajos en menos


tiempo, y de esta forma ser más eficientes y
eficaces.

• Disminución del uso de papel.


Cómo funciona?

La función del Workflow, es


sencilla, básicamente se tiene que
configurar las acciones que se
quieran automatizar, en una
interfaz.

La idea es crear un flujo de trabajo que vaya realizando diferentes tareas, una
tras otra, hasta conseguir la automatización que se busca, una vez completadas
las acciones, se puede guardar el flujo y se puede ejecutar siempre que se
quiera realizar una tarea.
Beneficios del Workflow

Su aplicación permite que todas


las actividades de la empresa
sean sistemáticamente
planificadas y controladas, y la
comunicación entre los
departamentos se vuelva más
eficiente, en consecuencia el
flujo de trabajo de la compañía
será optimizado
continuamente.

De esta manera, se eliminan los obstáculos administrativos durante todo el


proceso, lo que inevitablemente genera una reducción de costos para la
empresa, y se gana mucho en eficiencia, que de forma exponencial, aumenta la
productividad.
Ventajas del Workflow

• Mejora el servicio a sus clientes.

• Asegura el cumplimiento de sus


estándares de calidad y procedimientos.

• Optimiza sus recursos.

• Proporciona el estado real de sus


procesos en cada momento.

• Mejora la planificación interna y la


organización.

• Mejora la productividad general y de


cada empleado.
Desventajas del Workflow

 Requiere de un análisis complejo


y difícil de realizar.

 Limitaciones impuestas por el software.

 Alto costo para poder ser implementado.