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NDICE 1 2 3 4 INTRODUCCIN .................................................................................................. 3 CONCEPTOS BSICOS ....................................................................................... 4 MEN WORKFLOW ............................................................................................ 6 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA...................................................................... 8 4.1 4.

2 5 DEFINICIN DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ............................................ 8 VISIN GENERAL ............................................................................................. 12

BUSINESS OBJECT REPOSITORY ................................................................ 13 5.1 PROPIEDADES DEL OBJETO ............................................................................... 14 5.2 NUEVO TIPO DE OBJETO ................................................................................... 19 5.3 ATRIBUTOS NUEVOS ........................................................................................ 21 5.4 EVENTOS NUEVOS ............................................................................................ 27 5.5 MTODOS NUEVOS .......................................................................................... 32 5.6 MACROS Y ATRIBUTOS .................................................................................... 46 5.6.1 Definicin atributos ................................................................................ 46 5.6.2 Obtener valores de atributos de la base de datos .................................. 47 5.6.3 Obtener valores de atributos de tipo objeto ........................................... 48 5.6.4 Recuperacin atributos clave ................................................................. 50 5.6.5 Recuperacin parmetros de los mtodos .............................................. 50 5.6.6 Asignacin parmetros salida mtodo ................................................... 51 5.7 STATUS TIPO DE OBJETO .................................................................................. 52 5.8 INSTANCIACIN DE UN OBJETO ........................................................................ 53

6 7 8

DEFINICIN GENERAL DE WF ..................................................................... 56 CONTAINERS ..................................................................................................... 58 TAREAS ................................................................................................................ 61 8.1 CREACIN DE TAREA SIMPLE .......................................................................... 61 8.2 CREACIN WORKFLOW ................................................................................... 79 8.2.1 Pasos de varias lneas .......................................................................... 100

ROLES................................................................................................................. 109 9.1 CREACIN DE PAPELES .................................................................................. 110 9.1.1 Funcin a ejecutar ................................................................................ 113 9.1.2 Competencias ....................................................................................... 117

10 11 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5

SUPERVISIN DE FECHAS ....................................................................... 126 EVENTOS ....................................................................................................... 127 PARAMETRIZACIN DE GENERACIN DE EVENTOS ......................................... 128 MODIFICACIN DE DATOS MAESTROS DE PERSONAL ...................................... 129 DOCUMENTOS DE MODIFICACIN .................................................................. 133 GESTIN DE STATUS ...................................................................................... 137 OTRAS MANERAS DE LANZAR UN EVENTO ..................................................... 142

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11.6 11.7 12 13 13.1 13.2 14

ACOPLAMIENTO DE EVENTOS ........................................................................ 143 CONDICIONES DE INICIO ................................................................................ 144 ASISTENTES ................................................................................................. 150 CUSTOMIZING ............................................................................................. 151 PARAMETRIZACIN AUTOMTICA ................................................................. 151 PREFIJOS ........................................................................................................ 152 MONITORIZACIN Y ANLISIS ............................................................. 154

14.1 WORKFLOWS PARA OBJETOS ( SWI6 / SWI14 ) ............................................. 154 14.2 ANLISIS DE WORKITEMS ............................................................................. 157 14.2.1 Work items por tarea ( SWI2_FREQ ).................................................. 158 14.2.2 Anlisis workload ................................................................................. 159 14.3 TRACE EVENTOS ............................................................................................ 160 14.4 GESTIN ........................................................................................................ 164 15 15.1 15.2 15.3 16 16.1 16.2 16.3 16.4 SISTEMAS DE INFORMACIN (WIS) ..................................................... 166 CONFIGURAR EL WIS .................................................................................... 167 RELLENAR EL WIS ........................................................................................ 167 CONSULTAR EL WIS ...................................................................................... 167 BUSINESS WOKPLACE .............................................................................. 168 ANEXOS ......................................................................................................... 170 TRANSMISIN DE WORKITEMS ....................................................................... 172 SUPLENCIAS................................................................................................... 174 REFRESCAR ENTORNO ORGANIZATIVO ........................................................... 177

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1 Introduccin
SAP Business Workflow es una herramienta de SAP para automatizar y coordinar procesos funcionales entre aplicaciones, que ocurren frecuentemente de una forma similar o idntica, con la participacin de varias personas o departamentos y que requieren un alto nivel de participacin. Un sistema de Gestin Workflow facilita el procesamiento de procesos estructurales, y la automatizacin de tareas. El Workflow en SAP se caracteriza por: Estar basado en los Business Objects de SAP y en la programacin orientada a objetos. Integrar las herramientas de PD y HR con la ejecucin de circuitos de negocio. Estar incorporado en un nivel de integracin sobre el nivel de transacciones. No cambiar ni restringir la funcionalidad y operabilidad de las transacciones existentes. Ni aadir funcionalidad ( a nivel de mdulos ) no existente en SAP. Realizar a travs del Office de entrada (Inbox) de SAP las tareas de cada usuario y no necesitar trabajar desde el men Standard. Permitir ejecutar las tareas desde aplicaciones externas a SAP.

Las ventajas que proporciona un sistema workflow son las siguientes: Reduce la complejidad de los procesos empresariales. Incrementa la responsabilidad individual de los empleados. Agiliza la actividad interna y externa de la empresa. Reduce el papeleo. Mejora la calidad del trabajo. Es aplicable a la prctica totalidad de los procesos empresariales. Perfectamente integrado en la funcionalidad estndar SAP. Proporciona informacin muy detallada sobre los procesos internos realizados en el sistema a travs del WIS (Workflow Information System).

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2 Conceptos bsicos
Tipos de objeto: Los tipos de objetos son definidos con sus mtodos, atributos y eventos en el Repositorio de Objetos (BOR: Business Object Repository).. Es la Unidad bsica de un proceso de workflow. Identifica la entidad a procesar por el flujo de trabajo. Por ejemplo: Material, proveedor, pedido,. Evento: son seales que desencadenan acciones: por ejemplo el inicio del workflow. Workitem: Mensaje que le aparece a un usuario en el Inbox del Workflow, correspondiente a un paso de workflow cuya ejecucin es de su competencia. Cuando el usuario hace doble click en el workitem, puede ejecutar el paso de workflow. Carpeta entrada del workflow (Inbox): Es donde van a aparecer los mensajes workflow (workitems) cuando stos se produzcan. A travs del Inbox ejecutaremos los diferentes pasos del workflow. Tarea: es la ejecucin de un mtodo sobre un objeto ( Ej.: visualizar pedido). Es el componente esencial del flujo de proceso. Modelo de Workflow: Definicin y flujo de proceso de un conjunto de tareas. Estructura organizativa: Define el plan organizativo de la empresa. Esto nos permitir asignar usuarios SAP a cada paso del workflow.

Nomenclatura utilizada en funcin del tiempo de ejecucin / definicin: DEFINICIN Tipo de Objeto = Entidad a procesar. Ej. EMPLOYEET (Empleado) Tarea = Accin a realizar con un objeto. Ej. TS 20000153 Encontrar empleado EJECUCIN Objeto = Instanciacin del Tipo de Objeto. Ej. Empleado 0000184 Workitem = cualquier Tarea que est instanciada. Ej. Encontrar empleado 0000184 Instanciacin de un Workflow Ejecucin concreta Ej. Encontrar y bloquear empleado 0000184 Agentes Seleccionados = son las personas que se seleccionan para realizar una tarea en tiempo de ejecucin Ej. Tarea se ejecuta slo para jefe de rea del rea de empleado del workflow

Definicin de un Workflow = Conjunto de tareas relacionadas. Ej. WS 01200003 Encontrar y bloquear empleado Agentes Posibles = son todas las personas que pueden ejecutar una Tarea Ej. Tarea ejecutable por cualquier posicin con funcin de jefe de rea.

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Esquema de funcionamiento

Ejemplo sencillo de Workflow: Alta empleado

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3 Men workflow
Toda la funcionalidad de workflow la podemos encontrar en:

Si no deseamos trabajar desde el men principal, a travs de SWLD accedemos a un men especfico para workflow:

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A partir de ahora trabajaremos desde este men.

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4 Estructura organizativa
La estructura organizativa es necesaria para asignar responsabilidades sobre cada una de las tareas del Workflow. Podemos definir a travs de las herramientas de Workflow una estructura organizativa especfica sin necesidad de crear una en el mdulo de PD, aunque es aconsejable utilizar la misma para evitar doble mantenimiento. Una estructura organizativa puede utilizarse, y es lo ms conveniente, en varios workflows. Tal y como hemos mencionado anteriormente, la estructura organizativa servir para definir las responsabilidades de cada paso del proceso, que podrn ser uno o ms usuarios. El usuario que primero atrape el workitem ser el que ejecute la tarea. Para la implantacin de estructuras organizativas no es necesario tener el mdulo de RRHH. Podemos representar la estructura de la organizacin o de la empresa mediante la herramienta proporcionada por el WF. De esta forma podremos asignar responsables a las tareas de forma dinmica a travs de un puesto de trabajo, funcin, unidad organizativa, usuario, etc. Para ello tendremos que definir: UNIDAD ORGANIZATIVA (O): Jerarquas empresariales Ej. Departamento de Administracin de Personal FUNCIN (C): Tareas generales asociadas en la empresa una determinada posicin Ej. Director de rea, Jefe de Dpto., Secretaria... POSICIN (S): Lugar ocupado por una persona para desempear una funcin Ej. Jefe Dpto. Compras, Secretaria Dpto. RRHH... USUARIO (US): Usuario SAP destinatario de la tarea Ej. Usuario nmero E00000184 PERSONA (P): Personas de la estructura organizativa Ej. N de personal 00000184

4.1 Definicin de una estructura organizativa


Toda la gestin de estructura organizativa la encontraremos:

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A partir de la transaccin PPOSE definiremos la estructura organizativa procediendo de la siguiente manera: 1. Crear las unidades organizativas (O) y situarlas por ordenacin jerrquica.

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2. Crear las posiciones y funciones. Colgar las posiciones (S) de cada unidad organizativa, y asignar a funciones a cada posicin. Las funciones no tienen relevancia a la hora de encontrar el responsable de la tarea.

3. Luego se realiza la asignacin de usuarios (US) y/o personas (P) a las posiciones.

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4. Es posible designar una de las posiciones de cada unidad organizativa como su responsable.

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Las tareas podrn ser direccionadas dinmicamente al responsable de la unidad organizativa del usuario que ejecut el ltimo paso. Existen funciones en SAP que a partir de una posicin o usuario o persona, calcula su responsable de unidad

4.2 Visin general

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5 Business Object Repository


La arquitectura del Workflow est basada en el Tipo de Objeto. Un tipo de objeto cumple las propiedades necesarias e imprescindibles de la programacin orientada a objetos: encapsulamiento, herencia y polimorfismo.

La herramienta que proporciona SAP para crear, modificar o visualizar objetos es el Business Object Builder y la encontraremos en la transaccin SWO1:

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En la pantalla siguiente escribiremos el nombre del objeto:

5.1 Propiedades del objeto


Un tipo de objeto contiene los siguientes elementos:

DATOS BSICOS: Relaciones con supertipos, status. Atributos y mtodos por defecto.

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Obtendremos los datos bsicos haciendo doble-click sobre el cdigo del objeto.

INTERFACES: Atributos, mtodos y eventos predefinidos. CAMPOS CLAVE: Identificacin de un objeto.

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ATRIBUTOS: Son las propiedades de un objeto. Pueden hacer referencia a otro objeto. Pueden servir para controlar el flujo de proceso de un Workflow (condiciones), tambin pueden hacer referencia a un campo de la BD ( cdigo autogenerado) o pueden ser virtuales (cdigo ABAP de cliente) y pueden ser multilnea (infotipos 0008 vigentes en un ao).

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MTODOS: Son las acciones permitidas sobre un objeto. Encapsulan la funcionalidad de la aplicacin SAP y el cdigo es transparente para el usuario. Hacen referencia a transacciones, mdulos de funcin, etc. Pueden ser sncronos o asncronos. Mtodos sncronos: el mtodo es llamado, asume el control del proceso y confirma el resultado del proceso. Permiten parmetros import y export, resultado y excepciones. (Ej.: visualizar material). Mtodos asncronos: el mtodo es llamado y corre sin conexin al emisor. Slo permite parmetros import y no confirma resultado (Ej.: crear material)

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EVENTOS: Describen el cambio en el status de un objeto. Slo son definidos en el tipo de objeto, pero son disparados fuera del tipo de objeto, en la aplicacin. No poseen cdigo implementado.

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La definicin de este tipo de objeto quedar implementada en un programa ABAP. Dicho programa podr ser editado siempre que queramos, para realizar las modificaciones oportunas. Todo tipo de objeto va a tener un programa ABAP asociado. Si no existe el tipo de objeto que necesitamos para el workflow podemos crearlo a partir del Business Object Builder. Observacin: Todos los elementos que aparecen con el smbolo obsoletos y no se recomienda su utilizacin.

quieren decir que estn

5.2 Nuevo tipo de objeto


Si un Tipo de Objeto no cumple todas las funcionalidades necesarias para nuestro Workflow podemos crear un Subtipo para ese Tipo de Objeto que heredar todo su cdigo, propiedades y funcionalidad (ej. ZBUS1001) y aadirle nuevos atributos, mtodos y/o eventos. Para ello procederemos de la siguiente manera: desde la transaccin SWO1 escribiremos el tipo de objeto principal y con el botn subtipo deseado. crearemos el

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Nos aparece la siguiente pantalla donde indicamos: Tipo Objeto: Nombre interno del nuevo objeto Objeto: Nombre descriptivo del objeto Denominacin: Denominacin del objeto, con un valor que permita su bsqueda con facilidad Descripcin breve Programa: Nombre del programa en el que quedarn implementados los atributos y mtodos del objeto Aplicacin: Entorno empresarial al que pertenece el objeto.

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Una vez cumplimentados los campos tenemos el objeto creado.

A este objeto podemos aadir: Interfaces Atributos Mtodos Eventos

5.3 Atributos nuevos


Nos situamos sobre la carpeta atributos

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y con el botn de crear

nos aparece la siguiente pantalla:

El atributo a aadir puede ser un campo del diccionario ABAP, diremos si o no segn proceda Si es un campo del diccionario ABAP, nos aparecer una pantalla en la cual indicaremos la tabla a la que pertenece el campo. Al hacer Enter obtendremos la lista de campos de esta tabla, con los ya asignados marcados.

Marcaremos el campo que deseamos introducir, por ejemplo BSTME, y haremos enter otra vez. Nos aparece la siguiente pantalla con la informacin del campo a introducir,

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y con el botn

ya tenemos dado de alta el atributo nuevo

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Si el atributo no corresponde a un campo del diccionario ABAP nos aparecer la siguiente pantalla:

En ella indicaremos las caractersticas del atributo, por ejemplo, lista de los centros en los que est dado de alta el material.

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Una vez dado de alta el material debemos implementarlo. Para ello nos situamos sobre el atributo creado

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y con el botn

nos aparecer la siguiente pantalla:

Diremos que si y obtendremos el cdigo de programa donde indicaremos de donde se obtiene dicha informacin.

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5.4 Eventos nuevos


Nos situamos sobre la carpeta eventos

y con el botn de crear nos aparece la siguiente pantalla, en la que indicaremos el identificador del evento, la denominacin y la descripcin:

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Una vez creado el evento podemos asignarle parmetros. A travs de los parmetros pasaremos la informacin al workflow. Nos situamos sobre el evento y a travs del botn siguiente pantalla: nos aparece la

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Con el botn nos aparece, al igual que los atributos, la posibilidad de crear los parmetros a partir del diccionario ABAP.

Indicamos la tabla del diccionario y seleccionamos los campos correspondientes a los parmetros

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Para cada campo indicamos el identificador, la denominacin y el significado y con el botn crearemos el parmetro

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As tendremos los parmetros creados:

5.5 Mtodos nuevos


Nos situamos sobre la carpeta mtodos

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y con el botn de crear

nos aparece la siguiente pantalla:

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Nos aparecer la opcin de crear el mtodo como modelo de un mdulo de funciones. Si creamos el mtodo como mdulo de funciones deberemos indicar el mdulo de funcin a utilizar como modelo, el nombre del mtodo, la denominacin y la descripcin breve, y los atributos:

Pasamos a la siguiente pantalla donde nos aparecern los parmetros del mtodo, que se crearn automticamente a partir de los imports, exports, y tablas de la interfaz del mdulo de funciones:

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pasamos a la siguiente pantalla donde acabaremos de implementar el mtodo:

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y as habremos creado el mtodo:

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con el botn vemos el cdigo del mtodo generado, donde podremos realizar las modificaciones que consideremos oportunas:

Si no creamos el mtodo como modelo de un mdulo de funcione nos aparecer la siguiente pantalla:

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En ella indicamos el nombre del mtodo, la denominacin, la descripcin breve y los atributos.

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En la pestaa ABAP identificamos a el mtodo con el objeto a ejecutar: transaccin, report,...

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As tenemos creado el mtodo

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Una vez creado el mtodo creamos los parmetros de la misma manera que lo hemos hecho para los eventos

Indicamos la tabla de base de datos y marcamos los campos que definirn los parmetros:

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Informamos las caractersticas de los parmetros:

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y as tenemos creados los parmetros:

Ahora debemos implementar el mtodo, para ello nos situaremos sobre el nombre del mtodo y con el botn nos aparece la siguiente pantalla:

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y obtenemos el cdigo del mtodo:

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Observamos que al haber definido los parmetros antes de la implementacin, ya nos aparece en el mtodo la definicin de variables correspondientes a los parmetros. Igualmente se recuperan los valores de los parmetros, y son enviados a memoria segn los campos de entrada en la transaccin. Aqu revisamos el cdigo y realizamos las modificaciones que consideremos pertinentes.

5.6 Macros y Atributos


Las macros indicadas a continuacin, nos permitirn en la instanciacin de atributos y mtodos, recuperar y asignar valores a las propiedades del objeto y a los parmetros de los mtodos. 5.6.1 Definicin atributos

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Los atributos creados aparecern declarados de la siguiente manera en el programa asociado al objeto

Para los atributos que corresponden a objetos se declararn tipo SWC_OBJECT y los que corresponden a algn campo de una tabla de la Base de Datos, se define una variable _NombreTabla con estructura la tabla de la base de datos 5.6.2 Obtener valores de atributos de la base de datos Definimos una variable con la estructura la tabla de la base de datos Ejemplo: I_MARA like mara. Realizamos la seleccin a la tabla segn los criterios establecidos asignndolos a la variable definida. Ejemplo: Select single * into I_MARA from MARA client specified Where mandt = sy-mandt and Matnr = object-key-material. Asignamos el valor de nuestra variable al atributo del objeto. Ejemplo: OBJECT-_MARA = I_MARA.

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5.6.3 Obtener valores de atributos de tipo objeto Ejemplo: Vamos a obtener los pedidos a los que pertenece un material Definimos una variable de tipo objeto. Ejemplo: DATA PORDER TYPE SWC_OBJECT. Obtenemos los pedidos del material. Para cada pedido ( EBELN ) creamos su objeto con la macro SWC_CREATE_OBJECT &1 &2 &3 donde: &1: Variable de tipo objeto &2: Nombre del objeto &3: Valores de los campos clave del objeto

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Ejemplo: SWC_CREATE_OBJECT PORDER 'BUS2012 EBELN. Una vez creado el objeto, lo aadimos al atributo del objeto. Ejemplo: APPEND PORDER TO OBJECT-PURCHASEORDER. Una vez aadidos todos los pedidos, asignamos el valor al atributo con la macro SWC_SET_TABLE CONTAINER &1 &2 &3 donde: &1: CONTAINER &2: Nombre del atributo &3: Valores a asignar Ejemplo: SWC_SET_TABLE CONTAINER 'PurchaseOrder' OBJECTPURCHASEORDER.

Observacin: Utilizaremos la macro SWC_SET_TABLE porque el atributo consta de varias lneas, si no utilizaramos SWC_SET_ELEMENT

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5.6.4 Recuperacin atributos clave Obtendremos los valores de los campos claves con la siguiente instruccin: OBJECT-KEY-XXXXXXX donde XXXXXXX es el identificador del campo clave. Ejemplo: OBJECT-KEY-MATERIAL. 5.6.5 Recuperacin parmetros de los mtodos Obtendremos el valor del parmetro de entrada con la siguiente macro SWC_GET_ELEMENT &1 &2 &3 donde: &1: CONTAINER &2: Identificador del parmetro de entrada

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&3: Variable a la que asignaremos el valor

Ejemplo: Mtodo Edit con parmetro de entrada SKIP_1ST_SCREEN Observacin: Si el parmetro fuera de varias lneas utilizaramos la macro SWC_GET_TABLE 5.6.6 Asignacin parmetros salida mtodo Asignaremos valor al parmetro de salida con la siguiente macro SWC_SET_ELEMENT &1 &2 &3 donde: &1: CONTAINER &2: Identificador del parmetro de entrada &3: Valor a asignar Ejemplo: Mtodo Edit con parmetro de salida RETURN

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Observacin: Si el parmetro fuera de varias lneas utilizaramos la macro SWC_SET_TABLE

5.7 Status tipo de objeto


Cada tipo de objeto y sus componentes puede tener uno de los siguientes Status: Modelado: no est todava programado Implementado: el programa est implementado, pero la funcionalidad no est permitida Liberado: puede ser ejecutado. Obsoleto: el objeto no es vigente.

Modificaremos el status del objeto o del cualquier componente del objeto a partir del men:

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5.8 Instanciacin de un objeto


Podemos testear los atributos y mtodos de un objeto a partir del botn

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Con el botn de crear instancia atributos clave del objeto

nos aparece una pantalla con los

Una vez introducida los campos claves, nos aparece una pantalla con los atributos calculados y la opcin de poder testear los mtodos del objeto.

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6 Definicin general de WF
Un workflow est formado por diferentes pasos de procesos. Entre los pasos podemos distinguir de dos tipos bsicos: Pasos que se refieren a actividades de negocio y/o dilogo: actividades y decisiones de usuario. Pasos para control interno del proceso workflow: condicin, loop, operacin de container.

La secuencia de proceso de los pasos depender del resultado de los pasos precedentes. Workflow Builder es la herramienta para definir y modificar workflows. Crearemos diversos pasos segn la funcionalidad definida.

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Los pasos puede ser uno de los siguientes tipos:

As, en un workflow podemos definir procesos en paralelos, bifurcaciones, loops, etc En el Workflow Builder encontramos las siguientes opciones: Navegacin Modularizacin en bloques Copiar, cortar, pegar y borrar Impresin (Detalle/Esquema) Verificacin y activacin Referencia al diccionario

Un workflow permite programacin de Deadlines, pasos que tienen una fecha mxima de inicio, de finalizacin,... Pasos de Implementacin 1. Identificar los eventos estndar que lanzan en el proceso a modelizar con el Trace de Eventos. 2. Identificar los objetos estndar de dichos eventos y su estructura (atributos y mtodos). 3. Identificar los modelos workflow que estn ligados a dichos objetos y eventos. Partir de una copia de dichos modelos en caso de aproximarse a nuestra funcionalidad. 4. Analizar en el proceso las diferentes tareas, qu se realiza en cada una de ellas y cmo reproducirlas mediante mtodos o funciones estndar. 5. Identificar cuando y bajo que condicionantes se ejecutan las diferentes tareas. 6. Identificar cmo determinar quien es el responsable de cada paso. 7. Analizar subprocesos repetitivos crear llamadas a subworkflows.

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7 Containers
Para que un workflow opere de forma consistente es necesario que los datos requeridos por el workflow, los eventos, las tareas, los roles y los mtodos pasen de una entidad a otra. As, el container de un elemento (p.e.: de una tarea) es la interfase que sirve para pasar datos de una entidad a otra. Es similar a la interfase de un mdulo de funciones. As todos los elementos estn encapsulados, aunque no todos los datos son visibles entre ellos. Los containers son requeridos para almacenar la informacin en una estructura estndar.

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Los containers los podemos encontrar en:

Container de la tarea: siempre contiene dos elementos principales: _WI_Object_Id: almacena el objeto a procesar en la tarea. _WI_Actual_Agent: pasa el agente seleccionado y ejecutor al resto del Workflow Container del workflow: siempre contiene un elemento principal: _WF_Initiator: almacena el nombre del usuario que inici el Workflow. El resto de containers funcionan igual y en todos los casos es posible, si es necesario, aadir ms elementos al container.

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Flujo de datos Proceso:

Direccin:

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Contenido: Hay varias maneras de informar o modificar los datos del Container de un Workflow: Desde los elementos del container del evento Desencadenante. Con un paso de Operacin Container Desde los resultados de una tarea

8 Tareas
Tenemos 4 tipos de tareas diferentes, englobadas en tareas simples y mltiples: Tareas Standard (TS) Tareas simples ya existentes proporcionadas por SAP, independientes de mandante. Tareas Cliente (T) Tareas simples dependientes de mandante Tareas Workflow (WF) Tarea mltiple que engloba a varis tareas simples dependientes de mandante, definidas por el cliente en anteriores versiones.

Modelos Workflow (WS) Tarea mltiple que engloba a varis tareas simples independientes de mandante.

Observacin: A partir de la 4.6 slo se permite crear Tareas Standard y Modelos Workflows. Las tareas simples son los elementos centrales del sistema workflow. Se utilizan en pasos de un Workflow de tipo Actividad. Tambin pueden ejecutarse sin estar incluidas dentro de un Workflow. Para definir una tarea es necesario haber definido previamente: Quien ejecutar la tarea Que trabajo debe realizar Que mensaje debe enviar

8.1 Creacin de Tarea Simple

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Podemos crear una tarea desde el men SWLD, en la carpeta Herramientas de definicin, en Tareas/Grupos de Tareas

Ejemplo: Crearemos una tarea simple que visualice la lista de material de un material. Con la opcin de crear nos aparece la siguiente pantalla:

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Introducimos el tipo de tarea que deseamos crear y con el botn definir las propiedades de la tarea.

pasaremos a

En esta pantalla introducimos el nombre de la tarea (sigla), y su descripcin (denominacin) y se le asigna un objeto y un mtodo de ese mismo objeto que ser la accin a realizar por esta tarea.

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Ejemplo: Del objeto creado ZBUS1001 asignamos el mtodo ListaMat. Una vez asignado el mtodo el sistema nos pide adaptar automticamente los elementos del mtodo.

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De esta manera SAP detecta automticamente los parmetros definidos en el mtodo y crea las definiciones necesarias en los parmetros de la tarea (container).

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De esta manera podremos pasar los datos de la tarea al mtodo.

Definir texto Tarea En el campo Texto de WorkItem introducimos una breve descripcin de la tarea. Dicha descripcin es la que le aparecer al usuario en el inbox, como pasos pendientes de ejecutar. En esta descripcin podemos aadir variables del sistema, informacin de la tarea. Lo haremos de la siguiente forma: Nos situamos dentro del campo Texto WorkItem en la posicin en la que deseamos que aparezca el dato nuevo y pulsamos el botn pantalla: . Nos aparecer la siguiente

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Seleccionamos el dato a introducir, por ejemplo: el cdigo del material correspondiente al objeto ZBUS1001 que defina el mtodo a ejecutar. Y el dato nos aparece en el texto WorkItem.

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Pasar valores El mtodo asignado a la tarea puede tener creados parmetros de import y export necesarios para ejecutar la accin especificada en el cdigo del mtodo. Estos parmetros sern informados a travs de los datos del container de la tarea. Pasaremos dichos datos de la siguiente manera: En la pantalla de Dat.bsic., donde se especifica el mtodo a ejecutar

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pulsaremos el botn

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En esta pantalla definimos el traspaso de informacin de la tarea al mtodo previa a la ejecucin de la accin y del mtodo a la tarea una vez se haya finalizado la accin. Ejemplo: Paso de parmetros de la tarea al mtodo ListaMat Nos situamos en la ventana correspondiente al traspaso Tarea -> Mtodo

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Sobre los campos situados en los datos de la tarea, con la ayuda podemos obtener la informacin que es posible traspasar. Seleccionamos el cdigo de material

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Realizamos la misma accin pero en los datos correspondientes al mtodo, y seleccionamos tambin el material.

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De esta manera hemos pasado el cdigo de material de la tarea al mtodo.

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Tambin podemos realizar esta accin situndonos sobre el elemento a asignar y arrastrando el ratn hasta el lugar de asignacin. Realizamos la misma accin para el resto de parmetros del mtodo: centro y utilizacin de la lista y el resultado es el siguiente:

Descripcin de la Tarea El usuario una vez recibe el workitem en su inbox, si acepta el workitem le puede aparecer informacin ms detallada sobre la tarea a realizar. Esta informacin la indicaremos en la descripcin de la tarea.

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Con el botn

editamos la descripcin y la modificamos

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Para incluir informacin del container de la tarea, nos situamos en la posicin en la que deseamos incluir la informacin y por el men:

Nos aparece una pantalla con toda la informacin posible que podemos aadir:

Seleccionamos por ejemplo el material:

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Eventos desencadenantes En una tarea podemos definir que evento de un objeto puede desencadenar dicha tarea.

De la misma manera que en el mtodo con el botn del evento a la tarea:

pasaremos la informacin

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Una vez asignado el evento desencadenante es necesario activarlo. Para ello nos situaremos sobre el rombo gris y haremos doble-click. Una vez activado nos aparecer un crculo verde.

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Responsable de la tarea Asignaremos los agentes posibles desde Datos adicionales Asig. Responsables Actualizar, es decir especificaremos que usuarios recibirn y podrn ejecutar en principio la tarea ( workitem ). Tarea especfica: algunos elementos de la estructura organizativa Tarea general: cualquier usuario SAP ser posible ejecutor del workitem Ejecucin en fondo: Que una tarea se ejecute en fondo depender de la definicin del mtodo. Confirmacin fin de procesamiento: Si se selecciona esta opcin, despus del tratamiento de este paso el sistema espera confirmacin explcita del fin del tratamiento. Permite aadir un anexo o tratar un objeto con el mismo mtodo en varias ocasiones (Ejemplo: modificar pedido).

8.2 Creacin Workflow


Partiendo de la misma opcin de men que la creacin de tareas simples, podemos crear circuitos workflow. Indicaremos en el campo tipo tarea Modelo workflow.

Indicar, que muchas de las opciones explicadas para las tareas simples, son aplicables a los workflows. Ejemplo: Vamos a crear un workflow que visualice la lista de material utilizando la tarea creada en el apartado anterior.

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Con el botn obtenemos la pantalla donde indicaremos el identificador de workflow, denominacin y texto del workflow.

Pasamos a la pestaa Event.desencadenantes

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En ella indicamos el tipo de objeto y el evento, que cuando sea disparado en el sistema, debe provocar que se inicie el workflow.

Ahora desde la pestaa Container

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creamos un elemento que sea de tipo objeto y correspondiente al tipo de objeto del evento que desencadena el workflow:

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Definimos las propiedades

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Podemos asignarle un valor inicial

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Cuando explicamos la creacin de eventos para un tipo de objeto, vimos que se podan asociarle parmetros. Si deseamos que esta informacin sea traspasada al workflow, debemos crear en el container del workflow, elementos definidos de la misma manera que en el evento.

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Ahora vamos a ver como traspasar la informacin del container del evento al container del workflow. Volvemos a la pestaa de Event. Desencadenantes y seleccionamos el evento

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Con el botn de flujo de datos , obtenemos la pantalla de siempre para intercambio de informacin donde indicaremos los valores a traspasar del container del evento al container del workflow.

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Volvemos a la pestaa de datos bsicos para acceder a la pantalla de definicin del workflow, a partir del Workflow Builder.

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A partir de esta pantalla definimos el circuito:

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Hacemos doble-click sobre el paso indeterminado, y nos aparece una lista de los posibles tipos de pasos a asignar.

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Como ejemplo, vamos a crear un paso de tipo actividad para asignar la tarea simple creada en el apartado anterior que nos permita visualizar la lista de material para un material dado. Obtendremos la pantalla siguiente donde indicaremos la tarea correspondiente al paso:

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Una vez indicada la tarea, el sistema nos propone crear automticamente el flujo de datos entre el workflow y la tarea:

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Una vez comprobado y aceptado el flujo de datos que nos propone el sistema, obtenemos la pantalla de definicin de flujos de datos para realizar las modificaciones pertinentes.

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Volvemos a la pantalla de definicin y asignacin de la tarea para asignar el responsable:

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Observamos las diferentes maneras que tenemos de asignar o determinar responsables. Asignamos por ejemplo un usuario de SAP

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Con el botn

damos por finalizado la definicin del paso.

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Grabamos el workflow y realizamos su verificacin a travs del botn obteniendo en la parte inferior el resultado de la verificacin

Igualmente lo activamos con el botn activacin

obteniendo el resultado sobre su

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A continuacin activaremos el evento desencadenante para que el workflow sea iniciado en cuanto sea disparado el evento. Para ello volvemos a la pestaa de Event.desencadenante

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Nos situamos sobre el smbolo

correspondiente al evento que deseamos activar.

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8.2.1 Pasos de varias lneas Habr pasos que nos interese que se ejecute un nmero indeterminado de veces, en funcin de los valores que tenga un elemento del container de varias lneas. Ejemplo: En el workflow definido para visualizar lista de materiales de un material y centro, nos podra interesar visualizar todas las listas de material para un material y para todos los centros en los que estuvieran dadas de alta estas listas. Para ello es necesario tener definido en el container del workflow un elemento de varias lneas correspondiente al tipo de dato que nos va a determinar el nmero de pasos a ejecutar. En nuestro ejemplo definimos un elemento Centro correspondiente al campo MAST-WERKS

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Lo definimos de varias lneas

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En la definicin del paso de workflow vamos a la pestaa Otros

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En el campo Elemento de varias lneas indicamos el elemento del container de varias lneas que nos va a determinar el nmero de veces que ejecutaremos este paso. En nuestro ejemplo, el elemento Centros.

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Volvemos a la pestaa Control

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y volvemos al flujo de datos

y al elemento de la tarea le asignamos el elemento del container de varias lneas correspondiente. En el ejemplo: al elemento del container de la tarea Plant le asignamos el elemento del container de workflow Centros Para ello desplegamos la ayuda de los elementos del container

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y observamos que existe un elemento que pone centros() que corresponde al ndice de Centros. Debemos asignar este elemento en el flujo de datos.

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Un vez volvemos a la definicin del workflow observamos que el paso aparece como varios pasos superpuestos.

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9 Roles
Los Roles sirven para asignar la responsabilidad de ejecucin de una tarea, a una persona de forma dinmica y restringir el nmero de agentes posibles de una tarea. Hay veces en que las responsabilidades para procesar una tarea son especificadas en tiempo de ejecucin en funcin de los valores que tengan unos parmetros determinados, parmetros de rol. Los roles pueden ser: de mdulo de funcin de ABAP/4 de competencia de Objetos Organizativos

Al asignar un rol a un paso con tarea, el rol devuelve uno o ms usuarios, que de no coincidir con ninguno de los agentes posibles asignados al definir la tarea, provoca el fin del Workflow ( stop ) => no existen agentes seleccionados. Cada uno de los agentes seleccionados recibir en su inbox el mismo Workitem de la tarea. El primero que lo procese se quedar con l y desaparece del resto de inboxs automticamente.

Observacin: Normalmente se definir la tarea como Tarea General, y la asignacin de responsable se realizar en el mismo paso de Workflow en que se ejecuta esta tarea. Los roles tambin reciben los siguientes nombres: de funciones standard de papeles

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de reglas p.asignacin de responsables

9.1 Creacin de papeles


Observacin: Pondremos como ejemplo la creacin de un papel para determinar el responsable de un centro dado. Desde el men de workflow, en la carpeta de Herramientas Def.

A partir de la opcin Crear, nos aparece la siguiente pantalla

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Con el botn de crear

obtenemos una nueva pantalla:

En los datos bsicos indicaremos la sigla que nos identificar la regla y una descripcin de la regla.

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Si desplegamos la ayuda del Tipo de regla obtenemos todos los tipos que podemos definir:

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Estudiaremos las siguientes: F: Determinacin responsable: Funcin a ejecutar R: Determinacin responsable: Competencias

9.1.1 Funcin a ejecutar Una vez se ha asignado el tipo F como regla nos aparece un nuevo campo en el que informaremos de la funcin que segn los valores del container del papel determinar los responsables del paso o de la tarea.

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La funcin deber tener los siguientes parmetros

donde ACTOR_TAB: Aqu indicaremos los responsables calculados segn la informacin obtenida de AC_CONTAINER.

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Actor_tab tiene la estructura SWHACTOR, as en el campo OTYPE indicaremos el tipo de responsable ( Usuario, Posicin, Ver Unidad Organizativa ), y en el campo OBJID indicaremos el identificador del responsable. AC_CONTAINER: De aqu obtendremos la informacin necesaria para determinar los responsables a informar en ACTOR_TAB.

Ejemplo:

donde:

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INCLUDE <CNTAIN>: Include en el que tenemos las macros necesarias para leer y pasar datos del container. SWC_GET_ELEMENT AC_CONTAINER Centro Centro: Obtenemos del container la informacin necesaria para determinar los responsables RESULT_TAB-OTYPE = US: Indicamos que el responsable ser un usuario. CASE CENTRO ENDCASE: Segn el centro dado asignamos un usuario. APPEND RESULT_TAB TO ACTOR_TAB: Una vez hemos obtenido los responsables los aadimos a la tabla ACTOR_TAB.

Ahora debemos definir en el container los elementos correspondientes a la informacin necesaria para determinar los responsables, en nuestro caso en Centro

Y grabaremos el papel al cual SAP le asignar un nmero

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9.1.2 Competencias Asignaremos como tipo de regla la R.

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Definimos en el container los elementos correspondientes a la informacin necesaria para determinar los responsables, en nuestro caso el Centro

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Una vez definidos los elementos del container, pasamos a definir las competencias. Las competencias corresponden a las combinaciones de valores que pueden tener los elementos del container. A cada combinacin se le asignar un responsable.

Con el botn nos aparece la siguiente pantalla, en la que identificamos la competencia a crear y asignamos un periodo de validez:

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A continuacin damos valores a los elementos del container:

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Grabamos y nos deber aparecer la competencia como completa.

Volvemos a la pantalla principal y creamos tantas competencias como necesitemos para la asignacin de responsable.

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Observacin: Cuando indiquemos * en el valor de un elemento del container, querremos indicar todos los valores posibles. Asignacin de responsable Nos posicionamos sobre la competencia a la que vamos a asignar un responsable:

Con el botn nos aparece la siguiente pantalla en la que seleccionamos el tipo de responsable a asignar:

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En el ejemplo seleccionamos usuario y nos aparece una pantalla en la indicaremos el usuario:

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Pasamos a la siguiente pantalla en la que indicaremos el periodo de validez del responsable

y con el botn tendremos creada la asignacin de responsable. Procederemos igual con el resto de las competencias.

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10 Supervisin de fechas
El sistema de tiempo de ejecucin de workflow permite la supervisin de las siguientes fechas: Fecha de inicio deseada (modelo): En la fecha de inicio deseada, el sistema de tiempo de ejecucin cambia el status del workitem de "esperando" a "dispuesto". Fecha final deseada: El tratamiento del workitem debe haber finalizado antes de la fecha final deseada. Esta fecha se alcanza cuando el workitem pasa al status "finalizado". Fecha de inicio ms tarda (inicio de tratamiento ms tardo): El tratamiento del workitem debe haber comenzado antes de la fecha de inicio ms tarda. Esta fecha se alcanza cuando el workitem pasa por primera vez del status "dispuesto" al status "aceptado" o "en tratamiento". Fecha final ms tarda (plazo): El tratamiento del workitem debe haber finalizado antes de la fecha final ms tarda. Esta fecha se alcanza cuando el workitem pasa al status "finalizado".

Clasificamos los pasos de workflow con supervisin de fechas segn el tipo de gestin en: Simples: si se alcanza alguna de las fechas lmite, se enva un mail al agente de Deadline y no se modifica el status del Workitem Modelados: si se alcanza alguna de las fechas lmite, se procesan acciones alternativas: o Debe incluirse una rama alternativa de Procesamiento obsoleto. o Despus del evento Fecha lmite alcanzada, debe incluirse un paso de Control de Proceso, que se encarga de marcar como obsoleto al Workitem inicial.

Todo esto lo definiremos en la definicin de un paso de workflow en las pestaas Fecha inicio, Inicio ms tardo,...

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Ejemplo: El proceso de validacin de viaje de un empleado en un workflow no debe exceder de 7 das. Pero una de las tareas no ha sido procesada en 8 das. Podemos finalizar el paso a travs de los deadlines. Control de deadlines Veremos en el apartado monitorizacin y anlisis como revisar los pasos de workflow con control de fechas.

11 Eventos
Por regla general, se desear que se inicie un workflow o una tarea cuando una accin concreta es realizada en el sistema. Para ello SAP dispone de seales, llamadas eventos (desencadenantes), que se pueden parametrizar para que sean enviadas al realizar la accin realizada. El evento desencadenante (triggering event) es aquel capaz de disparar una tarea o un Workflow. El evento debe estar definido en el Tipo de Objeto, por tanto se identifica por el nombre y el tipo de objeto.

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Un evento se disparar: Por cdigo explicito en la aplicacin Por parametrizacin explcita Por lanzamiento explcito a travs de una user-exit.

Encontramos el men de definicin de eventos en:

11.1 Parametrizacin de generacin de eventos

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SAP permite lanzar eventos desde una aplicacin cuando se produce la creacin, modificacin o el cambio de status de un objeto de dicha aplicacin. Todo ello se puede realizar sin modificar el estndar. Ejemplo: Creacin de un material. Modificacin de un pedido. Creacin de un empleado. Cambio de status en una orden de fabricacin.

Podremos realizar la generacin de eventos en el siguiente men:

11.2 Modificacin de datos maestros de personal


Cuando sobre algn objeto o figura de Recursos Humanos ( p.e.: candidato, empleado, posicin,... ) se realiza alguna accin (crear, modificar, borrar, ...), SAP permite lanzar un evento segn sea el caso. Todo ello lo podremos realizar a travs del men:

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Debemos seguir los siguientes pasos: 1. Acoplam. Tipos objeto a infotipos HR Debemos asociar el objeto de recursos Humanos y el infotipo/subtipo asociado a dicho objeto a un Tipo de Objeto. Ejemplo: Objeto HR: Infotipo: Subtipo: Tipo Objeto: AP ( Candidato ) 4000 ( Medidas Candidatos ) Se puede dejar vaco APPLICANT ( Candidato )

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2. Evento Operacin Infotipo ( SAP ) Sobre los infotipos/subtipos se realizan diferentes operaciones: crear registro, borrar registro, En esta pantalla podemos definir para los Objetos/infotipos/subtipos/operacin que evento del tipo de objeto asignado en el primer paso deseamos que sea lanzado. Ejemplo: Objeto HR: Infotipo: Subtipo: Operacin: Tipo Objeto: Evento: AP ( Candidato ) 4001 (Solicitudes de empleo ) Se puede dejar vaco DEL APPLICATIO ( Candidato ) DELETED

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Tambin se pueden asignar eventos de forma dinmica a travs de funciones. Ejemplo: Objeto HR: Infotipo: Subtipo: Operacin: Tipo Objeto: Funcin: AP ( Candidato ) 4000 ( Medidas candidatos ) Se puede dejar vaco DEL APPLICANT ( Candidato ) HR_EVENT_RULES_PB4000

Las funciones que asignemos en este apartado debe tener la siguiente estructura
FUNCTION HR_EVENT_RULES_PB4000. *"---------------------------------------------------------------------*"*"Lokale Schnittstelle: *" IMPORTING *" VALUE(AFTER_IMAGE) LIKE PRELP STRUCTURE PRELP *" VALUE(BEFORE_IMAGE) LIKE PRELP STRUCTURE PRELP *" VALUE(BUSINESSOBJECT) LIKE SWOTBASDAT-OBJTYPE *" VALUE(OPERATION) LIKE T779W-WFOPR *" EXPORTING *" VALUE(EVENT) LIKE SWETYPECOU-EVENT *" TABLES *" EVENTS_PER_OPERATION STRUCTURE EVENTPOPER OPTIONAL *"---------------------------------------------------------------------DATA: BEFOREIMAGE LIKE P4000. DATA: AFTERIMAGE LIKE P4000.

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BEFOREIMAGE = BEFORE_IMAGE. AFTERIMAGE = AFTER_IMAGE. * Status changes by 'update' or 'delete' IF NOT BEFOREIMAGE-PERNR IS INITIAL. * Changed status only when BeforeImage exists IF BEFOREIMAGE-APSTA NE AFTERIMAGE-APSTA. CASE AFTERIMAGE-APSTA. WHEN '1'. EVENT = 'INPROCESSING'. WHEN '2'. EVENT = 'HIRED'. WHEN '3'. EVENT = 'ONHOLD'. WHEN '4'. EVENT = 'REJECTED'. WHEN '5'. EVENT = 'CONTRACTOFFERED'. WHEN '6'. EVENT = 'OFFERREJECTED'. WHEN '7'. EVENT = 'TOBEINVITED'. ENDCASE. ENDIF."beforeimage-apsta ne afterimage-apsta ELSE."BeforeImage is initial ==> new entry EVENT = 'CREATED'. ENDIF. ENDFUNCTION.

3. Evento Operacin Infotipo ( clte. ) En este apartado realizaremos las mismas parametrizaciones que en el apartado anterior pero para infotipos propios de cliente.

11.3 Documentos de modificacin


Un evento puede ser disparado cuando un objeto es modificado, creando un documento de modificacin. Por ejemplo, pedido de ventas. Esta opcin para poder dispara un evento lo encontraremos en:

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Para ello debemos seguir los siguientes pasos: 1. Resumen Una vez identificado el objeto de modificacin correspondiente verificaremos que se encuentra en esta relacin de objetos de modificacin.

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2. Acoplamiento En este apartado asociamos a cada objeto de modificacin un tipo de objeto con el evento a disparar, y sobre que accin se debe disparar, si al crear, al modificar o al borrar.

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Una vez asignado el evento, podemos restringir el disparo del evento segn que campos se han modificado y de los valores que hayan tomado.

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11.4 Gestin de Status


Un evento puede lanzarse cuando camina el status de un objeto. Ejemplo: Pasar una orden de fabricacin a cierre tcnico. La parametrizacin de este caso la realizaremos desde:

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En la siguiente pantalla aparecer dos botones con el mismo texto: Parametrizaciones de El primer botn corresponde a status de sistema, propios de SAP. El segundo botn corresponde a Status de usuario, definidos por el cliente. En los dos casos se proceder de la misma manera.

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Status de sistema

En esta pantalla asociamos el tipo de objeto del status con el tipo de objeto de negocio y el evento a lanzar

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Ejemplo: TOstatus: TOBusiness: Evento: ORI ( Orden PM/SM ) BUS2007 Completed

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Podremos restringir el lanzamiento del evento segn el valor del status.

11.5 Otras maneras de lanzar un evento


Control de mensajes: la determinacin de mensajes puede ser usada para lanzar eventos. Ej. Clase de mensaje EVEN Mensajes de error: lanzar un evento si se produce cierto error. Ej. Error al grabar un CC-nmina en el infotipo 0008. User-exits: se puede lanzar un evento con la funcin SWE_EVENT_CREATE

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Simulacin: a travs de la transaccin SWU0 podemos instanciar y simular un objeto Creacin evento: a travs de la transaccin SWUE podemos lanzar el evento de un objeto instanciado.

11.6 Acoplamiento de eventos


Disparado un evento, para que se inicie el workflow es necesario que el evento est activado. Esto se puede definir, tal como hemos visto, en la definicin del workflow activando el evento desencadenante. Pero tambin se puede definir en esta opcin. En ella encontramos un listado con los tipos de objeto y eventos, y los workflows o tareas para los cuales estos eventos son sus eventos desencadenantes. En acoplamiento tipos nos indica si el evento est activado o no. Marcando el registro que nos interesa,

Si visualizamos el detalle obtenemos las caractersticas del acoplamiento para poderlas modificar

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Observamos que podemos indicar un mdulo func. Verif. Esta funcin nos permitir segn criterios establecidos lanzar o no el workflow. Esta funcin deber tener la siguiente interfaz:
*"---------------------------------------------------------------------*"*"Lokale Schnittstelle: *" IMPORTING *" VALUE(OBJTYPE) LIKE SWETYPECOU-OBJTYPE *" VALUE(OBJKEY) LIKE SWEINSTCOU-OBJKEY *" VALUE(EVENT) LIKE SWEINSTCOU-EVENT *" VALUE(RECTYPE) LIKE SWETYPECOU-RECTYPE *" TABLES *" EVENT_CONTAINER STRUCTURE SWCONT *" EXCEPTIONS *" NO_RECTYPE *" ... *"----------------------------------------------------------------------

Evitaremos que se lance el workflow a travs de las excepciones.

11.7 Condiciones de inicio


Con esta opcin tambin podemos, segn criterios establecidos, lanzar o no un workflow.

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Obtenemos esta pantalla:

Indicamos el tipo de objeto correspondiente al evento del workflow sobre el que queremos definir condiciones de inicio.

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Con el botn nos aparecen los workflows para los cuales este evento esta acoplado y activado.

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Hacemos clic en el workflow deseado y aparece pantalla donde definir el criterio segn el cual se iniciar el workflow.

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Una vez definido el criterio

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y con el enter acabamos de crear la condicin

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12 Asistentes
SAP provee de unos asistentes (Wizards) para facilitar la construccin y definicin del Workflow: Informando un mnimo de datos en una serie de pantallas definimos un flujo completo. Se asegura la consistencia del proceso insertado Soporta programacin de loops, vencimientos de fechas, procesos paralelos y otros. Su ruta es: Desarrollo -> Herramientas Def. -> Asistentes -> Repositorio.

Wizards importantes: Incluir Enviar Mail. Incluir Ejecutar Report. Modelizacin de vencimiento de fechas. Procesos CATT

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13 Customizing
La parametrizacin del workflow la encontraremos en la transaccin SPRO en:

13.1 Parametrizacin automtica


SAP permite parametrizar de forma automtica y sencilla las opciones necesarias para definir y ejecutar workflows. La parametrizacin automtica la podemos realizar desde:

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Ejecutando esta opcin nos aparece una lista con las opciones que hace falta parametrizar:

Sobre cada opcin y con el botn

parametrizaremos cada apartado

13.2 Prefijos
Es necesario definir los prefijos que se utilizar para asignar cdigo a las tareas, workflows y papeles. Esta opcin la encontraremos en:

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Ejecutando podremos definir los prefijos:

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14 Monitorizacin y anlisis
Una vez implementados los procesos workflow deberemos realizar un trabajo de administracin. Esto consistir en lo siguiente: Control de los distintos status de los WIs: WAITING: WI con fecha de comienzo an no alcanzada. READY: WI aparece en el Inbox de los responsables seleccionados. SELECTED: WI reservado por uno de los responsables. STARTED: WI en tratamiento. COMMITED: WI ejecutado correctamente pero necesita ser completado manualmente. ERROR: WI errneos. COMPLETED: WI ejecutado con xito.

Existen una serie de reports estndares que sirven para monitorizar y/o analizar los flujos del proceso y los datos generados en tiempo de ejecucin en el sistema Workflow.

14.1 Workflows para objetos ( SWI6 / SWI14 )


Transaccin SWI6 Este listado nos permite obtener los workitems para un objeto y su clave. Ejemplo: Vamos a obtener el listado de todos los workflows del objeto ZBUS1001 para el material ( clave de objeto ) 000001 Encontramos esta opcin en el men:

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En la siguiente pantalla introducimos el objeto y su clave, as que otros criterios que nos acota la seleccin:

Una vez introducidos los datos

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ejecutamos el listado y obtenemos el siguiente resultado:

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Observacin: Para versiones de SAP anteriores a la 4.7, para poder ejecutar este listado es muy importante que el tipo de objeto tenga la interfase IFFIND creada. Transaccin SWI14 Tiene la misma funcionalidad que la anterior pero sin indicar la clave del objeto.

14.2 Anlisis de Workitems


Estos listados nos muestran los workitems de una tarea y los workitems de un workflow, segn unos criterios. Nos proporciona informacin sobre: historial, log. Tcnico, mensajes de error y procesos en la definicin del workflow. Los encontraremos en el men:

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14.2.1

Workitems por tarea ( SWI2_FREQ )

Ejecutando el listado obtenemos el siguiente resultado:

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14.2.2

Anlisis workload

A partir de esta opcin podemos averiguar los workflows ejecutados o pendientes de ejecutar por diferentes responsables En esta pantalla indicaremos el responsable:

obteniendo el siguiente listado:

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14.3 Trace eventos


Para saber si un evento es disparado por el sistema, podemos averiguarlo a travs del Trace de Eventos. Esta opcin la encontramos en:

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Primero tenemos que activar el trace de eventos en la opcin de men Act/desactivar trace eventos

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Podemos restringir el control del trace con el botn travs de los siguientes criterios:

ya

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Con la opcin del men Visualizar trace de eventos obtendremos el listado de los eventos lanzados. Definimos los criterios de seleccin a partir de la siguiente pantalla:

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obteniendo el siguiente listado:

14.4 Gestin
Este apartado nos permitir administrar los workflows del sistema. Lo encontraremos en:

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Supervisin de plazos workitem En este apartado parametrizaremos los jobs que controlarn aquellos pasos de workflow que tengan control de tiempo Supervisin error workitem En este apartado parametrizaremos los jobs que controlarn el relanzamiento de workflows que hayan quedado en status errneo. Reorganizacin En este apartado realizaremos el archivado de los workitems de workflows antiguos. Workitems con vencimiento de fechas

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Obtendremos el listado de workitems con vencimiento de fecha Ejecutar workitems sin verif.responsable Obtendremos un listado de los workitems pendientes de ser ejecutados, y tendremos la opcin de ejecutarlos aunque no seamos ninguno de los responsables posibles. Reanudar workflow tras error Obtendremos un listado con todos los workflows errneos con la posibilidad de volverlos a ejecutar.

Monitor RFC de workflow Puede que en raras ocasiones nos encontremos con un problema de RFCs no procesados. En este caso deberemos planificar un job que ejecute el report RSARFCEX cada 30 minutos. Este report relanza los RFCs no ejecutados.

15 Sistemas de Informacin (WIS)


El sistema de informacin de workflow, a partir de ahora WIS, en un reporting basado en datos sumarizados. El WIS posee sus propias tablas, y slo se aplica a workitems completados. Sus daos permanecen a pesar de archivar los originales. Estructura General

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15.1 Configurar el WIS


Extender Estructura de Comunicacin del diccionario MCWF_TRANS. Transaccin MCAM. Programar la User Exit ( EXIT_SAPLMCWF_001 ) y activarla. Transaccin MCAN. Crear un Catlogo de Campos que podrn ser Caractersticas, Tiempo o Estructuras Clave. Transacciones MC18, MC19, MC20. Crear Estructuras Info. Transacciones MC21, MC22, MC23. Definir las Reglas de Actualizacin entre la Estructura de Comunicacin y la Estructura info. Transacciones MC24, MC25, MC26.

15.2 Rellenar el WIS


Podemos Transferir ( MCAR ), Corregir ( MCAQ ) y/o Borrar ( MCAP ) datos. La transferencia de datos debe realizarse peridicamente mediante un job cuyas ejecuciones no deben superponerse.

15.3 Consultar el WIS


Mediante el men MCA1 se puede acceder a todos los reports de consulta. El sistema de informacin workflow lo encontramos en el men de workflow en la carpeta Reporting

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16 Business Wokplace
Los pasos de dilogo de un workflow, aquellos pasos que deben ser ejecutados por sus responsables, los encontraremos en el Business Workplace de cada usuario responsable de dichos pasos. Accedemos al Business Workplace desde el men principal de SAP con el botn

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El Business Workplace es el sistema de mensajera interno de SAP, que presenta el siguiente aspecto:

Encontraremos los pasos de dilogo, a partir de ahora, workitem en la siguiente carpeta:

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Para ejecutar un workitem lo haremos a travs del botn

16.1 Anexos
Podremos aadir comentarios a cualquier workitem de la siguiente manera:

En la siguiente pantalla indicamos el tipo de documento y su ttulo:

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En la siguiente pantalla, escribiremos el comentario deseado:

Grabamos y volvemos a la pantalla principal del Workplace. Observamos que al lado del workitem al que hemos anexado el documento, nos aparece el smbolo Este smbolo nos indica que tiene documentos anexados. Igualmente en el apartado de objetos y anexos tenemos todos los documentos anexados.

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Observacin: Si deseamos anexar un documento ( word, excel, ... ), en la pantalla de cabecera del documento utilizaremos el botn documento. para indicar donde encontraremos dicho

16.2 Transmisin de workitems


Podemos traspasar un workitem a otro usuario, para ello nos situamos sobre el workitem y con el botn opcin transmitir: o apretamos el botn derecho del ratn y elegimos la

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En la pantalla siguiente indicamos el responsable al cual deseamos enviar el workitem y damos al botn de aceptar:

As el workitem desaparece de nuestro inbox y aparece en el del nuevo usuario. Para cambiar el tipo de responsable al cual transmitir el workitem, pulsaremos el botn , apareciendo una lista con los posibles tipos de responsables.

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16.3 Suplencias
Un usuario responsable de un workitem, si por carga de trabajo o por estar de vacaciones, quiere que sus workitems aparezcan en el inbox de otro usuario puede hacerlo creando y activando una suplencia. Podemos crear una suplencia a travs del siguiente men:

A partir de la opcin Actualizar suplente nos aparece la siguiente pantalla:

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Nos situamos sobre sustituto personal y con el botn aparece la pantalla en la que indicaremos el usuario que puede asumir la suplencia:

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Aceptado el usuario, en la siguiente pantalla indicamos el periodo de validez de la suplencia y si la activamos o no:

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Y solamente nos quedar grabarla.

16.4 Refrescar entorno organizativo


A veces debido a alguna modificacin en el entorno organizativo, asignacin de usuario en un paso de workflow,... los workitems no aparecen en el inbox del responsable. Para ello es necesario realizar el refresco del entorno organizativo, lo haremos a partir del men:

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