CURSO DE ENTRENAMIENTO

INDICADORES DE GESTION Y LA
PLANIFICACION ESTRATEGICA

INFORMACION PREPARADA POR: ING: ALEXIS SALAZAR

PORQUE EL CONTROL DE GESTION

1. Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede
controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede
mejorar.
2. No se puede mejorar lo que no se controla. No se puede controlar lo
que no se conoce. No se puede conocer lo que no se mide.
3. "Todo lo que se hace se puede medir, slo si se mide se puede
controlar, slo si se controla se puede dirigir y slo si se dirige se puede
mejorar"

INDICADORES DE GESTION:
Es una expresin cuantitativa que permite conocer el comportamiento de algo.
Define:
1. A quien voy a controlar.
2 A que voy a evaluar:
a) La funcin operativa
b) El que ejecuta la funcin
Ejemplo. Eficacia = (cantidad Real/ cantidad prevista)*100
Calidad: Es el grado de concordancia entre las caractersticas de un
producto/servicio y los requerimientos que debe sastifacer.
Efectividad: Es la medida de la propia contribucin al objetivo de quien recibe
nuestro producto o servicio. Para medirla hay que tener como referencia los
indicadores de gestin del cliente que refleje la repercusin en el producto o
servicio sobre ella.
Valor Estndar: Valor terico, valor del mercado.

TABLERO DE COMANDO: (Balance store card) Tiene 5 Indicadores.

Es el tablero con los indicadores a seguir, para su evaluacin y control.

Indicador de Eficacia: Referido a las tareas. Que hice con respecto a lo

que tena que hacer, cuanto logre respecto a lo que tenia que lograr.
Real respecto a lo programado. La eficacia es la medida en que se
cumplen los objetivos de produccin/servicio en cantidad y plazo
Indicador de Eficiencia: Lo hiciste bien y poco recurso, cuanto recurso
respecto a lo programado. Relaciona los recursos Estndar y los reales
consumidos

Indicador de Efectividad: La gestin ser efectiva si logra que el cliente

reciba el producto/servicio que debe recibir., de modo que estos ltimos
mejoren su gestin. Referido al indicador del requerimiento del cliente
Indicador de Calidad: cuantificar las especificaciones del producto
logradas con respecto a la que tena que lograr. Cuanto rechazo tengo
respecto al total de la produccin. Que especificaciones de producto
estoy logrando respecto al estndar. Grado de concordancia del
producto respecto a lo esperado por el cliente.
Indicador de Productividad: Referido a la produccin total respecto a el
recurso utilizado, Ejemplo 7 piezas de producto por hora-hombre. Mide
la salida/ cada una de las entradas
Caso particular:
La puesta a mil: Caso particular del indicador de productividad. Adopta
unidades inversas.
Aplicable a la materia prima principal. Da una idea de la cantidad de
materia prima consumida por cada unidad de la misma presente en el
producto terminado.

OBSRVACION: PARA CADA TAREA DEBEMOS VERIFICAR LOS

INDICADORES
UNIDAD DE ANALISIS

INSUMOS.
Todo lo que
necesito.
Con que lo voy
hacer

PROCESO

(PRODUCTO/SERVICIO)
A UN CLIENTE
ES LO QUE VOY A FABRICAR.
QUE VOY HACER

EJEMPLO:
PROCESO: Mantenimiento taller Zonal del rea de la planta MATESI

TAREAS:
Inspeccin de equipos
Planificar y Programar
Ejecucin del mantenimiento preventivo y programado
Ejecucin del mantenimiento correctivo
Pruebas y chequeos
Entrega de equipos a operaciones.
INSUMOS:
Contratos de obras y servicios
Mano de obra propia y contratada
Presupuesto anual operativo
Equipo mvil y herramientas
Materiales y repuestos
Servicios de talleres externos
Manuales y procedimientos
PRODUCTO:
Garantizar el 100% del factor de utilizacin de la planta.
CLIENTE: Operaciones planta de Matesi

PARA CADA TAREA DEBEMOS VERIFICAR LOS 5 INDICADORES

Algunos de estos son:
%Eficacia en programas= (Programas ejecutados/programas a ejecutar)*100
% sobre tiempo =( horas totales sobre tiempo/ horas totales de horas hombre/*100

GERENCIA DE MANTENIMIENTO

QUIEN ES EL CLIENTE.

PARA QUE ESTA:

Operaciones Matesi

Garantizar la
efectividad de los
equipos y as cumplir
el pan de produccin

Indicador de Impacto.
Efectividad de cada
modulo
Factor de utilizacin
Gerencia Mantto
Matesi

TAREAS:
Ejecutar los planes de mantenimiento, su ejecucin y
cumplimiento
Control de demoras, establecer mejoras continuas.
Administrar recursos asignados

La gerencia es efectiva si cumple con el fin, cuando resuelve el problema de la

organizacin. Satisface el cliente

El desempeo: Evala la forma de hacer la tarea

Rendimiento: Evala el Resultado

Satisfaccin del cliente.: Hay dos formas, la segunda garantiza la eficacia y

Rendimiento

SASTIFACCION DEL CLIENTE

1)

2)

Por Simpata

Por pedido

Por Resultados

Sastifaccion
subjetiva
Sastifaccion
Objetiva

Cliente contento
por que se hace
lo que se le pide

Los Puestos de trabajo

Se contrata personal para Resolver problemas, y eso se mide en resultados.
Cada puesto ejecuta tareas que debe garantizar el resultado de la gerencia.
La cantidad de tareas define la cantidad. Los puestos de trabajo son los
motores que empujan el barco al objetivo. La empresa esta para Ganar dinero
y crear riquezas para los accionistas, para el pas, para la comunidad, para los
trabajadores y ser cada da mas productiva. Riqueza que ser repartida entre
los actores: Accionistas, Comunidad, gobierno, Empleados, sindicato.
Proveedores externos Los puestos de trabajo deben estar diseados para
cumplir con tareas que garanticen el objetivo.
Todo el personal que se contrata es por la existencia de un problema, para el
sector o para la organizacin es quien ejecuta la tarea, quien ejecuta el rol
operativo y quien el rol estratgico. El mapa de proceso muestra las tareas a
ser ejecutadas.

FODA
Es una herramienta de anlisis estratgico, que permite analizar elementos
internos o externos de Planes, programas y proyectos.
El FODA se representa a travs de una matriz de doble entrada, llamada matriz
FODA, en la que el nivel horizontal se analizan los factores positivos y los
negativos.
En la lectura vertical se analizan los factores internos y por tanto controlables
del programa o proyecto y los factores externos, considerados no controlables.
Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que indican
que somos capaces, que tenemos para lograr el objetivo, como son nuestras
capacidades frente al entorno.
Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se
generan en el entorno, no son controlables, aparecen, y que una vez
identificadas pueden ser aprovechadas.
Las Debilidades son problemas internos (Bombas de tiempo), que una vez
identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben
eliminarse.
Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto,
que pueden atentar contra ste, por lo que llegado al caso, puede ser
necesario disear una estrategia adecuada para poder sortearla.
En sntesis:
las fortalezas deben utilizarse
las oportunidades deben aprovecharse
las debilidades deben eliminarse
las amenazas deben sortearse (manejarse)

MATRIZ FODA ( anlisis del contexto)

FACTORES INTERNOS

FACTORES EXTERNOS

Controlables

No Controlables

FORTALEZAS

(+)

DEBILIDADES (-)

OPORTUNIDADES (+)
AMENAZAS(-)

Planificar
Es prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el presente
hasta un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro
sino de tomar las decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra.

Estrategia
Conjunto de decisiones y criterios por los cuales una organizacin se orienta
hacia el logro de sus objetivos. Es decir, involucra su propsito general y
establece un marco conceptual bsico por medio del cual, sta se transforma y
se adapta al dinmico medio en que se encuentra inserta.
El concepto de planificacin estratgica se refiere a la capacidad de
observacin y de anticipacin frente a desafos y oportunidades que se
generan, tanto de las condiciones externas a una organizacin, como de su
realidad interna.
Como ambas fuentes de cambio son dinmicas, este proceso es tambin
dinmico.
La planificacin estratgica debe ser entendida como un proceso participativo,
que no va a resolver todas las incertidumbres, pero que permitir trazar una
lnea de propsitos para actuar en consecuencia.
La conviccin en torno a que el futuro deseado es posible, permite la
construccin de una comunidad de intereses entre todos los involucrados en el
proceso de cambio, lo que resulta ser un requisito bsico para alcanzar las
metas propuestas.
Debe comprometer a todos los miembros de una organizacin, ya que su
legitimidad y grado de adhesin, depender del nivel de participacin con que
se implemente.

Proceso
Conjunto de acciones y tareas que involucran a los miembros de la
organizacin en la bsqueda de claridades respecto a su quehacer.

Rol operativo y estratgico.

El rol estratgico es el que juega a definir el que y el rol operativo es el que
surge al ejecutar el como. Todo sector debe tener ambos pensamientos.
Nivel o Sector
EMPRESA

ESTRATEGICO
Cual es el producto que
la empresa debe fabricar
y para que mercados

SUPERINTENDENCIA

Cual es el producto que

el departamento debe
entregar y cuales son
los clientes internos a
cuya gestin
contribuir?

OPERATIVO
Recibe el cliente el
producto adecuado, y
mejora este su gestin
como consecuencia de
su uso?
Recibe el cliente
interno o externo, el
producto/servicio que
necesita, y mejora este
su gestin como
consecuencia de su
uso?

Gestin
Conjunto de acciones y decisiones que toma el responsable de un sistema para
llevar adelante su trabajo, y garantizar el objetivo

Misin de la organizacin:
Cul es la razn de ser de la organizacin, del sector, o de la unidad? Para
que esta la unidad? En el caso de la gerencia Mantenimiento Matesi Para que
existe?

Oportunidades y amenazas: (Anlisis del entorno, factores

externos)
Cules sern las demandas que plantear el entorno?
Qu tipo de dificultades y obstculos pueden entorpecer nuestra capacidad de
respuesta? Que factores externos como laborales, polticos, energticos nos
afectan? Ejemplo: falta de dlares para repuestos importados para la parada.

Fortalezas y debilidades de la organizacin:

Qu es lo que somos capaces de hacer?
Qu elementos de la estructura interna podran ser inadecuados frente a una
mayor exigencia productiva? Tenemos la tecnologa adecuada? Cual es la
obsolescencia de equipos. La gerencia de mantenimiento Matesi pudiera
definir sus fortalezas y/o debilidades en los siguientes bloques:

Cdigo:
Versin:
Fecha Rev:
Vigencia:
Hoja:

MDPMTO00001
4.0
21/06/2007
10/08/2006
2 de 2

Procesos de MATESI
(Operativos, Lab.)

Requerimientos
Operativos/ Equipos

Gerencia Industrial

Planes y Programas
Produccin

Mantenimiento SIDOR

Mantto. de equipos

MANTENIMIENTO_ MAPA DETALLADO

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE PRODUCCION

PLANIFICACION

Procesos y
Calidad

Informtica
Ingeniera de Proy. e
Inversiones SIDOR

RRHH Tenaris Vzla

RRII Tenaris Vzla

PROGRAMACION
SISTEMA DE
MANTTO SAP

Requerimento de mejora
del Control Proceso

CONTROL

INSPECCIN Y EJECUCIN MANTENIMIENTO

Medio Ambiente

Compra

CALIBRACIN Y VERIFICACIN

Organigrama/ RH/
Descripcin de cargo/
Plan de Capacitacin/ Planes
de Desarrollo/ Evaluaciones

INGENIERIA DE MANTENIMIENTO

Aumento Disponibilidad
de Equipos
Mejora de Equipos
Nuevas Instalaciones y
Equipos

Equipos Mviles
AUTOMACIN Y CONTROL

Mejora en el sistema de
Control

SERVICIOS INDUSTRIALES E INTENDENCIA

Servicios Industriales y
Generales

SALA TCNICA

Modificacin/
elaboracin y resguardo
de los Planos

Auditorias/ Leyes y
Asesoras

Documentos: Procedimientos Generales de Calidad / Prcticas/ Instrucciones Transitorias/

HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

SEGURIDAD

entre otros)

CORRECTIVO/ PREVENTIVO/ PREDICTIVO

Proy./ Serv. Tec/

Inversiones/ Reing.

Insumos, Repuestos,
Servicios

Servicios, equipos
calibrados y verificados

INSPECCIN Y EJECUCIN DE SERVICIOS/ AJUSTES ,

INGENIERIA DE PLANTA
Logstica

Procesos:
(Operativos/
Logstica/

Audit., Mejoras Cualit.,

Pautas Sist. de la Calidad

Hardware/ Software

Equipos aptos para la

produccin
(cantidad-calidad)

EJECUCION

ORDENES DE TRABAJO

MANO DE
OBRA

Procesos:
(Operativos/
Procesos/
entre otros)

Todo MATESI

Ejemplo de Matriz FODA .

OPORTUNIDADES
.- Aumento del precio del Acero
.-Aprovechar estructura de otras empresas hermanas
.- Definicion de nuevos precios de contratos de gas,
electricidad
CONTEXTO EXTERNO

AMENAZAS
.-Falta de gas
.-Racionamiento electrico
.-Falta de pellas
.-Falta de divisas para compra de repuestos

FORTALEZAS

CONTEXTO INTERNO

Registro de control de indicadores

Planes de mantenimiento bein definidos
Registro de control de Paradas
Registro y control eventos de seguridad

DEBILIDADES
Plantilla de repuestos para algunos equipos no esta
completa
No se cuenta con una sala tecnica bien estructurada

Si no hay suficiente coincidencia entre la misin de la organizacin, sus

capacidades y las demandas del entorno, entonces estaremos frente a una
organizacin que desconoce su real utilidad y alcance.
Por el contrario, un claro sentido de lo que es la misin, permite guiar las
decisiones sobre qu oportunidades y amenazas considerar, y cules
desechar.
Un efectivo plan estratgico ayuda a balancear las fuerzas, a reconocer
potencialidades y limitaciones, a aprovechar los desafos y a encarar los
riesgos.

Beneficios Del Plan Estratgico

Mejora el desempeo del sector, unidad y de la organizacin:
Tiene un efecto estimulante en las personas.
Permite pensar en el futuro, visualizar nuevas oportunidades y amenazas,
enfocar la misin de la organizacin y orientar de manera efectiva su rumbo,
facilitando la direccin y liderazgo. Es como un juego de ajedrez donde se
mueven las piezas y se ve un resultado.
Permite enfrentar los principales problemas de las organizaciones:
Como la asignacin de recursos humanos, financieros, etc.
Introduce una forma moderna de gestin:
Exige conocimiento profundo de la organizacin, ayuda a tomar el control sobre
s mismas y no slo a reaccionar frente a estmulos externos. Requiere mayor

participacin, mejorar la comunicacin y coordinacin entre los distintos

niveles, mejorar las habilidades de administracin, entre otras.

Pasos a seguir en la planificacin estratgica

1. Definir la finalidad del sector. La finalidad del sector es el problema de la
organizacin. Para que esta el sector dentro de la organizacin?
2. Planteamiento Estratgico (visin). Si quiero alinear mi sector con la
empresa debo preguntarme: Cuales son los grandes temas de la
empresa? Cuales con los grandes temas de mi rea o sector. Para
saber cual es la agenda del sector hay que conocer el contexto.
2.1 Hay que tener un paquete de informacin para saber si lo que se hace
es lo mas importante. Hacer un listado de informacin que necesito
(indicadores del contexto del sector o del ambiente externo de la
empresa)
2.2 Establecer lneas de trabajo, donde tengo que hacer foco, cuales son las
tareas o reas mas criticas.
2.3 Grandes temas: Donde hay que hacer foco. Seguridad, Cambio $,
Aspecto laboral, Gas, Electricidad, Falta de pellas, Imagen corporativa.
Estructura, sistemas de informacin. Mano de obra, Tecnologa.
3

Definir lneas de trabajo y objetivos estratgicos.

Definicin de la Misin
Identifica los propsitos y lmites de la organizacin, es decir, la declaracin
fundamental que le da el carcter constitutivo a la organizacin y a su accin.
Cul es nuestro propsito hoy en Matesi y cul
debiera ser en el futuro?

La misin determina la estructura de la organizacin, los criterios de asignacin

de recursos, las posibilidades de desarrollo de las personas, etc.
Para qu existe la organizacin?
Cules son los principales productos y/o servicios que genera?
Quines son nuestros clientes?
Pueden otros ofrecer los mismos productos o servicios? Si es as,
cul es nuestra especificidad?
Qu opinan los clientes acerca de la calidad de nuestros productos o
servicios?
Cul es la poblacin objetivo y cul es la cobertura actual?

El anlisis mbito externo

Se refiere a la identificacin de los factores exgenos, ms all de la
organizacin, que condicionan su desempeo, tanto en sus aspectos positivos
(oportunidades), como negativos (amenazas).
La evolucin econmica del pas, su crecimiento y desarrollo, las relaciones
internacionales, los tratados de comercio.
Los cambios demogrficos y culturales que alteran los niveles de demanda.
El desarrollo tecnolgico y los avances cientficos que la organizacin debera
conocer y eventualmente adoptar.
Cambios en sectores internos ajenos a nuestro sector que afectan la gestion
El riesgo de factores naturales (clima, terremotos, inundaciones, sequa,
fenmeno el nio).
Aspectos polticos y legales, etc.
El anlisis permite identificar amenazas y oportunidades que el ambiente
externo genera para el funcionamiento y operacin de la organizacin. Es
preciso entender que estas externalidades no son estticas ni definitivas.

El Anlisis mbito Interno

Es el relevamiento de los factores claves que han condicionado el desempeo
pasado, la evaluacin de dicho desempeo y la identificacin de las fortalezas
y debilidades que presenta la organizacin en su funcionamiento y operacin
en relacin con la misin.
Comprende aspectos de la organizacin, tales como sus leyes orgnicas, los
recursos humanos de que dispone, la tecnologa a su alcance, su estructura
formal, sus redes de comunicacin, su capacidad financiera, etc.
Es vlido reiterar que un ambiente participativo e informado, facilita la
introduccin de cambios que, entre otras cosas, deben propiciar una mayor
realizacin personal y profesional de todos los implicados.
Se trata de identificar dnde estn realmente las ventajas relativas, en un
contexto de cambio acelerado, en el que la tradicin es un valor rescatable, en
tanto se le de espacio a la creatividad.
Qu somos? y En qu estado nos encontramos? El Diagnostico operativo.
Esta revisin y reflexin de todo lo que est dentro de las fronteras del sector o
de la organizacin, debe cubrir:

Niveles: Estratgico, Tctico, Operativo.

Funciones: Comercial, Produccin, Finanzas, Recursos Humanos.
Procesos: Liderazgo, Motivacin, Conflictos, Toma de Decisiones,
Comunicacin, etc.
Sistemas: Informacin, Incentivos, Control de Gestin,
Remuneraciones, etc.

Determinacin de Objetivos Estratgicos

Son los logros que la organizacin quiere alcanzar en un plazo

determinado. Deben guardar coherencia con la misin y con el anlisis
del mbito externo e interno.
Si se ha logrado un buen listado de las debilidades y fortalezas de la
institucin, junto con las oportunidades y amenazas que presenta el
entorno, su anlisis combinado puede entregar un adecuado panorama
dentro del cual determinar los objetivos estratgicos.

Matriz de Anlisis FODA

FORTALEZAS
DEBILIDADES

OPORTUNIDADES
Potencialidades
Desafos

AMENAZAS
Riesgos
Limitaciones

La combinacin Fortalezas y Oportunidades generan potencialidades,

sealan las lneas de accin ms prometedoras para la organizacin.
Las limitaciones, determinadas por una combinacin de debilidades y
amenazas, colocan una seria advertencia. Crean miedos y temores
mientras que los riesgos y los desafos, determinados por su
correspondiente combinacin de factores, exigirn una cuidadosa
consideracin a la hora de marcar el rumbo que la organizacin deber
asumir hacia el futuro deseable.
Existe una diferencia entre el estado presente y el estado deseado de la
organizacin o del sector, por lo que la determinacin de los objetivos va a
implicar cambios y transformaciones para algunas de sus reas, y
estabilizacin o consolidacin para otras.
Los objetivos estratgicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:
Qu debemos lograr en el corto mediano y largo plazo
para que la organizacin o departamento tenga un
accionar coherente con su misin?

Comentarios
Foda no es una herramienta de manejo de crisis. (Matesi Hoy)
Est asociada con procesos de desarrollo a mediano y largo plazo. Las
organizaciones en crisis deberan primero resolver sus problemas internos y
amenazas, antes de involucrarse en un proceso de este tipo.
La restriccin ms grande se produce cuando los que dirigen la organizacin
no estn comprometidos, no saben, o no estn dispuestos a actuar sobre lo
que se planifica.
Los propios miembros de un sector o de la organizacin son quienes
generalmente mejor saben lo que se debe hacer. El tema esta en la
metodologa y el como lograr hacerlas

RESUMEN: Indicadores de gestin y planificacin estratgica

Situacin deseada.
Amenazas en el
camino

PUNTO B

Que se quiere
lograr.
Objetivo estratgico

Oportunidades (+)

ra
pa
n
no
sti ami
e
g c
de r el
es regi
r
do or
ica r y c
d
In edi
m

PUNTO A
Situacin actual.
Realidad actual del Sector
Fortalezas y debilidades.
Revisin de grandes temas