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Manual de Contratacin
Manual de Contratacin
Procuradura General de la Nacin
Tabla de contenido
INTRODUCCIN .................................................................................................... 3
Captulo I ASPECTOS GENERALES .................................................................... 4
Manual de Contratacin
Procuradura General de la Nacin
Introduccin
Teniendo en cuenta que con la contratacin pblica se busca el cumplimiento de los fines
estatales, es imperioso que las entidades pblicas cuenten con instrumentos que les
faculten lograr la seleccin adecuada de los contratistas que les permitirn la consecucin
de los mismos.
Por ello, el propio Estado ha expedido cuantiosas normas buscando dotar a las entidades
con herramientas que permitan dicha seleccin idnea.
Con la Ley 80 de 1993 se dot a las entidades de la estructura general y los principios de
la contratacin estatal.
Ahora, con la reforma a la Ley 80 de 1993, a travs de la Ley 1150 de 2007, se pretende
la reduccin de costos del proceso contractual y con ello el procedimiento de seleccin
elaborado sobre la base de los principios que rigen la contratacin pblica, en bsqueda
del cumplimiento de los fines estatales.
Aplicacin del principio de transparencia y publicidad mediante la divulgacin de las
actuaciones precontractuales y contractuales en el Sistema Electrnico para la
Contratacin Pblica- SECOP, en bsqueda de unificar la informacin contractual e
integrar todos los sistemas que se involucren en la gestin, Registro nico Empresarial y
SICE, entre otros.
La nueva legislacin crea procesos adicionales como la seleccin abreviada que pretende
simplificar el proceso contractual, garantizando una mejor eficiencia en la gestin
desarrollada por la Entidad, especficamente en lo que atae para el mercado de
suministros el sistema de subasta inversa al precio mas bajo, o instrumentos de compra
por catalogo que el Gobierno Nacional tiene pendiente por reglamentar el inciso 4 del
pargrafo 5 del Art. 2 de la Ley 1150 de 2007 y el pargrafo transitorio del Art. 17 del
Decreto. 2474 de 2008, correspondiente al uso de los acuerdos marco de precios para la
adquisicin de bienes y servicios procedimientos de adquisicin de bolsas de productos.
Aspectos relevantes como la manera en que se verifican las condiciones de los
contratistas que no tienen asignacin de puntaje, en los aspectos jurdicos, financieros, de
experiencia y organizacin del proponente, dentro de los trminos de "Pasa y no Pasa",
permitiendo aclarar sobre los documentos presentados y otro aspecto en la evaluacin
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Procuradura General de la Nacin
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Procuradura General de la Nacin
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1 Objeto del Manual
El presente documento ha sido diseado como herramienta para todos los servidores
pblicos encargados de adelantar los procesos de la contratacin pblica en la
PROCURADURIA, en las etapas precontractual, contractual y post contractual, en virtud
de la delegacin y/o desconcentracin de funciones; y como definicin de polticas,
fijacin de parmetros y reglas para aquellas personas que se encuentren interesadas en
conocer y participar de los procesos y procedimientos que rigen la contratacin en la
Procuradura General de la Nacin.
El Decreto 2474 de 2008 dispuso en su Art. 89, modificado por el Art. 5 del Decreto 3576
del 17 de septiembre de 2009, que Las entidades estatales sometidas al Estatuto
General de Contratacin debern contar con un manual de contratacin, en el que se
sealen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse
por virtud de la delegacin o desconcentracin de funciones, as como las que se derivan
de la vigilancia y control de la ejecucin contractual.
No obstante, la Procuradura General de la Nacin expide este instrumento como gua
procedimental y de consulta.
Las materias no contempladas en este instrumento se entienden regidas por las normas
aplicables y en caso de incompatibilidad entre las normas respecto de este manual se
aplicarn las que sean de mayor jerarqua.
1.2 Normas que se invocan en el proceso de contratacin.
Los contratos estatales se sujetaran a las normas y principios que regulan la Contratacin
Pblica en especial la Constitucin Poltica, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la Ley
1474 de 2011 y sus Decretos reglamentarios.
Forman parte del marco legal de contratacin, el Estatuto Orgnico de Presupuesto, las
normas de austeridad del gasto.
1.3 Principios que rigen la contratacin pblica.
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Principio de transparencia:
Este principio garantiza la publicidad y contradiccin de los informes y actuaciones
surgidos dentro del proceso, as como la libre concurrencia e igualdad de oportunidades
para quienes intervengan en l.
Principio de Planeacin:
Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos institucionales de la contratacin,
esto es, armonizar y articular los requerimientos tcnicos del proyecto a desarrollar con
miras a satisfacer las necesidades de la Procuradura.
Principio de Economa:
Se tendr en cuenta que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar las
decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la seleccin
objetiva; que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad
de gastos de quienes intervengan en ellos y que no se exija sino los documentos
necesarios.
Principio de responsabilidad
Los servidores pblicos de la Procuradura estn obligados a buscar el cumplimiento de
los fines de la contratacin y a vigilar la correcta ejecucin de los contratos.
As mismo, el numeral 3 del artculo 26 del estatuto de contratacin consagra que las
entidades y los servidores pblicos respondern cuando hubieren abierto procesos de
seleccin sin haber elaborado previamente los pliegos de condiciones, o cuando los
elaboren en forma incompleta, ambigua o confusa, que conduzca a interpretaciones de
carcter subjetivo.
Los funcionarios que intervengan en la planeacin, trmite, celebracin, ejecucin y
liquidacin de un contrato, estn obligados a proteger los derechos de la Procuradura, del
Contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos
funcionarios debern responder por sus actuaciones y omisiones antijurdicas e
indemnizar los daos que se causen por razn de ellas.
El comit de evaluacin es la instancia encargada de analizar que las propuestas
presentadas en los diferentes procesos de seleccin se sujeten a las reglas contenidas en
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CAPITULO II
FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL
2.1. Naturaleza de la Procuradura.
La Procuradura General de la Nacin es la Entidad que representa a los ciudadanos ante
el Estado. Es el mximo organismo del Ministerio Pblico, conformado adems por la
Defensora del Pueblo y las Personeras.
La Procuradura tiene autonoma administrativa, financiera y presupuestal en los trminos
definidos por el Estatuto Orgnico del Presupuesto Nacional.
En materia de contratacin la Ley 80 de 1993 le otorga a la Procuradura capacidad para
contratar[1].
2.2. Competencia para la Contratacin.
La Ley 80 de 1993 otorga competencia para celebrar contratos al Procurador General de
la Nacin.[2 Son facultades del funcionario ordenador del gasto: La adjudicacin, la
celebracin, las prrrogas, modificaciones y actos que expida en la ejecucin de la
actividad contractual; el ejercicio de las clusulas excepcionales (terminacin,
interpretacin y modificacin unilateral, de sometimiento a las leyes nacionales y de
caducidad); la imposicin de multas, la declaracin del incumplimiento del contrato , la
liquidacin y todos los actos inherentes a la actividad contractual.
De conformidad con lo estipulado en el artculo 12 del citado estatuto, el Seor
Procurador, a travs de la Resolucin 025 de 2000, efectu la delegacin de la
competencia para celebrar contratos y adelantar los procesos de seleccin contractual en
el Secretario General de la Procuradura, sin lmite de cuanta, no delegada en otro
servidor pblico del nivel territorial.
[1]
Vase Artculo 2 literal b Ley 80 de 1993 modificado por el artculo 21 de la Ley 1150 de 2007
[2]
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En este sentido, al estar la ordenacin del gasto en cabeza del Secretario General, las
diferentes dependencias deben preparar los estudios previos y solicitudes de
modificacin, adicin, prrroga, terminacin de contratos, entre otras, para su
consideracin, quien definir los procedimientos a seguir en cada caso con el
acompaamiento de la Oficina Jurdica, convirtindose as las distintas reas en un apoyo
para la adopcin de las medidas a que haya lugar por parte de la Secretara General.
2.3. Inhabilidades e Incompatibilidades
No podrn participar en procedimientos de seleccin ni celebrar contratos con la
Procuradura General de la Nacin, las personas naturales o jurdicas que se hallen
incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad sealadas en la
Constitucin Poltica, en las Leyes y especialmente, las contempladas en los Arts. 8 y 9
de la Ley 80 de 1993, el Art. 5 de la Ley 828 de 2003 y las adicionadas por los artculos
74 y pargrafo del Art. 19 del Decreto 2474 de 2008 y artculos 1, 2, 4, 5, 84, 90 de la
Ley 1474 de 2011.
En el evento que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un proponente en un
proceso contractual, se entiende que renuncia a la participacin y a los derechos
adquiridos en el mismo. Si sobreviene en un contratista, debe realizarse la cesin del
contrato, previa autorizacin de la Procuradura y si sobreviene en uno de los miembros
del Consorcio o Unin Temporal, ste debe ceder su participacin a un tercero, previa
autorizacin de la PGN.
2.4 Funciones de las dependencias que intervienen en el proceso contractual
ACTIVIDADES O TAREAS
Elaborar y consolidar el Plan de compras
Aprobacin del plan de compras
Remisin del formato de necesidad del bien o servicio a la
Divisin Administrativa
Evaluar el plan de compras y asesorar al Ordenador del
Gasto en cuanto a su aplicacin
Consulta de precios o condiciones del mercado,
Elaboracin del estudio de Mercado
Elaboracin de Estudios previos
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RESPONSABLES
Divisin Administrativa
Ordenador del Gasto
Jefes de Oficina,
Delegados.
Divisin Administrativa
Divisin Administrativa
Dependencia interesada en
la contratacin
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Divisin Administrativa y
Oficina Jurdica
Oficina Jurdica
Oficina Jurdica
Dependencias interesadas
en el proceso y Oficina
Jurdica
Secretara General
Divisin Financiera
Administrador del plan
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Oficina Jurdica
Divisin Financiera
Oficina Jurdica
Oficina Jurdica
Oficina Jurdica
Oficina Jurdica
Supervisor y contratista
Supervisores y/o
interventores
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CAPITULO III
PLANEACIN DE LA CONTRATACIN
Busca determinar las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto de la
contratacin, estudios de factibilidad, conveniencia y oportunidad del contrato, la
extensin, lugar de ejecucin, disponibilidad de recursos, fuentes de informacin, anlisis
del mercado, estrategias de contratacin, perfil de los proponentes y requisitos que deben
acreditar, todo dentro del marco de la necesidad que tiene la Entidad.
Comprende:
3.1. Plan de compras
3.2. Estudios previos
3.3 Certificado de disponibilidad presupuestal
3.1 Plan De Compras
Es el documento que contiene las obras, bienes y servicios que ejecutar la Procuradura
para cumplir con sus finalidades. Su elaboracin es una obligacin legal, previa
planeacin de las necesidades de la entidad, la cual est a cargo de la Divisin
Administrativa de la Procuradura y debe ser aprobado por la Secretara General.
El plan de compras debe registrarse en el SICE antes del 31 de enero de cada ao fiscal.
Para adelantar cualquier contratacin debe obtenerse el certificado que indique que el
bien, obra o servicio se encuentra registrado all.
3.2. Estudios Previos
Es el conjunto de documentos que sirven de soporte para el anlisis de las necesidades
de la entidad y la conveniencia de la futura contratacin y la elaboracin del proyecto de
pliego de condiciones.
Son elaborados por el rea de la Procuradura que tenga la necesidad que se pretende
satisfacer con la celebracin del contrato, la cual debe remitirlos a la Divisin
Administrativa a fin de dar inicio a los trmites para desarrollar el proceso contractual.
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La Entidad previa apertura del proceso de seleccin o la firma del contrato, segn la
modalidad de seleccin que corresponda, deber elaborar los estudios, diseos y
proyectos requeridos para la ejecucin del proyecto.
En los procesos cuyo objeto sea la realizacin de una obra, se debe contar con los
estudios y diseos que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social,
econmico y ambiental.[2]
Deben contener lo establecido en el artculo 25 de la Ley 80 de 1993 y el artculo 3 del
Decreto 2474 de 2008, as:
3.2.1 Descripcin de la necesidad que la Procuradura pretende satisfacer con la
contratacin: El rea que requiera la contratacin debe describir en los estudios previos
las razones que justifican la contratacin a desarrollar enmarcada en las funciones que
debe cumplir la Procuradura y el inters general.
3.2.2 Descripcin del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del
contrato a celebrar: Se debe precisar claramente la forma en que se va a satisfacer la
necesidad y ello se logra nicamente describiendo en forma precisa lo que se requiere,
sus especificaciones tcnicas, las obligaciones del futuro contratista, el valor y las
condiciones de pago, el plazo del contrato y todas las condiciones para el correcto
desarrollo del mismo.
Para la identificacin del contrato a celebrar los siguientes son los tipos contractuales ms
utilizados en la Procuradura:
- Contrato de Obra Pblica: Es el que celebre la Procuradura para la construccin,
mantenimiento, instalacin y en general para la realizacin de cualquier otro trabajo
material sobre bienes inmuebles (Ley 80 de 1993, artculo 32, numeral 1).
- Contrato de compraventa: Es definido por el Cdigo Civil en su artculo 1849, as: El
contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero
- Contrato de Suministro: Contrato por el cual una parte se obliga a realizar
prestaciones peridicas o continuas de cosas, a favor de otra, y sta se obliga a pagarle
un precio en dinero.
[2]
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Descripcin
Estimacin
Riesgos
Financieros
Riesgos
Derivados
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por
los
cambios
de
las
Distribucin
Porcentaj
e
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sociales
polticos
Riesgo
Regulatorio
Riesgo
operacionales
Riesgo
Econmico
MEDIO
20%
Riesgos de la
naturaleza
Eventos
causados
por
la
naturaleza sin la intervencin o
voluntad del hombre, que aunque
pueden ser previsibles por su
frecuencia o diagnstico estn
fuera del control de las partes y
que tengan impacto en la
ejecucin del contrato (temblores,
inundaciones, lluvias, sequias)
MEDIO
20%
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Riesgos
ambientales
MEDIO
20%
Riesgos
tecnolgico
Eventuales
fallos
en
las
telecomunicaciones, suspensin
de
servicios
pblicos,
advenimiento
de
nuevos
desarrollos
tecnolgicos
o
estndares que deben ser tenidos
en cuenta para la ejecucin del
contrato
as
como
la
obsolescencia tecnolgica..
MEDIO
20%
20
RIESGO
VALOR
ASEGURADO
VIGENCIA
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SERIEDAD
OFERTA
DE
LA
La no ampliacin de la
vigencia de la garanta de seriedad de la
oferta cuando el trmino previsto en los
pliegos para la adjudicacin del contrato
se prorrogue o cuando el trmino previsto
para la suscripcin del contrato se
prorrogue, siempre y cuando esas
prrrogas no excedan un trmino de tres
meses.
Igual al plazo
previsto para
la
adjudicacin
y suscripcin
del contrato
Por el plazo
del contrato
y el de su
liquidacin.
BUEN MANEJO
ANTICIPO
DEL
DEVOLUCIN
DEL
PAGO ANTICIPADO
21
Por el plazo
del contrato
y el de su
liquidacin.
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CUMPLIMIENTO DE LAS
OBLIGACIONES
SURGIDAS
DEL
CONTRATO ESTATAL Y
PAGO DE MULTAS Y
CLUSULA
PENAL
PECUNIARIA, CUANDO
SE HAYAN PACTADO
EN EL CONTRATO
PAGO DE SALARIOS,
PRESTACIONES
SOCIALES
E
INDEMNIZACIONES
LABORALES
ESTABILIDAD
CALIDAD DE OBRA
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Incumplimiento
de
las
obligaciones
laborales a que est obligado el contratista
garantizado, derivadas de la contratacin
del personal utilizado para la ejecucin del
contrato.
El
valor
se
determina
de
acuerdo con el
objeto, el valor, la
naturaleza y las
obligaciones
contenidas en cada
contrato.
Por el plazo
del contrato
y el de su
liquidacin.
Su vigencia
debe
corresponder
al plazo del
contrato
y
tres (3) aos
ms.
La vigencia
no
ser
inferior
a
cinco aos,
salvo que la
entidad
justifique
tcnicamente
la necesidad
de
una
vigencia
inferior.
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CALIDAD Y CORRECTO
FUNCIONAMIENTO DE
LOS BIENES Y EQUIPOS
SUMINISTRADOS
RESPONSABILIDAD
CIVIL
EXTRACONTRACTUAL
El
valor
se
determina
de
acuerdo con el
objeto, el valor, la
naturaleza y las
obligaciones
contenidas en cada
contrato.
Este amparo
no debe ser
inferior
al
trmino
de
las garantas
sealadas en
la legislacin
comercial y
civil.
El
valor
se
determina
de
acuerdo con el
objeto, el valor, la
naturaleza y las
obligaciones
contenidas en cada
contrato.
La vigencia
se determina
de acuerdo
con el objeto,
el valor, la
naturaleza y
las
obligaciones
contenidas
en
cada
contrato.
El valor de la
garanta no podr
ser inferior al cinco
(5%) del valor del
contrato
y
no
menor a doscientos
salarios
mnimos
mensuales legales
vigentes
(200
SMMLV)
al
momento de la
expedicin de la
pliza.
Plazo
de
ejecucin del
contrato.
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Contratos Interadministrativos
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Contratos de seguro
Contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la
menor cuanta de la entidad (de acuerdo a la naturaleza y el
objeto)
Subasta Inversa para la adquisicin de los bienes y servicios de
caractersticas tcnicas y uniformes y de comn utilizacin enajenacin de bienes
Concurso de mritos con propuesta tcnica simplificada
Garantas Bancarias
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Parmetros
Por medio de esta garanta los bienes o derechos que sean
entregados en fiducia mercantil en garanta debern ofrecer a la
Procuradura General de la Nacin un respaldo idneo y suficiente
para el pago de las obligaciones garantizadas. La sociedad
fiduciaria, en desarrollo del contrato de fiducia en garanta, deber
expedir el respectivo certificado de garanta o el documento que
haga sus veces. El oferente y/o contratista debe acreditar la
constitucin de la garanta a travs de la copia del respectivo
contrato y entregar el certificado de garanta expedido por la
sociedad fiduciaria con el lleno de los requisitos sealados por el
decreto 4828 de 2008, artculo 20.
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acto administrativo en firme que as lo declara.
Sern admisibles garantas bancarias a primer requerimiento:
.-Contrato de garanta bancaria. Una entidad bancaria emisora,
obrando por cuenta y por orden del proponente o contratista, se
obliga irrevocablemente con la Procuradura, en calidad de
beneficiaria, a pagarle hasta el monto garantizado, los perjuicios
derivados del incumplimiento de las obligaciones que con ocasin
de la propuesta , del contrato o de su liquidacin surjan para el
proponente o el contratista.
-Carta de crdito stand by: La entidad emisora, obrando por
solicitud y de conformidad con las instrucciones del proponente o
contratista, se obliga a garantizar irrevocablemente el pago en
dinero de las obligaciones que con ocasin de la propuesta o del
contrato surjan para el proponente o contratista. Ese pago lo
efectuar el banco emisor contra la entrega de la carta de crdito,
acompaada del acto administrativo debidamente ejecutoriado, en
el que conste el incumplimiento del proponente o contratista.
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DOCUMENTOS ADICIONALES
Ficha tcnica que debe contener como mnimo:
Denominacin del bien o servicio
Denominacin tcnica del bien o servicio
Unidad de medida
Descripcin general
Acto administrativo que contendr:
CONTRATACION DIRECTA
CAPITULO IV
MODALIDADES DE SELECCIN DE CONTRATISTAS
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MODALIDADES DE SELECCION
LICITACION
Procesos de seleccin que impliquen complejidad en la evaluacin.
SELECCIN ABREVIADA
Adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes
y de comn utilizacin.
Contratacin de menor cuanta
Contratacin cuyo proceso de licitacin pblica haya sido declarado desierto.
Contratos para la prestacin de servicios de salud.
La enajenacin de bienes del estado con excepcin de aquellos que refiere la ley
222 de 2995
Productos de origen o destinacin agropecuarias que se ofrezcan en las bolsas de
productos.
Entre otras.
CONCURSO DE MERITOS
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Qu normas rigen la seleccin abreviada por subasta inversa? Esta modalidad est
regulada especialmente por los Decretos 2474 de 2008 y 2025 de 2009.
Qu se entiende por bienes y/o servicios de caractersticas tcnicas uniformes?
Aquellos que poseen las mismas especificaciones tcnicas, con independencia de su
diseo o de sus caractersticas descriptivas, y comparten patrones de desempeo y
calidad objetivamente definidos.
Por diseo o caractersticas descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas
que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la
prestacin del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para
satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus
ventajas funcionales.
Qu se entiende por bienes y/o servicios de comn utilizacin? Aquellos requeridos
por las entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los
solicite en trminos de prestaciones mnimas y suficientes para la satisfaccin de sus
necesidades.
Se requiere que se den ambas condiciones? S. Es decir, los bienes y/o servicios
deben ser de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin.
Se debe tener en cuenta que no se consideran de caractersticas tcnicas uniformes y de
comn utilizacin las obras pblicas y los servicios intelectuales.2
Qu es una Subasta Inversa? Una subasta inversa es una puja dinmica efectuada
presencial o electrnicamente, mediante la reduccin sucesiva de precios durante un
tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 2474 de 2008
y en los respectivos pliegos de condiciones.
Cul es el criterio de seleccin de la oferta ms favorable en la seleccin
abreviada por subasta? El precio.
Cmo puede realizarse la subasta? Hay dos modalidades o formas para realizar la
subasta:
2
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Subasta inversa electrnica, caso en el cual la misma tendr lugar en lnea a travs del
uso de recursos tecnolgicos.
Subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de presentacin de las propuestas
durante esta se harn con la presencia fsica de los proponentes y por escrito.
La Procuradura tiene los medios para desarrollar las subastas en forma electrnica.
Cules son las caractersticas generales para desarrollar la audiencia de subasta?
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No hay necesidad de ingresar el precio con signo de pesos ($) o separado por
punto, simplemente se ingresa el valor.
En todo caso en el pliego de condiciones del proceso se regular el desarrollo de
la subasta.
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Cuando el valor del contrato sea igual o inferior a la menor cuanta de la Procuradura
para la vigencia fiscal.
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2. Si bien la norma4 prev que se haga una manifestacin de inters por parte de los
interesados en participar, y la posibilidad de realizar un sorteo entre quienes
manifestaron su inters5, a fin de determinar la lista de participantes, la
Procuradura NO realizar sorteo en ningn evento, por lo cual en los procesos
que adelante, no requerir manifestacin de inters.
3. El trmino de evaluacin de las propuestas no podr ser mayor que el plazo
sealado para la presentacin de las mismas, salvo que mediante acto
administrativo motivado, la entidad lo extienda hasta por un trmino igual al
inicialmente previsto.
4. El informe de evaluacin de las ofertas debe publicarse por tres (3) das hbiles en
el SECOP.
5. La adjudicacin NO se realiza en audiencia pblica sino en acta motivada, que
realiza el secretario de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la entidad, en la
cual se incluyen las respuestas a las observaciones presentadas por los
interesados al informe de evaluacin.
Otra modalidad de seleccin abreviada utilizada eventualmente por la entidad es la
enajenacin de bienes del Estado. (Literal e, del numeral 2 del Artculo 2 de la Ley 1150
de 2007).
Los Decretos 4444, 4637 de 2008 y 3297 de 2009 reglamentaron lo relativo a la
enajenacin de bienes del Estado por parte de las entidades estatales regidas por el
estatuto de contratacin publica, en desarrollo de lo previsto en el literal e) del numeral 2
del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007.
La Procuradura por su parte, reglament el procedimiento de la enajenacin de bienes
muebles e inmuebles a travs de la Resolucin No 322 del 2 de octubre de 2009.
4.3. CONCURSO DE MERITOS
Se trata de una modalidad de seleccin de consultores o proyectos.
4
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CONCURSO DE
MERITOS
Objeto Complejo
Seleccin de
intermediarios de
seguros
Procesos de
Arquitectura
Consultora
.
Cundo procede el concurso de mritos?
Esta modalidad se usa para la contratacin de:
1. Servicios de consultora:
- Estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin.
- Estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos
especficos.
- Asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin.
- Interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos.
- Direccin, programacin y ejecucin de diseos, planos anteproyectos y proyectos.
2. Proyectos de arquitectura.
Cmo se desarrolla un concurso?
Hay dos clases de concursos:
1. Concurso abierto.
2. Con Precalificacin.
Qu es precalificar? Es conformar una lista limitada de oferentes para uno o varios
procesos de seleccin. Esto se puede surtir a travs de:
a.
b.
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- El proyecto de pliego de condiciones se publica mnimo por cinco (5) das hbiles
anteriores a la apertura del proceso si es concurso con propuesta tcnica simplificada, y
diez (10) das hbiles anteriores a la apertura del proceso si es concurso con propuesta
tcnica detallada.
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El acto administrativo que la declara la urgencia manifiesta, har las veces del acto de
justificacin y no se necesita de estudios previos
Una vez celebrado el contrato motivado resultante de la urgencia manifiesta, deber
enviarse al organismo que ejerce el control fiscal, as como el acto administrativo que lo
declaro y expediente que contiene los antecedentes precontractuales y contractuales.
2. Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de los
mismos tengan relacin directa con el objeto de la entidad ejecutora cuando fuere
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Procuradura General de la Nacin
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ACUERDOS
DE
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rea o
dependencia
interesada en la
celebracin del
convenio.
ENVIA
A
Estudios previos, acreditacin
de la representacin, Acta de
intencin
de
la
parte
conveniente, CDP (si existiere
recursos presupuestales)
FIN DEL
PROCESO
OFICINA
JURIDICA
SUSCRIBE
Procurador
General de la
Nacin
Revisa y proyecta
el convenio.
ENVIA
NOTA: En el evento que los convenios sean firmados con organismos internacionales la
Coordinacin de Relaciones Internacionales de la Procuradura concertar con las
dependencias internas las actividades a desarrollar, conforme a la Resolucin No. 222 de
2001.
4.7. Documentos comunes de las diferentes modalidades de seleccin:
4.7.1 El pliego de Condiciones
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Qu es el pliego?
El pliego de condiciones corresponde a un acto administrativo de carcter general,
mediante el cual la Procuradura establece las reglas claras y justas para determinar las
necesidades que pretende satisfacer y el procedimiento para que, en virtud de los
principios que rigen la contratacin pblica, y los requisitos y criterios ponderables,
presenten ofertas y la administracin pueda escoger en forma objetiva la oferta mas
favorable.
Quin lo elabora?
La Oficina Jurdica de la Procuradura elabora pliegos de condiciones para los procesos
de licitacin pblica, concurso de mritos y seleccin abreviada, con el fin de dar a
conocer a los interesados las condiciones y requerimientos para poder participar en los
diferentes procesos que adelante la Procuradura General de la Nacin. Se elaboran con
base en los estudios previos.
Por considerarse que los pliegos de condiciones son ley para las partes debe incorporarse
aspectos relacionados con la reglamentacin del proceso de seleccin y las futuras
clusulas contractuales.
Para la elaboracin del pliego de condiciones se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
- La descripcin tcnica, detallada y completa del objeto a contratar, la ficha tcnica del
bien o servicio de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, o los
requerimientos tcnicos, segn sea el caso.
- Se incluirn los requisitos habilitantes de los proponentes referentes a la capacidad
jurdica, la experiencia probable y acreditada, la capacidad financiera, capacidad tcnica,
y de organizacin, segn el tipo de contrato a celebrar.
En cuanto a la capacidad jurdica se de incluir la inscripcin en el Registro de
Proponentes, teniendo en cuenta la clasificacin como Constructor, Consultor y/o
Proveedor y la especialidad o especialidades y grupo o grupos correspondientes, de
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El menor plazo podr ser objeto de ponderacin en todos los contratos, a excepcin
de los procesos de obra.
En los procesos de concurso de mritos, la oferta mas favorable ser la que obtenga
mayor puntaje teniendo en cuenta los aspectos tcnicos y el precio no se puede incluir
como factor de ponderacin.
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En los casos en que la Procuradura evale las ofertas y estime que el valor de una
oferta resulta artificialmente bajo, requerir al proponente para que rinda explicacin
sobre las razones del valor ofertado. Odas las explicaciones, el Comit Evaluador del
proceso recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta.
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CAPITULO V
CONDICIONES CONTRACTUALES
Aspectos generales en el desarrollo del contrato:
5.1 Plazo del contrato
El plazo es un elemento para la exigibilidad de la obligacin y para determinar el momento
a partir del cual se cumple oportunamente o se incumple la obligacin. Debe ser sealado
desde los estudios previos.
5.2. Vigencia
La vigencia del contrato empezar a contarse desde la fecha en que quede perfeccionado
el contrato y cubrir el trmino previsto para el cumplimiento de los requisitos de
ejecucin, el plazo para su ejecucin y el trmino que se haya sealado para practicar la
liquidacin final. Trmino que tiene la administracin para hacer uso de sus poderes
excepcionales.
5.3.
Antes de iniciar la ejecucin del contrato, el ordenador del gasto aprobar la garanta
mediante firma de la pliza, siempre y cuando rena todos los requisitos y condiciones
legales y reglamentarias, as como su respectivo amparo, valor asegurado y vigencia
establecido para cada caso.
5.4.
Suspensin
La suspensin de la ejecucin del contrato se har constar por las partes y el supervisor o
interventor del contrato, en un Acta, con indicacin de los motivos que llevaron a la
misma. Deber constar tambin la fecha del inicio de la suspensin, as como la fecha de
la reanudacin de la ejecucin del contrato. El contratista deber solicitar a la compaa
de Seguros que expidi la garanta nica del contrato el respectivo ajuste a las vigencias
de los riesgos amparados, conforme al Acta.
5.5.
Prrrogas
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La prrroga del contrato ser aprobada por el Ordenador del gasto, previo concepto del
Interventor o supervisor del contrato.
La prrroga, adicin o la modificacin del mismo slo se podr realizar durante el
desarrollo del contrato y antes del vencimiento del plazo.
Se dar por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, o cuando
sea necesario para cumplir con su objeto o cuando a juicio de la Procuradura, se requiera
en atencin a los fines estatales.
La prrroga y/o la adicin, darn lugar a la modificacin de la vigencia de las garantas
constituidas por el contratista para la ejecucin del contrato.
5.7. Supervisin
QUE ES LA SUPERVISION?
Se refiere a la gestin de los supervisores e interventores en cuanto a la parte tcnica,
administrativa, contable, financiera y jurdica del contrato.
La supervisin ser ejercida por un funcionario de la misma entidad estatal cuando no
requieren conocimientos especializados y la interventora por una persona natural o
jurdica contratada para tal fincuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento
especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensin del mismo lo justifique
de acuerdo a la naturaleza del contrato principal9.
Por regla general, no sern concurrentes en relacin con un mismo contrato, las funciones
de supervisin e interventora. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del
contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventora, se debern
indicar las actividades tcnicas a cargo del interventor y las dems quedarn a cargo de la
Entidad a travs del supervisor.
El contrato de Interventora ser supervisado directamente por la entidad estatal.
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Conocimiento
Compromiso
Colaboracin
Apoyo a la
Administracin
Acceso a la
labor del
contratista
Capacidad de
interlocucin
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SANCIONES
Sanciones Coercitivas.
MULTAS: Cumplen una
funcin compulsiva o de
apremio orientada a la
oportuna y cabal ejecucin
del objeto contratado.
Las multas
persiguen
sancionar el incumplimiento
parcial o la mora sin valorar
los perjuicios.
Sanciones Pecuniarias.
CLAUSULA
PENAL:
Consiste en una estipulacin
fijada por las partes de
manera anticipada del valor
de
la
indemnizacin
correspondiente
al
incumplimiento
de
las
obligaciones por alguna de las
partes.
Sanciones Resolutorias.
CADUCIDAD.
Es la estipulacin en virtud de
la cual si se presenta alguno
de los hechos constitutivos de
incumplimiento
de
las
obligaciones a cargo del
contratista, que afecte de
manera grave y directa la
ejecucin del contrato y
evidencie que puede conducir
a la paralizacin, la entidad
por
medio
de
acto
administrativo lo dar por
terminado y ordenara su
liquidacin.
- En desarrollo del deber de control y vigilancia sobre los contratos que suscriba la
PROCURADURIA tendr la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el
contrato, con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones.
- Si hay incumplimiento de obligaciones del contratista la Procuradura podr hacer
exigible la clusula penal.
Esta decisin deber estar precedida de audiencia del afectado que deber tener un
procedimiento mnimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista y
procede slo mientras se halle pendiente la ejecucin de las obligaciones a cargo del
contratista.
La clusula penal y las multas as impuestas, se harn efectivas directamente por la
entidad, pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensacin de
las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garanta, o a cualquier otro medio para
obtener el pago, incluyendo el de la jurisdiccin coactiva.
- Si iniciada la ejecucin del contrato, el contratista incumple la obligacin de obtener la
ampliacin de la garanta o de obtener su renovacin o de restablecer su valor o de
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aquella de otorgar una nueva garanta que ampare el cumplimiento de las obligaciones
que surjan por razn de la celebracin, ejecucin, y liquidacin del contrato, la entidad
contratante podr declarar la caducidad del mismo.
5.9.1. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIN DE SANCINES:
Esquema- Imposicin de sancin
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Supervisor
Interventor
Supervisor
Interventor
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OPORTUNIDAD
Gestin
permanente de
vigilancia
Inmediato
Inmediato
Audiencia
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La entidad proceder a decidir sobre la imposicin o no
de la multa, sancin o declaratoria de incumplimiento
mediante resolucin motivada en la que se consigne lo
ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se
entender notificada en dicho acto pblico.
Contra la decisin as proferida slo procede el recurso
de reposicin que se interpondr, sustentar y decidir
en la misma audiencia. La decisin sobre el recurso se
entender notificada en la misma audiencia. Trminos
establecidos en los artculos 44 y 45 del CCA
En desarrollo de la audiencia, el Ordenador del gasto o
su delegado, podr suspender la audiencia cuando de
oficio o a peticin de parte, resulte en su criterio
necesario para allegar o practicar pruebas que estime
conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra
razn debidamente sustentada, resulte necesario para
el correcto desarrollo de la actuacin administrativa. Al
adoptar la decisin, se sealar fecha y hora para
reanudar la audiencia.
La entidad podr dar por terminado el procedimiento en
cualquier momento, si por algn medio tiene
conocimiento de la cesacin de situacin de
incumplimiento.
Audiencia
Ordenador
gasto
del
Audiencia
Ordenador
gasto
del
Audiencia
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INICIO
Caducidad
Multas
Incumplimientos
(Debido proceso, Derechos de
defensa y contradiccin
Acto
Administrativo
debidamente ejecutoriado
Garanta o pliza
Documentos soportes
A.- PAGO
Dinero
Reposicin,
reemplazo
o
reconstruccin
FIN
Compaa
ASEGURA
DORA
(1 mes,
para)
FIN
(*)Consejo de Estado, Sala de lo contencioso Administrativo, Seccin Tercera, exp. 05001 23 31 000 2000 01720(24609) de
2009)
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Artculo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artculo 32 de la Ley 1150 de 2007, modificado artculo
217 del Decreto Ley 19 de 2012
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CAPITULO VI
RESPONSABILIDADES DERIVADAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
6.1 Contractual
Los servidores pblicos mediante las diferentes actuaciones administrativas pueden llegar
a incurrir en hechos que acarrean responsabilidades, pasando por ende a ser sujeto
pasivo de las acciones resarcitorias originadas de su actuacin y su conducta.
6.2 Penal
Se presenta cuando el funcionario ha realizado una conducta que se tiene tipificada como
delito en el cdigo penal, entre ellos podemos mencionar el peculado, la concusin, el
cohecho, la celebracin indebida de contratos, el trafico de influencias, el enriquecimiento
ilcito, el prevaricato, los abusos de autoridad ,entre otras.
Son conductas constitutivas de hechos punibles:
Violacin del rgimen legal de inhabilidades e incompatibilidades.
Cuando exista inters ilcito en la celebracin de contratos.
Contrato sin cumplimiento de requisitos legales.
Para efectos penales, el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se
consideran particulares que cumplen funciones pblicas en lo concerniente a la
celebracin, ejecucin y liquidacin.
6.3. Disciplinaria
Afecta directamente la imagen del funcionario, su investidura. Este tipo de responsabilidad
enmarca conductas que perturban el cabal y adecuado cumplimiento de las funciones
asignadas a la persona y cuya sancin depende de la gravedad de la falta.
6.4. Pecuniaria
Corresponde a la responsabilidad del funcionario frente a la administracin y frente al
particular por los perjuicios causados con su actuacin en desarrollo de la actividad
administrativa que tiene a su cargo. Existe afectacin al patrimonio del funcionario.
6.5.
Fiscal
Esta responsabilidad tiene como finalidad obtener el resarcimiento de los daos
ocasionados al patrimonio pblico como consecuencia de la conducta dolosa o
culposa en su gestin fiscal.
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