Procedimientos y Formatos de Transferencia

Manuales Prcticos para la Gestin Municipal
TOMO II
Procedimientos
y Formatos
para la Transferencia
Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal

Asociacin Promocin Y Capacitacin para el Desarrollo PROMCAD
...tendiendo puentes a la descentralizacin
ndice
Prlogo....................................................................................................................... 7
Presentacin........................................................................................................... 9
Introduccin............................................................................................................ 11
PRIMERA PARTE
CONSIDERACIONES GENERALES

1.1 Porqu este Manual y cules son sus objetivos?........................................... 15

1.2 Qu base legal regula el proceso de transferencia?....................................... 16

1.3 Qu comprende el proceso de transferencia?.............................................. 17

1.4 Cundo se realiza?................................................................................. 17

1.5 Cmo se inicia, ejecuta y concluye el proceso de transferencia?.................... 17

1.6 Qu procedimiento debe seguir un alcalde reelecto?................................... 24

1.7 Responsabilidad por incumplimiento de la ley............................................ 25

1.8 La rendicin de cuentas y el Proceso de Transferencia................................... 25

1.9 Recomendaciones para los Miembros de la Comisin de Transferencia........... 26
SEGUNDA PARTE
PROCEDIMIENTOS A APLICAR DURANTE LA TRANSFERENCIA

2.1 Concejo Municipal, Comisiones de Regidores, y Alcalda............................. 33

2.2 Auditora Interna.................................................................................... 35

2.3 Direccin Municipal............................................................................... 37

2.4 Secretara General................................................................................... 39

2.5 Trmite Documentario............................................................................ 41

2.6 Asesora Jurdica..................................................................................... 43

2.7 Planificacin y Presupuesto...................................................................... 44

2.8 Administracin...................................................................................... 47

2.9 Tesorera................................................................................................ 49

2.10 Contabilidad.......................................................................................... 52

2.11 Abastecimiento....................................................................................... 54
PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS PARA LA TRANSFERENCIA
2.12
2.13
2.14
2.15
2.16
2.17
Personal................................................................................................. 57
Administracin Tributaria........................................................................ 61
Limpieza Pblica.................................................................................... 62
Registros Civiles..................................................................................... 63
Programa del Vaso de Leche..................................................................... 64
Desarrollo Urbano - Obras....................................................................... 67
RELACIN DE ANEXOS

01
Resolucin de Alcalda designando a la Comisin de Transferencia................. 71

02
Acta de situacin documentaria de la Secretara General............................... 73

03
Acta de verificacin del Libro de Actas de las Sesiones de Concejo................. 74

04
Acta de verificacin de sellos en Alcalda y Secretara General........................ 75

05
Acta de situacin de los expedientes en trmite de Secretara General............. 76

06
Acta de estado situacional de las Acciones Judiciales..................................... 77

07
Acta de situacin de los expedientes de Asesora Legal.................................. 78

08
Acta de estado situacional de los Registros Presupuestarios............................ 79

09
Acta de estado situacional de los Registros y Documentos de Tesorera........... 80

10
Acta de estado situacional de las Cuentas Bancarias por todo concepto........... 81

11
Acta de estado situacional de los Registros Contables................................... 82

12
Acta de estado situacional de los Vehculos de Propiedad Municipal............... 83

13
Acta de inspeccin fsica y Registro de Bienes Muebles e Inmuebles............... 84

14
Acta sobre Presentacin Jurada de Bienes, Ingresos y Rentas.......................... 85

15
Matriz de datos de personal nombrado y contratado.................................... 89

16
Acta de Verificacin de los Libros de los Registros Civiles............................. 91

17
Acta de estado situacional de los Proyectos de Inversin............................... 93

18
Proyecto de Acta de Transferencia de la gestin municipal............................ 95

19
Proyectos de Oficio de Remisin de Acta de Transferencia............................ 96

20
Ley N 26997 de conformacin de Comisiones de Transferencia................... 98

21
Ley N 28430 ...................................................................................... 100

22
Instructivo 15. Transferencia de la Informacin Contable

Resolucin N 075-98-EF/93.01............................................................. 102

23
Enfoques para el diagnstico del interno municipal.................................... 109

24
Importancia de la Pre - negociacin y la negociacin informal.................... 116
BIBLIOGRAFA........................................................................................................ 117
Prlogo
Markus Rosenberger
Representante en el Per
de la Fundacin Konrad Adenauer
El ao 2002, frente al inminente Proceso de Transferencia de la gestin entre las

autoridades que ese ao concluiran su mandato y las autoridades electas que iniciaran un nuevo gobierno local en el periodo 2003-2006, el Instituto de Investigacin
y Capacitacin Municipal - INICAM, recurri una vez ms al apoyo de la cooperacin bilateral entre Per y Alemania, presente en las ltimas dcadas, para iniciar la
publicacin de la serie de Manuales Prcticos para la Gestin Municipal.
Este nuevo proceso de transferencia de gobiernos locales, que se inicia una vez ms
luego del proceso electoral, tambin es una nueva oportunidad para la cooperacin
alemana y su compromiso con el principio bsico de la ayuda para la autoayuda,
en tres reas prioritarias. Entre ellas, actividades para la Modernizacin del Estado,
que incluye el apoyo a su reforma estructural y orgnica, que es el camino hacia la
Descentralizacin.
Como representante de la Fundacin Konrad Adenauer, vemos con satisfaccin y
saludamos iniciativas como sta que nos permiten contribuir con el proceso de descentralizacin en el Per, que en los ltimos aos ha generado importantes cambios
en la estructura del poder poltico con la creacin de gobiernos regionales y la creacin de mecanismos de participacin de la ciudadana en los procesos de decisiones
de gobiernos y en la fiscalizacin de la gestin.
Estamos convencidos que estos manuales una vez ms sern de la mayor utilidad
para las nuevas autoridades y los funcionarios de los gobiernos locales que inician
su gestin el 1 de enero del 2007, como sucedi en la transferencia de gobiernos
locales 2002-2003, y felicitamos al Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal-INICAM, por su valiosa contribucin con el proceso de descentralizacin
en el Per.
Presentacin
Ing Carlos Lazarte Hoyle

Presidente del Consejo Directivo
Promocin y Capacitacin para el Desarrollo
El Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal fue creado en 1983, por la

Asociacin Promocin y Capacitacin para el Desarrollo - PROMCAD, con el fin
de apoyar la gestin de los gobiernos locales y la descentralizacin, en el contexto del
retorno a la democracia representativa y de los retos que ello implicaba. Con este propsito se han desarrollado diversas actividades de capacitacin, de asistencia tcnica
y publicacin de textos de ayuda a la gestin de autoridades y funcionarios de los
gobiernos locales de los ms diversos lugares del Per y, desde entonces, INICAM se
ha consolidado como uno de los testigos y actores ms representativos del fortalecimiento de capacidades de los gobiernos locales y la descentralizacin.
En este sentido, el 2002, continuando con la publicacin de textos, INICAM inici
una nueva serie de publicaciones denominada Manuales Prcticos para la Gestin
Municipal, cuya principal caracterstica es la sencillez del lenguaje y el tratamiento
prctico de los procesos y normas vigentes, prescindiendo del anlisis terico muy
importante para foros acadmicos, pero poco prctico para la gestin- con el fin de
orientar de manera directa las acciones que deben realizar autoridades y funcionarios para el cumplimiento de sus funciones.
Para las autoridades que concluyeron su mandato el 31 de diciembre del 2002 y
deban entregar a las nuevas autoridades la informacin de activos y pasivos correspondiente a la institucin que dejaban, se public el Tomo I Balance y Cierre de
la Gestin. Para las autoridades electas y que iniciaron su gestin el 1 de enero del
2003, encontraron en el Tomo II: Procedimientos y Formatos para la Transferencia la informacin necesaria para recibir ordenada y adecuadamente la institucin
municipal que estar a su cargo. Asimismo, se pens en que muchas nuevas autoridades y funcionarios se enfrentarn a una serie de dudas e interrogantes para iniciar
10
su gestin; para ellos se public el Tomo III Inicio de la Gestin: Agenda para los
Primeros Cien Das, con comentarios y recomendaciones prcticos.
Para resolver conflictos y desencuentros institucionales se public el Tomo IV.
Herramientas para la Construccin de Dilogo y Consenso. Un instrumento de
participacin ciudadana, sin duda muy importante, es el Presupuesto Participativo
que permite a los vecinos una accin directa en la priorizacin de los fondos de
inversin municipales segn sus necesidades. Para acompaar este proceso se public el Tomo V El Presupuesto Participativo Municipal. Esta serie de manuales se
seguir incrementando con nuevas publicaciones en funcin de las necesidades de
la gestin municipal y las modificaciones normativas.
El marco normativo y la institucionalidad de soporte a la descentralizacin, en los
ltimos aos sufri importantes modificaciones a partir de la Ley de Bases de la
Descentralizacin, la Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales, Ley Orgnica Municipalidades, Ley de Demarcacin y Organizacin Territorial, Ley de Transparencia a Acceso a la Informacin, Ley Marco de Presupuesto Participativo, Ley Marco
de Promocin de la Inversin Descentralizada, Ley del Sistema de Acreditacin
de los Gobiernos Regionales y Locales. Asimismo, se cre el Sistema Integrado
de Administracin Financiera-SIAF, el Sistema Nacional Inversin Pblica-SNIP.
Estamos ad-portas de la transferencia e inicio de nuevas gestiones municipales y
el ciclo se repite con importantes modificaciones respecto a la transferencia 20022003, ello ha planteado la necesidad de publicar una segunda edicin modificada de
la Serie de Manuales Prcticos para la Gestin, que recojan la nueva normatividad
que regir sus mandatos.
En tal sentido, felicitamos la iniciativa del Instituto de Investigacin y Capacitacin
Municipal-INICAM y saludamos la colaboracin que han brindado la Embajada
de la Repblica Federal Alemana, la Fundacin Konrad Adenauer-KAS, el Servicio
Alemn de Cooperacin Social Tcnico-DED y el Centro Internacional de Migracin y Desarrollo-CIM de la Agencia Alemana para la Cooperacin Tcnica-GTZ,
a la primera edicin. Asimismo, saludamos la colaboracin que brindan el Programa marco de lucha contra la pobreza en las zonas urbano marginales de Lima-PRPOLI con fondos de la Unin Europea y el Ministerio de la Mujer y el Desarrollo
Social MIMDES y la Fundacin Konrad Adenauer-KAS a la publicacin de la
segunda edicin.
Introduccin
Roberto Claros Cohaila

Consultor INICAM
Si formulramos las preguntas Qu significado tiene el proceso de transferencia?

Constituye una amenaza o una oportunidad? obtendramos varias respuestas; sin
embargo, la coyuntura post-electoral, o periodo que comprende la etapa de transferencia de una gestin a otra, es tomada mayormente con desagrado, al considerarla
una amenaza para las autoridades municipales, en cuanto acarrea, eventualmente
incertidumbre y freno a la gestin. Presentndose, hasta vaco de poder, cuando no
se sealan o respetan las reglas de juego bsicas, la normatividad y las buenas costumbres por parte de las autoridades electas o sus representantes.
Por el contrario, El Proceso de Transferencia, debe significar una oportunidad
de encuentro, entre autoridades electas y las que culminan una gestin edilicia.
De encuentro, para practicar una evaluacin preliminar de la gestin y proceder a
la entrega y recepcin de informacin, de manera ordenada, gradual y sistemtica,
que permita, en la prctica el ejercicio directo, sano y democrtico de una oportuna Rendicin de Cuentas. Esto ayuda al fortalecimiento de la Institucionalidad
Municipal. Objetivo estratgico, por el cual INICAM viene trabajando ms de 20
aos; con la finalidad de contribuir al logro de gestiones municipales ms eficientes,
democrticas y transparentes.
El Proceso de Transferencia de una Gestin Municipal requiere, de preparacin, prudencia y responsabilidad. En tal sentido, el propsito de la presente publicacin, es
alcanzar a las autoridades y funcionarios entrantes y salientes, algunas orientaciones
y estrategias; resumidas stas en procedimientos, formatos y actas que contribuirn
al desarrollo y registro del proceso de transferencia, como una OPORTUNIDAD
clave de xito, para el inicio de una nueva Gestin Municipal.
12
El contenido y presentacin de esta publicacin,1 se ha diseado considerando las

diversas situaciones que se dan durante el proceso de transferencia, as como aspectos que deben tomarse en cuenta al trmino del mismo. Cabe significar que, frente
a realidades heterogneas de las municipalidades; los procedimientos y uso de los
formatos que se alcanzan en la presente, es discrecional; por tanto, corresponder a
los miembros de las Comisiones de Transferencia, la correspondiente adecuacin.
Consideramos oportuno recordar a los miembros de la Comisin de Transferencia
por la autoridad entrante, que si bien hay una autoridad electa, a quien debemos
apoyar, an hay una autoridad en ejercicio; con quien corresponde hacer los mayores esfuerzos, para garantizar el dialogo y la coordinacin, ya que por encima de
los intereses personales, o partidarios, deben estar los intereses institucionales y ms
an los de la comunidad. Igualmente, y con el mismo propsito, cabe invocar a los
miembros de la Comisin de Transferencia por la autoridad saliente, la colaboracin efectiva y oportuna que permita tender puentes para la continuidad entre una
administracin y otra. El presente Manual, que alcanzamos como documento de
trabajo, tiene el propsito, de coadyuvar a que el Proceso de Transferencia, se realice
dentro de un marco armnico, legal y democrtico, que contribuya al fortalecimiento de la Institucionalidad Municipal.
Nosotros no vemos las cosas como son;

vemos las cosas como somos nosotros.
Anais Nin
En la vida solo hay dos alternativas:
Aceptar las cosas tal como son
o asumir la responsabilidad de cambiarlas
Tomo II de Manuales prcticos para la Gestin Municipal: Proceso de Transferencia de Gobierno Local, publicacin de
INICAM 2002. Actualizada por el autor: Roberto Claros Cohaila, a noviembre del 2006
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9

Porqu este Manual y cules son sus objetivos?

Qu base legal regula el proceso de transferencia?
Qu comprende el proceso de transferencia?
Cundo se realiza?
Cmo se inicia, ejecuta y concluye el proceso de transferencia?
Qu procedimiento debe seguir un alcalde reelecto?
Responsabilidad por incumplimiento de la ley
La rendicin de cuentas y el Proceso de Transferencia
Recomendaciones finales para los Miembros de la Comisin
de Transferencia por la autoridad entrante
P R I M E R A PA R T E
consideraciones
generales
1.1>

PORQU ESTE MANUAL Y CULES

SON SUS OBJETIVOS?
Los resultados del proceso de transferencia, constituyen factores claves

de xito o de fracaso en la etapa de arranque de las nuevas gestiones
municipales. Por tanto, consideramos oportuno difundir no slo el marco legal, sino procedimientos, formatos y algunas recomendaciones que
faciliten el proceso de transferencia de una gestin a otra. En tal razn, lo
que motiva la publicacin del presente Manual, es contribuir al planeamiento y ejecucin de dicho proceso. Entre los objetivos especficos que
esperamos alcanzar, tenemos:
1. Dar a conocer a las autoridades salientes y entrantes, funcionarios ediles, y

personas interesadas, las prcticas y
procedimientos a desarrollarse en un
proceso de transferencia municipal.
que debern poner a disposicin de las

autoridades y funcionarios entrantes,
as como otros aspectos mnimos que
debern observar como paso previo al
trmino de su gestin edilicia.
2. Orientar de manera prctica, cmo tomar conocimiento, en forma ordenada

y sistemtica, sobre la situacin econmica, financiera, patrimonial y el acervo documentario de la Municipalidad.
4. Facilitar un modelo de intervencin,

para la identificacin de las reas crticas y deficiencias existentes, para que
las autoridades entrantes, en funcin
de los resultados, puedan disponer las
polticas, estrategias y correctivos para
optimizar el gobierno y la gerencia
municipal.
3. Poner en conocimiento, de las autoridades salientes, sobre la documentacin
16
1.2>

QU BASE LEGAL REGULA

EL PROCESO DE TRANSFERENCIA?
A continuacin citamos la base legal que regula dicho proceso y otras

normas complementarias y pertinentes al cierre de la Cuenta Municipal,
Memoria de Gestin, Rendicin de Cuentas:
a. Ley N 26997 del 24.11.98 Ley que establece la conformacin de Comisiones de

Transferencia de la Administracin Municipal
b. Ley N 28430 que modifica la Ley 26997 publicada el 24.12.04
c. Normas de Control Interno aprobadas por Resolucin de Contralora N 3202006 del 30.10.06, publicadas el 03.11.06
d. Instructivo N 15 sobre Transferencia de la Informacin Contable de la Gestin
Municipal, aprobado por Resolucin de la Contadura de la Nacin N 075-98EF/93.01 de la Contadura Pblica de la Nacin
e. Directiva N 008-2001-CG aprobada por Resolucin de Contralora N 054-2001
del 15.05.01 sobre Rendicin de Cuentas de los Titulares de las Entidades
f. Ley 26300 del 02.05.94 Ley de los Derechos de participacin y Control Ciudadanos. (artculos 3, y del 31 al 36)
g. Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General del
h. Ley N 27806 Ley de Transparencia y acceso a la informacin pblica del
02.08.02.
PRIMERA PARTE: CONSIDERACIONES GENERALES
1.3>

17
QU COMPRENDE EL PROCESO
DE TRANSFERENCIA?
El proceso de transferencia es el conjunto de procedimientos seguidos

por las autoridades electas y las que estn en ejercicio, con la finalidad
de tomar conocimiento sobre el balance de la gestin y el acopio de informacin relevante y pertinente, de la situacin administrativa, econmica, financiera, legal y patrimonial, y sobre el acervo documentario de
la municipalidad. Debe ser un espacio de encuentro y concertacin, que
ayude a garantizar la continuidad de los objetivos estratgicos y planes de
la localidad y no debe significar lo que, usualmente sucede en esta transicin, momentos de crisis, incertidumbre y hasta vaco de poder, cuando
no se establecen y aplican los procedimientos normados.
1.4>
CUNDO SE REALIZA?
Dentro de los diez (10) das siguientes a la proclamacin de las autoridades municipales electas. Para este fin, se designar e instalar la Comisin
de transferencia y su labor culminar, a mas tardar, un da antes de la
instalacin pblica del nuevo Concejo Municipal.
1.5>

CMO SE INICIA, EJECUTA

Y CONCLUYE EL PROCESO
DE TRANSFERENCIA?
En el Grfico N 1 se observan los tres momentos que comprende el

proceso de transferencia;
El primer momento, comprende una etapa previa de preparacin del
balance y cierre de la gestin, a cargo de la gestin saliente. Incluye, la
evaluacin de logros y limitaciones, la preparacin de la cuenta municipal, la memoria de gestin y la preparacin de la rendicin de cuentas.
El segundo momento, que es propiamente el proceso de transferencia, a
cargo de las autoridades electas y en ejercicio, debe iniciarse dentro de los
diez (10) das siguientes a la proclamacin de las autoridades municipales
electas y comprende lo siguiente:
18
1. La conformacin e instalacin de la
Comisin de Transferencia (Se adjunta como Anexo N 01 el Proyecto de
Resolucin de Alcalda
2. Ejecucin (Se adjuntan procedimientos para 17 reas y 17 anexos entre
formatos y actas)
3. Entrega de cargos y firma del Acta de

Transferencia (Anexo 18)
4. Difusin (Proyectos de oficio a la
Contadura Pblica de la Nacin y la
Contralora General de la Repblica
Anexo 19)
El tercer momento, se da con el inicio de la nueva gestin municipal,

despus de la juramentacin. El Alcalde y los Regidores deben juramentar sus respectivos cargos para poder ejercerlos. El Alcalde juramenta
ante el primer Regidor o, por ausencia o impedimento de ste, ante el
Regidor que sigue. Los Regidores juramentan ante el Alcalde.
19
20
1.5.1>

CONFORMACIN E INSTALACIN
DE LA COMISIN DE TRASNFERENCIA2
Dentro de los diez (10) das siguientes a la proclamacin de las autoridades municipales electas, el Alcalde en ejercicio convocar al Alcalde
electo para conformar e instalar la Comisin de Transferencia, la misma
que estar integrada por:
1. El Alcalde electo o su representante, quien la presidir.
2. El Alcalde en ejercicio.
3. Dos representantes del Alcalde electo.
4. Dos representantes del Alcalde en ejercicio, uno de los cuales ser el Director Municipal o el funcionario administrativo de mayor rango de la
Municipalidad.
Por acuerdo de ambos Alcaldes, el nmero de miembros de la comisin
podr ser ampliada.
De no realizarse la instalacin en el plazo previsto, el Alcalde electo designar a todos los integrantes de la comisin y la instalar 1.
Se adjunta como Anexo N0 01 un proyecto de Resolucin de Alcalda
designando a los miembros de la Comisin de Transferencia.
Segn Ley N 28430 del 24.12.04 que modifica la Ley N 26997 (art. 1,3, 4 e incorpora el art. 8 referido a que la presente
Ley es de aplicacin a la transferencia de administracin municipal en el caso de elecciones complementarias) De otro
lado, cabe significar que con la modificatoria de la Ley, quien preside la Comisin es el Alcalde en ejerci, a diferencia de
la Ley anterior que confera la presidencia al alcalde electo, lo que originaba una desventaja a la administracin saliente y
eventualmente generaba confusin en el interno municipal e ingobernabilidad local.
1.5.2>

21
PLAN DE TRABAJO DE LA COMISIN

DE TRANSFERENCIA
De manera referencial se ensaya un cronograma de actividades, el cual

en la prctica podr ser ms sencillo o complicado dependiendo mucho
del escenario y los actores involucrados en el proceso. Sin embargo, en
trminos regulares, podemos citar las actividades bsicas a considerar:

22
1.5.3>

PARA SU EJECUCIN:
QU METODOS, PROCEDIMIENTOS
Y FORMATOS UTILIZAR?
La segunda parte del presente Manual, contiene procedimientos aplicables a 17 reas funcionales ms comunes en la gestin municipal. Tambin se adjuntan 17 formatos o modelos de actas que pueden adecuarse
para el acopio de informacin o corte documentario de otras reas no
incluidas, programas o proyectos especiales; as como para las empresas
municipales.
Para que un proceso de transferencia, sea ordenado, sistemtico y sus
resultados superen el acto formal o la exigencia legal, estamos referenciando como Anexo N 25; dos mtodos o enfoques a utilizar, durante
el proceso de transferencia, por los miembros de la Comisin que actan
en representacin del Alcalde electo. Estos son:
1. El mtodo del Control Gubernamental3

2. El enfoque Investigacin / Accin4
Investigar es ver lo que todos han visto

y pensar lo que nadie ha pensado
Albert Szent Gyoryi
3
4
Normas de Auditoria Gubernamental y Manual de Auditoria Gubernamental MAGU. Publicacin de la Contralora

General de la Repblica Diario El Peruano 24.12.98.
La Administracin del Cambio de Fred Fisher Publicacin de IULA/CELCADEL BM. Octubre 1990
1.5.4>

23
ENTREGA DE CARGOS Y FIRMA

DEL ACTA DE TRANSFERENCIA
La labor de la Comisin de Transferencia, culmina a ms tardar un da

antes de la instalacin pblica del nuevo Concejo Municipal, con la entrega de cargos del Alcalde y los regidores salientes. Todo lo actuado se
registra en el Acta de Transferencia debidamente suscrita por los miembros de la Comisin. Se adjunta como Anexo N 18 un modelo de Acta
de Transferencia, donde se consigna y adjuntan las actas o formatos utilizados en el acopio de informacin y corte documentario por cada una
de las reas.
1.5.5>

DIFUSIN: A QUIN SE REMITE E

INFORMA SOBRE EL RESULTADO DE LA
TRANSFERENCIA?
Si la transferencia se ha llevado de manera regular, esto es, si ha concluido con la entrega de cargos y firma del Acta de Transferencia; copia
de la misma, debe ser remitida a la Contadura Pblica de la Nacin,
dentro de los 15 (quince) das siguientes a su suscripcin. En caso de
incumplimiento5 de la transferencia, copia del Acta debe ser enviada a la
Contralora General de la Repblica. (Se adjunta como Anexo N 19 los
proyectos de oficios para ambos casos).
Corresponde al Alcalde electo disponer que el contenido del Acta de
Transferencia se haga de conocimiento pblico. (artculo 4 de la Ley
26997).
Negarse o no dar facilidades para que se realice la Transferencia, acarrea responsabilidad por incumplimiento de la Ley; lo
que ser puesto en conocimiento de la Contralora General de la Repblica y del Ministerio Pblico.
24
1.6>

QU PROCEDIMIENTO DEBE SEGUIR

UN ALCALDE REELECTO?
El Alcalde reelecto est obligado a informar al Concejo Municipal en su

Sesin de Instalacin o dentro de los 10 (diez) das siguientes, sobre la
situacin de la municipalidad y el acervo documentario y otros aspectos
sealados en el artculo 2 de la Ley 26997:
a. El inventario fsico de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal.

b. El inventario de cuentas bancarias, si las hubiera, indicando el saldo de cada una
de ellas.
c. Los libros de contabilidad y dems documentacin sustentatoria de las operaciones
contables y financieras realizadas.
d. El libro de planillas y la relacin detallada del personal y su rgimen de
contratacin.
e. El registro de los contribuyentes.
f. Las Actas de las reuniones del Concejo Municipal, los oficios y dems acervo
documentario de la municipalidad.
g. La relacin, debidamente documentada de las ordenanzas, edictos, acuerdos y
dems normas municipales expedidas.
h. Informe sobre el estado de los servicios pblicos administrados por la
municipalidad y otorgados en concesin, si los hubiera.
i. Informe sobre el estado de los expedientes pendiente de resolucin.
j. Todos los dems informes que permiten conocer la situacin real de la
municipalidad.
1.7>

25
RESPONSABILIDAD POR
INCUMPLIMIENTO DE LA LEY
Conforme lo seala el artculo 7 de la Ley 26997, los actos u omisiones

de las autoridades, funcionarios y servidores municipales para ocultar
informacin, impedir o entorpecer la labor de la Comisin de Transferencia, sern puestos en conocimiento de la Contralora General de la
Repblica y del Ministerio Pblico, para la determinacin de las responsabilidades y sanciones establecidas en el Ttulo XVIII, Captulo II del
Cdigo Penal y las normas administrativas correspondientes.
Conforme el art. 4 de la Ley 28430, todos los funcionarios y servidores
municipales estn obligados a brindar el apoyo y la informacin que requiera la Comisin de Transferencia para el cumplimiento de su misin.
De otro lado, el art. 3 de la misma Ley, refiere que de no realizarse la
instalacin en el plazo previsto en el numeral 3.1., el Alcalde electo, designar a todos los miembros de la comisin y la instalar dentro de los
cinco das hbiles siguientes. Finalmente, se pondr en conocimiento del
Fiscal para que inicie la respectiva accin penal por el delito establecido
en el art. 377 del Cdigo Penal.
1.8>

LA RENDICIN DE CUENTAS
Y EL PROCESO DE TRANSFERENCIA
La rendicin de cuentas, comprende preparar y socializar informacin,

por lo menos una vez al ao y al trmino de la gestin. Por tanto, resulta
un insumo bsico a considerar en un proceso de transferencia municipal.
La Directiva N0 008-2001-CG/OATJ aprobada por Resolucin de
Contralora General N0 054-2001-CG, seala el alcance y base legal,
sobre quienes estn en la obligacin de rendir cuentas, tipos de informe,
oportunidad de la presentacin del Informe. Contiene 14 formatos y
una cartilla con instrucciones para su llenado. Por tanto, los miembros
de la Comisin de transferencia, deben solicitar, conocer y analizar dicha
informacin y compararla con la que vayan obteniendo como consecuencia de la aplicacin de los procedimientos que alcanzamos el presente Manual.
26
1.9>

RECOMENDACIONES PARA
LOS MIEMBROS DE LA COMISIN
DE TRANSFERENCIA
a. Adoptar una actitud pro-activa, para no dejarse llevar por la coyuntura, el clima organizacional o actitud que adopten los funcionarios de la administracin saliente.
b. Deben planificar el proceso, en cuanto a objetivos, estrategias y procedimientos.
Para el efecto, se alcanzan procedimientos por cada rea que pueden adecuarse de
acuerdo a las circunstancias.
c. Adoptar una actitud conciliadora y de negociacin, a efectos de procurar una transferencia ordenada, oportuna, amplia y satisfactoria para ambas partes.
d. Deben considerar que si bien hay una autoridad electa, tambin es cierto que hay
una autoridad en ejercicio cuyo mandato culmina el 31 de diciembre. Por tanto,
deben respetar la unidad de mando establecida dentro de la organizacin.
e. Procurar informacin ms all del objetivo formal de la transferencia o lo que pueda registrarse en las actas o formatos.
f. Considerar los procedimientos que se alcanzan en la segunda parte del presente
Manual, sean aplicables a cada una de las reas que conforman la administracin
municipal, utilizando de ser el caso, los formatos que se adjuntan como anexos a la
presente.
g. Deben efectuarse reuniones de coordinacin entre los miembros de la Comisin
para socializar los avances o resultados parciales y acordar los procedimientos especficos. As como para establecer la forma de registrar las observaciones o conclusiones que no se consignarn en las actas de transferencia.
27
Hasta aqu, en teora,

ha concluido el Proceso de Transferencia.
Para desarrollarlo, en la prctica
y de una manera efectiva,
necesitamos familiarizarnos y aplicar
los procedimientos que se presentan
en la segunda parte del presente manual.
Piense como un hombre de accin,

acte como un hombre que piensa
Henrry Bergson
2.1.

2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
Concejo Municipal, Comisiones

de Regidores, y Alcalda
Auditora Interna
Direccin Municipal
Secretara General
Trmite Documentario
Asesora Jurdica
Planificacin y Presupuesto
Administracin
2.9. Tesorera
2.10. Contabilidad
2.11. Abastecimiento
2.12. Personal
2.13. Administracin Tributaria
2.14. Limpieza Pblica
2.15. Registros Civiles
2.16. Programa del Vaso de Leche
2.17. Desarrollo Urbano - Obras
S E G U N D A PA R T E
procedimientos
a aplicarse durante
la transferencia
Previamente, consideramos necesario expresar que los procedimientos
que se exponen tienen un carcter ilustrativo y no limitativo; por consiguiente, la Comisin de Transferencia podr aplicar y efectuar las modificaciones que estime necesario, de acuerdo a sus propias necesidades y
objetivos propuestos.
Para el orden secuencial de las reas a exponerse, se est considerando el
organigrama de una Municipalidad Provincial de mediana dimensin.
Pudiendo adecuarse para una ms compleja o para una organizacin simple, donde no cuenten con oficina de Planificacin, rgano de Control
Interno, Asesora Legal, Oficina de Rentas, y otras unidades orgnicas;
como es el caso de la gran mayora de Municipalidades en nuestro Pas.
33
SEGUNDA PARTE: PROCEDIMIENTOS A APLICARSE DURANTE LA TRANSFERENCIA
2.1>
CONCEJO MUNICIPAL Y ALCALDA
Se solicitar la siguiente informacin:

2.1.1>
Relacin del Concejo Municipal (Alcalde y Regidores) en actual ejercicio, conforme al cuadro siguiente:
NOMBRES
Y APELLIDOS
CARGO
DESDE
PERIODO
HASTA
Sr. ....
Sr.
Sr.
Alcalde
Regidor
Regidor
DIRECCIN
Dicha informacin permitir identificar a las autoridades edilicias que

durante el periodo 2003 2006 tuvieron a su cargo la conduccin del
Gobierno Municipal, con la finalidad de verificar el cumplimiento a las
obligaciones sealadas en la Ley N 26997 y su modificatoria, Ley 28430
del 24.12.04.
2.1.2>
Relacin de las Comisiones de Regidores con indicacin de su denominacin y cargo de sus integrantes. Sin que el procedimiento tenga un
carcter limitativo, estimamos que dicha relacin deber corresponder al
ltimo ao (o periodo) de gestin municipal, por ser stas las encargadas
de hacer entrega del acervo documentario y patrimonial a la Comisin
de Transferencia.
2.1.3>
La relacin contenida en los numerales 2.1.1 y 2.1.2 ser solicitada a la

Secretara General.
Relacin de expedientes y dems acervo documentario a cargo de las
Comisiones de Regidores, y de manera individual de cada Regidor, si as
correspondiera.
34
2.1.4>
Relacin de mobiliario y dems bienes asignados al Despacho de Alcalda, las Comisiones de Regidores, y a cada Regidor de manera individual.
Segn las circunstancias, en este listado se incluir computadoras, vehculos, celulares, armas para defensa personal de propiedad institucional.
2.1.5>
Con la Tesorera y el rea de Contabilidad, se determinar cualquier

adeudo pendiente de cancelacin que pudiera tener el Alcalde o Regidores salientes por prstamos bancarios u otros, cuya amortizacin se estuviera efectuando con cargo a sus remuneraciones y/o dietas autorizados
por la autoridad municipal.
2.1.6>
Con la Tesorera y el rea de Contabilidad, se determinar si existen

anticipos pendientes de rendicin de cuenta por cualquier concepto.
2.2>
35
AUDITORA INTERNA
Conforme a lo establecido en la Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control, de fecha 13-07-2002, el Jefe de la Oficina
de Auditora Interna mantiene un vnculo de dependencia funcional y
administrativa con la Contralora General de la Repblica, sujetndose a
sus lineamientos y disposiciones.
Debe indicarse que correspondiendo a la Contralora General de la Repblica la designacin y separacin definitiva de los Jefes de la Oficina
de Auditora Interna, dicho funcionario no estar comprendido en el
proceso de transferencia, a no ser que voluntariamente renuncie al citado
cargo. Debido al tratamiento excepcional que las disposiciones legales
reconocen en el accionar del rgano de Control, estimamos que en va
de colaboracin se solicite informacin sobre los siguientes aspectos:
2.2.1>
Si la Oficina de Auditora Interna se encuentra debidamente implementada de acuerdo al Artculo 17 de la Ley N 27785 y la Resolucin de
Contralora N 114-2003-CGR, publicada el 09.04.03 y su modificatoria RC 014-2004-CG que regular su funcionamiento.
2.2.2>
Qu informes se emitieron y sobre que reas?
i.
En relacin a los informes emitidos, tomar conocimiento sobre las observaciones de mayor relevancia y cuyos correctivos no se hayan implementado oportunamente.
ii.
Los Informes Especiales emitidos. Tenindose en cuenta que dichos documentos son presentados por los rganos de auditora interna cuando
en el desarrollo de una accin de control se determinan indicios razonables de la comisin de delito, se solicitar informe sobre la formulacin
de la correspondiente denuncia penal y su estado situacional a la fecha.
36
iii.
Se tomar conocimiento sobre el Plan Anual de Control 2006.5 De igual

modo, indagar si a la fecha del proceso de Transferencia hubiera tramitado o aprobado por el Alcalde saliente el Plan Anual para el ejercicio
2007. Tal situacin permitir posteriormente al alcalde entrante si as lo
estimara, coordinar y tramitar ante la Contralora General de la Repblica, la modificacin al Plan segn los lineamientos y prioridades del
Gobierno Municipal entrante.
Resolucin de Contralora N 225-2002-CG del 10.10.02 que aprueba la Directiva de formulacin y evaluacin del Plan
Anual de Control correspondiente al ao 2003
2.3>
37
GERENCIA MUNICIPAL
Los procedimientos a ser aplicados por la Comisin de Transferencia

respecto a la Gerencia Municipal son los siguientes:
2.3.1>
Verificar si la Gerencia Municipal cuenta con un archivo de las principales disposiciones y documentos normativos de gestin municipal, cuyo
detalle se referencia en la parte pertinente a la Secretara General y la
Oficina de Planificacin y Presupuesto.
2.3.2>
Verificar si la Gerencia Municipal cuenta con un ejemplar o fotocopia

de los Presupuestos Municipales correspondiente al periodo 2003-2006,
as como de los Estados Financieros y Presupuestarios por los periodos
2003-2005
2.3.3>
Determinar si la Gerencia Municipal ha impartido Directivas y/o Reglamentos normativos sobre los procedimientos administrativos de la
entidad y un archivo sobre la informacin reportada a los organismos
pblicos: Contadura Pblica de la Nacin, Municipalidad Provincial,
Contralora General de la Repblica, Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE, Instituto Nacional de
Estadstica e Informtica INEI6
2.3.4>
Levantar un Acta del Estado Situacional de los expedientes existentes en

la Gerencia Municipal.
2.3.5>
Verificar la existencia y presentacin adecuada del libro de cargos o registro del ingreso y salida de documentos.
RENAMU Registro Nacional de Municipalidades a cargo del INEI, creado por Ley 27563 y Decreto Supremo N 0332002-PCM que lo reglamenta. As como el Directorio Nacional de Centro Poblado Menor DINAMUCEP.
38
2.3.6>
Se verificar si como parte de su funcin, el Gerencia Municipal autoriza

los gastos o si sta es de competencia de la Oficina de Administracin,
conforme debe corresponder.
2.3.7>
Indagar si como parte de la supervisin y/o evaluacin del avance o

cumplimiento de los objetivos institucionales, se tienen fijados reuniones peridicas de coordinacin. De resultar afirmativa la respuesta, si los
acuerdos adoptados son registrados en un libro o acta para fines de su
respectivo seguimiento.
Para la implementacin de los procedimientos 2.3.4 y 2.3.5 se puede
tomar como referencia, los modelos de acta propuestos en el rubro correspondiente a la Secretara General.
2.4>
39
SECRETARA GENERAL
Siendo la Secretara General el rgano administrativo encargado de la

custodia y registro de las disposiciones de gobierno municipal, se podr
seguir los siguientes procedimientos:
2.4.1>
Levantar un Acta de Situacin Documentaria sobre:

2.4.1.1 Disposiciones dadas por el Concejo Municipal: Ordenanzas,
Edictos y Acuerdos (funcin de gobierno) y Resoluciones de
Concejo (funcin administrativa).
2.4.1.2 Disposiciones dadas por la Alcalda: Decretos y Resoluciones
2.4.1.3 Convenios suscritos con las diversas entidades incidiendo en
los objetivos, alcance, vigencia y recursos de la entidad comprometidos, si fuera el caso.
2.4.1.4 En relacin a los convenios suscritos y cuya ejecucin y culminacin incluya el ao 2003; se sugiere que tanto la autoridad
entrante como los funcionarios que correspondan, debern tener especial inters sobre el avance y cumplimiento de los objetivos propuestos a la fecha de la toma de conocimiento por la
Comisin de Transferencia; esto es, debido a que podra darse
el caso a que la autoridad entrante tenga que autorizar algn
desembolso de dinero por dicho concepto.
2.4.1.5 Documentos emitidos por la Secretaria General. Como Anexo
N0 02 se presenta un modelo del formato denominado Acta
de la Situacin Documentaria de la Secretara General.
2.4.2>
Solicitar y revisar los registros o cuadernos de control y distribucin de

las disposiciones referidas en punto anterior.
40
2.4.3>
Comprobar si las disposiciones emitidas por el Concejo y la Alcalda

estn debidamente archivadas, ordenadas y completas. Al respecto, se
sugiere a la Comisin de Transferencia, tomar especial atencin respecto
al ordenamiento secuencial cronolgico y numrico de la documentacin, a fin de determinar la posible existencia de disposiciones faltantes
o pginas en blanco; de presentarse algn hecho observable, se dejar
constancia de tal situacin en la respectiva Acta.
2.4.4>
Verificar los controles sobre el ingreso y salida de los documentos; adicionalmente; y de ser necesario, se elaborar un listado de expedientes no
despachados o en trmite, indicando su grado de antigedad o retencin
en la Secretara General.
2.4.5>
Solicitar el Libro de Actas de las Sesiones de Concejo y verificar la fecha de

su legalizacin, ltimo folio registrado, folios en blanco y/o no cerrados, as
como las actas no suscritas por el Alcalde y el Secretario General. Levantar un
Acta sobre sus resultados. Como Anexo N0 03 se presenta un modelo de Acta
de Verificacin del Libro de Actas de las Sesiones de Concejo.
2.4.6>
Verificar el tipo de control que lleva la Secretara General, para registrar

la asistencia de los regidores a las Sesiones de Concejo.
i.
Levantar un acta sobre los sellos vigentes utilizados en la Alcalda y la

Comisin de Regidores, as como del sello individual de estos ltimos, si
los hubiere. (Ver modelo segn Anexo N0 04).
ii.
Levantar un Acta del Estado Situacional de los expedientes existentes en la

Secretara General (Ver Anexo N0 05). En trminos generales se recoger
un comentario del Secretario General sobre aquellos que habiendo transcurrido un tiempo prudencial se encuentran pendientes de atencin.
iii.
Verificar si la Municipalidad cuenta con un fedatario y si est formalmente designado como tal mediante Resolucin de Alcalda.
2.5>
41
TRMITE DOCUMENTARIO
Conforme a lo prescrito en el Artculo 117 de la Ley N 27444 Ley del

Procedimiento Administrativo General, cada entidad tiene su unidad general de recepcin documental, trmite documentado o mesa de partes.
En lo administrativo, tales funciones estn a cargo del rea de Trmite
Documentario, quien por lo general forma parte de la Secretara General.
Los procedimientos a ser aplicados por la Comisin de Transferencia son
los siguientes:
2.5.1>
Verificar el tipo de registros y/o controles a cargo del rea de Trmite

Documentario para la recepcin de los escritos (constituido mayormente
en expediente), ya sea manual o mediante soporte informtico. Determinar su estado de actualizacin.
2.5.2>
Similar procedimiento se aplicar sobre el registro de los documentos

emitidos por la Municipalidad y dirigidos a otros rganos o administrados (correspondencia a entidades pblicas y/o privadas).
2.5.3>
Constatar si el registro cuenta con la siguiente informacin bsica: el

ingreso o salida del documento con indicacin del nmero o cdigo as
como de la fecha, manteniendo un orden correlativo y cronolgico, naturaleza o referenciacin del asunto (pedido, reclamo, queja etc.), nombre del remitente (usualmente contribuyente, proveedor, servidor de la
entidad) y destinatario (persona o rea a quien se dirige el documento).
2.5.4>
Si el registro se efecta manualmente, verificar que ste no presente enmendaduras, correcciones, espacios en blanco, o cualquier otro hecho
que en opinin de la Comisin de Transferencia considere como irregular. Para la aplicacin del presente procedimiento, la Comisin podr
levantar un Acta de Verificacin del Libro o Registro del rea de Trmite Documentario, para cuyo efecto adecuara el Acta presentada como
Anexo N0 03.
42
2.5.5>
Comprobar si la documentacin ingresada, es despachada o remitida al

rea competente el mismo da de su presentacin o a ms tardar al da
siguiente til de su recepcin. De existir documentos retenidos que excedan dichos plazos, recoger un comentario por parte del encargado del
rea.
2.5.6>
Verificar si en el rea de Trmite Documentario se cuenta con un archivo de las principales normas aplicables al procedimiento administrativo,
tales como el Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA
de la Municipalidad, y la Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.
2.5.7>
Determinar si se cuenta con un archivo central. Indagar si existe un registro sobre los expedientes o documentos en custodia.
43
2.6>
ASESORA JURDICA7
2.6.1>
Levantar un Acta de Estado Situacional de las acciones judiciales en las

que la Municipalidad est interviniendo como demandante y/o demandada. (Anexo N 06).
De ser el caso, la informacin a obtenerse tambin comprender a aquellas acciones encargadas a asesoras legales externas.
2.6.2>
Levantar un Acta de Estado Situacional de los expedientes existentes en

la Asesora Legal (Anexo N 07). Verificar la consistencia del archivo de
ingreso y salida de expedientes, as como la actualizacin del mismo.
2.6.3>
Verificar la formacin acadmica del titular de la Oficina de Asesora

Jurdica y el personal encargado de emitir informes legales.
2.6.4>
Determinar si el Titular de la Oficina de Asesora Jurdica desempea

otro cargo administrativo, en los que pudiera generarse una situacin de
juez y parte.
2.6.5>
Verificar si dicho funcionario visa las resoluciones de alcalda y los contratos.
Cuando son municipalidades medianas o de alta complejidad, cuentan generalmente, de acuerdo a la LOM 27972 con
una Procuradura encargada de la defensa de la corporacin edilicia, en ese caso se debe levantar una acta especial,
sobre el estado situacional de los procesos judiciales; y por el rea legal, lo referente a los asuntos de carcter administrativo, el nmero de expedientes, informes etc.
44
2.7>
PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO
2.7.1>
Levantar un Acta de Estado Situacional de los registros sobre la informacin presupuestaria. (Anexo N0 08).
2.7.2>
Determinar si el proceso y emisin de la informacin presupuestaria se efecta manualmente o con apoyo informtico, de aplicarse este ltimo sistema,
indagar si el mismo es de plena utilidad y si se ajusta a los requerimientos
fijados por la institucin y la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico.
2.7.3>
Verificar si el Presupuesto 2007 fue aprobado por los niveles pertinentes

y en forma oportuna, conforme a lo establecido por Ley, incluyendo un
informe sobre el proceso del presupuesto participativo. Solicitar copia de
la disposicin municipal pertinente y un ejemplar del PIA Presupuesto
Inicial de Apertura 2007.
2.7.4>
Verificar si la Oficina de Planificacin y Presupuesto formul las modificaciones presupuestarias, la evaluacin presupuestal y la conciliacin del
marco legal de presupuesto. Se solicitar copia de los respectivos cargos
de remisin a los rganos administrativos y entidades pertinentes, por
los aos 2003-2005 y I Semestre del 2006.
2.7.5>
Verificar la oportunidad en la elaboracin de la ejecucin presupuestal de

ingresos y egresos.
2.7.6>
Obtener una apreciacin del Jefe de Planificacin y Presupuesto sobre el

logro de los objetivos institucionales referidos a los ingresos, as como un
comentario en caso de su incumplimiento.
2.7.7>
Determinar si de acuerdo al comportamiento de los ingresos, se podr

cumplir con los compromisos asumidos en materia de remuneraciones,
bienes, servicios y ejecucin de obras.
45
2.7.8>
Determinar si se lleva un registro o control sobre los adeudos o devengados de aos anteriores. Solicitar su monto e indagar si la cancelacin de
stos se encuentra programada parcial o totalmente en el presente ao.
2.7.9>
Verificar si la Municipalidad cuenta, entre otros, con los siguientes documentos normativos de gestin:

Plan de Desarrollo Institucional PDI

Plan de Desarrollo de Capacidades PDC
Plan de Participacin Ciudadana - PPC
Reglamento de Organizacin y Funciones ROF.
Cuadro de Asignacin de Personal CAP.
Presupuesto Nominativo de Personal PNP.
Texto nico Ordenado de Procedimientos Administrativos - TUPA.
Manual de Organizacin y Funciones. - MOF
Reglamento de Personal.
Reglamento de Capacitacin de los Servidores de la Municipalidad.
Reglamento de Procesos Administrativos Disciplinarios.
Reglamento de Multas y Sanciones Administrativas y Tributarias.
Reglamento de Prstamos Administrativos.
Reglamento y Estatutos del Comit de Administracin del Fondo de
Asistencia y Estmulo CAFAE.
2.7.10>
Sobre los documentos descritos en el numeral anterior, se determinar su

nivel de autorizacin y oportunidad de su vigencia.
2.7.11>
Determinar si durante la administracin municipal se efectuaron creaciones y/o supresiones de Direcciones, Programas y reas; y si las mismas
fueron incorporadas en la Estructura Orgnica, y en el CAP, PAP y PNP
vigentes.
2.7.12>
Verificar el estado situacional en que se encuentra el proyecto de presupuesto para el ao 2003 conforme lo establecido en la Directiva N
008-2002-EF/76.01, aprobada por Resolucin Directoral N 042-2002EF/76.01 del 11.10.2002 y publicada el 16.10.02.
46
2.7.13>
Solicitar los informes de Rendicin de Cuentas dentro del Presupuesto

Participativo, los registros, la relacin de los agentes participantes.
2.8>
47
ADMINISTRACIN
Los procedimientos a aplicarse se exponen a continuacin:

2.8.1>
Verificar que la Administracin cuente con un archivo de las principales

disposiciones y documentos normativos de gestin.
2.8.2>
Verificar si la Administracin cuenta con un ejemplar o fotocopia de

los Presupuestos Municipales correspondiente al periodo 2003-2006,
as como de los Estados Financieros y Presupuestarios por los periodos
2003-2005. Dicho procedimiento tambin comprender a los informes
de control emitidos por la Oficina de Auditora Interna y la Contralora
General de la Repblica.
2.8.3>
Determinar si la Administracin cuenta con un registro o reporte de las

transferencias recibidas del gobierno por concepto del Fondo de Compensacin Municipal FONCOMUN, del Programa del Vaso de Leche
y otra transferencia como consecuencia del proceso de acreditacin.
2.8.4>
Determinar si la Administracin ha impartido Directivas y/o Reglamentos normativos sobre los procedimientos administrativos de su competencia funcional correspondiente a los Sistemas Administrativos de Tesorera, Contabilidad, Abastecimiento y Contabilidad.
2.8.5>
Determinar si la Administracin cuenta con un reporte diario del saldo

de las cuentas bancarias de la Municipalidad, a fin de que segn sus resultados se programen la atencin de pagos pendientes de cancelacin.
2.8.6>
Levantar un Acta del Estado Situacional de los expedientes existentes en

la Administracin.
48
2.8.7>
Verificar la existencia y presentacin adecuada del libro o registro del

ingreso y salida de documentos.
2.8.8>
Indagar con la Jefatura, si durante su gestin se presentaron casos de prdida y/o sustraccin de dinero, valores y bienes de propiedad municipal.
Preguntar sobre acciones adoptadas y sus resultados.
2.8.9>
Indagar si los fondos y bienes de propiedad municipal se encuentran

asegurados contra cualquier eventualidad que pudiera atentar contra su
integridad y/o conservacin.
2.8.10>
Indagar sobre los mecanismos de control dispuestos por la Administracin, respecto a la recepcin, registro y utilizacin de las donaciones recibidas (dinero y bienes).
2.8.11>
Recoger una apreciacin del Administrador sobre el desempeo funcional de los Jefes de Tesorera, Contabilidad, Abastecimiento y Personal.
Para la implementacin de los procedimientos 2.8.6 y 2.8.7 puede tomarse como referencia, los modelos de acta propuestos en el rubro correspondiente a la Secretara General.
2.9>
49
TESORERA
Resulta conveniente que los procedimientos a aplicarse y que a continuacin se exponen, cuenten con la intervencin del Contador de la
Municipalidad, dada su condicin de funcionario encargado del manejo
de la informacin financiera y contable:
2.9.1>
Levantar un Acta de los registros y documentos que se llevan en la Tesorera.

(Anexo N 09). Al respecto, incidir sobre la actualizacin de los mismos.
2.9.2>
Verificar si en la Tesorera se llevan Registros Auxiliares por cada cuenta

bancaria y si stos estn actualizados. Como prctica de control interno,
es conveniente que el encargado de dichos registros, no desarrolle funciones de Cajero ni maneje fondos de la entidad.
2.9.3>
Levantar un Acta de las cuentas corrientes o de ahorros en moneda nacional y/

o extranjera que maneje la Municipalidad. Por cada una de ellas, se establecer
su respectivo saldo a la fecha del Acta o del mes anterior. (Anexo N 10).
2.9.4>
Determinar si existe un registro sobre la expedicin de las especies valoradas expedidas por la Municipalidad (declaraciones juradas, formatos
de licencias de funcionamiento, carn sanitario etc.).
2.9.5>
Verificar si se lleva un registro sobre las cartas fianzas recepcionadas y si

stas se encuentran o no vigentes. Es el caso que por descuido u olvido,
algunas de estas cartas ya vencidas, innecesariamente an se conservan en
poder de la entidad.
2.9.6>
Preguntar si la Municipalidad ha recepcionado donaciones en dinero. De

resultar afirmativa la respuesta, determinar si existe una cuenta bancaria
para su manejo, as como los mecanismo de control sobre su recepcin,
registro y uso.
50
2.9.7>
Determinar la cantidad y numeracin correlativa de los talonarios de

cheques de todas las cuentas bancarias, y verifique que stos estn completos. Tome nota del ltimo cheque girado.
2.9.8>
Solicitar la relacin de funcionarios autorizados a firmar cheques y realizar operaciones financieras.
2.9.9>
Preguntar si todos los recursos financieros de la Municipalidad se centralizan en Tesorera.
2.9.10>
Verificar la existencia de anticipos.
2.9.11>
Verificar que los comprobantes de pago estn completos, ordenados de

manera correlativa y cronolgica y, debidamente custodiados durante el
tiempo que fija las disposiciones legales vigentes (10 aos)8.
2.9.12>
Solicitar una relacin de obligaciones pendientes de pago por concepto

de remuneraciones, retenciones y beneficios sociales.
2.9.13>
Solicitar una relacin de obligaciones pendientes de pago correspondiente a aos anteriores, por todo concepto (bienes, servicios, obras etc.), de
acuerdo al siguiente detalle:

OBLIGACIONES AOS ANTERIORES
NOMBRE O RAZON SOCIAL
CONCEPTO
FECHA VENCIMIENTO IMPORTE
Norma de Control Interno para el rea de Contabilidad Pblica N 280-06 Documentacin Sustentatoria (Resolucin
de Contralora N 072-98-CG del 26-06-98).
51
2.9.14>
Solicitar copia de las actas de arqueos de Caja, incidiendo en sus resultados. Dicho requerimiento tambin se formular al jefe de la Oficina de
Auditora Interna y al Contador de la Municipalidad.
2.9.15>
En relacin a las transferencias recibidas del Gobierno para el Programa

del Vaso de Leche, determinar si dichos fondos son depositados en cuenta especial de ahorros.
52
2.10>
CONTABILIDAD
Mediante Resolucin de Contadura N 075-98-EF/93.01 del 25-11-98,

se aprob el Instructivo N 15 Proceso para Facilitar la Transferencia de
la Informacin Contable de la Gestin Municipal. (Anexo N 24)
Al respecto, siendo dicha disposicin aplicable a las Municipalidades que
contaron con nuevas autoridades como resultado de las elecciones del 11
de octubre de 1998; los procedimientos fijados en el citado Instructivo se
han adecuado segn las circunstancias, y agregados otros que en nuestra
opinin deben tomarse en cuenta por la Comisin de Transferencia:
Levantar un Acta de Situacin Contable a fin de determinar la situacin
actual de los Libros Principales y Registros Auxiliares. (Anexo N0 11). De
existir un atraso significativo en la contabilizacin de las operaciones financieras, recoger comentarios del Contador respecto a dicha situacin.
2.10.1>
Determinar el nivel de implementacin, logros y limitaciones del SIAF

y los procedimientos para procesar y emitir la informacin requerida por
la Contadura Pblica de la Nacin.
2.10.2>
Verificar si la documentacin contable es archivada debidamente y si se

han adoptado medidas de seguridad para su conservacin.
2.10.3>
Indagar si se cuenta con los respectivos anlisis de las cuentas que representen disponibilidad de fondos (caja y bancos), acreencias u obligaciones de la Municipalidad (cuentas por cobrar y cuentas por pagar), y
existencia de bienes de consumo y bienes de capital.
2.10.4>
Verificar si el rea de Contabilidad efecta conciliaciones bancarias. Determinar su estado de actualizacin.
2.10.5>
Solicitar copia de los arqueos de fondos y valores efectuados por el rea de Contabilidad. De haberse detectado algn faltante, preguntar si ste se regulariz.
53
2.10.6>
Considerndose que el procesamiento y registro de las operaciones financieras se efecta con un margen de atraso, y que conforme a lo expresado en el
numeral 4.3 de la Ley N 28430, las Comisiones de Transferencias concluyen
sus labores a ms tardar, un da antes de la instalacin pblica del nuevo Concejo Municipal. Estimamos que debe solicitarse informacin al 30.11. 06:
Inventario fsico valorizado de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la municipalidad.
Relacin de los anticipos y/o prstamos otorgados al personal de la
Municipalidad, en forma documentada; teniendo en cuenta las directivas que se hubieran emitido al respecto.
i.
Indagar si el rea de Contabilidad recibe peridica y oportunamente, la

informacin pertinente sobre las obras que actualmente se encuentran
en proceso de ejecucin. De ser el caso, preguntar si dichas obras se registran contablemente en la Cuenta 33 Inmuebles Maquinarias y Equipo,
Divisionaria 336 Obras en Curso.
ii.
Preguntar si las obras pblicas ejecutadas por la Municipalidad tales

como pistas, carreteras, remodelacin de parques, fueron contabilizadas
en la Cuenta 38 Infraestructura Pblica.
iii.
Determinar si la Municipalidad cuenta con un Marges de Bienes (registro sobre los bienes inmuebles) y si el mismo est actualizado
vi.
Indagar si contablemente se efecta la provisin para cuentas de cobranza dudosa y adicionalmente, si los porcentajes de aplicacin por dicho
concepto estn autorizados por Resolucin de Alcalda.
v.
Indagar sobre la documentacin sustentatoria de las operaciones financieras, en cuanto limitaciones en el archivo
54
2.11>
ABASTECIMIENTO
2.11.1>
Levantar un Acta de Situacin Documentaria sobre la documentacin

que maneja el rea de Abastecimiento, respecto al movimiento de ingreso y salida de bienes. Verificar si las rdenes de Compra, rdenes de
Servicios, Pedido Comprobante de Salida - PECOSA, Plizas de Entrada y Salida de Bienes, etc., tienen numeracin impresa y son utilizados
en forma secuencial (numrica y cronolgica).
2.11.2>
Solicitar y revisar los registros sobre el control y distribucin de las especies valoradas (formatos de declaraciones juradas al impuesto predial,
carn de salud, solicitud para autorizacin municipal de funcionamiento
y otros). Observar si las especies valoradas tienen impreso su costo o valor de venta al pblico.
2.11.3>
Determinar con qu periodicidad se efectuaron arqueos o recuentos fsicos

de especies valoradas tanto en el rea de Abastecimiento como en las reas
encargadas de su venta al pblico. Tomar conocimiento sobre sus resultados.
2.11.4>
Verificar si se lleva un Registro de Proveedores y el Catlogo de Bienes.
2.11.5>
Verificar si los bienes adquiridos son ingresados al Almacn mediante la

Gua respectiva.
2.11.6>
Determinar si la Municipalidad cuenta con un ambiente fsico destinado

al Almacn. De resultar afirmativo el resultado, practicar una inspeccin
ocular a fin de:
Observar si el ambiente es adecuado y rene las condiciones mnimas
de seguridad. Comprobar si existen extintores con carga contra incendios vigente.
Verificar si los bienes estn debidamente almacenados en forma ordenada y cuentan con los registros sobre su movimiento de entrada y
salida.
55
2.11.7>
Comprobar si se cuenta con un inventario de bienes actualizado y valorizado. Verificar selectivamente su confiabilidad mediante el cruce del
registro con la constatacin fsica del bien.
2.11.8>
Indagar si los bienes cuyo valor represente materialidad, estn debidamente asegurados contra robos, siniestros u otra eventualidad.
2.11.9>
Respecto a los vehculos de propiedad municipal:

Levantar un Acta de Estado Situacional de los vehculos de propiedad Municipal y otros asignados para su uso, con indicacin de sus principales caractersticas. Como Anexo N0 12, se muestra el Acta de Inspeccin Fsica
de los Vehculos de la Municipalidad.
Verifique si dichas unidades cuentan con sus respectivas tarjetas de
propiedad.
Tomar conocimiento sobre los vehculos chocados e indagar sobre las circunstancias de tales hechos. Del mismo modo, en lo que respecta a la
prdida o sustraccin de dichas unidades.
Preguntar si existen unidades que se encuentran en talleres particulares
para su reparacin. Determinar si el periodo de reparacin excede los trminos prudenciales.
Indagar si existen vehculos de apoyo perteneciente a particulares, a los
cuales por sus servicios se les compensa con combustible. Determinar si
dicho otorgamiento cuenta con Resolucin de Alcalda aprobatoria.
2.11.10> Respecto a los inmuebles de propiedad municipal:
Levantar el Acta de Inspeccin Fsica y Registro de Bienes Inmuebles, Ver Anexo N0 13.
Verificar si se ha implementado y actualizado el Marges de Bienes de
la Municipalidad.
De existir inmuebles sin titulacin a nombre de la Municipalidad, y/o
pendientes de su inscripcin en los Registros Pblicos, indagar sobre
las razones que demoren la superacin de los hechos en referencia.
Indagar si la Municipalidad vienen afrontando acciones litigiosas que
comprometan sus bienes inmuebles, por incumplimiento en el pago
de alquiler y/o venta, invasin u ocupacin de terceros sin autorizacin, no renovacin de alquileres etc.
56
2.11.11> Preguntar si la Municipalidad cuenta con un Comit Especial encargado
de llevar a cabo los concursos pblicos y licitaciones pblicas. Indagar

que grado de participacin en dichos procesos le correspondi al Jefe de
Abastecimiento; e identificar al encargado de la custodia y manejo de la
documentacin pertinente.
57
2.12>
PERSONAL
2.12.1>
Obtener una relacin del personal de la Municipalidad (funcionarios,

empleados, obreros y pensionistas) con indicacin de los siguientes datos:
RELACION DE PERSONAL EN PLANILLA

NOMBRES Y
APELLIDOS
GRUPO
REA O
OCUPACIONAL FUNCIN
2.12.2>
Solicitar una relacin del personal contratado bajo la modalidad de Servicios no Personales o locacin de servicios, conteniendo la informacin
siguiente:
NOMBRES Y
APELLIDOS
REA O
FUNCIN
TIEMPO DE
SERVICIOS
TIEMPO DE
SERVICIOS
RGIMEN
LABORAL
REMUNERACIN
TOTAL
IMPORTE DE
LOS HONORARIOS
2.12.3>
Solicitar informes sobre modalidad en la elaboracin de planillas (manual o mecanizado) as como en el pago de remuneraciones y pensiones
(efectivo, cheque y/o transferencia en cuenta bancaria del servidor).
2.12.4>
Indagar si la Municipalidad tiene adeudos a sus servidores por remuneraciones, gratificaciones y otros conceptos, tanto del ao 2002 como de
aos anteriores. Dicho procedimiento tambin comprender en lo que
respecta a retenciones y aportaciones sociales, y por cualquier otro concepto descontado mediante la planillas de remuneraciones (descuento
judicial, prstamos etc.).
58
2.12.5>
Si los incrementos de remuneraciones estn sujetos a la negociacin colectiva:

Solicitar copia de la Resolucin de Alcalda sobre la conformacin de
la Comisin Paritaria).
Solicitar una copia de los convenios y pactos colectivos suscritos durante el perodo de la gestin anterior. Adicionalmente, la relacin de los
integrantes del Sindicato de Trabajadores Municipales, si los hubiera.
2.12.6>
Respecto al Cuadro de Asignacin de Personal CAP, Presupuesto Analtico de Personal PAP y Presupuesto Nominativo de Personal PNP
de la Municipalidad:
Solicitar copia de dichos documentos con las respectivas disposiciones aprobatorias.
Indagar si dichos documentos normativos de gestin se encuentran vigentes y concordantes con la actual Estructura Orgnica de la entidad.
Indagar si en el CAP. existen plazas vacantes.
2.12.7>
Sobre los procesos administrativos disciplinarios:

Solicitar la resolucin de alcalda sobre la conformacin de la Comisin Permanente de Procesos Administrativos Disciplinarios y la
Comisin Especial para Funcionarios.
Indagar si existen procesos administrativos en ejecucin, de acuerdo
al siguiente detalle:

R. A. DE APERTURA
NOMBRE Y APELLIDOS
CAUSAL
ESTADO SITUACIONAL
N

FECHA
Obtener informacin sobre personal que se encuentre bajo sancin

disciplinaria, con indicacin de nombres, falta incurrida y sancin
disciplinaria aplicada.
Determinar si se cuenta con un Reglamento de la Comisin Permanente de Procesos Administrativos Disciplinarios, y de la Comisin
Especial para Funcionarios.
59
2.12.8>
Preguntar si en la Municipalidad se ha implementado el Comit de Administracin del Fondo de Asistencia y Estmulo - CAFAE. De resultar
afirmativa la respuesta:
Solicitar la resolucin de Alcalda sobre la conformacin del Comit
de Administracin del Fondo de Asistencia y Estmulo CAFAE.
Determinar si el citado Comit cuenta con un Reglamento y Estatutos aprobados.
Indagar si la Municipalidad tiene pendiente de transferir o abonar al
CAFAE, los montos retenidos al personal por concepto de inasistencias y tardanzas.
2.12.9>
Respecto al control de asistencia del personal:

Indagar si la Municipalidad cuenta con un Reglamento de Control de
Asistencia, Permanencia y Puntualidad de los Trabajadores Empleados y Obreros.
Determinar mediante que mecanismo se efecta el control de la asistencia del personal municipal (registro de tarjeta en reloj marcador,
parte diario de asistencia y/o uso de tarjeta magntica).
2.12.10> Comprobar la existencia de un Plan y Reglamento de Capacitacin de
los Servidores de la Municipalidad. Indagar si para efectos de la capacitacin se cuenta con un presupuesto asignado.
2.12.11> Determinar si como parte de la poltica asistencial y apoyo, la Munici-
palidad otorga prstamos administrativos a sus servidores. De ser as,

comprobar la existencia de su respectivo Reglamento
2.12.12> Verificar si los legajos de personal se encuentran ordenados segn la con-
dicin del servidor (empleado y obrero) manteniendo una secuencia alfabtica.
60
2.12.13> Verificar el cumplimiento de la presentacin de la Declaracin de Bienes,
Ingresos y Rentas de los servidores sujetos a tal obligacin, conforme

a lo establecido en la Ley 27482 y su Reglamento. Al respecto, como
ANEXOS N 14 y 15 se presentan los siguientes formatos:
Formato de Declaracin Jurada de Ingresos y Bienes de Rentas,
aprobado por D.S. N 047-2004-PCM.
Formato de Presentacin de Relacin de Nombramientos y Contratos de Obligados a Presentacin de Declaraciones Juradas de Ingresos, y de Bienes y Rentas, contenido en la Directiva N 02-2002CG/AC, aprobada por Resolucin de Contralora N 174-2002-CG
de fecha 05-09-2002.
61
2.13>
ADMINISTRACIN TRIBUTARIA
2.13.1>
Verificar si se cuenta con un sistema informtico, respecto a los padrones

y cuenta corriente de los contribuyentes. De ser as, verificar los controles de seguridad o sobre el uso restringido a determinado personal
autorizado.
2.13.2>
Determinar que tipo de padrones se utiliza por impuestos, arbitrios y

otros. Establecer si stos se encuentran actualizados.
i.
Solicitar informacin sobre los tributos por cobrar por todo concepto.
ii.
Verificar si la Municipalidad cuenta con Catastro actualizado de su jurisdiccin
iii.
Determinar si el archivo de las declaraciones Juradas, comprobantes de

pago y otros documentos relacionados se encuentra adecuadamente clasificados y protegidos.
iv.
Determinar que tipo de informacin estadstica prepara la administracin tributaria.
v.
Determinar si para los cobros ordinarios se emplea el servicio de terceros.
vi.
Solicitar una relacin del Ejecutor y de los Auxiliares Coactivos, que

contenga la informacin siguiente: nombres y apellidos, tiempo de servicios, resolucin de alcalda, as como el tipo e importe de los valores
entregados para su cobranza.
vii.
Evaluar el sistema de calificacin de multas establecido en la Municipalidad, determinando si existe un Reglamento.
viii.
Determinar si existe una poltica de fiscalizacin tributaria.
2.13.11> Verificar la existencia y cumplimiento de programas de difusin orienta-
dos a crear conciencia tributaria:
62
2.14>
LIMPIEZA PBLICA
2.14.1>
Solicitar una relacin del personal obrero, empleado y contratado; as

como de los vehculos propios y alquilados utilizados para la prestacin de este servicio.
2.14.2>
Solicitar informacin sobre la modalidad del recojo domiciliario en

camiones y/o con barrenderos, aplicacin de turnos, sectorizacin del
distrito, personal operativo, unidades utilizadas y disposicin final.
2.14.3>
Determinar procedimiento aplicado para el recojo de los residuos slidos (por zonas, sectores etc. ) as como la periodicidad del mismo
(diario, inter - diario, semanal).
2.14.4>
Solicitar los contratos suscritos por el alquiler de camiones y verificar

si stos se encuentran vigentes.
2.14.5>
Indagar si se cuenta con una estadstica de los residuos slidos generados en la localidad, la cantidad recolectada y la diferencia por
recoger.
2.14.6>
Indagar sobre la disposicin final de la basura y actividades afines
2.15>
REGISTROS CIVILES
2.15.1>
Levantar un Acta de Verificacin y Estado Situacional de los Libros

de Registro Civil. Anotar los folios con borrones, enmendaduras y/o
correcciones; as como espacios en blanco o no firmados por el funcionario competente, y/o cualquier otro hecho que llame la atencin
de la Comisin de Transferencia. (ANEXO N 16).
2.15.2>
Inspeccionar el archivo donde se mantiene la documentacin del

rea y evale su adecuada seguridad, clasificacin y ubicacin.
2.15.3>
Verificar si el Registrador de los Libros, est debida y formalmente

autorizado para tal funcin.
2.15.4>
Determinar si se cuenta con ndices para la ubicacin de las copias

certificadas (partidas) solicitadas.
2.15.5>
Verificar la preparacin y envo a los organismos competentes, de la

informacin estadstica de los hechos vitales (nacimiento, matrimonio y defuncin).
63
64
2.16>
PROGRAMA DEL VASO DE LECHE
2.16.1>
Solicitar la conformacin del Comit de Administracin del Programa

del Vaso de Leche - PVL. Determinar si dicha designacin fue aprobada
por el Concejo Municipal.
2.16.2>
Indagar si se cuenta con un Manual o Directiva respecto a la organizacin, direccin, supervisin, distribucin y control del PVL.
2.16.3>
Determinar la cantidad de beneficiarios que comprende el Programa segn la siguiente clasificacin: nios de 0 6 aos y de 7 a 13 aos, mujeres gestantes y madres lactantes, y enfermos de TBC y ancianos.
2.16.4>
Preguntar si existen padrones de beneficiarios del PVL. De resultar afirmativa la respuesta:

Determinar si el padrn est actualizado con indicacin de la cantidad de los Clubes de Madres o Comits del Vaso de Leche, nombre o
denominacin, identificacin del responsable de su conduccin y de
los comedores o ambientes donde se presta el servicio.
Asimismo, determinar si los padrones estn elaborados por el tipo de
beneficiario y en funcin a ello, precisen el nombre y apellidos, direccin, edad, fecha de nacimiento, fecha de ingreso al Programa, firma
o huella digital de la madre o beneficiario y firma del presidente del
Comit del PVL.
2.16.5>
Solicitar informe sobre la secuencia en la adquisicin, almacenamiento y

distribucin de los productos a los beneficiarios.
2.16.6>
Determinar si los encargados de la distribucin fueron capacitados sobre

el manipuleo, conservacin y dosificacin de la racin alimenticia.
65
2.16.7>
Determinar el tipo o modalidad empleados para el proceso de adquisicin de los insumos para el Programa: adjudicacin directa y adjudicacin de menor cuanta, concurso pblico o licitacin pblica.
2.16.8>
Indagar sobre la clase de insumos utilizados por el Programa: leche (fresca, en polvo o evaporada), quinua, kiwicha etc.
2.16.9>
Determinar a cunto asciende la transferencia mensual del Gobierno

Central para el Programa.
2.16.10> Determinar si existe una cuenta corriente y/o de ahorros exclusiva para
los fondos del Programa y solicitar una relacin de los funcionarios autorizados para el manejo de la correspondiente cuenta bancaria.
2.16.11> Solicitar informe sobre los montos mensuales recibidos por el Programa
durante el 2006 conforme al siguiente detalle:

MES

MEF

TRANSFERENCIAS

RECURSOS
PROPIOS
DONACIONES
TOTAL
2.16.12> Identificar a los proveedores del Programa con indicacin de nombre o
razn social, direccin, N0 de registro sanitario y cantidad e importe de

los insumos vendidos a la Municipalidad durante el presente ao.
2.16.13> Solicitar informacin sobre las licitaciones y/o concursos pblicos rea-
lizados durante el 2006 para la adquisicin de productos destinados al

Programa.
66
2.16.14> Solicitar una relacin de los Comits o Club de madres con indicacin
del nmero de beneficiarios (nios, madres, otros).

2.16.15> Solicitar una relacin de comunidades, pueblos jvenes y asentamientos
humanos que no conforman el Programa. Determinar las causas.
67
2.17>

DESARROLLO URBANO OBRAS PBLICAS Y PRIVADAS
2.17.1>
Levantar un Acta de Estado Situacional sobre las obras programadas para

el ao 2006. (ANEXO N 17).
2.17.2>
Verificar si el archivo de la documentacin (Expedientes Tcnicos, planos etc.) se encuentran debidamente ordenado y en un lugar seguro.
Comprobar que cada obra ejecutada y/o en proceso de ejecucin cuente
con su respectivo expediente tcnico.
2.17.3>
Indagar sobre los avances y limitaciones para la implementacin de la

Agenda 21, con nfasis en la dimensin ambiental.
2.17.4>
Solicitar informe sobre la distribucin del FONCOMUN para la ejecucin de obras y para gastos corrientes. Determinar si conforme a las disposiciones pertinentes, el monto destinado a gastos operativos no haya
superado el porcentaje autorizado para dichos fines.
2.17.5>
Solicitar el Presupuesto de Obras 2006 y confrontar su programacin

con su respectiva ejecucin.
2.17.6>
Solicitar informes sobre deudas de aos anteriores pendientes de cancelacin (devengados).
2.17.7>
Determinar si la Municipalidad ha recibido donaciones en dinero y/o

bienes para la ejecucin de obras.
2.17.8>
Indagar sobre los proyectos formulado, aprobados y ejecutados.
68
2.17.9>
Solicitar la relacin de proyectos atendidos, en funcin del proceso del

presupuesto participativo.
2.17.10> Solicitar informacin sobre la relacin de proyectos, relacionados con el
Plan de Desarrollo Local, el Plan de Acondicionamiento Territorial, el

Plan de Desarrollo Institucional o los proyectos ms relevantes y que
por alguna razn se ha postergado su ejecucin.
2.17.11> Inspeccionar y levantar un acta, en caso de ser necesario, sobre el estado
en que se encuentra el archivo sobre licencias de construccin.

2.17.12> Indagar sobre el procedimiento para la fiscalizacin y control urbano, y
el sistema sobre notificaciones y multas.
01
02
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23
24
Resolucin de Alcalda designando a la Comisin de Transferencia

Acta de situacin documentaria de la Secretara General
Acta de verificacin del Libro de Actas de las Sesiones de Concejo
Acta de verificacin de sellos existentes en la Alcalda y la Secretara General
Acta de situacin de los expedientes en trmite: Secretara General
Acta de estado situacional de las Acciones Judiciales
Acta de situacin de los expedientes de Asesora Legal
Acta de estado situacional de los Registros Presupuestarios
Acta de estado situacional de los Registros y Documentos de Tesorera
Acta de estado situacional de las Cuentas Bancarias por todo concepto
Acta de estado situacional de los Registros Contables
Acta de estado situacional de los Vehculos de Propiedad Municipal
Acta de inspeccin fsica y Registro de Bienes Muebles e Inmuebles
Acta sobre presentacin Jurada de Bienes, Ingresos y Rentas
Relacin de Nombramientos y Contratados obligados a la presentacin de la Declaracin Jurada de Bienes, Ingresos y Rentas
Acta de verificacin de los Libros de los Registros Civiles
Acta de Inspeccin Fsica de las obras ejecutadas o en proceso de ejecucin
Proyecto de Acta de Transferencia de la gestin municipal
Proyectos de oficio remitiendo en Acta de Transferencia ala Contadura Pblica de
la Nacin o a la Contralora General de la Republica, segn sea el caso.
Ley N 26997 del 24.11.98 Ley que establece la conformacin de Comisiones de
Transferencia de la Administracin Municipal
Ley N 28430 del 24.12.04, Ley que modifica los art. 1, 3 y 4 de la Ley 26997
Instructivo 15 sobre Transferencia de la Informacin Contable de la Gestin Municipal, aprobado por Resolucin 075-98-EF/93.01 de la Contadura Pblica de la
Nacin.
Enfoques para el Diagnstico del Interno Municipal
Importancia de la pre - negociacin y la negociacin informal
ANEXO 01
RESOLUCIN DE ALCALDA DESIGNANDO
A LA COMISIN DE TRANSFERENCIA

RESOLUCIN DE ALCALDA N

Lugar y fecha,
EL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD

CONSIDERANDO:

Que, mediante Ley N 26997, y su modificatoria, Ley 28430, se
establece la responsabilidad de los alcaldes provinciales y distritales que cesan en sus
cargos, la realizacin del proceso de transferencia de la administracin municipal a las
nuevas autoridades electas;

Que, de los comicios electorales efectuados el 19 de noviembre del
presente ao, el Jurado Nacional de Elecciones ha resuelto la eleccin y proclamacin
de las nuevas autoridades edilicias de la Municipalidad de .........................................
...............................;

Que, en virtud al marco normativo, resulta necesaria conformar una
Comisin encargada de llevar a cabo la transferencia de la administracin a las autoridades electas de esta jurisdiccin;

Estando al Oficio N ................... de fecha ............. sobre acreditacin de los representantes del alcalde electo, con vistos del Gerente Municipal y de la
Oficina de Asesora Legal y, en uso de las facultades otorgadas por del Art. 20 de la ley
N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades;

SE RESUELVE:

Artculo 1 .- Conformar la Comisin de Transferencia, integrada
por las siguientes personas:
Sr...................................., (Alcalde en ejercicio) quien la presidir.
Sr....................................., Alcalde electo o su representate.
Dos representantes del Alcalde electo
Dos representantes del Alcalde en ejercicio, uno de los cuales ser el Gerente
Municipal o el funcionario administrativo de mayor rango de la municipalidad.
72

Artculo 2 .- Disponer la intervencin de la Oficina de Auditora
Interna, como veedor del proceso de transferencia, debiendo informar al Despacho
de la Alcalda sobre su resultado al trmino de la labor de la Comisin en referencia.

Artculo 3 .- Disponer que las reas administrativas de la Municipalidad, faciliten la informacin y documentacin requerida por la Comisin de
Transferencia.

Artculo 4 .- Transcrbase la presente Disposicin Municipal a los
miembros integrantes de la Comisin de Transferencia.
REGSTRESE, COMUNQUESE Y CMPLASE.
ANEXO 02
ACTA DE LA SITUACIN DOCUMENTARA
DE LA SECRETARA GENERAL
En la ciudad de ................., en el local de la Municipalidad Provincial (Distrital) de ......., siendo las

.......... horas del ..........., en presencia del Sr. ........................, Secretario General; y los Sres. ..........
................., miembros de la Comisin de Transferencia del Alcalde Electo, se procedi a levantar la
presente Acta, con los resultados siguientes:
1. LTIMAS NORMAS EXPEDIDAS POR EL CONCEJO Y LA ALCALDA
DISPOSICIN
ORDENANZA
ACUERDO
DECRETO
RESOLUCIN
FECHA

ASUNTO Y/O REFERENCIA
2. DOCUMENTO EMITIDO POR LA SECRETARA GENERAL

DOCUMENTO
OFICIO
MEMORANDUM
CIRCULAR
INFORME
OTRO
FECHA

ASUNTO Y/O REFERENCIA
COMENTARIOS:
.........................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................
En seal de conformidad con lo anteriormente expresado, suscriben la presente Acta:
SECRETARIO GENERAL
COMISIN DE TRANSFERENCIA
ANEXO 03
ACTA DE VERIFICACIN DEL LIBRO DE ACTAS
DE LAS SESIONES DE CONCEJO

LIBRO DE ACTAS
Fecha de legalizacin
ltimo folio utilizado
ltima Sesin de concejo transcrita en el Libro
Folios en blanco
Folios con correcciones
Folios con enmendaduras
Actas no cerradas de Sesiones de fechas
Actas con lneas en Blanco
Actas no suscritas por el Alcalde y/o el Secretario General
VERIFICACIN
COMENTARIOS:
.........................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................
SECRETARIO GENERAL
ANEXO 04
ACTA DE VERIFICACIN DE SELLOS
EN ALCALDA
Y SECRETARA GENERAL

1. SELLOS UTILIZADOS POR LA ALCALDA
DENOMINACIN
ESTAMPADO DE SELLO
2. SELLOS UTILIZADOS POR LA SECRETARA GENERAL

DENOMINACIN
ESTAMPADO DE SELLO
3. SELLOS UTILIZADOS POR EL FEDATARIO MUNICIPAL

DENOMINACIN
ESTAMPADO DE SELLO
COMENTARIOS:
.........................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................
SECRETARIO GENERAL
ANEXO 05
ACTA DE SITUACIN
DE LOS EXPEDIENTES EN TRMITE
DE SECRETARA GENERAL
En la ciudad de ......................, siendo las ................ horas del da ................, en presencia del Sr.(a)
..........................., Secretario General; y los Sres. ..........................., miembros de la Comisin de
Transferencia del Alcalde Electo, se procedi a levantar la presente Acta de Estado Situacional de los
expedientes existentes en la Secretara General, obtenindose el siguiente resultado:
FECHA

NOMBRE DEL
RECURRENTE
ASUNTO

COMENTARIOS /
OBSERVACIONES(*)
(*) Se anotar cualquier hecho que resulte observable (retencin o demora en atencin de
expediente, expediente sin foliacin, foliacin incompleta, borrones, etc.).
Los que suscriben dan conformidad a la informacin que esta Acta contiene y que ha sido proporcionada por la entidad y verificada por la Comisin de Transferencia, en virtud de lo cual firman:
SECRETARIO GENERAL
ANEXO 06
ACTA DE ESTADO SITUACIONAL
DE LAS ACCIONES JUDICIALES9
En la ciudad de .............., siendo las .... horas del da......, en presencia del Dr. (a) ......................, Jefe
de la Asesora Legal; y los Sres. ......................., miembros de la Comisin de Transferencia, se procedi
a levantar la presente Acta de Estado Situacional de las acciones judiciales en las que la Municipalidad
interviene como demandante o demandada, obtenindose el siguiente resultado:
1. ACCIONES LEGALES EN LAS QUE LA MUNICIPALIDAD INTERVIENE COMO DEMANDANTE.
N
FECHA

RELACIN DE EXPEDIENTES
JUZGADO
ASUNTO
FISCALA
ESTADO
SITUACIONAL
2. ACCIONES LEGALES EN LAS QUE LA MUNICIPALIDAD INTERVIENE COMO DEMANDADA.

N
FECHA

JUZGADO
ASUNTO
FISCALA
ESTADO
SITUACIONAL
JEFE ASESORA LEGAL
En el caso de funcionar la Procuradura Municipal, esta acta le correspondera suscribirla al responsable de dicho rgano.
ANEXO 07
ACTA DE SITUACIN
DE LOS EXPEDIENTES
DE ASESORA LEGAL
En la ciudad de .............., siendo las .... horas del da......, en presencia del Dr. (a) ................, Jefe de
la Asesora Legal, y los Sres. ....................., miembros de la Comisin de Transferencia del Alcalde
Electo, se procedi a levantar la presente Acta de Estado Situacional de los expedientes existentes en la
Asesora Legal obtenindose el siguiente resultado:
EXPEDIENTES
FECHA

NOMBRE DEL
RECURRENTE
ASUNTO

COMENTARIOS /
OBSERVACIONES(*)
(*) Se anotar cualquier hecho que resulte observable (retencin o demora en atencin de
expediente, expediente sin foliacin, foliacin incompleta, borrones, etc.).
JEFE ASESORA LEGAL
ANEXO 08
DE LOS REGISTROS PRESUPUESTARIOS
En la ciudad de .............., siendo las .... horas del da......, en presencia del Sr. (a) ................., Jefe de
la Oficina de Presupuesto, y los Sres. ....................., miembros de la Comisin de Transferencia del
Alcalde Electo, se procedi a levantar la presente Acta de Estado Situacional de los registros presupuestarios, obtenindose el siguiente resultado:
DENOMINACIN
DE REGISTRO
TIPO DE REGISTRO
(MANUAL / MECANIZADO)
FECHA LTIMO
REGISTRO
JEFE DE PRESUPUESTO
ANEXO 09
DE LOS REGISTROS
Y DOCUMENTOS DE TESORERA

.......... horas del ..........., en presencia del Tesorero, Sr. ........................, y los Sres. ...........................,
miembros de la Comisin de Transferencia del Alcalde Electo, se procedi a verificar el Estado Situacional de los registros y documentos a cargo de la Tesorera, obtenindose el siguiente resultado:
1. REGISTROS
DENOMINACIN

Libro Bancos
Registro de Ingresos Diarios
Registro de Cheques Girados y/o
Comprobantes de Pagos Emitidos
Conciliaciones Bancarias
Registro de Cheques Anulados
Registro de Especies Valoradas
Otros

2. DOCUMENTOS
CONCEPTO
2.1 Cheques Girados, en artera, anulados y/o devueltos
2.2 Notas de Dbito y Notas de Abono
2.3 Valores en Custodia
2.4 Actas de arquero anteriores
2.5 Depsitos en garanta
2.6 ltimo comprobante de pago emitido
2.7 Estados de cuentas (Extractos) bancarios
LTIMO REGISTRO
FECHA
SEGN FOLIO

VERIFICACIN
COMENTARIOS:
.........................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................
En seal de conformidad con lo anteriormente expresado, suscriben la presente Acta, manifestando el
Tesorero Sr. ....................... que los registros y documentos, que se indican en la presente Acta, corresponden a la totalidad existente en el rea a su cargo.
SECRETARIO GENERAL
ANEXO 10
ACTA DE ESTADO SITUACIONAL DE
LAS CUENTAS BANCARIAS
POR TODO CONCEPTO
En la ciudad de ................., en el local de la Municipalidad Provincial (Distrital) de ......................,

siendo las .......... horas del da ..........., en presencia del Sr.(a) ........................, Tesorero, y los Sres.
..........................., miembros de la Comisin de Transferencia del Alcalde Electo, se procedi a verificar el Estado Situacional de los fondos depositados en el as entidades bancarias, obtenindose el
siguiente resultado:
1. CUENTAS CORRIENTES (MONEDA NACIONAL Y EXTRANJERA)
BANCO
N0 CTA.
DENOMINACIN
SALDO AL
TITULARES DE LA CTA.
2. CUENTAS CORRIENTES (MONEDA NACIONAL Y EXTRANJERA)

BANCO
N0 CTA.
DENOMINACIN
SALDO AL
3. OTROS TIPOS DE DEPSITOS (MONEDA NACIONAL Y EXTRANJERA)

BANCO
N0 CTA.
DENOMINACIN
SALDO AL
COMENTARIOS:
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
Habiendo manifestado el Tesorero Sr. ....................... que no existe ninguna ora Cuenta en las que se
hayan depositado fondos de la Municipalidad bajo cualquier modalidad, suscriben la presente Acta,
en seal de conformidad.
SECRETARIO GENERAL
ANEXO 11
DE LOS REGISTROS CONTABLES
En la ciudad de ................., en el local de la Municipalidad Provincial (Distrital) de ......................,

siendo las .......... horas del da ..........., en presencia del Sr.(a) ........................, Contador, y los Sres.
..........................., miembros de la Comisin de Transferencia, se procedi a levantar el acta de Situacin Contable de los Libros y Registros a cargo del rea de Contabilidad, obtenindose el siguiente
resultado:
1. LIBROS PRINCIPALES
LIBRO Y/O
REGISTROS
LIBRO CAJA
LIBRO BANCOS
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
LIBRO INVENTARIOS
Y BALANCES
AUXILIAR ESTNDAR
OTROS
FECHA DE
TIPO DE
LTIMO FOLIO
FECHA DEL
LEGALIZACIN FOLIACIN EGISTRADO LTIMO REGISTRO
2. La ltima presentacin de informacin contable a la Contadura Pblica de la Nacin, corresponde al

...................
3. Registrar comentarios u observaciones que se estimen convenientes y que estn relacionados con los registros
y Estados Financieros.
Los que suscriben dan conformidad a la informacin que esta Acta contiene y que ha sido proporcionada por la Municipalidad y verificada por la Comisin de Transferencia, en virtud de lo cual
firman:
SECRETARIO GENERAL
ANEXO 12
DE LOS VEHCULOS DE PROPIEDAD
MUNICIPAL
En la ciudad de .............., siendo las .... horas del da......, en presencia del Sr. ............... (Jefe de Abastecimiento o encargado del pool de vehculos), y los Sres. ....................., miembros de la Comisin de
Transferencia del Alcalde Electo, se procedi a verificar la existencia fsica de los vehculos de propiedad municipal y los asignados para su uso, obtenindose el siguiente resultado:
1. RELACIN DE VEHCULOS DE PROPIEDAD MUNICIPAL
MARCA
N PLACA DE RODAJE/N
INTERNO
AO
TIPO
MODELO COLOR
AO
TIPO
MODELO COLOR
2. VEHCULOS ASIGNADOS A LA MUNICIPALIDAD

MARCA
N PLACA DE RODAJE/N
INTERNO
SECRETARIO GENERAL
ANEXO 13
ACTA DE INSPECCIN FSICA
Y REGISTRO DE BIENES
MUEBLES E INMUEBLES
En la ciudad de .............., siendo las .... horas del da......, en presencia del Sr. ..............., Jefe de Abastecimiento, y los Sres. ....................., miembros de la Comisin de Transferencia del Alcalde Electo,
se efectu la inspeccin fsica selectiva de los muebles e inmuebles de la Municipalidad, obtenindose
el siguiente resultado:
1. BIENES MUEBLES
TEM CDIGO MODALIDAD DE DESCRIPCIN
COSTO DE
ESTADO UBICACIN

ADQUISICIN
ADQUISICIN SITUACIONAL
1.
2.
3.
2. BIENES INMUEBLES
TEM CDIGO MODALIDAD DE DESCRIPCIN
COSTO DE
ESTADO UBICACIN

ADQUISICIN
ADQUISICIN SITUACIONAL
1.
2.
3.
3. REGISTRO DE MARGES DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
CONCEPTO
CUENTA CON MARGES
TODOS LOS BIENES ESTN INCLUIDOS
EN EL REGISTRO DE MARGES
FECHA LTIMO INVENTARIO
TODOS LOS INMUEBLES ESTN
INSCRITOS EN LOS Registro Pblicos.
SI

NO

OBSERVACIONES
JEFE DE ABASTECIMIENTO
SECCIN PRIMERA - INFORMACIN RESERVADA
LEY N 27482
Y DE BIENES, INGRESOS Y RENTAS
ACTA SOBRE PRESENTACIN JURADA DE INGRESOS
ANEXO 14
ANEXO 14
85
87
ANEXO 14
DECLARACIN JURADA DE INGRESOS

Y DE BIENES Y RENTAS
LEY N 27482
SECCIN SEGUNDA - INFORMACIN PBLICA
ANEXO 15
MATRIZ DE DATOS DE PERSONAL NOMBRADO
Y CONTRATADO
ANEXO 15
89
ANEXO 16
ACTA DE VERIFICACIN
DE LOS LIBROS DE LOS REGISTROS CIVILES
En la ciudad de .............., siendo las .... horas del da......, en presencia del Sr. (a) ......................, Jefe
de los Registros Civiles; y los Sres. ......................., miembros de la Comisin de Transferencia del
Alcalde Electo, se procedi a levantar la presente Acta de Verificacin de los Libros de los Registros
Civiles, cuyo resultado se expone a continuacin:
REGISTRO

NACIMIENTO
MATRIMONIO
DEFUNCIN
LTIMO FOLIO
REGISTRADO
FECHA LTIMO FOLIOS EN BLANCO Y/O REGISTRADOR

FOLIO REGISTRADO CON ENMENDADURAS RESPONSABLE
COMENTARIOS:
Verificar expedientes en tramite de matrimonio y el archivo o custodia de los libros y expedientes:......................................................................................................................................................
JEFE REGISTROS CIVILES
ANEXO 17
ACTA DE ESTADO SITUACIONAL DE LOS PROYECTOS
ANEXO 17
DE INVERSIN
93
ANEXO 18
PROYECTO DE ACTA DE TRANSFERENCIA
DE LA GESTIN MUNICIPAL
ENTREGA RECEPCIN
En la ciudad de ............... a los.............das del mes de ..........del ao.............se reunieron en la oficina
de ................. el representante de la Comisin de Entrega por parte de la Municipalidad .Sr. ............
DNI........., quien entrega los bienes, documentacin patrimonial, presupuestaria, as como acervo
documentario a la nueva Administracin Municipal y el representante de la Comisin de Recepcin
de la nueva Administracin, Sr................, con DNI.................quien lo recibe previa constatacin y
verificacin, dejando constancia de la conformidad de la misma, para su efecto firman las partes correspondientes al pie de esta acta.
En anexos:
1. Dependencias respectivas
2. Cargos que se entregan
3. Documentacin contable y presupuestaria
4. Relacin de mobiliario, Equipos de Oficina y Marges de Bienes
5. Acervo documentario
6. Otros
7. Observaciones
Recib conforme
Entregu conforme
ANEXO 19
PROYECTOS DE OFICIO DE REMISION
DE ACTA DE TRANSFERENCIA
Lugar y fecha de remisin del oficio

Seores:
Contadura Pblica de la Nacin
Asunto: Se remite copia del Acta de Transferencia
Referencia: Artculo 4 de la Ley 26997 Ley que regula el proceso de
Transferencia y su modificatoria, Ley N 28430 del 24.12.04
Tengo a bien dirigirme a ustedes, en representacin del Concejo Provincial (o distrital) .....................
.............., adjuntando copia del Acta de Transferencia suscrita el 31 de diciembre del ......., dando as,
cumplimiento a lo establecido en la norma citada al rubro. Asimismo, se informa que se est haciendo
de conocimiento pblico el contenido del Acta de Transferencia.

Atentamente,
Firma y sello del Alcalde
Nota: Segn el art. 4 de la Ley 28450, se debe remitir copia del Acta, dentro de los 15 (quince) das
hbiles siguientes a su suscripcin. En este caso, el fedatario de la municipalidad puede certificar las
copias que se remitan.
97
ANEXO I9
Lugar y fecha de remisin del oficio

Seores:
Contralora General de la Repblica
Asunto: Se remite copia del Acta de Transferencia con observaciones

Referencia: Artculo 4 de la Ley 26997 Ley que regula el proceso de
Transferencia y su modificatoria, Ley N 28430
Tengo a bien dirigirme a ustedes, en representacin del Concejo Provincial (o distrital) ...................
................, para informar que habindose tenido limitaciones para desarrollar un proceso regular de
transferencia conforme seala el representante acreditado para tal fin, en su informe que se adjunta al
presente. Cumplo con poner en conocimiento de su despacho copia del Acta de Transferencia suscrita
slo por nuestros representantes, ante la negativa de las autoridades que terminaban su mandato el 31
de diciembre del ........
De este modo, se da cumplimiento a lo establecido en la norma citada al rubro y conforme a lo establecido en el artculo 7 de la Ley 26997, copia del presente oficio, con la documentacin que se adjunta,
se est poniendo en conocimiento del Ministerio Pblico, para la determinacin de las responsabilidades y sanciones a que hubiera lugar, de conformidad con el artculo 4 de la Ley N 28430 y el artculo
377 del Cdigo Penal.

Atentamente,

Firma y sello del Alcalde

Nota: Segn el art. 7 de la Ley 26997, y su modificatoria, Ley 28430, se debe poner en conocimiento
de la Contralora General de la Repblica y del Ministerio Pblico, los actos u omisiones de las autoridades, funcionarios y servidores municipales para ocultar informacin, impedir o entorpecer la labor
de la comisin de transferencia.
ANEXO 20
LEY N 26997 DE CONFIRMACIN
DE COMISIONES DE TRANSFERENCIA
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA
POR CUANTO:
El Congreso de la Repblica ha dado la Ley siguiente:
LEY QUE ESTABLECE LA CONFORMACIN DE COMISIONES
DE TRANSFERENCIA DE LA ADMINISTRACIN MUNICIPAL
Artculo 1.- Obligacin de realizar Transferencia
de la Administracin.
10. Todos los dems informes que permiten conocer la situacin real de la municipalidad.
Los alcaldes provinciales y distritales que cesan en

sus cargos realizarn. Bajo responsabilidad, el proceso de transferencia de la administracin municipal a las nuevas autoridades electas de acuerdo con
los procedimientos y plazos establecidos en la presente ley.
Artculo 3.- Conformacin de la comisin de

Transferencia.
Artculo 2.- Objeto de la Transferencia.

Las Transferencia de la administracin municipal
comprende:
1. El inventario fsico de bienes mueles e inmuebles de propiedad municipal.
2. El inventario de cuentas bancarias, si las hubiera, indicando el saldo de cada una de ellas.
3. Los libros de contabilidad y dems documentacin sustentatoria de las operaciones contables
y financiera realizadas.
4. El libro de planillas y la relacin detallada del
personal y su rgimen de contratacin.
5. El registro de los contribuyentes.
6. Las Actas de las reuniones del Concejo Municipal, los oficios y dems acervo documentario de
la municipalidad.
7. La relacin, debidamente documentada de las
ordenanzas, edictos, acuerdos y dems normas
municipales expedidas.
8. Informe sobre el estado de los servicios pblicos
administrados por la municipalidad y otorgados en concesin, si los hubiera.
9. Informe sobre el estado de los expedientes pendiente de resolucin.
3.1 Dentro de los diez (10) das siguientes a la proclamacin de las autoridades municipales electas, el Alcalde en ejercicio convocar al Alcalde
electo para conformar e instalar la Comisin de
Transferencia, que estar integrada por:
1. El Alcalde electo o su representante, quien
la presidir.
2. El alcalde en ejercicio.
3. Dos representantes del alcalde electo.
4. Dos representantes del Alcalde en ejercicio,
uno de los cuales ser el Director Municipal
o el funcionario administrativo de mayor
rango de la municipalidad.
Por acuerdo de ambos alcaldes, el nmero de miembros de la Comisin podr ser ampliado.
3.2 De no realizarse la instalacin en el plazo previsto, el alcalde electo designar a todos los integrantes dela Comisin y la instalar.
3.3 Cualesquiera de las autoridades electas pondr
en conocimiento del fiscal correspondiente el
incumplimiento del mandato legal por parte del
Alcalde en ejercicio, para que se haga efectiva la
respectiva accin penal por el delito establecido
en el Artculo 3770 del Cdigo Penal.
99
ANEXO 20
Artculo 4.- Del proceso de Transferencia.
Artculo 6.- Juramentacin
4.1 La Comisin de Transferencia verificar la

existencia fsica de los bienes, recursos y documentos sealados en el Artculo 20 de la presente ley. En caso de inexistencia o faltante de
los mismos, se indicar la razn en el Acto de
Transferencia.
El Alcalde y los regidores deben juramentar sus

respectivos cargos para poder ejercerlos. El Alcalde
juramenta ante el primer regidor o, por ausencia o
impedimento de ste, ante el regidor que le sigue.
Los regidores juramentan ante el Alcalde.
4.2 Todos los funcionarios y servidores municipales

estn obligados a brindar el apoyo y la informacin que requiera la Comisin de Transferencia
para el cumplimiento de su misin.
4.3 La labor de la Comisin de Transferencia culmina, a ms tardar, un da antes e la instalacin
pblica del nuevo concejo Municipal, de acuerdo con el Artculo 340 de la Ley N0 26864,
Ley de elecciones Municipales, con la entrega
de cargo del Alcalde y los regidores salientes.
Todo lo actuado se registra en el Acta de Transferencia debidamente suscrita por los miembros
de la comisin.
4.4 Copia del Acta de Transferencia debe ser remitida a la contadura Pblica de la Nacin,
dentro de los 15 (quince) das siguientes a su
suscripcin. En caso de incumplimiento de la
transferencia, copia del Acta debe ser enviada a
la Contralora General de la Repblica.
4.5 Corresponde al Alcalde electo disponer que el
contenido del Acta de Transferencia se haga de
conocimiento pblico.
Artculo 5.- Alcaldes reelectos para el perodo inmediato.
El alcalde reelecto est obligado a informar al concejo
Municipal en su sesin de instalacin o dentro de los
10(diez) das siguientes, sobre la situacin de la municipalidad y el acervo documentario y otos aspectos
sealados en el Artculo 20 de la presente ley.
Artculo 7.- Responsabilidad por el incumplimiento de la Ley.

Los actos u omisiones de las autoridades, funcionarios y servidores municipales para ocultar informacin, impedir o entorpecer la labor de la Comisin
de Transferencia, sern puestos en conocimiento de
la Contralora General de la Repblica y del Ministerio Pblico, para la determinacin de las responsabilidades y sanciones establecidas en el Ttulo
XVIII, Captulo II del Cdigo Penal y las normas
administrativas correspondientes.
DISPOSICIN TRANSITORIA
nica.- Plazos para el proceso de transferencia
1998-1999.
Para el caso del proceso electoral municipal de 1998
en que los nuevos concejos municipales distritales
y provinciales hayan sido proclamados antes de la
fecha de entrada en vigencia de la presente Ley, los
plazos para la conformacin e instalacin de las Comisiones de Transferencia se cuentan a partir del da
siguiente de la publicacin de la presente Ley.
Comunquese al seor Presidente de la Repblica
para su promulgacin.
EN LIMA, A LOS VEINTE DAS DEL MES DE NOVIEMBRE DE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y OCHO.
DADO EN LA CASA DE GOBIERNO, EN LIMA, A LOS
VEINTICUATRO DAS DEL MES DE NOVIEMBRE DE
MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y OCHO.
ANEXO 21
LEY N 28430
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA
POR CUANTO:
El Congreso de la Repblica ha dado la Ley siguiente:
LEY QUE MODIFICA LOS ARTCULOS 1, 3 Y 4
E INCORPORA EL ARTCULO 8 EN LA LEY N 26997
Artculo nico.- Modifica los artculos 1, 3
y 4 e incorpora el Artculo 8 en la Ley N
26997.
Modificase los artculos 1, 3 y 4 e incorporase
el artculo 8 en la Ley 26997, en los trminos
siguientes:
El alcalde en ejercicio quien la presidir.

El alcalde electo o su representante.
Dos representantes del alcalde electo.
Dos representantes del alcalde en ejercicio, uno de los cuales ser el Director
Municipal o el funcionario administrativo de mayor rango de la municipalidad.
Artculo 1.- Obligacin de realizar transferencia de la administracin
Por acuerdo de ambos alcaldes, el nmero de

miembros de la Comisin podr ser ampliado.
Los alcaldes provinciales y distritales que cesan

en sus cargos realizarn, bajo responsabilidad,
el proceso de transferencia de la administracin
municipal a las nuevas autoridades electas de
acuerdo con los procedimientos y plazos establecidos en la presente Ley.
3.2. De no realizarse la instalacin en el plazo

previsto en el numeral 3.1. de esta Ley, el alcalde electo designar a todos los integrantes
de la Comisin y la instalar dentro de los
cinco (5) das hbiles siguientes.
El procedimiento de transferencia es un procedimiento administrativo de inters pblico, de

cumplimiento obligatorio formal.
Artculo 3.- Conformacin de la Comisin de
Transferencia
3.1. Dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la proclamacin de las autoridades municipales electas, el alcalde en ejercicio convoca al alcalde electo, conforma e instala la
Comisin de Transferencia, que estar integrado por:
a.
b.
c.
d.
3.3. Cualquiera de las autoridades electas pondr en conocimiento del Fiscal correspondiente el incumplimiento del mandato legal
por parte del alcalde en ejercicio, para que se
haga efectiva la respectiva accin penal por
el delito establecido en el artculo 377 del
Cdigo Penal.
Artculo 4.- Del proceso de transferencia
4.1. La Comisin de Transferencia verificar la
existencia fsica de los bienes, recursos y documentos sealados en el artculo 2 de la
presente Ley. En caso de inexistencia o fal-
101
ANEXO 21
tante de los mismo, se indicar la razn en el

Acta de Transferencia.
4.2. Todos los funcionarios y servidores municipales estn obligados a brindar el apoyo
y la informacin que requiera la Comisin
de Transferencia para el cumplimiento de su
misin.
4.3. La labor de la Comisin de Transferencia
culmina a ms tardar un da antes de la instalacin pblica de nuevo Concejal Municipal,
de acuerdo con el artculo 34 de la Ley N
26864, Ley de Elecciones Municipales, con
la entrega de cargos del alcalde y los regidores salientes. Todo lo actuado se registra en
el Acta de Transferencia debidamente suscrita
por los miembros de la Comisin.
4.4. Copia del Acta de Transferencia debe ser remitida a la Contadura Pblica de la Nacin,
dentro de los quince (15) das hbiles siguientes a su suscripcin. En caso de incumplimiento de la Transferencia, copia del Acta
debe ser enviada a la Contralora General de
la Repblica.
4.5. Corresponde al alcalde electo disponer que
el contenido del Acta de Transferencia se
haga de conocimiento pblico.
Artculo 8.- Elecciones complementarias
La presente Ley es de aplicacin a la Transferencia de administracin municipal en el caso de

elecciones complementarias.
Comunquese al seor Presidente de la Repblica
para su promulgacin
En Lima, al uno de diciembre del dos mil cuatro.
ANTERO FLORES-ARAOZ E.
Presidente del Congreso de la Repblica.
NATALE AMPRIMO PL
Primer Vicepresidente del Congreso de la Repblica
AL SEOR PRESIDENTE
CONSTITUCIONAL DE LA REPBLICA
POR TANTO:
Mando se publique y cumpla.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los
veintitrs das del mes de diciembre del ao dos
mil cuatro.
ALEJANDRO TOLEDO
Presidente Constitucional de la Repblica
CARLOS FERRERO
Presidente del Consejo de Ministros.
ANEXO 22
CONTADURIA PUBLICA DE LA NACIN
APRUEBAN EL INSTRUCTIVO DENOMINADO

PROCESO PARA FACILITAR LA TRANSFERENCIA
DE LA INFORMACIN CONTABLE
DE LA GESTION MUNICIPAL
RESOLUCIN DE CONTADURA
N 075-98-EF/93.01
Lima, 25 de noviembre de 1998
CONSIDERANDO:
Que, el Artculo 70 de la Ley N0 24680 del Sistema Nacional de Contabilidad, seala entre otras
funciones a la Contadura Pblica de la Nacin,
la de orientar, normar y evaluar las actividades
de los rganos de contabilidad del sistema; as
como establecer normas tcnicas para su funcionamiento;
Estando a lo propuesto por la Direccin de Investigacin de la Contabilidad, con la aprobacin

de la Alta Direccin y la visacin de la Oficina
General de Asesora Jurdica; y,
Que, de acuerdo a la segunda disposicin complementaria y transitoria de la Ley N0 26864

de Elecciones Municipales, el 11 de octubre del
presente ao se realiz el Proceso de Elecciones
Municipales Generales, que ha definido las nuevas autoridades municipales para el perodo de
cuatro aos, debiendo stas asumir sus funciones
a partir del primero de enero de 1999;
SE RESUELVE:
Artculo 10.- APROBAR el INSTRUCTIVO
N0 15 denominado PROCESO PARA FACILITAR LA TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIN CONTABLE DE LA GESTION
MUNICIPAL; el mismo que forma parte de la
presente resolucin.
Que, la Ley N0 26997 establece que los Alcaldes

provinciales y distritales que cesan en sus cargos
realizarn, bajo responsabilidad, el proceso de
transferencia de la administracin municipal, a
las nuevas autoridades electas;
Artculo 20.- La presente Resolucin de Contadura es de aplicacin a las Municipalidades que

cuenten con nuevas autoridades, a partir del da
siguiente de la fecha de su publicacin.
Regstrese, comunquese y publquese.
En uso de las facultades otorgadas por los Artculos 20 y 70 de la Ley N0 24680;
OSCAR PAJUELO RAMREZ

Contador General de la Nacin
103
ANEXO 22
INSTRUCTIVO N 15
TRANSFERENCIA
DE LA INFORMACIN CONTABLE,
RESOLUCIN 075-98-EF/93.01
1. FINALIDAD
Remuneraciones del Sector Pblico.

7. Instructivos N0 6, 7 y 12, aprobados por
Resolucin de Contadura N0 067-98EF/93.01.
8. Resolucin de Contralora N0 072-98CG que aprueba las Normas Tcnicas
de Control Interno para el Sector Pblico.
Instruir a las Autoridades Municipales Provinciales y Distritales del pas, para que efecten
adecuadamente la Transferencia que incide en el
aspecto contable, a las nuevas autoridades reconocidas oficialmente por el Jurado Nacional de
Elecciones.
2.AMBITO DE LA APLICACION
El presente Instructivo es de aplicacin obligatoria para todas las municipalidades que cuenten
con nuevas autoridades como consecuencia de las
elecciones del 11 de octubre de 1998.
3. BASE LEGAL
1. Ley N0 24680 del Sistema Nacional de
Contabilidad.
2. Ley N0 26484 Marco del Proceso de la
Cuenta General de la Repblica.
3. Ley N0 26864 de Elecciones Municipales.
4. Ley N0 23853 Orgnica de Municipalidades
5. Ley N0 26997 Conformacin de Comisiones de Transferencia de la Administracin Municipal.
6. Decreto Legislativo N0 276 Ley de
Bases de la Carrera Administrativa y de
4. ACCIONES A REALIZAR POR PARTE

DE LOS FUNCIONARIOS QUE EFECTUAN LA TRANSFERENCIA A LA NUEVA ADMINISTRACIN MUNICIPAL
4.1 Se recomienda que en caso de ampliacin
del nmero de miembros de la Comisin de
Transferencia que se nombre, est integrada
entre otros, por un representante de las oficinas de abastecimiento, tesorera, contabilidad, presupuesto, bienes patrimoniales y
archivo, la misma que se encargar de hacer
entrega de los bienes patrimoniales, informacin financiera, presupuestaria y del acervo
documentario.

Asimismo, se recomienda que dicha Comisin adems est conformada por un representante del rgano de Auditora Interna de
la municipalidad, quien actuar en calidad de
observador.
104
4.2 Se proceder a actualizar el inventario fsico el 1 de diciembre de 1998 de los bienes

muebles e inmuebles de propiedad de la
municipalidad, apoyados por profesionales
expertos de ser necesario.
4.3 Se efectuar la entrega de los saldos conciliados al 31 de diciembre de 1998 de las
cuentas corrientes bancarias, que la municipalidad haya aperturado; as como los talones de los cheques utilizados, incluyendo la
ltima chequera.

Para el efecto, se recomienda solicitar a las

entidades bancarias los extractos bancarios,
dentro de los primeros das hbiles del mes
siguiente.
4.4 Se proceder a entregar los libros principales y auxiliares que la entidad ha venido
utilizando, as como la documentacin sustentatoria del registro, con el anlisis correspondiente, de acuerdo a la normatividad
emitida por la Contadura Pblica de la
Nacin.
4.5 Se entregar las conciliaciones del Fondo de
Compensacin Municipal, Vaso de Leche,
as como todas las modificaciones presupuestarias efectuadas.
prstamos concedidos a todo el personal de

la entidad, en forma documentada; teniendo en cuenta las directivas que se hubieran
emitido al respecto.
4.9 El acervo documentario, entre otros comprende: documentos administrativos, contables, documento fuente, rdenes de
Compra, rdenes de Servicio, chequeras,
Comprobantes de Pago, Recibos de Ingreso,
Convenios, expedientes tcnicos de obra,
liquidaciones obra, Valorizaciones, Ordenanzas, Decretos, Resoluciones de Alcalda,
detalle de fianzas y garanta de proveedores
y contratistas, libros Principales y Auxiliares, Estados Financieros y Presupuestarios
y otros; que sustente las operaciones realizadas por la municipalidad, deber estar a
disposicin de las nuevas autoridades, debidamente foliado y archivado en un ambiente apropiado para su fcil acceso y verificacin.
4.10 Elaborar un Acta de Entrega-Recepcin de
la documentacin contable en forma detallada, entre ambas partes.
4.11 Brindar a las autoridades electas toda la
colaboracin que requieran, as como las
facilidades del caso para que el Proceso de
Transferencia se realice en forma ordenada.
4.6 Entregar debidamente actualizado, el anlisis de todas las cuentas, en especial de las
Cuentas por Cobrar y por Pagar, por Deudor y Acreedor, respectivamente.
5. ACCIONES A REALIZAR POR PARTE

DE LA NUEVA ADMINISTRACIN
EDILICIA
4.7 Entregar el cuadro que sustenta el clculo

de los Beneficios Sociales del personal con
que cuenta la municipalidad a la fecha.
La comisin que se nombre para recepcionar la

transferencia, deber tener en cuenta lo siguiente:
4.8 Entregar las rendiciones de los anticipos y/o
5.1 Verificar y constatar los bienes que les son en-
105
ANEXO 22
tregados con el Inventario Fsico, al 1 de diciembre de 1998, ms las adquisiciones, altas

y bajas.
5.2 Recepcionar, verificar y analizar los libros
Principales y Auxiliares, Estados Financieros
y Presupuestarios; as como la documentacin sustentatoria, los saldos pendientes de
cuentas por cobrar tanto por tributos como
por venta de bienes y servicios y de cuentas
por pagar, constatando que las mismas deben
estar debidamente sustentadas entre otros
con Facturas, Vales, Pagars, Comprobantes
de Pago, Valorizaciones de Obra, Planilla de
Haberes, rdenes de Compra Guas de Internamiento, rdenes de Servicio; as como
las Notas de Entrada al Almacn, donaciones
o traspasos, etc..
5.3 La transferencia deber efectuarse con los que
se encuentre en los registros contables en la
fecha de la Transferencia.
5.4 Elaborar un informe que contenga las principales acciones realizadas y los problemas
encontrados en la Entrega-Recepcin de la
documentacin contable, dejando constancia
del proceso efectuado y de los resultados obtenidos.
5.5 Verificar el Acta de Entrega-Recepcin, la
misma que deber ser refrendada por las autoridades correspondientes.
5.6 Los nuevos Alcaldes que asuman funciones
a partir del 1 de enero de 1999, tienen una
gran responsabilidad en la presentacin de la
rendicin de cuentas para la elaboracin de la
Cuenta General de la Repblica, del ejercicio 1998. El presente instructivo coadyuvar,
entre otros, a que el Proceso de Transferen-
cia a las nuevas Autoridades Municipales sea

ordenado y transparente, resguardando el
acervo documentario contable, a fin de tener
un verdadero sustento de la elaboracin de la
informacin financiera y presupuestaria y que
el patrimonio municipal se encuentre respaldado con el inventario fsico general de los
bienes muebles e inmuebles, de propiedad de
la entidad.
Los Alcaldes electos y reelectos para el perodo
1999 a 2002, debern presentar la informacin contable para la Cuenta General de
1998; la misma que forma parte del Instructivo N0 7 Cierre Contable del Compendio
de la Normatividad Contable, de acuerdo al
detalle siguiente:
a) Informacin Financiera Ajustada
por Efecto de Inflacin:
Balance General (Comparativo)
Estado de Gestin (Comparativo)
Estado de Cambios del Patrimonio Neto
Estado de Flujos de Efectivo
Notas a los Estados Financieros
Anexos a la Informacin Financiera:

AF-1 Inversiones
AF-2 Inmuebles, Maquinaria y Equipo
AF-2A Infraestructura Pblica
AF-3 Depreciacin, Agotamiento y

Amortizacin Acumulada
AF-4 Otras Cuentas del Activo
AF-5 Provisin para Beneficios Sociales
AF-6 Ingresos Diferidos
AF-7 Hacienda Nacional Adicional
AF-8 Transferencias Recibidas por los

Gobiernos Locales
AF-9 Movimiento de Fondos de Sub

cuentas Corrientes del Tesoro

Pblico
106
b) Informacin Presupuestaria:
Balance de Ejecucin del Presupuesto
AP-1
Estado de Fuentes y Usos de FondosAP-2
cios que presta). Grficos y estadsticas referentes

a la Situacin Financiera y ejecucin presupuestaria de bienes y servicios cualitativa y cuantitativamente.
Informacin Complementaria
Balance Constructivo- HT-1
Relacin de Asientos de Ajuste y Regularizacin Patrimonial a nivel de cuentas
divisorias
Asiento histrico de referencia correspondiente a la actualizacin de las partidas no
monetarias al finalizar el periodo contable
a nivel de cuantas divisionarias.
La informacin anteriormente mencionada ser

presentada, de acuerdo a lo que les corresponda.
Conciliaciones:
Cuentas de Enlace(por cada una de las divisionarias de la cuenta 30 Transferencias
y Remesas de Capital)
Transferencias Corrientes Recibidas y/o
Entregadas(Cuentas 75 Transferencias
Corrientes Recibidas, 63 Transferencias
Corrientes Otorgadas y 83 Ingresos de
Ejercicios Anteriores).
Declaracin Jurada, que deber estar referida a la informacin del nivel pliego AF- 10.
Relacin de Funcionarios autorizados a
firmar los estados financieros y presupuestarios AF-11.
Memoria:
Contenido: Base Legal, Marco del presupuesto
aprobado al finalizar el ejercicio por fuente de
financiamiento; Balance de Ejecucin de Ingresos y Gastos del Presupuesto; comentario sobre
la Programacin y Ejecucin del Presupuesto de
Ingresos y Gastos; comentario sobre los logros alcanzados en Obras y Estudios; Balance General,
Estado de Gestin, Informe del rgano Interno
de Control, Acciones y resultados de su obra ms
importante( montos, tiempo de duracin, servi-
INFORMACIN DE RESPONSABILIDAD
DEL DIRECTOR DE PRESUPUESTOS Y
PLANIFICACIN O QUIEN HAGA SUS
VECES
Conciliacin del Marco Legal del Presupuesto Debidamente Conciliado con la Contadura Pblica
de la Nacin, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley
de Presupuesto del Sector Pblico. Acuerdos del
Concejo Municipal, u otro dispositivo legal.
Dichos dispositivos estarn referidos al presupuesto inicial del pliego, modificaciones, tales
como los crditos suplementarios, transferencias
de partidas, crditos y anulaciones. Se deber adjuntar copia fedateada de los dispositivos legales
que sustenten al Marco Legal del Presupuesto de
la Entidad.
Programacin del Presupuesto de Ingresos
PP-1
Programacin del Presupuesto de Gastos
PP 2
Clasificacin Funcional AP- 3
Programacin y Ejecucin del Gasto distribuido geogrficamente a nivel regionalizado.
Informe de Metas Fsicas y Financieras de los
Proyectos de Inversin segn Ley de Presupuesto
Informe del Gasto Social Bsico
Informe del Fondo de Compensacin Municipal.
107
ANEXO 22
RESPONSABILIDAD DEL RGANO

INTERNO DE CONTROL
6. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
6.1 El Proceso de Transferencias normado, se
efectuar teniendo en cuenta las Normas
Tcnicas de Control Interno para el Sector
Pblico, aprobadas mediante Resolucin de
Contralora N0 072-98-CG; tales como:
A la fecha de presentacin de la informacin

contable que realiza la entidad a la Cuenta General de la Repblica, se le debe adicionar el plazo
sealado por la Contralora General para la elaboracin del respectivo informe y remisin a la
Contadura Pblica de la Nacin.
FECHA Y LUGAR DE PRESENTACIN DE

LA INFOERMACION PARA LA CUENTA
GENERAL DE LA REPUBLICA
Las entidades obligadas a presentar la informacin contable para la Cuenta General de la Repblica, debern presentarla a ms tardar el da
31 de marzo de 1999 en las Oficinas de la Contadura Pblica de la Nacin, mediante oficio
dirigido al:
CONTADOR GENERAL DE LA NACIN

Contadura Pblica de la Nacin
RESPONSABILIDAD DEL CUMPLIMIENTO DE PRESENTAR LAS RENDICIONES
DE CUENTAS Y QUE DEBEN FIRMAR LA
INFORMACIN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA.
Alcalde del Concejo Distrital, Alcalde del
Concejo Provincial.
Director General de Administracin o quien
haga sus veces
Contador General de la Municipalidad.
100-04- Asignacin de Autoridad y Responsabilidad

230-03- Conciliaciones Bancarias
280-06- Documentacin Sustentatoria
280-07- Oportunidad en el Registro y Presentacin de Informacin Financiera
300-13- Toma de Inventario Fsico
6.2 Las nuevas autoridades edilicias que no hayan

recibido los documentos y registros sustentatorios de las operaciones realizadas por la
anterior administracin, hasta el 31 de enero
de 1999, debern hacer de conocimiento de
la Contralora General de la Repblica e iniciar las acciones administrativas y judiciales
a que hubiere lugar, al amparo del Artculo
250 del Decreto Legislativo N0 276 Ley
de Bases de la Carrera Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Pblico.
6.3 La reestructuracin de informacin y documentacin contable a que hubiere lugar,
deber efectuarse, de acuerdo a lo normado
en el Instructivo N0 12 , aprobado por Resolucin Contadura N0 067-98-Ef/ 93.01
6.4 Constituye falta disciplinaria llevar con atraso los registros y libros contables
108
7. MODELO DE ACTA DE ENTREGA/ RECEPCIN DE DOCUMENTACIN

CONTABLE
ACTA DE ENTREGA RECEPCIN
En la ciudad de ............... a los.............das del mes de ..........del ao.............se reunieron en la oficina
de ................. el representante de la Comisin de Entrega por parte de la Municipalidad de.Sr. ............
DNI........., quien entrega los bienes, documentacin patrimonial, presupuestaria, as como acervo
documentario a la nueva Administracin Municipal y el representante de la Comisin de Recepcin
de la nueva Administracin, Sr................, con DNI.................quien lo recibe previa constatacin y
verificacin, dejando constancia de la conformidad de la misma, para su efecto firman las partes correspondientes al pie de esta acta.
En anexos:
01. Dependencias respectivas
02. Cargos que se entregan
03. Documentacin contable y presupuestaria
04. Relacin de mobiliario, Equipos de Oficina y Marges de Bienes
05. Acervo documentario
06. Otros
07. Observaciones
Recib conforme
Entregu conforme
ANEXO 23
ENFOQUES PARA EL DIAGNSTICO

DEL INTERNO MUNICIPAL
Para el diagnstico del interno municipal, a propsito de la transferencia, estamos recomendando

procedimientos, tcnicas y prcticas que utilizan los auditores para desarrollar el Control Gubernamental10 y los consultores o especialistas en Fortalecimiento Institucional11. A continuacin resumen
de ambos enfoques:
1. EL ENFOQUE DE SISTEMAS Y EL METODO DEL
CONTROL
GUBERNAMENTAL:
Los miembros de la Comisin de transferencia,
que la integran en representacin del Alcalde
electo, deben estar familiarizados con diferentes
mtodos para el diagnstico, como lo estn los
mdicos, auditores, ingenieros, mecnicos y consultores en fortalecimiento institucional. Estos,
generalmente luego ocupan los cargos de confianza y por tal razn, no deben pasar la oportunidad para tomar conocimiento ms all de
la situacin formal, administrativa, econmica,
financiera y patrimonial y de lo que puede consignarse en la acta de transferencia; otros factores,
como el clima organizacional, las relaciones de
poder no formal y fundamentalmente: las reas
criticas, algunos procesos, el potencial humano,
los factores de xito y de fracaso. Por tanto, resultar de mucha utilidad conocer algunos conceptos, criterios, procedimientos, tcnicas y practicas
que considera el Auditor Gubernamental, para
evaluar el Control Interno en una municipalidad. As tenemos:
10
11
CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA DE GESTIN

Control interno3, es una expresin que utilizamos con el fin de describir las acciones adoptadas
por los directivos, gerentes o administradores,
para evaluar y monitorear las operaciones en sus
entidades. Por ello, la definicin establecida en
las Normas de Control Interno para el Sector Pblico, es la siguiente:
Es un proceso continuo realizado por la alta direccin, gerencia y el personal de la entidad, para
proporcionar seguridad razonable, respecto a si
estn logrndose los objetivos siguientes:
a) Promover la eficiencia, efectividad, y economa en las operaciones y, la calidad en los
servicios que debe brindar cada entidad pblica;
b) Proteger y conservar los recursos pblicos
contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;
c) Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y
d) Elaborar la informacin financiera vlida y
confiable, presentada con oportunidad.
Manual de Auditoria Gubernamental MAGU, Publicacin de la Contralora General

La Administracin del Cambio de Fred Fisher Publicacin de IULA/CELCADEL BM. Octubre 1990
110
COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA
DE CONTROL INTERNO
Los componentes pueden considerarse como un
conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la estructura (tambin sistema)
de control interno se requiere de los siguientes
componentes:
Es un proceso continuo realizado por la alta direccin, gerencia y el personal de la entidad, para
proporcionar seguridad razonable, respecto a si
estn logrndose los objetivos siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
Ambiente de control interno

Evaluacin del Riesgo
Actividades de control gerencial
Sistema de informacin contable
Monitoreo de actividades
Ambiente de control interno

01. Se refiere al establecimiento de un entorno
que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades;
el que tambin se conoce como el clima en la
cima. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas
las operaciones, se establecen los objetivos y
estiman los riesgos.
02. Para obtener una adecuada comprensin de
las operaciones de la entidad a examinar, el
auditor debe:
a) Reunir informacin suficiente
b) Llevar a cabo entrevistas con la administracin
c) Visitar las principales unidades operativas
d) Revisar los informes internos y externos y
otros documentos.
COMPRENSIN DE LOS FACTORES
INTERNOS
El ambiente interno de una entidad puede variar
debido a mltiples factores, tales como tamao
de la entidad, complejidad de sus operaciones,
ubicacin de sus unidades operativas, estructura
orgnica y estrategia de operaciones. Por lo general, el enfoque de la comprensin debe ubicarse
en:
a)
b)
c)
d)
e)
f )
Estructura orgnico-funcional
Objetivos de la entidad
Operaciones
Estructura financiera de la entidad
Personal responsable
Polticas contables
La labor del auditor, se desarrolla sin dejar de

considerar las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas. En tal razn transcribimos la
norma referida y su aplicacin:
NAGU. 3.40 Evidencia suficiente, competente y
relevante.
El auditor debe obtener evidencia suficiente,
competente y relevante mediante la aplicacin de
pruebas de control y procedimientos sustantivos
que le permitan fundamentar razonablemente los
juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o funcin que sea
objeto de la auditora.
Se denomina evidencia de auditora a la informacin que obtiene el auditor para extraer conclusiones con las cuales sustenta su opinin. La evidencia de auditora comprende los documentos
fuente (originales) y los registros contables que
111
ANEXO 23
RELACIONES DE LA EVIDENCIA CON LOS OBJETIVOS DE AUDITORIA

Tipo de Evidencia
Objetivos de Auditora
EXACTITUD
EXISTENCIA
INTEGRIDAD PROPIEDAD
VALUACIN PRESENTACIN
Existencia fsica
Evidencia documental
Evidencia testimonial
Evidencia analtica
X
X
X
X
soportan los estados financieros y la informacin

que proviene de otras fuentes. La evidencia de
auditora se obtiene mediante la apropiada combinacin de pruebas de controles y procedimientos sustantivos. Esta seccin tiene los contenidos
siguientes:
a) Tipos de la evidencia
b) Atributos de la evidencia
c) Procedimientos de auditora
Tipos de evidencia
La evidencia de auditora puede clasificarse en los
tipos siguientes:
a) Evidencia fsica
b) Evidencia documental
c) Evidencia testimonial
d) Evidencia analtica
Atributos de la evidencia
La realizacin de procedimientos de auditora es
la principal actividad en la ejecucin de un examen. Estos se efectan con el objeto de obtener
evidencia que permita al auditor formarse una
opinin sobre los estados financieros. Las caractersticas de la evidencia de auditora son:
a) suficiencia: es la medida de la cantidad de evidencias obtenidas y se refiere al alcance de los
procedimientos de auditora desarrollados.

X
X
X

X
X

Y REVELACIN

X
X
X

X
X
b) competencia: es la medida de la calidad de

las evidencias obtenidas, su aplicabilidad respecto a una aseveracin en particular, y su
confiabilidad.
c) relevancia (pertinencia): se refiere a la relacin que existe entre la evidencia y su uso. La
informacin que se utilice para demostrar o
refutar un hecho ser relevante si guarda una
relacin lgica y patente con ese hecho. Si no
lo hace, ser irrelevante y, por consiguiente,
no deber incluirse como evidencia.
Procedimientos de auditora
Los procedimientos de auditora son operaciones
especficas que se aplica en el desarrollo de una
auditora e incluyen tcnicas y prcticas consideradas necesarias de acuerdo con las circunstancias. Los procedimientos pueden agruparse en:
d) pruebas de control
e) procedimientos analticos
f ) pruebas sustantivas de detalle

Las tcnicas de auditora son mtodos prcticos
de investigacin y prueba que utiliza el auditor
para obtener evidencia que fundamente su opinin. Las tcnicas ms utilizadas al realizar pruebas de transacciones y saldos son:
g) Tcnicas de verificacin ocular
h) Tcnicas de verificacin oral
112
i) Tcnicas de verificacin escrita

j) Tcnicas de verificacin documental
k) Tcnicas de verificacin fsica
Tcnicas de verificacin ocular
Comparacin, es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o ms elementos. Dentro de la fase de ejecucin de la
auditora se efecta la comparacin de resultados, contra criterios aceptables, facilitando
de esa forma la evaluacin por el auditor y la
elaboracin de observaciones, conclusiones y
recomendaciones.
Observacin, es el examen ocular realizado
para cerciorarse como se ejecutan las operaciones. Esta tcnica es de utilidad en todas
las fases de la auditora, por cuyo intermedio el auditor se cerciora de ciertos hechos
y circunstancias, en especial, las relacionadas
con la forma de ejecucin de las operaciones,
apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, cmo el personal de la entidad
ejecuta las operaciones.
Indagacin, es el acto de obtener informacin
verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios responsables de la entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el auditor,
comprende una porcin insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse,
pero las respuestas a muchas preguntas que
se relacionan entre s, pueden suministrar un
elemento de juicio satisfactorio, si todas son
razonables y consistentes. Es de especial utilidad la indagacin en la auditora de gestin,
cuando se examinan reas especficas no documentadas; sin embargo, sus resultados por
s solos no constituyen evidencia suficiente y
competente.
Las Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas bene-
ficiarias de los programas o actividades a su

cargo. Para obtener mejores resultados debe
prepararse apropiadamente, especificar quines sern entrevistados, definir las preguntas
a formular, alertar al entrevistado acerca del
propsito y puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos considerados relevantes deben ser documentados y/o confirmados por
otras fuentes y su utilizacin aceptada por la
persona entrevistada.
Las Encuestas, pueden ser tiles para recopilar
informacin de un gran universo de datos o
grupos de personas. Pueden ser enviadas por
correo u otro mtodo a las personas, firmas
privadas y otros que conocen del programa o
el rea a examinar. Su ventaja principal radica
en la economa en trminos de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta
en su inflexibilidad, al no obtenerse ms de
lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede
ser muy costoso. La informacin obtenida
por medio de encuestas es poco confiable,
bastante menos que la informacin verbal recolectada en base a entrevistas efectuadas por
los auditores. Por lo tanto, debe ser utilizada
con mucho cuidado, a no ser que se cuente
con evidencia que la corrobore.
Tcnicas de verificacin escrita.
a) Analizar, consiste en la separacin y evaluacin crtica, objetiva y minuciosa de los
elementos o partes que conforman una operacin, actividad, transaccin o proceso, con
el fin de establecer su naturaleza, su relacin
y conformidad con los criterios normativos
y tcnicos existentes. Los procedimientos de
anlisis estn referidos a la comparacin de
cantidades, porcentajes y otros. De acuerdo a
las circunstancias, se obtienen mejores resultados si son obtenidos por expertos que tengan habilidad para hacer inferencias lgicas
ANEXO 23
y juicios de valor al evaluar la informacin

recolectada. Las tcnicas de anlisis son especialmente tiles para determinar las causas y
efectos de los hallazgos de auditora.
b) Confirmacin, es la tcnica que permite
comprobar la autenticidad de los registros
y documentos analizados, a travs de informacin directa y por escrito, otorgada por
funcionarios que participan o realizan las
operaciones sujetas a examen (confirmacin
interna), por lo que est en disposicin de
opinar e informar en forma vlida y veraz
sobre ellas. Otra forma de confirmacin, es
la denominada confirmacin externa, la cual
se presenta cuando se solicita a una persona
independiente de la organizacin auditada
(terceros), informacin de inters que slo
ella puede suministrar.
c) Tabulacin, es la tcnica de auditora que
consiste en agrupar los resultados obtenidos
en reas, segmentos o elementos examinados,
de manera que se facilite la elaboracin de
conclusiones. Un ejemplo de aplicacin de
esta tcnica lo constituye la tabulacin de los
resultados obtenidos en el inventario fsico de
bienes practicado en el almacn de la entidad
en una fecha determinada.
d) Conciliacin, implica hacer que concuerden
dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes. Esta tcnica consiste
en analizar la informacin producida por diferentes unidades operativas o entidades, respecto de una misma operacin o actividad,
con el objeto de establecer su concordancia
entre s, a la vez, determinar la validez y veracidad de los informes, registros y resultados
que estn siendo examinados.
Tcnicas de verificacin documental
a) Comprobacin, tcnica que se aplica en el
113
curso de una examen, con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y

legitimidad de las operaciones efectuadas por
una entidad, mediante la verificacin de los
documentos que las justifican.
b) Computacin, es la tcnica que se utiliza para
verificar la exactitud y correccin aritmtica de una operacin o resultado. Se prueba
solamente la exactitud de un clculo, por lo
tanto, se requiere de otras pruebas adicionales
para establecer la validez de las cifras incluidas en una operacin.
c) Rastreo, es utilizada para dar seguimiento y
controlar una operacin de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno denominado o, de un proceso a otro
realizado por una unidad operativa dada. Al
efectuar la comprensin de la estructura de
control interno, se seleccionadas determinadas operaciones relativas a cada partida o grupo, para darles seguimiento, desde el inicio
hasta el final dentro de sus procesos normales
de ejecucin, para con esto asegurarse de su
regularidad y correccin. Esta tcnica puede
clasificarse en dos grupos: a) rastreo progresivo, que parte de la autorizacin para efectuar una operacin hasta la culminacin total
o parcial de sta; y b) rastreo regresivo, que
es inverso al anterior, es decir, se parte de los
resultados de las operaciones para llegar a la
autorizacin inicial.
d) Revisin selectiva, consiste en el examen ocular rpido de una parte de los datos o partidas que confirman un universo homogneo
en ciertas reas, actividad o documentos elaborados, con fines de separar mentalmente
asuntos que son normales, dado el alto costo
que representara llevar a cabo una revisin
amplia, que por otras circunstancias, no es
posible efectuar un anlisis profundo.
114
Tcnicas de verificacin fsica

a) Inspeccin, es el examen fsico y ocular de
activos, obras, documentos y valores, con el
objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicacin de esta tcnica es de
mucha utilidad, especialmente en cuanto a la
constatacin del efectivo, valores, activos fijos
y otros equivalentes.

Generalmente, se acostumbra a calificar

como una tcnica combinada, dado que en su
aplicacin utiliza la indagacin, observacin,
comparacin, rastreo, tabulacin y comprobacin.
Investigar es ver lo que todos han visto

Y pensar lo que nadie ha pensado
Albert Szent Gyoryi
ANEXO 23
2. EL ENFOQUE DE INVESTIGACIN / ACCIN12 EN

LA ETAPA DE TRANSFERENCIA MUNICIPAL
Un consultor en fortalecimiento institucional,
prepara su intervencin de D/P Diagnstico y
Propuesta, o R/R Reconocimiento y Recomendacin; aplicando u Mtodo y ciertos procedimientos, tcnicas y prcticas que le permite tomar conocimiento de la situacin organizacional,
12
115
observaciones o problemas; frente a los cuales

ensaya alternativas. Pues bien, igualmente, los
miembros de la Comisin de Transferencia por
la autoridad electa, puede utilizar el enfoque:
INVESTIGACIN / ACCIN, focalizando su
inters en las dos primeras etapas interrelacionadas, que resultan claves para su posterior anlisis, planificacin, experimentacin, ejecucin y
evaluacin de resultados en beneficio de la nueva
gestin edilicia
Adaptacin de Administracin del Cambio de Fred Fisher Publicacin de IULA/CELCADEL BM.m Octubre 1990.
ANEXO 24
IMPORTANCIA DE LA PRE-NEGOCIACIN
Y LA NEGOCIACIN INFORMAL
En un proceso de transferencia, debe acudirse a

estrategias o mtodos que posibiliten acuerdos,
consensos o la bsqueda de alternativas que
orienten a dicho fin. Aqu es importante sealar
lo til que resultan las negociaciones informales
para establecer los objetivos mnimos y mximos,
y las posibilidades de acuerdo.
En qu se caracteriza la fase
de pre-negociacin?13
a) Definicin del objeto de la concertacin, su
anlisis y diagnstico.
b) Estudio y evaluacin de las informaciones
c) Concrecin de los objetivos, en funcin de
prioridades, alternativas y resultados deseables y posibles.
13
Distintas formas de acuerdos:

En la terminologa de los autores, se distinguen
cuatro formas de acuerdo:
a) El acuerdo / satisfaccin, al que algunos autores denominan Gano yo Gana l.
b) El acuerdo / victoria, denominado con la
misma terminologa Gano yo Pierde l.
c) Creemos que las anteriores son la nica clasificacin posible, habida cuenta que ante las
modalidades como el Pierdo yo Gana l,
estamos ante el acuerdo / victoria del oponente.
d) Finalmente, el Pierdo yo / Pierde l, se trata
de una solucin transaccional no deseada.
Gua de Negociacin Tripartita de Gonzalo Vidal y Tulio Monsalve Publicacin del Proyecto OIT y Gobierno de Espaa
para el dilogo social. Octubre 1998
bibliografa
1. Balance y Cierre de la Gestin Municipal, Roberto Claros Cohaila, INICAM

2da edicin 2004
2 Ley 27785 - Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora
General aprobada el 13.07.02
3 Ley 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General 10.04.01
4 Normas sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado. D.S. 012 y 013PCM del 12.02.01
5 Ley N 26997 del 24.11.98 Ley que establece la conformacin de Comisiones
de Transferencia de la Administracin Municipal
6 Ley N 28430 del 24.12.04, Ley que modifica los artculos 1, 3 y 4 de la Ley
26997 e incorpora el Artculo 8 en la Ley 26997.
7 Instructivo N 15 sobre Transferencia de la Informacin Contable de la Gestin
Municipal, aprobado por Resolucin 075-98-EF/93.01 de la Contadura Pblica de la Nacin (Instructivos 6, 7 y 12 aprobados por Resolucin de Contadura
067-98-EF/93.01)
8 Ley N 27806 Ley de transparencia y acceso a la informacin pblica del
02.08.02.
9 Norma Tcnica de Control N 700-02: Respondabilidad (Accontability) aprobada por Resolucin de Contralora N 123-2000-CG del 23.06.00
10 Directiva 008-2001-CG aprobada por Resolucin de Contralora N. 0542001 del 15.05.01 sobre Rendicin de Cuentas de los Titulares de las Entidades
11 El Proceso de Transferencia Municipal - Roberto Claros Cohala INICAM y
A&R Consultores Noviembre 1998
12 Manual de Auditoria Gubernamental MAGU,Publicado en el Diario Oficial
El Peruano el 24.12.98.
13 Gua Tcnica para Alcalde y Regidores Roberto Claros Cohaila - INICAM y
A&R Consultores Noviembre 1998
14 Comunicado Oficial N 007-2006-CG, A los Jefes de los rganos de Control
Institucional (OCI) y Titulares de las Entidades sujetas al mbito del Sistema
Nacional de Control.
15 Ley de Control Interno, Ley 28716 del 27.03.06
118
16 Resolucin de Contraloria Genral 315-2006-CG del 20.10.06, publicada el

01.11.06, que aprueba los Lineamientos de Poltica y la Directiva Formulacin y Evaluacin del Plan Anual de Control de los rganos de Control Institucional para el ao 2007
119
Piense como un hombre de accin,

Acte como un hombre que piensa
Henri Bergson

Procedimientos y Formatos de Transferencia

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Manuales Prcticos para la Gestin Municipal

Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS PARA LA TRANSFERENCIA

El ao 2002, frente al inminente Proceso de Transferencia de la gestin entre las

Ing Carlos Lazarte Hoyle

El Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal fue creado en 1983, por la

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS PARA LA TRANSFERENCIA

Roberto Claros Cohaila

Si formulramos las preguntas Qu significado tiene el proceso de transferencia?

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS PARA LA TRANSFERENCIA

El contenido y presentacin de esta publicacin,1 se ha diseado considerando las

Nosotros no vemos las cosas como son;

Porqu este Manual y cules son sus objetivos?

PORQU ESTE MANUAL Y CULES

Los resultados del proceso de transferencia, constituyen factores claves

1. Dar a conocer a las autoridades salientes y entrantes, funcionarios ediles, y

que debern poner a disposicin de las

2. Orientar de manera prctica, cmo tomar conocimiento, en forma ordenada

4. Facilitar un modelo de intervencin,

3. Poner en conocimiento, de las autoridades salientes, sobre la documentacin

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS PARA LA TRANSFERENCIA

QU BASE LEGAL REGULA

A continuacin citamos la base legal que regula dicho proceso y otras

a. Ley N 26997 del 24.11.98 Ley que establece la conformacin de Comisiones de

PRIMERA PARTE: CONSIDERACIONES GENERALES

El proceso de transferencia es el conjunto de procedimientos seguidos

CMO SE INICIA, EJECUTA

En el Grfico N 1 se observan los tres momentos que comprende el

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS PARA LA TRANSFERENCIA

3. Entrega de cargos y firma del Acta de

El tercer momento, se da con el inicio de la nueva gestin municipal,

PRIMERA PARTE: CONSIDERACIONES GENERALES

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS PARA LA TRANSFERENCIA

PRIMERA PARTE: CONSIDERACIONES GENERALES

PLAN DE TRABAJO DE LA COMISIN

De manera referencial se ensaya un cronograma de actividades, el cual

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS PARA LA TRANSFERENCIA

1. El mtodo del Control Gubernamental3

Investigar es ver lo que todos han visto

Normas de Auditoria Gubernamental y Manual de Auditoria Gubernamental MAGU. Publicacin de la Contralora

PRIMERA PARTE: CONSIDERACIONES GENERALES

ENTREGA DE CARGOS Y FIRMA

La labor de la Comisin de Transferencia, culmina a ms tardar un da

DIFUSIN: A QUIN SE REMITE E

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS PARA LA TRANSFERENCIA

QU PROCEDIMIENTO DEBE SEGUIR

El Alcalde reelecto est obligado a informar al Concejo Municipal en su

a. El inventario fsico de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal.

PRIMERA PARTE: CONSIDERACIONES GENERALES

Conforme lo seala el artculo 7 de la Ley 26997, los actos u omisiones

La rendicin de cuentas, comprende preparar y socializar informacin,

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS PARA LA TRANSFERENCIA

PRIMERA PARTE: CONSIDERACIONES GENERALES

Hasta aqu, en teora,

Piense como un hombre de accin,

Concejo Municipal, Comisiones

SEGUNDA PARTE: PROCEDIMIENTOS A APLICARSE DURANTE LA TRANSFERENCIA

CONCEJO MUNICIPAL Y ALCALDA

Se solicitar la siguiente informacin:

Dicha informacin permitir identificar a las autoridades edilicias que

La relacin contenida en los numerales 2.1.1 y 2.1.2 ser solicitada a la

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS PARA LA TRANSFERENCIA

Con la Tesorera y el rea de Contabilidad, se determinar cualquier

Con la Tesorera y el rea de Contabilidad, se determinar si existen