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Docente:
Lic. Adm. Rafael Martel Bustamante.
2013
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NDICE
NDICE
INTRODUCCIN
I. ADMINISTRACIN Y EMPRESA
1.1 VISIN GLOBAL DEL CONTENIDO DEL PROCESO DE
APRENDIZAJE.
1.1 LA ADMINISTRACIN Y LA CARRERA DE LOS ADMINISTRADORES.
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1.3.1 Concepto
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2.1 Concepto:
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4.1 Introduccin
4.2 Estrategias Genricas
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VI. ORGANIZACIN
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6. 2. Alcance de la organizacin
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6.3 Componentes bsicos para Organizar:
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8.1 El Organigrama
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9.1 Elaboracin
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X. DISEO DEPARTAMENTAL
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10.1 Concepto
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10.2 Departamentalizacin
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11.1 Introduccin.
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11.2 Concepto.
11.3 Proceso Diseo de Cargos.
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XII. DIRECCIN
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12.1 Concepto.
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12.7Herramientas de Direccin
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INTRODUCCIN
El perfil del egresado relacionado con la asignatura posee una slida formacin bsica tecnolgica en las ciencias
administrativas, costos, informtica, recursos humanos, marketing empresarial, liderazgo y gerencia empresarial y
proyectos de inversin
La asignatura de Administracin II, pertenece al rea de formacin bsica tecnolgica; es de naturaleza obligatoria
terico/prctica. Brinda formacin bsica sobre las tcnicas y mtodos referentes al diseo organizacional,
departamental y de cargos, as como tambin conocer las herramientas para ejercer una buena direccin en la
organizacin. Sus contenidos son: Administracin y Administradores, el Proceso Administrativo, la Empresa y
Estrategias, la Organizacin y Direccin.
Objetivo General: Al trmino de la asignatura el alumno ser capaz de: Aplicar tcnicas de organizacin y direccin
de empresas teniendo en cuenta el Valor Humano.
ObjetivosEspecficos:
Analizar y comprender el rol importante que tiene la administracin, el administrador, el proceso administrativo, la
empresa y la estrategia empresarial.
Analizar y comprender la planificacin y la organizacin como funciones administrativas.
Analizar y comprender la direccin y control como funciones administrativas.
Definir, explicar la naturaleza de la direccin, as como comprender las funciones, habilidades, herramientas y
estrategias del directivo.
EL DOCENTE.
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I.
ADMINISTRACIN Y EMPRESA
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Una evidencia, hasta hoy no descifrada a cabalidad, es el referente a
la construccin de
las
famosas
PIRAMIDES que a todas luces refleja la aplicacin de criteriosorganizacionales (divisin del trabajo por
ejemplo), de tcnicas ingenieriles y matemticas, del principio de autoridad, entre otros.
Otra evidencia la encontramos en la histrica HUIDA DE EGIPTO liderado por MOISES donde podemos
destacar algunas categoras administrativas, por ejemplo: Tramo de Control, puesto que a su pueblo los
organiz en grupos pequeos; Autoridad y Liderazgo, del propio Moiss y de los Jefes de cada grupo; Asesora
o staff ofrecido por su suegro, Jetro, para ayudar a Moiss a organizar la huida, etc.
en los diversos
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Aristteles a su vez en sus 8 libros sobre Poltica describe la estructuracin de un estado y de gobiernos
ideales.
Por su parte Percles, en su famosa Oracin Fnebre a los hroes del Peloponeso, seala aspectos ticos
que deben regir las actitudes de los hombres de estado, tanto en su vida pblica como privada. Nos
preguntamos si los gobernantes de los pases latinoamericanos habrn ledo la Oracin Fnebre del clebre
Percles; que por algo se llamo el Siglo de Percles a su perodo de gobierno.
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Aplicacin de tcnicas difusoras de la Fe para ganar o mantener adeptos, compatibles con las tcnicas
de marketing (religioso) moderno.
La edad media se caracteriza fundamentalmente por el apogeo agrcola (1ra. Revolucin o la Primera
Ola, segn Tofler) con gobiernos centralizados cuya autoridad recae en el seor feudal, el terrateniente,
con poderes de exaccin, contributiva y de polica.
El vasallaje, la prepotencia y el abuso son caractersticas de las formas (estilos) de gobierno de este
sistema, poltico y econmico llamado FEUDALISMO.
f. Imperio Inca.
Haciendo un salto geogrfico y ubicndonos en Amrica encontramos evidencias de prcticas administrativas
para el gobierno de los pueblos indgenas INCA, AZTECA Y MAYA, las que indudablemente condujeron a
mejores niveles de vida de sus pobladores.
Las categoras administrativas, muy significativo del Imperio Incaico se pueden sintetizar en las siguientes:
Aplicacin del concepto de descentralizacin geogrfica, hoy llamada
Regionalizacin, a travs de los 4 suyos.
Estructuracin social de la poblacin en base al AYLLU.
Establecimiento de un sistema de contabilidad y tributacin a travs del QUIPU.
Establecimiento de un sistema de abastecimiento (o logstico) a travs de los SILOS. Lo cual a su vez
evidencia prcticas de previsin (tan til en la planeacin) y de racionalizacin (justicia distributiva en la
asignacin de recursos).
Una filosofa o paradigma de vida personal, institucional e imperial:AMA SUA-AMA LLULLA -AMA KELLA
Asignacin de funciones y responsabilidades sociales y polticas en base a familias de 5,10 y sus
mltiplos, al frente del cual se designa un jefe, con distintas denominaciones, lo que evidencian los
principios de jerarqua y autoridad.
Aplicacin anticipada del sistema administrativo de control (auditora) mediante el TUKUY RIKUY (ojos y odos
del inca).
Atenciones prioritarias a la educacin con escuelas (YachayHuasi) bien dotadas con eminentes maestros.
(Amautas) bien seleccionados y muy considerados
Sistemas de organizacin del trabajo agrcola, del trabajo comunal, mediante la MINKA MITA, etc.
De otro lado y de manera similar a la cultura egipcia, en el Imperio Incaico existen obras "faranicas
como son los monumentos arqueolgicos de Macchu Picchu y Sacsayhuaman, y otros, que evidencian la
aplicacin de conceptos, teoras y tcnicas tan sofisticadas, alguno de ellos vigentes y otros aun no descifrados.
g. Europa [siglos xvi xviii]
Durante este perodo en
econmicas conducentes al desarrollo de sus respectivos pases, por lo que la administracin se orient
tambin en tal sentido.
En Inglaterra
aparece la teora Mercantilista que sostiene que la riqueza del pas radica en comercio,
naval,
tanto
para
fines
como para fines blicos (Armada Invencible) para conquistar y dominar territorios y pases de
otras latitudes.
En Francia se desarroll la teora Fisiocrtica que a diferencia de la anterior refiere que el desarrollo de un
pas radica en su riqueza material, es decir en sus recursos naturales, razn por la cual sostienen que
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para incrementar la riqueza del estado se debe maximizar la riqueza material, mediante el desarrollo de
industrias extractivas bsicamente mineras.
En Alemania y Austria, en cambio consideran que lo ms importante para el desarrollo de los pases es el
establecimiento de una tecnologa administrativa y financiera tomando en cuenta los aportes de las dos
escuelas referidas. A este enfoque se le denomin el Cameralismo.
h. La Revolucin Francesa
El hecho histrico ms importante de fines del siglo XVIII (1879) lo constituye indudablemente la
Revolucin Francesa a consecuencia de la cual se gener el denominado movimiento del derecho
administrativo a partir de los aportes tericos de los precursores de la revolucin, as como de sus
posteriores propulsores intelectuales.
Uno de los aportes ms significativos lo constituye la propuesta de Montesquieu sobre la base de los trabajos
de John Locke al proponer en su ensayo "El Espritu de las Leyes la divisin de los poderes: Ejecutivo,
Legislativo y Judicial y otros lineamientos sobre la separacin funcional de las actividades estatales o de
gobierno de las del sector privado.
Resulta indiscutible la importancia histrica de la revolucin francesa y de su producto acadmico, el derecho
administrativo, que ha servido, en casi todos los pases latinoamericanos y posiblemente en la mayora de
los desarrollados, para fundamentar la actuacin de los profesionales del derecho en actividades de
responsabilidad directiva en casi todos los sectores y niveles de la estructura del Estado. No es menos
relevante indicar la importancia de esta escuela, que aun hoy en da se consolida como una
especialidad de mucho prestigio dentro del espectro de las especialidades del Derecho.
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A esta etapa histrica de la administracin le corresponde el surgimiento del movimiento de las
Relaciones Humanas, a la revalorizacin de factor humano en el trabajo, como una respuesta a los
enfoques mecanicistas y productivistas de los inicios del siglo, propugnados por Taylor y Fayol.
Se
considera
entonces
muy
importante
estudiar
aplicar
principios
tcnicas inherentes
al
fundamentalmente
la Psicologa
la Sociologa con
AmitaiEtzioni, Chester Barnard, Kurt Lewin, Herbert Simn, Abraham Maslow, Douglas Mac Gregor y otros.
Conceptos como los de motivacin, liderazgo, actitudes, estructuras, organizacin formal a informal,
poder, etc. son introducidos en el campo doctrinal de la teora administrativa.
Bertalanfy, quien aporta los fundamentos tericos del enfoque sistmico para luego ser operacionalizados a
travs del instrumental informtico en casi todas las actividades empresariales, es decir, tanto en los procesos
productivos u operativos para lograr los bienes o servicios como en los procesos administrativos que van
en apoyo de los anteriores.
No es dems decir que el progreso, en este caso tecnolgico, es positivo desde diversos puntos de
vista, sin embargo, tiene un impacto negativo en cuanto paulatinamente desplaza la mano de obra de
manera muy significativa generando serios problemas sociales como l desempleo, problema aun no
resuelto incluso en algunos pases.
Paralelamente al movimiento ciberntico apareci el gur de la administracin, el Sr. Peter Drucker, quien por
la dcada de los cincuentas desarroll su modelo de Administracin por Objetivos, APO, que ha tenido
mucha repercusin, incluso hasta nuestros das.
que
aparece
la
Administracin
Cientfica, pues hoy, ya en el nuevo siglo, los conceptos de Administracin del Conocimiento y de
Administracin Estratgica, entre otros, no solo estn en plena vigencia sino que sern de gran
trascendencia acadmica y empresarial.
Los fenmenos de globalizacin, de informatizacin, de libre competencia, apertura de mercados, de reduccin
de los Estados, del incremento constante de informacin, y de una serie de cambios que van sucedindose
da a da, obligan a que la teora y prcticas administrativas vayan desarrollndose y perfeccionndose
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cada vez ms con el aporte de distintos estudiosos de esta disciplina, que en algunos casos iniciaron sus
estudios y aportes desde dcadas anteriores.
Entre los ltimos aportes, que significativamente han contribuido al fortalecimiento de la teora administrativa
podemos destacar a los siguientes pensadores:
Edward Deming, con sus aportes sobre la Calidad Total, como una Filosofa degestin empresarial
para garantizar cambios continuos y permanentes en busca de la excelencia y de la satisfaccin plena de
los clientes. Es una filosofa con mucho sustento conceptual y metodolgico que viene revolucionando la
marcha empresarial de todas las empresas del mundo, no obstante que su origen responde a una cultura tan
diferente como es la japonesa.
El Desarrollo Organizacional, DO, paralelo al anterior pero desarrollado en los EE.UU. por los psiclogos
Edgar Schein, Warren Bennis, Richard Beckhard y Robert Blake, entre otros, concebido como un proceso de
cambio organizacional a largo plazo, con el uso de las teoras y tcnicas inherentes a las ciencias del
comportamiento, porque se parte del supuesto que todo cambio organizacional o de procesos, tiene como prerequisito el cambio de actitudes o de conductas de los que la ejecutan.
George Steiner, propone y desarrolla una metodologa
Planeamiento Estratgico, sin la cual resultara muy difcil, por no decir imposible, que las empresas se
enfrenten al futuro, se adecuen a los cambios y hagan frente a las amenazas
de la competencia y a los
reaprender continuamente.
1.2.2. Definicin Etimolgica de la Administracin.
Se origin del trmino ministrare del latn clsico que significaba servir un encargo y se refera al
trabajo delegado a un capataz. Administratio se formaliza en la Edad Media como la actividad responsable
de cuidar el manejo de. De este vocablo se derivaron ministere, ministerialis, ministro, que en el
medioevo significaba funcionario dirigente.
Administrare, administrator, ministro, administratio se refirieron a la actividad del asistente, del
consejero auxiliar, posteriormente signific la actividad de gobernar, gestionar, dirigir, manejar, controlar
bienes, servicios, acciones de guerra, negocios.
Durante el siglo XIX administracin adquiri el significado de quien ejecuta la accin de conducir el Estado,
debido a que en la mayora de los pases europeos el vocablo Administracin se refera exclusivamente al
concepto de administracin del Estado o de administracin pblica, durante todo el siglo XIX Ciencia de la
Administracin significaba en esos pases ciencia del gobierno.
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La Administracin ha sido estudiada y analizada por varios autores, a continuacin veremos el aporte de
estos autores sobre sta importante disciplina: George Terry: La administracin es un proceso social que
mediante el uso adecuado de los recurso se logran los objetivos propios de la empresa. Harold Koontz: Es un
proceso distintivo que consiste en planear, organizar, dirigir y controlar para lograra objetivos empresariales
mediante el uso de gentes y recursos. W. Jimnez Castro : Es una ciencia social compuesta de
principios, tcnicas y prcticas; y cuya aplicacin a conjuntos humanos permite establecer sistemas
racionales de esfuerzo cooperativo, a travs de los cuales se pueden alcanzar propsitos comunes que
individualmente no es factible lograr.
Idalberto Chiavenato : La administracin representa no solo el gobierno y la conduccin de la
empresa, sino tambin todas las actividades relacionadas con la planeacin, organizacin, direccin y
control de la actividad empresarial.
James Stoner : Proceso de planificacin, organizacin, direccin y control de del trabajo de los
miembros de la organizacin y de usar los recursos disponibles de la organizacin para alcanzar las metas
establecidas.
De stas definiciones podemos inferir las siguientes ideas:
el uso de recursos.
Robert F. Buchele
El Proceso de trabajar con y a travs
organizacin formal.
Joseph L. Massie
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Mtodo por el cual un grupo de cooperacin dirige sus acciones
implica
tcnicas
mediante
las
cuales
un
grupo
principal
actividades de otras.
la coordinacin
eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad.
Pero podemos decir ms sobre Administracin: La Administracin se define como el proceso de disear
y mantener un medio ambiente en el cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren
eficientemente los objetivos seleccionados. Es tambin el proceso de obtencin y organizacin de
recursos y de cumplimiento de metas a travs de otras personas.
La Administracin es dinmica, no esttica. Administracin tambin significa una teora o disciplina que
surgi en relacin con el estudio sistematizado de la planeacin,
organizacin y control del trabajo, recursos y resultados en las organizaciones productoras de bienes y
servicios.
La Administracin es una de las actividades humanas ms importantes y tan antiguas como las organizaciones
tradicionales: el Estado, el ejrcito, la iglesia. Desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos
para alcanzar objetivos que no podan
lograr como individuos, la administracin ha sido esencial para asegurar la coordinacin de los esfuerzos
individuales.
A medida que la sociedad ha venido a confiar cada vez ms en el esfuerzo del grupo y a medida que muchos
grupos organizados se han vuelto grandes, la tarea de los administradores ha cobrado cada vez ms
importancia.
Los Administradores tienen la responsabilidad de emprender acciones que permitan que los individuos
hagan sus mejores aportes a los objetivos del grupo. Administrar es observar lo que nos rodea. Es una
serie de actividades interdependientes destinadas a lograr que una cierta combinacin de medios puedan
generar una produccin de bienes econmicos o socialmente tiles.
A la Administracin tambin se le ha llamado el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a travs de las
personas. Esta definicin de Mary Parker , se centra en el hecho de que los gerentes cumplen las
metas organizacionales haciendo que otros
desempeen las tareas que se requieren , no desempeando ellos mismos esas tareas.
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La Administracin es eso y mucho ms, y de ah que ninguna definicin haya sido aceptada en forma
unnime. Por esto se puede decir que la administracin es el proceso de planear, organizar, dirigir y
controlar los esfuerzos de los miembros de la organizacin, y de aplicar los dems recursos de ella para
alcanzar las metas establecidas.
El proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Definimos la administracin como un proceso porque
todos los administradores, prescindiendo de sus habilidades
o aptitudes, realizan ciertas actividades interrelacionados con el fin de lograr sus metas deseadas.
La definicin indica asimismo que los administradores utilizan todos los recursos de la organizacin para
alcanzar sus metas. Las personas son el recurso ms importante de cualquier organizacin, pero los
administradores limitaran sus logros si no recurrieran adems a otros recursos disponibles. Por ultimo se
afirma que la administracin consiste en cumplir con las metas formuladas de la organizacin. Ello significa
que los gerentes de cualquier organizacin tratara de conseguir finalidades especficas. Desde luego estos
fines son peculiares de cada organizacin. La meta establecida de una universidad ser dar a los
estudiantes una educacin integral en una comunidad acadmica. Cualquiera que sean las metas de
una organizacin particular, la administracin es el proceso en virtud del cual se consiguen esos objetivos.
La Administracin nace con la humanidad por lo cual su carcter universal, se encuentra presente en
todas partes, y en todos los mbitos, esta imparte efectividad a los esfuerzos humanos, y en general es esencial
para cualquier organismo social. A continuacin se vern algunas de sus caractersticas y su importancia.
administracin
siempre
se
encuentra
acompaada
de ciencias
de
diferente
ndole
como:
la
economa, la contadura, la ingeniera entre otras, sin embargo esta mantiene su especificidad a pesar de su
estrecha relacin en los diferentes procesos.
Unidad del Proceso:
A pesar de que el proceso administrativo este compuesto por diferentes etapas, este es nico, este es
constante, lo que varia es su grado de aplicacin en los diferentes procesos en los cuales se desee aplicar.
Siempre
se
debe
mantener
la
interaccin
de
sus
elementos:
direccionamiento.
Unidad Jerrquica:
Todas las personas que tienen carcter de jefes en un organismo social, tienen un nivel de participacin,
este lgicamente esta dado en distintos grados y modalidades, forman "un solo cuerpo administrativo,
desde el Gerente General, hasta el ltimo mayordomo.
Tambin podemos sealar algunas caractersticas que diferencian a la administracin de otras actividades
humanas:
Es un actividad eminentemente social, es decir, esta hecha por, con y para las personas.
Busca un propsito, un objetivo que se traduce fundamentalmente en el progreso personal, empresarial y
nacional.
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Estos propsitos y objetivos se logran con el esfuerzo cooperativo y armnico de todas las personas que lo
integran.
Si bien
los objetivos se
logran mediante
que la
no slo del
Posibilita una mejor y mayor produccin, por lo que se constituye en una fuente de riqueza para el pas.
Satisface adecuadamente las necesidades de la comunidad (consumidores).
Mejora las condiciones ambientales, dando valor agregado al entorno socia y geogrfico.
En general busca la superacin y bienestar de la sociedad. En toda empresa la nica posibilidad de competir,
es aplicando una efectiva administracin.
Ciencia:
Definicin: Conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados, de validez universal, fundamentados
en una teora referente a verdades generales.
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Arte:
Definicin: Conjunto de tcnicas y teoras, cuyo objeto es causar un placer esttico a travs de los
sentidos.
Tambin se dice de la virtud, habilidad o disposicin para hacer bien una cosa.
o Objeto: La belleza, la habilidad de Expresin.
o Mtodo: Tcnicas, teoras, emotividad, creatividad.
o Fundamento: Reglas.
Segn Valladares Rivera "La Administracin es indudablemente un arte y que la aplicacin artstica de
los conocimientos seguir siendo tal vez la mayor pericia de un Gerente. Aunque el estado de la ciencia en la
administracin puede llamarse inexacto, tambin es una ciencia aunque no en el sentido lato de las
ciencias fsicas o naturales".
Segn Kliksberg:
a. Existe la posibilidad de un conocimiento cientfico de las organizaciones, o sea, de estructurar una ciencia
de la administracin. Dicha ciencia partira de una premisa: las organizaciones, como otro fenmeno del
mundo de lo natural y de lo social encausan su comportamiento dentro de determinadas regularidades y se
propondra la explicacin de dichas regularidades. Tendera a crear teoras explicativas del comportamiento de
la organizacin.
b. Existe tambin la posibilidad de un conocimiento tcnico de las instituciones, o sea, de una tecnologa
administrativa. Las
17
1.2.8
tiempos quizs
la ms
importante, donde
cuatros actividades de la
administracin:
Planeacin:
La planeacin da a la organizacin sus objetivos y fija el mejor procedimiento para obtenerlos. Adems,
permiten:
-Que la organizacin consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos;
-Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y procedimientos escogidos,
-Que el progreso en la
medidas
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Organizacin:
Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una
organizacin en una forma tal que puedan lograr los objetivos de la organizacin de manera eficiente. Objetivos
diferentes requerirn un tipo especial de estructura de organizacin para poder ser realizados. Los
administradores deben adecuar la estructura de la organizacin con sus objetivos y recursos, un proceso que
se denomina diseo organizacional.
Liderazgo: El
liderazgo
implica dirigir,
influir y motivar a
realicen
tareas
fundamentales. Es una actividad muy concreta: requiere trabajar directamente con la gente. Al establecer la
atmsfera adecuada, los administradores contribuyen a que los empleados den lo mejor de s.
Control:
Por ltimo, el administrador debe cerciorarse de que las acciones de los miembros de la organizacin la Eleven
a la obtencin de sus metas. Esta es la funcin de control y consta de tres elementos:
-Establecer normas de desempeo
-Medir el desempeo actual
-Comparar este desempeo con las normas establecidas
-Si se detectan deficiencias emprender acciones correctivas.
Mediante la funcin de control, el administrador mantiene la organizacin en la va correcta sin permitir
que se desve demasiado de sus metas.
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Dpto. de Contabilidad: Registro de la transaccin.
Tcnicas:Presupuestaria, Contabilidad de Costos. Planeacin y control de
de programas.
Habilidad Humana:
Capacidad de interrelacionarse, de saber comunicarse, saber escuchar y entender a las personas
(empata), sin presiones, sino por voluntad propia, implica descubrir las necesidades de otros y motivarlos en
ese sentido.
Habilidad Conceptual:
Capacidad para percibir el panorama general, coordinar los intereses generales de la organizacin con las
necesidades del entorno y de los propios trabajadores de la empresa.
Katz afirma que pese a que estas tres destrezas son imprescindibles para una buena administracin, su
importancia relativa para un administrador en particular depende del nivel que ocupe en la organizacin La
destreza tcnica es muy importante en los niveles inferiores de la administracin, en contraste con la
capacidad humana que es importante para los administradores a cualquier nivel: como los administradores
deben trabajar principalmente con otros, la habilidad que posean para detectar la capacidad tcnica de sus
subordinados es ms importante que su propia calificacin tcnica:
Por ltimo, la importancia de la capacidad conceptual aumenta conforme una persona asciende en un
sistema administrativo basado en los principios jerrquicos de la autoridad y la responsabilidad ...
Pero podemos mencionar otra destreza que Harold Koontz hace mencin:
Habilidad de Diseo:
Capacidad para resolver problemas en beneficio de al empresa. Ser un buen ingeniero de diseo para deducir
a la solucin prctica de un problema. Capaces de disear soluciones a los problemas que se enfrenten.
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-
subordinados, cumple funciones orientadoras y encaminadoras del resto de individuos que integran la
organizacin.
- ENLACE: En su empresa y en el resto, las relaciones con los que nos rodean son imprescindibles, tanto
fuera como al interior de la misma, as surgen los buenos negocios, las buenas relaciones, se solucionan
problemas, se aprovechan oportunidades y se eleva la productividad.
b. Roles Informativos:
- SEGUIMIENTO: El recurso mas valioso para las empresas hoy en da es la informacin, con la ayuda de
la tecnologa se debe buscar constantemente tanto dentro y fuera de la empresa ese recurso relevante
que permita tomar las mejores decisiones para el desarrollo de la empresa.
- DIVULGACIN: La informacin conseguida ser importante en la medida que sea distribuida entre los
miembros de la organizacin, para que todos se involucren en las decisiones y aporten a la solucin
del problema o al aprovechamiento de la oportunidad.
- VOCERO: Este rol se cumple al interior de la empresa, pero su verdadera importancia radica al
exterior de ella, ya que es importante que los que nos rodean conozcan informacin sobre nuestras acciones.
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2.1 Concepto:
Primero definiremos lo que es un proceso: Un
La Fase Mecnica:
comprende a la planeacin (trata ms o menos de que cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes,
programas, presupuestos, etc.) y la
organizacin
(de
como
se
va
realizar
y se
cuenta
con
los
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La Fase Dinmica:
Aqu est la direccin que se encarga de ver que se realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisin,
liderazgo, comunicacin, y motivacin y por ltimo, encontramos al control que es el encargado de decir
cmo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y compara los estudios.
Direccin: Toma de decisiones, integracin, motivacin, comunicacin, y supervisin
Control: Establecimiento de estancares, medicin, retroalimentacin y correccin.
Organizacin
Objetivos cuantificables
Claro concepto de actividades o actividades involucradas
rea clara y concisa de la autoridad o de la decisin
Direccin
Propsito de la empresa
Factores productivos
Naturaleza del factor humano
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Control
Establecer estndares
Medicin
Correccin
Retroalimentacin
Aparte, George Terry establece que estas fases estn constituidas por distintas etapas que dan respuesta a cinco
cuestionamientos bsicos de la administracin:
factibles de
principios
de
la
administracin
estn
derivados,
refinados
y aplicados
24
2.4 El Proceso Administrativo en la Prctica
Es ms fcil entender un proceso tan complejo como la administracin si se descompone en partes y se
identifican las relaciones bsicas entre cada una de ellas.
Este tipo de descripciones llamadas modelos han sido usadas desde hace mucho tiempo.
En la prctica, el proceso de administrar no entraa cuatro series de actividades independientes, o
ligeramente relacionadas, sino un grupo de acciones interrelacionadas. Por ejemplo, las medidas correctivas
que presentamos como una actividad de control, muchas veces entraa un ajuste de los planes.
25
26
III.
poltico
y econmico en constante cambio. Para comprender mejor lo que constituye el ambiente de una empresa, es
necesario descomponerlo en dos segmentos: el ambiente general
(o macroambiente), comn
a todas
las
No
es
una
entidad
concreta
con
la
cual
la
empresa puede interactuar de manera directa, sino un conjunto de condiciones genricas imprecisas,
externas alas empresas, que influyen de modo general en todo aquello que ocurre dentro de cada empresa, en
las estrategias adoptadas y en las consecuencias de las acciones empresariales.
3.2 Variables del Ambiente General
a) Variables Tecnolgicas:
La
tecnologa
presenta
uno
de
los aspectos ms
crticos,
debido
la
profunda
influencia
al
profundo impacto que ejerce sobre las empresas, sobre su administracin y, en especial, sobre sus operaciones.
La tecnologa, que involucra la suma total de los conocimientos acumulados para saber como ejecutar
tareas, incluye
eventos,
tcnicas, aplicaciones,
desarrollo,
etc.
Su
influencia principal
las
reside en los
ejecutar las tareas para alcanzar objetivos humanos- es un componente del ambiente, puesto que las empresas
requieren asimilar e incorporar las innovaciones tecnolgicas
una
extremas a
sus
sistemas.
Adems de
variable ambiental, y por tanto, externas a las empresas, la tecnologa tambin es parte del
interno de
ser
sistema
para la obtencin de los objetivos empresariales. De esta forma la tecnologa es, al mismo tiempo, una variable
ambiental que influye en el comportamiento de las empresas y una variable interna por medio de la cual
empresa en su medio ambiente y en las dems empresas inmersas a este.
b) Variables Polticas:
la
27
Se
derivan
de
la
poltica
los
criterios
relevante sobre las actividades de la empresa. Las variables incluyen el clima poltico e ideolgico general que el
gobierno puede crear y la estabilidad o inestabilidad poltica e institucional de un pas, toda vez que estos factores
percuten de manera notoria en el comportamiento de las empresas.
Las
tendencias
ideolgicas de
los
gobiernos definen los rumbos de la poli tica econmica, fiscal y tributaria, del empleo, de la saludpblica, la
educacin, la vivienda, el saneamiento bsico del pas, etc., que en ltimas facilitan o dificultan las operaciones y
las actividades de las empresas.
c) Variables Econmicas:
Dependientes
del
contexto
econmico general. En
el
campo
nacional,
las
variables
econmicas
d) Variables Generales:
Se refieren al contexto de leyes y normas legales que regulan, controlan. Incentivan o registren determinados
tipos de comportamiento empresarial. Es obvio que estas variables legales tanto del contexto poltico como el
contexto econmico y aun del contexto social; sin importar su origen, la legislacin vigente ya sea tributaria,
laboral, civil, comercial, etc.- tiene enorme poder de influencia del aparato jurdico es restrictiva e impositiva porque
establece mucho lo que no se puede hacer que lo que las empresas pueden hacer.
e) Variables Sociales:
Como una empresa es al mismo tiempo una organizacin social y una unidad econmica, esta sujeta a
presiones sociales y a influencias del medio social y cultural en donde se encuentra localizada. Las principales
variables sociales que repercuten en las actividades de las empresas son:
Tradicionales Culturales del pas y de la comunidad donde la empresa esta localizada.
Estructura del presupuesto familiar de gastos, en relacin con la distribucin de bienes y servicios.
Actitud de las personas frente al trabajo y las ideas, en cuanto a la profesin.
Actitudes frente al dinero y al ahorro.
Homogeneidad y heterogeneidad de las estructuras raciales y lingsticas del pas.
28
Cuando las actitudes sociales cambian, la opinin publica sufre alteraciones y su influencia sobre
las
actividades
empresariales
servicio, sea creando una imagen favorable o desfavorable a las actividades de la empresa, etc. La
propia imagen de la empresa es un factor puramente social.
Los cambios sociales ocurridos en el
ambiente producen
fuerte
observable en aquellas empresas que se dedican a la moda y a costumbres del consumidor, como las empresas
de vestido y confeccin.
f) Variables Demogrficas:
Se refieren a las caractersticas de la poblacin, su crecimiento, raza, religin, distribucin geogrfica,
distribucin por sexo y edad, etc. Entre los
aspectos ms significativos, pues no es
solo el
dentro de las empresas, gracias a las caractersticas de las personas que trabajan
en
ellas.
As,
las
variables demogrficas
desean
mantener;
de
este
modo,
influyen
las
habilidades
los
pensamientos,
los conocimientos,
las
integrarlas y
en
las
travs
destreza
sobre
del
todo
hbitos, costumbres, experiencias individuales, actitudes, maneras personales de sentir, pensar y actuar.
Virtualmente, los factores demogrficos provocan una profunda influencia sobre todas las dems condiciones
ambientales. Es obvia la influencia del hombre sobre el mundo que lo rodea.
g) Variables Ecolgicas:
Se
refiere
al marco fsico
y natural
restricto, las variables econmicas incluyen las condiciones fsicas y geogrficas (tipo de terreno, condiciones de
clima, vegetacin, etc.) y la manera como el hombre las utiliza. Todas
de ecosistemas naturales y fsicos que pueden ser modificados ms o menos por el hombre; una ecologa natural.
Hace
algunos
aos
la
ecologa
ni
siquiera
era
considerada
quizs a que la industrializacin todava era incipiente. Recientemente, dos aspectos notables vinieron cambiar
esa
situacin.
naturaleza
El
el
primero
efecto
de
fue
las
la
comprensin
de
la
importancia
del equilibrio
ecolgico
de
la
y por
el
otro,
degradando la naturaleza con la contaminacin. El segundo aspecto es al cambio de mentalidad en las actitudes
sociales de la preocupacin publica por los perjuicios que la industrializacin descuida puede provocar en la
naturaleza.
3.3 Ambiente de Tarea
29
Es el ambiente especfico de la empresa que corresponde al segmento del ambiente general ms inmediato y
prximo a la empresa. Esta constituido por las otras empresas, instituciones, grupos e individuos con los
cuales determinada empresa mantiene interfaz y entra en interaccin directa para operar. Es
ambiental mas
prximo
la
empresa,
por
las
partes
el
cual
distribuir
del
sus
ambiente
el
con
texto
salidas
relevantes
resultados.
para
que
la
Un
ambiente
de
tarea
esta
objetivos.
Sectores del Ambiente de Tarea:
El ambiente de tarea esta constituido por cuatro sectores principales.
a)
Generalmente, este sector se ha llamado mercado de clientes o de consumidores**, y se encarga de resolver las
salidas o resultados de la actividad empresarial.
b) Los proveedores de recursos para la empresa, quienes suministran capital y dinero (mercado de capitales
manejado por el rea de compras y suministros), de fuerza laboral (mercado de recursos manejado por
el
rea
de
personal),
de
equipos
de
servicios (compuesto
de
empresas
prestadoras
de
operaciones de la empresa.
c) Los competidores, tanto de mercados (clientes o usuarios) como de recursos (materiales, humanos,
financieros,
por
el mercado
competidor,
sea,
mercados
por
donde
empresas
que
colocan
sus
productos y servicios. Los competidores se pueden disputar las entradas (los mismos proveedores
de recursos) o las salidas (los mismos clientes) de una empresa.
de clase,
incluidos el gobierno,
los sindicatos,
las
etc. Este sector esta constituido por las instituciones que, de alguna manera,
empresa,
ya
sea
especificando
como deben conducirse, cancelando algunas de sus decisiones previas, fiscalizando o controlando
sus actividades.
Dominio:
Es
el
ambiente
de
tarea
donde
la
empresa
ubica
su
nicho
ecolgico
y desarrolla sus
actividades. En otros trminos, es el ambiente de tarea en que una empresa establece su dominio. El domino
de una empresa identifica los puntos en que ella depende de entradas del ambiente y los puntos de salida
hacia el ambiente,
los cuales pueden estar directa o indirectamente ligados entre si. El domino marca el
cuando
componentes
de
ambiente
de
tarea
(clientes,
los dems
dependiente cuando las decisiones de empresas son influenciadas por las decisiones toma das por
los
dems componentes de su ambiente de tarea. Entre las empresas existe un intrincado juego de poder y
30
dependencia. Una estrategia empresa busca maximizar el poder y minimizar la dependencia en relacin con
su ambiente de tarea.
Cuando una empresa solo tiene un producto o servicio, su ambiente de tarea es sencillo y homogneo. Pero
cuando la empresa tiene variedad de productos o servicios diferenciados, su ambiente de tarea se torna
complejo y heterogneo (diversidad declientes, proveedores, competidores, etc.)
ambiente de
tarea es
el
escenario de
operaciones
de
En consecuencia,
el
proveedores de todos los recursos necesarios, pero tambin le impone competidores-que le disputan
aquellos clientes y proveedores- y grupos interesados en controlar parte de ese ambiente de tarea. Si una
empresa cambia su producto o servicio, modificndolo, amplindolo, restringindolo o cancelndolo, y si
este cambio trajera varios clientes, proveedores, competidores, etc., la empresa tambin cambia su ambiente
tarea. Sin embargo, cualquiera que sea el tipo de actividad, no existen dos empresas idnticas en cuanto al
ambiente de tarea, pues tendrn diferentes clientes, proveedores, competidores y grupos reguladores.
IV.
4.1 Introduccin.
Es imposible concebir a una empresa que se desarrolle en forma improvisada, pues esta condenada al fracaso.
Una empresa, acorde a sus fortalezas y debilidades, debe establecer sus objetivos y conocer las acciones que
tomara para alcanzarla. Aqu radica la importancia del planeamiento, ya que sin l no
sabramos como organizar a nuestro personal o conocer sobre los recurso disponibles, causas probables por
la que no
tendramos
identificacin de oportunidades y amenazas del entorno de nuestra empresa para determinar la estrategia a seguir,
lo cual no nos va a indicar como se van a lograr nuestros objetivos pero si el camino que se tiene que recorrer.
Al desarrollar una adecuada estrategia lograra hacerse competitivo, saber manejar eficientemente los
recursos escasos en materia de costos, calidad, atencin al cliente y poder proyectarse al futuro.
31
32
empresa depender de la sostenibilidad de sta, la cual es una consecuencia de una estrategia exitosa que debe ser
elegida por usted. Por tales razones, le recomendamos analizar los diferentes tipos de estrategias que usted
podr implantar en una empresa segn criterio y conveniencia.
4.2 Estrategias Genricas
Se conocen con este nombre porque cualquier negocio puede implantarlas sin importar su rubro o su ansia de
lucro. La informacin de este tipo de estrategias depende alcanzar y desarrollar ventajas competitivas que
permitan superar a la competencia y as obtener mayores utilidades en el sector donde se desenvuelve:
Liderazgo en Costos:
Busca lograr una ventaja al superar a la competencia produciendo a menores costos que ellos. Por lo cual, el
alcanzar un bajo nivel de costos les permitir vender sus productos a menor precio, lo que facilitara el
aumento en el volumen de sus ventas y de sus utilidades con respecto a las del promedio del sector y as podr
resistir o hasta superar una guerra de precios. Para conseguir el liderazgo en costos una empresa debe realizar
actividades basadas en el control de todo aquello que implique costo y en la decisin de definir la cadena
productiva en bsqueda de la eficiencia, si es necesario
En un liderazgo de costos, los productos y servicios se caracterizan por ser poco diferenciados y dirigidos
indistintamente al mercado, el cual presenta una segmentacin mnima, es decir, se ofrece lo mismo para
todos los consumidores.
Diferenciacin:
Sustenta su ventaja al ofrecer un producto o servicio que el cliente lo perciba como exclusivo o diferente. Para
lograr una percepcin diferente y agradables en los consumidores y que genere una clientela leal, se
deber desarrollar productos o servicios que posean los
atributos
necesarios
para
que
stos
sean
considerados como exclusivos, es decir, elaborar productos o servicios que logren cubrir todas las exigencias de
dichos consumidores o de un grupo de ellos.
Las exigencias de los consumidores pueden ser mejoras en el producto mismo, en la atencin y trato
hacia ellos, en los lugares donde los pueda encontrar, en la rapidez en la compra o entrega, en el tipo de
publicidad y en otras caractersticas que deben ser investigadas y estudiadas por usted. Por productos
33
diferentes
y exclusivos es que
34
produccin en galletas dulces y saladas. Tambin se pueden cambiar las funciones del rea mas
importante de la empresa, en vez de enfocarse en produccin o en las finanzas, cambiar su enfoque a
las ventas. O la empresa puede reorientarse hacia un tema totalmente nuevo, donde solo tiene un producto
nico que puede proyectarse a algo mas amplio. Por ejemplo, una empresa que solo produce una amplia gama
de artculos de tocador.
Estrategia Defensiva:
Esta dirigida a empresas que son lideres en un sector y pretender mantener este liderazgo frente a
posibles competidores. La mayora de empresas que mantienen una estrategia son muy conservadoras y
no tienden a buscar nuevas oportunidades a hacer cambios. Asimismo, no
hacen cambios en tecnologa dentro de la organizacin o mtodos de operacin. Ms bien, tratan de
mantener los procesos de fabricacin y aumentar su eficiencia.
Las empresas que utilizan una estrategia defensiva estn concentradas en sus productos o servicios. La
innovacin que podran utilizar estas empresas que aplican las estrategias defensivas, consiste en hacer
cambios en el precio, disear alguna oferta, disear un servicio al consumidor, todo con la finalidad de
mantener su liderazgo.
Estrategia Ofensiva:
Son estrategias diseadas para empresas que constantemente estn buscando oportunidades en el
mercado y estn alertas a las tendencias del mercado. Sin embargo, estas empresas suelen ser poco
eficientes debido a que constantemente estn adaptndose a las tendencias del
mercado; no logran a obtener el mximo beneficio en las operaciones que realizan. La posicin de
estas empresas es localizarse en el ambiente, analizar su entorno, adaptarse constantemente y dejar de lado
la parte interna.
Es muy flexible, se adapta con facilidad a los cambios. Aqu entra a tallar la plana jerrquica
(accionistas,
Estrategia Analtica:
Esta dirigida a empresas que laboran en dos tipos de mercados, uno estable y otro inestable. El
mercado estable es el que la empresa ya conoce y domina: sin embargo, la empresa busca nuevas
oportunidades de negocio e ingresa a nuevos mercados. La actitud en este nuevo mercado es
innovadora.
Las empresas que tienen una estrategia analtica, adoptan un sistema administrativo en el que tratan de
equilibrar la estabilidad y flexibilidad en la empresa. Las reas
y Produccin.
35
Estrategia Reactiva:
A diferencia de las tres estrategias anteriores, que buscan anticiparse a los hechos y hacer planes a largo
plazo, la empresa reactiva responde con retraso. Es decir, esperan que sucedan los hechos en su entorno y
recin crean las estrategias. Se descubre con mucha lentitud los cambios y la incertidumbre que presenta
el entorno de la empresa; le es muy difcil dar una respuesta rpida con buenos resultados. La estrategia
reactiva se aplica a corto plazo, debido al rpido cambio de su entorno y a no poner acciones adecuadas para
mejorar la situacin de sta.
Crecimiento Intensivo:
PENETRACIN DE MERCADO: Aumentar la participacin de la empresa en los mismos mercados en los
que se ya se operan y con los mismos productos. (Por ejemplo, cambiar la presentacin en el caso de venta
de leche en paquetes de 6 unidades, as se vende mayor cantidad del mismo producto en el mismo mercado).
DESARROLLO
DE
MERCADOS: Es
buscar
nuevos
mercados (clientes). Ejemplo: supongamos que descubrimos que el bicarbonato de sodio se puede usar como
talco desodorante, entonces vamos a lanzarlo para las personas que tienen la piel sensible, sigue siendo el
mismo producto, pero para un nuevo mercado.
DESARROLLO DE PRODUCTOS: Lanzar nuevos productos al mismo mercado. Somos fabricantes de jabn y
lanzamos un nuevo jabn en polvo.
Crecimiento Integrativo:
INTEGRACIN HACIA ATRS: Significa que una empresa produce sus propios insumos. Por ejemplo:
una granja de pollos decide abrir su propia fbrica de alimento balanceado para pollos. De esta manera,
economizara costos y tendra un mejor control de calidad. Asimismo, con la integracin hacia atrs, a
disminuido el poder de negociacin de su principal proveedor.
INTREGRACION HACIA DELANTE: En este caso la empresa emplea su propia produccin. Por ejemplo, la
granja de pollos decide abrir una cadena de pollera EL POLLO. De esta manera, dispone de toda su
produccin.
INTEGRACIN HORIZONTAL: se produce cuando la empresa se fusiona con un competidor actual con la
finalidad de complementar o de alcanzar economas de escala. por ejemplo: la pollera el pollo de los
ejemplos anteriores decide asociarse con la pollera mas antigua de la ciudad la gallina. Con esto, el
36
pollo se beneficiara con del prestigio y experiencia que tiene el mercado; y la gallina, se beneficiara con
menores costos que le ofrece el pollo. El nuevo nombre de la cadena de polleras es la gallina y el pollo.
y fuerza
de
ventas. Al
usar
la misma rea
de
diversificacin concntrica.
DIVERSIFICACIN HORIZONTAL: Una misma organizacin ingresa a otro negocio paralelo.
Ejemplo: Una
ver con el negocio central. Ejemplo: una empresa exportadora de pescado decide abrir una fbrica de
muebles, y decide que cada una contara con reas independientes. Ambas pertenecen a los mismos
dueos pero no tienen ningn proceso en comn entre si
37
EXISTEN NIVELES PARA LA GENERACIN Y APLICACIN DE LAS ESTRATEGIAS EN UNA
EMPRESA?
Segn sus alcances y objetivos, hay 3 niveles de estrategias en la organizacin.
Eficiencia Superior:
Al ampliar la escala de produccin los costos fijos y por ende lo unitarios por productos se reducen al distribuirse
stos entre un mayor nmero de unidades producidas. Los efectos del aprendizaje se reflejan en el ahorro
en costos que resultan de aprender en el trabajo, es decir, elevar la productividad de mano de obra. La
curva de la experiencia genera reducciones de costos unitarios de un producto a lo largo de su vida.
Para lograr mayor eficiencia a travs de una fabricacin flexible o reducida se requiere producir poca
variedad de productos en grandes cantidades.
La estrategia de administracin de materiales JAT (justo a tiempo) tiene por objetivo administrar todos los
materiales y recursos en el momento exacto en el que se requieren, de esta manera se reducen costos
de inventarios y de oportunidad.
Asimismo, la estrategia de Investigacin y desarrollo busca mejorar la eficiencia al disear productos
fciles de producir, o al hacer innovacin en los procesos.
En cuanto al personal,
la capacitacin
del
empleado
la productividad de
para
los
desarrollar habilidades
38
Calidad Superior:
Es crucial la Administracin de la Calidad Total (ACT). Este concepto busca la calidad en todas las
actividades de la empresa. La tareas principales que s e deben realizar son: generar el compromiso de
la organizacin con la excelencia, es decir, concentrarse en el cliente, medir la capacidad, establecer
metas y crear incentivos, solicitar informacin a los empleados para recibir sugerencias y retroalimentarlos en
los procesos, identificar defectos y encontrar su origen, mejorar las relaciones con el proveedor, innovar con
diseos de facial fabricacin y eliminar las barreras entre funciones en bsqueda de la integracin entre reas.
Innovacin Superior:
Para Alcanzar la innovacin se debe generara habilidades en la investigacin de nuevos productos y/o
procesos, integrar las actividades de integracin y desarrollo con las de marketing, integrar las actividades de
fabricacin e investigacin y desarrollo, reducir el tiempo de lanzamiento al mercado y tener una buena
administracin de proyectos desde la concepcin de la idea hasta la produccin final.
En
este
caso
se
puede
anteriormente.
39
V.
La
amenaza
de
productos
servicios
sustitutos.
Segn Porter, el anlisis de esta fuerza puede contribuir a la evaluacin de las fortalezas y debilidades de la
empresa y determinar la estrategia para encontrar la mejor posicin en el campo competitivo y contar con los
medios (alternativos) ante los competidores actuales y potenciales. No todas las fuerzas sern de igual importancia,
y los factores particulares que son importantes podrn diferir. Cada sector es nico y tiene su propia
estructura.
40
y no a la
inversa.
5.2. El Poder de Negociacin de los Proveedores
Dentro de una operacin efectiva para mercado agresivo la produccin debe ser eficiente, para esto se
requiere contar con plantas directamente manejadas con procedimientos novedosos, reduccin de desperdicios
y la aplicacin de tecnologas de punta y contar con insumos adecuado a precios competitivos. El poder de los
proveedores se determina sobre el valor creado para los compradores, si es apropiado y lo que ofrece solo lo
tienen unos cuantos en la industria o si la demanda es de menor importancia para el proveedor.
El poder de negociacin de los proveedores determina el costo de las materias primas e insumos. El comprador
puede ejercer sobre el proveedor si compra en grandes volmenes o si puede fabricar el producto que le ofrece el
vendedor.
En este punto es importante que usted agregue a su anlisis la capacidad de disminuir su dependencia a un solo
proveedor, diversificar sus
posibilidad de integrarse hacia atrs en la cadena productiva, es decir, producir su propia materia prima.
Esto potenciara su capacidad de negociacin.
5.3 Amenaza de los Productos Sustitutos
La amenaza de los productos sustitutos determina que otros productos puedan cubrir las necesidades del
consumidor ante el aumento de la demanda y la guerra de precios. La amenaza de los sustitutos se
determina de acuerdo al grado en el que otros productos pueden cubrir las mismas necesidades.
El reto esta en mejorar y diferenciar un producto para obtener mayor rentabilidad, as los compradores
tendrn opcin para encontrar sustitutos a los que ofrecen
usted permanentemente analice estas posibilidades a fin de adelantarse a mejorar o cambiar las especificaciones
de sus productos, evitando as el peligro de sustitucin.
5.4 La Amenaza de Competidores Potenciales
41
La diferencia de este tipo de anlisis esta en su
estudiar a nuestros competidores, ahora Poter nos exige proyectarnos y vislumbrar quienes podran convertirse
en competidores y as poder adelantarnos y definir estrategias para contrarrestar esa competencia futura.
Le recomendamos que mire a su alrededor, existe muchas
mismos que usted, sin embargo estudie cuanto les costara cambiar de procesos y
usted produce.
En segundo lugar este anlisis le servir para que usted adopte la posicin de un observador permanente y
acucioso de nuevas oportunidades de inversin y convertirse en competidor potencial en otro mercado. Esto
facilitara su capacidad de diversificar sus lneas productivas, lo cual disminuir sus riesgos de inversin y a la
vez fortalecer su capacidad de negociacin frente a terceros.
5.5 Competidores Actuales
Este anlisis es similar al repaso en los captulos precedentes, evala las condiciones de ellos frente a usted
en relacin directa al mercado comn al que ambos se dirigen. Pretende inferir las decisiones de los competidores y
anteponerles, por parte de usted, estrategias competitivas que les permitan ganar parte de ese pblico que
tiene que escoger entre sus productos y los de la competencia.
Adelantndonos al Tomo Segundo, usted deber definir procedimientos efectivos en el manejo de sus recursos,
lo cual le permitir reducir sus costos y poner los menores precios en el mercado y a la vez dotar a sus productos
de caractersticas que le permitan diferenciarse del resto y los hagan nicos en el mercado o por lo menos lo
suficientemente diferentes del resto como para que el cliente opte por los suyos.
Este modelo dinmico del anlisis del entorno nos facilita monitorear sus elementos actuales y futuros, nos
permite proyectarnos, lo cual facilita nuestro proceso de planeamiento estratgico. Usted no debe pensar solo
en sus actuales competidores sino que debe proyectarse a los que vendrn. Debe proyectarse a los
posibles productos sustitutos a los que usted produce y definir estrategias para contrarrestarlos. Debe analizar
el poder de negociacin de sus clientes, disminuirlo y diversificarse. En resumen este modelo le permitir
posicionar a su mediana o pequea empresa en escenarios mucho ms competitivos y dinmicos, que es lo
exige el mercado de hoy en da.
42
VI.
ORGANIZACIN
Organizacin como funcin administrativa y parte integrante del proceso administrativo. En este sentido,
organizacin se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los rganos involucrados
en su administracin, establecer relaciones entre ellos y asignar la atribuciones de cada uno.
6. 2. Alcance de la organizacin
El alcance de la organizacin se desarrolla en tres niveles diferentes, los cuales detallan
cuadro a manera de resumen, desarrollndose mas adelante con detalle:
en el siguiente
43
44
ordenado de todos los recursos del sistema administrativo. El uso ordenado hace nfasis en el logro de
las metas del sistema administrativo y contribuye a que los gerentes no solo hagan explcitas las metas sino que
aclaren que recursos utilizaran para alcanzarlas. La organizacin adecuada de estos recursos aumenta la
eficiencia y la eficacia de su uso.
El costarricense Jos Galvn Escobedo dice que la organizacin "Consiste en determinar qu actividades son
necesarias para cualquier propsito, arreglarlas en grupos y luego asignarlas a individuos.
El brasileo Adalberto Chiavenato la define como: "La determinacin de las interrelaciones entre los rganos o
cargos, definidos lgicamente a travs de normas, directrices, reglamentos de la organizacin para el logro
de sus objetivos".
Para otros, organizarse es sinnimo de departamentalizar, entendiendo al departamento como al conjunto
de funciones afines, asignadas a personas, quienes deben
recursos
porque es el mecanismo bsico que usan los gerentes para llevar acabo los planes de accin. Adems
porque organiza, crea y mantiene las relaciones entre todos los recursos de la empresa, al indicar cuales
recursos se utilizarn para cuales actividades especficas y cundo, dnde y cmo se van a utilizar.
Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son:
Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn
sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos
en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin.
45
Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de
esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
6.6 Propsitos de Organizacin
actividad mas imitada y concreta, se obtiene, de suyo, mayor eficiencia, precisin y destreza. La especializacin
sola es til cuando se tiene conocimiento general del campo de que dicha especializacin es parte; de lo contrario,
se desconocen las relaciones de la actividad propia con las dems, con mengua en la eficiencia. As, una
persona especializada en seleccin de personal, pero que ignora los principios generales de las relaciones
industriales, fcilmente cometer serios errores.
-Principio de la unidad de mando. "Para cada funcin debe existir un solo jefe". En este principio establece la
necesidad de que cada subordinado no reciba rdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es
esencial para el orden y la eficiencia que exige la organizacin: "Nadie puede servir a dos seores". "Un
cuerpo con dos cabezas, dice Urwick, es tan monstruoso en lo administrativo, como un cuerpo humano con
dos cabezas en lo biolgico". La especializacin, para obtener mayor eficiencia, estableci
la
divisin
por
funciones; la unidad de mando, para lograr tambin esa mayor eficiencia, establece su coordinacin a
travs de un solo jefe, que fije el objetivo comn, y dirija a todos a lograrlo.
-Principio de equilibrio direccin-control. "A cada grado de delegacin debe corresponder el establecimiento
de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando".
-Divisin de Trabajo: Establece la necesidad de diferenciar y clasificar las actividades de acuerdo al tipo de
recursos y al avance de los conocimientos y que obligan a la especializacin funcional. Ejemplo: Finanzas,
Produccin, Marketing, Cmputo, etc.
-Lmite de Control: Segn este principio la organizacin debe disearse de tal manera que un jefe tenga una
relacin y control efectivo sobre un nmero determinado de subalternos.
-Separacin de Control: Este principio indica que la unidad orgnica o persona que cumple una tarea no puede
controlarse as misma. Por lo tanto el control debe separarse de la ejecucin.
46
-Autoridad: En toda organizacin debe asignarse autoridad, es decir la potestad para mandar, dar rdenes y
hacerse obedecer. Ejemplo: El Gerente General sobre la Gerente de rea, stos sobre los Jefes de Divisin, etc.
-Responsabilidad: Es el correlato de la autoridad, segn el cual la persona revestida de autoridad debe
asumir los riesgos "xitos o fracasos" que implica el ejercicio de la autoridad.
-Jerrquico o Gradual: Toda organizacin se estructura en niveles o escalones con jerarqua descendente, por
donde fluyen las decisiones. Ejemplo: En un ministerio existen los niveles: Ministerial, Vice Ministerial,
Direccin Nacional, Direccin y Jefes de Unidad.
-Mayor Uso o Mayor Inters: Una funcin o una unidad orgnica deben estar ubicados donde se haga ms uso de
ellos. Ejem. Un departamento de almacn podra depender de una unidad productiva y no necesariamente de la
Unidad de Logstica.
-Unidad de Objetivo: La estructura de la organizacin debe reflejarlos fines y objetivos propios para los cuales fue
establecido. La estructura debe responder a la razn de ser (fines/objetivos) de la empresa y a sus estrategias.
-La Flexibilidad: Para adecuarse a los cambios; la Estabilidad: paramantenerse pese a los cambios; y la
Eficiencia: Para lograr los objetivos con el menor costo posible, son principios adicionales para organizar.
6.8 El Proceso Organizacional
Muchas personas tenemos la idea de formar un negocio o empresa, y siempre nos preguntamos Qu
haremos?, a sta pregunta encontramos respuesta cuando planificamos; y la otra pregunta Cmo lo
haremos?
Cmo
organizarnos?
establecimiento de los pasos a seguir para organizar, los cuales forman parte de un proceso llamado
PROCESO ORGANIZACIONAL O PROCESO DE ORGANIZAR, los modelos que presentan diferentes
autores veremos a continuacin:
Robbins Stephen P. manifiesta que el Proceso de Organizacin se define como la creacin de la estructura de
una organizacin. Ese proceso es importante y cumple muchos propsitos, entre ellos:
1. Dividir el trabajo por realizar en tareas y departamentos especficos.
2. Asignara las tareas y responsabilidades relacionadas con las tareas individuales.
3. Coordinar las diferentes tareas de carcter organizacional.
4. Agrupar las diferentes tareas en unidades.
5. Establecer relaciones entre individuos, grupos departamentos.
6. Determinar las lneas formales de autoridad.
El reto para los gerentes consiste en disear una estructura organizacional que permita a los empleados
realizar
su
trabajo
con
eficiencia
eficacia,
alcanzando
organizacin.
Para Otoniel Oyarce las ideas fuerza que definen a la organizacin como funcin del proceso administrativo se
refieren a la (a) clasificacin de actividades, que deben ser (b) asignadas a personas para su ejecucin, mediante(c)
las relaciones entre s y (d) con el uso de recursos, a fin de lograr los objetivos institucionales, que
constituyen precisamente los elementos a tener en cuenta en todo proceso de organizacin: a) las actividades, b)
las personas, c) las relaciones y d) el ambiente fsico.
Para este autor la organizacin implica una interrelacin conceptual de los siguientes pasos:
47
El primer paso que dara el gerente en una empresa para comenzar el proceso organizacional sera reflexionar
sobre los planes y los objetivos de la misma. Dado que la planeacin implica determinar como la empresa
alcanzar sus objetivos, y organizar implica determinar cmo se utilizarn los recursos de la empresa para
activar los planes, el gerente puede comenzar a organizar al entender la planeacin.
El segundo y tercer paso del proceso de organizar se centra en las tareas que se van a ejecutar dentro
del sistema administrativo. El gerente debe designar las tareas o trabajos principales que se van a
desarrollar en la empresa y de esas tareas deben subdividirse en subtareas.
El cuarto paso se orienta a que una vez dada las tareas a cada una de las personas en la empresa, stas deben
recibir tambin las instrucciones especficas de lo que deben hacer correspondiente a su tarea.
En el quinto paso el gerente recoge informacin sobre cmo esta funcionando la estrategia establecida.
Podemos concluir que un proceso formal de organizacin para una empresa cualquiera que sea el tamao de
sta debe considerar las siguientes preguntas:
Cules son los objetivos que debemos alcanzar en base a
nada
deben
48
Chester Barnard, autor del libro
describi a la
consciente, aunque
red
de
relaciones
personales y sociales no establecida ni requerida por la organizacin formal pero que surge espontneamente
de la asociacin entre s de las personas. De este modo, son organizaciones informales (relaciones que no
aparecen en un organigrama) el grupo que trabaja en los talleres, el personal del sexto piso, el equipo que se
rene a jugar boliche, el equipo de ftbol, el grupo de ajedrez, etc.
VII.
EL DISEO ORGANIZACIONAL
El diseo organizacional incluye la definicin de la estructura bsica de la empresa y cmo dividir y asignar la
tarea empresarial entre departamentos, divisiones, equipos y cargos, aspectos que generalmente se divulgan en los
organigramas, los manuales de la organizacin y las descripciones de cargos. Cuando el diseo organizacional no
es adecuado a las necesidades de la empresa, son frecuentes las reorganizaciones y reestructuraciones.
Como estructura bsica: a travs de la divisin del trabajo organizacional y la asignacin de los recursos
empresariales para que el sistema pueda funcionar integrada y satisfactoriamente. La estructura bsica define cmo
se dividir
la
Lo importante es notar que las nuevas tendencias estn cambiando radicalmente el formato y el contenido
del diseo organizacional. Adems, el diseo organizacional est dejando de constituir el esquema impositivo de
49
limitacin de las personas y estandarizacin de su comportamiento, para convertirse en un esquema amigable
de apoyo y soporte para que las personas puedan relacionarse mejor, procesar la informacin, tomar
decisiones respecto de su trabajo, desarrollar intelectualmente sus actividades, compartir con su equipo,
mejorar el proceso de trabajo, focalizar el cliente interno o externo, alcanzar metas y resultados fijados por
consenso
con
sus
superiores,
tendencias, el diseo organizacional dej de ser una finalidad en si mismo, hasta transformarse en un medio
adecuado para integrar personas y en una herramienta para ayudarlas a desarrollar sus actividades.
Diferenciacin
Se refiere a la divisin del trabajo en departamentos o subsistemas y en capas de niveles jerrquicos. La
diferenciacin puede ser:
a. Horizontal: en departamentos o divisiones, mediante la departamentalizacin.
b. Vertical: en niveles jerrquicos, mediante la creacin de escalones de autoridad.
Cuanto mayor sea la complejidad de las actividades requeridas por el ambiente externo y cuanto mayor sea
la diversidad de las tareas ejecutadas, mayor deber ser la diferenciacin interna de la organizacin. Esto
significa que cuanto mayor sea la variedad de clientes y consumidores y cuanto mayor sea la variedad de
productos y servicios, mayor ser la diferenciacin existente en la organizacin. Cuanto mayor sea la
diferenciacin, mayor ser la heterogeneidad de la organizacin, por el hecho de tener mayor nmero de
departamentos y niveles jerrquicos. La diferenciacin es la responsable de la complejidad organizacional,
pues muchos niveles jerrquicos y departamentos diferentes exigen esquemas de integracin y enlace para
coordinar el funcionamiento y obtener la armona en la totalidad, lo cual impone esquemas adicionales que
acarrean costos para
diferenciar
internamente
una
50
tendencia moderna se orienta ms hacia la generalizacin que hacia la especializacin, ms hacia equipos
integrados y transitorios de trabajo que hacia rganos definitivos y separados, ms a juntar que a separar.
El enfoque sistmico subyace tras esta fuerte tendencia de aglutinacin.
Formalizacin
Se refiere a la existencia de reglas y reglamentos que prescriben cmo, cundo y por qu se ejecutan las tareas.
La formalizacin es el grado en que las reglas y reglamentos se definen explcitamente para gobernar el
comportamiento de los miembros de la empresa. El carcter formal impone cierto ritual dentro de la
organizacin. Cuanto mayor sea la formalizacin, mayor es la existencia de normas de conducta, rutinas y
procedimientos, formularios y documentos, con el fin de comprobar las actividades, mtodos y procesos rgidos
para acatar la legislacin vigente, archivos para guardar informacin escrita, certificados, firmas reconocidas,
aprobaciones y aspectos similares. El objetivo es documentar, registrar y comprobar a travs de papeles que
pueden ser archivados y guardados durante aos.
Cuanto mayor sea la formalizacin, ms burocrtica, mecanicista, cerrada, rutinaria, definida y programada se
torna la empresa. La formalizacin puede hacerse mediante:
a. El cargo: a travs de especificaciones relacionadas con el cargo en s, como la descripcin de ste.
b. El flujo de trabajo: a travs de instrucciones y procedimientos detallados sobre cmo ejecutar las tareas2, como
el proyecto de elaboracin de un producto.
c.
Las reglas y los reglamentos: a travs de formalizacin de reglas y procedimientos para todas las
situaciones posibles, especificando quin puede (o no puede) hacer ciertas cosas, cundo, dnde para quin
y con qu autorizacin.
Centralizacin
Se refiere a la localizacin y distribucin de la autoridad para tomar decisiones. La centralizacin implica
concentracin de las decisiones en la cima de la organizacin, es decir, en el nivel institucional, con poca o
ninguna delegacin en el nivel intermedio.
En la centralizacin, todas la decisiones deben ser llevadas hacia la cpula, para que sta apruebe o decida. El
dirigente debe asumir todas las decisiones dentro de la organizacin, incluso sus numerosos detalles.
tomar correctamente
organizacin,
la
tercera
es
la motivacin
los
objetivos
de
la
organizacionales y esforzarse con determinacin para alcanzarlos de la mejor manera posible. La ventaja de
la descentralizacin, cuando va acompaada de esas tres condiciones fundamentales consiste en que la
51
organizacin utiliza todos los cerebros involucrados y no slo uno o algunos de ellos: el del dirigente y el de los ms
prximos a ste.
El mayor desperdicio cometido deliberadamente en nuestras organizaciones no son las prdidas financieras,
los daos materiales, los atrasos en la produccin, la baja productividad, los costos elevados, la calidad
deficiente, etc., pues aunque stos son, sin la menor duda, problemas importantes, se derivan de un problema
mucho mayor: el enorme y continuo desperdicio del talento, de la capacidad profesional y la motivacin de
las personas, en especial el desperdicio del recurso humano ms
elevado y sofisticado: la inteligencia, la masa enceflica que produce creatividad e innovacin en la solucin
de problemas, casi siempre rechazada para privilegiar la actividad mecnica rutinaria y mantener el statu quo.
As, el capital intelectual se arroja por las caeras de la
Integracin
Se refiere a los medios de coordinacin y enlace de las partes de la organizacin.
Cuanto mayor sea la diferenciacin, ms heterognea es la estructura de la empresa y mayor la necesidad de
coordinar las diferentes partes de la organizacin, con el fin de obtener un funcionamiento coherente, armnico y
sinrgico. La divisin del trabajo provocada por la diferenciacin fragmenta las grandes tareas en partes menores.
Para evitar la dispersin, debe haber alguna interrelacin e interconexin.
La integracin es el proceso que facilita el enlace, y se lleva a cabo a travs de medios de coordinacin
intraorganizacional. Los esquemas de integracin ms utilizados son:
a. Jerarqua administrativa
b. Departamentalizacin
c. Asesora (staff)
d. Comisiones y fuerzas de tareas
52
e. Reglas y procedimientos
f. Objetivos y planes
g. Distribucin fsica o arquitectura
departamentalizacin
desde
el
punto
de
vista
de
la
pequeas
empresas donde la asesora casi siempre requiere tener un tamao pequeo. La segunda es que el staff
puede resolver algunos problemas de integracin pero tambin crea un problema particular de integracin: el
conflicto entre los rganos de staff y los de lnea en las subunidades.
d. Comisiones y fuerzas de tareas: las comisiones y fuerzas de tareas pueden utilizarse para facilitar la
integracin de subunidades de la empresa. Para facilitar la coordinacin entre ventas y produccin, los
ejecutivos de las dos subunidades pueden reunirse con sus auxiliares
los
problemas. Las reuniones, comisiones y fuerzas de tareas son mecanismos integradores que permiten
resolver problemas de integracin que otros mecanismos no logran. Mientras la jerarqua administrativa
puede procesar slo cierta cantidad de informacin y tomar decisiones en un periodo, y mientras las reglas
y los procedimientos y los objetivos y planes pueden tratar slo situaciones rutinarias, las comisiones y
fuerzas de tareas no tienen estas limitaciones. Su desventaja est en el costo, pues exigen la dedicacin
de muchas personas durante cierto periodo, as como habilidades de los miembros para tomar decisiones en
grupo.
e. Reglas y procedimientos: constituyen otro mecanismo para aligerar sobrecarga de la jerarqua. Cuando las
situaciones de decisin son rutinarias e incluyen partes de la organizacin, es posible establecer reglas y
procedimientos sobre la manera como deben tomarse. Las reglas y procedimientos constituyen decisiones ya
tomadas por la empresa, y que las partes involucradas deben seguir cuando enfrentan determinada situacin.
53
La mayor ventaja de este mecanismo es su bajo costo en el logro de la integracin. No obstante, slo debe
emplearse
cuando
pueden
establecerse
reglas
inteligentes
suficientemente estable para compensar el diseo de reglas y procedimientos que se utilizarn durante mucho
tiempo.
f. Objetivos y planes: tienen una funcin semejante a las reglas y los procedimientos, pero durante un tiempo
limitado. Es un mecanismo de integracin utilizado para conciliar partes de la organizacin que operan con
relativa independencia entre s pero que precisan integrar los resultados. Es el caso de las reas de ingeniera
de producto,produccin
marketing
de
una
empresa,
que
trabajan
independientemente
en
sus
actividades especficas pero deben ser coordinadas para establecer las modificaciones de un producto en sus
programas de diseo y produccin, y en las fechas de sus actividades.
Los objetivos y planes constituyen medios que facilitan la integracin cuando las circunstancias que los
rodean no sean imprevisibles ni muy cambiantes. La mayor restriccin en este esquema de integracin es
el costo, pues crear objetivos y planes inteligentes y
realistas
requiere
circunstancias, cuando las situaciones no son complejas, es uno de los mecanismos de integracin
menos costosos.
g. Distribucin fsica o arquitectura: es otro elemento del diseo organizacional que facilita la integracin entre
unidades o personas mediante la distribucin fsica (lay out) o territorial de los diversos elementos, los
equipos
las
personas.
La
arquitectura permite
la
proximidad
fsica,
que
torna ms
fcil
la
comunicacin, la distribucin de oficinas capaces de facilitar los contactos entre las personas y los sitios
abiertos que ayudan a aproximarlas entre s. El derribo de barreras, como paredes y fronteras fsicas, la
eliminacin de salas personales, los sitios reservados en cafeteras y estacionamiento, muestran que la
distribucin fsica moderna est ah para aproximar y no para distanciar a las personas.
54
Organizaciones muy diferenciadas y con muchos departamentos y diversos niveles de autoridad exigen
multiplicidad de mecanismos integradores, con el fin de garantizar la coordinacin necesaria para el funcionamiento
de todo el sistema. Esto aumenta los costos administrativos y operacional es y genera otros tipos de
problemas de integracin. La solucin est en la simplicidad organizacional y en la utilizacin de equipos de
trabajo multifuncionales
cuatro
caractersticas del
diseo
organizacional
55
56
variable
indispensable en la
organizacin competitiva e innovadora, es una de las principales fallas de la estructura lineal que slo funciona
en un ambiente estable y rutinario.
Taylor fue uno de los defensores de la organizacin funcional al enfrentarse con el excesivo y variado
volumen
de
atribuciones
concentradas
en
los
capataces
de produccin
de
una
siderrgica
lnea se
exclusivamente a los objetivos bsicos de la empresa, como producir, vender, etc. Las dems unidades y
posiciones de la empresa que recibieron aquellos encargos pasaron a denominarse asesora (staff) y les
correspondi la prestacin de servicios especializados y de consultora tcnica, influyendo indirectamente en
el trabajo de los rganos de lnea mediante sugerencias recomendaciones, consultora, prestacin de servicios,
como planeacin, control, procesamiento de datos, informes, etc. De este modo, los rganos de staff
asesoran a los rganos de lnea mediante especializacin tcnica. Mientras los especialistas de staff
57
profundizan
en
determinado
campo
organizacin.
Funciones de Staff
Las principales funciones del Staff estn relacionadas con:
Servicios: es decir, actividades especializadas, como contabilidad, compras, personal investigacin
y desarrollo, procesamiento de datos, publicidad, etc., realizadas y ejecutadas por el Staff.
Consultora
asesora: asistencia
jurdica,
mtodos
procesos, consultora
laboral,
etc.,
58
VIII.
TCNICAS ORGANIZATIVAS
8.1 El Organigrama
Concepto:
El Organigrama. Es la representacin grfica de la estructura de una empresa. Se le denomina
tambin:
Es importante para toda empresa, porque indica el papel o rol que va a desempear todo integrante. Al precisar
a cada individuo, el lugar que le corresponde dentro de la organizacin general. Para cumplir con mayor
efectividad esta funcin en un organigrama, sea cual fuere su tamao, deber hacerse una exhibicin del
organigrama en un lugar visible para todo el personal. Esta exhibicin adems de cumplir con su misin
principal y primordial. de orientar al personal, permitir a la vez orientar a aquellas personas, clientes, visitas que
tienen alguna relacin con la empresa.
Es un esquema que toda empresa (grande, mediana o pequea; industrial, comercial o de servicio; estatal, privada
o de propiedad social), debe tener porque representa su estructura administrativa, proporcionando una imagen
formal de la organizacin, siendo fuente de consulta e informacin.
Es
decir, que a
travs de
los
organigramas se
agrupamiento de funciones, la estructura y niveles jerrquicos, la naturaleza de las unidades orgnicas, las
relaciones de autoridad-responsabilidad, los canales formales de comunicacin, las jefaturas y las relaciones entre
los cargos. etc.
Su Utilidad es Variada:
59
Ayuda a descubrir posibles repeticiones o vacos existentes.
Al punto de vista de la asignacin de personal es importante porque adems del organigrama oficial,
ste permitir exhibir otro similar, donde se indique los nombre y apellidos del personal que labora en cada
dependencia graficada. En algunos casos, se le agrega hasta el nmero del Anexo telefnico que se utiliza
interiormente dentro de la empresa.
Por el Contenido:
Personal. Incluye el nombre de las personas que integran cada unidad orgnica. (Por lo menos
el
jerarqua.
Radial. Se asigna segn un sector circular a cada tipo de rgano, en el cual se grafican todas sus unidades
dependientes.
Escalar. Mediante rectngulos de manera descendente de acuerdo al nivel jerrquico de cada unidad
orgnica.
60
61
Todo organigrama debe
llevar en
62
63
Las unidades estructurales de mayor jerarqua. se colocan en la parte ms alta de los espacios funcionales. Sin
embargo, confeccionar un organigrama implica algo ms que la graficacin de funciones y responsabilidades; en
este sentido. Las Unidades que por lo general forman parte de una organizacin, son las siguientes:
rganos de Direccin.
rganos de Lnea u Operacin.
rganos Tcnico-Administrativos.
rganos de Ejecucin.
rganos de Control.
rganos Consultivos.
rganos de Asesoramiento.
rganos de Apoyo,
64
IX. LOS MANUALES
Toda
empresa
bien
organizada,
debe
contar
necesariamente
con
diversos documentos
de
carcter
normativo, tcnicamente elaborados, en las cuales se establezcan las polticas, se describan la organizacin y
funciones, los procedimientos, as como los derechos, obligaciones y deberes de los integrantes de la misma, con
los cuales se busca dar una mayor eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos.
9.1 Elaboracin
Para su elaboracin se deben tener en cuenta algunas pautas en base al objetivo o naturaleza del mismo:
Se debe elaborar por partes y someter a su aprobacin por parte de los responsables de su
aplicacin.
La
redaccin
debe
ser
la mas
sencilla
posible,
acompaando
grficos
como organigramas,
flujogramas, etc.
El tamao lo ms prctico y manuable 23x 17cm. (1/2 A4) preferentemente con hojas movibles. (Anillado).
Hacer siempre una adecuada distribucin, de ser posible en forma individual, as como su peridica
actualizacin.
apremiante
su
necesidad en las empresas grandes, debido a que su Administracin es ms compleja, los niveles y las
divisiones son ms numerosas, ya que un ser humano, el empleado, se siente ms aislado que en las
empresas pequeas, sintiendo la necesidad de tener algo que lo gue yeso es el manual.
Adems, la Direccin o Gerencia mediante estos instrumentos sustituyen el contacto personal por un medio ms
formal y puede controlar el desempeo de los hombres basndose en el cumplimiento de lo indicado en el
manual.
Es necesario que la Direccin o Gerencia tenga en cuenta la necesidad de un manual, que ste sea bien
estructurado en su contenido, con lo que se podr lograr 'lila situacin Ideal, donde todos
hablen el
mismo lenguaje, piensen y acten en forma sincronizada y tengan presente la misin que se persigue para
la empresa o reparticin.
Diversos son los fines que cumplen estos documentos, as:
n toda la entidad sirven para proporcionar instrucciones e
informaciones para el desarrollo de las actividades institucionales.
personal al precisar funciones, definir
mbitos jurisdiccionales o jerrquicos y estandarizar procedimientos.
65
66
- Posibilitan un ahorro real de tiempo. al evitar las preguntas de rutina. ya que larespuesta rpida a las
mismas se obtiene a travs de la lectura del manual.
b. Desventajas
- Constituyen una herramienta, pero no la solucin para los problemas administrativos que se pueden
presentar.
-
inconvenientes en el normal
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Los Manuales Generales son elaborados por una entidad o empresa donde se incluyen todas las normas
generales y disciplinaras que deben de observar todos los integrantes de la empresa, sin excepcin. Incluyen
normas como por ejemplo: Todos los empleados de la empresa, (sean estables o eventuales).
b. Manuales Especializados
Son formulados para aplicarse en aspectos especficos o en algunas dependencias de la empresa, de acuerdo a
sus propias necesidades, siendo los ms utilizados:- Manual de Organizacin y Funciones.
- Manual de Polticas.
- Manual de Procedimientos y Normas.
- Manual para Especialistas.
- Manual del Empleado. etc.
de
evaluacin
de
la direccin y las
68
Su presencia se hace imprescindible en organizaciones de considerable magnitud, donde son fenmenos
comunes. la superposicin de tareas y funciones, los conflictos de autoridad y la dilucin de responsabilidades.
En este documento se describe detalladamente la estructura y funciones de una entidad (si es pequea) o de
cada dependencia (Gerencia, rea, Oficina de Ministerio) llegando hasta el nivel de cargo, especificando sus
objetivos, la organizacin interna, las funciones y las relaciones de autoridad, responsabilidad y coordinacin
inherentes.
Objetivos: Este documento cumple diversos objetivos en la entidad, a saber:
o Describe las funciones generales de cada dependencia, delimitando su amplitud y naturaleza.
o Describe las funciones especficas de cada cargo.
o Determina la ubicacin de los cargos dentro de la estructura.
o Precisa los lmites jurisdiccionales y jerrquicos de cada unidad orgnica, estableciendo las interrelaciones
funcionales.
Ventajas: En concordancia con estos objetivos presenta una serie de ventajas, entre otras:
-Ofrece una visin panormica de la estructura, funciones y cargos.
-Evita duplicidades, interferencias o superposiciones.
-Permite la orientacin y capacitacin al personal nuevo.
-Posibilita el control de la ejecucin de las actividades.
-Define con precisin el canal jerrquico o lnea de mando.
En sntesis, es un instrumento de ordenamiento organizativo y de control para toda entidad.
Esquema del Manual: Todo Manual de Organizacin y Funciones(MOF) debe contener informacin referente
a:
1) Objetivos
2) Estructura
3) Funciones Generales
4) Funciones Especficas
5) Las Relaciones Funcionales
2. Manual de Polticas
Es la descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la loma de decisiones, para el
logro de los objetivos.
Una correcta definicin de polticas seguida de un registro efectivo de las mismas en el manual correspondiente,
permitir:
69
a. Agilizar el proceso decisorio;
b. Facilitar la descentralizacin. al suministrar a los niveles intermedios, lineamientos claros a ser seguidos en
la toma de decisiones.
c. Servir de base para una constante y efectiva revisin.
Es conveniente que este manual contenga, adems de las polticas generales, aquellas que se relacionen
con aspectos especficos. en reas tales como: finanzas, personal, comercializacin, investigacin, produccin,
relaciones externas, etc.
3. Manual de Procedimientos y Normas
Recordar todos los principios en vigor para orientar al personal de mando en las decisiones que debe tomar
diariamente con el fin de asegurar la marcha normal de la empresa; son verdaderos cuadros de seales que
facilitan sobremanera la marcha de la empresa.
Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad
operativa de la empresa, as como tambin la enunciacin de normas de funcionamiento bsicas, a las cuales
debern ajustarse los miembros de la misma. Evitan la repeticin constante de Instrucciones y rdenes de rutina por
parte de los jefes o superiores.
En el manual de procedimientos (llamado tambin Gua de Procedimientos o Procedimiento Operativo
Vigente: POV), se describen las distintas operaciones o pasos del proceso en forma LGICA, SECUENCIAL,
CRONOLOGICA ORDENADA y DETALLADA, de manera que pueda ser utilizado por las diferentes unidades
orgnicas a travs de acciones correctas, para la ejecucin de tareas, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Los elementos constitutivos de un manual son:
a. Normas o Gua de Procedimientos:
Es la relacin secuencial y detallada de los procedimientos que constituyen -el aparato circulatorio de la
organizacin,
con
la indicacin
de
los
distintos
sectores
a travs
de
los
cuales,
los
mismos
se
desenvuelven. Ac se debe dar respuestas en forma clara y precisa al CUANDO, al DONDE y al COMO, deben
realizarse cada una de las funciones especficas en el Manual de Organizacin y Funciones, para lo cual ser
necesario emplear Anexos y/o Apndices.
b. Formularios:
Todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro del circuito
administrativo. Es de utilidad,
adicionar a la descripcin escrita de las caractersticas de los mismos, ejemplos que permitan una ms rpida
individualizacin y aplicacin. Generalmente se incluye al final del manual, a manera de Anexos.
c. Flujogramas:
Llamados tambin Cursogramas. Son grficos de los distintos procedimientos descritos, conocidos tambin
como Diagramas de Procedimientos.
- Facilita la supervisin y control de las acciones.
- Provee elementos de juicio para la realizacin de estudios de Racionalizacin de Mtodos y Simplificacin de
Trabajos.
- Sirve como medio de capacitacin e informacin para el personal que interviene en el procedimiento,
eliminando los INDISPENSABLES.
70
- Contribuye a la ejecucin correcta de las tareas asignadas y propicia la uniformidad de mtodos de trabajo.
- Ahorra tiempo y esfuerzo en la ejecucin de trabajos, evitando repeticiones constantes de instrucciones y
rdenes de rutina.
71
Por lo comn, la entrega del mismo se realiza el da del ingreso. Es una forma de dar la bienvenida a los empleados
nuevos y tratar de crear una buena predisposicin para con la empresa.
El uso de modernas tcnicas de redaccin, como son la introduccin de grficos sencillos y de dilogos y
dibujos humorsticos, da excelentes resultados, ya que proporciona toda la informacin necesaria en forma
amena, lo cual, en general, es una garanta de su total lectura.
X.
DISEO DEPARTAMENTAL
10.1 Concepto
El diseo departamental se refiere a la estructura organizacional de los departamentos
o divisiones
de
la
estas
diversas
72
homogeneidad: las
funciones
deben
asignarse
unidades
organizacionales
teniendo
en
cuenta
la
la naturaleza de
supervisadas directamente por el propietario o el director. Esta tarea de supervisin puede facilitarse asignando
a diversos departamentos la responsabilidad de las diferentes fases o aspectos de esta actividad.
10.3 Tipos de Departamentalizacin
El diseo departamental o departamentalizacin presenta una variedad de
departamentalizacin son:
a. Funcional
b. Por productos y servicios
c. Por base territorial (geogrfica)
d. Por clientela
e. Por proceso
f. Por proyecto
g. Matricial
73
XI.
11.1 Introduccin.
El diseo de cargos y tareas tuvo como precursor a Adam Smith, seguido por Taylor y los ingenieros de la
administracin cientfica. Las primeras concepciones sobre estructuracin de las tareas partan del principio
de
que
toda
persona
puede desempearlas de
las
formas
organizacionales deben ser seleccionadas y elaboradas segn criterios y principios universales. En esta fase, la
teora de la administracin se caracteriz bsicamente por el nfasis en las tareas.
11.2 Concepto.
Es la definicin de todas las actividades desempeadas por una persona, que pueden percibirse como un todo
unificado y ocupan una posicin formal en el organigrama. Un cargo es una unidad de la organizacin,
conformado por un grupo de deberes y responsabilidades que lo separan y lo distinguen de los dems cargos. Los
deberes y las responsabilidades de un cargo, atribuidos a quien lo desempea, proporcionan los medios a
travs de los cuales cada empleado contribuir al alcance de los objetivos de la organizacin. Ocupante es la
persona designada para desempear un cargo. Existen cargos que tienen un ocupante y otros que tienen
varios ocupantes, como el caso de operadores de mquinas o secretarios. Un cargo est vacante cuando no hay
ocupante designado para ejercerlo. Por otra parte, las tareas constituyen las actividades que debe cumplir el
ocupante del cargo.
El papel es un conjunto de actividades o comportamientos exigidos al ocupante del cargo. Los requisitos de
un papel pueden ser familiares para el individuo, gracias a su conocimiento de la tarea, o pueden ser inciertos
cuando le son comunicados por otros miembros de la organizacin que solicitan su conocimiento del papel, o
dependen de ste, para atender las expectativas de sus propios cargos. En este sentido, la empresa puede
entenderse como un sistema de papeles que se superponen, cada uno de los cuales est asignado a personas
que desempean actividades y desarrollan expectativas de papeles relacionadas con las dems personas. Por
consiguiente, las empresas slo pueden funcionar cuando las personas
especficos y actividades requeridas ocupan los cargos correspondientes. En consecuencia, las personas
deben ser reclutadas, seleccionadas de acuerdo con los requisitos del cargo, entrenadas para desempearlo
adecuadamente, conforme a las prescripciones, supervisadas, evaluadas y controladas.
11.3 Proceso Diseo de Cargos.
Probablemente, el diseo de cargos es tan antiguo como el propio trabajo, y .se remonta a los orgenes
del hombre. "La situacin bsica de un hombre que desempea tareas bajo la direccin de otro jams se
modific realmente, a pesar de todos
incluso
demogrficos, ocurridos durante la larga historia de la humanidad. La profunda divisin del trabajo desarrollada a
74
partir de la Revolucin Industrial-el surgimiento de las fbricas, la interdependencia gradual de los trabajos,
la invencin de la mquina, y la mecanizacin, el advenimiento del enfoque mecanicista de la administracin
cientfica y, posteriormente, el movimiento de las relaciones humanas- modific el contenido del trabajo, pero no
ocurri lo mismo con la esencia de la situacin de dependencia ya citada.
El proceso de diseo de un cargo puede dividirse en tres etapas:
1. Especificacin del contenido de la tarea que debe ejecutarse.
2. Especificacin del mtodo para ejecutar cada tarea.
3. Combinacin de las tareas individuales en cargos especficos. Cada cargo se convierte en un conjunto de
tareas especficas.
El primero y el tercer aspectos determinan el contenido del cargo, mientras que el Segundo indica cmo
deber desempearse.
11.4 Enfoques en el Diseo de Cargos.
El diseo de los cargos es la manera como se proyectan y estructuran los cargos Individuales y se
combinan en unidades, departamentos y divisiones. Existen tres enfoques diferentes en el diseo de cargos
y tareas: clsico, humano y situacional.
Cada uno de estos enfoques se analizar en seguida.
Enfoque clsico
Se fundamenta en el trabajo pionero de los ingenieros de la administracin cientfica de Taylor. Constituye el
primer intento sistemtico por definir los principios capaces de orientar el empleo ptimo del individuo en el
cargo y su ejecucin eficiente. La administracin cientfica buscaba:
a. Encontrar la mejor manera para que las personas ejecutasen una tarea.
b. Segmentar y fragmentar los cargos en tareas repetitivas en las que fuera fcil entrenar .
c. Distribuir los elementos y los equipos para minimizar el esfuerzo y la prdida de tiempo.
d. Propiciar un ambiente en que el ruido, la ventilacin y la iluminacin no redujesen la eficiencia.
e. Eliminar todos los medios que produjesen fatiga y que no estuviesen relacionados con la tarea ejecutada.
La mejor manera de ejecutar las tareas estaba definida por el estudio de tiempos y movimientos, realizado a
travs de la descomposicin, anlisis y simplificacin de los movimientos que el obrero realizaba para ejecutarlas,
de modo que los movimientos Intiles fuesen eliminados y los movimientos tiles fuesen perfeccionados. Esta
mejor manera de ejecutar ahorraba esfuerzos en dos direcciones: reduca el tiempo empleado para la
ejecucin de la tarea y el esfuerzo del obrero, para darle condiciones de aumentar su eficiencia. Despus de la
racionalizacin del trabajo del obrero, se pas a cronometrarlo para establecer el tiempo estn dar de ejecucin.
Adems, se utilizaba un sistema de incentivos salariales y premios de produccin para quienes mejoraran el
tiempo estndar. Se estableci una separacin entre planeacin (a cargo de la gerencia) y ejecucin (a cargo
del obrero) del trabajo, pues el diseo de los cargos se basaba en el "qu hacer" y no en el "qu pensar". Para
racionalizar mejor el trabajo, los cargos se fragmentaron para obtener la mayor estandarizacin posible. La
fragmentacin condujo a la especializacin (y ms adelante a la superespecializacin) del obrero, que se convirti
en un simple reproductor de algunos movimientos sencillos y
repetitivos
en
la
lnea
de
montaje.
La
75
especializacin facilit la seleccin y el entrenamiento de los obreros, ya que no se les exiga ninguna
habilidad ni conocimiento.
El enfoque clsico en el diseo de cargos se sustenta totalmente en la lnea de la ingeniera industrial, y
su nfasis principal es la bsqueda de la eficiencia. Todos los recursos disponibles, incluso los recursos
humanos, deben movilizarse, asignarse y combinarse para alcanzar la mxima eficiencia posible. Su aplicacin
est orientada preferencialmente hacia el obrero de la lnea de montaje, caracterstica de la produccin en
masa, y relega a un segundo plano los dems cargos de la jerarqua de la empresa,
Enfoque Humanista
El modelo humanista constituye una fuerte reaccin al mecanicismo del diseo clsico, pues tiene ms en cuenta la
persona y tiende a focalizar ms el contexto que envuelve externamente el cargo y las condiciones en las cuales
se desempea, dejando en un plano secundario el contenido del cargo o los mtodos para desempearlo. El
ocupante del cargo recibe atencin especial del modelo humanista, ya que no es tratado como una mquina
o robot, como en el diseo clsico, sino como miembro de un grupo social, El diseo humanista busca mayor
interaccin entre las personas y sus superiores, as como mayor participacin en decisiones relacionadas con la
ejecucin de las tareas, como medio de satisfacer la necesidades individuales y aumentar la moral del
personal, El superior se ve estimulado a desarrollar entre sus subordinados un espritu de equipo capaz de
cohecionar el grupo de trabajo, gracias a una atmsfera de trabajo amigable y cooperativa, y minimizar
fricciones o conflictos entre los subordinados, que puedan perjudicar el desarrollo del desempeo del
departamento. Algunas actividades extra se consideran importantes para reducir el desgano y la monotona e
incrementar sentimientos de amistad y cooperacin, como el tiempo libre, la comodidad y las condiciones fsicas del
trabajo.
El enfoque humanista en el diseo de cargos se sustenta en las ciencias del comportamiento. Su objetivo
es motivar e incentivar a las personas mediante tareas para aumentar su productividad o, por lo menos,
mantenerla en niveles elevados
Mientras el diseo clsico hace nfasis en las tareas, el diseo humanista destaca las personas. El primero busca la
eficiencia mediante la imposicin del mtodo de trabajo, estandarizando al empleado para controlado mejor; el
segundo busca la realizacin personal en la medida de lo posible, pero sin modificar la esencia de la tarea y
las condiciones intrnsecas en las cuales se ejecuta.
Enfoque Situacional
Parte de la premisa de que el diseo del cargo debe tener un enfoque sistmico.Sistema es un conjunto de
unidades o partes relacionadas entre s, que forman untodo complejo. El enfoque sistmico hace nfasis en las
relaciones entre las partes del sistema y en cmo afectan estas relaciones el desempeo del todo: se trata de lograr
la mxima eficacia del sistema entero, y no la eficacia
aisladamente-, adems de garantizar la interdependencia de stas.
76
.
11.5 Diseo de Cargos y las Personas
El diseo de cargos tiene por objeto la configuracin estructural de las tareas y las personas que deben
ejecutarlas. Una de las preocupaciones de los responsables del diseo de cargos es reducir la incertidumbre y
la ambigedad, sobre todo en el nivel operacional de la empresa, para protegerlo de la incertidumbre, las
coacciones, contingencias y turbulencias que ocurren en el ambiente externo y, al mismo tiempo, de codificar las
imposiciones y exigencias de la tecnologa utilizada por la empresa.
El cargo representa el punto de mediacin entre el individuo y la empresa. Por un lado, el individuo con sus
necesidades
(motivaciones)
recursos personales
(habilidades, conocimientos,
capacidades,
aptitudes,
destrezas, etc.), y por otro lado, la empresa con sus recursos y sus necesidades de talento humano. El
cargo es el punto de contacto entre ambos. Mediante el cargo, la empresa y el individuo establecen
relaciones de intercambio para lograr las contribuciones del otro, a cambio de los incentivos que ofrece.
Estas relaciones de intercambioestablecen los derechos y deberes de manera explcita, formalmente,
mediante un contrato legal escrito y declarado. No obstante, el contrato legal y formal no siempre contiene todo
lo que se establece y acuerda entre las partes. Por consiguiente, las relaciones de intercambio tambin son
gobernadas por ciertas presuposiciones no formalizadas pero establecidas de manera implcita e informal, o
incluso hasta inconscientemente. Estas suposiciones implcitas se denominan "contrato psicolgico" y constituyen
el conjunto de expectativas recprocas no formalizadas, ni escritas, ni documentadas, entre el individuo y la
empresa, las cuales se extienden ms all del contrato formal de empleo.
Se trata de un consenso implcito y no declarado que incluye una vasta gama de prcticas, derechos,
privilegios
obligaciones
consagrados
consuetudinariamente
de
otros.
Un
supervisor puede coordinar el trabajo de muchas personas, dependiendo de la amplitud de control deseada. Si
77
el trabajo tiene herencia en el de otros grupos, la supervisin directa se torna limitada. Ideal en actividades
que presentan poca burocratizacin y poca descentralizacin.
3. Estandarizacin: la coordinacin se lleva a cabo mediante especificacin y programacin de las actividades,
de acuerdo con estndares predeterminados. Puede efectuarse de tres maneras:
a. Estandarizacin del proceso de trabajo: el cargo se disea y los procesos de trabajo se especifican o programan
mediante instrucciones, procedimientos, mtodos, normas y reglamentos, etc. Ideal cuando las tareas son
sencillas y rutinarias, como ocurre en las lneas de montaje.
XII.
DIRECCIN
12.1 Concepto.
La direccin es aquel elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de todo lo
planeado por
directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultnea que se cumplan en la forma adecuada
todas las rdenes emitidas.
Por su parte, Koontz y ODonnell: adoptan el trmino direccin, definiendo sta como la funcin ejecutiva
de guiar y vigilar a los subordinados.
Fayol define la direccin indirectamente al sealar: Una vez constituido el grupo social, se trata de
hacerlo funcionar: tal es la misin de la direccin, la que consiste para cada jefe en obtener los mximos
resultados posibles de los elementos que componen su unidad, en inters de la empresa.
Burt K. Scanlan. Consiste en coordinar el esfuerzo comn de los subordinados, para alcanzar las metas
de la organizacin.
Leonard J. Kazmie. La gua y supervisin de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las metas
de la organizacin.
Robert B. Buchele. Comprende la influencia interpersonal del administrador a travs de la cual logra
que sus subordinados obtengan los objetivos de la organizacin mediante la supervisin, la comunicacin y
la motivacin.
Joel J. Lerner y H.A. Baker. Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperacin del esfuerzo de los
subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivacin y la supervisin.
La funcin de dirigir es un proceso que abarca todos los niveles de la organizacin y es una actividad especial
que se
una
determinada
autoridad,
tiene
la
mediante habilidad, motivacin y eficacia, los mejores resultados en el logro de los objetivos propuestos.
Si quisiramos hacer una clasificacin de los niveles que abarca la direccin tendramos que decir:
78
Le corresponde al directivo tener la visin necesaria para lograr proyectar su empresa.
tomar las mejores y mas importantes decisiones de ahora y hacer las predicciones sobre aquellos aspectos
mas significativos e importantes del futuro.
Definir claramente las metas y los resultados esperados, y encaminar al grupo humano a su consecucin;
para ello debe establecer objetivos claros, alcanzables con criterios y periodos definidos, y con los recursos y
presupuestos suficientes para conseguirlos.
El logro de los resultados, esta directamente relacionado con las condiciones y caractersticas de su recurso
humano.
La direccin deber hacer participe de la gestin, a toda la colectividad empresarial, y con un claro
concepto de la autoridad y responsabilidad deber delegarle lo necesario, con la supervisin y control que se
juzgue conveniente.
12.2. El Arte de Dirigir
Son diversos
79
Un directivo se parece mucho a un entrenador de ftbol. Es el responsable de preparar adecuadamente a su
equipo, de establecer la estrategia de juego, de adecuar a cada uno en su puesto, de decidir la alineacin inicial del
partido, de establecer modificaciones o correcciones durante el mismo, de analizar los resultados conforme a
los objetivos establecidos, de felicitar o amonestar a sus jugadores,... pero l no juega el partido, el hace hacer
y es el responsable principal de los resultados obtenidos por su equipo, de forma que si stos son negativos de
forma sucesiva se pedir su cabeza como todos conocemos muy bien.
El hacer hacer supone que cada colaborador "sepa" lo que tiene que hacer y que lo haga, y una vez que lo est
realizando, "dejarle hacer', interfiriendo lo menos posible y aceptando los riesgos de que se pueda
equivocar. Y el ejercicio de la direccin tiene tambin un gran componente de "servicio" a los colaboradores, por
lo que, tambin entendemos que:
Dirigir, es hacer a los colaboradores para que logren unas metas previamente establecidas.
Es el jefe quien est al servicio de los miembros de su equipo y no a la inversa.
El jefe tiene por misin principal lograr que sus colaboradores alcancen los objetivos establecidos y, para ello,
estar atento a cualquier tipo de incidencia de previsin, organizativa o de coordinacin que impida el referido
fin. Y por ltimo: Dirigir, es la accin de crear y ejecutar el cambio.
Hoy ms que nunca, en un entorno cambiante, dirigir es percibir el cambio y ser capaz de llevarlo a buen fin
influyendo a sus colaboradores para conseguirlo.
Por ello, dirigir bien es un arte al alcance de quienes teniendo los conocimientos mnimos requeridos,
ponen en prctica sus habilidades personales y tratan de mejorar en cada una de las ocasiones que
tienen oportunidad para ello.Para convertir en arte el ejercicio de la direccin es preciso tener bien presentes
y llevar a la prctica una serie de aspectos que se mencionan a continuacin:
Saber qu es lo que se quiere lograr.
Si no tenemos claro lo que queremos conseguir es "imposible" dirigir eficientemente. Por ello, en primer lugar
es necesario
que
queremos
lograr,
una
visin
del
"proyecto"
que
pretendemos alcanzar y desarrollar una actuacin por prioridades, para lo cual, es preciso distinguir lo
principal de lo secundario.
Mostrar cmo hacerlo
Es nuestra obligacin facilitar a nuestros colaboradores el ejercicio de su actividad. Debemos organizar
adecuadamente los recursos tcnicos y humanos disponibles adiestrndoles adecuadamente y potenciando el
trabajo en equipo.
Dejar que lo intenten
Una vez que hemos sealado lo que hay que hacer y cmo hacerlo debemos dejar que lo hagan. Es probable que
surjan dificultades y cometan algn que otro error. De unas y de otros adquirirn experiencia y madurarn
profesionalmente.
Observar el rendimiento
Durante la ejecucin de un trabajo nuestro papel de directivo estar supeditado a la debida coordinacin de los
colaboradores resolviendo los imprevistos que puedan aparecer, as como las dificultades que se le puedan
80
presentar. Nuestra funcin principal en esta situacin ser la de estar a su "servicio" para resolver los problemas
que puedan presentarse, motivarles y facilitar el logro de sus objetivos.
Medir los progresos
No es suficiente con
trabajar
los
resultados obtenidos. Por ello, tener un sistema de medicin adecuado es la primera herramienta que debe
pretender disponer todo directivo. Evaluar el trabajo realizado por nuestros colaboradores, determinando lo
que han hecho bien y lo que pueden mejorar con el fin de adquirir experiencias positivas es una habilidad
que debe ser practicada por todo directivo que pretenda mejorar en el ejercicio de su actividad profesional.
12.3 Elementos de la Direccin.
El Jefe: Es aquel que tiene la funcin de dirigir.
Los Dirigidos: Son a los que dirige el jefe.
La Situacin: Es el momento donde se lleva a cabo la direccin.
Importancia: Estimula y dirige a las personas al logro de los objetivos, propuestas o trabajos
12.4 Principios de la Direccin.
De la armona del objetivo o coordinacin de intereses. La direccin ser eficiente en tanto se encamine
hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad
de la organizacin para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben
estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr
los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.
De la supervisin directa. Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados
durante la ejecucin de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
De la va jerrquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicacin establecidos por la
organizacin formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a travs de los niveles
jerrquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad
de los supervisores inmediatos.
De la resolucin del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestin
administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisin en relacin con un
conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle y provoque problemas no colaterales.
Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstculo que se antepone al logro de las metas de
la organizacin, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de
visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
12.5 Importancia de la Direccin.
La direccin es trascendental por que: Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la
Planeacin y la organizacin. A travs de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los miembros de
la estructura organizacional. La direccin eficientemente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de mtodos de organizacin, y en la eficacia
de los sistemas de control. A travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la organizacin
funcione.
81
12.6 Errores bsicos de Direccin
No es fcil dirigir bien. Quizs por su dificultad, por inexperiencia, o bien, por falta de preparacin, es frecuente
contemplar a muchos directivos cometer errores "de libro" en el ejercicio de la direccin. As, entre los
errores ms frecuentes tenemos los siguientes:
* La Direccin por Improvisaciones:
Cuando no se efectan las debidas previsiones surgen mltiples imprevistos que nos obligan a actuar y a poner
parches y remedios fuera de tiempo con unos costes y trastornos frecuentemente elevados.
* La Direccin por Ensayos
No se sabe muy bien lo que se quiere y en lugar de detenerse a pensar qu es lo ms sensato realizar, se acta,
se van efectuando pruebas y ensayos de acciones hasta lograr resultados positivos, o sea, hasta dar en la diana por
causalidad.
* La Direccin por Urgencias
No hay objetivos, ni prioridades, ni planificacin, y el criterio de actuacin es la urgencia, segn se van
presentando se acta, o bien, cuando hay una urgencia sea importante o no, se alteran los programas de actuacin
existentes y se pone a trabajar en ella.
* La Direccin por Acontecimientos
Circunstancia muy prxima a la anterior. En este caso no es la urgencia la que manda sino el acontecimiento
producido por un tercero que se presenta en un momento determinado y concentra la actuacin de todo
un equipo de personas. La direccin ms frecuente por acontecimientos es la originada por acciones de la
competencia a la que hay que responder.
* La Direccin por Ancdotas
Segn hayamos ledo una noticia en la prensa, u odo un comentario en una tertulia, se establecen nuevos
programas de trabajo que transforman los anteriormente existentes.
* La Direccin a salto de mata
Cuando no se efecta la debida organizacin tanto de los medios tcnicos como de los humanos nos lleva a realizar
un tipo de direccin de ir solucionando problemas sobre la marcha, a salto de mata, que produce la profunda
sensacin de desorganizacin, de falta de direccin.
* La Direccin por sobresaltos
Es aquella que se produce cuando existe la tendencia a reaccionar ante cualquier problema nuevo como si
fuera el ms importante. Entonces el de arriba "asusta" a todo el equipo directivo haciendo que estos
alteren sus prioridades y se pongan a trabajar en la solucin del incidente. A la direccin por sobresaltos
tambin se la conoce con el nombre de direccin por "problemas".
Por ello, dirigir bien es un arte al alcance de quienes teniendo los conocimientos mnimos requeridos, ponen
en prctica sus habilidades personales y tratan de mejorar en cada una de las ocasiones que tienen oportunidad
para ello.
12.7
Herramientas de Direccin
12.7.1 El Liderazgo
Definicin
82
Harry Truman, deca que el liderazgo es la capacidad para conseguir que hombres (y mujeres)
hagan lo que no les gusta y que les guste.
Por otro lado, se toma al liderazgo como una influencia, esto es, el arte o proceso de influir en las personas
para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales.
El liderazgo se puede definir como: "el arte de influir sobre la gente para que trabaje con entusiasmo, en la
consecucin de objetivos en pro del bien comn". El liderazgo consiste en una serie de destrezas que
cualquiera puede aprender y desarrollar, si une el deseo adecuado con las acciones apropiadas. Muchas
veces, el liderazgo se confunde con poder y autoridad. El poder es "la capacidad de forzar o coaccionar a
alguien para que ste, aunque preferira no hacerlo, haga tu voluntad debido a tu posicin o tu fuerza".
Por el contrario, autoridad es "el arte de conseguir que la gente haga, voluntariamente, lo que tu quieres
debido a tu influencia personal".
Factores de Liderazgo en la Empresa
- Tener objetivos claros. Saber donde se va.
- Simplificar, centrarse en lo importante.
- Ser generadores de cambio.
- Tener capacidad de liderazgo.
- Ser un experto en el rea de su influencia.
- Decidir constantemente.
- Medir el progreso. Controlar.
- Fomentar el riesgo. Aceptar los errores que sirven de experiencia para aprender. Celebrar los xitos.
- Orientacin hacia las oportunidades.
- Trabajar, trabajar, trabajar.
motivaciones en diferentes
momentos y situaciones.
-Capacidad de inspiracin.
-Acta a favor del desarrollo de una atmsfera conducente a la respuesta ante las motivaciones, estilo de
lder y ambiente que genera.
El primer componente del liderazgo es el poder.
organizaciones o
acciones de otro.
AUTORIDAD: En
una
organizacin
es
el
derecho
propio
de
un
puesto
ejercer
discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas. Se trata de un tipo de poder.
la
83
El segundo componente del liderazgo se refiere a que un administrador o
cualquier otro
lder en
que se tenga de las recompensas, de la cantidad de esfuerzo que se supone que se requerir, de la
tarea por desarrollar y de otros factores presentes en las condiciones especficas, pero tambin del
ambiente organizacional.
Estilos de Liderazgo.
Podemos mencionar tres estilos bsicos:
-El lder Autocrtico, impone y espera cumplimiento, seguro y conduce por medio de la capacidad de retener
u otorgar premios y castigos.
-El lder Democrtico, o participativo, consulta a sus subordinados respecto de acciones y decisiones
probables y alienta su participacin.
-El lder liberal o de riendas sueltas, hace un uso muy reducido de su poder, en caso de usarlo, ya que
les concede a sus subordinados un alto grado de independencia en sus operaciones.
Dependen en
gran medida de sus subordinados para el establecimiento de sus metas y de los medios para alcanzarlas, y
conciben su funcin como de apoyo a las operaciones de sus seguidores.
84
12.7.2 La Motivacin
Concepto
La motivacin
se
entiende
como
el
estado
psicolgico
interno
de
que
actan
lo
hacen
la
necesidad se constituye en la razn o motivo poderoso que obliga al trabajadora hacer algo y que a la vez
genera un determinado comportamiento en la medida en que se satisfaga o no, razn por la cual
resulta necesario que el directivo identifique tales necesidades o motivos y procure atenderlos
mediante incentivos tangibles o intangibles, segn la naturaleza de las mismas.
En la medida en que se satisfagan las necesidades ser posible predecir, modificar y aun controlar
el comportamiento en la forma deseada, pudiendo en caso contrario llegar a estados de frustracin, tan
perjudicial para la propia persona y para la institucin a la cual pertenece.
Grficamente podemos esquematizarlo as:
85
Pero por que motivar al personal? Por qu motivar al uso de implementos de seguridad? Acaso
no firmaron un contrato al inicio de sus funciones?
La motivacin es un proceso interno y propio de cada persona, que consiste en la ejecucin de
conductas hacia un propsito que el individuo considera necesario y deseable. Es un proceso producido
por el resultado de una evaluacin que el individuo realiza de una situacin determinada. El sujeto evala
su entorno y toma la decisin de movilizarse para lograr tal o cual cosa, siempre que eso traiga
una recompensa asociada (o evite un estimulo aversivo). Veamos un ejemplo: un sujeto toma la
decisin de no aceptar un nuevo trabajo, aunque el sueldo es mucho mayor, pero las condiciones
de vida menores a las actuales. En este ejemplo, el individuo no se sinti motivado al cambio de
trabajo, dado que al evaluar dinero v/s calidad de vida, esta ltima prevaleci. De la misma manera, otra
persona podra perfectamente aceptar este trabajo gracias a una evaluacin dinero/deudas o dinero/
ahorros futuros de cmo favorecido al dinero.
En algunas empresas, el nico agente motivador siguen siendo los bonos o incentivos monetarios. Se
hace una oferta a los trabajadores de que si logran tal o cual meta, entonces recibirn tal beneficio
pecuniario. Este motivador es altamente efectivo en el corto plazo, an que en el largo plazo puede ser
tan destructivo como la droga, ya que el trabajador genera tolerancia a los bonos, por lo que cada
vez va a necesitar de mas y mas dinero para realizar el trabajo que originalmente se contrat por un sueldo
determinado, lo que se traduce en una mala prctica empresarial, altos costos y problemas a futuro.
Lo
anterior
no
considera
los
aspectos
ya
nombrados
(expectativas, aspiraciones,
deseos,
necesidades, otros) con las respectivas consecuencias. Motivar a los trabajadores considera acciones
ms efectivas y muchas veces menos costosas, como un correcto plan de promocin y ascenso,
concurso de pasantas, reconocimientos sociales,participacin en comits especiales, consideracin como
parte de algn panel de expertos o simplemente el reconocimiento del gerente del rea (especialmente
para trabajadores sin personal a cargo). Estas son algunas de las muchas acciones que se pueden
implementar,
bajos
que
los
repetidos
bonos,
de manera
nica
juego, junto
un
sistema
de
reforzamiento de conductas, que desde una mirada funcional, permite que los trabajadores ajusten sus
conductas al estndar deseado en seguridad.
Recordemos que la motivacin del trabajador es beneficiosa tanto para la empresa como para l
mismo. Para la empresa, porque va a determinar el esfuerzo final del sujeto en la consecucin de
86
metas, la calidad de sus productos o servicios y la satisfaccin de sus clientes, y para l mismo, ya que
previniendo accidentes uno disminuye la probabilidad de que en su ocurrencia las consecuencias sean
mayores que de no haber tomado las precauciones necesarias en trabajos de alto riesgo, como el de
altura, con explosivos o material corrosivo, por ejemplo.
Para el lder la motivacin del personal tambin es un determinante de la autonoma de trabajo del sujeto,
o como llamamos tcnicamente, de la madurez laboral, ya que cada trabajador debe ser capaz de
trabajar con calidad y seguridad an cuando no cuenta con la supervisin directa de su jefatura. Si
logramos esto, entonces los esfuerzos de supervisar seran menores y dedicaramos ese tiempo a otras
tareas.
Aspectos de la motivacin que los supervisores y jefaturas (lderes) deben conocer y manejar:
1. La eventual retribucin que los trabajadores reciben por un mejor rendimiento (salario, ascenso,
promociones, otros): ello implica que el trabajador debe creer que es competente para realizar una
tarea, que los esfuerzos adicionales no
87
presentan no se las puede dejar escapar (un trabajo bien realizado, una enfermedad, una solicitud de
apoyo, etc.)
9. No es correcto identificar la motivacin con dar, regalar, consentir,tolerar y felicitar. "El dar y el
tener, seso ha de menester".
10. El comportamiento de una persona es el resultado de su motivacin y situacin.
la situacin o
la motivacin se alterar su
sus aspiraciones y el nivel de satisfaccin de stas) que pueden motivar a las personas.
Teoras de proceso. Estudian o tienen en cuenta el
se motiva.
Teoras de la Motivacin
1. Teora de la Jerarqua de las Necesidades Abraham Maslow.
Es una de las teoras ampliamente conocidas y que concibe las necesidades humanas en cinco tipos o
niveles: Fisiolgicas, De Seguridad, Sociales, De Estima, y de Autorrealizacin, ordenadas en forma
jerrquica de acuerdo a su importancia, y cuya satisfaccin sigue el orden all establecido. Es decir al
satisfacer una necesidad de nivel inferior el comportamiento de la personase orientar a satisfacerla del
nivel inmediato de la escala.
Las necesidades Fisiolgicas: Son las de mayor jerarqua, ellas son las que sostienen la vida
misma, permiten la supervivencia del cuerpo humano. Es indudable que en todas las sociedades la
satisfaccin de estas necesidades est ligada al dinero, pues con l se puede "comprar" o lograr
satisfacer las necesidades de abrigo, alimento, vivienda, vestido, descanso, etc. Adems de posibilitar la
satisfaccin de las necesidades de otro nivel.
Las necesidades de Seguridad: Todos sentimos un deseo, consciente o inconsciente de mantenernos
a salvo de los azares de la vida: el peligro, la amenaza o la privacin, como pueden ser los
accidentes, el dao corporal, la inestabilidad, la inseguridad econmica, etc. por ello los individuos y
las organizaciones (sindicatos) procuran por cualquier medio que estas "catstrofes" se presenten.
Hasta hace algunos aos el gobierno enfatizaba demasiado en este tipo de necesidades al condicionar
una estabilidad laboral -casi- absoluta de los trabajadores, situacin que actualmente se ha revertido
totalmente con los despidos, la "modernizacin estatal" y la flexibilizacin del rgimen laboral.
Las necesidades Sociales: Siendo el hombre un ser social tiene la necesidad de pertenecer y de ser
aceptado por diversos grupos. La necesidad dominante de este nivel se manifestar en la bsqueda de
amor, compaa y amistad con los que le rodean, preferentemente con sus compaeros de trabajo.
Sinembargo no basta el buen compaerismo, sino que mas all est la afinidad de ideas, creencias,
propsitos, expectativas y an la solidaridad en los infortunios.
88
Las necesidades de Estima: Se las denomina tambin del Ego o Status, consisten en el deseo que
siente una persona de ser respetada y reconocida por los dems. La satisfaccin de esta necesidad
produce sentimientos de confianza en si mismo: que bien puede traducirse en prestigio, poder y control
(ser jefes, lderes, directivos, etc.), es decir, en tener influencias sobre los dems.
Necesidad de Autorrealizacin: Se encuentra en el nivel ms elevado de la jerarqua establecida por
Maslow y posiblemente sea la de mas difcil eincompleta satisfaccin. Es el deseo de maximizar
cualquier potencial que posea el individuo. As por ejemplo, un Directivo que busque satisfacer esta
necesidad se esforzar por convertirse en el mejor de todos, capaz de emprender actitudes y
decisiones novedosas, trascendentes, audaces y lograr que las cosas se hagan, pese a que
probablemente no tenga plenamente satisfechas sus necesidades de nivel inferior.
2. La Teora X Y: Douglas Mc Gregor
Probablemente la obra de Elton Mayo, al plantear su teora de que el hombre esta dominado por
necesidades psicolgicas y de seguridad y que deseaba ganar tanto dinero como pudiera con el
menor trabajo posible, lleva a Mc Gregor a formular primero su "Teora X" y posteriormente la "Teora
Y" como anttesis de la primera, basndose en las suposiciones que se tiene a cerca del comportamiento
del personal dentro de las organizaciones.
Teora X
1. El trabajo es desagradable para la mayora de la gente.
2. La gente es generalmente perezosa, prefiere hacerlo menos posible.
3. La gente trabaja principalmente por dinero y posicin.
4. La gente trabaja por temor al despido, a la suspensin o al castigo.
5. La gente permanece inmadura y depende demasiado del jefe, no piensa por si misma.
6. La mayora de las personas no son ambiciosas, desean poca responsabilidad y prefieren ser
dirigidas.
7. La motivacin ocurre slo en los niveles fisiolgicos y de seguridad.
8. La mayora de las personas deben ser controladas estrechamente y a menudo coaccionadas para lograr
los objetivos.
9. La gente resiste al cambio, es rutinario, prefiere seguir el mismo camino.
Teora Y
1. El trabajo es tan natural y es parte inherente a la vida misma.
2. La gente es generalmente activa, se seala metas y goza al cumplirlas.
3. La gente busca muchas satisfacciones en su trabajo.
4. La gente trabaja por el deseo de lograr sus objetivos personales e institucionales.
5. La gente normalmente adquiere madurez, aspira a la independencia, a su propia iniciativa y
autorrealizacin.
6. El auto-control es a menudo indispensable para lograr las metas de la organizacin tomando sus
propias decisiones y con gran sentido de responsabilidad.
7. La motivacin ocurre sobre todo en los niveles superiores.8.
Las
personas
necesitan
escasa
89
Para Mc Gregor la teora X es una manera peyorativa como venlos directivos a sus subalternos, y
la teora Y es la forma ideal de cmo deberan ser stos, para lo
incentivos pertinentes.
3. La Teora Motivacin- Higiene: Frederick Herzberg.
Este cientfico social dedic sus estudios a las necesidades de estima y de autorrealizacin por ser
considerados los ms importantes motivadores de la conducta humana. En sus investigaciones
mediante entrevistas a gerentes americanos- lleg a la conclusin que el directivo tiene dos
categoras diferentes de incentivos, independientes una de otras y que influyen de manera distinta. Al primer
grupo
las
en
el
rendimiento
del
incrementar
trabajador
debido
la
a
segundo
grupo
les
llam
Motivadores,
denominados tambin factores satisfactores por que al generar sentimientos de realizacin, desarrollo
profesional y reconocimiento, pueden tener un efecto positivo en el aumento de la capacidad productiva. A
diferencia
de
los
anteriores
su
presencia
desmotivacin.
Mientras Maslow sustenta su teora de la motivacin en las diversas necesidades humanas (enfoque
orientado hacia el interior), Herzberg basta su teora en el ambiente externo y en el trabajo del
individuo (enfoque orientado hacia el exterior).
Para Herzberg la motivacin de las personas depende de dos factores:
a- Factores higinicos. Son las condiciones que rodean al individuo cuando trabajan; implican las
condiciones fsicas y ambientales de trabajo, el salario, los beneficios sociales, las polticas de la
empresa, el tipo de supervisin recibida, el clima de las relaciones entre las directivas y los
empleados, los reglamentos internos, las oportunidades existentes, etc.
Corresponden a la perspectiva ambiental y constituyen los factores que las empresas
han
utilizado
tradicionalmente para lograr la motivacin de los empleados. Sin embargo, los factores higinicos
poseen una capacidad muy limitada para influir en el comportamiento de los trabajadores. La
expresin higiene refleja con exactitud su carcter preventivo y profilctico, y muestra que solo se
destinan a evitar fuentes de insatisfaccin en el ambiente como amenazas potenciales que puedan
romper su equilibrio. Cuando estos factores son ptimos, simplemente evitan la insatisfaccin, puesto
que su influencia en el comportamiento no logra elevar la satisfaccin de manera sustancial y duradera.
Cuando son precarios, producen insatisfaccin y se denominan entonces factores de insatisfaccin.
Ellos incluyen:
Condiciones de trabajo y comodidad
Polticas de la empresa y la administracin
Relaciones con el supervisor
Competencia tcnica del supervisor
Salarios
90
Estabilidad en el cargo
Relaciones con el colega Estos factores constituyen el contexto del cargo.
b- Factores motivacionales. Tiene que ver con el contenido del cargo, las tareas y los deberes relacionados
con el cargo en s; produce un efecto de satisfaccin duradera y un aumento de la productividad muy por
encima de los niveles normales. El trmino motivacin encierra sentimientos de realizacin, de
crecimiento, y de reconocimiento profesional, manifiestos en la ejecucin de tareas y actividades que
constituyen un gran desafo y tiene bastante
significacin
para
el
trabajo. Cuando
los
factores
motivacionales son ptimos, elevan la satisfaccin de modo sustancial; cuando son precarios,
provocan la prdida de satisfaccin y se denominan factores de satisfaccin. Constituye el contenido del
cargo en s e incluyen:
Delegacin de la responsabilidad
Libertad de decidir como realizar un trabajo
Ascensos
Utilizacin plena de las habilidades personales
Formulacin de objetivos y evaluacin relacionada con estos
Simplificacin del cargo (por quien lo desempea)
Ampliacin o enriquecimiento del cargo (horizontal o verticalmente).
En sntesis, la teora de los factores afirma que:
- La satisfaccin en el cargo es funcin del contenido o de las actividades desafiantes y estimulantes del
cargo: Estos son los llamados factores motivadores.
- La insatisfaccin en el cargo es funcin del ambiente, de la supervisin, de los colegas y del contexto
general del cargo: son los llamados factores higinicos.
Herzberg lleg a la conclusin de que los factores responsables de la satisfaccin profesional estn
desligados y son diferentes de los factores de los factores responsables de la insatisfaccin profesional:
lo opuesto a la satisfaccin profesional, no es la insatisfaccin, es no tener ninguna satisfaccin
profesional; de la misma manera, lo opuesto a la insatisfaccin profesional es carecer de insatisfaccin
profesional y no la satisfaccin.
4. La Teora Existencia, Relacin y Crecimiento (ERC): Alderfer
La Teora ERC, como tambin se le conoce, fue formulado por Alderfer y en realidad constituye una
derivacin de la teora de Maslow, al tratar de relacionar (o sinonimizar) las necesidades bsicas
con las de Existencia, las sociales con las de Relacin y las de Crecimiento con las de los niveles
superiores de la pirmide. Clayton Alderfer propone ciertos cambios a la Pirmide de Maslow referidos a los
niveles de necesidades de las personas, que deben tenerse en cuenta en el mbito de la motivacin:
Necesidades de Existencia o Existenciales
Necesidades bsicas. Consideradas por Maslow como fisiolgicas y de seguridad.
Necesidades de Relacin
Estas necesidades requieren, para su satisfaccin, de la interaccin con otras personas.
Necesidades de Crecimiento
91
Deseo
de
crecimiento
interno
de
las
personas.
Incluyen
autorrealizacin.
Diferencias con la Teora de Maslow
En la Teora ERG, las necesidades no tienen que satisfacerse por orden correlativo
Clayton considera que si el individuo no logra satisfacer una necesidad de orden superior aparece una
necesidad de orden inferior (frustracin-regresin)
5. Teora de las Necesidades Motivadoras: David Mc Clelland
Una teora motivacional relacionada con los tres niveles superiores de la pirmide de Maslow fue
planteada por David Mc Clelland mediante su teora de las Tres Necesidades: afiliacin, poder, y logro.
Necesidad de Afiliacin: Las personas obtienen placer cuando son amados, se preocupan por mantener
relaciones sociales (pertenecer a..) placenteras, estar listos a ayudara consolara otros que estn en
problemas, tienden a evitar el dolor cuando son rechazados por un grupo social, y por el contrario gozan
de la interrelacin amistosa (aceptacin).
Necesidad de Poder: No sindica que las personas tienen una alta necesidad de poder para tratar de
ejercer influencia y control sobre los dems. Estas personas buscan puestos directivos o jefaturales
(liderazgo), son buenos conversadores, extrovertidos, firmes en sus convicciones, exigentes y gozan al
ensear y hablar en pblico.
Necesidad Logro: Las personas tienen un deseo intenso de xito, y un temor igualmente intenso al
fracaso. Desean desafos, se fijan metas difciles, y adoptan un enfoque realista ante el riesgo, tienden
a ser incansables, les gusta trabajar perodos prolongados; no se preocupan excesivamente si se producen
fracasos y gozan de la realizacin de sus propios logros.
6. La Teora "Z"
En base a esta teora X- Y se ha formulado la "Teora Z" con Reddin (EEUU)y Ouchi (Japn)que
expresa que estas teoras, son vlidas slo cuando se toma en cuenta la contingencia en la que se aplica,
que puede estar condicionada por las caractersticas del Jefe, de los subalternos, o por la propia situacin.
Por eso se le llama tambin Teora Contingencial de la Motivacin.
7. Teora del Anlisis Transaccional: E Berne
El ya clsico A.T. formulado por el psicoterapeuta Eric Berne, constituye tambin una herramienta
valiosa para aproximarse al conocimiento del comportamiento de los seres humanos, sobretodo en los
ambientes laborales. la aplicacin del esquema de las interacciones humanas a travs del modelo
conocido como PAN (Padre Adulto Nio) permiten no solo identificar comportamientos o rasgos
inherentes a cada uno de ellos, como por ejemplo que el Padre significa el Freno, el Adulto es el Timn y el
Nio el Acelerador, sino
tambin
convivencia humana en la organizacin. Algunas de las relaciones entre estos tres estadios del
comportamiento, as como de los tipos de jefes de acuerdo a los mismos podemos graficarlos as:
92
salario. Suele ocurrir en otros casos que la poltica de la organizacin determina que los
aumentos de salarios responden a ciertos lineamientos, no vinculables con el rendimiento.
Sin embargo, an en estos casos, suele haber recompensas aparte del sueldo que pueden ser
vinculadas con el rendimiento. stas podran incluir la asignacin a tareas preferidas o algn
tipo de reconocimiento formal.
Proporcionar recompensas que sean valoradas: Muy pocos gerentes se detienen alguna vez a
pensar qu tipo de retribuciones son ms apreciadas por el personal. Habitualmente los administradores
piensan que el pago es la nica recompensa con la cual disponen y creen adems, que no tienen
nada para decir con respecto a las recompensas que se ofrecen. Es creencia general que slo la
administracin superior puede tomar estas decisiones. Sin embargo, hay muchos otros tipos de
recompensa que podran ser realmente apreciadas por el personal. Vale destacar a modo de ejemplo al
empleado a quien se le asigna para trabajar en determinado proyecto o se le confa una nueva
mquina o herramienta; seguramente ste valorara mucho este tipo de recompensa. Como
sntesis podra decirse que lo mas importante para el administrador es que sepa contemplar las
recompensas con las que dispone y saber adems qu cosas valora el subordinado.
Tratar a los empleados como personas: Es de suma importancia que los trabajadores sean
tratados del mismo modo, ya que en el mundo de hoy tan impersonal, hay una creciente tendencia a
tratar a los empleados como si fueran cifras en las computadoras. Este es un concepto errneo
93
puesto que en lo personal creemos que a casi todas las personas les gusta ser tratadas como
individuos.
Alentar la participacin y la colaboracin: Los beneficios motivacionales derivados de la sincera
participacin del empleado son sin duda muy altos. Pero pese a todos los beneficios potenciales,
creemos
que
sigue
trabajadores.
Ofrecer retroalimentacin (feed-back) precisa y oportuna: A nadie le gusta permanecer a oscuras
con respecto a su propio desempeo. De hecho un juicio de rendimiento negativo puede ser
preferible a ninguno. En esta situacin, una persona sabr lo que debe hacer para mejorar. La
falta de retroalimentacin suele producir en el empleado una frustracin que a menudo tiene un efecto
negativo en su rendimiento.
Estrategias para motivar a los subalternos
Diversas son las tcnicas con las cuales se podran motivar al personal, dependiendo obviamente del
tipo de necesidades que requiere satisfacer cada persona.
Los especialistas en este tema sugieren algunas tcnicas especiales tales como:
El Dinero, en nuestro pas hoy ms que nunca resulta el factor motivador ms importante por
cuanto a travs de l se pueden cubrir por lo menos las necesidades bsicas o fisiolgicas,
para alcanzar un nivel mnimo de vida. Adems porque es signo de estatus o poder. Es
evidente que su manejo es muy restringido dada la escasez de recursos del erario nacional y
an de
las propias entidades empresariales privadas. El dinero para ser motivador debe ser
El Diseo de Puestos mediante diversas estrategias como por ejemplo: a) La rotacin para evitar la
monotona o la rutina (Ej. Cambio de rea, de funcin o de cargo, etc.).b) La ampliacin de nuevas
tareas para hacerlo mas variado (ej. Organizador de eventos, etc.) c) El enriquecimiento que
significa darle tareas adicionales que impliquen un mayor sentido de desafo, de responsabilidad,
de participacin y de realizacin.
(Ej.
94
Establecer
polticas
claras
de
produccin
de
comportamiento
y hacer de
conocimiento de todos.
Si bien stas son slo algunas de las tantas formas de motivar al personal, existen tambin otros
factores que producen insatisfaccin en el trabajo y que deben evitarse al mximo. Entre ellos puede
mencionarse las deficientes condiciones fsicas, las injusticias (grandes o pequeas), las promesas no
cumplidas, la inestabilidad en el empleo, la mala direccin o supervisin, los cambios frecuentes, la disculpa
mal concebida, la falta de confianza o desconfianza, la falta de horizonte, de informacin, etc; factores que
generan actitudes
negativas
que
se manifiestan
en:
ausentismo,
tortugusmo,
fingimiento
de
enfermedad, fatiga intensa a causa de la ansiedad, exceso de faltas o errores, constantes cambios de
estado anmico (irritabilidad, cambio de opinin, tristeza, ansiedad, preocupacin, etc.), excesiva rotacin
de puestos, problemas disciplinarios, inclusive uso de alcohol y alcaloides.
12.7.3La Comunicacin
Concepto
Es el proceso por medio del cual se
transmiten
requerimientos con razonamiento y sensibilidad para dar a conocer los informes, opiniones y deseos,
esperando respuesta de los comunicados con reciprocidad de caracteres, compartiendo e intercambiando
mediante el dilogo, la conversacin y la discusin que son las formas naturales de comunicacin.
La comunicacin es la expresin lgica del lenguaje del hombre por medio del cual se acuerdan,
aclaran, se imponen y aceptan situaciones, conceptos y normas que sirven de sustento a la vida y sus
relaciones de convivencia en sociedad.
Principios de la Comunicacin
a) La comunicacin es bilateral.- Significa que para que exista comunicacin tiene que haber un ente
emisor para un ente receptor o un emisor para varios receptores.
b) La comunicacin es tambin unilateral.- Se generan las comunicaciones mediante uno o varios
emisores que
tienen caractersticas
exclamativas,
arengativas
para
darse
valor en
determinadas
95
Etapas de la Comunicacin
a) Antes de emitir una comunicacin es importante hacer una formulacin y revisin de lo que se desea
comunicar.
b) Comprender lo que vas a comunicar.
c) Transmitir eficazmente.
d) Hacer el seguimiento de la comunicacin.
e) Evaluar los resultados de los efectos de la comunicacin, si los objetivos que se traz en la
comunicacin se han logrado.
Condiciones para una comunicacin formal
a) Que los contenidos sean fciles de comprender, empleando palabras adecuadas.
b) Realizar una buena motivacin para mantener el inters de los que participan entregando confianza.
c) Emplear ejemplos de ayudas visuales cuando sea necesario.
d) Procurar encontrar campos de experiencia.
e) Que la comunicacin satisfaga tanto al emisor como al receptor.
Tipos de Comunicacin Organizacional
Formal:
Es aquella que se da de carcter formal siguiendo reglas que impone un grupo, ejemplo: reuniones,
juntas, entrevistas, etc.
Sigue la cadena de mando de la organizacin formal.
rdenes ejecutivas respecto a nuevos sistemas de bonos o planes de accin, informacin tcnica
para propsito de la toma de decisiones y polticas sobre procedimientos y las reglas fijadas por los
manuales o compaas.
Informal:
Es aquella que parte simplemente de reuniones y es de carcter personal, esta distorsiona el mensaje que
se quiere dar. Es comnmente llamada rumor o telgrafo secreto, lo utilizan los gerentes para comprender
la comunicacin formal.
Este tipo de comunicacin informal puede ser til y precisa o daina para el
manejo de las personas. Se dice que hay un 80% de exactitud en los rumores, para saber las
controversias en las organizaciones.
Ascendente: Es aquella que va desde los niveles bajos de la comunicacin hasta los niveles altos de
una empresa.
Descendiente: Es aquella que va desde
El
costo puede incurrir dinero, privacin de comodidad y la cantidad de energa y esfuerzo gastados
en la comunicacin.
96
Efectivo: Comprende la mejor forma de envo y recibo de la informacin, el pleno entendimiento del
mensaje se transmite por un canal emprendida al final del intercambio de informacin.
Elementos en el Proceso de la Comunicacin
Empecemos por decir que el emisor puede tratarse de cualquier individuo interno o externo de una
organizacin o empresa, es la fuente de comunicacin, quien desea transmitir un pensamiento o idea a
otro u otros.
En el caso de una empresa podra tratarse del gerente, secretaria, obrero, cliente, quien sea que tenga
necesidad de transmitir una informacin relacionada con los servicios, sucesos, etc. que ocurra en la
empresa.
El cdigo en este caso se refiere a la forma en que se codificar ese pensamiento, incluyendo la
habilidad, la actitud, los conocimientos y el sistema sociocultural. Es ms, el xito total de cada persona
se determina tambin
Tenemos
ideas
preconcebidas
sobre
temas
diversos
esas
comunicaciones. Se tiene que tomar en cuenta que no se puede comunicar lo que no se sabe y aunque el
individuo (emisor) lo sepa, es posible que el receptor no lo entienda.
El mensaje es el producto real de la fuente codificadora.
y si se logra una comunicacin exitosa ser tambin todo lo que reciba el receptor.
El canal es el medio a travs del cual viaja el mensaje.
situacin es muy importante seleccionar el medio ms adecuado para transmitir la informacin y esto
depender del tipo de informacin, de quienes debern recibirlo, las condiciones que se requieren para el
mejor entendimiento del mismo. Tradicionalmente siguen la red de autoridad de una organizacin los
mensajes relacionados con el trabajo de los miembros de la misma; para esto lo ms adecuado es un
canal formal. Otras formas de mensajes como los sociales o personales, siguen canales informales en la
organizacin.
El receptor es el objeto a quien se dirige en mensaje. Pero antes de que esto ocurra el mensaje debe
ser descodificado proceso mismo que requiere de las habilidades, actitudes y conocimientos previos
sobre el tema del receptor.
Y ahora el elemento que indica en el
retroalimentacin.
97
Prejuicios, conocimientos y habilidades de percepcin del receptor limitadas.
Poca atencin y cuidado en el proceso de decodificacin.
de manera diferente a la
que reviste esta funcin para todo directivo resulta necesario, pese,
a ser. Reiterativo, recordar-grficamente el modelo del proceso de comunicacin establecido por David
Berlo y complementado por otros estudiosos del tema.
Posiblemente resulte innecesario describir el modelo graficado, puesto que es un tema recurrente,
estudiado incluso en los niveles educativos bsicos, baste simplemente con indicar que siendo un proceso
mental y actitudinal se debe tener en cuenta los factores que afectan al normal flujo de la
informacin.
Tener en cuenta que el personal bien informado (con canales de comunicacin abiertos) es un
personal motivado, productivo, enterado, identificado, etc., caso contrario se corre el riesgo de tener
personal autmata, desmotivado que genera serios conflictos personales e institucionales. Para este
efecto es recomendable tomar nota de algunas barreras o "ruidos" que se generan en estos elementos.
Ruidos del Emisor
1. Inhabilidad comunicativa.
2. Prejuicio o temor hacia el receptor.
3. Actitud dogmtica (Imposicin).
4. Falta de motivacin.
5. Indisposicin anmica.
6. Inadaptacin al nivel del receptor.
7. Desconocimiento del receptor.
8. Mala informacin. Mala preparacin.
9. Incapacidad de codificar bien.
Ruidos en el Receptor
1. Dispersin o distraccin
98
2. Poca atencin a las instrucciones.
3. Falta de informacin.
4. Condicionamiento de la primera percepcin deficiente.
5. Desconfianza o temor.
6. El engao de los sentidos
7. Falta de motivacin
8. Indisposicin anmica.
9. Mala interpretacin.
Ruidos en el Mensaje
1. Contenido complicado o impreciso.
2. Contenido escaso.
3. Dosis excesiva.
4. Mensaje inoportuno.
5. Interferencia de otro mensaje.
6. Mensaje poco convincente, etc.
7. Mensaje incompleto.
Ruidos en el Canal
1. Canal inadecuado escaso.
2. Mala utilizacin del canal.
3. Recargo.
4. Saturacin.
5. Morosidad.
6. Interferencia parcial o total.
En sntesis estos ruidos o barreras se pueden resumir en barreras fsicas, fisiolgicas, psicolgicas,
culturales y organizacionales.
Pautas para mejorar la comunicacin.
Clarificar las ideas antes de comunicar.
Examinar el verdadero propsito de cada comunicacin.
Considerar el ambiente fsico y humano cada vez que comunique.
Consultar con otros, cuando sea apropiado, al planear las comunicaciones.
Poner cuidado en el nfasis, as como en el contenido bsico del mensaje.
Aprovechar la oportunidad, cuando se presente, para trasmitir algo de valoro de ayuda al receptor.
Efectuar seguimiento a la comunicacin
Comunicar para maana as como para hoy, con precisin.
Cuidar que sus actitudes o conductas apoyen su comunicacin
Finalmente, trate no solamente de ser comprendido sino tambin de comprender: ser buen oyente.
Recomendaciones para una Comunicacin Eficaz en la Organizacin
99
El gerente debe comprometerse en la filosofa y el comportamiento, con la nocin de que comunicarse
con los empleados es esencial para el logro de las metas de la organizacin.
Asociar las acciones con las palabras.
Comprometerse con la comunicacin de dos vas (descendente y ascendente)
nfasis en la
competente. Ningn lder pueda tener xito en solitario. La nica manera de llevar a buen puerto un
proyecto es apoyarse en los mejores. Adems, el futuro de la empresa exige que el lder forme un
excelente
El lder tiene la suficiente seguridad en si mismo que no teme rodearse de gente muy brillante, no teme que
alguien le pueda hacer sombra. Cuando el lder elige a sus colaboradores, el criterio de seleccin que
aplica es elegir a los ms capacitados. Busca gente muy competente, con personalidad, con empuje, con
ideas propias, que sepa funcionar con autonoma, pero leales y honestos.
Sera un enorme error rodearse exclusivamente de gente que piense como l, gente poco problemtica.
No hay que temer que a veces pueda haber discrepancias de criterios, incluso habra que fomentarlas
ya que las discusiones hacen salir a la luz lo que uno piensa realmente (siempre que estas discrepancias
no deterioren la unidad). El trabajo en equipo conlleva compartir informacin, estar abierto a
discusiones, saber escuchar, ser receptivo a las buenas ideas que expongan otros.
En definitiva, crear un ambiente participativo, en el que las personas puedan exponer libremente sus
opiniones, sus ideas.
El lder admitir (y fomentar) la discusin mientras se abordan los problemas (que la gente exponga
sus puntos de vista), pero una vez tomada una decisin exigir que el equipo acte sin fisura. Para que un
equipo funcione es esencial que haya armona entre sus miembros, por lo que el lder se preocupar por
conseguir un ambiente de entendimiento entre sus colaboradores.
Es fundamental que haya mucha comunicacin dentro del equipo.
Adems,
estas
reuniones
permiten
realizar
100
Al igual que el lder exigir lealtad a su equipo, l por su parte mostrar una total lealtad hacia sus
empleados.
El lder defender a su equipo cuando sea atacado.
El lder se preocupar de su equipo, de su desarrollo profesional, de suaprendizaje, de su futuro.
Por ltimo, el lder tiene la obligacin de apartar a los mediocres, a los indiferentes.
Si no lo hiciera terminara deteriorando la efectividad del equipo y afectando negativamente a la
empresa.
Conflictos dentro del Equipo
El lder es consciente de que en las reuniones del equipo directivo pueden surgir situaciones
tensas, discusiones acaloradas. Adems, es precisamente entonces cuando la gente se emplea a
fondo y da lo mximo de s, exponiendo abiertamente sus puntos de vista. Lo que no debe permitir
es que estas tensiones sean la tnica general de estas reuniones, ya que terminara generando una
crispacin que afectara a la unidad delequipo. Tampoco puede permitir que en estas reuniones acaloradas
se lleguen a traspasar los lmites del respeto personal.
Cuando el lder se rodea de gente competente, con personalidad, ambiciosa, es normal que en
ciertas ocasiones pueden surgir fricciones entre ellas. Cuando una diferencia entre personas se afronta
en su etapa inicial es fcil que se solucione sin mayores complicaciones. Sin embargo, si el problema no
se aborda convenientemente puede terminar enquistndose, originando una fuerte animadversin de difcil
solucin.
Para evitar malos entendidos, incomprensiones, etc., es fundamental que haya una comunicacin muy
fluida dentro del equipo. De ah la importancia de establecer reuniones peridicas (diarias, semanales)
que facilite el contacto entre las personas. El lder no tiene que adoptar una actitud paternalista,
tratando de acercar a sus colaboradores: Sus colaboradores son gente adulta y entre ellos deben
solucionar sus diferencias.
No
obstante,
si
el
enfrentamiento
alcanza
tal
dimensin
que
termine
afectando
al buen
funcionamiento del equipo, el lder intervendr, dejando muy claro que no tolerar este tipo de
situaciones, exigiendo a sus colaboradores que solucionen sus diferencias.
Hay que tener muy claro que un equipo tan slo puede dar lo mejor de s mismo cuando acta unido, por lo
que no se pueden tolerar graves desavenencias entre sus miembros.
El lder tiene que estar muy pendiente de los pequeos detalles, ya que en ocasiones las
diferencias entre los miembros del equipo apenas son perceptibles, pero debajo de las apariencias se
esconden, a veces, autnticos enfrentamientos soterrados. Los implicados tienden frecuentemente a
esconder sus desavenencias del conocimiento del lder por miedo a su reaccin.
Adems, el lder debe ser muy cuidadoso para evitar dar pie a situaciones (a veces de manera
inconsciente) que puedan deteriorar las relaciones dentro del equipo. Por ejemplo: diferencias
injustificadas de retribuciones, manifestar claramente su preferencia por algn miembro del equipo
101
(destacando
frecuentemente su
trabajo, presentndolo
continuamente
como ejemplo),
creando
camarillas (almorzando con cierta frecuencia con parte de su equipo de colaboradores, etc.).
Por ltimo, indicar que si algn miembro del equipo es manifiestamente dscolo, el lder deber apartarlo del
mismo.
Caractersticas del trabajo en equipo:
Es una integracin armnica de funciones y actividades desarrolladas por diferentes personas. Para
su implementacin requiere que las responsabilidades sean compartidas por sus miembros. Necesita que
las actividades desarrolladas se realicen en forma coordinada.
Necesita que los programas que se planifiquen en equipo apunten a un
trabajar de forma efectiva como equipo requiere su tiempo, dado que se han de adquirir habilidades y
capacidades especiales necesarias para el desempeo armnico de su labor.
Existen distintos aspectos necesarios para un adecuado trabajo en equipo, entre ellos podemos
mencionar:
Liderazgo efectivo, es decir, contar con un proceso de creacin de una visin del futuro que tenga en
cuenta los intereses de los integrantes de la organizacin, desarrollando una estrategia racional para
acercarse a dicha visin, consiguiendo el apoyo de los centros fundamentales del poder para lograr
lo anterior e incentivando a las personas cuyos actos son esenciales para poner en prctica la
estrategia.
Promover canales de comunicacin, tanto formales como informales, eliminando al mismo tiempo las
barreras comunicacionales y fomentando adems una adecuada retroalimentacin.
Existencia de un ambiente de trabajo armnico, permitiendo y promoviendo la
integrantes
de
los
equipos,
donde
se
aproveche
participacin
de
los
desempeo.
Rol del Lder- Mentor en el Trabajo en Equipo
El lder es el que moldea o da forma a la estructura de cada grupo. Con su conduccin el lder puede o
no formar grupos de personas que funciones como EQUIPO DE TRABAJO. El lder basado en el lema
DIVIDE Y REINARAS, gobierna con xito el grupo de
102
Cmo
liderar? Cmo conducir? Cmo dirigir? Cmo hacer una empresa eficiente?
Ese
es
el
desafo de los empresarios. Con su emprendimiento motivan a sus seguidores, con sus acciones
determinan
el
accionar
de
empresarios.
Qu tipo de lder es el mejor? La respuesta es muy sencilla: EL QUE LA GENTE ELIJA".
Patrones de conducta de los lderes de equipo
Un lder de equipos de trabajo debe ser una persona tranquila, sensata y que se preocupe por su tarea.
Su comportamiento debe responder a las siguientes pautas:
Iniciacin: el lder inicia, facilita o resiste nuevas ideas y prcticas.
Calidad de socio: el lder se mezcla con el grupo, interacta e intercambia servicios personales con
los miembros.
Representacin: el lder defiende al grupo contra el ataque, manifiesta los intereses del grupo y acta
en nombre de ste.
Integracin: el lder subordina el comportamiento individual, estimula una atmsfera agradable, reduce
los conflictos y promueve al ajuste individual al grupo.
Organizacin: el lder estructura su propio trabajo, el de los otros miembros y las relaciones entre ellos en
realizacin de las tareas.
Dominio: el lder limita el comportamiento de los miembros o del grupo en accin, toma decisiones y
expresa opiniones.
Comunicacin: El lder suministra y obtiene informacin de los miembros, y muestra conocimientos de
cualquier materia relacionada con el grupo.
Reconocimiento: el lder expresa aprobacin o desaprobacin de la conducta de los miembros del grupo.
Produccin: El lder fija niveles de esfuerzo o cumplimiento y estimula a los miembros en cuanto a su
rendimiento. El lder ideal tiene el apoyo de los miembros de su equipo en cada dimensin de su
actividad.
Aspectos que ms importantes para lograr el xito de un equipo:
1. La Motivacin dirigida al objetivo o meta de todos los miembros.
2. Intercambio de comunicacin efectiva entre los participantes.
3. Sistema de Jerarqua integral, o sea, no porque soy el cerebro soy de mayor importancia que el brazo.
4. La implementacin de la Crtica Constructiva.
manera objetiva por el equipo y corregida mediante sugerencias y recomendaciones que refuercen el
esfuerzo que produjo la falla, as mejorando los mtodos, acelerando los procesos, motivando y
sacndole provecho al error o deficiencia.
5.
Cultura fundamentada en la unificacin del equipo con una estrecha relacin interpersonal de los
miembros.
103
6. El slido y firme compromiso de los miembros de alcanzar la meta trazada en tiempo real.
7. Capacidad psicolgica e intelectual del equipo para enfrentar los obstculos o circunstancias
buscando solamente las soluciones sin ningn momento entrar en Crticas o argumentos que slo
producen la desmotivacin y los retrasos en la productividad y autoestima de los miembros.
Estos siete puntos son vitales para poder desarrollar un proyecto o lograr una meta utilizando el mtodo
o, ms bien cultura del Trabajo en Equipo.
Tambin podemos aplicar esto no solo a las empresas pero a la sociedad en general. La Competitividad
de una empresa se basa en su organizacin operacional la cual establece su productividad. Las
empresas vanguardistas no contienen Grasa sus operaciones carecen de desperdicios en todas la
reas. Operan con una dinmica proactiva y con miras hacia el futuro y las oportunidades que este puede
ofrecer.
El Trabajo en Equipo definitivamente es un instrumento que apoya la productividad, calidad y
reduccin de tiempo. Esto se convierte en Competitividad.
Ventajas del trabajo en equipo
Quienes creen que un equipo de trabajo debe formarlo gente con formas de pensar y actuar semejantes
estn equivocados. Lo fundamental es que lo integren personas distintas. Cada uno de los miembros del
equipo debe aportar ideas diferentes para
que las decisiones de carcter intelectual u operativo que tome la organizacin sean las mejores.
Cuando hay diferencias y discrepancias surgen propuestas y soluciones ms creativas.
Es algo similar a un equipo de ftbol o voleibol. Cada uno ocupa un puesto diferente (defensa, volante,
delantero), pero todos dirigen sus energas hacia la consecucin de un mismo objetivo. No hay lugar
para el intolerante
Condiciones para obtener resultados en el trabajo de equipo
Efectividad: La prioridad del Lder debe ser el cumplimiento del Objetivo. Cualquier otro resultado ser
deficiente si no corresponde a lo inicialmente definido
Eficiencia: El segundo objetivo del Lder debe ser
104
-Equipo concentrado en la tarea. Se deben generar las condiciones para que el equipo se concentre en la
tarea y aparezca la creatividad individual, y de todo el grupo, en funcin de lo programado.
-Definir la organizacin del equipo. Deben delimitarse las funciones que cumplir cada persona, dar a
conocer las normas de funcionamiento, cmo va a ser la direccin y quin la ejercer y establecer
un calendario de reuniones. Adems, se debe respetar las funciones especficas de cada uno de los
miembros.
-Establecer la situacin, tema o problema a trabajar. Es necesario establecer claramente la situacin,
tema o problema en el cual se va a trabajar; preparar un programa objetivo, con una clara y
precisa definicin de objetivos y con metas alcanzables.
Inters por alcanzar el objetivo. Debe haber inters por alcanzar el objetivo comn y estar de acuerdo en
ste, considerando las motivaciones de cada miembro del grupo.
-Crear un clima democrtico. Es importante lograr un clima democrtico propicio, en donde cada persona
pueda expresarse libremente sin ser juzgado por sus compaeros, y donde cada idea pasa a ser del
grupo, por lo tanto el rechazar una idea no significa rechazar a la persona.
-Ejercitar el consenso en la toma de decisiones En la medida que se escuchan las opiniones de todos,
se obtiene el mximo de informacin antes de decidir, y los integrantes se convencen con
argumentos ms que con votaciones.
-Disposicin a colaborar y a intercambiar conocimientos y destrezas. El ltimo requisito que es importante
lograr para un buen trabajo en equipo es el desarrollo de la disposicin a colaborar y a intercambiar
conocimientos y destrezas. Esto implica contar con tiempo necesario para que cada integrante pueda
mostrar a los otros lo que sabe y est dispuesto a entregar los conocimientos que posee para que los
dems tambin lo aprendan.
105
12.8 Labor de un Directivo.
12.8.1 Funciones Directivas
Hemos visto diversos conceptos que, con sus matices diferenciales, nos han situado en la base y sustancia
de la direccin, pero sta no es un proceso esttico, sino dinmico.
Por
ello,
el
proceso
de
direccin
comprende
diversas
fases o etapas
nombre de funciones directivas y que de una forma esquemtica son las siguientes:
Prever y Planificar
La mejor forma de conquistar el futuro estriba en hacer previsiones inteligentes hoy, y cumplirlas como si no
fueran posibles maana.
Consideramos la previsin como un proceso por el cual un directivo proyecta lo que hay que hacer en el futuro,
descubre las posibilidades que se le ofrecen, y segn eso, determina unas metas que, siendo realizables por
estar basadas en los hechos, son los suficientemente ambiciosas para garantizar el progreso.
Lo expuesto nos lleva a sealar que todo proceso de previsin parte de un conocimiento en profundidad de la
situacin en la que nos desenvolvemos y de los hechos
Una vez que dominamos el marco en el que actuamos estamos en condiciones de fijar las metas, de sealar
lo que hay que hacer
priorizarlos ya que no se puede pretender querer lograrlo todo con la misma intensidad. Establecidos
y priorizados los objetivos es el momento de llevar a cabo los planes para lograrlos.
Lo primero que nuestros colaboradores esperan de sus directivos es una adecuada previsin y una
correcta planificacin que convierta todo lo previsible en previsto. Y es que dirigir es, en gran medida, prever, o
sea, tratar que las personas que nos aportan sus esfuerzos tengan los menores "imprevistos" posibles.
Si
realizando
la
funcin
de
la
previsin
surgen
con
frecuencia
previsin
tiene
mltiples
enemigos
que
la
llevan
al
fracaso.
As,
intenciones no materializadas en hechos, las hiptesis no verificadas, la actuacin por impulsos y la ausencia
de planes concretos son algunas de las causas por las que surgen "imprevistos" previsibles.
Y es que la funcin de prever
profundidad lo que se quiere realizar y para cundo lograrlo, antes de llevar a cabo el proyecto. Sin reflexin no
hay previsin, es imposible.
La previsin requiere determinar "por adelantado"
plan.Pero la previsin no slo es pensamiento previo, sino tambin requiere de un mtodo de trabajo y sobre
todo, de una autodisciplina que impida la accin antes de la precisa reflexin.
De ah que la previsin sea la condicin preliminar del resto de funciones directivas estando presente
en todos los niveles jerrquicos de una organizacin, y en especial, de forma ms especfica e intensa,
en los cargos ms elevados.
Organizar
106
Una vez que se sabe lo "que" hay que hacer y para "cundo" hacerlo, es necesario determinar el cmo
hacerlo que es la fase correspondiente a la organizacin.
Por
organizacin
entendemos
al
proceso
travs
del
cual
un
tcnicos y humanos necesarios, reparte las tareas entre sus miembros, identifica las relaciones e integra
sus actividades a fin de conseguir objetivos comunes.
La
labor
"cmo"
del
directivo,
en
hacerlo,
para
lo cual,
adecuadamente,
elabora
esta
fase,
es
establece
las
bsicamente
la
de
facilitar
la estructura ms adecuada,
los
sus colaboradores el
forma
prepara
correspondientes.
Por ello, organizar no debe entenderse como un "entrenamiento para", sino como la "puesta en accin" de
unos medios debidamente estructurados que nos permitan lograr un objetivo.
Para que la organizacin de los recursos sea eficaz es recomendable seguir los siguientes principios:
- Tener tareas claras. Asignar a cada colaborador tareas y responsabilidades bien definidas.
- Unidad
de mando. Ningn
colaborador,
desde
el momento
que
ocupa
un puesto
en
la
Todas
los
conocimientos
logro de
de
que
107
El factor ms importante que diferencia a un buen directivo de otro que no lo es, es la calidad del primero en la
toma de decisiones.
Decidir es un proceso voluntario, fruto de la libertad y responsabilidad humana que implica el ejercicio del
criterio (tomar decisiones razonables, objetivas y oportunas), la aceptacin de riesgos asumibles bajo la
propia responsabilidad y sobre la base de los hechos y la informacin disponible que ofrecen una serie de
alternativas entre las que se puede elegir.
De ah que la decisin sea el resultado de la adecuada combinacin de tres factores:
La informacin,
El riesgo,
La personalidad del decisor.
En el momento de tomar una decisin todo directivo debe tratar de disponer la mxima informacin que permita
minimizar el riesgo a correr.
Para lograr
la informacin necesaria,
trabaje conjuntamente con sus colaboradores, que les facilite la participacin que la situacin requiera.
Por ello, el trabajo del directivo consiste en potenciar y combinar
colaboradores para conseguir la mxima eficacia en la adecuada toma de decisiones y en la ejecucin del
programa de trabajo a desarrollar para el logro de los objetivos establecidos. De esta forma se evita una
peligrosa zanja que divide en el seno de una empresa a los seres pensantes (directivos) de los
seres operantes (colaboradores).
Coordinar
Coordinar es establecer y mantener la armona ente los proyectos, los medios y las
personas
empleadas
las mquinas
estn a pleno rendimiento y los colaboradores estn centrados cada uno en lo suyo, el directivo
puede tomarse un respiro.
Pero esta situacin idlica no es frecuente. Es mucho ms habitual que tengamos problemas de
tipo tcnico: mquinas que no funcionan, falta de un producto bsico, transportes que no l legan,... pero sobre
todo, problemas de tipo humano: colaboradores que no ejecutan bien su trabajo porque no saben hacerlo, no
pueden efectuarlo, o no quieren realizarlo.
Si consideramos que los colaboradores no saben hacer bien su trabajo la solucin es bastante sencilla.
Es suficiente con aportarles la debida formacin (conocimientos) o informacin (datos) que requiere el ejercicio
de su funcin o puesto de trabajo, o darles la oportuna instruccin y entrenamiento a travs de las personas
ms capacitadas hasta comprobar que conocen y dominan su misin. A menos que haya un problema
de
capacidad,
en
ese
caso estaramos ms ante una situacin de "no poder" que de "no saber", es
seguro que cualquier colaborador "normal" estar en un breve plazo en condiciones de realizar
satisfactoriamente su trabajo.
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Si el problema es que no pueden entonces se debern analizar si las causas son de orden fsico, psquico,
moral. Hay muchas personas que no pueden realizar adecuadamente su trabajo porque padecen lesiones
fsicas en una parte de su cuerpo que les impide realizar una determinada tarea con normalidad
(un cojo nunca podr ser extremo izquierdo de la Real Sociedad, ni un manco ser un eficaz mecangrafo),
otras tienen problemas de edad, trastornos mentales,... El problema de la incapacidad se arregla
con la "adaptacin", buscando aquel puesto que mejor se adapte al perfil.
Condiciones del colaborador.
Pero el gran problema, y el ms frecuente, en el mundo laboral, no es que los colaboradores
no
sepan
no puedan, sino que no quieran. Estos habitualmente tienen sobrados conocimientos para realizar su
funcin, tienen todas las condiciones fsicas y psquicas para realizar correctamente su trabajo, pero no estn
predispuestos a ejecutarlo. En esta situacin estamos ante un problema de "motivacin" que es algo complejo
y que debe tratarse con mucho cuidado en una organizacin.
Durante la coordinacin corresponde al directivo detectar las desviaciones y resolver los imprevistos que
vayan
surgiendo
lo
largo
de
la
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En este marco de actuacin, todo responsable de equipos precisa contar con una serie de habilidades cada
vez ms numerosas y necesarias.
Por "habilidad" entendemos la capacidad, inteligencia y disposicin que una persona tiene para hacer algo
satisfactoriamente.
Para
dirigir
propios
del
adecuadamente
rea
no
profesional
slo
en
la
es
necesario
que
cada
poseer
una
serie
de conocimientos
tcnicos
tambin se requiere disponer de una serie de habilidades directivas que nos permitan dirigir personas de la
forma ms eficientemente posible.
Estamos convencidos que hoy se requiere en las empresas, ms que nunca, de directivos que adems de
dominar su especialidad profesional dispongan de las
eficientemente
habilidades
directivas
necesarias
para
conducir
las personas que estn bajo su cargo, en definitiva, hoy se precisa de personas con
capacidad de liderazgo que arrastren e influyan en sus colaboradores para adaptarse al cambio permanente
en que vivimos. E igualmente, tenemos la absoluta conviccin que una empresa es principalmente
lo que son sus directivos, y que las empresas triunfan o fracasan, ganan o se arruinan, segn lo bien o mal
que sean dirigidas.
Por
consiguiente,
tener
directivos
bien
preparados,
capaces
con
las habilidades
precisas
es
una necesidad vital para cualquier empresa que pretenda competir en los mercados actuales con unas
mnimas garantas de xito.
Cules son esas habilidades directivas que todo mando debe desarrollar?
Qu habilidades son las ms necesarias?
Dentro del grupo de habilidades directivas podemos establecer dos grupos diferenciados como son las
habilidades propias de direccin o instrumentales y las habilidades de gestin o interpersonales. Veamos cada
una de ellas.
A. HABILIDADES DE DIRECCIN O INSTRUMENTALES
Son aquellas que precisa desarrollar el directivo para el adecuado ejercicio de su actividad profesional. Son
habilidades predominantemente de orden tcnico y su desarrollo es de carcter propio o "personales".
Contemplamos entre las habilidades instrumentales:
-Las funciones directivas. Prever, organizar, coordinar y controlar.
- la percepcin del cambio.
- La claridad de objetivos. Distinguir lo principal de lo secundario.
- El anlisis de problemas y la toma de decisiones.
- La supervisin y el control.
- La gestin del tiempo.
- La delegacin.
B. HABILIDADESDE GESTIN O INTERPERSONALES
Son aquellas que el directivo desarrolla en relacin con otras personas y se manifiestan en la "actitud" que el
mismo mantiene hacia sus colaboradores para
comunicarse
adecuadamente,
conducirles
eficientemente,
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motivarles, gestionar
satisfactoriamente
los
conflictos
que
puedan
surgir,
trabajar
en equipo y
De las mltiples funciones, obligaciones y atribuciones que corresponde a un directivo se pueden enumerar las
siguientes:
1. Tomar decisiones, lo mas acertadas y oportunas posibles, pese a la complejidad o riesgo que conlleven.
2. Dar rdenes, puesto que el ejercicio de la autoridad se expresa a travs de este instrumento. Saber cmo
dar una orden, a quin dar, cundo darla y cmo hacer para que se cumpla, es una funcin directiva obligatoria.
3. Delegar funciones, para que el directivo no se cargue de tareas secundarias, algunas de ellas de
rutina o intrascendentes. Cmo delegar, en quin delegar, qu funciones delegar y cules no, etc. son tareas
inherentes a un buen ejercicio directivo.4. Motivar al personal, para lograr en l condiciones favorables para
desempear un trabajo eficiente, no slo en trminos de obtener un mejor rendimiento para la empresa (ms
utilidades),
sino
sobretodo
en
la
perspectiva
de
posibilitar
su
trabajo.
5.
Comunicar,
la comunicacin sea
la herramienta
la
comunicacin en todas sus formas resulta imprescindible para el entendimiento y convivencia humana,
con mayor razn para cualquier directivo.
6. Supervisar, corresponde al directivo verificar y ayudar al subalterno a hacer cada vez mejor su trabajo. No
debemos olvidar que el trabajo exitoso del subalterno es la base para los resultados exitosos del jefe.
7. Adiestrar a su personal,
justamente por
costos, con mayor valor agregado, se hace necesario que los trabajadores se capaciten, se adiestren,
adquieran mayores competencias, sobre todo al personal nuevo que ingresa a una empresa a quien hay que
inducirlo al trabajo para que prontamente se adapte y sea productivo. Si bien hoy en da la capacitacin es una
exigencia personal (para ser competitivos) no deja de ser tambin una responsabilidad directiva el encauzar,
orientar o detectar necesidades de capacitacin. Cambiar el concepto de gasto por inversin, que implica la
capacitacin, sera un gran avance.
8. Evaluar al personal, para conocer cun til es un trabajador, qu tanto se supera, qu potencialidades
limitaciones tiene, qu posibilidades de desempeo laboral posee, para saber a quien estimular y a quien
aplicar alguna sancin, si es del caso, se hace necesaria la evaluacin de un directivo a sus subalternos.
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9. Mantener
la aplicacin de las
polticas, la prctica de buenas relaciones humanas, el respeto a su persona, a sus compaeros a "su"
empresa, etc., es indispensable la intervencin, directa o indirecta, del jefe.
10. Reducir costos, es preocupacin de todo directivo porque solo as se puede mejorar el nivel de
rendimiento o utilidades, mxime si en economas tan deprimidas, o en situaciones muy competitivas no se
pueden
incrementar
los precios.
capacitacin, mayor
control,
los
enfoques
humanistas
de
la
administracin,
en cantidad
calidad,
se puede
lograr
no
solo utilidades para la empresa, que es la razn de ser, sino a un la propia supervivencia.
12. Aplicar medidas correctivas, en cualquier circunstancia, ante cualquier factor limitante o deficitario
el directivo siempre debe estar alerta para adoptar los correctivos necesarios,
de manera
oportuna
efectiva. Es precisamente el hecho de estar revestido de la autoridad que le da el poder suficiente para
adoptar las decisiones mas adecuadas para corregir cuando sea necesario.
13. Innovar, quiz el sello mas caracterstico del ejercicio de un cargo directivo es la introduccin de cambios.
Introducir
un
cambio
en
la
empresa,
no
slo
es
voluntad y carcter de parte del directivo puesto que no siempre son fciles, tcnicamente o socialmente.
Tcnicamente porque implica nuevos conocimientos, nuevas tareas, procedimientos y socialmente por
la
resistencia natural de toda persona a cambiar, sobre todo los de mayor antigedad.
Sin cambios no hay mejoras, no hay mejores niveles de calidad, no hay modernizacin, menos
competitividad.
14. Atender quejas y conflictos de su personal constituye tambin una obligacin del directivo. El jefe se
constituye en la figura paterna, en el nivel de autoridad adecuado para resolver los conflictos, los reclamos, o
atender las quejas de su personal, que se van suscitando inevitablemente da a da en el ejercicio laboral.
Por todas las exigencias u obligaciones que debe cumplir un directivo es necesario que rena algunas
cualidades, entre ellas:
Capacidad y conocimientos para tomar decisiones.
Habilidad para supervisar y adiestrar.
Habilidad para despertar entusiasmo.
Carcter entusiasta y emprendedor.
Imaginacin, iniciativa e ingenio.
Comprensin de los dems (empata).
Facilidad para trabajar en equipo.
Capacidad para promover y adaptarse a los cambios.
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Deseo de superacin y perseverancia.
Imparcialidad, comunicabilidad, mente abierta.
Buen humor, etc.