PREGUNTAS FRECUENTES AL VALIDAR Y CARGAR INFORMACIN DE
CICULAR NICA
CUANTO VALE LA FIRMA DIGITAL?
Para obtener informacin relacionada con La Firma Digital, puede comunicarse directamente a las siguientes Entidades que suministran Certificados Digitales:
ENTIDADES QUE PROVEEN FIRMAS DIGITALES
ACTUALMENTE SON TRES (3) ENTIDADES AUTORIZADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO QUE PROVEEN CERTIFICADOS DIGITALES ABIERTOS:
1. CERTICAMARA:
Telfono: 7442727, lnea gratuita nacional 018000181531, Fax 3790300 Ext. 1800 e-mail: soporte@certicamara.com y servicioalcliente@certicamara.com Direccin: Carrera 7 No 26-20 piso 18 - Bogot - Colombia
2. GSE- GESTIN DE SEGURIDAD ELECTRNICA S.A. : Area Comercial GSE
Telfono: 7953430 - 7468687- 6001778 Fax: 6000605 -. Edwin Ortiz Luz Aida Parra, e-mail: sucertificado@andesscd.com.co y comite.politicas.seguridad@andesscd.com.co Direccin: Av. Carrera 45 No 103 - 34 Oficina 205.
Se les recuerda que TODOS los Archivos a trasmitir deben estar firmados Digitalmente por el Representante Legal ,Contador y Revisor Fiscal, segn lo establecido en la Circular Externa 002 del 01 de Febrero de 2011.
Cuando una entidad adquiere una firma digital y la descarga, debe esperar un lapso de 7 horas con el fin de mantener el margen de tiempo de diferencia entre los servidores de la Superintendencia nacional de Salud y la entidad Certificadora. Una vez pasado ste tiempo puede firmar los archivos y cargarlos en el sistema.
Mensajes de Error relacionados con archivos firmados digitalmente:
-FIRMA DIGITAL REVOCADA Caso1: Si la entidad manifiesta que su firma digital no se encuentra revocada y que se encuentra vigente, debe comunicarse con la entidad certificadora para que actualicen el estado de la firma.
Caso2: Si la entidad manifiesta que su firma digital no se encuentra revocada y que se encuentra vigente, debe verificar que no estn utilizando la firma digital con los Representantes Legales, Contadores Revisores Fiscales anteriores. Si es el caso, debe comunicarse con la entidad certificadora para que Actualicen el estado de la firma.
CUAL ES LA NORMATIVIDAD QUE DICE QUE EL CONTADOR DEBE FIRMAR LOS REPORTES (ARCHIVOS) PARA LA SUPERSALUD.
En la Circular Externa 002 del 01 de Febrero de 2011, se estableci que los archivos que reportan trimestralmente las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios EAPB y semestralmente las IPS PRIVADAS, deben estar firmados digitalmente por el Representante Legal y Contador obligatoriamente, y si la entidad vigilada tiene Revisor Fiscal, los archivos deben contener tres (3) firmas incluyendo la firma digital del Revisor Fiscal.
QUE ES LA FICHA DE MONITOREO DE ENTES TERRITORIALES Y CUAL ES LA FECHA DE PRESENTACIN
Actualmente la estructura se encuentra en proceso de actualizacin, por lo cual NO se encuentra habilitado el Link para el reporte de la informacin. De esta forma, no existe obligatoriedad de envo de informacin, hasta tanto la SNS no indique las nuevas fechas y estructura para el envo del reporte. Dicha instruccin fue impartida a todas entidades mediante oficio remitido desde el da 31/01/2013 con asunto Sistema de Monitoreo, Alertas Tempranas y Seguimiento Integral.
La Superintendencia Nacional de Salud mediante Resolucin 1242 de 2008, crea una seguimiento integral y un sistema de auditoras a sus vigilados, de estas visitas salen resultados los cuales deben reportar ante la Supersalud con las Fichas que se encuentra en el link de "monitoreo - seguimiento integral" de la pgina de la Supersalud, en esta misma resolucin y sus dos modificaciones resolucin 2285 de 2012 y resolucin 2500 del 03 de octubre de 2011, se establece el mtodo para realizar el reporte.
LA IPS QUE TIENE DIFERENTES SEDES DEBEN REPORTAR UNA VEZ O VARIAS VECES LA CIRCULAR.
La IPS que tiene varias sedes tiene solo un (1) NIT y un (1) Representante Legal, Por lo tanto la Informacin Financiera la reportan consolidada por todas las sedes, y los Indicadores de Calidad en el Archivo tipo 062, lo reportan detallados por cada sede relacionando nicamente los indicadores que le aplican, relacionados con los servicios de salud que presta la IPS.
Es importante tener en cuenta que los Indicadores de Calidad: I.3.3.0 (Proporcin de Vigilancia de Eventos Adversos) y I.4.1.0 (Tasa de Satisfaccin Global) son de reporte obligatorio en el Archivo tipo 062 (IPS Privadas) y 071 para las (IPS Pblicas), sin embargo si no se present ninguno de los 36 Eventos adversos relacionados LISTADO DE REFERENCIA DE EVENTOS ADVERSOS TRAZADORES DE LA CALIDAD DE LA ATENCIN EN SALUD, numeral 1. Eventos Adversos Prestadores de Servicios de Salud (IPSs), del Anexo Tcnico de la Resolucin 1446 de 2006 del Ministerio de Proteccin Social, NO deben relacionar indicadores de Calidad con datos en cero en el Numerador y Denominador en el archivo tipo 062, sin
embargo debe existir un Acta del Comit de Calidad que al revisar los servicios prestados, concluy que no se presentaron eventos adversos.
LA CIRCULAR DE INDICADORES DE CALIDAD SE EST ENVIANDO?
Los indicadores de Calidad requeridos en los Archivos tipo 062 para (IPS Privadas) , 071 para (IPS Pblicas) se continan reportando en los periodos y fechas establecidas de la Circular nica (Periodos: 41 Junio y 43 Diciembre plazo: 31 de Julio y 25 de Febrero del ao siguiente.
Los indicadores de calidad y alerta temprana estipulados en la Circulares 047 de 2007 y 056 de 2009, se siguen reportando normalmente, porque la Superintendencia Nacional de Salud no ha confirmado la fecha de inicio de la Circular Externa 009, De esta forma las IPS debern reportar los ARCHIVOS 062 - 071, mientras que las EPS debern reportar los ARCHIVOS 032 120 y 121 si requieren.
LAS IPS TIENE QUE REPORTAR INDICADORES DE ALERTA TEMPRANA?
Actualmente, las IPS no deben reportar indicadores de alerta temprana directamente por la pgina web de la Superintendencia Nacional de Salud. No obstante, conforme a los establecido en el TTULO IV INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD - CAPTULO PRIMERO - NUMERAL 7. Las Instituciones Prestadoras del Servicio de Salud IPS debern enviar la informacin de calidad. Los indicadores de calidad para las IPS se debern reportar bajo las directrices establecidas en la Circular nica. De esta forma, las IPS debe hacer el envo por la pgina supersalud los Archivos: 062 Indicadores de Calidad (Semestral) y 071 Indicadores de Calidad (Semestral).
CUANDO SALI EN LA PAGINA DE LA SUPERSALUD LA INFORMACIN SOBRE EL APLAZAMIENTO DE LA CIRCULAR 009 de 2012? La Nota de la vigencia de la Circular 009 de 2012, "Dicho cambios comenzarn a regir a partir de la fecha de vigencia que prximamente notificara la Superintendencia. De esta forma hasta nuevo aviso se deber seguir reportando segn como se vena realizando" se public y se inform a travs de la pgina web de la Superintencia Nacional de Salud, por medio del banner institucional en la pgina principal, as como tambin en el link Recepcin Datos Vigilados, desde el mes de Septiembre de 2012.
COMO SE CARGA EL CDIGO DE BUEN GOBIERNO EN LA SNS?
En el ttulo XI Anexos Tcnicos, Captulos: INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD - IPS NATURALEZA PRIVADA y IPS NATURALEZA PBLICA , entre los archivos a reportar, NO se relacion un archivo para el Cdigo de tica y Buen Gobierno y Por lo tanto las IPS actualmente no trasmiten este tipo de informacin.
En cambio para las ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS (EAPB), en los Anexos Tcnicos, Captulos (ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD REGIMEN CONTRIBUTIVO, SUBSIDIADO, EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA, REGIMEN DE EXCEPCION Y ESPECIALES) Subtitulo ARCHIVOS ADICIONALES SOGC se estableci que semestralmente reportan el Archivo 516 Cdigo de tica y Buen Gobierno, como se muestra a continuacin.
EN LA CIRCULAR 049 CUANDO DICE QUE PRESTAN SERVICIOS DE SALUD A TERCEROS A QUE HACE REFERENCIA?
El prestar servicios de Salud a Terceros se refiere a que preste servicios de salud a personas naturales y jurdicas y que el servicio prestado genera un ingreso para el que lo ofrece.
Es importante precisar que la Circular 057 del (28 de Octubre 2009) excluy el numeral 3. Instituciones exceptuadas de reportar, como se muestra a continuacin:
Igualmente la Circular 057 modific el numeral 2 Instituciones obligadas a reportar del Captulo 4, as:
LAS IPS TIENE QUE REPORTAR INDICADORES DE ALERTA TEMPRANA?
Las IPS actualmente NO reportan Indicadores de Alerta Temprana, directamente a la Superintendencia Nacional de Salud, por la pgina web http://www.supersalud.gov.co.
EL NOMBRE DEL ARCHIVO NO COINCIDE CON LA FORMA DEFINIDA
Se puede presentar por lo siguiente:
El nombre del archivo no cumpla con la sintaxis establecida en los Anexos Tcnicos de la Circular nica. Al seleccionar la opcin Validar adjuntan archivos firmados digitalmente, seleccionan la opcin Cargue Archivo Oficial y adjuntan archivos sin firma digital.
Nota: Es indispensable que se tenga instalado el plugin de Java (JRE) para el correcto uso de la validacin de archivos. En caso de no tenerlo instalado, se puede descargar del siguiente enlace http://www.java.com/es/ Si ya lo tiene instalado debe entonces confirmar su uso para poder continuar con el proceso de validacin.
La versin de la Mquina Virtual de Java a usar puede ser desde la 1.6 . hasta la versin actual. Confirme que su PC no tiene instaladas versiones anteriores de Java. Si aparece una ventana de alerta con el mensaje Desea impedir la ejecucin de componentes que son potencialmente no seguros (Ilustracin 6a) seleccione la opcin NO.
CUENTA del PUC NO EXISTEN, CUENTAS NEGATIVAS, CUENTAS OBLIGATORIAS
Las cuentas que relacionan en el archivo no se encuentran en el PUC que le aplica a la entidad (Pblico privado). En el caso de las cuentas negativas los saldos diferentes de cero que se reporten les deben anteponer el signo menos. Existen cuentas de obligatorio reporte.
LA ECUACION CONTABLE
No se est cumpliendo la ecuacin contable en el balance, que es ACTIVO = PASIVO+PATRIMONIO, el Sistema verifica que ACTIVO-PASIVO-PATRIMONIO =0
CRUCES ENTRE ARCHIVOS DE IPS PRIVADAS
Para las IPS, despus del proceso de Validacin se supone que los archivos han quedado sin errores de estructura o de referencia. Sin embargo, posteriormente, en el proceso de Cargue es posible que aparezcan errores nuevos. Estos errores se generan a raz de Cruces de informacin que el Sistema realiza, as:
1. Archivo 057 (Balance General) contra Archivo 059 (Cartera por Deudor): La sumatoria de las cuentas 131 y 132 del Archivo 057 debe ser igual a la sumatoria de las columnas 10 y 11 del Archivo 059.
2. Archivo 057 (Balance General) contra Archivo 060 (Pasivos externos): La sumatoria de las cuentas del pasivo del Archivo 057 debe ser igual a la sumatoria de las columnas 9 a 14 del Archivo 060.
3. Archivo 057 (Balance General) contra Archivo 058 (Estado de resultados): La Cuenta 36 del Archivo 057 debe ser igual a la cuenta 59 del Archivo 058.
4. En el Archivo 057 (Balance General): La cuenta 19 debe ser igual a la Cuenta 38.
5. En el Archivo 057, el valor reportado en las cuentas padre del Patrimonio (cuentas 31,32,33,34,35,36,37 y 38) debe corresponder a la sumatoria de las cuentas hijo.
LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS
Todos los campos son de obligatorio reporte, si el dato a reportar es numrico y no le aplica puede reportar cero 0 si es un dato alfanumrico puede relacionar NO APLICA.
El archivo no se pudo procesar por favor intente nuevamente en unos minutos Usted No tiene asociado ningn tipo de envo, Id de validacin = 0
Este error se debe a fallas de conectividad por restricciones en el PC (Computador) en la red de Internet que utilizan para trasmitir los archivos.
Para solucionar este inconveniente realice lo siguiente:
Desactive el Firewall de Windows en el Computador PC En el instante de subir archivos, el computador debe tener disponible conectividad con el servicio de transferencia de archivos FTP, deben tener habilitado el puerto 21, en la red a fin de permitir el acceso va protocolo FTP para el cargue y validacin de la informacin en la pgina WEB de Supersalud.
ERROR DE JAVA.LANG SECURITY EXCEPCION
Cuando al vigilado no se le visualizan los archivos que va a validar o a cargar, por lo tanto se le debe suministrar el siguiente archivo, donde pegarlo en la siguiente ruta:
Para dar permisos de seguridad a las applets hay que modificar el fichero java.policy en el subdirectorio lib/security/ del directorio donde est instalado el JRE. En Windows, para una instalacin tpica, la ruta hasta este fichero es:
c:/Archivos de Programa/Java/JRE/1.6.1/lib/security/java.policy All se deben editar el archivo java.policy y adicionar las siguientes lneas al final del archivo grant {permission java.security.AllPermission;};
Despus de realizar los pasos anteriormente descritos se debe cerrar el navegador, verificar que no este ningn proceso de Java ejecutndose y posteriormente ingresar al aplicativo de circular nica. ERROR NUMERO DE COLUMNAS ESPERADAS
Log 8909002860012012277linea: 1| columna: | Log: No tiene el nmero de columnas esperado. El error obedece a que el nmero de columnas que aparece en la estructura del archivo no concuerda con el nmero de columnas que tiene reportado en el archivo. Recuerde que todos los campos de un archivo son de obligatorio reporte.
Se implementaron nuevas validaciones en el sistema de Recepcin, Validacin y Cargue RVCC de la Circular nica, que se tendrn en cuenta a partir de los periodos de corte: 43 Cuarto Trimestre y 80 Anual
Estados Financieros para la vigencia Diciembre 31 de 2011 en adelante, para los siguientes Tipos de Entidades Vigiladas de la siguiente manera:
ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS (EAPB)
Archivo Tipo 001 Catalogo de Cuentas
I. En la Resolucin 001051 del 04 de Julio 2013 se incluyeron nuevas cuentas y subcuentas, por lo tanto debe relacionar las subcuentas hasta el ltimo nivel de desagregacin que corresponda, por ejemplo (a nivel 10). II. La sumatoria de cuentas hijo debe ser igual a lo reportado en las cuentas padre. III. La validacin verifica que la sumatoria de cuentas a 4 dgitos debe ser igual a lo reportado en la cuenta respectiva a 2 dgitos. IV. Para dar consistencia a la validacin de sumatoria de cuentas padre e hijo, el sistema validar que toda cuenta reportada a 4 dgitos o mayor debe tener su correspondiente cuenta padre a 2 dgitos y la cuenta raz de un dgito. Adems, que toda cuenta padre a 1 y dos dgitos, debe reportar por lo menos una cuenta hijo.
OPERADORES DE JUEGO LOTERIA TRADICIONAL, OPERADORES DE JUEGO APUESTAS PERMANENTES CHANCE, JUEGOS DE SUERTE Y AZAR DISTINTOS A LOTERIA Y CHANCE, EMPRESA TERRITORIAL PARA LA SALUD (ETESA), PRODUCTORES DE LICORES VINOS APERITIVOS Y SIMILARES, PRODUCTORES DE CERVEZAS Y SIFONES, FONDO CUENTA IMPUESTO AL CONSUMO DE PRODUCTOS EXTRANJEROS
Archivos de Estados Financieros Tipo: 206, 208, 211, 215, 240, 245 y 249
Para estos archivos le aplican las validaciones de los numerales II, III y IV, y adicionalmente para los Archivos Tipo: 240, 245 y 249; se les validar que el Cdigo del tipo de la cuenta que registran en el campo 9 corresponda con el Cdigo de cuenta que registra en el campo 10.
IPS PRIVADAS y PBLICAS ARCHIVOS TIPO: 062 y 071 INDICADORES
Para cada IPS se deber realizar la validacin por servicios reportados en el REPS y de esta manera determinar la obligatoriedad de cada uno de los indicadores.
Cdigo Indicador Numerador Denominador Longit ud Mxim a OBSERVACION Descripcin Descripcin Solo deber permitir el ingreso de nmeros enteros I.1.1.0 OPORTUNIDAD DE LA ASIGNACIN DE CITAS EN LA CONSULTA MDICA GENERAL Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para ser atendido en la consulta mdica general y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas generales asignadas en la Institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 90 veces el valor del denominador
I.1.2.1 OPORTUNIDAD DE LA ASIGNACIN DE CITAS EN LA CONSULTA DE MEDICINA INTERNA Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta mdica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas especializadas asignadas en la institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 200 veces el valor del denominador I.1.2.2 OPORTUNIDAD DE LA ASIGNACIN DE CITAS EN LA CONSULTA DE GINECOBSTETRICIA Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta mdica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas especializadas asignadas en la institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 120 veces el valor del denominador I.1.2.3 OPORTUNIDAD DE LA ASIGNACIN DE CITAS EN LA CONSULTA DE PEDIATRA Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta mdica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas especializadas asignadas en la institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 120 veces el valor del denominador I.1.2.4 OPORTUNIDAD DE LA ASIGNACIN DE CITAS EN LA CONSULTA DE CIRUGA GENERAL Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta mdica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas especializadas asignadas en la institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 200 veces el valor del denominador I.1.3.0 PROPORCIN DE CANCELACIN DE CIRUGA PROGRAMADA Nmero total de cirugas canceladas en el perodo Nmero de cirugas programadas en el perodo 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador, ya que es una proporcin, es decir una parte del todo. I.1.4.0 OPORTUNIDAD EN LA ATENCIN EN LA CONSULTA DE URGENCIAS. Sumatoria del nmero de minutos transcurridos entre la solicitud de atencin en la consulta de urgencias y el momento en el cual es atendido el paciente en consulta por parte del mdico Total de usuarios atendidos en consulta de urgencias 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 240 veces el valor del denominador
I.1.5.0 OPORTUNIDAD EN LA ATENCIN EN SERVICIOS DE IMAGENOLOGA Sumatoria del nmero de das transcurridos entre la solicitud del servicio de imagenologa y el momento en el cual es prestado el servicio Total de atenciones en servicios de imagenologa 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 90 veces el valor del denominador I.1.6.0 OPORTUNIDAD EN LA ATENCIN EN CONSULTA DE ODONTOLOGA GENERAL Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para ser atendido en la consulta de odontologa general y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas odontolgicas generales asignadas en la Institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 90 veces el valor del denominador I.1.7.0 OPORTUNIDAD EN LA REALIZACIN DE CIRUGA PROGRAMADA Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha de solicitud de la Ciruga programada y el momento en el cual es realizada la ciruga Nmero de cirugas programadas realizadas en el perodo 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 200 veces el valor del denominador I.2.1.0 TASA DE REINGRESO DE PACIENTES HOSPITALIZADOS Nmero total de pacientes que reingresan al servicio de hospitalizacin, en la misma institucin, antes de 20 das por la misma causa en el perodo Nmero total de egresos vivos en el perodo 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador I.2.2.0 PROPORCIN DE PACIENTES CON HIPERTENSIN ARTERIAL CONTROLADA Nmero total de pacientes que seis meses despus de diagnosticada su hipertensin arterial presentan niveles de tensin arterial esperados de acuerdo con las metas recomendadas por la Gua de Prctica Clnica basada en Evidencia Nmero total de pacientes hipertensos diagnosticados 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador, ya que es una proporcin, es decir una parte del todo. I.3.1.0 TASA DE MORTALIDAD INTRAHOSPITALARIA DESPUS DE 48 HORAS Nmero total de pacientes hospitalizados que fallecen despus de 48 horas del ingreso Nmero total de pacientes hospitalizados 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador I.3.2.0 TASA DE INFECCIN INTRAHOSPITALARIA Nmero de pacientes con infeccin nosocomial Nmero total de pacientes hospitalizados 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador
I.3.3.0 PROPORCIN DE VIGILANCIA DE EVENTOS ADVERSOS Nmero total de eventos adversos detectados y gestionados Nmero total de eventos adversos detectados 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador, ya que es una proporcin, es decir una parte del todo. Todas las IPS sin excepcin deben reportar este indicador, no deber permitir el cargue completo del reporte si no se ha ingresado los datos correspondientes a este indicador. I.4.1.0 TASA DE SATISFACCIN GLOBAL Nmero total de pacientes que se consideran satisfechos con los servicios recibidos por la IPS Nmero total de pacientes encuestados por la IPS 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador, ya que es una proporcin, es decir una parte del todo. Todas las IPS sin excepcin deben reportar este indicador, no deber permitir el cargue completo del reporte si no se ha ingresado los datos correspondientes a este indicador.
ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS (EAPB) ARCHIVO TIPO: 032 INDICADORES
El Sistema de Recepcin Validacin y Cargue Circular RVCC, para cada EAPB realiza la siguiente verificacin de los datos de numerador y denominador de cada uno de los indicadores.
Cdigo Indicador Numerador Denominador Long. Mxim a OBSERVACION Descripcin Descripcin Solo deber permitir el ingreso de nmeros enteros E.1.1.0 OPORTUNIDAD DE LA ASIGNACIN DE CITAS EN LA CONSULTA MDICA GENERAL Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para ser atendido en la consulta mdica general y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas generales asignadas en la Institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 90 veces el valor del denominador
E.1.2.1 OPORTUNIDAD DE LA ASIGNACIN DE CITAS EN LA CONSULTA DE MEDICINA INTERNA Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta mdica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas especializadas asignadas en la institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 200 veces el valor del denominador E.1.2.2 OPORTUNIDAD DE LA ASIGNACIN DE CITAS EN LA CONSULTA DE GINECOBSTET RICIA Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta mdica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas especializadas asignadas en la institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 120 veces el valor del denominador E.1.2.3 OPORTUNIDAD DE LA ASIGNACIN DE CITAS EN LA CONSULTA DE PEDIATRA Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta mdica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas especializadas asignadas en la institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 120 veces el valor del denominador E.1.2.4 OPORTUNIDAD DE LA ASIGNACIN DE CITAS EN LA CONSULTA DE CIRUGA GENERAL Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta mdica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas especializadas asignadas en la institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 200 veces el valor del denominador E.1.3.0 NMERO DE TUTELAS POR NO PRESTACIN DE SERVICIOS POS O POSS Nmero de tutelas falladas a favor del afiliado por no prestacin de servicios No Aplica No debe permiti rle el ingreso de valor No debe ingresar valor en el espacio designado para denominador dado que es una cifra absoluta.
E.1.4.0 OPORTUNIDAD DE ENTREGA DE MEDICAMENTO S POS Nmero total de medicamentos POS ordenados por el mdico que son entregados por la farmacia desde la primera vez que el afiliado o su representante presenta la frmula Nmero total de medicamentos POS solicitados a la farmacia por el afiliado o su representante durante el perodo 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador, ya que es una proporcin, es decir una parte del todo. E.1.5.0 OPORTUNIDAD EN LA REALIZACIN DE CIRUGA PROGRAMADA Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha de solicitud de la Ciruga programada y el momento en el cual es realizada la ciruga Nmero de cirugas programadas realizadas en el perodo 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 200 veces el valor del denominador E.1.6.0 OPORTUNIDAD EN LA ASIGNACIN DE CITAS EN LA CONSULTA DE ODONTOLOGA GENERAL Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para ser atendido en la consulta de odontologa general y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas odontolgicas generales asignadas en la Institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 90 veces el valor del denominador E.1.7.0 OPORTUNIDAD EN LA ATENCIN EN SERVICIOS DE IMAGENOLOG A Sumatoria del nmero de das transcurridos entre la solicitud del servicio de imagenologa y el momento en el cual es prestado el servicio Total de atenciones en servicios de imagenologa 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 90 veces el valor del denominador E.1.8.0 OPORTUNIDAD DE LA REFERENCIA EN LA EPS, ARS, CCF, EA, MP Sumatoria del nmero de horas transcurridos entre la solicitud de la referencia y el momento en el cual es autorizada por la EAPB Total de solicitudes de referencia 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 90 veces el valor del denominador E.2.1.0 PROPORCIN DE ESQUEMAS DE VACUNACIN ADECUADOS EN NIOS MENORES DE UN AO Nmero de nios menores de un ao con esquema de vacunacin adecuado segn las normas del Programa Ampliado de Inmunizaciones Nmero total de nios menores de un ao afiliados a la EAPB 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador, ya que es una proporcin, es decir una parte del todo.
E.2.2.0 OPORTUNIDAD EN LA DETECCIN DE CNCER DE CUELLO UTERINO Nmero total de pacientes con CA de cuello uterino detectados in situ Nmero total de pacientes detectados con cncer de cuello uterino 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador, ya que es una proporcin, es decir una parte del todo. E.3.1.1 TASA DE MORTALIDAD POR NEUMONA EN MAYORES DE 65 AOS Nmero de muertes de pacientes con diagnstico de neumona en mayores de 65 aos Nmero total de pacientes afiliados mayores de 65 aos 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador, ya que es una proporcin, es decir una parte del todo. E.3.1.2 TASA DE MORTALIDAD POR NEUMONA EN MENORES DE 5 AOS Nmero de muertes de pacientes con diagnstico de neumona en menores de cinco aos Nmero total de pacientes afiliados menores de cinco aos 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador, ya que es una proporcin, es decir una parte del todo. E.3.2.0 RAZN DE MORTALIDAD MATERNA Nmero de muertes de maternas por causas atribuibles al embarazo Nmero de nacidos vivos 10 En ningn caso el valor ingresado en el numerador deber superar al valor ingresado en el denominador E.4.1.0 TASA DE SATISFACCIN GLOBAL Nmero total de pacientes que se consideran satisfechos con los servicios recibidos por la IPS Nmero total de pacientes encuestados por la IPS 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador, ya que es una proporcin, es decir una parte del todo. E.4.2.0 PROPORCIN DE QUEJAS RESUELTAS ANTES DE 15 DAS Nmero de quejas en las cuales se adoptan los correctivos requeridos antes de 15 das Nmero total de quejas recibidas 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador, ya que es una proporcin, es decir una parte del todo. E.4.3.0 TASA DE TRASLADOS DESDE LA EPS, ARS, CCF, EA, MP Nmero de afiliados que se traslad a otras EAPB del mismo rgimen, en el perodo Nmero total de afiliados en el perodo 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador, ya que es una proporcin, es decir una parte del todo.
INDICADORES DE ALERTA TEMPRANA ARCHIVO 120
El Sistema de Recepcin Validacin y Cargue Circular RVCC, para cada EAPB realiza la siguiente verificacin de los datos de numerador y denominador de cada uno de los indicadores de Alerta Temprana.
Cdigo Indicador Numerador Denominador Longitud Mxima OBSERVACION Descripcin Descripcin Solo deber permitir el ingreso de nmeros enteros 1 TIEMPO DE ESPERA EN CONSULTA MDICA GENERAL Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para ser atendido en la consulta mdica general y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas generales asignadas en la Institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 90 veces el valor del denominador 2 TIEMPO DE ESPERA EN CONSULTA MEDICA ESPECIALIZADA - MEDICINA INTERNA Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta mdica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas especializadas asignadas en la institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 200 veces el valor del denominador 3 TIEMPO DE ESPERA EN CONSULTA MEDICA ESPECIALIZADA GINECOLOGA Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta mdica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas especializadas asignadas en la institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 120 veces el valor del denominador
4 TIEMPO DE ESPERA EN CONSULTA MEDICA ESPECIALIZADA - PEDIATRIA Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta mdica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas especializadas asignadas en la institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 120 veces el valor del denominador 5 TIEMPO DE ESPERA EN CONSULTA MDICA ESPECIALIZADA - CIRUGA GENERAL Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta mdica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas especializadas asignadas en la institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 200 veces el valor del denominador 6 TIEMPO DE ESPERA EN CONSULTA MDICA ESPECIALIZADA OBSTETRICIA Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta mdica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas especializadas asignadas en la institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 120 veces el valor del denominador 7 TIEMPO DE CONSULTA DE ODONTOLOGA GENERAL Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para ser atendido en la consulta de odontologa general y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas odontolgicas generales asignadas en la Institucin 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 90 veces el valor del denominador 8 TIEMPO DE ESPERA DE SERVICIOS DE IMAGENOLOGIA Y DIAGNOSTICO GENERAL RADIOLOGA SIMPLE Sumatoria del nmero de das transcurridos entre la solicitud del servicio primera vez o prioritaria de imagenologa- radiologa simple y el momento en el cual es prestado el servicio Total de atenciones en servicios de imagenologa- radiologa simple 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 90 veces el valor del denominador
9 TIEMPO DE ESPERA DE SERVICIOS DE IMAGENOLOGIA Y DIAGNOSTICO ESPECIALIZADO TAC Sumatoria del nmero de das transcurridos entre la solicitud del servicio de primera vez o prioritaria imagenologa-TAC y el momento en el cual es prestado el servicio Total de atenciones en servicios de imagenologa- TAC 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 90 veces el valor del denominador 10 TIEMPO DE ESPERA TOMA DE MUESTRAS LABORATORIO BSICO Sumatoria del nmero de das transcurridos entre la solicitud del servicio de muestra de laboratorio y el momento que genera el resultado del examen Total de atenciones en servicios de muestras de laboratorio 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 90 veces el valor del denominador 11 TIEMPO DE ESPERA EN LA REALIZACIN DE CIRUGA GENERAL PROGRAMADA Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha de solicitud de la Ciruga programada y el momento en el cual es realizada la ciruga Nmero de cirugas programadas realizadas en el perodo 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 200 veces el valor del denominador 12 TASA DE INFECCIN INTRAHOSPITALARIA (Por cada 100 pacientes hospitalizados) Nmero de pacientes con infeccin intrahospitalaria general. No incluye UCI. Nmero de pacientes hospitalizados general. No incluye UCI. 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador, ya que es una parte del todo. 13 TIEMPO DE ESPERA CONSULTA DE URGENCIAS TRIAGE II Sumatoria del nmero de minutos transcurridos entre la solicitud de atencin en la consulta de urgencias y el momento en el cual es atendido el paciente en consulta por parte del mdico Total de usuarios atendidos en consulta de urgencias 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 240 veces el valor del denominador 14 RAZN DE MORTALIDAD MATERNA (Por cada 100.000 nacidos vivos) Nmero de defunciones de maternas por causas atribuibles al embarazo, parto y puerperio Nmero de nacidos vivos en un ao 10 En ningn caso el valor ingresado en el numerador deber superar al valor ingresado en el denominador
15 TASA DE MORTALIDAD EN MENORES DE CINCO AOS (Por cada 100.000 atendidos menores de cinco aos) Nmero de defunciones en menores de cinco aos Nmero de menores de cinco aos 10 En ningn caso el numerador puede superar el valor del denominador, ya que es una parte del todo. 16 TASA DE MORTALIDAD INFANTIL (Por cada 1.000 nacidos vivos) Nmero de defunciones menores de un ao Nmero de nacidos vivos 10 El numerador no deber ser mayor al valor de 3 veces el valor del denominador
TIPO DE CONTRIBUYENTE NO EXISTE
Para este tipo de error debe verificar que los Tipos de Contribuyente que relacionan en en el archivo tenga relacin con los Cdigos de Contribuyente, a su vez debe tener en cuenta la siguiente tabla: Tipo de contribuyente:
Caso1: Cuando relacionan un valor en el campo 14 el valor recaudado por transferencias 1, en el campo 16 Contribuyente debe relacionar el cdigo 501 que corresponde a (Etesa), y en el campo 17 Tipo de Contribuyente segn tabla de Referencia debe relacionar el tipo 06.
Caso2: Cuando relacionan un valor en el campo 15 el valor recaudado por transferencias 2, en el campo 16 Contribuyente debe relacionar el cdigo 9999 que corresponde a (Rifas de carcter municipal), y en el campo 17 Tipo de Contribuyente segn tabla de Referencia debe relacionar el tipo 07.
ERROR DE DUPLICIDAD DE DATOS
Log 8001311335412008060.txt 1 1 060 Validacin de unicidad False Existen filas repetidas, porque la combinacin de los datos en las columnas 1-2-3-4-5-6-7-8 se repiten en dos o ms filas.
Este error se presenta porque en dos o ms filas (registros) en el archivo est relacionando datos iguales en las columnas (campos) a que hace referencia al mensaje de error.
Para solucionarlo debe identificar cuntas y cules filas repetidas contiene el archivo, esto lo puede realizar utilizando Excel para una mejor visualizacin de los registros duplicados.
Ejemplo del error: 800131133,5,41,2008,060,23,800130907-4,saludtotal,67,0,0,0,0,0 800131133,5,41,2008,060,23,860013816-1,institutodesegurosocial,50,0,0,0,0,0 800131133,5,41,2008,060,23,800224808-1,fondodepensionesporvenirsa,77,0,0,0,0,0 800131133,5,41,2008,060,23,860013816-1,institutodesegurosocial,164,0,0,0,0,0
1. El tipo de archivo no existe
Este mensaje se genera debido a que se reporta el nmero del archivo (columna 5 en EAPB y Generadores y 4 en el resto) como un nmero entero, este campo debe ser diligenciado anteponiendo ceros para completar 3 caracteres (ej. 001, 028, 303)
2. El cdigo de departamento y/o municipio no existe Se puede estar incurriendo en alguno de estos tres errores:
a) El cdigo del departamento o el municipio no existe, b) No est anteponiendo el cero a la izquierda del cdigo de departamento o municipio cuando el departamento es de un solo digito (ej. Antioquia debe ser 05 y Medelln 05001) c) no est colocando el cdigo del departamento junto con el cdigo del municipio para completar los cinco caracteres (ej. Reportan Medelln como 001 cuando debe ser 05001).
3. Mensajes de error respecto a: ao, mes y quincena en generadores Se deben reportar los 4 dgitos del ao, dos del mes (anteponiendo cero cuando el mes es de un solo dgito) y las quincenas solo pueden ser 1 o 2.
LA MANERA DE CONSTRUIR EL ARCHIVO TIPO 230 Declaraciones Impoconsumo es la siguiente:
La informacin se diligencia de forma horizontal, creando una fila para cada uno de los productos declarados en el perodo gravable (quincena) y departamento.
La estructura vertical es definida por cada uno de los campos establecidos en los Anexos Tcnicos de la Circular nica.
Los datos de los campos 1 al 14, que corresponden a la informacin general de la declaracin, deben ser iguales, y repetirse en tantas lneas como productos se declaren en el mismo periodo gravable y departamento.
Los datos de los campos 15 al 24, que corresponden al detalle de productos, deben diligenciarse por cada producto declarado, de acuerdo a sus especificaciones.
Los datos de los campos 25 al 43, correspondientes a la liquidacin del impuesto, solo deben ser diligenciados en la primera fila (primer registro, independientemente del producto), de cada declaracin reportada, dado que corresponde a los totales de la declaracin y a la distribucin del IVA. Las filas restantes deben ir en ceros.
Cada vez que se reporte un perodo gravable y/o departamento diferente (cada nueva
declaracin), se debern diligenciar en la primera fila (primer producto de la nueva declaracin) los valores generales de la liquidacin.
Es importante aclarar que los campos 35, 36 y 37 deben ser diligenciados nicamente en los casos de las declaraciones presentadas en departamentos diferentes de Cundinamarca. Los campos 38 al 43 deben ser diligenciados exclusivamente para las declaraciones presentadas en Cundinamarca.
Los datos de los campos 44 al 50, correspondientes a los pagos realizados, se debern diligenciar en tantas lneas como pagos se hayan efectuado. Las filas restantes deben ir en ceros, con excepcin del campo 45 (fecha), donde debe colocar una fecha coherente para respetar el formato.
En el campo 48 (cdigo tipo de pago) se deben utilizar, dependiendo de cada pago, los siguientes cdigos: