Sistema de gestin integrada

Gestin de Cambio
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Metodologa de Gestin de Cambio
Cada vez que nos referimos a diferencias que ocurren en el tiempo, estamos
hablando de cambio. Toda intervencin en una organizacin que produzca
impacto en las personas, corresponde a cambio, siempre y cuando genere
diferencias en el operar habitual de los mismos.
En tanto implica cambios en el modo habitual de operar, y ya que el
operar de la organizacin pasa por el factor humano (las personas) es
necesario siempre considerar este aspecto.
Los seres humanos tendemos biolgicamente, y por su valor evolutivo, a
ser conservadores: si algo nos ha permitido operar hasta ahora, por qu
cambiarlo?
As, el cambio debe ser impulsado, apoyado, mantenido
y monitoreado regularmente a lo largo del proceso.
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Metodologa de Gestin de Cambio
Estado
Deseado
Estado
Actual
Fase de transicin
Crear un sentido de
urgencia compartido
Crear coaliciones y
compromisos
Alinear sistemas y
estructuras
Graficar el mapa de la
transicin
Crear una visin
LIDERAR EL CAMBIO
MANTENER EL MOMENTUM
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Liderar el cambio
Equipo de
respaldo
Equipo de
Compromiso
Sponsor
del
proyecto
Gobierno
Corporativo
Equipo
de
proyecto
Agentes
de
Cambio
Es necesario contar con un equipo que permita gestionar el cambio
en la organizacin
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Crear una visin
Estado
Inicial
Estado
Final
Explicitar el resultado deseado del proyecto, de tal forma que sea
comprendido y compartido en la organizacin
Comunicar visin en la
organizacin
Debe ser definido con
claridad
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Graficar el mapa de transicin
Estado
Inicial
Estado
Final
Corresponde al plan de trabajo del proyecto
Consecucin de hitos
He cumplido los
hitos?
Quin es
responsable del
cumplimiento de
los hitos?
Generacin
de alertas
No
si
Felicitar a la
organizacin
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Generar un sentido de urgencia compartido
En que afecta a la organizacin que la realizacin del
proyecto no sea exitosa?
Equipo de
proyecto Claro sentido
de urgencia
Organizacin
Beneficios si el
proyecto cumple
los resultados
esperados
Posibles daos en
la organizacin en
caso de no cumplir
los resultados
esperados
Traspasar sentido de
urgencia del proyecto
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Crear coaliciones y compromisos
Identificar facilitadores en la organizacin
Agentes de
cambio
Equipo de
proyecto
Traspasar
compromiso
Definir
responsabilidades
Valoracin en la
organizacin
Difusin de la
importancia de su
gestin en la
organizacin
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Alinear Sistemas y estructuras
Existe el marco organizacional necesario para obtener el estado deseado ?
Estado Final
Estado Inicial
Necesidades de
Capacitacin
Necesidades de
medicin
Necesidades de
incentivos de
recompensa
Diseo de la
organizacin
Canales de
comunicacin
Sistemas TI
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Mantener el momentum
Necesidad de mantener motivacin de las personas involucradas
Estado Final
Estado Inicial
Obtener hitos en
el corto plazo
Difundir hitos en
el corto plazo
Publicitar personal
participante en el
proyecto
Realizar actividades para
destacar los logros realizados
y los logros esperados a futuro
Reconocimiento de
los participantes del
proyecto
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Metodologa de gestin de Cambio
Fase 4
Operacin entrega y
cierre
Fase 1
Formacin Equipo
de Cambio
Fase 2
Identificacin
de
Stakeholders
Fase 3
Anlisis de impacto,
riegos
organizacionales y
culturales
Fase 4
Definicin del plan de
accin: Estrategia de
comunicacin,
capacitacin y monitoreo
Fase 5
Ejecucin del plan
accin comunicacin,
capacitacin,
reconocimiento y
monitoreo
Fase 2
Definicin y
Planeamiento
Fase 3
Ejecucin
Fase 1
Inicio de Proyecto
Estado Transicin
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Metodologa de gestin de Cambio
Formacin equipo de Cambio
Dado que el cambio va a involucrar y repercutir en varias gerencias de la empresa, se hace
fundamental crear una coalicin del cambio, un equipo que comande dicha intervencin.
Es necesario tomar en cuenta las cualidades bsicas necesarias para la identificacin de los
miembros del equipo, proporcionar directrices y responsabilidades desde el inicio hasta el final
a los miembros de este.
Dentro de este equipo, es necesario que se identifique al Project Sponsor, Project Manager y
equipo de cambio.
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Metodologa de gestin de Cambio
Formacin equipo de Cambio
Project Sponsor: patrocinador del proyecto, aquel que lo respalda ante los niveles ms altos
de la Organizacin.
Project Manager: es la cabeza del proyecto, la persona que debe tener una visin global del
proyecto, entregar responsabilidades y objetivos claros de acuerdo a plazos y objetivos.
Equipo de Cambio: acompaantes del Project Manager en el da a da. Se responsabilizan en
especial de la definicin, planificacin y la implementacin de las acciones que provocan los
cambios, as como tambin del seguimiento de los aspectos clave de la implementacin en cada
fase.
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Metodologa de gestin de Cambio
Identificacin de Stakeholder
Un Stakeholder es un individuo que:
Seguramente ser afectado, positiva o negativamente, por los resultados que el Project
Manager quiere conseguir.
Est en la posicin de asistir o de bloquear el logro de los objetivos planteados.
Tiene la experiencia o recursos especiales que podran sustancialmente afectar la
calidad del producto/servicio final
Es necesario reconocer y evaluar el grado de influencia en el proyecto, para de esta manera
adelantarnos a sus necesidades y as reducir resistencias y evitar riesgos.
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Metodologa de gestin de Cambio
Anlisis de Impacto, identificacin de riesgos organizacionales y culturales
Anlisis de Impacto: Identificacin de cmo nuestro proyecto impactar en la estructura, procesos, personal,
cultura u otros.
Anlisis de riesgos: Identificacin de los posibles riesgos tcnicos y humanos que el proyecto pudiese traer
en la organizacin, anlisis de ocurrencia y definicin de acciones de mitigacin para superar los riesgos
encontrados.
Cmo ejecutamos dichos pasos?
Reuniones de trabajo con Stakeholders,
Lideres de Cambio, Agentes de Cambio e influenciadores,
para un levantamiento cabal de informacin
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Metodologa de gestin de Cambio
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Metodologa de gestin de Cambio
Estrategia de Comunicaciones
Sesiones
de Comuni
cacin
Marketing
Interno
Acciones de
Difusin
La estrategia comunicacional tendr un enfoque caracterizado por contar con tres niveles de
difusin, cada uno de los cules tiene un objetivo especfico dentro del plan.
Orientados a:
Crear una percepcin positiva del Plan de
Continuidad de Negocio comprometer a
los responsables de las contingencias.
Atenuar las resistencia generadas por
desconocimiento de los procesos.
Mantener el Momentum.
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Metodologa de gestin de Cambio
Enfoque de la estrategia de Comunicacin
Hacer Plan Validar Plan Ejecutar Plan
Monitoreo y
Control
Anlisis de Medios
Corresponde a determinar cules son los medios de comunicacin disponibles para llegar a nuestros
stakeholders.
Es fundamental hacer un anlisis de medios, chequeando su disponibilidad y su usabilidad. Se debe registrar:
- Existencia y disponibilidad efectiva del medio
- Frecuencia o periodicidad
- Audiencia objetivo
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Enfoque de la estrategia de Comunicacin
Plan de Comunicaciones:
Luego de identificados los medios correspondientes, se deben adecuar los mensajes segn
las caractersticas de los destinatarios. El Plan de Comunicaciones debe contemplar los
siguientes aspectos:
- Audiencia:
- Mensaje/Contenido
- Fecha / Frecuencia
- Canal/Actividad
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Enfoque de la estrategia de Comunicacin
Plan de Marketing:
A diferencia del Plan de Comunicaciones que busca orientar, guiar y acompaar a los
responsables de entender el proyecto en este trnsito desde el estado actual hacia el estado
deseado, con el Plan de Marketing se trata de intervenir de modo que la percepcin al
interior de las distintas gerencias respecto del Proyecto sea positiva.
Es conveniente entregar una serie de elementos destinados a potenciar y facilitar el uso de
las herramientas implementadas, implicadas en el proyecto de cambio y, a la vez, crear una
percepcin positiva del proyecto, principalmente publicidad en base a un icono significativo
del proyecto (Logo del proyecto).
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Enfoque de la estrategia de Comunicacin
Sesiones estructuradas del equipo de proyecto:
Todo proyecto implica siempre coordinacin entre diferentes actores o implicados. Con lo cual, las
reuniones o sesiones peridicas del equipo son de suma importancia.
Su planificacin y registro adecuado resultan un excelente apoyo para el desarrollo del proyecto,
en tanto ello permite:
- Maximizar el uso eficiente del tiempo,
- Evaluar el avance del proyecto,
- Disear respuestas oportunas a las contingencias,
- Realizar un seguimiento de los compromisos de acciones que se establezcan,
- Disponer de informacin pertinente que enriquezca el proceso de implementacin.
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Enfoque de la estrategia de Comunicacin
Sesiones estructuradas del equipo de proyecto:
Para registrar lo tratado en cada una de las sesiones estructuradas tanto de Equipo como
con gerencias puntuales, se sugiere utilizar un Template de Minuta de reunin, el cual
debera incluir:
- Ttulo del proyecto
- Parte A: Detalles de la reunin
- Parte B: Registro de Asistencia
- Parte C: Minuta/Acciones de Reunin
- Parte D: Minuta/Acciones pendientes de reuniones previas
- Parte E: Distribucin
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Enfoque de la estrategia de Comunicacin
Identificar los medios de
comunicacin disponibles
Desarrollar un plan sencillo de
comunicaciones (a quin, cundo,
cmo, por quin)
Establecer una metodologa de
coordinacin peridica del
equipo (Plan de Sesiones
Estructuradas del Equipo)
Disear un plan de Marketing
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Metodologa de gestin de Cambio
Estrategia de Capacitacin
Identificacin de
necesidades de
entrenamiento
Identificacin
desarrollo de
contenido
Programacin
Entrenamiento
Evaluaciones
Registro &
seguimiento
Proceso planificado donde se deben
identificar las necesidades de
entrenamiento de un grupo especfico
de trabajadores, en funcin de que los
distintos planes de contingencia se
cumplan.
De acuerdo a las necesidades
identificadas, se identifica el
contenido que debe ser
incorporado en los procesos de
induccin y/o cursos a desarrollar.
Soporte
Definicin detallada de los
cursos, ya sea en procesos de
induccin como en cursos
especificas.
Capacitacin
Es importante realizar pruebas de los
objetivos por capacitar
Actividad continua realizada para asegurar
que los cursos realizados y los resultados de
las evaluaciones sean registrados, de manera
tal que las brechas de competencias puedan
ser realmente identificadas.
Corresponde a todas las actividades de
soporte desarrolladas por el equipo de
proyecto
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Estrategia de Capacitacin
Identificacin de necesidades de entrenamiento
Una vez que ya se han identificado las distintas fuentes de material con que se cuenta, es necesario identificar
las principales necesidades de entrenamiento. Los usuarios debern tener un conocimiento acerca de si son
partes o no de un proceso declarado como crtico, y cul es su responsabilidad tanto en el desarrollo de este
como en la contingencia en caso de alguna ocurrencia.
Identificacin desarrollo de contenido
Antes de embarcarse en la tarea de entrenar, es mandatario conocer los distintos intentos que se hayan
realizado en la organizacin en este camino. Este entrenamiento inicial puede no cumplir el objetivo por
muchos factores: presin por cumplir con las fechas de iniciar la implementacin, excesiva carga de trabajo para
los integrantes del equipo, falta de personal adecuado que pueda cumplir con esta tarea, etc. El contenido de la
capacitacin debe ser muy adecuado al usuario y la realidad en la cual desarrolla el proceso o ms an, las
condiciones en las cuales se le puede presentar la contingencia.
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Estrategia de Capacitacin
Programacin
Para que cualquier entrenamiento sea exitoso, lo ms importante es manejar todas las alternativas posibles para
asegurar la asistencia de los involucrados.
Junto con esto se debe traspasar la responsabilidad de la definicin de los asistentes o capacitacin en terreno a sus
respectivos jefes de rea/gerentes
Entrenamiento
Para entregar un adecuado entrenamiento hay algunos puntos que no se pueden pasar por alto. Lo ms importante, es la
calidad del material de entrenamiento y el ambiente del sistema en que se lleve a cabo el mismo. Un material de
entrenamiento efectivo debe siempre ir de la mano con los procedimientos definidos.
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Estrategia de Capacitacin
Evaluacin Entrenamiento
Un entrenamiento generalmente implica ms de un curso distinto y tambin ms de un nivel de profundizacin por curso.
Como se coment antes, mientras ms fuentes de informacin haya para definir las necesidades de entrenamiento ms
certero seremos al realizar las capacitaciones.
El marco de evaluacin facilita detectar brechas de capacitacin y permite una orientacin de mejora continua.
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Checklist de Actividades de cada etapa y indicadores de gestin
Fase 4
Operacin entrega y
cierre
Fase 2
Definicin y
Planeamiento
Fase 3
Ejecucin
Fase 1
Inicio de Proyecto
Es necesario elaborar un checklist para revisar el grado de cumplimiento de las
actividades del proyecto en cada etapa.