Este documento presenta una introducción al presupuesto de gastos de ventas y al presupuesto de gastos de administración. Explica que estos presupuestos son planes financieros que estiman los gastos necesarios para las funciones de ventas y administración de una organización. Luego, describe cómo elaborar cada presupuesto, incluyendo la clasificación de gastos fijos vs. variables y los factores que pueden afectar los gastos proyectados. Finalmente, incluye un ejemplo de cómo calcular ambos presupuestos.
Este documento presenta una introducción al presupuesto de gastos de ventas y al presupuesto de gastos de administración. Explica que estos presupuestos son planes financieros que estiman los gastos necesarios para las funciones de ventas y administración de una organización. Luego, describe cómo elaborar cada presupuesto, incluyendo la clasificación de gastos fijos vs. variables y los factores que pueden afectar los gastos proyectados. Finalmente, incluye un ejemplo de cómo calcular ambos presupuestos.
Este documento presenta una introducción al presupuesto de gastos de ventas y al presupuesto de gastos de administración. Explica que estos presupuestos son planes financieros que estiman los gastos necesarios para las funciones de ventas y administración de una organización. Luego, describe cómo elaborar cada presupuesto, incluyendo la clasificación de gastos fijos vs. variables y los factores que pueden afectar los gastos proyectados. Finalmente, incluye un ejemplo de cómo calcular ambos presupuestos.
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD POLITCNICA TERRITORIAL DEL ESTADO ARAGUA "FEDERICO BRITO FIGUEROA" LA VICTORIA - ESTADO ARAGUA
PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTAS Y PRESUPUESTO DE GASTOS DE ADMINISTRACIN Autores: Borges Erika Martnez Oriana Matos Francisca
La Victoria, febrero 10 de 2014
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I N D I C E PG. INTRODUCCIN 1 DESARROLLO Presupuesto de Gastos de Ventas 4 - Definicin, caractersticas, desventajas 4 - Descripcin e importancia de los Gastos de Ventas 5 - Objetivos 6 - Cmo elaborar el Presupuesto de Gastos de Ventas? 6 - Factores especficos que afectan los Gastos de Ventas 8 Presupuestos de Gastos de Administracin 10 - Definicin, Caractersticas 10 - Descripcin e importancia de los gastos de administracin 10 - Objetivos 11 - Cmo elaborar el Presupuesto de Gastos de Administracin? 12 - Factores que afectan el Presupuesto Administrativo 13 - Ejemplo de Presupuesto de Ventas y Gastos Administrativos 14 CONCLUSIONES 15 BIBLIOGRAFA 16
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INTRODUCCIN El presupuesto es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin. La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organizacin. A ciertas funciones de servicios que forman parte de la organizacin se les asignan cantidades especficas, para limitar la extensin de sus actividades. Estas actividades se pueden llevar a cabo en grande o pequea escala, de acuerdo con lo que la empresa quiera financiar. En cada caso la administracin establece la cantidad mxima que est dispuesta a erogar para esas funciones. La cantidad mxima que se asigna a cada departamento de servicio se da a conocer con frecuencia mediante un programa llamado presupuesto de gastos. En esta oportunidad estudiaremos dos componentes que forman parte del Presupuesto de Gastos. Estos son: El Presupuesto de Gastos de Ventas y el Presupuesto de Gastos de Administracin.
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DESARROLLO
Presupuesto de Gastos de Ventas Definicin Presupuesto de gasto de ventas (PGV) Es el detalle de gastos necesarios para asegurar la distribucin de los productos comercializados de forma ordenada que incluye sueldos, comisiones, seguros, almacenamiento y distribucin, embalaje, transportes de salida, servicios, mantenimiento, garanta. Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto financiero. Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercializacin para asegurar la colocacin y adquisicin del mismo en los mercados de consumo. Caractersticas - Comprende toda la mercadotecnia. - Es base para calcular el margen de utilidad. - Es permanente y costoso. - Asegura la colocacin de un producto. - Ampla mercado de consumidores. - Se realiza a todo costo.
Desventajas - No genera rentabilidad. - Puede ser mal utilizado. - No considera imprevistos. - Desequilibrio financiero
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Descripcin e importancia de los Gastos de Ventas Los gastos de ventas o comercializacin: Se generan cuando se debita el valor actualizado del conjunto de bienes o esfuerzos en que ha incurrido o va a incurrir una empresa desde el momento en que los productos terminados ingresan en el almacn, hasta que salen con destino al cliente o llegan a su poder, incluyndose la gestin de cobranzas pertinente. Los gastos de ventas o comercializacin existen en cualquier tipo de empresa, sea esta comercial, fabril o de servicios y su monto en muchos es significativo y tanto o mayor que el costo de produccin. De ah la importancia de esta clase de erogaciones y desembolsos, cuya relevancia en el mundo actual de los negocios ha provocado estudios especiales para su mejor anlisis y control, que permiten conocer su monto en unidad de moneda-valor vendidos, dato que tambin facilita llegar a cifras predeterminadas en relacin a distinto volumen de negocios. La conveniencia de reducir su incidencia en los precios de venta no es la meta ideal, puesto que su disminucin puede producir un efecto adverso en la ganancia neta. Una tasa nfima de gastos es una serie de circunstancias que hoy difcilmente se presenten: venta al contado, entrega de las mercaderas al pie de las mquinas, publicidad nula, sin servicio ni garanta de devolucin posible. A medida que se acrecientan las comodidades y exigencias de los clientes y consumidores, los gastos aumentan. Y ese aumento es mayor cuando ms alto sea el nivel de vida de la poblacin. Tampoco tiene sentido relacionar su importancia cuantitativa con los costos de produccin y deducir de ello que una de las dos reas empresarias es ms eficiente que la otra. Los costos no pueden tomarse, aqu, como medida de eficiencia: - Porque los grandes volmenes a que dio origen la produccin en masa disminuyeron los insumos fabriles a expensas del gran esfuerzo que exigi del sector comercial volcarlos al pblico. 6
- Porque ambos campos son completamente dismiles En cuanto a su difcil control, cabe reconocer que los planes comerciales estn afectados por factores externos que impiden implementar adecuados mtodos de medicin y control de eficiencia. - El diseo de los productos, la poltica de precios, la publicidad, los canales de distribucin, el comportamiento de los clientes y competidores, son variables que cambian continuamente.
Objetivos Junto con ese control de los gastos, tienen que llevarse a cabo continuos estudios de la situacin presente y fuera de los negocios. El propsito es mejorar los sistemas comerciales existentes y, por ende, aumentar las utilidades, esto obliga a analizar los gastos reales y permite medir actuaciones, comparndolas con los objetivos previamente determinados. Se destacan as las lneas de productos, zonas, canales de distribucin y pedidos no lucrativos. Se destacan asimismo, las razones por las que se producen las prdidas o las bajas rentabilidades, estimulan a encontrar mejores alternativas de comercializacin. Para concretar tanto el control como el anlisis de los gastos hay que disponer de su adecuado ordenamiento por funcin y por naturaleza y hallar mtodos que permitan asignarlos a las restantes clasificaciones comerciales.
Cmo elaborar el Presupuesto de Gastos de Ventas? Este presupuesto englobar todos los gastos que por promocin, administracin comercial, venta directa o costos de la seccin de entregas se produzcan en la distribucin de los productos. 7
El objetivo es definir de forma apriorstica, para el perodo de la proyeccin, los gastos que demandar la gestin de ventas en todas las etapas del ciclo de comercializacin. Los elementos componentes de los gastos de comercializacin se han de determinar de la siguiente manera: Gastos variables Gastos fijos Monto de ventas Sueldos x % de variabilidad Cargas sociales = Gastos variables Amortizaciones Comisiones. Cargas sociales. Material de embalaje. Fletes ____________ Gastos variables " Gastos fijos " Gastos variables + "Gastos fijos = "Gastos de Ventas Estos gastos se han de ajustar clasificando las distintas partidas que los conforman segn el perodo o mes en el cual se estime se han de originar. Luego, se han de aplicar los coeficientes representativos de las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda a ocurrir desde el perodo o mes estimado hasta la fecha del cierre del perodo de la proyeccin.
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Factores especficos que afectan los Gastos de Ventas a) De Ajuste: Son aquellas situaciones que sucedieron por causas fortuitas o de fuerza mayor que van a influir en la predeterminacin de las ventas. Esta influencia pudo ser favorable, porque afectaron en beneficio de las ventas del perodo anterior, o desfavorable, pues hicieron que disminuyeran. En ambos casos, como lo sucedido es circunstancial, se debe tomar en cuenta qu hubiera pasado en caso de que no se presentara dicha situacin. b) De Cambio: Modificaciones que influirn en las ventas, tales como: - Cambio de materiales o de presentacin de los productos. - Cambio de produccin, ya sea en los programas o en las instalaciones de la empresa. - Cambio de mercados, haciendo estudios con el fin de conocer el gusto de los clientes, la moda, la actividad econmica, etc. - Cambio de mtodos de venta, por ejemplo, a travs de la publicidad, mejorando los precios. c) Corrientes de Crecimiento: Estos factores se refieren a la superacin en las ventas tomando en cuenta el crecimiento del mercado y su demanda. d) Fuerzas Econmicas Generales. Son aquellos factores externos que van a influir en las ventas. Para determinarlos se debern recopilar datos proporcionados por instituciones de crdito, dependencias gubernamentales y organismos particulares que preparan ndices de las fuerzas econmicas generales. Con base en dichos datos se podr conocer la tendencia del ciclo econmico que pueda darse en la empresa. 9
e) Influencias Administrativas. Este factor es de carcter interno y se refiere a las decisiones que deben tomar los directivos de la empresa, despus de considerar los factores especficos de ventas y las fuerzas econmicas generales que repercuten en forma directa sobre las ventas, tales como cambiar la poltica de ventas, aplicar otra poltica de publicidad, la creacin de un nuevo producto, dejar de producir un producto que est ocasionando disminucin en las utilidades, etc.
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Presupuesto de Gastos de Administracin Definicin Presupuesto de gastos administrativos (PGA). Considerado como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Los gastos de administracin incluyen aquellas erogaciones que derivan fundamentalmente de las funciones de direccin y control de las variadas actividades de una empresa; su contenido es tan amplio que la determinacin de su origen depende de la organizacin interna y del medio en que se desarrolla cada negocio en particular, comprendiendo honorarios a consejeros, abogados, gastos de representacin para los ejecutivos, sueldos del departamento de contabilidad, etc.
Caractersticas - Las remuneraciones se fijan segn la calidad econmica de la empresa y no en forma paralela a la inflacin. - Son gastos indirectos. - Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio. - Para calcular el total neto, se debe calcular el total la deduccin de las retenciones y aportaciones por ley de cada pas.
Descripcin e importancia de los Gastos de Administracin Representa los gastos devengados en el perodo, incurridos para el desenvolvimiento administrativo de la entidad. Comprende los gastos de personal 11
(retribuciones, cargas sociales, servicios al personal, etc.), servicios contratados a terceros (computacin, seguridad, etc.), seguros, comunicaciones y traslados, impuestos, mantenimiento y reparaciones, depreciacin de bienes de uso, amortizacin de cargos diferidos y activos intangibles y otros gastos de administracin (gastos notariales y judiciales, alquileres, energa elctrica, agua y calefaccin, papelera, tiles y materiales de servicio, etc.) Es importante para todo empresario conocer y analizar los costos de un producto o servicio, porque proporciona la informacin necesaria para el planeamiento institucional, el estudio de alternativas, la toma de decisiones o medidas que eviten la actuacin negativa de los factores que generan desviaciones entre los costos reales y los planificados y el ejercicio de las funciones de control y evolucin de la gestin. Desde un punto de vista gerencial, el conocimiento y anlisis de los costos, suministra la informacin de retorno (retroalimentacin), es posible medir el comportamiento sobre la eficiencia y la eficacia de la institucin y sus dependencias, permitiendo las decisiones administrativas. Partidas que lo componen: Las partidas integrantes de los gastos de administracin, se han de determinar de acuerdo a las necesidades derivadas de la estructura organizativa y de la administracin de venta.
Objetivo El objetivo es determinar en forma anticipada para el perodo de la proyeccin todos los gastos del perodo que no correspondan directamente a la financiacin o la gestin de ventas.
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Cmo elaborar el Presupuesto de Gastos de Administracin? Para la preparacin del presupuesto de gastos de administracin es importante efectuar un examen de los gastos incurridos en el pasado, con la finalidad de aclarar cules sern los gastos fijos y cules los variables. Las partidas integrantes de los gastos de administracin, se han de determinar de acuerdo a las necesidades derivadas de la estructura organizativa y de la administracin de ventas. Se clasificaran de la siguiente manera: Sueldos Cargas sociales Amortizaciones Seguros Mantenimiento de oficinas Papelera y tiles de librera ___________________ "gastos de administracin Estos gastos se han de ajustar, clasificando las distintas partidas que los conforman segn el perodo o mes en el cual se estime se han de originar. Luego, se han de aplicar los coeficientes representativos de las variaciones del poder adquisitivo de la moneda ocurrido desde perodo o mes de origen estimado hasta la fecha del perodo de cierre de la proyeccin.
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Factores que afectan el presupuesto administrativo: - Baja rentabilidad sobre los recursos puestos en manos de la administracin. - Cambios significativos y no racionales del volumen de ventas. - Cambios en la organizacin motivadas por diferentes decisiones que modifican el comportamiento de la poltica de comercializacin. - Modificaciones en la estructura de los costos
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Ejemplo de Presupuesto de Ventas y Gastos Administrativos
Accesorios Vista, S.A. Presupuesto de Gastos de Ventas y Administrativos Para el Ao a Terminar en Diciembre 31-2014 Gastos de ventas:
Salarios - Personal de ventas Bs.715,000
Publicidad 360,000
Viajes 115,000
Total de gastos de ventas
Bs.1.190.000 Gastos administrativos:
Salarios - Personal administrativo Bs.618.000
Renta de oficina 34,500
Artculos de oficina 17.500
Miscelneos 25.000
Total de gastos administrativos
Bs.695.000 Total de gastos de venta y administrativos
Bs.1,885,000
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CONCLUSIONES El elemento base del xito en una empresa es la habilidad de la direccin para planificar y controlar las actividades de la organizacin. Un presupuesto es un plan de operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto perodo los objetivos propuestos y se expresa en trminos monetarios. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin y son de suma importancia en la mayora de las organizaciones utilitaristas (compaas de negocios), noutilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeas empresas. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin, por medio de estos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables, tambin sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
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BIBLIOGRAFA HORNGREN, CHARLES. La Contabilidad de Costos en la Direccin de Empresas, 8va Edicin en espaol 1991. Editorial Prentice Hall MATZ ADOLF USRY MILTON, Contabilidad de Costos, Planificacin y control , 6ta Edicin en espaol 1980 . South-Western Publishing Co. POLIMENI, FABOZZI Y ADELBERG, Contabilidad de Costos, conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales, 2da. Edicin 1989. Editorial Mc. Graw-Hill HUMBERTO VARAS CONTRERAS, El control presupuestario de los Gastos de Comercializacin, Chile-1993. http://demo.dokeos.com/courses/IP001/document/PresupuestodeGasto.pdf?cidRe q=IP001 http://www.monografias.com/trabajos90/definicion-presupuesto/definicion- presupuesto.shtml#ixzz2shULTdOW http://www.monografias.com/trabajos90/definicion-presupuesto/definicion- presupuesto.shtml#ixzz2ssT9xPIm