056-El Sistema CBR en La Contraloria General de La Republica Una Experiencia de Gestion Del Conocimiento

UNA EXPERIENCIA DE GESTIN DEL CONOCIMIENTO
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EL SISTEMA CBR EN LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
2
Contralora General de la Repblica
Jr. Camillo Carrillo N 114, Jess Mara
Telfono: (51 1) 330 3000 Fax: (51 1) 433 4933
Email: contraloria@contraloria.gob.pe
Web: www.contraloria.gob.pe
Ttulo:
El Sistema CBR en la Contralora General de la Repblica.
Una Experiencia de Gestin del Conocimiento
La Contralora General de la Repblica agradece a la Cooperacin Alemana
al Desarrollo GTZ por el auspicio integral de la presente publicacin.
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INDICE
PRESENTACION
Captulo 1
Antecedentes y caractersticas del Proyecto CBR
1.1. Origen de la idea
1.2. Objetivos
1.3. Experiencia en otros pases
1.4. Inicio de la experiencia en el Per
Captulo 2
El Sistema CBR en la Contralora General de la Repblica el Per
2.1. Qu es el Sistema CBR?
2.2. En qu consiste el Sistema CBR?
2.3. Para que sirve el Sistema CBR al personal de la CGR?
2.4. Para qu sirve el Sistema CBR en la Contralora General de la Repblica?
2.5. Cmo se accede al Sistema CBR?
Captulo 3
Desarrollo del Proceso en el Per
3.1. Etapa preparatoria
3.2. Etapa 1: Anlisis de necesidades
Cuestionario y diagnostico
3.3. Etapa 2: Desarrollo e implementacin
Fase 1: Inicio del Proyecto
Fase 2: Desarrollo del sistema
Fase 3: Prueba Piloto
Fase 4: Instalacin final
Fase 5: Evaluacin del proyecto
3.4. Etapa 3: Difusin y capacitacin
3.4.1. Capacitacin a nivel nacional
3.4.2. Diseo de herramientas para capacitacin permanente
3.5. Etapa 4: Institucionalizacin del Sistema
3.6. Etapa 5: Monitoreo y evaluacin
4
Captulo 4
Modelo de trabajo de la experiencia
4.1. El modelo de intervencin de GTZ
4.2. La gestin del conocimiento: escogiendo la metodologa
El Ciclo del Sistema CBR
1
Captulo 5
La secuencia tcnico operativa del Sistema CBR
5.1. Aplicacin del Sistema CBR en el Control Gubernamental
5.2. Estrategia de sostenibilidad del sistema
Captulo 6
Logros, dificultades y perspectivas
6.1. Logros obtenidos
6.2. Principales dificultades
6.3. Perspectivas de futuro.
Captulo 7
Principales resultados
Captulo 8
Difusin externa del Sistema
Captulo 9
Puntos importantes a tener en cuenta para hacer una replica
Captulo 10
Recomendaciones finales
ANEXOS
1. Directiva de incorporacin del Sistema CBR al control gubernamental
2. Cuadros de Reporte de Ingresos al Sistema CBR aos 2007 y 2008
3. Actividades previstas para la sostenibilidad del Sistema CBR
1
Perfil del Proyecto de Implementacin del Sistema CBR en la Contralora General de la Repblica de mayo de 2003.
Gerencia de Tecnologas y Sistemas de Informacin. Pags. 2 y 3
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PRESENTACION
Pensar, disear e implementar un proceso de gestin del conocimiento en una
institucin pblica como la Contralora General de la Repblica, supone una poltica
institucional que apueste por una estrategia que busca aumentar la competitividad
de la organizacin a partir del mejor aprovechamiento del conocimiento que tienen
sus miembros, especialmente de aquellos que ejercen el control gubernamental.
La Contralora General de la Repblica, es una de las instituciones clave en la lucha
por la erradicacin de la corrupcin debido al rol que le asignan la Constitucin y
leyes peruanas para controlar y supervisar el gasto pblico a nivel de los gobiernos
nacional, regional y local, organismos constitucionalmente autnomos, empresas
pblicas, entre otras; lo que determina que a la fecha ms de 4200 instituciones
pblicas en el Per estn bajo su mbito de control, lo cual aunado a la creciente
demanda de control por parte de la sociedad, conlleva a que su capacidad operativa
resulte limitada; esto ha motivado que la CGR se encuentre en proceso de
actualizacin del entorno de los sistemas de informacin, para que stos soporten
en forma eficiente y transparente el trabajo institucional que realiza el personal de
control.
En este contexto es que, como parte de la asistencia tcnica que desde el Programa
de Gobernabilidad e Inclusin se viene brindando a la Contralora General de la
Repblica, se ha diseado e implementado un Sistema de Gestin del Conocimiento
que utiliza la metodologa del razonamiento basado en casos (CBR por sus siglas en
ingls).
As, el presente documento est basado en la experiencia de diseo e implementacin
del Sistema CBR en la Contralora General de la Repblica del Per, y detalla este
proceso a lo largo de todas sus etapas, de acuerdo con el cronograma de trabajo
diseado para tal efecto. Asimismo, en este documento se resaltan los logros,
dificultades y perspectivas de este proyecto, mostrando un modelo que puede ser
replicable en el caso que una institucin pblica peruana o anloga a la Contralora
General de la Repblica en otro pas quiera iniciar un proceso de esta naturaleza.
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Captulo 1
Antecedentes y
caractersticas del
Proyecto CBR
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CAPTULO 1
ANTECEDENTES Y CARACTERSTICAS DEL PROYECTO
CBR
1.1. Origen de la idea
La idea de implementar en la institucin un Sistema de Gestin del Conocimiento
con la metodologa de Razonamiento Basado en Casos (CBR) tiene su origen en la
propia Contralora General de la Repblica. En el ao 2003 se desarrolla el perfil
del proyecto de implementacin del Case Based Reasoning, que pretenda crear un
centro de atencin de consultas nico y centralizado, conformado por el archivo de
casos de la entidad que permita la consulta en cualquier momento tanto de las
unidades orgnicas de la CGR como de otras instituciones que conforman el Sistema
Nacional de Control.
En este contexto, y luego de un periodo de maduracin de la idea y de determinacin
de necesidades en la Contralora General de la Repblica, se firma con GTZ una
carta de entendimiento, y con la empresa EMPOLIS-OVITAS un contrato de
Cooperacin Pblica - Privada para el fortalecimiento de la Contralora General del
Per a travs de la implementacin de un sistema de gestin del conocimiento.
Una Cooperacin Pblico-Privada, conocido como PPP (Public Private Partnership),
es una cooperacin de desarrollo con el sector privado. Desde 1999 la Cooperacin
Tcnica Alemana (GTZ) realiza por encargo del Ministerio Federal de Cooperacin
Econmica y Desarrollo proyectos con empresas privadas en ms de 60 pases
emergentes y en vas de desarrollo.
A travs de este tipo de Cooperaciones, los efectos positivos generados por el sector
privado son utilizados por los objetivos de las cooperaciones de desarrollo,
alcanzando resultados ms eficaces, econmicos y generando impactos de mayor
alcance. Por lo tanto el trabajo en conjunto con el sector privado genera sinergias,
permitiendo de esta manera alcanzar, tanto a las empresas privadas como a la GTZ,
sus objetivos de una manera ms rpida, econmica y sostenible.
Se espera que este sistema de gestin del conocimiento permita lograr un mejor
aprovechamiento de los escasos recursos de la institucin, tomando en cuenta que,
si bien esta fuertemente apoyada en y por la tecnologa, se requiere trabajar otros
importantes aspectos como son las personas y la cultura de la organizacin, pues la
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Gestin del Conocimiento, como muchas otras de las nuevas estrategias
institucionales que se han desarrollado en los ltimos aos, no es de fcil
implementacin ni garantiza el xito de la organizacin. Sin embargo, estamos en un
momento en que el conocimiento es la mayor fuente real de ventajas competitivas
sostenibles, y la Gestin de este conocimiento es la mejor forma de aprovecharlo.
1.2 Objetivos
El objetivo especfico de implementar un sistema de Gestin del Conocimiento
utilizando la metodologa de Razonamiento Basado en Casos Ejecutados (Case-
Based Reasoning-CBR), es que ste permita contar con informacin legal y de control,
oportuna, gil y confiable para la gestin del control gubernamental; incrementar la
calidad de las actuaciones de la CGR, as como reducir los tiempos utilizados en
solucionar las consultas.
1.3 Experiencia en otros pases
No existen antecedentes de implantacin de sistemas de gestin del conocimiento
que utilicen la metodologa del razonamiento basado en casos (CBR) en entidades
pblicas del Per o de Amrica Latina.
1.4 Inicio de la experiencia en el Per
En enero del ao 2006, se firma una Carta de Entendimiento entre el Programa de
Gobernabilidad Democrtica e Inclusin de la Cooperacin Alemana al Desarrollo
(GTZ), la Contralora General de la Repblica y Ovitas Inc. que inclua los Trminos
de Referencia, documento tambin denominado especificaciones tcnicas,
elaborados para la adquisicin del software case based reasoning (CBR).
La Carta de Entendimiento mencionada en el prrafo anterior tiene como antecedente
la celebracin de un contrato de cooperacin entre el sector pblico y el sector
privado (PPP) entre la Empresa Empolis GmbH y GTZ Sede Central, para implementar
un Sistema de Gestin del Conocimiento en la Contralora General de la Repblica
del Per. En el texto del mencionado contrato de cooperacin, PPP, se especifica
que la empresa Empolis encarg a Ovitas, Inc. la implementacin del mismo.
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Adems del PPP y la propia Carta de Entendimiento, en esta ltima se seala que
las partes actuarn conforme a lo sealado en las especificaciones tcnicas
elaboradas para la Adquisicin del Software Case-Based-Reasoning (CBR)
De acuerdo a los documentos mencionados
2
, el sistema de Gestin del Conocimiento
CBR a implementar sera esencialmente un portal WEB
3
, donde personal de
Contralora General de la Repblica pueda encontrar informacin relacionada a su
proceso de investigacin en una accin de control, as como contribuir a la
elaboracin de los informes de acciones de control en menor tiempo. El sistema
CBR proveera un nico punto de acceso a diversas fuentes de informacin, tales
como informes de acciones de control generadas por las Comisiones de Auditora
de Contralora General de la Repblica, informes diversos de otras entidades, normas
legales y otros. El sistema podra trabajar en modo conectado (on-line) o en versin
portable standalone, para el personal que forma parte de comisiones de acciones
de control asignadas a localidades sin acceso a Internet. Las funciones previstas
incluan bsquedas (utilizando palabras claves y conceptos), navegacin (a travs
de la jerarqua del documento), autora de casos (utilizando un formulario de interfaz),
revisin y aprobacin, y la publicacin en la intranet institucional.
2
PPP, Especificaciones tcnicas, carta de entendimiento, entre otros.
3
Este portal se encontrara en la intranet institucional de la CGR.
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Captulo 2
El Sistema CBR en
la Contralora
General de la
Repblica del Per
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CAPTULO 2
EL SISTEMA CBR EN LA CONTRALORA GENERAL DE LA
REPBLICA DEL PER
2.1. Qu es el Sistema CBR?
Es un Sistema de Gestin del Conocimiento que utiliza la metodologa de
Razonamiento Basado en Casos (Case-Based Reasoning CBR), y tiene como
finalidad desarrollar una base centralizada de casos tipo originados en
observaciones de los Informes de control y que adems permite el acceso a
informacin relacionada como legislacin, consultas, jurisprudencia, doctrina, etc.
2.2. En qu consiste el Sistema CBR?
El Sistema consiste en una base centralizada de casos tipo de responsabilidad
penal, civil o administrativa funcional, identificados a partir de informes de
control, los cuales muestran las condiciones, metodologa y procedimientos
sugeridos para la identificacin de responsabilidades en las acciones de control
respecto a situaciones irregulares similares a las contenidas en dichos casos.
2.3. Para que sirve el Sistema CBR al personal de la CGR?
Entre otras cosas, el sistema permite a los usuarios:
Acceder a casos tipo (precedentes) originados en informes de control
vinculados a la materia de consulta.
Evidenciar el proceso de identificacin de responsabilidades y
procedimientos mnimos sugeridos para ello.
Acceder a la informacin vinculada al caso tipo o relevante.
2.4. Para qu sirve el Sistema CBR en la Contralora General de la
Repblica?
El Sistema CBR permite a la CGR:
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Uniformizar criterios institucionales respecto a las condiciones que deben
verificarse para la identificacin de responsabilidades;
Agilizar los procesos de elaboracin, revisin y emisin de informes de
control, reduciendo los tiempos insumidos en atencin de consultas dentro
y fuera de la Contralora General de la Repblica;
Mejorar la calidad y oportunidad de los Informes de Control; y
Permitir el aprendizaje organizacional y el intercambio de conocimientos.
2.5. Cmo se accede al Sistema CBR?
El acceso al Sistema CBR es por va del intranet institucional o mediante una
versin porttil (standalone). La versin porttil permite a los usuarios (en su
mayora auditores) acceder, sin importar su localizacin geogrfica, al
conocimiento y experiencia adquiridos durante la realizacin de acciones de
control precedentes en las que se observaron situaciones similares, a fin de
que puedan observar las normas y procedimientos que fueron aplicados y
adaptarlos a su caso particular.
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Captulo 3
Desarrollo del
Proceso en el
Per
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CAPTULO 3
DESARROLLO DEL PROCESO EN EL PER
3.1. Etapa preparatoria
El proyecto de implementacin del Sistema CBR cuenta con un perfil de
desarrollo del mismo, diseado en mayo de 2003, por el grupo de Tecnologas
de la Informacin y Comunicaciones (TIC) de la Gerencia de Sistemas de la
Contralora General de la Repblica.
En el resumen ejecutivo del perfil del proyecto, se define el concepto del
razonamiento basado en casos como un aplicativo tecnolgico a emplearse
dentro del campo de la Gerencia de Conocimiento, definindose esta ltima
como la organizacin, planificacin, direccin y control de una red de
personas imbuida en la cultura organizacional y apoyada por la tecnologa
de la informacin que busca la creacin, renovacin, organizacin,
transmisin, uso y proteccin del conocimiento brindando beneficios tangibles
o intangibles, o desarrollando ventajas competitivas o habilidades distintivas.
El CBR, de acuerdo a este perfil, es un conjunto de tcnicas para el desarrollo
de sistemas basados en el conocimiento institucional acumulado. Este sistema
necesita una coleccin de experiencias llamadas casos, almacenados en
una base de casos donde cada caso se compone de una descripcin del
problema y la solucin que se aplic.
De conformidad con este perfil, la implementacin del Sistema CBR tena
como objetivo la unificacin de criterios en la institucin en lo referente a la
tipificacin de delitos de acuerdo con las situaciones evidenciadas, as como
contar con informacin legal oportuna, gil y confiable, de manera que permita
incrementar la calidad de las consultas legales y reducir los tiempos utilizados
en responder las mencionadas consultas.
Adicionalmente se esperaba crear un centro de atencin de consultas nico
y centralizado conformado por un archivo de casos de la entidad que
permitiera la consulta en cualquier momento tanto de las unidades de la
CGR como de las Oficinas de Control Institucional.
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Como objetivos especficos del desarrollo de este sistema, el perfil del proyecto
seal:
Optimizar los tiempos y mejorar la calidad de las actuaciones de la CGR, basados
en las consultas legales confiables y giles.
Ofrecer una base de casos de opiniones legales que permita generar precedentes
en futuros casos similares al analizado.
Poner la informacin a disposicin de los trabajadores del Sistema Nacional de
Control.
Incrementar y mejorar la informacin basndose en casos analizados, que permita
la eficiencia y agilidad de la informacin.
Cabe agregar que, en el mencionado documento se propone la conformacin de un
equipo de trabajo de campo de 4 profesionales de la CGR (dos ingenieros de sistemas
especialistas en el desarrollo de proyectos informticos, un administrador y un
abogado), este equipo, en un plazo de tres meses deba de realizar el estudio de
prefactibilidad y factibilidad del proyecto, la definicin de sus etapas y la matriz de
evaluacin que permitira decidir acerca de la adquisicin del software o su desarrollo
interno.
3.2. Etapa 1: Anlisis de necesidades
Cuestionario y diagnstico
Con el fin de determinar los requerimientos de informacin y el flujo de
conocimiento al interior de la institucin, la CGR realiz dos diagnsticos
bajo las modalidades de cuestionarios.
El primer diagnstico preliminar se realiz a travs de la aplicacin de un
cuestionario a un grupo de auditores a fines del 2003, el cual fue diseado
en la Gerencia de Asesora Tcnico Legal, encargada de la ejecucin del
proyecto. Este cuestionario tena como objetivo realizar una exploracin de
las necesidades de informacin de la gente, para lo cual se parti de la
experiencia en la revisin de informes de control, teniendo en cuenta qu
herramientas se necesitaban para el desarrollo de la mencionada actividad.
A raz de estas conversaciones con personas que elaboraban los informes de
control, es decir auditores, se determin que el sistema a desarrollar no slo
deba ayudar a identificar una responsabilidad, ya sea ste de tipo civil, penal o
21
administrativo funcional, si no deba contener informacin vinculada, como
doctrina y jurisprudencia, acceso a normas legales, entre otras.
Posteriormente, en marzo de 2006 se realiz un segundo diagnstico para
este fin se aplic un cuestionario, de 12 preguntas, a 44 personas de las
uni dades orgni cas de l nea que real i zan acti vi dades de control
gubernamental.
Este diagnstico permiti definir la problemtica de los informes de control
por aquellos responsables de la elaboracin y revisin de los mismos, los
que sealaron como principales dificultades la capacidad operativa limitada
en la institucin para atender consultas formuladas y actividades de revisin,
falta de uniformidad de criterios para identificacin de responsabilidades,
acceso limitado a conocimientos colectivos, lo que trae consigo la demora
en la emisin de Informes de Control, as como los continuos reprocesos en
el proceso de revisin y aprobacin.
Este diagnstico seal tambin que para los entrevistados, las principales
causas de los reprocesos en la emisin de los informes de control eran:
utilizacin de un criterio equvoco o un enfoque diferente a los hechos,
problemas en la determinacin de responsabilidades, falta de sustento
probatorio, inexperiencia de algunos miembros del equipo de auditora, o
ausencia de un medio que uniformizara el criterio institucional.
3.3. Etapa 2: Desarrollo e implementacin
El desarrollo e implementacin del sistema de gestin del conocimiento fue
previsto en cuatro fases, las que se detallaron en un documento denominado
Project Plan y que fue suscrito por todas las partes involucradas.
Las fases que en el mencionado documento se definieron y que se ejecutaron
posteriormente fueron las siguientes:
Fase 1: Inicio del Proyecto
La constitucin de equipo de trabajo conformado por once personas de la
CGR, entre las que se encontraban especialistas en acciones de control y
especialistas tcnicos de Contralora General de la Repblica, adems de
consultores de Ovitas y GTZ. El mencionado equipo fue el encargado de
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elaborar el cronograma de ejecucin del proyecto y las especificaciones
funcionales del aplicativo; identificndose en reuniones de trabajo y talleres,
los procesos y documentos a incorporarse en el Sistema CBR y los
requerimientos de la interfaz a nivel de usuario.
Fase 2: Desarrollo del sistema
Esta fase incluy el desarrollo del modelo de conocimiento, la configuracin
de los diversos aplicativos a utilizar, el desarrollo del CBR en versin Intranet
y versin standalone, as como el diseo del portal Web. Estas tareas se
desarrollaron una vez recopilada la informacin necesaria en las reuniones
y talleres de trabajo. Adems, en esta etapa las fuentes de datos se
configuraron para ser reconocidas y buscadas por el motor de bsqueda del
Sistema.
Para cuando el desarrollo inicial estuviera completo, se tena previsto contar
con la ayuda del equipo de trabajo del proyecto para ejecutar la fase de
prueba y asegurar la aceptacin del usuario final, lo que se desarroll de
esa manera, asumiendo la Gerencia de Asesora Tcnico Legal la
coordinacin de esta etapa.
Fase 3: Prueba Piloto
Se instal un piloto para pruebas del sistema CBR, y se desarroll el material
para capacitacin de los diferentes tipos de usuario. Se capacit a usuarios
finales para realizar las pruebas de funcionalidad del sistema. Tambin se
incluy la capacitacin de los administradores del conocimiento y los usuarios
tcnicos del Sistema, logrando en esta fase capacitar a treinta y dos personas.
Fase 4: Instalacin final
El Sistema CBR se instal en un servidor asignado por la Contralora General
de la Repblica
4
. En esta fase se procedi a la capacitacin de los tres tipos
de usuarios existentes: los administradores del conocimiento, o autores, que
en esa etapa eran 10 personas de las diferentes reas de la CGR, rganos
de lnea, Gerencia de Asesora Tcnico Legal y Procuradura Pblica; los
usuarios tcnicos, tres profesionales de la Gerencia de Sistemas y Tecnologas
de la Informacin, estos ltimos con la finalidad de que estn capacitados
para realizar ajustes y nuevos requerimientos al sistema, si fuese necesario
y los usuarios finales del sistema (aproximadamente 25 personas), basndose
4
El servidor utilizado por el CBR fue obtenido a travs de la cooperacin tcnica del BID, en el proyecto Modernizacin
del Sistema Nacional de Control.
23
en casos de uso aportados por los miembros del equipo de trabajo
(especialistas en acciones de control) complementando el material
desarrollado por Ovitas y probado durante la fase anterior.
Cabe sealar que el entrenamiento al equipo de tecnologas de informacin
del proyecto CBR en la configuracin del sistema incluy tareas tales como
modificar del modelo del conocimiento, agregar o modificar los workflows,
adicionar nuevos usuarios y crear plantillas de documentos.
Por otro lado, en el PPP se seal que el costo del mantenimiento del sistema
y entrenamiento del grupo de trabajo estara incluido en el primer ao de
ejecucin. Despus del periodo de implementacin, es decir, una vez finalizado
el PPP, el mantenimiento del Sistema CBR estara a cargo de la Contralora
General de la Repblica.
Fase 5: Evaluacin del proyecto
La evaluacin del proyecto estuvo prevista a realizarse despus de la
instalacin final del Sistema CBR
En esta etapa, los consultores de Ovitas realizaron una revisin de la
funcionalidad del sistema, tomando en consideracin sugerencias y
observaciones que se presentaron a fin de aplicar los ajustes requeridos.
Esta evaluacin se realiz en el mes de abril de 2007, luego de la aplicacin
de una encuesta en la CGR a los usuarios del Sistema, a travs de la cual se
realizaron una serie de recomendaciones al sistema respecto de su
funcionalidad y contenido, procedindose a la implementacin de la mayora
de ellas.
Una de las ms importantes fue la modificacin de la interfase del entorno de
usuario, donde el personal de la CGR propuso y dise un nuevo entorno
grfico para la presentacin de la informacin a los usuarios de manera ms
amigable y clara.
Concluida la Fase 5, tal como estaba establecido, se procedi a la difusin
de la utilizacin del Sistema CBR, para lo cual Contralora General de la
Repblica deba capacitar a 200 usuarios finales del sistema para el primer
ao, habindose capacitado a la fecha sealada a ms de 350 usuarios
finales.
24
Otras de las tareas sealadas para ejecutar en esta etapa post instalacin
de la versin final del Sistema CBR, fueron la digitalizacin de los informes
de control para su incorporacin en el sistema, as como la capacitacin y
certificacin (incorporacin en el uso) de los nuevos usuarios.
El Programa Gobernabilidad e Inclusin de la GTZ en el Per brind
asistencia tcnica y monitore todas las fases de la implementacin del
presente PPP. Asimismo, supervis el cumplimiento de los trminos acordados
para el desarrollo del PPP, verificando los entregables en cada fase del
proyecto y apoyando en la resolucin de las diferencias que se presentaron
entre el equipo de Contralora General de la Repblica y la empresa Ovitas/
Empolis.
3.4. Etapa 3: Difusin y capacitacin
3.4.1. Capacitacin a nivel nacional (presencial)
Una vez instalada la versin final del Sistema CBR en la Contralora General
de la Repblica, se implement un intensivo programa de difusin y
capacitacin que en mes y medio capacit e incorpor en el uso del Sistema
CBR a 353 profesionales del Sistema Nacional de Control, de stos, 183 fue
personal de Lima
5
, los que fueron capacitados en la Escuela Nacional de
Control, y 182 en las 16 sedes de las Oficinas Regionales de Control al
interior de la Repblica.
En la CGR se continu la capacitacin al personal auditor que an no utilizaba
el Sistema, sin embargo, en enero de 2008 se aprob la Directiva N 01-
2008-CG/SGE, mediante Resolucin de Contralora N 014-2008-CG, la que
incorporaba el Sistema CBR al control gubernamental y lo haca de uso
obligatorio, lo que aceler las solicitudes de capacitacin del personal de la
Contralora General de la Repblica, habindose capacitado hasta la fecha
a 549 profesionales de CGR.
Adicionalmente, se crey conveniente ampliar el uso del Sistema CBR a los
Jefes de las Oficinas de Control nombrados por la Contralora General de la
Repblica, habindose capacitado a 29 de los jefes de importantes
organismos pblicos
6
.
5
En esta capacitacin se incluy al personal de la ORC Lima-Callao
6
La lista de las OCI cuyos jefes fueron capacitados se encuentra en el literal h) del numeral 3.1. del captulo 3.
25
Cabe sealar que para ser incorporado en el uso del Sistema CBR se
determin que era necesario la capacitacin previa, por lo que el cdigo de
usuario en el Sistema era generado especficamente para la sesin de
capacitacin y slo a partir de ella el usuario poda acceder al Sistema.
3.4.2. Diseo de herramientas para capacitacin permanente
Teniendo en cuenta que a la CGR se incorpora nuevo personal de manera
cclica y que no siempre ste va a poder acceder a sesiones de capacitacin,
o que pueden quedar dudas que necesiten ser absueltas o una mayor
profundizacin en el tema es que se pens en desarrollar dos herramientas
de capacitacin adicionales, un Manual del Sistema de Gestin del
Conocimiento que en lenguaje sencillo y en forma de preguntas y respuestas
presentaba al lector el contenido del Sistema CBR, incidiendo en las
estructuras del Sistema CBR, as como en casos de aplicacin practica.
Adicionalmente se dise un Mdulo interactivo de capacitacin en el Sistema
CBR, en el que se presenta al usuario el contenido y forma de uso del
mencionado sistema. Este mdulo interactivo es de carcter auto instructivo
y permite el aprendizaje del usuario a travs del uso de las funcionalidades
previstas en el mismo.
Ambas herramientas fueron puestas a disposicin de la CGR, la que distribuy
los manuales a los usuarios del Sistema CBR en cada actividad de capacitacin,
y el mdulo interactivo fue colocado en la intranet institucional.
3.5. Etapa 4: Institucionalizacin del Sistema
Pese a estar instalada la versin final del Sistema CBR en la CGR en marzo
de 2007, se requera la incorporacin de casos adicionales, los que se
obtuvieron de la revisin de los informes de control emitidos por la institucin
previamente, sin embargo, an exista la duda respecto de la forma de
incorporar la aprobacin de los nuevos informes de control a la experiencia
sistematizada en el Sistema CBR, as como su proceso de incorporacin al
Sistema CBR.
Es as que el proceso de incorporacin del Sistema CBR al control
gubernamental fue definido mediante la aprobacin de la Directiva N 01-
2008-CG/SGE, mediante Resolucin de Contralora N 014-2008-CG, la que
tiene como objetivo establecer las disposiciones destinadas a regular la
implementacin y uso del Sistema CBR como herramienta para la gestin del
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conocimiento en las acciones y actividades de control gubernamental
desarrolladas por la CGR y otros rganos del Sistema Nacional de Control.
Esta Directiva establece disposiciones especficas para la utilizacin del
Sistema CBR como las siguientes:
1. Uso del Sistema CBR como herramienta de consulta
2. Obligatoriedad del uso de las estructuras contenidas en el Sistema CBR
durante la elaboracin de los informes de control
3. Obligatoriedad del uso del Sistema CBR por las instancias de revisin de
los informes de control
4. Forma y oportunidad de remisin de versin final de estructuras CBR
para su incorporacin al Sistema.
5. Realimentacin del Sistema por parte de los usuarios
6. Obligacin de las unidades orgnicas de proporcionar informacin para
el Sistema CBR
7. Evaluacin de uso del Sistema
8. Difusin del Sistema CBR
9. Capacitacin para el uso del Sistema CBR
3.6. Etapa 5: Monitoreo y evaluacin
El PPP firmado entre GTZ y EMPOLIS, as como la lnea de asesora suscrita
entre la CGR y GTZ sealan la necesidad de evaluar el impacto del uso del
Sistema CBR en la CGR.
El PPP precisa que se puede estimar, a partir de la aplicacin de este sistema
de gestin del conocimiento, una reduccin de 180 a 120 das en promedio
para ejecutar las acciones de control; una reduccin que se ver realizada a
partir del segundo ao de uso, al mismo tiempo que se incrementa el nmero
de acciones completadas y la lucha contra la corrupcin
7
La lnea de asesora seala que se realizar un seguimiento a la utilizacin,
actualizacin y mantenimiento del Sistema CBR con el fin de garantizar la
sostenibilidad del sistema
8
.
7
Pagina 3 del PPP
8
Resultado 6 de la Lnea de Asesora. Pag. 4.
27
Con este fin, la CGR emite mensualmente un reporte del nmero de ingresos
de usuarios al Sistema CBR, lo que nos permite evaluar el incremento, o no,
del uso de este Sistema en el ejercicio del control gubernamental.
La revisin de estos registros ha permitido determinar que a partir de la
aprobacin de la Directiva N 01-2008-CG/SGE, el ingreso de los usuarios
se ha incrementado de manera significativa
9
.
Si queremos simplificar el modelo, podemos sealar que el Sistema CBR se realiz
en tres fases, planificacin y diseo, desarrollo e implementacin y por ltimo,
sostenibilidad.
En la fase de planificacin y diseo; se definieron el concepto del proyecto para
el Sistema y los aspectos tcnicos y necesidades generales; en la de desarrollo se
elaboraron los contenidos, se definieron las funcionalidades y se instal una prueba
piloto en Lima y en la Oficina Regional de Control de Chiclayo, en la de
implementacin, se realiz la instalacin total del sistema y la capacitacin a nivel
nacional a usuarios y autores, y en la fase de sostenibilidad que es la etapa en la
que se encuentra actualmente, se pretende consolidar el uso de este sistema de
gestin del conocimiento para su aplicacin al control gubernamental.
Los plazos y fechas en los que se ejecut cada una de estas etapas se pueden
apreciar en el grfico que sigue a continuacin.
9
Ver anexo N 3, Reporte de uso del Sistema CBR, 2007 - 2008
28
Ejecucin del Proyecto
FASE DE PLANIFICACIN Y DISEO
(abril a diciembre 2005)
FASE DE SOSTENIBILIDAD
(abril 2007 a diciembre 2008)
FASE DE DESARROLLO E IMPLEMENTACIN
(enero 2006 a marzo 2007)
DIFUSIN Y
CAPACITACIN

EVALUACIN
DE USO SIST. Y
MEJORAS
MODELAMIENTO
E INGRESO DE
NUEVOS CASOS
ESPECIFICACIONES
FUNCIONALES
3 meses
DESARROLLO
DEL MODELO
4 meses
PRUEBAS
PILOTO
3 meses
INSTALACIN
1 mes
MONITOREO
1 mes
DIAGNSTICO E
IDENTIFICACIN
DE NECESIDADES

CONCEPCIN
Y DISEO

CONCERTACION
LAS PARTES
PPP
29
Captulo 4
Modelo de trabajo de la
experiencia
30
31
CAPTULO 4
MODELO DE TRABAJO DE LA EXPERIENCIA
4.1. El modelo de intervencin de GTZ
En la ejecucin del proyecto CBR la participacin de GTZ ha sido fundamental
para el desarrollo e implementacin del mismo.
El equipo GTZ particip no slo a travs del PPP (Contrato de Cooperacin
Publico Privado) brindando la oportunidad de que la CGR pudiera implementar
un sistema de gestin del conocimiento a travs de la consultora de una de
las ms prestigiosas empresas especializadas en el tema a nivel mundial,
sino, sobre todo, acompaando el proceso de diagnstico, diseo e
implementacin.
La asistencia tcnica de GTZ consisti, adems en participar en las reuniones
del equipo CBR, en el seguimiento al cumplimiento de las actividades
sealadas en el PPP, en la moderacin de reuniones y talleres de trabajo
entre el personal de la CGR y la empresa consultora EMPOLIS OVITAS,
as como tambin en las actividades de difusin y capacitacin del Sistema.
Al acompaar el proceso de diseo de este sistema de gestin del
conocimiento se tuvo en cuenta la necesidad de generar mecanismos de
aprendizajes sostenibles al interior de la CGR, y que sta no est centrada
slo en los individuos, si no tambin en las estructuras, procesos y normas
internas de la Institucin, razn por la cual la asistencia tcnica incidi
principalmente en el compromiso de la difusin interna y disposicin de uso
obligatorio del Sistema por parte de la Alta Direccin de la institucin.
4.2. La gestin del conocimiento: escogiendo la metodologa
El Grupo de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones de la CGR (Grupo
TIC) fue convocado, en julio del ao 2004, a formar parte del Proyecto CBR
para apoyar en la realizacin de una versin piloto del mismo, para esa
fecha, la Gerencia de Procesos haba realizado un anlisis de requerimientos
que determinaba la necesidad de la Contralora General de la Repblica de
contar con un Sistema CBR.
32
Si bien se ha descrito al Sistema CBR como un aplicativo tecnolgico a
emplearse dentro del campo de la gestin del conocimiento, es necesario
tener presente tambin el del aprendizaje organizacional, teora que se refiere
a absorber, aplicar, revisar e interpretar el conocimiento en el mbito de una
organizacin.
En el perfil del proyecto CBR se seala que el rol mas valioso de la tecnologa
en la gerencia del conocimiento es extender el alcance y mejorar la velocidad
de la transferencia del conocimiento, pues la tecnologa de la informacin
permite que el conocimiento de un individuo o grupo sea extrado y
estructurado, y luego usado por otros miembros de la organizacin o por
otras instituciones relacionadas. La tecnologa contribuye no slo a la
codificacin del conocimiento, si no tambin, en muchos casos, a su
generacin.
El Ciclo del Sistema CBR
10
El Sistema CBR se presenta como una aproximacin efectiva a la solucin
de problemas tpicos (casos), facilitando la adquisicin de conocimientos, en
forma de nuevos casos, una vez que la herramienta ha sido implementada.
La resolucin de los casos CBR se realiza de la siguiente forma:
Ante la descripcin de un nuevo problema, con la consulta, se recuperan
casos pasados similares al problema actual y se elige el mejor de ellos. Sobre
la base de las diferencias entre la descripcin del caso pasado y la del
problema actual, se adapta la solucin del caso resuelto para obtener la
solucin del caso actual. A continuacin se prueba la solucin normalmente
fuera del propio sistema y se aprende el nuevo caso junto con la solucin
revisada.
Los tres procesos bsicos en que se apoya este modelo son la
recuperacin de casos similares, la adaptacin y el recuerdo de nuevos casos.
10
Perfil del Proyecto de Implementacin del Sistema CBR en la Contralora General de la Repblica de mayo de 2003.
Gerencia de Tecnologas y Sistemas de Informacin. Pags. 2 y 3
33
La recuperacin de casos similares. Consiste en la construccin de
formalismos que faciliten el clculo de la similitud junto con la eficiencia de la
recuperacin. En el caso del Sistema CBR en la CGR, el equipo de autores
diseo las estructuras tipo tratando de encontrar el formato adecuado de
cada tipo de responsabilidad, civil, administrativo funcional y penal. En este
ltimo caso se cuentan con diecisiete estructuras de los delitos identificados
como real i zados con mayor frecuenci a por funci onari os pbl i cos.
Adicionalmente, el sistema permite establecer el nivel de similitudes o
recurrencias en cada nueva consulta respecto de estructuras y casos
ingresados con anterioridad.
La adaptacin. Esta se hace necesaria cuando la solucin recuperada no
es directamente aplicable al problema en curso. La adaptacin puede ir desde
un simple ajuste de parmetros hasta modelos mas complejos propios de los
sistemas de gestin del conocimiento.
Sobre este punto cabe precisar que el CBR no es un sistema rgido, si no
que permite que los usuarios y aquellos que interactan con los modelos
propuestos, puedan incorporar nuevas soluciones para los mismos tipos de
casos y que las estructuras diseadas puedan ser adaptadas en funcin a
la experiencia acumulada.
El recuerdo de nuevos casos. Esta es parte esencial del Sistema CBR,
donde el aprendizaje continuado es una de las ventajas fundamentales.
Adicionalmente, a medida que aumenta el numero de casos se plantea el
tema de la eficiencia, pues los procesos pueden hacerse mas lentos, por lo
que es necesario ser crticos a la hora de definir qu casos ingresan en el
Sistema. Con este propsito la CGR ha desarrollado una serie de filtros para
la incorporacin de casos en el sistema
11
, as como un cuidadoso proceso de
emisin de los mismos a partir de enero del 2008, en que el uso del
mencionado sistema de gestin del conocimiento se incorpor de manera
obligatoria al control gubernamental.
34
35
Captulo 5
La secuencia
tcnico operativa
36
37
CAPTULO 5
LA SECUENCIA TCNICO OPERATIVA
5.1. Aplicacin del Sistema CBR en el Control Gubernamental
Tal como se puede apreciar en el grfico 2, se prev que el proceso de
incorporacin del Sistema CBR al control gubernamental sea el
siguiente:
Comisin de Auditoria de Unidad Orgnica. Elabora un nuevo
Informe de control revisando el Sistema CBR, cuyas estructuras
contienen criterios orientadores. Paralelamente utiliza el formato
de las estructuras CBR para introducir el caso producto de la
auditora realizada. Una vez elaborado, la comisin lo remite al
Jefe de la unidad orgnica correspondiente.
Jefe de Unidad Orgnica. Consulta el Sistema CBR como criterio
ori entador para revi sar el i nforme de control el aborado,
adicionalmente revisa las estructuras correspondientes al caso
del informe, de encontrar que existe correspondencia entre el
trabajo realizado y los criterios del Sistema CBR, otorga su
autorizacin para que el informe siga su proceso de aprobacin,
remitindolo a las siguientes instancias de revisin.
Instancia de Revisin (Oficinas Regionales de Control,
Gerencias Centrales, Gerencias Zonales) correspondiente.
Verifica la remisin de los informes de control acompaados de
estructuras CBR.
Gerencia de Asesora Tcnico Legal. Realiza la revisin de las
estructuras y de la correspondencia de los informes de control
con los elementos de las mismas y con la existencia de
precedentes. De ser as, esta gerencia otorga su conformidad y
contina el proceso de aprobacin del informe remitindolo a la
Alta Direccin.
11
Para la incorporacin de casos de responsabilidad civil, se ha considerado necesario que exista un auto admisorio de la
demanda en el Poder Judicial, y para casos de responsabilidad penal, por lo menos el auto apertorio de instruccin, dado que
con el mismo cesa el principio de reserva del control.
38
Alta Direccin. Realiza la revisin del Informe de Control y lo
aprueba autorizando el inicio de las acciones legales o remitiendolo
al titular de la entidad o sector, luego remite el informe a la unidad
orgnica correspondiente para su tramitacin.
Unidad Orgnica. Remite a la Gerencia de Asesora Tcnico Legal
(GATL), la versin final de estructura CBR visada.
El Equipo CBR de la Gerencia de Asesora Tcnico Legal.
Realiza el registro y archivo de estructuras visadas, seguimiento,
ingreso de nuevos casos CBR una vez que stos ingresen al Poder
Judicial.
5.2. Estrategia de sostenibilidad del sistema
La CGR ha elaborado una estrategia de sostenibilidad del Sistema
CBR, en la que sealan, se debe tomar en consideracin las
experiencias adquiridas durante la fase de ejecucin e implantacin,
sealando en ella los aspectos que se detallan a continuacin y las
instancias a intervenir en los mismos:
GATL Equipo CBR

Registro y archivo de
estructuras visadas,
seguimiento, ingreso
nuevos casos CBR
en su oportunidad.
Comisin de Auditoria
de Unidad Orgnica

Elabora nuevo
Informe y
paralelamente
estructuras CBR que
correspondan en Ms
Word.
GATL

Revisin de
Estructuras y
correspondencia de
informes con
elementos de las
mismas y existencia
de precedentes. VoBo
Instancia de Revisin
(ORCs, Gerencias
Centrales, Gerencias
Zonales)

Verifica remisin de
informes
acompaados de
estructuras CBR.
Jefe de Unidad
Orgnica

Consulta Sistema
CBR, Revisa Informe
y Estructuras y da
VoBo
Alta Direccin

Revisin de Informe,
visacin de
Resolucin de
Contralora
correspondiente.
Unidad Orgnica

Remite ATL, versin
final de estructura
CBR visada.

Grafico N 2
Flujo de informacin del Sistema CBR
39
5.2.1. Para la Administracin del Sistema CBR
Gerencia de Asesora Tcnico Legal
Deber implementar una instancia de coordinacin y administracin
del Sistema CBR en la Gerencia de Asesora Tcnico Legal (puede
ser un grupo, unidad, etc.) integrada por lo menos por tres personas
12
:
dos abogados, uno en calidad de responsable del Sistema CBR y
otro, en cal i dad de apoyo, as como un Asi stente Tcni co
Administrativo.
Las labores principales de esta instancia seran las de proporcionar
las herramientas para la generacin de nuevos casos e informacin
relacionada, capacitacin, difusin, actualizacin de la informacin
en el Sistema CBR, evaluacin del uso y seguimiento al cumplimiento
de la Directiva. (Ver Directiva en el Anexo N 01)
Gerencia de Tecnologas y Sistemas de la Informacin
Esta gerencia deber continuar apoyando con las labores que se describen
a continuacin:
a) Garantizar el soporte y operacin del Sistema CBR
b) Habilitacin de Usuarios
c) Facilitar copias de versin standalone y el acceso a los tokens
13
d) Atender las consultas tcnicas
e) Conversin de archivos del laserfiche a formato compatible del CBR
f) Apoyo en la evaluacin de uso.
Tambin se ha estimado necesaria la capacitacin complementaria en el uso
del FatWire y Orenge para los Ingenieros de Sistemas designados para prestar
apoyo al Sistema CBR que les permita hacer mejoras en el Sistema CBR o
12
Considerando el crecimiento de la informacin a actualizar, archivar y a hacer seguimiento se deber incrementar el
nmero de personal como apoyo tcnico administrativo y jurdico.
13
Un token es un dispositivo de seguridad (tambin token de autenticacin o token criptogrfico). Es un dispositivo
electrnico que se le da a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticacin. Este
permitir a los Jefes de OCI conectarse a la red y recursos de la Contralora General de la Repblica a travs de Internet con
seguridad.
40
enlazarlo a otras bases de datos internas (Procuradura Pblica, Consultas,
etc) o externas (Sistema de Normas Legales, Tribunal Constitucional, Poder
Judicial, etc.).
Equipo de Autores CBR
El equipo debe mantener la composicin de los siete miembros a efectos de
poder alternarlos segn el tipo de responsabilidad del (los) caso (s) a validar,
con reuniones semanales segn la cantidad de casos que se tenga a validar,
(un promedio de 3 casos por 4 horas).
La composi ci n del Equi po deber consi derar necesari amente un
representante de la Gerencia de Asesora Tcnico Legal, Procuradura Pblica
y unidades orgnicas de lnea, con experiencia en control gubernamental.
Considerar la participacin rotativa de los miembros del equipo en las
actividades de capacitacin.
5.2.2. Para la Informacin contenida en el Sistema CBR
Incorporacin de casos
a) Nuevos Informes que acompaan su estructura CBR.
Validacin por Equipo de Autores CBR
b) Informes que no cuentan con estructura CBR
Adaptacin de observaciones a estructuras (Contar con apoyo
de terceros en funcin a la cantidad de casos que, como meta, se
plantee ingresar al Sistema CBR).
Validacin por Equipo de Autores CBR
Interrelacin del Sistema CBR con las unidades orgnicas
Designar profesionales de las unidades orgnicas de lnea, Procuradura
Pblica, Oficinas de Control Institucional, Gerencias Zonales y Centrales como
enlaces y responsables de la remisin de la informacin para el Sistema
CBR en sus respectivas unidades orgnicas.
41
a) Remitir la informacin sobre implementacin de medidas correctivas
en los informes administrativos (deslinde de responsabilidades
semestral) a efecto de verificar la culminacin del principio de reserva.
b) Informar sobre observaciones recurrentes en informes de control
emitidos por su Unidad Orgnica u Oficina Regional de Control que
deben ser consideradas como temtica para casos tipo.
c) Reportar ocurrencia de nuevas figuras jurdicas que requieran ser
estructuradas.
d) Sugerir procedimientos de control complementar las estructuras tipo
del CBR.
e) Formul ar recomendaci ones en caso se evi denci a un mej or
precedente.
f) Alertar en caso de dudas en la interpretacin de las estructuras a
partir de un caso nuevo, que genere controversia respecto a la
pertinencia de la calificacin jurdica.
g) Facilitar la informacin vinculada a los informes de control de carcter
complementario tales como consultas absueltas por otros organismos
del Estado, jurisprudencia, doctrina, etc., a las que acceda su Unidad
Orgnica / Oficina Regional de Control.
h) Cautelar el cumplimiento de la Directiva N 001-2008-CG/SGE.
i) Informar sobre los requerimientos de capacitacin de su Unidad
Orgnica.
Actualizacin de informacin procesal por la Procuradura Pblica
a) Proporcionar informacin sobre el estado situacional de los procesos
judiciales de los casos ingresados al Sistema CBR (de preferencia
debera haber un enlace directo a dicha base).
b) Informar bimestralmente sobre los procesos judiciales con sentencia
o resolucin favorable a la CGR.
42
c) Informar sobre las tendencias de los criterios judiciales de los pro-
cesos de la CGR respecto a calificacin de delitos, identificacin de
partcipes, medios de prueba, etc.
d) Prever enlace con su biblioteca virtual.
Con el fin de plasmar el desarrollo y sostenibilidad del Proyecto, la CGR ha
establecido las actividades a desarrollar para consolidar el uso del Sistema CBR
al interior de la Institucin, su aplicacin efectiva al control gubernamental y la
incorporacin de la gestin del conocimiento a la cultura organizacional. Las
actividades en cuestin se detallan en el cuadro que se muestra en el anexo N
03.
43
Captulo 6
Logros, dificultades y
perspectivas
44
45
CAPTULO 6
LOGROS, DIFICULTADES Y PERSPECTIVAS
6.1. Logros obtenidos
Clara identificacin de necesidades de informacin al interior de la CGR
Culminacin exitosa de formulacin y aprobacin de los documentos
necesarios para llevar a cabo la implementacin de este proyecto:
Contrato PPP, Carta de Entendimiento, Especificaciones Tcnicas y Lnea
de Asesora.
Conformaci n de equi po de trabaj o responsabl e del di seo e
implementacin del proyecto, el que cont con personal de larga
trayectoria y de mayor experiencia y prestigio de la institucin.
Elaboracin del contenido del Sistema CBR (estructuras, tipologas,
procedimientos y casos tipo), el que est pensado para apoyar las
labores de control gubernamental, y fue elaborado a partir de la
experiencia de los mismos auditores.
Priorizacin del proyecto CBR en la CGR, establecida en una Resolucin
de Contralora N 039-2007-CG, en la que se consigna a los integrantes
del equipo y el nivel de dedicacin de los mismos a la ejecucin de este
proyecto.
Diseo e implementacin de una versin piloto que fue utilizada en Lima
y en Chiclayo, lo que permiti recoger las opiniones de usuarios del
interior del pas, as como implementar las recomendaciones producto
de la evaluacin de esta etapa.
Capacitar a todo el personal que realiza control gubernamental en las
diecisiete Oficinas Regionales de Control a nivel nacional, as como al
personal de la sede central.
Capacitacin e incorporacin en el uso del Sistema CBR de 29 Jefes de
rganos de Control Institucional, entre las que podemos destacar a
instituciones como el Instituto Nacional de Ciencias Neurolgicas,
46
Municipalidades distritales de La Victoria, La Molina, San Miguel y Los
Olivos, eMinisterio de la Produccin Proinversin, Superintendencia
Nacional de Servicios de Saneamiento SUNASS, el Instituto de
Enfermedades Neoplsicas, el Ministerio de Vivienda, Construccin y
Saneamiento, INICTEL UNI, Ministerio de Defensa, Universidad Nacional
de Huacho, Provas Descentralizado, Direccin Nacional de Inteligencia,
el Banco de la Nacin, la Superintendencia de Banca y Seguros, el
Instituto Nacional de Salud, la Municipalidad Metropolitana de Lima, la
Presidencia del Consejo de Ministros, la Universidad Nacional de
Educacin Enrique Guzmn y Valle, la Direccin de Salud III Lima Norte,
el Gobierno Regional Lima Provincias, Provas Nacional, entre otras.
Instalacin de la versin final con interface e informacin adicional
solicitada por los usuarios del sistema CBR.
Incorporacin del Sistema CBR de manera obligatoria al control
gubernamental mediante la aprobacin de la Directiva 01-2008-CG/SGE,
mediante Resolucin de Contralora N 014-2008-CG.
6.2. Principales dificultades
Existieron dificultades para contar con el equipo de gestin del conocimiento,
denominado equipo CBR, siendo la mas importante el hecho de que cada
uno de los miembros tena funciones asignadas en sus respectivas unidades
orgnicas, por lo que resultaba difcil que puedan dedicar tiempo al diseo
del contenido del Sistema.
Los recursos humanos disponibles han sido escasos y de gran demanda al
interior de la propia institucin, esto debido a que era el personal con mayor
experiencia y prestigio, por lo que no estaban a tiempo completo y compartan
sus actividades dentro del equipo de gestin del conocimiento con sus labores
de control lo que afect el cronograma de reuniones de trabajo y, por lo
tanto, ocasion que el diseo de estructuras y el modelado de casos no se
concluyan dentro del plazo sealado.
El acceso a los datos necesarios para el diseo de la informacin a estar
contenida en el sistema CBR fue muy restringido al inicio de todo el proceso,
aun cuando existan en la institucin bases de datos y sistemas necesarios,
debido a que cada uno de ellos tena un procedimiento distinto de acceso y
sus usuarios eran de uso restringido, esto hizo que al comienzo la bsqueda
47
de informacin fuera manual en los archivos fsicos de la Institucin, o que
fuera necesario solicitarlo a travs de mecanismos internos bastantes lentos
(memorandos entre unidades orgnicas y con Oficinas Regionales de
Control). Este problema fue solucionado brindando a los responsables de la
ejecucin del proyecto acceso a las bases de datos necesarias, lo que duplic
el nmero de casos desarrollados y redujo el tiempo de ejecucin de la
mencionada actividad.
Otro problema presentado fue la falta de informacin bibliogrfica sobre los
temas contenidos en el Sistema CBR (Responsabilidad civil, penal y
administrativo funcional), teniendo que recurrir los miembros del equipo CBR
a su biblioteca personal o tener que procurarse ellos mismos la informacin.
El poco acceso a la citada informacin dificultaba la seleccin de casos a
revisarse para su posterior modelamiento de acuerdo a las estructuras del
sistema CBR y su posterior incorporacin en el mismo
Muchos de los problemas presentados tienen que ver con la inexperiencia
del equipo de trabajo para gestionar un proyecto de este tipo, por otro lado,
la Gerencia de Asesora Tcnico Legal, responsable de la ejecucin del
proyecto, por las propias complejidades que tiene el rea legal y la cantidad
de labores asignadas, requera definir una cantidad de temas en las que no
tena una experiencia previa, por lo que se apelaba al uso del criterio propio
y sentido comn conforme a las necesidades que se queran satisfacer.
Cabe precisar que no haba experiencia previa en la gerencia, no haba
experiencia previa en la institucin y tampoco en institucin anloga u otra
institucin publica peruana.
Otra de las dificultades presentadas ha sido la falta de personal especializado
en los software en los que se elabor el sistema de gestin del conocimiento
(orenge y fatwire), pues si bien el equipo ha recibido capacitacin en los
mismos por la empresa EMPOLIS OVITAS, sta ha sido para administrar el
sistema, sin embargo, podra ser insuficiente para el soporte informtico del
mismo.
6.3. Perspectivas de futuro
La instalacin final del Sistema CBR en la Contralora General de la Repblica,
coloca a esta institucin a la vanguardia de otras instituciones anlogas en
la regin, pues la implementacin de sistemas y tecnologas de la informacin
48
unidas a estrategias de gobierno electrnico y de gestin del conocimiento
permite, no slo apoyar funciones internas de las instituciones pblicas para
facilitar y promover el flujo de informacin al interior, si no el buen gobierno
en general, y, en este caso, promover la lucha contra la corrupcin dotando
de mejores herramientas a esta entidad que tiene como misin cautelar el
uso eficiente de los recursos del Estado, as como la legalidad de los actos
de las instituciones pblicas, entre otras.
Se espera que la introduccin de la gestin del conocimiento permita generar
comunidades de prctica al interior de la CGR, teniendo en cuenta que lo
que se busca es mejorar el control gubernamental a travs de la eficacia de
sus resultados.
En este sentido, cabe sealar que en las organizaciones basadas en el
conocimiento, el xito del diseo de procesos depende en gran medida de la
capacidad para generar y movilizar selectivamente los conocimientos
diseminados sobre procesos
14
.
Cabe precisar que las organizaciones jerrquicas o fuertemente formalizadas
suelen estar poco capacitadas para esta modalidad de procesos, ya que
otorgan mayor importancia a las posiciones jerrquicas y a los anlisis de
expertos que al conocimiento basado en la prctica de los colaboradores y
colaboradoras, sin embargo, justamente este conocimiento no esta vinculado
a posiciones jerrquicas, si no que se encuentra descentralizado
15
.
En este orden de ideas es que se espera que la CGR conserve al equipo
CBR, el que sera una de las comunidades de prctica de las que nos habla
la teora de gestin del conocimiento, pues esta consiste en un grupo de
personas constituido por un tiempo prolongado, que tiene inters en un tema
comn y desean intercambiar sus conocimientos prcticos
16
.
Por otro lado, se espera que las funcionalidades del sistema, as como su
contenido, continen en proceso de ampliacin y mejora continua, as como
que sirva de modelo para que ms instituciones pblicas almacenen,
sistematicen, codifiquen, transfieran, usen y aprovechen el conocimiento
contenido en cada una de ellas.
14
Documento de Trabajo: Capacity Works. El modelo de gestin de la GTZ para el desarrollo sostenible. Caja de
Herramientas. Factor de xito 4. Procesos. Instrumento N 2, pag. 9.
15
Op. Cit. pag. 9.
16
Ibid
49
Captulo 7
Principales
resultados
50
51
CAPTULO 7
PRINCIPALES RESULTADOS
Se cuenta con el Sistema CBR instalado en servidor de la CGR, disponible
tanto en versin intranet como en versin standalone.
El Sistema CBR permite el acceso a informes de control, citas de
jurisprudencia, doctrina, normas legales, situacin judicial, direcciones
web y recomendaciones generales.
A la fecha se ha logrado que las Oficinas de Control Institucional puedan
utilizar el acceso va Web al Sistema CBR.
Institucionalizacin del CBR a travs de Resolucin de Contralora N
014-2008-CG que hace obligatorio su uso en la elaboracin de informes
de control.
Se cuenta con 153 casos incorporados al Sistema CBR, es decir,
sistematizados, codificados y puestos a disposicin del personal de la
CGR, de estos 153 casos publicados en el Sistema 56 corresponden a
responsabi l i dades penal es, 49 a responsabi l i dad ci vi l y 48 a
responsabilidad administrativo funcional.
600 usuarios capacitados e incorporados en el uso del Sistema en Lima
y Oficinas Regionales de Control.
29 Oficinas de Control Institucional capacitadas e incorporadas en el uso
del Sistema.
Manuales de Sistema de Gestin del Conocimiento elaborados distribuidos
al personal de la CGR, Oficinas Regionales de Control y Oficinas de
Control Institucional.
Modulo interactivo de capacitacin elaborado y colocado en intranet
institucional.
6 Informes de control con 24 estructuras remitidos a la Gerencia de
Asesora Tcnico Legal desde la vigencia de la Directiva que hace
obligatorio el uso del CBR.
52
53
Captulo 8
Difusin externa
del Sistema
54
55
CAPTULO 8
DIFUSIN EXTERNA DEL SISTEMA
El Sistema de Gestin del Conocimiento de la CGR, Sistema CBR, ha sido
presentado y expuesto en diferentes eventos efectuados a nivel nacional
e internacional, conforme se detalla a continuacin:
IV Jornadas Euroamericanas EUROSAI - OLACEFS, organizada por la
Contralora General de la Repblica, realizadas en Lima del 16 al 19
de noviembre de 2005.
Presentacin del Sistema CBR en la feria de productos organizada en
foros paralelos durante la Red Sectorial: Estado y Democracia en
Latinoamrica y el Caribe, organizado por la GTZ, del 26 de febrero al
2 de marzo de 2007.
Charla Tcnica CBR en Pasanta Mecanismos de Transparencia y Buen
Gobierno: Su Impacto en la Cohesin Social, organizado por INWENT
GTZ y el Instituto Centro Americano de Administracin Pblica, Lima,
16 de agosto de 2007.
Charla Tcnica CBR Visita Tcnica del Contralor General de Cuentas
de Guatemala, realizada en la Contralora General de la Repblica del
Per los das 13 y 16 de agosto de 2007.
Exposicin: Experiencia de Asistencia Tcnica CGR/GTZ 1: Sistema de
Gestin de conocimiento CGR, organizada por el Programa de
Gobernabilidad y Desarrollo Local (PROGODEL) a GTZ Per,
realizada en Lima el 29 de setiembre de 2007.
Feria de aplicaciones informticas del encuentro La Tecnologa en la
Reforma y Modernizacin del Estado, organizado por la Presidencia
del Consejo de Ministros y CONCYTEC, los das 5 y 6 de diciembre de
2007.
Foro Internacional: Articulacin Interinstitucional como Herramienta para
la prevencin y Lucha contra la Corrupcin, organizado por la Contralora
General de la Repblica los das 3 a 5 de marzo de 2008.
56
Primera Reunin del Grupo de Trabajo de Lucha contra el lavado de
dinero y la corrupcin de la INTOSAI, organizado por la Contralora
General de la Repblica los das 3 a 5 de marzo de 2008.
Encuentro de Contraloras de la Regin Andina Control Gubernamental
en la Regin Andina: enfoques y prcticas anticorrupcin, las
Entidades Fiscalizadoras Superiores, celebrado en Lima del 3 al 5 de
marzo de 2008.
57
Captulo 9
Puntos importantes a
tener en cuenta para
hacer una replica
58
59
CAPTULO 9
PUNTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA PARA
HACER UNA REPLICA
Para la realizacin de una rplica de una iniciativa en gestin del conocimiento
utilizando la metodologa CBR, es necesario llevar a cabo una serie de acciones y
etapas a las que debe sumarse el compromiso y liderazgo de las principales
autoridades de la institucin en la que se desea implementar un sistema de gestin
del conocimiento como el Sistema CBR, entre los que se encuentran como puntos
principales los siguientes:
Compromiso poltico y liderazgo de la Alta Direccin de la institucin, ya que
la implementacin de un sistema de gestin del conocimiento implica el poner
a disposicin informacin diversa que por lo general ha sido de acceso
restringido.
Etapa de diagnstico, identificacin de necesidades de informacin y posibles
formas de solucin a travs de tecnologas de la informacin y de gestin
del conocimiento.
Diseo de especificaciones tcnicas del producto de manera detallada,
teniendo en cuenta que el proceso de implementacin puede tomar mucho
tiempo (un ao o ms) por lo que las soluciones tecnolgicas pueden
modificarse en ese plazo.
Contar con personal con suficiente experiencia e informacin del conocimiento
que se pretende sistematizar y poner a disposicin de la institucin.
Equipo de sistemas consolidado que pueda hacerse responsable del diseo
e implementacin de la solucin tecnolgica elegida para el sistema de gestin
del conocimiento, o que pueda servir de contraparte en caso sea una
institucin externa la responsable de su implementacin.
En etapa de implementacin, es imprescindible la realizacin de una prueba
piloto con usuarios de prueba, as como el monitoreo y evaluacin de la
misma para incorporacin de requerimientos de los usuarios.
60
Creacin de una instancia responsable de la ejecucin del proyecto en cada
una de sus etapas, as como de su sostenibilidad una vez que el proyecto,
como tal, haya concluido.
Monitoreo y evaluacin permanente en todas las etapas para establecer
mecanismos de mejora y ajuste continuos que garanticen la sostenibilidad
de la herramienta.
Comunicacin permanente entre la instancia de ejecucin del proyecto, los
usuarios finales del sistema y la Alta Direccin, con el fin de evaluar el impacto
del uso del Sistema, intercambiar informacin, generar nuevo conocimiento
e incentivar la participacin de todos en el uso del mismo.
Capacitacin permanente al usuario en el uso del Sistema de manera previa
a la incorporacin del mismo en su uso, as como respecto de la informacin
contenida en el Sistema CBR para mejor uso del mismo.
61
Captulo 10
Recomendaciones
finales
62
63
CAPTULO 10
RECOMENDACIONES FINALES
Entre las principales recomendaciones que podemos sealar luego de tres aos de
diseo e implementacin del Sistema CBR se encuentran las siguientes:
Conformacin de equipo de trabajo responsable de la ejecucin del proyecto,
donde deban estar incorporados tanto el rea informtica, la persona o
instancia responsable de la ejecucin, as como la responsable de administrar
el conocimiento de la institucin.
Identificar los procesos o reas que se quieran mejorar as como el
conocimiento que ayudara a este resultado.
Asegurar infraestructura y capacidades informticas.
Promover la permanente incorporacin de mejoras al Sistema a travs de la
participacin de usuarios.
Asegurar la mayor cantidad posible del personal de la Institucin incorporado
a la gestin del conocimiento.
Estar atento a nuevas posibilidades de procesos que puedan beneficiarse
con la gestin del conocimiento.
64
65
ANEXOS
1. Directiva de incorporacin del Sistema CBR al control
gubernamental
2. Cuadros de Reporte de Ingresos al Sistema CBR aos 2007
y 2008
3. Actividades previstas para la sostenibilidad del Sistema CBR
66
67
Anexo N 1
Directiva de incorporacin del Sistema CBR al control gubernamental
Resolucin de Contralora N 014-2008-CG
Lima, 16 . Ene . 2008
VISTO: La Hoja de Recomendacin N 001-2008-CG/ATL que propone
la aprobacin de la Directiva Incorporacin del sistema CBR en el ejercicio del control
Gubernamental para la implementacin y uso del sistema CBR;
CONSIDERANDO:
Que, la Contralora General de la Repblica, como parte de la modernizacin del control
gubernamental, ha previsto la incorporacin de tecnologas de la informacin que coadyuven
a su ejecucin ms eficiente y oportuna, permitiendo, entre otros, una eficaz gestin del
conocimiento especializado generado y utilizado por el Sistema Nacional de Control, como
parte de sus labores de cautela en la administracin de los bienes y recursos del Estado y
vigilancia de la prioridad en el desempeo en la funcin publica;
Que como parte del desarrollo del Plan Estratgico 2004 2006 de la Contralora
General de la Repblica se formul el proyecto denominado Modernizacin de la Contralora
General de la Repblica y Desconcentracin del Sistema Nacional de Control , el cual
consider dentro de su componente Modernizacin Misional e Institucional el diseo e
implementacin de un Sistema Case Based Reasoning en este Organismo Superior de
Control (Sistema CBR).
Que, los Lineamientos estratgicos 2006-2010 de la Contralora General de la
Repblica establecen para el cumplimiento del Objetivo Estratgico referido a la
Modernizacin del Control Gubernamental el diseo e implementacin de nuevos enfoques,
mtodos y tcnicas de control y auditoria gubernamental con caractersticas integrales y
preventivas, y orientadas hacia los resultados de gestin;
Que mediante Resolucin de Contralora N 039-2007-CG se declar al Case
Based Reasoning (CBR) como uno de los proyectos prioritarios que deben ser desarrollados
para lograr la modernizacin de las labores institucionales en el marco del proyecto
Modernizacin de la Contralora General de la Repblica y Desconcentracin del Sistema
Nacional de Control;
Que como resultado de la ejecucin del proyecto Sistema CBR se ha generado
un sistema de gestin del conocimiento con el apoyo de la Cooperacin Alemana al Desarrollo
GTZ, Programa Gobernabilidad e Inclusin-Per, que en su primera fase ha sido
implementado con estructuras por tipo de responsabilidad (administrativa funcional, civil y
penal) a partir de las cuales se han incorporado casos tipo y distinta informacin relacionada
a los mismos, como jurisprudencia, doctrina y situacin judicial;
68
Que, a efecto de permitir la incorporacin del sistema CBR como herramienta
para la gestin del conocimiento en las acciones y actividades de control gubernamental
desarrolladas por la Contralora General de la Repblica y otros rganos del Sistema Nacional
de Control, es necesario aprobar la Directiva que regule la implementacin y uso del mismo,
En uso de las facultades conferidas por el artculo 32 de la Ley N 27785, Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica.
SE RESUELVE:
Artculo Primero.- Aprobar la Directiva N 01 2008-CG/SGE incorporacin
del Sistema CBR en el ejercicio del Control Gubernamental la misma que en anexo forma
parte integrante del la presentacin Resolucin.
Artculo Segundo.- La presente Directiva entrar en vigencia a partir del quinto
da hbil posterior a su aprobacin. A partir de la entrada en vigencia de la presente directiva,
el uso del Sistema CBR y de las estructuras tipo contenidas en el mismo ser carcter
obligatorio para el personal de la Contralora General de la Repblica; as como para los
rganos de Control Institucional, conforme sean incorporados como usuarios del referido
Sistema, durante la formulacin y revisin de informes de Control en los que se identifiquen
responsabilidades de tipo penal, civil y administrativo funcional.
El alcance de la presente disposicin es de aplicacin a las acciones de control
que a la fecha de entrada en vigencia de la Directiva se encuentren en etapa de elaboracin
de informes de control a nivel de comisiones de auditoria en las diferentes unidades orgnicas.
Artculo Tercero.- La Gerencia de Asesora Tcnico Legal deber supervisar,
impulsar y desarrollar, segn sus competencias y con la participacin de las instancias y
unidades orgnicas correspondientes, las acciones para la implementacin y uso del Sistema
CBR previstas en la Directiva a que alude el articulo precedente.
Artculo Cuarto.- La Gerencia de Recursos Humanos deber considerar en
los Cursos de Induccin para el nuevo personal la capacitacin en el uso del Sistema CBR.
Artculo Quinto.- Disponer que las unidades orgnicas de la Contralora General
de la Repblica segn sus competencias, brinden con carcter prioritario el apoyo necesario
para la implementacin y uso del Sistema CBR.
Artculo Sexto.- Disponer que la Secretaria General, a travs de la Gerencia
de Asesora Tcnico Legal, se encargue de la difusin del contenido de la precitada Directiva,
a fin de promover y facilitar su aplicacin.
Artculo Stimo.- Encargar a la Gerencia de Tecnologas y Sistemas de
Informacin de la publicacin de la Directiva aprobada por la presente Resolucin en la
Intranet institucional.
Regstrese y comunquese
Genaro Matute Meja
Contralor General de la Repblica
69
DIRECTIVA N 01-2008-CG/SGE
INCORPORACIN DEL SISTEMA CBR EN EL EJERCICIO DEL CONTROL
GUBERNAMENTAL
I. OBJETIVO
La presente directiva tiene como objetivo establecer las disposiciones destinadas a regular
la implementacin y uso del Sistema CBR, como herramienta para la gestin del
conocimiento en las acciones y actividades de control gubernamental desarrolladas por la
Contralora General de la Repblica y otros rganos del Sistema Nacional de Control.
II. FINALIDAD.
Promover e institucionalizar la utilizacin del Sistema CBR como herramienta que coadyuve
a la realizacin de las labores propias del control gubernamental de forma ms eficiente y
oportuna, as como la uniformidad de criterios en la identificacin de responsabilidades en
los Informes de Control.
III. AMBITO DE APLICACIN
Las disposiciones establecidas en la presente Directiva son de obligatorio cumplimiento
para el personal y unidades orgnicas de la Contralora General de la Repblica que participa
en al ejecucin del control gubernamental; as como para las instancias tcnicas, ejecutivas
y administrativas de la Contralora General de la Repblica encargadas de administrar el
Sistema CBR en lo que corresponda.
Las disposiciones de la presente Directiva sern de aplicacin progresiva a los rganos de
Control Institucional, conforme sean habilitados e incorporados como usuarios del Sistema
CBR en cualquiera de sus dos versiones.
IV. MARCO JURIDICO
Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General
de la Repblica, Ley N 27785.
Texto nico Ordenado (TUO) del Reglamento de Organizacin y
Funciones de la Contralora General de la Repblica, aprobado por
Resolucin de Contralora N 070-2007-CG, y modificatorias.
V. DISPOSICIONES GENERALES
5.1 EL SISTEMA CBR
El Sistema CBR es un aplicativo informtico diseado para la solucin de
problemas mediante el razonamiento basado en casos o experiencias previas.
El citado Sistema CBR contiene una base de casos tipo elaborados a partir
de observaciones formuladas en Informes de Control en que se identificaron
responsabilidades de tipo penal , civil o administrativo funcional.
70
El sistema CBR permite realizar tres (3) tipos de bsqueda (general, avanzada
y guiada), para acceder los casos y estructuras tipo, en que se presentan los
elementos y condiciones que debe reunir una observacin para que se considere
la existencia de indicios de responsabilidad civil, penal o administrativa funcional.
Adems, dichos casos y estructuras brindan acceso a informacin vinculada a
los mismos tales como: el Informe de Control que lo origin y su situacin
procesal, citas de jurisprudencia y doctrina que permitan apreciar todos los
elementos considerados en el anlisis de la observacin.
5.2 Acceso al Sistema CBR
El acceso al Sistema CBR se hace a travs de dos modalidades:
a) Desde la pgina de Intranet, para el personal que se encuentra conectado
a la red de la Contralora General de la Repblica.
b) Desde un dispositivo porttil o standalone (tales como USB,cd, entre
otros) en que el programa se carga en computadoras porttiles o de
escritorio sin requerir conexin al intranet.
VI. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
6.1 SISTEMA CBR como herramienta de consulta
El personal de la Contralora General de la Repblica y de los Organos de
Control Institucional utilizar el sistema CBR como herramienta de consulta,
que oriente la ejecucin del control gubernamental, durante el desarrollo de las
acciones o actividades de control que estn a su cargo.
6.2 Obligatoriedad del uso de las estructuras contenidas en el Sistema CBR
CGR durante la elaboracin de los informes de control.
Conjuntamente con la elaboracin de los proyectos de informes de control en
los que se identifiquen responsabilidades de tipo civil, penal o administrativo
funcional (Conforme a lo previsto en las NAGU 4.40 o 4.50 segn corresponda),
las comisiones de Auditoria desarrollarn por cada observacin identificada en
los mismos la estructura o estructuras tipo del sistema CBR que correspondan.
Las referidas estructuras tipo debern ser remitidas a las instancias de revisin
que correspondan conjuntamente con el proyecto de informe de control
correspondiente debidamente visadas en la esquina superior derecha por el
Jefe, el Supervisor y el abogado de la Comisin de Auditoria que elabora el
informe de control.
En caso que como producto de la consulta al Sistema CBR se identifiquen
informes precedentes, se deber consignar en el campo Otros de la tabla
correspondiente a Informacin Relacionada dentro de las estructuras tipo el
nmero del informe o informes de control consultados y el nmero de caso de
ser pertinente. De no identificarse informe precedente en el Sistema CBR, se
consignar en el referido campo lo siguiente: No se han identificado informes
procedentes similares en el Sistema CBR.
71
Los formatos para la elaboracin de las estructuras por tipo de responsabilidad
conforme al modelo que se anexa a la presente directiva se encuentran
disponibles en el Sistema CBR
6.3 Obligatoriedad del uso del Sistema CBR por las instancias de revisin
de los informes de control
Corresponde al Supervisor de la Comisin de Auditoria que elabora el proyecto
de informe como el Gerente o Jefe de la Unidad orgnica bajo cuyo mbito se
encuentra la entidad objeto de lo informes de control referidos en el numeral
anterior, consultar de forma obligatoria el Sistema CBR, evaluando su los
formatos de las estructuras remitidas con el Informe de Control rene los
elementos previstos en los mismos, antes de formular atingencias o visar la
estructura revisada en seal de conformidad. Los alcances de esta disposicin
tambin comprenden a la Gerencia de Asesora Tcnico Legal.
Tratndose de otras instancias o nveles de revisin de los Informes de Control
especiales o administrativos, tales como el Despacho Vicecontralor o las
Gerencias Centrales, el Sistema CBR tendr el carcter de herramienta de
apoyo.
6.4 La forma y oportunidad de la remisin de la versin final de las
Estructuras del Sistema CBR vinculadas a Informes de Control.
Una vez que los informes de control sean aprobados por la Alta Direccin con
la emisin de la Resolucin de Contralora correspondiente, tratndose de
informes especiales o con la emisin del Oficio de remisin del informe al
Titular de la entidad Auditada, tratndose de informes administrativos, las
unidades orgnicas bajo cuyo mbito se encuentra la entidad objeto de los
informes de control referidos debern remitir a la Gerencia de Asesora Tcnicos
Legal en un plazo mximo de diez (10) das hbiles la versin final de las
estructuras vinculadas al Informe de Control aprobado en formato impreso
debidamente visado por el Gerente de la Unidad Orgnica responsable de la
elaboracin del informe de control; el Supervisor, el Jefe y el abogado de la
Comisin de Auditora que elabor el Informe de Control, as como por correo
electrnico a la cuenta de correo electrnico: SistemaCBR@contraloria.gob.pe
La remisin de la versin final del formato impreso se har mediante Memorando
de la Unidad Orgnica bajo cuyo mbito se formula el Informe referenciando el
nmero de Informe de Control, el nmero de Resolucin de Contralora u oficio,
segn sea el caso, y la fecha de aprobacin del informe. Se indicar en el
memorando de remisin la existencia o no, de precedentes similares en el
Sistema CBR. En caso se identifiquen informes precedentes se deber
consignar el numero del Informe de Control antecedente consultado y el nmero
de caso en el mismo, de ser pertinente.
72
6.5 Realimentacin del sistema por parte de los usuarios
Los usuarios del Sistema CBR podrn formular sugerencias o aportes para su
mejora a travs de los siguientes mecanismos:
a) En el campo comentarios generales dentro del Sistema CBR.
b) En el campo comentarios, al final de cada caso dentro Sistema CBR.
c) Enviando correos electrnicos a las direcciones de correo
SistemaCBR@contraloriagob.pe y SoporteCBR@contraloria.gop.pe.
La Gerencia de Asesora Tcnico Legal consolidar y sistematizar los
comentarios y/o sugerencias recibidos, remitiendo los mismos para su
evaluacin e implementacin, de ser necesaria, por la Gerencia de Tecnologas
y Sistemas de Informacin, tratndose de aspectos tcnicos, o a la unidad
orgnica que puede resultar competente.
6.6 Obligacin de proporcionar informacin para el Sistema CBR
Es obligacin de las unidades orgnicas facilitar la informacin que sea requerida
para la alimentacin del Sistema CBR, siendo responsable por la confiabilidad
y oportunidad de la informacin proporcionada.
6.7 Evaluacin del uso del Sistema CBR-CGR
Con la finalidad de verificar su utilidad y beneficios; as como, implementar las
mejoras que fueran necesarias, la Gerencia de Asesora Tcnico Legal, con el
apoyo de la Gerencia de Tecnologas y Sistemas de la Informacin, evaluar
de forma peridica el uso del Sistema CBR, Dicha evaluacin ser de ndole
cuantitativa y cualitativa, de carcter trimestral, a travs de los siguientes
instrumentos:
Reportes de uso del Sistema CBR
Encuesta a los usuarios
Comentarios de usuarios
6.8 Difusin del Sistema CBR
Las labores de difusin del uso y beneficios del Sistema CBR estn a cargo de
la Gerencia de Asesora Tcnico Legal con el apoyo de la Gerencia de
Tecnologas y Sistemas de la Informacin. La difusin tiene como objetivo dar
a conocer la utilidad del Sistema CBR para el desarrollo de las labores de
control gubernamental y propiciar una cultura organizacional del aprendizaje
colectivo e intercambio de conocimiento.
73
6.9 Capacidad para el Uso del Sistema CBR
La capacidad en el uso del sistema CBR es una actividad permanente. Es un
requisito previo indispensable para la incorporacin del personal como usuarios
del sistema CBR el haber recibido la capacitacin correspondiente.
Corresponde a la Gerencia de Asesora Tcnico Legal formular, proponer y
ejecutar los planes de capacitacin que correspondan con el apoyo de las
instancias tcnicas y en coordinacin con las unidades orgnicas que
corresponda.
La capacitacin podr realizarse tanto de forma presencial como virtual, caso
ste ltimo en que se requerir el apoyo de la Gerencia de Tecnologas y
Sistemas de la Informacin.
VII. DISPOSICIONES COMPLENTARIAS FINALES
7.1 La presente Directiva entrar en vigencia a partir del quinto da hbil posterior a
su aprobacin.
7.2 La Gerencia de Asesora Tcnico Legal integrar y/o interpretar las
disposiciones contenidas en la presente Directiva.
VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TRANSITORIAS
8.1 Los miembros del Equipo de Trabajo designados mediante Resolucin de
contralora N 039-2007-CG continuar con las labores de validacin de los
casos para el Sistema CBR hasta que se emitan las disposiciones especficas
sobre la administracin del Sistema CBR.
8.2 Los informes de control que debern ser remitidos acompaados de las
estructuras del Sistema CBR son aquellos que a la fecha se encuentran en
etapa de elaboracin a nivel de comisiones de auditoria.
74
Reporte de Uso: Enero 2008 - Diciembre 2008
Cantidad de Accesos Sistema CBR
A
c
c
e
s
o
s

Mes
14000
12000
10000
8000
6000
4000
2000
0
Ene-08 Feb-08 Mar-08 May-08 Jun-08 Jul-08 Ago-08 Set-08 Oct-08 Nov-08 Dic-08 Abr-08
12036
3175
2666
2666
2324
3584 3491 3645
11628
4799
5968
933
Cantidad de Accesos Sistema CBR
7000
1241
5088
2806
1500
5130
6288
503 654 870 485
350
132
6000
5000
4000
3000
2000
1000
0
E
n
e
r
o
F
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b
r
e
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M
a
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A
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m
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e
D
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m
b
r
e
Anexo N 2
Cuadros de Reporte de Ingresos al Sistema CBR aos 2007 y 2008
Cuadro de ingreso al sistema CBR de Enero 2007 a Diciembre del 2008
Reporte de Uso: Enero 2008 - Diciembre 2008
75
Anexo N 3
Actividades previstas para la sostenibilidad del Sistema CBR

SOSTENIBILIDAD CBR
N ACTIVIDADES Tema
1 ELABORACION DE INFORMES GESTIN DE PROYECTO
a)
Quincenales a la Gerencia de Desarrollo
UAP (Unidad de Administracin de Proyectos
del BID)
Avance del Proyecto.
b)
Trimestral a la Gerencia de Asesora Tcnico
Legal Cumplimiento del POA CBR

Estado del avance del proyecto segn las
metas del POA de la Gerencia de Asesora
Tcnico Legal.

c) Trimestral a Cooperacin Tcnica GTZ

Estado del avance del proyecto y actividades
realizadas en el marco de la lnea de
asesora.

2 Evaluacin de uso del Sistema CBR

Se solicita informacin a la Gerencia de
Tecnologas y Sistema de informacin.

3
Actualizacin mensual a bimestral de los
casos ingresados en el Sistema CBR

Se extrae la data de la base de la
Procuradura Pblica.

4 Elaboracin de Boletn Mensual

Da cuenta de las actividades realizadas por el
equipo CBR en la ejecucin del proyecto
durante el mes.

5
Seguimiento del cumplimiento de la Directiva
CBR 001-2008-CG/SGE

Informes Especiales y Administrativos

a) Solicitar trimestralmente a las unidades
orgnicas la relacin de informes
especiales o administrativos emitidos en
el trimestre indicando el nmero de
resolucin autoritativa u Oficio de
remisin;

b) Consolidar la informacin y solicitar la
remisin de estructuras CBR;

c) Registro y archivo fsico y digital de las
estructuras.

6 Seleccin de Casos

Seleccionar informes especiales y
administrativos emitidos a partir del 2001.

76
7 Modelamiento de Casos
El primer da de cada semana, segn
cronograma de trabajo que se defina, se
asignan las observaciones o casos
(dependiendo del tipo de informe) a los
miembros del equipo de trabajo o abogados
contratados como apoyo para el proyecto
8
Validacin de Casos (reuniones del Equipo
CBR)

Formular cronograma de reuniones
convocndose al Equipo CBR una vez por
semana.

El qurum mnimo para desarrollar la reunin
es de 3 miembros y se elaboraran actas
consignando los casos aprobados y
descartados para el Sistema CBR, as como
para formular recomendaciones.

9 Ingreso de casos al Sistema CBR

Aprobados los casos, las versiones finales de
los mismos (en caso de correcciones) sern
ingresadas al Sistema CBR por el asistente
tcnico administrativo.

Corresponde al Encargado Tcnico la revisin
de la correspondencia entre lo ingresado y las
estructuras de casos aprobados, as como los
informes en pdf y la inclusin de las notas con
las recomendaciones que el Equipo CBR
hubiera formulado.

Terminada la revisin de forma y fondo,
corresponde al encargado tcnico la
publicacin de los casos en el Sistema CBR,
as como dar cuenta de la misma a los
usuarios del sistema CBR a travs del correo
electrnico.

10
Actualizacin de estado situacional de los
casos ingresados al Sistema CBR

Mensualmente se actualiza el estado
situacional de los casos civiles y penales
ingresados en el Sistema CBR.

Semestralmente se actualiza el seguimiento
de implementacin de recomendaciones de
los informes administrativos.

11 Capacitacin

Se capacitar en el uso del Sistema CBR al
personal de la Contralora General de la
Repblica; as, como a los Jefes de las
Oficinas de Control Institucional, segn
disponibilidad de tokens.

12 Difusin

Actividades que permitan la difusin de la
Directiva, el uso del Sistema CBR y el mdulo
interactivo.

RS Servicios Grficos SAC
RUC 20492577244
Av. Samuel Alczar 1059 - Rmac

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