rea: SECTOR PBLICO

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Contenido:
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Formulacin de los Estados Financieros en el Sector Pblico
(Parte I)
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1. Introduccin
La formulacin de los Estados Financieros,
es el proceso contable sistemtico final que
tiene por objeto formular los documentos
contables que resuman el rea financiera
y econmica de la entidad y contiene las
reglas de juego y las normas que deben
observar en la preparacin y presentacin
de la informacin financiera con el objeto
de mostrar dicha informacin y rena las
cualidades mnimas exigidas por los Prin-
cipios de Contabilidad generalmente Acep-
tadas y las NIC-SP establecidas por los or-
ganismos describiendo en forma didcti-
ca el contenido de las cuentas de los Esta-
dos Financieros y las Revelaciones que se
debe considerar en su elaboracin.
2. Objetivos
Entre los principales tenemos:
Presentar razonablemente la informa-
cin sobre la situacin financiera, los
resultados de las operaciones y los flu-
jos de efectivo de una entidad.
Apoyar a la gerencia de contabilidad en la
plantacin, organizacin, anlisis y cierre
de operaciones efectuadas por la entidad.
Proporcionar seguridad razonable y
consistencia sobre la informacin que
se elabora y se forma.
Otorgar confianza en la informacin que
se presenta, de modo razonable, siendo
posible su comprobacin mediante de-
mostraciones que le acrediten y susten-
ten las operaciones y transformaciones
realizadas, debiendo informar todo aque-
llo que sea significativo y necesario.
INFORME ESPECIAL
Formulacin de los Estados Financieros en el Sector Pblico (Parte I) ............................................................................ III-1
PREGUNTAS Y RESPUESTAS............................................................................................................................................................................... III-4
3. Aspectos importantes que se
deben considerar en la formula-
cin de los Estados Financieros
La preparacin y presentacin de los Esta-
dos Financieros y Presupuestarios, existen
f. Se deben definir los criterios para el re-
conocimiento y valoracin de los ele-
mentos de los Estados Financieros.
g. Se debe definir los aspectos de la de-
terminacin de los resultados de ges-
tin, como:
- Preparar el inventario fsico de los
bienes patrimoniales.
- Preparar cdulas de depreciacin de ac-
tivos fijos, e infraestructura pblica.
- Preparar las cdulas para la provi-
sin de:
* Cuentas de cobranza dudosa , de
acuerdo a la antigedad de las cuen-
tas pendientes de cobro.
* Desvalorizacin de existencias.
- Preparacin de cdulas de amorti-
zacin de intangibles.
- Aplicacin y liquidacin de la cuen-
ta 38 cargas diferidas, en especial lo
que se refiere a pagos pagados por
anticipado, seguros, viticos, alqui-
leres, etc.
- Analizar subsidios otorgados por en-
fermedad , maternidad y otros.
- Depositar en los bancos cuentas co-
rrientes todos los fondos de efecti-
vo, tales como devoluciones recibi-
das, cobranza en efectivo, viticos
no utilizados, etc.
- Realizar la provisin de beneficios so-
ciales y analizar sus pagos.
- Realizar la conciliacin de todas las
cuentas bancarias con la finalidad de
tener una confirmacin y aseveracin
exacta de los fondos de la entidad.
- Elaborar reportes, resumen de cuen-
tas, como:
* Ingresos corrientes.
* Transferencias de capital y
donaciones recibidas.
* De gastos (corrientes e inversin)
* Cuentas por cobrar y pagar.
* Inmuebles, maquinarias y equipo, in-
fraestructura pblica, determinando
la antigedad o fecha de adquisicin.
En el proceso que resume la historia financiera econmica de la entidad las cuales deben observar en la preparacin y
presentacin de informacin financiera con el objeto de mostrar los principios de contabilidad generalmente aceptados y
las normas internacionales del Sector Pblico.
etapas que deben ser analizadas y tener
en consideracin, como:
a. Para la formulacin de los Estados Fi-
nancieros debe existir un entorno que
permite la construccin de un con-
junto de reglas de aplicacin general
para elaborar estados financieros de-
terminado por necesidades de los
usuarios.
b. Se debe establecer las reglas de funcio-
namiento empleados en la dinmica del
cierre contable previa a la formulacin
de los Estados Financieros como:
- Coordinacin previa con las diferen-
tes reas de actividad para realizar
el cierre de operaciones.
- Verificacin y conciliacin de saldos.
- Clculo y registro de ajustes tcnicos.
- Elaboracin de las hojas de trabajo
previo al balance de comprobacin
(anlisis de cuentas).
- Formulacin del balance constructivo.
- Registro y asientos de cierre.
- Formulacin de los estados financie-
ros y presupuestarios.
c. Se determina los objetivos que deben
cumplir los estados financieros, como :
- Que se ajuste a las necesidades co-
munes de los usuarios.
- Que sirva para la toma de decisiones.
- Que sirva de base para elaborar in-
formacin gerencial tanto como
para la rendicin de cuentas como
para la toma de decisiones.
d. Se debe establecer los requisitos o ca-
ractersticas cualitativas que deben re-
unir la informacin financiera como:
- claridad.
- aplicabilidad.
- consistencia.
- comparatividad.
- presentacin razonable.
e. Se deben sealar los conceptos bsi-
cos de los elementos o componentes
de los Estados Financieros.
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INFORMES ESPECIALES
* Depreciacin yamortizacin acumulada.
* Hacienda nacional adicional (trans-
ferencia y donaciones de capital).
* Otras cuentas del activo.
- Analizar los Ingresos Corrientes, los mis-
mos que provienen de dos fuentes:
* Ingresos reales que deben cruzar con
los ingresos de caja.
* Ingresos que provienen de asientos de
ajuste , ingresos de bienes y otros, que
no tienen incidencia en caja, los cua-
les sern revelados en notas aparte.
* Realizar asientos de ajuste.
* Elaborar el balance de comproba-
cin a valores histricos.
* Realizar los asientos de regulariza-
cin patrimonial.
* Formulacin de los estados financie-
ros y presupuestarios.
* preparar las notas y anexos a los Es-
tados Financieros.
Adems hay que tener en cuenta los nume-
rales 11,12 y 13 de la Directiva N. 02 Cierre
Contable y Presentacin para la Elaboracin
de la Cuenta General de la Repblica.
* Numeral 11.- Acciones a desarrollar en
el proceso del Cierre.:
- Efectuar las pruebas de comproba-
cin de saldos de las cuentas de
balance, considerando ; arqueos de
fondos y valores, conciliaciones ban-
carias, inventarios fsicos, etc.
* Numeral 12.- Estado de Ejecucin del Pre-
supuesto de Ingresos y Gastos, tenemos:
- Los saldos de las cuentas presupues-
tarias que muestran ejecucin de in-
gresos de recursos financieros , as
como las cuentas que registran las
asignaciones comprometidas y la
ejecucin del gasto.
* Numeral 13.-Elaboracin y Presentacin
de Estados Financieros.
* Los Estados Financieros se preparan y
presentan de conformidad con las nor-
mas aprobadas y emitidas por el rga-
no rector del sistema de contabilidad,
la NCGA y las NIC-SP.
* Las notas a los Estados Financieros , de-
ben ser presentados en forma compa-
rativa con el ao anterior y explicar los
cambios y efectos ms significativos
ocurridos en el perodo.
* La nota referida a los principios y prc-
ticas contables deben revelar que los
saldos (inicial y final) mostrados en el
Estado de Flujo de Efectivo, incluyen el
efectivo y equivalente de efectivo.
4. Diagrama del Cierre Contable y Formulacin de los Estados Financieros
Coordinacin con las
diferentes reas
DIAGRAMA DEL CIERRE CONTABLE Y FORMULACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
La preparacin de los Estados Financieros Anuales se coordina con todas las reas involucradas en el manejo de los
recursos financieros, como: reportes, ajustes, anulaciones, regularizacin de saldos pendientes.
Verificacin y
conciliacin de saldos
Estn relacionadas a dar consistencia a las principales cuentas del mayor demostrando analticamente la
concordancia de las cifras mostradas en los registros contables .
Efectuar pruebas de comprobacin de saldos de las cuentas financieras yde resultados como:
- Arqueo de fondos yvalores, conciliaciones bancarias.
- Anlisis de las cuentas de activo, pasivo, patrimonio ygestin.
- Inventario fsico de activo fijo, bienes no depreciables, etc.
Clculo yregistro de
ajustes tcnicos
Registra los ajustes tcnicos como: depreciaciones, provisiones para cuentas de cobranza dudosa, desvaloriza-
cin de existencias, beneficios sociales yotros.
Verificar el adecuado registro contable de los ajustes tcnicos efectuados como:
- Fluctuacin de valores.
- Depreciacin de inmuebles, maquinarias yequipo.
- Depreciacin de infraestructura pblica.
- Amortizacin de inversiones intangibles.
- Agotamiento de bienes agropecuarios, pesqueros, minas, etc.
- Provisin para beneficios sociales.
- Provisin para obligaciones provisionales.
- Mediante resolucin consejo normativo de contabilidad N. 031-2004-EF/93.01 se deja en suspenso, a partir del
1.
ero
de enero del 2005,el ajuste integral a los EE.FF. por efecto de inflacin.
Elaboracin de hojas
de trabajo
Son actividades dirigidas a elaborar documentos ypapeles de trabajo a fin de facilitar la labor del contador con la
finalidad de concluir el proceso contable ypreparar el balance constructivo, por lo tanto las hojas de trabajo ,son
documentos internos ,bajo la configuracin de formatos diseados especficamente para las cuentas ms importantes.
Formulacin del
balance constructivo
Se formula como hoja de trabajo final previamente antes de elaborar los EE.FF, contiene tanto los saldos iniciales
acumulados, de regularizacin patrimonial, saldos de situacin financiera yde resultados del ejercicio.
Registro de asientos
de cierre
Se muestra los asientos de cierre tanto patrimoniales como presupuestarias trasladando los saldos de las cuentas de
activo, pasivo ypatrimonio, as como el traslado de los saldos deudores yacreedores de las cuentas presupuestarias a la
cuenta ejecucin de presupuesto de ingresos ygastos.
Formulacin de Estados
Financieros
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Formulacin de Estados
Presupuestarios
2
Formulacin de Notas y
Anexos a los EE.FF.
3
Formulacin de la
Memoria Anual
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REA SECTOR PBLICO
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5. Cierre de Operaciones
Proceso a travs del cual la entidad
implementa las medidas necesarias para
que las unidades orgnicas o reas de ac-
tividad relacionadas con el entorno finan-
ciero y contable.
Dentro de cierre de operaciones tenemos:
a. rea de Abastecimiento
Que comprende el anlisis y control de las
operaciones relativas a la adquisicin, ob-
tencin almacenamiento y distribucin de
bienes, muebles y prestacin de servicios,
incluye adquisicin de suministros varios
(materiales de construccin destinados a
obras de infraestructura).
Para realizar el control y corte documentario
a la fecha de cierre, se requiere:
- ltima numeracin de ordenes de compra.
- ltima pecosa de salidas de bienes del
almacn.
- Informe del movimiento del almacn
al 31 de diciembre del ejercicio.
- Informe del movimiento de bienes pa-
trimoniales.
- Conciliar con el SIAF.
b. rea de Tesorera
Comprende el anlisis y control de las ope-
raciones relacionadas con el movimiento
de ingresos y egresos de fondos, transac-
ciones u operaciones incompletas que re-
quieren documentos sustentatorios que
justifique la salida de fondos.
Entre los principales tenemos:
- Rendicin de cuentas de encargos otor-
gados.
- Rendiciones de cuentas de viticos.
- Informe de devoluciones al tesoro pblico.
- Conciliaciones bancarias.
- Informes de todas las cartas fianzas y
valores en custodia
- Control de cheques girados, etc.
- Reversiones a fondos al tesoro pblico.
- Aplicacin de intereses por pago indebi-
do o en exceso y viticos no utilizados.
- Pagos devengados por mandato judicial.
- Conciliaciones de montos pagados.
- Responsabilidades de la conciliacin de
las cuentas bancarias y conciliacin del
ao de caja ejercicio con la Direccin
nacional del tesoro pblico.
- Anulacin de giros de cheques o emi-
sin de cartas de orden.
- Caducidad, anulacin y reprogramacin
de cheques y cartas de orden.
- Tratamiento de los saldos y cierre de
cuentas bancarias.
- Liquidacin de fondos en efectivo al cie-
rre del ao fiscal.
- Cheques sin utilizar por cierre de cuen-
tas bancarias.
- Fondos sujetos a depsito.
c. rea de Rentas.
Tenemos la ltima numeracin de los recibos
de ingresos que maneja el rea de rentas.
Es una tcnica que consiste en evaluar la
composicin, la evolucin y el saldo final
de las partidas que componen los Estados
Financieros, con el propsito de contrastar
o conciliar el respectivo registro, su confor-
midad y la documentacin que sustenta y
respalda dichas operaciones, as como de-
tectar transacciones pendientes o errneas.
Las cuales tenemos las siguientes:
a. Anlisis y control de caja y bancos.
b. Analiza y control de cuentas por cobrar.
c. Analiza y control de valores negociables.
d. Analiza y control de existencias.
e. Anlisis y control de transferencias y
remesas de capital recibidas.
f. Anlisis y control de las inversiones en
valores y participaciones.
g. Anlisis y control del activo fijo.
h. Anlisis y control de las inversiones
intangibles.
i. Anlisis y control de la infraestructura
pblica.
j. Anlisis del control de las ganancias di-
feridas.
k. Anlisis y control de las depreciaciones
de: inmuebles, maquinarias y equipo,
infraestructura pblica y otros.
6. Anlisis de Cuentas
- Informe resumen del movimiento anual
de los ingresos tributarios y no tributarios.
- Relacin de cuentas por cobrar de con-
tribuyentes y usuarios de los servicios
de la entidad.
d. rea de Presupuesto.
* Aspectos generales.
Comprende el anlisis y control de las
operaciones presupustales sobre todo
en los aspectos de; aprobacin, modi-
ficaciones y su ejecucin:
- Hoja de trabajo de presupuesto
aprobado y modificado.
- Hoja de trabajo de compromisos
presupuestales.
- Estados consolidados de informa-
cin presupuestal mostrando la
aprobacin, modificaciones, com-
promisos, ejecuciones de saldos a
toda fuente.
* Verificacin de compromisos:
Tenemos los siguientes:
- Verificar que los compromisos se su-
jetan a los crditos presupuestarios.
- Asegurar que los programas trimes-
trales de gastos se determinen con-
forme al comportamiento de los ni-
veles de ejecucin mensual de gas-
tos durante el trimestre , de acuer-
do a los procesos aprobados en el
Plan anual de adquisiciones y con-
trataciones, el plan operativo
institucional, cronogramas y progra-
mas anuales de desembolso, etc.
- Contar con la informacin de la eje-
cucin de ingresos.
- revisar, evaluar, centralizar la infor-
macin y requerimientos de sus uni-
dades ejecutoras a la Direccin Na-
cional del Presupuesto Pblico.
* Control Presupuestario.
Comprende lo siguiente:
- La ejecucin de ingresos de cada
mes guarde relacin con respecto a
su programacin y al presupuesto
aprobado.
- La ejecucin de gastos de cada mes
guarde relacin con los calendarios
de compromisos, la programacin
trimestral del gasto, asignacin tri-
mestral y el presupuesto institucional
del pliego.
- Durante la ejecucin presupuesta-
ria del gasto se d cumplimiento a
las metas previstas en el presupues-
to institucional.
- La incorporacin de actividades y
proyectos se efecta a travs de las
modificaciones presupuestarias en el
nivel institucional o funcional prag-
mtico.
- Es responsabilidad de las reas ad-
ministrativas vinculadas a la admi-
nistracin presupuestal y financiera.
* Ingresos dinerarios por indemnizacin
de seguros, ejecucin de garantas y si-
milares.
* Responsabilidades en la programacin
de gastos.
e. rea de Personal
- Provisin de beneficios sociales.
- Informe de las contingencias judiciales
por reclamos judiciales.
- Hojas de trabajo de retenciones y apor-
taciones.
- Hojas de trabajo de clculo de provi-
siones y liquidaciones.
Los asientos de regularizacin patrimonial
corresponden a la cuenta de Hacional
Nacional Adicional por los fondos recibi-
dos por la entidad para atender los gastos
de capital durante el ejercicio o reversio-
nes al tesoro pblico, que se encuentren
relacionados con las cuentas de enlace y
la cuenta 562. Transferencia y remesas de
capital recibidos, 563. Transferencia y
remesas de capital entregados.
Se considera los saldos de las cuentas
divisionarias, que representan lo si-
guiente como:
- Transferencias de corrientes recibi-
das del Tesoro pblico.
- Transferencia de corrientes recibidas
del Gobierno Central.
- Transferencia recibida en dinero.
- Transferencia de bienes.
* Ejemplo
Para trasladar Hacienda Nacional Adicio-
nal los saldos de las cuentas que registran
recursos recibidos, en dinero, bienes y
documentos recibidos.
7. Asientos de ajustes y regula-
rizaciones patrimoniales
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PREGUNTAS Y RESPUESTAS
Para trasladar a la Hacienda Nacional Adi-
cional los saldos de las cuentas que regis-
tran los recursos entregados, bienes, di-
nero y documentos entregados.
Elaborar la nota de contabilidad que re-
gistre las regularizaciones patrimoniales,
tales como:
a. Traslado de transferencia de capital re-
cibido Hacienda Nacional Adicional.
b. Verificar el monto de los cheques paga-
dos por el Banco de la Nacin que mane-
jan gastos de capital con recursos del Te-
soro Pblico que afecten a la cuenta 30
subdivisionaria 301.01-Tesoro Pblico que
se encuentran conciliados con el anexo AF-
9 movimiento de fondos de sub.-cuentas
corrientes del Tesoro Pblico.
c. Verificar el endeudamiento externo sus-
tentado mediante acta de conciliacin
con la Direccin General de Crdito
Pblico cuenta 30 subdivisinaria
303.01 con recursos por operaciones
oficiales de crdito externo.
d. Verificar el traslado de bienes cuenta
30, subdivisionaria 304, los bienes de
capital recibidos, sustentado mediante
acta de conciliacin, divisionaria 305-
transferencia de bienes recibidos.
e. Elaborar la nota de contabilidad del
traslado de transferencias de capital en-
tregados Hacienda Nacional Adicional
debiendo incluir lo siguiente:
- Reversiones al Tesoro Pblico sustenta-
do mediante copias de las papeletas de
depsito T-6 y en cuadro explicativo
divisionaria 302.01- Tesoro Pblico con-
ciliados con el anexo financiero AF-9
Movimiento de fondos subcuentas co-
rrientes del Tesoro Pblico.
- Los bienes de capital entregados, susten-
tado mediante Actas de conciliacin,
divisionaria 305- Transferencia de bienes.
- Los saldos deudores y acreedores acumu-
lados al 31 de diciembre de la cuenta 56-
Hacienda Nacional Adicional se debe tras-
ladar a la cuenta 54; Hacienda Nacional.
Las preguntas planteadas a continuacin sern absueltas en la edicin de la segunda quincena de octubre del 2007
1. Qu es un presupuesto pblico? Para que sirve? 2. Qu son ingresos de capital?
3. Qu son ingresos corrientes? 4. Qu son transferencias?
Respuesta a las preguntas planteadas en la segunda quincena de setiembre del 2007
rea Sector Pblico
Los ciudadanos sancionados pueden acceder a la infor-
macin del RNSDD?
S pueden, conforme a lo dispuesto en el Texto nico Ordenado de la
LeyN. 27806, Leyde Transparencia yAcceso a la Informacin Pbli-
ca, aprobado por Decreto Supremo N. 043-2003-PCM.
Qu funcin desempea el rgano de Control Institucional
en relacin con el RNSDD?
El rgano de Control Institucional de cada Entidad velar por el cumpli-
miento de las obligaciones que debe de cumplir la entidad pblica yel
Jefe de la Oficina de Administracin de la misma referidas a la obliga-
cin de comunicar las sanciones de destitucin ydespido que hayan
impuesto a partir de la vigencia de la LeyN. 27444, as como el plazo
en el que deben enviarla.
Est vigente la Ley Marco del Empleo Pblico?
S El Tribunal Constitucional, mediantela sentencia recada en el Expediente
N. 008-2005-PI/TC, estableci quela LeyN 28175, LeyMarco del Empleo
Pblico, publicada en febrero de2004, seencuentra vigenteen su integridad
desde el 01 de enero de 2005. As, la vigencia de la Leyha quedado
establecida sin perjuicio que algunas de sus disposiciones requieran de
normas legales complementarias para ser aplicadas en su integridad.
Qu institucin atiende consultas sobre clculo de remu-
neraciones y beneficios sociales?
El Ministerio de Trabajo y Promocin Social. De acuerdo al Regla-
mento de Organizacin y Funciones de esta entidad, aprobado por
Resolucin Ministerial N. 173-2002-TR, es funcin de la Oficina de
Asuntos Administrativos y Laborales de la Oficina General de Ase-
sora Jurdica del Ministerio absolver consultas de otros Organis-
mos Pblicos dentro del mbito de su competencia funcional, au-
torizados por la Alta Direccin.
Por otro lado, el Decreto Legislativo N. 910, Ley General de Inspec-
cin del Trabajo y Defensa del Trabajador, establece la facultad del
rea de Consultas del Servicio de Defensa Legal Gratuita y Asesora
del Trabajador.
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X DEBE HABER
x
30 TRASPASOS Y REMESAS 10,000
301 Transfer. corrient. recib.
301.01 Tesoro Pblico
301.02 Gobierno Central
302 Transferencia recibida
302.01 Tesoro Pblico
304 Transfer. de Fondos
305 Traspaso de Bienes
306 Remesas Regionales
56 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 10,000
562 Trasp. y remesas de cap. recib.
Para trasladar la Hacienda Nacional
adicional los saldos de las cuentas
que registran los recursos recibidos
bienes, dinero, y docum. recibidos
56 HAC. NAC. ADIC. 10,000
563 Trasp. y remesas de cap. entreg.
30 TRASPASOS Y REMESAS 10,000
301.01 Tesoro Pblico
301.02 Gobierno Central
302 Transf. entreg. 500
302.01 Tesoro Pblico
303 Transf. de doc. 5 000
304 Transf. de Fond. 3 000
305 Transf. de Bienes 1 500
306 Remesas Regionales
Para trasladar la Hacienda Nacional
adic. los saldos de las ctas. que regis-
tran los recurs. recib. bienes, dinero,
y documentos entregados
X DEBE HABER
80 RESULT. DE LA OPERAC. 5,000
89 RESULT. DEL EJERCICIO 5,000
Este asiento se realiza cuando el
saldo de la cuenta resultado de
operacin es deudor.
81 INGRESOS EXTRAORD. 5,000
83 INGRES. DE EJERC. ANTER. 15,000
89 RESULT. DEL EJERCICIO 20,000
Para el trasl. a la cuenta resultado
del ejercicio, el saldo de las cuentas
y cuentas divisionarias que registran
ingresos extraordinarios y los ingre-
sos de ejercicios anteriores.
x
89 RESULT. DEL EJERCICIO 25,000
82 GASTOS EXTRAORDINARIOS 10,000
84 GASTOS DE EJERC. ANTERIORES 15,000
Por el traslado a la cuenta resultado
del ejercicio, el saldo de las cuentas
y cuentas divisionarias que registran
los gastos extraordinarios ylos gastos
de ejercicios anteriores.
89 RESULT. DEL EJERCICIO 30,000
59 RESULT. DEL EJERCICIO 30,000
Por la determinacin del
resultado pasivo (Supervit)
x
x
90 APROBAC., MODIF. Y 10,000
CIERRE PPTO.
902 Cierre de Presupuestario
92 PRESUPUESTO DE GASTOS 20,000
97 EJECUCIN DE GASTOS 25,000
90 APROBAC., MODIF. Y CIERRE 55,000
PPTO.
Por la determinacin del resul-
tado negativo (Dficit).
Continuaren lasiguienteedicin...
x
Ficha Tcnica
Autor Autor Autor Autor Autor : :: :: C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Ttulo Ttulo Ttulo Ttulo Ttulo : :: :: Formulacin delosEstadosFinancierosen el Sector
Pblico (ParteI)
Fuente Fuente Fuente Fuente Fuente : :: :: Actualidad Empresarial, N.144 - Primera Quincena
deOctubre2007