NOMBRE DE LA COMPAA XYZ

POLTICA DE CRDITO Y CARTERA

Aplicacin: Preparad pr: Apr!ad pr:
"ec#a de Di$%l&acin:
Medi de Di$%l&acin :
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N)a: E')e *del de pl+)ica n pre)ende a!arcar )da' la' 'i)%acine', '% !-e) e' 'er$ir
de &%+a en la e')r%c)%racin de pl+)ica' den)r de la' r&ani.acine' / de!er0 'er a-%')ada
pr l' %'%ari' de ac%erd cn la' nece'idade' par)ic%lare' de cada en)idad1
O!-e)i$
Establecer las directrices bajo las cuales el rea Comercial y el Departamento de Crdito
desarrollarn los procedimientos para solicitud, aprobacin, monitoreo y gestin de cobro de los
crditos otorgados a los clientes de XYZ, manteniendo la viabilidad de la cartera otorgada
Alcance
!plica a casa "atri# y cada una de las $iliales %u aplicacin ser inmediata y obligatoria a partir de
la $ec&a de publicacin de la misma, ra#n por la cual los procedimientos e'istentes debern ser
revisados y ajustados a los lineamientos dados por la presente pol(tica
De2inicine'
Cr3di): Es una $orma de pago acordada entre el cliente y la compa)(a XYZ, y la cual se deber
reali#ar en un per(odo de tiempo, previamente establecido
E')%di Cr3di): Etapa en la cual se anali#a la viabilidad $inanciera de la compa)(a *ue solicita el
crdito, por parte del Departamento de Crdito
42)5are ABC 6 Md%l de car)era+ %istema en el cual se registran los crditos otorgados
Re'pn'a!ilidade':
, Es responsabilidad del rea de crdito reali#ar el correspondiente anlisis de los crditos
solicitados, de acuerdo a los lineamientos dados en la presente pol(tica y registrar las
conclusiones de su anlisis en el e'pediente del cliente
- El Comit de Crdito ser el ente encargado de aprobar los crditos, $ormali#ando dic&a
aprobacin por medio de acta
. Cuando los crditos sean superiores a /% XXXX, deber participar en el Comit de
Crdito un miembro de la !lta Direccin, el cual &aya sido previamente delegado para
dic&as $unciones
0 El rea Comercial ser el responsable de consolidar toda la documentacin soporte *ue
adjuntan los clientes para el crdito y de &acerla llegar al rea de Crdito
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4 El rea de Crdito deber reali#ar visitas a los potenciales clientes, de acuerdo a los
lineamientos dados en la presente pol(tica
5 6as aclaraciones con relacin al alcance e interpretacin de la presente pol(tica estar a
cargo del Comit de !dministrativo
Direc)rice' 7enerale'
, 6a solicitud de crdito ser presentada por el rea Comercial al rea de Crdito, para
todos a*uellos clientes *ue se encuentren vinculados con la compa)(a como m(nimo XXX
meses o *ue tengan un capital superior a /7 XXXX
- ! continuacin se relaciona la in$ormacin *ue debern presentar los clientes, al momento
de la solicitud de crdito
a 8ormato 9''': %olicitud de crdito diligenciado y $irmado
b Copia del documento de identidad del ;epresentante 6egal
c Certi$icado de <mpuestos y=o e'encin de los mismos
d <n$orme de la situacin $inanciera de la empresa
e ;e$erencias comerciales
$ ;e$erencias >ancarias
g !ceptacin $ormal de las condiciones establecida#as por la compa)(a para el pago
de los crditos otorgados seg?n $ormato establecido
E'cepcin+ %i el cliente es una entidad del estatal no sern necesarias las re$erencias
comerciales y bancarias
. @odo cliente deber presentar el monto del crdito *ue re*uiere en la solicitud de crdito
0 6a compa)(a contar con niveles de cali$icacin de riesgo de clientes 9alto, medio, bajo:,
para lo cual los clientes considerados con un nivel de riesgo alto, debern adjuntar una
garant(a de tipo real o deposito adicional a la documentacin solicitada
4 @odos los clientes vinculados con la compa)(a debern autori#ar ser consultados en la
6ista Clinton, as( como en las correspondientes centrales de riesgo del pa(s, siendo lo
anterior un $actor determinante e independiente en la aprobacin del crdito 6os
resultados de dic&as consultas debern ane'arse a la documentacin de cada cliente
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5 Aara los clientes internacionales, todo crdito deber contar con el respaldo de una carta
de crdito emitida por el banco, as( como los gastos $inancieros generados por dic&a carta
debern ser asumidos por el Cliente En caso de presentarse una situacin e'cepcional,
dic&a situacin deber ser aprobada por el Comit de Crdito
B 6os crditos sern aprobados ?nicamente con la totalidad de la documentacin soporte
solicitado
C 6a documentacin de los clientes deber ser actuali#ada cada '' meses, validando as(
peridicamente la situacin econmica y operativa del cliente
D !nualmente se revisarn los niveles de autori#acin otorgados al Comit de Crdito,
ajustndolos tanto a las necesidades del mercado, como a las condiciones $inancieras de
la compa)(a y dic&as condiciones sern divulgadas $ormalmente
,2 6a entrega de la documentacin entre el rea Comercial y de Crdito, deber reali#arse
por medio de una C&ecE 6ist
,, @odos los e'pedientes de los clientes debern estar bajo custodia del rea de Crdito y su
acceso ser restringido
,- 6os l(mites de crdito aprobados, se deben basar en la capacidad de pago del cliente y no
en el valor de los pedidos !simismo cada cliente, deber ser registrado dentro de la
parametri#acin del %o$t1are !>C, de tal $orma *ue se cuenten con &erramientas de
blo*ueo automtico, cuando el cliente no cumpla con sus compromisos de pago o desee
ad*uirir un mayor nivel de crdito no autori#ado
,. El tiempo l(mite para la aprobacin del crdito luego de registrada la solicitud es de XX
d(as, en caso de no ser posible el estudio y aprobacin en dic&o tiempo, se deber
in$ormar al rea Comercial
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,0 "ensualmente se reali#ar un anlisis con relacin a la tendencia, riesgo de crdito e
indicadores de monitoreo 9rotacin de cartera, antigFedad:, los cuales sern presentados
en el Comit de Crdito, de tal $orma *ue se tomen planes de accin *ue mantengan la
viabilidad de los crditos otorgados de $orma oportuna
,4 Cada despac&o deber contar con una orden de compra o documento similar, autori#ado
por cliente, y con el cual registre de manera $ormal su voluntad de reali#ar la compra
,5 Aara a*uellos crditos rec&a#ados por reportes en listas restrictivas, se deber reali#ar una
comunicacin $ormal emitida directamente por el Director de Cartera y autori#ada por el
rea jur(dica, de tal $orma *ue no se viole ninguna de las normas establecidas en el pa(s,
por el contenido del comunicado
,B 6as condiciones del crdito aprobado deben ser comunicadas por escrito al cliente
Reca%d'
,C %e contar con XX cuentas e'clusivas de recaudos, as( como el >anco o >ancos
seleccionados para dic&as cuentas, debern contar con representacin importante en cada
una de las ciudades en donde tenemos representacin, $acilitando a nuestros clientes el
pago de sus obligaciones
,D 6os pagos podrn ser reali#ados en las siguientes $ormas+
a E$ectivo por montos m'imos de /7 XXXX
b C&e*ues
c @arjeta de Crdito
d @rans$erencia electrnica
-2 6os crditos se otorgarn para pago a '' d(as %lo bajo e'cepciones autori#adas por el
Comit de Crdito, dic&o tiempo podr ampliarse, siempre *ue su aplicacin no sea mayor
a un per(odo de '' meses
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-, Aara los crditos entre $iliales, dic&os pagos se reali#arn de acuerdo a las condiciones
pactadas, as( como debern reali#arse y documentarse conciliaciones mensuales entre las
compa)(as, garanti#ando la transparencia de los saldos registrados
C!ran.a
-- %e debern reali#ar con$irmaciones peridicas de los saldos *ue adeudan los clientes,
dejando un registro $ormal de dic&as con$irmaciones
-. En caso de generasen di$erencias entre los saldos del cliente y el valor a cancelar, deber
validarse por medio de la orden de compra o similar, emitida por el cliente
-0 Aara a*uellos casos en *ue el saldo a cobrar al cliente no sea aceptado por l, por $alta de
la orden de compra o una autori#acin $ormal de su empresa, dic&o saldo ser cobrado al
!gente Comercial, *ue solicit el registro de la compra, as( como se dar inicio a un
proceso disciplinario
-4 @odos los clientes con saldos vencidos, sern contactados '' d(as despus de vencida su
obligacin, v(a tele$nica, as( como se dejar un registro de dic&as llamadas, como
evidencia de la gestin de cobro reali#ada por el Departamento de Crdito
-5 6os contactos de cobro al cliente 9tele$nico, personal o escrito:, se caracteri#arn por ser
dentro de niveles de respeto, cordialidad y pro$esionalismo por parte de las personas *ue
reali#an dic&a gestin
-B 6os inconvenientes *ue registren los clientes para el pago oportuno de sus obligaciones,
as( como las $ec&as en las *ue se proyecta normali#ar dic&a situacin, debern ser
registrados dentro del so$t1are !>C, llevando un registro adecuado y e$ectivo sobre la
recaudacin de pagos
-C Cada XX meses, se le enviar al cliente un estado de los saldos de su cuenta,
especi$icando el valor de la deuda, la relacin de $acturas y la $ec&a de vencimiento de
cada una
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-D %i pasados XX d(as despus del vencimiento de la deuda del cliente, no reali#a el pago, el
sistema blo*ueara los despac&os de ventas a crdito
.2 Despus de reali#ada la gestin de cobro normal, y pasados ms de XX d(as, se considera
cartera de di$(cil recuperabilidad, ra#n por la cual tanto el saldo de cartera como la
evidencia de gestin de cobro reali#ada por el rea de Crdito, ser entregada al rea
Gur(dica de la compa)(a, para iniciar las labores jur(dicas de cobro
., 6a cartera *ue se considera no ser posible recuperar deber ser provisionada en los
estados $inancieros por el valor igual al monto de la cartera
O)ra' di'p'icine'
32. Cual*uier modi$icacin de la presente pol(tica, ser aprobada por el Comit !dministrativo
de la organi#acin
33. En caso *ue alg?n de los lineamientos dados en esta pol(tica, no pueda ser aplicado en
alguna de las $iliales por cambios en la operacin o del mercado, dic&a situacin deber
ser escalada por el Herente de cada $ilia al Comit !dministrativo, para su revisin y
modi$icacin
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