CURSO DE MICROSOFT PROJECT

La Administracin de Proyectos La Administracin de Proyectos - Microsoft Pro ect! Tri"n#$%o de% Proyecto! Tiem&o! Dinero! 'm(ito! )ase de Datos de Microsoft Pro ect! *er %os datos necesarios! *istas! Ta(%as! Fi%tros! *istas! dia#ramas! +o as! form$%arios! Cmo &ro#rama Microsoft Pro ect! Se#$imiento y Cierre
La Administracin de Proyectos La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de bolvares. La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entre los miembros del e uipo y el seguimiento de las tareas a medida ue progresa el trabajo. !dems, todos los proyectos constan de tres fases principales" #. $rear el plan %. !dministrar y realizar un seguimiento del proyecto &. $errar el proyecto Microsoft Project 'icrosoft (roject es un programa o soft)are para la gestin de proyectos. *sta aplicacin permite organizar la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para ue se puedan respetar los plazos sin e+ceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados. 'icrosoft (roject es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y fle+ible ue puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

Tringulo del Proyecto *n 'icrosoft (roject los tres factores ue conforman cada proyecto son" - Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, ue se refleja en la programacin del mismo. - Dinero: el presupuesto del proyecto, ue se basa en el costo de los recursos, personas, e uipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. - mbito: los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos. *ste tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del proyecto. !l ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. !un ue los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto. La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas ue encontrar y las soluciones ue puede implementar. -i sabe dnde encontrar delimitaciones y dnde podr ser fle+ible, le ser ms fcil planear y administrar el proyecto. ase de Datos de Microsoft Project 'icrosoft (roject almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza esa informacin para calcular y controlar la programacin, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creacin de un plan. $uanto ms informacin se proporcione, ms preciso ser el plan. $omo si se tratara de una hoja de clculo, 'icrosoft (roject muestra los resultados de los clculos inmediatamente. (ero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce la informacin esencial acerca de todas las tareas. -lo entonces se ver cundo finalizar el proyecto o las fechas en las ue estn programadas las tareas. 'icrosoft (roject coloca la informacin ue se introduce y la ue calcula en campos ue contienen tipos de informacin especficos, como nombres o duraciones de tareas. *n 'icrosoft (roject, generalmente cada campo aparece en una columna. !er los datos necesarios La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacin, pero en un momento dado slo necesita una parte de la misma. (ara tener acceso a la informacin, se utilizan las herramientas siguientes" - !istas, ue presentan un subconjunto de informacin del proyecto en un formato fcil de interpretar. (or ejemplo, el .iagrama de /antt muestra informacin bsica de tareas en columnas y un grfico de barras. - Tablas, ue definen las columnas mostradas. - "iltros, ue permiten centrarse en tareas o recursos especficos. $ada vista presenta una clase de informacin diferente. Las tablas y los filtros ajustan

la informacin. *l cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar informacin, pero no la elimina. -eguir estando en la base de datos y seguir actualizndose. !istas -on las combinacin de una o ms vistas 0.iagrama de /antt, 1oja de recursos, etc.2 y, si procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten especificar, organizar y e+aminar la informacin en diversos formatos. *+isten tres tipos de vistas" #. Los diagramas o los grficos representan la informacin grficamente. Las vistas .iagrama de /antt, .iagrama de red, /rfico de recursos y $alendario son diagramas o grficos. %. Las hojas representan la informacin en filas y columnas. $ada fila contiene informacin acerca de tareas o recursos especficos. $ada columna contiene un campo en el ue se especifica informacin concreta sobre las tareas o los recursos. *n 'icrosoft (roject, las columnas se denominan normalmente campos. &. Los formularios representan la informacin en un formato similar al de un formulario de papel. Los formularios muestran la informacin de una tarea o de un recurso individual. Tablas -on el conjunto de columnas ue muestra informacin especfica de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja. "iltros *specifican la informacin de una tarea o de un recurso ue se debe mostrar o resaltar en una vista. (or ejemplo, cuando se aplica el filtro 3areas crticas, slo se muestran las tareas crticas. #mo programa Microsoft Project 'icrosoft (roject programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como das festivos y vacaciones. Lo ue es ms importante, 'icrosoft (roject programa cada tarea utilizando la frmula duracin 4 trabajo 5 esfuerzo de recurso, donde" 6 Duracin es la cantidad de tiempo ue transcurre antes de ue la tarea est7 realizada. 6 Trabajo es el esfuerzo necesario durante un perodo de tiempo para realizar una tarea. 6 $sfuer%o de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignacin.

(or ejemplo" 6 -i tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es #9 horas 0% das : 8 horas2. 6 *l esfuerzo total de los recursos es %; horas al da 0& pintores : 8 horas2. 6 *l trabajo total en la tarea es ;8 horas 0% das : 8 horas : & pintores2. La comprensin de esta frmula es importante para saber en u7 forma los cambios ue realiza en las tareas afectan a la programacin del proyecto. &eguimiento y #ierre Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la informacin de programacin, se genera el plan. -e podr ver un modelo completo del proyecto, con su fecha de finalizacin y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos son" - 'e(isar el camino cr)tico para detectar posibles problemas. Un camino crtico es una serie de tareas vinculadas ue deben realizarse a tiempo para ue el proyecto finalice en la fecha programada. -i se retrasa cual uier tarea de un camino crtico, puede retrasarse la fecha de finalizacin del proyecto. - $(aluar y optimi%ar el plan* !ntes de iniciar el proyecto y de forma peridica durante su ejecucin, se deber evaluar y ajustar el plan del proyecto considerando el mbito, los recursos y la programacin. - Actuali%ar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas* ! cambio, mostrar el plan del proyecto actualizado. -e puede actualizar el plan personalmente, o puede hacerlo el e uipo con 'icrosoft (roject $entral o mediante correo electrnico. Una vez ue el plan ha sido actualizado, se revisa para comprobar el efecto de los cambios. <*st el proyecto por encima del presupuesto= <*st programado ue alg>n miembro del e uipo trabaje horas e+tra= <?a a finalizar tarde el proyecto= - #ierre del proyecto* *valuar las lecciones ue se han aprendido y las mejores prcticas.

Definir $n &royecto Definir $n &royecto - Definir %os o( eti,os de% &royecto! Definir %as s$&osiciones de% &royecto! Definir %as de%imitaciones de% &royecto! Pre&arar $n &%an de administracin de% "m(ito
Definir un proyecto .urante la fase de planificacin de proyectos ue tienen una duracin significativa o re uieren los servicios de muchas personas, es importante definir los objetivos, las suposiciones y las delimitaciones del proyecto.

Definir los objeti(os del proyecto Unos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el 7+ito del proyecto vendr determinado por el grado de cumplimiento de los mismos. Un objetivo de proyecto claro es especfico y mensurable. .eben evitarse objetivos imprecisos como @$rear resultados modernos@. Los objetivos de un proyecto pueden incluir" 6 Una lista de resultados del proyecto. 6 Aechas de cumplimiento especficas, tanto para la finalizacin del proyecto como para los hitos intermedios. 6 $riterios de calidad especficos ue deben cumplir los resultados. 6 Lmites de costo ue no debe sobrepasar el proyecto. (ara ue los objetivos resulten eficaces, es importante ue todos los participantes del proyecto est7n oficialmente de acuerdo con ellos. ! menudo, el administrador del proyecto crea un documento de objetivos ue se convierte en una parte permanente del proyecto. 3ras crear un documento de objetivos en un programa diferente de 'icrosoft (roject, puede adjuntarlo al archivo de proyecto para tener acceso a 7l de forma sencilla. Definir las suposiciones del proyecto .urante la etapa de planificacin de un proyecto, probablemente surgirn muchas cuestiones importantes sin respuesta, por ejemplo, cundo estarn disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cunto tiempo llevar un nuevo proceso. (ara comenzar la planificacin, se hacen conjeturas hipot7ticas y, a continuacin, se utilizan esas estimaciones para crear la programacin. *s importante hacer un seguimiento de las suposiciones ue se hacen de manera ue" 6 Los participantes del proyecto puedan criticarlas y, despu7s, apoyar formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto. 6 -e pueda actualizar la programacin cuando se disponga de informacin adicional sobre esos factores. 1ay ue tener en cuenta las siguientes reas del proyecto para identificar suposiciones subyacentes" - $ntregas de otros proyectos o departamentos: -i el proyecto va a depender del trabajo de otras personas, <son conscientes dichas personas de esta dependencia y estn de acuerdo con las fechas de entrega establecidas= - Disponibilidad y uso de recursos +incluyendo personas, materiales y e-uipamiento.: -i algunas de las personas ue van a trabajar en el proyecto estn bajo otro cargo, <a cargo de ui7n estn= B, <ha aprobado esa persona la utilizacin de estos recursos= - Duraciones de las tareas: <*stn fundamentadas las estimaciones de tareas en

una informacin slida o en conjeturas= - #ostos del proyecto: <Cu7 importancia tiene el costo en el proyecto= <Cui7n debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario= - Tiempo disponible: -i se est trabajando teniendo presente una fecha lmite conocida, <se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad= - 'esultados: <$umple el resultado esperado las e+pectativas del cliente y de otros participantes= -i se deben hacer concesiones en el resultado, <estn de acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en ue se han de hacer las concesiones en primer lugar= *stos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un proyecto complejo. *l 7+ito del proyecto depende en >ltimo t7rmino de la identificacin de suposiciones y de la realizacin de planes alternativos de seguridad, as como de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado. Definir las delimitaciones del proyecto Las delimitaciones en un proyecto son factores ue pueden restringir las opciones del administrador del proyecto. Dormalmente, las tres delimitaciones principales son" 6 (rogramacin, como una fecha de fin fija o una fecha lmite para un hito principal. 6 Eecursos 0materiales, instalaciones, e uipamiento y personal, as como los costos asociados2, como un presupuesto preestablecido. 6 Fmbito, como un re uisito de realizacin de tres modelos del producto. Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos, y tambi7n afecta a la calidad total. (or ejemplo, si decrece la duracin del proyecto 0programacin2, puede aumentar el n>mero de trabajadores necesarios 0recursos2 y reducirse el n>mero de caractersticas ue pueden incluirse en el producto 0mbito2. *l administrador del proyecto determina entonces si este ajuste es aceptable. *ste concepto se denomina @delimitaciones triples de administracin del proyecto@ o @tringulo del proyecto@. .urante el proceso de planificacin, se deben enumerar las delimitaciones del proyecto para asegurarse de ue todos los participantes del proyecto las conocen y tienen la oportunidad de hacer observaciones acerca de las mismas. 3ambi7n es importante ue los participantes se pongan de acuerdo sobre la forma en ue se ha de responder a delimitaciones inesperadas ue puedan surgir durante el proyecto. (or ejemplo, si los costos laborales resultan superiores a los previstos, los participantes pueden desear reducir el mbito del proyecto de ciertas maneras especficas predefinidas. Preparar un plan de administracin del mbito Una vez identificados los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto, est en condiciones de preparar un plan de administracin del mbito. *l mbito del proyecto

es la combinacin de todos los objetivos y tareas del proyecto con el trabajo necesario para su ejecucin, y el plan de administracin del mbito establece un procedimiento para el tratamiento de los cambios ue se efect>en en el proyecto. *l plan de administracin del mbito es >til por ue los e uipos del proyecto deben ajustar a menudo sus objetivos durante el mismo, y todos los participantes del proyecto tienen ue estar informados puntualmente de los cambios ue se introduzcan. *l plan de administracin del mbito puede incluir" 6 Una evaluacin de la probabilidad de ue haya ue cambiar el mbito, con u7 frecuencia y en u7 medida. 6 Una descripcin de cmo se identificarn y clasificarn los cambios del mbito. (or ejemplo, en un proyecto de construccin, puede establecer ue si el cliente solicita cambios del diseGo con un costo inferior a #.HHH dlares, el capataz puede aprobarlos, pero si el costo es superior, el administrador del proyecto y el cliente deben evaluar de nuevo el mbito del proyecto en t7rminos de costo, recursos y otros factores. 6 Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifi ue un cambio del mbito 0por ejemplo, informar del mismo al patrocinador e impartir una orden de cambio del contrato2. Un plan de administracin del mbito bien preparado puede servir de base para confeccionar el plan de emergencia del proyecto.

Crear $n &%an de &royecto Crear $n &%an de &royecto - Iniciando Microsoft Pro ect! Para iniciar Microsoft Pro ect si#a estos &asos! Crear $n &royecto n$e,o! A(rir $na &%anti%%a o $n arc+i,o e-istente! )asar e% &royecto n$e,o en $n arc+i,o e-istente! )asar e% &royecto n$e,o en $na &%anti%%a! Introd$cir informacin c%a,e de% &royecto! Confi#$rar e% ca%endario de% &royecto! Las estad.sticas de% &royecto
#rear un plan de proyecto $uando se hayan definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales, se puede comenzar a crear el plan. (rimero se especifica y organiza la lista de tareas ue se deben realizar, as como la duracin de cada tarea. ! continuacin, se agrega al plan personas, e uipamiento y materiales, y sus costos. .espu7s se asignan estos recursos a las tareas. $on esta informacin, 'icrosoft (roject crea una programacin. -e puede comprobar la programacin y ajustarla seg>n sea necesario.

Los primeros pasos en la creacin de una programacin consisten en iniciar un nuevo archivo, designar una fecha de comienzo o fin del proyecto e introducir informacin general del proyecto. /niciando Microsoft Project !l abrir 'icrosoft (roject aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama de 0antt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. Para iniciar Microsoft Project siga estos pasos: #. -eleccione en la barra de tareas de Iindo)s el botn /nicio, (rogramas, 'icrosoft (roject. %. 1aga clic sobre el botn #errar ventana de (roject. para salir de la ventana de !yuda y mostrar la

#rear un proyecto nue(o

$uando inicie un nuevo archivo de proyecto en 'icrosoft (roject, puede especificar la fecha de comienzo o de fin del mismo, pero no ambas. -e recomienda especificar >nicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar ue 'icrosoft (roject calcule la fecha de fin, una vez introducidas y programadas las tareas. Los proyectos se suelen programar de este modo. !l introducir informacin relativa al proyecto, como duraciones y dependencias de tareas, 'icrosoft (roject programa el trabajo y calcula la fecha ms temprana de fin del proyecto. -i el proyecto debe finalizar en una fecha concreta, escriba slo la fecha de fin. La accin de programar a partir de la fecha de fin del proyecto permite a 'icrosoft (roject programar desde una fecha concreta hacia atrs, terminando cada tarea lo ms tarde posible sin retrasar la fecha de fin. #. 1aga clic en 1ue(o. %. *n el cuadro de dilogo /nformacin del proyecto, escriba o seleccione una fecha de comienzo o fecha de fin para el proyecto

&. -i desea programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto en el cuadro "ec2a de comien%o, escriba o seleccione la fecha en ue desee comenzar el proyecto

;. -i desea programar a partir de la fecha de fin del proyecto en el cuadro (rogramar a partir de, haga clic en "ec2a de fin del proyecto, luego en el cuadro Aecha de fin, escriba o seleccione la fecha de fin a partir de la cual desee programar el proyecto

J. 1aga clic en Aceptar 9. 1aga clic en 0uardar K. *n el cuadro 1ombre de arc2i(o, escriba un nombre para el proyecto y, a continuacin, haga clic en /uardar. Abrir una plantilla o un arc2i(o e3istente Un archivo nuevo permite empezar partiendo de cero, elegir las fechas de comienzo o de fin del proyecto, y agregar las tareas y recursos necesarios para el proyecto. (ero tambi7n se puede utilizar un archivo de proyecto e+istente ue contenga informacin similar a la ue necesita para el proyecto actual. 3ambi7n se puede utilizar una plantilla para comenzar el proyecto. La utilizacin de una plantilla o de un archivo e+istente elimina la necesidad de volver a introducir informacin com>n a la de proyectos similares. asar el proyecto nue(o en un arc2i(o e3istente #. 1aga clic en Abrir %. Localice y abra la carpeta ue contenga el proyecto y, a continuacin, haga clic en el proyecto &. -i no lo encuentra, realice una b>s ueda ;. 1aga clic en Abrir asar el proyecto nue(o en una plantilla #. (ara abrir una plantilla desde 'icrosoft (roject, en el men4 Arc2i(o, haga clic en 1ue(o y despu7s haga clic en la ficha ue contenga la plantilla. %. 1aga clic en la plantilla ue desee abrir y, a continuacin, haga clic en Aceptar. &ugerencia: Las plantillas se pueden guardar en cual uier carpeta. (ara abrir una plantilla guardada, en el men> !rchivo, haga clic en !brir, seleccione la carpeta y el archivo de la plantilla y, a continuacin, haga clic en !ceptar.

/ntroducir informacin cla(e del proyecto $ada proyecto se compone de un conjunto >nico de elementos" las tareas ue conlleva, las personas ue las realizan y los objetivos del proyecto. $omo ayuda para recordar y comunicar los detalles importantes, introduzca informacin sobre el proyecto y cons>ltela cuando sea necesario. #. *n el men4 Arc2i(o, haga clic en Propiedades y, a continuacin, en la fic2a 'esumen. %. *scriba la informacin ue desee acerca del proyecto, por ejemplo, las personas ue lo administrarn y ue se encargarn del mantenimiento del archivo de proyecto, el objetivo del proyecto, las limitaciones ue pueden dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto. &. 1aga clic en Aceptar.

&ugerencia: (ara buscar un comando de men> ue no aparece, haga clic en las flechas situadas al final del men>. *l men> se e+pande para mostrar ms comandos. 3ambi7n puede e+pandir un men> haciendo doble clic en 7l. #onfigurar el calendario del proyecto (uede cambiar el calendario del proyecto para ue refleje los das y horas laborables

de cada persona ue participa en el proyecto. Los valores predeterminados del calendario son lunes a viernes, de 8"HH a.m. a J"HH p.m., con una hora de descanso para el almuerzo. (uede especificar los perodos no laborables, como fines de semana y tardes, as como das festivos e+cepcionales, como las vacaciones. #. *n el men4 5erramientas, haga clic en #ambiar calendario laboral

%. -eleccione una fecha en el calendario. &. (ara cambiar un da de la semana en la totalidad del calendario, por ejemplo, para ue la jornada de los viernes finalice a las ;"HH p.m., haga clic en la abreviatura de ese da en la parte superior del calendario.

;. (ara cambiar todos los das laborables, por ejemplo, para comenzar los das laborables de martes a viernes a las L"HH a.m., haga clic en la abreviatura correspondiente al primer da laborable de la semana y arrastre el ratn hasta la abreviatura correspondiente al >ltimo da laborable de la semana.

J. 1aga clic en (erodo no laborable para indicar los das libres, o en (erodo laborable no predet. para cambiar las horas de trabajo. 9. -i en el paso anterior hizo clic en Per)odo laborable no predet*, escriba las horas en las ue desea ue comience el trabajo en los cuadros .esde y las horas en las ue desea ue termine el trabajo en los cuadros 1asta.

K. 1aga clic en Aceptar. Las estad)sticas del proyecto (ara obtener una visin general de la fecha de inicio y fin, duracin, costos y dems informacin del proyecto se accesan las estadsticas del mismo ue proporciona 'icrosoft (roject. #. *n el men4 Proyecto, haga clic en /nformacin del Proyecto %. *n el cuadro de dilogo /nformacin del Proyecto, haga clic en $stad)sticas

/$ardar $n &royecto /$ardar $n &royecto - A(rir $n &royecto e-istente! Cerrar $n &royecto! *inc$%ar o a%macenar doc$mentos re%acionados con e% &royecto en Microsoft Pro ect! Esta(%ecer $n ,.nc$%o desde e% arc+i,o de Microsoft Pro ect! A%macenar en e% arc+i,o de Microsoft Pro ect
0uardar un proyecto #. 1aga clic en 0uardar %. -i es la primera vez ue guarda el archivo del proyecto, escriba un nombre en el cuadro 1ombre de arc2i(o y haga clic en 0uardar.

1ota: -i no ha establecido un plan previsto para el proyecto, cuando vaya a guardarlo el programa le preguntar si desea guardar una lnea de base.

Abrir un proyecto e3istente #. 1aga clic en Abrir *n el cuadro uscar en, haga clic en la unidad o carpeta ue contenga el proyecto. *n la lista de carpetas, abra la carpeta ue contenga el proyecto ue desea. -i no encuentra el proyecto en la lista de carpetas, realice una b>s ueda. %. 1aga doble clic en el proyecto ue desea abrir. &ugerencias: (ara abrir un proyecto creado en otro programa, haga clic en el formato de archivo ue desea en el cuadro 3ipo de archivo y, a continuacin, haga doble clic

en el nombre del archivo en la lista de carpetas. 3ambi7n puede escribir la e+tensin en el cuadro Dombre de archivo 0por ejemplo, escriba :.mpt para encontrar los archivos de las plantillas de 'icrosoft (roject2. (ara abrir un proyecto ue haya utilizado recientemente, haga clic en el nombre del archivo en la parte inferior del men> !rchivo. -i la lista de archivos utilizados recientemente no aparece, haga clic en Opciones en el men> 1erramientas, seleccione la ficha /eneral y mar ue la casilla de verificacin !rchivos usados recientemente. #errar un proyecto *n el men4 Arc2i(o, haga clic en #errar. 1ota: -i ha realizado cambios en un proyecto y no los ha guardado, el programa le preguntar si desea guardarlos. !incular o almacenar documentos relacionados con el proyecto en Microsoft Project Una vez creado un archivo, puede adjuntar al mismo los documentos relacionados con el proyecto. (or ejemplo, puede vincular al proyecto el plan de administracin del mbito o el plan de administracin de riesgos para facilitar el acceso a los mismos. (uede hacer ue los documentos de ayuda sean accesibles desde el proyecto agregando un hipervnculo a una pgina Ieb o a un archivo o carpeta de su e uipo o de la red. 3ambi7n puede almacenar los documentos en una nota. $stablecer un ()nculo desde el arc2i(o de Microsoft Project #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt %. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione una tarea para agregarle el documento &. 1aga clic en /nsertar 2iper()nculo ;. *n !incular a, haga clic en Arc2i(o o pgina 6eb e+istente

J. *scriba o seleccione la direccin del destino para el hipervnculo 9. *n el cuadro Te3to, escriba el te+to ue desee ue aparezca cuando se sit>e el cursor sobre el icono del hipervnculo, por ejemplo, 7Plan del proyecto7 1ota: -i lo desea, puede agregar una lnea de te+to adicional para ue aparezca en la -ugerencia, por ejemplo, @Leer el da %K5J@. 1aga clic en &ugerencia continuacin, escriba el te+to. Almacenar en el arc2i(o de Microsoft Project #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt %. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione una tarea para agregarle el documento &. 1aga clic en 1otas de tareas y, a

;. 1aga clic en /nsertar objeto

J. 1aga clic en #rear desde un arc2i(o 9. *n el cuadro Arc2i(o, escriba la ruta y el nombre de archivo del documento ue desee insertar, o haga clic en $3aminar para localizarlo y seleccionarlo K. *n el cuadro de dilogo /nsertar objeto, desactive la casilla de verificacin !incular al arc2i(o 8. !ctive la casilla de verificacin Mostrar como icono y, a continuacin, haga clic en Aceptar L. Eepita los pasos anteriores para agregar ms archivos a la nota L. #H. (ara agregar te+to descriptivo ue aparezca cuando el cursor se sit>e sobre el icono de nota 0por ejemplo, @.ocumentos de planes del proyecto@2, haga clic en el

espacio en blanco ue rodea al icono ue acaba de insertar y escriba el te+to ue desee.

E% am(iente de tra(a o de Microsoft Pro ect E% am(iente de tra(a o de Microsoft Pro ect - La )arra de T.t$%o! La )arra de Men0es! Las )arras de 1erramientas! La )arra Est"ndar! La )arra de Formato! La )arra de *istas! La Esca%a Tem&ora%! Las )arras de Des&%a2amiento! La Ta(%a de Tareas y e% Area de /r"fico! O(tener Ay$da
$l ambiente de trabajo de Microsoft Project 'icrosoft (roject presenta la informacin acerca del proyecto, con grficos y te+tos, en distintos tipos de vista. (ara iniciar 'icrosoft (roject seleccione el botn Mnicio de Iindo)s, luego (rogramas y finalmente 'icrosoft (roject. !l abrir 'icrosoft (roject aparecer un documento nuevo en la vista del .iagrama de /antt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. 1aga clic sobre el botn #errar para salir de la ventana de ayuda y mostrar la ventana de (roject, tal como la ue se muestra a continuacin"

*n la parte superior se encuentran la barra de ttulo y las barras de herramientas. ! la iz uierda se encuentra la barra de vistas. *n el centro se encuentra la vista del .iagrama de /antt dividida verticalmente por un lnea. ! la derecha de la lnea se encuentra el /rfico de /antt con la *scala 3emporal arriba y las barras de desplazamiento a la derecha y a la iz uierda del mismo. ! la iz uierda de la lnea se encuentra la tabla de tareas ue se muestra como una tabla de *+cel donde cada columna tiene un nombre, y cada fila representa una tarea.

La

arra

de

T)tulo

'uestra el nombre de la palicacin 0'icrosoft (roject2 y el nombre del proyecto activo. ! la derecha se encuentran los botones de minimizar, ma+imizar y cerrar la ventana.

La

arra

de

Men4es

(resenta los men>es por medio de los cuales accesamos las diferentes opciones ue ofrece 'icrosoft (roject.

Las

arras

de

5erramientas

'uestra los botones ue permiten utilizar las diferentes opciones de 'icrosoft (roject, de una manera ms rpida. (or defecto se muestran la Narra de Aormato y la Narra *stndar. La Narra de 1erramientas *stndar permite iniciar las tareas ms comunes tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar te+to y guardar un archivo. La Narra de 1erramientas de Aormato permite aplicar formatos especficos a los diferentes elementos de las vistas de 'icrosoft (roject. 1ota: -i desea personalizar la barra de herramientas y ver todas las ue estn disponibles, haga clic en el men> ?er, seleccione Narras de 1erramientas y luego (ersonalizar.

La

arra

$stndar

*n la siguiente tabla se describen algunos de los elementos ue se presentan en esta barra"

otn

1ombre Duevo !brir /uardar Mmprimir ?ista (reliminar Ortografa *liminar 3area $ortar $opiar

Descripcin !bre un archivo nuevo de (roject !bre un archivo e+istente /uarda un archivo Mmprime el documento 'uestra la vista previa de un documento Eealiza la correccin ortogrfica del proyecto *limina la tarea seleccionada $orta el te+to seleccionado y lo guarda en el portapapeles $opia el te+to seleccionado y lo guarda en el portapapeles (ega el contenido del portapapeles $opia el formato .eshace la >ltima accin Mnserta un hipervnculo de enlace con otro documento o pgina )eb *stablece una relacin de dependencia fin a comienzo *limina el vnculo entre dos tareas .ivide el tiempo de una tarea en dos segmentos 'uestra el cuadro de dilogo Mnformacin de la 3area

(egar $opiar Aormato .eshacer Mnsertar 1ipervnculo ?incular 3areas .esvincular 3areas .ividir 3area Mnformacin de la 3area

Dotas de la 3area 'uestra la ficha Dotas del cuadro de dilogo Mnformacin de la 3area !signar Eecursos !bre el cuadro de dilogo !signar Eecursos !grupar por !cercar !lejar !yuda de 'icrosoft (roject !grupa las tareas seg>n diversos criterios !umenta la vista Eeduce la vista 'uestra el asistente de Office

La

arra

de

"ormato

*n la siguiente tabla se describen algunos de los elementos ue se presentan en esta barra"

otn

1ombre !nular -angra

Descripcin !nula la sangra aplicada a una tarea para situarla en un nivel superior del es uema !plica una sangra a una tarea para situarla en un nivel inferior del es uema

!plicar -angra

'ostrar -ubtareas 'uestra las subtareas de la tarea resumen seleccionada Ocultar -ubtareas Oculta las subtareas de la tarea resumen seleccionada 'ostrar todas las subtareas 'ostrar niveles Auente 3amaGo de 'uestra todas las subtareas de todas las tareas resumen del proyecto 'uestra las subtareas del nivel seleccionado 'uestra el tipo de fuente selccionada y permite cambiarla 'uestra el tamaGo de fuente

Auente Degrita $ursiva -ubrayado !linear a la Mz uierda $entrar !linear a al .erecha Ailtro !utofiltro !sistente para .iagramas de /antt La arra

seleccionada y permite cambiarlo (one en negrita el te+to selccionado (one en cursiva el te+to seleccionado -ubraya el te+to seleccionado !lnea a la iz uierda el elemento del campo seleccionado $entra el elemento del campo seleccionado !lnea a la derecha el te+to del campo seleccionado !plica el filtro especificado por el usuario !ctiva o desactiva el autofiltro !ctiva el !sistente para dar formato a las estructuras del .iagrama de /antt de !istas

La Narra de vistas muestra los iconos de las vistas ms utilizadas, en los ue puede hacer clic para mostrar la vista. !parece a lo largo del borde iz uierdo de la ventana de 'icrosoft (roject y proporciona los medios adecuados para cambiar de vista con

slo hacer clic en los iconos ue aparecen en ella. -i la vista ue desea mostrar no aparece en la Narra de vistas, haga clic en 's vistas en la Narra de vistas y, despu7s, seleccione la ue desee en el cuadro de dilogo 's vistas. -i no desea ue 'icrosoft (roject muestre la Narra de vistas, haga clic en Narra de vistas en el men> ?er. *n la siguiente tabla se describe cada una de las vistas ue aparecen en la Narra de vistas y muestra el icono de cada una de ellas. 1ota: *sta tabla no contiene todas las vistas de 'icrosoft (roject, >nicamente las ue se muestran en la Narra de vistas de manera predeterminada.

?ista

Dombre $alendario

.escripcin $alendario mensual ue muestra las tareas y sus duraciones. Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en una semana o en un intervalo de semanas concretos.

.iagrama de Lista de tareas e informacin relacionada y un /antt diagrama ue muestra tareas y duraciones en funcin del tiempo. Utilice esta vista de tareas para introducir y programar una lista de tareas. .iagrama de .iagrama, anteriormente conocido como .iagrama red de red, ue muestra todas las tareas y sus dependencias. Utilice esta vista de tareas para crear y ajustar la programacin en formato de diagrama de flujo. Uso de tareas Lista de tareas ue muestra los recursos asignados agrupados bajo cada tarea. Utilice esta vista para ver u7 recursos se encuentran asignados a tareas especficas y para definir el perfil del trabajo. Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama ue muestra las barras de /antt de lnea de base y de programacin de cada tarea. Utilice esta vista de tarea para comparar la programacin prevista con la actual. /rfico ue muestra la asignacin, los costos o el trabajo de los recursos. Utilice esta vista para mostrar informacin sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo. Lista de recursos e informacin relacionada. Utilice esta vista de recurso para introducir y modificar informacin acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de clculo. Lista de recursos ue muestra la asignacin, el costo o la informacin del trabajo de cada recurso a trav7s del tiempo. Utilice esta vista para mostrar informacin acerca del costo y de la asignacin de trabajo de

/antt de seguimiento

/rfico de recursos

1oja de recursos

Uso de recursos

cada recurso y para definir el perfil de las asignaciones.

La *scala 3emporal Algunas (istas disponen de una escala temporal en la parte superior -ue consta de dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y una secundaria debajo de 8sta* Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma independiente, lo cual permite (er el proyecto con el ni(el de detalle deseado*

Las Narras de .esplazamiento Microsoft Project muestra barras de despla%amiento 2ori%ontales y (erticales de manera predeterminada* La 3abla de 3areas y el !rea de /rfico La tabla de tareas muestra informacin acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cundo comien%an y finali%an, su longitud y los recursos asignados a ellas* #ada columna corresponde con una caracter)stica de la tarea, cada fila representa una tarea* La interseccin de una fila con una columna se reconoce como #ampo* La parte de grfico muestra grficamente cada una de las tareas, generalmente en forma de barra de tarea* La posicin de la barra en la l)nea de tiempo, as) como su longitud, indica cundo comien%a y finali%a esa tarea* Adems, la posicin de una barra de tarea en relacin a otra indica si las tareas se suceden o si se superponen*

Obtener !yuda Microsoft Project dispone del sistema de ayuda estndar de Microsoft, -ue incluye el Asistente de 9ffice, de una ayuda en l)nea y de las fic2as de #ontenido, Asistente para Ayuda e /ndice*

Adems Microsoft Project posee los elementos !ista 'pida, -ue muestra una (isin global de sus capacidades, un Tutorial -ue gu)a al usuario paso a paso en la programacin de proyectos sencillos, y un Mapa del Proyecto -ue ofrece lineamientos generales de gestin de proyectos -ue pueden ser muy utiles en la formulacin, control y seguimiento de proyectos en general* A estos elementos de llega 2aciendo clic en el men4 seleccionando /ntroduccin* +Ayuda. y

&e pueden obtener todas las ayudas por medio de elegir los comandos del men4 Ayuda* uena parte del contenido de este manual est basado en los elementos de ayuda nombrados de Microsoft Project*

Introd$cir y Or#ani2ar $na %ista de tareas Introd$cir y Or#ani2ar $na %ista de tareas - Es&ecificar %as tareas y s$s d$raciones! Incor&orar $na tarea a $n &royecto! tarea re&etiti,a! Es&ecificar $na d$racin! Crear $n 1ito! Tareas condicionadas &or e% esf$er2o! E%iminar $na tarea de %a Lista de Tareas
/ntroducir y 9rgani%ar una lista de tareas Las listas de tareas son categoras de informacin ue aparecen en la hoja de la vista .iagrama de /antt ue especifican los detalles sobre una tarea, como el nombre de la tarea, la duracin, las fechas de comienzo y finalizacin, las predecesoras y los nombres de los recursos. Otra informacin de la tarea est disponible al aplicar una tabla diferente a la vista. ! su vez una 3area es una actividad ue tiene un comienzo y un fin. La finalizacin de una tarea es importante para la finalizacin del proyecto. Los proyectos a su vez se componen de tareas. (ara crear una lista de tareas primero se enumeran los pasos necesarios para lograr los objetivos del proyecto. -e comienza por los grandes blo ues de trabajo y despu7s se dividen cada blo ue en tareas con resultados individuales. -e agregan hitos y finalmente, se especifican estimaciones de duracin. Una vez ue se haya introducido la informacin de las tareas, se crea un es uema como ayuda para ver la estructura del proyecto. $specificar las tareas y sus duraciones Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarea representa una cantidad de trabajo con un resultado claro, no debe ser e+cesivamente larga para ue sea posible realizar un seguimiento peridico de su progreso.

-e especifican las tareas en el orden en ue tienen lugar. .espu7s se realiza una estimacin del tiempo ue llevar realizar cada tarea y se introduce como una duracin. 'icrosoft (roject utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo ue ha de realizarse en la tarea. 1ota: Do se debe especificar las fechas en los campos $omienzo y Ain de cada tarea. 'icrosoft (roject calcula las fechas de comienzo y fin basndose en la relacin e+istente entre las tareas. /ncorporar una tarea a un proyecto -e puede crear rpidamente una lista de tareas de la programacin escribiendo tareas en el campo Dombre de tarea. Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, ue constituyen la base sobre la ue se construye la programacin. 'icrosoft (roject facilita la especificacin y la modificacin de una tarea repetitiva. Una tarea repetitiva es a uella ue se realiza de manera repetida en el transcurso de un proyecto. (or ejemplo, las reuniones semanales para analizar el estado se pueden definir como una tarea repetitiva. -e puede definir una tarea para ue se produzca diaria, semanal, mensual o anualmente. !simismo, se puede especificar la duracin de cada tarea, el momento en ue se producir y las veces ue se repetir 0un perodo de tiempo o el n>mero especfico de repeticiones2. .e esta manera se pueden especificar dos clases de tareas en 'icrosoft (roject" tareas ue tienen lugar una vez y tareas repetitivas. &ugerencias: $on 'icrosoft (roject, es posible utilizar un es uema para organizar la programacin a medida ue se van introduciendo las tareas o esperar hasta haber introducido todas las tareas del proyecto. !l crear un es uema de la programacin del proyecto se simplifica su organizacin, de forma ue resulta ms sencillo crear, administrar y mantener el proyecto. Obtener informacin sobre es uemas. (uede insertar una tarea entre tareas e+istentes seleccionando la fila debajo de la cual desea ue aparezca la nueva tarea. *n el men> Mnsertar, haga clic en Dueva tarea y escriba el nombre de la tarea en la fila insertada. 1ota: Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automticamente cuando se inserta una tarea. $specificar una tarea -ue tiene lugar una (e% #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt %. *n el campo 1ombre de tarea, escriba el nombre de una tarea y, a continuacin, presione la tecla TA &. 'icrosoft (roject introduce una duracin estimada de un da para la tarea, seguida de un signo de interrogacin ;. *n el campo Duracin, escriba la cantidad de tiempo ue llevar cada tarea en meses, semanas, das, horas o minutos, sin contar los perodos no laborables. (uede utilizar las abreviaturas siguientes" meses 4 me, semanas 4 s, das 4 d, horas 4 h,

minutos 4 m. J. (resione la tecla $1T'A' 1ota" (ara mostrar una duracin estimada, escriba un signo de interrogacin despu7s de la duracin. &ugerencia: 3ambi7n puede agregar una nota acerca de una tarea. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione la tarea y haga clic en 1otas de tareas. *scriba la informacin en el cuadro 1otas y haga clic en Aceptar. $specificar una tarea repetiti(a #. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea ue aparezca la tarea repetitiva. %. *n el men4 /nsertar, haga clic en Tarea repetiti(a*

&. *n el cuadro 1ombre de tarea, escriba el nombre de la tarea. ;. *n el cuadro Duracin, escriba la duracin de una realizacin de la tarea. J. *n Patrn de repeticin, haga clic en Diariamente, &emanalmente, Mensualmente o Anualmente. 9. ! la derecha de .iariamente, -emanalmente, 'ensualmente o !nualmente, especifi ue la frecuencia de la tarea. K. *n /nter(alo de repeticin, escriba la fecha de comienzo en el cuadro #omien%o y, a continuacin, seleccione Terminar despu8s de o Terminar el. 8. -i ha seleccionado Terminar despu8s de, escriba el n>mero de ocurrencias de la tarea. L. -i ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la ue desea ue termine la tarea repetitiva.

1otas: Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automticamente cuando se inserta una tarea. -i desea aplicar un calendario a la tarea repetitiva, en $alendario para programar esta tarea, haga clic en el calendario ue desee utilizar. -i no escribe una fecha en el cuadro $omienzo, 'icrosoft (roject utilizar la fecha de comienzo del proyecto. -i la tarea repetitiva va a tener lugar en algunos das no laborables, 'icrosoft (roject le pregunta si desea reprogramar las veces ue ocurra en tales das. $specificar una duracin Una duracin es un perodo total de trabajo activo necesario para completar una tarea. /eneralmente es el perodo de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el final de una tarea, seg>n se defina en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos. La duracin transcurrida es el perodo de tiempo necesario para completar una tarea, tomando como base un da de %; horas y una semana de K das, incluyendo los das festivos o feriados y otros das no laborables, se puede especificar en minutos, horas, das y semanas. Los valores de duracin van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo" min 4 minuto h 4 hora da 4 da sem 4 semana ms 4 mes (uede especificar la duracin e+acta de una tarea o una nueva duracin estimada

para reemplazar la duracin estimada ue 'icrosoft (roject asigna a cada tarea de manera predeterminada.$uando se introduce una tarea, 'icrosoft (roject le asigna automticamente una duracin estimada de un da, un signo de interrogacin despu7s de la duracin indica ue es estimada. Una duracin estimada es una duracin para la cual la informacin de ue dispone slo permite determinar un valor provisional no definitivo. (ara ue otros miembros del e uipo puedan reconocer su estado de inmediato, una duracin estimada est claramente marcada como tal mediante un signo de interrogacin 0=2 colocado inmediatamente a continuacin de la unidad de duracin. &ugerencia: (uede programar las tareas ms eficazmente si especifica la duracin y los vnculos de cada una y permite ue 'icrosoft (roject calcule automticamente las fechas de comienzo y fin. (ara conseguir la mayor fle+ibilidad posible en la programacin, evite el uso de delimitaciones infle+ibles. #rear un 5ito Un hito consiste simplemente en una tarea ue se utiliza para identificar eventos significativos en la programacin, como puede ser la finalizacin de una fase principal. -i escribe una duracin de cero das para una tarea, 'icrosoft (roject mostrar el s)mbolo de 2ito en el .iagrama de /antt al comienzo de ese da.

Un hito es una tarea sin duracin 0cero das2 ue se utiliza para identificar sucesos significativos en la programacin, como la finalizacin de una fase importante. Una Aase es un grupo de tareas relacionadas ue completa una etapa importante de un proyecto. (ara crear un hito hacer" #. *n el campo Duracin, haga clic en la duracin de la tarea ue desee convertir en un hito y escriba Hd. %. (resione la tecla $1T'A'. Los 1itos son puntos de referencia ue marcan acontecimientos importantes en un proyecto y ue se utilizan para controlar el progreso del proyecto. Las tareas con duracin cero se muestran automticamente como hitos pero el usuario tambi7n puede marcar como hito cual uier otra tarea con cual uier duracin. !un ue una tarea con una duracin H se marca automticamente como hito, puede convertir cual uier tarea en un hito. (ara marcar cual uier tarea como hito" #. 1aga clic en la tarea en el campo 1ombre de tarea %. 1aga clic en /nformacin de la tarea

&. *lija la fic2a A(an%ado y active la casilla de verificacin Marcar la tarea como 2ito &ugerencia: (ara ver todos los hitos, haga clic en 1itos en la lista Ailtro. (ara volver a ver todo el proyecto, haga clic en 3odas las tareas en la lista Ailtro. Tareas condicionadas por el esfuer%o (or defecto 'icrosoft (roject establece la asignacin de tiempos a todas las tareas como condicionadas por el esfuerzo. *sto supone ue a medida ue se modifica la asignacin de recursos inicial, vara la duracin de la tarea, si bien las horas de trabajo necesarias para completarla permanecen constantes. 'ediante las tareas condicionadas por el esfuerzo 'icrosoft (roject distribuye homog7neamente el trabajo entre los recursos. .esactivar la especificacin tarea condicionada por el esfuerzo" (ara una sla tarea" #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt %. 1aga clic en la tarea en el campo 1ombre de tarea &. 1aga clic en /nformacin de la tarea ;. -eleccione la fic2a A(an%ado J. 1aga clic en la casilla de verificacin #ondicionada por el esfuer%o para eliminar la marca de seleccin 9. 1aga clic en Aceptar

(ara las tareas nuevas del proyecto" #. *n el men4 5erramientas, haga clic en 9pciones %. -eleccione la fic2a Programacin :. &. 1aga clic en la casilla de verificacin Las tareas nue(as estn condicionadas por el esfuer%o para eliminar la marca de seleccin ;. 1aga clic en Aceptar

&ugerencia: -i desea ue las tareas del proyecto no sean programadas condicionadas por el esfuerzo al crear el archivo de proyecto antes de introducir las tareas ir al men> herramientas opcin programacin y desactive la casilla de Las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo. $liminar una tarea de la Lista de Tareas *n ocasiones durante la programacin del proyecto se decidir eliminar una tarea de la lista de tareas. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el campo 1ombre de Tarea, seleccione la tarea ue desee eliminar. &. (ulse la tecla &uprimir para eliminar la tarea 1ota: !l eliminar una tarea de la lista de tareas el resto de las tareas del proyecto se reprograman seg>n las especificaciones de dependencias, duraciones y delimitaciones establecidas.

&ugerencia: *n general para eliminar un elemento de una vista se selecciona la fila completa haciendo clic en su identificador 0n>mero ubicado ms a la iz uierda de cada vista2, lo ue sombrea toda el rea, luego haga clic en el botn derecho del ratn y en el men> desplegado seleccione eliminar tarea, en el caso de una tarea, y eliminar recurso en el caso de un recurso. *sto eliminar toda la informacin relativa al recurso o tarea eliminado.

Crear $n ca%endario &ara $na tarea Crear $n ca%endario &ara $na tarea - Asi#nar $n ca%endario a $na tarea
#rear un calendario para una tarea Un $alendario de tareas es un calendario base ue se puede aplicar a tareas individuales para controlar la programacin de estas tareas, normalmente independiente del calendario del proyecto o de cual uier calendario de recursos asignados. .e manera predeterminada, todas las tareas se programan con el calendario del proyecto. -i hay recursos asignados, las tareas se programan de acuerdo con los calendarios de recursos asignados. Los calendarios de tareas definen e+cepciones >nicas o especficas para programar tareas individuales, como la ma uinaria ue funciona durante el perodo no laborable. #. *n el men4 5erramientas, haga clic en #ambiar calendario laboral. %. 1aga clic en 1ue(o.

&. *n el cuadro 1ombre, escriba el nombre del nuevo calendario. ;. (ara comenzar con un calendario predeterminado, haga clic en #rear nue(o calendario base.

J. (ara crear un nuevo calendario base a partir de un calendario e+istente, haga clic en 5acer una copia del y, a continuacin, en el nombre del calendario ue aparece en el cuadro.

9. 1aga clic en Aceptar. K. 1aga los cambios necesarios en el calendario" 6 (ara cambiar el calendario en das especficos, seleccione los das ue desee cambiar en el calendario. 6 (ara seleccionar das no adyacentes, mantenga presionada la tecla #T'L y haga clic en los das. 6 (ara seleccionar das adyacentes, presione la tecla MA;<& y haga clic en el primer y en el >ltimo da ue desee cambiar en el calendario. 6 (ara cambiar un da de la semana en el calendario entero, haga clic en la abreviatura del da situada en la fila superior del calendario. 8. *n $stablecer fec2as seleccionadas como, haga clic en Predeterminadas, Per)odo no laborable o Per)odo laborable no predet** L. (ara cambiar el Per)odo laborable no predet*, escriba las horas en las ue desea ue el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las ue desea ue el trabajo termine en los cuadros 5asta.

#H. 1aga clic en Aceptar. 1ota: .espu7s de crear un calendario base, necesita asignarlo a una tarea. Asignar un calendario a una tarea Un calendario de tareas define e+cepciones e+clusivas o especficas para perodos laborables y no laborables correspondientes a una tarea, una tarea repetitiva o una tarea de resumen repetitiva. Una vez creado un calendario de tareas, se debe asignar a las tareas. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt* %. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione la tarea a la ue desee asignar un calendario. &. 1aga clic en /nformacin de la tarea y, a continuacin, en la fic2a A(an%ado.

;. *n el cuadro #alendario, haga clic en el calendario ue desee utilizar para la tarea. J. !ctive la casilla de verificacin La programacin omite los calendarios de recursos para ue el calendario de tareas anule todos los calendarios de recursos, si procede.

1ota: -i decide ue 'icrosoft (roject omita los calendarios de recursos, una tarea se programar aun ue los recursos asignados a la misma tengan establecido perodo no laborable en el correspondiente calendario de recursos.

Esta(%ecer de&endencias y de%imitaciones de tareas Esta(%ecer de&endencias y de%imitaciones de tareas Crear $na de&endencia entre tareas en $n &royecto! Esta(%ecer tiem&o de ade%anto o de &os&osicin entre tareas! Asi#nar $na fec+a %.mite &ara $na tarea! Esta(%ecer $na fec+a de comien2o o fin es&ec.fica &ara $na tarea! De%imitacin inf%e-i(%e! Interr$m&ir e% tra(a o en $na tarea! Tarea Di,idida! Dia#rama de /antt
$stablecer dependencias y delimitaciones de tareas Una vez creada y es uematizada la lista de tareas, es el momento de ver cmo se relacionan las tareas entre s y con fechas concretas. *+isten muchos tipos de relaciones entre tareas, por ejemplo, vnculos ue muestran el inicio de una tarea al finalizar otra. *stos vnculos se denominan dependencias entre tareas. 'icrosoft (roject determina automticamente las fechas de comienzo y fin de las tareas ue dependen de otras tareas. *+isten tambi7n diferentes tipos de delimitaciones ue pueden asociar la fecha de comienzo o de fin de una tarea a una fecha especfica. La ventaja de las dependencias o tareas 7(inculadas7 es ue cada vez ue una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman automticamente. (uede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposicin o retraso de tareas, y divisin de tareas cuando se interrumpe temporalmente el trabajo.

*n el Diagrama de 0antt las dependencias se representan con lneas entre las barras de representacin de cada tarea #rear una dependencia entre tareas en un proyecto

Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal" por ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y despu7s se decoran. -in embargo, puede haber e+cepciones en todos los proyectos. (or ejemplo, cuando una persona prepara las paredes para pintarlas, otra persona puede comprar los cuadros ue desea colgar. (ara crear una secuencia, se vinculan las tareas dependientes entre s y se indica a 'icrosoft (roject en u7 consiste esa dependencia. Las dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relacin entre las dos tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. (or ejemplo, la tarea @$ontactar servicios de abastecimiento@ debe concluir antes del comienzo de la tarea @.ecidir men>s@. *+isten cuatro tipos de dependencias entre tareas en 'icrosoft (roject"

Dependencia entre tareas Ain a comienzo 0A$2

Descripcin La tarea 0N2 no puede comenzar hasta ue finalice la tarea 0!2. La tarea 0N2 no puede comenzar hasta ue comience la tarea 0!2. La tarea 0N2 no puede finalizar hasta ue finalice la tarea 0!2. La tarea 0N2 no puede finalizar hasta ue comience la tarea 0!2.

$omienzo a comienzo 0$$2 Ain a fin 0AA2

$omienzo a fin 0$A2

(ara establecer relaciones entre tareas, utilice dependencias entre tareas. (rimero, seleccione las tareas relacionadas, vinc>lelas y, a continuacin, cambie el tipo de dependencia, si es necesario. La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora. La tarea de la ue depende la sucesora es la predecesora. (or ejemplo, si vincula @$olgar el reloj@ a @(intar la pared@, entonces @$olgar el reloj@ es la sucesora y @(intar la pared@ la predecesora. Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesora afectarn a las fechas de la sucesora. .e forma predeterminada, 'icrosoft (roject crea una dependencia de tarea de fin a comienzo. (uesto ue una dependencia de fin

a comienzo no funciona en todas las situaciones, puede cambiar el vnculo entre tareas a comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin para modelar el proyecto de forma realista. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione dos o ms tareas ue desee vincular. &. 1aga clic en !incular tareas .e forma predeterminada, 'icrosoft (roject crea un vnculo de tarea del tipo de fin a comienzo. (uede cambiar este vnculo por un vnculo de comienzo a comienzo, de fin a fin o de fin a comienzo. (ara cambiar el vnculo entre tareas, haga doble clic en la lnea de vnculo entre las tareas ue desee cambiar en el .iagrama de /antt.

!parecer el cuadro de dilogo Dependencia entre tareas. -i aparece el cuadro de dilogo $stilos de barra, probablemente se deba a ue no ha hecho clic e+actamente en la lnea de tarea y tendr ue cerrar el cuadro de dilogo y hacer clic de nuevo en dicha lnea. Otra forma es desde el cuadro de Mnformacin de tarea" #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. -eleccione de la lista de tareas la Tarea &ucesora &. 1aga clic en depencias de tareas ;. -eleccione la fic2a de Predecesoras

J. (ara cada tarea predecesora ajuste el tipo de la dependencia 9. 1aga clic en Aceptar 1ota: -i desea desvincular tareas, seleccinelas en el campo Dombre de tarea y haga clic en .esvincular tareas . Las tareas se volvern a programar en funcin de los vnculos con otras tareas o de las delimitaciones. $stablecer tiempo de adelanto o de posposicin entre tareas ! veces, un vnculo de tarea no basta para mostrar con precisin la relacin entre tareas. (ara mostrar ue las tareas se superponen, establezca el tiempo de adelanto. (ara mostrar un retraso entre tareas, establezca el tiempo de posposicin. *l tiempo de adelanto especifica superposicin entre tareas ue tienen una dependencia. (or ejemplo, si una tarea puede comenzar cuando su predecesora est a medio finalizar, se puede especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto de un JH por ciento para la tarea sucesora. *l tiempo de adelanto se especifica como un valor de posposicin negativo.

*n una dependencia "in a #omien%o con adelanto de 6#d la segunda tarea se adelanta al t7rmino de la primera *l tiempo de posposicin especifica retraso entre tareas ue tienen una dependencia. (or ejemplo, si se necesita un retraso de dos das entre el fin de una tarea y el comienzo de otra, se puede establecer una dependencia de fin a comienzo y especificar un tiempo de posposicin de dos das. *l tiempo de posposicin se especifica como un valor positivo.

*n una dependencia "in a #omien%o con retraso de #d la segunda tarea se pospone al t7rmino de la primera *n 'icrosoft (roject, retrase tareas agregando tiempo de posposicin a la tarea predecesora, y superponga tareas especificando tiempo de adelanto. 3ambi7n puede escribir el tiempo de adelanto o de posposicin en forma de porcentaje de la tarea. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione la tarea para la ue desea establecer un tiempo de adelanto o de posposicin, y haga clic en /nformacin de la tarea &. 1aga clic en la fic2a Predecesoras. ;. *n el campo Pos, escriba el adelanto o la posposicin ue desee como duracin o porcentaje de la duracin de la tarea predecesora. *scriba el adelanto en forma de n>mero negativo 0por ejemplo, 6#d para indicar un da de adelanto2 o en forma de porcentaje.

*scriba la posposicin con un n>mero positivo o con un porcentaje.

J. 1aga clic en Aceptar. &ugerencia: (uede agregar rpidamente un perodo de tiempo de posposicin o de adelanto a la tarea sucesora haciendo doble clic en la lnea de vnculo del diagrama de /antt y escribiendo la cantidad de tiempo correspondiente a la posposicin o al adelanto en el cuadro de dilogo .ependencia entre tareas. Asignar una fec2a l)mite para una tarea

$uando desea realizar el seguimiento de la fecha lmite de una tarea especfica pero no desea blo uear la programacin estableciendo una delimitacin infle+ible, puede fijar una fecha lmite para la tarea. 'icrosoft (roject sigue actualizando la programacin seg>n sea necesario, realiza un seguimiento de las fechas lmite y muestra un indicador si una tarea finaliza despu7s de su fecha lmite. La definicin de una fecha lmite no afecta a la programacin de las tareas. *s solamente una forma de ue 'icrosoft (roject le informe de ue una tarea finalizar despu7s de su fecha lmite. !s tendr la posibilidad de ajustar la programacin para cumplir dicha fecha. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el campo 1ombre de tarea, haga clic en la tarea para la ue desee establecer una fecha lmite. &. 1aga clic en /nformacin de la tarea ;. -eleccione la fic2a A(an%ado. J. *n Delimitar tarea seleccione el tipo de delimitacin 9. *scriba o seleccione la fecha lmite en el cuadro "ec2a l)mite K. 1aga clic en Aceptar.

&ugerencia: (uede arrastrar el smbolo de fecha lmite en el .iagrama de /antt para cambiar la fecha lmite. $stablecer una fec2a de comien%o o fin espec)fica para una tarea -e pueden programar las tareas ms eficazmente especificando sus duraciones, creando dependencias entre ellas y dejando ue 'icrosoft (roject calcule automticamente las fechas de comienzo y fin. Do obstante, se puede establecer una fecha de comienzo o fin especfica para una tarea si fuera necesario. Las delimitaciones ue asocian tareas a fechas especficas se denominan delimitaciones infle+ibles, las delimitaciones ms infle+ibles son las fechas de comienzo o fin especficas. .ado ue 'icrosoft (roject tiene en cuenta las delimitaciones al calcular la programacin, utilice estas delimitaciones infle+ibles slo

cuando las tareas deban comenzar o finalizar en una fecha concreta. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el campo 1ombre de tarea, haga clic en la tarea para la ue desee establecer una fecha de comienzo o fin &. 1aga clicO en /nformacin de la tarea ;. -eleccione la fic2a A(an%ado. J. *n el cuadro Tipo de delimitacin, haga clic en un tipo de delimitacin. 9. *scriba o seleccione una fecha en el cuadro "ec2a de delimitacin K. 1aga clic en Aceptar.

1ota: -i selecciona una fecha de comienzo para una tarea en el campo $omienzo del .iagrama de /antt o arrastra una barra de /antt para cambiar la fecha de comienzo, 'icrosoft (roject establece una delimitacin Do comenzar antes del 0D$!.2 basada en la nueva fecha de comienzo. -i selecciona una fecha de fin para una tarea, 'icrosoft (roject asigna automticamente una delimitacin Do finalizar antes del 0DA!.2. Delimitacin infle3ible Una delimitacin infle+ible es a uella ue no es fle+ible por ue vincula una tarea a una fecha. Las delimitaciones infle+ibles son" - Debe finali%ar el 0para todos los proyectos2. - Debe comen%ar el 0para todos los proyectos2. - 1o finali%ar antes del 0se considera infle+ible para proyectos programados a partir de la fecha de fin2. - 1o finali%ar despu8s del 0se considera infle+ible para proyectos programados a partir de la fecha de comienzo2. - 1o comen%ar antes del 0se considera infle+ible para proyectos programados a partir

de la fecha de fin2. - 1o comen%ar despu8s del 0se considera infle+ible para proyectos programados a partir de la fecha de comienzo2. /nterrumpir el trabajo en una tarea !l perfeccionar la programacin, tal vez necesite interrumpir el trabajo en una tarea. (or ejemplo, el proyecto puede incluir una tarea ue re uiere materiales ue estn pedidos pero ue no se recibirn hasta dentro de dos semanas o puede tener dos tareas ue tienen lugar simultneamente en la programacin y utilizan el mismo recurso. -i la programacin lo permite, puede dividir una de las tareas para ue parte del trabajo se realice antes de comenzar la otra tarea y se vuelva a retomar cuando 7sta finalice. (uede dividir una tarea tantas veces como sea necesario. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. 1aga clic en Di(idir tarea &. *n la barra de 0antt de la tarea, haga clic en el rea de la barra de fecha donde desea efectuar la divisin y arrastre la segunda parte de la barra hasta la fecha en la ue debe reanudarse el trabajo.

3area .ividida (uede dividir una tarea varias veces. (ara uitar una divisin en una tarea, arrastre una parte de la barra de /antt hasta ue entre en contacto con la otra parte. -i utiliza un calendario para especificar la divisin como perodo no laborable en vez de dividir la tarea, el perodo no laborable no aparecer como tarea dividida en el .iagrama de /antt.

Estr$ct$rar %as tareas en $n es3$ema %#ico Estr$ct$rar %as tareas en $n es3$ema %#ico - Dia#rama de /antt! Mostrar y oc$%tar %as s$(tareas! Modificar $na %ista de tareas! Co&iar! mo,er o e%iminar %a tarea
$structurar las tareas en un es-uema lgico *l uso de es uemas ayuda a organizar las tareas en blo ues ms manejables. (uede aplicar sangras a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea ms general, creando una jerar ua. Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases, las tareas con sangra ue aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en funcin de

las

fechas

de

comienzo

fin

de

su

primera

>ltima

subtarea.

.e forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangras debajo de ellas. Utilice los controles de es uema 0sangra y anulacin de sangra2 para indicar la estructura jerr uica de la lista de tareas. Un *s uema es una estructura jerr uica de un proyecto ue muestra la disposicin de algunas tareas en agrupaciones de mayor volumen. *n 'icrosoft (roject, las subtareas se sit>an bajo las tareas de resumen mediante la aplicacin de sangras.

Una 3area de Eesumen es una tarea ue se compone de subtareas y ue tambi7n resume dichas subtareas. -e puede utilizar la funcin de niveles de es uema de 'icrosoft (roject para crear tareas de resumen. 'icrosoft (roject determina automticamente la informacin de la tarea de resumen 0duracin, costo, etc.2 utilizando la informacin de las subtareas. Una subtarea es una tarea ue forma parte de una tarea de resumen. La informacin de las subtareas se incluye en la tarea de resumen. (uede designar subtareas utilizando la funcin de niveles de es uema de 'icrosoft (roject. (ara organizar el es uema, se utilizan los botones de es uema" Aplicar sangr)a Anular sangr)a Mostrar subtareas 9cultar subtareas Mostrar todas las subtareas Para crear una tarea de resumen o fase: #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. 1aga clic en la primera tarea ue desee convertir en subtarea. &. *n el men4 /nsertar, haga clic en 1ue(a tarea. ;. *n la fila insertada, escriba el nombre de la nueva tarea de resumen en el campo 1ombre de tarea.

J. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione las tareas ue desee convertir en subtareas. 9. 1aga clic en Aplicar sangr)a para aplicar sangra a estas tareas.

&ugerencia: Utilizando el mouse 0ratn2 puede aplicar o anular una sangra rpidamente en una tarea. -eleccione la tarea y sit>e el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. $uando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia la derecha para aplicar la sangra a la tarea o arrastre hacia la iz uierda para anularla. (ara deshacer niveles de es uema, anule las sangras de todas las subtareas y de las tareas de resumen del siguiente nivel hasta ue todas vuelvan al mismo nivel de es uema. 1otas: La colocacin de tareas en orden jerr uico no crea automticamente dependencias entre tareas. (ara crear dependencias entre tareas es preciso vincular las tareas. *n 'icrosoft (roject, todas las subtareas de una fase o subfase deben estar directamente debajo de la tarea de resumen para ue sean incluidas en la fase o subfase. Mostrar y ocultar las subtareas *n un es uema, puede mostrar u ocultar las subtareas de una tarea de resumen. (or ejemplo, tal vez desee ocultar las subtareas para mostrar solamente las tareas de nivel superior y despu7s imprimir esa vista para crear un informe de resumen del proyecto, o tal vez desee mostrar >nicamente las subtareas ue le interesen. !l mostrar todas las subtareas, podr ver rpidamente todas las tareas de todos los niveles de es uema e+istentes en todo el proyecto.

#. *n la arra de (ista, haga clic en Diagrama de 0antt %. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione la tarea de resumen ue contenga las subtareas ue desea mostrar u ocultar. &. 1aga clic en Mostrar subtareas subtareas para mostrar las subtareas o en 9cultar

para ocultar las subtareas.

;. (ara mostrar todas la subtareas, haga clic en 'ostrar todas las subtareas &ugerencias: 3ambi7n puede mostrar u ocultar subtareas haciendo clic en el smbolo de es uema de la tarea de resumen. Los smbolos de es uema indican si una tarea de resumen tiene subtareas mostradas o no tiene subtareas mostradas. (uede reorganizar fcilmente las fases de un proyecto en una programacin es uematizada. !l mover o eliminar una tarea de resumen, se mueven o se eliminan

automticamente todas las subtareas asociadas a ella. Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran la asignacin de recursos y tareas con una sangra similar a la de las subtareas. (uede mostrar u ocultar asignaciones del mismo modo ue las subtareas. (ara mostrar u ocultar asignaciones independientemente de las subtareas, haga clic en 'ostrar asignaciones o en Ocultar asignaciones. Modificar una lista de tareas $uando se crea una lista de tareas eventualmente se desea copiar, eliminar o mover tareas en el proyecto. 3ambi7n se puede reorganizar fcilmente las fases de un proyecto en una programacin es uematizada. $uando se mueve o elimina una tarea de resumen, las subtareas asociadas tambi7n se mueven o eliminan. *n el campo de identificacin 0el campo situado ms a la iz uierda2, seleccione la tarea ue desee copiar, mover o eliminar. 6 (ara seleccionar una fila, haga clic en el identificador de la tarea. 6 (ara seleccionar un grupo de filas adyacentes haga clic en la primera y arrastre el ratn hasta la ultima, suelte el clic. 6 (ara seleccionar varias filas no adyacentes, presione la tecla #T'L y despu7s haga clic en los n>meros de identificacin de tarea. #opiar, mo(er o eliminar la tarea: 6 (ara copiar la tarea, haga clic en #opiar 6 (ara mover la tarea, haga clic en #ortar 6 (ara eliminar la tarea, presione la tecla &=P'/M/' 6 (ara mover la seleccin ue ha cortado o repetir la seleccin ue ha copiado, seleccione las filas donde desee pegarla. 6 !seg>rese de ue selecciona filas enteras. 6 1aga clic en Pegar 6 -i hay informacin en la fila de destino, las nuevas filas se insertarn sobre la fila de destino. 1ota: *l botn de la barra de herramientas ue desea puede estar oculto temporalmente. Cuiz no aparezca por falta de espacio para mostrar todos los botones. 1aga clic en Ms botones y elija el botn ue desee.

&ugerencia: (ara agregar una nueva tarea entre tareas e+istentes, haga clic en el

n>mero de identificacin de la tarea y presione la tecla /1&$'TA'. .espu7s de insertar una tarea nueva, las tareas se vuelven a numerar automticamente.

*er cdi#os de estr$ct$ra de descom&osicin de% tra(a o *er cdi#os de estr$ct$ra de descom&osicin de% tra(a o - Uti%i2ar cdi#os &ersona%i2ados de estr$ct$ra de descom&osicin de% tra(a o! *o%,er a n$merar %os cdi#os de tareas de estr$ct$ra de descom&osicin de% tra(a o &ersona%i2ados
!er cdigos de estructura de descomposicin del trabajo Una estructura de descomposicin del trabajo, o *.3, es la jerar ua de tareas en el proyecto, representada por una serie de n>meros, letras, o una combinacin de ambos. Un cdigo *.3 identifica el lugar >nico de una tarea en la estructura del proyecto. (ara trabajar con cdigos *.3, puede agregar una columna a una vista de hoja.

Para mostrar cdigos $DT: #. -eleccione una vista de hoja ue muestre tareas. 6 (ara mostrar la 5oja de tareas, en el men4 !er, haga clic en Ms (istas. *n el cuadro !istas, haga clic en 5oja de tareas y elija Aplicar. 6 (ara mostrar el Diagrama de 0antt, en el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. 1aga clic en el campo a la derecha del cual desee insertar una columna para el cdigo $DT, como por ejemplo el campo 1ombre de tarea para insertar cdigos de es uema inmediatamente a la iz uierda de los nombres de tareas. &. *n el men4 /nsertar, haga clic en #olumna. ;. *n el cuadro 1ombre de campo, haga clic en $DT. J. *n el cuadro Alinear datos, haga clic en /%-uierda.

9. 1aga clic en Ajuste perfecto. =tili%ar cdigos personali%ados de estructura de descomposicin del trabajo -i la organizacin o el cliente necesitan un formato de cdigo de estructura de descomposicin del trabajo 0*.32, puede crear una mscara personalizada ue utilizar 'icrosoft (roject para asignar los cdigos *.3 correspondientes a las tareas dependiendo de su lugar en la jerar ua del es uema del proyecto. (uede definir un conjunto de cdigos *.3 por proyecto. -i tiene ue mostrar otra estructura organizativa para las tareas, puede crear un cdigo de es uema personalizado adems de cdigos *.3. -i no aparecen los campos *.3, puede agregar una columna *.3 a una vista de hoja. (ara ver cdigos *.3, utilice una vista de hojas. 6 (ara hacer ue aparezca la (ista 5oja de tareas, en el men4 !er, haga clic en Ms (istas. *n el cuadro !istas, haga clic en 5oja de tareas y elija Aplicar. 6 (ara mostrar la (ista Diagrama de 0antt, en el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. #. *n el men4 Proyecto, elija $DT y luego haga clic en Definir cdigo.

%. (ara especificar un prefijo de cdigo de proyecto ue distinga las tareas en este proyecto de las tareas en otros proyectos, escriba un prefijo en el cuadro Prefijo del cdigo del proyecto. 1ota: -i trabaja con varios proyectos consolidados en un archivo de proyecto principal o tiene a menudo proyectos con vnculos a tareas e+ternas, agregar un prefijo de cdigo del proyecto puede ayudarle a distinguir tareas de diferentes proyectos. &. (ara especificar la cadena de cdigo para tareas de primer nivel, haga clic en la primera fila de la columna -ecuencia, haga clic en la flecha y, a continuacin, haga clic en el tipo de carcter ue desee utilizar para este nivel.

6 1aga clic en 14meros 0ordenados2 para mostrar un cdigo $DT num8rico para este nivel. 6 1aga clic en May4sculas 0ordenadas2 para mostrar cdigos $DT alfab8ticos en may4sculas, por ejemplo, !, N y $ para las tres primeras tareas de resumen del proyecto. 6 1aga clic en Min4sculas 0ordenadas2 para mostrar cdigos $DT alfab8ticos en min4sculas, por ejemplo, a, b y c para las tres primeras tareas de resumen del proyecto. 6 1aga clic en #aracteres 0desordenados2 para mostrar cual uier combinacin de n>meros y de letras en may>sculas y en min>sculas, por ejemplo, !r #, $onst# e Mnsp# y para las tres primeras tareas de resumen del proyecto. La seleccin de $aracteres 0desordenados2 proporciona la m+ima fle+ibilidad para introducir cdigos *.3 personalizados. 'icrosoft (roject muestra un asterisco 0:2 en el campo *.3 hasta ue escriba o introduzca una cadena de caracteres para este nivel del cdigo *.3. ;. *n la columna Longitud, haga clic en la primera fila y, a continuacin, escriba o seleccione el n>mero m+imo de caracteres en la cadena de cdigo de primer nivel. (or ejemplo, especifi ue & para ue deban introducirse obligatoriamente tres caracteres en este nivel del cdigo *.3. La longitud total de un cdigo *.3 puede ser de hasta %JJ caracteres. J. *n la columna &eparador, haga clic en la primera fila y, a continuacin, escriba o seleccione un carcter para separar la cadena de cdigo para un nivel de la cadena de cdigo para el siguiente nivel. .e manera predeterminada, el carcter separador es un punto. &ugerencias: (uede tener diferentes caracteres de separador entre cada nivel de cdigo. (uede escribir un carcter diferente de un punto, un signo menos, un signo ms o una barra oblicua, por ejemplo, puede escribir un smbolo de @y@ comercial 0P2 o un signo de n>mero 0Q2. (uede prescindir de carcter separador entre niveles de cdigo. *n el campo Longitud, haga clic en un n>mero. *n el campo -eparador, elimine el carcter separador. 9. Eepita los pasos &RJ por cada cadena de cdigo ue desee especificar. K. *specifi ue una cadena de cdigo para cada nivel de tareas con sangra del es uema. 8. -i no desea ue 'icrosoft (roject asigne un cdigo $DT cada vez ue introduzca una nueva tarea, desactive la casilla de verificacin 0enerar cdigo $DT para la nueva tarea. L. -i desea utilizar el mismo cdigo *.3 para tareas diferentes, desactive la casilla de verificacin ?erificar e+clusividad de los nuevos cdigos $DT.

?olver a numerar los cdigos de tareas de estructura de descomposicin del trabajo personalizados -i se mueven, eliminan o reorganizan las tareas, es posible ue los cdigos *.3 no aparezcan en el orden correcto. (uede cambiar los cdigos *.3 uno a uno, manualmente, o todos a la vez si debe actualizar bastantes tareas. -i no aparecen los cdigos *.3, puede agregar una columna *.3 a una vista de hoja. (ara corregir la secuencia de cdigos *.3 para un grupo de tareas contiguas" #. -eleccione dos o ms tareas. 1otas: -i no selecciona ninguna tarea o si slo se selecciona una tarea, 'icrosoft (roject corregir los cdigos *.3 personalizados para todo el proyecto. -i se seleccionan varias tareas, la primera tarea de la seleccin no cambia con la nueva numeracin pues se utiliza como la referencia para volver a numerar las dems tareas. -i tiene subproyectos insertados dentro del proyecto y desea volver a numerar algunas o todas las tareas del subproyecto, haga clic en 'ostrar y, a continuacin, haga clic en 3odas las subtareas. -i no aparecen las tareas de un subproyecto, 'icrosoft (roject no volver a numerarlas. %. *n el men4 Proyecto, elija $DT y luego haga clic en #ambiar numeracin. &. (ara corregir la secuencia de cdigos $DT para las tareas contiguas seleccionadas, haga clic en Tareas seleccionadas. ;. (ara corregir la secuencia de cdigos $DT para todas las tareas del proyecto, haga clic en Todo el proyecto. J. 1aga clic en Aceptar.

*er cdi#os de es3$ema &ersona%i2ados *er cdi#os de es3$ema &ersona%i2ados - Crear $n cdi#o de es3$ema! Asi#nar cdi#os de es3$ema a tareas o rec$rsos! Para asi#nar $n con $nto de cdi#os de es3$ema
!er cdigos de es-uema personali%ados (uede crear hasta diez cdigos de es uema personalizados en el proyecto para mostrar eti uetas >nicas para cada tarea basndose en su nivel en la jerar ua de cdigos de es uema personalizados. (ara ver estos cdigos de es uema personalizados, puede agregar una columna a una vista de hoja ue muestre tareas. (ara modificarlos, puede introducir o seleccionar otro valor de cdigo de es uema.

#. -eleccione una vista de hojas ue muestre tareas. 6 (ara hacer ue aparezca la (ista 5oja de tareas, en el men4 !er, haga clic en Ms (istas. *n el cuadro !istas, haga clic en 5oja de tareas y elija Aplicar. 6 (ara mostrar la (ista Diagrama de 0antt, en el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. 1aga clic en el campo a la derecha del cual desee insertar una columna para el cdigo de es uema personalizado, como por ejemplo el campo 1ombre de tarea para insertar cdigos de es uema inmediatamente a la iz uierda de los nombres de tareas. &. *n el men4 /nsertar, haga clic en #olumna. ;. *n el cuadro 1ombre de campo, haga clic en #digo de es-uema.

J. *n el cuadro Alinear datos, haga clic en /%-uierda. 9. 1aga clic en Ajuste perfecto. #rear un cdigo de es-uema !dems de la estructura de es uema ue especifi ue con tareas de resumen y subtareas y con cdigos de es uema integrados y *.3, puede especificarse una estructura alternativa para el proyecto utilizando los cdigos de es uema. Los cdigos de es uema son eti uetas personalizadas para tareas o recursos ue comparten caractersticas, pueden utilizarse para agrupar las tareas o recursos de modos alternativos, como por cdigos de contabilidad de costos para tareas o por cdigos de trabajo para recursos. !ntes de aplicar un cdigo de es uema personalizado a tareas o recursos, agregue una columna de cdigo de es uema a la vista de hoja para ver los cdigos de es uema. #. (ara definir un conjunto de cdigos de es uema, muestre una vista de hoja, como la vista 5oja de tareas u 5oja de recursos, ue contenga las tareas o recursos ue desea organizar con un cdigo de es uema" 6 (ara mostrar la (ista 5oja de tareas, en el men4 !er, haga clic en Ms (istas. *n el cuadro !istas, haga clic en 5oja de tareas y elija Aplicar. 6 (ara mostrar la (ista 5oja de recursos, en el men4 !er, haga clic en 5oja de recursos. %. *n el men4 5erramientas, elija Personali%ar y haga clic en #ampos. &. *n el cuadro #ampo, haga clic en el cdigo de es uema ue desee definir, como #digo de es-uema >.

;. 1aga clic en #ambiar nombre. J. *n el cuadro 1ue(o nombre para, escriba un nombre para el cdigo de es uema personalizado ue desee crear.

9. 1aga clic en Aceptar. K. 1aga clic en Definir cdigo de es-uema.

8. (ara especificar el cdigo de es uema para tareas de primer nivel, haga clic en la primera fila de la columna -ecuencia y, a continuacin, seleccione el tipo de carcter" 6 1aga clic en 14meros para mostrar un cdigo de es-uema num8rico para este nivel. 6 1aga clic en May4sculas para mostrar cdigos de es-uema alfab8ticos en may4sculas, por ejemplo, !, N y $ para las tres primeras tareas de resumen del proyecto. 6 1aga clic en Min4sculas para mostrar cdigos de es-uema alfab8ticos en min4sculas, por ejemplo, a, b y c para las tres primeras tareas de resumen del proyecto. 6 1aga clic en #aracteres para mostrar cual uier combinacin de n>meros y de letras en may>sculas y en min>sculas, por ejemplo, !r #, $onst# e Mnsp# para las tres primeras tareas de resumen del proyecto. La seleccin de $aracteres proporciona la m+ima fle+ibilidad para introducir cdigos de es uema personalizados. 1ota: 'icrosoft (roject muestra un asterisco 0:2 en el campo de cdigo de es uema hasta ue defina una cadena de caracteres para este nivel del cdigo de es uema. L. *n la columna Longitud, haga clic en la primera fila y, a continuacin, seleccione un n>mero para el n>mero de caracteres en el cdigo de es uema de primer nivel. (or ejemplo, escriba & para ue deban introducirse obligatoriamente tres caracteres en este nivel del cdigo de es uema. La longitud total de un cdigo de es uema puede ser de hasta %JJ caracteres. #H. *n la columna &eparador, haga clic en la primera fila y, a continuacin, escriba o seleccione un carcter para separar los niveles de cdigo de es uema. .e manera

predeterminada, el carcter separador es un punto. &ugerencias: (uede tener diferentes caracteres de separador entre cada nivel de cdigo. (uede escribir un carcter diferente de un punto, un signo menos, un signo ms o una barra oblicua, por ejemplo, puede escribir un smbolo de @y@ comercial 0P2 o un signo de n>mero 0Q2. (uede prescindir de carcter separador entre niveles de cdigo. *n el campo Longitud, haga clic en un n>mero. *n el campo -eparador, elimine el carcter separador. ##. Eepita los pasos 8R#H por cada nivel de cdigo de es uema ue desee especificar. #%. (ara impedir ue los usuarios puedan introducir cdigos sin todos los niveles del cdigo de es uema ue haya definido, active la casilla de verificacin Permitir slo nue(os cdigos con (alores en todos los ni(eles de mscara. #&. 1aga clic en Aceptar. Asignar cdigos de es-uema a tareas o recursos -i ha definido la estructura para un cdigo de es uema, ya puede asignar cdigos a tareas o recursos. (ara introducir de forma ms eficaz los cdigos de es uema, puede crear una tabla de consulta en la ue elegir los diversos cdigos de es uema ue haya definido. (ara asignar un conjunto de cdigos de es uema" #. *n el men4 !er, haga clic en la vista de hoja, como la (ista 5oja de tareas o la (ista 5oja de recursos, ue contenga las tareas o recursos ue desea organizar con un cdigo de es uema. %. 1aga clic en el campo de cdigos de es uema de la tarea o recurso al ue desea asignar un cdigo de es uema. &. *scriba o seleccione un cdigo de es uema. ;. Eepita los pasos % y & para cada tarea o recurso. -i no aparece en la vista de hoja el campo de cdigos de es uema" #. *n el men4 !er, haga clic en la vista de hoja, como la (ista 5oja de tareas o la (ista 5oja de recursos, ue contenga las tareas o recursos ue desea organizar con un cdigo de es uema. %. (ara insertar una columna ue muestre el cdigo de es uema ue ha definido, seleccione el campo situado a la derecha del lugar donde desee insertar el campo de cdigo de es uema, por ejemplo, el campo Dombre de tarea para insertar cdigos de es uema inmediatamente a la iz uierda de los nombres de tarea.

&. *n el men4 /nsertar, haga clic en #olumna. !parece el cuadro de dilogo Definicin de columna"

;. *n el cuadro 1ombre de campo, haga clic en el nombre del campo de cdigo de es uema personalizado ue haya definido. J. *n el cuadro T)tulo escriba el nombre ue desee asignar a la columna. 9. !juste el formato del campo de cdigos de es uema ue est agregando" 6 *n el cuadro Alinear t)tulo, haga clic en /%-uierda, #entro o Derec2a para alinear el ttulo con relacin al margen del campo. 6 *n el cuadro Alinear datos, haga clic en /%-uierda, #entro o Derec2a para alinear el n>mero de es uema con relacin al margen del campo. 6 *n el cuadro Anc2o, escriba o seleccione un ancho para el cdigo de es uema o haga clic en Ajuste perfecto para ajustar el ancho de la columna al ttulo. K. 1aga clic en Aceptar.

Proyectos y S$(&royectos Proyectos y S$(&royectos - Proyecto S$(&royecto! Arc+i,o conso%idado! s$(&royectos en $n &royecto &rinci&a%
Proyectos y &ubproyectos La tarea de resumen a nivel de proyecto muestra informacin de resumen acerca de todo el proyecto en una sola fila con la correspondiente barra de tareas de resumen en la parte superior de la vista de .iagrama de /antt. -i va a trabajar con subproyectos consolidados dentro de un archivo de proyecto principal, cada proyecto tendr su propia tarea de resumen a nivel de proyecto ue aparecer en el proyecto principal como una tarea de resumen para el subproyecto. Proyecto principal

&rinci&a%! Insertar

*l (royecto principal es un proyecto ue contiene otros proyectos 0 ue se denominan proyectos insertados o subproyectos2. 3ambi7n se denomina proyecto consolidado. &ubproyecto *l -ubproyecto es un proyecto insertado en otro proyecto. Los subproyectos se utilizan como un medio de dividir proyectos complejos en partes ms fciles de manejar. 3ambi7n se denominan proyectos insertados. Arc2i(o consolidado Un !rchivo consolidado es un archivo ue contiene uno o ms archivos de proyecto insertados 0 ue tambi7n se denominan subproyectos2. Los proyectos insertados pueden conservar los vnculos con sus proyectos originales, de modo ue todos los cambios ue se realicen en los proyectos insertados en el archivo consolidado se reflejarn en el archivo de origen. Los proyectos insertados se pueden vincular entre s. Los archivos consolidados tambi7n se denominan archivos principales de proyecto. /nsertar subproyectos en un proyecto principal 'ediante la consolidacin de archivos relacionados en un proyecto principal puede organizar y administrar de forma ms eficiente proyectos complejos o varios proyectos relacionados. (uede ver, cambiar o imprimir informacin del proyecto principal y de los subproyectos. 3ambi7n puede tener acceso a cada subproyecto de forma independiente.

#. !bra el archivo ue desee ue sea el proyecto principal. %. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. &. *n el campo 1ombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desee insertar el proyecto. 1ota: Un proyecto se puede insertar en cual uier nivel del es uema del proyecto principal.

;. *n el men4 /nsertar, haga clic en Proyecto. J. -i es necesario, realice una b>s ueda de su archivo. 9. *n el cuadro de proyecto. uscar en, haga clic en la unidad o carpeta ue contenga el archivo

K. *n la lista de carpetas, abra la carpeta o subcarpeta ue contenga el archivo de proyecto ue desee. 8. 1aga clic en el archivo ue desee insertar y despu7s haga clic en /nsertar. &ugerencias: (ara insertar varios archivos, mantenga presionada la tecla $3EL y haga clic en los archivos en el orden en ue desee insertarlos. (ara ver archivos de 'icrosoft (roject guardados en una base de datos, haga clic en Nases de datos de (roject en el cuadro 3ipo de archivo. (ara insertar un archivo en formato de slo lectura, haga clic en la flecha del botn Mnsertar y, a continuacin, en Mnsertar slo lectura. L. -i no desea ue el subproyecto se actualice con los cambios del archivo de proyecto original, o ue los cambios del subproyecto se muestren en el archivo de proyecto original, desactive la casilla de verificacin ?incular al proyecto. &ugerencia: -i consolida archivos de proyecto ue contengan recursos con el mismo nombre, y desea eliminar los nombres de recursos duplicados, desactive la casilla de verificacin ?incular al proyecto. La primera instancia de un nombre de recurso y su correspondiente informacin, como tasas de pago y calendarios de recursos, sobrescribir la segunda instancia y las instancias posteriores, y como los subproyectos no estn vinculados a sus archivos de origen, no podr actualizar el archivo de proyecto original con los cambios realizados en el subproyecto del proyecto principal. #H. 1aga clic en /nsertar* 1otas: Los subproyectos se tratan como tareas de resumen en el proyecto principal. -e pueden aplicar y anular las sangras de las tareas de resumen de un subproyecto en el es uema para cambiar su orden en la jerar ua de tareas. -in embargo, si se aplican o anulan las sangras de las tareas en un subproyecto, y 7ste est vinculado a su archivo de origen, los cambios efectuados tambi7n se mostrarn en el archivo de proyecto original.

$uando se consolidan proyectos en un proyecto principal, los recursos permanecen en los archivos de proyecto individuales. Do se puede asignar un recurso de un subproyecto a otro subproyecto. Mostrar u ocultar las tareas de resumen a ni(el de proyecto #. *n el men4 5erramientas, haga clic en 9pciones y, a continuacin, en la fic2a !ista. %. (ara mostrar tareas de resumen a nivel de proyecto, en 9pciones de es-uema para, active la casilla de verificacin Tarea de resumen del proyecto. &. (ara ocultar tareas de resumen a nivel de proyecto, en 9pciones de es-uema para, desactive la casilla de verificacin Tarea de resumen del proyecto.

&ugerencias: (ara ocultar todas las tareas de resumen 0incluyendo las tareas de resumen de los subproyectos2, haga clic en Ocultar subtareas. (ara mostrar slo una parte del es uema, haga clic en 'ostrar el n>mero de nivel de es uema hasta el ue desee ver. y haga clic en

Estimar %as necesidades de rec$rsos Estimar %as necesidades de rec$rsos - Pre&arar $n (orrador de $na %ista de rec$rsos &ro&$estos! A#re#ar $na nota so(re %os re3$isitos de %os rec$rsos &ro&$estos! Im&rimir %a %ista de rec$rsos! Desarro%%ar %as estimaciones de %os rec$rsos &ro&$estos! O(tener a&ro(acin &ara %os rec$rsos estimados! Act$a%i2ar e% (orrador de %a %ista de rec$rsos! Act$a%i2ar %as estimaciones de %os rec$rsos! A#re#ar $na nota so(re %os re3$isitos de rec$rsos a&ro(ados! Desarro%%ar e% &%an de administracin de rec$rsos! Modificar $na d$racin! Desarro%%ar e% &%an de administracin de rec$rsos
$stimar las necesidades de recursos *n este punto del proceso de planeacin del proyecto, ha identificado el mbito del proyecto, ha configurado la lista de tareas y ha estimado las duraciones de las mismas. !hora puede utilizar esta informacin para realizar estimaciones preliminares, identificar re uisitos y comenzar los procesos de asignacin de personal y ad uisicin para obtener los recursos ue deben realizar las tareas del proyecto. *ntre estos recursos se incluyen los miembros del e uipo, el e uipamiento y los materiales. Pasos a seguir: Preparar un borrador de una lista de recursos propuestos: si desea utilizar la 1oja de recursos de 'icrosoft (roject para registrar informacin preliminar sobre recursos. ! continuacin, seg>n se aprueban y obtienen los recursos, puede actualizar la informacin en la 1oja de recursos. 3ambi7n puede realizar asignaciones preliminares de tareas y la programacin de recursos. Agregar una nota sobre los re-uisitos de los recursos propuestos: si desea

utilizar las notas de recursos de 'icrosoft (roject para introducir informacin relativa a recursos especficos en la lista de recursos propuestos. *sta informacin puede incluir suposiciones sobre ttulos de trabajos, grupos de aptitudes, re uisitos de disponibilidad, calidad, clase, marca, rendimiento y otras caractersticas. /mprimir la lista de recursos: -i ha utilizado 'icrosoft (roject para preparar un borrador de la lista de recursos propuestos e introducir especificaciones en las notas de recursos, puede imprimir la 1oja de recursos con notas para su inclusin con el programa de propuesta de recursos. Desarrollar las estimaciones de los recursos propuestos: *n este momento puede enumerar los tipos y cantidades de recursos. (ara los recursos humanos, conoce los ttulos de trabajos, los grupos de aptitudes y el nivel de e+periencia. 3ambi7n conoce el tipo, marca, costo y capacidad de los recursos de e uipo necesarios. !simismo, conoce las cantidades de materiales consumibles re ueridos. (uede especificar y recopilar esta informacin sobre recursos en 'icrosoft (roject y enviarla como parte de la propuesta de recursos. 9btener aprobacin para los recursos estimados: si procede, despu7s de completar la propuesta de recursos y estar en disposicin de enviarla a los participantes para su aprobacin. Actuali%ar el borrador de la lista de recursos: .espu7s de obtener la aprobacin de los recursos, puede actualizar la lista de recursos en la 1oja de recursos, seg>n sea necesario, para reflejar los cambios efectuados durante el proceso de aprobacin. O bien, si no ha creado todava una lista de recursos en la 1oja de recursos, puede hacerlo ahora y comenzar la asignacin preliminar y la programacin de recursos mientras trabaja en los procesos de asignacin de personal y ad uisicin. Actuali%ar las estimaciones de los recursos: en funcin de la aprobacin despu7s de obtener la misma, y disponer de informacin nueva sobre la lista de recursos y otros cambios procedentes del proceso de aprobacin, por parte de otros participantes y colaboradores e+pertos. Agregar una nota sobre los re-uisitos de recursos aprobados: .espu7s de obtener la aprobacin de los recursos, puede revisar o agregar notas sobre recursos basndose en los cambios resultantes del proceso de aprobacin. *sta informacin puede incluir suposiciones sobre ttulos de trabajos, grupos de aptitudes, re uisitos de disponibilidad, calidad, clase, marca, rendimiento y otras caractersticas. Desarrollar el plan de administracin de recursos: Mdentificar y estimar los re uisitos de los recursos. Eeunir informacin de diversas fuentes, incluida la informacin histrica, y realizar estimaciones preliminares para determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para establecer las tareas del proyecto. Modificar una duracin: 'ientras contin>a reuniendo informacin relativa al proyecto en particular y otros proyectos similares, puede perfeccionar las estimaciones de duracin de las tareas. La precisin de las estimaciones de duracin est estrechamente relacionada con la precisin de los re uisitos de los recursos. Desarrollar el plan de administracin de recursos: para utilizarlo como directriz para administrar el uso de los recursos a lo largo del proyecto.

Es&ecificar %a informacin de rec$rsos y esta(%ecer %os &er.odos %a(ora(%es Es&ecificar %a informacin de rec$rsos y esta(%ecer %os &er.odos %a(ora(%es - Es&ecificar o act$a%i2ar %os nom(res de %os rec$rsos en e% &royecto! Es&ecificar informacin ("sica de %os rec$rsos! Esta(%ecer m4todos &ara com$nicar %a informacin de% &royecto! Es&ecificar o re,isar %os con $ntos de a&tit$des de rec$rsos! A#re#ar $na nota so(re $n rec$rso! Esta(%ecer %os costos de %os rec$rsos! Esta(%ecer tasas de &a#o o tarifas &ara rec$rsos! Esta(%ecer costos de materia%! Esta(%ecer %os &er.odos %a(ora(%es &ara e% &royecto y %os rec$rsos! Esta(%ecer &er.odos %a(ora(%es! Es&ecificar %a dis&oni(i%idad de %os rec$rsos d$rante todo e% &royecto
$specificar la informacin de recursos y establecer los per)odos laborables *n este punto del proceso de planificacin del proyecto, se han identificado, aprobado y ad uirido todos los recursos. -e sabe ui7nes son los integrantes del e uipo y u7 e uipamiento y materiales se deben ad uirir para conseguir los objetivos del proyecto. !hora es necesario introducir la informacin de los recursos en el plan del proyecto. Pasos a seguir: $specificar o actuali%ar los nombres de los recursos en el proyecto: -i los recursos ue est utilizando pertenecen e+clusivamente a este proyecto, especifi ue o actualice los nombres de los recursos en la 1oja de recursos de 'icrosoft (roject de este proyecto. $specificar informacin bsica de los recursos: para agregar ms detalles acerca de los recursos, como grupo, tipo de recurso y capacidad m+ima. $stablecer m8todos para comunicar la informacin del proyecto: $onfigurar mensajera de grupo de trabajo para los integrantes del e uipo para establecer los nombres de correo electrnico de los recursos humanos si utiliza comunicacin de grupo de trabajo por medio del correo electrnico o para establecer los nombres de los integrantes del e uipo en 'icrosoft (roject $entral. $specificar o re(isar los conjuntos de aptitudes de recursos: (uede ser >til aGadir un campo personalizado a la 1oja de recursos para especificar conjuntos de aptitudes de recursos. (uede especificar aptitudes, y filtrar, ordenar o agrupar recursos seg>n sus aptitudes. Agregar una nota sobre un recurso: si desea agregar o actualizar una nota de recurso, ue puede contener suposiciones, peculiaridades, e+periencia, resultados, etc7tera.

$stablecer los costos de los recursos: si es el momento de introducir tasas y tarifas para personas, e uipamiento y materiales, y si va a utilizar 'icrosoft (roject para crear un presupuesto o realizar el seguimiento de los costos del proyecto. $stablecer tasas de pago o tarifas para recursos: para establecer tasas por hora, costos por uso y otras tarifas para recursos humanos y de e uipamiento. 'icrosoft (roject puede calcular los costos totales de los recursos, de la tareas asignadas y de todo el proyecto. (uede introducir esta informacin a medida ue la obtiene, puesto ue puede estar contratando personal o negociando con otros jefes para compartir recursos. $stablecer costos de material: para establecer los costos de recursos consumibles tales como suministros. 'icrosoft (roject puede calcular los costos totales de estos recursos materiales a partir de las tasas de pagos y las cantidades ue se han introducido. $stablecer los per)odos laborables para el proyecto y los recursos: para establecer la disponibilidad de todos los recursos del proyecto y de los recursos individuales. (uede indicar vacaciones, programaciones de trabajo, fechas de comienzo y fin del proyecto y diferentes unidades de recursos a lo largo del proyecto. $stablecer per)odos laborables, d)as no laborables y (acaciones: para establecer los das y horas de trabajo de recursos individuales. (uede configurar calendarios de recursos individuales para indicar programaciones de recursos no estndar, vacaciones y otros perodos no laborables. $specificar la disponibilidad de los recursos durante todo el proyecto: (uede ajustar la disponibilidad de los recursos durante todo el proyecto. (uede cambiar las fechas de comienzo y fin del trabajo del recurso en el proyecto. 3ambi7n puede cambiar la disponibilidad de unidades en diferentes perodos del proyecto.

Es&ecificar o act$a%i2ar %os nom(res de %os rec$rsos en e% &royecto Es&ecificar o act$a%i2ar %os nom(res de %os rec$rsos en e% &royecto - Es&ecificar informacin ("sica de %os rec$rsos! Introd$cir informacin &ara $n rec$rso de tra(a o! Introd$cir informacin &ara $n rec$rso materia%! Uti%i2ar notas
$specificar o actuali%ar los nombres de los recursos en el proyecto Una vez identificados, aprobados y conseguidos los recursos, se pueden especificar nuevos nombres de recursos y actualizar los e+istentes en la 1oja de recursos de 'icrosoft (roject. *ste proceso crea una lista bsica de los recursos materiales, humanos y de e uipamiento ue realizarn las tareas del proyecto. Los Eecursos estn constitudos por el personal, e uipamiento y material utilizados

para completar las tareas de un proyecto. *l Eecurso material consiste en los suministros y otros elementos consumibles utilizados para realizar las tareas de un proyecto. #. *n el men4 !er, haga clic en 5oja de recursos. %. *n el men4 !er, elija Tabla y haga clic en $ntrada. &. (ara especificar un nuevo nombre de recurso, en el campo 1ombre del recurso, escriba el nombre ue desee. ;. (ara actualizar un nombre de recurso e+istente, en el campo 1ombre del recurso ue contenga el nombre ue desea actualizar 0por ejemplo, @Mngeniero #@2, escriba el nuevo nombre de recurso 0por ejemplo, Sulia (7rez2. J. -i desea denominar grupos de recursos, en el campo 0rupo correspondiente al nombre del recurso, escriba el nombre del grupo. 1ota: (uede seleccionar un recurso de trabajo de la libreta de direcciones de correo electrnico. *n una vista de tareas, como .iagrama de /antt, haga clic en Asignar recursos y, a continuacin, elija .ireccin. -eleccione el recurso de la libreta de direcciones de correo electrnico. -i selecciona un nombre de alias de grupo en la libreta de direcciones de correo electrnico, los nombres de todos los miembros del alias se introducen en la lista de recursos. ?uelva a mostrar la vista 1oja de recursos. 0-i lo desea, tambi7n puede dejar abierto el cuadro de dilogo !signar recursos2. Los nuevos nombres aparecen tambi7n en la 1oja de recursos, donde puede seguir aGadiendo informacin de los recursos. $specificar informacin bsica de los recursos Una vez identificado el mbito y las tareas del proyecto, puede utilizar la 1oja de recursos de 'icrosoft (roject para crear una lista de las personas, e uipamiento y recursos materiales ue van a componer su e uipo y llevar a cabo la tareas del proyecto. (uede elaborar una lista preliminar de recursos con nombres de recurso con marcador de posicin para obtener la aprobacin de los procesos de asignacin de personal y ad uisicin, si es necesaria. ! medida ue obtiene los recursos reales, puede completar la lista de recursos con detalles, incluidos los nombres de los recursos reales. /ntroducir informacin para un recurso de trabajo Mntroducir informacin para un recurso de trabajo si el recurso es una persona o un elemento de e uipamiento. #. *n el men4 !er, haga clic en 5oja de recursos. %. *n el men4 !er, elija Tabla y haga clic en $ntrada. &. *n el campo 1ombre del recurso, escriba el nombre de un recurso. ;. -i desea denominar grupos de recursos, en el campo 0rupo correspondiente al

nombre del recurso, escriba el nombre del grupo. J. *n el campo Tipo, aseg>rese de ue el tipo de recurso est establecido en el valor predeterminado Trabajo. 9. *n el campo #apacidad m3ima del recurso, escriba el n>mero total de unidades disponibles de este recurso. K. 1aga clic en Aceptar 1ota: (uede especificar la capacidad m+ima en forma de porcentaje 0JHT, #HHT, &HHT2 o de decimal 0H,J, #, &2.

/ntroducir informacin para un recurso material Mntroducir informacin para un recurso material si el recurso es un material o suministro consumible, como hormign, madera o clavos. #. *n el men4 !er, haga clic en 5oja de recursos. %. *n el men4 !er, elija Tabla y haga clic en $ntrada. &. *n el campo 1ombre del recurso, escriba el nombre de un recurso. ;. -i desea denominar grupos de recursos, en el campo 0rupo correspondiente al nombre del recurso, escriba el nombre del grupo. J. *n el campo Tipo de recurso, seleccione Material para recursos materiales. 9. Los campos Direccin de correo electrnico, 0rupo de trabajo e /nicio de

sesin en Iindo)s estn desactivados para este recurso, mientras ue el campo $ti-ueta de material est activado. K. *n el campo $ti-ueta de material, escriba la eti ueta 0por ejemplo, metros, toneladas o cajas2 para el recurso. 8. 1aga clic en Aceptar 1ota: *l campo $apacidad m+ima est desactivado para recursos materiales.

=tili%ar notas -e puede agregar notas a los recursos. Las notas pueden modificarse, eliminarse y verse seg>n se desee. #. *n el men4 !er, haga clic en 5oja de recursos. %. *n el men4 !er, elija Tabla y haga clic en $ntrada* &. *n el campo 1ombre de recurso, seleccione un recurso. ;. 1aga clic en 1otas del recurso. J. *n el cuadro 1otas, escriba, modifi ue o elimine el contenido de la nota y, a continuacin, haga clic en Aceptar. (ara ver la nota del recurso, sit>e el cursor sobre el icono 1otas Mndicadores. en el campo

(ara ver una nota de recurso larga en su totalidad, haga doble clic en el icono Dotas.

1ota: 3ambi7n puede incluir esta nota cuando imprima la vista o un informe.

Esta(%ecer &er.odos %a(ora(%es! d.as no %a(ora(%es y ,acaciones a %os rec$rsos Esta(%ecer &er.odos %a(ora(%es! d.as no %a(ora(%es y ,acaciones a %os rec$rsos - Esta(%ecer %os &er.odos %a(ora(%es y %os d.as no %a(ora(%es &ara todos %os rec$rsos de% &royecto! Asi#nar $n ca%endario (ase a $n rec$rso! Cam(iar %os &er.odos %a(ora(%es! %os d.as no %a(ora(%es y %as ,acaciones &ara rec$rsos indi,id$a%es

$stablecer per)odos laborables, d)as no laborables y (acaciones a los recursos (uede configurar los calendarios de perodos laborables del proyecto y de los recursos para reflejar e+actamente la disponibilidad de los recursos. mso6hide" all@U'icrosoft (roject utiliza esta informacin al programar las tareas, al e+aminar si los recursos estn sobreasignados y al redistribuir los recursos. $on los calendarios, puede configurar perodos laborables 0por ejemplo, de 8"HH a.m. a J"HH p.m.2, das laborables 0por ejemplo, de lunes a viernes2 y das no laborables 0por ejemplo, das festivos de la organizacin y vacaciones2. *stablecer los perodos laborables y los das no laborables para todos los recursos del proyecto si desea reflejar los das y horas laborables de todas las personas ue trabajan en el proyecto. 'ediante el calendario del proyecto, ue generalmente es el calendario estndar, puede especificar los das y horas no laborables normales, como fines de semana y noches, y los das festivos e+cepcionales, como los das festivos de la organizacin. *l calendario estndar del proyecto es el calendario base predeterminado para los recursos del proyecto. !signar un calendario base a un recurso si ha establecido un calendario base para una programacin especial, distinto del calendario estndar del proyecto, y desea ue los perodos laborables de un recurso est7n basados en este calendario. $ambiar los perodos laborables, los das no laborables y las vacaciones para recursos individuales mediante la creacin de calendarios de recursos individuales para indicar los horarios laborables, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad. $stablecer los per)odos laborables y los d)as no laborables para todos los recursos del proyecto #. *n el men4 5erramientas, haga clic en #ambiar calendario laboral. %. *n el cuadro Para, haga clic en el calendario del proyecto. 1ota: *l calendario del proyecto actual se muestra seguido de @0$alendario del proyecto2@. *l valor predeterminado es *stndar 0$alendario del proyecto2. &. -eleccione una fecha en el calendario. 6 (ara cambiar un da de la semana en todo el calendario del proyecto, seleccione el da ue aparece en la parte superior del calendario. 6 (ara cambiar todos los das laborables, haga clic en la abreviatura del primer da en la parte superior y, a continuacin, mantenga presionada la tecla '!BV- y haga clic en la abreviatura del >ltimo da en la parte superior. ;. 1aga clic en Predeterminadas, Per)odo no laborable o Per)odo laborable no predet** 6 -i hace clic en (redeterminadas, los das seleccionados adoptarn los perodos laborables predeterminados ue son de 8"HH a.m. a #%"HH p.m. y de #"HH p.m. a J"HH p.m., de lunes a viernes, y perodo no laborable en los fines de semana. 6 -i hace clic en (erodo laborable no predet., escriba las horas en las ue desee ue

el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las ue desee ue el trabajo termine en los cuadros 5asta.

1ota: (uede utilizar las horas laborables en el calendario del proyecto para ajustar el trabajo en las tareas ue no forman parte del proyecto. -i los integrantes del e uipo slo pueden estar trabajando realmente seis horas al da en las tareas del proyecto, y las otras dos horas las emplean en reuniones y tareas administrativas, puede reflejar esta circunstancia indicando una disponibilidad de recursos de seis horas por da en el calendario del proyecto. Asignar un calendario base a un recurso #. *n el men4 !er, haga clic en 5oja de recursos. %. *n el campo 1ombre del recurso, seleccione el recurso al ue desee asignar un calendario. &. 1aga clic en /nformacin del recurso trabajo. y, a continuacin, en la fic2a 5orario de

;. *n el cuadro #alendario base, haga clic en el calendario ue desee asignar al recurso. J. (or ejemplo, si el recurso seleccionado trabaja durante el turno de noche, haga clic en 3urno de noche para asignar esta opcin como calendario base del recurso. 9. 1aga clic en Aceptar

1ota: .e manera predeterminada, el calendario estndar es el calendario del proyecto. *l calendario del proyecto se aplica a todos los recursos a medida ue se agregan. (uede asignar un calendario base diferente al recurso, o puede modificar el calendario de un recurso individual. #ambiar los per)odos laborables, los d)as no laborables y las (acaciones para recursos indi(iduales #. *n el men4 !er, haga clic en 5oja de recursos. %. *n el campo 1ombre del recurso, seleccione el recurso al ue desee asignar un calendario. &. 1aga clic en /nformacin del recurso trabajo. y, a continuacin, en la fic2a 5orario de

;. *n el cuadro #alendario base, haga clic en el calendario ue desee asignar al recurso. J. -eleccione una fecha en el calendario. 6 (ara cambiar un da de la semana en todo el calendario del proyecto, seleccione el da ue aparece en la parte superior del calendario. 6 (ara cambiar todos los das laborables, haga clic en la abreviatura del primer da en la parte superior y, a continuacin, mantenga presionada la tecla '!BV- y haga clic en la abreviatura del >ltimo da en la parte superior. 9. 1aga clic en Predeterminadas, Per)odo no laborable o Per)odo laborable no

predet** 6 -i hace clic en (redeterminadas, los das seleccionados adoptarn los perodos laborables predeterminados ue son de 8"HH a.m. a #%"HH p.m. y de #"HH p.m. a J"HH p.m., de lunes a viernes, y perodo no laborable en los fines de semana. 6 -i hace clic en (erodo laborable no predet., escriba las horas en las ue desee ue el trabajo comience en los cuadros .esde y las horas en las ue desee ue el trabajo termine en los cuadros 1asta. K. 1aga clic en Aceptar

Estimar costos Estimar costos - Esta(%ecer tasas de &a#o y tarifas &ara rec$rsos! Esta(%ecer costos fi os de tareas! Esta(%ecer costos de materia%! Cam(iar %as ta(%as de tasas en $na asi#nacin de rec$rsos
*stimar costos La estimacin de costos es el proceso de desarrollar los costos apro3imados de recursos y tareas necesarios para completar las acti(idades del proyecto* Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos* Para obtener unas estimaciones realistas de costos, puede re(isar los datos 2istricos -ue (a a utili%ar como base para la introduccin de informacin de costos en Microsoft Project* A continuacin, puede re(isar y ajustar sus costos para crear un presupuesto e3acto* $l m8todo de estimacin de costos ms con(eniente para su proyecto depende del alcance del mismo, del ni(el de precisin necesario y de las prcticas de su organi%acin* (asos a seguir" *stablecer tasas de pago y tarifas para recursos" &i desea introducir tasas y tarifas por uso para recursos como, por ejemplo, personas y e-uipo, para -ue Microsoft Project calcule los costos totales correspondientes a los recursos, las tareas asignadas y la totalidad del proyecto* *stablecer costos fijos de tareas" &i introduce una cantidad establecida para el uso o ad-uisicin de recursos como, por ejemplo, e-uipo, Microsoft Project puede incorporar este costo fijo al costo total de las tareas de resumen y del proyecto completo* *stablecer costos de material" &i piensa utili%ar recursos consumibles, por ejemplo suministros* Microsoft Project puede calcular los costos totales de estos recursos materiales a partir de las tasas de pagos y las cantidades -ue se 2an introducido*

$ambiar las tablas de tasas en una asignacin de recursos" &i desea aplicar tasas de recursos introducidas en tablas de tasas diferentes*

Esta(%ecer tasas de &a#o y tarifas &ara rec$rsos Esta(%ecer tasas de &a#o y tarifas &ara rec$rsos Introd$cir tasas de rec$rsos! Introd$cir $n #r$&o de tasas &or rec$rso! Introd$cir ,arios #r$&os de tasas &or rec$rso! Introd$cir $n costo &or $so! Introd$cir $n costo &or $so &or rec$rso! Introd$cir ,arios costos &or $so &or rec$rso! Introd$cir $n costo de asi#nacin de rec$rsos 0nico! Esta(%ecer costos fi os de tareas
*stablecer tasas de pago y tarifas para recursos Microsoft Project calcula los costos correspondientes a los recursos basndose en las tasas de trabajo normal y de 2oras e3tra, o en los costos por uso -ue se 2an introducido, o bien se puede introducir un costo de asignacin 4nico* Mntroducir tasas de recursos" &i desea -ue Microsoft Project calcule los costos totales de los recursos basndose en las tasas -ue se introdu%can para cada recurso* #on(iene obser(ar -ue Microsoft Project puede calcular costos totales en cuanto se asignan a tareas recursos basados en tasas y recursos con costos por uso* Mntroducir un costo por uso" &i desea introducir las tarifas -ue los recursos pueden cargar por asignacin de tarea* Mntroducir un costo de asignacin de recursos >nico" &i desea introducir una cantidad de costo total de recursos para una asignacin de recursos -ue no re-uiera trabajo* Por ejemplo, si un recurso 2a de reali%ar un despla%amiento para completar una asignacin, los pasajes de a(in se pueden asignar como un costo de asignacin de recursos 4nico por-ue no re-uerirn trabajo* #on(iene obser(ar -ue, dado -ue el trabajo del recurso se establece en cero, Microsoft Project no puede asignar a la misma tarea el mismo recurso como recurso normal basado en tasas* &i se introduce trabajo para el recurso, se perder el costo 4nico*

Mntroducir tasas de recursos

/ntroducir un grupo de tasas por recurso si desea introducir slo una tasa estndar y una tasa de 2oras e3tra por recurso* /ntroducir (arios grupos de tasas por recurso si desea introducir ms de una tasa estndar y una tasa de 2oras e3tra por recurso* Por ejemplo, puede establecer escalas de pago diferentes para tipos diferentes de trabajo e incorporar cambios de tasas en el futuro* Mntroducir un grupo de tasas por recurso >* $n el men> ?er, 2aga clic en 1oja de recursos* :* $n el men> ?er, elija 3abla y 2aga clic en *ntrada* ?* $n el campo Dombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de recurso nue(o* @* $n los campos 3asa estndar y 3asa horas e+tra, escriba las tasas de recursos* A* Presione la tecla 3!N para mo(erse al campo si 8ste no est (isible*

Mntroducir varios grupos de tasas por recurso >* $n el men> ?er, 2aga clic en 1oja de recursos* :* $n el men> ?er, elija 3abla y 2aga clic en *ntrada* ?* Eecurso nuevo* @* 5aga clic en Mnformacin del recurso y, a continuacin, en la ficha $ostos*

A* 5aga clic en la ficha ! en 3ablas de tasas de costo* B* $n los campos 3asa estndar y 3asa de horas e+tra, escriba las tasas de recursos* C* $n la fila siguiente de los campos 3asa estndar y 3asa de horas e+tra, escriba un (alor o un cambio porcentual de la tasa anterior* D* $n el campo Aecha efectiva, escriba la fec2a en -ue el cambio de tasa entrar en (igor* E* Para introducir grupos de tasas de pago adicionales para el recurso, 2aga clic en la ficha N y, a continuacin, repita los pasos B a D*

Mntroducir un costo por uso /ntroducir un costo por uso por recurso si desea introducir slo un costo por uso para un recurso y no desea incorporar cambios de costos en el futuro* /ntroducir (arios costos por uso por recurso si desea introducir ms de un costo por uso por recurso e incorporar cambios de costos en el futuro* Mntroducir un costo por uso por recurso >* $n el men> ?er, 2aga clic en 1oja de recursos* :* $n el men> ?er, elija 3abla y 2aga clic en *ntrada* ?* $n el campo Dombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de recurso nue(o* @* $n el campo $osto5Uso, escriba un (alor de costo* A* Presione la tecla 3!N para mo(erse al campo si 8ste no est (isible*

Mntroducir varios costos por uso por recurso

>* $n el men> ?er, 2aga clic en 1oja de recursos* :* $n el men> ?er, elija 3abla y 2aga clic en *ntrada* ?* $n el campo Dombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de recurso nue(o* @* 5aga clic en Mnformacin del recurso y, a continuacin, en la ficha $ostos*

A* 5aga clic en la ficha ! en 3ablas de tasas de costo* B* $n el campo $osto por uso, escriba un costo por uso* C* $n la fila siguiente del campo $osto por uso, escriba un (alor o un cambio porcentual del costo por uso anterior* D* $n el campo Aecha efectiva, escriba la fec2a en -ue el cambio de costo entrar en (igor* E* Para introducir costos por uso adicionales para el recurso, 2aga clic en la ficha N y, a continuacin, repita los pasos B a D*

Mntroducir un costo de asignacin de recursos >nico >* $n el men> ?er, 2aga clic en .iagrama de /antt* :* $n el campo Dombre de tarea, seleccione una tarea*

?* $n el men> ?entana, 2aga clic en .ividir* @* $n la vista Aormulario de tareas situada en la parte inferior de la pantalla, seleccione el recurso para el -ue desee introducir un costo de asignacin 4nico, o escriba un nombre de recurso nue(o en el campo Dombre del recurso y, a continuacin, presione la tecla *D3E!E* A* $n el men> Aormato, elija .etalles y 2aga clic en $osto del recurso* B* $n el cuadro 3ipo de tarea, 2aga clic en .uracin fija* C* $n el campo Unidades, escriba F* D* Presione la tecla *D3E!E* E* $n el campo $osto prev, escriba un (alor de costo para la asignacin de recursos* >F* $n el men> ?entana, 2aga clic en Cuitar divisin*

*stablecer costos fijos de tareas Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto* >* $n el men> ?er, 2aga clic en .iagrama de /antt* :* $n el men> ?er, elija 3abla y 2aga clic en $osto* ?* $n el campo Dombre de tarea, seleccione la tarea para la -ue desee introducir un costo fijo* @* $n el campo $osto fijo, escriba un (alor de costo*

Dota" &i desea introducir un costo fijo para todo el proyecto +por ejemplo, si slo est interesado en los costos globales del proyecto pero no en los costos a ni(el de tarea, o si desea agregar costos indirectos del proyecto, por ejemplo el costo de utilidades., 2aga clic en 9pciones en el men4 5erramientas y, a continuacin, en la fic2a !ista* $n el cuadro 9pciones de

es-uema, acti(e la casilla de (erificacin Tarea de resumen del proyecto y, a continuacin, 2aga clic en Aceptar* $n el campo 1ombre de tarea, seleccione la opcin Tarea de resumen del proyecto* $n el campo #osto fijo, escriba un costo para el proyecto*

Esta(%ecer costos de materia% Esta(%ecer costos de materia% - Introd$cir tasas de rec$rsos materia%es! Introd$cir $na tasa &or rec$rso materia%! Introd$cir ,arias tasas &or rec$rso materia%! Introd$cir $n costo &or $so de rec$rsos materia%es! Introd$cir $n costo &or $so &or rec$rso materia%! Introd$cir ,arios costos &or $so &or rec$rso materia%! Definir c$"ndo se +an de ac$m$%ar costos
*stablecer costos de material =n 'ecurso Material se define como los suministros y otros elementos consumibles utili%ados para reali%ar las tareas de un proyecto* $l #osto por uso se refiere a la tarifa fija por el uso de un recurso* $ste costo puede ser adicional o sustituir a un costo (ariable o costo por 2ora del recurso* $n el caso de recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada (e% -ue se utili%a el recurso* $n el caso de recursos materiales, el costo por uso slo se acumula una (e% al asignarlos, independientemente de las unidades* Mntroducir tasas de recursos materiales /ntroducir una tasa por recurso material si desea basar los costos de suministros en una tasa por recurso material* /ntroducir (arias tasas por recurso material si trabaja con calidades diferentes de material o tiene -ue incorporar cambios de tasas de material en fec2as espec)ficas* Por ejemplo, puede utili%ar las fic2as de tablas de tasas de costo para introducir tasas para calidades de cermica diferentes e incluir los aumentos de costos o los descuentos -ue se pre(8 -ue tengan lugar en momentos espec)ficos a lo largo del proyecto* Mntroducir una tasa por recurso material >* $n el men> ?er, 2aga clic en 1oja de recursos* :* $n el men> ?er, elija 3abla y 2aga clic en *ntrada* ?* $n el campo Dombre del recurso, seleccione un recurso material o escriba un nombre de recurso material nue(o*

@* $n el caso de un recurso material nue(o, 2aga clic en 'aterial en el campo 3ipo * A* $n el caso de un recurso material nue(o, escriba un nombre de unidad de medida para el recurso material en el campo *ti ueta de material* B* $n el campo 3asa estndar, escriba una tasa* C* Presione la tecla 3!N para mo(erse al campo si 8ste no est (isible*

Mntroducir varias tasas por recurso material >* $n el men> ?er, 2aga clic en 1oja de recursos* :* $n el men> ?er, elija 3abla y 2aga clic en *ntrada* ?* $n el campo Dombre del recurso, seleccione un recurso material o escriba un nombre de recurso material nue(o* @* 5aga clic en Mnformacin del recurso /eneral* y, a continuacin, en la ficha

A* $n el caso de un recurso material nue(o, 2aga clic en 'aterial en el cuadro 3ipo de recurso* B* $n el caso de un recurso material nue(o, escriba un nombre de unidad de medida para el recurso material en el cuadro *ti ueta de material* C* &i lo desea, escriba fec2as en los campos .isponible desde y .isponible hasta en .isponibilidad de recursos*

D* 5aga clic en la ficha $ostos y, a continuacin, 2aga clic en la ficha ! en 3ablas de tasas de costo* E* $n el campo 3asa estndar, escriba una tasa* >F* $n la fila siguiente, escriba un (alor o un cambio porcentual de la tasa anterior en el campo 3asa estndar* >>* $n el campo Aecha efectiva, escriba la fec2a en -ue el cambio de tasa entrar en (igor* >:* Para introducir grupos de tasas adicionales, 2aga clic en la ficha N y, a continuacin, repita los pasos E a >>*

Mntroducir un costo por uso de recursos materiales /ntroducir un costo por uso por recurso material si desea introducir slo un costo por uso para un recurso material y no desea incorporar cambios de costos en el futuro* /ntroducir (arios costos por uso por recurso material si desea introducir ms de un costo por uso por recurso o incorporar cambios de costos por uso de material en el futuro* Mntroducir un costo por uso por recurso material >* $n el men> ?er, 2aga clic en 1oja de recursos* :* $n el men> ?er, elija 3abla y 2aga clic en *ntrada* ?* $n el campo Dombre del recurso, seleccione un recurso material o escriba un nombre de recurso material nue(o* @* $n el caso de un recurso material nue(o, seleccione 'aterial en el campo 3ipo* A* $n el caso de un recurso material nue(o, escriba un nombre de unidad de medida para el recurso material en el campo *ti ueta de material* B* $n el campo $osto5Uso, escriba un valor de costo*

Mntroducir varios costos por uso por recurso material >* $n el men> ?er, 2aga clic en 1oja de recursos* :* $n el campo Dombre del recurso, seleccione un recurso material o escriba un nombre de recurso material nue(o* ?* 5aga clic en Mnformacin del recurso 0eneral* y, a continuacin, en la fic2a

@* $n el caso de un recurso material nue(o, seleccione 'aterial en el cuadro 3ipo de recurso* A* $n el caso de un recurso material nue(o, escriba un nombre de unidad de medida para el recurso material en el cuadro *ti ueta de material* B* &i lo desea, escriba fec2as en los campos .isponible desde y .isponible hasta en .isponibilidad de recursos* C* 5aga clic en la ficha $ostos y, a continuacin, 2aga clic en la ficha ! en 3ablas de tasas de costo* D* $n el campo $osto por uso, escriba un (alor de costo* E* $n la fila siguiente, escriba un (alor o un cambio porcentual del costo por uso anterior en el campo $osto por uso* >F* $n el campo Aecha efectiva, escriba la fec2a en -ue el cambio de costo entrar en (igor* >>* Para introducir grupos de costos por uso adicionales, 2aga clic en la ficha N y, a continuacin, repita los pasos D a >F*

.efinir cundo se han de acumular costos &e pueden definir m8todos de acumulacin de costos para costos de recursos y costos fijos* Los m8todos de acumulacin de costos son: 6 (rorrateo" el costo se prorratea, es decir se distribuye, durante la reali%acin de la tarea* 6 $omienzo" todos los costos se acumulan en cuanto comien%a la tarea* 6 Ain" todos los costos se acumulan una (e% completada la tarea

>* $n el men> ?er, 2aga clic en 1oja de recursos* :* $n el campo Dombre del recurso, seleccione un recurso* ?* 5aga clic en /nformacin del recurso $ostos* y, a continuacin, en la ficha

@* $n el cuadro !cumulacin de costos, 2aga clic en el m8todo de acumulacin -ue desee utili%ar*

Asi#nar $n rec$rso Asi#nar $n rec$rso - Asi#nar $n 0nico rec$rso de tra(a o a tiem&o com&%eto! Asi#nar $n 0nico rec$rso de tra(a o a tiem&o &arcia%! Asi#nar $n #r$&o de ,arios rec$rsos de tra(a o! Asi#nar %a tasa de cons$mo &ara $n rec$rso materia%! E%iminar $n rec$rso! E%iminar %a asi#nacin de $n rec$rso a $na tarea! E%iminar $n rec$rso de %a Lista de rec$rsos
Asignar un recurso -e asignan recursos a las tareas para clarificar la responsabilidad de realizacin de las mismas. La asignacin de recursos tambi7n ayuda a determinar cunto tardar en realizarse una tarea, y si se lleva a cabo un seguimiento de los costos, cunto costar la tarea. Un recurso puede ser una >nica persona, como el recurso Luis Eamrez, o puede ser un grupo, por ejemplo, !lbaGiles. (uede ser un elemento de e uipamiento como una gr>a o un ($. O puede ser el material consumido durante la realizacin de la tarea. -e definen como 'ecursos a todo el (ersonal, e uipamiento y material utilizados para completar las tareas de un proyecto. -e conoce como Asignacin al recurso especfico asignado a una tarea concreta. -e conoce como &obreasignacin al resultado de asignar a un recurso ms tareas de las ue puede realizar en el horario de trabajo disponible. 'icrosoft (roject determina los recursos ue estn sobreasignados tomando como base los valores de trabajo y duracin de las tareas asignadas, el n>mero m+imo de unidades disponibles para el recurso y el calendario utilizado por el recurso. La Disponibilidad es la indicacin de cundo y por cunto tiempo puede programarse un recurso para un trabajo asignado. La disponibilidad del recurso viene determinada por" 6 Los calendarios del proyecto y de recursos. 6 Las fec2as de comien%o y fin de recursos para el proyecto. 6 *l nivel al ue el recurso est disponible para trabajar 0medido en unidades, y grabado en la columna Unidades en .isponibilidad de recursos en la ficha /eneral del

cuadro de dilogo Mnformacin del recurso2, por ejemplo, al JHT, #HHT o &HHT, o a tiempo completo. 3ambi7n se puede controlar la disponibilidad de los recursos introduciendo diferentes valores de Unidades e intervalos de fecha en la ficha /eneral del cuadro de dilogo Mnformacin del recurso ! su vez las =nidades son el n>mero de unidades o cantidad de un recurso asignado a una tarea. (or ejemplo, en una tarea de albaGilera, se podran asignar dos unidades, es decir, dos albaGiles. -i slo dispone de un albaGil, podra asignar el JHT de unidades 0la mitad del tiempo de un fontanero2 a la tarea. La capacidad m+ima es el n>mero m+imo de unidades disponibles para el recurso. (or ejemplo, si tiene tres albaGiles trabajando en un proyecto, la capacidad m+ima es &HHT, es decir, tres albaGiles trabajando a tiempo completo. !signar un >nico recurso de trabajo a tiempo completo si desea establecer el nivel de esfuerzo de la asignacin como tiempo completo o esfuerzo #HHT en la tarea. Wste es el valor predeterminado para todas las asignaciones de recursos. !signar un >nico recurso de trabajo a tiempo parcial si desea establecer el nivel de esfuerzo de la asignacin como tiempo parcial en esta tarea. !un ue el recurso sea de tiempo completo, puede haber tareas ue slo re uieran un esfuerzo a tiempo parcial. -i el recurso es un recurso a tiempo parcial, puede indicar este hecho en el calendario o en la disponibilidad de unidades de este recurso. !signar un grupo de varios recursos de trabajo si desea establecer el ni(el de esfuer%o de la asignacin para el grupo de recursos. -i prefiere realizar un seguimiento de las unidades por grupos de recursos, asigne unidades superiores al #HHT. !signar la tasa de consumo para un recurso material si est asignando un recurso material. Utilice el campo Unidades para indicar la cantidad de material ue se va a utilizar para esta asignacin, por ejemplo, ;H toneladas. Asignar un 4nico recurso de trabajo a tiempo completo #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el men4 !er, haga clic en Tabla y seleccione $ntrada. &. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione la tarea a la ue desee asignar un recurso ;. 1aga clic en Asignar recursos J. *n el campo 1ombre, haga clic en el nombre del recurso ue desee asignar 9. !seg>rese de ue el campo =nidades indica >FFG para el recurso seleccionado. K. 1aga clic en Asignar

Asignar un 4nico recurso de trabajo a tiempo parcial #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el men4 !er, haga clic en Tabla y seleccione $ntrada. &. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione la tarea a la ue desee asignar un recurso ;. 1aga clic en Asignar recursos J. *n el campo 1ombre, haga clic en el nombre del recurso ue desee asignar 9. *n el campo =nidades, escriba un porcentaje inferior a #HH. 1ota: *sta cantidad representa el porcentaje de tiempo ue el recurso debe trabajar en la tarea. (or ejemplo, si el recurso va a trabajar la mitad de la jornada laboral en esta tarea, escriba JHT. K. 1aga clic en Asignar

Asignar un grupo de (arios recursos de trabajo

#. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el men4 !er, haga clic en Tabla y seleccione $ntrada. &. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione la tarea a la ue desee asignar un recurso ;. 1aga clic en Asignar recursos J. *n el campo 1ombre, haga clic en el nombre del recurso ue desee asignar 9. *n el campo =nidades, escriba un porcentaje mayor de #HH. 1ota: *sta cantidad debe representar el nivel de esfuerzo ue este grupo de trabajo dedicar al trabajo. (or ejemplo, si el recurso es Operadores, 7stos son tres y desea asignarlos a tiempo completo, escriba &HHT. K. 1aga clic en Asignar

Asignar la tasa de consumo para un recurso material #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el men4 !er, haga clic en Tabla y seleccione $ntrada. &. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione la tarea a la ue desee asignar un recurso ;. 1aga clic en Asignar recursos J. *n el campo 1ombre, haga clic en el nombre del recurso ue desee asignar 9. *n el campo =nidades, escriba un valor decimal ue indi ue la cantidad de material ue se va a utilizar para esta asignacin y, a continuacin, especifi ue la eti ueta de material. 1ota: (or ejemplo, si va a utilizar %H metros de madera, escriba %H.

K. -i la cantidad de material utilizado depende de la duracin de la tarea, especifi ue la tasa de uso agregando una barra oblicua 052 y un cdigo de duracin o una abreviatura. 1ota: (or ejemplo, si se van a utilizar %H metros de madera por semana, escriba %H5semana o %H5s. 8. 1aga clic en Asignar

&ugerencia: -i desea asignar recursos una vez ue finalizan otros trabajos de la programacin, puede mantener el cuadro de dilogo !signar recursos mientras trabaja con el .iagrama de /antt y otras vistas de 'icrosoft (roject. $liminar un recurso *n ocasiones durante la programacin del proyecto se decidir eliminar la asignacin de un recurso a una tarea o eliminar un recurso de la lista de recursos. $liminar la asignacin de un recurso a una tarea #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el men4 !er, haga clic en Tabla y seleccione $ntrada. &. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione la tarea a la ue desee eliminar la asignacin de un recurso. ;. -eleccione el campo 1ombre de los recursos. J. *n la barra de edicin seleccione el recurso de la tarea ue uiere modificar y pulse la tecla &uprimir para eliminar su asignacin.

$liminar un recurso de la Lista de recursos #. *n el men4 !er, haga clic en 5oja de 'ecursos. %. *n el campo 1ombre de 'ecurso, seleccione el recurso ue desee eliminar. &. (ulse la tecla &uprimir para eliminar el recurso 1ota: !l eliminar un recurso de la lista de recursos se eliminan tambi7n todas las asignaciones de dicho recurso a las tareas del proyecto. -i las tareas estn condicionadas por el esfuerzo se modificarn en consecuencia las duraciones de las mismas afectndose la duracin total del proyecto. &ugerencia: *n general para eliminar un elemento de una vista se selecciona la fila completa haciendo clic en su identificador 0n>mero ubicado ms a la iz uierda de cada vista2, lo ue sombrea toda el rea, luego haga clic en el botn derecho del ratn y en el men> desplegado seleccione eliminar recurso, en el caso de un recurso, y eliminar tarea en el caso de una tarea. *sto eliminar toda la informacin relativa al recurso o tarea eliminado.

Costo de% &royecto com&%eto Costo de% &royecto com&%eto - E% costo de tareas y rec$rsos! Dia#rama de /antt
#osto del proyecto completo (uede ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global. *stos costos se actualizan cada vez ue 'icrosoft (roject vuelve a calcular el proyecto. #. *n el men4 Proyecto, haga clic en /nformacin del proyecto.

%. 1aga clic en $stad)sticas. &. *n #osto en la fila Actual, vea el costo total planeado del proyecto.

&ugerencias: Una vez ue ha establecido una lnea de base y comienza a realizar el seguimiento de los costos reales, puede comparar los campos (revisto y Eeal para determinar si los costos totales del proyecto se ajustan a las previsiones. ! medida ue progresa el trabajo real, tambi7n puede comparar la variacin entre los campos !ctual y Eestante para comprobar si va a tener suficiente dinero para completar el proyecto. $l costo de tareas y recursos Una vez asignadas las tasas a los recursos o los costos fijos a las tareas, probablemente desee comprobar el costo total de estas asignaciones para asegurarse de ue se ajustan a sus e+pectativas. -i el costo total de una tarea o un recurso no se ajusta al presupuesto, tendr ue e+aminar los costos de cada tarea individual y las asignaciones de tareas de cada recurso para ver dnde pueden reducirse costos. Para (er costos de tareas: #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt %. *n el men4 !er, haga clic en Tabla y seleccione #osto

#. *n el men4 !er, haga clic en 5oja de recursos %. *n el men4 !er, haga clic en Tabla y seleccione #osto

&ugerencias: 3ambi7n puede ver cmo se distribuyen los costos a lo largo de la duracin de una tarea en la vista Uso de tareas mostrando los detalles de los costos. *n el men> ?er, haga clic en Uso de tareas. *n el men> Aormato, elija .etalles y haga clic en $osto. (uede ver los costos de recursos ms detalladamente haciendo clic en Uso de recursos en el men> ?er, seleccionando .etalles en el men> Aormato y eligiendo a continuacin $osto. !simismo, puede ver los costos totales de recursos mostrados grficamente haciendo clic en /rfico de recursos en el men> ?er, seleccionando .etalles en el men> Aormato y eligiendo a continuacin $osto o $osto acumulado.

La &ro#ramacin y s$s deta%%es La &ro#ramacin y s$s deta%%es - *er en &anta%%a e% &royecto com&%eto! La esca%a tem&ora%! Com&ro(ar %as fec+as de comien2o y fin de% &royecto! Identificar e% Camino Cr.tico! Cam(iar a $na ,ista diferente! *er cam&os diferentes en $na ,ista! Mostrar informacin es&ec.fica mediante $n fi%tro! Ordenar informacin en $na ,ista! A#r$&ar informacin en $na ,ista
La programacin y sus detalles Una vez especificados los datos bsicos del proyecto, revselos para comprobar si se cumplir la fecha lmite. -i no es as e+amine las tareas ue conducen a hitos y compruebe si estn programadas correctamente. (rimero observe la imagen general" la fecha de comienzo y fin y la ruta crtica. .espu7s compruebe los detalles. 'uestre las tareas y los recursos en vistas ue pueda cambiar para adaptarlas a sus necesidades. !er en pantalla el proyecto completo (uede obtener informacin general acerca de las fechas de comienzo y fin del proyecto y ver cundo se realizarn las fases principales, acercando y alejando el .iagrama de /antt. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el men4 !er, haga clic en Hoom, en Proyecto completo y en Aceptar.

?isualizacin del Diagrama de 0antt para el proyecto completo

&ugerencias: (ara ver las barras de /antt en una escala temporal mayor clic en !cercar o !lejar . o menor , haga

-i tiene ue desplazarse hacia abajo para ver la fecha de fin del proyecto y ha es uematizado las tareas jerr uicamente, puede ver slo las tareas de resumen de nivel superior. 1aga clic en el ttulo del campo de identificacin 0la celda situada en el e+tremo superior iz uierdo del .iagrama de /antt2 y elija 9cultar subtareas. (ara ver tareas a un nivel de es uema especfico, haga clic en el ttulo de la columna de identificacin 0el campo situado en el e+tremo superior iz uierdo del .iagrama de /antt2. 1aga clic en y elija el nivel de es uema ue desee.

La escala temporal La *scala 3emporal es el rea de la vista del .iagrama de /antt ue muestra las unidades de tiempo, y las barras ue representan grficamente la asignacin de tiempo de las tareas.

(ara modificarla y ajustarla haga doble clic sobre la escala temporal o haga men4 "ormato y seleccione $scala Temporal. *n la fic2a $scala Temporal seleccione el formato para la escala principal y secundaria entre unidades, eti ueta, intervalo, alineacin, etc. *n la parte inferior de la ficha visualice le seleccin en el cuadro de vista previa.

*n la fic2a Per)odo no laborable seleccione el formato para llas opciones ubicacin

del dibujo, color y trama. *n la parte inferior de la ficha visualice le seleccin en el cuadro de vista previa.

#omprobar las fec2as de comien%o y fin del proyecto (uede revisar la informacin ms importante del proyecto, por ejemplo, la fecha de fin, para comprobar si el proyecto va a cumplir las previsiones tal como est programado. 6 *n el men4 Proyecto, haga clic en Mnformacin del proyecto y elija $stad)sticas. 6 !parecen las fec2as de comien%o y fin del proyecto, as como el trabajo y el costo total.

/dentificar el #amino #r)tico *l $amino $rtico es una serie de tareas ue se deben completar a tiempo para ue un proyecto finalice conforme a la programacin. La mayora de las tareas de un proyecto normal presentan un cierto tiempo de demora y, por tanto, se pueden retrasar ligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Las tareas ue no se pueden retrasar sin ue se modifi ue la fecha de fin del proyecto se denominan tareas crticas. -i modifica las tareas para resolver sobreasignaciones u otros problemas de la programacin, tenga cuidado con las tareas crticas, los cambios ue realice en ellas afectarn a la fecha de fin del proyecto.

#. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. 1aga clic en Asistente para diagramas de 0antt. &. -iga las instrucciones del Asistente para diagramas de 0antt para aplicar formato a las tareas de la ruta crtica.

1ota: (or defecto 'icrosoft (roject muestra en el .iagrama de /antt las tareas no crticas de color azul y las tareas crticas color rojo. &ugerencias: *s posible filtrar la programacin de manera ue aparezcan solamente las tareas crticas. *n el men> (royecto, elija Ailtro para y haga clic en 3areas crticas. *n la lista Ailtro haga clic en 3odas las tareas para mostrar de nuevo todas las tareas. Una vez filtradas las tareas crticas, puede ordenarlas por duracin para ue se muestren de la ms larga a la ms corta. Ordenar las tareas crticas le ayudar a observar dnde debe esforzarse para reducir las tareas. #ambiar a una (ista diferente (uede mostrar informacin del proyecto en vistas de tareas o en vistas de recursos. !lgunas vistas de tareas y de recursos se encuentran en vistas de hoja, ue contienen columnas 0denominadas campos2 de informacin relacionada. *n una vista de hoja puede cambiar la tabla para ver campos de informacin diferentes. Otras vistas muestran la informacin de tareas o recursos grficamente, como las vistas $alendario, .iagrama de red y /rfico de recursos, o las tareas y recursos relacionados con una escala temporal, como las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.

6 *n el men4 !er, haga clic en la vista de tarea o de recurso ue desee. 6 -i la vista ue busca no est en el men4 !er, haga clic en Ms (istas para obtener ms opciones. 1aga clic en una vista de la lista !istas y, a continuacin, en Aplicar. 1ota: *l cambio de vista no agrega ni uita informacin del proyecto, slo cambia el tipo de informacin ue se muestra en pantalla.

!er campos diferentes en una (ista !l planear y realizar un seguimiento de la programacin, puede resultar >til disponer de distintas combinaciones de informacin. -i cambia la tabla ue se aplica a una vista de hoja, los campos de informacin ue muestra esa vista tambi7n cambian. #. -i es necesario, en el men4 !er, haga clic en la vista ue desee. %. (ara utilizar una vista ue no est7 en el men4 !er, haga clic en Ms (istas, elija la vista ue desee de la lista !istas y, a continuacin, haga clic en Aplicar. &. *n el men4 !er, seGale Tabla y elija la tabla ue desee aplicar. 6 (ara aplicar una tabla ue no se encuentre en el submen4 Tabla, haga clic en Ms tablas, en la tabla de tarea o recurso ue desee y, a continuacin, en Aplicar. 1ota: Observe ue los ttulos de campo varan al cambiar entre tablas.

Mostrar informacin espec)fica mediante un filtro -i desea concentrarse >nicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, puede aplicar un filtro a dicha vista. (uede especificar ue el filtro muestre o resalte slo a uellas tareas o recursos ue cumplan sus criterios. #. *n el men4 Proyecto, seGale "iltro para y despu7s haga clic en el filtro ue desee aplicar.

6 -i desea aplicar un filtro ue no se encuentra en el submen4 "iltro para o un filtro para resaltar, haga clic en Ms filtros.

%. 1aga clic en Aplicar para aplicar el filtro o en 'esaltar para aplicar un filtro para resaltar. 6 -i aplica un filtro interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en !ceptar. &. (ara desactivar un filtro, seGale "iltro para en el men4 Proyecto y haga clic en Todas las tareas o en Todos los recursos. 1ota: Do se pueden aplicar filtros de tareas a vistas de recursos o aplicar filtros de recursos a vistas de tareas. &ugerencia: (uede establecer un !utoAiltro en muchas vistas para buscar rpidamente un subconjunto de datos en un campo. *n el men> (royecto, elija Ailtro para y haga clic en Autofiltro o haga clic en !utofiltro . 1aga clic en la flecha situada en la columna ue contiene la informacin ue desea mostrar y elija el valor con el ue desea filtrar la tabla. (ara desactivar los !utofiltros, seGale Ailtro para en el men> (royecto y, a continuacin, elija !utofiltro otra vez o haga clic en !utofiltro.

9rdenar informacin en una (ista (uede ordenar tareas o recursos por criterios como el nombre de la tarea, la fecha de fin y el nombre del recurso. La ordenacin puede resultar >til si desea ver las tareas en secuencia. (or ejemplo, puede ver las tareas ue deben comenzar o finalizar antes. La ordenacin se mantiene aun ue cambie de vista y se guarda cuando se cierra un

archivo de proyecto. -in embargo, no es posible guardar una ordenacin personalizada. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el men4 Proyecto, seGale 9rdenar y elija la opcin de ordenacin ue desee.

6 (ara personalizar una ordenacin, en el men4 Proyecto, elija 9rdenar y, a continuacin, haga clic en 9rdenar por.

&. *n el cuadro Primer criterio, haga clic en el campo por el ue desea ordenar los datos y, a continuacin, haga clic en Ascendente o Descendente para especificar el orden. ;. *specificar las opciones de ordenacin. 6 (ara realizar la ordenacin mediante un campo adicional, haga clic en ese campo en el cuadro -egundo criterio y, a continuacin, haga clic en !scendente o .escendente para especificar el orden. 6 (ara renumerar las tareas permanentemente, active la casilla de verificacin Eenumerar tareas permanentemente. 6 (ara ordenar las tareas con su estructura de es uema de forma ue las subtareas permanezcan con sus tareas de resumen, active la casilla de verificacin $onservar la estructura del es uema.

6 (ara restablecer la ordenacin con los valores predeterminados, haga clic en Eestablecer. 1ota: !l hacer clic en Eestablecer >nicamente se restablecen los valores predeterminados de las opciones de ordenacin del cuadro de dilogo Ordenar. -i las tareas se reordenan constantemente utilizando la casilla de verificacin Eenumerar tareas permanentemente, aun ue hiciera clic en Eestablecer no se restablecera el orden de numeracin de las tareas. Agrupar informacin en una (ista *n muchas vistas, puede agrupar informacin para tareas o recursos a fin de comparar y contrastar datos. (or ejemplo, es posible ue desee ver agrupadas todas las tareas ue tienen una duracin similar. (ara agrupar informacin de tareas, en el men4 !er, haga clic en Ms (istas y, a continuacin, en 5oja de tareas. (ara agrupar informacin de recursos, en el men4 !er, haga clic en 5oja de recursos. #. *n el men4 Proyecto, elija Agrupar por y despu7s haga clic en el grupo ue desee aplicar.

6 (ara aplicar un grupo ue no est en el submen> !grupar por, haga clic en 's grupos. (or ejemplo, para la 1oja de tareas, haga clic en .uracin para ver las tareas agrupadas por duracin. (ara la 1oja de recursos, haga clic en /rupo de recursos para ver los recursos agrupados por la informacin del campo /rupo.

6 (ara aplicar un grupo personalizado haga clic en Personali%ar Agrupar por ue le permite crear un conjunto de campos a libre criterio.

%. (ara uitar la agrupacin ue ha aplicado, en el men4 Proyecto, elija Agrupar por y, a continuacin, haga clic en &in agrupar.

A $ste y conc%$sin de %a &ro#ramacin de% &royecto A $ste y conc%$sin de %a &ro#ramacin de% &royecto Insercin de m"r#enes de +o%#$ra! Modificar %a &ro#ramacin de %as tareas indi,id$a%es! Creando $na tarea se&arada denominada Mar#en de 1o%#$ra!

Administracin de costos! An"%isis de %os costos de% &royecto en %a ,ista Dia#rama de /antt! Red$ccin man$a% de %os costos! Contro% de %a car#a de tra(a o de %os rec$rsos! /r"fico de Rec$rsos! *ista Uso de Rec$rsos! Reso%$cin man$a% de conf%ictos de rec$rsos! Red$ccin de% tiem&o tota%
Ajuste y conclusin de la programacin del proyecto -i despu7s de ver la programacin descubre ue no se va a cumplir la fecha de fin del proyecto, puede ajustar tareas para reducir la programacin. (reste especial atencin a las tareas crticas, puesto ue cual uier cambio en 7stas puede afectar a la fecha de fin. -i una tarea puede comenzar anticipadamente apli ue el tiempo de adelanto. -i e+iste alguna fecha en la ue una tarea deba comenzar ineludiblemente agregue una delimitacin. -i hay recursos ue trabajan en e+ceso mientras otros permanecen disponibles reasigne los recursos para reducir la duracin de las tareas. /nsercin de mrgenes de 2olgura *l margen de holgura es el tiempo ue puede retrasar una tarea antes de entrar en la ruta crtica. 'icrosoft (roject le permite admisnistrar el margen de hogura por medio de" - Modificar la programacin de las tareas indi(iduales aGadiendo ahora a la duracin de una tarea alg>n tiempo e+tra en el momento de hacer la primera estimacin. -i ms tarde tuvuera ue eliminar el margen de holgura, cambie la duracin de las tareas individuales. - #reando una tarea separada denominada Margen de 5olgura, la >ltima de su proyecto. ! medida ue modifi ue el proyecto para cumplir fechas lmite y resolver conflictos de recursos ver si esta >ltima tarea sobrepasa la fecha de conclusin, en cuyo caso deber reducirla para ue el proyecto termine a tiempo. Administracin de costos !ntes de terminar una programacin, debe asegurarse de ue los costos de los recursos y los costos fijos se atienen al presupuesto. Utilice 'icrosoft (roject para analizar si se ha sobrepasado el presupuesto y tambi7n para recortar los costos. Anlisis de los costos del proyecto en la (ista Diagrama de 0antt La tabla de costo en la vista del .iagrama de /antt, permite visualizar ampliamente el costo de las tareas. (ara mostrar la tabla de costos" #. 1aga clic en el icono del Diagrama de 0antt de la barra de vistas situada en el

aldo iz uierdo de la pantalla de (roject.

%. *n el men4 !er, seleccione Tabla y haga clic sobre #osto.

*n este momento podr visualizar la columna $osto 3otal. esta columna muestra los costos totales calculados seg>n el uso de los recursos y los costos fijos, lo cual puede compararse con cual uier otro parmetro del presupuesto asignado al proyecto. 'educcin manual de los costos (ara reducir los costos de las tareas siga uno de estos m7todos o bi7n una combinacin de ellos" 6 Eeduzca la duracin de una tarea 6 $ambie el tiempo de asignacin de un recurso a una tarea 6 Utilice menos recursos o menos materiales 6 Utilice recursos de menor precio y calidad similar #ontrol de la carga de trabajo de los recursos !dems de los costos se debe comprobar si las asignaciones de recursos son realistas. 'icrosoft (roject dispone de varios m7todos para el anlisis y la resolucin de conflictos de recursos. 0rfico de 'ecursos La vista /rfico de recursos muestra un grfica de barras ue representa la cantidad total de esfuerzo ue un recurso emplear en cada una de las tareas del proyecto en un intervalo especfico. (uede mostrar la vista y modificar los intervalos para ver un da en particular, un mes o un cuatrimestre. (ara ello.

#. 1aga clic sobre el icono 0rfico de 'ecursos vistas.

ubicado en la barra de

%. Use la barra de despla%amiento 2ori%ontal ubicada en la parte inferior del panel iz uierdo para ir de un recurso a otro. &. Use la barra de despla%amiento 2ori%ontal del panel derecho para avanzar o retroceder sobr el intervalo de duracin del proyecto. 1ota: (uede cambiar la escala temporal para poder visualizar tramos de tiempo mayores o menores.

!ista =so de 'ecursos (ara revisar las horas concretas ue los recursos utilizan en sus tareas utilice la vista Uso de recursos, ue permite ver las tareas asignadas a cada recurso, el total de horas por tarea y los das trabajados. (ara ello active la vista"

1aga clic en el icono =so de recursos

ubicado en la barra de vistas.

'esolucin manual de conflictos de recursos Luego de analizar las vistas /rfico de Eecursos y Uso de recursos para localizar los posibles conflictos intente resolver los conflictos manuales de una de las siguientes formas" - $limine una asignacin: -i un recurso trabaja simultneamente en dos o ms tareas, rel7velo de una de ellas y decida si va a sustituirlo. - Modifi-ue las unidades de asignacin: -i un recurso puede terminar la tarea con un JHT de esfuerzo, cambie ahora las unidades de asignacin para ue uede reflejado. - Alargue una tarea: decida si un recurso puedecompletra otra tarea con un menor porcentaje de unidades de asignacin si se le otorga ms tiempo. - Modifi-ue una relacin de dependencia: -i ning>n otro recurso puede realizar las tareas en conflicto, tal vez necesite crear una relacin de dependencia en la ue una tarea deba terminar antes de ue comience la siguiente. si se elimina ahora la concurrencia de tareas se elima el conflicto. - Di(ida una tarea: -i una parte de una tarea muestra un conflicto, suspenda su ejecucin hasta ue el recurso est7 libre. 'educcin del tiempo total Sunto a los temas de asignacin presupuestaria y de recursos se debe tener en cuenta el tiempo total ue llevar completar el proyecto. Los ajustes de costos y de asignaciones de recursos generalmente alargan la duracin del proyecto. -i esto sucede y se deben acortar los tiempos proceda con la revisin del camino crtico.

'icrosoft (roject ofrece los siguientes m7todos para ayudar a acortar la duracin del proyecto" 6 !signar ms recursos a las tareas condicionadas por el esfuerzo 6 *liminar tareas. 6 Eevisar las duraciones. 6 .esplazar las relaciones de dependencia. 6 !justar las delimitaciones de las tareas. 6 *liminar la redistribucin de recursos.

L.nea de (ase de% &%an de% &royecto L.nea de (ase de% &%an de% &royecto - /$ardar $n &%an &re,isto! /$ardar $n &%an &ro,isiona%! Redifinicin de %a %.nea de (ase! E%iminacin de %a %.nea de (ase! E%iminacin de &%anes &ro,isiona%es
L)nea de base del plan del proyecto Una vez especificada la informacin de tareas, recursos y costos para el proyecto, puede guardar una instantnea del plan original denominada lnea de base. Una lnea de base es como una foto fija del plan final y sirve de punto de referencia para e+aminar la evolucin de lo planificado versus lo realmente ejecutado. (ara guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede conservar un plan provisional y comparar los cambios realizados en el plan previsto. Una vez ue el proyecto est en marcha, puede escribir informacin real y compararla con la lnea de base. 0uardar un plan pre(isto $uando se haya especificado toda la informacin necesaria para el proyecto y se est7 preparado para comenzar el trabajo real, se puede guardar una lnea de base de la informacin del proyecto para compararla con el progreso real de 7ste. $on la lnea de base, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera ue puede realizar las correcciones ue estime necesarias. (or ejemplo, puede comprobar las tareas ue han comenzado ms tarde de lo planeado, la cantidad de trabajo ue han realizado los recursos y si el presupuesto marcha seg>n lo previsto. #. *n el men4 5erramientas, elija &eguimiento y haga clic en 0uardar l)nea de base.

%. 1aga clic en Proyecto completo para guardar una lnea de base del proyecto. &. 1aga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una lnea de base e+istente. ;. 1aga clic en Aceptar.

&ugerencia: (ara crear un presupuesto, primeramente asigne los recursos y especifi ue la informacin de las tasas o los costos fijos y, a continuacin, guarde una lnea de base. La informacin de costos del plan previsto puede servir como un presupuesto. *sta informacin no se puede guardar en un plan provisional. 1ota: -i cuando se guarda el archivo por primera vez todava no ha especificado toda la informacin bsica del proyecto, puede guardarlo sin una lnea de base. 0uardar un plan pro(isional .espu7s de guardar una lnea de base de la informacin del proyecto, puede guardar hasta #H planes provisionales como puntos de control durante el proyecto. #. *n el men4 5erramientas, elija &eguimiento y haga clic en 0uardar l)nea de base. %. 1aga clic en 0uardar plan pro(isional. &. *n el cuadro #opiar, haga clic en el nombre del plan provisional actual. ;. *n el cuadro $n, haga clic en un nombre para el siguiente plan provisional, o especifi ue un nuevo nombre. J. 1aga clic en Proyecto completo para guardar un plan provisional para todo el proyecto. 9. 1aga clic en Tareas seleccionadas para guardar una parte de la programacin. K. 1aga clic en Aceptar.

1ota: Un plan provisional guarda las fechas de comienzo y fin de las tareas en los campos $omienzo y Ain. (uede mostrar estas fechas de plan provisional agregando los campos $omienzo y Ain a una tabla. 'edifinicin de la l)nea de base -e puede redefinir la lnea de base en cual uier momento. La razn puede ser ue haya habido un cambio significativo en el enfo ue, los tiempos o el presupuesto del proyecto ue haga in>til o incompleta la informacin contenida en la lnea de base actual y, por lo tanto, no es conveniente hacer el seguimiento en referencia a ella. Eedefinir la lnea de base borra el plan original y la informacin ue haya introducido hasta ahora sobre sus fechas y costos. &ugerencia: Obtenga una copia del archivo del proyecto antes de redefinir la lnea de base, por si la necesita para conservar un historias o registro de todos lops cambios efectuados. #. *n el men4 5erramientas, elija &eguimiento y haga clic en 0uardar l)nea de base* %. 1aga clic en Proyecto completo para guardar una lnea de base del proyecto. &. 1aga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una lnea de base e+istente. ;. 1aga clic en Aceptar.

$liminacin de la l)nea de base

-i despu7s de guardar una lnea de base de la informacin del proyecto, tuviera ue regresar a la fase de planificacin de su proyecto y borrar por completo la lnea de base, puede eliminarla haciendo lo siguiente" #. *n el men4 5erramientas, elija &eguimiento y haga clic en orrar l)nea de base. %. 1aga clic en orrar plan pre(isto &. -eleccione Proyecto #ompleto para borrar la lnea de base del proyecto. ;. -eleccione Tareas seleccionadas para borra de la lnea de base un grupo de tareas. J. 1aga clic en Aceptar.

$liminacin de planes pro(isionales -i despu7s de guardar un plan provisional de la informacin del proyecto, desea borrarlo por completo haga lo siguiente" #. *n el men4 5erramientas, elija &eguimiento y haga clic en orrar l)nea de base. %. 1aga clic en orrar plan pro(isional y seleccione de la lista un plan provicional para borrarlo. &. 1aga clic en Aceptar.

Administrar y rea%i2ar $n se#$imiento Administrar y rea%i2ar $n se#$imiento - Procedimientos &ara rea%i2ar e% se#$imiento de% &ro#reso rea% de %as tareas! Com&ro(ar si %as tareas se est"n rea%i2ando

de ac$erdo con e% &%an! Escri(ir %as fec+as rea%es de comien2o y fin de $na tarea! Escri(ir %a d$racin rea% de $na tarea! Act$a%i2ar e% &ro#reso de $na tarea en forma de &orcenta e! Act$a%i2ar e% tra(a o rea% &or &er.odo de tiem&o! Com&ro(ar si %as tareas tienen mas o menos tra(a o de% &%aneado! Com&arar %a informacin rea% de %as tareas con %a %.nea de (ase! Cons$%ta de% tra(a o en %as (arras de tareas! M$estra de %as %.neas de &ro#reso
Administrar y reali%ar un seguimiento $uando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del tringulo del proyecto" tiempo, dinero y mbito. !l ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. *ventos como retrasos inesperados, desfases de costos y cambios en los recursos pueden provocar problemas en la programacin. -i mantiene actualizada la informacin del proyecto, podr ver siempre el estado ms reciente del proyecto. .e esta manera, puede identificar con anticipacin problemas ue pueden afectar al 7+ito del proyecto y utilizar 'icrosoft (roject para encontrar soluciones. Procedimientos para reali%ar el seguimiento del progreso real de las tareas Una vez configurado el proyecto e iniciado el trabajo, puede hacer un seguimiento de las fechas reales de comienzo y fin, del porcentaje de conclusin de las tareas y del trabajo real. *l seguimiento de los valores reales muestra cmo los cambios afectan a otras tareas y, en >ltima instancia, a la fecha de fin del proyecto. ! continuacin se presentan los procedimientos ue contribuyen a realizar el seguimiento real de las tareas. #omprobar si las tareas se estn reali%ando de acuerdo con el plan (ara ue el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programacin, es necesario asegurarse de ue las tareas comiencen y finalicen a tiempo. La vista /antt de seguimiento ayuda a encontrar puntos conflictivos, tareas ue difieren del plan previsto. .espu7s puede ajustar dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas lmite. La vista /antt de seguimiento empareja la programacin actual con la programacin original para cada tarea. Una vez ue haya guardado el proyecto con una lnea de base, pero antes de haber especificado los datos reales en curso, la vista /antt de seguimiento muestra tareas con las barras de la lnea de base y las barras programadas o reales sincronizadas.

!l especificar valores reales, la barra superior puede desplazarse para mostrar una desviacin respecto al plan.

#. *n el men4 !er, haga clic en 0antt de seguimiento. %. (ara ver los campos de (ariacin, en el men4 !er, elija Tabla y, a continuacin, haga clic en !ariacin. &. -i es necesario, presione la tecla TA para ver los campos de variacin.

;. *n el men4 !er, elija

arras de 2erramientas y haga clic en &eguimiento.

J. !ctualizar el progreso de las tareas en el proyecto. 6 -i la tarea ha comenzado seg>n lo previsto, haga clic en la tarea y, a continuacin, en Actuali%ar seg>n programacin. 6 -i la tarea no se est realizando seg>n lo previsto, en los apartes siguientes aprender la forma de especificar las fechas reales de comienzo y fin, la duracin real de la tarea y actualizar el progreso de una tarea como un porcentaje. 1ota: (ara ue aparezca la informacin de variacin es necesario haber guardado una lnea de base. $scribir las fec2as reales de comien%o y fin de una tarea Las tareas ue comienzan o finalizan tarde pueden desorganizar la programacin al retrasar las fechas de comienzo o de fin de las tareas relacionadas. Las tareas ue comienzan o finalizan antes de lo previsto liberan recursos ue pueden trabajar en otras tareas de la programacin. 'icrosoft (roject utiliza los valores reales introducidos por el usuario para reprogramar las partes restantes del proyecto. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el men4 !er, elija est seleccionado. arras de 2erramientas y haga clic en &eguimiento si no

&. *n el campo 1ombre de tarea, seleccione las tareas ue desee actualizar. 6 (ara seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla #T'L y haga clic en las tareas. (ara seleccionar tareas adyacentes, mantenga presionada la tecla MA;<& y haga clic en la primera y en la >ltima tarea ue vaya a actualizar. ;. 1aga clic en Actuali%ar tareas. J. Najo *stado real, escriba o seleccione una fecha en el cuadro #omien%o o "in. 6 -i escribe una fecha de fin, aseg>rese de ue la tarea est completada al #HHT,

'icrosoft (roject asumir ue la fecha es correcta y reprogramar las tareas, seg>n proceda.

9. 1aga clic en Aceptar. 1ota: !l escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas, la correspondiente fecha programada de la tarea cambia. -in embargo, las fechas previstas no se ven afectadas. $scribir la duracin real de una tarea -i conoce el n>mero de das ue lleva una tarea en curso y si progresa como estaba planeado, realice un seguimiento especificando la duracin durante la cual el recurso ha estado trabajando en la tarea. $uando se especifica la duracin real de la tarea, 'icrosoft (roject actualiza la fecha de comienzo real, el porcentaje de conclusin de la tarea y la duracin de lo ue resta de tarea en la programacin. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el campo 1ombre de tarea, haga clic en la tarea para la ue desee especificar la duracin real. &. *n el men4 5erramientas, elija &eguimiento y haga clic en Actuali%ar tareas. ;. *n el cuadro Duracin real, escriba la duracin real de la tarea. J. 1aga clic en Aceptar.

&ugerencia: -i cree ue la tarea va a finalizar antes o despu7s de lo programado originalmente, puede indicar un nuevo valor en el cuadro .uracin restante. 1ota: -i introduce una duracin real mayor o igual ue la duracin programada, la tarea se convierte en #HHT completada, y la duracin programada iguala entonces a la duracin real. Actuali%ar el progreso de una tarea en forma de porcentaje *l progreso de una tarea se puede indicar mediante la introduccin del porcentaje de la duracin de la tarea ue se ha completado. (ara las tareas relativamente cortas, uizs no sea necesario controlar el progreso con tanto detalle, sin embargo, para las tareas largas, la informacin del porcentaje completado le ayudar a realizar un seguimiento del progreso con respecto al plan previsto. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el campo 1ombre de tarea, haga clic en la tarea para la ue desee actualizar el grado de progreso. &. 1aga clic en /nformacin de la tarea y, a continuacin, en la fic2a 0eneral.

;. *n el cuadro Porcentaje completado, escriba un n>mero entero comprendido entre H y #HH. J. 1aga clic en Aceptar.

1otas: 'icrosoft (roject calcula el porcentaje completado de la tarea de resumen basndose en el progreso de sus subtareas. 3ambi7n puede especificar manualmente el porcentaje completado de la tarea de resumen y 'icrosoft (roject lo utilizar para calcular el porcentaje completado de sus subtareas.

.e forma predeterminada, 'icrosoft (roject indica el porcentaje de conclusin de la tarea mediante una lnea delgada y negra, horizontal, justo en medio de cada barra de /antt en el diagrama de /antt. $uando se marca una tarea como completada al #HHT, 'icrosoft (roject muestra una marca de verificacin en el campo Mndicadores. &ugerencia: (uede utilizar los botones de la barra de herramientas -eguimiento para actualizar el progreso de una tarea y realizar otras funciones de seguimiento. (ara ver la barra de herramientas -eguimiento, seGale Narras de herramientas en el men> ?er y, a continuacin, haga clic en -eguimiento. Actuali%ar el trabajo real por per)odo de tiempo (uede realizar un seguimiento del trabajo real utilizando los campos de fase temporal de 'icrosoft (roject. *l seguimiento mediante campos de fase temporal le ayuda a mantener actualizado el proyecto peridicamente, dado ue puede introducir informacin para un da particular de la programacin. #. *n el men4 !er, haga clic en =so de tareas. %. *n el men4 "ormato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real. &. *n la parte de fase temporal de la vista, en el campo Trabajo real, escriba el trabajo real de cada recurso asignado.

&ugerencias: -i es irrelevante conocer u7 recurso de los asignados a una tarea realiza el trabajo, escriba un valor para el trabajo combinado realizado en la tarea por todos los recursos en el campo 3rabajo real de la tarea. 'icrosoft (roject divide el trabajo real y el trabajo restante entre los recursos en funcin de cundo est7n programados en la tarea y del trabajo restante de cada asignacin. 3ambi7n puede escribir el trabajo real para la semana de una en una. *n el men> ?er, haga clic en Xoom, y despu7s en # mes para mostrar la escala temporal en incrementos de una semana. ! continuacin, escriba el trabajo real para la semana en el campo 3rabajo real.

#omprobar si las tareas tienen mas o menos trabajo del planeado -i administra las asignaciones de recursos del proyecto, es necesario asegurarse de ue los recursos completan las tareas en el tiempo programado. -i ha guardado una lnea de base para el proyecto, puede comprobar la informacin sobre la variacin. Las variaciones en la programacin pueden ser tanto favorables como desfavorables, dependiendo de la gravedad de la variacin. (or ejemplo, una tarea con menos trabajo del planeado suele ser una buena noticia, pero puede indicar ue los recursos no estn asignados eficazmente. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el men4 !er, elija Tabla y haga clic en Trabajo. -i es necesario, presione la tecla TA para ver el campo 'eal. &. $ompare los valores de los campos Trabajo, Pre(isto y 'eal.

1ota: Los valores del campo ?ariacin muestran la diferencia entre el trabajo programado y la cantidad de trabajo planeada originalmente guardada en la lnea de base. #omparar la informacin real de las tareas con la l)nea de base $uando se guarda un plan previsto y despu7s se actualiza la programacin, es posible comparar el plan previsto con el grado de progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones advierten acerca de las reas del proyecto ue no se estn desarrollando como estaba planeado. (ara ue el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programacin, es necesario asegurarse de ue, en la medida de lo posible, las tareas comiencen y terminen a tiempo. *n todo proyecto se producen variaciones, pero es importante detectar lo antes posible a uellas tareas ue se desvan del plan previsto, de modo ue se puedan ajustar las dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas lmite. #. *n el men4 !er, haga clic en 0antt de seguimiento. 6 La vista /antt de seguimiento muestra las variaciones de las tareas grficamente, lo ue facilita la deteccin de variaciones en la programacin. %. *n el men4 !er, elija Tabla y haga clic en !ariacin. -i es necesario, presione la

tecla TA

para ver los campos de variacin.

1ota: !ntes de ue aparezcan variaciones, tendr ue actualizar las fechas de comienzo y fin reales de las tareas, los valores reales de trabajo o las duraciones reales. 'icrosoft (roject calcula otros datos de las tareas tomando como base la informacin ue escriba. #onsulta del trabajo en las barras de tareas *l seguimiento de tareas programadas puede hacerse observando el progreso de las mismas grficamente en las vistas .iagrama de /antt y .iagrama de -eguimiento. $n el Diagrama de 0antt: Las tareas individuales indican el progreso de sus subtareas mediante una barra de color negro ubicada dentro de la barra de tareas.

$n el 0antt de seguimiento: Las tareas resumen indican el progreso de sus subtareas mediante una barra segmentada de color blanco situada sobre la barra de tareas de la lnea de base. Las tareas individuales aparecen de un color uniforme en las barras de tareas para indicar la parte de la tarea ue se ha completado. *l porcentaje completado tambi7n aparece por defecto junto a la barra de tareas.

1ota: (uede modificar la apariencia de estas representaciones grficas seleccionando en el men> Aormato la opcin *stilos de Narra. Muestra de las l)neas de progreso Las lneas de progreso muestran una foto fija del proyecto al da de la consulta o respecto de la Aecha de estado. La lnea de progreso se muestra en la vista .iagrama de /antt como una lnea vertical ue une las tareas ue se encuentran en ejecucin con a uellas ue se estn retrasando en su comienzo. $on esto se crea una lnea en zigzag con picos ue apuntan a la deracha, y le indica ue se encuentra por delante del plan y picos hacia la iz uierda ue le indican las tareas ue se estn retrasando.

#. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el men4 5erramientas, elija &eguimiento y haga clic en L)neas de progreso. &. -eleccione la fic2a "ec2as e intervalos. ;. -i desea la lnea de progreso siempre en pantalla seleccione la casilla de verificacin Mostrar siempre la l)nea de progreso actual y a continuacin los botones de opcin. *n la fecha de estado del proyecto o *n la fecha actual. J. -i desea ue las lneas de progreso aparezcan a intervalos regulares durante el proyecto, active la casilla de verificacin Mostrar l)neas de progreso a int8r(alos y configure las opciones. 9. -i desea ue se muestren las lneas de progreso en una fecha concreta, seleccione la casilla de verificacin Mostrar las l)neas de progreso seleccionadas. K. -i desea mostrar el avance del proyecto con respecto a la lnea de base, seleccione el botn de activacin Plan real o Plan Pre(isto de la seccin Mostrar l)neas de progreso en relacin con el. 8. 1aga clic en Aceptar.

1ota: (uede modificar la apariencia de las lneas de progreso seleccione la ficha *stilos de Lnea del cuadro de .ilogo Lneas de (rogreso, ue se despliega seleccionando del men> 1erramientas la opcin -eguimiento y luego Lneas de (rogreso.

Procedimientos &ara rea%i2ar e% se#$imiento de% tra(a o rea% de %os rec$rsos Procedimientos &ara rea%i2ar e% se#$imiento de% tra(a o rea% de %os rec$rsos - Escri(ir e% tra(a o tota% rea% rea%i2ado &or $n rec$rso! Act$a%i2ar e% tra(a o rea% de $n rec$rso &or &er.odo de tiem&o! Com&ro(ar %a ,ariacin entre e% tra(a o &re,isto y e% rea% de $n rec$rso
Procedimientos para reali%ar el seguimiento del trabajo real de los recursos *s posible ue necesite controlar la cantidad de trabajo ue realiza cada recurso en cada tarea o conjuntamente en todo el proyecto. .espu7s, podr comparar la cantidad real de trabajo realizado con la cantidad planeada. *sta comparacin puede ayudarle a controlar el rendimiento de los recursos y a planear la carga de trabajo para proyectos futuros. $scribir el trabajo total real reali%ado por un recurso -i programa las tareas en funcin de la disponibilidad de los recursos, controle el progreso de las mismas mediante la actualizacin del trabajo completado de una tarea. -i utiliza este m7todo, podr controlar el trabajo ue realiza cada uno de los recursos.

$uando se actualiza el trabajo real ue un recurso ha realizado en una tarea, 'icrosoft (roject calcula automticamente el trabajo restante deduciendo el trabajo real efectuado por el recurso del trabajo total ue el recurso tiene programado. #. *n el men4 !er, haga clic en =so de tareas. %. *n el men4 !er, elija Tabla y haga clic en Trabajo. &. *n el campo 1ombre de tarea, aparecen los nombres de la tarea y del recurso. ;. *n el campo 'eal para cada recurso, escriba el valor del trabajo actualizado y la abreviatura de la duracin del trabajo real de cada recurso asignado.

&ugerencia: -i es irrelevante conocer u7 recurso de los asignados a una tarea realiza el trabajo, escriba un valor para el trabajo realizado en la tarea por todos los recursos en el campo Eeal de la tarea. 'icrosoft (roject divide el trabajo real y el trabajo restante entre los recursos en funcin de cundo est7n programados en la tarea y del trabajo restante de cada asignacin. Actuali%ar el trabajo real de un recurso por per)odo de tiempo (uede realizar un seguimiento del trabajo real de los recursos individuales utilizando los campos de fase temporal de 'icrosoft (roject. *l seguimiento del trabajo real de los recursos mediante la utilizacin de campos de fase temporal puede ayudarle a mantener actualizado el proyecto por perodos de tiempo, dado ue puede introducir informacin para un da particular 0u otro perodo de tiempo2 de la programacin. #. *n el men4 !er, haga clic en =so de recursos. %. *n el men4 !er, elija Tabla y haga clic en Trabajo. &. *n el men4 "ormato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real. ;. *n el campo Trab* real para el recurso, escriba el valor del trabajo real.

#omprobar la (ariacin entre el trabajo pre(isto y el real de un recurso -i programa las tareas en funcin de la disponibilidad de los recursos y realiza un seguimiento del trabajo real, puede averiguar u7 cantidad total de trabajo est realizando un recurso consultando la variacin entre el trabajo previsto y el trabajo real. 3ambi7n puede comparar estos valores con el trabajo previsto y el trabajo real en el transcurso del tiempo, a fin de ver con ms detalle cmo progresa el trabajo del recurso. #. *n el men4 !er, haga clic en =so de recursos. %. *n el men4 !er, elija Tabla y haga clic en Trabajo. &. $ompare los valores de los campos Pre(isto y 'eal para cada recurso. ;. !seg>rese de ue los campos Trabajo y 'eal aparecen en la parte de escala temporal de la vista. 6 *n el men4 "ormato, elija Detalles y haga clic en Trabajo si no est seleccionado. 6 *n el men> "ormato, elija .etalles y haga clic en Trabajo real si no est seleccionado, para mostrarlo tambi7n. J. *n la parte de escala temporal de la vista, compare los campos Trabajo y Trab* real para un resumen diario del trabajo de cada recurso.

Procedimientos &ara com&arar %os costos rea%es con e% &res$&$esto Procedimientos &ara com&arar %os costos rea%es con e% &res$&$esto - Escri(ir man$a%mente %os costos rea%es de tareas! Act$a%i2ar %os costos rea%es &or &er.odo de tiem&o! Com&ro(ar si %as tareas c$estan m"s o menos de %o &res$&$estado! *er %os costos tota%es de%

&royecto! Ana%i2ar %os costos con %a ta(%a *a%or ac$m$%ado

Procedimientos para comparar los costos reales con el presupuesto *s posible ue desee realizar un seguimiento de los desfases de costos en una fase del proyecto o aprender a determinar el costo de un recurso particular en un da concreto. O bien, puede simplemente necesitar el costo acumulado total. *l seguimiento de los costos para el proyecto puede ayudarle a determinar dnde deben realizarse cambios para finalizar a tiempo el proyecto ajustndose al presupuesto, as como a planear presupuestos para futuros proyectos. $scribir manualmente los costos reales de tareas 'icrosoft (roject actualiza automticamente los costos reales de una tarea a medida ue progresa, en funcin del m7todo de acumulacin de la tarea y de las tasas de los recursos. (ero, si desea controlar los costos reales independientemente del costo real de una tarea, puede escribir los costos manualmente. (ara actualizar los costos manualmente debe desactivar la actualizacin automtica de costos reales y, a continuacin, escribir su propio costo real para una asignacin una vez ue el trabajo restante sea cero. #. *n el men4 5erramientas, haga clic en 9pciones y, a continuacin, en la fic2a #lculo. %. .esactive la casilla de verificacin Microsoft Project siempre calcula los costos reales. &. 1aga clic en Aceptar. ;. *n el men4 !er, haga clic en =so de tareas. J. *n el men4 !er, seGale Tabla y haga clic en &eguimiento. 9. -i es necesario, presione la tecla TA para ver el campo #osto real.

K. *n el campo #osto real, escriba el costo real para la asignacin cuyos costos est7 actualizando. &ugerencias: (uede definir el costo fijo de una tarea para ue se acumule al principio o al final de la tarea o para ue se prorratee en la duracin de la tarea. 1aga clic en .iagrama de /antt en el men> ?er. *n el men> ?er, elija 3abla y haga clic en $osto. *n el campo !cumulacin de costos fijos, escriba o seleccione el m7todo de acumulacin ue desee. !dems de una tasa estndar, en ocasiones los costos de asignacin incluyen una cantidad fija ue se carga para un recurso cada vez ue el recurso se asigna a una tarea, como gastos de e uipamiento, de instalacin, de entrega o de al uiler. (uede

especificar este costo por uso haciendo clic en 1oja de recursos en el men> ?er y, a continuacin, escribiendo un nuevo costo en el campo $osto5Uso para el recurso cuyo costo por uso desee modificar. Actuali%ar los costos reales por per)odo de tiempo (uede realizar un seguimiento de los costos reales utilizando los campos de fase temporal de 'icrosoft (roject. *l seguimiento de los costos reales mediante la utilizacin de campos de fase temporal puede ayudarle a mantener actualizado el proyecto por perodos de tiempo, dado ue puede introducir informacin para un da particular u otro perodo de tiempo en la programacin. 'icrosoft (roject actualiza automticamente los costos reales de una tarea a medida ue progresa, seg>n el m7todo de acumulacin ue haya definido. (rimero debe desactivar la actualizacin automtica de los costos reales para modificar los costos reales. *n el men> 1erramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha $lculo. #. .esactive la casilla de verificacin Microsoft Project siempre calcula los costos reales. %. 1aga clic en Aceptar. &. *n el men4 !er, haga clic en =so de tareas. ;. *n el men4 !er, elija Tabla y haga clic en #osto. J. *n el men4 "ormato, elija Detalles y haga clic en #osto. 9. *n el men4 "ormato, elija Detalles y haga clic en #osto real. K. (ara especificar los valores de costo real para una tarea, seleccione un da u otro perodo de tiempo en la parte de escala temporal de la (ista y, a continuacin, escriba un valor en el campo #osto real para la tarea. 8. (ara especificar los valores reales para un recurso, seleccione un da u otro perodo de tiempo en la parte de escala temporal de la (ista y, a continuacin, escriba un valor en el campo #osto real para el recurso. &ugerencia: (uede especificar valores reales en otros incrementos de tiempo, como semanas. *n el men> ?er, haga clic en Xoom, y haga clic en el incremento ue desee. #omprobar si las tareas cuestan ms o menos de lo presupuestado -i asigna costos fijos a tareas o especifica salarios para recursos, probablemente desee ver las tareas ue presentan un costo mayor ue el presupuestado. -i crea un presupuesto utilizando un plan previsto y sigue de cerca los costos del proyecto, puede detectar con antelacin desfases en los costos y ajustar la programacin o el presupuesto seg>n proceda. 'icrosoft (roject calcula el costo del trabajo de cada recurso, el costo total de cada tarea y recurso y el costo total del proyecto. *stos costos se consideran costos programados o estimados y reflejan la cifra de costos ms reciente a medida ue el

proyecto progresa. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el men4 !er, elija Tabla y haga clic en #osto. &. $ompare los valores de los campos #osto total y #osto pre(isto. ;. (ara conocer la variacin del costo, consulte el valor del campo !ariacin. &ugerencias: (ara ver la informacin del costo total, costo previsto y variacin para el proyecto completo, puede mostrar la tarea de resumen de proyecto. *n el men> 1erramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha ?ista. Najo Opciones de es uema 0para el proyecto actual2, active la casilla de verificacin 3area de resumen del proyecto y, a continuacin, haga clic en !ceptar. (uede ver los recursos asignados a una tarea y los costos de los recursos relacionados con esa tarea. *n el men> ?er, haga clic en Uso de tareas. *n el men> ?er, elija 3abla y haga clic en $osto. !rrastre la barra de divisin hacia la derecha y compare los valores de los campos $osto total, $osto previsto, Eeal y Eestante para los recursos asignados a esa tarea. !er los costos totales del proyecto (uede ver los costos actual, previsto, real y restante para comprobar si se ajustan al presupuesto. *stos costos se actualizan cada vez ue 'icrosoft (roject vuelve a calcular el proyecto. #. *n el men4 Proyecto, haga clic en /nformacin del proyecto. %. 1aga clic en $stad)sticas. &. Los costos actual, previsto, real y restante aparecen en la columna #ostos.

Anali%ar los costos con la tabla !alor acumulado $uando desee comparar el progreso esperado con el progreso real hasta la fecha, puede utilizar la tabla ?alor acumulado. $ompara, en t7rminos de costos, la programacin prevista de cada tarea con la programacin real.

3ambi7n puede usar la tabla ?alor acumulado para pronosticar si la tarea finalizar por debajo o por encima de lo presupuestado seg>n los costos ue se acumulan a medida ue se ejecuta la tarea. (or ejemplo, si la tarea est completada al JHT y el costo real hasta la fecha es de %HH Ns., puede ver si %HH Ns. es ms, menos o lo mismo ue el JHT del costo previsto o presupuestado. *l campo ?!A muestra la variacin al finalizar entre el costo previsto y el costo programado para una tarea. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el men4 !er, elija Tabla y haga clic en Ms tablas. &. *n la lista Tablas, haga clic en !alor acumulado y elija Aplicar. ;. !rrastre la barra de divisin hacia la derecha para mostrar todos los campos de la tabla !alor acumulado. Los valores se calculan en funcin del trabajo real y los costos hasta la fecha actual, incluida 7sta. 1ota: (ara cambiar la fecha de clculo, en el men> (royecto, haga clic en Mnformacin del proyecto. *n el cuadro Aecha de estado, escriba la fecha ue desee utilizar y, a continuacin, haga clic en !ceptar. &ugerencias: 'ueva el puntero del mouse 0ratn2 sobre el nombre de un campo para obtener una descripcin del mismo, por ejemplo, colo ue el puntero sobre el campo ?!A y haga clic en !yuda sobre ?!A para obtener una descripcin del campo. *n la vista Uso de tareas, puede ver los datos de valor acumulado durante perodos de tiempo, diariamente, semanalmente, mensualmente, trimestralmente o anualmente. *n el men> Aormato, haga clic en *stilos de detalle y despu7s en la ficha .etalles de uso. *n la lista $ampos disponibles, mantenga presionada la tecla $3EL, haga clic en los campos de valor acumulado ue desee mostrar 0como $E3E, $(3E, ?$ o ?(2 y, a continuacin, haga clic en 'ostrar. 1aga doble clic en la escala temporal para modificar los perodos de tiempo ue se ven. (ara ver variaciones de costos para todo el proyecto, puede mostrar la tarea de resumen del proyecto. *n el men> 1erramientas, haga clic en Opciones. 1aga clic en la ficha ?ista y, bajo Opciones de es uema, seleccione la casilla de verificacin 3area de resumen del proyecto.

Procedimientos &ara com&ensar %a car#a de tra(a o de $n rec$rso Procedimientos &ara com&ensar %a car#a de tra(a o de $n rec$rso - )$scar rec$rsos so(reasi#nados y s$s asi#naciones de tareas! Red$cir e% tra(a o de $n rec$rso! Reasi#nar tra(a o a otro rec$rso! Retrasar

$na tarea! Cam(iar %os d.as y %as +oras %a(ora(%es de $n rec$rso

Procedimientos para compensar la carga de trabajo de un recurso .ebe comprobar si e+isten recursos en la programacin con trabajo e+cesivo o insuficiente. -i algunos recursos estn sobreasignados, compruebe si agregando ms recursos a la tarea o reasignndola consigue el resultado ue desea. -i esto no funciona, puede retrasar las tareas asignadas a un recurso con mucho trabajo para ms tarde en la programacin o reducir la cantidad de trabajo para las tareas. uscar recursos sobreasignados y sus asignaciones de tareas *l personal y el e uipamiento estn sobreasignados cuando tienen asignado ms trabajo del ue pueden completar en el horario de trabajo programado. (ara poder resolver las sobreasignaciones, debe determinar cules son los recursos sobreasignados, en u7 perodos estn sobreasignados y u7 tareas tienen asignadas en dichos perodos. (ara resolver el problema, el personal y el e uipamiento deben asignarse de manera diferente o reprogramar la tarea para el momento en el ue el recurso tenga tiempo disponible. #. *n el men4 !er, haga clic en =so de recursos. %. La (ista =so de recursos muestra el n>mero total de horas ue el recurso est trabajando, el total de horas ue dedica a cada tarea y las horas trabajadas por perodo de tiempo en la escala temporal. 6 Los recursos ue no tengan todava tareas asignadas no presentarn ninguna tarea bajo sus nombres. 6 Las tareas ue no tengan recursos asignados aparecen bajo &in asignar, en el campo 1ombre del recurso. &. *n el men4 Proyecto, elija "iltro para y haga clic en 'ecursos sobreasignados. ;. Los recursos de trabajo sobreasignados aparecen y estn resaltados. &ugerencias: -i en la parte de la escala temporal de la vista Uso de recursos aparecen smbolos de n>mero 0QQ2, significar ue las columnas de la escala temporal no son lo bastante grandes para presentar la informacin. (ara cambiar el ancho de las columnas, haga clic en *scala temporal en el men> Aormato y, a continuacin, aumente el valor del cuadro 3amaGo. (uede ver la cantidad de trabajo de un recurso ue se encuentra asignada a tareas concretas y a un perodo de tiempo determinado. *n el men> Aormato, haga clic en *stilos de detalle. 1aga clic en la ficha .etalles de uso y en la lista $ampos disponibles, haga clic en !signacin porcentual y, a continuacin, en 'ostrar.

'educir el trabajo de un recurso Una vez asignado un recurso a una tarea, puede cambiar los valores del trabajo total realizado por el recurso en la tarea o cambiar los valores del trabajo de un perodo de tiempo determinado en ue el recurso trabaja en la tarea. *ste ajuste de los valores de trabajo permite obtener una programacin ms precisa y detallada. #. *n el men4 !er, haga clic en =so de tareas. %. Los recursos se agrupan debajo de las tareas a las ue estn asignados. &. *n la parte de tabla 0iz uierda2 de la vista, escriba un nuevo valor en el campo Trabajo para cambiar el valor del trabajo total para una asignacin. &ugerencia: La vista Uso de recursos tambi7n se puede utilizar para ver y modificar valores de trabajo de las tareas agrupadas debajo de los recursos ue estn asignados a las mismas. *n el men> ?er, haga clic en Uso de recursos. 1ota: 3ambi7n puede modificar los valores individuales del trabajo 0o las horas2 de los recursos asignados en la parte de escala temporal de la vista. 'easignar trabajo a otro recurso -i ha intentado resolver la sobreasignacin de un recurso con otros m7todos y 7sta persiste, probablemente habr llegado el momento de reasignar la tarea a otro recurso ue disponga de ms tiempo. -e trata de un m7todo alternativo a redistribuir manualmente la programacin, reasignando el trabajo en vez de retrasarlo. #. *n el men4 !er, haga clic en =so de recursos. %. *n el men4 "ormato, elija Detalles y haga clic en &obreasignacin. &. Observe la escala temporal de la derecha y, para cada sobreasignacin resaltada, e+amine la disponibilidad de otros recursos en ese da. ;. 1aga clic en el campo /d para seleccionar toda la fila de la tarea ue debe reasignar. J. !rrastre la tarea hasta el recurso al ue desea reasignar la misma. 'etrasar una tarea Un modo sencillo de resolver una sobreasignacin de recursos consiste en retrasar la tarea asignada al recurso hasta ue 7ste disponga de tiempo para trabajar en ella. (ara ello, puede agregar un tiempo de retraso a la tarea, observar el efecto en la asignacin del recurso y, a continuacin, ajustar a>n ms el retraso, si fuera necesario. *l retraso de una tarea retrasar asimismo las fechas de comienzo de sus sucesoras y puede afectar a la fecha de fin de la programacin. (ara ue esto no ocurra, retrase primero las tareas con margen de demora permisible 0las tareas no crticas2 y slo hasta la cantidad de demora disponible para cada tarea. (ruebe a agregar retrasos a diferentes tareas para ver los efectos sobre la programacin.

#. *n el men4 !er, haga clic en Ms (istas. %. *n la lista !istas, haga clic en Asignacin de recursos y, a continuacin, haga clic en Aplicar. 6 *n la parte superior derecha de fase temporal, la sobreasignacin para un recurso aparece en rojo. 6 *n el diagrama de barras ue aparece debajo, los mrgenes de demora para las tareas a ue est asignado el recurso aparecen grficamente en forma de barras de margen de demora finas contiguas a las barras de /antt normales. &. *n el campo 1ombre del recurso en la parte superior iz uierda de la vista, haga clic en el nombre del recurso sobreasignado a una tarea ue desee retrasar. ;. *n el campo 'etraso por redist* 0parte inferior iz uierda de la vista2 correspondiente a la tarea ue desee retrasar, escriba la cantidad de tiempo ue desea retrasar la tarea. J. (ara asegurarse de ue las tareas sucesoras no resultarn afectadas, no especifi ue un tiempo de posposicin mayor ue el margen de demora permisible para esa tarea. 9. (ara volver a una vista >nica, en el men4 !entana, haga clic en Iuitar di(isin. #ambiar los d)as y las 2oras laborables de un recurso *l calendario del proyecto designa la programacin de trabajo predeterminada para el proyecto, pero se puede crear un calendario de recursos para indicar los horarios laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad de cada recurso. #. *n el men4 5erramientas, haga clic en #ambiar calendario laboral. %. *n el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar. &. *n el calendario, seleccione los das ue desee cambiar. (ara cambiar un da de la semana en todo el calendario, seleccione el da ue aparece en la parte superior del calendario. ;. 1aga clic en Predeterminadas, Per)odo no laborable o Per)odo laborable no predet** J. -i en el paso ; hizo clic en Per)odo laborable no predet*, escriba las horas en las ue desea ue comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las ue desea ue termine el trabajo en los cuadros 5asta. 9. 1aga clic en Aceptar. &ugerencia: -i un grupo de recursos va a tener el mismo horario laboral especial y los mismos das no laborables, puede crear para ellos un nuevo calendario base. 1aga clic en Duevo en el cuadro de dilogo $ambiar calendario laboral, y escriba un nombre para el nuevo calendario base. 1aga clic en $rear nuevo calendario base para comenzar con un calendario predeterminado. -i desea tomar como base un calendario

e+istente, haga clic en 1acer una copia del y elija el nombre del calendario en el cuadro $alendario. 1aga clic en !ceptar y, a continuacin, modifi ue los das y horas en el calendario. *n el men> ?er, haga clic en 1oja de recursos y seleccione el nuevo calendario base en el campo $alendario base para cada recurso al ue desee asignar el calendario.

A&%icar e% formato a% &royecto A&%icar e% formato a% &royecto - A&%icar formato a $na cate#or.a de (arras de /antt! A&%icar formato a $na cate#or.a de tareas en %a %ista de tareas! A&%icar formato a% te-to! A&%icar formato a %a c$adr.c$%a! A&%icar formato a %as %.neas de de&endencia! A&%icar formato a %os c$adros de% Dia#rama de Red
Aplicar el formato al proyecto (ara administrar un proyecto de manera eficaz, debe comunicar y distribuir la informacin del proyecto. (uede preparar informes o presentaciones, publicar informacin en un sitio Ieb. 'icrosoft (roject permite publicar y aplicar formato a vistas, as como imprimir informes seg>n las necesidades de una persona o de un grupo en particular. (uede publicar la informacin en formato Ieb 013'L2 o incluirla en una presentacin utilizando un programa como 'icrosoft (o)er(oint. .e esta misma forma si trabaja con una larga lista de tareas, puede resultar difcil centrarse en las reas ue le interesan. (ara destacar la informacin ue desea ver, puede personalizar el formato de la lista de tareas y de las barras de /antt. (uede dar formato a categoras de informacin, por ejemplo, a todas las tareas ue deben finalizar en una fecha concreta. 3ambi7n puede aplicar negrita a algunas tareas o utilizar una fuente diferente para ellas. Utilizar el !sistente para diagramas de /antt para aplicar formato con mayor facilidad *l !sistente para diagramas de /antt consiste en una serie de cuadros de dilogo interactivos con opciones ue puede seleccionar para aplicar formato al .iagrama de /antt, por ejemplo, para resaltar el camino crtico. $uando termine de seleccionar las opciones, el !sistente para diagramas de /antt se encargar de dar formato al .iagrama de /antt. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. 1aga clic en Asistente para diagramas de 0antt. &. -iga las instrucciones del Asistente para diagramas de 0antt.

&ugerencia: (ara deshacer el formato elegido con el !sistente para diagramas de /antt, haga clic en !sistente para diagramas de /antt y apli ue de nuevo las opciones predeterminadas haciendo clic en -iguiente para cada paso, a fin de devolver al .iagrama de /antt su configuracin predeterminada. Aplicar formato a una categor)a de barras de 0antt (ara llamar la atencin sobre todas las tareas de una categora determinada, puede cambiar el formato de las barras de /antt ue representan dicha categora en el .iagrama de /antt. (or ejemplo, una categora puede incluir tipos de tareas especficos, como hitos, tareas crticas o tareas ue han finalizado. *n vez de seleccionar manualmente barras de /antt y aplicarles formato, puede crear o modificar un estilo de barra. $ual uier cambio ue realice en el estilo afectar a todas las barras de la categora. #. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. *n el men4 "ormato, haga clic en $stilos de barra.

&. (ara modificar un estilo e+istente, en el campo 1ombre, haga clic en el nombre del estilo de barra. ;. 1aga clic en la fic2a arras en la parte inferior del cuadro de dilogo $stilos de barra. J. (ara crear un nuevo estilo, haga clic en la columna Mostrar para tareas y despu7s en la flecha ue aparece junto a la seleccin para elegir una nueva categora, por ejemplo Tareas cr)ticas o Terminadas. 9. -i est creando un nuevo estilo, escriba su nombre en el campo 1ombre y despu7s haga clic en la fic2a arras. K. Najo Parte inicial, Parte central y Parte final, seleccione las formas, tramas o tipos, y los colores para la barra. 8. 1aga clic en Aceptar. &ugerencia: (ara cambiar el formato de una barra de /antt individual, seleccione la tarea y haga clic en Narra en el men> Aormato. 1aga clic en la ficha Aorma de la barra y despu7s cambie el formato de la barra de /antt.

(ara cambiar la ubicacin y el te+to de un barra de 0antt indi(idual, seleccione la tarea y haga clic en Narra en el men> Aormato. 1aga clic en la fic2a Te3to de la barra, seleccione la ubicacin y el campo a mostrar de la lista desplegable.

Aplicar formato a una categor)a de tareas en la lista de tareas (ara distinguir una categora de tareas, por ejemplo, tareas crticas, de otras tareas del proyecto, puede cambiar el formato de te+to de todas las tareas de esa categora modificando el estilo de te+to. *s posible tambi7n cambiar el aspecto de los ttulos de columna y fila, de la escala temporal y del te+to de la barra de /antt. !simismo puede cambiar estilos de te+to en cual uier vista, e+cepto en la vista .iagrama de red y en la vista de formulario. -in embargo, en algunas vistas no estn disponibles todas las opciones de formato. Los cambios ue realice slo se aplican a la vista actual.

*n caso de ue la vista contenga informacin ue re uiera una atencin urgente, por ejemplo la fecha de conclusin de una tarea pospuesta, puede resaltar dicha informacin aplicndole formato de forma individual. #. *n el men4 !er, haga clic en una vista de hoja como Diagrama de 0antt. %. *n el men4 "ormato, haga clic en $stilos de te3to.

&. *n el cuadro #ambiar, haga clic en el tipo de informacin ue desee cambiar y despu7s seleccione las opciones de formato para esa informacin. ;. (ara cambiar el formato de otro tipo de informacin sin cerrar el cuadro de dilogo, haga clic en un nuevo tipo en el cuadro #ambiar y, a continuacin, seleccione las opciones de formato adecuadas. J. 1aga clic en Aceptar. &ugerencias: (ara cambiar el formato de una tarea individual, seleccione la tarea, haga clic en Auente en el men> Aormato y despu7s seleccione las opciones de formato para el te+to. (ara copiar rpidamente el formato de te+to de una tarea a otra, seleccione la tarea cuyo formato desea copiar, haga clic en #opiar formato y luego seleccione la tarea a la ue desea aplicar ese formato.

Aplicar formato al te3to *n caso de ue la vista contenga informacin ue re uiera una atencin urgente, por ejemplo la fecha de conclusin de una tarea pospuesta, puede resaltar dicha informacin aplicndole formato de forma individual. *n la mayora de las vistas,

puede cambiar la fuente, el estilo de fuente, el color y el tamaGo del te+to. 6 (ara cambiar la fuente, el estilo de fuente, el color y el tamaGo del te+to, haga clic en "uente en el men4 "ormato y despu7s seleccione el formato ue desea aplicar.

6 (odr aplicar rpidamente formatos de caracteres, como negrita, cursiva o subrayado, utilizando la barra de herramientas Aormato. -eleccione el te+to al ue desea aplicar formato y haga clic en 1egrita , #ursi(a o &ubrayado. , #entrar

6 (ara cambiar la alineacin del te+to, haga clic en Alinear a la i%-uierda o Alinear a la derec2a.

1ota: *ste tipo de formato no cambiar si cambia los datos posteriormente. 3endr ue cambiar individualmente el formato ue haya agregado. Aplicar formato a la cuadr)cula (ara ue el proyecto pueda ser ledo con mayor facilidad, 'icrosoft (roject le permite mostrar distintos tipos de cuadrcula. puede elegir cul de ellas desea mostrar y modificar su formato. #. *n el men4 !er, haga clic en la vista ue dese cambiar. %. *n el men4 "ormato, haga clic en #uadr)cula* :. &. -eleccione un nombre de cuadrcula de la lista #ambiar la l)nea. ;. -eleccione un estilo de formato de la lista Tipo yJo #olor. J. -i desea ue la apariencia de la cuadr)cula cambie automticamente dependiendo del intervalo preseleccionado, establezcalo as como el tipo y color de la cuadrcula en la seccin A inter(alos. (or ejemplo, si desea un color verde para las lneas alternas del .iagrama de /antt, seleccione % para el intervalo. 9. 1aga clic en Aceptar.

Aplicar formato a las l)neas de dependencia 'icrosoft (roject permite mostrar o no las lneas situadas entre las barras de tareas, ue representan los vnculos de dependencia. 3ambi7n permite elegir el estilo de las lneas. #. 1aga clic en el men4 "ormato y seleccione DiseKo.

%. *n la seccin !)nculos seleccione si desea ver o no las lneas. &. *n la seccin arras seleccione el "ormato de "ec2a, el Alto de barras, etc. ;. 1aga clic en !ceptar. Aplicar formato a los cuadros del Diagrama de 'ed La vista .iagrama de Eed ofrece una interfaz grfica donde la informacin de la tarea aparece en cuadros individuales entre lneas ue representan sus relaciones de dependencia, as como el flujo de trabajo. -e puede modificar el borde de los cuadros,

la trama y el color de fondo y el te+to ue contiene, de manera de hacer la presentacin ms atractiva.

#. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 'ed. %. *n el men4 "ormato, haga clic en $stilos de cuadro.

&. -eleccione un nombre de la lista #onfiguracin de estilos para. ;. -eleccione Mostrar datos de la tarea con el identificador, para mostrar una tarea concreta en el rea de vista previa. J. -eleccione de la lista de Plantilla de datos una plantilla para definir u7 informacin de la tarea aparece en los cuadros del .iagrama de Eed. 9. -eleccione de la lista "orma, #olor y Anc2o para dar formato al Norde. K. -eleccione de la lista #olor y Trama para dar formato al Aondo.

8. 1aga clic en Aceptar. &ugerencia: -i desea cambiar la apariencia de un cuadro en particular en el .iagrama de Eed seleccione el cuadro y luego seleccione $uadro del men> Aormato y realice los cambios deseados.

Persona%i2ar Microsoft Pro ect Persona%i2ar Microsoft Pro ect - Creacin de &%anti%%as &ersona%es! Las macros en Microsoft Pro ect! /ra(ar $na macro! E ec$tar $na macro
Personali%ar Microsoft Project (uede personalizar lo ue hace 'icrosoft (roject, su aspecto y lo ue imprime para ue refleje mejor su manera de trabajar. La personalizacin de 'icrosoft (roject puede ayudarle a crear y administrar los proyectos ms eficazmente. $on 'icrosoft (roject, podr" - #ambiar la configuracin predeterminada* (uede personalizar 'icrosoft (roject cambiando la configuracin predeterminada, como la vista inicial, la unidad de presentacin del trabajo 0horas, das o semanas2 y si los clculos han de realizarse manual o automticamente. - Mostrar u ocultar elementos de la pantalla* (uede personalizar el aspecto de 'icrosoft (roject mostrando u ocultando varios elementos, como indicadores, mensajes, cuadros de dilogo y sugerencias. - #rear y personali%ar las barras de 2erramientas y los botones de las barras de 2erramientas de Microsoft Project* (uede personalizar barras de herramientas y botones integrados o crear barras de herramientas y botones personalizados. $rear y personalizar los men>es y comandos de men> de 'icrosoft (roject. (uede personalizar men>es y comandos integrados o crear men>es y comandos personalizados. - #rear nue(os formularios para escribir y mostrar informacin acerca de tareas y recursos* (uede personalizar formularios integrados o crear formularios nuevos personalizados. - Mejorar campos personali%ados* (uede insertar y mostrar campos personalizados en cual uier vista de hoja. (uede realizar clculos en un campo personalizado. (ara efectuar la insercin de datos de forma rpida y e+acta, puede especificar una lista de valores aceptable para un campo personalizado. 3ambi7n puede asociar un indicador visual con los datos especificados para avisarle cuando aparezcan los datos en un campo personalizado. - Personali%ar (istas e informes* (uede personalizar la informacin mostrada en una vista o informe aplicando diferentes tablas y filtros, o personalizar el aspecto de lo ue se imprime agregando notas, cuadrculas, bordes y totales de columnas. - #ambiar la apariencia de una pgina* (uede personalizar el aspecto de una pgina

cambiando su orientacin, ajustando mrgenes y agregando encabezados, pies de pgina y leyendas. - #rear macros para automati%ar operaciones repetiti(as* (uede asignar macros a comandos de men>es o a botones de barras de herramientas, e incluso combinar macros para crear mdulos con 'icrosoft ?isual Nasic. - #ompartir elementos entre proyectos y grupos de trabajo* *s posible compartir elementos personalizados como normas de la organizacin, proporcionando as soluciones de 'icrosoft (roject para su negocio y mejorando la compatibilidad y la coherencia entre todos los usuarios. #reacin de plantillas personales $ual uier informacin de un archivo de 'icrosoft (roject puede pasar a formar parte de una plantilla, incluida la informacin acerca de tareas y recursos, formatos de vistas y te+to, macros y valores especficos del archivo. /uarde cual uiera de los proyectos como plantilla. -i no desea informacin prevista, real, acerca de tarifas de recursos o de costos fijos, puede uitar estos datos al guardar el archivo como plantilla. Utilice las plantillas para ahorrar tiempo en la planeacin de nuevos proyectos. $on 7stas, puede volver a usar los archivos de los proyectos e+istentes como planes de nuevos proyectos. #. *n el men4 Arc2i(o, haga clic en 0uardar como. %. *n el cuadro 0uardar en, seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la plantilla. &. *n el cuadro 1ombre de arc2i(o, escriba un nombre para la plantilla. ;. *n el cuadro 0uardar como tipo, haga clic en (lantilla. J. 1aga clic en 0uardar.

9. !ctive las casillas de verificacin de los datos ue desea uitar del archivo de proyecto.

K. 1aga clic en 0uardar. &ugerencia: Las plantillas se pueden guardar en cual uier carpeta. (ara abrir una plantilla guardada, en el men> !rchivo, haga clic en !brir, seleccione la carpeta y el archivo de la plantilla y, a continuacin, haga clic en !ceptar. Las macros en Microsoft Project -i realiza frecuentemente una misma tarea en 'icrosoft (roject, puede automatizarla con una macro. Una macro es una serie de comandos y funciones ue se almacenan en un mdulo de ?isual Nasic y ue se puede ejecutar siempre ue desee realizar la tarea. Las macros se graban de la misma manera ue se graba m>sica en una cinta. Una vez grabada la macro, slo es necesario ejecutarla para repetir o reproducir los comandos. !ntes de grabar o crear una macro, debe decidir los pasos y comandos ue desea ue la macro ejecute. -i se e uivoca al grabar la macro, las correcciones ue haga

tambi7n se grabarn. $ada macro ue graba se almacena en un mdulo adjunto a su proyecto. *l *ditor de ?isual Nasic permite modificar macros, copiar macros de un mdulo a otro, copiar macros entre diferentes proyectos, cambiar el nombre de los mdulos ue almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros. 0rabar una macro #. *n el men4 5erramientas, seGale Macro y haga clic en 0rabar nue(a macro. %. *n el cuadro 1ombre de macro, escriba un nombre para la macro. *l primer carcter del nombre de una macro debe ser una letra. Los restantes pueden ser letras, n>meros o caracteres de subrayado. Do se puede incluir espacios en un nombre de macro, un carcter de subrayado es vlido como separador de palabras. &. (ara ejecutar una macro pulsando una tecla de m7todo abreviado, escriba una letra en el cuadro Tecla de m8todo abre(iado. (uede utilizar la combinacin #T'LL letra 0para letras min>sculas2 o #T'LLMA;<&L letra 0para letras may>sculas2, siendo letra cual uier tecla de letra del teclado, pero no un n>mero ni un carcter especial. Do se puede utilizar una combinacin de teclas ue ya est7 utilizando 'icrosoft (roject. ;. *n el cuadro 0uardar macro en, haga clic en la ubicacin donde desea guardar la macro. (ara ue la macro est7 disponible siempre ue utilice Microsoft Project, haga clic en Arc2i(o global. J. (ara incluir una descripcin de la macro, escrbala en el cuadro Descripcin. 9. -i selecciona celdas durante la grabacin de una macro, 7sta seleccionar la misma columna 0campo2 cada vez ue se ejecute, independientemente de la celda seleccionada en primer lugar, ya ue la macro graba referencias absolutas a columnas. -i desea ue la macro seleccione columnas sin tener en cuenta la posicin de la celda activa en el momento de ejecutar la macro, haga clic en 'elati(a en el cuadro 'eferencia de columna. *n caso contrario, la macro seleccionar filas sin tener en cuenta la posicin de la celda activa al ejecutar la macro, ya ue la macro graba referencias relativas a filas. -i desea ue una macro seleccione siempre la misma fila, independientemente de la celda seleccionada en primer lugar, haga clic en Absoluta 0Mdentificador2 en el cuadro 'eferencia de fila.. 'icrosoft (roject continuar grabando macros con esta configuracin hasta ue la cambie o hasta ue salga de 'icrosoft (roject. K. 1aga clic en Aceptar y, a continuacin, realice la acciones ue desee grabar. 8. *n el men4 5erramientas seGale Macro y, a continuacin, haga clic en Detener grabacin.

$jecutar una macro .espu7s de grabar o modificar una macro, puede ejecutarla en Microsoft Project o desde el $ditor de !isual asic. (or lo general, las macros se ejecutan en 'icrosoft (roject, aun ue tambi7n se pueden ejecutar desde el *ditor de ?isual Nasic mientras se estn modificando. (ara interrumpir una macro antes de ue realice las acciones grabadas, presione #T'LL/1T$'* #. !bra el proyecto ue contiene la macro. %. *n el men4 5erramientas, seGale Macro y, a continuacin, haga clic en Macros. &. -eleccione la macro ue desea ejecutar de la lista 1ombre de macro. ;. 1aga clic en $jecutar.

Com$nicar y distri($ir informacin de% &royecto Com$nicar y distri($ir informacin de% &royecto Im&rimir informacin de% &royecto! Distri($cin de informacin de% &royecto en %.nea! Confi#$rar $n sistema de #r$&os de tra(a o! P$(%icar informacin en formato 5e(! P$(%icar informacin en forma de #r"fico
#omunicar y distribuir informacin del proyecto .espu7s de generar el plan de proyecto y durante la fase de administracin, puede ser necesario comunicar informacin del proyecto, por ejemplo, a inversores o a personas ue haya asignado para realizar el trabajo. (ara administrar un proyecto de manera eficaz, debe comunicar y distribuir la informacin del proyecto. (uede preparar informes o presentaciones, publicar informacin en un sitio Ieb o utilizar 'icrosoft (roject $entral para comunicarse con los miembros del grupo de trabajo en el Ieb. 'icrosoft (roject permite publicar y aplicar formato a vistas, as como imprimir informes seg>n las necesidades de una persona o de un grupo en particular. (uede publicar la informacin en formato Ieb 013'L2 o incluirla en una presentacin

utilizando un programa como 'icrosoft (o)er(oint. (ara la comunicacin, puede utilizar funciones como" - /mpresin y generacin de informes para presentar informacin del proyecto en papel a otras personas. - Publicar en 5TML o guardar un plan de proyecto en un servidor Ieb para ue otros puedan tener acceso a la informacin del proyecto en un sitio Ieb. - /ntegracin de Microsoft 9utlooM para ue otras personas vean las tareas en sus listas de tareas de OutlooO, donde se les puede recordar las fechas de vencimiento. - Microsoft Project #entral o grupo de trabajo para utilizar 'icrosoft (roject $entral, si est instalado en la intranet de su organizacin o en Mnternet, o un sistema de correo electrnico para comunicar informacin del proyecto a otras personas. /mprimir informacin del proyecto Una vez ue ha introducido la informacin bsica acerca del proyecto puede imprimirla y revisar el plan. $on el fin de facilitar la identificacin del proyecto, puede agregarle encabezados, pies de pgina y n>meros de pgina. -i desea revisar reas especficas del plan, puede cambiar a otra vista, personalizarla para ue muestre >nicamente la informacin ue necesita e imprimirla. Distribucin de informacin del proyecto en l)nea 'icrosoft (roject pone a su alcance el potencial de comunicacin del Iorld Iide Ieb, con numerosas funciones de Mnternet e intranet. $on 'icrosoft (roject, puede aprovechar el potencial del Ieb mediante" - La comunicacin de planes del proyecto y la obtencin de informacin del proyecto de los miembros del e uipo. - La copia de informacin como imagen esttica y su almacenamiento en formato de archivo compatible con Ieb. - La distribucin de documentos en el Ieb relacionados con el proyecto. #onfigurar un sistema de grupos de trabajo Un sistema de grupos de trabajo permite vincular electrnicamente a los miembros de un e uipo en grupos de trabajo estrechamente relacionados, lo ue facilita el intercambio de informacin sobre el proyecto entre los miembros del e uipo. *n 'icrosoft (roject e+isten dos formas de configurar sistemas de grupos de trabajo" mediante el Ieb con 'icrosoft (roject $entral o mediante el correo electrnico para comunicar informacin bsica de tareas y actualizar las tareas. Mediante el 6eb:

'icrosoft (roject $entral es un producto complementario de 'icrosoft (roject ue permite la elaboracin de un plan en el ue colaboran estrechamente los miembros de un grupo de trabajo, los jefes de proyecto y otros participantes. 'icrosoft (roject $entral ofrece ventajas adicionales y mucha ms fle+ibilidad ue un sistema de grupos de trabajo basado en el correo electrnico" 6 Los miembros del grupo de trabajo pueden ver tareas de todos sus proyectos al mismo tiempo. (ueden tambi7n ver las tareas en un .iagrama de /antt, y agrupar, ordenar y filtrar dichas tareas. 6 Los miembros del grupo de trabajo pueden ver la >ltima informacin de todo el proyecto, y no slo las tareas ue tienen asignadas. 6 Los miembros del grupo trabajo pueden crear nue(as tareas y en(iarlas para su incorporacin al archivo del proyecto, as como delegar tareas en otros miembros del grupo. 6 Los jefes de proyectos pueden solicitar, recibir y consolidar informes de estado. 6 Los jefes de proyectos pueden establecer reglas de mensajes para aceptar automticamente actualizaciones realizadas por miembros del grupo de trabajo. $ada sistema de mensajera de grupo de trabajo tiene su propio conjunto de re uisitos. (ara 'icrosoft (roject $entral, los re uisitos bsicos de configuracin son los siguientes" - Microsoft Project #entral. *ste programa debe estar instalado en un servidor Ieb ue est7 conectado a un Ieb al ue tambi7n est7 conectado todo el grupo de trabajo. - Licencias de Microsoft Project #entral* $ual uier persona ue trabaje con 'icrosoft (roject $entral deber tener licencia de 'icrosoft (roject $entral. 6 Un e3plorador 6eb. 6 !cceso a la red e identificador de red. 6 'icrosoft (roject, ue debe estar instalado en el e uipo del administrador del grupo de trabajo. Mediante el correo electrnico: Una vez conectado electrnicamente y vinculado, un grupo de trabajo puede utilizar el correo electrnico especial para" - Asignar tareas. - Aceptar o rec2a%ar asignaciones de tareas. - &olicitar y en(iar informes de estado. - $n(iar y recibir actualizaciones de tareas.

!un ue los re uisitos varan, para comunicarse a trav7s de un sistema de correo electrnico, el jefe de proyecto y todos los miembros del grupo de trabajo deben" 6 *star conectados a una red. 6 Utilizar un sistema de correo electrnico de &% bits compatible con '!(M. 6 Mnstalar 60setup*e3e en sus e uipos. Publicar informacin en formato 6eb (uede incluir informacin de una programacin de 'icrosoft (roject en un documento 13'L para el Iorld Iide Ieb. 'icrosoft (roject utiliza e uivalencias de campos de importacin y e+portacin para determinar los campos ue se van a e+portar a formato 13'L, y puede utilizar una plantilla para determinar cmo y dnde se muestra la informacin en el archivo 13'L. (uede crear o modificar tanto la e uivalencia de campos de importacin y e+portacin 13'L como las plantillas 13'L. #. *n el men4 Arc2i(o, haga clic en 0uardar como pgina 6eb. %. -i fuera necesario, escriba un nombre para el archivo e+portado en el cuadro 1ombre de arc2i(o y despu7s haga clic en 0uardar. &. *n la lista $-ui(alencia de importacin-e3portacin, haga clic en el nombre de la e uivalencia ue desee utilizar para e+portar los datos, por ejemplo, $3portar a 5TML usando una plantilla estndar. 1ota: (uede definir una nueva e uivalencia o modificar una e+istente haciendo clic en Dueva e uivalencia. ;. 1aga clic en 0uardar. 1ota: (uede modificar las plantillas de ejemplo ue proporciona 'icrosoft (roject para crear archivos con formato 13'L a partir de datos e+portados o puede crear sus propias plantillas.

Publicar informacin en forma de grfico (uede copiar informacin como una imagen esttica de la vista activa de 'icrosoft (roject y pegarla en cual uier programa ue pueda mostrar informacin grfica en forma de imgenes. 3ambi7n puede guardar la imagen en un formato de archivo compatible con Ieb para utilizarla en el Ieb. *n muchas vistas, es posible copiar la imagen de la vista completa o seleccionar y copiar una parte de la misma. #. -eleccione las filas del proyecto ue desee copiar o muestre el rea ue desee copiar en la pantalla. %. *n el men4 $dicin, elija #opiar imagen. &. *n 'epresentar imagen, especifi ue cmo desea ue se represente la imagen" 6 (ara copiar la informacin ue se va a mostrar en la pantalla, por ejemplo, para una diapositiva de Microsoft PoNerPoint, haga clic en Para pantalla. 6 (ara copiar la informacin tal y como se va a imprimir, haga clic en Para impresora. 6 (ara copiar la informacin como un arc2i(o de imagen 0/", para utilizarla en una pgina 6eb o en otros programas, haga clic en Para arc2i(o de imagen 0/" y despu7s especifi ue la ruta y el nombre del archivo al ue ;. *n #opiar, haga clic en "ilas en pantalla para copiar todas las partes visibles del plan o haga clic en "ilas seleccionadas para copiar la fila ue ha seleccionado. J. (ara copiar informacin de un intervalo de tiempo distinto del ue muestra la escala temporal, en $scala temporal introduzca la fecha de comienzo y fin en los cuadros Desde y 5asta. 9. 1aga clic en Aceptar.

K. $ambie al programa en el ue desea pegar la informacin de 'icrosoft (roject y pegue la imagen utilizando el comando Pegar del programa.

Diagrama de 0antt en forma de imagen

Com$nicacin con %os #r$&os de tra(a o Com$nicacin con %os #r$&os de tra(a o - Intercam(iar mensa es $ti%i2ando correo! Intercam(iar mensa es $ti%i2ando Microsoft Pro ect Centra%! Conectar e% e3$i&o a% sistema de correo e%ectrnico de% #r$&o de tra(a o! Mensa es de% #r$&o de tra(a o! Asi#nar E3$i&o! Act$a%i2ar E3$i&o! Estado de% E3$i&o
#omunicacin con los grupos de trabajo Un /rupo de 3rabajo es un grupo de personas compuesto por el administrador y los ue trabajan en el mismo proyecto. *l administrador del grupo de trabajo asigna tareas

a los miembros del grupo, ue pueden recibir mensajes del administrador y contestar a los mismos. $on 'icrosoft (roject, el administrador del grupo de trabajo puede enviar mensajes a trav7s del correo electrnico, de una intranet o de Iorld Iide Ieb. Un -istema de mensajera de grupo de trabajo es una red ue se utiliza para enviar y recibir mensajes electrnicos sobre el estado de las tareas y asignaciones. Lo ideal sera ue cada integrante del grupo de trabajo tuviera acceso a esta red y pudiera recibir los mensajes del grupo de trabajo ue le fueran enviados 0por ejemplo, mensajes !signar e uipo2, as como enviar mensajes del grupo de trabajo 0por ejemplo, respuestas a mensajes *stado del e uipo2. *l sistema de mensajera de grupo de trabajo ms fcil de utilizar y ue ofrece la m+ima fle+ibilidad es 'icrosoft (roject $entral. Un m7todo alternativo es un sistema de correo electrnico de &% bits compatible con '!(M, como por ejemplo 'icrosoft OutlooO. /ntercambiar mensajes utili%ando correo electrnico -i se utiliza un sistema de mensajera basado en el correo electrnico, el jefe de proyecto enva los mensajes del grupo de trabajo desde 'icrosoft (roject. Los miembros del grupo de trabajo reciben estos mensajes en sus bandejas de entrada de correo electrnico y envan las respuestas a la bandeja de entrada del correo electrnico del jefe de proyecto. -i utiliza correo electrnico, el proceso general para intercambiar mensajes del grupo de trabajo es el siguiente" #. *l jefe de proyecto asigna tareas a los miembros del grupo de trabajo y enva actualizaciones utilizando mensajes Asignar e-uipo y Actuali%ar e-uipo en Microsoft %. 'ediante el uso de un sistema de correo electrnico, un miembro del grupo de trabajo recibe mensajes Asignar e-uipo y Actuali%ar e-uipo y les da respuesta. *l miembro del grupo de trabajo debe responder a los mensajes y slo puede ver las tareas ue tiene asignadas. &. *l jefe de proyecto utiliza el sistema de correo electrnico para ver y responder a mensajes de los miembros del grupo de trabajo. *l jefe de proyecto puede utilizar la programacin del proyecto para incluir la informacin contenida en la respuesta del integrante del e uipo. /ntercambiar mensajes utili%ando Microsoft Project #entral -i el grupo de trabajo utiliza 'icrosoft (roject $entral como sistema de grupo de trabajo, el jefe de proyecto enva los mensajes del grupo de trabajo en 'icrosoft (roject. Los miembros del grupo de trabajo ven estos mensajes y envan sus respuestas con 'icrosoft (roject $entral. *l jefe de proyecto tambi7n ve y responde a los mensajes del grupo de trabajo en 'icrosoft (roject $entral. *l proceso general para intercambiar mensajes del grupo de trabajo es el siguiente" #. *l jefe de proyecto asigna tareas a los miembros del grupo de trabajo, enva actualizaciones y solicita actualizaciones utilizando mensajes Asignar e-uipo, Actuali%ar e-uipo y $stado del e-uipo en 'icrosoft (roject. %. 'ediante un e3plorador 6eb, un miembro del grupo de trabajo se conecta a

'icrosoft (roject $entral y recibe mensajes Asignar e-uipo, Actuali%ar e-uipo y $stado del e-uipo. .e manera predeterminada, las asignaciones y actualizaciones se aceptan automticamente, pero el miembro del grupo de trabajo puede abrir los mensajes para rechazarlas o darles respuesta. *l miembro del grupo de trabajo debe responder a los mensajes *stado del e uipo. *l miembro del grupo de trabajo tambi7n puede trabajar directamente en el parte de horas para introducir valores reales, enviar actualizaciones al jefe, etc7tera. *l miembro del grupo de trabajo slo ve los mensajes dirigidos a 7l. -i el jefe de proyecto ha enviado mensajes para varios proyectos a un miembro del grupo de trabajo, Microsoft Project #entral organiza las tareas en funcin del nombre de archivo de cada proyecto. &. *l jefe de proyecto se conecta a Microsoft Project #entral para recibir respuestas de los miembros del grupo de trabajo y actualizaciones sobre las tareas. ! partir de estas respuestas, el jefe de proyecto puede actualizar la programacin del proyecto. *l jefe de proyecto tambi7n puede establecer reglas para actualizar automticamente la programacin del proyecto a partir de respuestas de los miembros. #onectar el e-uipo al sistema de correo electrnico del grupo de trabajo (ara conectar va correo electrnico y vincular los miembros de un grupo de trabajo siga los siguientes pasos" #. *n el men4 5erramientas, haga clic en 9pciones y, a continuacin, en la fic2a 0rupo de trabajo. %. *n el cuadro Mensajer)a predeterminada del grupo de trabajo, haga clic en #orreo electrnico. 1ota: (uede cambiar la opcin de mensajera para recursos individuales en el cuadro /rupo de trabajo, ue se encuentra en la ficha /eneral del cuadro de dilogo Mnformacin del recurso. &. (ara aplicar las selecciones del grupo de trabajo a todos los proyectos nuevos, haga clic en Predeterminar.

;. 1aga clic en la fic2a 0eneral. J. *n el cuadro 1ombre de usuario, escriba el nombre mediante el cual desea ue le identifi uen en los mensajes del grupo de trabajo ue enve. 9. 1aga clic en Aceptar.

Mensajes del grupo de trabajo Los mensajes del grupo de trabajo se refieren a los mensajes sobre las tareas de un proyecto ue enva el administrador del grupo de trabajo y los miembros del grupo de trabajo mediante 'icrosoft (roject $entral o mediante correo electrnico. *+isten tres tipos de mensajes de grupo de trabajo ue pueden enviarse desde 'icrosoft (roject, a los ue pueden responder los miembros del grupo de trabajo" >* Asignar e-uipo, ue se utiliza para asignar tareas a los miembros del grupo de trabajo. :* Actuali%ar e-uipo, ue se utiliza para informar a los miembros del grupo de trabajo sobre los cambios realizados en las tareas de la programacin. ?* $stado del e-uipo, ue se utiliza para solicitar a los miembros del grupo de trabajo ue proporcionen al administrador el estado actual de las tareas especficas. Asignar $-uipo Una vez asignadas tareas a un miembro del grupo de trabajo en 'icrosoft (roject, puede notificrselo a esa persona enviando un mensaje !signar e uipo. La persona ue reciba la solicitud !signar e uipo puede aceptar o rechazar las asignaciones de tareas. (ara asignar una tarea a un miembro del grupo siga los siguientes pasos" #. !seg>rese de ue se han asignado las tareas en el plan del proyecto, y ue los recursos ue se estn utilizando estn identificados correctamente como parte del

grupo de trabajo. %. *n el campo 1ombre de tarea, haga clic en las tareas con asignaciones nuevas ue desee enviar a los recursos con el mensaje Asignar e uipo. &. *n el men4 5erramientas, elija 0rupo de trabajo y haga clic en Asignar e-uipo. ;. 1aga clic en Tarea seleccionada y, a continuacin, en Aceptar.

J. -i desea incluir un ttulo de asunto distinto de @Asignar e-uipo@, escriba el asunto de la solicitud en el cuadro !sunto. 9. -i desea cambiar el mensaje predeterminado, escriba el ue desee en el rea de mensajes. K. -i est utilizando el correo electrnico para comunicarse con el grupo de trabajo, aseg>rese de especificar los nombres de correo electrnico de los recursos asignados en el campo (ara y, a continuacin, presione la tecla $1T'A'. Los recursos ue ya est7n asignados a la tarea pero ue no hayan confirmado sus asignaciones, aparecern automticamente en la lista del campo (ara. 8. 1aga clic en $n(iar.

-i est utilizando el correo electrnico para comunicarse con el grupo de trabajo, el campo de indicadores mostrar un sobre para las tareas para las ue haya solicitado un recurso. *ste indicador permanece hasta ue reciba las respuestas de todos los recursos solicitados. -i est utilizando 'icrosoft (roject $entral para comunicarse con el grupo de trabajo, 'icrosoft (roject supone ue el recurso acepta la asignacin, salvo ue la rechace de forma e+plcita. -i esto sucede, recibir un mensaje de 'icrosoft (roject $entral al respecto procedente del recurso. ! continuacin, debe ajustar la asignacin en 'icrosoft (roject. 1ota: -i notifica a varios recursos o a todos los recursos asignados al mismo tiempo, 'icrosoft (roject enva un mensaje diferente !signar e uipo a cada recurso. -i se asigna un recurso a ms de una tarea, cada tarea aparece en el mensaje !signar e uipo ue recibe el recurso. 1ota: -i est utilizando el correo electrnico para comunicarse con el grupo de trabajo, cuando un recurso acepte o rechace la solicitud de asignacin nueva o cambiada, puede incorporar automticamente la respuesta a la programacin. !bra la respuesta a su mensaje !signar e uipo. 1aga clic en !ctualizar proyecto para marcar la asignacin de tarea como confirmada o rechazada y actualizar la informacin de la asignacin seg>n sea necesario. Actuali%ar $-uipo $uando se cambian asignaciones e+istentes, los cambios realizados se han de comunicar a los recursos asignados. Los puede comunicar electrnicamente mediante 'icrosoft (roject $entral o por correo electrnico. (ara comunicar a un miembro del grupo cambios en las asignaciones siga los siguientes pasos" #. *n el campo 1ombre de tarea, haga clic en las tareas con asignaciones cambiadas ue desee enviar a los recursos con el mensaje Actuali%ar e-uipo. %. *n el men4 5erramientas, elija 0rupo de trabajo y haga clic en Actuali%ar e-uipo. &. -i desea cambiar el asunto predeterminado para la actualizacin, escriba el ue desee en el cuadro Asunto. ;. -i desea cambiar el mensaje predeterminado, escriba el ue desee en el rea de mensajes. J. 1aga clic en $n(iar. $stado del $-uipo 'ediante la opcin estado del * uipo puede enviar un mensaje a los recursos solicitndoles la actualizacin de las tareas ue tienen asignadas. La lista de mensajes muestra las tareas a las ue estn asignadas los recursos, horas de trabajo, fechas de comienzo y fin, y la cantidda de tarea restante y completada. *l mensaje solicita de los recursos ue actualicen su informacin y se la enven. (ara enviar un mensaje de estado de e uipo siga los siguientes pasos"

#. *n el men4 !er, haga clic en Diagrama de 0antt. %. (ara enviar un mensaje *stado del e uipo de una sola tarea, en el campo 1ombre de tarea, haga clic en la tarea de la cual desea obtener informacin de estado. &. (ara obtener el estado de todas las tareas, seleccione todas las tareas o ninguna. (ara enviar un mensaje de las tareas seleccionadas, mantenga presionada la tecla #T'L y haga clic en los nombres de las tareas en el campo 1ombre de tarea. ;. *n el men4 5erramientas, elija 0rupo de trabajo y haga clic en $stado del e-uipo. J. (ara enviar un mensaje slo de la tarea seleccionada, haga clic en Tarea seleccionada, para enviar una solicitud para todas las tareas del proyecto, haga clic en Todas las tareas, a continuacin, elija Aceptar.

9. *n el cuadro Asunto, escriba el asunto de la solicitud de estado. K. *n el rea de mensajes, escriba el mensaje. 8. 1aga clic en $n(iar para solicitar el estado a los recursos asignados.

Microsoft Pro ect Centra% Microsoft Pro ect Centra% - O(tener acceso a Microsoft Pro ect Centra%! Informes de estado! Uti%i2ar Microsoft Pro ect Centra% &ara rea%i2ar e% se#$imiento de% &ro#reso de% &royecto! F$ncionamiento de Microsoft Pro ect Centra% con Microsoft O$t%oo6
Microsoft Project #entral 'icrosoft (roject $entral es un producto complementario de 'icrosoft (roject ue permite la elaboracin de un plan en el ue colaboran los miembros de un grupo de trabajo, los jefes de proyecto y otros participantes. $on 'icrosoft (roject $entral, podr, junto con los miembros del grupo de trabajo, intercambiar y trabajar con informacin del proyecto en un sitio Ieb. 'icrosoft (roject $entral est disponible como parte del producto 'icrosoft (roject y como el producto $liente de 'icrosoft (roject. $ual uiera ue trabaje con 'icrosoft (roject $entral necesita licencia de 'icrosoft (roject $entral, no obstante, slo el administrador o el jefe del proyecto necesita tener licencia de 'icrosoft (roject para realizar el mantenimiento de una base de datos de 'icrosoft (roject $entral. 3odos los usuarios deben utilizar copias de 'icrosoft (roject o de 'icrosoft (roject $entral ue tengan la correspondiente licencia. 'icrosoft (roject ofrece dos soluciones de grupo de trabajo" un sistema de grupos de trabajo mediante correo electrnico y 'icrosoft (roject $entral. Un sistema de grupos de trabajo mediante correo electrnico ofrece la posibilidad de comunicar informacin bsica sobre el proyecto, incluyendo informacin de asignacin de tareas y actualizacin de tareas. 'icrosoft (roject $entral ofrece ms fle+ibilidad y ventajas adicionales ue un sistema de grupos de trabajo basado en el correo electrnico" 6 Los miembros del grupo de trabajo pueden ver tareas de todos sus proyectos al mismo tiempo. 3ambi7n pueden ver las tareas en un .iagrama de /antt, y pueden agrupar, ordenar y filtrar dichas tareas. 6 Los miembros del grupo de trabajo pueden ver la informacin ms reciente para el proyecto completo, no slo sus tareas asignadas, a discrecin del administrador de 'icrosoft (roject $entral. 6 (ueden crear nue(as tareas y en(irselas para incorporarlas al archivo de proyecto. 6 Los jefes de proyecto pueden solicitar y recibir informes de estado en el formato ue especifi ue y consolidar fcilmente los informes de estado individual en un informe del estado del proyecto. 6 Los jefes de proyectos pueden establecer reglas de mensajes para aceptar automticamente actualizaciones realizadas por miembros del grupo de trabajo. (ueden especificar ue sean aceptadas automticamente las actualizaciones de todos los miembros o slo de ciertos miembros. B pueden especificar ue ciertas actualizaciones re uieran la revisin del jefe de proyectos, como el e+ceso de trabajo real respecto al trabajo planeado.

6 Los integrantes del grupo de trabajo pueden delegar tareas a otros integrantes del grupo de trabajo, de manera ue el jefe de proyectos puede enviar tareas a un jefe de e uipo o a un responsable para reasignarlas a recursos individuales. 9btener acceso a Microsoft Project #entral Una vez instalado 'icrosoft (roject $entral, puede obtener acceso a 7l desde 'icrosoft (roject por medio del comando andeja de entrada de e-uipo en el submen> /rupo de trabajo del men> 1erramientas. Un usuario y los miembros del grupo de trabajo tambi7n pueden obtener acceso a 'icrosoft (roject $entral seleccionando la Pgina principal de Microsoft Project #entral con un e+plorador de Ieb. $uando el usuario y los miembros del grupo de trabajo obtienen acceso a 'icrosoft (roject $entral, se autentican antes de poder comenzar a utilizar el sistema. (uede autenticarse mediante dos m7todos" autenticacin de servidor de 'icrosoft (roject $entral o !utenticacin de Iindo)s D3. La Autenticacin de 6indoNs 1T proporciona la m+ima seguridad para informacin del proyecto. $uando se conecta un usuario, 'icrosoft (roject $entral lo autentica automticamente utilizando su cuenta de usuario de Iindo)s. *l usuario no ve una pgina de cone+in y no tiene ue introducir un nombre de usuario o contraseGa. -i no se utiliza !utenticacin de Iindo)s D3, 'icrosoft (roject $entral muestra una pgina de cone+in al usuario, ue deber introducir entonces un Md y una contraseGa. *l administrador de 'icrosoft (roject $entral determina si los miembros del grupo de trabajo deben utilizar !utenticacin de Iindo)s D3 o autenticacin de servidor de 'icrosoft (roject $entral o si pueden utilizar cual uiera de los dos tipos de autenticacin. -i el administrador re uiere !utenticacin de Iindo)s D3 o permite cual uiera de los dos tipos de autenticacin, pero desea utilizar !utenticacin de Iindo)s D3 para tener una m+ima seguridad, deber especificar cuentas de usuario de Iindo)s en el proyecto para cada miembro del grupo de trabajo. /nformes de estado 'icrosoft (roject $entral incluye la capacidad de diseGar informes de estado y enviar solicitudes a los miembros del grupo de trabajo. Un informe de estado es un formulario ue los miembros del grupo de trabajo rellenan en Microsoft Project #entral con te+to ue describe el estado del trabajo. Los informes de estado no contienen informacin num7rica acerca del proyecto y no se pueden utilizar para actualizar el archivo de proyecto. (ueden utilizarse para proporcionar informacin ms detallada sobre logros, objetivos, temas y otros factores ue afectan al trabajo de una persona. Los informes pueden mostrarse, guardarse o distribuirse a otras personas. B 'icrosoft (roject $entral puede consolidar automticamente informes individuales de los miembros del grupo de trabajo en un informe de estado ms grande para todo el e uipo. $omo jefe de proyecto, decide con u7 frecuencia los miembros del grupo de trabajo deben enviar sus informes de estado y las secciones ue 7stos deben contener.

.etermina u7 miembros del grupo de trabajo deben enviar informes de estado y especifica si los informes deben consolidarse y cmo. Eevisa los informes de estado enviados en 'icrosoft (roject $entral. (uede crear informes de estado haciendo clic en -olicitar un informe de estado en la pgina Mnformes de estado de 'icrosoft (roject $entral. =tili%ar Microsoft Project #entral para reali%ar el seguimiento del progreso del proyecto Una vez enviados los mensajes de asignacin de e uipo a los miembros del grupo de trabajo, 7stos pueden ver y actualizar sus tareas en cual uier momento en 'icrosoft (roject $entral. Los miembros del grupo pueden en(iar informacin actuali%ada acerca de las tareas en cual uier momento desde el parte de horas de 'icrosoft (roject $entral. !simismo, puede solicitar una actualizacin sobre todas las tareas o sobre tareas especficas enviando mensajes de estado del e uipo a los miembros del grupo de trabajo desde 'icrosoft (roject. 'icrosoft (roject $entral permite ver los mensajes ue envan los miembros del grupo de trabajo cuando responden a los mensajes de estado del e uipo o envan actualizaciones. (uede actualizar el archivo de proyecto con la informacin contenida en el mensaje haciendo clic en !ctualizar, en el mensaje. ! fin de facilitar la actualizacin del archivo de proyecto con la informacin de los mensajes del grupo de trabajo, puede establecer reglas de mensajes. Las reglas de mensajes permiten realizar la actualizacin del archivo de proyecto de manera ms rpida y fcil, puesto ue no necesita revisar cada mensaje para actualizar el archivo. (uede especificar ue las actuali%aciones de todos los miembros, o slo de ciertos miembros, se acepten automticamente al ejecutar las reglas de mensajes. (uede especificar los tipos de mensajes del grupo de trabajo ue se aceptan automticamente o especificar los criterios ue determinados tipos de mensajes deben cumplir. (or ejemplo, puede especificar ue la actualizacin de determinadas tareas re uieren su aceptacin, como el trabajo real ue e+ceda del trabajo planeado. (uede ejecutar reglas de mensajes haciendo clic en *jecutar reglas ahora cuando est7 viendo la lista de mensajes. "uncionamiento de Microsoft Project #entral con Microsoft 9utlooM 'icrosoft (roject $entral proporciona dos funciones para integrar informacin de OutlooO. Los usuarios pueden ver tareas de OutlooO en las hojas de tiempos, aun ue no pueden modificarlas. (ueden incorporar en sus hojas de tiempos entradas de calendario de perodos no laborables de 'icrosoft OutlooO. Los usuarios pueden enviar algunas o todas estas entradas de perodos no laborables al jefe de proyecto, para ue el calendario del proyecto pueda actualizarse.

Es&ecificaciones de Microsoft Pro ect Es&ecificaciones de Microsoft Pro ect

Las especificaciones y lmites siguientes son compatibles al ejecutar Microsoft Project en 6indoNs EA, 6indoNs ED o 6indoNs 1T , aun ue los lmites y la velocidad de ejecucin dependen en gran medida de la configuracin del e uipo utilizado. .ebe tenerse en cuenta ue pueden producirse errores de memoria insuficiente antes de alcanzar los lmites reseGados. Atributo 3areas por archivo de proyecto Eecursos por proyecto Unidades de recurso por asignacin Aechas de disponibilidad de recursos .ependencias de tareas por archivo de proyecto (redecesoras por tarea -ucesoras por tarea Diveles de es uema por proyecto (royectos consolidados M3imo Un milln Un milln 9H.HHH.HHH de unidades o el 9.HHH.HHH.HHH por ciento #HH -in lmite -in lmite -in lmite 9J.J&J LL8

!rchivos de proyecto abiertos LL8 por proyecto consolidado !rchivos del compartidor conectados a un fondo de recursos ?entanas abiertas $alendarios base *+cepciones de calendario por calendario 3areas imprimibles en el calendario mensual 3ablas de tasas para diferentes escalas y tasas de pago 3asas variables por tabla de tasas para aumentos y reducciones ?alor de costo m+imo en un campo de moneda ?alor de trabajo m+imo !alores de trabajo de LLL 0es decir, el m+imo de archivos de proyecto abiertos menos # para el propio fondo de recursos2 JH -in lmite #.;HH ;.HHH cinco por recurso

%J

LLL.LLL.LLL.LLL #.999.999.99K horas

asignacin m3imos para: !signaciones de trabajo !signaciones de material variables LLL.LLL.LLL minutos LLL.LLL.LLL unidades

!signaciones de material fijas 9H.HHH.HHH unidades (orcentaje del intervalo de ajuste de la escala de impresin 3e+to del encabezado de pgina 3e+to del pie de pgina #H a JHH por ciento

cinco lneas tres lneas

3e+to de la leyenda de pgina tres lneas !ncho del cuadro de te+to de la leyenda de pgina $riterios de filtro por filtro #%,K centmetros 0J pulgadas2 ;H

$riterios de filtro por !utofiltro dos por columna Aecha ms temprana permitida para el clculo # de enero de #L8;

Vltima fecha permitida para el &# de diciembre de %H;L clculo D>mero m+imo de selecciones discontinuas en una vista de hoja L