ARCHIVSTICA, ARCHIVO, FONDOS DE ARCHIVO

ORGANIZACIN DE FONDOS ARCHIVSTICOS

Olga Patricia Braas Futch Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Escuela de Bibliotecologa B114.2 Clasificacin archivstica [Mdulo 01]

Olga Patricia Braas Futch, Escuela de Bibliotecologa. Facultad de Humanidades. Universidad de San Carlos de Guatemala Guatemala, febrero 9 de 2014 patutibra@gmail.com

Reconocer los procesos de identificacin para la organizacin y la seleccin de documentos, en una unidad de archivo para realizar los procesos de identificacin de fondos acumulados

1 Qu aprend? 1.1 Elabore un cuadro comparativo con los aspectos ms destacados archivstico Norteamericano y el Modelo archivstico espaol de: Modelo

ASPECTOS DESTACADOS Modelo Archivstico Norteamericano El modelo archivstico distingue dos elementos Archivos Oficinas Incluyen y almacenan Se incluyen todos los documentos cuya documentos creados tramitacin ha o recibidos por una finalizado y que han organizacin en el sido valorados como curso del desempeo prueba o recurso para de sus actividades investigaciones El ciclo vital de documento se divide en 4 fases Primera Fase: Fase de Creacin de los documentos Diseo y preparacin de los formularios Colecta informes, normativos y directivas, Aplicacin de las tecnologas de la informacin Segunda Fases: Fase de utilizacin y mantenimiento de los documentos Desarrollo de sistemas y programas para la conservacin del material Tercera Fase: Fase de disposicin de los Documentos Evaluacin de la documentacin de oficina o Identificacin y descripcin de las series Expurgo Transferencia a la siguiente fase o Elabora cuadros de Retencin y disposicin de documentos Cuarta Fase: Fase de administracin de Archivos Diseo, equipamiento, conservacin y reparacin de los almacenes Organizacin y descripcin de los fondos Desarrollo de polticas de acceso, de los servicios de referencia y de la difusin de los archivos. Modelo Archivstico Espaol El modelo Espaol distingue los archivos en archivos de: Oficina o administrativos Archivo Central Archivo intermedio y Archivo histrico

Organizacionalmente el Sistema Archivstico Espaol est dividido en rganos : Centro De Informacin Documental de archivos (CIDA) La Junta Superior de Archivos EL instituto del Patrimonio Histrico El consejo del Patrimonio Histrico Centros de Archivos Nacionales Centros de Archivos regionales Centros Archivos histricos Provinciales

Los Archivos de oficina contienen documentos de trmite, en los cuales se encuentran: correspondencia, libros de Control administrativo, Documentos para la gestin administrativa, expedientes

1.2. Defina los tipos de archivos (segn el modelo Archivstico espaol) enumere sus funciones y los tipos de instrumentos que utilizan LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS ESPAOLES FUNCIONES INSTRUMENTOS La funcin principal del archivo de oficina es la conservacin de la documentacin producida y que su trmite o necesidad de uso no acaba. Cuadro General de Competencias: Dicho documento posee informacin en cuanto las funciones asignadas a cada entidad administrativa, as como los tipos de Organizar el archivo de documentos que genera acuerdo al cuadro de clasificacin del propio sujeto productor, tipo de Registro de Transferencias: expediente o trmite contiene la informacin iniciado y la seccin o rea cuando el documento es al que pertenece la entidad transmitido a un tercer pblica de origen archivo ARCHIVO DE OFICINA Evitar la documental. dispersin Listado Normalizados de Autoridades, entidades Materias, y lugares Preparar transferencias de geogrficos las series documentales. Asegurar el acceso y control de los expedientes registrando todos los movimientos dentro y fuera del mismo. Servir la informacin cuando sea requerida, atendiendo la legislacin que regula el derecho de acceso, salvaguardando la intimidad y el inters nacional-

TIPO

Formularios e impresos normalizados: formularios con las relaciones de entrega, testigos, peticiones etc. Normas de Gestin Para el tratamiento de las series documentales, as como el rango temporal, alcance y valores especiales de los que constan

Llevar a cabo los procesos de identificacin, valoracin Registros de Entrada y y estudio de las series Salida documentales recibidas por los archivos de oficina. Registro de prstamos a terceros archivos. Identificacin: Registro de consultas de Determinar la procedencia y usuarios e investigadores la estructura interna del fondo del que procede a Registro topogrfico: travs del estudio del sujeto Descripcin de la productor y el tipo localizacin de las unidades documental de instalacin. ARCHIVO CENTRAL Valoracin: Anlisis de los valores legales, administrativos, jurdicos, informativos, o probatorios. Descripcin: De su cronologa, sus particularidades de acceso, transferencia o expurgo. Difusin Conservacin Registro depsitos Grfico de

ARCHIVO INTERMEDIO

Recibir la documentacin transferida de los archivos centrales de cada ministerio o entidad pblica Conservacin de los documentos hasta que pierden su valor administrativo. Identificar y valorar cada documento.

ARCHIVO HISTRICO

Conservar y preservar los documentos, ya que constituyen un testimonio o fe de hechos acontecidos, cuya relevancia para la historia o cultura lo convierte en objeto del patrimonio histrico espaol. Identificacin y descripcin para ponerlo a disposicin del estudio y la investigacin.

1.3 Defina y explique la importancia de ISAD (G), ISAAR (CPF), EAD, Y ARCHON 1.3.1 Norma Internacional Sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias ISAAR (CPF). Las ISAAR (CPF) es una norma internacional Creada por la CIA durante los aos de 1993-1995. Segn la segunda edicin las Normas sirven de gua para elaborar los registros de autoridades de archivos que proporcionen descripciones de entidades, ya sean instituciones, personas y familias asociadas a la produccin y a la gestin de archivos. Esta norma utiliza registros de autoridad similares a los registros de autoridad de las bibliotecas, como por ejemplo el punto de acceso del productor. La importancia de esta norma sentar las reglas generales para la normalizacin de las descripciones archivsticas relativas a los productores de documentos de archivo y al contexto de su produccin.

Los elementos de la descripcin de un registro de autoridad de archivos estn organizados en: rea de identificacin rea de descripcin rea de relaciones rea de control

1.3.2 IAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica Dicha norma es una gua general para la elaboracin de descripciones archivsticas, la cual debe usarse con las normas nacionales existentes como base para el desarrollo de normas nacionales. Segn las Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (1999) la finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. Contiene reglas generales para la descripcin archivstica que pueden aplicarse independientemente del tipo documental o del soporte fsico de los documentos de archivo, con cierta limitante ya que la norma no sirve para la descripcin de documentos especiales como sellos, registros sonoros o mapas. Definen 26 elementos que pueden combinarse entre s para constituir la descripcin de una entidad archivstica. Se basa en el principio de que la descripcin archivstica procede de lo general a lo particular 1.3.4 La Descripcin Archivstica Codificada (EAD) La Descripcin Archivstica Codificada es un conjunto de reglas que deben respetarse cuando se crean instrumentos de descripcin electrnica con un lenguaje concreto, con la finalidad de que la informacin pueda ser buscada, visualizada e intercambiara en un entorno digital o electrnico. Su importancia radica en que permite a los archivos distribuir electrnicamente instrumentos de descripcin a usuarios sin importar la distancia. Tecnologa basada en normas previas, independiente de plataformas informticas, que emplea herramientas para buscar, recuperar y navegar por instrumentos de descripcin.

EAD es un lenguaje de codificacin de descripciones archivsticas basado en el lenguaje de marcado extensible XML. EAD facilita la consulta y recuperacin de las descripciones de las distintas agrupaciones documentales del archivo. Esto se logra gracias a la disposicin detallada de cada uno de los niveles que conforman un verdadero instrumento de descripcin.

1.3.4 ARCHON

Es un software libre para la gestin de archivos, Dreada por la Universidad de Illinois diseado para publicar ms fcilmente las colecciones de archivos. Su importancia radica en la posibilidad de almacenar, y poner en acceso digital toda la informacin que se posee en un archivo determinado, es una herramienta til para tener acceso a la informacin de un documento de archivo.

2. Cmo aprend? El aprendizaje se realiz a travs de la lectura de varios documentos, elaboracin de resmenes el anlisis para la construccin de cuadros sinpticos, bsqueda en la web. Construcciones de esquemas, y dems recursos que contribuyen al aprendizaje.

3. Para qu aprend? Para reconocer los procesos de identificacin, organizacin y seleccin de documentos, en una unidad de archivo, as mismo realizar los procesos de identificacin de fondos acumulados.

4. Referencias Bibliogrficas Arvalo Jordan, V. (1996). Diccionario de Trminos Arvalo Jordn. Buenos Aires: Ediciones del Sur Archivsticos. En V. H.

ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los registros de autoridad relativos a Instituciones de personas y familias. (2004). Recuperado el 9 de febrero de 2004 de http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/normas/pdf/asaar.pdf

ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (1999) Recuperado el 9 de febrero de 2004 de http://www.icacds.org.uk/eng/ISAD(G)es.pdf Mendo Carmona ,C; Blzquez Ochando, M & Martinez-Comeche, Desarrollo Informtico de Aplicaciones Archivsticas: Introduccin a los modelos Americano y Espaol. (2008) Recuperado el 4 de febrero de 2014 de

5. Control de Calidad

Control de calidad Notas

Actividad Bsqueda en la Red Lectura y anlisis Redaccin y correccin

Horas 7 14 10

Minutos 50 15 20

Para controlar el tiempo invertido en la asignatura, es indispensable su honestidad. No se recibir ningn trabajo de forma extempornea No enve tareas por correo electrnico, utilice el Campus Virtual

6. Autoevaluacin

Nombre del evaluado: Fecha de la actividad:

Olga Patricia Braas Futch 09 de febrero de 2014

AUTOEVALUACIN Criterios Aspectos

Indicadores
Informe Experiencia de aprendizaje Satisfactorio Medianamente satisfactorio Insatisfactorio

Datos generales, nmero y ttulo

formales Competencias Resumen Introduccin Contenido Citas textuales Conclusiones Referencias Bibliogrficas Control de calidad Observaciones

del MI Utiliza el esquema decimal Aparece la competencia respectiva Correspondencia entre la competencia y lo aprendido Conforme el Manual de Estilo Estructura lgica. Tabla de contenido Diversas fuentes y recursos Redaccin y ortografa Conforme la normativa de APA Conforme al manual de Estilo Conforme la normativa de APA Incluye control de calidad

x x x x x x x x x x x

Ponderacin: 3 a 6 satisfactorios = 7 a 9 satisfactorios = 10 a 12 satisfactorios =

7. Glosario

Agrupaciones Documentales Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales segn su jerarqua ilustrada en el organigrama, se originan: Los fondos Las secciones

Las subsecciones Las series documentales y las subseries Los tipos documentales

Agrupaciones Documentales. Recuperado el 7 de febrero de 2014 de http://prezi.com/qbiafbij6lwu/agrupaciones-documentales/

Clasificacin archivstica Identificacin y agrupacin de expedientes homogneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados Es el proceso de asignar una clave de clasificacin documental a los expedientes de un archivo a travs de una jerarquizacin lgica, misma que se subdivide de acuerdo al organigrama y funciones de la institucin Elementos del archivo histrico (10 de septiembre 2011). Recuperado el 23 de octubre de 2013 de www.fahusac.edu.gt Comit o delegacin Conjunto de personas elegidas o designadas para obrar en cierto asunto en representacin de un conjunto ms numeroso. Arvalo Jordan, V. (1996). Diccionario de Trminos Archivsticos En V. H.Arvalo Jordn. Buenos Aires: Ediciones del Sur

Cuadro de Clasificacin

Se denomina as al conjunto integrado por un instructivo o manual sobre archivo y tablas clasificadoras principal y auxiliar. Andamio para sistematizar cada fondo en sus secciones y series

Arvalo Jordan, V. (1996). Diccionario de Trminos Archivsticos En V. H.Arvalo Jordn. Buenos Aires: Ediciones del Sur

Expurgo

Es el proceso que permite seleccionar y eliminar previa autorizacin, aquellos documentos de archivo que habiendo perdido sus otros valores no tienen, si se prev que tengan, valor histrico. Operacin por la que se seccionan los documentos a fin de que slo aquellos que renen las mejores condiciones de testimonio e informacin alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos histricos para su conservacin perpetua como piezas valiosas del patrimonio documental Arvalo Jordan, V. (1996). Diccionario de Trminos Archivsticos En V. H.Arvalo Jordn. Buenos Aires: Ediciones del Sur

Identificacin

En sus componentes esenciales, implica realizar un examen de todos los documentos oficiales, que lleve a la preparacin de un inventario en que figuren los elementos comunes de la informacin relativa a todas las series o clases de documentos.

Organizacin archivstica

Los registros o documentos pueden estar agrupados para que reflejen la estructura de organizacin. Usualmente el arreglo que se da a una dependencia puede determinarse por los fines o funciones para los que est destinada. De esta manera frecuentemente la organizacin corresponde a las funciones. La estructura de la organizacin de una dependencia puede subdividirse en oficinas directivas o subalternas Arvalo Jordan, V. (1996). Diccionario de Trminos Archivsticos En V. H.Arvalo Jordn. Buenos Aires: Ediciones del Sur

Seleccin documental

Conjunto de personas o cosas seleccionadas. Es la operacin intelectual y material de identificacin, de evaluacin y de localizacin de las series o fracciones de series que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los criterios y plazos que se establezcan a travs de la valoracin. Es la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo lmite para su conservacin o destruccin y la modalidad empleada al efecto

Arvalo Jordan, V. (1996). Diccionario de Trminos Archivsticos En V. H.Arvalo Jordn. Buenos Aires: Ediciones del Sur