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Fundamentos de la Planificacin. Temas: La planeacin y su entorno. Prof. Francisco Ro o

Fundamentos de la Planificacin
El proceso administrativo.

Prof. Francisco Rojo

Son funciones administrativas, relacionadas con la integracin de las otras seis funciones fundamentales como (tecnolgicas, comerciales, financieras, contables, de recursos humanos y de seguridad), en las que coordinadas y sincroni adamente tienen la !otestad de formular el !rograma general de la em!resa, constituir su cuer!o social, coordinar los esfuer os y armoni ar sus acciones en !ro del buen desem!e"o administrativo y o!erativo de la organi acin. #omando la definicin del $rea administrativa o funcin administrativa formulada !or Fayol, hay que tener en cuenta los siguientes !rinci!ios fundamentales% Planear% Significa visuali ar el futuro y tra ar el !rograma de accin. Organizar: &onsiste en construir las estructuras material y social de la em!resa. Ejecutar% Significa dirigir, guiar y orientar los !lanes que la organi acin decida !oner en marcha. Coordinar: Significa enla ar, unir y armoni ar todos los actos y esfuer os colectivos. Controlar% 's verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las rdenes im!artidas. Acciones correctivas% Re(direccionamiento. 's decir, reali ar correcciones como resultado de las o!eraciones que se vayan reali ando y monitoreando. )a funcin administrativa tiene una cualidad im!ortante, est$ asegurada !or la direccin y es de gran im!ortancia en los cargos de altos ejecutivos, mientras que la distribucin de las funciones administrativas se reali a de!endiendo las ca!acidades y el nivel jer$rquico que se tenga. Por ejem!lo, las aptitudes y actitudes de un asociado o!erativo u obrero son de car$cter t*cnico, !ero el cargo que se tiene es de un rango m$s alto !ues las ca!acidades van aumentando hasta convertirse en ca!acidades administrativas. 1

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Planeacin
'l objetivo de la !laneacin en las organi aciones es eliminar la incertidumbre y erradicar la im!rovisacin. 's decir, no estar de acuerdo con la mentalidad sim!lista, la cual soluciona los !roblemas a medida que van surgiendo. )a clave de la funcin administrativa es !lanear hacia el futuro y enfrentar los cambios que se !resenten, de una manera im!arcial y con cabe a fr+a. )a !laneacin tiene que ver con la definicin y evaluacin de los cursos de accin que se im!lantar$n en la organi acin. 'l !roceso de !laneacin desde la !ers!ectiva del administrador, es organi ar a la em!resa seg,n como ellos se la imaginen en un futuro. Los pasos que se deben llevar a cabo para realizar una muy buena planeacin son: . !eterminar la "isin: )a misin es el ahora de la em!resa. 's decir, como estamos, quienes somos, que hacemos y como lo estamos haciendo. #. !eterminar la $isin% 's el futuro de la em!resa, lo que queremos ser. %. &ealizar un !iagnostico: 'ste debe ser com!leto, !ues !ermite saber como esta la em!resa. Para esto, se utili a una herramienta de diagnstico organi acional que mira las debilidades y fortale as de la organi acin. -ebilidades .!ortunidades Fortale as /mena as E(terno 'nterno

La "atriz !O)A. /crnimo de -ebilidades, .!ortunidades, Fortale as y /mena as. 's una t*cnica que !ermite a una institucin, em!resa o !ersona evaluar la situacin frente a un entorno de mercado, com!etencia o el desarrollo de un !royecto y !lanear as+, una mejor estrategia de trabajo. -urante la eta!a de !laneacin estrat*gica y a !artir del an$lisis -.F/, se deben contestar cada una de las siguientes !reguntas% 0&mo se !uede a!rovechar cada fortale a1 0&mo se !uede detener cada debilidad1 0&mo se !uede e2!lotar cada o!ortunidad1 0&mo se !uede defender de cada amena a1

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Planeacin
&ontinuacin3 *. !eterminar los objetivos: Son resultados establecidos de antemano, que deben conseguirse en cierto !eriodo y reflejan la manera de !ensar que tiene la organi acin, orientan el desem!e"o em!resarial y !ermiten evaluar la continuidad del negocio. +. !eterminar las metas: &onsiste en fijar unos objetivos m$s es!ec+ficos !ara as+ alcan ar los objetivos. 'stas deben tener un !unto de referencia y deben ser cuantificables. ,. !eterminar las estrategias: )as estrategias son lo que vamos a hacer !ara cum!lir los objetivos. -. !eterminar las t.cticas: )as t$cticas son muy es!ec+ficas y est$n dise"adas !ara saber como vamos a conseguir las metas, haciendo seleccin de los medios m$s adecuados !ara alcan arlas. /. 0oma de decisiones: -e todos los !osibles caminos a seguir solo hay que escoger tan solo uno y este debe ser el m$s adecuado. 1. Elaboracin de planes: )os !lanes son los !rocesos intermedios entre la !laneacin y la ejecucin de los objetivos. #odos los !lanes tienen un !ro!sito de b,squeda com,n% la !revisin, !rogramacin y coordinacin de una secuencia lgica, de eventos que si se a!lican con *2ito deber+an conducir a la consecucin de los objetivos que los rigen. 3

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Planeacin
0ipos de objetivos. 'n la !lanificacin, los objetivos !ueden clasificarse seg,n el tiem!o en el que se transformen en realidad.

Plani2icacin Estrat3gica. )a !laneacin estrat*gica es la !laneacin a largo !la o que enfoca a la organi acin como un todo. Se centran en temas am!lios y duraderos que aseguran la efectividad de la em!resa y su su!ervivencia durante muchos a"os. Plani2icacin operativa: 's el !lan que se establece a corto !la o en la organi acin, y tiene como finalidad, describir las metas y objetivos que lleven a la organi acin a un futuro deseado. 4mbral de las plani2icaciones. #oda !lanificacin de acuerdo a sus !ro!sitos tienen un !er+odo de tiem!o y estos son de corto, mediano y largo !la o. 'l !rimero tiene una cobertura de cero 567 hasta un a"o 5 7. 'l segundo de uno 5 7 hasta tres 5%7 a"os. 4 el tercero, ser$ mayor de tres 5%7 a"os en adelante. Principios para el establecimiento de objetivos: Comunicacin social% Se refiere a que todos los !artici!antes de la em!resa, se!an de antemano las ambiciones de la organi acin en que laboran. Co8erencia vertical% #iene que ver con lo que !odr+a denominarse ciclo objetivo. 's decir, que los objetivos inferiores a!oyen a los de un nivel su!erior y que !ermitan su cum!limiento. Co8erencia 8orizontal: -ebe haber total relacin entre los objetivos de un mismo nivel, !ara de esta forma hacer que todos sean com!atibles.

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Organizacin. Se refiere al acto de organi ar, integrar y estructurar los recursos y los rganos involucrados en su administracin5 de modo que !ermitan establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno. 6ooney, considerado el innovador de la teor+a de la organi acin al reali ar un an$lisis histricos entre las estructuras militares y eclesi$sticas, y lo que signific la Revolucin 7ndustrial, la define as+ 8 )a organi acin es la caracter+stica de toda asociacin humana cuando se busca un objetivo com,n9. #oda organi acin cuenta con una estructura y *sta se caracteri a !or tener una jerarqu+a, es decir una l+nea de autoridad que articula las !osiciones de la organi acin y es!ecifica qui*n est$ subordinado a qui*n. )a jerarqua (tambi*n denominada cadena est$ndar de mando), se fundamenta en el !rinci!io de unidad de mando, que significa que cada asociado, em!leado o subordinado debe re!ortarse a un su!ervisor. #oda organi acin cuenta con una divisin de trabajo y *sta conduce a la es!eciali acin y la diferenciacin de las tareas, es decir, a la heterogeneidad. )a organi acin se da en dos direcciones%

Verticalmente , Significa que la jerarqu+a define el grado de res!onsabilidad. )a res!onsabilidad aumenta a medida que asciende el grado jer$rquico en la organi acin. Horizontalmente , cuando se desarrollan en un mismo nivel jer$rquico en la organi acin, en la que son res!onsables de una actividad es!ec+fica o !ro!ia. 's la llamada de!artamentali acin. 5

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9iveles de organizacin )os niveles de la organi acin se clasifica seg,n el nivel en el que se im!lante% :lobal% 's la que se encarga de organi ar la em!resa en su totalidad y se divide en tres clases% : : : .rgani acin lineal, .rgani acin funcional )+nea( staff o dise"o organi acional. Su $rea de trabajo son los diferentes de!artamentos de la organi acin y es denominada dise"o de!artamental o de!artamentali acin. 0areas y Operaciones% 's la organi acin que se enfoca hacia las tareas, actividades y o!eraciones de la em!resa !or medio del dise"o de cargos o tareas. La 2uncin de organizar consta de cuatro elementos: 0areas% 's el trabajo que se reali a en todas las em!resas, las cuales dan lugar a la es!eciali acin de las actividades y las funciones. Personas% 's aquella designada !ara ocu!ar un cargo, que es una !orcin es!ec+fica del trabajo global. 'sa designacin deber+a tener en cuenta habilidades, a!titudes, intereses, e2!eriencia, !r$ctica, y com!ortamiento que meriten la !ostulacin 6 /gru!acin de !ersonas que tienen caracter+sticas semejantes y hasta jur+dicas. &elaciones% ;oy en d+a se entiende como la interaccin del hombre con su trabajo, con dem$s !ersonas ya sean del mismo sector o de otro y la del hombre con situaciones fuera del trabajo.

!epartamental%

;rganos%

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03cnicas &elacionadas con la Organizacin Organigramas% Son diagramas que re!resentan la estructura global, !arcial y formal de la organi acin. 'n ellos se es!ecifican de forma clara los siguientes !untos%
'structura jer$rquica. <rganos de la estructura. &anales de comunicacin que unen los rganos. )os nombres de quienes ocu!an los cargos.

)lujogramas% -iagramas que re!resentan as!ectos globales o !arciales de la rutina o !rocedimientos de la organi acin. )os organigramas son est$ticos, en tanto que lo flujogramas reflejan la din$mica de los !rocedimientos y las o!eraciones. )os com!onentes del organigrama son los rect$ngulos o c+rculos o cuadros, unidos entre si mediante l+neas hori ontales y verticales. )os rect$ngulos simboli an los cargos y las l+neas los canales de relacin entre ellos. Si las l+neas van de forma descendente indican autoridad !ero cuando van en forma ascendente indica res!onsabilidad. )a e2!resin de autoridad en los organigramas se e2!resa de tres formas% Autoridad de l<nea% confiere al !oseedor el derecho de im!artir ordenes directas a los subordinaos y delegar directamente !arte de su autoridad. 7 Autoridad de asesor<a o de sta22% 's aquella en la que un es!ecialista t*cnico brinda asesor+a a su su!erior jer$rquico, el cual bas$ndose en estas, da rdenes a los em!leados. Autoridad 2uncional % 's cuando un de!artamento !uede actuar sobre otros no siendo de su incumbencia, siem!re y cuando su autoridad se lo !ermita.

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Ejecucin. 5!irigir7 -irigir significa que quienes asumen !osiciones de jefatura o gerenciales en la que tienen que llevar a cabo una o!eracin, deben e2!licar y guiar a los subordinados (asociados) de los !lanes que se deben reali ar, acorde a los objetivos !reestablecidos. 'l encargado de la direccin debe tener en cuenta tres !alabras claves% Comunicar, Liderar y Motivar. )a direccin se !resenta en tres niveles% :lobal% 's la que se encarga de dirigir la em!resa en su totalidad, y es conocida como la !residencia. !epartamental% /barca cada de!artamento y es conocida como la gerencia general y jefaturas. Operacional% =u+a los gru!os de !ersonas y se conoce como la su!ervisin. Autoridad. )a autoridad re!resenta el !oder institucionali ado. 's cuando se tiene un titulo que acredite, y es la clave en el !roceso administrativo. Re!resenta el !oder legal o el derecho de mandar o de actuar. 'ste se divide en cinco ti!os% !e recompensa% se !resenta cuando los su!eriores !ro!orcionan diversas gratificaciones en dinero, seg,n el nivel de desem!e"o de los subordinados. Coercitivo% 's lo contrario a la recom!ensa. 's la ca!acidad de im!lantar castigos enfocados en la disci!lina, no causar en los subordinados una re!ugnancia hacia sus su!eriores. Legitimado% 8 Se !resenta cuando las !ersonas saben que deber+an estar mandados !or alguien y ace!tan su autoridad. !e re2erencia% se !resenta cuando un individuo decide guiarse seg,n los !asos de otros. Poder del e(perto% >asado en la !ericia de una !ersona !or su entrenamiento, e2!eriencia y re!utacin.