Auditora de personal La auditoria de personal es un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar, bajo un mtodo especial, todas

las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y polticas fijados en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administracin de personal. Se lleva a cabo por reas de responsabilidad por ciclos de operacin, evaluando paso a paso cada una de las funciones que realizan los funcionarios, empleados administrativos, de produccin y en general cada una de las reas de las Empresas. Las auditorias ayudan a evaluar o auditar a cada empleado, para ver si es el indicado en el puesto y revisar que es lo que ste puede mejorar y de esta manera aportar mas a su puesto. Las auditorias deben de llevarse a cabo de manera peridica, de esta manera la empresa podr tener un mejor control interno y adems que estar en constante crecimiento. La persona que realiza las auditorias es conocido como auditor el cual debe de tener ciertas caractersticas que lo ayuden para llevar a cabo de una mejor manera su trabajo, es bien sabido que no cualquier persona puede realizar una auditoria, tiene que ser una persona bien capacitada y sobre todo la cual debe de tener una mente abierta para cualquier acontecimiento que se le presente durante su trabajo, debe ser una persona la cual este convencido que su trabajo es de suma importancia para la empresa y sobre todo que es muy valioso para esta el obtener buenos resultados, as como tan bien tener pleno conocimiento de lo que realiza, y debe ser una persona paciente y tolerante la cual debe de ejecutar su trabajo mediante una serie de pasos lgicos hasta llegar a la conclusin del mismo.

Para llevar a cabo una auditoria de personal se realizar el anlisis bajo el siguiente mtodo de comprensin: 1.- Objetivos y funciones del Departamento de Personal. 2. Posicin y funciones del Departamento de Personal 3. Datos numricos de trabajadores en la empresa. 4. Datos sobre sindicalizacin 5. Admisin y empleo 6. Adiestramiento, capacitacin y desarrollo 7. Sueldos y salarios 8. Movilidad del personal 9. Higiene y seguridad industrial 10. Comunicacin con el personal 1

11. Control de personal Tareas de la auditoria de recursos humanos Entre las ventajas de su utilizacin, podemos comentar las siguientes: a) Permite detectar el exceso de costes sociales o la identificacin de costes no contemplados inicialmente. Permite anticipar posibles problemas futuros, con la posibilidad de reacciones para su prevencin (por ejemplo, un mando intermedio con habilidades y competencias para desempear un puesto superior puede estar desmotivado con los consiguientes problemas de productividad que se pueden ocasionar). Por eso es vital una correcta valoracin de puestos de trabajo.

b)

a)

Permiten analizar una evaluacin general de la gestin de Recursos Humanos. Podemos de esta forma analizar cada pieza y engranaje del sistema para conocer el grado de integracin entre cada una de las funciones que componen el sistema. Es un proceso bidireccional, ya que la direccin recoge informacin sobre la adecuacin del sistema, pero tambin facilita el hecho de que todos los miembros de la plantilla aporten su opinin.

b)

Permite que los mandos intermedios y la direccin sean conscientes de la responsabilidad compartida dentro de la gestin de los RR.HH. de la empresa y gua su propia evolucin en este papel. Sita al Departamento de Recursos Humanos como facilitador y suministrador de servicios al resto de la empresa. De este modo el Departamento pone sus conocimientos y experiencia al servicio de la direccin y los mandos intermedios como si de clientes externos se tratasen. Pide y facilita informacin a los responsables en base de un objetivo comn.

c)

d)

Habilita un espacio para evaluar las polticas y funciones de Recursos Humanos que permita describirlas, analizarlas y mejorarlas buscando la innovacin permanente. Es importante sustituir las estrategias que hayan dejado de ser eficaces y para ello, se debe establecer un flujo de informacin dinmico entre el Departamento de RR.HH. y los responsables del resto de departamentos. Favorece el cambio. La auditora proporciona informacin muy importante a la direccin y permite identificar situaciones problemticas y emprender medidas correctivas. Dicha informacin permite establecer comparaciones entre la situacin real y los objetivos de la compaa que hace saltar la alarma si las diferencias son notables. Es una herramienta que favorece los programas de calidad total. La recogida y anlisis de datos presente en la auditora posibilita la informacin necesaria para la puesta en marcha de los programas de calidad total por lo que, en muchos casos, se complementan mutuamente. Por ejemplo, las empresas que desean obtener la 2

e)

f)

certificacin ISO 9000 deben superar una auditora de calidad por parte de la Organizacin Internacional de Normalizacin (Internacional Stndar Organization) y aunque las normas que la empresa debe cumplir no se refieren concretamente a la calidad de RR.HH. una cultura empresarial basada en la calidad s favorece ambos procesos. g) Por ltimo, la auditora supone una incuestionable herramienta de marketing que permite evidenciar la tangible aportacin del Departamento de RR.HH. a la evolucin de la empresa en su conjunto.

Otro tipo de clasificacin, ms funcional y que introduce mejor nuestro campo de estudio, es el que emplea como criterio el objeto de la auditora; es decir, los aspectos que evaluar la auditora, como pueden ser los siguientes: c La calidad de la informacin recogida y utilizada (principalmente informacin contable y financiera). La calidad de los procedimientos utilizados. La eficacia de los sistemas de organizacin y gestin.

c c

c Grado de consecucin de los objetivos planteados y aprovechamiento de los recursos propios. c Resultados de la toma de decisiones.

Instrumentos de investigacin de personal Los Instrumentos mas utilizados son los siguientes: ENTREVISTAS: las entrevistas directas con el personal a todo nivel son una poderosa herramienta para obtener informacin acerca de las actividades de recursos humanos y para identificar reas que necesitan mejorar. Los comentarios del empleado se registran y despus se analizan durante la auditoria de la funcin de recursos humanos para identificar las causas del asa de rotacin, la baja moral y oros problemas. SONDEOS DE OPININ: ofrecen respuestas ms directas y honestas cuando contestan un cuestionario que cuando se entrevistan con un funcionario del departamento de personal. Sin embargo, debido a que las entrevistas son costosas en trminos de tiempo y dinero, muchos departamentos de recursos humanos utilizan sondeos de opinin para obtener informacin. ANLISIS HISTRICOS: permite adquirir informacin esencial sobre la funcin de la administracin de los recursos humanos de la empresa. Auditoras de la seguridad fsica y aspectos de salud, auditoria de confiaos, auditoria de la compensacin. 3

INFORMACIN EXTERNA: las comparaciones con otras organizaciones pueden proporcionar a los auditores una perspectiva adecuada que les permita emitir juicios certeros y tomar decisiones correctas. Las fuentes ms confiables para obtener informacin especializada incluyen las organizaciones industriales y profesionales, las cmaras de comercio. INVESTIGACIN EN EL REA DE LOS RECURSOS HUMANOS: comparan un grupo experimental con otro de control en condiciones realistas. Estos experimentos se llevan a cabo para obtener datos referentes a aspectos como ausentismo, la tasa de rotacin, el nivel de satisfaccin con el empleo, la compensacin, la seguridad y otros. Informe de la auditoria de personal El resultado final ser una informacin que, de manera precisa, tcnica y concisa a la vez, contenga como partes principales: a) a) La indicacin de aquellas fallas a los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicacin de los daos que se estiman han causad, o pudieron causar. b) b) La adecuacin o inadecuacin de los programas, en relacin con los objetivos y polticas sealados en materia de personal. c) c) La recomendacin de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y polticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc, indicando la razn y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior. d) d) La informacin de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron. Ventajas y desventajas de la aplicacin de: Outsourcing y Benchamarking El Outsourcing es una prctica que data desde el inicio de la era moderna. Este concepto no es nuevo, ya que muchas compaas competitivas lo realizaban como una estrategia de negocios. Al inicio de la era post-industrial se inicia la competencia en los mercados globales. Objetivos - Agilizar los procesos, optimizar la calidad y reducir los costos. - Eliminacin de riesgos por obsolescencia tecnolgica. - Concentracin en la propia actividad de la organizacin.

Caractersticas Relativas al contrato entre las partes Su elaboracin es compleja, puesto que debe establecer claramente las responsabilidades de ambas partes en cualquier aspecto, no slo del nivel de servicio actual sino tambin del nivel de servicio futuro. Suele tener una duracin de varios aos. En el sector privado tiene una duracin no menor a 5 7 aos, siendo habitual un perodo de 10 aos. Uno de los aspectos ms importantes del contrato es la definicin de su resolucin (finalizacin), el establecimiento de salidas programadas antes de cumplirse el plazo acordado, as como los perodos de preaviso en caso de reversin del servicio. Relativas a la organizacin demandante del servicio (la Administracin, en este caso) Es una decisin estratgica para la organizacin, puesto que cede el total o parte de sus activos a la empresa de outsourcing. Permite el acceso a nuevas tecnologas y centrarse en la realizacin de actividades de mayor valor para la organizacin. Permite a la organizacin alcanzar un mayor nivel de competitividad sin realizar inversiones en equipamiento tecnolgico o en formacin del personal informtico propio. Relativas a la empresa de outsourcing Adquiere un compromiso muy importante con la organizacin que la contrata, puesto que de ella depender que se proporcione un adecuado nivel de servicio. El servicio prestado debe ser suficientemente flexible como para adaptarse a cambios de negocio, organizativos o funcionales en la organizacin, as como al entorno tecnolgico. Porqu utilizar outsourcing Es ms econmico Reduccin y/o control del gasto de operacin. Concentracin de los negocios y disposicin ms apropiada de los fondos de capital debido a la reduccin o no uso de los mismos en funciones no relacionadas con al razn de ser de la compaa. Manejo ms fcil de las funciones difciles o que estn fuera de control. Disposicin de personal altamente capacitado. Mayor eficiencia.

Tipos de Outsourcing Se puede observar que el Outsourcing puede ser total o parcial. Outsourcing total Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista. Outsourcing parcial Solamente se transfieren algunos de los elementos anteriores. Cinco razones estratgicas para adoptar outsourcing Enfocar mejor la empresa. Tener acceso a las capacidades de clase mundial. Acelerar los beneficios de la reingeniera. Compartir riesgos. Destinar los recursos para otros propsitos. Beneficios del Outsourcing Seguridad y confianza Seguridad de contar con un proveedor integral que mantendr un inventario, para realizar suministros de ms de 6000 referencias para aseo, cafetera equipos y muebles de oficina de las marcas ms preferidas en el mercado. Reduccin de costos Disminuyendo de una manera significativa el costo de comprar entre estos se tienen los siguientes: costo de almacenamiento, costo de distribucin, de contabilizacin y pagos, as como el costo financiero. Riesgos del Outsourcing Los riesgos involucrados en el proceso de Outsourcing pasan de ser riesgos operacionales a riesgos estratgicos. Los riesgos operacionales Afectan ms la eficacia de la empresa 6

Los riesgos estratgicos Afectan la direccin de la misma, su cultura, la informacin compartida, entre otras. Los principales riesgos son: No negociar el contrato adecuado. No adecuada seleccin del contratista. Puede quedar la empresa a mitad de camino si falla el contratista. Incrementa el nivel de dependencia de entes externos. Inexistente control sobre el personal del contratista. Incremento en el costo de la negociacin y monitoreo del contrato. Rechazo del concepto de Outsourcing

ventajas : Los costos de manufactura declinan y la inversin en planta y equipo se reduce. Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno. Incremento en los puntos fuertes de la empresa. Ayuda a redefinir la empresa. Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la organizacin Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnologa sin la necesidad de entrenar personal de la organizacin para manejarla. Permite disponer de servicios de informacin en forma rpida considerando las presiones competitivas. Aplicacin de talento y los recursos de la organizacin a las reas claves. Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios. Aumento de la flexibilidad de la organizacin y disminucin de sus costos fijos. Desventajas: Estancamiento en lo referente a la innovacin por parte del suplidor externo. La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologas que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos. El suplidor externo aprende y obtiene conocimiento del producto en cuestin, con lo que existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de 7

suplidor en competidor. El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado. Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa. Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio. Reduccin de beneficios Prdida de control sobre la produccin.

Benchamarking El benchmarking es un proceso que pretende descubrir y definir los aspectos que hacen que una empresa sea mas rentable que otra, para despus adaptar el conocimiento adquirido a las caractersticas de la empresa en la que se desea hacer la mejora, este proceso puede realizarse a toda la empresa o a un rea determinada. Por todas estas definiciones, el benchmarking es una herramienta clave en el proceso de mejora continua o reingeniera, ya que permite acelerar el proceso con un modelo concreto y viable. El benchmarking es un proceso que puede ser aplicable a cualquier organizacin que produzca resultados similares. Objetivos El objetivo del benchamarking es la mejora y la bsqueda de la excelencia, para poder crear una ventaja competitiva. Ventajas: Identificar oportunidades de innovacin a travs de descubrimiento de nuevas tecnologas, ya aplicadas en su propio sector u otros diferentes. Identificar aquellos procesos en los que existan diferencias significativas respecto al mejor, utilizando como estimulo para el cambio y como instrumento de seguimiento de las mejoras producidas. Conocer la posicin relativa frente a empresas del propio sector o de otros, evitando el estancamiento y ofreciendo diferentes alternativas. Conocer con suficiente anterioridad nuevas tendencias y direcciones estratgicas y en funcin de estas gestionar adecuadamente el cambio.