18 - Marco Antonio Cabezas - Documento de Actividad de Tesis Vfinal4

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATLICA DE CHILE
ESC UELA DE INGE NIE RA
DESCUBRIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE PROCESOS DE NEGOCIO DE LA DIRECCIN DE DESARROLLO ACADMICO VICERRECTORA ACADMICA PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATLICA DE CHILE
MARCO ANTONIO CABEZAS CANTILLANA
Proyecto de Tesis para optar al Grado de Magster en Tecnologas de Informacin y Gestin
Profesor Supervisor: ROBERTO GEJMAN
Santiago de Chile, diciembre, 2013.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATLICA DE CHILE ESC UE LA

DE
INGE NIE RA
DE
DEPARTAMENTO
CIENCIA
DE LA
COMPUTACIN
DESCUBRIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE PROCESOS DE NEGOCIO DE LA DIRECCIN DE DESARROLLO ACADMICO VICERRECTORA ACADMICA PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATLICA DE CHILE
MARCO ANTONIO CABEZAS CANTILLANA
Proyecto de Tesis presentado a la Comisin integrada por: ROBERTO GEJMAN F. ANDRES NEYEM CRISTIAN RIVEROS J. ALVARO SOTO A.
Para completar las exigencias del Grado de Magster en Tecnologas de Informacin y Gestin
Santiago de Chile, diciembre, 2013.
A mis seres queridos, que me dan la fuerza para continuar superndome.
AGRADECIMIENTOS Mis sinceros agradecimientos al seor Roberto Gejman, acadmico supervisor de la actividad de graduacin, quien con su vasta experiencia y gran conocimiento me orient para clarificar y delimitar de manera correcta el presente proyecto de tesis. Tambin agradezco a la Vicerrectora Acadmica y a la Direccin de Desarrollo Acadmico por el apoyo y la oportunidad que me brindaron, en especial a Brbara Loeb, Mario Favre y Mauricio Ferrari. Mis agradecimientos, adems, para todo el equipo que conforma nuestra unidad, en especial a Carol Onell, Juan Carlos Ulloa y Cristian Prez por su leal amistad.
ii
INDICE GENERAL Pg. DEDICATORIA ....................................................................................................... i AGRADECIMIENTOS ........................................................................................... ii INDICE DE TABLAS ............................................................................................ vi INDICE DE FIGURAS .......................................................................................... vii RESUMEN ........................................................................................................... viii ABSTRACT .............................................................................................................x I. INTRODUCCIN ...........................................................................................1 I.1 Antecedentes ...........................................................................................1 I.2 Objetivo principal y objetivos especficos ................................................2 I.3 Alcance del trabajo ..................................................................................3 METODOLOGA DEL PROYECTO ..............................................................4 EMPRESA Y ENTORNO ...............................................................................6 IDENTIFICACIN DEL PROCESO IMPLEMENTACIN DEL HISTORIAL ACADMICO UC ...........................................................................................7 IV.1 Descripcin del proceso ...........................................................................7 IV.1.1Unidades de negocio que conforman el proceso .............................7 IV.1.2Objetivos del proceso.....................................................................8 IV.1.3Problemas u oportunidades de mejora del proceso .........................9 IV.2 Cadena de valor del proceso................................................................... 10 IV.2.1Etapas del proceso Implementacin del Historial Acadmico ....... 11 IV.2.2Anlisis SIPOC ............................................................................ 13 IV.2.3Matriz RECI ................................................................................ 14 IV.3 Diagrama del proceso ............................................................................ 15 IV.3.1Elementos del proceso ................................................................. 16 IV.4 Diagnstico del proceso ......................................................................... 17 IV.4.1Diseo ......................................................................................... 17 IV.4.2Ejecutores .................................................................................... 17 IV.4.3Responsables ............................................................................... 18 iii
II. III. IV.
IV.4.4Infraestructura.............................................................................. 18 IV.4.5Indicadores .................................................................................. 18 IV.5 Propuestas de accin .............................................................................. 19 IV.6 Propuestas de mtricas del proceso ........................................................ 21 V. IDENTIFICACIN DEL PROCESO ADMINISTRACIN Y USOS DE HISTORIAL ACADMICO UC ................................................................... 24 V.1 Descripcin del proceso ........................................................................ 24 V.1.1 Unidades de negocio que conforman el proceso ........................... 24 V.1.2 Objetivos del proceso................................................................... 25 V.1.3 Problemas u oportunidades de mejora del proceso ....................... 26 V.2 Cadena de valor del proceso.................................................................. 27 V.2.1 Etapas del proceso Administracin y usos Historial Acadmico ... 28 V.2.2 Anlisis SIPOC ............................................................................ 29 V.2.3 Matriz RECI ................................................................................ 30 Diagrama del proceso ........................................................................... 31 V.3.1 Elementos del proceso ................................................................. 32 Diagnstico del proceso ........................................................................ 33 V.4.1 Diseo ......................................................................................... 33 V.4.2 Ejecutores .................................................................................... 33 V.4.3 Responsables ............................................................................... 34 V.4.4 Infraestructura.............................................................................. 34 V.4.5 Indicadores .................................................................................. 34 Propuestas de accin ............................................................................. 35 Propuestas de mtricas del proceso ....................................................... 37
V.3 V.4
V.5 V.6 VI.
IDENTIFICACIN DEL PROCESO SELECCIN DE ACADMICOS ...... 40 VI.1 Descripcin del proceso ......................................................................... 40 VI.1.1Unidades de negocio que conforman el proceso ........................... 40 VI.1.2Objetivos del proceso................................................................... 41 VI.1.3Problemas u oportunidades de mejora del proceso ....................... 41 VI.2 Cadena de valor del proceso................................................................... 42 VI.2.1Etapas del proceso Seleccin de Acadmicos ............................... 43 VI.2.2Anlisis SIPOC ............................................................................ 44 VI.2.3Matriz RECI ................................................................................ 45 VI.3 Diagrama del proceso ............................................................................ 46 VI.3.1Elementos del proceso ................................................................. 47 VI.4 Diagnstico del proceso ......................................................................... 48 iv
VI.4.1Diseo ......................................................................................... 48 VI.4.2Ejecutores .................................................................................... 48 VI.4.3Responsables ............................................................................... 49 VI.4.4Infraestructura.............................................................................. 49 VI.4.5Indicadores .................................................................................. 49 VI.5 Propuestas de accin .............................................................................. 50 VI.6 Propuestas de mtricas del proceso ........................................................ 52 VII. CONCLUSIONES ......................................................................................... 55 BIBLIOGRAFIA .................................................................................................... 56 A N E X O S ........................................................................................................... 57 Anexo A: Direccin de Desarrollo Acadmico ........................................................ 58 Anexo B: Simbologa BPMN utilizada .................................................................... 59 Anexo C: Modelo de Docencia de Calidad UC ........................................................ 60 Anexo D: Autoridades Superiores de la UC............................................................. 61 Anexo E: Organigrama de la Vicerrectora Acadmica ............................................ 62 Anexo F: Evaluacin Madurez de Proceso Implementacin Historial Acadmico.... 63 Anexo G: Evaluacin Madurez de Proceso Administracin Historial Acadmico .... 64 Anexo H: Evaluacin Madurez de Proceso Seleccin Acadmicos .......................... 65 Anexo I: Definiciones de informacin contenida en Historial Acadmico ............... 66 Anexo J: reas responsables de la informacin en el Historial Acadmico UC ....... 68 Anexo K: Mdulos del proyecto Historial Acadmico UC - SIGA .......................... 69 Anexo L: Brief Estudio Historial Acadmico .......................................................... 70 Anexo M: Propuesta de Encuesta Historial Acadmico (HA ................................... 73 Anexo O: Funcionalidades y Tipos de usuarios del Historial Acadmico UC .......... 78
INDICE DE TABLAS Pg. Tabla III-1: mbitos de accin de la Direccin de Desarrollo Acadmico ......................... 6 Tabla IV-2: Implementacin del Historial Acadmico U Anlisis RECI ....................... 14 Tabla IV-3: Implementacin del Historial Acadmico UC - Mtricas propuestas ............ 21 Tabla IV-4: Definicin de mtricas ................................................................................. 21 Tabla IV-5: Mtrica tasa de completitud de informacin ................................................. 22 Tabla IV-6: Mtrica porcentaje de unidades implementadas ............................................ 22 Tabla IV-7: Mtrica Satisfaccin del usuario ................................................................... 23 Tabla V-8: Administracin y usos del Historial Acadmico UC - Anlisis RECI ............. 30 Tabla V-9: Administracin y usos del Historial Acadmico -Mtricas propuestas ........... 37 Tabla V-10: Definicin de mtricas ................................................................................. 37 Tabla V-11: Mtrica porcentaje de requerimientos pendientes ......................................... 38 Tabla V-12: Mtrica porcentaje de uso de Ficha de Calificacin ..................................... 38 Tabla V-13: Mtrica Satisfaccin del usuario .................................................................. 39 Tabla V-14: Mtrica nivel de asociacin positiva con el producto ................................... 39 Tabla VI-15: Seleccin de Acadmicos - Anlisis RECI ................................................. 45 Tabla VI-16: Seleccin de Acadmicos - Mtricas propuestas ......................................... 52 Tabla VI-17: Definicin de mtricas ............................................................................... 52 Tabla VI-18: Mtrica tasa de completitud de la informacin............................................ 53 Tabla VI-19: Mtrica porcentaje de unidades implementadas .......................................... 53 Tabla VI-20: Mtrica satisfaccin del usuario ................................................................. 54
vi
INDICE DE FIGURAS Pg. Figura IV-1: Implementacin del Historial Acadmico en Blueworks Live ..................... 10 Figura IV-2: Implementacin del Historial Acadmico UC - Anlisis SIPOC.................. 13 Figura IV-3: Implementacin del Historial Acadmico UC - Diagrama del proceso ........ 15 Figura V-5: Administracin y usos del Historial Acadmico - en Blueworks Live ........... 27 Figura V-6: Administracin y usos del Historial Acadmico - Anlisis SIPOC................ 29 Figura V-7: Administracin y usos del Historial Acadmico - Diagrama del proceso ...... 31 Figura VI-8: Seleccin de Acadmicos en Blueworks Live ............................................. 42 Figura VI-9: Seleccin de Acadmicos Anlisis SIPOC ............................................... 44 Figura VI-10: Seleccin de Acadmicos - Diagrama del proceso ..................................... 46
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RESUMEN El objetivo principal este trabajo es reconocer la situacin actual tres procesos claves, pertenecientes a la Direccin de Desarrollo Acadmico de la Pontificia Universidad Catlica de Chile, mediante el descubrimiento, anlisis y documentacin, en estndar BPMN, para detectar situaciones crticas o problemticas y elaborar propuestas de mejoras.
Se recolect informacin a partir de entrevistas con los ejecutores, mediante el uso de herramientas como SIPOC, RECI y Bizagi. Con la documentacin aprobada, por los involucrados en cada proceso ms el Director de la unidad, se efectu un anlisis para identificar los factores crticos, que impedan un mejor desempeo y eficiencia, y se elabor un informe con resultados del anlisis y una propuesta de mejoras y recomendaciones surgidas para mejorar los procesos mencionados.
Las etapas que conforman la metodologa aplicada son: descripcin de la empresa y su entorno, identificacin y descripcin de los procesos, cadena de valor de cada proceso, diseo actual de cada proceso (BPMN), anlisis de cada proceso, planteamiento de propuestas de mejoras y establecimiento de mtricas.
Aunque principalmente se buscaba generar documentacin y reconocer la situacin actual de cada proceso, se logr adems identificar oportunidades de mejora, entre las que se destacan:
Medir la Satisfaccin de los usuarios Creacin de mtricas para cada proceso Capturar y gestionar las necesidades de los clientes Definir, formalizar y difundir los roles de cada ejecutor
viii
Las recomendaciones para los prximos pasos a seguir consisten en mantener actualizada la documentacin lograda y difundir los flujos de los procesos en la organizacin, especialmente en las unidades de negocio relacionadas con cada proceso.
Se sugiere tambin evaluar el rediseo de aquellos procesos y/o sub-procesos dbiles o crticos y evaluar un Sistema Administrador de Procesos de Negocio (BPMS) para la gestin, simulacin y monitoreo de los procesos de la organizacin.
ix
ABSTRACT The main objective is to recognize the current situation of three processes belonging to the Academic Development Unit at the Pontificia Universidad Catlica de Chile, through the discovery, analysis and documentation in BPMN standard, to detect critical situations or problems and develop proposals improvement.
Data were collected from interviews with the executors, using tools SIPOC, RECI and Bizagi. With the approved documentation for each process, an analysis was performed to identify the critical factors that prevented a better performance and efficiency, and a report with test results was developed and proposed improvements and recommendations to improve these processes.
The steps in the methodology are: description of the company and its environment, identification and description of the processes, value chain of each process, current design of each process (BPMN), analysis of each process improvement approach proposed and establishing metrics.
Although it searched to generate documentation and recognize the current state of each process also we got opportunities for improvement, among which are: measuring user satisfaction, creating metrics for each process, capture and manage customer needs, define the roles of each executor.
Recommendations for the next steps are to keep the documentation achieved and disseminate the process flows in the organization, especially in the business units associated with each process.
It was also suggested to evaluate the redesign of those processes weak or sub-critical processes and evaluate a Business Process Manager System (BPMS) for management, simulation and monitoring processes of the organization.
1 I. INTRODUCCIN
En este apartado se explica la motivacin inicial que dio inicio al comienzo del trabajo de descubrir y describir el conjunto de procesos de negocio de la unidad, con la idea de documentar el conocimiento logrado y tambin de la obtencin de propuestas de mejoras que se surgieron del anlisis de los mismos. Se describe tambin el objetivo principal, los objetivos especficos, el alcance del trabajo y otros antecedentes relevantes para el proyecto.
I.1
Antecedentes
A comienzos del ao 2013 el consejo superior de la Pontificia Universidad Catlica1 difundi, a toda la comunidad universitaria, el documento Principios orientadores para una docencia de calidad UC, en dicho documento se explica el Modelo Docencia de Calidad UC2, resaltando que guiar las polticas y acciones relativas a las diferentes dimensiones del quehacer docente y haciendo especial nfasis las siguientes actividades:
Reclutamiento y seleccin de acadmicos Evaluacin de la docencia Formacin Docente Calificacin y promocin del cuerpo acadmico Reconocimiento de buenas prcticas y excelencia docente
En relacin directa con las actividades mencionadas en el prrafo anterior, la Direccin de Desarrollo Acadmico3 provee a la comunidad universitaria los siguientes servicios: Historial Acadmico UC4, un sistema de informacin cuyo objetivo principal es permitir a los acadmicos consultar y administrar su informacin acadmica estructurada, en un ambiente seguro y perdurable en el tiempo. Vinculado a este sistema surgen dos procesos: Implementacin del Historial
1 2
Autoridades superiores de la UC en el Anexo D. Para ms informacin del Modelo Docencia de Calidad UC ver el anexo C: Modelo de Docencia de Calidad. 3 Para ms informacin der Anexo A: Direccin de Desarrollo Acadmico. 4 http://www.uc.cl/historialacdemicouc
2 Acadmico UC y Administracin y usos del Historial Acadmico UC. Ambos procesos estn estrechamente relacionados con la dimensin Calificacin y promocin del cuerpo acadmico, mencionada en el nuevo Modelo Docencia de Calidad UC. Seleccin de Acadmicos5, un sistema cuyo objetivo principal es publicar, consultar y administrar concursos de vacantes acadmicas, para promocionar y permitir la postulacin desde cualquier parte del mundo. Vinculado a este sistema surge el proceso Seleccin de Acadmicos, este proceso est vinculado directamente con la dimensin Reclutamiento y seleccin de acadmicos, mencionada en el nuevo Modelo Docencia de Calidad UC.
Considerando la importancia del nuevo Modelo Docencia de Calidad UC definido, la Direccin de la Direccin de Desarrollo Acadmico de la Vicerrectora Acadmica, decidi efectuar la revisin de los procesos: Sistema de Seleccin, Implementacin del Historial Acadmico UC y Administracin y usos del Historial Acadmico UC, con idea de reconocer la situacin actual en que se encuentra cada proceso mencionado y detectar eventuales situaciones crticas y problemticas.
I.2
Objetivo principal y objetivos especficos
El objetivo principal es generar documentacin, en estndar BPMN (Business Process Modeling Notation), y evaluar los procesos considerados claves por la unidad, identificando puntos crticos que permitan efectuar acciones tendientes a mejorar el desempeo y la eficiencia. Para lograr el objetivo principal se definen los siguientes objetivos especficos: Describir los flujos de trabajo de cada proceso. Aplicar herramientas y tcnicas metodolgicas orientadas a BPM.
http://www.uc.cl/seleccionacademicos
3 Modelar los flujos actuales con una herramienta BPMN. Diagnosticar en qu estado se encuentra cada proceso. Analizar y determinar los puntos de mejora de cada proceso.
I.3
Alcance del trabajo
Este trabajo tiene como alcance el descubrimiento, anlisis y documentacin, en estndar BPMN, de los siguientes procesos:
Implementacin del Historial Acadmico UC Administracin y usos del Historial Acadmico UC Seleccin de Acadmicos
La motivacin para efectuar este trabajo fue obtener conocimiento de procesos vigentes actualmente, pero que nunca han sido documentados ni analizados en profundidad. Con la documentacin y el anlisis se pretende reconocer la situacin actual de los procesos mencionados y detectar situaciones crticas y problemticas, para disear nuevas mtricas y elaborar propuestas de mejoras, con la idea de:
Conocer cmo se hacen las cosas. Compartir ese conocimiento. Mejorar y optimizar lo que se hace. Obtener mejores resultados.
4 II. METODOLOGA DEL PROYECTO
Con la metodologa BPM se puede identificar todas las tareas que componen el flujo de proceso, junto con la secuencia lgica que existe entre ellas, para as asegurar que todas las unidades y actores que conforman los procesos puedan lograr una mejor operacin e iteracin en funcin de los objetivos propuestos por el negocio.
Se utilizaron algunas herramientas metodolgicas orientadas a BPM, que permitieron conocer el estado actual de los procesos en cuanto a su diseo, responsables, ejecutores y oferta de valor para el cliente.
A continuacin se describe brevemente las etapas que conforman esta metodologa:
Empresa y entorno Se describe brevemente la empresa, con la idea de conocer el mbito de accin sobre el cual opera y definir los requisitos funcionales de cada proceso.
Identificacin y descripcin de los procesos Se identifica los procesos, realizando la descripcin de cada uno de ellos, los objetivos y tambin de las unidades de negocios que participan en su ejecucin.
Cadena de valor de los procesos Se realiza una descripcin de las etapas y actividades que conforman cada proceso, diagramando su oferta de valor utilizando la tcnica SIPOC y se identifican los responsables del proceso con la matriz RECI.
Diseo actual del proceso (BPMN) Se modela el flujo actual de los procesos con BizAgi, herramienta BPMN (Business Process Modeling Notation), lo que permiti identificar los actores (Pool y Lanes) y las conexiones entre las actividades que actualmente los componen.
5 Anlisis Se analiza los procesos para obtener un primer diagnstico, medido por sus facilitadores y las capacidades de la empresa, identificando los focos de mejora, por medio de: herramientas para recoleccin de informacin, entrevistas a ejecutores y responsables, encuesta a usuarios (Acadmicos y Directivos), Focus Group, etc.
Propuestas de mejoras Del diagnstico anterior, se plantean propuestas de accin por cada variable que no est cumpliendo el nivel deseado para los distintos procesos.
Mtricas del proceso Se establecen mtricas, orientadas y alineadas con los objetivos estratgicos de la unidad, que permitirn medir el desempeo, controlar su accin y el resultado de las mejoras que proponen.
6 III. EMPRESA Y ENTORNO
La unidad en la cual se realizarn los anlisis de procesos de negocio corresponde a un rea de negocio de la Vicerrectora Acadmica de la UC6, que realiza servicios que procuran el desarrollo acadmico de sus profesores en forma integral, a travs de la implementacin de las polticas de gestin del cuerpo acadmico, como tambin haciendo foco en su perfeccionamiento docente.
Entendiendo que una gestin eficiente y efectiva es fundamental para el logro de los objetivos de desarrollo de la UC y sus unidades, la Universidad dispone de diversos recursos que dan soporte a procesos que resultan fundamentales, para esto la Direccin de Desarrollo Acadmico desde su mbito de accin enfocado en los profesores, administra sistemas que por una parte sustentan la operacin de procesos regulares y por otra recogen y proveen informacin de utilidad a nivel de usuarios de dichos sistemas como a nivel agregado para la toma de decisiones de gestin. La Direccin de Desarrollo Acadmico est compuesta por 12 profesionales y sus principales mbitos de accin7 son:
mbito de accin Planes de Desarrollo Nuevos Acadmicos Proyectos MECESUP Polticas Cuerpo Acadmico Recursos para la Gestin Gestin Procesos Cuerpo Acadmico
Actividades Apoyo en la revisin Apoyo en evaluacin y seguimiento Insercin en docencia Programa de acogida Apoyo Metodolgico Coordinacin de proyectos Reglamento y poltica Normativas complementarias Encuesta de Calidad Docente Historial Acadmico Seleccin de acadmicos Contratacin, Categorizacin Calificacin, Perfeccionamiento
Tabla III-1: mbitos de accin de la Direccin de Desarrollo Acadmico
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Estructura de la Vicerrectora Acadmica en Anexo E: Organigrama de la Vicerrectora Acadmica. Ms informacin en: http://direcciondedesarrolloacademico.uc.cl
7 IV. IDENTIFICACIN DEL PROCESO IMPLEMENTACIN DEL HISTORIAL ACADMICO UC IV.1 Descripcin del proceso
El proceso Implementacin del Historial Acadmico UC, abarca todas las actividades que conforman la identificacin de las necesidades de gestin de informacin de la unidad acadmica, y de acuerdo con la aceptacin y formalizacin de la propuesta, se procede a la implementacin y posterior entrega del sistema Historial Acadmico UC, para la aprobacin y entrega formal de la solucin al cliente, la Unidad Acadmica.
Este proceso comienza cuando el Director y/o Sub-Director de la Direccin de Desarrollo Acadmico establecen contacto con el Decano o Director de una unidad acadmica y se le ofrece un sistema de informacin para apoyar la necesidad de gestin de informacin acadmica de sus profesores. Luego el equipo DDA efecta el diagnstico, anlisis y planteamiento de una propuesta de aplicacin del producto, en caso de aceptacin de la propuesta y su correspondiente formalizacin por parte del Decano, se procede a la implementacin de la solucin, lo que implica coordinar las configuraciones correspondientes y la carga masiva de datos de los profesores8, una vez terminado esta etapa y luego de los controles, pruebas y capacitaciones respectivas se procede a la entrega formal de la solucin a la unidad acadmica y sus profesores.
IV.1.1
Unidades de negocio que conforman el proceso
El proceso de negocio se compone de varias actividades y tareas, en donde intervienen principalmente dos reas, la primera de ella es la Direccin de Desarrollo Acadmico cuyo propsito es lograr el cumplimiento del proceso y la segunda es la Vicerrectora de Investigacin donde se mantiene y administra la informacin Proyectos de Investigacin y Publicaciones, mediante un esfuerzo colaborativo entre ellas.
Para ms informacin sobre contenidos del Historial Acadmico ver Anexo I: Definiciones de informacin contenida en el Historial Acadmico UC
8 El rol principal de cada unidad de negocio es concretar el contacto con la unidad acadmica, implementar y mantener un sistema de informacin equilibrado, que cubra las necesidades del cliente.
Direccin de Desarrollo Acadmico.
Unidad encargada de velar por el desarrollo completo del proceso, dentro de esta unidad se encuentra el encargado del seguimiento, que canaliza la captura de la necesidad del cliente, genera y formaliza el acuerdo y destina el seguimiento, coordinacin e implementacin de la solucin en la unidad acadmica que corresponda.
Vicerrectora de Investigacin (VRI).
Unidad de negocio encargada de asesorar, proveer y mantener la informacin de proyectos de investigacin y publicaciones de los profesores. Dentro de esta unidad se encuentran los especialistas y encargados de todos los aspectos relacionados con los proyectos de investigacin y las publicaciones de los acadmicos de universidad.
IV.1.2
Objetivos del proceso
El objetivo del proceso es ofrecer la implementacin un sistema de informacin equilibrado, que cubra las necesidades de gestin de informacin de los acadmicos de la unidad acadmica. En el proceso se realizan todas las actividades que permiten establecer el contacto con el cliente, identificar las necesidades de gestin de informacin de la UA y ofrecer un sistema que solucione dichas necesidades, una vez aceptada y formalizada la propuesta, que contiene alcances, descripciones, plazos, costos, equipo de profesionales participantes, etc., se procede a la implementacin y posterior entrega del Historial Acadmico UC, para la aprobacin por parte de la Unidad Acadmica.
Otros objetivos del proceso:
Definir correctamente los alcances del proyecto, de tal manera que durante la ejecucin del mismo no exista trabajo adicional que no hubiese quedado formalizado.
Generar un anlisis de costos del proyecto adecuado a la realidad, para no tener problemas de costos elevados durante la ejecucin, lo que generara problemas con el presupuesto inicial.
Lograr satisfaccin del parte del cliente, respecto de la solucin entregada.
IV.1.3
Problemas u oportunidades de mejora del proceso
Previo a cualquier anlisis se detecta que el proceso presenta varios problemas o debilidades que afectan su funcionamiento normal, generando ineficiencias, las que pueden ser consideradas oportunidades de mejoras si eventualmente se aplican acciones correctivas, entre las que podemos mencionar:
Inexistencia de documentacin detallada No existe conciencia de la utilidad de documentar Pocas instancias de capacitacin presencial a los usuarios Roles del proceso no estn debidamente formalizados Mtricas inexistentes
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IV.2
Cadena de valor del proceso
Se describe las etapas y actividades que conforman este proceso, se diagrama su oferta de valor en base al anlisis de la aplicacin de la herramienta S.I.P.O.C. (Supliers - Input Process - Output - Costumer) y se identifica los responsables en base a la matriz de asignacin de responsabilidades R.E.C.I.
Este siguiente anlisis permite descubrir y comprender de qu manera est compuesto el proceso de negocio Implementacin del Historial Acadmico y visualizar la manera en que cada etapa aporta a la cadena de valor, para lograr lo anterior se utiliz Blueworks Live9, herramienta que provee IBM.
Figura IV-1: Implementacin del Historial Acadmico en Blueworks Live
Ms informacin de BlueWoks Live se encuentra en: http://wwwblueworkslive.com
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IV.2.1
Etapas del proceso Implementacin del Historial Acadmico
Contacto con unidad acadmica: instancia en la cual el Director de la Direccin de Desarrollo Acadmico contacta al Decano de la unidad acadmica, captura la necesidad del cliente y le ofrece que evale una solucin para apoyar la necesidad de gestin de informacin acadmica de sus profesores, luego le informa al coordinador de proyectos, quien canaliza e informa al equipo de negocio especialista.
Actividades que componen esta etapa son: a. Presentacin proyecto a Decano: se establecer el contacto con el cliente y se
le sensibiliza respecto del problema de gestin de la informacin centralizada de la actividad los acadmicos, que aqueja a la universidad, y se le presenta, en trminos muy generales, una posible solucin. b. Obtencin del requerimiento: corresponde al momento que el cliente
muestra inters en evaluar una propuesta que satisfaga la necesidad de solucin al problema de gestin de la informacin acadmica de sus profesores.
Ofrecimiento de la solucin: subproceso en el cual, el coordinador de proyectos de la unidad, establece contacto con el cliente, con el fin de conocer en detalle la necesidad, levantar un diagnstico y obtener los requerimientos funcionales que permitan generar los patrones para disear la propuesta ms adecuada. Durante esta etapa es importante que el cliente vea en la Direccin de Desarrollo Acadmico una unidad profesional y capacitada que proponga una solucin que satisfaga las necesidades de la unidad acadmica.
Despus de la aceptacin de la propuesta, que contiene alcances, descripciones, plazos, costos, equipo de profesionales participantes, etc., se procede a la formalizacin del documento de aceptacin por parte del Decano. Las actividades que componen esta etapa son: diagnstico de la informacin, anlisis de costos, envo de propuesta, validacin y formalizacin del documento de aceptacin.
Coordinacin y logstica: Instancia en la cual se coordina y administra la informacin disponible tanto en disponibilidad, tipos de formato y en los dispositivos donde est contenida (planillas, bases de datos, impresos, etc.). Tambin se organiza el espacio fsico
12 y el equipamiento con el cual trabajar el grupo de analistas y digitadores. Y se realizan las gestiones para conformar el equipo de trabajo, lo que implica evaluar nuevas contrataciones dependiendo del volumen de informacin a cargar. Las actividades que componen esta etapa son: organizar la informacin disponible, organizar el espacio fsico y equipamiento, coordinar equipo de trabajo.
Implementacin del Historial Acadmico UC: Subproceso en la cual se procede a la implementacin de la solucin, lo que implica revisin de la informacin existente en las bases de datos corporativas, digitar y/o efectuar carga masiva de informacin no corporativa (que no existe en las bases de datos corporativas). Las actividades anteriores involucran el asesoramiento y el control del equipo de trabajo por dos vas: Remota o Presencial, debido a que el equipo de trabajo desempeara sus tareas en dependencias del cliente. En esta instancia se efecta un control de calidad del ingreso y la carga de datos. Las actividades que componen esta etapa son: asesorar y controlar la actividad del equipo, revisin de la informacin existente, ingreso inicial de la informacin no corporativa, gestin de ayuda, control de calidad de la carga de datos.
Entrega formal: Instancia en la cual se hace entrega de la implementacin a la solucin para la aprobacin por parte de la unidad acadmica. Una vez aprobado y resueltas todas las observaciones que pudieron haber ocurrido se procede a la entrega formal de la solucin mediante una presentacin y capacitacin a los acadmicos y a autoridades de la unidad acadmica. Las actividades que componen esta etapa son: informe con resumen del proceso, coordinar la actividad con el Decano y Director de la UA, invitar a autoridades y acadmicos, presentacin y entrega formal.
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IV.2.2
Anlisis SIPOC
El anlisis SIPOC permite identificar, de manera complementaria a la cadena de valor del proceso, la interaccin del proceso con su entorno: entradas que recibe y salidas que genera el proceso, identificacin de proveedores y clientes.
Figura IV-2: Implementacin del Historial Acadmico UC - Anlisis SIPOC
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IV.2.3
Matriz RECI
La matriz de responsabilidades RECI es la herramienta de anlisis utilizada que permiti identificar el rol y la actividad de cada participante en el proceso, delimitando el tipo de responsabilidad que tiene cada uno de ellos.
Tabla IV-2: Implementacin del Historial Acadmico U Anlisis RECI
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IV.3
Diagrama del proceso herramienta de
Por orden expresa de la organizacin se debi utilizar Bizagi10,
modelamiento BPMN, que permite visualizar de forma grfica las entidades, actividades e interconexiones que componen el proceso 11, a continuacin se presenta el modelo actual del proceso Implementacin del Historial Acadmico UC.
El modelamiento del proceso permite visualizar la secuencia lgica entre las actividades y ayuda a identificar las instancias e interacciones que se generan.
Figura IV-3: Implementacin del Historial Acadmico UC - Diagrama del proceso
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Ms informacin de Bizagi se encuentra en: http://www.bizagi.com Para ms informacin sobre la simbologa utilizada ver el Anexo B: Simbologa BPMN
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IV.3.1
Elementos del proceso
Identificacin de pool y lanes del proceso:
Pool Direccin del Desarrollo Acadmico: corresponde a la entidad que entrega el producto y/o servicio que satisfaga la necesidad del cliente, aqu intervienen varios actores del proceso.
Pool Unidad Acadmica: corresponde a la unidad que tiene la necesidad y donde la Direccin Desarrollo Acadmico ha establecido el contacto, posee los conocimientos, la experiencia y las capacidades para satisfacer la necesidad del cliente.
Pool Vicerrector acadmico: Corresponde a la entidad responsable de la direccin de desarrollo acadmico y a quien se le informa tanto del xito como del fracaso de los proyectos.
Lane Director DDA: Profesional encargado de ofrecer una solucin a la necesidad que presenta el cliente.
Lane Sub-Director DDA: Profesional encargado de asesorar al Director DDA y es el nexo con coordinador del equipo especialista y es el que coordina la entrega, presenta y efecta la entrega formal del producto.
Lane Coordinador TI DDA: Profesional encargado de canalizar la necesidad, realizar el levantamiento inicial y coordinar la implementacin de la solucin.
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IV.4
Diagnstico del proceso
Se efectu el anlisis para obtener un diagnstico respecto del proceso, medido por sus facilitadores y por las capacidades de la empresa 12, detectando los puntos de mejora del proceso y que son las que requerirn una intervencin para lograr y mantener un alto desempeo en el futuro.
IV.4.1
Diseo
Propsito: Este proceso se dise para generar las actividades necesarias dentro de la Direccin del Desarrollo Acadmico que permitan la implementacin del Historial
Acadmico UC, abarca todas las actividades que conforman la identificacin de las necesidades de gestin de informacin de la unidad acadmica, y de acuerdo con la aceptacin y formalizacin de la propuesta, se procede a la implementacin y posterior entrega del sistema Historial Acadmico UC, para la aprobacin y entrega formal de la solucin al cliente, la Unidad Acadmica.
Contexto: Este proceso estn definidos los proveedores del proyecto y clientes que se interrelacionan y generan los input y output necesarios para ofrecer e implementar el producto y/o servicio. Este proceso es uno de los ms importantes de la organizacin puesto que permite la gestin de la informacin acadmica de los profesores de las unidades acadmicas de la UC.
Documentacin: Actualmente solo existe la documentacin tcnica parcial del producto, pero no existe documentacin formal del proceso. IV.4.2 Ejecutores
Cada ejecutor de las unidades que conforman el proceso, poseen los conocimientos y destrezas para operar y realizar las actividades que le corresponde del proceso, sin embargo, no existe una comunicacin ejecutiva entre ellos lo que afecta una visin de conjunto y provoca ineficiencia en el desempeo. Entre los ejecutores del proceso se
18 encuentran: Sub-Director DDA, coordinador TI DDA, encargado de helpdesk, analistas y digitadores, administradores de rea de negocio.
IV.4.3
Responsables
La responsabilidad del proceso recae en el Director de la Direccin de Desarrollo Acadmico y del Vicerrector acadmico de la Universidad Catlica, los que tambin son responsables de cambios y/o rediseo del proceso. Estos responsables no trabajan directamente en la ejecucin, sino en el mbito estratgico y sus decisiones dependen de la informacin que proveen los ejecutores.
IV.4.4
Infraestructura
No existe un sistema de informacin de apoyo al proceso, solo se utiliza mail y planillas Excel tanto para el seguimiento como para control.
IV.4.5
Indicadores
No existen indicadores representativos para controlar y monitorear el desempeo del proceso. En general se obtienen estadsticas bsicas en la medida que las jefaturas lo soliciten.
12
Confrontar con anlisis de madurez en el Anexo F: Evaluacin Madurez de Proceso Implementacin Historial Acadmico
19
IV.5
Propuestas de accin
Como consecuencia del diagnstico y anlisis anterior, se presenta las propuestas de accin para cada variable que se detecte no est cumpliendo el nivel deseado dentro del marco del proceso, lo que se busca entre otras cosas es detectar y proponer mejoras que permitan obtener el desempeo deseado:
Diseo/Propsito: Utilizar el diagrama del proceso que representa los distintos roles y actividades que lo componen. Al visualizar el proceso modelado se podr detectar problemas que puedan afectar el desempeo, este documento deber ser divulgado en todas las unidades de la organizacin.
Diseo/Contexto: El documento SIPOC utilizado en este trabajo permite formalizar las entradas, salidas, clientes y proveedores del proceso, este documento deber ser divulgado en todas las unidades de la organizacin, ya que ser parte de la documentacin oficial del proceso.
Diseo/Documentacin: Debido a que no existe documentacin del proceso ms all de la mencionada en este documento, el resultado de este trabajo ser una gran utilidad, ya que no existe documentacin este trabajo ser de gran utilidad debido a que puede ser la base que se constituya en la documentacin oficial del proceso.
Ejecutores/Conocimiento: Se utilizara la matriz de responsabilidades RECI y el diagrama del proceso para identificar de manera tanto global como individual el trabajo de cada ejecutor en el proceso. Se definirn indicadores de desempeo periodos de evaluacin de mensual, semestral y anual.
20 Ejecutores/Conductas: Se utilizar el diagrama del proceso, para identificar las interrelaciones de cada uno de los ejecutores, junto con el conocimiento de los roles que pueden desempear.
Responsables/Identidad: El rol del responsable del proceso deber ser asumido por el Vicerrector Acadmico la idea es que se pueda aplicar rpidamente cambios que permitan mejorar rpidamente el proceso y evitar la burocracia que pueda interferir para aplicar acciones rpidas.
Responsables/Actividad: Se debe fomentar un liderazgo participativo por parte de los responsables, que permita al equipo ejecutor dar una visin de los esfuerzos y metas que se deben alcanzar.
Infraestructura/Sistemas de informacin: Evaluar un sistema de informacin que apoye a los ejecutores en todas las etapas del proceso.
Indicadores/Definicin: En el presente trabajo se han definido algunos indicadores de satisfaccin, de salida, e internos los que deben ser formalizados y comunicados a los responsables y ejecutores del proceso, Adems se implementar un plan para la revisin de los indicadores Mencionados anteriormente. Indicadores/Usos: Definir metas y alcances de los indicadores aplicados al desempeo del proceso. Identificar las causas de no cumplimento, categorizarlas y aplicar planes de acciones correctivas. Formalizar el alineamiento estratgico de la empresa con respecto a los resultados esperados del proceso, de manera de comparar el desempeo actual con los objetivos propuestos por la organizacin.
21
IV.6
Propuestas de mtricas del proceso
Se proponen las siguientes mtricas, en directa relacin con los principios del nuevo Modelo de Docencia de Calidad UC, y que permitirn el monitoreo y medicin del desempeo del proceso, para controlar el resultado de las mejoras que se desean.
Requerimientos de Salida La informacin inicial de los acadmicos est completa segn lo definido en la propuesta. Requerimientos Internos El nivel de implementacin del Historial Acadmico UC en las Unidades Acadmicas cumple con lo planificado.
Mtricas Tasa de completitud de informacin de los acadmicos
Metas Aumentar la tasa de completitud del 90% al 97% en la prxima implementacin Mtricas Metas Tasa de implementacin Aumentar la tasa de de Unidades Acadmicas Unidades Acadmicas con el Historial Acadmico en produccin, del 95% al 98% para el ao 2014 Metas Obtener nota promedio sobre 5,5 en resultados de encuesta de satisfaccin
Requerimientos de Satisfaccin Mtricas La informacin inicial de los Encuesta de satisfaccin acadmicos est correcta y actualizada.
Tabla IV-3: Implementacin del Historial Acadmico UC - Mtricas propuestas
Se utiliz la siguiente tabla de definicin para describir las mtricas propuestas:
Tabla IV-4: Definicin de mtricas
22
Mtrica: Tasa de completitud de la informacin
Elemento Mtrica 1 Propsito Alcance Meta Frmula
Explicacin Tasa de completitud de informacin Medir el porcentaje de completitud de la informacin de los acadmicos Acadmicos, Unidad Acadmica Que aumente al 97% Cantidad de registros ingresados * 100 / Cantidad total de registros informados Semanal Bases de datos del sistema Coordinador de T.I.
Tabla IV-5: Mtrica tasa de completitud de informacin
Unidad de medida Porcentaje de completitud Frecuencia Fuente de datos Dueo Comentarios
Mtrica: Porcentaje de unidades implementadas
Elemento Mtrica 1 Propsito Alcance Meta
Explicacin Porcentaje de unidades implementadas Medir el porcentaje de Unidades Acadmicas implementadas Decanos
Que aumente al 98% Cantidad de Unidades Acadmicas implementadas * 100 / Frmula Cantidad total de Unidades Acadmicas Unidad de medida Porcentaje de implementacin Frecuencia Fuente de datos Dueo Comentarios
Tabla IV-6: Mtrica porcentaje de unidades implementadas
Semestral Base de datos del sistema Director de la DDA
23
Mtrica: Satisfaccin del usuario
Explicacin Satisfaccin de usuario Medir el grado de satisfaccin de usuario con el nivel de calidad de la informacin Director DDA, Decanos, Acadmicos Obtener nota superior a 5,5 Nota de evaluacin de acuerdo a escala de 1 a 7
Unidad de medida Nmerica (nota) Frecuencia Fuente de datos Dueo Comentarios Semestral Encuesta a cliente Director DDA En el anexo 13 se encuentra la encuesta propuesta
Tabla IV-7: Mtrica Satisfaccin del usuario
24 V. IDENTIFICACIN DEL PROCESO ADMINISTRACIN Y USOS DE HISTORIAL ACADMICO UC V.1 Descripcin del proceso
El proceso Administracin y usos del Historial Acadmico UC, abarca todas las actividades que conforman la asesora que brinda la unidad de negocio al usuario, para apoyar en el ingreso y actualizacin de datos, corregir los problemas, orientar en el uso de las funcionalidades o resolver las dudas, en relacin con el uso del producto Sistema Historial Acadmico UC.
Este proceso comienza cuando el usuario del sistema solicita ayuda, va telfono o mail. Inmediatamente el usuario es orientado y asesorado, de forma remota, por personal del Helpdesk, para apoyo en el ingreso y actualizacin de informacin, correccin de problemas o recoleccin de dudas; si el problema no es posible de solucionar por personal de Helpdesk y corresponde a datos corporativos es derivado a analistas y/o administradores de bases de datos corporativas; en cambio, si el problema es de carcter tcnico, es derivado al rea que presta el servicio de soporte, mantencin y desarrollo. Finalmente se informa al usuario del estatus de su requerimiento y se reporta de las acciones efectuadas a todos las reas involucradas.
V.1.1
El proceso de negocio se compone de varias actividades y tareas, en donde intervienen principalmente tres reas, la primera de ella es la Direccin de Desarrollo Acadmico, cuyo propsito es lograr el cumplimiento del proceso; la segunda es la Direccin de Informtica, que es la encargada de ofrecer el servicio de soporte, mantencin y desarrollo; la tercera es el rea de administracin de datos corporativos.
El rol principal de cada unidad es concretar la asesora para corregir los problemas y resolver las dudas de los usuarios.
25 Direccin de Desarrollo Acadmico. Unidad encargada de velar por el desarrollo completo del proceso, dentro de esta unidad se encuentra el encargado de helpdesk, que canaliza y clasifica la necesidad del cliente y lo deriva a quien corresponda (analistas, administradores de bases de datos o unidad de soporte, mantencin y desarrollo). Tambin es la que informa finalmente el estatus del requerimiento.
Direccin de Informtica Unidad de negocio encargada de prestar el servicio de soporte tcnico, mantencin y desarrollo del sistema. Dentro de esta unidad se encuentran los especialistas tcnicos que resuelven problemas concretos relacionados con el funcionamiento del sistema. Asimismo, mantienen la plataforma operativa y realizan desarrollos informticos en caso de requerimientos especficos.
rea de administracin de datos corporativos Unidad de negocio encargada de asesorar, proveer y mantener la informacin de determinadas reas de negocio. Dentro de esta rea se encuentran diversas unidades responsables de todos los aspectos relacionados con los distintos mbitos de la actividad acadmica (proyectos, publicaciones, perfeccionamientos, categoras acadmicas, etc.).
V.1.2
El objetivo del proceso es asesorar de forma remota al usuario para corregir problemas o resolver dudas sobre el uso del sistema, derivando a especialistas cuando el Helpdesk no dispone de las competencias para solucionar inmediatamente los requerimientos de los usuarios.
Otros objetivos del proceso:
Mantener un sistema con informacin correcta, completa y actualizada de los acadmicos.
26 Controlar los tiempos de respuesta, de acuerdo a los tiempos comprometidos por las reas encargadas de los distintos mbitos de la actividad acadmica. Mantener informado al usuario del estatus de su requerimiento. Lograr satisfaccin del parte del cliente, respecto de la solucin entregada.
V.1.3
Problemas u oportunidades de mejora del proceso
Inexistencia de documentacin del proceso. No existe conciencia de la utilidad de documentar. Mtricas inexistentes. No se efectan acciones, despus de cada requerimiento, para tener el feedback del usuario. No se analiza el registro de acciones efectuadas por el Helpdesk No existe un sistema de apoyo a la gestin del proceso
27
V.2
Cadena de valor del proceso
Este siguiente anlisis permite descubrir y comprender de qu manera est compuesto el proceso de negocio Implementacin del Historial Acadmico y visualizar la manera en que cada etapa aporta a la cadena de valor, para lograr lo anterior se utiliz Blueworks Live, herramienta que provee IBM13.
Figura V-4: Administracin y usos del Historial Acadmico - en Blueworks Live
13
28
V.2.1
Etapas del proceso Administracin y usos Historial Acadmico
Recepcin del requerimiento: instancia en la cual el profesional encargado del rea de Helpdesk recibe el requerimiento del usuario del sistema, va telfono o mail, solicitando ayuda u orientacin; se procede a ingresar el requerimiento en la planilla de control respectiva, clasifica el requerimiento; si el requerimiento no involucra conocimientos muy tcnicos o de alta complejidad es atendido directamente por personal de Helpdesk; si el problema corresponde a datos corporativos es derivado a los analistas y/o administradores de bases de datos corporativas; en cambio, si el problema es de carcter tcnico, es derivado al rea que presta el servicio de soporte, mantencin y desarrollo. Las actividades que componen esta etapa son: ingreso del requerimiento en planilla de control, clasificar el requerimiento y derivar el requerimiento.
Asesora al usuario: Si el requerimiento no involucra conocimientos muy tcnicos o de alta complejidad es rpidamente atendido, de forma remota, por personal del helpdesk, lo que implica asesorar al usuario en el ingreso y actualizacin de datos y/u orientarlo en el uso de las funcionalidades que provee el sistema14. Todas las acciones efectuadas deber ser reportadas al coordinador del rea. Las actividades que componen esta etapa son: mesa de ayuda recepcin del requerimiento, asesoramiento en ingreso y actualizacin de datos, orientacin en uso de funcionalidades y reportar acciones efectuadas.
Administracin de informacin corporativa: Instancia en la cual el rea de administracin de bases de datos corporativas15 recepciona el requerimiento, los analistas y/o administradores de bases de datos corporativas corrigen, actualizan o ingresan informacin de acuerdo a la solicitud del usuario. Las acciones efectuadas deber ser reportadas al encargado de helpdesk. Las actividades que componen esta etapa son: unidad corporativa recepcin del requerimiento, correccin o actualizacin de ingreso de datos corporativos, reportar acciones efectuadas.
14
Descripcin de funcionalidades del sistema se encuentran en el Anexo O: Funcionalidades y tipos de usuarios del Historial Acadmico UC. 15 Para ms detalle de las reas responsables de la informacin corporativa ver el Anexo J: reas responsables de la informacin en el Historial Acadmico UC.
29 Administracin de problemas tcnicos: Instancia en la cual esta rea recepciona el requerimiento; los tcnicos y/o ingenieros corrigen solucionan el problema tcnico reportado por el usuario. Las acciones efectuadas deber ser comunicadas al encargado de Helpdesk. Las actividades que componen esta etapa son: recepcin del requerimiento, solucin del problema tcnico y reportar acciones efectuadas.
Reporte final al usuario: Instancia en la cual el encargado de helpdesk informa al usuario sobre el estatus final de su requerimiento. Las actividades que componen esta etapa son: informar al usuario del estatus del requerimiento y registrar acciones efectuadas en planilla de control.
V.2.2
Anlisis SIPOC
Figura V-5: Administracin y usos del Historial Acadmico - Anlisis SIPOC
30
V.2.3
Matriz RECI
Tabla V-8: Administracin y usos del Historial Acadmico UC - Anlisis RECI
31
V.3
Por orden expresa de la organizacin se debi utilizar Bizagi,
modelamiento BPMN, que permite visualizar de forma grfica las entidades, actividades e interconexiones que componen el proceso 16, a continuacin se presenta el modelo actual del proceso Administracin y usos del Historial Acadmico UC.
Figura V-6: Administracin y usos del Historial Acadmico - Diagrama del proceso
32 V.3.1 Elementos del proceso
Pool Direccin del Desarrollo Acadmico: corresponde a la entidad que asesora y orienta al usuario respecto del uso del sistema Historial Acadmico UC y sus funcionalidades. En esta instancia intervienen varios actores del proceso.
Pool Direccin de Informtica: corresponde a la unidad de negocio encargada de prestar el servicio de soporte tcnico, mantencin y desarrollo del sistema tiene la necesidad. Posee los conocimientos, la experiencia y las capacidades para resolver los problemas tcnicos reportados por el usuario.
Pool Usuario: corresponde a la entidad que genera un requerimiento de asesora, orientacin o problema en relacin con el uso del sistema y sus funcionalidades.
Pool rea de administracin de datos corporativos: corresponde a la unidad de negocio encargada de corregir, actualizar o ingresar informacin comunicada por el usuario. Posee los conocimientos, la experiencia y las capacidades para resolver los problemas reportados por el usuario.
Lane Encargado de Mesa de Ayuda Profesional encargado de orientar y brindar ayuda al usuario, mantenindolo informado sobre el estado de su requerimiento. Controla los tiempos de resolucin de acuerdo a los protocolos especficos establecidos con las respectivas reas de negocio.
Lane Coordinador DDA: Profesional responsable de la coordinacin del proceso y que entrega apoyo constante a la unidad de helpdesk. Debe reportar al Subdirector dela unidad acerca de funcionamiento del proceso en los tiempos establecidos
Lane Sub-Director DDA: Profesional al que se le reporta todo lo relacionado con el proceso de helpdesk.
16
Para ms informacin sobre la simbologa utilizada ver el Anexo B: Simbologa BPMN
33
V.4
V.4.1
Diseo
Propsito: Este proceso se dise para generar las actividades necesarias dentro de la Direccin de Desarrollo Acadmico que permita la administracin del Historial Acadmico UC. Abarca todas las actividades que conforman la asesora y orientacin que se entrega a los usuarios del sistema, con el propsito de corregir los problemas reportados o la resolucin de sus dudas. Lo anterior implica la gestin con diversas reas de negocio que participan en la mantencin y correcto funcionamiento del sistema.
Contexto: Este proceso estn definidos los proveedores y clientes del proceso que se interrelacionan generar los input y output necesarios para asesorar y orientar a los usuarios del servicio. Este proceso es importante para la organizacin porque permite la gestin de ayuda para la mantencin y administracin de la informacin acadmica de los profesores de la UC.
Documentacin: Actualmente solo existe la documentacin tcnica parcial del producto, pero no existe documentacin formal del proceso.
V.4.2
Ejecutores
Cada ejecutor de las unidades que conforman el proceso, poseen los conocimientos y destrezas para operar y realizar las actividades que le corresponde del proceso, sin embargo, no existe una comunicacin efectiva entre las distintas reas de negocio, lo que afecta en la visin de conjunto y provoca ineficiencia en el desempeo. Entre los
17
Confrontar con anlisis de madurez en el Anexo G: Evaluacin Madurez de Proceso Administracin y usos del Historial Acadmico
34 ejecutores del proceso se encuentran: Sub-Director DDA, coordinador DDA, encargado de Helpdesk, ingenieros, tcnicos, administradores y analistas.
V.4.3
Responsables
La responsabilidad del proceso recae en el Director de la Direccin de desarrollo Acadmico y del Vicerrector Acadmico de la Universidad Catlica, los que tambin son responsables de cambios y/o rediseo del proceso. Estos responsables no trabajan directamente en la ejecucin sino en el mbito estratgico y sus decisiones dependen de la informacin que proveen los ejecutores.
V.4.4
Infraestructura
V.4.5
Indicadores
No existen indicadores representativos para controlar y monitorear el desempeo del proceso. En general se obtienen estadsticas bsicas en la medida que la jefatura lo solicite.
35
V.5
Propuestas de accin
Considerando el diagnstico y anlisis anterior, se presentan las propuestas de accin por cada variable que se detecte que no est cumpliendo el nivel deseado. En otras palabras, lo que se busca es detectar los puntos dbiles del proceso y proponer las mejoras que permitan obtener el desempeo deseado:
Responsables/Actividad: Se debe fomentar un liderazgo participativo por parte de los responsables, que permita al equipo ejecutor dar una visin de los esfuerzos y metas que se deben alcanzar.
Indicadores/Definicin: En el presente trabajo se han definido algunos indicadores de satisfaccin, de salida, e internos los que deben ser formalizados y comunicados a los responsables y ejecutores del proceso, Adems se implementar un plan para la revisin de los indicadores Mencionados anteriormente.
Indicadores/Usos: Definir metas y alcances de los indicadores aplicados al desempeo del proceso. Identificar las causas de no cumplimento, categorizarlas y aplicar planes de acciones correctivas.
37
V.6
Propuestas de mtricas del proceso
Se proponen las siguientes mtricas, en directa relacin con los principios del nuevo Modelo de Docencia de Calidad UC, y que permitirn el monitoreo y medicin del desempeo del proceso, para controlar el resultado de las mejoras que se desean.
Requerimientos de Salida Mtricas

Se solucion oportunamente los requerimientos de ayuda de los Acadmicos.
Metas
Tasa de requerimientos Disminuir requerimientos pendientes en el proceso de pendientes del 10% al 5% HelpDesk semanal para el ao 2014
Requerimientos Internos
Mtricas
Metas
Aumentar la tasa de usabilidad de 60% al 70% para el ao 2014
El nivel de usabilidad del Tasa de usabilidad de la Historial Acadmico UC como herramienta Ficha de apoyo a los procesos de Calificacin calificacin acadmica cumple con lo planificado.
Requerimientos de Satisfaccin
La informacin de los acadmicos est correcta, completa y actualizada. El Historial Acadmico UC se asocia al concepto "Informacin acadmica centralizada".
Mtricas
Encuesta de satisfaccin
Metas
Obtener nota promedio sobre 5,5 en resultados de encuesta de satisfaccin para el ao 2014 Aumentar el nivel de asociacin positiva en el 80% de los participantes para el primer semestre del 2014
Focus group
Tabla V-9: Administracin y usos del Historial Acadmico -Mtricas propuestas
Tabla V-10: Definicin de mtricas
38
Mtrica: Porcentaje de requerimientos pendientes
Tabla V-11: Mtrica porcentaje de requerimientos pendientes
Mtrica: Porcentaje de uso de Ficha de Calificacin
Tabla V-12: Mtrica porcentaje de uso de Ficha de Calificacin
39
Mtrica: Satisfaccin del usuario18
Tabla V-13: Mtrica Satisfaccin del usuario
Mtrica: Nivel de asociacin positiva con el producto
Tabla V-14: Mtrica nivel de asociacin positiva con el producto

18
Una propuesta de encuesta se encuentra en el Anexo M: Encuesta Historial Acadmico
40 VI. IDENTIFICACIN DEL PROCESO SELECCIN DE ACADMICOS VI.1 Descripcin del proceso
El proceso Seleccin de Acadmicos, abarca todas las actividades que conforman la asesora y el servicio que brinda la unidad de negocio al usuario, para apoyar en el ingreso y publicacin de concursos, utilizando el sistema respectivo, con la idea de reclutar acadmicos de Chile y el extranjero para que impartan docencia y/o realicen investigacin en la UC.
Este proceso comienza cuando el usuario del sistema ingresa un nuevo concurso, completando un formulario en la plataforma web, el formulario es revisado por al administrador general del sistema quin da el visto bueno, se publica el concurso y se crea una noticia en los idiomas requeridos; en caso de encontrar problema en el formulario o en la configuracin del concurso se contacta con el administrador de la Unidad Acadmica (cliente), para que efecte las correcciones reportadas. Una vez publicado el concurso los usuarios registrados pueden postular a los concursos vigentes, suben (upload) la documentacin solicitada en la web. Finalmente, cumplida la fecha de vigencia del concurso, el administrador de la unidad baja (download) el listado de postulantes, la documentacin solicitada y reportes del proceso.
VI.1.1
El proceso de negocio se compone de varias actividades y tareas, en donde intervienen principalmente tres reas, la primera de ella es la Direccin de Desarrollo Acadmico, cuyo propsito es lograr el cumplimiento del proceso; la segunda es la Direccin de Informtica, que es la encargada de ofrecer el servicio de soporte, mantencin y desarrollo; la tercera es la Unidad Acadmica que es la que tiene la necesidad de publicar el concurso. El rol principal de cada unidad es el siguiente:
41
Direccin de Desarrollo Acadmico. Unidad encargada de velar por el desarrollo completo del proceso. Dentro de esta unidad se encuentra el administrador general, que coordina, revisa la publicacin de concursos, redacta y publica la noticia en la portada de la web, en los idiomas requeridos.
Unidad Acadmica Unidad de negocio encargada de publicar el concurso, dentro de esta rea se encuentra el responsable de la publicacin del concurso y posterior entrega del listado de postulantes, informacin solicitada a postulantes (papers, currculum vitae, cartas de recomendacin, certificados de ttulos y grados acadmicos, etc.), un vez finalizada la fecha de trmino de postulacin, al Decano o Director de la unidad acadmica.
VI.1.2
El objetivo del proceso es brindar al usuario la asesora y el servicio para apoyar el ingreso y publicacin de concursos, utilizando el sistema respectivo, con la idea reclutar acadmicos de chile y el extranjero para que impartan docencia y/o realicen investigacin en la UC. Otro objetivo del proceso es lograr satisfaccin del parte del cliente, respecto de la solucin entregada. VI.1.3 Problemas u oportunidades de mejora del proceso
Inexistencia de documentacin detallada No existe conciencia de la utilidad de documentar No se efectan acciones, despus de cada requerimiento, para tener el feedback del usuario
No existe un sistema de apoyo a la gestin del proceso
42 VI.2 Cadena de valor del proceso
Este siguiente anlisis permite descubrir y comprender de qu manera est compuesto el proceso de negocio Implementacin del Historial Acadmico y visualizar la manera en que cada etapa aporta a la cadena de valor, para lograr lo anterior se utiliz Blueworks Live, herramienta que provee IBM19.
Figura VI-7: Seleccin de Acadmicos en Blueworks Live
19
43
VI.2.1
Etapas del proceso Seleccin de Acadmicos
Ingreso del concurso: instancia en la cual el usuario del sistema ingresa un nuevo concurso, completando un formulario en la plataforma web, efectuando la configuracin de las fechas de vigencia e ingresando toda la informacin relativa al concurso (rea de especializacin, perfil, competencias del cargo, etc.). El formulario es revisado por al administrador general del sistema, quien da el visto bueno para publicar el concurso; en caso de encontrar problemas en el formulario, o en la configuracin, se contacta con el administrador de la Unidad Acadmica (cliente), para que efecte las correcciones correspondientes. Las actividades que componen esta etapa son: completar formulario de concurso, ingresar fechas de vigencia, revisin del formulario y de fechas.
Difusin del concurso: instancia en la que el administrador general del sistema, previo visto bueno del formulario, redacta una noticia en los idiomas requeridos, la que es publicada en la pgina de inicio de la interfaz web. Las actividades que componen esta etapa son: generar un aviso en ingls y espaol (o los idiomas que se definan), revisin del aviso y publicacin de ste en la web.
Registro y postulacin de usuarios: instancia en la cual, una vez publicado el concurso, los usuarios registrados pueden postular a los concursos vigentes y suben (upload) la documentacin solicitada en la web (papers, currculum vitae, cartas de recomendacin, certificados de ttulos y grados acadmicos, etc.). La postulacin nicamente puede realizarse una vez registrado el usuario en el sistema. Las actividades que componen esta etapa son: registro de usuario, carga de documentacin solicitada y postulacin al concurso.
Recopilacin de antecedentes: una vez cumplida la fecha de vigencia del concurso, el administrador de la unidad baja (download) el listado de postulantes, la documentacin solicitada. Las actividades que componen esta etapa son: obtener listado de postulantes y descargar la documentacin del postulante.
44 Informes y reportes: instancia en la cual el administrador de la Unidad Acadmica, genera reportes estadsticos relacionados con el proceso de la postulacin. Las actividades que componen esta etapa son: generar reportes del proceso e imprimir, opcionalmente, estos reportes. El administrador general del sistema tambin puede generar reportes, pero tiene la posibilidad de generar reportes agregados a nivel universidad y desagregados a nivel unidad Acadmica o Facultad.
VI.2.2
Anlisis SIPOC
Figura VI-8: Seleccin de Acadmicos Anlisis SIPOC
45
VI.2.3
Matriz RECI
Tabla VI-15: Seleccin de Acadmicos - Anlisis RECI
46
VI.3
Por orden expresa de la organizacin se debi utilizar Bizagi,
modelamiento BPMN, que permite visualizar de forma grfica las entidades, actividades e interconexiones que componen el proceso 20, a continuacin se presenta el modelo actual del proceso Implementacin del Historial Acadmico UC.
Figura VI-9: Seleccin de Acadmicos - Diagrama del proceso
20
Para ms informacin sobre la simbologa utilizada ver el Anexo B: Simbologa BPMN
47
VI.3.1
Elementos del proceso
Pool Direccin del Desarrollo Acadmico: corresponde a la entidad que provee el servicio que satisface la necesidad del cliente, aqu intervienen varios actores del proceso.
Pool Unidad Acadmica: corresponde a la unidad que tiene la necesidad de publicar concursos para reclutar acadmico.
Pool Postulante: corresponde al usuario que tiene la necesidad de postular a un concurso.
Lane Administrador de UA: profesional encargado de publicar el concurso que requiere la Unidad Acadmica.
Lane Director de UA: profesional que recibe la informacin y documentacin de los postulantes, adems de los reportes del proceso enviados por el administrador de la Unidad Acadmica.
Lane Administrador del Sistema: Profesional encargado de revisar el formulario del concurso y dar el visto bueno para su publicacin. Tambin redacta una noticia en los idiomas requeridos y enva un reporte de todo el proceso al Director de la Unidad Acadmica.
Lane Director DDA: Profesional encargado de recibir el reporte del administrador del sistema.
48
VI.4
VI.4.1
Diseo
Propsito: Este proceso abarca todas las actividades que permiten brindar el servicio, a la Unidad Acadmica, para publicar concursos para realizar el reclutamiento de acadmicos que deseen trabajar en la UC.
Contexto: En este proceso estn definidos los proveedores y clientes del proceso que se interrelacionan para generar los input y output necesarios para apoyar la seleccin de acadmicos. Este proceso es importante para la organizacin, puesto que permite la gestin de reclutamiento de acadmicos, tanto de Chile como del extranjero.
Documentacin: Actualmente solo existe la documentacin tcnica del producto, pero no existe documentacin formal del proceso.
VI.4.2
Ejecutores
Cada ejecutor de las unidades que conforman el proceso, poseen los conocimientos y destrezas para operar y realizar las actividades que le corresponde del proceso; sin embargo, no existe una comunicacin efectiva entre ellos, lo que afecta una visin de conjunto y provoca ineficiencia en el desempeo. Entre los ejecutores del proceso se encuentran: administrador de la UA, administrador del sistema y asistente del administrador del sistema.
21
Confrontar con anlisis de madurez en el Anexo H: Evaluacin Madurez de Proceso Seleccin de Acadmicos
49 VI.4.3 Responsables
La responsabilidad del proceso recae en el Director de la Direccin de Desarrollo Acadmico y del Vicerrector acadmico de la Universidad Catlica, los que tambin son responsables de cambios y/o rediseo del proceso. Estos responsables no trabajan directamente en la ejecucin, sino en el mbito estratgico y sus decisiones dependen de la informacin que proveen los ejecutores.
VI.4.4
Infraestructura
VI.4.5
Indicadores
No existen indicadores representativos para controlar y monitorear el desempeo del proceso. En general se obtienen estadsticas bsicas en la medida que las jefaturas lo soliciten.
50
VI.5
Propuestas de accin
Como consecuencia del diagnstico y anlisis anterior, se presenta las propuestas de accin para cada variable que se detecte no est cumpliendo el nivel deseado dentro del marco del proceso, lo que se busca entre otras cosas es detectar y proponer mejoras que permitan obtener el desempeo deseado:
Indicadores/Definicin: En el presente trabajo se han definido algunos indicadores de satisfaccin, de salida, e internos los que deben ser formalizados y comunicados a los responsables y ejecutores del proceso.
Indicadores/Usos: Definir metas y alcances de los indicadores aplicados al desempeo del proceso.
52 VI.6 Propuestas de mtricas del proceso
Se proponen las siguientes mtricas, que permitirn el monitoreo y medicin del desempeo del proceso, para controlar el resultado de las mejoras que se desean implementar.
Requerimientos de Salidas
Se asesor correctamente a los usuarios administradores en la correcta publicacin de concursos. Se solucion oportunamente los requerimientos de ayuda de los postulantes.
Mtricas
Tasa de requerimientos de apoyos de HelpDesk
Metas
Disminuir el tiempo requerido para la publicacin de un concurso de 2 a 1 da para el primer trimestre del ao 2014
Tasa de requerimientos Disminuir requerimientos pendientes en el proceso de pendientes del 10% al 5% diarios HelpDesk para el primer trimestre del ao 2014
Requerimientos Internos
Mtricas
Metas
Aumentar la tasa de usabilidad de las unidades acadmicas del 40% al 70% para el ao 2014
Aumento del nivel de Tasa de usabilidad del usabilidad del proceso como sistema Web apoyo al reclutamiento y seleccin de acadmicos en la UC
Requerimientos de Satisfaccin
El proceso de apoyo al reclutamiento y seleccin de acadmicos es eficiente y eficaz.
Mtricas
Encuesta de satisfaccin
Metas
Obtener nota promedio sobre 5,0 en resultados de encuesta de satisfaccin para el primer trimestre del ao 2014
Tabla VI-16: Seleccin de Acadmicos - Mtricas propuestas
Tabla VI-17: Definicin de mtricas
53
Mtrica: Tasa de completitud de la informacin
Explicacin Tasa de concursos pendientes Medir el porcentaje de concursos pendientes de publicar Unidad Acadmica Que se disminuya al 5% Cantidad de concursos pendientes * 100 / Cantidad total de concursos recibidos Diario Registro de control de administracin Administrador del sistema
Tabla VI-18: Mtrica tasa de completitud de la informacin
Unidad de medida Porcentaje de concursos pendientes de publicar Frecuencia Fuente de datos Dueo Comentarios
Mtrica: Porcentaje de unidades implementadas
Explicacin Porcentaje de uso del servicio Medir el porcentaje de uso del sitio por las unidades Acadmicas Decanos Que aumente al 70% Cantidad de Unidades Acadmicas que publican concursos * 100 / Cantidad total de Unidades Acadmicas Semestral Log de la base de datos del sistema Director de la DDA
Tabla VI-19: Mtrica porcentaje de unidades implementadas
Unidad de medida Porcentaje de usabilidad Frecuencia Fuente de datos Dueo Comentarios
54
Mtrica: Satisfaccin del usuario
Elemento Mtrica 1 Propsito Alcance Meta Frmula Satisfaccin de usuario
Explicacin
Medir el grado de satisfaccin de usuario con el servicio Director DDA, Decanos, Acadmicos Obtener nota superior a 5,0 Nota de evaluacin de acuerdo a escala de 1 a 7
Unidad de medida Nmerica (nota) Frecuencia Fuente de datos Dueo Comentarios

Tabla VI-20: Mtrica satisfaccin del usuario
Trimestral Encuesta a cliente Director DDA
55 VII. CONCLUSIONES
El objetivo principal de este trabajo se cumpli, pues se logr generar la documentacin, en estndar BPMN (Business Process Modeling Notation), los tres procesos considerados claves por la Direccin de Desarrollo Acadmico, adems se efecto el anlisis de cada proceso, aplicando los conocimientos adquiridos y siguiendo la metodologa aprendida en clases del programa MTIG.
Se logr identificar varios puntos crticos en cada proceso, lo que implica oportunidades de mejora si se efectan acciones tendientes a mejorar el desempeo y la eficiencia.
Se observa, como resultado del anlisis efectuado, que varias oportunidades de mejora, que listan a continuacin, son transversales a los tres procesos, lo que se podra explicar porque presentan debilidades similares:
Consultar las necesidades de las Unidades Acadmicas Documentar detalladamente el proceso Capacitar y evaluar a ejecutores Crear instancias de capacitacin a usuarios Difundir documento RECI y Diagrama del proceso Crear un canal de comunicacin efectivo con los ejecutores Evaluar un sistema de informacin de apoyo Crear indicadores internos y de salida Medir la Satisfaccin de los clientes
Las recomendaciones para los prximos pasos a seguir consisten en mantener actualizada la documentacin lograda a partir de este trabajo y difundir los flujos de los procesos en la organizacin, especialmente en las unidades de negocio relacionadas con cada proceso.
Se sugiere tambin evaluar el rediseo de aquellos procesos y/o sub-procesos que se consideren dbiles o crticos y considerar la evaluacin de algn Sistema Administrador de Procesos de Negocio (BPMS) para la gestin, simulacin y monitoreo de los procesos de la organizacin.
56 BIBLIOGRAFIA SEPLVEDA, MARCOS (2011) Proceso de Negocio. Apuntes del curso del programa de Magister en Tecnologas de Informacin y Gestin (MTIG), Santiago, Chile.
SEPLVEDA, MARCOS (2011) Taller de Proceso de Negocio. Apuntes del cursotaller del programa de Magister en Tecnologas de Informacin y Gestin (MTIG) , Santiago de Chile, Chile.
57
ANEXOS
58 ANEXO A: DIRECCIN DE DESARROLLO ACADMICO La Direccin de Desarrollo Acadmico (DDA) es una unidad de servicios de la Vicerrectora Acadmica (VRA,) que procura el desarrollo acadmico de sus profesores en forma integral, a travs de la implementacin de las polticas de gestin del cuerpo acadmico, como tambin haciendo foco en su perfeccionamiento docente.
Dando cumplimiento a su Misin, la Direccin de Desarrollo Acadmico se proyecta siendo una unidad que:
Aspira siempre a la mayor eficiencia en sus procesos, implementando procedimientos efectivos y herramientas que faciliten la gestin propia y de las Unidades Acadmicas.
Apoya el accionar de la Vicerrectora Acadmica y, en coordinacin con otras unidades de la Direccin Superior, implementa polticas y otras acciones en busca de respuestas a los diferentes desafos que plantea el desarrollo de la Universidad.
Recursos para la Gestin, Entendiendo que una gestin eficiente y efectiva es fundamental para el logro de los objetivos de desarrollo de la UC y sus unidades, la Universidad dispone de diversos recursos que dan soporte a procesos que resultan fundamentales para realizarla. Para esto, la Direccin de Desarrollo Acadmico desde su mbito de accin enfocado en los profesores, administra sistemas que por una parte sustentan la operacin de procesos regulares y por otra recogen y proveen informacin de utilidad a nivel de usuarios de dichos sistemas como a nivel agregado para la toma de decisiones de gestin.
59 ANEXO B: SIMBOLOGA BPMN UTILIZADA
60 ANEXO C: MODELO DE DOCENCIA DE CALIDAD UC
61 ANEXO D: AUTORIDADES SUPERIORES DE LA UC
62 ANEXO E: ORGANIGRAMA DE LA VICERRECTORA ACADMICA
63 ANEXO F: EVALUACIN MADUREZ DE PROCESO IMPLEMENTACIN HISTORIAL ACADMICO

Evaluacin de Madurez de Proceso
Proceso:
P-1
Implementacin del Historial Acadmico UC

P- 2 P-3
Fecha:
Evaluacin
P-4 P- 1 P-2 P-3 P- 4
Las div ersas ac tividades del pro ces o se encuent ran dis eadas claramente. Co n es t e diseo , lo s ejec ut iv o s a cargo de ellas han plant eado algunas mejo ras al desempeo de s us pro pias ac tividades.
Propsito
El pro ces o co mpleto ha s ido redis eado alguna vez para mejo rar s u desempeo .
El pro ceso se ha rediseado alguna vez para ajust arse a o tro s pro ceso s de la empresa y a sus s ist emas de TI.
El pro c eso se ha rediseado alguna vez para ajus tars e a lo s pro ces o s de lo s client es y lo s pro veedo res.
50 %
0%
Se han ident ificado lo s ins umo s , salidas, pro duc to s, pro veedo res y client es del pro ces o . (Ej: SIP OC)
Las nec esidades de lo s clientes del pro ceso so n co no c idas, hay ac uerdo so bre ellas y se int ent a cumplirlas .
El res po nsable del pro ceso y lo s respo ns ables de lo s o t ro s pro ceso s co n lo s que int eract a, han def inido sus expect at iv as mut uas de desempeo y se ha creado un co mpro miso en t o rno a ellas .
El respo nsable del pro c eso , y lo s respo nsables de lo s pro ceso s de client es y pro veedo res c o n lo s que int eract a, han definido sus expec tativas mut uas de des empeo y s e ha c reado un co mpro miso en to rno a ellas .
Contexto
Diseo
10 0 %
70 %
5%
Documentacin
La do cument ac i n del pro ceso desc ribe en det alle el f unc io namient o de c ada rea invo lucrada, e ident if ic a las int erco nexio nes ent re ellas.
Hay do cument aci n c o mplet a y nic a del dis eo del pro c eso . Incluye t o das las excepcio nes, planes de c o nt ingencia y po s ibles riesgo s dent ro del pro ceso .
La do cument aci n del pro c eso describe las int erac cio nes de st e c o n o tro s pro c eso s y sus expec tativas mutuas. A dems, vincula al pro ces o co n lo s sist emas y arquit ect ura de dat o s de la empresa.
Una represent aci n elec tr nic a del diseo del pro ceso apo ya su ejecuci n y gest i n, permite analizar lo s c ambio s ambient ales y las reco nf iguracio nes de pro ces o .
10 %
Identidad
El respo nsable del pro ceso es una perso na, o grupo , encargado f o rmalment e de mejo rar el desempeo del pro c eso .
Lo s lderes de la em presa han c reado un papel o f ic ial de respo nsable del pro c eso y han c o lo c ado en ese pues t o a un alt o ejecut iv o co n inf luenc ia y c redibilidad.
El res po nsable da mxima prio ridad al pro c eso en t rmino s de asignac i n de t iempo , preo cupac i n y met as perso nales .
El respo nsable es miembro de la unidad de ms alt o rango en la t o ma de decisio nes de la empres a.
10 0 %
80 %
7 5%
10 %
El respo nsable identif ic a y vela po r la do cument ac i n del pro ceso , lo co munica a t o do s lo s ejecut o res y pat ro cina pequeo s pro yect o s de cambio .
El respo nsable co m unica las metas del pro ceso y una visi n de su f ut uro , pat ro cina es fuerzo s de rediseo y mejo ra, planif ica su implementaci n, y se asegura de que se cumpla el dis eo del pro ceso .
El res po nsable co labo ra co n o t ras perso nas a cargo de o t ro s pro ces o s , para po der int egrarlo co n est o s lt im o s, y as lo grar las m et as de la empresa.
El respo nsable desarro lla un plan es tratgic o de des arro llo del pro c eso , part icipa en planificac i n est rat gica a nivel de empres a y co labo ra co n s us co nt rapart es que trabajan para clientes y pro veedo res , co n el fin de pat ro c inar inic iativas co n o t ras empresas para el rediseo de pro ceso .
Responsable
Actividades
10 %
El respo nsable hace lo bby po r el pro ces o , pudiendo alent ar a o t ro s ejec ut ivo s a hacer cambio s.
El respo nsable puede reunir a un equipo de redis eo de pro ceso e implement ar el nuev o dis eo , y t iene ciert o co nt ro l so bre el presupues to de t ec no lo g a para el pro c eso .
El res po nsable co nt ro la lo s s ist emas de TI que apo yan el pro ces o y c ualquier pro yect o que cambie st e; t iene ciert a influencia s o bre las asignacio nes y evaluacio nes de perso nal, as co mo so bre el presupuest o del pro ces o .
Autoridad
El respo nsable c o nt ro la el pres upuest o del pro c eso y ejerce fuert e inf luenc ia so bre las asignac io nes y la evaluaci n de perso nal.
90 %
30 %
5%
Conocimiento
Lo s ejecut o res pueden dar no m bre al pro ces o que ejecutan e identif ic ar lo s indicado res clave de s u pro pio desempeo .
Lo s ejecut o res pueden describir el f lujo glo bal del pro ceso ; saben c mo su trabajo af ect a a lo s c lient es, o t ro s ejecut o res y al desempeo glo bal del pro ceso ; pueden menc io nar lo s niveles de desempeo reales y requerido s.
Lo s ejecut o res est n familiarizado s co n lo s co ncepto s fundament ales del nego c io y su relaci n co n el desempeo de la empresa. Ello s pueden desc ribir c mo af ect a su t rabajo a o t ro s pro c eso s y al desempeo de la empresa.
Lo s ejecut o res est n f amiliarizado s co n las t endencias en el sect o r de la empresa y pueden des cribir c mo afect a s u t rabajo al desempeo c o n o tras empresas client es o pro veedo ras .
30 %
5%
Ejecutores
Destrezas
Lo s ejecut o res tienen las dest rezas requeridas para reso lv er pro blemas y pro po ner m ejo ras pequeas al pro c eso .
Lo s ejecut o res t ienen las dest rezas requeridas para t rabajar en equipo y en fo rma aut no ma.
Lo s ejecut o res s o n hbiles en la t o m a de Lo s ejecut o res tienen c apacidades de dec isio nes de nego c io . gest i n e implementaci n del c ambio .
80 %
80 %
5%
Conducta
Lo s ejecut o res pro f es an algn nivel de res po nsabilidad al pro c eso co mplet o , ms all de su respo nsabilidad f uncio nal.
Lo s ejecut o res t rat an de seguir el diseo del pro ces o , ejecut arlo co rrect amente y trabajar en f o rmas que permitan a o tras perso nas hacer eficazment e su t rabajo .
Lo s ejecut o res s e esf uerzan po r asegurarse de que el pro c eso ent regue lo s result ado s necesario s para lo grar las met as de la empresa.
Lo s ejecut o res busc an seales de que el pro ces o debera cambiar, y pro po nen mejo ras al pro c eso .
60 %
2 5%
15%
Sistemas de informacin
Cada t area del pro c eso que lo requiere es t apo yada po r un sist ema o aplicac i n.
Infraestructura
El pro ceso es apo yado po r un sist ema El pro ces o co mpleto es apo yado po r un integrado de T I, dis eado t eniendo en sis tema nico de T I, creado en base a las ment e el pro ces o y adhiriendo a lo s necesidades de c ada rea f uncio nal. est ndares de sist emas de la empres a.
El pro c eso es apo yado po r un sist ema de T I co n arquitect ura m o dular, que se adhiere a lo s es tndares del sec to r para la c o munic aci n co n empres as clientes o pro veedo ras.
50 %
10 %
Sistemas de recursos humanos
Lo s ejecut ivo s f uncio nales rec o mpensan el lo gro de excelencia y la res o luci n de pro blemas f uncio nales, dent ro del c o nt ext o del pro c eso .
El diseo del pro ceso f o ment a la exis tencia de ro les def inido s, est ablece las descripcio nes de cargo y lo s perf iles de co mpet enc ias neces ario s. La capacit ac i n se bas a en una do c umentaci n de pro c eso .
Lo s s is temas de co nt rataci n, des arro llo , reco no c imient o y reco mpensa est n as o ciado s a las nec esidades y lo s result ado s del pro c eso .
Lo s sist emas de co nt rat aci n, desarro llo , reco mpensa y reco no cimient o refuerzan la impo rt ancia de la co labo raci n al int erio r de la empresa y ent re c o mpa as, el aprendizaje perso nal y el cambio o rganizacio nal.
5%
Definicin
El pro c eso t iene ciert o s indic ado res bsico s de c o st o y calidad.
El pro ces o tiene indicado res de principio a f in, derivado s de lo s requerimient o s de lo s c lient es .
Lo s indicado res del pro c eso , as co m o lo s indic ado res ent re pro ceso s , se han derivado de las metas est rat gicas de la empresa.
Lo s indic ado res del pro ces o se han derivado de met as entre las dis tint as empresas client es o pro veedo ras .
15%
Mtricas
Lo s ejecut ivo s usan lo s indic ado res del pro ces o para mo nit o rear su desempeo , identif icar las caus as f undament ales de desempeo def ect uo so e impulsar mejo ras f uncio nales .
Lo s ejecut ivo s usan lo s indicado res del pro ceso para co mparar su desempeo co n las nec esidades de lo s c lient es , co mpararse co n el mejo r en su clase y fijar o bjet ivo s de desempeo .
Lo s ejecut iv o s pres ent an lo s indic ado res a lo s ejec ut o res de pro ces o para mo tivar y crear co nciencia. Usan paneles de co ntro l para la ges ti n co tidiana del pro c eso .
Lo s ejecut ivo s rev isan y ac tualizan regularment e lo s indicado res y o bjet ivo s del pro c eso ,y lo s usan al planif icar la es trategia de la empresa.
Usos
40 %
5%
64 ANEXO G: EVALUACIN MADUREZ DE PROCESO ADMINISTRACIN HISTORIAL ACADMICO

Proceso:
P- 1
Administracin y usos del Historial del Acadmico UC

P-2 P- 3
Fecha:
Evaluacin
P- 4 P-1 P- 2 P-3 P-4
Las diversas act ividades del pro c eso se enc uent ran diseadas clarament e. C o n est e dis eo , lo s ejecut ivo s a c argo de ellas han plant eado algunas mejo ras al des empeo de sus pro pias act ividades.
Propsito
El pro ces o co mplet o ha s ido rediseado alguna vez para mejo rar s u desempeo .
El pro c eso se ha rediseado alguna vez para ajus tarse a o t ro s pro ces o s de la empresa y a sus sist emas de T I.
El pro ceso s e ha rediseado alguna v ez para ajust arse a lo s pro ces o s de lo s clientes y lo s pro veedo res.
5 5%
2 5%
10 %
Se han ident if icado lo s ins umo s, s alidas, pro duct o s, pro veedo res y client es del pro c eso . (Ej: SIP OC )
Las necesidades de lo s client es del pro ceso so n c o no cidas, hay acuerdo s o bre ellas y se intenta cumplirlas.
El respo nsable del pro c eso y lo s respo nsables de lo s o t ro s pro c eso s co n lo s que int eract a, han definido sus expect at ivas mutuas de desempeo y se ha creado un co mpro miso en t o rno a ellas.
El res po ns able del pro ceso , y lo s respo nsables de lo s pro ceso s de clientes y pro veedo res co n lo s que interact a, han def inido sus expect at ivas mut uas de desempeo y s e ha creado un co mpro mis o en t o rno a ellas .
Contexto
Diseo
9 0%
80 %
15%
Documentacin
La do cument aci n del pro ceso describe en det alle el f uncio namient o de cada rea inv o lucrada, e ident if ic a las interc o nexio nes entre ellas.
H ay do cument aci n co mplet a y nica del diseo del pro ceso . Incluye t o das las exc epcio nes, planes de co nt ingenc ia y po sibles riesgo s dentro del pro ceso .
La do cument aci n del pro ceso desc ribe las interaccio nes de st e co n o t ro s pro ces o s y sus expect at ivas mut uas . A dems, vincula al pro ces o c o n lo s sis temas y arquit ec tura de dat o s de la empresa.
Una repres ent aci n electr nic a del diseo del pro ces o apo ya su ejecuci n y ges ti n, permit e analizar lo s c ambio s ambient ales y las reco nf iguracio nes de pro c eso .
6 0%
15%
Identidad
El res po ns able del pro ceso es una perso na, o grupo , encargado f o rmalment e de mejo rar el desempeo del pro ceso .
Lo s l deres de la empresa han creado un papel o ficial de res po ns able del pro ceso y han co lo c ado en ese pues to a un alt o ejecutivo co n inf luencia y c redibilidad.
El respo nsable da mxima prio ridad al pro ces o en t rmino s de asignaci n de tiempo , preo cupaci n y met as perso nales.
El res po ns able es miembro de la unidad de ms alt o rango en la t o ma de dec isio nes de la empresa.
70 %
90 %
3 0%
20 %
El res po ns able ident if ica y vela po r la do cument aci n del pro ceso , lo co munic a a t o do s lo s ejecut o res y pat ro cina pequeo s pro yect o s de cambio .
El respo nsable c o munica las met as del pro ceso y una vis i n de su f ut uro , patro cina es fuerzo s de rediseo y mejo ra, planifica su implement aci n, y se asegura de que se cumpla el diseo del pro ceso .
El respo nsable co labo ra co n o t ras perso nas a cargo de o tro s pro ceso s, para po der int egrarlo co n est o s ltimo s, y as lo grar las met as de la empresa.
El res po ns able desarro lla un plan est rat gico de desarro llo del pro ceso , part ic ipa en planif icaci n est ratgic a a nivel de empresa y co labo ra co n sus co nt rapartes que t rabajan para c lient es y pro v eedo res, co n el f in de pat ro cinar iniciat iv as c o n o t ras empresas para el rediseo de pro c eso .
Responsable
Actividades
8 0%
60 %
15%
El res po ns able hac e lo bby po r el pro c eso , pudiendo alent ar a o t ro s ejecut iv o s a hacer c ambio s.
El respo nsable puede reunir a un equipo de rediseo de pro ceso e implement ar el nuevo diseo , y t iene c iert o co nt ro l s o bre el presupuest o de t ec no lo g a para el pro ceso .
El respo nsable co ntro la lo s sist emas de TI que apo yan el pro c eso y cualquier pro yect o que cambie st e; t iene ciert a inf luencia so bre las asignacio nes y evaluacio nes de pers o nal, as c o mo so bre el presupuest o del pro ceso .
Autoridad
El res po ns able co nt ro la el presupuest o del pro ceso y ejerc e f uert e inf luencia so bre las asignacio nes y la evaluac i n de perso nal.
8 0%
50 %
5%
Conocimiento
Lo s ejecuto res pueden dar no mbre al pro c eso que ejecut an e identificar lo s indic ado res clave de su pro pio des empeo .
Lo s ejecut o res pueden describir el f lujo glo bal del pro c eso ; s aben c mo s u t rabajo af ect a a lo s client es, o tro s ejecuto res y al des empeo glo bal del pro ceso ; pueden mencio nar lo s niveles de desempeo reales y requerido s.
Lo s ejecut o res est n f amiliarizado s co n lo s c o ncepto s fundament ales del nego cio y su relaci n co n el desempeo de la empresa. Ello s pueden describir c mo af ect a su trabajo a o t ro s pro ces o s y al desempeo de la empresa.
Lo s ejecuto res est n f amiliarizado s c o n las t endencias en el sect o r de la empresa y pueden describir c mo afect a su t rabajo al desempeo co n o tras empres as c lient es o pro veedo ras.
70 %
50 %
3 0%
0%
Ejecutores
Destrezas
Lo s ejecuto res t ienen las destrezas requeridas para res o lver pro blemas y pro po ner mejo ras pequeas al pro ceso .
Lo s ejecut o res tienen las dest rezas requeridas para t rabajar en equipo y en f o rma aut no ma.
Lo s ejecut o res so n hbiles en la to ma de Lo s ejecuto res t ienen capacidades de decisio nes de nego cio . ges ti n e implement aci n del cambio .
8 0%
80 %
10 %
Conducta
Lo s ejecut o res trat an de seguir el diseo Lo s ejecuto res pro fesan algn nivel de del pro ces o , ejecut arlo co rrectament e y respo nsabilidad al pro ceso co mplet o , t rabajar en f o rmas que permit an a o t ras ms all de su respo ns abilidad f uncio nal. pers o nas hacer ef icazment e su t rabajo .
Lo s ejecut o res se esf uerzan po r asegurars e de que el pro ceso entregue lo s result ado s necesario s para lo grar las met as de la empresa.
Lo s ejecuto res buscan seales de que el pro c eso deber a cambiar, y pro po nen mejo ras al pro ceso .
50 %
80 %
75%
5%
C ada tarea del pro ces o que lo requiere est apo yada po r un s ist ema o aplic aci n.
Infraestructura
El pro c eso es apo yado po r un sist ema El pro ces o co mplet o es apo yado po r un int egrado de T I, diseado t eniendo en s ist ema nico de TI, c reado en base a las ment e el pro ceso y adhiriendo a lo s necesidades de cada rea f uncio nal. est ndares de sist emas de la empresa.
El pro ceso es apo yado po r un sist ema de TI c o n arquit ec tura mo dular, que se adhiere a lo s est ndares del sect o r para la co municaci n co n empres as c lient es o pro v eedo ras .
15%
Lo s ejecutivo s f uncio nales reco mpensan el lo gro de excelenc ia y la reso luci n de pro blemas f uncio nales, dentro del c o nt ext o del pro c eso .
El dis eo del pro ceso f o menta la exist encia de ro les def inido s, est ablece las descripcio nes de cargo y lo s perf iles de co mpet encias necesario s. La c apacit aci n s e basa en una do cumentaci n de pro ceso .
Lo s sist emas de c o nt rat aci n, desarro llo , reco no cimient o y reco mpensa est n aso c iado s a las necesidades y lo s result ado s del pro ces o .
Lo s s ist emas de co ntrat aci n, des arro llo , reco mpensa y reco no cimiento ref uerzan la impo rt ancia de la co labo raci n al interio r de la empres a y ent re co mpa as, el aprendizaje perso nal y el cambio o rganizac io nal.
10 %
Definicin
El pro ceso t iene ciert o s indicado res bs ico s de co st o y calidad.
El pro ces o tiene indicado res de principio a f in, derivado s de lo s requerimiento s de lo s client es .
Lo s indic ado res del pro ceso , as co mo lo s indicado res entre pro ces o s, se han deriv ado de las met as est ratgic as de la empresa.
Lo s indicado res del pro ces o se han derivado de met as ent re las dist int as empres as c lient es o pro veedo ras.
3 0%
15%
Mtricas
Lo s ejecutivo s usan lo s indicado res del pro c eso para mo nito rear su des empeo , ident if ic ar las c ausas f undament ales de des empeo defectuo so e impulsar mejo ras funcio nales.
Lo s ejecut ivo s usan lo s indicado res del pro ceso para co mparar su desempeo c o n las nec esidades de lo s c lient es, c o mpararse co n el mejo r en s u clase y f ijar o bjetivo s de des empeo .
Lo s ejecut iv o s present an lo s indicado res a lo s ejecut o res de pro ceso para mo t ivar y crear co nc ienc ia. Usan paneles de co ntro l para la gest i n co t idiana del pro ces o .
Lo s ejecutivo s revisan y ac tualizan regularment e lo s indic ado res y o bjetivo s del pro ceso ,y lo s usan al planif ic ar la est rat egia de la empresa.
Usos
3 0%
30 %
0%
65 ANEXO H: EVALUACIN MADUREZ DE PROCESO SELECCIN
ACADMICOS

Proceso:
P-1
Seleccin de Acadmicos
P-2 P-3
Fecha:
Evaluacin
P-4 P- 1 P-2 P- 3 P-4
Las diversas act ividades del pro ceso s e encuent ran diseadas claramente. C o n est e diseo , lo s ejecut ivo s a cargo de ellas han plant eado algunas mejo ras al desempeo de sus pro pias act ividades.
Propsito
El pro ceso co mplet o ha sido rediseado alguna vez para mejo rar su desempeo .
El pro ceso se ha rediseado alguna vez para ajus tarse a o t ro s pro ces o s de la empresa y a sus sist emas de T I.
El pro ceso se ha rediseado alguna vez para ajus tarse a lo s pro ceso s de lo s client es y lo s pro veedo res.
55%
2 5%
2 5%
5%
Se han ident if ic ado lo s insumo s, salidas, pro ducto s, pro veedo res y c lient es del pro ceso . (Ej: SIP OC )
Las necesidades de lo s clientes del pro ceso so n co no cidas, hay acuerdo so bre ellas y s e int ent a c umplirlas.
El respo nsable del pro c eso y lo s respo nsables de lo s o t ro s pro ceso s co n lo s que int eract a, han def inido s us expec tat ivas mutuas de desempeo y se ha creado un co mpro miso en t o rno a ellas.
El respo nsable del pro c eso , y lo s respo nsables de lo s pro ceso s de client es y pro veedo res c o n lo s que interact a, han def inido sus expec tat ivas mut uas de desempeo y se ha creado un co mpro miso en t o rno a ellas.
Contexto
Diseo
90%
80 %
15%
Documentacin
La do cument aci n del pro ceso describe en det alle el funcio namient o de c ada rea invo lucrada, e identifica las interco nexio nes ent re ellas.
H ay do cument aci n co mplet a y nica del diseo del pro ceso . Incluye to das las excepcio nes, planes de co ntingencia y po s ibles riesgo s dent ro del pro ceso .
La do cument aci n del pro ceso describe las int eraccio nes de st e c o n o t ro s pro ceso s y sus expect at ivas mut uas. A dems, vincula al pro ceso c o n lo s sistemas y arquit ec tura de dat o s de la empresa.
Una representaci n elect r nica del diseo del pro ceso apo ya s u ejecuc i n y gest i n, permit e analizar lo s cambio s ambient ales y las reco nfiguracio nes de pro ceso .
2 5%
15 %
Identidad
El respo nsable del pro c eso es una perso na, o grupo , encargado f o rmalmente de mejo rar el desempeo del pro c eso .
Lo s lderes de la empres a han creado un papel o f icial de respo nsable del pro ces o y han co lo cado en ese puest o a un alto ejecut ivo c o n inf luencia y credibilidad.
El respo nsable da mxima prio ridad al pro ceso en t rmino s de asignaci n de t iempo , preo cupaci n y met as perso nales.
El respo nsable es miembro de la unidad de ms alt o rango en la t o ma de decisio nes de la empresa.
70 %
90 %
3 0%
20 %
El respo nsable ident if ica y v ela po r la do c ument aci n del pro c eso , lo co munica a to do s lo s ejec ut o res y pat ro cina pequeo s pro yect o s de cambio .
El respo nsable co munica las met as del pro ceso y una visi n de su f ut uro , pat ro cina esf uerzo s de rediseo y mejo ra, planif ic a su implementac i n, y se asegura de que se cumpla el diseo del pro ceso .
El respo nsable co labo ra co n o tras perso nas a cargo de o tro s pro c eso s , para po der int egrarlo c o n est o s ltimo s, y as lo grar las met as de la empresa.
El respo nsable desarro lla un plan est rat gic o de desarro llo del pro c eso , part icipa en planif icaci n es trat gica a nivel de empresa y co labo ra c o n sus co ntrapart es que t rabajan para client es y pro veedo res, c o n el fin de pat ro cinar iniciat ivas co n o tras empresas para el redis eo de pro ces o .
Responsable
Actividades
80%
60 %
15%
El respo nsable hace lo bby po r el pro ceso , pudiendo alentar a o tro s ejecut ivo s a hacer cambio s .
El respo nsable puede reunir a un equipo de rediseo de pro ceso e implement ar el nuev o diseo , y t iene ciert o co ntro l so bre el presupuest o de tecno lo ga para el pro ceso .
El respo nsable co ntro la lo s sist emas de TI que apo yan el pro ceso y cualquier pro yect o que cambie st e; t iene cierta influencia so bre las asignac io nes y evaluacio nes de perso nal, as co mo so bre el presupuest o del pro ceso .
Autoridad
El respo nsable co ntro la el presupuest o del pro c eso y ejerce fuerte influencia so bre las asignacio nes y la evaluaci n de perso nal.
80%
50 %
5%
Conocimiento
Lo s ejecut o res pueden dar no mbre al pro ceso que ejec ut an e ident if ic ar lo s indicado res clave de su pro pio desempeo .
Lo s ejecut o res pueden describir el f lujo glo bal del pro ceso ; saben c mo su t rabajo af ect a a lo s clientes , o t ro s ejecut o res y al desempeo glo bal del pro ceso ; pueden mencio nar lo s niveles de desempeo reales y requerido s.
Lo s ejecut o res est n f amiliarizado s co n lo s c o ncepto s fundament ales del nego cio y su relaci n co n el desempeo de la empresa. Ello s pueden describir c mo af ec ta su trabajo a o t ro s pro ceso s y al desempeo de la empresa.
Lo s ejecut o res est n f amiliarizado s co n las t endencias en el sect o r de la empresa y pueden desc ribir c mo af ect a su t rabajo al desempeo c o n o t ras empresas clientes o pro veedo ras .
70 %
50 %
3 0%
0%
Ejecutores
Destrezas
Lo s ejecut o res t ienen las dest rezas requeridas para reso lver pro blemas y pro po ner mejo ras pequeas al pro ceso .
Lo s ejecut o res t ienen las dest rezas requeridas para t rabajar en equipo y en f o rma aut no ma.
Lo s ejecut o res so n hbiles en la to ma de Lo s ejecut o res t ienen c apacidades de decisio nes de nego cio . gest i n e implement aci n del cambio .
80%
10 %
Conducta
Lo s ejecut o res t ratan de seguir el diseo Lo s ejecut o res pro f esan algn nivel de del pro c eso , ejecutarlo co rrect ament e y respo nsabilidad al pro ceso co mplet o , t rabajar en fo rmas que permitan a o t ras ms all de su respo nsabilidad f uncio nal. perso nas hacer eficazment e su trabajo .
Lo s ejecut o res se esf uerzan po r asegurars e de que el pro ceso ent regue lo s result ado s necesario s para lo grar las met as de la empresa.
Lo s ejecut o res bus can seales de que el pro ceso deber a c ambiar, y pro po nen mejo ras al pro ceso .
50 %
80 %
75%
50 %
C ada tarea del pro ceso que lo requiere est apo yada po r un sist ema o aplicaci n.
Infraestructura
El pro ceso es apo yado po r un s ist ema El pro ceso co mplet o es apo yado po r un integrado de T I, diseado teniendo en sistema nico de TI, creado en base a las ment e el pro ceso y adhiriendo a lo s necesidades de c ada rea f uncio nal. est ndares de sist emas de la empresa.
El pro ceso es apo yado po r un s ist ema de TI co n arquit ect ura mo dular, que s e adhiere a lo s est ndares del s ect o r para la co munic aci n c o n empresas client es o pro veedo ras.
50 %
2 5%
5%
Lo s ejecut ivo s funcio nales reco mpensan el lo gro de excelencia y la reso luci n de pro blemas f uncio nales, dent ro del co nt exto del pro ceso .
El diseo del pro ces o f o ment a la exis tencia de ro les definido s, es tablec e las descripcio nes de cargo y lo s perf iles de co mpetencias necesario s. La capacit aci n se basa en una do c ument aci n de pro ceso .
Lo s sist emas de c o nt rat aci n, desarro llo , reco no cimient o y reco mpensa est n aso c iado s a las necesidades y lo s result ado s del pro ceso .
Lo s sist emas de c o nt rat aci n, desarro llo , reco mpensa y reco no cimient o ref uerzan la impo rt anc ia de la co labo raci n al int erio r de la empresa y entre co mpaas, el aprendizaje perso nal y el cambio o rganizacio nal.
10 %
Definicin
El pro ceso t iene cierto s indicado res bsico s de co sto y calidad.
El pro ceso t iene indicado res de princ ipio a fin, deriv ado s de lo s requerimiento s de lo s c lient es.
Lo s indic ado res del pro ceso , as co mo lo s indicado res entre pro ces o s, se han deriv ado de las met as est ratgicas de la empresa.
Lo s indic ado res del pro ceso se han deriv ado de metas entre las dist int as empresas clientes o pro veedo ras .
30%
15 %
Mtricas
Lo s ejecut ivo s usan lo s indicado res del pro ceso para mo nit o rear su desempeo , ident if icar las causas fundament ales de desempeo def ect uo so e impulsar mejo ras f unc io nales.
Lo s ejecut ivo s usan lo s indicado res del pro ceso para c o mparar su desempeo co n las necesidades de lo s client es, co mparars e co n el mejo r en su c lase y f ijar o bjet iv o s de desempeo .
Lo s ejecut ivo s present an lo s indicado res a lo s ejecut o res de pro ces o para mo t ivar y crear co ncienc ia. Usan paneles de co ntro l para la gest i n co t idiana del pro ces o .
Lo s ejecut ivo s revis an y act ualizan regularmente lo s indicado res y o bjet iv o s del pro c eso ,y lo s usan al planificar la est rat egia de la empresa.
Usos
30%
30 %
0%
66 ANEXO I: DEFINICIONES DE INFORMACIN CONTENIDA EN HISTORIAL ACADMICO
Sistema Historial Acadmico UC A continuacin se entrega el AO a partir del cual el Historial Acadmico UC muestra la informacin respectiva cuando el acadmico est vigente: Informacin Personal: Desconocido por DAP y DI. Sin embargo, se puede establecer ao 1968 porque corresponde a la informacin del profesor actualmente vigente con fecha ms antigua de contrato y decreto. Grados Acadmicos y Trayectoria:
Grados Acadmicos y Trayectoria y Perfeccionamiento: 1949. Categora Acadmica: 1968. Dato obtenido del profesor vigente con fecha ms antigua de contrato y decreto. Premios, distinciones y becas: Depende del establecido por la unidad acadmica. Sabticos y Pasantas: 2001. Los sabticos son ingresados por la DDA en forma centralizada. El ao de las pasantas depende del establecido por la unidad acadmica. Diplomas y Cursos: Depende del establecido por la unidad acadmica.
Docencia:
Cursos dictados: 1991. Sin embargo, existe informacin aislada desde 1914 que no se visualiza. Encuesta de Evaluacin Docente: 2004 (periodo 22). No obstante, existen datos desde 1996 (periodo 22) pero que no son visualizados en el Historial Acadmico UC. Direccin de Tesis, Seminarios o Proyectos de Ttulo: No existe (tem en construccin). Direccin de Tesis en Otras Universidades: Depende del establecido por la unidad acadmica. Proyectos FONDEDOC: 1995
Proyectos de Investigacin:
VRI realiz carga masiva desde 2004 (como ao vigente). Paralelamente, el sistema rene informacin desde ao 1983 como ao de inicio del Proyecto; estos datos pudieran provenir del ingreso individual hecho por la VRI o por acadmicos.
67
Creacin en Artes:
Depende del establecido por la unidad acadmica.
Publicaciones:
1991: VRI realiz carga masiva de registros obtenidos del desarrollo del Concurso PREI. 1977: Los registros de aos anteriores a 1991 provienen de la digitacin en el proceso de implementacin o del ingreso personal de los acadmicos.
Participacin en Eventos Cientficos, Humanistas y Artsticos: Depende del establecido por la unidad acadmica. Extensin: Depende de lo establecido por la unidad acadmica. Gestin Acadmica:
Actividades de Administracin (Cargos UC): Depende del establecido por la unidad acadmica. Actividades de Administracin (Cargos UC): Depende del establecido por la unidad acadmica. Proyectos MECESUP: 2000 (corresponde al ao de fecha de inicio). Proyectos de Desarrollo: No tiene.
Actividades Relevantes Extra UC: Depende del establecido por la unidad acadmica.
68 ANEXO J: REAS RESPONSABLES DE LA INFORMACIN EN EL HISTORIAL ACADMICO UC
SISTEMA HISTORIAL ACADMICO

INFORMACION DEL ACADEMICO 1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4 4.1 4.1.1 4.2 4.3 5 6 7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 8.1 8.2 8.3 9 9.1 9.2 9.3 10 10.1 10.2 10.3 10.4 10 10.1 10.2 10.3 Identificacin Resumen de datos personales y contractuales Categora acadmica actual ltimo grado acadmico o ttulo profesional obtenido Informacin Personal Detalle de datos personales y contractuales Competencia en idiomas Grados Acadmicos y Trayectoria Grados Acadmicos y Perfeccionamiento Categoras Acadmicas Premios, Distinciones y Becas Sabticos y Pasantas Diplomas y Cursos Docencia Cursos Dictados (Resumen y detalle) Resumen de la Evaluacin Docente de cada curso Direccin de Tesis en Otras Universidades Proyectos FONDEDOC (Fondos de Desarrollo de la Docencia) Proyectos de Investigacin (Corresponde a fondos concursables a nivel nacional) Creacin en Artes (Artes visuales, Teatro , Msica, Diseo, Arquitectura y Artes Litetarias) Publicaciones y Propiedad Intelectual e Industrial Artculos ISI-Scopus Artculos Scielo Otros artculos (otras indexaciones) Libros Captulos de Libros Material docente Catlogos y Programas Artsticos Propiedad Intelectual e Industrial Participacin en Eventos Cientficos, Humanistas y Artsticos Eventos Cientficos y Humanistas Eventos Artsticos Extensin Actividades de Extensin (charlas, conciertos, conferencias, congresos, etc.) Diplomas UC (dictados por el acadmico) Servicios (asesoras, capacitaciones, consultoras, estudios, etc.) Gestin Acadmica Actividades de Administracin (Cargos UC) Participacin en Consejos, Comisiones u otros UC Proyectos MECESUP (Mejoramiento de la Calidad en la Educacin Superior) Proyectos de Desarrollo Actividades Relevantes Extra UC Participacin en Sociedades Profesionales, Cientficas, Artsticas, Humanistas o similares Participacin en Consejos, Comisiones u otros no UC Otras actividades relevantes Base de Datos (SISTEMA) BD Personal BD Decretos BD Historial Acadmico BD Personal BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Registros Acadmicos BD Encuesta de Evaluacin Docente BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico BD Historial Acadmico UNIDAD RESPONSABLE Direccin de Asuntos del Personal Secretara Acadmica UC Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Asuntos del Personal Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Secretara General UC Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Registros Acadmicos Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin Acadmica de Docencia Vicerrectora de Investigacin Direccin de Desarrollo Acadmico Vicerrectora de Investigacin Vicerrectora de Investigacin Vicerrectora de Investigacin Vicerrectora de Investigacin Vicerrectora de Investigacin Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico Direccin de Desarrollo Acadmico
69 ANEXO K: MDULOS DEL PROYECTO HISTORIAL ACADMICO UC - SIGA
70 ANEXO L: BRIEF ESTUDIO HISTORIAL ACADMICO
Brief Estudio Historial Acadmico

I. Objetivos: Objetivo General Conocer la percepcin de acadmicos y directivos acerca del Historial Acadmico (HA), su nivel de uso, evaluacin y posibles mejoras.
Objetivos Especficos Uso del Historial Acadmico: Determinar el nivel de conocimiento del HA Identificar la frecuencia de uso A No Usuario: Identificar razones por las cuales no usan el Historial Acadmico UC A Usuarios: Para qu usan el Historial Acadmico UC Cundo usan el Historial Acadmico UC (hitos) Con qu frecuencia actualizan sus datos en el Historial Acadmico UC Nivel de Satisfaccin con el Historial Acadmico: Nivel de satisfaccin general con el Historial Acadmico UC Nivel de satisfaccin con el Historial Acadmico UC en aspectos especficos, por ejemplo: Acceso: ubicacin, facilidad para ingresar, rapidez de acceso Tipo de informacin Nivel de actualizacin o exactitud de la informacin contenida Cantidad de informacin La presentacin, estructura, diseo del Sitio: orden, claridad de los contenidos Facilidad de uso Facilidad para actualizar la informacin Nivel de satisfaccin con las herramientas de apoyo del Sitio: Demo, Ayuda
71 Evaluacin de contenidos del Historial Acadmico: Evaluacin de la informacin contenida en las distintas secciones y subsecciones del Historial Acadmico UC, en cuanto a : relevancia de la informacin, calidad (exactitud) de la informacin: Identificacin Informacin Personal Grados Acadmicos y Trayectoria Docencia Proyectos de Investigacin Creacin en Artes Publicaciones y Propiedad Intelectual e Industrial Participacin en Eventos Cientficos, Humanistas y Artsticos Extensin Gestin Acadmica Actividades Relevantes Extra UC Situacin de Actividad y Permanencia Identificar informacin que no est contenida en el Historial Acadmico UC y que es relevante para los acadmicos y/o directivos Sugerencias para mejorar la calidad de la informacin contenida en el historial (para temes especficos ms crticos, por ejemplo: publicaciones, proyectos de investigacin) Problemas Identificar si ha tenido problemas el Historial Acadmico UC Cules problemas ha tenido Le dieron solucin a su problema Satisfaccin con la solucin que le dieron Comentarios y sugerencias generales (abierto)
72 II. Metodologa: Tipo de Estudio: Estudio de carcter cuantitativo con aplicacin de encuestas a travs de plataforma Web, va correo electrnico UC. Poblacin Objetivo: Acadmicos: Universo de acadmicos de la Universidad Catlica, que al segundo semestre de 2013 tengan contrato indefinido y una jornada laboral de 22 horas o ms, con la excepcin de aquellos pertenecientes a las carreras de Medicina e Ingeniera. Directivos: Universo de directivos (favor definir a qu nivel) de la Universidad Catlica, con la excepcin de aquellos pertenecientes a las carreras de Medicina e Ingeniera. Fecha estimada de aplicacin: Fines de Octubre de 2013
73 ANEXO M: PROPUESTA DE ENCUESTA HISTORIAL ACADMICO (HA
El Sistema del Historial Acadmico es una plataforma informtica que permita a los profesores de la UC consultar y administrar su informacin acadmica y de caracterizacin. Se alimenta de bases de dato corporativas y de informacin que el propio acadmico incorpore. La informacin que contiene es privada, slo acceden a sta el profesor, Decano/Director de su unidad acadmica y algunas autoridades de la Direccin Superior. Nos interesa conocer su opinin y evaluacin de este sistema, para lo cual le solicitamos que conteste este breve cuestionario, en el que tardar no ms de 10 minutos. Su opinin sincera nos ayudar a mejorar esta herramienta y as poder entregar un mejor servicio a nuestros acadmicos.
I.
1.1.
CONOCIMIENTO
Conoce el Historial Acadmico? 1 No lo conoce 2 Lo conoce slo de nombre, pero nunca ha ingresado
S, lo conoce y ha ingresado
1.2.
Aproximadamente, con qu frecuencia accede/ ingresa al Historial Acadmico? 1 2 3 4 5 6
Nunca
1 vez al ao o 2 veces al ao 4 veces al ao 6 veces al ao menos

1 2 3 4
Con mayor frecuencia
1.2.a. Por qu nunca ha ingresado al Historial Acadmico?
No saba que exista No sabe cmo acceder al Historial Acadmico Mi unidad tiene una herramienta similar, que para m es mejor Otra razn (especificar)
(Salte a Seccin IV)
II.
2.1.
USOS
1 2 3 5 6 Los actualiza usted mismo Un profesional de su unidad acadmica Un administrativo de su unidad acadmica Un ayudante Otra persona
Quin actualiza su informacin en el Historial Acadmico?
2.2.
Con qu frecuencia actualiza su informacin en el Historial Acadmico? 1 2 3 4 5
Nunca
1 vez al ao o 2 veces al ao 4 veces al ao 6 veces al ao menos

1 2 3 4 5 6 7
Con mayor frecuencia
2.3.
Para qu, o en qu ocasiones, usa el Historial Acadmico?
Para actualizar su currculum vitae Para hacer seguimiento a su actividad acadmica En los procesos de calificacin acadmica En los procesos de categorizacin acadmica Para postular al PREI Para presentarse a otros concursos, proyectos Otros usos (especificar)
74
III. EVALUACIN
3.1.
En general, cun satisfecho(a) est usted con el Historial Acadmico? 1 2 3

Regularmente Satisfecho(a)
4
Satisfecho (a)
5
Muy Satisfecho (a)
Muy Insatisfecho (a) Insatisfecho (a)
3.2.
Y cun satisfecho(a) est usted con los siguientes aspectos especficos del Historial Acadmico?
Muy Insatisfecho(a) Insatisfecho (a) Regularmente Satisfecho(a) Satisfecho (a) Muy Satisfecho(a) No sabe, no conoce
Acceso a) La accesibilidad del HA b) La rapidez de acceso a la informacin Estructura c) La estructura del HA d) La cobertura de la informacin (que encuentre toda la informacin que necesita) Contenidos e) La pertinencia de los contenidos f) La exactitud o actualizacin de la informacin g) Los informes que puede obtener (CV, informes de evaluacin docente, cuadros de desempeo, etc.) Facilidad de uso h) La facilidad para usar HA i) La facilidad para actualizar su informacin Herramientas de apoyo j) DEMO k) Mesa de Ayuda (Helpdesk) 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 0 0
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
0 0
1 1 1
2 2 2
3 3 3
4 4 4
5 5 5
0 0 0
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
0 0
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
0 0
75
3.3. El Historial Acadmico comprende las siguientes secciones con informacin. Por favor evale la CALIDAD DEL CONTENIDO de cada una de ellas, de acuerdo a la siguiente escala:
Psima Muy mala Mala Regular Buena Muy Buena Excelente No la conoce, No corresponde
a) Identificacin b) Informacin Personal c) Grados Acadmicos y Trayectoria d) Docencia e) Proyectos de Investigacin f) Creacin en Artes g) Publicaciones y Propiedad Intelectual e Industrial h) Participacin en eventos Cientficos, Humanistas y Artsticos i) Extensin j) Gestin Acadmica k) Actividades relevantes extra UC
1 1 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3 3 3
4 4 4 4 4 4 4 4
5 5 5 5 5 5 5 5
6 6 6 6 6 6 6 6
7 7 7 7 7 7 7 7
1 1 1
2 2 2
3 3 3
4 4 4
5 5 5
6 0 6
7 0 7
3.4. Y para cada una de estas secciones indique por favor cun importante es, para usted, contar con esta informacin en el Historial Acadmico.
No la conoce, Nada Poco Indiferente Importante Muy Importante Importante Importante No corresponde
a) Identificacin b) Informacin Personal c) Grados Acadmicos y Trayectoria d) Docencia e) Proyectos de Investigacin f) Creacin en Artes g) Publicaciones y Propiedad Intelectual e Industrial h) Participacin en eventos Cientficos, Humanistas y Artsticos i) Extensin j) Gestin Acadmica k) Actividades relevantes extra UC
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
76
3.5. Existe informacin que no est contenida en el Historial Acadmico y que es relevante para usted? 1 2 S NO 3.5.a) Cul informacin?
3.6.
Ha tenido algn problema con el Historial Acadmico? 1 S 3.6.a) En general, ha comunicado sus problemas, ya sea a Contacto o a la Mesa de Ayuda del Historial Acadmico? 1 2 NO (pase a IV) Nunca (pase a IV) 2 Algunas veces 3 La mayora de las veces 4 Siempre
3.6.b) En general le han solucionado sus problemas? 1 Nunca 2 Algunas 3 La mayora de veces las veces
Siempre
3.6.c) En general, cun satisfecho ha quedado con las soluciones que le han dado? 1
Muy Insatisfecho(a)
2
Insatisfecho (a)
3
Regularmente Satisfecho(a)
4
Satisfecho (a)
5
Muy Satisfecho(a)
IV.
4.1.
SUGERENCIAS/ COMENTARIOS :
Si desea expresar opiniones respecto de los temas tratados en esta encuesta, u otros que estime relevantes, por favor hgalo a continuacin :
77
V. DATOS DE CLASIFICACIN
Con el propsito de analizar la informacin de esta encuesta de acuerdo a caractersticas de los usuarios del Historial Acadmico, le solicitamos que conteste la siguiente informacin. Le aseguramos que ser tratada con absoluta confidencialidad.
5.1.
Sexo :
: 1 Menos de 35 aos
1 2
Mujer 36 45 aos 3 46 - 55 aos 4
Hombre 56 - 65 aos 5 Ms de 65 aos
5.2. Edad
5.3. 5.4.
Hace cuantos aos trabaja en la UC?
aos
Por favor indique la facultad a la cual pertenece. Si usted es acadmico de ms de una facultad, marque aquella a la que dedica una mayor jornada.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Facultad Arquitectura, Diseo y Estudios Urbanos Facultad de Agronoma e Ingeniera Forestal Facultad de Artes Facultad de Ciencias Biolgicas Facultad de Ciencias Econmicas y Administrativas Facultad de Ciencias Sociales Facultad de Comunicaciones Facultad de Derecho Facultad de Educacin Facultad de Filosofa Facultad de Fsica 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Facultad de Historia, Geografa y Ciencia Poltica Facultad Ingeniera, Escuela de Construccin Civil Facultad Ingeniera, Escuela de Ingeniera Facultad de Letras Facultad de Matemticas Facultad Medicina, Escuela de Enfermera Facultad Medicina, Escuela de Medicina Facultad de Qumica Facultad de Teologa Campus Villarrica Otra, especificar:
5.5.
Planta : 1 ORDINARIA 2 ESPECIAL (Adjunta)
Categora Acadmica : 1 Profesor Titular 2 Profesor Asociado 3 Profesor Asistente 4 Profesor Titular Adjunto 5 Profesor Asociado Adjunto 6 Profesor Asistente Adjunto 7 Otra
Jornada : 1 Menos de 11 horas 2 Entre 11 y 21 horas 3 Entre 22 y 32 horas 4 Entre 33 y 43 horas 5 44 horas y ms
5.6.
Cul es su grado acadmico? 1 2 Otro Licenciatura
3 Ttulo Profesional
4 Post-ttulo
5 Magster
6 Doctor
MUCHAS GRACIAS POR SU VALIOSA COLABORACIN!
78 ANEXO O: FUNCIONALIDADES Y TIPOS DE USUARIOS DEL HISTORIAL ACADMICO UC
TIPO DE USUARIO
HISTORIAL DE TODOS LOS PROFESORES
FICHA DE CALIFICACIN
OBSERVACIONES
Decano
S No pueden visualizar otras UA, aunque pertenezcan a la misma Facultad Se le puede autorizar a emitir la Ficha de Calificacin de su UA previa autorizacin del Director o Decano correspondiente No pueden modificar la informacinde Publicaciones ni proyectos de investigacin enviada por los acadmicos
Director de Escuela o Instituto
Directivo
NO
Validador
NO
NO
Administrador
DECANO
DIRECTOR
DIRECTIVO
VALIDADOR
ADMINISTRADOR
CHUAQUI FARRU MARTIN CORREA MALDONADO JUAN ALBERTO COX DONOSO CRISTIAN DE LA LLERA MARTIN JUAN CARLOS DE LA MAZA SAMHABER LUIS MARIANO DEPASSIER TERAN MARIA CRISTINA DOMINGUEZ COVARRUBIAS JUAN IGNACIO GONZALEZ LEIVA JOSE GUERRERO VALENZUELA ROBERTO IBAEZ ANRIQUE LUIS LOEB LUSCHOW BARBARA LOPEZ CAULY RAMON MORANDE COURT PEDRO PARRA CARRASCO FREDY PELLEGRINI RIPAMONTI SILVIA ROSENDE RAMIREZ FRANCISCO SAMANIEGO ALDAZABAL JOSE UBILLA SANZ MARIO ANTONIO
ALLARD SERRANO JOS MANUEL ARENAS VASQUEZ FEDERICO BAIXAS FIGUERAS JUAN IGNACIO BANNEN LANATA PEDRO CANDIA HIDALGO SERGIO CASTILLO FADIC GABRIEL GRASS KLEINER MILENA REBECA HARGREAVES BUTRON ANTONIO HEUSSER RISOPATRON FELIPE IBANEZ ANRIQUE LUIS MARDONES ZUNIGA RODRIGO MATURANA BARAHONA PABLO MUOZ SERRANO MONICA PRATO ESCARATE LUIS ANTONIO PREISS CONTRERAS DAVID PURCELL TORRETTI FERNANDO QUEZADA VENEGAS MARGARITA SANCHEZ CALLEJAS JOSE MIGUEL VALENZUELA CARVALLO EDUARDO
ABUGARADE LYON CECILIA BOOTH VALLEJOS SHIRLEY YOYCE CIFUENTES MANSILLA CLAUDIA COX YRARRAZAVAL MARIA DE LA PAZ
ALVARADO PEREZ MARGARITA BARRIENTOS ZAMORANO MARCELO CABEZAS ORDENES FELIPE EDUARDO CARRASCO HERNANDEZ JEANETTE ALEJANDRA
CABEZAS CANTILLANA MARCO ANTONIO LLERA FIGUEROA LUZ MARIA NEIRA ANABALN ELOY ONELL HENRIQUEZ CAROL ZUIGA LUARTE HECTOR
CUCHACOVICH GRIMALT IVETTE ALEXANDRA CONTRERAS LORENZINI MARIA JOSE DAZ GONZALEZ DANIELA DIAZ MESIAS JOCELYN VALESCA ECHAGUE GALAZ ALEXIS ALFREDO FAVRE DOMINGUEZ MARIO BENJAMIN FERRARI MACIAS MAURICIO FIGUEROA ESPINOZA RODRIGO GANDARILLAS HENRIQUEZ MONICA GOMEZ NOCETTI VIVIANA DE LOURDES GONZALEZ GUTIERREZ ROBERTO GONZALEZ TOLOSA PATRICIA ANDREA IBAEZ TARDEL JORGE ANDRES MARSHALL RIVERA GUILLERMO MONDACA GOMEZ DANTE PATRICIO OLIVARES DAVILA LUIS PORATH CAMPOS WILLIAM ALEJANDRO PUENTE VERGARA MARIA SOLEDAD REHREN BARGETTO ALFREDO JOSE RODRIGUEZ GALLEGUILLOS XIMENA ROSA ROMERO PASTENE MONICA SAAVEDRA VERGARA GONZALO SANCHEZ DUEAS MARIA TRINIDAD SINGER GONZALEZ MIRYAM DEL CARMEN TORRES POBLETE CYNTHIA VALLE AGUILERA MARCELA ALEJANDRA VEAS PEREZ LEONARDO EUGENIO COSMELLI SANCHEZ DIEGO JOSE DAHER HECHEM ANTONIO DE LA MAZA CABRERA FRANCISCA ANTONIA DE LA MAZA SAMHABER LUIS MARIANO DIAZ MESIAS JOCELYN VALESCA DIAZ SILVA RAFAEL FRANCISCO GALECIO ALCALDE RODRIGO MATIAS GODOY ETCHEVERRY SERGIO JOSE GONZALEZ TOLOSA PATRICIA ANDREA GONZALEZ UGALDE CARLOS HUGO HERRERA TORO ELISA ANDREA HEUER NORBERT MILLAR CARVACHO RENE MIRANDA REBECO PATRICIO MONROY RODRIGUEZ FEDERICO OLIVARES DAVILA LUIS OPAZO RETAMAL CRISTIAN PARDO PIZARRO GIMENA LORETO PINILLA AGUILERA JUAN FRANCISCO PIZARRO ARTIGAS FRANCISCO REHREN BARGETTO ALFREDO JOSE SALAZAR BURROWS ALEJANDRO SANCHEZ CALLEJAS JOSE MIGUEL TORO LABBE ALEJANDRO MIGUEL TORRENT SCHEIDER HORACIO ENRIQUE URRUTIA SOTO MARIA TERESA VEAS PEREZ LEONARDO EUGENIO ZEISS BEJARES CLAUDIA ELISA
79
SISTEMAS EXTERNOS QUE OBTIENEN INFORMACIN EN LNEA DESDE EL HA
OBSERVACIONES Aunque el Concurso PREI tiene una plataforma dentro del HA, se considera externo pues el Concurso pertenece a la VRI Plataforma web que funciona fuera del HA. Plataforma web que funciona fuera del HA. Plataforma web que funciona fuera del HA. (*) Aunque este sistema no obtiene informacin en lnea del HA, se carga con datos de este sistema.
Concurso PREI Concurso Pastoral Concursos VRI Sitio Web Escuela de Psicologa Sistema de Informacin de la Gestin Acadmica (SIGA)*
(*) Los usuarios de las unidades acadmicas solicitan informacin del sistema Historial Acadmico, la que es extrada desde la interfaz Cliente / Servidor y exportada a formato excel. Esta informacin es enviada por los administradores generales del sistema y el envo se realiza nicamente previa autorizacin de la VRA.
UNIDAD
NOMBRE
INFORMACIN A LA QUE SE ACCEDE*
PERIODICIDAD
OBSERVACIONES
Agronoma e Ingeniera Forestal Luis Olivares
Publicaciones, proyectos de investigacin, participacin en eventos y extensin
Regular
Autorizado por VRA
Agronoma e Ingeniera Forestal Mara Jess Poblete Publicaciones y participacin en eventos Ciencias Biolgicas Comunicaciones DRAI Educacin Enfermera Medicina Psicologa Teologa Villarrica VRI Felipe Cabezas Soledad Puente Lautaro Vilches Cristian Rojas Paz Soto Teresa Ruiz-Tagle Alejandra Crocco Publicaciones Publicaciones y proyectos de investigacin Grados acadmicos, publicaciones, proyectos de investigacin y participacin en eventos Grados acadmicos, publicaciones y proyectos de investigacin Publicaciones y proyectos de investigacin Publicaciones y proyectos de investigacin Publicaciones y proyectos de investigacin
Solicitud reciente Autorizado por VRA Espordica Espordica Regular Regular Espordica Espordica Espordica Espordica Regular Autorizado por VRA Autorizado por VRA Autorizado por VRA Autorizado por VRA Autorizado por VRA Autorizado por VRA Autorizado por VRA Autorizado por VRA Autorizado por VRA
Ximena Galleguillos Publicaciones y participacin en eventos Viviana Reyes Roberto Puentes Publicaciones y proyectos de investigacin Todos los apartados
Solicitud reciente Solicitud denegada

18 - Marco Antonio Cabezas - Documento de Actividad de Tesis Vfinal4

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18 - Marco Antonio Cabezas - Documento de Actividad de Tesis Vfinal4

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATLICA DE CHILE

ESC UELA DE INGE NIE RA

MARCO ANTONIO CABEZAS CANTILLANA

Proyecto de Tesis para optar al Grado de Magster en Tecnologas de Informacin y Gestin

Profesor Supervisor: ROBERTO GEJMAN

Santiago de Chile, diciembre, 2013.

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATLICA DE CHILE ESC UE LA

MARCO ANTONIO CABEZAS CANTILLANA

Santiago de Chile, diciembre, 2013.

A mis seres queridos, que me dan la fuerza para continuar superndome.

II. III. IV.

V.5 V.6 VI.

Objetivo principal y objetivos especficos

Alcance del trabajo

4 II. METODOLOGA DEL PROYECTO

A continuacin se describe brevemente las etapas que conforman esta metodologa:

6 III. EMPRESA Y ENTORNO

Tabla III-1: mbitos de accin de la Direccin de Desarrollo Acadmico

Unidades de negocio que conforman el proceso

Direccin de Desarrollo Acadmico.

Vicerrectora de Investigacin (VRI).

Objetivos del proceso

Otros objetivos del proceso:

Lograr satisfaccin del parte del cliente, respecto de la solucin entregada.

Problemas u oportunidades de mejora del proceso

Cadena de valor del proceso

Figura IV-1: Implementacin del Historial Acadmico en Blueworks Live

Ms informacin de BlueWoks Live se encuentra en: http://wwwblueworkslive.com

Etapas del proceso Implementacin del Historial Acadmico

Figura IV-2: Implementacin del Historial Acadmico UC - Anlisis SIPOC

Tabla IV-2: Implementacin del Historial Acadmico U Anlisis RECI

Diagrama del proceso herramienta de

Por orden expresa de la organizacin se debi utilizar Bizagi10,

Figura IV-3: Implementacin del Historial Acadmico UC - Diagrama del proceso

Elementos del proceso

Identificacin de pool y lanes del proceso:

Diagnstico del proceso

Propuestas de mtricas del proceso

Mtricas Tasa de completitud de informacin de los acadmicos

Tabla IV-3: Implementacin del Historial Acadmico UC - Mtricas propuestas

Se utiliz la siguiente tabla de definicin para describir las mtricas propuestas:

Tabla IV-4: Definicin de mtricas

Mtrica: Tasa de completitud de la informacin

Elemento Mtrica 1 Propsito Alcance Meta Frmula

Unidad de medida Porcentaje de completitud Frecuencia Fuente de datos Dueo Comentarios

Mtrica: Porcentaje de unidades implementadas

Elemento Mtrica 1 Propsito Alcance Meta

Semestral Base de datos del sistema Director de la DDA

Mtrica: Satisfaccin del usuario

Elemento Mtrica 1 Propsito Alcance Meta Frmula

Unidades de negocio que conforman el proceso

Objetivos del proceso

Otros objetivos del proceso:

Mantener un sistema con informacin correcta, completa y actualizada de los acadmicos.

Problemas u oportunidades de mejora del proceso

Cadena de valor del proceso

Figura V-4: Administracin y usos del Historial Acadmico - en Blueworks Live

Ms informacin de BlueWoks Live se encuentra en: http://wwwblueworkslive.com

Etapas del proceso Administracin y usos Historial Acadmico

Figura V-5: Administracin y usos del Historial Acadmico - Anlisis SIPOC

Tabla V-8: Administracin y usos del Historial Acadmico UC - Anlisis RECI

Diagrama del proceso herramienta de

Por orden expresa de la organizacin se debi utilizar Bizagi,