Unidad V

Planeacin

R eclu ta miento, seleccin e induccin de per sona l

Esquema conceptual: Unidad V

Definicin de planeacin del personal Fases de la planeacin de personal Modelos de planeacin de personal

Elementos de la demanda Factores determinantes en la demanda de personal Mtodos de prediccin de necesidades de personal

1. Demanda de recursos humanos

2. Causas de la demanda

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UNIDAD V Planeacin

3. Anlisis del crecimiento organizacional

Importancia de la planeacin Beneficios de la planeacin Objetivos de la planeacin Consideraciones de la planeacin

Unida d V. Pl a ne acin

Semana 8

Presentacin
a planeacin est inmersa en las actividades de la vida cotidiana y en las organizaciones, en especial en el rea de recursos humanos donde no es la excepcin. En esta semana se analizar el tema de planeacin del personal, que es el primer paso del proceso de reclutamiento y seleccin. El elemento ms importante en las organizaciones son las personas, quienes deben cubrir las necesidades de la organizacin, por lo que es importante que conozcas los elementos de la planeacin como un factor en la toma de decisiones.

Objetivos especficos
El alumno analizar el proceso para pronosticar los requerimientos de personal e identificar los modelos que se utilizan para realizarlo.

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Tema y subtemas
I. V Planeacin
V.1 V.2

Demanda de recursos humanos Causas de la demanda

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V.1 Demanda de recursos humanos

Definicin de planeacin del personal

La planeacin del personal es el primer paso del proceso de reclutamiento y seleccin. Este proceso se encarga de planear cmo ocupar o eliminar vacantes basndose en un anlisis de puestos que podrn ser ocupados por candidatos internos o externos. La planeacin del personal es el proceso de decisin para alcanzar los objetivos organizacionales en determinado tiempo. Bsicamente lo que se busca es anticipar la fuerza de trabajo y los talentos humanos necesarios para la realizacin de alguna actividad organizacional futura. La planeacin del empleo es esencial, ya que permite prever los planes relativos a uno o todos los puestos futuros de la empresa a cualquier nivel jerrquico, puede ser desde el empleado de mantenimiento hasta el director general.

Fases de la planeacin de personal

La planeacin de personal consta de tres fases: a) Necesidad de la organizacin en trminos de personas b) Oferta del mercado de Recursos Humanos c) Tcnicas de reclutamiento

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Decisiones implicadas

Existen elementos que deben ser considerados para la toma de decisiones y que pueden estar integrados por otros aspectos de los planes de personal de la empresa. Por ejemplo, planes para evaluar y capacitar a los empleados tanto a los actuales como a los de nuevo ingreso. Una de las decisiones ms importantes a considerar es si el puesto a cubrir ser con personas del interior o exterior. Como cualquier planeacin, es importante fundarse en ciertas premisas o supuestos bsicos acerca del futuro. Es necesario realizar pronsticos sobre dichas premisas, los cuales debern realizarse de acuerdo con: las necesidades del personal, oferta de candidatos del interior y del exterior.

Formas de planeacin de personal

En muchas de las organizaciones industriales, la planeacin de la mano de obra directa (personal pagado por hora, directamente relacionado con la produccin industrial ubicado a nivel operativo), a corto plazo, la hace el departamento responsable de la planeacin y control de la produccin (pcp). Para programar la produccin, la pcp la divide en programacin de mquinas y equipo, programacin de materiales y programacin de mano de obra directamente involucrada en la produccin necesarios para satisfacer los programas de produccin. En las empresas no industriales, la planeacin de la mano de obra indirecta (personal de supervisin, de oficina, de ventas, etc.) se realiza por los diversos departamentos de la organizacin como el de planeacin y control de la produccin o puede adjudicrsele al departamento de organizacin y mtodos. La planeacin

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de personal debe elaborarse bajo criterios de racionalidad estrictamente tcnica y con un enfoque cuantitativo. El objetivo de la planeacin es asegurar que se tiene a las personas capaces para desempear adecuadamente el trabajo a realizar. Existen varios modelos de planeacin de personal, algunos son generales e incluyen a toda la organizacin y otros son mucho ms especficos para ciertas reas. Modelo basado en la demanda estimada del producto o servicio. Las necesidades de personal son una variable dependiente de la demanda estimada del producto o servicio. La relacin entre estas dos variables (nmero de personas y demanda del producto/servicio) se ve influida por la productividad, la tecnologa, la disponibilidad interna y externa de recursos financieros, as como de las personas en la organizacin. Los incrementos de la productividad, como consecuencia de un cambio en la tecnologa, supone una disminucin en las necesidades de personal por unidad adicional de producto/servicio. El incremento de la productividad tambin generara una reduccin del precio del producto/servicio, el cual se vera reflejado en un aumento de las ventas y, por lo tanto, en el aumento de necesidades de personal. Este modelo utiliza previsiones basadas en datos histricos y se dirige al nivel operativo de la organizacin. No toma en cuenta estrategias de los competidores, situacin del mercado de clientes, huelgas, falta de materia prima, etctera. Modelo basado en segmentos de puestos. Enfocado tambin en el nivel operativo de la organizacin, es utilizado en empresas grandes. Por ejemplo: a) eligen un factor estratgico (nivel de ventas, volumen de produccin, plan de expansin) para cada rea de la empresa. Se elige el factor organizacional cuyas variaciones afecten las necesidades de personal; b) se establecen niveles histricos (pasado y futuro) de cada factor estratgico; c) se determinan los niveles histricos de mano de obra en cada rea funcional; y d) se proyectan los niveles futuros de mano de obra y de cada rea funcional; correlacionndolos con la proyeccin de los niveles (histricos y futuros) del factor estratgico correspondientes. Modelo de grfica de reemplazo. Es una representacin de quin sustituye a quin. Al presentarse una vacante futura en la organizacin, la informacin para el desarrollo del sistema debe provenir del sistema de informacin administrativo. Por ejemplo:

Objetivo de la planeacin de personal

Modelos de planeacin de personal

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Ejemplo de grfica de reemplazo

A: Listo para promocin B: Requiere + experiencia C: No tiene sustituto A: Listo para promocin B: Requiere + experiencia C: No tiene sustituto

Director general Jos Prez (58) Gerente Depto. A/1 Gerardo Espinosa (42) B/1 Jos Escutia (43)

Jefe de Divisin A/2 Daniel Faras (42) B/3 Jos Escutia (43)

Jefe de Divisin B/2 Gerardo Espinosa (42) C/3 Jos Escutia (43)

La figura anterior muestra el modelo de planeacin de personal en el que se considera la informacin mnima para la toma de decisiones, respecto a sustituciones futuras dentro de la organizacin, en funcin del estatus de los candidatos internos existentes. Las variables tomadas en cuenta son: el desempeo actual (obtenido de evaluaciones de desempeo y/o de opiniones de los gerentes, socios y proveedores) y la posibilidad de promocin (basada en el desempeo actual y en las estimaciones de xito futuro en las nuevas oportunidades). 84 Modelo basado en el flujo personal. Es el que describe el flujo de personas hacia el interior, dentro y fuera de la organizacin. La verificacin histrica y el seguimiento de ese flujo de entradas, salidas, promociones y transferencias internas permiten una prediccin a corto plazo de las necesidades de personal de la organizacin. Es un modelo conservador apropiado para organizaciones estables y sin planes de expansin. Este modelo puede predecir las consecuencias de contingencias, como la poltica de promociones de la organizacin, aumento de la rotacin o dificultades de reclutamiento, etctera. Modelo de planeacin integrada. Toma en cuenta los siguientes factores: a) Volumen planeado de produccin. b) Cambios tecnolgicos que modifiquen la productividad del personal. c) Condiciones de oferta y demanda en el mercado y comportamiento de los clientes. d) Planeacin de carrera dentro de la organizacin. Este modelo considera la composicin cambiante de la fuerza de trabajo de la organizacin y le permite dar seguimiento a las entradas y salidas de personas, as como su movimiento en la organizacin.
Objetivo de los modelos de planeacin de personal

Lo que pretenden los modelos, como parte de la planeacin de recursos humanos, es mejorar la utilizacin de recursos humanos, alinear los objetivos del departamento de personal con los de la organizacin, contribuir a la implementacin de

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programas de productividad aportando personal ms capacitado, responder a necesidades futuras de mano de obra cuando exista escasez o exceso y, por supuesto, proveer a la organizacin el personal adecuado en el momento conveniente.
Cul de estos modelos utilizaras si fueras administrador de una organizacin grande, cul para una mediana y cul para una pequea?

V.2 Causas de la demanda

Cuando se pronostican las necesidades de personal se deben tomar en cuenta varios aspectos; uno de ellos por supuesto es la demanda esperada, as como en produccin determinan las ventas esperadas en las organizaciones, se estima la cantidad de personal requerido para alcanzar determinados objetivos. Otros elementos a considerar deben ser: La rotacin de personal proyectada (como resultado de las renuncias o los despidos). La calidad y las habilidades de sus empleados (en relacin con las necesidades cambiantes que espera para su organizacin). Las decisiones para mejorar la calidad de los productos o servicios o para ingresar a nuevos mercados. Los cambios tecnolgicos y de otro tipo que son resultado del aumento de productividad. Los recursos financieros disponibles para su departamento. 1 En la demanda de recursos humanos se deben considerar varios factores, stos pueden ser en general del entorno, los que se dan en la propia organizacin y en la fuerza de trabajo. Estos factores pueden afectar tanto a corto como a largo plazo en la planeacin y son:
Causas que afectan la demanda futura de personal CAUSAS EXTERNAS Factores econmicos, elementos sociales, polticos y legales Cambios tecnolgicos Competencia CAUSAS INTERNAS Ventas y pronsticos de produccin Nuevas operaciones, lneas y productos. Reorganizacin y diseo de puestos FUERZA DE TRABAJO Jubilaciones Renuncias Despidos Muerte Permisos

Aspectos a considerar en la demanda

Elementos de la demanda

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Factores determinantes en la demanda de personal

Dessler, G. (2001). Administracin de personal. Mxico: Pearson Prentice Hall.

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Formas de predecir las necesidades del personal

Mtodos de prediccin de necesidades Anlisis de las tendencias

De acuerdo con Gary Dessler (2001), existen diversas formas para predecir las necesidades futuras del empleo, que son: a) Anlisis de las tendencias. Los niveles de empleo de la empresa se analizan a lo largo de cinco aos pasados, ms o menos, con el propsito de pronosticar las necesidades futuras. Hay que considerar que existen otros factores, adems del transcurso del tiempo, que afectan la cantidad de personal necesaria para el futuro, como por ejemplo cambios en el volumen de ventas y la productividad. b) Anlisis de razn. Con esta tcnica se realizan pronsticos basados en la relacin entre un factor causal (como el volumen de ventas) y el nmero de empleados que se necesitan (como el nmero de vendedores). Al igual que en el caso anterior es importante considerar otros factores, ya que en este anlisis se considera que la productividad permanece aproximadamente igual. c) Diagrama de dispersin. Se utiliza para determinar si dos factores guardan una relacin. En caso de tenerla se puede calcular de manera independiente cada uno de los factores. d) Las computadoras y el pronstico del personal que se necesitar. Se utilizan programas de computadora para pronosticar el personal que necesitar la organizacin. Se pueden calcular las cifras relativas a los niveles promedio de personal que se necesitarn para satisfacer las demandas del producto, as como pronsticos computarizados independientes del trabajo directo (obreros de la lnea), personal indirecto (secretarias) y personal exento (ejecutivos). Con estos sistemas, los empleadores pueden convertir, enseguida, la productividad y los niveles de ventas proyectados a la cantidad de personal que se necesitar, al mismo tiempo que estiman los efectos que tienen distintos niveles de productividad y ventas para el personal necesitado. La planeacin de los recursos humanos nos permite determinar los requerimientos y conocimientos para los puestos en el futuro dentro de las organizaciones, expresados en tipos y nmeros de empleados. Una vez que se tengan estas estimaciones se puede analizar al personal que actualmente labora y prever los cambios esperados. Un elemento que ayuda a la planeacin es el conocimiento de las causas que determinan la demanda, por lo que ser mucho ms certera.

Anlisis de razn

Diagrama de dispersin

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Uso de computadoras para el anlisis

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Reactivos de autoevaluacin
Instrucciones: Escribe en la lnea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero. 1. La planeacin es el proceso de decisin para alcanzar los objetivos organizacionales en determinado tiempo, anticipando la fuerza de trabajo y talentos humanos necesarios. 2. Los pronsticos que se realizan sobre premisas en la planeacin, se realizan de acuerdo con las necesidades de personal, oferta de candidatos del interior y oferta de candidatos del exterior. 3. La planeacin de la mano de obra tambin la puede realizar el personal de control de la produccin u otros departamentos. 4. El modelo basado en segmentos de puestos emplea previsiones o extrapolaciones basadas en datos histricos. _____

_____ _____ _____

5. El modelo basado en el flujo personal toma en cuenta las variables de desempeo actual y la posibilidad de promocin. _____ 6. Algunos elementos a considerar en el pronstico de las necesidades de personal son: la rotacin de personal proyectada y la calidad y las habilidades de sus empleados. 7. El primer paso del proceso de reclutamiento y seleccin es la planeacin del personal o empleo. _____ _____ 87

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Fuentes de informacin
Chiavenato, I. (2007). Administracin de recursos humanos. El capital humano de las organizaciones. Mxico: McGraw-Hill. Dessler, G. (2001). Administracin de personal. Mxico: Pearson Prentice Hall.

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