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CAPITULO IV

DISEO DE UN MODELO DE AUDITORA DE GESTIN DE SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS, PARA EL FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO
DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR FERRETERO, UBICADAS EN EL
REA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR.


A. INTRODUCCIN
La Auditora de Gestin de Sistemas Administrativos est integrada por:
a. Anlisis de proyectos y programas,
b. Auditora de la funcin de procesamiento de datos y
c. Auditora de procedimientos administrativos y formas de control interno en
reas funcionales.


Para el caso de las ferreteras categorizadas dentro de las medianas empresas, el
anlisis de proyectos y programas y la auditora de la funcin de procesamiento de
datos no son aplicables por la estructura de las mismas; por lo cual el presente
modelo est basado especficamente en la Auditora de procedimientos
administrativos y formas de control interno en reas funcionales.


B. GENERALIDADES
El presente documento contiene un modelo de Auditora de Gestin de Sistemas
Administrativos, para el fortalecimiento del control interno de las medianas empresas
del sector ferretero, ubicadas en el rea metropolitana de San Salvador; el cual se
aplicar como una auditora interna, a fin que las ferreteras puedan emplearlo
fcilmente y de esta manera conocer si sus operaciones son eficaces, eficientes, y si
estn maximizando sus recursos; cuidando por consiguiente la economa en sus
actividades.


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La auditora de gestin de sistemas administrativos est dirigida a la gestin que
realiza la administracin y a los resultados obtenidos con relacin a los planes
establecidos con anterioridad por la direccin de las empresas.


La auditora a los estados financieros, consiste en verificar que las cifras
representadas en ellos, son razonables. Por otra parte, la auditora del control interno
de una entidad, examina los sistemas de control interno y todos los componentes que
los conforman.


Es por ello, que en el modelo que se presenta a diferencia de los otros tipos de
auditora, se evalan los procedimientos administrativos y las formas de control
interno aplicado; para proporcionar un aporte sustancial y mejorar el funcionamiento
de las medianas empresas ferreteras.


En El Salvador, no se ha desarrollado ampliamente la auditora de gestin por
diversas razones. La mayora de los propietarios y la administracin de las empresas
desconocen la existencia de este tipo de auditora, incluso en el campo de los
profesionales de la contadura pblica se encuentran personas que desconocen
sobre el tema.


No obstante, existen en el pas empresas afiliadas o subsidiarias de compaas
multinacionales que tienen otra perspectiva con relacin a la direccin y controles
que emplean, utilizando controles y procesos innovadores, sofisticados y adecuados
que les permitan competir en el mercado.





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C. OBJETIVOS DEL MODELO
1. Objetivo general.
Disear un modelo de Auditora de Gestin de sistemas administrativos, que
contribuya al fortalecimiento del control interno de las medianas empresas del
sector ferretero, ubicadas en el rea metropolitana de San Salvador.


2. Objetivos especficos.
Desarrollar procedimientos que permitan evaluar los resultados de la
gestin de la administracin, a fin de garantizar que estos estn en
funcin de los objetivos de la ferretera.


Formular programas de auditora que permitan ejecutar el examen de
auditora en cada una de las reas funcionales identificadas.

Establecer indicadores que permitan medir la gestin en las reas
auditadas.


D. IMPORTANCIA DEL MODELO

1. Importancia econmica para el pas.
El modelo representa un aporte para la economa del pas, debido a que mediante
la aplicacin de la Auditora de Gestin de Sistemas Administrativos; se espera
que las ferreteras incrementen sus utilidades, permitindoles a estas empresas
experimentar crecimiento o expansin, incentivando la inversin y generando ms
empleos.





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2. Importancia para el sector ferretero.
Es de importancia la aplicacin del modelo, ya que les proporciona mejores
resultados en las operaciones, fortaleciendo as al sector, ubicndolo en una
posicin mas representativa con relacin a los dems sectores (del sector
comercio).


3. Importancia para el personal.
Promueve la eficiencia y eficacia en el trabajo, obteniendo como resultado
satisfaccin personal y beneficios econmicos provenientes del incremento en las
utilidades de las empresas.


E. JUSTIFICACIN
Para entrar y/o mantenerse en un mundo globalizado, toda empresa debe poseer
coherencia entre los objetivos trazados y los alcanzados; a fin de determinar el
rumbo de ellas; para lo cual es necesario implementar tcnicas de control que tengan
como fin el hacer eficiente y eficaz todas las reas, adems del cumplimiento de los
objetivos.


Una de las ventajas de realizar auditora de gestin es que se detectan los puntos
vulnerables de la empresa, facilitando identificar las reas en las cuales se est
fallando, cules son las barreras que no permiten avanzar e interrumpen el buen
funcionamiento de otras reas; adems de las alternativas a seguir.


En las Auditoras de Gestin de Sistemas Administrativos, a diferencia de las
Auditoras Contables, no existen normas de aplicacin general, tales como las
Normas de Auditora vigentes para la revisin de los estados contables. Por lo


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anterior se hace necesario definir criterios de auditora de gestin, es decir normas
razonables que permitan comparar y evaluar condiciones existentes.


El enfoque y orientacin de la auditora, determina que la investigacin debe ceirse
en su mbito de accin a los objetivos trazados.


Este modelo estar estructurado con un enfoque de auditora que prioriza las reas
(crticas) de la empresa; para lo cual debern ajustarse los procedimientos a los
objetivos que se tracen en cada auditora y en funcin de ello, definir el enfoque y
alcance de la auditora.


En vista de las deficiencias que presentan las empresas y las fortalezas que ofrece
la auditora de gestin de sistemas administrativos; consideramos conveniente el
diseo de un modelo de auditora de gestin de sistemas administrativos, que
beneficiar a las empresas ferreteras en cuanto al fortalecimiento del control interno
que poseen con relacin a todas sus operaciones.


F. ALCANCE
El modelo de auditora de gestin de sistemas administrativos, es un instrumento
para ser aplicado por todas las medianas empresas del sector ferretero del rea
metropolitana de San Salvador.








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G. MODELO DE AUDITORA DE GESTIN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
PARA EL FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO DE LAS
MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR FERRETERO, UBICADAS EN EL
REA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR.


1. Esquema del modelo
MODELO DE AUDITORIA DE GESTIN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS,
DIRIGIDO A LAS FERRETERIAS.
























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Etapa II
Planeacin del trabajo de auditora
de gestin de Sistemas
Administrativos.
Etapa IV
Elaboracin de informes y su
respectivo seguimiento.
Etapa III
Desarrollo de los programas de
auditora.
a. Preparacin de los papeles de trabajo.
b. Catlogo de Marcas.
c. Tipos de Archivos.
d. Integracin y cierre de los programas
de auditora.
e. Formato de los papeles de trabajo.
Etapa I
Anlisis situacional.
Examen Preliminar
a. Anlisis externo.
b. Anlisis interno.
c. Examen Preliminar
Recurso humano asignado para
reconocimiento general de la
empresa.
Identificacin de reas criticas.
a. Informes de auditora.
b. Seguimiento a los informes de
auditora.
c. Propuesta para el fortalecimiento del
control interno.
Memorando de Planeacin
a. Objetivos de la Auditora.
b. Estimacin del riesgo de las reas a
examinar.
c. Estrategias de la auditora.
d. Administracin de la auditora.
e. Cuestionarios.
f. Programas de auditora.

Plan de implementacin.
a. Objetivos.
b. Importancia.
c. Difusin
d. Polticas de implementacin.
e. Responsables de la implementacin.
f. Recursos para la implementacin.
g. Seguimiento a la ejecucin.
h. Presupuesto de implementacin.
i. Cronograma.
j. Revisin posterior del modelo.
Fuente: Equipo de Trabajo.


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2. Desarrollo del modelo.
El modelo se desarrolla en las siguientes etapas:
a. Anlisis situacional y examen preliminar.
b. Planeacin del trabajo de auditora de gestin de sistemas administrativos para
las ferreteras.
c. Desarrollo de los programas de auditora.
d. Elaboracin de informes de auditora y su respectivo seguimiento.


2.1 Etapa I:
Anlisis Situacional y Examen Preliminar:

2.1.1 Anlisis Externo:
Previo a realizar la auditora es indispensable que el auditor realice un anlisis
externo referente al entorno de las ferreteras; este anlisis debe estar enfocado a
cubrir todos los aspectos sealados en el siguiente sub esquema.
















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a. SUB ESQUEMA DEL ANLISIS EXTERNO DEL SECTOR FERRETERO.


























Conocimiento Externo:
Para el sector ferretero la estabilidad y crecimiento econmico del pas es de mucha
importancia, es por eso que en los cuatro ltimos aos han crecido y ampliado su
radio de operaciones generando con esto mayor oportunidad de empleos,
crecimiento que se refleja en el consumo de productos locales e importados.
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Reaccin ante la competencia.
Polticas de importacin,
exportaciones e incentivos
Estancamiento de proyectos de
vivienda.
Desplazamiento de productos
existentes por otros.
Conocimiento externo.
Estabilidad y crecimiento del pas.
Competencia.
Productos locales.
Importaciones.
Poco crecimiento por situaciones
externas a las entidades (condiciones
sociales y econmicas imperantes en el
pas).
Fuente: Equipo de Trabajo.
Operaciones de reduccin o
expansin
Riesgos que corre la empresa.
Condiciones adversas a las que se
enfrenta el sector.
Alzas en las tarifas arancelarias por
importaciones.
Incremento de las tasas de inters por
crditos.
Cierre del mercado existente por retiro
de inversionistas.
Competencia desleal
Variacin de precios.
Mercado informal.
TLC:
Variedad de productos.
No existen inversionistas extranjeros.
Cambios de tecnologa:
Mejor calidad.
Aceptacin optima de los productos.
Mayores beneficios.
Actividad cclica:
Perodos de mayor venta.


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El incremento en los productos locales ha permitido que ms de 400 fabricantes
entre pequeos, medianos y grandes amplen su produccin, beneficiando con ello
sus ingresos y el crecimiento de la economa.


Reaccin ante la competencia:
Para los representantes y compradores en potencia, no existe mayor problema con
respecto a la competencia, pero el sector medio si se ve afectado ya que tienen que
reaccionar ante la competencia desleal que se da en el mercado, por la variacin de
precios que les imponen los mayoristas, y por otra parte los precios manejados en el
mercado informal.


Polticas de importacin o exportacin:
Para los inversionistas de este sector, el ser comprador directo con los productores
es muy importante por que los precios que les ofrecen les permite negociar sin
intermediarios, evitando los costos adicionales generados por la negociacin
indirecta.


Como exportadores no se tiene mucha apertura ya que nicamente se est
negociando con Honduras y Nicaragua. Para las ferreteras establecidas en este
nivel lo mas importante es mantener cubierto el mercado local, su visin no est en
ampliarse a nivel regional, siendo ms prioritario el crecimiento interno.

Incentivos fiscales:
No se cuenta con incentivos fiscales que permitan mayores beneficios, lo nico de
mayor relevancia es el no pago de impuesto por las exportaciones.




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Efectos del tratado de libre comercio:
Se espera que con la apertura de mercados, los mayores beneficiados sean los
consumidores por la nueva variedad de productos que podra incrementarse; para los
inversionistas no existe mayor preocupacin ya que no existen empresas que estn
interesadas en venir a competir a nivel medio, por lo que se espera que el efecto sea
de mejora para las medianas empresas del sector ferretero.


Cambios de tecnologa:
De acuerdo con informacin obtenida en entrevistas se verific que los cambios de
tecnologa en los productos ferreteros han mejorado la calidad de servicio y no se ha
experimentado una baja al consumo, al contrario su aceptacin ha sido ptima por lo
que el sector se ha visto beneficiado.


Actividades cclicas:
De acuerdo con la informacin obtenida en entrevistas, se verific que los perodos
de mayor venta siempre se han dado para las fechas de diciembre a mayo, perodos
en los cuales se dan por iniciado los proyectos de construccin, otro fenmeno se da
en la poca de vacaciones, ya que es cuando se observa un incremento en las
ventas.


Operaciones de reduccin o expansin:
Por el alto grado de inflacin que existe, el sector ferretero no ha crecido lo suficiente,
y su expansin se ha visto disminuido, se ha determinado que en nuestro medio si se
tiene la visin a futuro de expandirse, pero todo depende de la fluctuacin de la
economa.




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Riesgos que corre la empresa:
El mayor riesgo que puede tenerse hoy en da, es el estancamiento en los proyectos
de construccin de viviendas; ya que es de aqu de donde se logran los mayores
ingresos y la incapacidad de adquirir nuevos productos para ofrecer al mercado.


Condiciones adversas a las que se enfrenta el sector:
De acuerdo con la investigacin realizada se presentan las siguientes condiciones:
Las tarifas arancelarias por las importaciones son elevadas,
El alza en los precios de los productos en el exterior,
Incremento en las tasas de inters por crditos,
El cierre de mercados existentes por el retiro de los inversionistas.


2.1.2 Anlisis Interno.
El anlisis interno le permite al auditor tener mayor conocimiento sobre las fortalezas
y debilidades a las que se enfrentan las ferreteras; los aspectos a considerarse para
el anlisis interno se especifican en el siguiente sub esquema.















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b. SUB ESQUEMA DEL ANLISIS INTERNO DEL SECTOR FERRETERO.

















Situacin actual:
Las medianas empresas del sector ferretero han experimentado buenos y malos
resultados como consecuencia del aprovechamiento de las fortalezas y
oportunidades que se le presentan a las empresas y el efecto que tienen las
debilidades y amenazas en el desempeo de las mismas.

Fortalezas:
Como todo negocio el ser lder en el mercado es el objetivo primordial; el manejo de
marcas y representaciones para la distribucin de productos es una de las grandes y
valiosas fortalezas que posee este sector; por lo que no existe competencia para los
que manejan dichas marcas, adems la exclusividad permite manejar los precios del
mercado; con el manejo de los precios se logra una mayor venta al mayoreo ya que
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Misin.
Visin.
Situacin Actual.
Fortalezas.
Oportunidades.
Debilidades.
Amenazas.
Satisfacer las necesidades de los clientes a
travs de la diversificacin y calidad.
Fuente: Equipo de Trabajo.
Ser lderes en el mercado distribuyendo los
mejores y variados productos.
Polticas aplicables a:
Compras.
Ventas.
Otorgamiento de
crditos.
Compras:
Compras directas con productores.
Mantener niveles ptimos de inventario.
Diversificacin de productos.
Ventas:
Monitoreo constante de altas y bajas.
Capacitacin constante y adecuada al
personal de ventas.
Servicios de transporte.
Otorgamiento de crditos:
Investigacin sobre la calidad de los
clientes.
Asignacin de crditos de acuerdo al
perfil del cliente.


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para los representantes de las marcas es muy importante alcanzar niveles altos de
ventas.


La diversificacin de productos que hoy en da se ofrecen en este sector no slo para
la construccin; si no tambin para el hogar ha permitido ganar otro estatus dentro
del mercado por lo que es frecuente ver como los consumidores adquieren productos
no tradicionales que se ofrecen en las ferreteras.


La capacitacin constante del personal que brinda atencin al pblico es una de las
herramientas importantes que permite ser siempre los mejores, logrando as la
satisfaccin de los clientes por la atencin recibida y la disponibilidad de productos.

Oportunidades:
Las ferreteras en la actualidad aprovechan la diversificacin de productos que
poseen y que por lo tanto no se limitan nicamente a la venta de materiales de
construccin, por otra parte ofrecen productos sustitutos a mas bajo costo, lo que
representa una alternativa mas para los clientes y el incremento en las ventas para
las empresas.


Debilidades:
Es muy importante para las empresas contar con lneas de crdito financiero, que
permita el adquirir los productos directamente con los productores o distribuidores en
el exterior; siendo sta una de las principales debilidades que experimenta el sector,
debido a:
a. La falta de financiamientos o los altos intereses;
b. Monopolio en la representacin de productos y por ende controlan los precios;
c. Competencia desleal de las grandes empresas; lo cual ha influido en prdidas
grandes y en consecuencia el cierre de algunas;


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d. Incremento de la delincuencia, el alto grado de asaltos ha provocado el contratar
compaas aseguradoras que respalden las prdidas que sufren por los asaltos,
lo cual se refleja tambin en un incremento en los precios;
e. Estancamiento de la construccin y la poca oportunidad de participacin en
licitaciones.


Amenazas:
Existen factores que pueden afectar considerablemente a las empresas ferreteras
como por ejemplo: la capacidad que tienen para sustituir productos, los costos
cambiantes de los proveedores, la relacin precio calidad de los productos y la
velocidad de cambio de productos.


Misin:
De acuerdo a la misin de las empresas, lo que persiguen es satisfacer las
necesidades de los clientes a travs de la diversificacin y calidad de las marcas. En
el sector se sabe que muchas empresas no logran realizar su misin, debido a que
no pueden seguir el ritmo de los cambios en el mercado; tal es el caso de ferretera
La Isla que se ha mantenido funcionado por ms de veinte aos, pero a
consecuencia de no poder competir en el mercado cambiante, se encuentra
actualmente con problemas econmicos. El grado de competencia, la baja en el
poder adquisitivo y la alza en los precios de los productos, ha dificultado mantenerse
como lderes en el mercado, la innovacin y diversidad de productos con diferentes
tecnologas no permite sostener precios competitivos respecto a las grandes
empresas de este sector.


Visin.
La visin de las empresas ferreteras, es ser lderes en el mercado distribuyendo los
mejores productos a sus consumidores.


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Las empresas encausan su rumbo para alcanzar su visin, han expandido sus
ventas ofreciendo otros productos no tradicionales a este tipo de negocios, brindando
adems una esmerada calidad en la atencin personalizada.


Polticas aplicables a las compras, ventas y otorgamiento de crditos:
Por lo general se espera que las compras sean en forma directa con el productor,
aprovechando los precios para mantener un nivel de inventarios ptimos para los
intereses de la empresa, mantenerse con una buena diversidad de productos que
estn acordes a las exigencias y alcance de los consumidores.


En lo que se refiere a las ventas, siempre se mantiene en constante monitoreo las
altas y bajas, adems de la capacitacin del personal para que pueda ofrecer en
forma adecuada los productos que se poseen, el contar con servicio de transporte,
tanto para la venta como para la compra.


En relacin al otorgamiento de crditos, se inicia con una investigacin de los
antecedentes de los clientes, posteriormente se aprueban y asignan los crditos de
acuerdo a la calidad de los clientes, estableciendo las condiciones del crdito en
cuanto a lmite y plazos de pago.


2.1.3 Examen Preliminar:

Con la finalidad de identificar las reas crticas se debe realizar el examen preliminar
el cual est basado en cuestionarios de control interno para cada una de las reas y
para el conocimiento general de la empresa.




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b. SUB ESQUEMA DEL EXAMEN PRELIMINAR PARA EL CONOCIMIENTO DE
LA EMPRESA.
















Recurso humano asignado para el conocimiento general de las empresas.
Es importante, considerar el perfil del personal de Auditora para realizar la
investigacin inicial, a fin de conocer las reas vulnerables o slidas de las
ferreteras. Para lo cual, se debe seleccionar al encargado de coordinar la Auditora
de Gestin a realizar.


Es conveniente predeterminar de forma estimada el tiempo a invertir en cada una de
las etapas de la auditora; considerando el nmero de horas hombre a emplear por
cada categora, atendiendo el volumen y calidad de la informacin a examinar,
limitaciones potenciales y calidad del control interno.


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Identificacin de las reas crticas.

Recurso Humano asignado para el
conocimiento general de la
ferretera.

Identificacin del personal idneo.

Personal de auditora asignado
para el reconocimiento general de
la empresa.


Cuestionarios de control interno.

Fuente: Equipo de Trabajo.


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Identificacin de las reas crticas.
En la etapa de estudio general se profundiza en un conocimiento global de la
empresa y se determinan las reas crticas. El objetivo en esta fase, es profundizar el
estudio de cada una de las reas o actividades definidas como crticas.


Con ese propsito, deber obtenerse informacin acerca de las caractersticas
internas de cada una de ellas y de las externas que influyen significativamente sobre
las mismas. Con base a toda la informacin obtenida y al anlisis efectuado, el
auditor determinar en forma jerarquizada las reas o actividades crticas, en las
cuales deber profundizar el anlisis.


Los principales antecedentes a considerar para determinar las reas crticas son:
1) El resultado de la evaluacin del control interno administrativo y de gestin y,
2) El inters derivado de la administracin en cuanto a:
a. Requerimientos de informacin los directivos de la empresa;
b. Importancia relativa de cada rea, en cuanto a la naturaleza de sus
operaciones, su complejidad y los riesgos que involucra;
c. Los resultados de otras auditoras;
d. Las polticas adoptadas por la administracin de la empresa.


Entre las reas crticas se mencionan las siguientes:
a. Administracin.
b. Compras.
c. Ventas.
d. Finanzas.





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Para ello se incluyen los siguientes cuestionarios de control interno:

Cuestionarios de control interno.


Nombre de la ferretera:

Cuestionario de control interno para: Conocimiento General dirigido a la
administracin.



No.

Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
1. Se cuenta con visin de la empresa.
2. Se ha establecido la misin de la empresa.
3. Los objetivos se han establecido tomando como base la
misin de la empresa.

4. Estn documentados los objetivos de la empresa.
5. Las metas se han establecido con base a la misin de la
ferretera.

6. Se han determinado polticas para orientar las acciones de la
empresa.

7. Se encuentran documentados las polticas de la empresa.
8. Tiene la ferretera procedimientos para realizar el trabajo.
9. Los procedimientos se encuentran por escrito.
10. Se poseen polticas de conducta.
11. Se han elaborado manuales de puestos.
12. Existen polticas para la contratacin de empleados.
13. Existen polticas para la capacitacin de empleados.
14. Se han establecido niveles de autoridad.
15. La informacin circula en todos los niveles de la empresa.
16. Se da seguimiento a las deficiencias de control reportadas.
17. Cuenta la empresa con archivo de documentos legales
(escritura de constitucin, credenciales de la administracin,
y la documentacin fiscal de ley).

18. Se tiene presente los eventos o influencias externas como
por ejemplo: eventos econmicos, reglamentaciones, leyes y
otros.

19. La planeacin y la organizacin estn relacionados.
20. Se ha diseado un organigrama.
21. El organigrama se ha actualizado.

Elaborado por: ___________________________________

Fecha de realizacin: _______________







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Nombre de la ferretera:

Cuestionario de control interno para: Control interno de Gestin dirigido a la
administracin.



No.

Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
1. Existe un proceso de planeacin en funcin de los objetivos
de la ferretera.

2. Cuenta con planes estratgicos para todas las reas
funcionales.

3. Posee planeacin de resultados.
4. Utiliza la administracin, los presupuestos para analizar las
variaciones.

5. Se cuenta con polticas para desarrollar los procedimientos.
6. Se aplican los procedimientos.
7. Tienen independencia los responsables de la toma de
decisiones.

8. Se mide el desempeo de la administracin.


Elaborado por: ___________________________________

Fecha de realizacin: _______________




Nombre de la ferretera:

Cuestionario de control Interno para: Procedimientos administrativos y formas de
control interno de la administracin.



No.

Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
1. Son identificados los puntos crticos que se necesitan
controlar.

2. Los procedimientos administrativos han contribuido a elevar
la calidad del trabajo.

3. Los procedimientos administrativos estn descritos.
4. Se cuenta con controles que identifiquen el desempeo real
de los planes.

5. Se cuenta con controles que identifiquen las desviaciones
de los planes.

6. Se implementan medidas para corregir las desviaciones.
7. Se revisan con frecuencia los procedimientos.
8. El personal aplica de manera correcta los procedimientos
administrativos.



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No.

Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
9. El personal aplica de manera uniforme los controles.
10. Considera que los procedimientos administrativos
contribuyen con el proceso de toma de decisiones.



Elaborado por: ___________________________________

Fecha de realizacin: _______________





Nombre de la ferretera:

Cuestionario de control interno para : Compras



No.

Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
1. Existe manual de segregacin de funciones para el rea de
compras.

2. Las compras se realizan de acuerdo al nivel de autorizacin
establecido.

3. Existe un manual de procedimientos para realizar las
compras.

4. Se efectan revisiones a las compras.
5. Las compras se basan en programaciones.
6. Existen formatos de rdenes de compra.
7. Las rdenes de compra estn numeradas.
8. Se monitorean las rdenes de compra pendientes de recibir.
9. Los documentos de las compras son enviados diariamente.
10. Se posee un catlogo de proveedores.
11. Se tienen proveedores permanentes.
12. Las compras se realizan nicamente a proveedores
nacionales.

13. Se solicitan cotizaciones para realizar las compras.
14. El rea de finanzas se coordina con el rea compras para
efectuar los pagos.



Elaborado por: ___________________________________

Fecha de realizacin: _______________






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Nombre de la ferretera:

Cuestionario de control interno para: Ventas



No.

Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
1. Existe manual de segregacin de funciones para el rea de
ventas.

2. Se tiene control de las ventas.
3. Se tienen objetivos para las ventas a corto plazo.
4. Se han establecido objetivos de ventas a mediano plazo.
5. Se han elaborado objetivos de ventas a largo plazo.
6. Se tiene el personal de ventas necesario para atender la
demanda de clientes.

7. Se tiene conocimiento sobre los hbitos de compra de los
clientes.

8. Se cuenta con lista de precios actualizado.
9. Existen polticas de descuento por ventas.
10. Se cumplen los presupuestos de venta.
11. Se llevan estadsticas de las ventas en mostrador.
12. Se poseen estadsticas de las ventas a domicilio.
13. Existen estadsticas de las ventas realizadas por ruteo.
14. Se han establecido medidas de seguridad para la custodia
del efectivo por las ventas.

15. Se realizan ventas al crdito.

Elaborado por: ___________________________________

Fecha de realizacin: _______________




Nombre de la ferretera:

Cuestionario de control interno para: Finanzas



No.

Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
1. Se tiene manual de segregacin de funciones para el rea
de finanzas.

2. Existe un control de ingresos.
3. Existe control de los egresos.
4. Cuenta la empresa con liquidez para enfrentar el ciclo
normal de operaciones.

5. Se tiene establecido todas las fuentes de ingresos.
6. Los presupuestos son preparados por personal que tiene
conocimiento de la operatividad de cada rea.

7. Se implementa en forma oportuna las medidas correctivas


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No.

Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
por las variaciones presupustales.
8. Existe un proceso de planeacin financiera para medir los
resultados de la empresa.

9. Existen estudios econmico-financiero para la asignacin de
prioridades presupustales.

10. Se cuenta con un sistema contable.
11. El sistema contable est acorde a las necesidades de la
empresa.


Elaborado por: ___________________________________

Fecha de realizacin: _______________





Nombre de la ferretera:


Cuestionario de control interno para: Inventarios



No.

Procedimientos. SI NO N/A Observaciones.
1. Se ha elaborado un manual de segregacin de funciones
para el rea de inventarios.

2. Las existencias son manejadas por medio de un sistema de
inventarios.

3. Se ha asignado personal para el control de existencia en
bodega.

4. Se revisa la condicin en que se encuentran los inventarios.
5. Se posee equipo de cmputo para el manejo de los
inventarios.

6. Se elaboran informes de los productos con lento movimiento.
7. Los productos con mayor costo son controlados a detalle.
8. Se realizan tomas fsicas de inventarios por personas
diferentes a su custodia.

9. Est restringido el acceso a las bodegas nicamente a
personal autorizado.

10. Se tiene procedimiento para recepcin de las compras.
11. Se controlan contablemente los inventarios.


Elaborado por: ___________________________________

Fecha de realizacin: _______________




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2.2 Etapa II:
Planeacin del trabajo de Auditora de Gestin de Sistemas Administrativos
para las ferreteras.

En esta etapa se recopila la informacin para realizar la Auditora de Gestin de
Sistemas Administrativos; considerando para tal efecto: la recoleccin de informacin
y documentacin, elaboracin del memorando de planeacin y preparacin de los
programas de auditoras especficos para cada rea a evaluar. Adems en esta fase
se determina el alcance y enfoque de la evaluacin.


2.2.1 Memorndum de la Planeacin.
Para que una auditora brinde resultados confiables se debe contar con una
adecuada planeacin, para ello planteamos lo siguiente:


a. Objetivos de la auditora a realizar:
Ampliar la informacin de la gestin en todas las reas.
Ofrecer informacin y opiniones de como se podran solucionar los problemas.
Detectar las debilidades de cada rea.
Establecer parmetros de seguimientos para las correcciones, de acuerdo a
los hallazgos.

b. Estimacin del Riesgo de las reas a examinar:
Estimacin del Nivel de Riegos: **
reas Crticas:
Riesgo Alto. Riesgo Medio. Riesgo Bajo.
Administracin.
Compras.
Ventas.
Finanzas.


144
** La estimacin del riesgo se establecer con base al control interno establecido en
cada una de las ferreteras, considerando lo siguiente: Si no hay control interno el
riesgo es Alto, si hay control con muchas deficiencias el riesgo es Medio, y si
existe control interno con pocas deficiencias el riesgo es Bajo.


c. Estrategias de la Auditora:
Toda auditora debe contar en su fase de planeacin, una definicin especfica del
alcance de los procedimientos y perodo que cubre la auditora, considerando para tal
caso, lo siguiente:


Alcance del trabajo de la Auditora de Gestin de Sistemas Administrativos.
El alcance estar en funcin de las reas crticas determinadas y sus prioridades.
Es necesario considerar que, si este tipo de Auditora se realiza por primera vez, el
alcance debe ser ms extenso, a fin de cubrir todo el riesgo en la empresa. En el
caso de auditoras recurrentes el examen preliminar y el general se desarrollarn
simultneamente, teniendo por objetivo actualizar y analizar la informacin del
conocimiento de la empresa, a fin de identificar nuevas reas crticas.


La documentacin a analizar corresponder al perodo de tiempo sujeto a examen,
por ejemplo un semestre anterior, al inicio de la auditora.


Para el caso de esta auditora se considerar para la evaluacin las siguientes reas
o departamentos:
Administracin;
Compras;
Ventas;
Finanzas;


145
Determinacin del tipo de informacin a consultar.
A fin de obtener el conocimiento de la empresa deber consultarse documentos
como:
a. Manual de Organizacin;
b. Libro de Actas;
c. Organigrama de la Empresa;
d. Estados Financieros;
e. Visin, Misin, Procedimientos, establecidos por la Administracin;
f. Objetivos operativos de la empresa;
g. Polticas de cada rea o departamento;
h. Presupuestos de Gastos y Ventas;
i. Informes de Auditoras anteriores;
j. Estructura de los Sistemas de Informacin;
k. Canales de distribucin;
l. Volmenes de compras y ventas por producto;
m. Clasificacin y ubicacin de los clientes y proveedores;
n. Nivel de inventarios;
o. Detalle de la tecnologa en uso.
p. Manuales de puestos de trabajo.


Para un adecuado control es conveniente elaborar un detalle de la documentacin a
solicitar; lo cual facilitar conocer la disponibilidad en proporcionar lo solicitado y el
tiempo de respuesta; lo anterior tambin servir como base para reiterar la solicitud
hasta su cumplimiento, en caso de que la documentacin o la informacin no sea
proporcionada oportunamente. Ver Formato en Anexo 2.


d. Administracin de la Auditora:
La administracin de la auditora comprende los siguientes aspectos:
Contactos con personal clave,


146
Asignacin de los recursos idneos de acuerdo a las reas a evaluar,
Fechas claves de ejecucin.


1) Contactos con personal clave (Gerencia o Administracin).
Con anticipacin debe identificarse el personal clave de la empresa, lo que
depender de las reas a evaluar; siendo necesario realizar las entrevistas con los
responsables del control y manejo de la empresa con quines se har contacto para
obtener mayor informacin de la empresa.


Se deber preparar anticipadamente el plan o mtodo de entrevistas a efectuar. Se
programarn inicialmente las entrevistas a los principales ejecutivos, puesto que ser
mediante el contacto con ellos, que se definir el siguiente personal a entrevistar.
Cada una de estas entrevistas debe seguir un orden jerrquico, deber ser
planificada, dejando constancia de la planificacin (personal a entrevistar, rea de
responsabilidad, da y hora prevista a ser realizada).


Con el objetivo de obtener informacin adicional del rea especfica del gerente
entrevistado. Las preguntas debern orientarse en ese sentido, debiendo adems
revelarse en la reunin; el nombre de los responsables, dependientes del
entrevistado, con quienes se tratarn los temas con mayor detalle.


A medida que se vaya descendiendo en la pirmide, la informacin a solicitar ser de
mayor detalle. El Coordinador o Encargado de la Auditora en funcin de su
experiencia y grado de informacin necesaria, definir en cada oportunidad en qu
nivel se limitaran las entrevistas.




147
En lo posible, debern concurrir a las entrevistas dos auditores, con el objetivo que
uno de ellos sea el encargado de tomar nota y otro efectuar las preguntas. De ser
factible, el cuestionario debe ser firmado por el entrevistado.


2) Asignacin de los recursos idneos de acuerdo a las reas a evaluar.
Una vez que se haya tabulado, procesado y analizado la informacin obtenida en el
conocimiento preliminar de la empresa, se disearn los lineamientos generales del
trabajo, proyectando el tiempo estimado de duracin, la cantidad y caractersticas del
personal a utilizar y el costo aproximado.


Se fijarn los lmites de la auditora, es decir, qu aspectos sern incluidos en la
auditora y cuales no. Del resultado anterior, depender el personal a seleccionar
para realizar la evaluacin. Sugiriendo que el personal elegido tenga conocimiento de
las reas crticas identificadas en la investigacin inicial.


El siguiente cuadro sirve para detallar el personal asignado a la auditora y las horas
que se proyectan utilizar para evaluacin.

2.1 Modelo para definir el personal asignado:
Actividad: Horas estimadas:
Auditor J efe XXXXXX
Asistente Auditor XXXXXX
Total XXXXXX
Hecho por: ____________________
Aprobado por: __________________

Elaborado por Equipo de Trabajo.


148
El presupuesto de tiempo, sirve para exponer las horas que se utilizarn en cada
etapa de la planeacin de la auditora.

2.2 Modelo para describir las horas que se invertirn en cada rea a evaluar:
Actividad o rea: Horas trabajadas. Das hombre.
Anlisis situacional. 16 2
Examen preliminar. 32 3
Planeacin. 88 10
Ejecucin del trabajo de campo. 112 8
Elaboracin del informe preliminar. 12
Comunicacin de resultados. 4
1
Elaboracin del informe final y
seguimiento.
4 2
Total 268 26
Hecho por: ____________________
Aprobado por: __________________
Elaborado por Equipo de Trabajo.


3) Fechas claves de ejecucin.
La ejecucin de esta auditora debe programarse en forma semestral, por los
siguientes aspectos:

a. Al inicio del perodo, para la toma de decisiones;
b. A mitad del ao, para medir los resultados y en caso de ser necesario, adoptar
nuevas estrategias.





149

Cronograma para la realizacin de la auditora.
Acti vidad Das hbiles: Responsable
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Anlisis Situacional:
Anlisis Externo. Auditor J efe.
Anlisis Interno. Auditor J efe.
Examen Preliminar:
Recurso Humano para reconocimiento General. Auditor J efe.
Identificacin de reas crticas. Auditor J efe y Asistente.
Programa para evaluar situacin general. Auditor J efe y Asistente.
Planeacin del trabajo de auditora:
Objetivo de la auditora. Auditor J efe.
Estimacin de riesgos de las reas funcionales. Auditor J efe.
Alcance del trabajo de auditora. Auditor J efe.
Contacto con personal clave. Auditor J efe y Asistente.
Asignacin de los recursos idneos. Auditor J efe.
Fechas claves de ejecucin (cronograma). Auditor J efe y Asistente.
Elaboracin de cuestionarios. Auditor J efe y Asistente.
Elaboracin de programas. Auditor J efe y Asistente.
Ejecucin del trabajo de auditora:
Preparacin de papeles de trabajo. Auditor J efe y Asistente.
Catlogo de marcas. Asistente Auditora.
Organizacin de archivos. Asistente de auditora.
Ejecucin de programas de auditora. Auditor J efe y Asistente.
Integracin y cierre de programas. Auditor J efe y Asistente.
Elaboracin de Informe de auditora:
Elaboracin de informe preliminar. Auditor J efe y Asistente.
Comunicacin de resultados. Auditor J efe y Asistente.
Elaboracin de informe final y seguimiento. Auditor J efe.
Para efectos de la programacin se consideraron 26 das hbiles.
Elaborado por: Equipo de Trabajo.


151

e. Programas de Auditora:
Se deben elaborar y especificar los programas de auditora a desarrollar en el
transcurso de la evaluacin.


Al desarrollar un programa de auditora no se podr prever todas las contingencias;
razn por la cual es preciso conservar la flexibilidad y revisar la adecuacin del
programa de forma constante. Por lo tanto, es conveniente iniciar un programa en el
que se resuma el enfoque de los temas de auditora, revisarlo y ampliarlo a medida
que la auditora se desarrolla.


A continuacin se detallan los programas para la evaluacin de la Auditora de
Gestin de Sistemas Administrativos.


PROGRAMA DE AUDITORA: PARA LA EVALUACIN DE LA SITUACIN GENERAL
DE LA EMPRESA.
Nombre de la empresa:

Objetivo: Verificar la relacin entre el negocio, su presente y futuro,
mediante el cumplimiento de los planes estratgicos y
operativos establecidos.

Alcance: Realizar una revisin a los objetivos, procedimientos, polticas,
estructura organizativa de la empresa, establecida para el
perodo evaluado.


No.

Procedimientos.
Hecho
por.
Referencia.
Pts
Observaciones.
1. Solicite la documentacin para ejecutar la evaluacin;
preparando para ello una lista detallada la cual debe
contener fecha de entrega de la documentacin. La
documentacin a solicitar es la siguiente:
a. Manual de Organizacin.
b. Libro de Actas.
c. Organigrama de la Empresa.
d. Estados Financieros.
e. Visin, Misin, Procedimientos, establecidos por la



152


No.

Procedimientos.
Hecho
por.
Referencia.
Pts
Observaciones.
Administracin.
f. Objetivos operativos de la empresa.
g. Polticas de cada rea o departamento.
h. Presupuestos de Gastos y de Ventas.
i. Informes de Auditoras anteriores.
j. Estructura de los Sistemas de Informacin.
k. Canales de distribucin de productos.
l. Volmenes de compras y ventas por producto.
m. Clasificacin y ubicacin de los clientes y
proveedores.
n. Nivel de inventarios.
o. Detalle de la tecnologa en uso.
p. Manuales de puestos de trabajo.

2. Realice la recopilacin de los antecedentes; entre estos
pueden ser: cuestionario de control interno, entrevistas con
principales ejecutivos (gerentes, encargados de reas o
departamento).

3. Consulte los informes emitidos en las auditoras anteriores.

4. Verifique si existe una definicin de la estructura organizativa
de la empresa.

5. Identifique si la estructura organizativa de la empresa le
permite cumplir con los objetivos, planes y estrategias
establecidas.

6. Determine si son efectivas las lneas de autoridad desde el
punto de vista control.

7. Establezca si los objetivos y planes de la empresa, son
claros, reales y alcanzables.

8. Razone si los planes y objetivos son explcitos en cuanto a lo
que se espera del personal de la empresa.

9. Determine si las polticas y procedimientos satisfacen los
objetivos establecidos.

10. Establezca si las polticas y procedimientos operan dentro de
la organizacin de la empresa.

11. Evale el control interno, con el objetivo de medir el grado de
eficiencia de los sistemas de control, determinando el nivel
de confianza de tales sistemas.

12. Verifique si se realizan comparaciones de los resultados
obtenidos respecto a los programados.

13. Identifique la existencia de controles de la gestin realizada.
14. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.

15. Elabore informe.
Fecha de elaboracin _______________



ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR


FUENTE DE INFORMACION: Vigencia.





153

PROGRAMA DE AUDITORA: PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO.

Nombre de la empresa:

Objetivo: Identificar el adecuado control interno existente en la empresa.

Alcance: Efectuar revisin a la gestin de la administracin por el ltimo
semestre a la fecha de auditora.



No.

Procedimientos.
Hecho
por.
Referencia.
PTS
Observaciones.
Del control interno de gestin:

1. Determine si la administracin se apoya en una planificacin
y en un sistema de informacin.

2. Verifique si la empresa cuenta con un sistema de control,
cuyas herramientas permitan evaluar la gestin por reas
claves de la organizacin.

3. Analice el grado de integracin del sistema de control de
gestin en uso y los elementos que lo integran.

4. Analice si la empresa hace uso de indicadores para evaluar
la gestin de la administracin.

5. Establezca los controles con relacin a toda la informacin
que circula por la empresa (recopilacin, proceso, anlisis y
comunicacin).

6. Examine si los procedimientos implementados son
apropiados para asegurar la integracin y coordinacin entre
las distintas unidades funcionales.

7. Determine si la empresa cuenta con un control de costos que
permitan determinar la contribucin de cada producto a las
utilidades, la valuacin de inventarios y ayudar a determinar
precios de venta.

8. Investigue sobre la existencia de Manual de Funciones y de
Descripcin de puestos.

9. Evale si la empresa ha implementado polticas y programas
de seleccin, capacitacin y evaluacin de personal.

10. Revise si la empresa posee programas que incluyan la
evaluacin de la gestin administrativa.

De la medicin del rendimiento:

11. Disee un mtodo o sistema para la medicin del rendimiento
(eficiencia, economa y eficacia). Para ello considerar los
componentes principales:
a. Indicadores de Eficiencia; para ello relacionar los
volmenes de trabajo con los recursos. Se refieren a
oportunidades para producir los mismos servicios a un
menor costo o producir ms servicios por el mismo
costo.
b. Indicadores de Economa; Establecer los precios
pagados por los bienes, servicios y remuneraciones con
respecto a un precio de mercado o predeterminado
(precio de un presupuesto oficial).
c. Indicadores de Eficacia; medir el grado de



154


No.

Procedimientos.
Hecho
por.
Referencia.
PTS
Observaciones.
cumplimiento de las metas de la actividad considerada;
orientndose a los resultados.
Ver detalle de indicadores a continuacin.
12. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.

13. Elabore cdula de hallazgos.


Elaborado en ______



ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

FUENTE DE INFORMACION: Vigencia.




INDICADORES: PARA EVALUAR EL REA DE COMPRAS.

Nombre de la empresa:

Fecha:

Verificado: Cumplimiento:
Criterio. Indicadores.
Si No Si No
Se tiene control sobre el proceso de compras.

Se compran productos de la mejor calidad.

E
f
i
c
i
e
n
c
i
a

Las compras se reciben en el tiempo pactado con el
proveedor.

Las compras se realizan al mas bajo costo.

Se obtienen descuentos por compras recurrentes.

E
c
o
n
o
m

a

Existen acuerdos de reposicin de productos de
mala calidad.

Se elaboran ordenes de compra para todas las
adquisiciones.

Los proveedores estn autorizados para la
empresa.

Las necesidades de compra se revisan
constantemente.

E
f
i
c
a
c
i
a

Los pagos a proveedores se realizan de acuerdo a
las polticas de la empresa.

Observaciones:




ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR


155



INDICADORES: PARA EVALUAR EL REA DE VENTAS.

Nombre de la empresa:

Fecha:

Verificado: Cumplimiento:
Criterio. Indicadores.
Si No Si No
Se establecen porcentajes de ventas con respecto
a los canales de distribucin para determinar si
estos son los mas indicados.


E
f
i
c
i
e
n
c
i
a

Se analiza si de acuerdo a los lmites establecidos
de crditos, se est realizando la facturacin.

Se analizan los costos para determinar el precio de
los productos.

Se consideran los gastos para establecer el precio
del producto.

E
c
o
n
o
m

a

Se ha establecido un margen de utilidad para definir
el precio del producto.

Se tiene una clasificacin de la cartera de clientes.

Se revisa el cumplimiento a las metas de ventas.

E
f
i
c
a
c
i
a

Se analizan las ventas totales para determinar el
porcentaje de las ventas al crdito y al contado.

Observaciones:





ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR



INDICADORES: PARA EVALUAR EL REA DE FINANZAS.

Nombre de la empresa:

Fecha:

Verificado: Cumplimiento:
Criterio. Indicadores.
Si No Si No
Las proyecciones de Finanzas son acordes a las
dems reas funcionales.


E
f
i
c
i
e
n
c
i
a

Se est cumplimiendo con las proyecciones
establecidas para cada rea funcional.




156

Los gastos de la empresa son acordes a su nivel de
ingresos.

Las utilidades obtenidas permiten cubrir los gastos
de la empresa.

E
c
o
n
o
m

a

Los recursos de la empresa permiten cubrir las
operaciones de la misma.

Se han cumplido con los presupuestos.

Se ha realizado una comparacin de las metas
respecto a las objetivos establecidos.

Se compara la inversin con relacin a los logros
obtenidos por cada rea funcional.

E
f
i
c
a
c
i
a

Se comparan las proyecciones financieras con los
planes de cada rea.

Observaciones:





ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR




INDICADORES: PARA EVALUAR EL REA DE INVENTARIOS.

Nombre de la empresa:

Fecha:

Verificado: Cumplimiento:
Criterio. Indicadores.
Si No Si No
La localizacin de los productos es inmediata.

No existe un alto volumen de productos por falta de
entrega inmediata a los clientes.

El control de los inventarios es coincidente con la
existencia fsica.

E
f
i
c
i
e
n
c
i
a
.

El volumen de productos en la bodega es acorde al
movimiento de los mismos.

No se paga almacenaje a terceros.

No existen productos obsoletos.

E
c
o
n
o
m

a

No existen faltantes de inventarios.

El nmero de pedidos entregados a los clientes,
coincide con el nmero de pedidos efectuados.

No existen diferencias entre lo recibido en bodega,
respecto al formulario de ingreso emitido por el
proveedor.

Los productos estn almacenados adecuadamente.

E
f
i
c
a
c
i
a

Existe un control de entradas y salidas de
productos.



157

Observaciones:





ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR






PROGRAMA DE AUDITORA: EVALUACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS Y LAS FORMAS DE CONTROL INTERNO EN REAS
FUNCIONALES DE LAS FERRETERAS.

Nombre de la empresa:

Objetivo: Determinar la oportunidad y eficiencia del control interno en las
reas funcionales de las ferreteras.

Alcance: Efectuar revisin a los procedimientos administrativos de las
ferreteras por el ltimo semestre a la fecha de auditora.


No.

Procedimientos.
Hecho
por.
Referencia.
Pts
Observaciones.
De los procedimientos administrati vos:

1. Efecte un anlisis de los procedimientos ejecutados en la
empresa (compras, ventas, inventarios); identificando los
aspectos siguientes:
a. Es posible reducir el nmero de veces que se ejecuta el
procedimiento.
b. Es factible simplificarlo y realizar una automatizacin.
c. La ejecucin del procedimiento responde a las
necesidades de la empresa.

2. Verifique si la ejecucin de los procedimientos
administrativos; cumple con la obtencin de los resultados
siguientes:
a. Disminucin de costos administrativos.
b. Reduccin de plazos operativos de gestin y de
respuesta.
c. Distribucin equilibrada de la asignacin de cargas de
trabajo.


3. Compruebe la periodicidad con la cual es actualizado el
manual de procedimientos.

De las formas de control interno:

4. Determine si se realizan revisiones constantes de
desempeo, comparando el desempeo actual con los
presupuestos, pronsticos y desempeo de perodos
anteriores.

5. Verifique si la ferretera realiza conteos fsicos



158


No.

Procedimientos.
Hecho
por.
Referencia.
Pts
Observaciones.
peridicamente, para garantizar la seguridad y salvaguarda
de los activos.
6. Compruebe la existencia de una adecuada segregacin de
funciones para evitar errores o fraudes en el curso normal de
operaciones.

7. Establezca si la administracin, se inclina ms hacia el
control preventivo que el correctivo.

8. Determine si la empresa utiliza para efecto de control los
presupuestos para la realizacin de los gastos.

9. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.

10. Elabore cdula de hallazgos.


Elaborado en ______



ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR



FUENTE DE INFORMACION: Vigencia.







PROGRAMA DE AUDITORA: EVALUACIN DEL REA DE COMPRAS.

Nombre de la empresa:

Objetivo: Identificar la eficiencia en la realizacin de las compras
efectuadas por las ferreteras, para corregir deficiencia en
dicha gestin.

Alcance: Evaluar los procedimientos de compras adoptados por las
empresas ferreteras.


No.

Procedimientos.
Hecho
por.
Referencia.
Pts
Observaciones.
1. Verifique que los proveedores se hayan autorizado de
acuerdo a las polticas establecidas por la administracin.

2. Determine que el precio y condiciones de los bienes,
mercancas que se reciben de los proveedores estn
debidamente autorizados de acuerdo a las polticas
establecidas por la administracin.

3. Establezca quines son los principales proveedores.

4. Examine que las rdenes de compra se realicen de acuerdo
a lo establecido por la empresa.

5. Verifique que se reciben en la empresa especficamente los
productos que se han solicitado.



159


No.

Procedimientos.
Hecho
por.
Referencia.
Pts
Observaciones.
6. Determine si las compras son recibidas oportunamente.

7. Examine que los montos adeudados a proveedores por la
adquisicin de bienes y servicios se calculen y se registren
contablemente con exactitud y oportunamente.

8. Verifique que los pagos a los proveedores se efectan de
acuerdo a lo pactado con ellos y a las polticas de la
empresa.

9. Compruebe que los pagos efectuados a los proveedores se
aplican y descargan en las cuentas correctas.

10. Determine si se estn revisando y conciliando
peridicamente los saldos de cuentas por pagar .

11. Evale los procedimientos utilizados para determinar las
necesidades de compras.

12. Investigue si se efectan compras por reas diferentes a la
de compras, y determine su justificacin.

13. Determine la existencia de un control que regule el acceso a
los registros de compras, recepcin y pagos de las
transacciones.

14. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.

15. Elabore cdula de hallazgos.

Elaborado en ______



ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

FUENTE DE INFORMACION: Vigencia.





PROGRAMA DE AUDITORA: EVALUACIN DEL REA DE VENTAS.

Nombre de la empresa:

Objetivo: Investigar sobre las operaciones realizadas por el rea de
ventas con el propsito de emitir aportes favorables para las
entidades.

Alcance: Examinar los procesos y actividades del rea funcional de
ventas.



No.

Procedimientos.
Hecho
por.
Referencia.
Pts
Observaciones.
1. Determine quienes son los principales clientes.

2. Evale los procedimientos para determinar los canales de
distribucin y venta.

3. Determine que los precios y condiciones de los bienes que
se ofrecen a los clientes, estn de acuerdo a las polticas de
la empresa.



160


No.

Procedimientos.
Hecho
por.
Referencia.
Pts
Observaciones.
4. Revise la existencia de un proceso de aprobacin de
crditos, de acuerdo a las polticas de la administracin.

5. Determine que no se est facturando montos mayores al
lmite de crdito otorgado.

6. Examine que los pedidos se entregan correcta y
oportunamente.

7. Verifique si se facturan todas las ventas efectuadas.

8. Compare los precios de las facturas con la lista de precios
manejado por la empresa o la cotizacin efectuada
previamente.

9. Compruebe que los descuentos otorgados estn
contemplados dentro de las polticas de la empresa.

10. Determine si la empresa cuenta con controles separados de
las ventas por producto.

11. Compruebe que para las devoluciones se haya realizado el
ingreso en el almacn y el respectivo registro contable.

12. Verifique el correcto registro de las ventas y cuentas por
cobrar, devoluciones y descuentos.

13. Revise la secuencia numrica de las facturas (comprobantes
de crdito fiscal y facturas de consumidor final) del perodo a
evaluar y que se posean las copias que corresponden
manejar en los archivos.

14. Determine que los comprobantes de venta cumplan con las
disposiciones fiscales.

15. Compruebe si se elaboran reportes de las ventas diarias,
mensuales y anuales.

16. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.

17. Elabore cdula de hallazgos.


Elaborado en ______


ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR



FUENTE DE INFORMACIN: Vigencia.





PROGRAMA DE AUDITORA: EVALUACIN DEL REA DE FINANZAS

Nombre de la empresa:

Objetivo: Verificar que existan planes y procedimientos adecuados en el
rea funcional de finanzas y que tengan relacin con los
objetivos de las ferreteras.



161

Alcance: Evaluar los planes, mtodos y tcnicas utilizados por el rea de
finanzas para la consecucin de los objetivos.



No.

Procedimientos.
Hecho
por.
Referencia.
Pts
Observaciones.
1. Verifique que los planes del rea de finanzas estn acorde
con los objetivos de la empresa y con los planes de las otras
reas funcionales.

2. Verifique si existen procedimientos para la elaboracin de los
planes financieros.

3. Verifique si el rea de finanzas est cumpliendo con los
planes propuestos.

4. Determine si el rea de finanzas hace frente a los objetivos
financieros de la empresa.

5. Determine si se cuenta con un control de los procesos de los
costos y gastos de operaciones.

6. Identifique si existe un control para alcanzar las metas del
rea.

7. Evale si, el rea est cumpliendo con las necesidades de
los dems reas que integran la empresa.

8. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.

9. Elabore cdula de hallazgos.


Elaborado en ______


ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR



FUENTE DE INFORMACION: Vigencia.






PROGRAMA DE AUDITORA: EVALUACIN DEL MANEJO DE INVENTARIOS.

Nombre de la empresa:



Objetivo: Examinar la forma de manejo y control de los inventarios que
poseen las ferreteras, a fin de establecer mejores alternativas
de control.

Alcance: Evaluar los sistemas de control de los inventarios de las
empresas ferreteras.




162


No.

Procedimientos.
Hecho
por.
Referencia.
Pts
Observaciones.
1. Evale si existe una programacin de adquisicin de
inventarios.

2. Examine el nivel de rotacin de inventarios.

3. Examine los controles utilizados para determinar las
necesidades de inventarios.

4. Evale los procedimientos para determinar el tipo y calidad
de los artculos que se movern dentro de la empresa.

5. Verifique que los productos estn almacenados
adecuadamente, de tal manera que evite el deterioro, robo y
usos inadecuados.

6. Evale los procedimientos para la entrega de los productos.

7. Examine el tipo de control utilizado para manejar las
entradas y salidas de inventarios. Como por ejemplo: kardex,
tarjetas y otros.

8. Determine qu polticas aplican para el manejo de los
sobrantes, faltantes y productos obsoletos.

9. Identifique si se cuenta con una programacin para la toma
fsica de inventarios.

10. Determine la frecuencia con que se realizan inventarios
fsicos.

11. Evale el proceso de toma fsica de los inventarios.

12. Investigue sobre las diferencias establecidas en el proceso
de toma fsica de los inventarios.

13. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.

14. Elaborar cdula de hallazgos.


Elaborado en ______


ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

FUENTE DE INFORMACION: Vigencia.



f. Cuestionarios:
Se han diseado cuestionarios de control interno acordes a las ferreteras, los cuales
se han desarrollado en la etapa I, especficamente en el literal c, denominado
Examen Preliminar







163

2.3 Etapa III:

Desarrollo de los Programas de Auditora.
Los programas de auditora constituyen una serie de procedimientos diseados con
base a los objetivos de la auditora, con el fin de verificar el cumplimiento de ciertos
aspectos de cada rea evaluada, obtener evidencia de la factibilidad de implementar
mecanismos tendientes a mejorar las reas vulnerables. En los programas de
auditora se contempla todos los papeles de trabajo que sirven de evidencia para
documentar todo el proceso realizado en la auditora.

Al desarrollar un programa de auditora no podrn prever todas las contingencias;
razn por la cual es preciso conservar la flexibilidad y revisar la adecuacin del
programa de forma constante. Por lo tanto, es conveniente iniciar un programa en el
que se resuma el enfoque de los temas de auditora, revisarlo y ampliarlo a medida
que la auditora se desarrolla.


2.3.1 Preparacin de los Papeles de Trabajo (Pts).
Toda evidencia de la evaluacin o auditora realizada, debe plasmarse en lo que se
denominan papeles de trabajo; estos son los registros donde se describe las tcnicas
y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las
conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal, que en su momento el auditor tendr
que incorporar en el informe, ya que incluye observaciones, hechos y argumentos
para respaldarlos.


La preparacin de los papeles de trabajo estar a cargo del auditor y del asistente del
auditor, tales documentos deben estar completos e incluir un soporte adecuado de la
evaluacin realizada.


164

Estos se elaborarn en el siguiente orden: cdulas de auditora, programas de
auditora y cuestionarios, narrativas, entrevistas, hojas de trabajo y cualquier otro
medio semejante. Considerando que la preparacin de los papeles de trabajo debe
contener evidencia de lo siguiente:
De la planeacin realizada (memorndum de planeacin);
Evaluacin del control interno (cuestionario del control interno);
Evidencia de los procedimientos de auditora aplicados;
Supervisin y revisin por parte del auditor jefe;
Informes emitidos;
Seguimiento a los informes emitidos.


2.3.2 Catlogo de marcas a utilizar.
Es conveniente elaborar una cdula de marcas, a fin de ahorrar tiempo en explicar en
cada programa las marcas utilizadas. El propsito de las marcas de auditora,
consiste en ahorrar primordialmente el factor tiempo.


Las marcas de auditora deben cumplir con los siguientes aspectos:
a. Que sean explicadas satisfactoriamente y que indiquen en forma clara el
trabajo realizado en los papeles de trabajo;
b. Que se resuma en una Cdula de marcas, a fin de evitar que en cada cdula
se repita la explicacin de la marca utilizada;
c. Debern hacerse con color rojo, para facilitar la identificacin y revisin
posterior a los papeles de trabajo.


La utilizacin de marcas no es de manera uniforme para todas las auditoras; algunas
de las sugeridas son las siguientes:



165

Trazo de la marca. Explicacin de la marca.
^
Objetivos alcanzados.

Documento examinado.

Error.

Indicadores verificados.

Pendiente.

Rene requisitos.
~
Metas alcanzadas.

Cumple con el control interno.


2.3.3 Tipos de Archivos.
Por cada auditora que se realiza, es necesario contar con documentacin que
respalde el tipo de evaluacin realizada; para ello se hace necesario contar con
archivos, para lo cual se considerarn dos tipos de archivos, siendo los siguientes:


Archivo Permanente (AP).
Contendr toda la documentacin de carcter histrico, el cual permitir tener un
conocimiento general de las polticas, procedimientos, documentacin de constitucin
de la empresa.

Dentro de la documentacin a considerar en este archivo, se especifica la siguiente:
Manual de Organizacin;
Libro de Actas;


166

Organigrama de la Empresa;
Estados Financieros;
Visin, Misin, Procedimientos, establecidos por la Administracin;
Objetivos operativos de la empresa;
Polticas de cada rea o departamento;
Nombre de los accionistas y principales ejecutivos;
Estructura de los Sistemas de Informacin;
Canales de distribucin;
Volmenes de compras y ventas por producto;
Clasificacin y ubicacin de los clientes y proveedores;
Nivel de inventarios;
Tipos de procesamiento de la informacin utilizada;
Detalle de la tecnologa en uso.
Manuales de descripcin de puestos.


Archivo Corriente (AC).
Recopila la documentacin que est relacionada con la administracin del trabajo de
la auditora y de la evaluacin realizada, la cual estar limitada al perodo sujeto a
revisin. Este tipo de archivo es de mucha importancia, debido a que ello permite
tener un conocimiento especfico de la auditora realizada.


2.3.4 Integracin y cierre de los programas de auditora.
Posterior a la ejecucin del total de programas evaluados, estos deben agruparse a
fin de establecer una a una todas las observaciones identificadas.







167

No. Procedimientos.
1.
Establecer el objetivo global del conjunto de programas.


2.
Definir en forma general la naturaleza y el alcance de los programas.


3. Agrupar los programas con sus respectivas cdulas de trabajo y/o cualquier
otro documento que sirva como evidencia de la evaluacin realizada.

4. Colocar referenciacin, de acuerdo a la estructura en la cual se ordenar el
archivo de los papeles de trabajo.


5. Colocar marcas de auditora a fin de registrar hechos importantes
registrados durante el trabajo.

6. Elaborar conclusiones generales y cdula hallazgos (si correspondiera) que
contengan situaciones que afectan significativamente la gestin de la
empresa.




2.3.5 Formato de los Papeles de Trabajo (Pts).
a. Minuta de entrevistas.
Formato que se utiliza para documentar una reunin concertada entre dos o mas
personas, para tratar un asunto en particular; adems se refiere al dilogo personal
con los encargados o responsables de las distintas reas operativas o unidades
administrativas de una organizacin, que permiten captar respuestas y percibir
actitudes, este formato consta de las siguientes partes :
Aspectos considerados;
Resultados obtenidos de la entrevista;
Personal entrevistado;
Cargo;


168

Fecha de la entrevista;
Firma.
Para una mayor comprensin se presenta el Formato en Anexo 1.


b. Solicitud de informacin y Documentacin.
Sirve para solicitar informacin y documentacin, la cual es de ayuda para un
adecuado control de la informacin que el auditor requiere para efectos de realizar su
trabajo, con este documento se controla tambin el tiempo de respuesta de la
persona encargada de proporcionar lo solicitado. Ver ejemplo del Formato en
Anexo 2.


c. Ficha de la Organizacin.
Formato que contiene los datos ms importante de la empresa, desde su nombre
hasta las utilidades obtenidas, se utiliza para una comprensin de la estructura y
componentes, generalmente esta informacin es proporcionada por el administrador,
dueo, o encargado de la direccin de la empresa. Vase ejemplo del Formato en
Anexo 3.


d. Documentacin consultada e Informacin obtenida.
Contiene el nombre de la documentacin que se ha consultado, al igual que un
resumen de los datos obtenidos, los cuales servirn para documentar el trabajo del
auditor y proporcionar informacin para elaborar el informe de resultados generales
sobre las distintas reas de la empresa. Ejemplo del Formato en Anexo 4.


e. Memorando de Planeacin.
Instrumento diseado para alcanzar los objetivos de la auditora, el cual contiene los
elementos informativos y de juicios, suficientes y necesarios para fijar prioridades,


169

establecer metas, elegir alternativas, ordenar las acciones para alcanzar con base a
la asignacin correcta de los recursos, la coordinacin de esfuerzos y designar la
responsabilidades precisas, para controlar y evaluar sistemticamente los avances y
resultados, permitiendo con esto realizar oportunamente los ajustes necesarios.


f. Plan de entrevistas.
Es utilizado para realizar en una forma ordenada las entrevistas con el personal
seleccionado, para la obtencin de la informacin, permite adems un mejor control
sobre los resultados de la programacin de las entrevistas. Ver ejemplo de Formato
Anexo 5.



g. Cdula de hallazgos o problemas especficos.
Contiene los hallazgos identificados por el auditor, mencionando la condicin,
exponiendo el criterio aplicado, cul es la causa del hallazgo, el efecto que esto
provoca, la recomendacin de cmo corregirse, un comentario del auditado y el
seguimiento de la recomendacin. Esta cdula se utiliza para enunciar cada uno de
los hallazgos encontrados. Ejemplo de Formato en Anexo 6.


h. Cdula de asuntos pendientes.
Sirve para enunciar las actividades pendientes que deja el encargado o auxiliar de
auditora en las diferente reas; es utilizado para tener una secuencia del trabajo
realizado por los asistentes, le permite identificar la calidad del trabajo desarrollado.
Vase ejemplo de Formato en Anexo 7.

i. Modelo de informe.
Contiene el detalle de los hallazgos reportables que se informarn a la administracin
de la empresa. Vase ejemplo de Formato en Anexos 8 y 9.


170

2.4 Etapa IV:

Elaboracin de Informes de Auditora y su respectivo seguimiento.

Al finalizar el examen de la organizacin, se debe preparar un informe, en el cual se
consignen los resultados de la auditora; identificando claramente el rea, sistema,
programa, proyecto auditado, el objeto de la revisin, la duracin, alcance, recursos y
mtodos empleados. Las observaciones que se producen como resultado de la
auditora deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no slo se orientan a
corregir las fallas, si no tambin a evitar su recurrencia.


2.4.1 Informes de Auditora.
La elaboracin del informe, es el punto final de un proceso de captacin y tratamiento
de informacin obtenida en la empresa auditada. Esta informacin debe ser
suficiente para que el auditor sea capaz de realizar un diagnstico y
recomendaciones.


Para establecer el cuerpo del informe se puede optar por dos alternativas:
- Estructurar el cuerpo del informe basndose en los temas auditados,
analizando la situacin de cada unidad funcional respecto al tema;
- Estructurarlo segn las unidades funcionales y analizando todos los temas que
afectan la unidad funcional.



No. Procedimientos para la elaboracin del informe.
1.
Preparar cdula de hallazgos.


2. Revisar la cdula de puntos pendientes para verificar acciones o decisiones


171

No. Procedimientos para la elaboracin del informe.
tomadas, sobre los aspectos que deben completarse antes de la
preparacin del informe.

3. Analizar de forma detallada las conclusiones y evaluar el medio de
informarlos a la administracin (informe, carta de gerencia).

4. Programar reunin con los Gerentes o J efes de las reas evaluadas, para
dar a conocer el primer borrador del informe.


5. Convocar reunin con el Representante Legal o Administrador para darle a
conocer los resultados finales de la auditora.
Para una mejor ilustracin se presentan un formato de informe. Ver Formato en
Anexo 8.

2.4.2 Seguimiento a los informes de Auditora.
Como parte final del trabajo de auditora, se debe establecer un adecuado
seguimiento a los hallazgos reportados en el informe, mediante la revisin de las
recomendaciones con los responsables de las reas auditadas; lo anterior contribuir
a corregir las deficiencias identificadas y obtener resultados eficientes.


A continuacin se detallan procedimientos sugeridos para realizar el seguimiento al
informe:
No. Procedimientos.
1. Obtener el informe de auditora emitido y seleccionar las observaciones que
requirieron mejoramiento de sistemas o procesos.

2. Reunirse con las gerencias o jefes de las reas evaluadas, a fin de
determinar y/o identificar el cumplimiento a las recomendaciones plasmadas
en el informe.


172

No. Procedimientos.

3. Solicitar la informacin o los procesos que documenten, que la observacin
ha sido subsanada.

4. Extraer las condiciones reportables que an no se han atendido por la
administracin y que las respectivas recomendaciones se encuentran
calificadas como: En proceso, no atendidas, parcialmente atendidas.


5. Elaborar informe con las observaciones a las cuales se les ha dado
seguimiento, con el objetivo de informar a la administracin el grado de
cumplimiento de lo recomendado en las reas evaluadas.
Para una mejor ilustracin se presenta un formato de informe de seguimiento. Ver
Formato en Anexo 9.


2.4.3 Propuesta para el fortalecimiento del Control Interno en las ferreteras.
Para conocer el estado de un control interno, inicialmente se debe realizar una
evaluacin del mismo y concluir si este es dbil o no. Posteriormente se deben
realizar acciones para fortalecerlo; para ello se debe definir y establecer los
mecanismos de control en los procedimientos que garanticen la adecuada
proteccin de los recursos, la eficiencia y eficacia en las actividades, oportunidad y
confiabilidad en la informacin y el cumplimiento de las funciones y objetivos de las
empresas.


A efecto de ilustrar en nuestra propuesta el fortalecimiento del control interno segn
las reas evaluadas, sealamos las siguientes consideraciones:




173

FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO.
ATRIBUTO. RESULTADOS.
COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL.
Integridad y valores ticos:
Implementacin de Cdigo de Conducta
o de polticas relacionadas con las
practicas aceptables de la empresa.
Los empleados entienden qu conducta
es aceptable o inaceptable; adems
saben cmo reaccionar si observan una
conducta inapropiada.

Competencia:
Elaborar la descripcin de puestos o
definicin de tareas para cada cargo.
Se obtendrn mayores resultados en
cuanto al desarrollo de las actividades y
se facilitar el nivel de supervisin.

Polticas y Procedimientos de
Recursos Humanos:

Disear polticas y procedimientos
relacionados con la contratacin y
capacitacin de los empleados.
Permite contratar personal competente y
confiable para el desarrollo de las
actividades de la empresa.

Filosofa y estilo de operacin de la
administracin:

Definir polticas referentes al manejo y
control de las operaciones de la
empresa.
Facilita a las jefaturas y a los
colaboradores tener un punto de
referencia en cuanto a cmo se deben
realizar las operaciones; permitiendo a
las jefaturas medir los resultados.

Estructura Organizacional:
Establecer reas claves de autoridad y Permite conocer las lneas apropiadas


174

FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO.
ATRIBUTO. RESULTADOS.
responsabilidad correspondientes. de informacin.

Existe claridad en la definicin de las
responsabilidades de la administracin.

Asignacin de Autoridad y
responsabilidad:

Definir niveles de autoridad, los cuales
deben estar acordes a las
responsabilidades de control asignadas.
Permite encauzar las iniciativas
individuales dentro de los limites
establecidos.
Se conoce el grado de responsabilidad
asumida por cada uno de los
empleados.

COMPONENTE: EVALUACIN DEL RIESGO.
Disear objetivos generales de empresa
y objetivos especficos para cada
actividad o rea de esta.
Permite medir los riesgos a nivel de la
empresa y por cada actividad o rea.

COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL.
Polticas y Procedimientos:
Establecer polticas y procedimientos
para actividad o rea de la empresa.
Se identifican los objetivos y permiten
medir los riesgos relacionados con cada
rea; adems de verificar si lo descrito
en las polticas y procedimientos se
aplican tal como se han establecido.

COMPONENTE: INFORMACIN Y COMUNICACIN.


175

FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO.
ATRIBUTO. RESULTADOS.
Establecer un medio de comunicacin
que permita que las personas
involucradas conozcan oportunamente
la informacin importante relacionada
con la empresa y su entorno.
Facilita que los empleados conozcan
cules son los objetivos de sus reas, y
en qu manera sus actividades influyen
en las actividades de otras reas de la
empresa.

COMPONENTE: MONITOREO.
Implementar acciones de monitoreo al
control interno, las cuales se pueden
obtener de:
Las acciones de la administracin.
Informes y sugerencias del auditor
interno y externo.
Actividades de supervisin.
Se puede validar la calidad del
desempeo en el control interno;
adems de los controles que se han
puesto en practica.


F. PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL MODELO

1. Objetivos.
Objetivo General
Beneficiar a las medianas empresas del sector ferretero con la aplicacin del
modelo de auditora de gestin de sistemas administrativos, para el
fortalecimiento del control interno.


Objetivos Especficos
Proporcionar a las ferreteras de la mediana empresa un instrumento de apoyo
para fortalecer el control interno.


176

Establecer un modelo de auditora que incremente las utilidades y mejore
notablemente los resultados de las operaciones.


2. Importancia.
Los resultados de toda organizacin depender de la gestin que realice la
administracin y de la optimizacin de los recursos con que cuentan.


El Modelo de Auditora de Gestin de Sistemas Administrativos, es un recurso
mediante el cual el sector ferretero podr controlar e integrar todos los elementos,
alcanzando con esto mejores resultados en todas sus operaciones y obtener
mayores utilidades.


3. Polticas de la implementacin.
La Auditora de Gestin de Sistemas Administrativos ser dirigida a la
administracin y hacia todos los niveles.
Deben ser revisados los informes administrativos por lo menos cada tres
meses, con el fin de mantener el control de los resultados.

Es responsabilidad de la Unidad de auditora interna el control y uso de los
programas.

Las recomendaciones y mejora en los procesos, sern responsabilidad de la
Unidad de auditora interna.


4. Responsables de la implementacin.
La implementacin y ejecucin del modelo, sern responsabilidad del Propietario,
de la J unta General de Accionistas o la Administracin.


177

5. Recursos a utilizar en la implementacin.
Recurso humano interno.
Debern ser dos personas las encargadas de la implementacin.

6. Presentacin.
Dentro de esta fase, se realizar la presentacin del modelo de auditora de
gestin de sistemas administrativos a los accionistas, ejecutivos o administracin
de las empresas.

7. Aprobacin.
En esta etapa se someter a aprobacin la implementacin del modelo de
auditora de gestin de sistemas administrativos, la cual la realizarn los
propietarios o los altos dirigentes de las empresas.

8. Difusin.
En esta fase se har la promulgacin e integracin del Modelo de Auditora de
Gestin de Sistemas Administrativos, a todos los niveles de la empresa, con el
objetivo de facilitar la comprensin y por consecuencia las mejoras en la eficacia,
eficiencia acordes a las demandas y necesidades.


9. Capacitacin.
En esta etapa se capacitar a todas las personas involucradas en las reas
claves proporcionndoles el conocimiento y las herramientas necesarias para la
realizacin de este tipo de auditora.


10. Ejecucin.
En esta fase se ejecuta el modelo de auditora de gestin de sistemas
administrativos, teniendo en cuenta que las revisiones y aseguramientos de la
ejecucin, estarn dados por la calidad de los resultados obtenidos en las


178

diferentes reas, de acuerdo a los programas que se han establecido.
Considerando adems que la supervisin es responsabilidad de la unidad de
auditora Interna.

11. Presupuesto de implementacin.

El presupuesto de implementacin del modelo de auditora de gestin de
sistemas administrativos, detalla los recursos necesarios en trminos monetarios
para la ejecucin eficiente del modelo en mencin.


PRESUPUESTO DE LA PROPUESTA E IMPLEMENTACIN DEL MODELO



Etapas de la Implementacin
Descripcin.

Presentacin Aprobacin Difusin Capacitacin Ejecucin
Revisin
posterior
Costo Total
Recursos Humanos:
Auditor $ 150.00 $ 600.00 $ 100.00 850.00
Asistente de Auditor $ - $ 500.00 500.00
Sub Total $ 150.00 $ 1,100.00 $ 100.00 $ 1,350.00
Recursos Materiales:
Computadoras $ 900.00 $ 900.00
Mobiliario y equipo de Oficina $ 400.00 $ 400.00
Papelera y tiles $ 10.00 $ 15.00 $ 20.00 $ 100.00 $ 15.00 $ 160.00
Sub Total $ 10.00 $ 15.00 $ 20.00 $ 1,400.00 $ 15.00 $ 1,460.00

Imprevistos (10%): $ 1.00 $ 3.00 $ 17.00 $ 250.00 $ 12.00 $ 283.00
Total implementacin. $ 11.00 $ 18.00 $ 187.00 $ 2,750.00 $ 127.00 $ 3,093.00
Costo de la propuesta:
Presentacin.
Computadora. $ 50.00
Honararios expositor. $ 50.00
Papelera y tiles $ 15.00
Aceptacin de la
propuesta.
$ 885.00
Sub Total. $ 1,000.00

Total costo de la propuesta e implementacin del modelo.
$ 4,093.00



179

12. Cronograma de implementacin.
El cronograma contiene las fases para la implementacin del modelo de auditora,
destacando el tiempo a utilizar y los responsables de llevar a cabo las actividades
correspondientes.

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN
Mes/Semana
1er Mes: 1er Mes: No. Acti vidad
1 2 3 4 1 2 3 4
Responsable.
1 Presentacin.

Auditor.
2 Aprobacin.

Administracin de la empresa.
3 Difusin.

Auditor y Asistente.
4 Capacitacin.

Auditor.
5 Ejecucin.

Auditor y Asistente.
6 Revisin posterior al modelo.

Auditor.



13. Revisin posterior al modelo.
Una vez implementado el modelo, deber ser revisado para garantizar
funcionabilidad y aplicabilidad acorde a los objetivos de la ferretera, de
encontrarse fallas en los procesos debern ser cambiados o modificados para
garantizar un mejor funcionamiento.