Contabilidad deficiente. Debilidades que matan.

Jeff Adler* Todos hemos ledo acerca de una contabilidad problemtica. Un excelente ejemplo reciente involucra a Jon Corzine, anterior Senador de los Estados Unidos, anterior Gobernador de New Jersey, anterior Presidente1 de Goldman Sachs, y anterior Presidente de MF Global. Al dar su testimonio ante el Comit de Agricultura, Nutricin y Silvicultura del Senado de los Estados Unidos en diciembre pasado, sobre la quiebra de MF Global mientras l era Presidente, seal: Simplemente no s en dnde est el dinero, o por qu a la fecha no se han reconciliado las cuentas. Cmo puede ser eso posible? Qu es lo que realmente caus que MF Global se fuera a la quiebra? Las prdidas? Las malas inversiones? El apalancamiento de los activos del cliente en inversiones que fracasaron? Probablemente todo esto junto. Pero una mala contabilidad ciertamente abre la puerta a permitir las malas inversiones y la confusin sobre la administracin de la empresa. Un sistema automatizado de reconciliacin de cuentas, con polticas y procedimientos robustos establecidos, seguramente hubiera arrojado alguna luz sobre la debacle de MF Global y hubiera levantado las banderas rojas mucho ms pronto. Fue slo un ao antes, en noviembre de 2010, que la nueva empresa pblica General Motors Co (GM) estableci un rcord por la oferta pblica inicial (OPI)2 ms grande que se haya visto valuada en ms de $23,000 millones. Pero veamos tambin los controles financieros internos de GM. En el fondo de la lnea fina de su prospecto se lee: Hemos determinado que nuestros controles y procedimientos de revelacin de informacin y nuestros controles internos sobre los informes financieros no son efectivos actualmente. La falta de controles internos efectivos poda afectar en forma importante y de manera adversa nuestra situacin financiera y nuestra capacidad de desarrollar
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N. de t. CEO, Chief Executive Officer, por sus siglas en ingls. N. de t. Oferta Pblica Inicial, IPO, Initial Public Offering, por sus siglas en ingls.

nuestro plan de negocios. En otras palabras, GM seal principalmente, que todos los nmeros utilizados para pregonar su xito deberan considerarse bajo sospecha, y tal vez bajo una sospecha seria. Esta declaracin ciertamente no hara que los inversionistas creyeran en que una fuerza estratgica de la empresa es el conocimiento de sus propias operaciones. De modo que aqu est otra situacin en donde tener establecido un proceso slido de reconciliacin de cuentas desde el inicio poda haber evitado problemas mayores en relacin con los informes financieros por debajo de la lnea. Si GM hubiera tenido en funcionamiento los controles adecuados, no hubiera tenido que revelar las debilidades mencionadas. Ahora esperemos que las debilidades no conduzcan a errores futuros, ya que eso requerira de un nivel mayor de divulgacin. Pero GM no est solo. La Comisin del Mercado de Valores y Cambio de EUA (SEC)3 oblig recientemente a varias de otras empresas pblicas a volver a presentar sus informes financieros, divulgando un hilo comn de problemas subyacentes, tales como: Los procesos y procedimientos de cierre financiero que no son diseados, documentados y ejecutados adecuadamente para apoyar la presentacin precisa y oportuna de los resultados de los informes financieros. No hay controles en operacin que proporcionen una seguridad razonable de que las cuentas son integrales y exactas, y que las reconciliaciones de cuentas se efectan, se revisan y se aprueban en forma adecuada. No se han establecido las polticas y los procedimientos adecuados para asegurar la revisin oportuna y efectiva de las reconciliaciones y los anlisis correspondientes. En estos casos, es claro que las empresas no tienen procesos internos establecidos para asegurar que sus registros contables son exactos. Pueden haber tenido procesos orientados a las operaciones para mover la informacin a travs de los procesos contables y de operaciones, pero dichos procesos no se disearon en forma adecuada. Es aqu en donde los controles entran en juego. Los controles ayudan a establecer procesos para asegurar que una accin se lleve a cabo en una fecha lmite y que se hace de la manera correcta. Sin los controles adecuados, las empresas no tienen la capacidad de decir con certeza que los resultados de operaciones se informan en forma justa. Estas situaciones tambin revelan una falta inherente de documentacin y comunicacin. Muchas personas involucradas en el proceso pueden haber pensado que saban qu hacer, pero sin una documentacin correcta no es posible saber si lo que se ha estado haciendo cumple realmente con las expectativas de administrar y cumplir con las polticas pblicamente divulgadas sobre revelacin de informacin que muestran los estados financieros.

Securities and Exchange Commission (SEC, por sus siglas en ingls).

Todos estos asuntos surgieron de lo que debera haber sido parte de un informe bsico y de las actividades de control. En los casos como ste, a menudo toma un ao despus de que se implementan los controles, antes de que los procesos financieros de una empresa puedan ser confiables para generar estados financieros precisos y en tiempo. Una vez que se establezcan los nuevos sistemas, usted tiene que tener una prueba de que estn funcionando, y eso slo ocurre cuando se cuenta con evidencia documental durante un periodo. Usted puede decir simplemente que est haciendo algo de hecho usted tiene que hacerlo y mostrar que lo hace. Imagnese cul sera el costo para una empresa derivado de este tipo de debilidades en los controles bsicos. Por supuesto, hay un gasto importante en la contratacin de consultores y expertos en procesos para remediar los problemas, pero tambin existe el costo indirecto del escrutinio pblico emparejado con la prdida de credibilidad y la confianza en el inversionista. Uno de esos costos es claramente medible; el otro solamente es hipottico. Mientras tanto, las decisiones sobre inversin se realizan en el mercado no necesariamente sobre hechos, sino sobre la esperanza de que todo resultar bien al final. La Ley Sarbanes-Oxley Todos recordamos el escndalo y la quiebra de Enron que tuvo lugar en 2011. Adelphia, Freddie Mac, Global Crossing, Kmart, Merck & Co., Qwest Communications, Tyco International, y WorldCom todos han sido notables escndalos de contabilidad que pronto siguieron a Enron. Estos hechos condujeron a la creacin de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) que entr en vigor en julio de 2002. SOX puso un nuevo nfasis en los controles relacionados con los informes financieros. Entre otras cosas, esta ley impone a las empresas que publiquen en sus informes anuales, su informacin sobre la adecuacin y efectividad de sus estructuras y procedimientos de control interno para la presentacin de informes financieros. Asimismo, los ejecutivos de alto nivel deben asumir responsabilidad individual con respecto a la exactitud y la integridad de los informes financieros corporativos. Emitido ste y otros mandatos para la empresas pblicas, y recordando a Enron, de qu manera sorteamos la tendencia reciente de los asuntos y redeclaraciones corporativas en el mundo de los informes financieros de hoy? Hay varios grupos distintos que deben asumir la responsabilidad y compartir algo de la culpa en este punto. El Mercado de inversiones financieras Los inversionistas y muchos clientes de MF Global terminaron con prdidas importantes, por supuesto, pero los inversionistas en Ofertas Pblicas Iniciales (OPI)4, tales como GM, podan haber ignorado las advertencias y apostar a que el xito del plan de negocios de GM superara las deficiencias en los informes y en la contabilidad. Hemos tenido un ambiente de inversin que parece estar diciendo: Esto es muy complicado, pero veremos qu
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N. de t. IPO Initial Public Offer, por sus siglas en ingls.

ocurre, y mientras que hagamos ms dinero, debe estar bien. Un ejemplo es la crisis hipotecaria que casi arras con muchos bancos excepto por el contribuyente que se incorpor repentinamente para sacarlos del peligro. En tanto que el negocio de MF Global era un poco ms riesgoso por naturaleza, los riesgos tomados con el dinero de otros eran inoportunos. Y ahora JP Morgan / Chase. Aun cuando se habla mucho sobre la administracin de riesgos, los inversionistas (grandes y pequeos) continan dando su dinero a los grandes jugadores sin que ninguno resulte tener credibilidad al final. Los contadores Algunas veces nosotros los contadores caemos atrapados en el procesamiento de operaciones y en proyecciones y pronsticos de alto nivel, y perdemos de vista los requerimientos bsicos de que la validacin de la exactitud de los balances de cuentas no es slo conveniente sino necesaria. Si las cifras fundamentales estn mal, entonces todos los informes financieros y los anlisis financieros pierden su valor. Administracin financiera de alto nivel Crear un proceso de contabilidad oportuno, preciso y confiable resulta un trabajo y requiere de atencin de la direccin. Estoy seguro de que todos estamos de acuerdo en que las partes ms desafiantes de los informes financieros y contables no yacen en los aspectos bsicos de las reconciliaciones de cuentas y en el diseo de procedimientos contables. Pero estas reglas bsicas deben ser parte de una vigilancia continua. Cuando las reconciliaciones de cuentas se hacen correctamente al inicio, los informes financieros resultantes sern exactos y completos. Pero si las actividades bsicas de contabilidad no se manejan como un control crtico al inicio, la empresa est abriendo la puerta a problemas potenciales por debajo de la lnea. Comits de auditoria Claramente existe un lugar importante en la mesa para que el comit de auditoria asuma alguna responsabilidad sobre el establecimiento de los controles adecuados. Pero no estoy intentando poner mucha culpa en esta parte. Los comits de auditoria estn compuestos por astutos lderes empresariales, muchos con importantes habilidades de administracin financiera, pero todava siguen siendo comits de tiempo parcial. No se involucran en las operaciones diarias de la empresa, y dependen en gran parte de las representaciones de la administracin de la que hay controles establecidos. Aunque es sustancial la responsabilidad financiera del comit de auditoria, no podemos asumir que poner presin adicional en tres o cuatro directores externos abruptamente llevar a la empresa hacia el cumplimiento en forma inmediata. Es nuestra obligacin como gerentes financieros asumir la responsabilidad y construir la comunicacin y la confianza dentro de nuestras empresas.

Cmo ganar el control? Dada nuestra responsabilidad y los mandatos de exactitud de los informes financieros e internos, de qu manera los contadores administrativos logramos el control de esta situacin? El software de contabilidad puede ayudar. Ahora mismo hay aplicaciones disponibles para ayudarnos a vigilar y controlar estas funciones bsicas. Por ejemplo, los proveedores de Software-como-servicio (SaaS)5 nos permiten tener un desarrollo rpido y un rpido retorno de la inversin. No slo obtenemos mejor control, sino que en realidad ahorramos tiempo y costos de almacenamiento de documentos, lo que puede conducir a ahorros sustanciales en costos. Los ahorros en costos se relacionan con costos de papel y almacenamiento y los ahorros en tiempo nos permiten tener un control ms eficiente sobre el proceso de cierre. Es nuestra obligacin todava como profesionales de la contabilidad financiera, controlar y vigilar nuestros procesos, pero la tecnologa actual nos permite hacerlo en forma eficiente y consistente siguiendo el rastro para ser auditado por medio de la documentacin adecuada de los controles. Independientemente de la forma en que la empresa est manejando de manera normal sus procedimientos bsicos de contabilidad, para segurar la exactitud e integridad de las cifras desde el principio, se requiere establecer un proceso de clase mundial en operaciones, que incluye:

Polticas y procedimientos actualizados que estn disponibles para los usuarios cuando y en donde los requieran. Modelos estandarizados de conciliacin para que la informacin se presente y se explique de manera consistente. Informacin segura que pueda ser evaluada con facilidad por los usuarios autorizados, sin importar la hora del da o la ubicacin. Mtodos mltiples de capacitacin sobre entrega de resultados que se establecen para asegurar que el personal est tomando las ventajas debidas de la funcionalidad total de cualesquier herramientas y sistemas tecnolgicos, que cumpla con las normas de la empresa y los procedimientos de seguimiento. Diagrama de flujo definido, automatizado, y controlado para asegurar el nivel ms alto de visibilidad para informes, bitcoras de auditoria y similares, con el mnimo de compromiso en tiempo y/o esfuerzo del personal de alto nivel.

Luego el Director Financiero y el Director General debern revisar y certificar al menos trimestralmente, que se cuenta con controles financieros internos establecidos adecuados. Este es un requerimiento de la SEC que tambin incluye la certificacin anual por parte de los auditores de la empresa, en cuanto que las certificaciones del Director Financiero y del Director General sean exactas.

N. de t. SaaS Software-as-a-Service por sus siglas en ingls.

Buenas intenciones Las buenas intenciones no siempre significan buenas prcticas de contabilidad. Recuerdo un ejemplo ocurrido en una compaa financiada con fondos pblicos, hace muchos aos, en la que el Vicepresidente senior de operaciones inform a los gerentes locales que necesitaban observar sus gastos muy de cerca al final del mes. Era un mes de fin de trimestre, y para cumplir con los objetivos de utilidad trimestral era crtico que no se hicieran ningn sobregasto. Un gerente local (que no era contador) estableci contacto con un importante proveedor local y pregunt si sus compras de la ltima mitad del mes podan diferirse y facturarse al inicio del mes siguiente. Su solicitud no era solamente de facturar como era normal en trminos de pago demorado, sino realmente no facturar nada hasta el mes siguiente, aun cuando los materiales y productos pudieran haber sido entregados. Debido a que se trataba de una divisin para la que se trataba del mayor cliente de este proveedor local, ste estaba feliz de complacerlo. El gerente pensaba que estaba haciendo algo bueno al demorar los gastos de la empresa. Pensaba en forma legtima que estaba ahorrando el dinero de la empresa para ese trimestre. En su mente, cumpli con los objetivos de la alta direccin al diferir los gastos. Pero desde una perspectiva contable, diferir el cobro no era realmente diferir los gastos, de modo que esta operacin fue registrada en su lugar como una deuda no registrada, lo que result en una declaracin errnea del resultado financiero en el balance general. Tenemos que recordar que no todos nuestros asociados y socios de negocios son contadores. Tienen un deseo de seguir las indicaciones para cumplir con los objetivos de la empresa, pero podran no tener una comprensin completa de todas las consecuencias de las acciones que toman. Es nuestro debe como contadores administrativos y gerentes financieros asumir la responsabilidad y construir la comunicacin y la confianza dentro de nuestras empresas. Debemos siempre recordar que nuestra primera obligacin es generar informes financieros completos y correctos lo que empieza con tener conciliaciones exactas de cuentas. Si no contamos con buena informacin financiera, de qu manera nos sera posible tomar buenas decisiones en la administracin?

* Jeff Adler es vicepresidente y experto de producto en BlackLine Systems, un proveedor de software para automatizar la reconciliacin de cuentas y los procesos de cierre financiero.

Traducido por Pilar Vidal, del artculo publicado en la edicin de Strategic Finance, junio 2012, pp. 48-51, a solicitud del CCPM.

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