UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO

FACULTAD DE INGENIERIA MECNICA ELCTRICA, ELECTRNICA Y SISTEMAS Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas

REINGENIERA DE PROCESOS
PROYECTO: REINGENIERIA DEL TRAMITE DOCUMENTARIO DEL GOBIERNO REGIONAL PUNO

EJECUTOR: ELMER ROYER CALLALLA HUALLPARA

Puno-2013

1. JUSTIFICACIN El presente trabajo representa los problemas que se tiene en una organizacin que se cre ya casi 12 aos el cual es el GOBIERNO REGIONAL PUNO dicha entidad est distribuida en diferentes direcciones cada una dependiente del Gobierno Regional. La administracin de recursos y tramite documentario, la administra la Gerencia de Administracin General Regional, el cual viene funcionando en la actualidad en Jr. Deustua N 356 Puno dicha gerencia se encarga de Planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos humanos, materiales, econmicos, financieros y patrimoniales.

En esta gerencia es en donde se observa una gran problemtica en el rea de tramite documentario el cual implica distintas subgerencias, pues la metodologa que a un se aplica es muy precaria la que hace que la institucin vaya perdiendo la seriedad, eficiencia y el trato para con el pueblo a continuacin se detallara las funciones de cada gerencia, organigrama la va del trmite documentario y la sugerencia de reingeniera de este proceso.

El enfoque de solucin que propongo se basa en aplicar el uso de las nuevas tecnologas para dinamizar eficazmente todo este proceso mediante el uso de la implementacin de sistemas de informacin en este caso el SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARIA - SISGEDO.

2. ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCION

3. DIAGNOSTICO DE SITUACION ACTUAL

a. ANALISIS DE FUNCIONES DE OFICINAS INTERACTUANTES GERENCIA REGIONAL DE ADMINISTRACION La gerencia regional de administracin tiene las siguientes funciones especficas: i. Dirigir, supervisar y controlar los sistemas administrativos dentro del mbito de su competencia. ii. Organizar, dirigir, supervisar y controlar los bienes patrimoniales y rentas del Gobierno Regional. iii. Suscribir contratos y/o convenios relacionados a la adquisicin de

bienes, contratacin de servicios y ejecucin de obras. iv. Controlar el cumplimiento de los trminos contractuales y convenios dentro de los parmetros de su competencia. v. Formular y proponer directivas referidas a los sistemas administrativos a su cargo.

SUB GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS La sub gerencia de recursos humanos tiene las siguientes funciones especficas: i. Programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades relacionadas a la administracin de los recursos humanos del Gobierno Regional de conformidad con la poltica institucional y las disposiciones legales vigentes correspondientes.

ii.

Normar y administrar los procesos tcnicos de personal, clasificacin, seleccin, promocin, evaluacin y bienestar del personal.

iii.

Desarrollar estudios e investigaciones relacionadas con el ingreso, permanencia y retiro de los servidores del Estado.

iv.

Elaborar y/o actualizar normas, directivas, mtodos de trabajo, instrumentos y herramientas de gestin que regulen el Sistema de Personal.

v.

Formular y/o actualizar el Cuadro Nominativo de Personal (CNP) y el Presupuesto Analtico de Personal (PAP), y dems documentos tcnicos del sistema de personal del Gobierno Regional.

SUB GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS La subgerencia de abastecimientos tiene las siguientes funciones especficas: I. Programar, organizar, dirigir, supervisar y controlar la previsin de bienes y servicios para el Gobierno Regional. II. Formular, consolidar y controlar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Gobierno Regional acuerdo a las previsiones correspondientes de las diferentes unidades orgnicas y dems dependencias, en concordancia con la normatividad legal vigente. III. Elaborar el Proyecto de Bases Administrativas para cada Licitacin o Concurso Pblico a realizarse en el Gobierno Regional. IV. Coordinar con la Gerencia Regional de Administracin la formulacin de especificaciones tcnicas de bienes y de servicios no personales por adquirir. V. Efectuar la convocatoria e invitaciones para el suministro de bienes y servicio que sean necesarias para la buena gestin del Gobierno Regional. SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD La subgerencia de contabilidad tiene las siguientes funciones especficas:

I.

Planear, organizar dirigir, supervisar y controlar el desarrollo de los procesos tcnicos del sistema administrativo de Contabilidad.

II.

Formular los estados financieros y presupuestarios del pliego de acuerdo a las normas y dispositivos legales vigentes.

III. IV.

Verificar la disponibilidad de los recursos presupuestarios. Registrar contablemente los gastos corrientes y de inversin de acuerdo a la normatividad vigente.

V.

Contabilizar las operaciones presupuestales y patrimoniales. SUBGERENCIA DE TESORERIA

La subgerencia de tesorera tiene las siguientes funciones especficas: I. Administrar los recursos financieros del Gobierno Regional, aplicando la normatividad referente al sistema de Tesorera. II. Controlar el manejo de los fondos generales en sus etapas de previsin, recaudacin y distribucin, cuando corresponda. III. Dirigir, coordinar y controlar la programacin e informacin de los ingresos, egresos y registro contable del movimiento de fondos pblicos. IV. Centralizar la recepcin de fondos fiscales del Gobierno Regional por toda fuente de financiamiento. V. Autorizar la apertura de cuentas corrientes y determinar la posicin de caja del Gobierno Regional. SUB GERENCIA DE GESTION PATRIMONIAL La subgerencia de gestin patrimonial tiene las siguientes funciones especficas: I. Programar, dirigir y controlar las acciones de gestin patrimonial del Gobierno Regional. II. Recopilar toda la informacin registral, administrativa, documental y tcnica del patrimonio sobre la que el Gobierno Regional ejerce algn derecho real. III. Centralizar, registrar y efectuar las adquisiciones y transferencias del patrimonio del Gobierno Regional La Libertad.

IV.

Identificar y codificar los bienes patrimoniales adquiridos por cualquier modalidad.

V.

Elaborar el Registro de los Bienes Muebles del Gobierno Regional en cul se dejar constancia de su patrimonio mobiliario. SUBGERENCIA DE PLANEAMIENTO E INFORMATICA

La subgerencia de planeamiento e informtica tiene las siguientes funciones especficas: I. Dirigir, coordinar, y supervisar las acciones de planeamiento estratgico, ordenamiento territorial, cooperacin tcnica internacional, presupuesto, e informtica. II. Dirigir el proceso de formulacin del plan de desarrollo regional concertado del Gobierno Regional Puno y difundir la metodologa establecida para su elaboracin. III. Supervisar y controlar los avances de la ejecucin de los planes de desarrollo regional programa de inversin, presupuesto participativo, estableciendo los mecanismos de retroalimentacin. IV. Evaluar los productos resultantes de la ejecucin de los planes y proyectos de inversin. V. Orientar y supervisar el proceso presupuestal mediante la aplicacin de las normal de formulacin, ejecucin y evaluacin del presupuesto.

b. CIRCULACION DOCUMENTARIA MESA DE PARTES: -La funcin de principal de mesa de partes es la de recepcionar documentos que tengan que ver con todo los concerniente al Gobierno Regional Puno. Estos documentos son presentado y elaborados de un material fsico (hoja, papel, etc.). SECRETARIA DE ADMINISTRACION: -La secretaria de administracin de encarga de clasificar los documentos por gerencias, y las reenva a la secretaria de cada gerencia.

 SECRETARIAS DE GERENCIAS: Las secretarias de gerencias se encargan de destacar los documentos a los gerentes, subgerentes y/o trabajadores de oficina. GERENTES, SUBGERENTES Y/O TRABAJADORES: Para dar repuesta a los documentos ocurre un efecto inverso hasta la secretaria de administracin general. REPRESENTACION GRAFICA:

MEZA DE PARTES

SECRETARIA DE ADMINISTRACIN

SECRETARIA DE GERENCIAS

GERENCIAS, SUBGERENTES Y/O TRABAJADORES

c. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En la Gerencia Regional de Administracin del GRP se observaron las siguientes deficiencias: I. La manera inadecuada de trato de los trabajadores de seguridad a la poblacin y pblico en general. II. La burocracia por parte de las secretarias para con los documentos. III. IV. El recelo de la revelacin de algn documento. La ineficacia y desinters de la situacin de algn trmite pendiente. V. La prolongacin de tiempo de algn documento, estancamiento en alguna oficina.

VI.

No dar respuesta en el tiempo respectivo de la falta de algn documento para algn trmite a su tramitante.

VII.

La independencia de las gerencias respecto a los tramites recursos patrimonio que tambin intervienen otras gerencias.

VIII. IX.

El tiempo de demora para cualquier trmite. Gestin desintegrada de la informacin interna, cada gerencia utiliza una herramienta diferente de manejo de sus datos y no existe integracin de sistemas ni coordinacin entre s, lo que impide la trazabilidad de los datos generados de forma tan heterognea.

X.

Cultura de trabajo en general reactiva, sin procesos de seguimiento de resultados, lo cual impide una mejora permanente de los procesos, por lo consiguiente un imperfecto servicio a la poblacin, gerencias, proyectos especiales, etc.

4. ENFOQUE DE LA SOLUCIN A partir de estos procesos ineficientes se toma un enfoque de solucin aplicando una metodologa de integracin de procesos con restricciones de privilegios tanto para las distintas gerencias de esta manera se todos los interactuantes del trmite documentario podrn ver si algn documento est pendiente en otra oficina pero que el tramite o gestin de ese documento le corresponde a su gerencia podr hacer un reclamo o notificar a la otra gerencia mediante un mensaje por medio del mismo SISTEMA SISGEDO para poder tener los privilegios de tramite mientras el documento no haya sido destacado a su oficina carecer de estos privilegio porque a un no es de su responsabilidad. La implantacin de este sistema reducida costos tanto en personal, en material fsico y automatizara todos los procesos de tramite documentario a continuacin se muestra el diagrama de flujo de la secuencia de procesos de implantacin.

 DIAGRAMA DE FLUJO:
Se inicia el proceso de reingeniera no Presentacin de S.I. (SISGEDO) previa coordinacin con otros Gobiernos Regionales a la Presidencia Regional puno Resignacin del modelo ineficiente y burocrtico actual de trmite documentario.

si Implantacin de SISGEDO en los servidores del are de informtica.

no

si Empezar con la capacitacin a los administrativos de todas las gerencias.

Dejar los servidores preparados para el nico funcionamiento que anteriormente se le haca utilizarlo como servidor proxy.

Primeras pruebas

Fallas

no Implantacin e uso oficial de SISGEDO si Sugerir otro sistema de tramite documentario sea previo convenio o desarrollado

5. PROCESO DE REINGENIERIA OBJETIVOS: I. Simplificar los trmites de los procedimientos administrativos de manera eficiente, eficaz y oportuna, haciendo uso de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC), que refleje un gobierno gil y moderno hacia la ciudadana. II. Fortalecer la capacidad humana en el manejo de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC's), as mismo la interoperabilidad que permite la integracin electrnica entre unidades orgnicas y/o dependencias asegurando su operatividad del Gobierno Regional Puno. III. Mejorar la capacidad operativa de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC) necesaria para el adecuado cumplimiento de las funciones del Centro de Tecnologa Informtica del Gobierno Regional Puno. IV. Formular el Plan Estratgico de Gobierno Electrnico al 2016 de la regin Puno, articulado al "Plan de Desarrollo de la Sociedad de la Informacin en el Per", tambin denominado "Agenda Digital", as mismo el cumplimiento de los Lineamientos de los contenidos mnimos. ESTRATEGIAS: I. La implementacin de Gobierno Electrnico ser llevar a cabo en el marco de Proceso de modernizacin del Estado, as como la participacin activa de los profesionales, especialistas del rea Informtica del Gobierno Regional Puno, y en convenio del Gobiernos Regionales la instalacin del software SISGEDO, lo realizara el rea de informtica. II. III. Instalacin de Sistema de Gestin Documentaria (SISGEDO). Capacitacin a los profesionales y especialistas del rea Informtica del Gobierno Regional Puno. IV. Publicacin de guas y manuales para el adecuado uso del Software SISGEDO. en el portal Web institucional del Gobierno Regional Puno. V. Conformacin de equipo tcnico para la formulacin del Plan Estratgico del Gobierno Electrnico.

VI.

Formulacin de normas, polticas y planes en materia Informtica para el adecuado cumplimiento del Gobierno Electrnico.

VII.

Reforzar y/o ampliar la capacidad profesional y tcnica del personal de Informtica y el desarrollo de eventos de capacitacin en aspectos de programacin, soporte tcnico y mantenimiento informtico.

VIII.

Continuar desarrollando las actividades de coordinacin y el servicio de asistencia tcnica, con las unidades orgnicas y dependencias del Gobierno Regional Puno. Fortalecer la infraestructura tecnolgica a fin de garantizar la seguridad de la informacin a nivel Regional.

IX.

Establecer la estandarizacin en la adquisicin de equipos y uso de software. METODOLOGA:

La metodologa a utilizarse es el enfoque prospectivo, que comprende la planificacin estratgica un instrumento vinculado a la participacin activa de la Entidad y consensuado en el equipo de planeamiento e informtica, basado en los lineamientos y polticas de desarrollo de la Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica. Se considera cuatro etapas:

Etapa 01: Estratgico Aqu se ve la mirara estratgica a la estructura institucional del Gobierno Regional, la comunicacin y las entrevistas, as como diagnsticos

referenciales en relacin al Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC's), que permiten canalizar los objetivos y acciones planteados. Etapa 02: Operativo En esta etapa el equipo tcnico de Informtica analizar y priorizar las acciones pertinentes a la implementacin de Gobierno Electrnico.

Etapa 03: Ejecucin: En esta etapa comprende la ejecucin de las acciones planeadas segn sea su prioridad, incluye recursos, cronograma de actividades y responsables. Etapa 04: Evaluacin: Comprende la definicin del modelo de seguimiento y evaluacin, que contempla al cumplimiento de las acciones planeadas que evidencian los resultados obtenidos y el impacto generado con la implantacin del Gobierno Electrnico.