Reglamento de La Secretaria Privada de La Presidencia

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica
6ta avenida 4-46 Zona 1 Telfonos: 2253-0004 2238-0331, 2230-1650
ESTRUCTURA ORGANIZACINAL
De conformidad con la teora administrativa, la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica est estructurada y orientada al modelo de Organizacin Staff, en la que cada uno de los miembros de la organizacin aporta sus conocimientos para la solucin de problemas y el apoyo es incondicional hacia la Direccin. El objetivo del modelo de la estructura, de acuerdo a las propias caractersticas de la organizacin est orientado a visualizar una dependencia pblica que busca acoplar la estructura de tipo horizontal, con el propsito de fomentar el trabajo en equipo y la responsabilidad general sobre los resultados esperados, sin descuidar los niveles y jerarquas existentes. La Secretara Privada se encuentra estructurada administrativamente en los siguientes niveles. DIRECCIN SUPERIOR UNIDADES DE APOYO Y CONTROL ADMINISTRACIN GENERAL
Cada uno de los niveles est conformado por unidades administrativas especficas, segn se podr identificar en el siguiente punto.
ORGANIGRAMA Identifica la representacin grfica de la estructura general formal de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica, lo cual nos ayuda a visualizar las interrelaciones, niveles, jerarquas, obligaciones y la autoridad existentes.
| www.secretariaprivada.gob.gt | informacion@secretariaprivada.gob.gt |

SECRETARA PRIVADA DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

SECRETARA PRIVADA DE LA PRESIDENCIA
SUBSECRETARA ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARIA PRIVADA DE LA PRESIDENCIA
SUBSECRETARA DE ASUNTOS POLTICOS DE LA SECRETARIA PRIVADA DE LA PRESIDENCIA
UNIDAD DE INFORMACIN PBLICA -UISPPR-
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA -UDAI-
UNIDAD DE ASESORA Y CONSULTORA
DIRECCIN ADMINISTRATIVA
DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIN FINANCIERA -UDAF-
DIRECCIN DE INFORMTICA
Relacin de de apoyo y control Relacin apoyo Relacin de lnea

NOTAS GENERALES
Elaborado sobre la base del Acuerdo Gubernativo No. 37-2007 del 5 de febrero de 2007 Reglamento Orgnico Interno de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica.
Segn Acuerdo Interno de Secretara No. 002-2007 del 27 de febrero de 2007, se autoriza la Estructura de la Unidad Administracin Financiera -UDAF-, que para efectos reglamentarios segn el Acuerdo Gubernativo No. 37-2007 se denomin Departamento Financiero.
Segn Acuerdo Interno de Secretara No. 004-2007 del 8 de junio de 2007, fue creada la Unidad de Auditora Interna -UDAI-
Segn Acuerdo Interno de Secretara No. 002-2009 del 14 de Abril de 2009, se crea la Unidad de Informacin Pblica -UIPSPPR-.
Todos los Acuerdos detallados anteriormente quedan derogados por el
Acuerdo
Gubernativo No. 248-2010 de fecha 1 de septiembre de 2010, por medio del cual se emite el nuevo Reglamento Orgnico Interno de la Secretara Privada de la Presidencia.

FUNCIONES DE LA SECRETARA PRIVADA DE LA PRESIDENCIA
DEPENDENCIA: Despacho del Secretario Privado de la Presidencia
FINALIDAD Y OBJETIVO: Administrar con eficiencia y transparencia los recursos asignados a la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica, propiciar las condiciones necesarias de apoyo absoluto a las funciones asignadas por el Presidente de la Repblica, en el marco de su competencia, en armona con la poltica general de Gobierno y los planes y programas nacionales de desarrollo.
RELACIONES: DE AUTORIDAD El Despacho del Secretario Privado de la Presidencia representa la ms alta autoridad poltica y administrativa de la Secretara Privada de la Presidencia. El titular del Despacho forma parte del Gabinete de Gobierno. DE RESPONSABILIDAD El Despacho del Secretario Privado es responsable de la supervisin de los rganos administrativos que conforman la Secretara Privada. DE COORDINACIN Trabaja en coordinacin con otras dependencias y comisiones pblicas, de conformidad con el criterio y disposiciones emanadas del Presidente de la Repblica.
ORGANIZACIN INTERNA El Despacho del Secretario Privado de la Presidencia de la Repblica para el cumplimiento de sus funciones, dispone de los recursos fsicos, financieros y humanos que conforman y actan como un equipo permanente de trabajo. A nivel especfico se ubica el recurso humano siguiente
Secretario Privado de la Presidencia Unidades de Apoyo y Control

FUNCIONES ESPECFICAS:
Atender los asuntos de carcter privado del Presidente de la Repblica; Llevar el registro y control de las audiencias e invitaciones del Presidente de la Repblica; Atender el despacho de asuntos que se dirijan al Presidente de la Repblica; Apoyar la gestin o trmite de los asuntos que se sometan a su consideracin, orientndolos conforme a su naturaleza hacia los distintos despachos ministeriales, o en su caso, a las dependencias del Estado a que corresponden estos asuntos; Brindar atencin a los planteamientos que se le presentan en forma individual; Atender los asuntos y relaciones polticas que le encomiende el Presidente de la Repblica;
FUNCIONES GENERALES: Dirigir y representar a la Secretaria Privada de la Presidencia en su actuacin administrativa; Hacer que se cumplan las disposiciones emanadas del Presidente de la Repblica, en el mbito de su competencia; Proporcionar al Presidente de la Repblica los servicios de secretara y apoyo administrativo que le sean requeridos; Nombrar y remover al personal de la Secretara Privada de la Presidencia; Suscribir contratos administrativos que estn dentro de la competencia de la Secretara Privada de la Presidencia, de acuerdo con las leyes y reglamentos que para el efecto sean aplicables; Emitir resoluciones en los asuntos de su competencia, al ser requerido; Delegar en los Subsecretarios, atribuciones y funciones especficas de acuerdo a las necesidades del servicio; y, Otras funciones inherentes a su cargo y dentro de los lmites de su competencia.

DEPENDENCIA: Despacho del Subsecretario de Asuntos Polticos de Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica
FINALIDAD Y OBJETIVO: Coordinar la labor de la Secretara de Asuntos Polticos de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica, para la administracin eficiente y transparente de los recursos asignados a la misma, y proporcionar el apoyo necesario al Despacho del Secretario Privado, en el marco de su competencia, en armona con la poltica general de Gobierno y los planes y programas nacionales de desarrollo.
RELACIONES DE AUTORIDAD El Despacho del Subsecretario de Asuntos Polticos tiene jerarqua inmediata inferior a la del Secretario Privado, a quien representa para toda accin de direccin en los asuntos polticos de la institucin, y otras funciones especficas que le son asignados a discrecionalidad. DE RESPONSABILIDAD El Despacho del Subsecretario de Asuntos Polticos es responsable por delegacin de la Superioridad del funcionamiento eficiente de la organizacin. DE COORDINACIN Trabaja en coordinacin con el Despacho Superior y otras dependencias pblicas de jerarqua similar y/o distinta, para apoyar las directrices gubernamentales.
ORGANIZACIN INTERNA Para cumplir con eficiencia las labores asignadas al Despacho del Subsecretario de Asuntos Polticos, se dispone de recursos tecnolgicos, fsicos y financieros estrictamente necesarios y el recurso humano integrado es el siguiente.
Subsecretario de Asuntos Polticos de la Secretara Privada de la Presidencia

FUNCIONES GENERALES
Asumir el cargo de Secretario Privado de la Presidencia en caso de ausencia temporal de ste;
Atender los asuntos y relaciones polticas delegadas por el Presidente de la Repblica a la Secretara Privada de la Presidencia;
Representar a la Secretara Privada de la Presidencia en actos protocolarios cuando se requiera;
Apoyar al Secretario Privado de la Presidencia en los temas, conflictos o proyectos que le fueren encomendados por el Presidente de la Repblica en materia poltica;
Proponer al Secretario Privado de la Presidencia la integracin de los equipos de trabajo tcnicos y profesionales, para el cumplimiento de las funciones designadas; y,
Otras funciones inherentes a su cargo y las que le sean designadas por el Secretario Privado de la Presidencia, de acuerdo a las necesidades del servicio y dentro de los lmites de su competencia.

DEPENDENCIA: Despacho del Subsecretario Administrativo de la Secretara Privada Presidencia de la Repblica
FINALIDAD Y OBJETIVO: Coordinar la labor ejecutiva de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica, para la administracin eficiente y transparente de los recursos asignados a la misma, y proporcionar el apoyo necesario al Despacho del Secretario Privado, en el marco de su competencia, en armona con la poltica general de Gobierno y los planes y programas nacionales de desarrollo.
RELACIONES DE AUTORIDAD El Despacho del Subsecretario Administrativo tiene jerarqua inmediata inferior a la del Secretario Privado, a quien representa para toda accin de direccin en los asuntos administrativos de la organizacin, y otras funciones especficas que le son asignados a discrecionalidad. DE RESPONSABILIDAD El Despacho del Subsecretario Administrativo es responsable por delegacin de la Superioridad del funcionamiento eficiente de la organizacin. DE COORDINACIN Trabaja en coordinacin con el Despacho Superior y otras dependencias pblicas de jerarqua similar y/o distinta, para apoyar las directrices gubernamentales.
ORGANIZACIN INTERNA Para cumplir con eficiencia las labores asignadas al Despacho del Subsecretario, se dispone de recursos tecnolgicos, fsicos y financieros estrictamente necesarios y el recurso humano integrado es el siguiente. Subsecretario Administrativo de la Presidencia de la Repblica Asistentes

FUNCIONES GENERALES
Asumir el cargo de Secretario Privado en caso de ausencia temporal de ste; Representar a la Secretara Privada de la Presidencia en actos protocolarios cuando se le requiera;
Coordinar la direccin de las actividades administrativas de la Secretara Privada de la Presidencia;
Supervisar las acciones de planificacin, correcta ejecucin y control presupuestario;
Velar y supervisar porque el patrimonio de la Secretara Privada de la Presidencia se utilice exclusivamente en las actividades que le son propias;
Implementar las actividades administrativas que se requieran para el funcionamiento efectivo de la Secretara Privada de la Presidencia;
Integrar las labores de planificacin administrativa de la Secretara Privada de la Presidencia; y,
Otras funciones inherentes a su cargo y las que le sean designadas por el Secretario Privado de la Presidencia, de acuerdo a las necesidades del servicio y dentro de los lmites de su competencia.

FUNCIONES DE LA SECRETARA PRIVADA DE LA PRESIDENCIA DEPENDENCIA: Unidad de Informacin Pblica UIP-
FINALIDAD Y OBJETIVO: Apoyar directamente al Despacho del Secretario Privado de la Presidencia de la Repblica, en el fiel cumplimiento de disponer de la informacin que como sujeto obligado sea competencia de la institucin, para la oportuna y efectiva atencin de cualquier requerimiento planteado por la poblacin y/o diversas instancias en materia de informacin.
RELACIONES:
DE AUTORIDAD Por ser un rgano de apoyo directo a la Direccin Superior, administrativamente no tiene otras relaciones de autoridad con la estructura interna de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica.
DE COORDINACIN Trabaja en coordinacin con los Despachos Superiores y las otras Direcciones que conforman la institucin. Por instrucciones de sus superiores establece coordinacin con otras dependencias pblicas al momento de ser necesaria.
ORGANIZACIN INTERNA De conformidad a las caractersticas de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica, la Unidad de Informacin Pblica est conformada por el personal de apoyo de la siguiente manera. Coordinador (a) de la Unidad de Informacin Pblica Encargado (a) de Ventanilla de Atencin al Pblico Encargado (a) de apoyo tcnico e informtico

SON FUNCIONES DE LA UNIDAD DE INFORMACIN PBLICA:
Elaborar y aplicar los lineamientos, recomendaciones, criterios y otros instrumentos aplicables e idneos, con el propsito de implementar los mecanismos necesarios para cumplimiento de la Ley; Proponer y ejecutar los planes, programas, actividades, metodologas y procedimientos de coordinacin, aplicables en materia de acceso a la informacin, datos de personales y archivos en cumplimiento de la ley; Proponer y ejecutar polticas, procesos y procedimientos, que aseguren la clasificacin de la informacin; Proponer y elaborar los manuales necesarios para el cumplimiento de sus funciones; Resolver las solicitudes y consultas, emitir y notificar las resoluciones correspondientes, as como seguir procedimientos de verificacin, falta de respuesta y otros actos administrativos que establezca la ley; Recibir y evacuar las solicitudes y consultas en el mbito de la ley, lineamientos, recomendaciones, criterios y otros instrumentos expeditos con la participacin de las unidades adscritas en el mbito de sus respectivas competencias; Cumplir los acuerdos y dems disposiciones que emita la autoridad reguladora, para el cumplimiento de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica; Fraccionar informes y estadsticas referentes a las solicitudes de acceso a la informacin y emitir recomendaciones para promover el cumplimiento de la Ley y dems disposiciones aplicables; Proponer el diseo y los requerimientos tecnolgicos para el funcionamiento de la unidad; Coordinacin de la Unidad de Informacin Pblica; Las dems funciones que establezca la Ley de Acceso a la Informacin Pblica o que le asigne la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica de Guatemala.

DEPENDENCIA: Unidad de Asesora y Consultora
FINALIDAD Y OBJETIVO: Proporcionar el apoyo necesario a la Direccin Superior y Despacho Presidencial, en reas especficas especializadas de accin, a travs de personal tcnico y profesional contratado especficamente con esos fines, para contribuir con los principios de eficiencia y transparencia a las polticas generales de Gobierno y los planes y programas de trabajo de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica.
RELACIONES
DE AUTORIDAD Por ser un rgano de apoyo directo a la Direccin Superior, administrativamente no tiene otras relaciones de autoridad con la estructura interna de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica. DE RESPONSABILIDAD La Asesora Especfica como rgano administrativo es responsable ante la Direccin Superior, del cumplimiento de las atribuciones especficas que le son asignadas por la misma. DE COORDINACIN Trabaja en coordinacin con los Despachos Superiores y otras dependencias gubernamentales especficas al momento de ser necesario, de acuerdo a los planes de trabajo.
ORGANIZACIN INTERNA Responde a las necesidades especficas consideradas por el Despacho Superior y a requerimiento del Presidente de la Repblica. Actualmente el recurso humano asignado es el siguiente: Asesores profesionales Asesores tcnicos

FUNCIONES GENERALES
Servir de apoyo a las autoridades superiores de la Secretara Privada de la Presidencia en relacin al trmite administrativo de los asuntos que se presentan al Presidente de la Repblica y requieren de anlisis y seguimiento;
Proporcionar la asesora y apoyo especfico a diversas comisiones y delegaciones emanadas del Despacho Presidencial, dentro del lmite de las competencias de la Secretara Privada de la Presidencia.
Proveer el soporte legal que la Secretara Privada de la Presidencia requiera para el cumplimiento de sus objetivos y funciones.
Emitir opiniones y dictmenes de carcter tcnico y profesional en los asuntos que se les requieran; y,
Realizar cualquier otra actividad inherente a su competencia y que le sea asignada por la Direccin Superior.

FUNCIONES DE LA SECRETARA PRIVADA DE LA PRESIDENCIA
DEPENDENCIA:
Unidad de Auditora Interna UDAI-
FINALIDAD Y OBJETIVO: Apoyar directamente al Despacho del Secretario Privado de la Presidencia de la Repblica, as tambin evaluar de forma permanente la estructura de control interno, los sistemas operacionales y los flujos de informacin institucional.
RELACIONES: DE AUTORIDAD Por ser un rgano de apoyo directo a la Direccin Superior, administrativamente no tiene otras relaciones de autoridad con la estructura interna de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica.
DE RESPONSABILIDAD La Auditora Interna como rgano administrativo es responsable ante la Direccin Superior, del cumplimiento de las atribuciones especficas que le son asignadas por la misma.
DE COORDINACIN Trabaja en coordinacin con los Despachos Superiores y las otras Direcciones que conforman la institucin. Por instrucciones de sus superiores establece coordinacin con otras dependencias pblicas al momento de ser necesaria.
ORGANIZACIN INTERNA De conformidad a las caractersticas de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica, la Unidad de Auditora Interna est conformada por el personal siguiente.
Auditor (a) Interno (a)

FUNCIONES GENERALES:
a. Elaboracin del Plan Anual de Auditora (-PAA-) sobre la base de los objetivos institucionales y las normas y criterios tcnicos aprobados por la Contralora General de Cuentas; b. Verificar, evaluar y analizar de forma permanente los registros y operaciones contables y financieras de la institucin; c. Dirigir y ejecutar las auditoras preventivas financieras, administrativas, operacionales y de sistemas de informacin de acuerdo al Plan Anual de Auditora y otras requeridas por el Despacho del Secretario Privado de la Presidencia, para la verificacin de los controles internos existentes y propuestas de mejora;
d. Efectuar auditoras previas y de gestin a los procesos de fondo rotativo, compras y contrataciones de servicios, registros presupuestarios, tesorera y dems operaciones registradas en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- y dems sistemas aplicables a las instituciones de gobierno central; e. Realizar sus actividades conforme a disposiciones generales de control interno, normas de auditora gubernamental, leyes, acuerdos y dems disposiciones relacionadas con el funcionamiento institucional, con nfasis en la comunicacin y coordinacin permanente con la Contralora General de Cuentas, que es el ente rector del control gubernamental; f. Presentar al Secretario Privado de la Presidencia, los informes de resultados de las auditoras peridicas y eventuales, con el detalle de hallazgos, recomendaciones, propuestas de medidas correctivas especficas para cada caso y un informe final de cierre de cada ejercicio fiscal;
g. Crear y mantener un archivo permanente que facilite la planificacin y ejecucin de los trabajos y propuestas de mejora institucional; h. Coordinar la labor general de auditora permanente sobre el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, sistemas de registros y controles administrativos y dems sistemas relacionados con el uso eficiente de los recursos pblicos asignados a la institucin; i. Administrar de forma efectiva las funciones a su cargo, en forma tcnica, independiente y profesional; y, Realizar las dems atribuciones que le indique el Secretario Privado de la Presidencia y sean de su competencia.
j.

DEPENDENCIA:
Direccin Administrativa
FINALIDAD Y OBJETIVO: Administrar con eficiencia los procesos de gestin y la implementacin de sistemas de registro, control y curso de expedientes presentados a la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica. RELACIONES DE AUTORIDAD La Direccin Administrativa depende jerrquicamente del Despacho del Secretario y Despacho del Subsecretario Administrativo de la Presidencia de la Repblica y ejerce autoridad sobre el personal administrativo de su competencia. DE RESPONSABILIDAD Es responsable de proponer las polticas internas de desarrollo administrativo, as como de coordinar las labores de Servicios Generales. DE COORDINACIN Trabaja en coordinacin con los Despachos Superiores y las otras Direcciones que conforman la organizacin. Por instrucciones de sus superiores establece coordinacin con otras dependencias pblicas al momento de ser necesaria.
ORGANIZACIN INTERNA Est conformada por los rganos internos e integrada por el personal siguiente. Direccin 04 Servicios Generales 01 01 01 04 Director (a) Administrativo (a) Asistentes de Direccin Asistente Secretarial Encargado de atencin al Pblico Asistente Administrativo Asistentes Operativos

FUNCIONES GENERALES
Llevar el registro, control y curso sistemtico de los expedientes que se presentan a la Secretara Privada de la Presidencia; Ejecutar y dirigir el trmite de orientacin de los planteamientos presentados por distintas instancias, hacia las dependencias del Estado correspondientes, previa consideracin y aprobacin de los rganos superiores de la Secretara Privada de la Presidencia;
Desarrollar las actividades de adquisicin de bienes y prestacin de servicios no personales de acuerdo a lo establecido en la ley correspondiente;
Monitorear y evaluar en forma peridica la aplicacin, elaboracin, implementacin y actualizacin de herramientas de gestin y procedimientos, que rijan el funcionamiento de las unidades administrativas que conforman la Direccin Administrativa;
Administrar las actividades de apoyo en las reas secretariales, de informtica y de servicios generales;
Implementar acciones tendientes a agilizar los procesos de gestin de conformidad con la ley, reglamentos y normas aplicables;
Presentar informes gerenciales que, en el mbito de su competencia y por ley, corresponde presentar a la Secretara Privada de la Presidencia; y,
Realizar cualquier otra actividad inherente a su competencia y que le sea asignada por la Direccin Superior.

DEPENDENCIA: Direccin de Recursos Humanos
FINALIDAD Y OBJETIVO: Administrar con eficiencia los procesos de recursos humanos con el propsito de fomentar el desarrollo y capacitacin del personal de Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica.
RELACIONES DE AUTORIDAD La Direccin de Recursos Humanos depende jerrquicamente del Despacho del Secretario y Despacho del Subsecretario Administrativo de la Presidencia de la Repblica.
DE RESPONSABILIDAD Es responsable de proponer las polticas internas de desarrollo de recursos humanos, as como del cumplimiento de las normas y regulaciones en materia de administracin de personal del sector pblico.
DE COORDINACIN Trabaja en coordinacin con los Despachos Superiores y los otras Direcciones que conforman la institucin, la Oficina Nacional de Servicio Civil como rgano rector del proceso de administracin de personal del sector pblico y otras dependencias con funciones afines.
ORGANIZACIN INTERNA De conformidad a las caractersticas de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica, la Direccin de Recursos Humanos est conformada por el personal siguiente: Director (a) de Recursos humanos. Asistente de la Direccin

FUNCIONES GENERALES
Formular, implementar y actualizar peridicamente los procedimientos administrativos de manejo, reclutamiento, seleccin, induccin, desarrollo y capacitacin de los recursos humanos; Planificar, coordinar, organizar, dirigir y controlar todas las acciones concernientes a la administracin del recurso humano de la Secretara Privada de la Presidencia;
Supervisar que las labores de los trabajadores de la Secretara Privada de la Presidencia se realicen de acuerdo a la misin y objetivos de la institucin; Prestar asesora a cada Director o Jefe de Departamento en materia de recursos humanos;
Coordinar los procesos de comunicacin entre las autoridades superiores y el personal administrativo;
Llevar registro y control de los recursos humanos con los que la Secretara Privada de la Presidencia cuenta, as como tambin atender sus respectivos requerimientos;
Asistir y participar en los distintos eventos relacionados con su competencia; y,
Realizar las dems atribuciones que le indiquen la Direccin Superior y sean de su competencia.

DEPENDENCIA: Unidad de Administracin Financiera
FINALIDAD Y OBJETIVO: Administrar la gestin financiera del presupuesto, contabilidad integrada, tesorera y los dems sistemas financieros con operaciones desconcentradas para las entidades del sector pblico, con el objeto de contribuir a los principios de eficiencia y transparencia en la administracin financiera.
RELACIONES DE AUTORIDAD La -UDAF- depende jerrquicamente del Despacho del Secretario y Despacho del Subsecretario Administrativo de la Presidencia de la Repblica y ejerce autoridad sobre el personal administrativo de su competencia. DE RESPONSABILIDAD Es responsable de optimizar y transparentar la administracin de los recursos financieros asignados a la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica DE COORDINACIN Trabaja en coordinacin con los Despachos Superiores y las otras Direcciones que conforman la institucin y otras dependencias pblicas y entidades relacionadas con los Sistemas Integrados de Administracin Financiera Gubernamental y Sistemas de Control Gubernamental (SIAF-SAG).
ORGANIZACIN INTERNA Est conformada por los rganos internos e integrada por el personal siguiente. Direccin Presupuesto y Apoyo Administrativo Apoyo de Inventario y Financiero Director (a) Financiero (a) 02 Asistentes Financieros 01 Asistente Financiero

FUNCIONES GENERALES
Coordinar la formulacin del presupuesto, la programacin de la ejecucin presupuestaria, y con los responsables de cada programa, la evaluacin de la gestin presupuestaria; Administrar la gestin financiera del presupuesto de la Secretara Privada de la Presidencia, de la contabilidad integrada, de tesorera y de los dems sistemas financieros cuya operacin se desconcentre. Para el efecto se proceder conforme los lineamientos y metodologas que establezcan los rganos rectores de cada sistema; Registrar las diversas etapas del ingreso y del gasto en el sistema integrado de informacin financiera de la Secretara Privada de la Presidencia, as como el comportamiento de la ejecucin fsica en el sistema de seguimiento de los programas presupuestarios. Velar por el buen uso correcto de los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Secretara Privada de la Presidencia y asegurar el suministro y uso racional de los recursos materiales requeridos; Asesorar en materia de administracin financiera, a las autoridades superiores de la Secretara Privada de la Presidencia; y, Mantener la adecuada coordinacin con los entes rectores de los sistemas de administracin financiera y aplicar las normas y procedimientos que emanen de stos;
Adems de las atribuciones generales antes enumeradas, son funciones especficas de la Unidad de Administracin Financiera, las siguientes:
Formular, implementar y actualizar peridicamente el manejo de recursos financieros. Elaborar los planes operativos, y rendir oportunamente los informes de Ejecucin de las Metas y gastos a donde corresponda. Llevar el registro actualizado del inventario de los bienes de la Secretara Privada, as como el registro de los responsables de los mismos. Coordinar con la Direccin Superior de la Secretara Privada de la Presidencia el presupuesto de la Secretara Privada de la Presidencia, en funcin de las polticas, planes, programas y proyectos, en concordancia con los instrumentos legales que regulan la materia. Realizar directa y oportunamente ante el Ministerio de Finanzas Pblicas, el proceso de seguimiento y negociacin que conlleve la aprobacin del presupuesto anual de la Secretara Privada de la Presidencia. Dirigir, realizar, coordinar y controlar el proceso de ejecucin financiera de la Secretara Privada de la Presidencia velando por el cumplimiento de las disposiciones legales de la materia. Vigilar el cumplimiento de las polticas y normas definidas por los rganos rectores del Sistema Integrado de Administracin Financiera y de los Sistemas Integrados Administrativos; y administrar con eficiencia y eficacia los diferentes elementos del Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF-, as como velar por el uso correcto y transparente de los recursos de la Secretara Privada de la Presidencia; Asistir y participar en los distintos eventos relacionados con su competencia; y, Realizar las dems atribuciones que indique el Secretario y/o Subsecretario Administrativo de la Presidencia y sean de su competencia.

DEPENDENCIA: Direccin de Informtica
FINALIDAD Y OBJETIVO: Administrar la gestin, desarrollo e implementacin de sistemas informticos y uso adecuado de los recursos tecnolgicos de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica, con el objeto de contribuir al proceso de Modernizacin del Estado.
RELACIONES DE AUTORIDAD El Departamento de Informtica depende jerrquicamente del Despacho del Secretario y Despacho del Subsecretario Administrativo de la Presidencia de la Repblica y ejerce autoridad sobre el personal administrativo de su competencia. DE RESPONSABILIDAD Es responsable de optimizar y desarrollar el funcionamiento de los sistemas informticos al servicio de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica. DE COORDINACIN Trabaja en coordinacin con los Despachos Superiores, y los otras Direcciones que conforman la organizacin y otras dependencias pblicas relacionadas con el uso y aplicacin tecnolgica para la Modernizacin del Estado y la Administracin Pblica.
ORGANIZACIN INTERNA Est conformada por los rganos internos e integrada por el personal siguiente.
Direccin
Director (a) de Informtica.

FUNCIONES GENERALES
Analizar, disear, desarrollar y mantener las bases informticas de la Secretara Privada de la Presidencia; Administrar las diferentes bases de datos;
Atender y solucionar consultas y problemas sobre cuestiones de informtica;
Fomentar la digitalizacin de procedimientos y documentos de la Secretara Privada de la Presidencia;
Monitorear y evaluar el funcionamiento de los sistemas y programas informticos de procesamiento y gestin de informacin;
Disear y aplicar programas peridicos de mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de la Secretara Privada de la Presidencia;
Elaborar y velar por la aplicacin del plan informtico en la Secretara Privada de la Presidencia, as como el asesoramiento y asistencia tcnica a unidades de la misma, en lo relativo a tecnologas de informtica;
Determinar la necesidad de contratacin de empresas para el desarrollo de las actividades propias de la Direccin de Informtica;
Coordinar, organizar y elaborar programas o proyectos que permitan el desarrollo de los sistemas informticos de la Secretara Privada de la Presidencia;
Asistir y participar en los distintos eventos relacionados con su competencia; y,
Realizar las dems atribuciones que le la Direccin Superior y sean de su competencia.

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6ta avenida 4-46 Zona 1 Telfonos: 2253-0004 2238-0331, 2230-1650

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SECRETARA PRIVADA DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

SUBSECRETARA ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARIA PRIVADA DE LA PRESIDENCIA

SUBSECRETARA DE ASUNTOS POLTICOS DE LA SECRETARIA PRIVADA DE LA PRESIDENCIA

UNIDAD DE INFORMACIN PBLICA -UISPPR-

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA -UDAI-

UNIDAD DE ASESORA Y CONSULTORA

DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS

UNIDAD DE ADMINISTRACIN FINANCIERA -UDAF-

Relacin de de apoyo y control Relacin apoyo Relacin de lnea

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

Todos los Acuerdos detallados anteriormente quedan derogados por el

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

FUNCIONES DE LA SECRETARA PRIVADA DE LA PRESIDENCIA

DEPENDENCIA: Despacho del Secretario Privado de la Presidencia

Secretario Privado de la Presidencia Unidades de Apoyo y Control

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

Subsecretario de Asuntos Polticos de la Secretara Privada de la Presidencia

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

Asumir el cargo de Secretario Privado de la Presidencia en caso de ausencia temporal de ste;

Representar a la Secretara Privada de la Presidencia en actos protocolarios cuando se requiera;

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

DEPENDENCIA: Despacho del Subsecretario Administrativo de la Secretara Privada Presidencia de la Repblica

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

Coordinar la direccin de las actividades administrativas de la Secretara Privada de la Presidencia;

Supervisar las acciones de planificacin, correcta ejecucin y control presupuestario;

Integrar las labores de planificacin administrativa de la Secretara Privada de la Presidencia; y,

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

FUNCIONES DE LA SECRETARA PRIVADA DE LA PRESIDENCIA DEPENDENCIA: Unidad de Informacin Pblica UIP-

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

SON FUNCIONES DE LA UNIDAD DE INFORMACIN PBLICA:

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

DEPENDENCIA: Unidad de Asesora y Consultora

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

FUNCIONES DE LA SECRETARA PRIVADA DE LA PRESIDENCIA

Unidad de Auditora Interna UDAI-

Auditor (a) Interno (a)

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

DEPENDENCIA: Direccin de Recursos Humanos

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

Asistir y participar en los distintos eventos relacionados con su competencia; y,

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

DEPENDENCIA: Unidad de Administracin Financiera

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

DEPENDENCIA: Direccin de Informtica

Director (a) de Informtica.

Unidad de Informacin Pblica de la Secretara Privada de la Presidencia de la Repblica

Atender y solucionar consultas y problemas sobre cuestiones de informtica;

Fomentar la digitalizacin de procedimientos y documentos de la Secretara Privada de la Presidencia;

Asistir y participar en los distintos eventos relacionados con su competencia; y,

Realizar las dems atribuciones que le la Direccin Superior y sean de su competencia.

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