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xls AUDITORIA DE GESTION GUIA PARA LA PLANIFICACION PRELIMINAR

CONTENIDO N Descripcin Pgina 1

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2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Programa General para la Planificacin Preliminar Formatos para la evaluacin y entrevistas:

Ficha Tcnica del Proyecto Control del Avance Financiero Control del Avance Fsico Orientaciones para la Entrevista al Director del Programa y los responsables de los Componentes Orientaciones para la Entrevista con el Responsable del Area Financiera Matriz de evaluacin preliminar de riesgos

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Estructura del Informe de la Planificacin Preliminar Instructivo para los formatos: 2.1 , 2.2 , 2.3 y 2.6

PLANIFICACION PRELIMINAR EN LA AUDITORIA DE GESTION PROGRAMA GENERAL No. PROCEDIMIENTOS Referencia Elaborado por: 01 Entrevista con el Director de la Unidad Coordinadora del Programa o Proyecto para coordinar la entrega de informacin y documentacin, conocer la base legal, misin, visin, objetivos, metas, y solicitar el espacio fsico y equipos a utilizar en la auditora. Solicitar al Director de la Unidad Coordinadora la siguiente documentacin: Informe inicial del programa o proyecto Marco Lgico Convenio de prstamo Planes operativos del perodo a analizar Informes actualizados sobre el avance en la ejecucin de actividades Ayudas memorias del (o los) Banco(s) prestamista(s) Contratos suscritos con Consultoras que ejecutan los componentes por tercerizacin. Manual operativo del Programa o Proyecto y sus componentes. Normativa especfica que rige las operaciones de la Unidad Coordinadora 03 Solicitar la nmina de los funcionaros principales de la Unidad Coordinadora, sus perodos de gestin, datos de identificacin y direcciones para nuestras comunicaciones. De igual forma, el detalle de los consultores contratados, por componentes del Proyecto Consignar los datos previstos en la ficha tcnica del programa o proyecto (Formato 1) respecto a la identificacin de sus caractersticas, los objetivos generales y especficos, sus indicadores, el control del avance financiero (Formato 2) y del avance fsico

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No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia

Elaborado por:

(Formato 3), que permitirn determinar el enfoque de la auditora y el tipo de especialista(s) que se requiere(n) como apoyo tcnico al equipo de auditora. 05 Entrevistas al Director de la Unidad Coordinadora y a los Responsables de los Componentes (Formato 4); y, al Jefe del Area Financiera (Formato 5), sujetndose a las orientaciones que se explican en los formatos indicados. Determinar el grado de confiabilidad de la informacin, de acuerdo a los siguientes controles claves: Continuidad de los directivos y personal del programa o proyecto Estructura orgnica bien definida Identificar los niveles de autorizacin de las unidades. Procedimientos de contratacin del personal tcnico y administrativo del programa o proyecto. Recurso financiero del exterior y contraparte local transferido de acuerdo a la programacin. Identificar los factores externos que han incidido en el programa o proyecto. Coordinacin entre los responsables que ejecutan cada componente. Nivel de conocimiento del programa o proyecto por parte del personal que lo conforma. 07 Elaborar la matriz preliminar de riesgos, con sus fundamentos y las sugerencias a considerar en la planificacin especfica Elaborar el informe de la planificacin preliminar de la auditora de gestin.

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Formato 1 PLANIFICACION PRELIMINAR EN LA AUDITORIA DE GESTION FICHA TECNICA DEL PROYECTO 1. Nombre del Proyecto: ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. 2. Entidad ejecutora: ............................................................................................................................ ................. ............................................................................................................................................ 4. Direccin y telfono: ............................................................................................................................................. 5. Sector econmico: ............................................................................................................................................. 6. Cobertura geogrfica: NACIONAL ( ) BID ( ) BIRF ( ) PROVINCIAL ( ) CAF ( ) LOCAL ( ) 7. Fuente de financiamiento y N del Crdito: OTROS (Especificar banco).............................. N DEL PRSTAMO:........................................................................................................ 8. Fecha de suscripcin del contrato de prstamo: ............................................................................................................................................. 9. Monto del proyecto: FINANCIAMIENTO EXTERNO: (US$)............................... APORTE LOCAL: 10. Objetivos del Programa: (Objetivo de Fin) ............................................................................................................... ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. (Objetivo de Propsito) .......................................................................................................................... .................. .......................................................................................................................... ............................................................................................................................................. ................... (US$)............................... OTRA FUENTE (..........................) (US$)...............................

3. Unidad Coordinadora o de Implementacin:

11. Componentes del programa, objetivos y principales actividades:

Nombre del Componente Objetivos Principales Actividades

COMPONENTE 1 COMPONENTE 2 COMPONENTE 3 COMPONENTE 4 COMPONENTE 5

12. Plantas o dependencias que poseen y dnde estn ubicadas .............................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ 13. Cantidad aproximada de operaciones anuales Tipo de Documento Recibos Facturas de clientes Facturas de proveedores Cheques emitidos Documentos a cobrar Documentos a pagar Contratos de adquisiciones Recepciones de bienes Entrega de bienes Licitaciones y concursos Otros documentos (especificar) Cantidad Numeracin (desde) (hasta)

14. Bancos o instituciones financieras con los que operan .................................................... ............................................................................ ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ................................................................ 15. Cantidad de deudores y de proveedores activos ................................................................ ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. 16. Avance financiero del Programa o proyecto: (Utilizar formato 2 - Excel) 17. Principales indicadores: (Utilizar formato 3 - Excel) 18. Estructura de Supuestos importantes que implican riesgos en la consecucin de objetivos del Programa o Proyecto o de sus componentes:

Alcance

Descripcin del Supuesto

Organismo que interviene en el Supuesto

FIN PROPSITO COMPONENTES ACTIVIDADES IMPORTANTES

19. Clasificacin ambiental Tiene estudio de impacto ambiental: SI( ) NO ( ) En el caso de una respuesta positiva, indique cmo se administran las acciones planificadas en el informe de impacto ambiental: ADMINISTRACIN DIRECTA ( ) POR CONTRATO DE TERCERIZACION ( )

Formato 2 (Excel)

Nombre de la Unidad Coordinadora del Programa o del Proyecto: Perodo del examen (Desde / hasta): CONTROL DEL AVANCE FINANCIERO (INSUMOS: en miles de US$):
Componente Perodo Costo Total de ejecucin (fecha inicio) (fecha trmino) COMPONENTE 2 (fecha inicio) (fecha trmino) COMPONENTE 3 (fecha inicio) (fecha trmino) COMPONENTE 4 (fecha inicio) (fecha trmino) VALORES ANUALES ACUMULADO DESVIACION (Perodo previsto para el proyecto) (hasta fecha de (hasta fecha de corte) corte) 1 2 3 4 5 US$ % US$ % US$ (Ao 5) RESPONSABLES Y OBSERVACIONES

COMPONENTE 1

US$ (Total) Programado US$ US$ US$ US$ anual (Ao 1) (Ao 2) (Ao 3) (Ao 4) Ejecutado anual US$ US$ (Ao 1) (Ao 2)

US$ (Total) Programado US$ US$ US$ US$ anual (Ao 1) (Ao 2) (Ao 3) (Ao 4) Ejecutado anual US$ US$ (Ao 1) (Ao 2)

US$ (Ao 5)

US$ (Total) Programado US$ US$ US$ US$ anual (Ao 1) (Ao 2) (Ao 3) (Ao 4) Ejecutado anual US$ US$ (Ao 1) (Ao 2)

US$ (Ao 5)

US$ (Total) Programado US$ US$ US$ US$ anual (Ao 1) (Ao 2) (Ao 3) (Ao 4) Ejecutado anual Programado anual Ejecutado anual US$ US$ (Ao 1) (Ao 2)

US$ (Ao 5)

Totales

Formato 3 (Excel)

Nombre del Programa o del Proyecto: Perodo del examen (Desde / hasta): CONTROL DEL AVANCE FISICO (PRODUCTOS: Indicadores y metas)
METAS ANUALES (Perodo previsto para el proyecto) Componente Perodo Indicadore de s ejecucin 1 COMPONENTE 1 (fecha inicio) 2 3 4 5 CUMPLIMIENT PRODUCTOS INCUMPLIMIENT RESPONSABLES Y O NO O OBSERVACIONES (hasta fecha PROGRAMADO (hasta fecha de de corte) S corte) (hasta fecha de corte) Cantida % Cantida % Cantidad % d d

CUANTIFICA Programad Meta Meta Meta Meta Meta R Indicador o (Ao 1) (Ao 2) (Ao 3) (Ao 4) (Ao 5) del anual componente (fecha Ejecutado Meta Meta trmino) anual (Ao 1) (Ao 2) CUANTIFICA Programad Meta Meta Meta Meta Meta R Indicador o (Ao 1) (Ao 2) (Ao 3) (Ao 4) (Ao 5) del anual componente (fecha Ejecutado Meta Meta trmino) anual (Ao 1) (Ao 2) CUANTIFICA Programad Meta Meta Meta Meta Meta R Indicador o (Ao 1) (Ao 2) (Ao 3) (Ao 4) (Ao 5) del anual componente (fecha Ejecutado Meta Meta trmino) anual (Ao 1) (Ao 2) CUANTIFICA Programad Meta Meta Meta Meta Meta R Indicador o (Ao 1) (Ao 2) (Ao 3) (Ao 4) (Ao 5) del anual componente (fecha Ejecutado Meta Meta trmino) anual (Ao 1) (Ao 2) (fecha inicio) (fecha inicio) (fecha inicio)

COMPONENTE 2

COMPONENTE 3

COMPONENTE 4

COMPONENTE 5

Programad o anual Ejecutado anual

Formato 4 PLANIFICACION PRELIMINAR EN LA AUDITORIA DE GESTION GUIA PARA LAS ENTREVISTAS CON EL DIRECTOR DE LA UNIDAD COORDINADORA Y LOS RESPONSABLES DE LOS COMPONENTES PROYECTO: UNIDAD COORDINADORA: FECHA Y HORA DE LA ENTREVISTA: FUNCIONARIO ENTREVISTADO: CARGO: OBJETIVO DE LA ENTREVISTA: Confirmar los datos obtenidos en la ficha tcnica y en los formatos de avance fsico y financieros del programa y obtener nuevos elementos de juicio sobre la administracin del proyecto en general y otros aspectos principales para la elaboracin del informe de la planificacin preliminar. ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA ENTREVISTA: Comunicar a los administradores del programa sobre la informacin y resultados preliminares obtenidos en la fase inicial de la planificacin preliminar, con la finalidad de confirmar y actualizar la informacin que se dispone; as como, conocer otras fuentes que nos proporcionen mayores elementos de juicio. Solicitar informes actualizados sobre la situacin del avance fsico de cada uno de los componentes y las circunstancias que han incidido para que no se alcancen los indicadores y metas propuestas desde el inicio del Programa o Proyecto hasta el corte de cuenta de la auditora. Confirmar los tipos de controles o evaluaciones del avance fsico del Programa o Proyecto, ya hayan realizado profesionales de la propia Unidad Coordinadora, especialistas del Banco prestamista o Consultores Externos contratados para el seguimiento del programa o proyecto. Oportunidad en la que se solicitar copias de los informes que se disponen sobre esas evaluaciones. Conocer los mecanismos que utilizan para las evaluaciones o visitas (en el campo o frentes de trabajo), con el propsito de coordinar la participacin de especialistas independientes que apoyen al equipo de auditora. Facilidades que proporcionar la Unidad Coordinadora para la realizacin de la auditora, especialmente para las visitas en el campo, como medios de movilizacin, coordinacin con los jefes de zona, etc. NOTA: Se sugiere que en este tipo de entrevista participe el Supervisor de Auditora, lo que le permitir orientar apropiadamente los objetivos y procedimientos de auditora. Elaborado por: Supervisado por:

Formato 5 PLANIFICACIN PRELIMINAR EN LA AUDITORIA DE GESTION GUIA PARA LA ENTREVISTA CON EL RESPONSABLE DEL AREA FINANCIERA PROYECTO: UNIDAD COORDINADORA: FECHA Y HORA DE LA ENTREVISTA: FUNCIONARIO ENTREVISTADO: CARGO: OBJETIVOS DE LA ENTREVISTA: Establecer preliminarmente si la Unidad financiera cuenta con todos los documentos que permita registrar las inversiones del proyecto, en forma oportuna, es decir que no haya liquidaciones pendientes de fondos o cuentas. Conocer los tipos de conciliacin o cruces de informacin que practica usualmente la Unidad Financiera con los responsables de los Componentes. Dependiendo de las evidencias obtenidas, se establecer el grado de confianza de la informacin financiera procesada. ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA ENTREVISTA: Organizacin de la unidad financiera y distribucin de registros y cuentas, para identificar las fuentes de informacin de reportes y documentos contables. Conocer las medidas correctivas que se han adoptado para superar las observaciones y ajustes contables realizados por los auditores financieros (Seguimiento de recomendaciones) Obtener reportes o informes sobre ndices financieros que utilizan normalmente los administradores del Programa o Proyecto para evaluar el avance financiero y el avance fsico. Obtener copias de las comunicaciones que ha cursado la Unidad Financiera y Contable, respecto a llamadas de atencin a los responsables de los componentes, sobre documentacin incompleta o falta de liquidacin de fondos y cuentas, para realizar el respectivo seguimiento en la administracin. Ej: Entregas recepciones pendientes para la liquidacin de contratos, viticos no liquidados, controles fsicos sobre el destino de los recursos y el uso de los bienes adquiridos para el Programa o Proyecto, etc. Obtener evidencia sobre las conciliaciones realizadas entre los datos contables y la informacin que poseen los responsables de cada componente (incluido Consultoras). Elaborado por: Supervisado por:

Formato 6

PLANIFICACION PRELIMINAR EN LA AUDITORIA DE GESTION MATRIZ DE EVALUACION PRELIMINAR DE RIESGOS

COMPONENTES O PROCESOS RIESGO RIESGO DE INHERENTE CONTROL FUNDAMENTOS ENFOQUE PRELIMINAR DE LA AUDITORIA PROCEDIMIENTOS SUGERIDOS PARA EL PLAN ESPECIFICO

Formato 7 PLANIFICACION PRELIMINAR EN LA AUDITORIA DE GESTION ESTRUCTURA DEL INFORME Antecedentes del Proyecto En este prrafo se incluirn los antecedentes del Proyecto, empresa o entidad ejecutora del Proyecto. Se detallarn de manera resumida: - La visin - La misin - Los objetivos Motivo de la auditora Indicar los motivos que constan en la orden de trabajo, haciendo referencia si es una actividad planificada o un imprevisto autorizado por el Contralor General del Estado. Objetivos de la auditora Los determinar el equipo de auditora conjuntamente con el supervisor, como resultado del anlisis realizado durante la planificacin preliminar. Alcance de la auditora Se sealar el perodo de anlisis que consta en la orden de trabajo. La cobertura de las reas a evaluar depender de los especialistas que conformarn el equipo multidisciplinario . Volumen de las operaciones a examinar Se indicar para cada tipo de operacin o documento utilizado en el perodo examinado, el nmero de transacciones y sus montos en US dlares. Ej: Se han recibido 50 desembolsos del BID por un monto de US$ 10000.000. Se mantiene 2 cuentas corrientes en los bancos X y Z con un saldo promedio de US$ 15.000. (Puede resumirse en una tabla con filas y columnas) Requerimientos de apoyo tcnico especializado Se determinar el tipo de especialistas necesarios para la evaluacin de reas tcnicas especficas. Limitacin al alcance Se explicar las limitaciones por carecer de informacin u otros motivos que impidan realizar la evaluacin programada, o por no disponer de especialistas en ciertas reas tcnicas. Antecedentes de auditoras y evaluaciones al proyecto Se recopilar las conclusiones y recomendaciones emitidas en informes de auditoras, tanto financieras como de gestin, con el fin de considerar las reas observadas y las acciones correctivas que se han sugerido. De la misma manera se acudir a los informes de evaluaciones realizadas por las misiones de los Bancos prestamistas o por los consultores del proyecto, para su correspondiente monitoreo y seguimiento.

Identificacin del proyecto: Se indicar el nombre del proyecto, entidad ejecutora, unidad de coordinacin o implementacin, direccin y telfono, sector econmico, mbito geogrfico que cubre el proyecto, fuente financiamiento, nmero y fecha del contrato de prstamo. Conocimiento de la base legal y de la administracin del Programa o Proyecto Base legal y principales normas que rigen el Programa o Proyecto Estructura orgnica de la Unidad Coordinadora Normatividad interna sobre principales polticas y prcticas administrativas y financieras Objetivos Generales y metas del proyecto Componentes, objetivos especficos e indicadores de cada uno de ellos Financiamiento externo y de contraparte local, considerando los montos iniciales, las reprogramaciones y los montos actualizados. Sistemas de informacin Se describir el tipo de registro y archivos, su ubicacin y en el caso de informacin automatizada la plataforma y bases de datos que se utilizan para los distintos procesos Grado de confiabilidad de la informacin financiera, administrativa y operacional Depender de la oportunidad y facilidad para obtener la informacin requerida en los diferentes formatos de la planificacin preliminar. Se dar mayor nfasis en el caso de que esa informacin se haya basado en reportes provisionales que no se respalden con la suficiente evidencia. Puntos de inters para el examen Se extractar los aspectos ms importantes obtenidos a travs de las entrevistas con el Director de la Unidad Coordinadora del Programa o Proyecto y los responsables de la ejecucin de cada componente, as como las novedades detectadas de los informes y entrevista con los responsables del rea financiera. Esa informacin, a su vez, ser cuantificada basndonos en los resultados obtenidos en los formatos de control de avances financiero y fsico, donde se describe cuantitativamente los montos presupuestados, las inversiones realizadas, los indicadores, las metas anuales y las desviaciones o dems observaciones que se desprendan del anlisis de los auditores. Adems, se considerar los resultados del seguimiento que se haya realizado a las observaciones y recomendaciones que consten en los informes recopilados sobre auditoras y evaluaciones anteriores. Matriz de evaluacin preliminar de riesgos Se clasificar la informacin de acuerdo a los riesgos inherentes y de control, dando mayor nfasis a aquellos aspectos donde la calificacin del riesgo es alta. Se fundamentar las razones que condujeron a dar una calificacin de ALTA, MODERADA O BAJA y el enfoque que debera considerarse en la planificacin especfica. Se har referencia al anexo donde consta la correspondiente matriz de evaluacin.

INSTRUCTIVOS PARA LOS FORMATOS

Formato 1: Ficha Tcnica del Programa o Proyecto Formato 2: Control del avance financiero Formato 3: Control del avance fsico Formato 6: Matriz de evaluacin preliminar de riesgos

INSTRUCTIVO Formato 1 FICHA TCNICA DEL PROYECTO OBJETIVO: El conocimiento del proyecto constituye la etapa ms importante al realizar la planificacin preliminar, para lo cual debemos identificar las principales caractersticas del proyecto y sus componentes fsicos y financieros. DOCUMENTACIN FUENTE: Informe inicial del programa o proyecto Contrato de prstamo Informe inicial del Proyecto Marco lgico del Proyecto Planes operativos anuales INFORMACION DE LOS CAMPOS: NOMBRE DEL PROYECTO, ENTIDAD EJECUTORA Y UNIDAD COORDINADORA O DE IMPLEMENTACION: Identificar con los nombres propios las caractersticas que sealan en el Contrato de prstamo. DIRECCION Y TELFONO: Sealar la direccin y nmero(s) telefnico(s) de la Unidad Coordinadora o de Implementacin del Programa o Proyecto. SECTOR ECONMICO: Debe referirse a uno de los sectores, de acuerdo a la clasificacin que conste en el ltimo presupuesto General del Estado. LOCALIZACIN GEOGRFICA: Marcar con una X el mbito que cubre el programa o proyecto. FUENTE DE FINANCIAMIENTO Y NUMERO DE PRESTAMO: Sealar con una X la entidad crediticia que financia el proyecto e identificar el nmero del prstamo. En caso de tratarse de otros organismos no especificados en el formato deber indicarse el nombre del prestamista. FECHA DE SUSCRIPCIN DEL CONTRATO: Indicar la fecha que se suscribi el contrato de prstamo.

FECHA DEL PRIMER DESEMBOLSO: Indicar la fecha en que se recibi el primer desembolso, que normalmente inicia las actividades del programa o proyecto. MONTO DEL PROYECTO: Se consignarn las cifras en dlares tanto del financiamiento externo como de contraparte local. OBJETIVOS DEL PROGRAMA: Deber identificarse el objetivo general que impactar en los usuarios finales del proyecto (fin) y el objetivo de propsito que es el que consta como ttulo del proyecto en el contrato de prstamo. COMPONENTES DEL PROGRAMA CON SUS OBJETIVOS Y PRINCIPALES ACTIVIDADES: Constituye la comprensin de las principales caractersticas del proyecto, el mismo que requiere de un serio anlisis por parte de los auditores, ya que nos permitir tener un conocimiento adecuado de la finalidad y propsito del proyecto y sus componentes; y determinar la composicin del equipo multidisciplinario para la realizacin de la auditora de gestin. PLANTAS O DEPENDENCIAS Y SU UBICACIN: Se referirn a las principales instalaciones que utiliza la administracin del Programa o Proyecto y sus direcciones. CANTIDAD APROXIMADA DE OPERACIONES ANUALES: Se identificarn los tipos de documento que se normalmente se utilizan en las operaciones financieras de la Unidad Coordinadora y basndose en su numeracin se indicar las cantidades anuales aproximadas. BANCOS O INSTITUCIONES FINANCIERAS CON LOS QUE OPERAN: Identificarn las cuentas y nombres de los bancos con que opera la Unidad Coordinadora. De los estados de cuenta tambin se puede extraer el dato de los saldos promedio mensuales. DEUDORES Y ACREEDORES ACTIVOS: De ser pocos deudores y acreedores que continan operando con la Unidad Coordinadora, se incluir la nmina y sus respectivas direcciones para posteriores confirmaciones. Cuando sean muchas las personas naturales y jurdicas, se incluir como anexo AVANCE FINANCIERO DEL PROGRAMA O PROYECTO: Utilizando el Formato 2 se describir los componentes y los valores presupuestados y ejecutados para cada uno de ellos, estableciendo los porcentajes de valores acumulados y las desviaciones positivas y negativas. PRINCIPALES INDICADORES: Utilizando el Formato 3 se describirn los componentes del proyecto, su perodo de ejecucin, los indicadores de cada componente (cuantificados) y las metas que se han previsto para cada ao o perodo de ejecucin. El

auditor determinar las cantidades que se han acumulado desde el inicio del proyecto hasta la fecha de corte, tanto en lo programado como en lo ejecutado y determinar las relaciones de cumplimiento o incumplimiento. Tambin podrn identificarse productos no programados pero que se estn ejecutando y cualquier otra observacin que deba ser comunicada al especialista que apoyar al equipo de auditora. SUPUESTOS O FACTORES EXTERNOS IMPORTANTES : Por constituir los factores externos (riesgos) que estn fuera del control de la administracin del programa o proyecto, es importante identificar en qu consisten esos supuestos y cul es la entidad u organismos que inciden o afectan en el cumplimiento de las actividades y logro de los objetivos. CLASIFICACIN AMBIENTAL: En caso de que la respuesta sea positiva sobre la existencia de un estudio de impacto ambiental, se considerar este antecedente para solicitar el apoyo de un especialista.

INSTRUCTIVO Formato 2 CONTROL DEL AVANCE FINANCIERO OBJETIVO: Determinar el avance financiero de la ejecucin del Programa o proyecto, con el propsito de cuantificar las cifras y porcentajes de la ejecucin de las actividades con relacin al presupuesto inicial (calendario de inversiones) y establecer desviaciones que nos permitirn poner mayor atencin en la planificacin especfica de la auditora. DOCUMENTACIN FUENTE: Informe inicial del programa o proyecto Contrato de prstamo Estados de inversiones auditados Informes de evaluacin o avance de actividades del programa o proyecto. INFORMACIN DE LOS CAMPOS: COMPONENTE: Identificar el nombre de cada componente que conforma el programa o proyecto. PERIODO DE EJECUCIN: Sealar la fecha que debe iniciar y terminar cada uno de los componentes del programa o proyecto. COSTO TOTAL: Constituye el valor total de cada componente incluida la contraparte local y el financiamiento externo, cuya sumatoria deber conciliar con el presupuesto total del programa o proyecto. AOS DE EJECUCIN: Por cada componente deber considerarse el presupuesto programado y las inversiones realizadas, detallando las cifras de cada perodo. ACUMULADO: Constituye la sumatoria de las cifras de cada ao, desde el inicio del proyecto hasta la fecha de corte de la auditora, tanto en lo programado como en lo ejecutado. Para establecer los porcentajes, estas cifras deben ser ponderadas en relacin con el costo total de cada componente. DESVIACIN: Corresponde a la diferencia entre lo programado y ejecutado tanto en cifras como en porcentaje. RESPONSABLES Y OBSERVACIONES: Se sealar el nombre y cargo de los funcionarios que responden por el componente; y, en general, cualquier aspecto importante que debe ser considerado en la planificacin especfica de la auditora.

INSTRUCTIVO Formato 3 CONTROL DEL AVANCE FSICO OBJETIVO: Determinar el avance fsico de la ejecucin de los componentes del Programa o proyecto, a base de los indicadores de cada componente para establecer su cumplimiento en funcin de la distribucin que ha decidido la administracin del proyecto en los diferentes aos de duracin del proyecto y establecer desviaciones que nos permitirn poner mayor atencin en la planificacin especfica de la auditora. DOCUMENTACIN FUENTE: Informe inicial del programa o proyecto Marco Lgico Planes Operativos Anuales (POAs) Informes de evaluacin o avance de actividades del programa o proyecto. INFORMACIN DE LOS CAMPOS: COMPONENTE: Identificar el nombre de cada componente que conforman el programa o proyecto. PERIODO DE EJECUCIN: Sealar la fecha que debe iniciar y terminar cada uno de los componentes del programa o proyecto. INDICADORES: Del marco lgico o del informe inicial se extraer los indicadores que, en forma pormenorizada, se hayan establecido para cada uno de los componentes, los mismos que debern poseer las siguientes caractersticas: calidad, cantidad, tiempo, monto. METAS ANUALES: Los indicadores antes considerados, debern distribuirse por cada ao de duracin del proyecto. CUMPLIMIENTO DE METAS E INDICADORES: En cantidad corresponde a la sumatoria de las metas programas y de las metas ejecutadas, desde el inicio del proyecto hasta la fecha de corte de la auditora. Esas cantidades, a su vez sern divididas para el indicador final del componente con el objeto de obtener los porcentajes del avance fsico. PRODUCTOS NO PROGRAMADOS: Cuando entre las metas ejecutadas se encuentre productos no programados, se tratar de cuantificar su incidencia y se establecer un porcentaje con relacin al indicador final del componente INCUMPLIMIENTO DE METAS E INDICADORES : Es la diferencia de la comparacin entre las metas programadas y las ejecutadas; as mismo de establecer una relacin porcentual en funcin del indicador final del componente. RESPONSABLES Y OBSERVACIONES: Se identificar las unidades o funcionarios responsables de alcanzar los resultados que prevn los indicadores; y en general, se sealar cualquier aspecto importante que debe ser considerado en la planificacin especfica de la auditora.

INSTRUCTIVO Formato 6 MATRIZ DE EVALUACION PRELIMINAR DE RIESGOS OBJETIVO: Determinar, en forma preliminar, las reas que requieren mayor atencin de los auditores y establecer pautas de orientacin para el plan especfico para la auditora de gestin. DOCUMENTACIN FUENTE: Ficha tcnica del proyecto Control del avance financiero Control del avance fsico (Indicadores) Evidencia de las entrevistas con los administradores (Director y Responsables de los Componentes) y con el responsable del Area Financiera Planes Operativos anuales Informes de evaluacin o avance de actividades del programa o proyecto. INFORMACIN DE LOS CAMPOS: COMPONENTES O PROCESOS: Se puede identificar el nombre de cada componente que conforma el programa o proyecto o los procesos que requieren mayor atencin para la auditora. RIESGOS Y SU FUNDAMENTO: De los componentes o procesos seleccionados se establecer el grado de los riesgos inherente y de control, es decir: ALTO, MODERADO O BAJO, aunque lo ms importante es sealar el fundamento que se ha considerado para dar esa calificacin. Ejemplos: Riesgo Inherente ALTO, debido al desconocimiento que tienen los administradores sobre los objetivos e indicadores del programa o proyecto. Riesgo de Control ALTO, por la inexistencia de informes de avance y evaluaciones del Programa o Proyecto. ENFOQUE PRELIMINAR DE AUDITORIA: Sealar el tipo de prueba (De cumplimiento y sustantivas) y los subcomponentes o actividades principales que inciden significativamente en el cumplimiento o incumplimiento de los objetivos y metas del respectivo componente. PROCEDIMIENTOS SUGERIDOS PARA EL PLAN ESPECIFICO : Sugerir el procedimiento de auditora o el tipo de evaluacin tcnica que se solicitar a especialistas del rea observada.