Sistema de Gestin la Calidad de la Calidad

Gua de combinacin de correspondencia

Definicin: La combinacin de correspondencia es una herramienta de Word que me permite crear correspondencia o correo a travs de la combinacin de dos archivos, el primero es el modelo de la carta y el segundo es la base de datos en donde se encuentran los destinatarios. Al combinarse estos dos documentos se genera un tercero con las cartas para cada uno de los destinatarios permitiendo el ahorro de esfuerzo y tiempo en conclusin podemos de esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Podemos decir que las actividades de combinar correspondencia las podemos dividir en varias faces. Fase I Combinar correspondencia realice los siguientes pasos: 1) Abra un documento nuevo y escriba la carta o documento que va ha ser enviado; pero deje los espacios libres de los elementos de la carta que van a variar, como nombres, direcciones o los valores o datos que no se repetirn en cada uno de los documentos etc. 2) Una vez hecho lo anterior, de clic en en la chica Correspondencia.

3) En la seccin Iniciar combinacin de correspondencia de clic en seleccionar destinatarios

4) Si ya tiene una lista con los destinatarios para sus cartas de clic en Usar una lista existente, seleccione el archivo y de clic en abrir, inserte los campos y haga la combinacin. Pero si no la tiene le recomiendo que de clic en Escribir una nueva lista.

5) Como vamos a crear la lista, ahora vamos a especificar los campos o datos que queremos tener de nuestros destinatarios, para ello en el cuadro que aparece en la pantalla de clic en el botn personalizar columnas

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6) En el cuadro personalizar lista de direcciones de clic en los campos que no necesita y luego clic en el botn Quitar; por Otra parte los campos que no se encuentren en la lista agrguelos para ello de clic en el botn agregar escriba el nombre del camp que desea agregar en el cuadro que aparece y de clic en agregar.

Una vez terminado de agregar los campos ahora puedes organizar los campos para que queden en un orden mas lgico, para ello seleccione el campo al que le desea dar otra posicin dentro de la lista y de clic en los botones subir o bajar; por ultimo de clic en el botn aceptar para salir de este cuadro. 7) Ahora con los campos seleccionados para los destinatarios vamos a insertar sus datos para ello comience escribiendo los datos del primer destinatario y cuando los haya introducido de clic en nueva entrada; siga introduciendo los datos de cada uno de los destinatarios hasta que haya terminado. Y cuando ya haya terminado de clic en el botn de clic en el botn aceptar

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8) En este cuadro que aparece a continuacin tendrs que darle un nombre al archivo que contendr los destinatarios. Escribe un nombre para el archivo y de clic en guardar.

9) Ahora vamos a seguir con la siguiente fase de la combinacin de correspondencia y esta es insertar los campos combinados en el documento bsico o el primer documento que se hizo para la combianacion. Para ellos haga lo siguiente:

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a) Ubquese en el lugar donde va a insertar el campo. b) Seale la herramienta insertar Campo Combinado que se encuentra en la seccin Escribir e insertar campos. Ver grafico

Y de clic en el nombre del campo que desee insertar; repita este procedimiento para cada una de los campos que desee insertar. c) Aparecer una ventana con la lista de los destinatarios que creaste, de clic en aceptar. 10) En este paso se insertan los campos en el documento; para ello el programa ha visualizado la barra de herramientas de combinacin de correspondencia. para realizar este paso haga lo siguiente: 11) Ya agregados todos los campos combinados en el documento, ahora podemos hacer una vista previa del documento combinado, para ello de clic en la herramienta Vista previa de resultados de la banda de herramientas de correspondencia.

El documento se visualizara con los datos del primer destinatario de la lista de la base de datos que acaba de crear. Para ver los dems destinatarios de clic la siguiente herramienta para desplazarse a travs de los destinatarios.

12) Cuando haya verificado en la vista previa ya puede realizar la combinacin de Correspondencia para ello haga lo siguiente: a) En la seccin Finalizar de clic en la opcin Finalizar y Combinar. b) Luego de Clic en la opcin Editar Documentos individuales

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c) Ahora en el cuadro que aparece de Clic en la opcin aceptar. d) Word 2007 creara un documento con tantas cartas como destinatarios hay en el documento de los destinatarios.

Recuerde: El archivo en donde se encuentra el modelo, es el que contiene una sola copia de la carta y visualiza la barra de herramientas de combinar correspondencia, por eso es importante que lo grabe, si desea usarlo con posterioridad.

Fase II Combinar solo algunos registros de la base de datos. Puesto que habr ocasiones que solo querr incluir en la combinacin solo alguno registros de su lista de destinatarios, tendr que hacer lo siguiente:

1) De Clic en Editar lista de destinatarios.

2) Cuando muestre el cuadro de destinatarios de combinar correspondencia, Seale la cabecera de la columna que contiene el dato que debern tener todos los destinatarios que se incluirn en la combinacin. En el siguiente grafico se combinaran solo aquellos destinatarios que sean de Neiva.

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3) Cuando se hayan seleccionado los registros ahora puede combinar la correspondencia de forma normal Fase III Modificar la Base de Datos de Destinatarios.

Cuando necesitemos modificar el dato de uno de los destinatarios, eliminar un destinatario o agregar otro o incluso colocar otro dato a la base de datos de destinatarios Word 2007 te permite hacer esto, para ello haga lo siguiente:

1) De Clic en Editar lista de destinatarios.

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2) En el cuadro destinatario de combinar correspondencia, de clic en el nombre de las base de datos en el cuadro Origen de datos y luego clic en el botn edicin.

Ahora ya Puedes modificar la fuente para ello utilice los comando de nueva entrada para agregar otro destinatario.

O ubquese en el registro que desea eliminar y de clic en el botn eliminar entrada para borrar un destinatario de la lista.

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3) Tambin Puedes agregar mas datos a los destinatarios dando clic en el botn personalizar columnas y crearlo como cuando creo la lista.

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