Taller de Certificacin PMI

Sesin 01 Ciclo 2013 - 1 ING SANDRO GAMONAL, PMP sandrogamonal@yahoo.com

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Contenidos
1. Introduccin 2. PMBOK Conceptos 3. Propsito de la gua del PMBOK 4. Qu es un proyecto? 5. Proyectos vs Operaciones 6. Gerencia de proyectos 7. Portafolio, Programas y Proyectos 8. Oficina de Gestin de Proyectos 9. Ciclo de vida 10.Interesados o Stakeholders 11.Influencias organizacionales
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1. Introduccin
Conceptos, ideas y principios Qu es el PMI?
Es el Instituto de Direccin de Proyectos [http://www.pmi.org]

Qu es el PMBOK?
Es el cuerpo de conocimientos en direccin de proyectos

Qu es la Direccin/Gerencia de Proyectos?
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas; aplicadas a las actividades del proyecto, con la finalidad de cumplir o exceder las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto.

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2. PMBOK conceptos
1. Es la suma de conocimientos de direccin de proyectos Reside en los practicantes y acadmicos Incluye prcticas tradicionales e innovadoras Evolucionando constantemente

Direccin de Proyectos

2.

PMBOK

3.

4.

C1

C2

C3

C4

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3. Propsito de la gua del PMBOK

Aplicable a la mayora de los proyectos, la mayor parte del tiempo Proporciona un panorama general antes que una descripcin exhaustiva

Existe un acuerdo general de que su aplicacin aumenta las probabilidades de xito

Identificar los elementos principales del PMBOK que son generalmente reconocidos como buenas prcticas.

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4. Qu es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

Temporal

Elaboracin progresiva

PROYECTO

Producto, servicio o resultado nico

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4. Qu es un proyecto?
Ejemplos de Proyectos:

Implementacin de un ERP

Construccin de un faro

Desarrollo de una pgina web

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4. Qu es un proyecto?
Proyecto: Implementacin de una red LAN

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4. Qu es un proyecto?
Estadsticas de Proyectos de Software
60% 53% 50% 49% 46% 40% 40% 33% 31% 30% 27% 28% 26% 28% 23% 20% 16% 18% 15% 19% 34% 29% 24% 35% 32% xito Problemas Cancelado 51% 46% 44% 53%

10%

0% 1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2009

Fuente: The CHAOS Report 2009 on IT Project Failure

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4. Qu es un proyecto?
Por qu fallan los proyectos?
Inadecuada identificacin de requisitos Mala estimacin alcance, tiempo y costo Inadecuada identificacin de riesgos Planificacin inadecuada o inexistente No identificacin de stakeholders Equipo de proyecto sin capacidades y sin motivacin

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4. Qu es un proyecto?
Leyes de la Gerencia de Proyectos I. Ningn proyecto importante se ha terminado nunca en el plazo marcado, con el mismo presupuesto asignado ni con el mismo equipo con que se comenz. El suyo no ser primero en hacerlo. II. Los proyectos progresan rpidamente hasta que se concluyen en un 90%, y despus, siempre permanecen completos en un 90%. III. La ventaja de los objetivos poco claros es que le evitan la molestia de tener que estimar los correspondientes costos claros. IV. Si se permite que cambie libremente el contenido del proyecto, el ritmo de cambios exceder el ritmo de progresos. V. Los equipos de proyecto detestan los informes sobre progresos, ya que manifiestan claramente su falta de progreso.
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5. Proyectos vs Operaciones

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5. Proyectos vs Operaciones
Comparten las siguientes caractersticas: Realizados por personas. Restringidos por recursos limitados. Planificados, ejecutados y controlados Principalmente se Diferencian: Las operaciones son repetitivas y continuas, mientras que los proyectos son temporales y nicos.

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5. Proyectos vs Operaciones
Producto Personas

Proceso

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6. Gerencia de proyectos
Abordar necesidades, preocupaciones y expectativas de los stakeholders

Identificar requerimientos

Aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requerimientos del proyecto

Balancear alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgos

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6. Gerencia de proyectos
Los directores de proyectos se refieren a la triple restriccin, cuando balancean requerimientos contradictorios o en competencia. La nueva direccin de proyectos exige tener en cuenta 6 restricciones
La Triple Restriccin

Riesgo

Alcance

Recursos

Calidad

Tiempo

Costo

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6. Gerencia de proyectos
Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

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6. Gerencia de proyectos
1. Identificar los requerimientos 2. Establecer objetivos claros y alcanzables 3. Equilibrar las demandas concurrentes de Calidad, Alcance, Tiempo y Costo 4. Adaptar los especificaciones, los planes y el enfoque a las distintas expectativas y preocupaciones de los involucrados

Dirigir el proyecto

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7. Portafolio, Programas y Proyectos

1
Proyecto: Esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado nico

2
Programa:
Grupo de proyectos relacionados, gestionados de manera coordinada para obtener beneficios y control, no disponibles si se gestionaran individualmente

3
Portafolio: Grupos de proyectos o programas, agrupados para facilitar la gestin y logro de los objetivos estratgicos

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7. Portafolio, Programas y Proyectos

Plan estratgico del Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento. Portafolios: Vivienda. Urbanismo. Construccin. Saneamiento. Programas del portafolio vivienda y urbanismo. Vivienda. Ordenamiento urbano territorial. Desarrollo urbano. Desarrollo institucional. Programa Vivienda: Reducir el dficit habitacional de arrastre y Absorber la demanda residencial derivada de la formacin de nuevos hogares.
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Plan Estratgico
Portafolios
Programas

Proyectos
Subproyectos

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8. Oficina de Gestin de Proyectos

PMO: Cuerpo organizacional con responsabilidades relacionadas a la gestin centralizada y coordinada de aquellos proyectos bajo su dominio PMO= Oficina de Gestin de Proyectos

Responsabilidades PMO

Suministrar metodologa, mejores prcticas y estndares

Gestionar recursos compartidos entre todos los proyectos

A PMO

Coaching, mentoring y supervisin

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Coordinar comunicacin entre proyectos

Desarrollar polticas, plantillas y procedimientos estndares

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9. Ciclo de vida - del proyecto

Los directores de proyecto o las organizaciones pueden dividir los proyectos en fases con el fin de proveer un mejor control gerencial con los enlaces apropiados a las operaciones en marcha de la organizacin ejecutora.
Niveles de Costo y Personal

Fases Intermedias Fase Inicial Fase Final

Tiempo
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9. Ciclo de vida - del proyecto

Los niveles de costo y personal son bajos al inicio, altos durante las fases intermedias y caen al final. La capacidad de los interesados de influir en las caractersticas finales del producto y el costo del proyecto es mayor al inicio y luego se reduce, esto es debido a los costos de los cambios

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9. Ciclo de vida del producto

Caractersticas comunes entre proyecto y producto:
Costo de los recursos. Nivel de Incertidumbre. Influencia de los interesados (producto final y costo final/cambios del proyecto).

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9. Ciclo de vida del proyecto

Caractersticas de las Fases del Proyecto:
La terminacin y aprobacin de uno o ms entregables caracteriza una fase de un proyecto. Un entregable es un producto de trabajo medible y verificable tal como una especificacin, un estudio de factibilidad, un documento de diseo de detalle o un prototipo. Entregables:
Gerencia del proyecto Producto del proyecto.

Los entregables, y por esto las fases, son parte de un proceso de secuencia general diseado para asegurar un control apropiado del proyecto y para lograr el producto o servicio deseado, que es el objetivo del proyecto.
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10. Interesados o Stakeholders

Son personas, grupos u organizaciones que estn activamente involucradas en el proyecto y cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin del proyecto o por el producto del proyecto

Proyecto
Patrocinador Gerente de Proyecto
Equipo de Direccin del Proyecto Equipo del Proyecto Interesados en el proyecto
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10. Interesados o Stakeholders

Los stakeholder, claves en todo proyecto, incluyen: El director del proyecto: la persona responsable de dirigir el proyecto. Cliente / usuario. La organizacin ejecutora. El patrocinador (Sponsor). PMO. Otros interesados: Los vendedores, contratistas, miembros del equipo y sus familias, agencias de gobierno, medios de comunicacin y ciudadanos particulares.
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11. Influencias organizacionales

La madurez de la organizacin con respecto a gerencia de proyectos. Cultura y estilo. Estructura organizacional. La oficina de gerencia de proyectos.

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11. Influencias organizacionales

Tipos de organizaciones: Funcional Jerarqua donde cada empleado tiene un supervisor claramente definido. Proyectizada La mayora de los recursos de la organizacin estn involucrados en proyectos y los Gerentes de Proyecto cuentan con gran autoridad Mixta o Matricial Hbrido de las anteriores

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11. Influencias organizacionales

Descripcin Funcional
Organizacin donde los miembros del equipo trabajan para un departamento y pueden ser prestados a un proyecto de vez en cuando

Quin esta a cargo?

Gerente Funcional

Ventajas
Mayor habilidad funcional Ms alto grado de especializacin Lneas de carrera mejor definidas

Desventajas
El Gerente de proyecto no tiene gran poder Los proyectos tienen baja prioridad (burocracia) Los recursos frecuentemente no son otorgados No home para los miembros del equipo Crecimiento y desarrollo puede ser ms difcil.

Proyectizada

La organizacin esta estructurada de acuerdo a proyectos y no a departamentos

Gerente de Proyecto

El gerente de proyecto tiene gran autoridad La comunicacin en el proyecto es fluida (un slo equipo) Lealtad al proyecto es fuerte Puede tener lo mejor de ambos

Mixta o Matricial
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Organizacin hbrida donde los individuos reportan a un Gerente de Proyecto y a un Gerente Funcional

Poder balanceado entre ambos gerentes

Duplicacin de esfuerzo en algunas tareas Mayor conflicto 30 Menos lealtad UTP - FIIS

11. Influencias organizacionales

Estructura Organizacional Caractersticas del proyecto

Funcional Matriz dbil Poca o nada Poca o nada Limitada Limitada Gerente Funcional A tiempo parcial

Matriz Matriz balanceada Baja a moderada Baja a moderada Mezcla A tiempo completo Matriz fuerte Moderada a alta Moderada a alta Gerente del Proyecto A tiempo completo Gerente de Proyecto o Gerente de Programa A tiempo completo

Proyectizada

Autoridad del Gerente de Proyecto Disponibilidad de recursos

Alta a casi total Alta a casi total Gerente del Proyecto A tiempo completo Gerente de Proyecto o Gerente de Programa A tiempo completo

Quin controla Gerente el presupuesto Funcional del proyecto Rol del Gerente del Proyecto Cargos comunes para el gerente del proyecto Personal administrativo de la gerencia del proyecto.
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A tiempo parcial

Coordinador o Coordinador o Gerente de Lder de Lder de proyecto / proyecto responsable de proyecto proyecto A tiempo parcial A tiempo parcial A tiempo parcial

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