Organizar eventos culturales tiene caractersticas que son comunes a todo tipo de acontecimientos, pero tambin rene algunas

particularidades muy propias del rea, as que debemos conocerlas si tenemos en mente o estamos a cargo de realizar uno. Si sigues estas recomendaciones para la programacin y la ejecucin del evento, tus oportunidades de xito sern notablemente mayores.

En primer lugar, determina cuntas personas vas a necesitar para trabajar a tu lado. No importa si es un evento pequeo, jams logrars buenos resultados si decides trabajar solo, as que lo primero es asegurarse de formar un buen equipo de trabajo, con la cantidad adecuada de miembros. Mientras ms grande sea el evento, por supuesto, mayor ser el nmero de personas que debern acompaarte. Nunca escatimes recursos a la hora de formar tu grupo, es preferible pagar ms para contar con ms gente que ahorrar dinero y luego darse cuenta que falta gente para realizar las diversas tareas que existen en este tipo de emprendimiento.

Pero no slo debes pensar en la cantidad de personas que compondrn tu grupo, sino tambin en la calidad de las mismas. Claro que puede ser ms cmodo o econmico trabajar con amigos o incluso familiares, pero debes ponerte a pensar si ellos estn capacitados para sus funciones o si en realidad no tienen idea de lo que hacen. Trabaja con profesionales, con personas que puedan rendir en alto nivel y darte resultados.

Seleccinalos por rea: mientras unos sern buenos en planeacin, otros lo sern en finanzas, y otros en marketing, por ejemplo. Y aqu est otro secreto, que es el de saber equilibrar tu grupo de trabajo. El mismo debe ser armnico, pero con miembros de distintas habilidades y caractersticas.

Una vez armado el equipo de trabajo, pasamos a la etapa de planificacin. Determina, en primera instancia, cundo se realizar tu evento. Trata de elegir fechas que no coincidan con otros de igual o mayor magnitud. Por ejemplo, no organizars un festival de teatro si en la misma semana se

organiza otro; lo nico que logrars si lo haces es perjudicar a ambos eventos. Si vas a invitar artistas, coordina con ellos las mejores fechas, aquellas en que ellos puedan estar. Toma en cuenta tambin que siempre es mejor programar para fines de semana que en das ordinarios, aunque sta tampoco es una regla exacta.

Otro aspecto que debes observar a la hora de escoger fechas es la estacin del ao. En invierno, las personas tienen menor predisposicin a salir de casa que en verano o primavera. No elijas pocas lluviosas, porque te pueden arruinar la asistencia de pblico o incluso el evento. Si hay algn evento demasiado importante como un partido de la seleccin nacional de ftbol o el mismo Mundial, piensa siempre en otras fechas, por dos motivos: hacer el evento en los mismos das te restar pblico y la difusin de la prensa ser menos probable.

Definida la fecha, viene entonces la fase de elaborar el presupuesto. Aqu no debes dejar pasar nada: si organizas una presentacin de teatro con un grupo de afuera, por ejemplo, piensa en el alquiler de la sala de teatro, en el hospedaje, alimentacin y cach de la compaa, en los gastos de difusin y produccin, en el pago del personal, en fin, en todo lo que concierna a la realizacin del evento. Tambin debes definir si utilizars capital propio, patrocinios o ambos. Eso es muy importante para fijar cuntos fondos se desea captar.

El presupuesto tambin debe ser pensado en funcin a la duracin del evento, porque es posible que conferencistas, artistas o profesionales que invites al mismo quieran llegar con acompaantes, especialmente si se trata de un acontecimiento de larga duracin. Otra posibilidad es que sean requeridos intrpretes o traductores o incluso guas que lleven a los invitados a distintos lugares, con fines tursticos, en el caso de que sean personas del exterior o de otras regiones.

Pero al hablar de finanzas, no debemos pensar nicamente en cunto vamos a gastar, sino en cunto vamos a ganar. Tener claro la cantidad de ingresos posibles es fundamental para determinar con cuntas personas trabajaremos, cunto les pagaremos y cunto gastaremos en total. Si los beneficios fueran menores a los costos, entonces debemos pensar en entradas ms caras (analizando el potencial del evento) o, preferentemente, definir un valor que deber ser captado mediante patrocinios.

Un punto fundamental, no siempre contemplado, es el de la seguridad. Esto no slo se refiere a un personal que realice el trabajo de seguridad de los artistas o invitados, del pblico y de los materiales utilizados (aunque tambin), sino de tener un seguro para el caso de que el evento no se realice o de que haya contratiempos. Son muchos los riesgos que existen en cualquier evento e innumerables los factores que pueden incidir para su cancelacin o fracaso, as que asegurarse es siempre una buena idea.

En cuanto al lugar donde se realizar el evento, debes pensar en factores como la comodidad, la seguridad, la disponibilidad, la capacidad de pblico, la adecuacin para dicho evento y los costos. Es imprescindible hacer una revisin personal del local, a fin de asegurarse de que dispone de todos los requisitos necesarios para el acontecimiento. Toma en cuenta, adems, que la mayora de las salas o locales exigen la cancelacin del 50% del alquiler a la firma del contrato y la otra mitad antes de iniciarse el evento, por lo que debers contemplar necesariamente esos gastos.

Finalmente, ten en cuenta que un evento existe si es conocido. Si no das a conocer la realizacin del mismo, por ms espectacular que pueda ser, cul crees que ser el resultado? Entonces destina una buena cantidad de fondos en publicidad, considerando afiches, marketing por Internet (sitio web, redes sociales, etc), spots y espacios en medios de comunicacin. Asegrate de tener contacto fluido con periodistas y lograr que tu evento sea difundido tanto por publicidad pagada como no pagada (notas de

prensa, por ejemplo). Mientras ms dinero inviertas (inteligentemente, claro est) en marketing, mayor ser el nmero de personas a las que llegars y, por consiguiente, mayores tus posibilidades de xito.

Papitas cctel. Estas papitas enanas pueden sacarnos de miles de apuros cuando tenemos una fiesta o reunin en casa. Son sper rpidas de sancocharse y puedes servirlas con cscara pinchadas con palitos. Prepara una rica salsa en casa o cmprala en el supermercado para acompaar las papas. Salsa guacamole, golf o huancana son algunas de las ideas ms ricas.

Salchichas.

Corta las salchichas en rodajas medianas, colcalas sobre una fuente y pnchalas con palitos. Esta idea es perfecta y sper rpida si lo que necesitas es ganar tiempo. Para acompaar, acomoda tres recipientes pequeos en la mesa: uno con mayonesa, otro con ketchup y uno ms con salsa de aj para los ms osados. Otra idea es juntar las salchichas con un ingrediente ms, como cuadrados de queso o tomates cherry.

Enrollados de jamn y queso.

A m me encanta el queso y ms si lo acompao con jamn. Pon una rebanada de queso sobre una de jamn y enrolla. A este rollo largo le colocars unos tres o cuatro palitos de pinchar y proceders a cortar de manera que queden rollitos ms pequeos. Puedes colocar el jamn sobre el queso tambin para crear un efecto diferente en la bandeja en intercalarlos por colores.

Pasos para el planeamiento de un evento

Diseo y cotizacin Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos comunicarle al pblico participante como a los anunciantes o patrocinantes del evento y las expectativas que el productor del evento tiene con relacin a la realizacin de la reunin. Produccin El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunin y que tienen como objetivo principal la preparacin de los recursos y equipos que componen el evento. Preponderantemente se trata de coordinacin entre las prestaciones. Montaje Disposicin del equipo y los recursos tcnicos, humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizar el evento. Ejecucin Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y dems. Desmontaje Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento. contratacin de proveedores y

Evaluacin de resultados Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones.

Organizado de la feria cultura

1.- Debemos de ver el espacio que tenemos y apartir de ello ver como planificar todo lo demas, checar que van hacer los grupos.

Van a bailar? Haran una representacion artistica que requiera gran espacio,como un musical o guion teatral? Necesitan algun tipo de herramienta especial para llevar a cabo su numero como tarimas ,proyectores ? Duracin del numero. El numero va a durar mucho como una expocicion fotografica o una representacion de pinturas o durara solo lo nesesario como un actio teatral?

Para contestar eatas preguntas mis compaeros ,entrsvistaran a los grupos encargador de los numeros culturales para ver lo que nesesitan y asi poner su ubicacion en un lugar y hora determinados garantizo que todo quede en su justo lugar

Espacio.Teniendo esto en cuenta y viendo los requisitos de cada numero ,p ,se tendr que ver que varios numeros compartiran un espacio durante toda la feria,pero otro no lo hara por ejemplo la tarima la usaran varios gupos

como vallan a presentar sus obras. Tambien se nesesita dejar espacio para que los visitantes puedan moverse libremente,pero tambien hay que pensar que habra varios puntos fijos en la exposicion como exibiciones de pinturas y fotograficas, tenemos que asegurarnos que cada exibicion tendra la dosis de atencion nesesaria para poder compensar el esfuerso de nuestros compaeros,por eso tenemos pensado poner un camino delimitado por que circulen los visitantes,con el espacio para que puedan andar fcilmente pero no con suficiente lubertad para que si quieren se puedan saltar a las expociciones para ellos mas interesantes,para resolver este contratiempo planeamos diseasr la feria como un camino de caracol con solo una entrada y unsa salida ,teniendo un unico flujo asi obligando alas personas para trensitar de una determinada forma,pero tambien teniedo cuidado para que por si algua persona se detiene a apreciar las obras, no estorbe el andar de las dems.