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APUNTES DE CONTABILIDAD
Toda gestión empresarial se desenvuelve considerando 2 tipos de variables: Internas, que son
controlables; Externas, que generalmente son incontrolables para el empresario o ejecutivo. La gestión
empresarial se refiere a tomar decisiones y asumir sus riesgos. Todo empresario debe tomar decisiones.
La empresa se mueve, camina, crece o desaparece, por la toma decisiones que haya hecho su empresario.
Esto se denomina planificación y corresponde a la primera etapa del proceso administrativo. Todo
empresario hace planes a corto, mediano y largo plazo, es decir, planifica la vida de la empresa.
Para una buena toma de decisiones, el empresario debe basarse en información confiable y para ello se
vale:
Debe ser confiable y para que esto suceda debe ser óptima.
Significativa Exacta
Información - Racional Completa Veraz
OPTIMA Económica Clara
es Referida a Nivel
Confiable
- Oportuna
La información es:
OPORTUNA : Cuando se encuentra al día. Una información atrasada solo tiene un valor histórico, pero
no sirve mayormente para tomar decisiones presentes.
SIGNIFICATIVA : Debe tener significado con respecto al desarrollo de las actividades de la empresa,
para ello debe ser exacta, es decir, no aproximada ni estimada. Debe reflejar valores reales.
CLARA : Indica que debe tener presente que la información debe ser lo más fácilmente
entendible y no entregar estados contables de gran complejidad que sólo los profesionales los
comprendan. Por último referida a un nivel, indica que siempre debe entregarse información por niveles.
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COMPLETA : Debe abarcarse toda la empresa al entregar la información, el ejecutivo, por medio de
ella, debe visualizar todos los aspectos de la firma.
ECONÓMICA : Deben arbitrarse los medios para que la información no sea antieconómica, es decir, muy
onerosa para la empresa, no justificándose el alto costo para tomar la decisión.
La Contabilidad deberá cumplir las siguientes funciones:
I.-Registrar
II.-Informar
III.-Controlar
Toma de decisiones
Hechos Económicos Registros Información
Control
LA CONTABILIDAD
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Se la presenta bajo dos aspectos: como ciencia, cuando se la considera como el conjunto de
PRINCIPIOS ordenados sistemáticamente, que establecen o determinan la forma y manera de realizar las
operaciones necesarias para administrar debidamente los bienes, riquezas y utilidades de que dispone una
persona jurídica o individual; y como arte, cuando se define como la realización material del conjunto de
reglas de las operaciones administrativas indispensables para la exacta organización económica del
individuo o colectividad. La importancia de la CONTABILIDAD radica en que además de facilitar el
conocimiento verdadero de un negocio, constituye, dentro del Derecho Mercantil, una obligación impuesta
por la ley de los comerciantes de llevar la contabilidad mercantil.
La Contabilidad es una ciencia que tiene una técnica. La función de la ciencia contable consiste en
hacer una larga serie de estudios de las cifras ordenadas previamente por esta técnica llamada Teneduría
de Libros, para obtener conclusiones que permitan decir si la situación es buena o mala y como podría
mejorarse. La Contabilidad debe interpretar las cifras, aplicar sus leyes y obtener conclusiones.
Entendemos por CIENCIA el conocimiento cierto de las cosas por sus principios y causas,
elevándose su carácter positivo ya que investiga las causas de acuerdo a los hechos conocidos y que puede
observar. La ciencia estudia lo que es, no lo que debe ser. La ciencia tiene leyes.
Definiéndose como TECNICA el conjunto de procedimientos de un arte o ciencia. La técnica tiene
reglas.
Nuestro CODIGO DE COMERCIO, es su Libro I, Título II, Art.25°, plantea a los comerciantes la
exigencia de llevar contabilidad y señala los libros obligatorios. En artículos siguientes determina otras
normas legales que deben cumplirse para la correcta confección de la Contabilidad Mercantil.
METODOS
PISOS
SISTEMAS
PRINCIPIOS CIMIENTOS
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Los PRINCIPIOS de Contabilidad son leyes o reglas que deben respetarse para desarrollar esta
ciencia y su técnica. Son guías de acción, son una base establecida de conducta o práctica.
Existen principios que rigen para su país determinado, conforme a su sistema económico, y otros
que son de uso universal. De estos últimos veamos los más importantes:
1.1.- La moneda, común denominador: En Contabilidad sólo se registran aquellos hechos que puedan
ser expresados en términos monetarios.
1.2.-La entidad mercantil : la empresa es diferente de las personas que la integran; luego, la
Contabilidad se lleva para las empresas como entidades y no para las personas que las componen
(propietarios o socios ).
1.4.-.El costo como base de evaluación: los activos se registran al precio que se pagó por adquirirlos.
Luego, las cifras de los activos, de acuerdo con la Contabilidad de una empresa, NO muestran el valor a
que éstas podrían venderse.
1.5.-La partida doble: este principio lo volveremos a tocar más adelante debido a su extraordinaria
importancia en la Contabilidad actual. Por ahora diremos que la Contabilidad equivale a una balanza de 2
brazos o 2 platos. Si en uno ponemos un valor determinado, para mantener el equilibrio, en el otro
deberemos colocar otro valor equivalente lo que conducirá a balancear o equilibrar los valores.
Obtendremos una nivelación.
1.6.-Invariabilidad del Capital: el capital es inventariado durante el ejercicio. Esto quiere decir, que
el capital no puede ser modificado, durante el ejercicio, con las operaciones propias de la empresa
significativas de pérdidas o ganancias.
1.7.-Realización: las ventas se materializan en el momento que las mercaderías salen de bodega rumbo
al cliente, o en el momento que se prestan los servicios independientes de su forma de pago. Igual cosa
sucede con los gastos de ventas. Las ventas no deben contabilizarse como tales cuando se recibe el
pedido del cliente, ni cuando se firma un contrato ni cuando las mercaderías se manufacturan, sino
cuando los artículos se embarcan o expiden al cliente.
1.8.-Consistencia: una vez que la empresa ha decidido el uso de un método o sistema, deberá manejar
todas las subsecuentes operaciones iguales en la misma forma. Esto debe mantenerse durante todo el
ejercicio y a través de los sucesivos ejercicios. De esta manera podrán hacerse comparaciones entre un
ejercicio y otro sin riesgo a errores.
1.9.-Criterio Conservador: debe emplearse siempre una base conservadora para actuar. Esto
significa que, existiendo 2 o más caminos que el contador pueda emplear para el más bajo valor de activo
y por otra parte, registrará todas las pérdidas al momento de producirse, pero los ingresos SOLAMENTE
cuando sean realmente ciertos.
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1.10.-Materialidad o importancia: en Contabilidad sólo se registran los hechos económicos importantes
vale decir aquellos que tengan una significación de los resultados de la empresa. Aquí impera el criterio y
sentido común del contador.
La actividad contable se inicia con la ecuación que se conoce como "ECUACION DEL INVENTARIO"
A - P = C
En ella está contenido todo el misterio de esta técnica contable, Significa:
ACTIVO : Todo lo que posee la empresa y todo lo que le deben. Es decir, todo lo que tiene un valor
potencial futuro para la empresa.
CAPITAL : Es la diferencia entre lo que tiene y lo que debe. Corresponde al aporte del
dueño o dueños.
A = P + C
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Ahora bien, tanto el Activo como el Pasivo están formados por diferentes rubros, tales como
dinero, mercaderías, maquinarias, letras por pagar, etc. Cada uno de estos rubros recibe el nombre de
cuenta.
CUENTA : Cuadro contable representativo de bienes o valores de una misma especie o naturaleza.
Adopte el siguiente rayado:
NOMBRE FOLIO
Para simplificar su uso se usa el rayado esquemático o "esquema de cantidad" que consiste en una T.
En cada cuenta se anotan valores monetarios tanto al Debe como al Haber. Las anotaciones al
Debe se llaman CARGOS y se dice que la cuenta se carga, se debita o se adeuda. Las anotaciones al
Haber se llama ABONOS y se dice que la cuenta se abona, se acredita o se adata.
La suma de los cargos recibe el nombre de DEBITO y la suma de los abonos se denomina
CREDITO.
La diferencia entre Débito y Crédito se llama SALDO. Existe saldo deudor y acreedor. También la
cuenta puede estar saldada, es decir, sin saldo.
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DEBE NOMBRE HABER
Cargos Abonos
DEBITO CREDITO
Como el Activo y el Pasivo están formados por cuentas, podemos hablar de Cuentas de Activo y Cuenta de
Pasivo.
CUENTAS DE ACTIVO : Son aquellas que representan los bienes de Activo, es decir, todo lo que
la empresa tiene y le deben.
CUENTAS DE PASIVO : Son aquellas que representan las deudas de la empresa. Existen, además
otras clases de cuentas: de Orden y de Resultado.
CUENTAS DE ORDEN : Son aquellas que representan garantías y responsabilidades, dan origen a
Activos y Pasivos eventuales, potenciales o latentes, que al cumplirse ciertas condiciones, se transforman
en Activos o Pasivos reales. Si la condición no se cumple el Activo o Pasivo eventual desaparece.
Es lógico que el Capital se representa por una cuenta cuyo nombre es el mismo: CAPITAL. Esta
cuenta representa el aporte del dueño . Cada vez que la empresa realiza un hecho económico que
corresponda a un gasto, una pérdida o un ingreso, el capital varía, pero como existe un principio de
INVARIABILIDAD DEL CAPITAL, que dice que éste es invariable durante el ejercicio, disminuciones y
aumentos del Capital que ocurran durante el ejercicio se registran en un número de cuentas que se
denominan CUENTAS DE RESULTADO y que son reemplazantes del Capital.
CUENTAS DE RESULTADO: Son aquellas que nos dan a conocer el resultado de la gestión económica de
la empresa durante el ejercicio. Registran gastos, pérdidas o ingresos.
En resumen, cuatro son las clases de cuentas con que trabajaremos: Activo, Pasivo, Orden y
Resultado. Para no olvidarnos recordemos la sigla APOR.
1.-PLAN DE CUENTAS : Es una agrupación sistematizada de todas aquellas cuentas que le son
necesarias a la Contabilidad de una empresa, preparada especialmente para ella, clasificándolas en Activo,
Pasivo, Pérdidas, Ganancias, Orden, etc. Al crearse el Plan de Cuentas debe tenerse como finalidad el
logro de una amplia información y control, a fin de conocer lo siguiente:
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Para que el Plan cumpla con la finalidad para la que se crea debe ser:
I Racional
II Amplio
III Flexible
IV Práctico
V Codificado
RACIONAL : Debe perseguir un objetivo, hacerse pensando en función del orden que se dé a las
distintas clases de cuentas y no instintivamente y en forma desordenada.
AMPLIO : Debe abarcar todas las actividades de la empresa para expresar la información que la
Contabilidad debe proporcionar. No debemos olvidar que las decisiones que toman los empresarios o
ejecutivos de una empresa se basan en gran medida en la información que entrega la Contabilidad.
FLEXIBLE : Al confeccionarlo debe preverse una ampliación futura de él para adaptarlo a un posible
crecimiento de la empresa.
PRACTICO : Al formularlo debe tenerse presente que sea fácil de manejar, tomando en consideración
la situación económica y material de la empresa, como asimismo el personal que hará uso de él. Debe
minimizarse su costo.
CODIFICADO : Por necesidades de control, facilidad y rapidez, se prefiere sustituir el nombre de las
cuentas por números o letras, o ambos a un tiempo. Existen varios sistemas:
a) Numérico
b) Decimal
c) Alfabético
d) Mixto ( letras y números)
e) Mnemotécnico.
a) CODIFICACION NUMÉRICA : Se designa cada cuenta con un número. Para esto primero se
agrupan las cuentas por clase y se destina a cada clase una determinada numeración. Ej:
1 al 100 = Activo
101 al 200 = Pasivo
201 al 300 = Orden
301 al 400 = Pérdidas
401 al 500 = Ganancias
Así tendríamos que las cuentas serían reemplazadas por números como sigue:
ACTIVO PASIVO
b) CODIFICACION DECIMAL : Es una derivación de la numérica, pero aquí cada clase tiene un
número, cada grupo o subgrupo otro número y cada cuenta otro, etc..
f) MANUAL DE CUENTAS : Por último, es conveniente llevar un manual, que sea un texto-guía
para la empresa, el que consiste en una ampliación del Plan de Cuentas, conteniendo detallada descripción
de los distintos conceptos de cargos y abono de cada cuenta. Se analizan, también, su clasificación, uso,
finalidad y conexión de las cuentas entre sí.
Asimismo, se da una amplia visión del manejo de los distintos registros que usa la Contabilidad y se
definen los términos de uso más corriente en la empresa.
2.- TRATAMIENTO GENERAL DE CUENTAS : Es el estudio que se hace con el ánimo de saber a qué
grupo de la Ecuación del Inventario, o a que clase, pertenecen las cuentas, cómo las afectan los
cargos, los abonos, qué saldo tienen, etc. Podemos distinguir dos formas de tratamiento: el general y
el particular.
2.1.-TRATAMIENTO GENERAL DE CUENTAS: consiste en saber cómo afectan a las distintas clases
de cuentas un cargo y un abono:
En una operación contable las cuentas que reciben cargos, cualquiera que sea su clase, se
denominan Cuentas Deudoras; y las que reciben abonos se llaman Cuentas Acreedoras.
2.2.1. CUENTES MIXTAS: aquéllas que normalmente son de una clase, pero que circunstancialmente
cambian a otra, como por ejemplo:
Por ser esta materia de sumo interés, la que debe ser dominada por el estudiante al igual que por el
profesional, ya que durante todos los años de estudio y luego en el ejercicio de la profesión estará
"tratando cuentas," daremos algunos ejemplos tomando como base varias cuentas de uso corriente en el
Contabilidad.
IV.-Se abona por las salidas de dinero, llamadas Egresos. Pueden ser pagos, inversiones, depósitos, etc.
Egresos: Salida de dinero de Caja.
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V.- Saldo Deudor.- Jamás podrá tener saldo acreedor ya que no puede salir más dinero del que entra.
VI.-Representa ( el saldo) el total de valores que quedan en Caja.
VII.-La comprobación (del saldo) se efectúa por medio del Arqueo. Arqueo de Caja: Recuento físico de
los valores habidos en ella.
V.- a) Saldo deudor. b) Saldo acreedor. Tendría este último saldo en el caso que el Banco
concediera un sobregiro por girar en descubierto .
VII.- El saldo, sea deudor o acreedor, se comprueba por medio de la Conciliación Bancaria.
CARTOLA BANCARIA: es el estado de cuenta que envía mensualmente el banco a su cliente con el
movimiento habido en el mes, indicando saldo anterior, cheques cobrados, depósitos, intereses impuestos,
etc. y e l saldo actual.
Este estudio de las cuentas debe hacerse con cada una de ellas, existiendo algunas de fácil
tratamiento y otras un poco más complicado. Deben considerarse todas las situaciones que dan origen a
un cargo o un abono. Mientras más amplio, profundo y completos sea el tratamiento, más sencillo
resultará entender su empleo en contabilidad.
ANALISIS DE TRANSACCIONES
Toda transacción se compone de dos partes: un deudor y un acreedor y para poder contabilizarla
correctamente es necesario saber, qué cuentas intervienen, ubicar su clase y establecer si actúan como
deudoras o acreedoras, vale decir, si reciben cargos o abonos. Hay que tener presente, en todo momento,
que debe cumplirse el principio esencial de la partida doble:
CUADRO DE RECURSOS
Con el objeto de registrar las transacciones en los libros previamente adecuados, es necesario
hacer un análisis de ellas para saber qué cuentas intervienen, cuál es su clase y cómo se afectan.
Para facilitar el estudio seguiremos un ordenamiento lógico, generalizado dentro de la contabilidad y que
corresponde al siguiente cuadro:
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Hay que tener presente que en toda operación comercial, de cualquier índole, el valor se expresa
en moneda y cualquiera que sea el número de cuentas que intervengan, debe cumplirse con la partida
doble.
1.-El Dr. José Cárdenas inicia un negocio aportando $5.000.000 en efectivo y una máquina de escribir que
se valoriza en $50.000.-
3.-Compra mercaderías afecta al 18% IVA, en $ 1.180.000 total que cancela con cheque.
5.-Compra papel y sobres, calco lápices y otros materiales por $50.000- que paga en efectivo.
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inventariables ,no materiales, los que se llevan a la cuenta MATERIALES DE OFICINA O GASTOS
GENERALES.
Por tratamiento particular y general de cada cuenta (página 9 ), sabemos su clase, cómo se afectan y, por
ende, si reciben cargos o abonos.
A = Activo
P = Pasivo
R- = Pérdida (Resultado Negativo)
R+ = Ganancia (Resultado Positivo)
0 = Orden
+ = Aumenta
- = Disminuye
LIBROS PRINCIPALES.
Todas las transacciones, respaldadas por un documento, que recibe el nombre de Comprobante de
Contabilidad, deben registrarse en los libros o registros debidamente adecuados para ello.
a) El Libro Diario
b) El Libro Mayor o de Cuentas Corrientes.
c) El Libro de Balances.
d) El Libro copiador de cartas.
LIBRO DIARIO : En este libro deben asentarse o registrarse o anotarse, en orden cronológico y día por
día, todas las operaciones que ejecute el comerciante, expresando en forma detallada el carácter o
circunstancia de cada una de ellas. Esta obligación la impone el articulo27 del Código de Comercio. De ahí
su nombre "DIARIO" encargado de registrar día por día todas las operaciones.
Las transacciones que se registran en el Diario reciben el nombre de ASIENTOS.
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ASIENTO O PARTIDA : Es el registro en el Libro Diario de una operación mercantil, en virtud a lo
dispuesto en Art. 27 del Código de comercio.
1.-Asientos Simples: son aquellos que tienen una cuenta deudora y una acreedora.
La correcta confección de un asiento en el Diario requiere de técnica y cuidado como veremos más
adelante.
1 2 3 4
En la columna -1- se registra el número de folio del Libro Mayor correspondiente a la cuenta. Si
se encuentra anotado este número significa que el valor por el cual se cargó o se abonó, la cuenta fue
traspasada al Libro Mayor.
En la columna -2- se registran las cuentas que intervienen en la operación comercial y componen el
asiento. Las cuentas deudoras se anotan al margen izquierdo y las acreedoras un poco más a la derecha,
anteponiendo a la primera cuenta acreedora la preposición "a". En esta misma columna, en el reglón
correspondiente anterior a la primera cuenta deudora anotada, se hace una línea horizontal dejando dos
espacios, el primero para el número correlativo del asiento y el segundo para el día en que se registra; ya
que el mes y el año se ubican al comienzo de la página. Terminadas las cuentas se escribe la glosa. Esta
debe ser una síntesis de la transacción.
En las columnas -3- y -4- se anotan las cantidades deudoras y acreedoras correspondientes, las que
deben cumplir con el principio de la partida doble.
Cuando una página se completa debe sumarse y arrastrarse las sumas a la página siguiente. Si queda
algún reglón en blanco se utiliza con una llave.
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FOLIO : Se entiende por "folio" toda hoja de un libro contable. Todo folio lleva el número de página.
Cada folio consta de 2 páginas. Por lo tanto, cada página lleva un número.
MARZO 2001 14
LIBRO MAYOR : Otro de los libros principales exigidos por el Art. 25 del Código de Comercio. Vimos
anteriormente que todas las transacciones deben registrarse en el Libro Diario en forma de asientos,
pero interesa conocer el estado particular de cada cuenta, saldo inicial, débito, crédito y saldo final. Para
ello debe resumirse el movimiento que afecta a cada una. El Libro Mayor fue creado especialmente para
representar las cuentas en forma concreta y contable, y registrar su movimiento. En otras palabras, en
el Mayor todas las operaciones contables se clasifican por cuentas. Este libro no es independiente, sino
que debe cumplir los requisitos que fija el ciclo contable del sistema uso. Los asientos a que dan origen las
transacciones deben contabilizarse en el Libro Diario y luego pasarse al Libro Mayor, cuenta a cuenta. En
ningún caso deben comenzarse las anotaciones por el Mayor, sin pasar primero por el Diario.
La foliación del Mayor es, generalmente, simple. En este caso se ocupa una página para cada
cuenta. El rayado más generalizado y más fácil de usar es el que presentamos. Sin embargo, cualquier
rayado en uso deberá cumplir con el proceso básico que explicaremos a continuación.
CUENTA:
Deudor Acreedor
1 2 3 4 5 6 7 8
La columna -3- se usa para registrar la Contra-cuenta que corresponde a la cuenta, según el asiento de
Diario.
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La columna -4- tiene por objeto registrar el Nº. del asiento y el Nº del folio diario. Así se cuenta con la
información del origen del cargo o abono de la cuenta, v.gr: el asiento N° 73, correspondiente al folio 14
del Diario,, se registrará en esta forma: 73/14.
El saldo de la cuenta, sea deudor o acreedor, se registrará en las columnas -7- u -8- respectivamente.
CONTRA-CUENTA : Como los asientos constan de cuenta o cuentas deudoras y cuenta o cuentas
acreedoras, se entiende por el contrario-cuenta a la deudora con respecto a la acreedora y viceversa. Al
pasar el asiento de diario al Mayor, si es simple, en el Mayor se anotará el nombre de la contra-cuenta, y
si el asiento es compuesto se usará la palabra VARIOS para representar el nombre de más de una cuenta.
LIBRO DE BALANCES : En este libro se registran los Balances de la empresa y también los inventarios.
Dice el Art. 29 del Código de Comercio que: " Al abrir su giro, todo comerciante hará en el Libro de
Balances una enunciación estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus
créditos activos pasivos." En el inciso 2°, señala que al fin de cada año registrará en este mismo libro un
Balance General de sus negocios.
El término Balance lo estudiaremos más adelante. Veamos sí ,que se entiende por " inventario"
INVENTARIO: es un detalle valorizado de todos los bienes, de cualquier naturaleza, que posee una
persona o una empresa, a un momento dado. Para establecer la existencia de los bienes se procede a
contarlos, medirlos, pesarlos o ubicarlos, dándoles el valor monetario que les corresponde según facturas,
registros, etc.
Una clasificación que podemos hacer en cuanto al tipo de inventarios, es la siguiente:
Inicial
Periódico
Perpetuo, Permanente o Continuo
INVENTARIO Selectivo
Parcial
General
Analítico
Final
Etc.
INICIAL : El comerciante que inicia actividades debe efectuar una "enunciación estimativa de
todos sus bienes" y registrar este inventario en el Libro de Balances. Los valores que asigna a los bienes
dependen del criterio del comerciante ya que en este inventario no interviene autoridad alguna. Claro
está que los valores que se asigne a los bienes muebles deben estar de acuerdo con el valor real de ellos y
la estimación debe efectuarse con criterio objetivo.
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Este inventario reviste suma importancia ya que sirve de base para establecer el patrimonio de la
empresa e iniciar su contabilidad, dando origen a la Ecuación del Inventario o del Patrimonio :
A-P = C. Una vez registrado en el Libro de Balances, esta Ecuación se transforma en una igualdad del
inventario, ya que el Capital se representa en el Pasivo: A=P. En este momento el
Pasivo está representando las deudas con terceros (Capital de Terceros) más las deudas con los dueños (o
dueño) que corresponde al Capital propiamente tal.
PERIÓDICO : Aquél que se efectúa cada cierto tiempo, teniendo como objetivo verificar las
existencias y sus valores, evitando que se mantengan diferencias producidas por errores, fraudes o robos.
ANALÍTICO : Aquél en cuyo detalle se dan a conocer los elementos constitutivos de los bienes,
discriminando minuciosamente sobre la conformación de sus valores.
FINAL : Se efectúa al cierre de un ejercicio contable y sirve de base para los ajustes que
deben hacerse con motivo del Balance General.
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PASIVO
Letras por Pagar
Importadora de Repuestos
Vence 30-10-01 600.000.- 600.000.-
Varios Acreedores
Hugo Salinas 250.000.-
Heriberto Acevedo 20.000.- 270.000.-
Capital
Aporte Sr. Pedro Castro 330.000.-
Del inventario Inicial presentado se desprende que éste no es más que un ordenamiento de los
diferentes bienes, valores y deudas ( a favor y en contra) que aporta el capitalista o dueño de la empresa,
en este caso D. Pedro Castro.
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Al proceder de la forma señalada se tiene la seguridad de no errar en el desarrollo contable
futuro, no hay que olvidar que del Libro de Balances se pasa al Libro Diario y de éste al Mayor abriendo
las cuentas necesarias.
Trabaje con cuidado. Si es necesario haga primero un borrador y luego formule el registro
definitivo en el Libro de Balances. Este es su primer paso contable. Hágalo bien.
SISTEMA JORNALIZADOR.
Antes de entrar en materia sobre el sistema en estudio, debemos definir algunas herramientas
que serán necesarias para comprenderlo en toda su magnitud.
SISTEMAS CONTABLES SEGÚN NÚMERO DE LIBROS: Dos son los sistemas principales en esta
materia:
a) Jornalizador o Básico.
b) Centralizador o Diarios múltiples.
Nos corresponde estudiar el Sistema Jornalizador. Es el más sencillo de todos y se reduce a una
anotación cronológica de las operaciones comerciales, día a día, y luego su acumulación hasta llegar al
Balance General. Su nombre, Jornalizador viene del italiano y corresponde a la traducción de "IL
Giornale" registro que se empleaba desde muy antiguo para anotar las transacciones. En castellano se
denomina a este libro DIARIO y en él se registran o asientan todas las operaciones de la jornada.
Su base legal, en cuanto a los libros que ocupa, está en el Art.25 del Código de Comercio, que
dice: "Todo comerciante está obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia
a) El Libro Diario
b) El Libro Mayor o de Cuentas Corrientes
c) El Libro de Balances
d) El Libro Copiador de cartas
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En el Libro Diario deben contabilizarse todas las operaciones efectuadas en el día. Ésta exigencia
legal, que a su vez le da el nombre de Jornalizador, está contenida en el Art. 27 del Código de Comercio,
que dice: "En el Libro Diario se asentarán en orden cronológico y día por día las operaciones
mercantiles que ejecute el comerciante, expresando detalladamente el carácter y circunstancias de
cada una de ellas."
Por su parte, el Art. 26 ordena: "Los Libros deberán ser llevados en lengua castellana".
Y esto, aunque parezca de Perogrullo, es importantísimo. ¿Qué pasaría si cada comerciante extranjero, o
cada empresa extranjera, llevara su contabilidad en su lengua natal?- Por razones obvias esto no es
posible y nuestro código, para no dejar lugar a dudas así lo establece.
Para visualizar con mayor facilidad el funcionamiento del Sistema, a continuación se presenta un Flujo
grama que muestra la secuencia que deben seguir las operaciones de registro hasta llegar al Balance,
cumpliendo así el objetivo contable.
A
LIBRO MAYOR
(1) R
T.
29
I
N
BALANCE
COMPROBACION Y C
SALDOS I
S
O
2°
AJUSTES
HOJA DE TRABAJO
BALANCE GENERAL
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Toda empresa, o persona ,que inicie actividades debe confeccionar un INVENTARIO INICIAL. Su
exigencia legal está contenida en el Art. 29, inciso 1°. , del Código de Comercio, que dice " Al abrir su
giro, todo comerciante hará en el libro de balances una enunciación estimativa de todos sus bienes, tanto
muebles como inmuebles, y de todos sus créditos activos y pasivos".
Este inventario, en calidad de ASIENTO DE APERTURA (primer asiento de contabilidad de una
empresa) se registra en el Libro Diario, donde se llevan posteriormente todas las transacciones del
ejercicio.
Del Diario se pasa al Mayor y luego se confecciona un Balance de Comprobación y Saldos.
Con esta base, normalmente al término del ejercicio, se efectúan las operaciones de ajuste que luego se
traspasan al Diario y de ahí al Mayor. Para estos ajustes se ocupa una hoja de Trabajo.
Del Mayor, ya ajustadas todas las cuentas se procede a confeccionar el Balance General, que debe
registrarse en el Libro de Balances, de conformidad a la exigencia legal del Art. 29.Inciso 2° que dice: "A
fin de cada año formará en este mismo libro un balance general de todos sus negocios, bajo las
responsabilidades que se establecen el Libro IV de este código.
Sea el ejercicio:
1.- El 15 de Abril del 2001 el Sr. José López inicia actividades en el ramo de venta de abarrotes. Su
aporte consiste en:
Dinero $ 1.200.000.-
2 Escritorios madera, c/u 40.000.-
5 Sillas madera c/u 15.000.-
1 Máquina de escribir Underwood 60.000.-
Varias cuentas por cobrar a:
Rosa Pérez 30.000.-
Alberto Rojas 50.000.-
José Sepúlveda 10.000.-
2 letras por cobrar aceptadas por:
Alfonso Hidalgo, venc. 10-06-01 20.000.-
Carlos Manterola, venc. 20-07-01 30.000.-
Local de 6 x 8Mts. Ubicado en calle,
Esperanza N° 777 380.000.-
2.-Contratará los servicios de un Contador para iniciar sus actividades, quién hace los trámites legales
ante el Servicio de Impuestos Internos y Municipalidad. Posteriormente compra los libros necesarios y
los timbres en Tesorería, procediendo luego a registrar el Inventario Inicial y las operaciones siguientes.
Por estos trámites y los libros cobra $40.000.- que le son cancelados en efectivo.
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3.-El 20 de Abril abre cuenta corriente en Banco de Chile depositando $600.000.-
4.-Compra mercaderías por $ 472.000.- a crédito. Cancela 100.000.-de pié, con cheque. Toda compra está
afecta al 18% de IVA(impuesto al valor agregado) por lo que los $472000.- se descomponen en
$400.000.- de mercaderías y $72.000.- de IVA.( en lección posterior estudiaremos el IVA)
6.-Contrata al maestro carpintero Sr. Jorge Godoy para hacer algunas instalaciones en el local. El trabajo
es vendido por $200.000.- Le anticipa, con cheque $20.000.-
7.-Vende mercaderías en efectivo por $236.000.- (IVA $36.000.- Venta Neta $200.000.-)
8.-Deposita $200.000.-
Inventario inicial del negocio de abarrotes del Sr. José López al 15 de Abril del 2001.-
ACTIVO
CAJA
Dinero efectivo 1.200.000.- 1.200.000.-
MUEBLES Y ÚTILES
2 escritorios madera , c/u 40.000.- 80.000.-
5 sillas madera c/u 15.000.- 75.000.-
1 máquina escribir”Underwood” 60.000.- 215.000.-
CUENTAS POR COBRAR
Rosa Pérez 30.000.-
Alberto Rojas 50.000.-
José Sepúlveda 10.000.- 90.000.-
LETRAS POR COBRAR
Alfonso Hidalgo venc. 10-6-01 20.000.-
Carlos Manterola venc. 20-7-01 30.000.- 50.000.-
BIENES RAICES
Local 6*8 mts. En calle Esperanza
Nº 777 380.000.- 380.000.-
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PASIVO
CAPITAL
Aporte Sr. José López 1.935.000.- 1.935.000.-
RESUMEN:
LIBRO DIARIO.
ABRIL 2001
------------1-----------15------------------
2 Caja 1.200.000.-
1 Muebles y Útiles 215.000.-
3 Cuentas por Cobrar 90.000.-
4 Letras por Cobrar 50.000.-
5 Bienes Raíces 380.000.-
6 Capital 1.935.000.-
Inventario inicial Sr. José López
------------2----------15------------------
7 Gastos Generales 40.000.-
2 Caja 40.000.-
Honorarios y gastos varios por
Iniciación actividades
------------3----------20------------------
12 Banco 600.000.-
2 Caja 600.000.-
Apertura cta.cte. Banco de Chile
A la vuelta 2.575.000.- 2.575.000.-
A medida que se ha ido confeccionando el Diario, los registros se han traspasado al Libro Mayor, por
cuentas.
LIBRO MAYOR
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2001
Abril 15 Capital 1/1 215.000.- 215.000.-
CUENTA: CAJA 2
Deudor Acreedor
Deudor Acreedor
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Fecha Contra cuenta Debe Haber Saldo
Deudor Acreedor
Deudor Acreedor
2001
Abril 15 Capital 1/1 380.000 380.000.-
CUENTA : CAPITAL
6
Deudor Acreedor
2001
Abril 15 Caja 2/1 40.000.- 40.000.-
22 Caja 5/2 25.000.- 25.000.-
CUENTAS : MERCADERIAS 8
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FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO
DEUDOR ACREEDOR
2001
Abril 20 Varias 4/2 72.000.- 72.000.-
CUENTA : PROVEEDORES 10
DEUDOR ACREEDOR
2001
Abril 20 Varias 4/2 372.000.- 372.000.-
CUENTA: VENTAS 11
DEUDOR ACREEDOR
2001
Abril 23 Caja 7/2 200.000.- 200.000.-
CUENTA: BANCO 12
SALDO
FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER
DEUDOR ACREEDOR
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2001
Abril 20 Caja 3/1 600.000.- 600.000.-
20 Varias 4/2 100.000.- 500.000.-
23 Ctas.x cobrar 6/2 20.000.- 480.000.-
24 Caja 8/2 200.000.- 680.000.-
25 Propaganda 9/2 50.000.- 630.000.-
DEUDOR ACREEDOR
2001
Abril 23 Caja 7/2 36.000.- 36.000.-
CUENTA: PROPAGANDA 14
DEUDOR ACREEDOR
2001
Abril 23 Banco 9/2 50.000.- 50.000.-
DEUDOR ACREEDOR
2001
Abril 28 Caja 10/2 30.000.- 30.000.-
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En la lección anterior dejamos presentado un Balance de Comprobación y Saldos. En esta lección
entraremos al análisis del concepto Balance y al estudio del Balance de Comprobación y Saldo (B.C.y S., en
lo sucesivo).
Al estado demostrativo de todas las cuentas que una empresa hace funcionar en sus libros se le
denomina Balance. Como definición, para nuestro estudio, adoptaremos la siguiente:
BALANCE.
FACTORES POSITIVOS.
a) La suma de Débitos y Créditos debe ser igual, comprobándose así la Partida Doble.
b) Las sumas de Débitos y Créditos deben ser iguales a las sumas de las mismas columnas del Libro
Diario y la suma de la documentación contable del período en control. Se comprueba así, que todas
las transacciones registradas en el Diario han sido traspasadas al Mayor.
Para la comprobación que se pretende en este punto es necesario que en el Balance de Comprobación
y Saldos se presenten todas las cuentas, con o sin saldo, ya que es la Suma de débitos y créditos lo que
se comprueba.
c) Permite detectar los errores de importe ( o errores de números) no compensados.
FACTORES NEGATIVOS.
a) Errores de Cuenta: Aún que las sumas de la documentación, del Diario y el Mayor sean iguales,
es imposible comprobar si hay error en el traspaso de las cuentas, es decir, si el cargo o abono de una
cuenta determinada fue registrada en la misma cuenta en el Diario y en el Mayor, o en otras . Ejemplo: Un
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cargo de la cuenta Muebles y útiles por $100.000 , fue traspasado del Diario al Mayor pero
erróneamente en el Mayor, se registró en la cuenta Vehículos.
El total de débitos del Mayor será igual al total de la columna DEBE del Libro Diario, e igual a la
documentación, pero el error de registro en el Mayor persistirá hasta que se revisen las cuentas por
medio de un punteo (“Cotejo de anotaciones que se marcan con un punto o tilde, en uno o más libros de
contabilidad, para determinar la exactitud de las anotaciones"), con los totales que entregue el Inventario
General Final. En este momento podrán detectarse y aclararse estos errores.
Toda vez que se pretende llegar a un Balance General deben efectuarse los ajustes necesarios a
las cuentas que han intervenido en el ejercicio.
Consisten en la realización de operaciones precisas para que los registros contables se igualen a
los reales valores del patrimonio manifestados en el Inventario General Final.
Para realizar los ajustes es necesario conocer el saldo numérico o aritmético que presenta la
cuenta de Mayor y el saldo real que entrega el Inventario General Real. Si los saldos son diferentes
procede el ajuste, que consiste en igualar el saldo numérico con el real. Para ello se confecciona un asiento
de ajuste o regularización, que se contabiliza en la forma normal y acostumbrada.
Una vez regularizadas las cuentas, éstas revelarán con la mayor exactitud posible el estado patrimonial,
financiero y económico de la empresa y se podrá determinar contablemente las pérdidas y ganancias
habidas en el ejercicio.
Ya formulados los asientos de regularización o ajuste, se registran en el Diario General, para, para
luego cargar o abonar a las cuentas participantes las cantidades determinadas, a fin de que los saldos
numéricos se igualen a los del Inventario General Final.
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Supongamos que al término de un ejercicio contable las cuentas que se detallan presentan los siguientes
saldos numéricos.
El Inventario General Final indica que los saldos reales de las mismas cuentas son las que siguen:
CAJA arqueo $ 45.000.-
BANCO según cartola 226.950.-
LETRAS POR COBRAR según nómina 85.000.-
PROVEEDORES según nómina 222.000.-
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