GESTIN DEL TIEMPO

Mtra. Liliana Gutirrez Guzmn

 La administracin del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir.

Caractersticas del tiempo

 Es un RECURSO NO RENOVABLE  Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.

Caractersticas del tiempo

 Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.  No se puede comprar.  No se puede atrapar, detener o regresar.  Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Domesticar el tiempo
El tiempo es relativo Nuestra generacin es la ms productiva de toda la historia. Procesamos mayor cantidad de informacin Nuestras responsabilidades han aumentado de manera paralela al progreso tecnolgico El tiempo es dinero

Desperdiciadores del tiempo

 Terminar los trabajos iniciados  Aprender a decir NO  Anticiparse a lo que pueda salir mal  Mantener ordenado el lugar de trabajo  Tener al a vista solo el material con el que se va a trabajar  No gastar el tiempo en imposibles

 Hacer un inventario de las actividades realizadas Identificar el tiempo que se toma por cada actividad Aplicar a actividades personales y profesionales.

Herramientas Ejercicio de diagnstico

Analizar las anotaciones e identificar que actividades le dedica mayor tiempo, incluyendo el tiempo libre

Mitos de la gestin del tiempo

MITO 1: Administracin del tiempo es otra forma de etiquetar una conducta obsesiva.
y Racionalizar la conducta y Reconocer que el estrs que produce es mayor que los buenos resultados y Resolucin de abandonar el hbito y Reemplazarlo con otra conducta y Repetir pautas neutras y relajantes
Por ejemplo: buscar nuevas rutas para llegar 2 minutos antes al trabajo, trabajar durante el recorrido.

Mitos de la gestin del tiempo

MITO 2: La administracin del tiempo apaga la espontaneidad y la alegra. MITO 3: Culpar a la empresa de que no sabe organizar el trabajo. MITO 4: Talla nica.

Herramienta: Poner los patitos en fila

Formas de ordenar las tareas segn prioridades:

SISTEMA ABC.

Herramienta: Juntas de trabajo

El ejecutivo promedio esta en reuniones al menos 2 horas diarias, de las cuales la mitad del tiempo es ineficiente.

Juntas de trabajo
Recomendaciones: Definir claramente el propsito de la junta y cerciorarse de que no exista otra alternativa para lograr su objetivo. Invitar slo a personas que puedan contribuir a dicho propsito Convocar a junta con suficiente anticipacin, notificando el propsito de la junta Preparar la sala de juntas Llevar toda la informacin necesaria.

Juntas de trabajo
Funciones del moderador: Comenzar a tiempo Enumerar de inicio los temas a tratar y el tiempo estimado para cada uno Mencionar el tiempo de duracin de la junta Evitar o hacer ms breves las interrupciones Resumir las conclusiones Acordar las acciones a seguir Respetar la hora de terminacin

Planear el trabajo y trabajar bien en el plan

 Determinar metas  Estructurar una agenda tipo  Elaborar una lista de actividades diarias

Registro de tiempo
Enumerar las metas diarias o los trabajos ms importantes a desempear ese da. Registrar cada actividad en perodos establecidos de tiempo. Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad. Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volver a realizar.

Optimizacin del tiempo

 Aprovechar el Tiempo selecto  Aprovechar el tiempo de espera  Ser realista en el calculo de los tiempos  No fijarse tiempos demasiado holgado  Resolver los ms que se pueda de inmediato  Usar tiempo extra por las maanas  Utilizar juntas telefnicas  Planear y manejar correctamente las juntas de trabajo

Delegar actividades
 Nadie hace las cosas mejor que yo  Los dems son incapaces de hacer las cosas correctamente  Me saldra ms caro, porque tendra que repetir yo mismo las cosas que delegue  Podra perder mi autoridad o mi puesto, recuerda que nadie es indispensable

Ejecutivos eficientes del tiempo

El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario. Recopilan toda la informacin existente sobre el tema en cuestin, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa. Delegan con claridad y precisin para asegurase que se ha comprendido lo asignado.

 Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen. Establecen los posibles cursos de accin que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo ms corto. Definen alternativas de accin y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.

 Analizan y eligen la que parece la mejor opcin en cada caso. Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se estn logrando los resultados planeados. Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

GRACIAS