Tesis 59

DIISEO DE UN MODELO DE GESSTIIN DOCUMENTAL PARA LA UNAT DISSEO DE UN MODELO DE GEST I N DOCUMENTAL PARA LA UNAT D EO DE UN MODELO DE GE T N DOCUMENTAL PARA
LA UNAT
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO CIENCIA DE LA INFORMACIN CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACION - BIBLIOTECOLOGA COLOMBIA BOGOTA 2008
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DIRECTOR: JOS JULIN REY CORREA PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIN BIBLIOTECOLOGO CON ESPECIALIZACION EN ARCHIVISTICA
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PAOLA CAROLINA ANGARITA CASTILLO DIEGO FERNANDO ANGARITA CASTILLO Trabajo de Grado para optar al Ttulo de Profesional en Ciencia de la Informacin - Biblioteclogo
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DISEO DE UN MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT
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DIISEO DE UN MODELO DE GESSTIIN DOCUMENTAL PARA LA UNAT DISSEO DE UN MODELO DE GEST I N DOCUMENTAL PARA LA UNAT D EO DE UN MODELO DE GE T N DOCUMENTAL PARA LA UNAT
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Bogot, _____________ de 2008
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__________________________ Firma Director Trabajo de Grado __________________________ Firma del jurado __________________________ Firma del jurado
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Nota de aceptacin: ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________
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Reglamento de la Pontificia Universidad Javeriana, Artculo 23 de la resolucin No.13 de 1964.
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La universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus alumnos en sus trabajos de Grado, solo velar porque no se publique nada contrario al dogma y moral catlicos y porque el trabajo no contenga ataques y polmicas puramente personales, antes bien, se vea en ellas el anhelo de buscar la verdad y la justicia.
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AGRADECIMIENTOS
Con todo el amor a mis padres Luz Marina y Luis Alberto y con inmenso cario a mi hermana y compaera de trabajo de grado Carolina, con amor especial a Dios por darme la fortaleza para llegar a este logro tan grande. Con admiracin y
Le agradezco inmensamente a Dios por permitirme culminar este logro en mi vida.
apoyado en los momentos mas difciles; gracias mamita por tu inmensidad y por
dedicacin, sabidura y educacin eres mi hroe; Mark sin tu amor y apoyo incondicional no lo hubiera logrado, a mis hijitos que siempre me acompaaron en
excelente profesor por sus valiosas explicaciones y por que puso toda su fe en nosotros, profesor Julin muchas gracias. Pitu siempre estars en cada paso que
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doy, eres la otra parte de mi vida, estoy muy orgullosa de ti.

Paola Carolina Angarita Castillo
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esos largos das junto al computador; y no puede faltar las gracias inmensas a un
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todas tus noches y das que invertiste en nuestro cuidado; gracias papito por tu
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Miles de gracias a mi preciosa familia que siempre han estado ah y nos han
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Diego Fernando Angarita Castillo
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apoyo a Martha Herrera y a mis compaeros del C.S.C. del Banco de Bogota.
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respeto A un gran profesor como lo es Jos Julin, por su gran comprensin y
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CARTA DE AUTORIZACIN DE LOS AUTORES PARA LA CONSULTA, LA REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL, Y PUBLICACIN ELECTRNICA DEL TEXTO COMPLETO. Bogot, D.C., Julio 11 de 2008
Marque con una X
Tesis
Seores BIBLIOTECA GENERAL Cuidad
Trabajo de Grado X
Estimados Seores:
De conformidad con lo establecido en el artculo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artculo 11 de la Decisin Andina 351 de 1993, Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los autores, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables.
________________________________ Firma y documento de identidad
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Permitir la consulta, la reproduccin, a los usuarios interesados en el contenido de este trabajo, para todos los usos que tengan finalidad acadmica, ya sea en formato CD-ROM o digital desde Internet, Intranet, etc., y en general para cualquier formato conocido o por conocer.
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Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabajo de grado en la pgina Web de la Facultad, de la Biblioteca General y en las redes de informacin del pas y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad Javeriana.
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Nosotros: Paola Carolina Angarita Castillo, identificada, con C.C. No. 52.528.789 de Bogot y Diego Fernando Angarita Castillo, identificado con C.C. No. 80223307 de Bogot, autores de la tesis y/o trabajo de grado titulado DISEO DE UN MODELO DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES UNAT presentado y aprobado en el ao 2008 como requisito para optar al ttulo de Profesional en Ciencia de la Informacin Biblioteclogo (a); autorizamos a la Biblioteca General de la Universidad Javeriana para que con fines acadmicos, muestre al mundo la produccin intelectual de la Universidad Javeriana, a travs de la visibilidad de su contenido de la siguiente manera:
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________________________________ Firma y documento de identidad
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FORMULARIO DE LA DESCRIPCIN DE LA TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO

TTULO COMPLETO DE LA TESIS O TRABAJO DE GRADO: DISEO DE UN MODELO DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES UNAT AUTOR O AUTORES Apellidos Completos Angarita Castillo Angarita Castillo
Jos Julin
JURADO (S) Apellidos Completos Rojas Len
FACULTAD: Comunicacin y Lenguaje
PROGRAMA: Carrera _X_ Licenciatura ___ Especializacin ____ Maestra ____ Doctorado ____ NOMBRE DEL PROGRAMA: Carrera de Ciencia de la Informacin Bibliotecologa CIUDAD:
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TIPO DE ILUSTRACIONES: Ilustraciones X Mapas Retratos Tablas, grficos y diagramas X Planos Lminas Fotografas
MATERIAL ANEXO (Vdeo, audio, multimedia o produccin electrnica):
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NUMERO
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BOGOTA PAGINAS
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Profesional en Ciencia de la Informacin Biblioteclogo (a)
AO DE PRESENTACIN DEL TRABAJO DE GRADO: _2008_ 192___________________________________________________
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TRABAJO PARA OPTAR AL TTULO DE:
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Gloria
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Nombres Completos
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DIRECTOR (ES) Apellidos Completos Rey Correa
Nombres Completos
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Nombres Completos Paola Carolina Diego Fernando
Duracin del audiovisual: ___________ minutos. Nmero de casetes de vdeo: ______ Otro. Cual? _____ Sistema: Americano NTSC ______ Europeo PAL _____ SECAM ______ Nmero de casetes de audio: ________________ Nmero de archivos dentro del CD (En caso de incluirse un CD-ROM diferente al trabajo de grado): _________________________________________________________________________ Formato: VHS ___ Beta Max ___ ___ Beta Cam
____ Mini DV ____ DV Cam ____ DVC Pro ____ Vdeo 8 ____ Hi 8 ____
_______________________________________________________________________________
_______________________________________ Unidad de Tierras Rurales UNAT-- Evaluation Record Managment--Bogot (Colombia)--Case Archives Administration --Bogot (Colombia)
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INGLS
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Unidad de Tierras Rurales UNAT-- Evaluacin Gestin documental--Bogot (Colombia)--Estudio de casos Organizacin de Archivos --Bogot (Colombia) Ciencia de la informacin-Bibliotecologa--Tesis y disertaciones acadmicas
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ESPAOL
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DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVES EN ESPAOL E INGLES: Son los trminos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Unidad de Procesos Tcnicos de la Biblioteca General en el correo biblioteca@javeriana.edu.co, donde se les orientar).
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PREMIO O DISTINCIN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mencin especial):
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RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAOL E INGLES:
Este trabajo de grado se desarrollo teniendo en cuenta las pautas que exige el Archivo General de la Nacin ente rector de la poltica archivstica en Colombia para establecer un Programa de Gestin Documental en la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT empresa de reciente creacin que adolece de una poltica especfica para la organizacin de sus documentos y que da pauta para el desarrollo y aplicacin del mismo dentro de la organizacin.
This guidance discusses the records management principles which public archives must consider important when they have to implement the policy from Archivo General de la Nacin (AGN) in Colombia. We did a Records Managment sample model to design a program of Records Management in the Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT company of recent creation that havent a specific policy for the documents organization.
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TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIN ..................................................................................................VII
METODOLOGA .................................................................................................. XV 1. UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT .................................... 20 1.1 ANTECEDENTES................................................................................... 20 1.2 OBJETO DE LA UNAT ........................................................................... 20 1.3 MISIN DE LA UNAT ............................................................................ 20 1.4 ESTRUCTURA ORGNICA ................................................................... 21 2. ANLISIS ESTADO ACTUAL DE GESTION DOCUMENTAL DE LA UNAT .... 23 2.1. SITUACIN ACTUAL ................................................................................. 23 2.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.......................................................... 24 2.3 FORMULACIN .......................................................................................... 24 3. DISERTACIN TERICA................................................................................. 27 3.1 MARCO TERICO ...................................................................................... 27 3.1.1 Conceptos ............................................................................................. 27 3.1.1.1 Definicin de documento ................................................................ 27 3.1.1.2 Definicin de archivo ...................................................................... 28 3.1.1.3 Definicin Gestin Documental ...................................................... 28 3.1.2 Programa de Gestin Documental ........................................................ 31 3.1.2.1 Principios fundamentales................................................................ 32 3.1.2.2 Ciclo de vida de los documentos .................................................... 33 3.1.2.3 Fases sistema de Gestin Documental .......................................... 36 3.2 MARCO NORMATIVO................................................................................. 42 3.2.1 Produccin de documentos................................................................... 42 3.2.2 Recepcin de documentos.................................................................... 43 3.2.3 Distribucin de documentos .................................................................. 43 3.2.4 Trmite de documentos ........................................................................ 44 3.2.5 Organizacin de documentos................................................................ 44 3.2.6 Consulta de documentos ...................................................................... 47 3.2.7 Conservacin de documentos............................................................... 48 3.2.8 Disposicin final de los documentos ..................................................... 50 4. MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL.......................................................... 54
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OBJETIVO GENERAL........................................................................................IX OBJETIVOS ESPECFICOS ..............................................................................IX JUSTIFICACIN .....................................................................................................X
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OBJETIVOS DEL ESTUDIO ..................................................................................IX
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BIBLIOGRAFA ..................................................................................................... 86
ANEXOS ............................................................................................................... 89
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GLOSARIO ........................................................................................................... 80
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4.1 RECOLECCIN INFORMACIN ................................................................ 54 4.1.1 Encuestas ............................................................................................. 54 4.1.1.1 ETAPAS DE LA ENCUESTA.......................................................... 56 4.1.2 Anlisis de resultados ........................................................................... 58 4.1.2.1 Normalizacin y reglamentacin bsica ............................................. 58 4.1.2.2 Produccin de documentos................................................................ 58 4.1.2.3 Distribucin de documentos ............................................................... 58 4.1.2.4 Trmite de documentos ..................................................................... 59 4.1.2.5 Organizacin de documentos............................................................. 59 4.1.2.6 Consulta de documentos.................................................................... 59 4.1.2.7 Conservacin de documentos............................................................ 59 4.1.2.8 Disposicin final de los documentos .................................................. 60 4.1.2.9 Personal ............................................................................................. 60 4.1.2.10 Edificio y equipos ............................................................................. 60 4.3 DIAGNOSTICO............................................................................................ 61 4.4 PROPUESTA MODELO .............................................................................. 62 4.4.1 Produccin de Documentos .................................................................. 62 4.4.2 Recepcin de Documentos ................................................................... 63 4.4.2.1 Recepcin de documentos externos .............................................. 63 4.4.2.2. Recepcin de documentos internos .............................................. 64 4.4.3 Distribucin de Documentos ................................................................. 65 4.4.3.1 Distribucin de documentos recibidos ............................................ 65 4.4.3.2 Distribucin de documentos internos............................................. 66 4.4.3.3 Distribucin de documentos enviados ............................................ 67 4.4.4 Trmite de Documentos ........................................................................ 69 4.4.5 Organizacin de Documentos ............................................................... 70 4.4.5.1 Archivos de Gestin........................................................................ 70 4.4.5.2 Archivo Central .............................................................................. 72 4.4.5.3 Archivo Histrico............................................................................. 73 4.4.6 Consulta de Documentos...................................................................... 74 4.4.7 Conservacin de Documentos .............................................................. 75 4.4.8 Disposicin final de los Documentos..................................................... 76 4.5 RECOMENDACIONES............................................................................... 77 CONCLUSIONES.................................................................................................. 78
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INTRODUCCIN
organizacional en una entidad influye directamente en el buen desarrollo de las
Sin embargo el manejo documental ha presentado una problemtica histrica de planeamiento conceptual y metodolgico desde sus inicios, lo cual ha
al nacimiento de la Gestin Documental comenzando con el reconocimiento de la archivstica como una tcnica tras la segunda guerra mundial, desde entonces diferentes propuestas y modelos internacionales como el norteamericano
archivstico.
documentos y mediante el programa de Sistema Nacional de Archivos, busca plantear lineamientos de normalizacin de los procesos archivsticos que
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sensibilicen y eduquen a la sociedad de la informacin en la toma de decisiones dentro de sus procesos documentales como el de analizar, disear y desarrollar sistemas, mtodos, instrumentos y tcnicas de tratamiento, almacenamiento,
PEIS, Eduardo; RUIZ RODRGUEZ, Antonio A. EL archivo como sistema de informacin [EN LINEA]. [consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: < www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc>
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archivstica, promotor de las adecuadas prcticas en cuanto administracin de
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En Colombia el Archivo General de la Nacin es el ente rector de la poltica
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conllevaron a desarrollar estndares y polticas con miras a normalizar el concepto
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valoracin y seleccin de imponentes masas documentales1, lo anterior dio paso
El acceso documental se enfrenta a un acuciante problema: la identificacin,
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desencadenado graves consecuencias al momento de recuperar la informacin.
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administrativo muy importante para la gestin institucional.
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funciones que all se desempean; es as como el archivo es un rea de soporte
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El rol que cumple el tratamiento documental dentro del mbito administrativo y
recuperacin y difusin de la informacin, soportando de esta forma la preservacin del conocimiento particularmente como patrimonio documental de la nacin.
La Ley 594 de 2000 (LGA) en su Artculo 21.Programas de Gestin Documental. Establece que: Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de
obligadas a llevar a cabo de manera eficaz y eficiente todos los procesos archivsticos rigindose a la normatividad y reglamentacin emanada por el
Informacin, entendemos que el manejo documental es parte fundamental de nuestro trabajo; basndonos en esto se realizo un proceso de investigacin en
encontr que la UNAT (Unidad Nacional de Tierras Rurales), como una Unidad
apoyo para poder gestionar su documentacin de acuerdo con la reglamentacin y normatividad que estipula el Archivo General de la Nacin (AGN), para este tipo
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La finalidad de este trabajo es darle a la UNAT en general un sistema de Gestin Documental que involucre a los funcionarios de la UNAT, en el desarrollo y cumplimiento de sus funciones con respecto al manejo documental de su entidad, con miras a proporcionar una herramienta estratgica para el mejoramiento del rea archivstica. - VIII -
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de instituciones.
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Desarrollo Rural, es una entidad con poco tiempo de creacin y que requiere de
Administrativa Especial del orden nacional, adscrita al Ministerio de Agricultura y
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respecto a la gestin de sus documentos y una vez hecha esta investigacin se
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diferentes empresas del sector pblico que tuvieran necesidades especficas
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Teniendo en cuenta que en nuestro mbito profesional como gestores de la
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Archivo General de la Nacin (AGN).
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este marco, las entidades publicas o privadas que cumplen funcin pblica estn
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cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos., en
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documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en
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Colombiana sobre Gestin Documental sea utilizado como metodologa y
Recolectar informacin sobre la historia Institucional de la UNAT, compilando disposiciones legales y actos administrativos que regulen las
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institucin.
Analizar, evaluar e interpretar los procesos y metodologas de manejo documental para proponer una poltica de gestin de documentos de conformidad con las regulaciones gubernamentales en la administracin de la informacin.
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los procedimientos actuales respecto al manejo documental de la
Hacer un estudio de la situacin actual de la UNAT, con el fin de identificar
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funciones de la UNAT con el fin de conocer sus antecedentes.
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OBJETIVOS ESPECFICOS
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normalizacin de los procesos documentales en la UNAT.
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Rurales UNAT, modelo que fundamentado en la normatividad y reglamentacin
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Disear un modelo de Gestin Documental para la Unidad Nacional de Tierras
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OBJETIVO GENERAL
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OBJETIVOS DEL ESTUDIO
JUSTIFICACIN
Una de las preocupaciones del Archivo General de la Nacin, es la problemtica
descripcin, distribucin, ordenamiento y conservacin.
cuando realizamos la consulta a los diferentes funcionarios encargados de los archivos de las siguientes instituciones adscritas al Ministerio de Agricultura:
Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER, EL Instituto Colombiano Agropecuario ICA, la Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria CORPOICA, la Corporacin Colombiana Internacional (Agroexportacin) - CCI y la
las comunicaciones oficiales, pero no cuentan con un adecuado Programa de
de los archivos centrales.
Las empresas en la actualidad producen un gran volumen de documentos, como resultado de las decisiones y manejos administrativos que se llevan en estas; cuando stos no son debidamente organizados, su administracin es bastante complicada y compleja produciendo cuantiosas prdidas de informacin que se
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Debido a que las entidades pblicas estn obligadas por la Ley 594 de 2000, a elaborar programas de Gestin Documental, la UNAT como entidad pblica en el desarrollo de sus funciones debe acojerse y elaborar un programa de Gestin Documental que refleje la actividad administrativa y archivstica sustentada en la reglamentacin Colombiana. Como tambin lo justifica la UNESCO, cuando -X-
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refleja en la toma de decisiones.
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Gestin Documental, la gran mayora tienen actualmente problemas con el manejo
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Bolsa Nacional Agropecuaria BNA, en todas se llevan controles de manejo de
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Banco Agrario, el Fondo de Financiamiento del Sector Agropecuario- FINAGRO, el
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no presentan una adecuada normalizacin en los procesos de ingreso, Esto se demuestra
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que se presenta en los archivos del sector pblico colombiano debido a que stos
expresa lo referente a Gestin Documental en su programa RAMP abraza todo el ciclo de utilizacin de documentos, desde su creacin o recepcin, hasta el momento en que los documentos no son necesarios en la conduccin de los asuntos corrientes de una organizacin o institucin2.
Al observarse la disciplina archivstica globalmente sobresale un acuciante
al documento, pero que hasta ahora no haba resaltado con entidad propia: la informacin. Pero en el caso del archivo, la informacin estar ntimamente unida
la archivstica, sino muy al contrario, hace que comparta el objeto y fines con las
como servicio de informacin (como las bibliotecas o los centros de documentacin) que forma parte del sistema de informacin de un pas o regin.3
problemas de espacio para su almacenamiento y dudas, sobre su archivo o
El aporte principal de este modelo es dar a la UNAT los lineamientos necesarios para implementar un programa de gestin de documentos, que permita
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nfasis en:
CHARMAN, Derek. Anlisis y planeamiento de la documentacin: un estudio RAMP con directrices[EN LINEA]. [Consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: <http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000635/063518So.pdf>
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administrar la informacin que se produce en sus diferentes soportes hacindose
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descarte y por ende su recuperacin.
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altos volmenes diarios de documentacin, que en el mayor de los casos enfrenta
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todas las empresas crean, mantienen y almacenan informacin lo cual genera
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llamadas ciencia de la informacin. Es decir, el archivo pasa a ser considerado
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al llamado documento de archivo. No obstante, esto no provoca el aislamiento de
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administraciones del siglo XX. Cobrar dimensin un elemento unido de siempre
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documentales,
ajenas
en
principio
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historia,
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problema: la identificacin, valoracin y seleccin de imponentes masas producidas por las
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ECONOMA: Charles M. Dollar4 hace nfasis en que la gestin de documentos da beneficios econmicos porque se hace frente a problema como es la duplicacin innecesaria
tintas y computadoras) y la tecnologa de registro y recuperacin contribuyen al alto costo de la informacin.
De esta forma el disponer de un sistema de gestin de documentos reduce acertadamente los costos de la entidad.
prdida generada por la traspapelacin de documentos, lo cual permite ahorro en tiempo y dinero a la hora de buscar un dato especfico siendo mucho ms fcil, productiva y rpida la recuperacin de la informacin.
PROTECCIN LEGAL: La Gestin Documental reduce sustancialmente problemas legales, evitando
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demandas por falsas acusaciones o hechos que no se pueden probar debido a que se eliminaron documentos sin tener en cuenta periodos de retencin o por desconocimiento del manejo de la custodia y conservacin documental necesarios en las empresas del Estado.
4 DOLLAR, C. M. Electronics records management and archives in international organizations: a RAMP study with guidelines. Paris, PGI/86/WS/12, 1986 p.19
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La adecuada implementacin de un programa de Gestin Documental, reduce la
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EFICIENCIA:
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espacio de almacenamiento, los implementos de oficina (carpetas, sellos, papel,
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de los documentos, los costos de personal, el mantenimiento, el cuidado, el
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CONSERVACIN PATRIMONIAL: Michel Roberge establece la teora de la gestin sistemtica de los documentos, afirmando que la gestin de documentos administrativos debe satisfacer en primer lugar las necesidades de la administracin dando preferencia al calendario de valor permanente5
La Ley No. 594 de 2000 en Colombia lo ratifica en sus artculos 46, 47, 48 y 49. Y
pblico, privado y financiero deben conservar la correspondencia y dems documentos relacionados con sus actividades y negocios.
un documento se pueden rescatar, contribuyendo a desarrollar un futuro
Tambin con el fin de simplificar los trmites, ejercer un adecuado control interno y
De esta forma la UNAT por ser una entidad del sector pblico debe hacer
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cuenta con un sistema de Gestin Documental que direccione la correspondencia, el archivo de gestin, los trmites documentales. No ha desarrollado manuales de procedimientos, Tablas de Retencin Documental, etc. que facilite el manejo de
PEIS, Eduardo; RUIZ, Antonio A. EL archivo como sistema de informacin. p.2. [EN LINEA]. [consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: < www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc>
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cumplimiento a lo dispuesto por la ley; pero como se cre recientemente no
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conservacin de los recursos de informacin.
darle al sector empresarial del pas un sistema actualizado para su manejo y
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estructurado y bien sustentado por sus hechos importantes del pasado.
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Por lo mencionado anteriormente los valores cientficos, histricos o culturales de
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los Decretos 410-71 y 1780-90, establece que las entidades de los sectores
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conservacin y el inventario preservando de esta manera los documentos con
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sus documentos. Es por esta razn que se requiere implementar un sistema de Gestin Documental, en donde se identifiquen los diferentes procesos que se llevan a cabo dentro de un archivo institucional.
Este modelo esta diseado para la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT, pero puede implementarse o servir de apoyo para crear un programa de Gestin
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niveles y en las entidades privadas que cumplen funciones pblicas.
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Documental en organizaciones de la administracin pblica en sus diferentes
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METODOLOGA
Como modelo metodolgico para el anlisis y diseo de la Gestin Documental de la UNAT, se tendr en cuenta la etapa de desarrollo del sistema actual, lo estipulado por la norma y el sistema propuesto.
RECOLECCIN DE INFORMACIN:
La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) enmarca la gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la
de Retencin Documental que identifica la UNAT de acuerdo con sus funciones y
En sta fase se recoger la informacin sobre la historia institucional de la UNAT, desde su creacin hasta la actualidad; se identificar y compilar lo existente en
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cuanto a las disposiciones legales y actos administrativos que han regulado las funciones, la normatividad tanto interna como externa que afecta el desarrollo de las actividades propias de la institucin, el organigrama y todos aquellos datos que sean representativos para el conocimiento amplio y profundo de la UNAT.
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acuerdo con sus valores primarios o secundarios debe conservar.
procedimientos identificando los documentos que produce y/o recibe y que de
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disposicin final de los documentos. Procesos que deben reflejarse en las Tablas
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produccin, recepcin, distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y
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toma directamente de la fuente de informacin involucrada en el proceso
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La informacin a recolectar es de carcter primario porque es informacin que se
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El modelo consta de tres fases:
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Se determinar si existe o no una TRD que permita evaluar el sistema de Gestin Documental en sus diferentes etapas.
Una vez se revise y estudie lo anterior, se entrevistar a los funcionarios generadores de documentos en cada uno de los Departamentos segn la
externas de la documentacin, su trmite, las normas que sustentan su origen, los criterios iniciales de valoracin y retencin en cada una de tres fases archivsticas
Se analizar, evaluar e interpretar la informacin recolectada a nivel
documentales de la UNAT. Para ello, verificaremos el cumplimiento de las siguientes condiciones:
- Definicin de procedimientos de distribucin de documentos internos y
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externos.
- Crear el Comit de Archivo respectivo el cual deber tener definido su reglamento y funciones.
- Disponer de un reglamento de archivos para la entidad - Existencia de la coordinacin de la funcin archivstica dentro de la estructura administrativa de la entidad.
- Elaboracin del modelo
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- Centralizacin de la recepcin y envo de los documentos.
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institucional
para
identificar,
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conformar,
ANLISIS DE LA INFORMACIN
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(Gestin, Central o Histrico).
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definir
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Con base en lo anterior se podr conocer la estructura y caractersticas internas y
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ordenar los procesos - XVI -
estructura orgnica de la UNAT.
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ELABORACION DEL MODELO Desde la perspectiva del Acuerdo 07 de 1994 el Reglamento General de Archivos define Gestin Documental como: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin.6
El Programa de Gestin Documental en una empresa del Estado, es un conjunto de instrucciones con las que se determinan los procedimientos de administracin
(Produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos)
gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende
organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos.
s y se desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):
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Teniendo en cuenta el concepto anterior se proceder a trabajar en el modelo as:
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UNAT, se determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre
Colombia. Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivo. 2. Ed. Santaf de Bogot. 1997. p. 39
Para efectos de la conceptualizacin del Programa de Gestin Documental de la
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Produccin de documentos Recepcin de documentos
de
procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la
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La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la
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documental al interior de cada institucin, como los enunciados anteriormente.
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Distribucin de documentos Trmite de documentos Organizacin de documentos Consulta de documentos Conservacin de documentos Disposicin final de documentos
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C.
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de
ra do
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Pa ol
- XIX -
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An
ga
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C.
1. UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT
estatuto de desarrollo rural el cual pretende ...promover y ejecutar acciones orientadas a lograr un desarrollo humano sostenible y el bienestar del sector rural, en condiciones de equidad, competitividad y sostenibilidad 7
Uno de los principales objetivos de este estatuto es establecer el Sistema Nacional de Desarrollo Rural cuya actividad esta destinada a mejorar las
1 .2
OBJETO DE LA UNAT
La Unidad Nacional de Tierras Rurales, UNAT, es el instrumento de planificacin, administracin y disposicin de los predios rurales de propiedad de la Nacin, con el propsito de lograr su apropiada utilizacin de acuerdo con la vocacin y los fines que correspondan.8
Contribuir al ordenamiento sostenible de las reas rurales mediante la
Tr
administracin de los predios rurales de propiedad de la nacin, la identificacin de su uso de acuerdo con sus caractersticas y afines.9
7 8
Colombia. Congreso de la Republica. Ley 1152. Bogot. 25 de julio 2007 Colombia. Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Decreto 4907. Bogot. 21 de Diciembre 2007 9 Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, Misin y Visin. [EN LINEA]. [consultado May 2008]. Disponible en: <http://www.unat.gov.co/index.php?option=com_content&task=view&id=12&Itemid=28>
ab
aj o
1 .3
MISIN DE LA UNAT
de
ra do
de
Pa ol
de all nace la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT.
condiciones econmicas y sociales de los habitantes del medio rural. Partiendo
- 20 -
Di
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An
ga
rit
Mediante la reforma agraria el Gobierno Nacional de Colombia estableci el
C.
1 .1
ANTECEDENTES
1 .4
ESTRUCTURA ORGNICA
Mediante el Decreto 4907 de 2007 el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural determina la estructura y funciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales, UNAT. La Unidad Nacional de Tierras Rurales, UNAT, tiene la siguiente
Subdireccin de Administracin de Bienes Rurales Subdireccin Administrativa y Financiera
Tr
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An
Subdireccin de Planificacin
ga
Oficina asesora Jurdica
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Despacho del Director
C.
estructura:
Tr
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Di
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An
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C.
2. ANLISIS ESTADO ACTUAL DE GESTION DOCUMENTAL DE LA UNAT

2.1. SITUACIN ACTUAL
de un trmite rpido, ordenado y eficiente. Actualmente la UNAT esta manejando la documentacin sin utilizar procedimientos adecuados lo que ha
los mismos.
En la UNAT se requiere implementar un Programa de Gestin Documental, que permita llevar a cabo todos los procesos administrativos y legales con la
UNAT por ser una entidad de carcter oficial debe cumplir con la normatividad
En la actualidad la UNAT no cuenta con un Programa de Gestin Documental, ya que es una entidad con poco tiempo de creacin. Es por esta razn que es de
Tr
relacionado con este tema.
Por tal motivo la informacin que se maneja y se manipula en la Entidad no entra dentro de las diferentes fases de archivo y tampoco tiene claridad sobre el ciclo vital de los documentos.
ab
inters crear un Modelo de Gestin Documental que facilite a la UNAT lo
aj o
de
archivstica colombiana.
ra do
normatividad que estipula el Archivo General de la Nacin para este fin. La
de
documentacin que produce y tramita, de acuerdo con la respectiva
Pa ol
- 23 -
Di
hecho que se comience a presentar problemas en el manejo y administracin de
eg o
An
actividades diarias maneja un alto volmen de documentos los cuales requieren
ga
Rurales - UNAT y en cumplimiento de las mismas, la Unidad dentro de sus
rit
De acuerdo con las funciones que debe realizar la Unidad Nacional de Tierras
C.
2.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El gobierno colombiano con la Ley 1152 de 2007 (julio 25) dicta el Estatuto de
disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso exista10 y hace obligatoria su aplicacin en todos los archivos oficiales del orden nacional,
entidades territoriales que se creen por Ley; las divisiones administrativas y los
Tr
manejo documental dentro de si misma y sobre todo cuando de entidades pblicas se habla ya que tienen que reglamentarse a las polticas que establece un ente rector como lo es el Archivo General de la Nacin, es por esta razn que la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT requiere establecer un Programa
10
Colombia. Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivo. 2. Ed. Santaf de Bogot. 1997. p. 20
ab
La mayora de las entidades deben tener polticas especficas que faciliten el
aj o
2.3 FORMULACIN
de
archivos histricos especiales.
ra do
departamental, distrital municipal; de las entidades territoriales indgenas; de las
de
Pa ol
tanto, los funcionarios pblicos son responsables del manejo de los documentos
oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la nacin. Por lo
- 24 -
Di
El Reglamento General de Archivos establece "Los documentos de archivos
eg o
basado en el cumplimiento de las funciones asignadas por la ley.
An
dentro de su infraestructura medidas necesarias para desarrollar este sistema
ga
sistema de manejo de su documentacin por lo tanto requiere implementar
rit
La UNAT por ser una institucin creada recientemente adolece de un adecuado
C.
Desarrollo Rural y crea la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT.
de Gestin Documental que facilite los respectivos procesos de gestin con los documentos y de esta forma evitar la produccin de errores administrativos que puedan presentarse.
Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente Podr generarse un modelo para un Programa de Gestin Documental el cual refleje todo el ciclo vital de los
Tr
ab
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de
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Di
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An
ga
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documentos para la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT?
C.
Tr
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Di
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An
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C.
3. DISERTACIN TERICA
3.1 MARCO TERICO Con relacin al marco terico se va a definir la Gestin Documental, en trminos
Sealando la normatividad vigente y las orientaciones impartidas por el Archivo General de la Nacin y dems normas aplicables a la Gestin Documental.
3.1.1 Conceptos
El Consejo Nacional de Archivos define documento como: "Toda expresin
instituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte material."11
Segn el artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros fotografas, cintas cinematogrficas,
Tr
representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares.12
CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS. Instructivo de organizacin bsica y Gestin de Archivos Administrativos. Quito. 2005. p.47 [EN LINEA]. [consultado May 2008]. Disponible http://www.coalicionacceso.org/docs/archivos.pdf
12
11
ab
cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carcter
aj o
discos,
grabaciones
de
ra do
magnetofnicas,
de
testimonial de las actividades del hombre, de los grupos humanos y de las
Pa ol
3.1.1.1 Definicin de documento
Di
radiografas,
eg o
An
ga
actividades, flujos de informacin, formatos establecidos y aplicables.
rit
talones,
de procesos durante el ciclo vital del documento, su metodologa, procesos,
C.
contraseas,
en:
COLOMBIA. Cdigo de Procedimiento Civil. Artculo 252. Distintas clases de documentos.
- 27 -
El Archivo General de la Nacin define el documento como: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
3.1.1.2 Definicin de archivo El Reglamento General de Archivos establecido por el Archivo General de la
gestin, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio o informacin para la persona o Institucin que los produce, para los ciudadanos o
3.1.1.3 Definicin Gestin Documental El Archivo General de la Nacin en la Ley 594 de 2000 define Gestin Documental como Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto
Gestin Documental como Disciplina encargada del control eficiente y sistemtico de la creacin, recepcin, mantenimiento, uso y eliminacin de
Tr
records, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de records.
ab
aj o
Por otro lado la ISO (Organizacin Internacional para la Estandarizacin) define
de
de facilitar su utilizacin y conservacin
ra do
a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y
de
Pa ol
- 28 -
Di
para servir de fuente de historia".
eg o
An
natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su
ga
sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso
rit
Nacin, el cual expresa que: "Archivo es uno o ms conjuntos de documentos
C.
As mismo el Consejo Internacional de Archivos define Gestin Documental como rea de gestin administrativa general relativa a conseguir economa y eficacia en la creacin, mantenimiento, uso y disposicin de los documentos13. En resumen Gestin Documental significa planeacin, control, direccin, organizacin, entrenamiento, organizacin, promocin y otras actividades de
basndose en las polticas y reglamentacin gubernamental. La Universidad Inernacional de Andalucia representa la definicin de Gestin Documental con el
Tr
ab
aj o
de
ra do
de
Grfico N.2. Definicin de Gestin Documental14
PEIS, Eduardo; RUIZ RODRGUEZ, Antonio A. EL archivo como sistema de informacin. p.2. [EN LINEA]. [consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: < www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc>
13
Pa ol
14
- 29 -
Di
eg o
siguiente grfico:
An
ga
disposicin en orden de archivar adecuada y apropiadamente la documentacin
rit
gerencia que involucran la creacin documental, su mantenimiento, uso y
C.
3.1.1.3.1 Objetivos de la Gestin Documental:
Cumplir completamente la reglamentacin del Archivo General de la Nacin Controlar la cantidad y la calidad de los documentos producidos en virtud de sus funciones.
su uso y mantenimiento.
Preservar y disponer de la informacin en acuerdo con los estatutos
Controlar los documentos desde su inicial creacin hasta su final
3.1.1.3.2 Antecedentes de la Gestin Documental
denominara modelo norteamericano primario de gestin de documentos. El cual
Tr
Paralelamente se desarrollaron a nivel mundial varios modelos de Gestin Documental tales como el de Quebec: (Gestion des documents administrafifs),
14
UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCIA. III Maestra en Gestin Documental y administracin de archivos: La Gestin Documental: concepto, modelos y normas. Llanso Sanjuan, Joaquim. 2006. [EN LINEA]. [consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: http://www2.unia.es/nuevo_inf_academica/visualizar_file_Adjunto.asp?ID=2696
ab
masas documentales para incidir en el factor econmico.
aj o
El modelo americano tenia como objetivo principal la eliminacin de grandes
de
disposicin/conservacin.
incluye 3 fases, fase de creacin, mantenimiento /uso, y la fase de
ra do
profesionales norteamericanos nace el concepto records management que se
de
Despus de la segunda guerra mundial a mediados del Siglo XX, de los
Pa ol
disposicin.
- 30 -
Di
gubernamentales.
eg o
An
Simplificar actividades, sistemas, y procesos de creacin documental de
ga
de documentos en orden de prevenir creaciones innecesarias
rit
Establecer y mantener mecanismos de control con respecto a la creacin
C.
en Francia: (Prarchivage), el Reino Unido: (Registry), en. Alemania: (Registratur) y Australia: (Records continuum). A lo largo de su desarrollo la Gestin Documental ha sido apoyada por dos entidades internacionales: la Organizacin de las Naciones Unidas para la
profundizar en los antecedentes normativos de la Gestin Documental en Colombia.
En Colombia, el Reglamento General de Archivos en el acuerdo 07 de 1994
Documentos y desarroll el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la Gestin Documental, organizacin de archivos administrativos, sistemas
documentos
3.1.2 Programa de Gestin Documental
La Gestin Documental se da como resultado del sustrato conceptual de la disciplina de la documentacin que aunque no es algo nuevo (por que se ha
Tr
evolucionando en el ltimo siglo ante un crecimiento exponencial de la informacin, desarrollando nuevas tcnicas para permitir el acceso a grandes masas de informacin. Estas tcnicas a su vez han desarrollado herramientas y aplicaciones mas estructuradas para manejar estos volmenes de informacin partiendo de una - 31 -
ab
desarrollado desde hace mas de 1000 aos de antigedad) ha venido
aj o
de
ra do
transferencias de documentos con valor permanente y eliminacin de
de
empleados
para
la
gestin
Pa ol
expedido por el Archivo General de la Nacin, contempl el trmino Gestin de
de
Di
documentos,
eg o
valoracin
An
exclusivamente a la legislacin colombiana, es por eso que nos limitaremos a
ga
Para el caso de la UNAT, por ser una entidad pblica se debe basar nica y
rit
a
documental,
Archivos (CIA).
C.
Educacin, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de
planificacin predefinida orientada a soportar las actividades de creacin, control, accesibilidad y valoracin de la documentacin institucional. 3.1.2.1 Principios fundamentales Antes del surgimiento de estos principios los archivos eran organizados de distintas formas: por temas, criterios ideolgicos; solan utilizarse, tambin,
En 1814, el archivista e historiador francs Natalis de Wailly enuncia la nocin
provenientes de un mismo organismo, persona, familia, etc.; surge, de este modo, el principio de procedencia o de respeto a los fondos.
documentales existentes a su interior (secciones, series, expedientes) no pudieran ser mezcladas entre ellas mismas; se reglamentaban las relaciones entre los fondos, ms no las que pudieran suceder en sus niveles documentales
Tr
Ya mucho despus el principio de respeto a la estructura nace estableciendo
que la clasificacin interna de un fondo debe responder a la organizacin y competencias de la unidad productora.
15
MXICO. Archivo General de la Nacin. Introduccin a la organizacin de archivos. Francisco Acevedo Gutirrez.2004 [EN LINEA]. [consultado Marzo 2007]. Disponible en: http://www.agn.gob.mx/
ab
dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que sea dicha organizacin.
aj o
El principio de orden original establece que no se debe alterar la organizacin
de
original15
Por tal razn, en 1881 H. Von Seybel enunci un nuevo principio: el de orden
ra do
inferiores.
de
Pa ol
Sin embargo, el respeto a los fondos no garantizaba an que las agrupaciones
- 32 -
Di
eg o
de fondo de archivo, consistente en mantener reunidos los documentos
An
ga
Dewey (que es privativo de libros, revistas, etc.)
rit
sistemas ajenos a la naturaleza de los documentos de archivo, por ejemplo:
C.
3.1.2.2 Ciclo de vida de los documentos El ciclo de vida de los documentos establece que el documento como organismo vivo, se crea o se recibe, se establece su forma fsica (papel, electrnico, magntico, fotogrfico etc.) y el contenido informativo. Los documentos despus
con su tiempo de funcin su edad aumenta gradualmente con sus valores. ( Ver
Tr
ab
aj o
de
ra do
de
Pa ol
- 33 -
Di
eg o
An
ga
rit
Grfica N. 3 Nacimiento del flujo documental)
C.
se utilizan y mantienen. Se indizan, revisan, rearchivan, reorganizan y cumplen
Tr ab aj o de G ra do de Pa ol a y Di eg o
An
ga
rit
C.
- 34 -
Grfica N.3. Nacimiento del flujo documental.
La formacin de archivos segn el ciclo de vital de los documentos se desarrolla as:

3.1.2.2.1 Archivo de Gestin
sus funciones, se clasifica, ordena y genera los expedientes. La informacin esta en uso permanente.
3.1.2.2.2 Archivo Central
En el Archivo Central (Ver glosario) los documentos permanecen despus de
legal, tcnico o contable, y aqu es donde las Tablas de Retencin Documental cumplen su funcin y el documento debe quedarse en el Archivo Central para su
3.1.2.2.3 Archivo Histrico
Para que el documento pase al Archivo Histrico (Ver glosario) debe cumplir con los valores secundarios cientfico, cultural e histrico, porque debido a su
Tr
importancia testimonial e informativa se deben conservar permanentemente.
ab
aj o
de
consulta por el tiempo que las TRD lo indiquen.
ra do
de
Los documentos deben cumplir con los valores primarios, administrativo, fiscal,
Pa ol
valoracin, seleccin y eliminacin.
haber cumplido su produccin y su trmite. El documento pasa por una
- 35 -
Di
eg o
An
ga
rit
En el archivo de gestin (Ver glosario) el documento se crea en cumplimiento de
C.
3.1.2.3 Fases sistema de Gestin Documental

3.1.2.3.1 La encuesta
Es una tcnica cuantitativa que utiliza procedimientos estandarizados de pregunta para medir las caractersticas de la realidad documental de la empresa
como resultado un diagnstico adecuado a su situacin actual. La encuesta es
estructura de la institucin.
Los siguientes son los procedimientos para realizar una encuesta: disear un formulario, presentar la encuesta ante personal en funcin, ejecutar la encuesta
Para conceptualizar un Programa De Gestin Documental en una entidad se deben considerar las siguientes preguntas:
Produccin de documentos
- Qu tipo de soportes documentales utiliza y en qu casos? (papel,
Tr
ab
aj o
digital)
- Cmo se elaboran los documentos?cul es el paso a paso? (Formato, copias, firmas, uso papel reciclado) - Cmo se reciben y envan los documentos? (Por correo tradicional, correo electrnico, fax, otro.) - Cmo se elaboran los documentos internos?
de
- Qu se tiene en cuenta para elaborar dichos documentos? (directrices)
- Qu documentos produce la dependencia? (TRD y apoyo)
ra do
de
Pa ol
3.1.2.3.1.1 Elementos pregunta para realizar una encuesta
- 36 -
Di
y tabular los resultados
eg o
An
ga
rit
importante por que permite conocer a fondo la misin, visin, funcin y
C.
permitiendo la acumulacin de datos que con una adecuada evaluacin darn
Recepcin de documentos internos - Qu tipo de documentos recibe de otras dependencias y por qu razn? - Cmo recibe estos documentos (procedimiento, verificacin, controles) - Qu se hace cuando el documento no es de su competencia? - Si el documento est incompleto que se hace? - Corresponde a las series documentales?
Distribucin de documentos recibidos
- Cmo se reciben los documentos externos? (Por Unidad de Correspondencia, directamente, o por otra dependencia) - Qu hace cuando el documento no es competencia de la dependencia?
- Quin y cmo enva los documentos a otra entidad?
- La unidad de correspondencia le ha devuelto documentos por alguna razn?
- Cmo sabe la dependencia que el documento fue enviado?
Tr
ab
aj o
- Cmo sabe la dependencia que el documento no lleg a su destino?
Trmite de documentos - Cundo en la dependencia se reciben documentos de otras dependencias y de la unidad de correspondencia es porque se requiere dar trmite? (sin respuesta, visto bueno, chequeo), dar respuesta? , otro, cul? , qu se hace en cada caso?, s la solicitud no es clara que se
de
de distribucin para el envo de documentos?
- La dependencia informa a la unidad de correspondencia sobre el medio
ra do
de
- Aplica la directriz para el envo de documentos fuera de la entidad?
Pa ol
Distribucin de documentos enviados
- 37 -
Di
eg o
An
ga
internos?
rit
- Existe algn control para seguimiento y entrega de los documentos
C.
hace?, cul es el procedimiento que se sigue para proyectar la respuesta a una solicitud? - S la respuesta es para una dependencia de la misma institucin, que se hace? cuales son los controles? - S la respuesta est dirigida a una entidad externa a la propia institucin, que se hace y cules son los controles?
- Sabe usted si existe TRD en la institucin?
- Cmo ubica los documentos dentro de las carpetas? (orden original) - Realiza la foliacin? - Cuando culmina el trmite? - Cuando hace la transferencia?
- Cules sistemas de ordenacin utiliza?
- Transferencia documental - Realiza transferencias documentales?, en qu fecha?
- Cmo hace la eliminacin?
Tr
ab
aj o
Organizacin de archivo central - Cmo recibe las transferencias? (caja, carpetas rotuladas) - Si no estn bien elaboradas que se hace? - Cmo se hace el cotejo - Cmo fue organizada? - Qu sistema de ordenacin utiliza? - Qu procesos archivos se realizan en el archivo de gestin? - 38 -
de
- Existen series para eliminar en el archivo de gestin?
- Aplica el procedimiento para hacer la transferencia?
ra do
de
- Elabora inventarios documentales?, en qu casos?
Pa ol
- Cmo ordena las series documentales?
Di
eg o
An
- Cmo se hace la apertura de carpetas y en que momento?
ga
Organizacin de archivo de gestin
rit
C.
- La recuperacin es fcil? - Que instrumentos de consulta utilizan? - Aplica la disposicin final expresada en la TRD? - Realiza transferencias secundarias?, cada cuanto tiempo? - Identifica y aplica procedimientos para eliminacin, conservacin total, seleccin y microfilmacin?
- Sino esta bien elaborada qu se hace? - Cmo se realiza el cotejo?
- Qu procesos archivsticos se realizan en sta fase? - Quin elabora los instrumentos de consulta?
- Quienes consultan el Archivo de Gestin y por qu?
- Registra el prstamo de documentos?. Cmo lo hace? - Qu mecanismo de control utiliza (devolucin)?
- Cmo se expresan las necesidades de la dependencia en materia de
Tr
ab
aj o
unidades de conservacin y almacenamiento? - Ha realizado un diagnstico de sus necesidades? - Aplica lo establecido en el Acuerdo AGN 049 de 2000? - Cuenta con espacios suficientes para el almacenamiento de documentos? - Existe sealizacin adecuada de las reas del Archivo Central e Histrico?
de
Conservacin de documentos
ra do
de
- Cmo localiza la informacin en el Archivo de Gestin?
Pa ol
Consulta de documentos
- 39 -
Di
eg o
An
- Cmo se reciben las transferencias secundarias en la entidad?
ga
Organizacin de archivo histrico
rit
C.
- Cuenta con equipo y mobiliario para organizar el Archivo de Gestin, Central e Histrico? - Cuenta con unidades de conservacin y almacenamiento, conforme a lo establecido por el Acuerdo 049 de 2000? - Adems de soportes en papel de tamao carta u oficio, se utilizan o reciben otros tipos de formatos o soportes? - Cmo almacena este tipo de documentos?
conserva?
Disposicin final
- Ha aplicado la TRD en lo relacionado con la disposicin final?
fase se realiza?
3.1.2.3.2 El informe diagnstico
Como siguiente paso se procede a elaborar un informe donde se identifiquen y
Tr
sealan los puntos que revelen los aspectos relacionados con la produccin documental, su naturaleza, su valoracin de acuerdo a la legislacin, su estructura y condiciones de conservacin y gestin.
COLOMBIA. Archivo General de la Nacin. Gua para la implementacin de un programa de Gestin Documental. Santaf de Bogot: Archivo General de la Nacin de Colombia, 2005. Anexo 14 p.75
16
ab
aj o
situacin documental de la institucin.
de
Despus de analizar las encuestas se establece la situacin actual y real de la
ra do
de
- En su TRD esta prevista la digitalizacin? o En que fase se realiza?16
Pa ol
- En su TRD est prevista la microfilmacin de alguna serie? o En que
- Cuantas series y cuantos metros lineales transfiere anualmente?
- 40 -
Di
eg o
An
- Conserva informacin en medios magnticos y digitales?, cmo los
ga
- Qu medidas de conservacin preventiva conoce y aplica?
rit
C.
3.1.2.3.3 El proyecto de organizacin
Partiendo del diagnostico documental, se procede a proponer un plan proyecto que refleje las disposiciones generales, los procesos y actividades para desarrollar las polticas de conformacin de documentos, gestin administrativa, transferencias, tablas de retencin documental, prestacin de servicios y difusin de los documentos y la poltica de conservacin y prevencin documental.
Tr
ab
aj o
de
ra do
de
Pa ol
- 41 -
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An
ga
rit
C.
3.2 MARCO NORMATIVO

3.2.1 Produccin de documentos PRODUCCIN DE DOCUMENTOS
La produccin de documentos es la generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones (Archivo General de la Nacin AGN)
Cdigo de Procedimiento Penal
Decreto 2649 de 1993
Decreto 1584 de 1994 Decreto 2150 de 1995
de
Acuerdo AGN 060 de 2001 Circular Interna AGN No.13 de 1999 NTC 1673 NTC 2223:1986 NTC 2676 NTC 3393 NTC 4436
aj o
ab
Tr
ra do
de
Artculo 123. Soportes contables Documentacin indispensable Registro proponentes Cmaras de Comercio Artculos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administracin de comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.
Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos
No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta hmeda . Papel y cartn: papel para escribir e imprimir Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir. Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas. Elaboracin documentos comerciales Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad
Pa ol
Cdigo de Comercio
- 42 -
Di
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An
Cdigo Penal
ga
rit
Ley 43 de 1913 Ley 527 de 1999
Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Artculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de los documentos pblicos. Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos Artculo 261. Sobre el valor probatorio de documento pblico. Artculos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. Artculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones Artculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
C.
3.2.2 Recepcin de documentos RECEPCION DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. (AGN)
Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
Decreto 229 de 1995
Decreto 2150 de 1995 Acuerdo 060 de 2001
Tr
ab
aj o
de
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La distribucin de documentos son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (AGN)
Sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo de informacin
Artculo 3. Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicaciones oficiales.
de
Pa ol
3.2.3 Distribucin de documentos
- 43 -
Di
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Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
An
Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de sellos, ventanilla nica.
ga
rit
Constitucin Poltica
C.
3.2.4 Trmite de documentos TRMITE DE DOCUMENTOS
El trmite de documentos es el curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. (AGN)
Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales
Constitucin Poltica.
Artculos 6, 16, 17, 22. Decreto 2150 de 1995
3.2.5 Organizacin de documentos
de
La organizacin documental es el conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos (AGN)
ra do
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
aj o
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Ley 4 de 1913.
de
Pa ol
Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las comunicaciones, numeracin de actos administrativos.
Sobre rgimen poltico y municipal. Artculo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarn que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrn multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales. Artculo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrn lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos pblicos y los dems detalles relativos a los mismos.
Artculo 33. Derecho de turno.
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Artculo 25. Establece que las entidades de la Administracin Pblica debern facilitar la recepcin y envo de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.
eg o
An
Decreto 01 de 1984
Cdigo Contencioso Administrativo. Derecho de peticin
ga
Ley 58 de 1982.
Reglamentacin trmite peticiones.
rit
C.
Ley 80 de 1993.
Artculo 55. De la prescripcin de las acciones de responsabilidad contractual. La accin civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artculos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribir en el trmino de veinte (20) aos, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La accin disciplinaria prescribir en diez (10) aos. La accin penal prescribir en veinte (20) aos. Artculo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Captulo debern ser conservados cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado garantice su reproduccin exacta. Adems, ante la cmara de comercio donde fueron registrados los libros se verificar la exactitud de la reproduccin de la copia, y el secretario de la misma firmar acta en la que anotar los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prev en este artculo, se har constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
Decreto 254 de 2000.
Acuerdo AGN 007 de 1994. Acuerdo AGN 09 de 1995 Acuerdo AGN 12 de 1995.
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Acuerdo AGN 09 de 1997
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Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional.
Artculo 36. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Artculo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el Comit Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integracin y le fija la funciones.
Reglamenta la presentacin de las TRD. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora Reglamenta procedimiento para la evaluacin de TRD. Sobre el manejo de archivos pblicos de las Cmaras de Comercio. Establece especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de servicios de archivo. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las tablas de retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Obligatoriedad de la presentacin de las T. R .D.
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Cdigo de Comercio.
ga
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C.
Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000. Adiciona pargrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relacin con la integracin del Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin.
Acuerdo AGN 02 de 2004. Circular AGN 07 de 2002. Circular AGN 01 de 2003. Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Circular AGN 01 de 2004. Resolucin AGN 147 de 1997.
Organizacin de historias laborales. Organizacin de historias laborales.
Resolucin MinSalud 1995 de 1999. Resolucin AGN 081 de 2001. Resolucin AGN 183 de 2004. Resolucin MinProteccin Social 001715 de 2005. NTC 4095 NTC 5029
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Resolucin MinProteccin Social 001715 de 2005. NTC 4095 NTC 5029
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Inventario de documentos a eliminar. Por la cual se crea el Comit de Transferencias de la Documentacin Histrica al Archivo General de la Nacin.
Establece normas para el manejo de la Histrica Clnica. (Expedida por el Ministerio de Salud) Adopta el Programa de Gestin Documental y se aprueba la actualizacin de la Tabla de Retencin Documental del AGN. Por la cual se crea el Grupo Tcnico de apoyo del Comit de Archivo del Archivo General de la Nacin. Por la cual se modifica la Resolucin 1995 de 1999. Norma General para la Descripcin Archivstica. Norma sobre Medicin de Archivos. Por la cual se modifica la Resolucin 1995 de 1999. Norma General para la Descripcin Archivstica. Norma sobre Medicin de Archivos.
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Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo.
An
ga
Establece los lineamientos para la organizacin de fondos acumulados.
rit
C.
3.2.6 Consulta de documentos CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
La consulta documental es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.(AGN)
Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin. Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra. Constitucin Poltica. Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn ejercer libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a la documentacin oficiales...
Ley 4 de 1913.
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Artculo 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades pblicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les estn confiados por razn de su empleo. Artculo 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarn dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extender, pero se reservar en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregrsele al interesado. De los certificados se dejar copia en un libro de papel comn.
Artculo 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretaras y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carcter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspeccin de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de sta. Ningn empleado podr dar copia de documentos que segn la Constitucin o la ley tengan carcter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa.
de
Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal.
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C.
Ley 57 de 1985.
Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos. Cdigo Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de peticin de informacin. Artculo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores. Acceso a documentos.
Decreto 01 de 1984.
Decreto 2126 de 1992. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acuerdo AGN 56 de 2000
3.2.7 Conservacin de documentos
Constitucin Poltica.
Cdigo Procedimiento Civil.
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Ley 47 de 1920. Ley 14 de 1936 Ley 39 de 1981. Ley 63 de 1986.
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Artculo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin de un ambiente sano.
Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades. Artculo 251. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares. Artculo 22. Defensa y conservacin de los bienes muebles e inmuebles.
Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. Artculos 1,2,3 y 4. Sobre conservacin copias mediante microfilmacin. Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales.
de
Pa ol
La conservacin documental es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido (AGN)
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
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Requisitos consulta.
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C.
Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir ttulos de deuda pblica interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector pblico nacional y se dictan otras disposiciones. LEY 6 DE 1992. Artculo 74. Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables. La reproduccin impresa de imgenes pticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Direccin de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos sealados en el Artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio".
Ley General de Cultura. Ley 397 de 1997.
Artculo 4. Definicin de Patrimonio Cultural de la Nacin. Artculo 12. Del Patrimonio Bibliogrfico, Hemerogrfico, Documental y de Imgenes en Movimiento.
Cdigo de Comercio. Decreto 1798 de 1990 Decreto 2620 de 1993
Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos. Suprime autenticacin de documentos originales y el uso de sellos; prohbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades pblicas; autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos; prohbe limitar el uso de las tecnologas de archivo documental por parte de los particulares, entre otros. Reglamento General de Archivos Artculo 23. Valoracin documental que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin. Artculo 60. Conservacin integral de la documentacin de archivos. Los archivos debern implementar un sistema integrado de conservacin acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin desde el momento de la emisin, durante su perodo de vigencia, hasta su disposicin final. Criterios de conservacin y organizacin de documentos. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservacin.
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Acuerdo AGN 007 de 1994
de
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Artculo 31. Conservacin de libros y papeles de los comerciantes.
Artculos 48 y 60. Autoriza la utilizacin del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio.
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Ley 80 de 1993.
Artculo 39. Segundo Prrafo: Las entidades estatales establecern medidas para preservar contratos.
rit
C.
Acuerdo AGN 048 de 2000. . Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental. Acuerdo AGN 049 de 2000 Acuerdo AGN 050 de 2000.
Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.
3.2.8 Disposicin final de los documentos
DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
de
Tr
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Constitucin Poltica de 1991
aj o
Ley 47 de 1920.
ra do
La disposicin final es la seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental (AGN)
Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artculo 70. CN Prrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el pas. El Estado promover la investigacin, la ciencia, el desarrollo y la difusin de los valores culturales de la Nacin. Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. Proteccin del patrimonio documental y artstico.
de
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Acuerdo 037 de 2002
Especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.
An
Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.
ga
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Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
C.
Ley 14 de 1936.
Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.
Ley 163 de 1959.
Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la Nacin. Artculos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmacin y certificacin de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, estn obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmacin o de cualquiera otro tcnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. Artculo 39. Segundo Prrafo. Las entidades estatales establecern las medidas que demande la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta ntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena de perder su valor probatorio. Defensa y conservacin patrimonio. Estatuto Notarial. Uso de medios tecnolgicos para conservacin de archivos. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Conservacin y destruccin de libros. Transferencias documentales secundarias. Guarda y custodia hojas de vida.
Ley 39 de 1981.
Ley 80 de 1993.
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Decreto 2649 de 1993. Artculo 134. Decreto 998 de 1997. Decreto 1145 de 2004.
aj o
Decreto 264 de 1963. Decreto 960 de 1970. Decreto 2620 de 1993
de
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C.
Reglamento General de Archivos. Artculo 18. Crea el Comit Evaluador de Documentos, determina su integracin y le fija la funcin principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artculo 23. Valoracin documental. Ordena a las entidades elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin. oficiales
Inventario de documentos a eliminar.
NTC 4080 NTC 5174. NTC 5238
Micrografa : microfilmacin de series: Procedimientos de operacin.
ra do
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Tr
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Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes.
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Di
NTC 3723.
Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Tcnica de operacin.
eg o
Acuerdo AGN 08 de 1995. Circular AGN 03 de 2001. Circular AGN 01 de 2004.
Transferencias documentales secundarias. Transferencias documentales secundarias.
An
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Artculo 25. Eliminacin de documentos que se entiende como la destruccin de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histrico.
C.
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aj o
de
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de
Pa ol
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Di
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rit
C.
4. MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL
4.1 RECOLECCIN INFORMACIN

4.1.1 Encuestas
La encuesta se aplic a 10 funcionarios encargados del manejo archivstico de
cuestionario que se aplic se bas en informacin relacionada con la Gestin Documental en la organizacin.
Para medir las respuestas del cuestionario, se tuvo en cuenta: El Nmero de preguntas hecho en la encuesta dividido por el Nmero de respuesta analizadas.
La sumatoria del valor asignado a cada pregunta (SUMA)
La sumatoria del valor de todas las respuestas seleccionadas
ab
aj o
Una vez determinados los valores, se aplica la siguiente frmula:
de
(SUMA-VTR)
Tr
ra do
El valor de la respuesta dada a cada pregunta (VR)
(SUM-VR) * 100 ________________ = VALOR en % SUM-VTR
de
Pa ol
- 54 -
Di
eg o
las dependencias registradas en el organigrama vigente de la UNAT, El
An
ga
rit
C.
El porcentaje ubica a la UNAT en un nivel de manejo de Gestin Documental, acorde con la siguiente tabla:
Porcentaje
Es oportuno aplicar este cuestionario para determinar el problema del manejo
arroj los siguientes resultados:
Al aplicar la ecuacin se tiene que:
aj o
de
ab
Tr
Lo anterior indica que la UNAT se encuentra en un nivel bajo, confirmando que se hace necesario establecer un Modelo de Gestion Documental para la UNAT.
ra do
____________ = 25.00% 200
de
(SUM-VR) = 50
(SUM-VTR) = 200
(50) * 100
Pa ol
la mejora de la Gestin Documental en la UNAT, La aplicacin del cuestionario
cuestionario, se tomar como base para la toma de decisiones relacionadas con
- 55 -
Di
documental de la UNAT, cada pregunta que se responda con no, en el
eg o
An
CUADRO N. 1 Estndares de procentajes para la evaluacin de las encuestas a la UNAT
ga
Del 60% al 100% Del 30% al 59.9% Del 0% al 29.9%
Alto Medio Bajo
rit
C.
Conocimiento sobre Gestin Documental en la organizacin
4.1.1.1 ETAPAS DE LA ENCUESTA La encuesta responde a las siguientes etapas:

4.1.1.1.1 Identificacin del problema
conocimiento, manejo y cultura organizacional en la Gestin Documental de la UNAT.

4.1.1.1.2 Diseo y seleccin de la muestra
La muestra motivo de esta encuesta es igual a la totalidad de los funcionarios responsables del manejo de los archivos en la UNAT, en trminos de factibilidad
Como se pretende es conocer la cultura organizacional en el manejo de Gestin Documental se enfoc el concepto de medicin para cuantificar a los funcionarios de la UNAT en el conocimiento de Gestin Documental para lo cual se ordenaron las preguntas del cuestionario en los tpicos abajo mencionados
Tr
ab
de la Gestin Documental de la UNAT.
aj o
considerados determinantes para comprender la cultura organizacional en torno
de
ra do
de
4.1.1.1.3 Diseo y construccin del instrumento
Pa ol
cantidad de funcionarios que manejan los archivos son diez (10).
de esta muestra el universo poblacional ser del 100 %, debido a que la
- 56 -
Di
eg o
An
ga
rit
Se hace necesario efectuar una encuesta para lograr determinar el nivel de
C.
MEDICIN
SI NORMALIZACIN Y REGLAMENTACIN BSICA
1 2 3 4 Existe reglamento de archivo en la UNAT? Existe Comit de archivo? Existe tabla de retencin de documentos? Existe manual de procedimientos de archivo? 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
NO
5 Cuenta la institucin con formatos definidos para uso comn?
An
Cuenta la UNAT con una dependencia que controle el recibo y envo de los 6 documentos tanto internos como externos? Los documentos en la UNAT tienen un control desde su produccin hasta 7 su destino final?
ga
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
rit
a
1
PRODUCCIN DE DOCUMENTOS
C.
eg o
TRAMITE DE DOCUMENTOS
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
Di
1 1 1 1 1
1 1 1 1 1
CONSULTA DE DOCUMENTOS
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
Realiza procedimientos adecuados en la organizacin de archivos tales 12 como clasificacin., ordenacin y descripcin de los documentos?
ra do
de
10 Existe control sobre el prstamo de documentos del archivo? 11 Existe reglamento de consulta?
Pa ol
8 Existe un mtodo para archivar en su dependencia? 9 Realizan descripcin documental?
1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1
DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
PERSONAL
EDIFICIO Y EQUIPOS
17 18 19 20
Tr
ab
15 Es Profesional en archivstica la persona que maneja el archivo? 16 El personal de la UNAT esta capacitado en el manejo del archivo? Cuenta el archivo con una rea especifica? Tiene extintores para control de incendios? Tienen estantera metlica para el manejo de los archivos? Tiene archivadores de gavetas para el manejo de los archivos?
aj o
de
13 Realizan seleccin y descarte documental? 14 Realizan inventarios documentales?
TOTAL PARA CADA CONCEPTO 20

CUADRO N. 2 Preguntas para evaluar encuestas a la UNAT
20
- 57 -
4.1.2 Anlisis de resultados 4.1.2.1 Normalizacin y reglamentacin bsica
- Existe reglamento de archivo en la UNAT? La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe reglamento de
La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe Comit de
- Existe tabla de retencin de documentos?
La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe Manual de procedimientos de archivo.
Tr
- Cuenta la UNAT con una dependencia que controle el recibo y envo de los documentos tanto internos como externos? La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que si existe una dependencia que controle el recibo y envo de los documentos tanto internos como externos
ab
4.1.2.3 Distribucin de documentos
aj o
de
La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe formatos.
- Cuenta la institucin con formatos definidos para uso comn?
ra do
4.1.2.2 Produccin de documentos
de
Pa ol
- Existe manual de procedimientos de archivo?
- 58 -
Di
La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe TRD
eg o
An
archivo
ga
rit
- Existe Comit de archivo?
C.
archivo.
4.1.2.4 Trmite de documentos
- Los documentos en la UNAT tienen un control desde su produccin hasta su destino final? La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe un control desde su produccin hasta su destino final
4.1.2.5 Organizacin de documentos
- Realizan descripcin documental?
4.1.2.6 Consulta de documentos
- Existe control sobre el prstamo de documentos del archivo?
documental
- Existe reglamento de consulta? La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe reglamento de consulta
-Realiza procedimientos adecuados en la organizacin de archivos tales como
Tr
clasificacin., ordenacin y descripcin de los documentos? La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no realiza procedimientos adecuados en la organizacin de archivos tales como clasificacin., ordenacin y descripcin de los documentos
ab
4.1.2.7 Conservacin de documentos
aj o
de
ra do
de
La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no realizan descripcin
Pa ol
procedimientos de archivo.
- 59 -
Di
La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe Manual de
eg o
An
archivar en su dependencia
ga
La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe un mtodo para
rit
- Existe un mtodo para archivar en su dependencia?
C.
4.1.2.8 Disposicin final de los documentos
- Realizan seleccin y descarte documental? La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no Realizan seleccin y descarte documental
4.1.2.9 Personal
- Es Profesional en archivstica la persona que maneja el archivo? La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no es Profesional en
La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no esta capacitado en el manejo del archivo
4.1.2.10 Edificio y equipos
- Cuenta el archivo con una rea especifica? La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que si cuentan con un rea especifica para archivo
- Tiene extintores para control de incendios?
Tr
control de incendios
- Tienen estantera metlica para el manejo de los archivos? La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que si tienen estantera metalicaz para el manejo de los archivos.
ab
La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que si tienen extintores para
aj o
de
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de
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- El personal de la UNAT esta capacitado en el manejo del archivo?
- 60 -
Di
archivstica
eg o
An
ga
rit
documentales
La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no Realizan inventarios
C.
- Realizan inventarios documentales?
- Tiene archivadores de gavetas para el manejo de los archivos? La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que si tienen archivadores de gavetas para el manejo de archivo.
4.3 DIAGNOSTICO
preguntas que se le realizaron a los funcionarios responsables de los archivos
le estan dando a los documentos de esta entidad. Por lo consiguiente
Tr
ab
aj o
de
ra do
de
Pa ol
UNAT por lo que proponemos el siguiente modelo. ( Ver 4.4)
- 61 -
Di
concluimos que es necesario crear un modelo de Gestin Documental en la
eg o
manejo documental, pero 150 respuestas indican de forma negativa el uso que
An
en la UNAT nicamente 50 respuestas cumplen con los estandares positivos de
ga
rit
Al analizar los resultados de la encuesta podemos apreciar que de 200
C.
4.4 PROPUESTA MODELO
4.4.1 Produccin de Documentos
Tr
4.4.1.2 Actividades del proceso
4.4.1.1 Diagrama de flujo del proceso

INICIO
ab
aj o
de de
Consultar los formatos regulados por el Archivo General de la
Identificar el documento a elaborar
G ra do
NO
La UNAT y sus dependencias en el cumplimiento de sus funciones con supervisin de las directivas deben crear, disear, adoptar o adaptar un formato de documento; por lo que deben seguir las siguientes actividades:
Tiene conocimiento en las especificaciones para produccin de documentos?
Identificacin del documento a elaborar, para
SI
Elaborar el documento, guardarlo o imprimirlo y escoger el soporte que requiere (papel, medio magntico, electrnico etc.)
Pa ol Di eg o
a y
Hacer copias del documento y etiquetarlo segn el soporte
dar paso a su creacin. Disear o adoptar un formato Determinar el soporte del documento ( papel, CDROM, disquetes, microfilm etc.) Determinar la forma de produccin y reproduccin de los documentos (hardware, software etc.) Normalizar los formatos Definir los tipos documentales y las dependencias que los manejaran
Es un documento
interno?
NO
SI
Aplica el procedimiento para la distribucin y envo de documentos externos. (Ver 4.4.3.3 Distribucin de documentos enviados).
An
ga
rit
Aplica el procedimiento para la distribucin y envo de documentos internos, (Ver 8.3.1
Distribucin de documentos internos ).
C.
- 62 -
FIN
4.4.2 Recepcin de Documentos
4.4.2.1 Recepcin de documentos externos
Tr
4.4.2.1.2 Actividades del proceso
Recibo del documento:
Los documentos externos se pueden recibir va fax, correo postal, correo interno o correo electrnico.
ab
Identificacin y verificacin:
4.4.2.1.1 Diagrama de flujo del proceso
aj o
Hacer una revisin de la informacin del documento, como quien lo remite, cual es el destinatario, confirmacin de firmas, preguntarse si el documento es competencia de la UNAT?, esta completo? etc.
INICIO
de
G ra do de
Radicacin del documento:
La oficina de correspondencia recibe los documentos
Es la correspondencia remitida a la entidad? Es la entidad el destinatario?
NO
Redireccionar el documento a la entidad competente o devolver el documetno al remitente. Dejar una constancia escrita
Pa ol a y Di
Registro del documento:
SI
En el artculo 5 del acuerdo n. 060 de 2001 se establecen los procedimientos para radicar las comunicaciones oficiales; haciendo nfasis que se debe enumerar el documento de forma consecutiva ascendente sin reservar nmeros de radicacin; se asigna el nmero en estricto orden de recepcin.
Radicar el documento, codificandolo con un consecutivo ascendente y el cdigo de la dependencia
eg o
Registrar el documento en forma manual en una planilla de correspondencia o electronicamente si cuenta con una base de datos
An
Clasificar los documentos y entregarlos en cada dependencia segn su destinatario
As mismo en el artculo 2 se explica como registrar las comunicaciones oficiales. La UNAT debe contar con una unidad de correspondencia que controle el despacho y recibo de la documentacin, y este proceso debe quedar registrado en una planilla o en una base de datos lo siguiente: -Nombre de la persona y/ o entidad remitente o destinataria. -Nombre y cdigo de la dependencia competente -Nmero de radicacin -Nombre del funcionario responsable del trmite entre otros.
ga
rit
* Distribucin de los documentos a las dependencias o destinatario.
C.
FIN
- 63 -
4.4.2.2. Recepcin de documentos internos
4.4.2.2.1 Diagrama de flujo del proceso 4.4.2.2.2 Actividades del proceso

Recibo del documento: Los documentos internos se pueden recibir va fax, correo interno o correo electrnico.
Tr
Identificacin y verificacin: Hacer una revisin de la informacin del documento, como quien lo remite, cual es el destinatario, confirmacin de firmas, preguntarse si el documento es competencia de la dependencia?, esta completo? etc.
ab
aj o
INICIO
de G ra do de a y Di Pa ol eg o
La dependencia recibe la correspondencia que proviene de otras unidades administrativas
Es la correspondencia remitida a la dependencia? Es la dependencia el destinatario?
NO
Redireccionar el documento a la unidad administrativa competente o devolver el documento al remitente. Dejar una constancia escrita
Radicacin del documento: En el artculo 5 del acuerdo n. 060 de 2001 se establecen los procedimientos para radicar las comunicaciones oficiales; haciendo nfasis que se debe enumerar el documento de forma consecutiva ascendente sin reservar nmeros de radicacin; se asigna el nmero en estricto orden de recepcin.
SI
Verificar firmas, copias, anexos y dems detalles que el manual de procedimientos o el reglamento lo determine
Registrar y radicar el documento en la planilla de control de comunicaciones internas
La dependencia le da el tramite al documento
Registro del documento: En el artculo 2 del mismo acuerdo se explica como registrar las comunicaciones oficiales. La entidad debe contar con una unidad de correspondencia que controle el despacho y recibo de la documentacin, y este proceso debe quedar registrado en una planilla o en una base de datos lo siguiente: -Nombre de la persona y/ o entidad remitente o destinataria. -Nombre y cdigo de la dependencia competente -Nmero de radicacin -Nombre del funcionario responsable del trmite entre otros.
An
ga
rit
Distribucin de los documentos a las dependencias o

destinatario.
FIN
C.
- 64 -
4.4.3 Distribucin de Documentos
4.4.3.1 Distribucin de documentos recibidos

INICIO
Tr
En la Resolucin 026 de 2004 Reglamento de correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nacin. En su artculo 9 estipula la siguiente directriz de distribucin de documentos recibidos:
ab
aj o
de
La oficina de correspondencia clasifica los documentos y registra los documentos en la planilla de distribucin de documentos recibidos para hacerlos llegar a las dependencias.
G Pa ol y Di eg o
ra do a
Tiene conocimiento de la directriz de distribucin de documentos recibidos?
NO
de
Ver directriz de distribucin de documentos recibidos 4.4.3.1.2
SI
Para los recorridos internos de distribucin de comunicaciones oficiales, se han establecido dos turnos: 9:00 a.m. y 3:30 p.m. Si por alguna circunstancia, la urgencia e importancia de una comunicacin amerita su distribucin inmediata, el funcionario del Grupo de Correspondencia, informar a la dependencia competente.
Aplicar la directriz de distribucin de documetnos recibidos para entregar la correspondencia a las dependencias competentes
As pues La distribucin de documentos recibidos cumple con las siguientes actividades: Registrar los documentos en la planilla de distribucin de documentos recibidos
Es el documento de competencia para la UNAT?
NO
Se devuelve a la oficina de correspondencia para su redireccionamiento
Clasificarlos documentos por dependencias
An
ga
SI
rit
Registrar y radicar el documento en la planilla de registro de comunicaciones recibidas
Dependiendo de las polticas de la unidad de correspondencia, ubicar los documentos en casilleros o distribuir los documentos a las dependencias Registro y control de entrega de documentos en la planilla de registro de comunicaciones recibidas.
C.
- 65 -
FIN
4.4.3.2 Distribucin de documentos internos
Tr

INICIO
ab
aj o
de
G ra do de
Hacer una politica o procedimiento para la distribucin de documentos internos dependiendo del interes dela UNAT
La UNAT debe contar con una poltica de distribucin de documentos internos. Las siguientes pueden ser posibilidades para aplicar a la distribucin de documentos internos:
Tiene la UNAT una politica para la distribucin de documentos internos? Conoce el procedimiento?
NO
Pa ol Di eg o
SI
Entrega manual de correspondencia, Se asigna a un empleado para distribuir la correspondencia interna, el tendr tulas o carpetas por dependencia y entregara los documentos en un horario establecido. Casilleros de correspondencia: El responsable de la correspondencia interna deja los documentos en el casillero. Cada dependencia cuenta con un casillero y designa a un empleado para que recoja la correspondencia en un horario establecido. Electrnicamente: La UNAT puede contar con una base de datos a la cual los empleados pueden acceder gracias a la intranet.
Entregar los documentos completos a las dependencias respectivas
La dependencia destinataria recibe los documentos y da constancia de recibido
An
ga
rit
FIN
La unidad de correspondencia digitaliza todos los documentos que llegan fsicamente, y los enva a un archivo centralizado; los empleados reciben un correo electrnico de alerta que le avisa de la llegada de correspondencia a la UNAT y el empleado consulta sus documentos en forma electrnica y les da tramite.
C.
- 66 -
4.4.3.3 Distribucin de documentos enviados

2
documentos a enviar. La oficina de correspondencia debe ser el medio encargado de enviar los documentos y respuestas internas a travs de la mensajeria. La oficina de correspondencia debe controlar y dar cumplimiento a las polticas que el manual de procedimientos establece; verificando el documento, sus firmas, sus anexos etc.
Tr
ab
INICIO
La UNAT determina las polticas de distribucin de los
La dependeicia productora envia a la oficina de correspondecia los documentos que van a ser enviados.
Tiene conocimiento de la directriz de distribucin de documentos recibidos?
NO
Ver las politicas de distribucin de documetnos enviados de la entidad. El comite de archivo debe ser su gestor.
SI
La oficina de correspondencia verifica el documento a enviar segn los requisitos que manifiesta el manual de procedimientos
4.4.3.3.1 aj Diagrama de flujo del proceso o de G ra do de Pa ol a y
Di
El Archivo General de la Nacin explica en su Gua para la implementacin de un programa de Gestin Documental 2005 las actividades de mensajeria como:
El documento a enviar cumple con los requisitos?
NO
Devuelve el documento a la dependencia, para que complementen con los requisitos del manual de procedimientos
eg o
An
SI
La oficina de correspondencia radica y registra los documentos en la planilla de distribucin de documentos enviados
- Mtodos de empaque y embalaje. - Peso y porteo de documentos. - Registro en planilla de distribucin de documentos enviados - Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial. - Control y firma de guas y planillas de entrega. - Control de devoluciones. - Organizacin mensajera externa. - Registro de control de envo de documentos.
ga
rit
C.
- 67 -
Tr ab aj o de G ra do
2
Realizar las actividades de aislamiento fsico, peso y diligenciamiento de planillas para el control de entrega de los documentos.
Se hacela distribucin de los documentos por fax, correo postal, medios electronicos, etc.
de
La oficina de correspondencia reporta la entrega y envio de documetnos a la dependencia remitente.
Pa ol eg o
y Di
El documento fue devuelto?
SI
Devuelve el documento a la dependencia, para que complementen los procedimientos y volver a enviar el documento
An
NO
Trmite concludo
ga
rit
a
FIN
C.
- 68 -
.... continuacin
4.4.4 Trmite de Documentos
Tr

INICIO
ab
aj o
La dependencia recibe el documento
de G ra do
Archivar el documento dependiendo de las tablas de retencin documental
NO
Es un documento para tramitar?
De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones. (AGN) El tramite de documentos tiene 3 actividades principales:
SI
de y
-
El funcionario procede a realizar el trmite y si le concierne a otras dependencias parte del tramite aplica lo visto en el numeral 4.4.3.3 Distribucin de documentos internos
El funcionario analiza la solicitud y se basa en el derecho de turno y los tiempos de respuesta.
Pa ol a
- Un usuario hace una solicitud y la UNAT recibe la solicitud
El funcionario da tramite al documento, hace la respuesta y la entrega a su superior para aprobacin
El superior recibe, revisa y firma la respuesta
Es la respuesta para una dependencia?
SI
Aplica directriz para la distribucin de documentos internos
NO
FIN
Aplica el procedimiento para la distribucin y envo de documentos externos.
DLa UNAT o dependencia procesa el trmite ie La go partiendo de los perodos asignados UNAT le da respuesta al trmite. An ga rit a C.
- 69 -
4.4.5 Organizacin de Documentos
4.4.5.1 Archivos de Gestin

Tr
LA UNAT para la organizacin de los archivos de gestin se debe tener en cuenta las siguientes pautas:
ab
INICIO
Cada dependencia en el desarrollo de sus funciones crea documentos
La dependencia recibe y enva documentos para tramitacin.
Los documentos se organizan partiendo de las tablas de retencin documental?
aj o 4.4.5.1.1 Diagrama de flujo del proceso de G ra do de Pa ol a y Di eg o
NO
La UNAT debe implementar las tablas de retencin documental
SI
La dependencia debe clasificar en series y subseries, archivar y dar disposicin a los documentos como lo especifica la TRD
Sabe como ordenar las carpetas en los archivadores? Consultar cuales son los sistemas de ordenacin SI
NO
Clasificacin documental: Partiendo del organigrama y las funciones de la UNAT se identifican y asignan series para los fondos, secciones y subsecciones. - Identificarlas dependencias y sus unidades que las componen - Aplicar las Tablas de Valoracin y/o Retencin documental. - Organizar por series y subserie documental - Identificar los tipos documentales Para entender las tablas de Retencin Documental ver el acuerdo No. 039 de 2002 del Archivo General de la Nacin Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000, (Ver anexo 5)
An
ga
rit
Organizar los documentos siguiendo el principio de procedencia, orden original y sistemas de ordenacin
C.
Ordenacin documental: es la ubicacin fsica de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y el orden original de los documentos se debe ordenar teniendo en cuenta los siguientes aspectos: - Ordenacin Numrica: ordinal y cronolgico - Ordenacin Alfabtica: Onomstico, toponmico, temtico - Sistemas de ordenacin mixtos : alfanumricos y de orden cronolgico
- 70 -
Tr
...continuacin
ab
aj 1 o
de G
NO
La dependencia elabora inventarios documentales?
SI
ra do
Aplicar el formato nico de inventario documental que el Archivo General de la Nacin regulo.
La Dependencia velar por el cumplimiento de su elaboracin y actualizacin, en cada caso: Dependencia, funcionarlo, transferencia
de y Di eg o
Al conformar los expedientes y determinar el sistema de ordenacin, los archivos se deben organizar segn lo establece el AGN en su acuerdo N. 042 de 2002, Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. (Ver anexo 4)
Descripcin Documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin (GRGA).
Pa ol a
La dependencia trasfiere los documentos que cumplen con los valores primarios al archivo central
Para hacer una descripcin documental es necesario analizar la informacin e indexar los contenidos relevantes que de alguna forma me permitan recuperar el documento en el futuro, con ayuda de un inventario, ndices o catlogos.
FIN
En Colombia el ICONTEC y el Archivo General de la Nacin avalaron una Norma NTC 4095 ISAD (G). Esta norma internacional establece los elementos para realizar una descripcin archivstica.
An
ga
rit
El rea de identificacin, contexto, contenido y estructura, condiciones de acceso y uso; rea de documentacin asociada, notas y control de la descripcin es la estructura de esta norma internacional.
C.
- 71 -
4.4.5.2 Archivo Central

4.4.5.2.1 Diagrama de flujo del proceso 4.4.5.2.2 Actividades del proceso
El Archivo de Gestin por medio de la transferencia primaria
INICIO
Tr aj o de G de Pa ol a y Di eg o
1
Organizar los documentos siguiendo el principio de procedencia, orden original y sitemas de ordenacin
ab ra do
El archivo central recibe los documentos que las dependencias le remiten como transferencia primaria
Organizar y archivar los documentos de acuerdo al organigrama y las TRD
El archivo central esta organizado con los parametros del Archivo General de la Nacin?
NO
Consultar los procedimientos e implementarlos
remite los documentos que por su valor en las TRD deben ser almacenados en el Archivo Central. Estos expedientes deben llegar al Archivo Central debidamente organizados, foliados, inventariados y con acta de entrega. Para que posteriormente se ubiquen fsicamente para su futura consulta. El Archivo Central debe desarrollar los procesos y polticas establecidas por la UNAT en la organizacin de los archivos siguiendo lo establecido en el Archivo de Gestin como lo dice el AGN en su acuerdo N. 042 de 2002, Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.
SI
Ubicar los documentos en su respectiva serie y subserie cumpliendo con el proposito del archivo central que debe velar por el buen control, organizacin, consulta y conservacin de los documentos
NO
La informacin es fcil de recuperar? Evaluar e implementar parametros de consulta y disposicin de los documentos
Siguiendo los parametros y tiempos de retencin que las Tablas de retencin regulan conservar o eliminar los documentos
An
ga
rit
SI
El comite de archivo y el archivo central debe evaluar los documentos que cumplen con valores secundarios y transferirlos al archivo historico
C.
- 72 -
1
FIN
4.4.5.3 Archivo Histrico

INICIO
Tr
El Archivo Central por medio de la
ab de
transferencia secundaria remite los documentos que por sus valores cientfico, cultural e histrico establecidos en las TRD deben almacenarce permanentemente en el Archivo Historico.
aj o
El archivo historico recibe los documentos que el archivo central le remite como transferencia secundaria
G de a y Di eg o
Organizar y archivar los documentos de acuerdo ala estructura organicofuncional de los fondos, las secciones y subsecciones
ra do
Esta el archivo historico organizado con los anteriores criterios?
NO
Consultar los procedimientos e implementarlos
Pa ol
SI
Estos expedientes deben llegar al Archivo Historicol debidamente organizados, foliados, inventariados y con acta de entrega. Para que posteriormente se ubiquen fsicamente para su futura consulta.
Ubicar los documentos en su respectivos fondos, secciones y subsecciones con el proposito de velar por el buen control, organizacin, consulta y conservacin de los documentos
La informacin es fcil de recuperar?
NO
Evaluar e implementar parametros de consulta y disposicin de los documentos
An
SI
Prestar el servicio de consulta, cumpliendo con los parametros y normas establecidas por el Archivo general de la Nacin para conservar adecuadamente el patrimonio de la entidad
El Archivo Historico al igual que el Archivo Central y de Gestin debe desarrollar los procesos y polticas establecidas por la UNAT en la organizacin de los archivos siguiendo lo establecido en el Archivo de Gestin como lo dice el AGN en su acuerdo N. 042 de 2002, Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.
ga
rit
C.
- 73 -
FIN
4.4.6 Consulta de Documentos
Tr

INICIO
ab
La consulta de la documentacin debera regirse por un reglamento del archivo que establesca el perfil del usuario, los documentos que se pueden acceder y cuales tienen restricciones, el manejo documental y el el cuidado de conservacin documental. Es necesario aclarar que la consulta documental en cada una de las etapas del ciclo vital es diferente y requiere de un tratamiento especial para cada caso.
aj o
de
Hay una necesidad de informacin que requiere que un usuario consulte.
La informacin que el usuario necesita se encuentra en la entidad?

NO SI
ra do a y Di
Consultar otras fuentes o remitir el usuario al lugar donde pueda encontrar la informacin que esta buscando
de
Explicarle al usuario como obtener la informacin que esta buscando
Pa ol eg o
No es lo mismo consultar una carta con requerimiento de tramite en el archivo de gestin que consultar el documento de fundacin de la entidad en el archivo historico. Es necesario evaluar el procedimiento de consulta para cada serie, subserie y tipo documental tambien, por que alguna informacin puede tener el estatus de confidencial y restringir la consulta a cierto tipo de usuarios.
Exponer al usuario las politicas de uso del archivo
Es un usuario registrado para consultar en el archivo?
NO
Aplica el procedimiento para registrarse como usuario en el archivo. Seguir las politicas del comite de archivo.
SI
Realizar el procedimiento de prestmo de los documentos, dejando constancia en una planilla, en una base de datos o de la forma que se manifieste en el reglamento o politicas del archivo.
Es importante aclarar tambien en las politicas de consulta que el usuario debe tener maxima cautela a la hora de consultar el expediente o caja, para no alterar el orden de los documentos y no consentir la sealizacion o numeracin en los mismos.
An
ga
rit
FIN
C.
- 74 -
4.4.7 Conservacin de Documentos

INICIO
Tr
ab
aj o

La misin de la conservacin documental es tomar acciones que ayuden a minimizar el dao en las colecciones documentales, lo cual constituye una serie de medidas de seguridad, almacenamiento, prevencin y control de plagas entre otros.
Hacer un diagnstico de las necesidades de conservacin en las dependencias y unidades de la entidad.
de
Sabe como hacer el diagnstico?
NO
ra do a y Di
SI
Ver la publicacin: Jaimes Snchez, Luis Ernesto y Garca Mara Clemencia. Pautas para diagnstico integral de archivos. Santafe de Bogot: Archivo General de la Nacin, 2003.
de
La poltica de conservacin es fundamental para el desarrollo del proceso documental. Los siguientes son los aspectos fundamentales a tener en cuenta a la hora de realizar una poltica de conservacin documental:
Disear un Sistema Integrado de Conservacin como lo dictamina el Archivo General de la Nacin en su artculo 60 en el Reglamento General de Archivos
Pa ol eg o
El espacio asignado para el almacenamiento de los documentos cuenta con un sistema preventivo de conservacin?
NO
Realizar un sistema de conservacin segn decisin del comit de archivo
- Determinar las condiciones fsicas y ambientales de conservacin en los archivos de la UNAT. - Elaborar directrices necesarias para la preservacin y conservacin de los fondos documentales incluyendo un plan de prevencin de siniestros - Supervisar las condiciones de conservacin de los documentos y llevar a cabo controles peridicos. -Intervenir en la documentacin que lo requiera, respetando siempre el criterio de mnima intervencin y reversibilidad. - Capacitar tanto al usuario como al personal del archivo en el concepto de la conservacin preventiva y la correcta manipulacin de la documentacin.
An
SI
ga
La UNAT debe aplicar los lineamientos expuestos en el sistema integrado de conservacin y habilita adecuadamente el rea para su utilizacin
Para realizar una poltica de conservacin de documentos remitirse al Acuerdo No. 049 del Archivo general de la Nacin por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7 Conservacin de Documentos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos. (Ver anexo 6)
rit
C.
- 75 -
FIN
4.4.8 Disposicin final de los Documentos
Tr

INICIO
ab
aj o
El comit de archivo y las dependencias deben acordar las polticas de disposicin final de los documentos y deben determinar el uso de las Tablas de Valoracin o Retencin Documental.
de
El archivo de Gestin ha eliminado algn documento?
ra do
NO
Ver la publicacin: Minimanual tabla de retencin y trasferencias documentales : versin actualizada, AGN, 2001. P.28-29
de y Di
SI
El archivo de Gestin debe realizar la Transferencia primaria al archivo Central, con su respectivo inventario. El archivo central procesa el ingreso de los documentos
Pa ol eg o
Para la disposicin final de los documentos se aplican los siguientes aspectos: La conservacin total: Los documentos que por su carcter histrico, cientfico o patrimonial se deben conservar para siempre es decir tienen valor permanente y no se pueden destruir, reposaran en el archivo histrico de la entidad. (Consultar el Mini- manual tabla de retencin y trasferencias documentales: versin actualizada, AGN, 2001. P.88.) Eliminacin de documentos: siguiendo los lineamientos de las Tablas de Retencin documental o de valoracin documental, los documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios o que por alguna causa contienen muchas copias innecesarias se deben eliminar. El proceso de eliminacin debe tener estricta supervisin por el comit de archivo y registro en acta. - Seleccin documental: Basndose en lasTablas de Retencin y valoracin documental se deben seleccionar la documentacin que por su calidad informativa merezca conservarse permanentemente; ya sea en su formato original y/o reproduccin en otro medio. Por ejemplo: * Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. (RGA) * Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador. (GRGA)
Hay documentos para microfilmar y/o digitalizar?
SI
Microfilmar o digitalizar los documentos dependiendo de lo establecido en las Tablas de Retencin o valoracin documental
NO
Valorar los documentos partiendo de las Tablas para determinar si tienen valores secundarios.
Hacer e inventario respectivo y realizar la transferencia secundario al archivo histrico.
An
ga
FIN
SI
Hay documentos con valores secundarios?
rit
a
NO
C.
- 76 -
Realizar el descarte documental necesario y organizar los documentos segn las Tablas de Retencin documental para su consulta
4.5 RECOMENDACIONES 4.5.1. Se recomienda la creacin del comit de archivo segn las polticas establecidas por el Archivo General de la Nacin y posteriormente para que autorice la implementacin del mismo.
4.5.2. Se recomienda que la entidad genere los manuales de procedimientos y funciones, teniendo en cuenta el Modelos de Gestin Documental
4.5.3. Se recomienda la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental y
4.5.4. Se recomienda a la entidad comenzar a identificar los documentos vitales
Tr
ab
aj o
de
ra do
de
de acuerdo al desarrollo de sus funciones como memoria institucional.
Pa ol
su aplicacin en la entidad.
- 77 -
Di
eg o
presentado.
An
ga
rit
C.
presentar este trabajo de investigacin al comit de archivo de la UNAT
CONCLUSIONES
El concepto de Gestin Documental dentro del entorno organizacional debe ser
procesos documentales con el objeto de regular las fases y principios
recuperacin de la informacin generando as ventajas competitivas dentro del entorno empresarial.
UNAT tener claridad en el proceso del diseo de su unidad de archivos y Gestin Documental, que facilite la usabilidad de estructuras especficas para poder manipular la documentacin que producen y que administran dentro de la
informacin adecuada llegue a la persona indicada y en el momento oportuno y
Documental para la UNAT naci de la necesidad de alcanzar los logros suficientes para cumplir con los requerimientos especficos que establece el
Tr
Archivo General de la Nacin y que como una entidad de carcter oficial debe cumplir.
Este modelo del Programa de Gestin Documental estableci lo procesos especficos para poder generar los diferentes trmites archivsticos que se
ab
aj o
El inters principal de disear un modelo para un programa de Gestin
de
as evitar contrariedades en los procesos administrativos.
ra do
organizacin generando ventajas competitivas con un objetivo claro y es que la
de
Pa ol
Documental que le permita a las directivas de la Unidad Nacional de Tierras
El resultado final de este documento es generar un modelo de Gestin
- 78 -
Di
eg o
An
precisin en la informacin, relevancia de la informacin y puntualidad en la
ga
accesibilidad a los documentos, facilidad de manejo de los documentos,
rit
administrativos buscando la reduccin de factores como lo son: la economa,
C.
tomado como una actividad gerencial enfocada y dispuesta a la valoracin de
deben llevar a cabo con cada uno de los documentos que administran en la UNAT.
Este trabajo de investigacin puede darse como pauta para una prxima investigacin en cuanto a la implementacin y seguimiento del modelo en la UNAT.
Tr
ab
aj o
de
ra do
de
Pa ol
- 79 -
Di
eg o
An
ga
rit
C.
GLOSARIO
ACTAS: Relacin de participantes y actividades desarrolladas en el transcurso de una reunin oficial. Documento final como resultado de una actividad especfica donde quedan consignadas decisiones importantes.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que rene los documentos
finalizado su trmite, y cuya consulta no es constante, se conserva
general.
administrativa por las mismas oficinas.
archivo central que debe conservarse permanentemente por decisin del Comit de Archivos y estipulado debidamente en la Tabla de Retencin Documental de la Institucin respectiva.
Tr
ASUNTO: tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una accin administrativa.
BOLETN: Documento informativo, breve, claro y conciso de diversos temas. - 80 -
ab
aj o
de
ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al cual ha de transferirse la documentacin del
ra do
documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y
de
ARCHIVO DE GESTION: Es el archivo de oficina donde se rene la consulta
Pa ol
precaucionalmente para consulta de las diferentes oficinas y particulares en
Di
transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin, una vez
eg o
An
Forma de pronunciamiento de los rganos de gobierno.
ga
ACUERDO: Documento oficial aprobado por varios miembros de la institucin.
rit
C.
CERTIFICADO: Documento que confirma un hecho real.
CLASIFICACIN DOCUMENTAL: labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin) de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la
comunidad.
COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
Di
eg o
legalmente
An
COMUNICACIN: Documento informativo de inters pblico para determinada
ga
rit
a una entidad, CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carcter privado que generan trmites para las instituciones. constancias, etc.). Es anlogo a la seleccin natural.
Tr
resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las unidades administrativas o unidades de gestin acadmicas Estos documentos no se transfieren al Archivo Central, y deben ser destruidos por el Jefe de unidades administrativas o unidades de - 81 -
ab
DOCUMENTO DE APOYO: es aquel de carcter general (leyes, decretos,
aj o
de
documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados,
DEPURACIN: operacin por la cual se retiran de la unidad documental los
ra do
de
llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No
Pa ol
independientemente del medio utilizado.
entidad.
C.
gestin acadmicas cuando pierdan utilidad o vigencia, y segn las necesidades de la unidades administrativas o unidades de gestin acadmicas (Acuerdo 042 de 2002).
DOCUMENTO: informacin en cualquier tipo o medio de soporte utilizado.
objeto de conservacin.
DOCUMENTOS FISCALES: Documentos legales que pueden formar parte de una Historia Laboral, de un Contrato, de un Proceso.
han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, tcnico, fiscal o contable y
tecnologa.
documentos
de
una Unidad Archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de generados orgnica y funcionalmente por unas unidades
administrativas o unidades de gestin acadmicas productora en la resolucin
Tr
GESTIN DE ARCHIVOS: vase Administracin de Archivos
GESTIN DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
ab
de un mismo asunto.
aj o
EXPEDIENTE: conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen
ra do
de
que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la
Pa ol
ELIMINACIN DE DOCUMENTOS: es la destruccin de los documentos que
- 82 -
Di
eg o
An
administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser
ga
una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor
rit
DOCUMENTOS DE ARCHIVO: registro de informacin producida o recibida por
C.
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
INFORME: Relacin detallada de las actividades desarrolladas o por desarrollarse dentro de una funcin asignada.
MEMORANDO: Comunicacin interna que puede ser sustantiva o facilitativa. Escrito utilizado para establecer comunicaciones internas que se emplea para transmitir informacin, orientacin, pautas y recordatorios que agilicen la gestin
NOVEDAD: Hecho o suceso que no se presenta con frecuencia. Documento que
OFICIO: Documento externo de carcter oficial. Escrito utilizado para establecer
externo.
Tr
necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Vase Unidad Documental.
PLAN: Intento de proyecto que comprende un conjunto de cosas que se piensa hacer y modo de realizarlas. - 83 -
ab
PIEZA DOCUMENTAL: unidad mnima que rene todas las caractersticas
aj o
de
certificaciones y otras formalizaciones de carcter especfico de inters interno o
comunicacin
con
ra do
entidades
de
lo informa.
Pa ol
externas.
institucional.
Di
eg o
Internamente
An
pueden
administrativa, o de dos mas de ellas.
ga
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
rit
MANUAL: de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
C.
sustentar
PRESUPUESTO: Es una proyeccin para calcular los recursos requeridos en el desarrollo de una actividad, durante un tiempo determinado.
PROPUESTA: Documento inicial tendiente a implementar un proyecto. Documento elaborado con el fin de mejorar o iniciar una actividad respectiva.
REGISTRO: Series de datos que identifican o conforma un documento.
RESOLUCIN: Forma de pronunciamiento de los rganos de gobierno y de los altos mandos institucionales. Norma que se establece a travs de una decisin
SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y
SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales que forman
cada asunto.
Tr
correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TIPO DOCUMENTAL: unidad documental simple. (Vase: Pieza Documental).
ab
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL: listado de series y subseries y sus
aj o
de
de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de
parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto
ra do
de
contenido
Pa ol
dada por un supervisor o un grupo.
- 84 -
Di
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An
ga
PROYECTO: Actividad programada para realizarse a mediano o largo plazo.
rit
C.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: unidad tcnico-operativa de una institucin. Es una unidades administrativas o unidades de gestin acadmicas.
UNIDAD ARCHIVSTICA: conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivstica, entre otras: un expediente. UNIDAD DE CONSERVACIN: cuerpo que contiene en forma adecuada una
UNIDAD DOCUMENTAL: es la pieza mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicacin. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un
VALOR PRIMARIO: es el que tienen los documentos mientras sirven a la
involucrados en el asunto.
documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
Tr
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
ab
VALORACIN DOCUMENTAL: proceso por el cual se determinan los valores
aj o
de
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los
VALOR SECUNDARIO: es el que interesa a los investigadores de informacin
ra do
de
institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los
Pa ol
expediente.
- 85 -
Di
eg o
An
ga
una carpeta, un legajo, un libro o un tomo.
rit
unidad documental. Pueden ser unidades de conservacin, entre otras, una caja,
C.
BIBLIOGRAFA
AMPUDIA MELO. Enrique. Institucionalidad y Gobierno. Bogot: Archivo General de la Nacin. 1993. 128 p. BANCO CENTRAL DE COSTA RICA. Carta de Proyecto Sistema Automatizado de Gestin Documental. 2007 [EN LNEA]. [Consultado Dic. 2007]. Disponible en: :www.bccr.fi.cr/
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aj o
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ra do
de
Pa ol
COLOMBIA. Acuerdo No. 9. (Octubre 18 de 1995) Por el cual se reglamenta la presentacin de las Tablas de Retencin Documental al Archivo General de la Nacin, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995.
- 86 -
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eg o
CHARMAN, Derek. Anlisis y planeamiento de la documentacin: un estudio RAMP con directrices[EN LNEA]. [Consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: <http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000635/063518So.pdf>
An
ga
rit
C.
COLOMBIA. Decreto No. 1382 (18 de agosto de 1995) Por el cual se Reglamenta la Ley 80 de 1989 y se Ordena la Transferencia de la Documentacin Histrica de los Archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin y se Dictan otras disposiciones. DOLLAR, C. M. Electronics records management and archives in international organizations: a RAMP study with guidelines. Paris, PGI/86/WS/12, 1986. 156 p.
THE NATIONAL ARCHIVES OF SCOTLAND. Model action planfor developing records management arrangements compliant with the code of practice on records management.2003. 36 p.
Tr
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ab
aj o
POLITCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID. Instructivo para la organizacin de archivos de gestin. 2006 [EN LINEA]. [Consultado Dic. 2007]. Disponible en: http://www.politecnicojic.edu.co
de
ra do
de
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Pa ol
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OREGON STATE UNIVERSITY. Archives & Records Management Handbook EN LINEA]. [Consultado Dic. 2007]. Disponible en: http://osulibrary.oregonstate.edu/archives/
Di
eg o
MEXICO. Archivo General de la Nacin. Introduccin a la organizacin de archivos. Francisco Acevedo Gutirrez. 2004 [EN LINEA]. [Consultado Dic. 2007]. Disponible en: enlace http://www.agn.gob.mx/
An
ga
JOINT INFORMATION SYSTEMS COMMITTEE. Developing an Institutional Records Management programme.2004 [EN LINEA]. [Consultado Dic. 2007]. Disponible en: http://www.jisc.ac.uk/publications/publications/pub_rmibp.aspx
rit
C.
UNIVERSIDAD JOS SANTOS OSSA CHILE-ANTOFAGASTA. Escobedo Guerrero, Sergio. Construccin de un Modelo de Trabajo de Gestin Documental en la Organizacin, en el Contexto de la Actividad Archivstica. [EN LINEA]. [Consultado Dic. 2007]. Disponible en: http://historia.fcs.ucr.ac.cr/articulos/gdocumento.htm UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA. Secretaria General. Arango Thomas, Bertha Lucia. Manual de Gestin Documental. Pereira: La universidad, 2006. 129 p. VSQUEZ, Manuel. Introduccin a la Archivologa: Gua de Estudio. Santaf de Bogot: Archivo General de la Nacin de Colombia, 1997. 122 p.
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Di
eg o
VII JORNADAS ESPAOLAS DE DOCUMENTACIN (Fesabid2000). Bustuelo, Carlota Gestin Documental en las empresas: una aproximacin a la prctica. Bilbao, 19-21 de octubre de 2000.
An
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C.
ANEXOS
ANEXO 1
COLOMBIA. Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
ANEXO 2
ANEXO 3
procedimiento para la elaboracin y aplicacin de la Tablas de Retencin
ANEXO 4
pblicas y la privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario
ANEXO 5
Tr
del Captulo 7 Conservacin de Documentos del Reglamento General de
Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
ab
COLOMBIA. Acuerdo N.49 (5 de mayo 2000) Por el cual se desarrolla el artculo
aj o
de
de Archivos 594 de 2000.
nico documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la ley General
ra do
criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades
de
COLOMBIA. Acuerdo N.42 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establece los
Pa ol
Documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000.
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Di
COLOMBIA. Acuerdo N.39 (31 de octubre de 2002) Por el cual se regula el
eg o
An
expide el Reglamento General de Archivos.
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COLOMBIA. Acuerdo N.07 (31 de octubre de 2002). Por el cual se adopta y se
rit
C.
ANEXO 6
COLOMBIA. Acuerdo N.60 (30 de octubre 2001) Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.
ANEXO 7
Desarrollo Rural, cre la UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES UNAT

ANEXO 8
personal que manejar la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT

ANEXO 9
funciones de la Unidad de Tierras Rurales UNAT.

ANEXO 10
Resolucin 0015 de 2008 (24 enero) Por medio de la cual se delegan funciones en el Subdirector General de Unidad Administrativa Especial Cdigo 0040, grado 20 de la Subdireccin Administrativa y Financiera) Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT
ANEXO 11
Resolucin 0034 de 2008 (31 enero) Por la cual se integra y se establecen las
Tr
funciones del Comit de Adquisiciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT

ANEXO 12
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aj o
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Decreto 4907 de 2007 (21 diciembre). Por el cual se determina la estructura y
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Decreto 4906 de 2007 (21 diciembre) Por el cual se establece la planta de
An
ga
rit
Ley 1152 de 2007 (julio 25 DE 2007) Por la cual se dicta el Estatuto de
C.
Resolucin 0212 de 2008 (13 Marzo) Por la cual se constituye la Comisin de Personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, para el periodo 2008- 2010
ANEXO 13
ANEXO 14
Convivencia Laboral de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT

ANEXO 15
Direccin de la Unidad de Tierras Rurales UNAT
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Resolucin 0208 de 2008 (7 Marzo) Por la cual se reglamenta el Comit de
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Resolucin 0220 de 2008 (25 Marzo) Por la cual se conforma el Comit de
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de la Oficina Asesora Jurdica unas funciones.
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Resolucin 0218 de 2008 (14 Marzo) Por medio de la cual se delega en el Jefe
C.
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ANEXO No. 1
rit a C.
Ley 594 DE 2000

POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: TITULO I OBJETO, AMBITO DE APLICACIN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
Tr
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
ab
aj o
ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.
de
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
ra do
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
de
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Artculo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos, as:
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Artculo 2. Ambito de aplicacin. La presente Ley comprende a la Administracin Pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente Ley.
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Artculo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado.
rit
C.
FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administracin y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como
Tr
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Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la Ley.
de
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Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para su uso de la Administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.
de
Pa ol
Artculo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la funcin archivstica son los siguientes:
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
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SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.
rit
C.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural.
centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante la autoridades por el uso de los mismos. Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la Nacin es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la eficacia de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el Ttulo I de los Principios Fundamentales de la Constitucin Poltica. Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley. Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la accin estatal. As mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aqulla. Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y archivos. Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora. Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva. Interpretacin. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano.
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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
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TITULO II
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Artculo 5. El Sistema Nacional de Archivos: Es un conjunto de instituciones archivstica articuladas entre s, que posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos. integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. Las entidades del Sistema actuarn de conformidad con la polticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de Cultura. El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y subsidiariedad. El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la cooperacin e integracin de los archivos. As mismo, promover la sensibilizacin de la Administracin Pblica y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de informacin esenciales para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva. Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma. El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos. Artculo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y coordinacin, as: La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivstica de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales. La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los Consejos territoriales de archivos, los Comits Tcnicos, las entidades de formacin del recurso humano, las asociaciones y las entidades pblicas y privadas que presten este servicio.
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C.
La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo ser responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado. La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. TITULO III
Tr
Artculo 9. Los Archivos segn la organizacin del Estado. Archivos de la Rama Ejecutiva Archivos de la Rama Legislativa Archivos de la Rama Judicial Archivos de los Organismos de Control Archivos de los Organismos Autnomos Artculo 10. Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de los archivos contemplados en los artculos 8 y 9 de la presente ley, as como los
ab
Archivos de Entidades del Orden Nacional Archivos de Entidades del Orden Departamental Archivos de Entidades del Orden Distrital Archivos de Entidades del Orden Metropolitano Archivos de Entidades del Orden Municipal Archivos de Entidades de Orden Local Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley. Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la Ley los desarrolle.
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Artculo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
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PARAGRAFO: El Archivo General de la Nacin tendr las funciones sealadas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente Ley.
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Archivo General de la Nacin Archivo General del Departamento Archivo General del Municipio Archivo General del Distrito
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Artculo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia se clasifican en:
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C.
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
archivos de los organismos de control y de los organismos autnomos ser de carcter obligatorio.
TITULO IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica.
PARAGRAFO 2: Se podr contratar la administracin de archivos histricos con instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad. PARAGRAFO 3: El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin de archivos histricos. Artculo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
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PARAGRAFO 1: La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.
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Artculo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos. La documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin.
Pa ol
Artculo 13. Instalaciones para los Archivos: La administracin pblica deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos.
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Artculo 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos.
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C.
Artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las Entidades Pblicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo cargo estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos. Artculo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de la Nacin. Artculo 18. Capacitacin para los funcionarios de Archivo. Las entidades tiene la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y reas relacionadas con su labor. PARAGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de formacin profesional y de especializacin en archivstica, as como programas de capacitacin formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. Artculo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: Organizacin archivstica de los documentos. Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos corno la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del sistema. PARAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarn de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procsales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin. PARAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
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C.
Artculo 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades pblicas que se supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARAGRAFO: Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Artculo 21. Programas de Gestin Documental. Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos. PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Artculo 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos.
ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente. Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental.
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Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:
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GESTION DE DOCUMENTOS
C.
TITULO V
Artculo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios pblicos. Artculo 26. Inventario Documental. Es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Artculo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la Ley.
Artculo 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los documentos histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso directo, las instituciones suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte la conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
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Artculo 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este slo hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".
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TITULO VII SALIDA DE DOCUMENTOS
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Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y las leyes.
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Artculo 30. Documentos Administrativos. Slo por motivos legales las entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. Artculo 31. Documentos Histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los siguientes trminos: Motivos legales. Procesos tcnicos. Exposiciones Culturales PARAGRAFO: Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional. TITULO VIII CONTROL Y VIGILANCIA
Artculo 33. Organo Competente. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado. Artculo 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8 de la Constitucin Poltica, El Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones. Artculo 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as:
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Artculo 32. Visitas de Inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
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Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento. Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995. Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniales previstas. Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura.
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ARCHIVOS PRIVADOS
Artculo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la organizacin, conservacin y consulta de los archivos histricos privados de inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica.
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Artculo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios.
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El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano. TITULO IX
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Artculo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural, continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo General de la Nacin solicite. Artculo 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los documentos privados de carcter histrico. Estos formarn parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia sern de libre acceso. Artculo 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos privados declarados de inters cultural, tales como: premios anuales, asistencia tcnica, divulgacin y pasantas. Artculo 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters cultural: Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto de la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano. Transferir -a ttulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesin o tenencia de documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta salarios mnimos legales mensuales vigentes. PARAGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la investigacin correspondiente y a la imposicin de las sanciones establecidas en la Ley. Artculo 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las entidades pblicas celebren contratos con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clusula donde se establezca la obligacin de aqullas entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraren las normas
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sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica. PARAGRAFO: Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se regularn por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que deseen transferir. Artculo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que tengan mas de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo General Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo General de la Nacin, tomar las medidas pertinentes.
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Declarase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va administrativa a la que de refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de archivos privados de carcter histrico-cultural que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o prdida. TITULO XI
Artculo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nacin. PARAGRAFO: Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deber preverse un
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Artculo 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
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CONSERVACION DE DOCUMENTOS
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Artculo 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta.
Artculo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos.
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DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
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TITULO X
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programa de transferencia de informacin para garantizar la preservacin y conservacin de la misma. Artculo 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nacin dar pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes. Artculo 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2 de la Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".
EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA, MIGUEL PINEDO VIDAL EL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA, MANUEL ENRIQUEZ ROSERO LA PRESIDENTA DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES, NANCY PATRICIA GUTIERREZ CASTAEDA EL SECRETARIO GENERAL DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES, GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO
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Artculo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
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Artculo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nacin, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley.
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DISPOSICIONES FINALES
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Artculo 50. Estmulos. El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del pas, as como a los autores de estudios histricos significativos para la historiografa nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones honorficas. TITULO XIII
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ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION
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TITULO XII
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REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL PUBLIQUESE Y EJECUTESE Dada en Santaf de Bogot D.C., a los 14 JUL.2000 EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA ANDRES PASTRANA ARANGO EL MINISTRO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR EL MINISTRO DE CULTURA, JUAN LUIS MEJIA ARANGO
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ANEXO No. 2
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REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin de Colombiaen uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990.
Que el artculo cuarto del Decreto Ibdem, precisa las funciones del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y en su numeral h) indica: regular y racionalizar la produccin, gestin y administracin de los archivos de la Administracin Pblica. Que el artculo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva, y en su numeral a)dispone: Adoptar y evaluar peridicamente la poltica archivstica a nivel nacional, y que en su literal c) taxativamente manifiesta: Expedir normas y reglamentos generales sobre organizacin de los archivos, administracin y gestin de documentos, descripcin, investigacin, consulta, reprografa, certificacin, transferencias, retencin, seleccin y conservacin de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalizacin y normalizacin del trabajo archivstico a nivel nacional. Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989 y en el Decreto 1777 de 1990,
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ARTICULO PRIMERO. Adoptar y expedir el presente Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivstico del pas. PARTE PRELIMINAR
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Que el artculo tercero del Decreto 1777 de 1990, seala los objetivos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y en su numeral a) manifiesta: Velar por la conservacin, incremento y difusin del patrimonio documental de la Nacin mediante la planeacin y la formulacin de la poltica archivstica a nivel Nacional...
Acuerda:
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Que el numeral d) del citado artculo estipula que es funcin del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION: Formular, orientar, coordinar y controlar la poltica nacional de archivos...
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Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) precepta: fijar polticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva.
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Considerando:
ARTICULO 1. Principios rectores. Los Archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecten en los trminos previstos por la Ley. Los documentos que conforman los archivos son importantes para la administracin y la cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Los archivos son parte fundamental y constitutiva de la Administracin Pblica, rganos consultivos esenciales del Estado, instrumentos bsicos para su modernizacin, manifestaciones concretas de su gestin, su poltica y sus finalidades. Los archivos, por su propia naturaleza, son consustanciales a la gestin gubernamental; son parte legtima y necesaria para el funcionamiento del Estado; constituyen una herramienta indispensable para la administracin de la justicia y para la gestin econmica, poltica y administrativa del mismo; son testimonio de los hechos y las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones; favorecen la acumulacin de los elementos necesarios para la comunicacin de las ideas y la continuidad de los pueblos. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia y secuencia de las agencias del gobierno en el servicio al ciudadano. En un sistema democrtico los archivos son tribunal de ltima instancia con relacin a la gestin y la moral administrativa. Son garanta de la transparencia en el desarrollo de la gestin pblica; el acceso a la informacin que conservan estimula el debate, la participacin ciudadana y el necesario control poltico en un Estado de Derecho. Los archivos no agotan su razn de ser para el saber como fuente de la historia social, econmica, poltica, de la administracin, de las ideas, de las mentalidades o de los valores. Como entes de informacin acumulativa, resultan decisivos para correr las fronteras del conocimiento en todas las disciplinas cientficas. Los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nacin. Por tanto, los funcionarios pblicos son responsables del manejo de los documentos disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso existan. Los archivos garantizarn, velarn y promovern el derecho a la informacin, la investigacin, la educacin y la cultura, con un criterio amplio y democrtico; slo por razones constitucionales y legales restringirn el acceso a la informacin y por razones de conservacin a los documentos. Los archivos contribuirn a la realizacin de programas de sensibilizacin de la comunidad, sobre la importancia, el uso y el alcance administrativo, cientfico y cultura de aquellos, con el objeto de constituir mecanismos de participacin ciudadana, conocimiento y conservacin del patrimonio documental de la Nacin. El Archivo General de la Nacin es la entidad delegada por el poder central para salvaguardar el patrimonio documental del pas, como parte integral de las riquezas culturales de la Nacin,
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cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el Ttulo I de los principios fundamentales de la Constitucin Poltica. DISPOSICIONES GENERALES ARTICULO 2. Objeto del Reglamento General de Archivos. El presente Reglamento tiene por objeto suministrar las pautas y principios que regulan la funcin archivstica en las entidades oficiales. ARTICULO 3. Conceptos fundamentales. Para efectos de este Reglamento y con miras a obtener unidad en la definicin de criterios y alcances de los trminos ms generales empleados en materia de archivos, se adopta el glosario como parte integral del mismo. ARTICULO 4. Fases de formacin del archivo. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se forman a travs de las siguientes fases:
4. Archivos del Orden Municipal. Estn integrados por fondos documentales producidos por los organismos del orden municipal y aquellos que reciban en custodia. 5. Archivos del Orden Distrital. Estn integrados por fondos documentales de los organismos de la Administracin Distrital y aquellos que reciban en custodia. ARTICULO 6. Campo de aplicacin. El presente reglamento se aplicar en todos los archivos oficiales del orden nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades
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3. Archivos del Orden Departamental. Estn integrados por fondos documentales procedentes de los organismos del orden departamental y aquellos que reciban en custodia.
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2. Archivos del Orden Nacional. Estn integrados por los fondos documentales procedentes de organismos del orden nacional y aquellos que reciban en custodia.
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1. Archivo General de la Nacin. Est integrado por los fondos documentales procedentes de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciban en custodia.
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ARTICULO 5. Categorizacin de archivos oficiales. Los archivos de carcter oficial, de acuerdo con la documentacin que conservan, se tipifican en las siguientes categoras:
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3. Archivos permanentes o histricos, a los que se transfiere desde el archivo intermedio la documentacin que, por decisin del respectivo Comit de Archivo previsto en el artculo 19, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigacin, la ciencia y la cultura.
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2. Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
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1. Archivos de gestin o de las oficinas productoras de documentos, en los que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.
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territoriales indgenas; de las entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones administrativas y en los archivos histricos especiales. ARTICULO 7. Subordinacin y dependencia. Los archivos del sector pblico dependern, para todos los efectos, de las entidades en cuya estructura se encuentren ubicados, las cuales sern las responsables del desarrollo institucional de sus archivos, de la aplicacin y cumplimiento de este reglamento, a travs de una coordinacin a nivel directivo o al ms alto nivel ejecutivo, sin perjuicio de las funciones asignadas al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. ARTICULO 8. Responsabilidad especial. Los documentos de los archivos de gestin e intermedios son potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nacin, lo que genera la obligacin de los funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados. ARTICULO 9. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de la tica profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y servir la documentacin que hace o har parte del patrimonio documental de la Nacin. ARTICULO 10. Obligaciones de los funcionarios de archivo. Los archivistas tienen la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y son responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos. ARTICULO 11. Seleccin del personal de archivo. El personal de archivo deber cumplir los requisitos exigidos de acuerdo con la naturaleza del cargo y las funciones propias del trabajo en los archivos. ARTICULO 12. Capacitacin para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo. Debern facilitar su participacin en los eventos programados por el Archivo General de la Nacin y otras instituciones que propicien dichas actividades, con el fin de que puedan realizar un trabajo ptimo.
ARTICULO 13A. (Adicionado por el Artculo 1 del Acuerdo 12 de 1995). Entidad de direccin y coordinacin en los departamentos. La entidad encargada de dirigir y coordinar la funcin archivstica a nivel departamental es el Consejo Departamental de Archivo, el cual ser el rgano encargado de aplicar las polticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nacin.
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ARTICULO 13. Entidad de direccin y coordinacin. La entidad encargada de dirigir y coordinar la funcin archivstica a nivel nacional es el Archivo General de la Nacin.
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PARTE I ORGANOS DE DIRECCION, COORDINACION Y ASESORIA
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ARTICULO 14. Intervencin en la aplicacin. Adems de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin en la aplicacin del presente reglamento intervienen como cuerpos colegiados, el Comit de Archivos de cada entidad, el Comit Evaluador de Documentos y los Consejos y Comits Asesores que establezca el Sistema Nacional de Archivos. ARTICULO 15. Funciones del Archivo General de la Nacin. Las funciones del Archivo General de la Nacin sern las fijadas por la Ley 80 de 1989. ARTICULO 16. Integracin de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, estar integrada en la forma prevista en el artculo 5 de la Ley 80 de 1989. ARTICULO 17. Funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. Las funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin se derivan de la 80 de 1989 y son las establecidas en el artculo 8 del Decreto 1777 de 1990. ARTICULO 17A. (Adicionado por el Artculo 2 del Acuerdo 12 de 1995). Funciones del Consejo Departamental de Archivo. Las funciones del Consejo Departamental de Archivo sern: a) Darse su propio reglamento; b) Desarrollar y supervisar el cumplimiento de las polticas y normas archivsticas en el departamento; c) Desarrollar normas archivsticas aprobadas a nivel nacional; d) Proponer programas y proyectos al Consejo Regional; e) Programar y coordinar acciones a nivel departamental acordes con las polticas, planes y programas propuestos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin y bajo la coordinacin de la Direccin del Sistema Nacional de Archivos; f) Promover y vigilar la aplicacin de criterios comunes para la evaluacin, seleccin, descarte y traslado de documentos a los archivos correspondientes; g) Propiciar la formacin y capacitacin del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y reas de trabajo. ARTICULO 18. (Reglamentado por el Acuerdo 06 del 7 de febrero de 1996). Creacin del Comit Evaluador de Documentos. Mediante Acuerdo expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin se crear el Comit Evaluador de Documentos, como un Comit Asesor del Archivo y formar parte del Sistema Nacional de Archivos. El Comit Evaluador de Documentos ser el rgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y preparar los lineamientos sobre seleccin y eliminacin de stos. Asimismo deber sugerir el rgimen de acceso y de transferencia y resolver con base en las disposiciones de la Junta Directiva las consultas sobre eliminacin de documentos producidos por las oficinas de las entidades pblicas. En consecuencia ser el rgano encargado de tramitar el concepto ante la Junta Directiva de las propuestas de eliminacin de documentos de las entidades del sector pblico. PARAGRAFO: El Comit Evaluador de Documentos estar integrado por el Director del Archivo General de la Nacin o su delegado, quien lo presidir, el Jefe de la Divisin de Clasificacin y Descripcin y un Funcionario de esta Divisin nombrado por el Director; el Jefe de Archivo de la entidad productora de la documentacin y un reconocido historiador nombrado por la Junta Directiva. Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, el Comit podr invitar a los funcionarios o especialistas que considere del caso.
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ARTICULO 18A. (Adicionado por el Artculo 3 del Acuerdo 12 de 1995). Creacin del Comit Evaluador de Documentos en los Departamentos. El Consejo Departamental de Archivo crear el Comit Evaluador de Documentos del Departamento, como un comit asesor del Consejo Departamental de Archivo. El Comit Evaluador de Documentos del Departamento ser el rgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de preparar los lineamientos sobre la seleccin y eliminacin de stos, para los archivos del orden departamental y municipal, segn las polticas generales trazadas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. Asimismo, deber sugerir el rgimen de acceso y el de transferencia y resolver con base en las disposiciones generales de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin las consultas sobre eliminacin de documentos producidos por las oficinas de las entidades pblicas del orden departamental y municipal. En consecuencia ser el rgano encargado de tramitar ante el Consejo Departamental de Archivo el concepto de las propuestas de Tabla de Retencin Documental y de Eliminacin de Documentos de las entidades del sector pblico del orden departamental y municipal. PARAGRAFO. (Modificado por el Artculo 1 del Acuerdo 002 de 1996).El Comit Evaluador de Documentos del Departamento estar integrado de acuerdo con las necesidades del mismo, pero como mnimo deber conformarse por el Presidente del Consejo Departamental o su delegado, quien lo presidir; el Jefe de Archivo de la entidad productora de la documentacin; un reconocido historiador nombrado por el Consejo Departamental de Archivo, el Jefe del Archivo de la Gobernacin y un Archivsta de profesin. ARTICULO 19. (Modificado por el Artculo 4 del Acuerdo 12 de 1995). Creacin del Comit de Archivo. Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. PARAGRAFO: El Comit de Archivo estar conformado, entre otras por las siguientes personas: El funcionario de nivel directivo o ejecutivo del ms alto nivel jerrquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidir; el jefe de la Oficina Jurdica o su delegado; el jefe de la Oficina de Planeacin o su delegado; el jefe de la Unidad de Organizacin y Mtodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarn y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo, quien actuar como secretario. Adems podrn asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la Unidad de Control Interno, tcnicos, historiadores o usuarios externos, entre otros). En las entidades donde no existan estos funcionarios sern integrantes del Comit de Archivo aquellos funcionarios que desempeen labores similares o afines.
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PARTE II ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS Y SERVICIOS ARCHIVISTICOS CAPITULO I.
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GESTION DE DOCUMENTOS ARTICULO 20. Responsabilidad. Las entidades oficiales sern responsables de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos y ejercern el control de la documentacin durante todo su ciclo vital. PARAGRAFO: Dentro del concepto de Archivo Total, el proceso de gestin de documentos comprende : La produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la retencin, el almacenamiento, la recuperacin, la preservacin y su disposicin final. ARTICULO 21. Organizacin de los archivos administrativos. La organizacin de los archivos administrativos de las entidades, estar fundamentada en las normas y reglamentaciones dadas por la unidad de coordinacin del nivel directivo o ejecutivo del ms alto nivel jerrquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad. ARTICULO 22. Sistemas empleados para la gestin de documentos. Los sistemas empleados para la gestin de documentos debern incluir planes de organizacin de los diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad, as como su normalizacin y control. ARTICULO 23. Valoracin documental. Las entidades oficiales elaborarn la respectiva tabla de retencin de documentos a partir de su valoracin y ser adoptada por el Comit de Archivos. ARTICULO 24. Transferencia de documentos con valor permanente. Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, y que cumplido su proceso de seleccin y valoracin ameriten su conservacin permanente, debern incluirse en un plan de transferencias al archivo que corresponda, con su tipologa documental y series perfectamente identificadas. (Concordancia: Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997) ARTICULO 25. Eliminacin de documentos. Para la aplicacin del presente reglamento, se entiende por eliminacin la destruccin de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histrico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnologa. ARTICULO 26. Proceso de eliminacin. El proceso de eliminacin se ajustar en su realizacin a las pautas establecidas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, previo pronunciamiento delo Comit Evaluador de Documentos y se respetar el resultado de la valoracin documental, que estar expresado en tablas de retencin adoptadas por el correspondiente Comit de Archivo. ARTICULO 27. Autorizacin para eliminacin. La autorizacin para eliminacin de documentos ser de responsabilidad del Comit de Archivo de cada entidad, el cual deber levantar en cada caso un acta de eliminacin que contenga las firmas autorizadas. El Archivo General de la Nacin se reserva el derecho de ordenar que se efecten los muestreos que considere oportunos y convenientes, a fin de garantizar la conservacin de la informacin que juzgue pertinente.
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PARAGRAFO. El Archivo General de la Nacin aprobar o improbar, previo estudio del Comit Evaluador de Documentos, las solicitudes de eliminacin presentadas por los diferentes archivos de las entidades del sector central del orden nacional. CAPITULO II. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS ARTICULO 28. Clasificacin de los fondos documentales. La clasificacin de los fondos se realiza mediante un proceso de identificacin y organizacin de los mismos en secciones y series. Los fondos de los archivos oficiales debern ser clasificados con un criterio orgnico funcional, teniendo como base la estructura orgnica de cada entidad y respetando el principio de procedencia. ARTICULO 29. Ubicacin de los documentos. Los documentos se colocarn en las unidades de conservacin adecuadas, que se identificarn por la correspondiente signatura topogrfica. (Reglamentado por el Acuerdo 011 de 1996). CAPITULO III. ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS ARTICULO 30. Ingreso de documentos en los archivo intermedios e histricos. El ingreso de documentos en los archivos se har en los siguientes eventos: 1. Por las transferencias regulares de fondos.
ARTICULO 32. Registro general de ingreso de fondos. Las instituciones o dependencias que reciban archivos de otras, debern llevar un Registro General de Ingreso de Fondos o Series, que corresponda a los documentos que ingresen, en virtud de las actas de entrega establecidas en el artculo anterior y cindose al modelo normalizado por el Archivo General de la Nacin.
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ARTICULO 31. Ingreso de documentos. Todo ingreso de documentos en los archivos se har mediante acta de entrega del archivo de la entidad remitente y deber ajustarse al modelo normalizado por el Archivo General de la Nacin.
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PARAGRAFO: El Archivo General de la Nacin designar la institucin archivstica en que se conservarn los documentos adquiridos o recibidos con fundamento en los numerales 2, 3 y 4 del presente artculo.
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4. Por expropiaciones de documentos por razones de utilidad pblica o de inters social en los trminos fijados por el legislador, de conformidad con lo establecido en el artculo 58 de la Constitucin Poltica.
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3. Por depsito voluntario.
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2. Por donacin o legado aceptados por el archivo respectivo.
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ARTICULO 33. Depsito de documentos. Los archivos podrn admitir en deposito documentos de propiedad privada a de otras administraciones de acuerdo con las normas vigentes. PARAGRAFO. Los documentos objeto de contratos de depsito, que ingresen a los archivos, se sometern al rgimen general del tratamiento, acceso y conservacin que se establece en este reglamento. ARTICULO 34. Registro de depsito voluntario. Los archivos que lo requieran llevarn un registro especial de los documentos recibidos en depsito voluntario, en el cual se har constar los plazos de permanencia en el archivo acordados en el respectivo convenio, cindose al modelo normalizado por el Archivo General de la Nacin. ARTICULO 35. Salida temporal de documentos. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, por exposicin y por procesos tcnicos especiales, la salida temporal de documentos de un archivo, fuera del territorio nacional. Cada archivo ser autnomo pero responsable para autorizar, dentro del territorio Nacional, la salida de los documentos que conserva y adoptar las medidas pertinentes para garantizar la integridad, seguridad y conservacin de los mismos en los siguientes eventos :
3. Peticin de la entidad productora por conducto de su correspondiente archivo.
ARTICULO 36. Registro de salida temporal de documentos. Las salidas temporales de documentos se anotarn en un libro de registro segn el modelo normalizado por el Archivo General de la Nacin. CAPITULO IV. DESCRIPCION DE LOS DOCUMENTOS
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PARAGRAFO: El organismo o entidad productora que desee consultar documentos originales con fines distintos a los mencionados, deber someterse a las normas de consulta en los archivos. En consecuencia, cuando la propia entidad se proponga realizar publicaciones o investigaciones de tipo cientfico o fines similares, deber hacer la consulta en las instalaciones de los archivos receptores.
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Los archivos facilitarn a los organismos productores de los documentos que conservan, copias autenticadas, si fuere necesario, para los siguientes fines: informacin o consulta administrativa, de trmite, bsqueda de antecedentes y resolucin de expedientes. Slo en los casos en que sea imprescindible se prestarn los documentos originales, los cuales debern ser devueltos al archivo en el menor tiempo posible.
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4. Exposiciones.
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2. Procesos Tcnicos.
1. Motivos legales.
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ARTICULO 37. Instrumentos de control y consulta. Como instrumentos de control, consulta y descripcin, los archivos elaborarn guas, inventarios, catlogos e ndices de sus fondos documentales, de acuerdo con la naturaleza de stos y con las prioridades del servicio. Asimismo de llevarn registros de transferencias, relaciones de entrega, libros de registro, radicadores y tablas de retencin. PARAGRAFO: Los instrumentos de control, descripcin, consulta e informacin, se ajustarn a las normas formuladas por el Archivo General de la Nacin. ARTICULO 38. Proyectos de descripcin. Los archivos oficiales incluirn en sus programas de trabajo los proyectos de descripcin de documentos o anlisis de informacin atendiendo las necesidades de cada entidad.
1. Los elementos de consulta existentes en los archivos sern de libre acceso para las personas que los soliciten. 2. Para salvaguardar los derechos de propiedad, queda prohibida la reproduccin y distribucin, sin la debida autorizacin, de los instrumentos de descripcin, consulta e informacin que hayan sido elaborados por los archivos para su propio servicio. CAPITULO V. ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ARTICULO 40. Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos pblicos en los trminos consagrados por el artculo 74 de la Constitucin Poltica. Los archivos garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y la Ley. ARTICULO 41. Derecho de peticin. Para acceder a los documentos administrativos de los archivos pblicos o a la informacin contenida en stos, es necesario esgrimir un inters de carcter particular o general, de conformidad con el ejercicio del Derecho de Peticin, consagrado en el artculo 23 de la Constitucin Poltica y normas reglamentarias. ARTICULO 42. Reserva legal. La reserva legal sobre los documentos de archivos pblicos cesar a los treinta aos de su expedicin de conformidad con lo dispuesto en el artculo 13 de la Ley 57 de 1985. ARTICULO 43. Restricciones por razones de conservacin. Con fundamento en el artculo 2 de la Ley 80 de 1989, a criterio de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin y por razones de conservacin, no todos los documentos histricos sern de libre acceso. Cuando el mal estado de conservacin de los documentos impida su acceso directo, las instituciones archivsticas suministrarn la informacin contenida en stos mediante cualquier sistema de reproduccin, certificando su autenticidad cuando fuere el caso, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 20 de la Constitucin. ARTICULO 44. Acceso a las sedes de archivo.
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ARTICULO 39. Acceso a los instrumentos de consulta.
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1. El acceso a los archivos ser gratuito y en las condiciones que se indican en el presente reglamento. 2. El pblico que visite los archivos tendr acceso slo a las dependencias debidamente autorizadas. 3. Se permitir el acceso a las salas de investigacin y consulta a las personas que estn debidamente acreditadas.
ARTICULO 45. Requisitos para la consulta
2. Quienes posean carn de investigador expedido por un archivo del Sistema Nacional de Archivos podrn usarlo en cualquiera de los archivos integrantes del mismo. 3. Entre tanto no se establezca la comunicacin en lnea entre los archivos del Sistema Nacional de Archivos, stos debern abrir un expediente de investigador a cada persona que acuda a consultar sus fondos. ARTICULO 46. Horario de atencin al pblico. Los archivos establecern un horario que facilite y garantice la oportuna consulta e investigacin de los documentos que custodian, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 283 y siguientes del Cdigo de Rgimen Poltico y Municipal.
2. Cuando las caractersticas del archivo lo permitan se habilitarn salas para la ubicacin y manejo de los instrumentos de consulta, para investigaciones en grupo y para la utilizacin de aparatos que requieran condiciones especiales de instalacin. ARTICULO 48. Normas de consulta. Cada archivo deber expedir y hacer cumplir el reglamento de servicio y consulta de sus documentos.
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1. La investigacin y consulta de documentos se realizar en las salas o dependencias especialmente acondicionadas para ello.
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ARTICULO 47. Salas de consulta
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1. Quienes deseen realizar trabajos de investigacin en los archivos debern obtener el correspondiente carn de investigador expedido por el funcionario competente, de conformidad con las pautas que sobre el particular expida el Archivo General de la Nacin.
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PARAGRAFO: Los archivos que hagan parte el Sistema Nacional de Archivos debern comunicar los casos de cancelacin de carn.
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5. El Director del archivo podr sancionar con restriccin o impedimento de acceso o prdida del carn de investigador a los usuarios que por cualquier motivo infrinjan el presente reglamento y el reglamento particular de cada archivo, sin perjuicio de las responsabilidades penales o civiles que puedan derivarse de su conducta.
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4. Salvo en los casos debidamente autorizados, no se permitir la entrada al pblico ni a los funcionarios del archivo a las zonas de depsitos de los documentos.
ARTICULO 49. Servicio de documentos. El servicio de documentos a la entidad u organismo productor y a los diferentes usuarios del archivo ser efectuado exclusivamente por personal de la sala de consulta. Los documentos que se presten al pblico sern reintegrados a sus lugares en los locales de depsito el mismo da, bajo la responsabilidad de los encargados de este servicio. PARAGRAFO. Cuando el usuario requiera consultar los documentos en ms de una unidad de conservacin o decida proseguir la consulta de stos en un tiempo no superior a tres das, podr solicitar su reserva.
ARTICULO 51. Obligaciones del investigador.
Los archivos proporcionarn las reproducciones que les sean solicitadas, de los documentos excluidos de la consulta pblica por razones de conservacin o por estar sometidos a tratamientos tcnicos, en la medida de la capacidad de sus medios reprogrficos y en las condiciones que se indican en el presente reglamento. La solicitud para reproduccin de documentos se tramitar a travs de impresos normalizados que para el efecto se adopten.
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ARTICULO 52. Solicitud de reproduccin de los documentos. En la medida de lo posible, las copias solicitadas por los investigadores y usuarios debern hacerse a partir de las reproducciones existentes.
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3. Remitir al archivo un ejemplar del estudio realizado o de las obras publicadas a partir de fuentes documentales consultadas en l. CAPITULO VI. REPROGRAFIA DE LOS DOCUMENTOS
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2. Cumplir con las dems disposiciones atinentes al manejo de los documentos de archivo.
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1. Cumplir con el reglamento de consulta del archivo en el cual investiga.
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3. Cuando a juicio del respectivo Comit de Archivo, el estado de conservacin de los documentos impida su manejo directo, stos se excluirn del servicio al pblico.
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2. Cuando la materia y circunstancias de la investigacin lo justifiquen y el estado de conservacin de los documentos lo permita, se prestarn los originales.
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1. Como norma general, se prestarn reproducciones de los documentos solicitados cuando stas existan en el archivo.
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ARTICULO 50. Restricciones en el prstamo de originales.
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ARTICULO 53. Servicios de reprografa. Las reproducciones sern realizadas por los servicios de reprografa de los archivos. No se autorizar el empleo de aparatos o materiales ajenos al archivo sin expresa autorizacin del Director. ARTICULO 54. Servicio a entidades pblicas. En todos los casos, las entidades pblicas tendrn prelacin en la prestacin de servicios por parte de los archivos. ARTICULO 55. Coordinacin del servicio de reproduccin. La Direccin de los archivos, a travs del Servicio de Reproduccin de Documentos, coordinar y supervisar los proyectos de reproduccin sistemtica de fondos que se desarrollen en el archivo con las siguientes finalidades: seguridad, consulta, complemento, sustitucin y difusin. ARTICULO 56. Programas de reproduccin de documentos. En lo posible, los archivos adoptarn programas de reproduccin de seguridad del material documental que conservan.
Dichas reproducciones no podrn ser utilizadas para la consulta pblica, restringindose su utilizacin para la emisin de nuevas copias. El archivo de seguridad estar dotado de las especiales condiciones ambientales y de proteccin para la conservacin de los soportes y en lo posible situado en lugar diferente de aquel en el que se conserven los documentos originales. ARTICULO 58. Nuevas tecnologas. En los archivos se podrn utilizar las tecnologas que permitan el registro y recuperacin gil de la informacin, siempre y cuando los sistemas no
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3. Cualesquiera otras que les sean remitidas para su custodia.
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2. Los primeros negativos y matrices de las reproducciones, realizados a solicitud de los usuarios.
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1. Los primeros negativos o matrices de todas las reproducciones, realizadas en ejecucin de los programas del correspondiente archivo.
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ARTICULO 57. Archivo de seguridad. Las unidades de reprografa de los archivos constituirn un archivo de seguridad integrado por:
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Los archivos que autoricen la microfilmacin de algunos de sus fondos en un volumen superior al 50% de los mismos, debern hacerlo mediante contrato en el que se especifiquen las obligaciones y contraprestaciones a que se obliga el interesado.
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Los archivos y colecciones particulares de carcter histrico que se microfilmen en los archivos oficiales, debern dejar en stos una copia para la consulta pblica.
Los programas de reproduccin de documentos de los archivos, sern realizados por personal especializado de acuerdo con las normas tcnicas expedidas por el Archivo General de la Nacin.
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No se adelantarn formas de reprografa de aquellos documentos cuyo estado de conservacin no permita su realizacin sin dao para los mismos.
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impliquen la destruccin de originales o copias nicas de documentos, excepto cuando la Ley lo autorice expresamente. CAPITULO VII. CONSERVACION DE DOCUMENTOS ARTICULO 59. Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental. El Archivo General de la Nacin establecer los criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservacin de los bienes documentales. PARAGRAFO PRIMERO. Se har nfasis en la conservacin preventiva, proceso mediante el cual se podr garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en l se contemplan manejos administrativos y archivsticos, uso de materiales adecuados, adopcin de medidas especficas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento, depsito, unidades de conservacin, manipulacin y mantenimiento peridico, entre otros factores.
PARAGRAFO CUARTO. En ningn caso se podrn efectuar trabajos de restauracin de documentos oficiales fuera de los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo General dela Nacin. ARTICULO 60. Conservacin integral de la documentacin de archivos. Los archivos debern implementar un sistema integrado de conservacin acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin desde el momento de la emisin, durante su perodo de vigencia, hasta su disposicin final. PARAGRAFO: En las transferencias de documentos debern considerarse todas las medidas que garanticen la conservacin del material, tales como la manipulacin, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la contaminacin y propagacin de factores nocivos. ARTICULO 61. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Los edificios y locales destinados a ser sede de los archivos debern cumplir las condiciones tcnicas mnimas que garanticen la conservacin de sus documentos. PARAGRAFO PRIMERO. El Archivo General de la Nacin evaluar los requerimientos para la adopcin de las normas de carcter tcnico relacionadas con edificios y locales destinados a archivos as como a sus instalaciones, procedimientos de control y dems aspectos que garanticen su funcionalidad y la conservacin de sus fondos. Adicionalmente, actualizar de forma peridica las mencionadas directrices, de conformidad con lo establecido en el literal k) del artculo 4 del Decreto 1777 de 1990.
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PARAGRAFO TERCERO. En la restauracin se restituyen los valores estticos del material documental, siendo por ello una accin optativa para el tratamiento de obras especficas que requieran una intervencin de este tipo.
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PARAGRAFO SEGUNDO. Con la conservacin se ejecutarn principalmente tareas tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos.
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PARAGRAFO SEGUNDO. Las entidades pblicas sern responsables de la adecuada instalacin y custodia de sus archivos y de la debida prestacin de los servicios archivsticos. ARTICULO 62. Responsabilidad de la informacin de archivos. Las entidades productoras de documentos oficiales, sern responsables del manejo directo y conservacin de sus documentos y adoptarn las medidas que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin contenida en ellos. ARTICULO 63. Sistemas de almacenamiento y depsito de la documentacin. Los archivos adoptarn estrategias tcnicas y materiales que garanticen la conservacin y seguridad de la documentacin en relacin con los sistemas de almacenamiento, depsito y unidades de conservacin. PARAGRAFO: Los documentos de los archivos debern estar contenidos en las unidades de conservacin ms adecuadas y debidamente identificadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservacin del Patrimonio Documental. ARTICULO 64. Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Los archivos adelantarn controles sistemticos y peridicos de las condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado fsico de los fondos, entre otros. PARAGRAFO: Los archivos establecern planes de prevencin de desastres que contemplen sistemas de seguridad tanto para la salvaguarda de los bienes documentales, como para la proteccin del personal que en ellos labora. ARTICULO 65. Conservacin de documentos originales. La documentacin en su soporte original, considerada de valor permanente, deber mantenerse en dicho soporte an cuando se regule la validez y utilizacin de otros medios de almacenamiento de la informacin.
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PARAGRAFO SEGUNDO: Para la adecuada proteccin de los bienes documentales, todas las dependencias de los archivos debern contar con una vigilancia constante para evitar prdidas y alteraciones de los documentos.
ARTICULO 66. Divulgacin del presente reglamento. En todos los archivos oficiales existir al menos un ejemplar del presente reglamento a disposicin del pblico. Extractos del mismo en lo que afecta sus derechos y obligaciones figurarn en lugar visible al pblico, en las Salas de Investigacin y para consulta en cualquier otra dependencia donde sea de utilidad.
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PARAGRAFO PRIMERO: En relacin con la consulta y manipulacin de los documentos originales, se establecern disposiciones que garanticen su integridad; stas sern de obligatorio cumplimiento tanto para usuarios como para funcionarios de archivos.
CAPITULO VIII. DISPOSICIONES VARIAS
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PARTE III GLOSARIO
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ARTICULO 67. El glosario de trminos archivsticos, de conformidad con el artculo 3 del presente Reglamento, es parte integral del mismo, lo complementa y permite dar claridad a una norma determinada. Esta elaborado con base en los conceptos archivsticos de distintos autores, o tomados de otros glosarios, diccionarios y manuales. Algunos conceptos son aportes y adaptaciones del Archivo General de la Nacin. Uso del Glosario
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Los trminos que conforman el glosario fueron extractados del texto general del Reglamento y se ordenaron alfabticamente para facilitar su bsqueda y consulta.
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ANEXO No. 3
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ACUERDO 039 31/10/2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, en uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000,
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Que las Tablas de Retencin Documental son el instrumento archivstico, esencial que permite la normalizacin de la gestin documental, la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades,
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Que las Tablas de Retencin Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo;
Artculo 1. Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que prestan servicios pblicos, para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, el que comprender las etapas relacionadas a continuacin. Primera Etapa. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales.
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Que la Administracin Pblica en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas deben elaborar y adoptar las Tablas de Retencin Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado, la conservacin del patrimonio documental y el fcil acceso del ciudadano a la informacin contenida en los documentos de archivo;
ACUERDA:
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Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) estipula fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999;
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CONSIDERANDO:
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Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.
Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin. Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total, seleccin o eliminacin. La seleccin puede aplicarse a documentacin no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservacin total. En todos los casos, la seleccin se aplicar bajo la modalidad de muestreo y ser el Comit de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, as como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. Tercera Etapa. Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su aprobacin. El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tablas de Retencin Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboracin. El Comit de Archivo har el estudio correspondiente y producir un Acta avalando la propuesta. Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a la
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Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestin, central e histrico con el fin de racionalizar la produccin y garantizar la proteccin del patrimonio do cumental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin final.
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Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,
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Identificar los valores primarios de la documentacin, o sea, los administrativos, legales, jurdicos, contables y/o fiscales.
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Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.
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Segunda Etapa. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada.
instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin. Cuarta Etapa. Aplicacin. Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, el representante legal expedir el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusin ante los servidores pblicos de la Entidad, para garantizar su aplicacin. La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la Entidad, para la aplicacin de las TRD. As mismo, elaborar los instructivos que refuercen y normalicen la organizacin de los documentos y archivos de gestin y la preparacin de las transferencias documentales.
Pargrafo. La Tabla de Retencin Documental se aplicar a partir de su aprobacin y servir de referente para la organizacin y conformacin de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobacin, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se bas la elaboracin de las TRD. Artculo 2. El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de la funcin de inspeccin y vigilancia, verificar la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, en el momento que lo considere pertinente.
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Las modificaciones a las Tablas de Retencin Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit de Archivo de la misma.
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La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funcin es.
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Quinta Etapa. Seguimiento y actualizacin de las Tablas de Retencin Documental.
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Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn y se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.
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Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin del material metlico, identificacin de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecer la Unidad de Archivo de la Entidad.
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La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestin, central e histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin Documental.
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Artculo 3. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga expresamente los dems que le sean contrarios. Publquese, comunquese y cmplase. Dado en Bogot, D. C., a los treinta y un (31) das del mes de octubre de dos mil dos (2002).
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Elsa Moreno Sandoval.
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La Secretaria Tcnica,
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Adriana Meja Hernndez.
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La Presidenta,
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ANEXO No. 4
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ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN En ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de 1989, Artculo 76 de la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y, CONSIDERANDO:
Que el artculo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la administracin pblica y las empresas privadas que cumplen funciones pblicas debern elaborar programas de gestin documental, en cuya aplicacin atendern los principios y procesos archivsticos; el artculo 22 de la misma ley, prev que la gestin de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como: la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos, y su artculo 23, sobre formacin de archivos, dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestin, Archivos Centrales y Archivos Histricos. Que el artculo 26 de la Ley 594 de 2000 seala que es obligacin de las entidades de la administracin pblica elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. ACUERDA:
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Que de acuerdo con lo sealado en el numeral 5 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002, es un deber de cada servidor pblico custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos. As mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artculo 35 de la mencionada ley, est prohibido a los servidores pblicos ocasionar dao o dar lugar a prdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus funciones.
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Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) estipula: Fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999.
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ARTCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organizacin de los archivos de gestin, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, de acuerdo con los Artculos 8 y 9. de la Ley 594 de 2000.
Continuacin Acuerdo No. 042-2002 Pgina No.2
1) La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin Documental debidamente aprobada. 2) La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. 3) La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los expedientes, los tipos documentales se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma. 4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control. 5) Las carpetas y dems unidades de conservacin se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicacin y recuperacin, dicha informacin general ser: fondo, seccin, subseccin, serie, subserie, nmero de expediente, nmero de folios y fechas extremas, nmero de carpeta y nmero de caja si fuere el caso. 6) Las transferencias primarias debern efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retencin Documental, para ello se elaborar un plan de transferencias y se seguir la metodologa y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato nico de inventario, regulado por el Archivo General de la Nacin.
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7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarn as: cdigo de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, seccin, legajos identificados con su nmero respectivo, libros cuando sea del caso,
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ARTCULO CUARTO.- Criterios para la organizacin de archivos de gestin.
ARTICULO TERCERO.- Conformacin de los archivos de gestin y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retencin documental aprobada, velar por la conformacin, organizacin, preservacin y control de los archivos de gestin, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica. El respectivo Jefe de la oficina ser el responsable de velar por la organizacin, consulta, conservacin y custodia del archivo de gestin de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad sealada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor pblico.
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ARTCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organizacin de los archivos de gestin. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, debern organizar sus archivos de gestin de conformidad con sus Tablas de Retencin Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
C.
identificados con el nmero que le corresponda, nmero consecutivo de caja, nmero de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos. PARGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retencin Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. ARTCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deber efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas
ARTICULO SEXTO.- Prstamo de documentos para trmites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de prstamo, la dependencia productora deber llevar un registro en el que se consigne la fecha del prstamo, identificacin completa del expediente, nmero total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y trmino perentorio para su devolucin. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deber hacer exigible su devolucin inmediata. ARTICULO SPTIMO: Inventario documental. Las entidades de la Administracin Pblica adoptarn el Formato Unico de Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuacin se regulan. INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentacin que se va a transferir.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora. 4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracin de Fondos Acumulados, Fusin y Supresin de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculacin, traslado, desvinculacin.
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2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razn Social de la entidad que produjo o produce los documentos.
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por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de reservado conforme a la Constitucin o a las Leyes. En la correspondiente oficina se llevara el registro de prstamo y de forma opcional una estadstica de consulta.
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6. HOJA No. Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. 7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( ao, mes da). En NT se anotar el nmero de la transferencia. 8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservacin. 9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y / o supresin de entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabtico. 11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar s.f. 12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignar el nmero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarn las unidades de conservacin diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el nmero correspondiente. 13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de conservacin descrita. 14. SOPORTE. Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc. 15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentacin registra un ndice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrn en cuenta
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los controles y registros de prstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacin. Esta columna se diligenciar especialmente para el inventario de fondos acumulados. 16. NOTAS. Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentacin ordenada numricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeracin y / o repeticin del nmero consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de stos debe sealarse, en primer lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografas o 5 fotografas sueltas; luego, el nmero consecutivo (s lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
19. RECIBIDO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ENTIDAD REMITENTE ENTIDAD PRODUCTORA UNIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA PRODUCTORA OBJETO HOJA No. DE
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18. ENTREGADO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza.
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17. ELABORADO POR. Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza.
Asimismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin, especificando el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), qumico (oxidacin de tinta y soporte dbil) y biolgico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
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A los impresos se les asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de pginas que lo componen.
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Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y requerimientos tcnicos para la visualizacin y/o consulta de la informacin. Especificar programas de sistematizacin de la informacin.
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REGISTRO DE ENTRADA AO MES N.T. = Nmero de Transferencia
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Soporte
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N.T.
NMERO DE ORDEN
CDIGO
Nombre de las Series, subseries o Asuntos
FECHAS EXTREMAS Inicial Final
Unidad de Conservacin Caja carpeta Tomo Otro
Nmero de Folios
Frecuencia de Consulta
Notas
Elaborado por______________________________ Cargo____________________________________ Firma____________________________________ Lugar_________________ Fecha ______________
Entregado por__________________________ Cargo________________________________ Firma________________________________ Lugar_________________ Fecha__________
Recibido por_____________________________ Cargo__________________________________ Firma___________________________________ Lugar_____________ Fecha_________________
ARTICULO OCTAVO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin.
ADRIANA MEJIA HERNNDEZ Presidente
ELSA MORENO SANDOVAL Secretario Tcnico
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Dado en Bogot D.C, a los treinta y un (31) das del mes de octubre de dos mil dos (2002)
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ANEXO No. 5
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ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000) Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7 Conservacin de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
CONSIDERANDO:
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Que se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales estinados para sedes de arachivos. ACUERDA:
ARTICULO 2 : Condiciones generales. La edificacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos: -Ubicacin. Caractersticas de terreno sin riesgos de humedad subterrnea o problemas de inundacin y que ofrezca estabilidad. Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos blicos.
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ARTICULO 1: Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos debern cumplir con las condiciones de edificacin, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin de los acervos documentales.
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Que el artculo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del AGN, ahora. Consejo Directivo, en virtud de Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a) dispone: Adoptar y evaluar peridicamente la poltica archivstica a nivel nacional.
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Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en si literal b) precepta: Fijar polticar y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la material adopta la Junta Directiva.
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En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y
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El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin
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Prever el espacio suficiente para albergar la documentacin acumulada y su natural incremento.
Aspectos Estructurales.
Capacidad de almacenamiento. Los depsitos se dimensionarn teniendo en cuenta: -
ARTICULO 3: Areas de depsito. El almacenamiento de la documentacin, deber establecerse a partir de las caractersticas tcnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos: Estantera: Diseo acorde con las dimensiones de las unidades que contendr, evitando bordes o aristas que produzcan daos sobre los documentos.
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Las reas destinadas para la custodia de la documentacin deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. Las zonas de trabajo archivstico, consulta y prestacin de servicios estarn fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulacin y mantenimiento de las condiciones ambientales en las reas de depsito. Las reas tcnicas tendrn relacin con las de depsito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la funcin desarrollada, as como las relaciones de stas con las zonas de custodia, recepcin, organizacin y tratamiento de los documentos.
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Distribucin.
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La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin. La adecuacin climtica a las normas establecidas para la conservacin del material documental. El crecimiento documental de acuerdo con los parmetros archivsticos que establezcan los procesos de retencin y valoracin documental.
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Si se utilizan estantera de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deber estar dimensionada para soportar una carga mnima de 1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantera compacta o de mayor tamao sealado. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignifugos de alta resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin. Las pinturas utilizadas debern igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentacin.
Los estantes deben estar construidos en lminas metlicas slidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado qumicamente estable: Deber tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100kg/mt lineal. La estantera total no deber tener ms de 100 mts de longitud. Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern anclar los estantes con sistemas de fijacin a piso. La balda superior debe estar a un mximo de 180 cms, para facilitar la manipulacin y el acceso del operario a la documentacin. La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso. Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduacin cada 7 cm. o menos. Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentacin. El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningn otro material.
Mobiliario para Obras de gran Formato Adems de las caractersticas anotadas debern dimensionarse para contener un nmero de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulacin. As las gavetas de las planotecas tendrn una profundidad de 5 cms. o menos . Cada una e ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la friccin y vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o cada de la gaveta. Archivadores verticales Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la conservacin y proyectarse de acuerdo con la produccin documental. Mobiliario para documentos en otros formatos.
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La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mnimo de 20 cm., entre stos y la estantera. El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un mnimo de 70 cm., y un corredor central mnimo de 120 cm. La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin acorde con la signatura topogrfica. Para unidades de conservacin como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metlicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformacin de la documentacin almacenada.
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Distribucin de Estanteras.
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Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros o digital como disquetes, C.D. principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseos desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestticos a que haya lugar.
Artculo 5o.: Condiciones ambientales y tcnicas. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilacin, contaminantes atmosfricos e iluminacin, as: Condiciones Ambientales Material Documental: Soporte en papel. Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuacin diaria de 4 oC.
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Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plsticos. Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y qumicamente inerte; cada rollo estar en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanteras diseadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservacin. Los disketes y C.D. podrn contar con una unidad de conservacin plstica en polipropileno u otro polmero qumicamente estable y que no desprenda vapores cidos o contener molculas cidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservacin contendr solo un disquete o C.D.
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Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de proteccin, acordes con las caractersticas de tamao y funcin. Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propsito de prolongar de una manera considerable la conservacin de los mismos. Los contenedores deben ser elaborados en cartn neutro y si no se dispone de stos, se aplicar al cartn un recubrimiento que impida la acidificacin por contacto. El material y el diseo de la elaboracin de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamao de la documentacin a conservar. Para el ensamble no se utilizar adhesivo o materiales metlicos. La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debe ser mnimo de 4 cm. Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros y digitales como disquetes y C.D., se tendr en cuenta lo siguiente:
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Contenedores
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuacin diaria del 5%.
Material documental: Fotografa. Blanco y Negro: Color: Grabaciones: Medios magnticos: Discos Opticos: Microfilm: Temperatura 15 a 20 oC. Humedad relativa de 40% a 50% Temperatura menor a 10 oC. Humedad relativa de 25% a 35%
Temperatura 14 a 10 oC. Humedad relativa de 40% a 50% Temperatura 16 a 20 oC. Humedad relativa de 35% a 45%
Filtrado de aire.
Iluminacin en depsitos. Para radiacin visible lumnica, menor o igual a 100 lux. Para radiacin ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen. Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentacin y contenedores. Como iluminacin artificial se podr emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta. Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta. Los balastros no deben estar en el interior de los depsitos.
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Deber contar con medios de filtracin del aire de ingreso tanto de partculas slidas como de contaminantes atmosfricos. Los niveles de stos guardan relacin con el sitio de emplazamiento de la edificacin.
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El caudal debe garantizar la renovacin continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio. La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber permitir una adecuada ventilacin a travs de ellos.
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Ventilacin.
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Temperatura 17 a 20 oC. Humedad relativa de 30% a 40%
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Temperatura 10 a 18 oC Humedad relativa de 40% a 50%
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PUBLIQUESE Y CUMPLASE
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BEATRIZ ELENA OSORIO LAVERDE Presidente
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Dado en Santaf de Bogot a los cinco (5) das del mes de mayo del dos mil (2000).
ALFONSO CUEVAS ZAMBRANO Secretario Tcnico
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ARTICULO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su publicacin.
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Garantizar la limpieza de instalaciones y estantera con un producto que no incremente la humedad ambiental. Las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.
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Mantenimiento.
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Disponer de equipos para atencin de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropsito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo qumico y de agua. Las especificaciones tcnicas de los extintores y el nmero de unidades deber estar acorde con las dimensiones del depsito y la capacidad de almacenamiento. Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo. Proveer la sealizacin necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atencin de desastres y las rutas de evacuacin y rescate de las unidades documentales.
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ANEXO No. 6
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ACUERDO 060 de 2001 Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.
CONSIDERANDO:
Que el Gobierno Nacional ha diseado la Agenda de Conectividad, como una poltica de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologas de la informacin en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones pblicas y socializar el acceso a la informacin, dndole carcter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000. Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica.
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Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificacin.
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Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nacin.
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Que la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin, entre ellas la de fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivstico.
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Que para la adecuada prestacin de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administracin Pblica.
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Que la planeacin, programacin, organizacin, direccin y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la informacin y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestin documental. ACUERDA: ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades pblicas y las privadas que cumplan funciones pblicas, cumplir con los programas de gestin documental, para la produccin, recepcin, distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de los documentos. ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos as: Archivo electrnico : Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Documento Pblico: Es el producido o tramitado por el funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin. Radicacin de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que
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Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
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Documento electrnico de archivo: Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos.
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Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trmites para las instituciones.
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establezca la Ley. Estos trminos, se empiezan a contar a partir del da siguiente de radicado el documento. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Tabla de retencin documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retencin pueden ser generales o especficas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administracin; las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo. ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia: Las entidades debern establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y los programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin , centrales e histricos. Cuando existan regionales, debern contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinar conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepcin de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habr unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalizacin unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, debern contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y
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controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administracin pblica. ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentacin con destino interno y externo que genere la institucin. Las unidades de correspondencia velarn por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido. ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicacin de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicacin de comunicaciones oficiales, velarn por la transparencia de la actuacin administrativa, razn por la cual, no se podrn reservar nmeros de radicacin, ni habr nmeros repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeracin ser asignada en estricto orden de recepcin de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregar de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada ao, se iniciar la radicacin consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecnicos o automatizados. PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicacin y se anulen los nmeros, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificacin y firma del Jefe de la unidad de correspondencia. ARTICULO SEXTO: Numeracin de actos administrativos: La numeracin de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarn de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y sern responsables de que no se reserven, tachen o enmienden nmeros, no se numeren los actos administrativos que no estn debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeracin, se dejar constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual est asignada la funcin de numerar los actos administrativos. ARTCULO SPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carcter oficial, las entidades debern establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los cdigos de las dependencias, la numeracin consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean stos, manuales o automatizados.
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ARTICULO OCTAVO :Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarn planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepcin de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrn de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. ARTICULO NOVENO : Conservacin documental: Las entidades son responsables por la adecuada conservacin de su documentacin, para ello deben incluir en sus programas de gestin documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su produccin. As, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensinales, fsicas y magnticas.
ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones debern ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se proceder a la radicacin del mismo. PARAGRAFO: Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarn las acciones a seguir.
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La manipulacin, las prcticas de migracin de la informacin y la produccin de backups, sern adaptadas para asegurar la reproduccin y recuperacin hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabacin de la informacin.
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Para la informacin generada o guardada en medios magnticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relacin con su preservacin y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperacin, copiado y reproduccin libre de virus informticos.
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8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad. Las tintas de impresin deben poseer estabilidad qumica, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificacin de color y no transmitir acidez al soporte.
Di
eg o
Es recomendable la utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de cido y exento de lignina cuyo valor de pH est en rango de 7.0 a
An
ga
rit
C.
ARTICULO DCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarn en original y mximo dos copias, remitindose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposar en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retencin documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarn igual cantidad de copias adicionales. ARTICULO DCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales va fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarn, teniendo en cuenta la informacin que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retencin documental, para la respectiva radicacin en la unidad de correspondencia, la cual se encargar de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administracin. Las entidades que utilizan para la impresin de los fax, papel qumico, debern reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad. ARTICULO DCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrnico: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrnico, reglamentarn su utilizacin y asignarn responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrn el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrnico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y dems normas relacionadas. ARTICULO DCIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propsito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecern en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de pgina debe contener, la direccin, el nmero del conmutador, el nmero de fax institucional, la direccin de la pgina web y la direccin del correo electrnico de la entidad. ARTICULO DCIMO QUINTO: Horarios de Atencin al Pblico: Todas las unidades de correspondencia, informarn el horario de atencin al pblico en un lugar visible y de fcil acceso para los ciudadanos. ARTCULO DCIMO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su expedicin.
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Pa ol
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C.
PUBLQUESE Y CMPLASE
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ARACELI MORALES LPEZ
ELSA MORENO SANDOVAL
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PRESIDENTE
SECRETARI TCNICO
C.
Dado en Bogot a los treinta (2001).
(30) das del mes de octubre del ao dos mil uno
Tr aj o de G ra do de Pa ol a eg o y Di An
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ANEXO No. 7
ga rit a
C.
Tr G ra do de Pa ol a y Di eg o An ga
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C.
Tr aj o de G ra do de Pa ol a Di eg o y An
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ANEXO No. 8
ga rit a C.
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Libertod Y Orden
MINISTERIO DE AGRICULTURA DECRETO NMERO
y DESARROLLO
RURAL
( 2 1 DIC 2001
49 ()6
DE 2007
Por el cual se establece la planta de personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNA T
CONSIDERANDO:
aj o
de
Que la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, otorg viabilidad presupuestal para establecer la Planta de Personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales.
ra
Que la Unidad Administrativo de artculo 46 de la personal, el cual Administrativo.
Artculo 1._ Las funciones propias de las diferentes dependencias de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT sern cumplidas por la planta de personal que a continuacin se establece:
No. CARGOS 1 Uno
Tr
ab
DENOMINACION DEL CARGO DESPACHO DE LA DIRECCION Director General de Unidad Administrativa Es ecial
do
Nacional de Tierras Rurales, present al Departamento la Funcin Pblica la justificacin tcnica de que trata el Ley 909 de 2004, para efectos de establecer la planta de obtuvo concepto tcnico favorable de ese Departamento
de
DECRETA:
Pa ol
Que la ley 1152 de 2007 por la cual se dicta el Estatuto de Desarrollo Rural, cre la Unidad Nacional de Tierras Rurales, como una Unidad Administrativa Especial del orden nacional.
Di
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CODIGO 0015
An
En ejercicio de las facultades que le confiere el artculo 115 de la Ley 489 de 1998 en concordancia con los literales m) y n) del artculo 54 de la Ley 489 de 1998,y
ga
rit
EL PRESIDENTE
DE LA REPBLICA
DE COLOMBIA,
C.
GRADO 22
DECRETO NUMERO
4906
Hoja N. 2
Continuacin
del Decreto "Por el cual se establece la planta de personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNA T" .
No. CARGOS 1 4 2 1 1 Uno Cuatro Dos Uno Uno
Artculo 3._ El Director Ejecutivo de la Unidad, mediante acto administrativo, incorporar directamente a los servidores pblicos que venan desempeando las funciones transferidas del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER a la Unidad Nacional de Tierras Rurales, a quienes no se les haya suprimido efectivamente el cargo en la planta de personal del INCODER, de conformidad con la ley 909 de 2004 y sus decretos reglamentarios.
Tr
DENOMINACION DEL CARGO DESPACHO DE LA DIRECCION Profesional Es ecializado Profesional Es ecializado Profesional Es ecializado Profesional Universitario Secretario E"ecutivo
ra
do
Artculo 2._ Cranse los siguientes cargos de carcter temporal por el trmino sealado en el pargrafo del artculo 28 de la ley 1152 de 2007:
de
Pa ol
DENOMINACION DEL CARGO No. CARGOS Asesor Dos 2 Profesional Especializado Dos 2 Profesional Especializado Uno 1 Conductor Mecnico 1 Uno Uno Secretario Ejecutivo 1 PLANTA GLOBAL Subdirector General de Unidad Tres 3 Administrativa Especial Jefe de Oficina Asesora Jurdica Uno 1 Profesional Especializado Cinco 5 Profesional Especializado Cinco 5 Profesional Especializado Tres 3 Profesional Especializado Tres 3 Uno Profesional Especializado 1 1 Uno Profesional Especializado 10 Diez Profesional Universitario Tcnico Administrativo 12 Doce Dos Tcnico Administrativo 2 Uno Tcnico Operativo 1 3 Tres Secretario Ejecutivo 1 Uno Auxiliar Administrativo
. .
CODIGO '1020 2028 2028 4103 4210 0040
GRADO 16 16 13 19 24 20 15 24 18 16 15 14 13 11 17 16 15 23 15
1045 2028 2028 2028 2028 2028 2028 2044 3124 3124 3132 4210 4044
Di
eg o
An
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rit
2028 2028 2028 2044 4210
CODIGO
de
C.
GRADO 24 18 16 11 23
ab
aj o
DECRETO NUMERO
Continuacin
del Decreto "Por el cual se establece planta de personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNA T"
Artculo 4._ El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin. PUBLQUESE y CMPLASE. Dado en Bogot, D. C., a
El Ministro de Agricultura
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El Director del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica,
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ANDRS FELlP.~ ARIAS LEIV A
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Tr G ra do de Pa ol a Di eg o y An ga
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ANEXO No. 9
rit a C.
9CREi.A?iAfs
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MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA,
CAPITULO I. NATURALEZA JURDICA, OBJETO, FUNCIONES GENERALES Y DIRECCIN. ARTCULO 10. NATURALEZA JURDICA. La Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT es una Unidad Administrativa Especial del orden nacional, con personera jurdica. adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, con autonomia administrativa y financiera y patrimonio propio. con domicilio en la ciudad de Bogota D.C. ARTCULO 2o. OBJETO. La Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT es el instrumento de planificacin, administracin y disposicin de los predios rurales de propiedad de la Nacin, con el propsito de lograr su apropiada utilizacin de acuerde con la vocacin y los fines que correspondan.
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de
Que el artculo 19 de la Ley 1152 de 2007 cre la Unidad Nacional de Tierras Rurales y en el articulo 30 orden al Gobierno Nacional adoptar las medidas necesarias para el c:.mplimiento de las funciones asignadas por la ley. DECRETA:
Pa ol
Que el Congreso de la Repblica expidi la Ley 1152 de 2007 por la cual se dicta el Estatuto de Desarrollo Rural, se reforma el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, .NCODER -en adelante INCODER- y se dictan otras disposiciones.
Di
CONSIDERANDO
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en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 16 del articulo 189 de la Constitucin Poltica y el artcuio 54 de la Ley 489 de 1998, y
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Por el cual se determina la estructura y funciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT
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ARTICULO 3o. FUNCIONES GENERALES. Son funciones generales de la Unidad Nacional de Tierras Rurales- UNAT las siguientes: '.. Adelantar estudios y anlisis para la definicin de una poiitica de tierras. con destino al Ministerio de Agricultura y Desarrol le Rural. 2. Definir criterios y clsear instrumentos para el ordenamiento productivo de las reas aptas para el desarrollo agropecuario y asesorar a 'as entidades territoriales en la incorporacin de dichos instrumentos a los Planes de Ordenamiento Territorial.
C.
DECRETO NUMERO
4 1 7
DE 2007
7. Llevar a cabo los trmites relacionados con la compra directa y expropiacin de tierras y mejoras para el cumplimiento de los propsitos relacionados con la construccin de distritos de riego de carcter estratgico, o los fines productivos de inters pblico que as' sean definidos por el Gobierno Nacional.
9 Adelantar los procesos de extincin de dominio privado de predios ociosos de que trata la ley 1152 de 2007. 10. Definir la vocacin y los fines de las tierras rurales de propiedad de la Nacin. 11. Transferir la administracin y tenencia de los oienes inmuebles rurales de acuerdo con la definicin del numeral anterior, de la siguiente forma: a) Al Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, a la Unidad Administrativa Especial de Parques Nacionales Naturales o a las Corporaciones Autnomas Regionales v de Desarrollo Regional, los activos rurales que se encuentren en zonas de reserva forestal, amoentai o en zonas de amortiguamiento de Parques Nacicnales o al interior de estos,
b) AI
d) A otras Entidades pblicas a quienes corresponda de acuerdo con los fines etnoculturaies e) La entidad trasladar la propiedad de los bienes rurales que no sean destinados a los fines anteriormente citados a las entidades territoriales o a ias dems entidades pblicas que los requieran para el ejercicio de sus funciones.
Tr
c) A otras Entidaaes pblicas a quienes corresponda de acuerdo con los fines sociales:
ab
Instituto Colombiano de Desarrollo Rura. productiva,
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8. Constituir servicumbres de propiecad rural privada o pblica.
Di
encoder, cuando su vocacin sea
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6. Adelantar los trmites administrativos o judiciales de reversin de las tierras adjudicadas por el incumplimiento de las condiciones bajo las cuales fueron adjudicadas.
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5. Adelantar los trmites administrativos o judiciales relacionados con el ejercicio de las acciones y toma de las medidas que correspondan en los casos de indebida ocupacin de las tierras baldas
rit
4. Adelantar los procedimientos encaminados a delimitar las tierras de propiedad de la Nacin.
C.
3. Adelantar los procedimientos de clarificacin de la situacin de ias tierras desde el punto de vista de su propiedad, con el objeto de identificar las que pertenecen al Estado.
DECRETO NUMERO
Hoja N. 3
12. Adelantar los procedimientos de Clarificacin de la situacin de ias tierras desde el punto de vista de su propiedad con el objeto de identificar las que pertenecen al Estado 13. Continuar con la titularidad, supervisin e interventoria de los contratos relacionados con diseo y construccin de los distritos de riego que el Gobierno Nacional haya decidido trasladarle a la Unidad.
15. Las dems funciones que è seale la ley.
ARTICULO 6o. DESPACHO DEL DIRECTOR. Son funciones del Despacho del Director ias siguientes: 1 Dirigir, coordinar. vigilar. controlar y evaluar la ejecucin y cumplimiento de los objetivos, funciones. polticas. planes y programas inherentes al objeto de la entidad.
2. Ordenar los gastos. dictar los actos administrativos, realizar las operaciones Y celebrar los contratos y convenios necesarios para el cumplimiento de ;os objetivos Y funciones de la entidad, dentro de los limites legales y estatutarios. 3. Ejercer la secretaria Tcnica del Corsejo Nacional de Tierras - CONATI 4. Administrar temporalmente los distritos de riego que se encuentran en operacin y traspasar en propiedad o por contrato de administracin los distritos de adecuacin de
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de
1 DESPACHO DEL DIRECTOR 1.1 OFICINA ASESORA JURDICA 2. SUBDIRECCION DE PLANIFICACIN 3. SUBDIRECCION DE ADMINISTRACIN DE BIENES RURALES 4 SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
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ARTICULO 5o. ESTRUCTURA ; La Unidad Nacional, de Tierras Rurales - UNAT, tendr la siguiente estructura:
de
CAPITULO II. ESTRUCTURA Y FUNCIONES DE SUS DEPENDENCIAS
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ARTCULO 4o. DIRECCIN Y ADMINISTRACION. La direccin y administracin de la Unidad Nacional de Tierras Rurales estar a cargo de un Director Ejecutivp, que ser su representante legal, de libre nombramiento y remocin del Presidente de la Repblica.
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PARGRAFO. La Unidad Nacional de Tierras Rurales no extender el ejercicio de sus funciones a la administracin de los bienes inmuebles rurales que se encuentren involucrados en procesos de reparacin de los que trata la Ley 975 de 2005 de Justicia y Paz; ni a los programas de reinsercin
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14. Ejercer la secretaria tcnica del Consejo Nacional de Tierras creado por la ley 1152 de 2007.
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C.
DECRETO NUMERO
Hoja N. 4
ti erras que an le pertenecen, a las respectivas asociaciones de usuarios con todos sus activos y obligaciones
7. Nombrar y remover al persona ce la entidad, conforme a las normas lega es. reglamentarias y estatutarias vigentes.
S. Designar mardatarios que representen al Institute en asuntos judiciales extrajudiciales, para la mejor defensa de los intereses de la entidad.
Di
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8. Promover la cooroinacin ce las actividades del Instituto con otras entidades u organismos pblicos o privados que tengan relacin con el sector rural.
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11. Presentar a los organismos de control correspondientes. los informes de gestin establecidos. 12. Rencir informes al Presidente de 'a Repblica y al Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural sobre las actividades desarrolladas, la situacin general de la entidad y las medidas adoptadas que puedan afectar el curso de la poltica cel Gobierno. 13. Adoptar tecnologas que permitan el cumplimiento eficiente, eficaz y efectivo de los planes y metas formulados para el cumplimiento de la misin institucional. 14. Crear y conformar grupos internos de trabajo mediante acto administrativo, teniendo en cuenta la estructura, las necesidades del servicio y los planes y programas definidos por la entidad. 15. Ejercer la competencia relacionada con el control disciplinario interno de acuerdo
con la ley. 16. Las dems funciones que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.
Tr
ARTICULO 7o. OFICINA ASESORA JURIDICA. Son funciones de :a Oficina Asesora Jurdica, las siguientes: 1. Asesorar al Despacho Del Director y a las dems dependencias de la entidad, en la interpretacin de normas y asuntos jurdicos y conceptuar y resolver consultas ce carcter juridico, tanto internas como externas, referidas a la institucin.
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10. Adelantar Los estudios y anlisis para la definicin de la poltica de tierras por parte del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
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internos.
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6. Dictar las disposiciones que regulan os procedimientos y trmites administrativos
C.
5 Propender por el adecuado ejercicio del control interno y supervisar su efectividad y la observancia de sus recomendaciones.
Por el cual se determina le estructura y funciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT
2. Compilar las normas legales, conceptos, jurisprudencia y doctrina relacionadas con la actividad de la institucin y velar por su actualizacin. difusin y aplicacin. Coordinar la eiaboracin y trmite de los proyectos de leyes, decretos, acuerdos. contratos, convenios y dems actos administrativos que deban someterse a consideracin ce las instancias pertinentes y conceptuar sobre ellos. 4. Coordinar la atencin de todos los procesos judiciales y extrajudicia'ies en los que sea parte l a entidad 5. Apoyar a las areas competentes sobre las respuestas a los recursos que deban resoiverse en contra de actos administrativos proferidos por la entidad.
9. Las demas funciones que le correspondan.
ARTCULO 80. SUBDIRECCION DE PLANIPiCACIN. Son funciones de la subdireccin oe Planificacin las siguientes: Delinear las politicas relacionadas con el manejo y administracin de las tierras, asi coma realizar los estudios tcnicos correspondientes, para cue sean desarrolladas por le Oficina Juridica.
1.
2 Coordinar y realizar le planeacin institucional de la Unidad Nacional de Tierras Rurales -UNAT, y la posterior elaboracin dei presupuesto conforme las actividades establecidas en este procese.
2
Apoyar la secretaria tcnica dei Consejo Nacional de Tierras -CONATt.
4. Administrar el registro de estudios y proyectos que debe adelantarla Unidad. 5 Adelantar las gestiones correspondientes para obtener toda la informacin tcnica !relacionada con suelos rurales. 6 Determinar las aptitudes actuales y potenciales de !a tierra. 7 Hacer seguimiento y evaluacin ala gestin institucional y proponer soluciones, en conjunto con el rea correspondiente. para ser analizadas con la direccin e;ecutiva
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8 Llevar a cabo las actuaciones encaminadas a lograr el cobro efectivo de las sumas que le adeuden a la entidad por todo concepto, desarrollando las labores de cobro persuasivo, y adelantando los procesos ejecutivos por jurisdiccin coactiva.
sear
asignadas y que por su naturaleza le
Di
7. Representar judicial y extrajudicialmente a la entidad en los procesos en que ste sea parte, en los casos en que as lo determine el Director Genera.
eg o
6. Suministrar al Ministerio Pblico, la documentacion e informacin necesaria para la defensa de !os intereses de le entidad, er los juicios en que sea parte.
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C.
Por el cual se determina la estructura y funciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNA T
8. Gerenciar la informacin relacionada con predios rurales para el desarrollo de las funciones asignadas a la Unidad.
11. Las dems funciones que le sean asignadas y que por su naturaleza 'e correspondan ARTCULO 9o. SUBDIRECCIN DE ADMINISTRACIN DE BIENES RURALES. Son funciones de la Subdireccin de Administracin de Bienes Rurales las siguientes. Adelantar los procesos agrarios relacionados con la adquisicin de predios a travs de compra directa. expropiacin de tierras y mejoras, extincin de dominio y reversin. 2. Adelantar los procesos de clarificacin de las tierras desde el punto de vista de su propiedad.
7. Realizar la transferencia de los bienes, partiendo de la vocacin determinada y de conformidad con lo establecido por el numeral 11 del artculo 28 de la ley 1152 de 2007. 3. Participar en la formulacin de los planes de mediano y largo plazo, los planes anuales y orientar su ejecucin en las reas de su competencia. 9 Conformar y actualizar el Registro Nacional de Predios Ruraies de la Nacin.
10. Coordinar con la Oficina Asesora Juricica y las dems dependencias la elaboracin de los pliegos de condiciones, las minutas de contratos. convenios y cems actos contractuales que sean requeridos para e! cumplimiento de sus funciones. 11. Las dems funciones que correspondan. te sean asignadas y que por su naturaleza le
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6. Adelantar los trmites relacionados con la constitucin de servidumbres de propiedad rural privada o pbica
5. Administrar y proteger las tierras y bienes rurales de propiedad ce ia Nacin, para lo dual adelantar los trmites administrativos o judicia:es relacionados con el ejercicio de las acciones y toma de las medidas que correspondan en los casos de indebida ocupacin de las tierras baldias.
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4. Adelantar y finiquitar los trmites administrativos y/o judiciales contemplados en el pargrafo 1 ce! articulo 28 de la ley 1152 de 2007, en los trminos y condiciones all sealados.
Pa ol
3. Adelantar los procedimientos encaminados a delimitar las tierras de propiedad de la Nacir
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10. Establecer alianzas con instituciones pblicas y privadas que requiera la Unidad para el desarrollo de sus funciones y formular la estrategia para conseguirlas.
C.
9. Producir la informacin solicitada por otras entidades relacionada con las funciones propias de la entidad
DECRETO NUMERO
Hoja N. 7
4 o7
ARTICULO 10. SUBDIRECCIN ADM'.NISTRATiVA Y FINANCIERA. Son funciones ce a Subdireccin Administrativa y Financiera, las siguientes: 1. Asesorar ala Direccin Ejecutiva y a las dems dependencias de la entidad en la formulacin de polticas, planes y programas en lo referente al desarrolle del talento humano, administracin de recursos financieros, tecnolgicos y fsicos de la entidad.
7 Efectuar la gestin de contabilidad, cartera y tesorera. 8 Preparar el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento e inversin. 9. Coordinar con la Oficina Jurdica y las dems dependencias la elaboracin de los pliegos oe conoiciones, las minutas de contratos. convenios y dems actos contractuales que sean requeridos para el cumplirniento de sus funciones. 10 Suministrar los bienes y elementos requeridos para el funcionamiento oe la entidad. 11. Coordinar y controlar la adecuada prestacin de los servicios generales para el funcionamiento de la entidad.
15. Administrar la infraestructura informtica y operar los sistemas. 16. Coordinar las investigaciones de carcter disciplinario que se adelanten contra funcionarios de ja Unidad y resolverlos en primera Instancia 17. Las dems funciones que le sear asignadas y que por su naturaleza le correspondan.
Tr
14. Efectuar la planeacin informtica y la gestin de software.
ab
1 3. Llevar el registro de los actos administrativos que expida la entidad.
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12 Administrar el centro documental, responder por la atencin al cliente y la gestin de correspondencia y archivo.
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6. Efectuar el cierre anua presupuestal y financiero.
5. Adelantar la programacin y ejecucin presupuestal y financiera de la entidad.
Di
4. Mantener actualizado el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Labcraies de los empleos asignados a la planta de personal.
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3. Coordinar y programar las actividades de administracin de personal, segundad industrial y relaciones laborales, de acuerdo con las polticas de la entidad y las cormas legales vigentes.
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2. Participar en la formulacin y ejecucin de planes, pro g ramas y proyectos en el rea ce su competenca.
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C.
Por el cual se determina la estructura y funciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNA T
ARTCULO 11. ORGANOS DE ASESORA Y COORDINACIN. El Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno, la Comisin de Personal y dems rganos de asesora y coordinacin que se organicen e integren, cumplirn sus funciones de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. PARGRAFO: De acuerdo con lo dispuesto en el articulo 7 de la ley 87 de 1993, las funciones relacionadas con la oficina de control interno sern ejercidas por terceros de reconocida idoneidad escogidos de acuerdo con un concurso de mritos ARTCULO 12. GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO. El Director General, segn las necesidades del servido, podr crear y organizar grupos internos de trabajo. con carcter permanente o transitorio, para cumplir los objetivos institucionales, determinando sus funciones, integracion y sede habitual de trabajo. CAPITULO III. DE LOS RECURSOS Y EL PATRIMONIO. ARTCULO 13. RECURSOS Y PATRIMONIO Los recursos y el patrimonio de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNA-. estarn constituidos por los siguientes bienes 1. Los predios rurales que reciba oel Instituto Colombiano de Bienestar Familiar por sucesiones intestadas, as coma los bienes vacantes que la Ley 75 de 1968 le asign a dicho Instituto. 2. Los inmuebles de propiedad de la Nacin que sean administrados por el Incoder o que hagan parte del Fondo Nacional Agrario, FNA. con excepcin de aquellos cuya vocacin productiva haya sido ya determinada 3. Los aportes del Presupuesto General de la Nacin que se le asignen, y los recursos de crdito que contrate el Gobierno Nacional para el cumplimiento de los objetivos de la Unidad. 4. Las donaciones pblicas o privadas para el desarrollo de !os objetivos de la Unidad. previa incorporacin al Presupuesto General de la Nacin, cuando se trate de recursos en dinero. 5 Los aportes de cualquier clase provenientes de la cooperacin internacional para el cumplimiento de sus objetivos. 6. Las propiedades y dems activos que adquiera a cualquier titulo con recursos propios y las sumas que reciba en caso de enajenacin. 7. Los ingresos propios y los rendimientos producto de la administracin de los mismos; los recaudos por concepto de servicios tcnicos, de acuerdo con las normas respectivas. 8. Los Distritos de Riego de propiedad del Incoder, que enajenar en los trminos del articulo 29 de la ley 1152 de 2007. 9. Los bonos agrarios que el Gobierno Nacional emita para el cumplimiento de los fines de la ley 1152 de 2007 : y aquellos cuya autorizacin y expedicin se hallen en curso a la fecha de su entrada en vigencia. 10. La cartera administrada hasta la actuaiidad por el Incoder 11 Los dems bienes y recursos que adquiera o se ie transfieran a cualquier titulo.
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CAPITULO IV. DISPOSICIONES VARIAS.
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C.
110)a Pi .
Por el cual se determina la estructura y funciones de la Unidad Nacional de Ten-as Rurales - UNA T
ARTICULO 14 ADOPCION DE _A PLANTA DE PERSONAL. De conf ormidad con la estructura prevista en el presente decreto. el Gobierne Nacional proceder a adoptar la planta de personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNA`. ARTICULO 15. VIGENCIA. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga g as disposiciones que le sean contrarias PUBLUQUESE Y CMPLASE. Dado en Bogota, D. C.. a
211ik
El Ministro de Hacienda y Crditc Pblico,
E: Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural,
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El Director del Departamento Adm:n strativo de la Funcin Pblica,
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~ANDR~ELIPE ARIAS LENA
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-' UBIANO
FERNANDO GRILL
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C.
Tr de G ra do de Pa ol a Di eg o y An ga
ANEXO No. 10
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C.
REPUBLICA OE COLOMBIA
UAE - UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES UNAT RESOLUCION No. N _ 0 0 1 5 DE 2 4 ENE. 2008
En ejercicio de sus facultades legales conferidas por el artculo 9 de la ley 489 de 1998 y en especial de la establecida en el Artculo 6, Numeral 6 del Decreto 4907 de 21 de diciembre de 2007 y CONSIDERANDO
Que el artculo 211 de la Constitucin Poltica de Colombia prescribe que la ley fijar las condiciones para que las autoridades administrativas puedan delegar en sus subalternos o en otras autoridades las funciones otorgadas; Que la Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional, en su artculo 9 precepta: Delegacin. Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitucin Poltica y de conformidad con la presente Ley, podrn mediante acto de delegacin, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgnicas en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y autonoma administrativa podrn delegar la atencin y decisin de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgnicos respectivos, en los empleados pblicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propsito de dar desarrollo a los principios de la funcin administrativa enunciados en el artculo 209 de la Constitucin Poltica y en la presente ley)); En mrito de lo expuesto: RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: Delegar en el Subdirector General de Unidad Administrativa especial, Cdigo 0040, Grado 20, de la Subdireccin Administrativa y Financiera las siguientes funciones: a. Expedir Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y los Registros Presupuestales con cargo a presupuesto de la UNAT, por cualquier monto y concepto.
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Que el artculo 209 de la Constitucin Poltica de Colombia seala que la funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones;
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EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT
C.
Por medio de la cual se Delegan funciones en el Subdirector General de Unidad Administrativa Especial, Cdigo 0040, Grado 20, de la Subdireccin Administrativa y Financiera.
N 9,
00
Resolucin No.
de
FNF
2008
Hoja No.
Continuacin de la Resolucin " Por medio de la cual se Delegan funciones en el Subdirector General de Unidad Administrativa Especial, Cdigo 0040, Grado 20, de la Subdireccin Administrativa y Financiera.
b.
Ordenar gastos, celebrar y liquidar contratos y convenios con cargo al presupuesto de funcionamiento de la Unat, hasta la cuanta que se determine para contratacin sin formalidades plenas. Ordenar los pagos correspondientes a los compromisos ordenados con cargo al presupuesto de la Unat.
c.
e. Tomar el Juramento de Posesin de los empleados de la planta de personal de La Unidad Nacional de Tierras Rurales, correspondiente a los cargos de Profesional, Tcnico y Auxiliar. f.
h.
aj o
de
Dada en Bogot D.C., a
2 4 ENE. 2008
l/''
CAMerlano/PSierra
7
Tr
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ra do
ARTCULO SEGUNDO: La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.
COMUNQUESE Y CUMPLASE
," ENRIQUE FARRERA ARAUJO DIRECTOR GENERAL
de
Ordenar el gasto de las comisiones de servicio de los empleados de la planta de personal de La Unidad Nacional de Tierras Rurales y de los contratistas de conformidad con lo pactado en cada uno de los contratos.
Pa ol
9.
Expedir las certificaciones de inexistencia o insuficiencia en la planta de personal, por medio de las cuales se justifica la celebracin de contratos de prestacin de servicios y rdenes de prestacin de servicios.
Di
Expedir Certificaciones Sobre vinculacin, Tiempo de Servicio, Salario y Funciones a solicitud de quienes ocupen los cargos de la planta de personal de la entidad y las dems certificaciones de tipo laboral.
eg o
An ga
d. Autorizar las novedades del personal diferente a las relacionadas con la potestad nominadora, para el personal de la Unat..
rit
C.
Tr G ra do de Pa ol a y eg o Di An ga
ab
aj o
de
ANEXO No. 11
rit a C.
REPUBLICA DECCLOMBIA
UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT RESOLUCION No. (

N
yQ3
)
DE 2008
3 1 ENE. 2008
ab
aj o
Que en mrito de lo anteriormente expuesto, RESUELVE
ARTICULO PRIMERO.- DEL COMIT DE ADQUISICIONES: Intgrase el Comit de Adquisiciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT, el cual verificar que en el proceso de adquisicin de bienes y servicios se de cumplimiento al Estatuto de Contratacin Estatal y sus Decretos Reglamentarios, para garantizar los principios de transparencia, economa y seleccin objetiva. ARTICULO SEGUNDO.- INTEGRACION: El Comit de Adquisiciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, estar integrado por los siguientes funcionarios: 1. El Subdirector Administrativo y Financiero, quien lo presidir. 2. El Jefe de la Oficina Asesora Jurdica.
Tr
de
Que el Comit de Adquisiciones ser el encargado de recomendar al Director General de la UNAT, la propuesta que desde el punto de vista tcnico, jurdico y econmico se ajuste mejor a las necesidades de la Entidad, previa la realizacin de los estudios de conveniencia y oportunidad y la obtencin de conceptos emitidos por personal especializado, en los casos en que stos se requieran, atendiendo la naturaleza del bien o servicio a adquirir.
ra do
Que para garantizar los principios de transparencia, seleccin objetiva y economa contenidos en la Ley 80 de 1993, Decreto 2170 de 2002 y Ley 1150 de 2007, se hace necesario integrar en la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, un Comit de Adquisiciones, el cual se encargar de velar porque los procesos de adquisicin de bienes y servicios se realicen conforme al rgimen de contratacin estatal vigente.
de
Pa ol
Que de conformidad con el artculo 19 de la Ley 1152 de 2007, se creo la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT y en su artculo 30 orden al Gobierno Nacional adoptar las medidas necesarias para el cumplimiento de las funciones asignadas por la Ley.
Di
CONSIDERANDO:
eg o
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 80 de 1993, Decreto 2170 de 2002 y Ley 1150 de 2007 y dems normas concordantes y reglamentarias, Y
An ga
EL DIRECTOR GENERAL DE UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT
rit
"Por la cual se integra y se establecen las funciones del Comit de Adquisiciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT"
C.
ResolucinK t`ò.
0034
de
3 1 ENE. 2008
Hoja No.
Continuacin de la Resolucin "Por medio de la cual integra y se establecen las funciones del Comit de Adquisiciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT". 3. Un Asesor del Despacho del Director de la UNAT, Cdigo 1020, Grado 16, designado por el Director de la Unidad. 4. El Subdirector de Planificacin. 5. El Profesional Especializado Cdigo 2028 Grado 24, adscrito a la Subdireccin Administrativa y Financiera, quien realizar la Secretaria General del Comit. PARAGRAFO: El Comit invitar a las reuniones con derecho a voz, a los funcionarios que considere pertinentes cuando la naturaleza del bien o servicio a contratar lo ameriten. ARTICULO TERCERO.- FUNCIONES: Corresponde al Comit de Adquisiciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, desarrollar las siguientes funciones: 1. Proponer y evaluar los procedimientos internos de contratacin sin formalidades plenas, contratacin de menor cuanta, licitaciones y concursos, para qu_, sea adoptado y aplicado en la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT. 2. Recomendar los ajustes a los procedimientos de adquisicin de bienes y servicios de la entidad. 3. Analizar las propuestas que se alleguen a la Entidad, desde el punto de vista tcnico, jurdico y econmico. 4. Estudiar la viabilidad legal de contratar con las firmas que presenten sus ofertas de bienes y servicios a la UNAT, especialmente en cuanto al rgimen de inhabilidades e incompatibilidades y su capacidad de contratacin cuando tal requisito se requiera. 5. Elaborar el Plan de Compras de la Entidad, para cada vigencia fiscal.
7. Exigir concepto tcnico de personas idneas en los casos que se requiera. 8. Verificar que la adquisicin de bienes y servicios se ajuste al Plan de Compras de la UNAT. PARAGRAFO: Las recomendaciones del Comit de Adquisiciones, no son de obligatorio acatamiento por parte del Ordenador del Gasto, quien podr apartarse de ellas, si, a su juicio, existe una propuesta que se ajuste mejor a las necesidades y requerimientos de la Entidad. ARTICULO CUARTO.- SESIONES: El Comit de Adquisiciones de la UNAT, se reunir por lo menor una (1) vez al mes y siempre que las necesidades de la Entidad lo ameriten y podr sesionar con la asistencia de por lo menos tres de sus integrales con derecho a voz y voto. ARTCULO QUINTO.- SECRETARIO: Actuar como Secretario del Comit de Adquisiciones el Profesional Especializado Cdigo 2028, Grado 24 de la Subdireccin Administrativa y Financiera, a quien le corresponder desarrollar las siguientes funciones: 1. Levantar las actas de cada sesin dei Comit de Adquisiciones.
Tr
ab
aj o
de
ra do
6. Recomendar al ordenador del gasto, la propuesta que por mayora simple se considere la mejor para la Entidad, teniendo en cuenta la calidad y especificaciones tcnicas del bien ofrecido.
de
Pa ol
Di
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An ga
rit
C.
Resoluci>siNe.
0034
de
3 1 ENE. 2008
Hoja No.
Continuacin de la Resolucin "Por medio de la cual integra y se establecen las funciones del Comit de Adquisiciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT " .
ARTICULO SEXTO.- VIGENCIA: La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Di
Dada en Bogot, D.C., a los
Tr
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aj o
de
Proyect: AEGZ Revis: CMERLANO
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ENRIQUE ALFREDO HERRERA ARAUJO Director General de Unidad Administrativa Especial
de
Pa ol
eg o
3 1 ENE. 2008
An ga
rit
2. Recopilar la informacin (Trminos de Referencia, Propuestas, Conceptos Tcnicos Previos, Cuadros Comparativos, etc.), que se hayan expedido dentro de cada proceso de contratacin y entregar fotocopias de stos a cada uno de los miembros. 3. Comunicar por escrito y con suficiente antelacin a los miembros del Comit ..:e Adquisiciones, la fecha de reunin y el temario a tratar en cada sesin. Cuando se trate de reuniones extraordinarias podr convocar a los miembros del Comit en forma verbal. 4. Llevar el archivo de las actas del Comit de Adquisiciones y de los documentos que soportan las recomendaciones, y expedir fotocopia de los mismos con destino a la carpeta de los contratos que se suscriban. 5. Las dems que le asigne el Comit de Adquisiciones.
C.
Tr ab aj o de G ra do de Pa ol a y Di eg o An
ANEXO No. 12
ga rit a C.
REPU6LiCAOE COLOMBtA
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES -UNAT RESOLUCIN
O. 0
2
DE 2008
1
1 3 MAR. 2008
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 909 del 2004, los Decretos 1950 de 1973, 4907, 4906 del 21 de Diciembre del 2007 y dems normas concordantes y reglamentarias, y CONSIDERANDO:
Que en el artculo 1 del Decreto Reglamentario 1228 del 21 de abril de 2005, se establece que en todas las entidades regidas por la Ley 909 de 2004, debe existir una Comisin de Personal conformada por dos (2) representantes del Jefe de la Entidad y dos (2) representantes de los empleados con sus suplentes. Que mediante Resolucin No.0029 de enero 29 de 2008, se convoc y fij el procedimiento para la eleccin de los dos (2) representantes de los empleados y a sus suplentes en la Comisin de Personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, periodo 2008 2010. Que el da doce (12) de marzo de 2008, se efecto la eleccin de los dos (2) representantes de los empleados en la Comisin de Personal y sus suplentes para el periodo 2008 2010 y fueron elegidos los siguientes servidores pblicos: ANTONIO EVERTH COPETE MORENO, con once (11) votos, como principal y PEDRO SIERRA CASTRO, con seis (6) votos, como principal, HERNANDO ENRIQUE SANTOS IRIARTE, con tres (3) votos, como suplente y GONZALO BERMUDEZ MELENDEZ, con un (1) voto, como suplente. Que la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, deleg como sus representantes en la Comisin de Personal, al Subdirector de Planificacin y Jefe de la Oficina Asesora Jurdica de la entidad. Que en el evento de que cualquiera de los representantes de la entidad ante la Comisin de Personal, sea encargado de la Direccin Ejecutiva, ser reemplazado temporalmente por el Profesional Especializado Cdigo 2028 Grado 24 adscrito tanto a la Subdireccin de Planificacin como a la Oficina Asesora Jurdica. Que en mrito de lo anteriormente expuesto,
Tr
ab
aj o
de
ra do
de
Pa ol
Que mediante Decreto Reglamentario 1228 del 21 de abril de 2005, se reglamenta la integracin y organizacin de las Comisiones de Personal de que trata el artculo 16 de la Ley 909 de 2004.
Di
eg o
An ga
rit
EL DIRECTOR EJECUTIVO (E) DE LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT -
C.
"Por la cual se constituye la Comisin de Personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, para el periodo 2008 - 2010"
Resolucin No.
- n21 2
de
1 3 MAR, 2008
Hoja No. 2
Continuacin de la Resolucin "Por la cual se constituye la Comisin de Personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, para el periodo 2008 - 2010"
RESUELVE ARTICULO PRIMERO.- Constituir la Comisin de Personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, para el periodo 13 de marzo de 2008 al 13 de marzo de 2010, as: - Dos (2) representantes delegados por el Director Ejecutivo de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT. - Dos (2) representantes de los empleados con sus respectivos suplentes. ARTICULO SEGUNDO.- Designar al Subdirector de Planificacin y Jefe de la Oficina Asesora Jurdica de la entidad, como representantes del Director Ejecutivo de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, en la Comisin de Personal, en concordancia con el artculo 1 del Decreto Reglamentario 1228 del 21 de abril de 2005. ARTCULO TERCERO.- Integrarn la Comisin de Personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, como representantes de los empleados los siguientes funcionarios: Principales: - ANTONIO EVERTH COPETE MORENO - PEDRO SIERRA CASTRO
ARTICULO QUINTO.- La presente resolucin rige a partir de la fecha de su comunicacin.
de
aj o
ra do
ARTICULO CUARTO.- En el evento de que cualquiera de los dos representantes de la entidad ante la Comisin de Personal, sea encargado de la Direccin Ejecutiva, ser reemplazado temporalmente por el Profesional Especializado Cdigo 2028 Grado 24 adscrito tanto a la Subdireccin de Planificacin como a la Oficina Asesora Jurdica.
de
Suplentes: - HERNANDO ENRIQUE SANTOS IRIARTE GONZALO BERMUDES MELENDEZ
COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogot, D.C., a los
Pa ol
Di
eg o
Tr
ab
HUGO CA RILLO ROJAS Director Ejecutivo (E)
Proyect: AEGZ Revis: CAMP
An
ga
1 3 MAP, 2008
rit
C.
Tr de G ra do de Pa ol a y Di eg o An ga
ANEXO No. 13
ab
aj o
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C.
UNIOAO RACIONAL OE TIERRAS RURALES

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RESOLUCIN o
( 1
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02 1 8 MA?. NOS
DE 2008 )
"POR MEDIO DE LA CUAL SE DELEGA EN EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURDICA UNAS FUNCIONES" EL DIRECTOR EJECUTIVO (E) DE LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT
CONSIDERANDO
Que el artculo 209 de la Constitucin Poltica consagra que la funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad. Que el articulo 9 y s.s. de la ley 489 del 29 de diciembre de 1998, establece entre otros, que las autoridades administrativas en virtud de lo dispuesto en la Constitucin poltica y en esa ley, podrn mediante acto de delegacin transferir el ejercicio de sus funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias. Que conforme artculo 3 del C.C.A. las actuaciones administrativas se desarrollan con arreglo a los principios de economa, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradiccin. Que el articulo 19 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con lo preceptuado en el artculo 7 de la ley 1150 de 2007, establece que los contratistas prestarn garanta nica que avalar el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendr vigente durante su vida y liquidacin y se ajustar a los lmites, existencia y extensin del riesgo amparado; igualmente los proponentes prestaran garantas de seriedad de los ofrecimientos hechos. Que segn se establece en el inciso segundo del artculo 41 de la Ley 80 de 1993, para la ejecucin de los contratos estatales donde se pacte garanta nica se requerir de su aprobacin. Que la ley 1152 de 2007 cre la Unidad Nacional de Tierras Rurales, como el instrumento de planificacin, administracin y disposicin de los predios rurales de propiedad de la Nacin, con el propsito de lograr su apropiada utilizacin de acuerdo con la vocacin y los fines que correspondan. Que el artculo 31 de la ley 1152 de 2007 establece que la direccin y administracin de la Unidad Nacional de Tierras Rurales estar a cargo de un Director Ejecutivo, que ser su representante legal, de libre nombramiento y remocin del Presidente de la Repblica.
Tr
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Di
eg o
An ga
En ejercicio de sus facultades legales que le confiere el artculo 209 de la Constitucin Poltica de Colombia, el artculo 9 de la ley 489 de 1998, ley 80 de 1993,ley 1150 de 2007 Articulo 31 de la ley 1152 de 2007 y Articulo 6 del Decreto 4907 de 2007 y dems normas concordantes,
rit
C.
Resolucin No.
02 1 8
1 r-; Miii P. .2tIU6

de 1-I ola
rs e . .
Continuacin de la Resolucl6n "Por la cual se delegan en el Jefe de la oficina Asesora Jurdica unas funciones"
Que el numeral 2 del articulo 6 del decreto 4907 "por el cual se determina la estructura y funciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales", establece como ùncin del Director. Ejecutivo la de Ordenar los gastos, dictar los actos administrativos, realizar las operaciones y celebrar los contratos y convenios necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la entidad, dentro de los lmites legales y estatutarios. Que el numeral 6 del artculo 6 del Decreto 4907 de 2007, por el cual se determina la estructura y funciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales, establece como funcin del Director Ejecutivo la de dictar las disposiciones que regulan los procedimientos y tramites administrativos internos. Que en merito de lo expuesto, el Director Ejecutivo de la UNAT, RESUELVE:
COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogot D.C., a los
Pa ol
ARTCULO SEGUNDO.- La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.
VIC
Revis
de la Cruz Vanegas Aprob: Victor H. Carrillo R.
Tr
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Elabor:
grifa
Pinto A.
aj o
de
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O CARR! LO ROJAS Director Ejecutiva (E)
de
Di
ARTICULO PRIMERO. Delegar en el Jefe de la Oficina Asesora Jurdica de la UNAT, la facultad para aprobar la garanta nica que se pacte en los diferentes contratos celebrados por esta Entidad, sin consideracin a su naturaleza con la observancia de las normas legales y sin lmite de cuanta.
eg o
1 4 MAR, 2008
An
ga
rit
C.
Tr de G ra do de Pa ol a y eg o Di An
ANEXO No. 14
ab
aj o
ga
rit
C.
~-
UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES
RESOLUCIN
14~o:
2 0 8
DE 2008
0 7 MAR. 20U8
"Por la cual se reglamenta el Comit de Direccin de la Unidad de tierras rurales"
En uso de sus facultades legales en especial las que las que le confiere la ley 489 de 1998 y el
CONSIDERANDO:
Que la estructura administrativa y funciones de la entidad fueron establecidas por el Gobierno Nacional, mediante Decreto 4907 de 2007, determinando una estructura plana conformada por la Direccin Ejecutiva que orienta la gestin de las Subdirecciones de Planificacin, Administracin de Bienes Rurales y Administrativa y Financiera y se apoya con la Oficina Asesora Jurdica. Que el Comit de Direccin es el mecanismo y la instancia eficaz para el direccionamiento de
escenario para la
ab
aj o
de mediano y corto plazo
de
polticas y directrices en el desarrollo programtico y administrativo de la entidad, as como el planificacin, seguimiento y evaluacin de los planes, programas y proyectos
ra do
ARTCULO PRIMERO: CREACIN.- Crase el Comit de Direccin de la UNAT como instancia del nivel directivo y espacio para la discusin, toma de decisiones concertadas, comunicacin interna y socializacin de informacin.
Tr
de
Pa ol
autonoma administrativa y financiera.
RESUELVE:
Desarrollo Rural, ley 1152 de 2007, como unidad administrativa especial del orden nacional, con
Que la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, fue creada en el marco del Estatuto de
Di
eg o
An
decreto 4907 de 2007 y,
ga
rit
EL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT
C.
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Comit
de DirOcin de
ARTCULO SEGUNDO: CONFORMACIN.- el Comit de Direccin de la UNAT estar integrado de la siguiente manera: 1. El Director Ejecutivo quin lo presidir 2. El Subdirector de Planificacin 3. El Subdirector de Administracin de Bienes Rurales 4. El Subdirector Administrativo y Financiero
6. Los Asesores de la Direccin
de otras entidades cuando lo estime conveniente.
ARTICULO TERCERO: FUNCIONES. - El Comit de Direccin cumplir las siguientes funciones:
proyectos y dems actividades requeridas para la ejecucin de las polticas y directrices del Gobierno Nacional.
procedimientos, directrices y polticas sealadas por el Gobierno Nacional.
consecuente reorientacin de recursos.
4. Aprobar el plan estratgico de la UNAT, el plan de accin anual, el plan de desarrollo
6. Aprobar internamente el anteproyecto de presupuesto general de la Unidad, para ser
7. Hacer seguimiento a los compromisos y responsabilidades que se adquiera la entidad. 8. Informar a todas las Dependencias del UNAT, las decisiones tomadas por la alta direccin y hacerle seguimiento al cumplimiento de las mismas. 9. Evaluar mensualmente los informes de las diferentes dependencias de la entidad y revisar tri mestralmente los programas, metas, objetivos, polticas y planes respectivos.
Tr
presentado al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
ab
aj o
5. Analizar y concertar el plan anual de adquisicin de bienes.
de
mapa estratgico de la entidad.
administrativo, para lo cual deber unificar criterios para su formulacin en el marco del
ra do
de
Recomendar prioridades de ejecucin en los programas establecidos por la entidad, con la
Pa ol
2. Asesorar al Director Ejecutivo en la interpretacin y aplicacin de las normas,
Di
1. Asesorar al Director Ejecutivo y a la entidad, en la definicin de los planes, programas,
eg o
An ga
El Director Ejecutivo podr invitar a las sesiones del Comit a servidores pblicos de la UNAT o
rit
C.
5. El Jefe de la Oficina Asesora Jurdica.
Resolucir>k
08
0 7 MAR, 2008
Hoja No. 3
Continuacin de la Resolucin " Por la cual se reglamenta el Comit de Direccin de la Unidad Nacional de Tierras Rurales"
10. Asesorar al Director Ejecutivo en el proceso de toma de acciones para mejoramiento continuo del UNAT. 11. Analizar las propuestas presentadas por las instancias de participacin ciudadana y recomendar las acciones pertinentes segn la viabilidad del caso. 12. Las dems funciones que se requieran para lograr una efectiva coordinacin y ejecucin de
ser responsabilidad del Subdirector de Planificacin.
ARTICULO QUINTO: REUNIONES.- El Comit de Direccin se reunir ordinariamente una vez
La Agenda de la reunin ser establecida por la direccin, quien tendr en cuenta la citacin para la discusin y concertacin de temas que por norma exigen la aprobacin previa de un comit.
numerada de cada sesin, en la cual se consignarn las deliberaciones y recomendaciones tratadas en la reunin y realizar el seguimiento a los compromisos establecidos para cada dependencia.
El secretario del Comit, conformar un archivo de las actas organizadas en orden consecutivo, con todos los soportes de los informes presentados y dems documentos aportados por los
Direccin, para lo cual se harn las identificaciones pertinentes con el fin de facilitar su consulta posterior.
ARTICULO SEPTIMO: CONTENIDO DE LAS ACTAS.- Las actas del Comit de Direccin debern tener el siguiente orden del y guardar uniformidad en su presentacin: 1. Nmero de acta. 2. Lugar de reunin, fecha. 3. Participantes. 4. Orden del da.
Tr
deber ser guardada adecuadamente en archivo especial bajo la serie documental Comit de
ab
participantes a las deliberaciones de cada reunin. Al finalizar cada vigencia, tal documentacin
aj o
de
ra do
ARTICULO SEXTO: MEMORIAS DEL COMIT.- El secretario del Comit, levantar el acta
de
Pa ol
por semana, y de forma extraordinaria cada vez que lo determine el Director Ejecutivo.
Di
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An
ARTICULO CUARTO: SECRETARA TCNICA.- La Secretaria tcnica del comit de Direccin
ga
rit
la gestin institucional.
C.
Resolucin N ' .
0. 8
de
0 7 MAR .. 2008
Hoja No. 4
Continuacin de la Resolucin " Por la cual se reglamenta el Comit de Direccin de la Unidad Nacional de Tierras Rurales "
5. Desarrollo de los puntos del orden del da segn la secuencia estipulada en el artculo anterior. 6. 7. Compromisos establecidos y responsables Firmas del Director en su calidad de Presidente y del Secretario del Comit.
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Dada a los
das del mes de
de 200E
de
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LUIS ENRIQUE OROZCO CORDOBA Director Ejecutivo
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de
0 7 MAR. 2008
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expedicin y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
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ARTICULO OCTAVO: VIGENCIA.- La presente resolucin rige a partir de la fecha de su
0208
C.
Tr de G ra do de Pa ol a y Di eg o
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aj o
ANEXO No. 15
An ga rit a C.
REPuo;.;c:,
c3L 3;.si:.
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES -UNAT _., 0 2 2 (} RESOLUCIN No. DE 2008 ( ) 1, ki A R 2008
"Por la cual se conforma el Comit de Convivencia Laboral de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT" EL DIRECTOR EJECUTiVO (E) DE LA UNiDAD NACiONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT En
en e ejercicio de sus facultades legal es , 08 special las que ie confiere le Ley 909 del 2004, n9v 0 los Decretos 19 50 de 1973, 4907, -r 50 i ~ del 21i de Diciembre del Zv 07 y dems normas ci c concordantes y reglamentarias, y
Que la Ley 1010 de 2006, "Por la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo", establece en su artculo 9:
Mediante Resolucin No. 0211 de marzo 11 de 2008, la UNAT, estableci el Reglamento Interno de Trabajo, creando el COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL como organismo responsable de la prevencin y solucin del acoso laboral al interior de la UNAT, el cual estar integrado en forma bipartita por los dos representantes principales de los trabajadores en la Comisin de Personal y por los dos representantes del empleador designados por el representante legal de la UNAT. Que en mrito de lo anteriormente expuesto.
Tr
ab
aj o
PARGRAFO 2o. La omisin en la adopcin de medidas preventivas y correctivas de la empleador situacin de acoso labora! por parte de! o jefes superiores de !a administracin, se entender como tolerancia de la misma..."
de
PARGRAFO lo. Los empleadores debern adaptar el reglamento de trabajo a los requerimientos de la presente ley, dentro de los tres (3) meses siguientes a su promulgacin. y su incumplimiento ser sancionado administrativamente por e! Cdigo Sustantivo del Trabajo. El empleador deber abrir un escenario para escuchar las opiniones de los trabajadores en la adaptacin de que trata este pargrafo, sin que tales opiniones sean obligatorias y sin que eliminen el poder de subordinacin laboral.
ra do
de
1. Los reglamentos de trabajo de las empresas e instituciones debern prever mecanismos de prevencin de las conductas de acoso laboral y establecer un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo para superar las que ocurran en el lugar de trabajo. Los comits de empresa de carcter bipartito. donde existan, podrn asumir funciones relacionados con acoso laboral en los reglamentos de trabajo...
Pa ol
"ARTCULO 9o. MEDIDAS PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS DEL ACOSO LABORAL.
Di
eg o
CONSIDERANDO:
An ga
rit
C.
Resolucin No.
de
5 +,!.AR.
2008
Hoja No. 2
Continuacin de la Resolucin "Por la cual se conforma el Camit de Convivencia Lalraral de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT"
RESUELVE ARTICULO PRIMERO.- Conformar el Comit de Convivencia Laboral de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, as: En representacin de los trabajadores: ANTONIO EVER T H COPETE MORENO PEDRO SIERRA CASTRO
En representacin del empleador: -
ARTICULO SEGUNDO.- En el evento de que cualquiera de los dos representantes de la entidad ante el Comit de Convivencia Laboral, sea encargado de la Direccin Ejecutiva, ser reemplazado temporalmente por el Profesional Especializado Cdigo 2028 Grado 24 adscrito tanto a la Subdireccin de Planificacin como a la Oficina Asesora Jurdica.
ra do
de
Dada eni Bogot, D.C., a los

25 MAR. 2008 v
de
Pa ol
ARTICULO TERCERO.- La presente resolucin rige a partir de la fecha de su comunicacin.
Proyect: Andrea Granja Revis: Carlos A. Merlano Aprob: Vctor Hugo Carrillo Rojas
Tr
ab
aj o
VI
UGO CAR LLO ROJAS Director Ejecutivo (E)
Di
eg o
S
Subdirector Administrativo y Financiero: Dr. CARLOS ANDRES IvERLANO P. Jefe de la Oficina Asesora Juridica: Dr. JUAN DE LA CRUZ VANEGAS S.
An ga
rit
C.

Tesis 59

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Tesis 59

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DIISEO DE UN MODELO DE GESSTIIN DOCUMENTAL PARA LA UNAT DISSEO DE UN MODELO DE GEST I N DOCUMENTAL PARA LA UNAT D EO DE UN MODELO DE GE T N DOCUMENTAL PARA

Bogot, _____________ de 2008

Nota de aceptacin: ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________

Reglamento de la Pontificia Universidad Javeriana, Artculo 23 de la resolucin No.13 de 1964.

Le agradezco inmensamente a Dios por permitirme culminar este logro en mi vida.

doy, eres la otra parte de mi vida, estoy muy orgullosa de ti.

Diego Fernando Angarita Castillo

respeto A un gran profesor como lo es Jos Julin, por su gran comprensin y

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________________________________ Firma y documento de identidad

________________________________ Firma y documento de identidad

FORMULARIO DE LA DESCRIPCIN DE LA TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO

JURADO (S) Apellidos Completos Rojas Len

FACULTAD: Comunicacin y Lenguaje

MATERIAL ANEXO (Vdeo, audio, multimedia o produccin electrnica):

Profesional en Ciencia de la Informacin Biblioteclogo (a)

AO DE PRESENTACIN DEL TRABAJO DE GRADO: _2008_ 192___________________________________________________

TRABAJO PARA OPTAR AL TTULO DE:

DIRECTOR (ES) Apellidos Completos Rey Correa

Nombres Completos Paola Carolina Diego Fernando

RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAOL E INGLES:

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIN ..................................................................................................VII

OBJETIVOS DEL ESTUDIO ..................................................................................IX

organizacional en una entidad influye directamente en el buen desarrollo de las

archivstica, promotor de las adecuadas prcticas en cuanto administracin de

En Colombia el Archivo General de la Nacin es el ente rector de la poltica

conllevaron a desarrollar estndares y polticas con miras a normalizar el concepto

valoracin y seleccin de imponentes masas documentales1, lo anterior dio paso

El acceso documental se enfrenta a un acuciante problema: la identificacin,

desencadenado graves consecuencias al momento de recuperar la informacin.

administrativo muy importante para la gestin institucional.

funciones que all se desempean; es as como el archivo es un rea de soporte

El rol que cumple el tratamiento documental dentro del mbito administrativo y

Administrativa Especial del orden nacional, adscrita al Ministerio de Agricultura y

respecto a la gestin de sus documentos y una vez hecha esta investigacin se

diferentes empresas del sector pblico que tuvieran necesidades especficas

Teniendo en cuenta que en nuestro mbito profesional como gestores de la

Archivo General de la Nacin (AGN).

cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos., en

documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en

Colombiana sobre Gestin Documental sea utilizado como metodologa y

los procedimientos actuales respecto al manejo documental de la

Hacer un estudio de la situacin actual de la UNAT, con el fin de identificar

funciones de la UNAT con el fin de conocer sus antecedentes.

normalizacin de los procesos documentales en la UNAT.

Rurales UNAT, modelo que fundamentado en la normatividad y reglamentacin

Disear un modelo de Gestin Documental para la Unidad Nacional de Tierras

OBJETIVOS DEL ESTUDIO

descripcin, distribucin, ordenamiento y conservacin.

las comunicaciones oficiales, pero no cuentan con un adecuado Programa de

de los archivos centrales.

refleja en la toma de decisiones.

Gestin Documental, la gran mayora tienen actualmente problemas con el manejo

Bolsa Nacional Agropecuaria BNA, en todas se llevan controles de manejo de

Banco Agrario, el Fondo de Financiamiento del Sector Agropecuario- FINAGRO, el

no presentan una adecuada normalizacin en los procesos de ingreso, Esto se demuestra

Al observarse la disciplina archivstica globalmente sobresale un acuciante

problemas de espacio para su almacenamiento y dudas, sobre su archivo o

administrar la informacin que se produce en sus diferentes soportes hacindose

descarte y por ende su recuperacin.

altos volmenes diarios de documentacin, que en el mayor de los casos enfrenta

todas las empresas crean, mantienen y almacenan informacin lo cual genera

llamadas ciencia de la informacin. Es decir, el archivo pasa a ser considerado

Nota de aceptacin: