Administracin de proyectos

2.1 REDES DE ACTIVIDADES

El Mtodo del Camino Crtico es una parte de la fase administrativa a de planeacin que se encarga de la programacin, ejecucin y control de un proyecto que deba realizarse con aprovechamiento ptimo de tiempo y costos destinados al mismo. No solo se denomina Camino Crtico al sistema total, sino tambin se le llama as a la serie de actividades, a partir de la iniciacin y hasta la terminacin del proyecto que no tienen posibilidad de variacin en su tiempo de ejecucin, ya que si una de ellas retrasara el proyecto total sufrir el mismo efecto.

Tambin se entiende por camino crtico a la secuencia de actividades que ocupan el mayor tiempo de ejecucin del proyecto y con lo cual definen la duracin total del mismo. El Mtodo del Camino Crtico tiene una variada gama de aplicaciones dentro de la administracin moderna, adems de aquellas correspondientes a la industria de la construccin o de procesos industriales.

Algunos de los proyectos de carcter administrativo, financiero o mercadotcnico que pueden ser desarrollados mediante el Mtodo del Camino Crtico son: Lanzamiento de un nuevo producto al mercado. Instalacin y puesta en marcha de un sistema de cmputo Electrnico. Preparacin del presupuesto de una empresa. Realizacin de Auditoras de Estados Financieros.

Prevaleciendo como caractersticas de los proyectos el que: No sean cclicos o repetitivos dentro del trabajo cotidiano. Se busque realizarlos con el ptimo aprovechamiento de los recursos financieros, humanos y materiales dentro del tiempo programado.

PASOS PARA ELABORAR UNA RED DE ACTIVIDADES

En todo proyecto ser necesario dividir el Mtodo del Camino Crtico en dos etapas: 1.- Planeacin y Programacin

2.- Ejecucin y Control

CORRECTO E INCORRECTO

Al dibujar la Red es conveniente evitar:

1 3

2 4

Para trazar la red se utiliza, preferentemente, papel cuadriculado, con lpiz ya que, normalmente, se cambiarn de lugar algunas actividades para facilitar su construccin. Para finalizar el dibujo de una red se trazan las ligas a partir de las actividades hasta el ltimo nodo o evento ya trazado, quedando totalmente terminada la red del proyecto el cual tendr una duracin a tiempo estndar (te).

Una vez que la Red de Actividades del proyecto ha sido concluida, se conoce la duracin total del mismo el cual puede ser:

Menor del tiempo previsto.- En este caso se puede decir que la Red de est terminada y se procede a calcular los costos del proyecto. Igual del tiempo previsto.- Se procede igual que en el inciso anterior. Mayor del tiempo previsto.- En este caso obliga a cumplir el tiempo de algunas actividades, con el objetivo de reducir el tiempo del proyecto obtenido por el programado por la direccin.

2.1.1 ELEMENTOS DE UNA RED

Los elementos son los siguiente:

Actividad

Evento Principio Tipos

de dependencia

de actividad

2.1.2 RED CON ACTIVIDADES EN NODOS

En el formato AEN (Red de Actividades en Nodos) o AEC (Actividades en Cuadro), cada actividad est representada por un cuadro en el diagrama de red y la descripcin de cada una se escribe dentro del cuadro, como se muestra.

Obtener voluntarios 7

Las actividades requieren tiempo y con frecuencia su descripcin se inicia con un verbo. Cada una est representada por un cuadro y solo por uno. Adems, a cada cuadro se le asigna un nmero de actividad nico. Las actividades tienen una relacin de precedencia es decir, estn vinculadas en un orden de precedencia para mostrar cuales actividades se deben terminar antes de iniciar otras.

Las flechas que vinculan los cuadros muestran la direccin de la precedencia. No se puede iniciar una actividad hasta que se hayan terminado todas las que la precedencia y que estn vinculadas con ella mediante flechas.

 Algunas

actividades tienen que realizarse de manera escalonada

Algunas

actividades se pueden hacer de manera concurrente.

2.1.3 RED CON ACTIVIDADES EN LAS FLECHAS

En el formato de AEF (actividades en flecha) o AEA (actividades en arco) la actividad est representada por una flecha en el diagrama de red y la descripcin de la actividad se coloca sobre una flecha.

Cada actividad est representada por una flecha y solo por una flecha. La cola de la flecha seala el inicio de la actividad y la cabeza representa su terminacin. El largo y el alcance de la flecha de ninguna forma sealan la duracin o la importancia de la actividad (a diferencia de la situacin de la grafica de Gantt, en la que el largo de la lnea o la barra sealan la duracin).

En formato AEF, las actividades estn vinculadas por un circulo denominados eventos. Un evento representa la culminacin de las actividades que entran al mismo y el inicio de las que salen de l. En el formato AEF, a cada evento no a cada actividad- se le asigna un nmero nico. Por ejemplo, las actividades que se muestran a continuacin, Lavar automvil y Secar automvil, tienen una relacin escalonada y estn vinculadas por el evento 2. El evento 2 representa la terminacin de Lavar automvil y el inicio de Secar automvil.

El evento al inicio (la cola de la flecha) de la actividad se conoce como evento predecesor y el evento al final se la actividad (cabeza de la flecha) se denomina evento sucesor. Para Lavar automvil, el evento predecesor es el 1 y el sucesor es 2; para la actividad Secar automvil, el evento predecesor es 2 y el sucesor es 3.

Se tienen que terminar todas las actividades que entran en un evento (circulo) antes de poder iniciar cualquier otra actividad que dependa de ese evento. Por ejemplo, como se muestra a continuacin , las actividades Obtener voluntarios y Comprar materiales se pueden hacer concurrentemente, pero solo cuando ambas se han terminado se puede iniciar la actividad Construir el puesto. En forma similar, cuando se termina Pintar puesto se pueden iniciar y trabajar al mismo tiempo Desmontar el puesto y Listo.

ACTIVIDADES FICTICIAS
En el formato de actividad en la flecha, hay un tipo especial de actividad conocido como actividad ficticia, con tiempo cero y representada por una flecha discontinua en un diagrama de red. Estas se usan solo en las AEF y son necesarias por dos razones: Para ayudar en la identificacin nica de actividades. Para mostrar ciertas relaciones de precedencias, que de lo contrario no se podran presentar.

En AEF hay dos reglas bsicas con relacin a la identificacin nica de actividades:

Cada evento (circulo) en el diagrama de red debe tener un numero de evento nico es decir, dos eventos en el diagrama de red no pueden tener el mismo numero Cada actividad necesita tener una combinacin nica de nmeros de eventos precedentes y sucesores.

En el siguiente diagrama, ambas actividades A y B que se presentan a continuacin tienen la combinacin de nmeros de eventos predecesor- sucesor 1-2. Esto no se permite en un diagrama de red, porque, si alguien se refera a la actividad 12, no sera posible conocer si se trata de A o B.

La interseccin de una actividad ficticia, tal como se muestra abajo, permite que las actividades A y B tengan combinaciones nicas de nmeros de evento predecesor-sucesor. En: A la actividad A se le conoce como 1-3 y la actividad B como 1-2 A la actividad a se le conoce como 1-2 y la actividad B como 1-3

A continuacin se observa un ejemplo de un caso en el que se tiene que utilizar una actividad ficticia como mostrar relaciones de precedencia que de lo contrario no se podra presentar, la situacin es la siguiente: Las actividades A y B se pueden hacer en forma concurrente Cuando se termina la actividad A se puede iniciar la actividad C. Cuando se terminan ambas actividades A y B, se puede iniciar la actividad D.

En cierto sentido la actividad ficticia 3-4 extiende la actividad A para mostrar que, adems de ser necesaria con el fin de iniciar la actividad C, tambin se necesita su terminacin (junto con una terminacin de la actividad B), con el fin de iniciar la actividad D.

Una ventaja del formato de actividad en el cuadro es que se pueden mostrar la lgica sin la necesidad de utilizar actividades ficticias. Por ejemplo, a continuacin se muestra un formato AEC para la relacin que se mostro antes; no se necesita una actividad ficticia.

LAZOS
A continuacin se muestra una relacin ilgica entre actividades conocida como lazos. Al preparar un diagrama de red no se permite dibujar actividades en un lazo porque representa una ruta de actividades que se repiten a perpetuidad.

ESCALONAMIENTO

Algunos proyectos tienen un grupo de actividades que se repiten varias veces.

Solucin A: y quiz resulte lgico dibujar un diagrama de red para el proyecto como los que aparecen en la figura. Solucin B: por otra parte la siguiente figura seala que las tres habitaciones se pueden hacer al mismo tiempo, lo cual no es posible porque solo se dispone de un experto para cada tipo de actividad. Solucin C: a continuacin seala que cada experto, despus de terminar una habitacion, puede comenzar a trabajar en la siguiente. Este enfoque permitir que el proyecto se termine en el tiempo ms corto posible, al mismo tiempo que se hace mejor uso de los recursos disponibles (los expertos). Esta tcnica es conocida como ESCALONAMIENTO

PREPARCION DEL DIAGRMA DE RED

Contando con la relacin de actividades y con el conocimiento de los principios de la red, se puede preparar un diagrama de red tomando en cuenta los siguientes pasos:

1. Se selecciona el formato a utilizar

AEC (en cuadros) AEF (en flechas)

2. Se comienza a dibujar las actividades en un orden de precedencia lgico, como el proyecto debe avanzar desde su inicio hasta su terminacin. Para decidir sobre el orden de cada actividad se deben de realizar las siguientes preguntas:

Qu actividades se tienen que terminar inmediatamente antes de que se pueda iniciar esta? Cules actividades se pueden hacer de manera simultnea con esta? Qu actividades no se pueden iniciar hasta que se termine esta?

3. Detalles de diagrama (numero de actividades). Para decidir qu tan detallado debe ser el diagrama de red para un proyecto , se deben tener en cuenta las siguientes pautas:
Estructura

de divisin del trabajo. Red a nivel de resumen Fecha de revisin

4. Una vez dibujado el diagrama de red es necesario asignar un nmero de actividades nico a cada una de ellas si se trabaja en AEC o en cada evento si se utiliza AEF.

Muchas Gracias

a.Definicin y Objetivos del Proyecto. En l se evala la factibilidad de xito del mismo, si se cuenta con los recursos necesarios, as como la poca ms viable para el inicio tomando en cuenta las necesidades de la empresa y sus directivos, la carga del trabajo en determinadas temporadas, etc. b.Lista de Actividades a realizar. Es el detalle de las funciones a ejecutar ya sean fsicas o mentales, que integran procesos o fases que se interrelacionan en el desarrollo de un proyecto.

c.Matrices o tablas de informacin

Matriz de antecedentes y secuencias

Matriz de tiempos

Matriz de costos y pendientes

Matriz de antecedentes y secuencias: esta tabla de informacin permite interrelacionar las actividades indicando cules debern ser elaboradas antes o despus segn la secuencia del desarrollo del proyecto. Para ser llenada se prepara una hoja con 4 columnas cuyos encabezados son: Antecedentes, Actividad Num. Secuencias y Anotaciones.

Matriz de tiempos

Se procede a elaborar la correspondiente a los tiempos estimados para la realizacin de cada actividad programada y as obtener la duracin total de un proyecto. Aplicando la frmula PERT permitir calcular el tiempo estndar (te) el cual ser usado en el proyecto. Tiempo ptimo (o) representa el mnimo posible de consumir la actividad. Tiempo Normal (M) es el que en condiciones normales se necesita para la ejecucin de las actividades programadas. Tiempo psimo (p) es el mximo necesario para realizar la actividad si todo saliera mal.

Matriz de costos y pendientes

Se solicita a los responsables del proyecto que proporcionen el costo expresado en unidades monetarias; ya con los datos solicitados se calcula la pendiente (m) que es la relacin que guardan el tiempo y el costo.

d. e. f.Red o grfica de actividades (smbolos).Se llama as a la representacin grfica de la matriz de antecedentes, secuencias y tiempos, mediante ella es posible mostrar en forma clara y comprensible la relacin, interrelacin, secuencias, etc., de las actividades a realizar as como el camino crtico.

a.

a.Grficas de control de tiempos y costos b.

b.Ajustes y Evaluacin de resultados

1.Que dos o ms actividades que inicien de un mismo evento terminen, tambin, en un mismo evento, ejemplo: 2. 3. 4. Ya que puede provocar error al interpretarla, por lo que se recomienda el uso de luna "liga" o actividad ficticia para relacionarlos, ejemplo:

2. No puede iniciar una actividad a la mitad de la otra.

Y para evitarlo es necesario dividir en dos la actividad en donde se origine el problema.

3. No se deben tener al iniciar la red, varios eventos que parten de actividades distintas sin relacionarlos entre s, mediante ligas, ejemplo:

4. El mismo cuidado se debe tener al finalizar la red, ejemplo:

Cuando existe alguna actividad con duracin de cero, se dibuja as:

Actividad
Representa el trabajo que tiene que ser realizado, el cual forma parte del proyecto integral:

-Se representa con una fecha. -No tiene magnitud ,pero si direccin ya que debe ir siempre de izquierda a derecha -Consume tiempo y recursos

Evento
Es la concurrencia en un punto del tiempo, en el cual se inician o se terminan una o varias actividades:

-Se representa por un circulo. -Es un punto de control en el plan -Ocupa slo un instante en el tiempo

Principio de dependencia.

-Un evento no puede alcanzarse hasta que la actividad que lo precede no se haya completado. -Una actividad no puede empezar hasta que el evento que le precede no se haya consumado. -Todo evento lleva antes una actividad, excepto el primero.

Tipos de actividad

Las actividades pueden considerarse de acuerdo con el principio de dependencia, como: -Precedentes -Sucesoras

Preguntas
1.Cuales son las dos etapas en las que es necesario dividir un proyecto? 2.Cuales son los elementos de una red? 3.Cuales son los dos formatos de diagrama de red? 4.Que es una actividad ficticia? 5.Menciona una de las 3 preguntas para realizar la precedencia de actividades?

Leticia Aldana Reyna Garca Lorena santos

Equipo #1